EXISTENCIAS O INVENTARIOS Se denominan así a la variedad de materiales que se utilizan en la empresa y se guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o consumidos, esto permite que los usuarios desarrollarse y no verse afectados por la falta de entrega por parte del proveedor.
CLASIFICACION 1.1 CLASIFICACION SEGÚN EL USO Y MOVIMIENTO QUE TENGAN LOS INVENTARIOS a. inventario normal o activo b. inventario de seguridad o reserva c. Inventario de protección d. Inventario sobrante e. Inventario de recuperación f. Inventario obsoleto g. Inventario promedio h. Inventario máximo i. Inventario mínimo
1.2 CLASIFICACION SEGÚN SU SITUACION RESPECTO AL PROCESO PRODUCTIVO: a. Necesarios para el proceso productivo: son los materiales que se requieren para la producción, formen o no, parte del producto que se obtiene. I. Materia Prima II. Semi-terminados III. Artículos de consumo, auxiliares o accesorios IV. Utilaje V. Material de entretenimiento o mantenimiento VI. Material de embalaje b. Procedentes del proceso productivo: son los productos que salen de la línea de producción, es decir son los productos que fabrica la empresa. 1.3. CLASIFICACION SEGÚN SU OBTENCION: a. Adquiridas en el exterior b. Fabricadas en la entidad
IMPORTANCIA DE LAS EXISTENCIAS Necesidad de contar en el momento y lugar oportuno con los materiales que los consumidores requieren para su trabajo. Esto hace que las empresas se vean obligadas a disponer de bodegas donde almacenar los materiales, para dárselos con oportunidad a los usuarios.
UBICACIÓN DE LAS EXISTENCIAS Es importante conocer donde se encuentran cada uno de los artículos , sin perder espacio ni desperdiciarlo y sin amontonar los artículos, procurando que cada lugar pueda ser ubicado con facilidad, para así prestar un servicio rápido y eficiente a los usuarios.
CODIGO DE UBICACION El sistema de ubicación en una empresa consta de dos partes; una relativa a los bienes del Activo Transitorio o Inventarios y otra, a los bienes del Activo Fijo.
MANTENIMIENTO DEL CODIGO DE UBICACION Implementado y en funcionamiento el sistema de ubicación, se debe poner a disposición del personal el MANUAL DE UBICACIÓN DE LOS MATERIALES consiste en la relación detallada de los inventarios en almacenes con el código correspondiente que indica la ubicación que tiene cada uno en la zona de almacenaje. El jefe de almacenes deberá mantener al día el manual, es responsable del ordenamiento y organización de las bodegas, de su cuidado y mantenimiento; en estas funciones se incluye la de controlar la ubicación de los materiales y asegurarse que los códigos que indica el manual, corresponden a cada artículo en el considerado.
VENTAJAS DEL SISTEMA DE UBICACION Permite encontrar fácil y rápidamente cada material guardado en los almacenes, sin necesidad de que el personal tenga que memorizar la ubicación de los materiales y sin tener que perder tiempo buscándolos. Ventajas que el sistema proporciona son: Facilita y aligera la atención a los usuarios. Reduce el tiempo de espera en las entregas. Evitar los indispensables en el personal de las bodegas. Facilita el control y el ordenamiento de los materiales. Permite planear la toma de inventarios, aligera su preparación y evita demoras en la ejecución. Permite una mejor organización de la zona de almacenaje. El ordenamiento de los materiales en las bodegas podrá hacerse en función del movimiento y uso que estos tengan.
CATALOGACION DE MATERIALES Es un proceso importante para las empresas que tiene en su haber una variedad de artículos, materias primas, equipos, maquinarias, herramientas, etc., esto permite alcanzar sustancias económicas, mediante la eliminación de variedades innecesarias, así tener reducción de los inventarios y de sus costos, un mejor empleo y uso del espacio en las bodegas, almacenaje y control, etc., sin esto no tendríamos una organización logística.
DEFINICIONES: CATALOGACION NOMALIZACION NORMA IDENTIFICACION CLASIFICACION CODIFICACION SIMPLIFICACION SIMBOLOS
PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR MATERIALES Es un proceso en el cual se pueden distinguir varias etapas, cuyo planeamiento permitirá establecer un procedimiento para la ejecución de la tarea por realizar. Por lo tanto, para realizar la catalogación de los materiales, será necesario preparar un plan que comprenda:
PROGRAMA DE CATALOGACION DE MATERIALES 1. PREPARACION:
El apoyo de la alta dirección deberá mostrarse por su actitud al relievar la importancia que la catalogación tiene para la empresa. Nombramiento del comité de normas con la especificación de las tareas a realizar. Designación de cada uno de los elementos que forman el equipo de trabajo. _ Preparación del programa de catalogación, definiendo las etapas a realizar, los objetivos por alcanzar y el tiempo que tomara. ±
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2. EJECUCION: ±
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Guiarse por los hechos Informar a la Alta Dirección Nombrar el Comité de Normas Definir las Metas
3. RESPONSABILIDAD
Esta responsabilidad se le asignara a una sola una persona a tiempo completo y deberá realizarla consistentemente, provechosamente y sin que dañe o retarde el programa establecido. 4.
PARTICIPACION
Es conveniente solicitar la ayuda y colaboración de elementos del área técnica, especialmente en la etapa de identificación de los materiales, dada su familiarización con los artículos que utilizan y con las necesidades que tienen.
5. OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE CATALOGACION
Se deberá definir los objetivos o metas que pretenden alcanzarse con la ejecución del programa, los cuales pueden consistir en : 5.1. Ayudar, mediante la catalogación, en la solución de situaciones que encierran ineficiencia y costos excesivos para la empresa. 5.2. Obtener la colaboración del personal especialista y de los usuarios en general. 5.3. Asistir a las diferentes dependencias de la empresa. 5.4. Producir y distribuir las normas que se establezcan en la empresa. 5.5. Ayudar a resolver las diferencias que se presenten en la preparación y ejecución del programa. 5.6. Difundir el conocimiento de las normas y su aplicación. 5.7. Revisar los procedimientos y prácticas relacionados con materiales. 5.8. Analizar permanentemente las normas en uso, especialmente las mas antiguas. 5.9. Difundir los resultados de la catalogación. 5.10. Evaluar la ejecución y cumplimiento del programa.
6.
EVALUACION
Se deberá evaluar y comparar el tiempo y dinero gastado en esta labor, con los ahorros obtenidos, para emitir resultados que permitan que la alta dirección mantenga el apoyo y el interés en la labor realizada. 7. RESULTADOS DE UN PROGRAMA DE CATALOGACION
Efectuada la catalogación y puesto en uso el catalogo de materiales, los resultados que se obtengan pueden observarse en las diferentes dependencias de la empresa y sus actividades, las que se traducen en ahorros de costo que se mencionan a continuación: Ingeniería
Producción Logística Abastecimiento Distribución Física General para abastecimiento y distribución física
ETAPAS DEL PROCESO DE CATALOGACION DE MATERIALES Que hay que seguir en la catalogación de los materiales y que se conocen como Normalización, Identificación, Clasificación y Codificación, las cuales permiten la simplificación de los inventarios mediante la reducción de las variedades que emplea la empresa.
1. NORMALIZACION
Constituye la primera etapa del proceso de catalogar y, como se ha indicado en la definición tiene por finalidad disminuir las variedades existentes en almacenes, en base al establecimiento de normas o pautas con las cuales es posible comparar los materiales que se guardan y utilizan en la empresa. 1.1 Normalización de los materiales empleados en la Empresa 1.1.1 Materiales para Producción 1.1.2 Materiales para Construcción 1.1.3 Materiales de Embalaje y para Manipulación 1.1.4 Equipos de Manipulación y sus Repuestos 1.1.5 Materiales y Equipos para Mantenimiento y sus Repuestos 1.1.6 Equipo de Oficina y Útiles de Escritorio 1.1.7 Conclusiones
