Se entiende por gestión de stocks el organizar, planificar y controlar el conjunto de stocks pertenecientes a una empresa.» La gestión de existencias, gestión de inventarios o gestión de stocks regula el flujo entre las entradas de existencias y las salidas. La forma de regular el flujo de entrada es variando la frecuencia y el tamaño de los pedidos que se realicen a los proveedores. El control sobre el flujo de salida es mucho menor pues las condiciones son impuestas por los consumidores. La gestión de existencias ha de garantizar que siempre que un cliente solicite un producto, éste sea proporcionado. Lo ideal sería que el flujo de entrada fuese igual al de salida, pero esto no es materialmente posible, pues es necesario un tiempo para responder adecuadamente. Por lo tanto se ha de intentar que el nivel de existencias de existencias sea mínimo, sin que se produzcan rupturas en la salida. Uno de los objetivos fundamentales de la gestión de existencias es conseguir satisfacer las necesidades de los clientes, garantizando la llegada de los productos en tiempo, forma y cantidad esperados. Sin embargo, este no es el único objetivo, pues es fundamental mantener un equilibrio entre lo anterior y los costes que derivan de la posesión de las existencias.
Su función es la de servir de instrumento de regulación de toda la cadena logística, con el fin de conseguir un flujo de materiales continuo. Las siguientes funciones de las existencias nos las indican los autores ya nombrados anteriormente. anteriormente .1 La función de las existencias es conseguir:
Compensar los tiempos de transporte necesarios para acercar el producto al cliente. Es necesario tener existencias cerca del consumidor ya que el momento y lugar en el que es demandado un producto suelen ser diferentes del sitio en que este producto se genera. Evitar rupturas del movimiento de materiales por cualquier suceso, como por ejemplo los desajustes en los sistemas de transporte.
Es obvio que si todas las cantidades de "entradas" y "salidas" se registran debidamente en las tarjetas, la cifra de "saldo" en éstas debe estar de acuerdo con el conteo de los artículos en la estantería. Así pues, las tarjetas pueden ser útiles para el control de inventario. inventario. Las tarjetas también ayudan a asegurar que no haya exceso ni insuficiencia de mercancías, puesto que indican el máximo de existencia para cada artículo, y el punto hasta el cual puede bajar ese nivel antes que sea preciso hacer un nuevo pedido para el artículo que esté a punto de agotarse.
Sin necesidad de contar los artículos realmente en existencia, la persona encargada del inventario sólo tiene que revisar las tarjetas una por una semanalmente, o con tanta frecuencia como sea conveniente para hacer un nuevo pedido, y elaborar una lista de artículos cuyo "saldo" esté en el punto mínimo, o cerca de éste, y después pedir la cantidad necesaria para llevar el inventario nuevamente al punto requerido. Observe que las tarjetas también pueden ser diseñadas para anotar los nombres y el teléfono de los proveedores propuestos. Toda empresa necesita disponer de los productos precisos para los clientes precisos en el momento preciso. Sin eso, no habrá ventas. El objeto de pedir la cantidad precisa es evitar quedarse sin existencia al mismo tiempo que se reduce la inversión o el dinero inmovilizado en inventario. Los fondos innecesariamente inmovilizados en inventario no producen ganancia alguna (de hecho, tener mercancías en existencia cuesta dinero). Si usted lo deja depositado en el banco en vez de mantenerlo en inventario, su dinero le produce ganancias: la tasa de interés que el banco le paga. En otras palabras, el problema es el control físico y financiero del inventario. Para saber qué cantidad pedir de un artículo determinado en un momento cualquiera, usted necesita saber cuál es el inventario de cada artículo en particular que tenga en existencia. Una excelente manera de mantenerse informado sobre el inventario de mercancías disponibles, particularmente si no mantiene existencia de centenares de artículos diferentes, consiste en utilizar un sistema de tarjetas de inventario permanente. Se requiere una tarjeta individual, como la que se muestra en el ejemplo, para cada clase de artículo que se tenga en inventario. Las cantidades de la columna de "entradas" se toman de las facturas recibidas con la mercadería. Las de la columna de "salidas" corresponden a los artículos vendidos.
TARJETA DE CONTROL EXISTENCIAS FÍSICAS NOMBRE DEL ARTÍCULO: Fecha Detalle Entrada Salida Saldo Distribuidora 02/03/00 Antofagasta 100 100 Almacén 03/03/00 30 70 Ventas
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
Cada empresa debe seleccionar el sistema de valuación mas adecuado a sus características, y aplicarlos en forma consistente, a no ser que se presenten cambios en las condiciones originales, en cuyo caso deben hacerse la revelación de las reglas particulares. Para la modificación del sistema de valuación hay que tomar en cuenta que los inventarios pueden sufrir variaciones importantes por los cambios en los precios de mercado, obsolescencia y lento movimiento de los artículos que forman parte del mismo, es indispensable, para cumplir con el principio de realización. Costo o Valor de mercado, el que sea menor, excepto que: El costo o valor de mercado no debe exceder el valor de realización y que El valor de mercado no debe ser menor que el valor de realización.
El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta, pueden calcularse utilizando el método PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), UEPS (últimas en entrar, últimas en salir), el de identificación específica o el promedio ponderado. Así mismo, se podrán emplear sistemas de inventario permanente o periódico, con las restricciones que, en éste último caso, se encuentran en la legislación fiscal del país y, puesto que los inventarios son partidas no monetarias del balance, deben ser ajustadas por inflación de tal manera que el inventario final y el costo de ventas reflejen adecuadamente los ajustes por inflación correspondientes. Por ser los inventarios una parte importante de los activos de muchas empresas, su valuación y presentación tiene un efecto significativo para determinar e informar la posición financiera y los resultados operativos de la compañía. Existen, para tal propósito, dos sistemas de valuación de inventarios: a) sistema permanente o perpetuo y b) sistema periódico o juego de inventarios
1. Sistema permanente o perpetuo: Con este sistema se logra que los inventarios se mantengan siempre al día, pero requiere llevar un juego completo de kárdex para el registro de entradas, salidas y saldos de inventarios. Aunque, bajo éste parámetro, no se necesitaría practicar inventarios físicos, normalmente ellos se realizan para verificar y conciliar los saldos contenidos en las tarjetas de kárdex. El ajuste por inflación de los inventarios llevados por el sistema perpetuo o permanente se aplica a los saldos iniciales de cada mes, si se emplea el método mensual de ajustes y al inventario inicial del año y a las compras si se utiliza el método anual. Parte de estos ajustes se traslada al costo de ventas, en la medida en que dichos inventarios se consuman o se vendan, teniendo en cuenta los procedimientos explicados en el capítulo tercero.
2. Sistema periódico o juego de inventarios: A diferencia del sistema permanente, para poder valuar los inventarios llevados por el sistema periódico se debe realizar un conteo físico y valorizar su resultado, por uno cualquiera de los modelos explicados más adelante. Por éste método, también conocido como juego de inventarios, el costo de ventas se determina como el cambio neto entre el inventario inicial y el final. Para dar aplicación al sistema integral de ajustes por inflación, por este método, es indiferente emplear el método anual o mensual por cuanto, de todas maneras, se tendrá que ajustar tanto los inventarios iniciales como las compras produciendo resultados iguales de una u otra parte, contrario a lo que ocurre con el sistema permanente, en el cuál bajo el método mensual no se ajustan las compras. Este sistema de inventario sólo puede ser utilizado por aquellas empresas que, por ley, no estén obligadas a tener revisor fiscal; es decir sólo para pequeñas y medianas empresas.
¨El área de existencias desempeña un papel destacado tanto en la gestión empresarial, como para el entorno de la contabilidad y la auditoría. En este contexto, el control interno tiene como cometido favorecer el control de los inventarios y la protección de estos activos¨ Es una realidad que a nadie debe dejar de observar en el entorno de la gestión empresarial, de la contabilidad y de la auditoría, que el área de existencias ocupa un papel destacado por motivos diversos. En el ámbito interno de la organización, tanto para las empresas industriales como para las comerciales, las existencias desempeñan un papel crucial ya que constituyen el soporte operativo de su actividad principal y son necesarias para la continuidad del negocio. Por consiguiente, su control y valoración son primordiales para determinar medidas de política económica como la formula para fijar el volumen óptimo de pedido la determinación del stock de seguridad o el momento en que deben realizarse los reaprovisionamientos. En el campo de la contabilidad suele constituir un caballo de batalla por la importancia que el saldo de las existencias tiene en el computo del resultado. En este sentido se manifiesta Urias (1997: p. 284) al exponer que "los errores en el computo o en la valoración de los diferentes
inventarios tiene una directa repercusión en el cálculo del resultado de, al menos, dos períodos, dado que el inventario final de un período constituye, obviamente, el inventario inicial del siguiente". Además, un exceso de valoración puede provocar un aumento del beneficio con la consiguiente influencia en la política de dividendos y la posible descapitalización de la empresa o, por el contrario, un defecto en la valoración conllevaría una disminución del beneficio. Se por experiencia que para el auditor, constituye muchas veces un punto de atención básico, debido a que el volumen cuantitativo que alcanzan las existencias en relación con el activo circulante, con los ingresos operacionales, y su influencia en la determinación del costo de producción en las empresas industriales. En este amplio contexto, la gerencia debe implementar un control interno el cual debe cumplir una función relevante ya que, constituyendo parte de las funciones directivas de una compañía y siendo una técnica al servicio de la auditoría, tiene como cometido proponer procedimientos, mecanismos y técnicas que contribuyan a favorecer el control de los inventarios y la protección de estos bienes, así como proponer mecanismos de cálculo global para el conocimiento de la cifra de las existencias finales, mitigando el riesgo de error en que pudiera incurrirse en su valoración. En este artículo se intenta abordar el estudio del sistema de control interno contable para las existencias, con el propósito de contribuir al ejercicio eficiente de la gestión empresarial
EL CONTROL INTERNO CONTABLE DE LAS EXISTENCIAS El control interno surge y se desarrolla en el ámbito de la gestión empresarial y de la auditoría como la disciplina que tiene como cometido el estudio y la propuesta de procedimientos, medidas y técnicas de control al servicio de la Dirección, para abarcar los objetivos clasificados como operativos y contables. Su tratamiento y efectividad interesa a la Dirección, en el aspecto operativo y contable, y a los auditores, básicamente en su dimensión contable. Los controles operativos se ocupan, entre otros, de aspectos como: la organización del almacén y el recuento de los inventarios (fijo en una fecha, permanente o rotativo). Los contables comprenden los métodos y procedimientos dirigidos al logro de dos objetivos (Loebbecke y Zuber, 1980: p. 51; Defliese et al., 1987: p. 219): 1º. La veracidad, fiabilidad y oportunidad de la información financiera presentada en los estados financieros y libros auxiliares. Este control persigue, básicamente, que el conjunto de las transacciones de existencias se registren de acuerdo con la autorización de la Gerencia, que se valoren de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados u otros criterios aplicables, y que se clasifiquen en sus c uentas correctas. Este primer objetivo va a permitir comprobar la sintonía existente entre el método de valoración , que ha sido incluido en las NIC. 2º. La salvaguarda y protección de los activos y recursos. Este objetivo, complementario del anterior, tiene como propósito además de la protección física y económica, que las cuentas representen realmente a los activos. Con esta intención se pondrán los medios para que:
• El acceso a los activos esté permitido únicamente con la autorización de la dirección; y, • El activo contabilizado se compare con el existente a intervalos de tiempo razonables y se adopten las medidas correctoras en el caso de que existan diferencias.
Las premisas que son objeto de este control requiere que, como paso previo a su tratamiento, se expongan las notas esenciales que caracterizan a las existencias y que enumeramos a continuación: a) Los activos representados son bienes tangibles, cuyo tiempo de permanencia en los almacenes puede ser elevado, lo que las hace susceptible de sufrir procesos de obsolescencia, ser objeto de fraude (manipulación o sustracción) o su escasez puede provocar una ruptura del ciclo productivo. Por tanto, se debe prestar una especial atención: • A la seguridad de los almacenes; • Al tiempo de permanencia y al nivel que de las mismas se debe mantener; y, • A la periodicidad y continuidad de los inventarios.
En relación con lo expresado anteriormente, se debe considerar como hecho posible que el interés y la facilidad por implantar controles minuciosos sobre el efectivo y los derechos de cobro descuidan, a veces, los controles sobre el inventario, representando un lugar de refugio relativamente más seguro para la ocultación del fraude (Cashin et al., 1988: p. 602). b) Se deberá establecer una clasificación de los bienes con base en su valor económico y estratégico para la gestión, lo que implica que se apliquen controles más exhaustivos sobre los bienes de mayor importancia estratégica y de mayor valor. c) El control de inventarios requiere, asimismo, contemplar la proyección y organización estructural del almacén, con la finalidad de disponer de condiciones favorables para el almacenaje (cubiertas, grado de humedad, medidas de seguridad, etc), de medios de almacenaje aptos y adecuados a las características de los productos (líquidos, número y tipos de soportes de almacenaje, etc.) y posibilitar la ubicación de las existencias para su manejo eficiente; y el control cuantitativo y cualitativo de las existencias, con la finalidad de conocer el número que de ellas se poseen y el estado físico en que se encuentran. d) Otro cuestión que determina el control del almacén es, en palabras del profesor Fernández Pirla (1976: pp. 323-324) "encontrar el equilibrio entre dos fuerzas de sentido opuesto que contribuyen a determinar el volumen de existencias almacenadas": • Una primera que conduzca a que la empresa debe mantener una continuidad de su ritmo productivo. Así, cuanto mayor sea el stock de mercancías menor será el riesgo de rotura de stock del proceso productivo o de pérdidas de ventas. • Por contra, el almacenamiento excesivo conlleva un alto coste, por lo tanto el control debe ir encaminado a reducir los costes de almacenamiento. Dichos costes pueden ser de posesión o mantenimiento de las existencias; financieros, por la necesidad de retribuir el capital propio o
ajeno invertido para su mantenimiento; y de oportunidad, debido a que la inmovilización de este capital evita su destino a otro fin. Sobre la base de estos argumentos proponemos dos tipos de controles en este área. En primer lugar, y con la finalidad de controlar la fiabilidad de los saldos de existencias, exponemos técnicas analíticas de control. En relación con el segundo objetivo, proponemos una clasificación de los inventarios en función de su valor económico y estratégico.
