INTRODUCCION Una de las partidas que más caracteriza auna empresa, dentro del conjunto departidas que reúne un Estado de Situación Financiera, es el referido a lasexistencias, inclusive las empresas de servicios,poseen inventarios; pero, cuandose trata de tal vez mencionar un ejemploo tipo de empresa que presenta mayoresproblemas, tanto en la parte de gestióncomo el de contabilización es el que sepresenta en aquellas empresas industriales,manufacturas, de producción y similares,de allí que muchas veces la continuacióno el fracaso, principalmente enlas empresas referidas, dependerá del tratamientoque se le dé a sus problemas deinventarios. Muchos coinciden, cuando se refierena que los inventarios son el alma dela empresa, pues esta viene a representarel centro del proceso productivo y la principalfuente de ingresos que tiene; de larealización de los inventarios se podránobtener recursos dinerarios para cubrirlas necesidades de la empresa, tales comoel pago de impuestos, obligaciones conterceros, planilla de sueldos, etc.
2
INDICE DEDICATORIA INTRODUCCION EXAMEN DE EXISTENCIAS OBJETIVOS Objetivo General Objetivo Especifico CAPITULO I: MARCO TEORICO Definición…………………………………………………………………………….
5
Clasificación…………………………………………………………………………
6
Importancia………………………………………………………………………….
6
Examen de existencias …………………………………………………………….
7
Importancia de la auditoria de existencias ……………………………………….
8
Responsabilidad del auditor ………………………………………………………. ……………………………………………………….
9
Objetivo de la auditoria de existencias …………………………………………...
10
Enfoque del examen de existencias …………………………………………….
10
Proceso de auditoría de existencias……………………………………………..
11
Conocimiento de negocio ………………………………………………………..
11
Factores de riesgo inherente……………………………………………………..
12
Control interno de existencias ……………………………………………………
13
Riesgos de auditoria ……………………………………………………………….
14
Procedimientos de auditoria ……………………………………………………….
14
Programa de trabajo ……………………………………………………………….
16
CAPITULO II: MARCO CONCEPTUAL DISCUSION CONCLUSIONES RECOMENDACION ANEXO
3
EXAMEN DE EXISTENCIAS
OBJETIVOS A. GENERAL
El objetivo principal del presente trabajo es lograr un entendimiento del examen del rubro existencias del estado de situación financiera.
B. ESPECIFICO
Determinar si los componentes del rubro existencias son de propiedad de la empresa, existen físicamente y se encuentren aptos para la venta; así como, si son valorizados y clasificados apropiadamente.
Verificar que los costos aplicados al período incluyen todos los costos que corresponden.
Los movimientos de entradas y salidas están debidamente contabilizados en el período correspondiente.
Examinar si los métodos de valuación son realizadas de acuerdo a las disposiciones
tributarias
vigentes,
principios
de
contabilidad
generalmente aceptados y aplicados uniformemente respecto al ejercicio anterior.
4
CAPITULO I MARCO TEORICO 1.1.
Existencias Existencias son activos1: a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación; b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios. Los inventarios son bienes tangibles propiedad de la entidad, que se tienen para la venta y/o para usarse en la producción de bienes y servicios. Otro concepto que vale la pena destacar es el siguiente: “Es
el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales”. Los inventarios representan los costos
acumulados por la adquisición o producción de materias primas, abastecimientos, productos en proceso y producto por venderse.Los inventarios incluyen los productos o servicios que se tienen para la venta, productos en proceso de fabricación y materiales que se espera que sean utilizados o consumidos en la producción.
1
Norma Internacional de Contabilidad 2 Existencias
5
1.1.1. Clasificación de las existencias a. Según criterio contable:
Materias Primas.
Elementos y conjuntos incorporables.
Productos en proceso o en curso.
Productos Semi-terminados.
Productos Terminados.
Mercaderías
b. Según criterio de imputación a la determinación del costo:
Materiales directos.
Materiales Indirectos.
c. Según criterio de capacidad de almacenamiento.
Materiales Almacenables.
Materiales No Almacenables.
1.1.2. Importancia de los inventarios Los activos corrientes más importantes en el estado de situación financiera de la mayoría de las compañías son el efectivo, las cuenta por cobrar y los inventarios. De estos tres el inventario por lo general es el más valioso. La venta de mercancía a un precio mayor del costo proporciona a las empresas la principal fuente de utilidades. Si la producción y la entrega de los productos fuera instantánea, no habría necesidad de inventarios salvo como una protección contra los cambios en los precios. A pesar de las maravillas de las computadoras, la automatización y la administración científica, los procesos de manufactura y de mercado no funcionan aun con la suficiente rapidez que permita evitar la necesidad de los inventarios. 6
Estos deben mantenerse para poder servir al cliente inmediatamente o, por lo menos, con la suficiente prontitud de tal modo que estos no se dirijan a otras fuentes de abastecimiento. 1.1.3. Métodos de valuación de inventarios Comúnmente se utilizan 4 métodos de valuación de inventarios: - Promedio - Primeras entradas primeras salidas (PEPS) - Ultimas entradas primeras salidas (UEPS) - Identificación específica 1.2.
Examen de Existencias Hay varias definiciones de examen de existencias, se menciona algunos a continuación: Según CPC. Emma Gladis Tufiño Blas: Las existencias o inventarios constituyen otro rubro muy importante de la empresa, expresado a través del estado de situación financiera. En tal sentido, los esfuerzos del auditor se orientan a probar que las cantidades que la empresa
considera como existencia lo son en
realidad, que se presenta con suficiente exactitud y de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Al respecto, debemos tener presente que cualquier error (voluntario o involuntario) en su registración contable afecta directamente los resultados del ejercicio. Asimismo, hay que reconocer que la naturaleza misma de algunas partidas que conforman este
rubro, presentan a veces algunas
dificultades en su revisión, tales como determinar si los precios fijados responde a los aspectos de calidad del producto, ya que es humanamente imposible exigirle al auditor que conozca los diversos 7
tipos de productos que elaboran las empresas
industriales en el
mercado. El otro aspecto, se refiere al movimiento permanente de entradas y
salidas de los productos que muchas veces dificulta
determinar la cantidad a un momento dado, y finalmente, lo referente a la valuación de los productos en proceso al finalizar el ejercicio, todo lo cual a veces obliga a paralizar la producción y el movimiento comercial durante el período de inventario, pero no en todos los casos se puede adoptar ésta medida. De otro lado se acostumbra que con motivo de los inventarios de fín de año, se invite al auditor para que presencie la toma de inventarios, con la finalidad de observar la precisión con que éstos se llevan a cabo, a través de los procedimientos establecidos por la empresa, todo esto, conjuntamente con los demás procedimientos de auditoría que aplica el auditor, le permitirá formarse una opinión sobre las existencias reflejadas en los Estados financieros. En los casos que el auditor no haya presenciado la toma de inventarios por razones ajenas a su voluntad (se le contrató después de cerrado el ejercicio), es posible que decida aplicar procedimientos alternativos para satisfacerse sobre la razonabilidad del saldo, pero si a pesar de ello, no logrará comprobarlos y el monto de las existencias fuera muy significativo se verá precisado a emitir un dictamen con salvedades o abstenerse de opinar, según las circunstancias. Según CPC.Isabel Liz Peña Ricapa Las existencias comprenden bienes poseídos por la empresa para su venta en el curso ordinario de la explotación, o bien para su transformación en el proceso productivo y posterior venta. Las partidas en existencia, que se mantienen para su venta o para ser usadas, directa o indirectamente, en la producción en el ciclo normal de operaciones de la empresa, deben incluirse en las cuentas correspondientes a existencias, denominándolas mercaderías. 8
Las empresas industriales adquieren materias primas y productos semielaborados para someterlos a un proceso de elaboración y transformación en productos acabados aptos para su venta en el mercado, aquí incluye a: materia primas, productos en proceso, productos semiterminados y subproductos y desechos. En las empresas comerciales, por el contrario, no hay elaboración ni transformación de las mercancías adquiridas, ya que venden al público los productos que compraron a los proveedores sin modificación alguna. El ciclo normal de operaciones es generalmente menor de un año; por tanto, las existencias se clasifican como activo circulante. Casi todas ellas, sin embargo, incluyen algunas partidas que no serán vendidas o utilizadas durante el período de rotación o ciclo normal. No debe olvidarse que una parte, quizás la más importante, del capital de explotación lo absorben las adquisiciones de existencias que deben transformarse a su paso por la empresa. El traspaso de dominio a la empresa es, generalmente, el factor determinante del momento en que una partida debe agregarse a las existencias y crearse el correspondiente pasivo. Desde el punto de vista de la auditoria, la cifra de almacén es una partida muy importante en las empresas industriales y comerciales: por su volumen económico con respecto al total de activo; por su repercusión en la cuenta de resultados, ya que el criterio de valoración afecta directamente; por su repercusión financiera en base a su importancia sobre el activo circulante. Por lo que respecta a los criterios de valoración aplicables a las existencias, según la legislación vigente se debe utilizar el precio de adquisición para los bienes adquiridos, o bien el coste de producción, para los productos fabricados por la empresa, SALVO que su precio en el mercado sea inferior, en cuyo caso se tomará éste.
9
Precio de Adquisición, es el precio consignado en la factura más todos los gastos adicionales que se produzcan hasta la llegada al almacén. Costo de producción, se determinará añadiendo al precio de adquisición de las materias primas y de otras, materias consumidas, los costes directamente imputables al producto y la parte proporcional que razonablemente le corresponda de los costes indirectamente imputables al producto. Cuando el valor de mercado de cualquiera de estos bienes sea inferior a su precio de adquisición o coste de producción, habrá que efectuar la correspondiente corrección valorativa, es decir, se dotará la pertinente provisión si la depreciación es reversible, si fuera irreversible, también se tendrá en cuenta esta circunstancia al valorar las existencias. Cuando se trate de bienes cuyo precio de adquisición o coste de producción no se puedan identificar de modo individualizado, se adoptará como carácter general el método del precio medio ponderado. 1.2.1. Importancia de la auditoria de existencias La importancia fundamental del examen de existencias es que estos son un factor determinante en el cálculo de las utilidades y la correcta integración del costo de ventas. Constituyen generalmente un rubro material dentro del estado de situación financiera y si no estuvieran bien controlados físicamente y bien valuados, las cifras del estado financiero carecerían de razonabilidad. El examen de existencias es importante ya que permite establecer si es necesario que el cliente cree reservas por inventarios obsoletos o deteriorados y si estas ya existen determinar si las mismas son suficientes para cubrir posibles pérdidas. 1.2.2. Responsabilidades del auditor 10
La responsabilidad del auditor en el examen de existencias se puede resumir en cuatro etapas: A. Verificación del sistema de control interno y registro de los inventarios. Aquí se deberá evaluar los controles y organización de los departamentos de compras, fabricación, contabilidad, almacenaje y despacho. Deberá efectuarse una verificación matemática de los resúmenes de inventario así como establecer el flujo de información que lleva a la contabilización de los inventarios. Es importante realizar en esta etapa una evaluación del personal que interviene en las fases de trabajo que afectan los inventarios. B. Comprobación de las cantidades físicas de inventario. Evaluación del
control
interno
sobre
el
inventario
físico,
de
los
procedimientos empleados en la toma del inventario y la forma en que se corrigen las diferencias y por último la razonabilidad del dato de los registros contables con el real. C. Verificación de los métodos de valuación de inventarios utilizados. Deberá observarse que el método empleado este de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y
que hayan sido aplicado consistentemente. El
auditor debe evaluar todos los aspectos que inciden en la evaluación como lo son el mercado, la competencia, la obsolescencia y las características propias de cada producto. D. Análisis de la adecuada determinación de costos. Se deberá estudiar el sistema de acumulación de costos empleado por la empresa, que se haya utilizado consistentemente de un periodo contable a otro y que sea el más adecuado de acuerdo con las características de la compañía que se está evaluando. Al estudiar la acumulación del costo, debe verificarse que el mismo se determine considerando todos los elementos del costo
11
especialmente en casos especiales como la capitalización de intereses cuando existan activos elegibles. 1.2.3. El objetivo de la auditoría del examen del rubro de existencias es determinar su: a. Existencia Física: Comprobar su existencia física, asegurarse que todas las existencias Incluidas en el estado de situación financiera están en poder de la entidad o de terceros por encargo de la entidad o que todas las existencias de la entidad están incluidas en el estado de situación financiera. b. Propiedad: Que la entidad tenga la documentación necesaria que comprende la Propiedad de las existencias. c. Medición: Que los métodos de valuación utilizados están de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera; por lo tanto, las existencias se deben medir al costo o valor neto de realización, el más bajo. d. Presentación Que su presentación en los estados financieros y sus notas explicativas Cumplan con los requerimientos de revelación de las Normas Internacionales e Información Financiera. 1.2.4. Enfoque del examen del rubro Existencias Respecto al trabajo de auditoría en este importante rubro de las existencias, son de dos ópticas:
Para el auditor independiente, el problema de las existencias estarán desde el punto de vista de fraudes de malversación y manipulación; mientras que,
12
Para el auditor interno, es asegurarse de que la gestión de las existencias es buena y que los controles internos son suficientes.
1.2.5. Proceso de auditoría de existencias Conocimiento del Negocio. Evaluación Control Interno.
Planificación Diseño Pro ramas de Traba o
Evaluación Riesgo Inherente
Planificación de la Asistencia a la toma de Inventario Físico
Evaluación y verificación del Análisis de Uniformidad
Sistema de costes Verificación de la valoraciónde las existencias y del
Asistencia a la toma de Inventario Físico
Evaluación de adecuada Método de valoración
Presentación y revelación en Cuentas Anuales
Obtención de Inventario Análisis del valor neto de
Valorado detallado
Realización Análisis de obsolescencia Análisis de cargas, Gravámenes y seguros
1.2.6. Conocimiento del negocio -
Actividades desarrolladas: descripción, proceso de actividad, centros de actividad.
-
Producción: tipos de productos, productos principales, proceso productivo,
capacidad
de
producción,
estacionalidad,
subcontratación o externalización de procesos. -
Distribución y venta: sistema de distribución, contratos vigentes relacionados, rappels y descuentos.
13
-
Localización de las existencias y almacenes: tipología de existencias, sistema de control de almacén (permanente e inventario físico), ubicación física.
-
Sistema de costes: bases y criterios para la valoración de los productos en existencia.
1.2.7. Factores de riesgo inherente
Los productos en existencia no son lo suficientemente distintos en apariencia física para facilitar la identificación del producto
La naturaleza de los productos en existencia es tal que la cantidad de productos es difícil de inspeccionar visualmente, pesar, medir, o contar, o están sujetos a una estimación significativa
Existe poca variedad respecto a los tipos de producto en el inventario
Los productos en existencia son susceptibles a la pérdida o hurto
La cantidad de productos en existencia es alta
Existe poca consistencia en el nivel de los inventarios
Los productos son vendidos normalmente en base condicional
El nivel de rotación de los productos es bajo
Existen productos que por su tipología puedan estar sometidos a cambios en el consumo.
La fabricación de productos terminados es un proceso complejo La propiedad de los productos vendidos normalmente se traspasa antes de que el producto sea despachado
Existen productos en curso de fabricación significativos Hay existencias significativas en poder de terceros (p.ej. almacenes de depósito)
Existen almacenes en varias localidades
Existen productos en instalaciones de partes vinculadas
La valoración de las existencias es un proceso complejo
14
La valoración de las existencias está sujeta a estimaciones significativas
Hay existencias en países extranjeros las cuales son valoradas en moneda extranjera.
1.2.8. Control interno de existencias Dentro de los controles internos establecidos en toda empresa, está el grupo relacionado a las existencias, del cual, la auditoría busca tomar conocimiento de los criterios organizativos y contables establecidos, con la finalidad de determinar las debilidades y alcanzar las recomendaciones necesarias respecto a que deben implementarse a los controles internos con la finalidad de que sea aplicada por la empresa, y de ese modo alcanzar con los objetivos de la auditoría. El control interno de las existencias en otras palabras esta vinculado con las actividades de compra, fabricación, distribución, venta y consignación. Un adecuado control interno de las existencias exige que sean debidamente: a. Segregación de funciones, como por ejemplo, las relacionadas a la custodia, registro, recepción, almacenamiento y embarque de las existencias. b. Control de las existencias físicas, el cual reúne aspectos tales como el relacionado al registro de movimientos de existencias (entradas y salidas), así también, la aplicación sistemas de verificación
permanente
(inventario
físico
periódico
y
permanente, inventarios selectivos, inventarios generales). c. Establecimiento de normas respecto a la valoración de existencias. d. Coberturas de protección física de las existencias (robos, siniestros, deshonestidad, deterioro, etc.). e. Procedimientos para determinar la pérdida de valor de los inventarios y el registro de las estimaciones correspondientes. 15
f. Control de devoluciones. Para la planeación se debe tener información sobre las características del inventario y costo de ventas tales como:
Los sistemas de costos.
Métodos de valuación.
Procedimientos utilizados.
Reglas particulares de valuación y presentación.
1.2.9. Riesgos de auditoria Los riesgos más comunes asociados al rubro existencias son: a) Obsolescencia, deterioro, mermas b) Sobrevaloración,
desembolsos
o
gastos
activados
incorrectamente. c) Complejidad en la determinación del costo de ventas. d) Existencias en poder de terceros. 1.2.10.
Pasos para identificar riesgos y controles en un proceso de
inventarios 1. Entendimiento del proceso de Inventarios El primer paso es entender el proceso desde la entrada de la materia prima y/o producto terminado a la bodega hasta la salida del producto terminado de la bodega.
Tener en cuenta que este proceso lo debemos conectar con los procesos de compras, ventas y nómina. 2. Identificación de riesgos y controles
16
Con base en el entendimiento del proceso se identifican los riesgos que amenacen la integridad, existencia y exactitud de las cifras. Antes de empezar a revisar cada actividad debemos concluir si el proceso cuenta con una adecuada segregación de funciones. Si en la evaluación de la segregación de funciones concluimos que no confiamos en esta, el auditor puede tomar la decisión de tomar un enfoque sustantivo, por lo tanto no realizará pruebas a los controles. Si estamos tranquilos con la segregación de funciones podemos pasar al siguiente paso que es dividir el proceso de compras en actividades susceptibles a la generación de riesgos. Estas actividades son:
Almacenamiento
Registro de utilización de materia prima, costos directos e indirectos (Gastos de personal, servicios públicos, etc.)
Costeo de los productos
Salida de productos
Ajustes al inventario y al costo de ventas
En cada una de estas actividades procedemos a identificar riesgos y controles que los mitiguen. Seleccionando aquellos controles que cumplan con las siguientes características:
Los más eficientes de probar
Los que mitigan más número de riesgos.
Los que cubren un mayor número de aseveraciones
Si se trata de un cliente recurrente se debe tener en cuenta la evaluación de los años anteriores.
17
A continuación se muestra un ejemplo de cómo identificar riesgos y controles mediante la utilización una matriz de riesgos y controles. RIESGOS Y CONTROLES CONTROL Riesgo
1
2
1) Almacén Que las compras no sean ingresadas X físicamente en el almacén. Sustracción
de
inventarios
sin X
autorización. Falta de control físico y documental del X inventario en poder de terceros. Inventarios registrados en kardex que no X existan. Diferencias entre kardex y contabilidad. Deficiencia
de
la
estimación
X
para X
inventarios obsoletos, dañados y/o lento movimiento. 2) Registro de utilización de materia prima, costos directos e indirectos (Gastos
de
personal,
servicios
públicos, etc.). Que no se registren todos los costos
X
directos e indirectos de producción en el inventario. Incorrecciones en los registros contables.
X
Conciliación entre la materia prima de
X
salidas de almacén y la materia prima utilizada en la producción. 3) Costeo de los productos 18
3
4
5
Subvaluación
o
sobrevaluación
del
X
inventario y del costo de los productos vendidos. Ajustes oportunos y correctos del costo
X
estandar hacia al costo real. 4) Salidas de productos Retiros de productos sin autorización.
X
5) Ajustes al inventario y al costo de ventas. Ajustes al inventario y/o al costo de ventas
X
sin autorización.
1.2.11.
Procedimientos de auditoria
En el caso concreto del área de existencias, deben incluir: 1. Observación del conteo físico realizado por el cliente, teniendo en cuenta que sean completos y recojan los siguientes aspectos:
Fecha y hora del inicio del inventario. Asignación de responsables para los recuentos físicos. Descripción de los materiales. Determinación de las diferencias entre el primer y el segundo recuento.
Separación de los materiales que no son propiedad de la empresa.
Hay empresas que tienen implantado un control de existencias mediante recuentos rotativos o planes de muestreo, con lo que pretenden evitar un recuento total.
El auditor debe comprobar si los procedimientos empleados son lo bastante fiables como para producir unos resultados sustancialmente iguales a los de un recuento total. 19
Si hay existencias en poder de terceros (depósitos), deberá obtenerse confirmación por escrito. Por último se recogerán los últimos partes de entradas y salidas, antes y después del inventario físico, para su verificación posterior con los registros contables.
2. Verificación de la exactitud de las existencias en cantidades, precios unitarios y corrección aritmética. Para asegurarse de que las existencias son exactas, habrá que: realizar pruebas selectivas sobre operaciones aritméticas, verificar que no se han incluido cantidades propiedad de terceros, así como la clasificación en materias primas, productos terminados y en curso. 3. Verificación de la contabilización y
valoración de las
existencias. Tal vez este sea el problema más importante y a la vez difícil de analizar desde el punto de vista de la auditoria. Una valoración mal aplicada falsea tanto el patrimonio de la empresa como su cuenta de resultados. 4. Materias
primas. Al no
haber
experimentado
ninguna
transformación, es relativamente sencillo, aunque laborioso su recuento. Existen unas facturas de proveedores en las que se puede comprobar su valoración. 5. Productos
en
curso
y
terminados.
Normalmente,
de
comprobación más difícil. Esta, se centra en la valoración de los productos en curso y los acabados, donde no sólo se debe limitan a controlar el número de unidades, sino además debe controlar en qué fase de producción se encuentra. Si existe un adecuado sistema de costes, el auditor debe asegurarse de la fiabilidad del mismo. Mediante un muestreo se realizará la prueba.
20
En el caso de que no existe, o dicho sistema no ofrezca garantías, es casi inevitable una salvedad en el informe. No obstante, el auditor puede hacer una comparación de valoraciones individuales con la cuenta global de resultados de la propia empresa y otras similares del sector de las que se tenga datos. 6. Pruebas sobre el sistema de corte de operaciones. Se debe verificar el coste de las operaciones de compras y expediciones utilizando la información de la fecha de inventario. Se revisará la numeración de los albaranes de entrada y salida. Finalmente, se seleccionarán algunas facturas de ventas y compras de importancia, realizadas antes y después de la fecha de cierre y se comprobará si su contabilización ha sido correcta. 1.2.12.
Programa de trabajo
El programa de trabajo para el área de existencias, debe contener básicamente los siguientes puntos: 1) Aspectos generales: a. Revisión y actualización de procedimientos contables y de control interno en esta área. b. Resumen de puntos fuertes y débiles para determinar el alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables. c. Resumen de sugerencias o recomendaciones para mejorar el control interno y comentarios con el encargado del trabajo y con la dirección de la entidad. 2) Aspectos específicos (relativos a la comparabilidad de la información): a) En la valoración de existencias, se deberán efectuar las siguientes tareas:
21
Se han de revisar los procedimientos utilizados para la valoración de las existencias. Seleccionar un listado de las partidas más importantes para verificar su valoración de acuerdo con el sistema establecido por la empresa. Verificar la valoración de la producción en curso, comprobando el grado de incorporación de las materias primas, mano de obra y gastos de fabricación. Asegurarse que todos los productos que fueron detectados como obsoletos, o con otros problemas en el inventario físico, han sido considerados como tal por la empresa. b) Se deberá realizar la verificación del corte de operaciones de compras y expediciones, utilizando la información obtenida en la fecha del inventario físico. Después se revisará la secuencia numérica de los albaranes de entradas y salidas, para verificar la segregación de los movimientos de existencias. Por último, se seleccionarán algunas facturas de ventas y compras realizadas antes y después de la fecha del inventario físico, y se determinará si su contabilización ha sido correcta. 1.2.13.
Consideraciones para el informe
El auditor, al emitir su opinión sobre las cuentas anuales, deberá evaluar, en función de los procedimientos efectuados, si la valoración de las existencias es la adecuada y si las bases o criterios de valoración han sido, uniformes.
El auditor puede detectar durante su trabajo diversas incidencias o errores que pueden tener efecto sobre su informe como son:
Valoración que no está de acuerdo a principios y normas contables con errores.
Falta de uniformidad
Correcciones de valor no justificados 22
Presentación inadecuada
Estas incidencias se trasladaran al informe dependiendo de su significación de acuerdo a lo establecido en la Norma Técnica sobre importancia Relativa, mediante salvedades, pudiendo inclusoconducir a una opinión desfavorable o si existieran limitaciones al alcance o incertidumbre muy significativas a una negación de opinión.
En algunos casos, puede que no exista en la empresa un sistema de costes o que aun existiendo dicho sistema, no sea adecuado o no ofrezca la debida fiabilidad para valorar las existencias. Dependiendo de la importancia de esta limitación al alcance, el auditor deberá emitir una opinión con salvedades o denegar la opinión, según el caso.
23
CAPITULO II MARCO CONCEPTUAL 1.3.
Auditor independiente Conocida
también
como
auditoría
independiente,
la
efectúan
profesionistas que no dependen de la empresa, ni económicamente ni bajo cualquier otro concepto, y a los que se reconoce un juicio imparcial merecedor de la confianza de terceros. El objetivo de su trabajo es la emisión de un dictamen. Esta clase de auditoria es la actividad más característica del Contador Público a ella nos referimos concretamente en este libro. 1.4.
Auditor interno La desarrollan personas que dependen del negocio y actúan revisando, las más de las veces, aspectos que interesan particularmente a la administración, aunque pueden efectuar revisiones programadas sobre todos los aspectos operativos y de registro de la empresa.
1.5.
Control interno Se entiende como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptado por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos
1.6.
Costo de los inventarios: El costo de los inventarios deben comprender, todos los costos derivados de su compra o adquisición, costos de transformación o conversión y otros costos en los que se haya incurrido para poder las existencias en su ubicación y condiciones actuales.
1.7.
Costos de adquisición: 24
Comprenderá el precio de compra, los derechos (aranceles) de importación y otros impuestos, el coste de transportes, y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías. 1.8.
Costos de transformación: En el proceso de fabricación se realiza un cambio de naturaleza de una serie de materiales con intervención de la mano del hombre, con la finalidad de obtener un producto final destinado para la venta.
1.9.
Deterioro
Corrección valorativa, realizada al cierre del ejercicio, por el deterioro de carácter reversible en las existencias. Expresión contable de pérdidas reversibles que se ponen de manifiesto con motivo del inventario de existencias de cierre de ejercicio. 1.10. Desmedro A diferencia de la merma, en el desmedro no se supone la pérdida física de la existencia de la empresa, debido a que este gasto se caracteriza por ser una pérdida de orden cualitativo; es decir, no se trata de que el bien desaparezca sino que aun existiendo, éste ya no es de utilidad para la empresa. Como se puede apreciar de estas normas, la legislación del Impuesto a la Renta prevé que los desmedros de los bienes que conforman las existencias puedan ser deducidos para hallar la renta neta de tercera categoría, siendo necesario para que la pérdida se considere como un desmedro que sea irreversible y que imposibilite la realización de los fines para los cuales tales bienes fueron producidos o adquiridos la empresa. 1.11. Existencias Son los bienes poseídos por una empresa para su venta en el curso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo. Las existencias forman parte del activo circulante. 1.12. Examen Prueba mediante la cual una persona puede demostrar sus conocimientos, su valía, etc. Esta prueba puede realizarse tanto de forma escrita en un 25
documento, de forma oral, o mediante algún sistema electrónico como un ordenador. 1.13. Evaluación del control interno Es el análisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les pueda otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos. 1.14. Método de valuación Es el valor que se les da a los inventarios, ya que es uno de los problemas con que tiene que enfrentarse el administrador financiero de la empresa, tanto durante el transcurso de un período de operaciones como al final del mismo. La valuación sirve para establecer el costo de ventas, el costo de producción y la utilidad de un ejercicio operativo, así como también, para determinar la situación financiera de la empresa en un momento determinado. Productos iguales pueden comprarse o producirse a diferentes costos. 1.15. Merma Se entiende por Merma a la pérdida física, en el volumen, peso o cantidad de las existencias, ocasionada por causas inherentes a su naturaleza o al proceso productivo. A diferencia del desmedro, el cual es una pérdida de orden cualitativo e irrecuperable de las existencias, haciéndolas inutilizables para los fines a los que estaban destinados. Por lo que siguiendo los referidos lineamientos, la Norma Internacional de Contabilidad – NIC 2, “se define a la merma como la pérdida física tanto en el volumen, peso o cantidad de las existencias, ocasionada por causas inherentes a su naturaleza o al proceso productivo” . 1.16. Inventario físico periódico El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico . Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuánto es el costo de los productos vendidos. 26
1.17. Inventario físico permanente Son aquellas que se registrar mensualmente en el FORMATO 12.1: "REGISTRO DEL INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FSICAS toda la información, por cada tipo de existencia, proveniente de la entrada y salida física de las mismas en cada almacén. 1.18. Inventario Inicial. Es el valor de las mercancías que se tienen en existencia al dar principio el ejercicio. 1.19. Inventario Final. Es el valor de las mercancías existentes al terminar el ejercicio Siendo una necesidad determinar el valor unitario de un producto terminado el cual podría estar formando parte de las existencias totales o Determinando el costo de venta cuando se vendan dichos productos. Comprenderán aquellos costos directamente relacionados con las unidades producidas, también comprenderán una parte, de los costos indirectos fijos y variables de producción en los que se haya incurrido para transformar las, materias primas en productos terminados. 1.20. Obsolescencia Disminución de la vida útil de un bien de consumo o de un bien de capital, debido a un cambio económico o al avance tecnológico. La obsolescencia se presenta como resultado del surgimiento de bienes con mayor aceptación o menor costo, cuya aparición hace antieconómico seguir produciendo con los antiguos bienes de capital o continuar consumiéndolos 1.21. Pruebas de auditoria Es el examen en el que el auditor obtiene la evidencia necesaria que le permita asegurarse de que las transacciones, registros contables y saldos de
los
estados
financieros
son
verdaderos
y
exactos.
Las evidencias que necesita el auditor para comprobar y considerar válido su examen se obtiene por medio de una serie de pruebas 1.22. Riesgo inherente
27
Es la susceptibilidad de los estados financieros a la existencia de errores o irregularidades significativos, antes de considerar la efectividad de los sistemas de control. 1.23. Saldos de inventario Es el Stock del balance 1.24. Sobrevaloración La sobrevaloración de las existencias es un incremento de beneficios por la variación 1.25. Valor neto realizable: Es el valor estimado de venta de un activo menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para realizar la venta. 1.26. Valor razonable: Es el importe por el cual un activo puede ser intercambiado, o un pasivo cancelado, entre partes interesadas (comprador y vendedor) y debidamente informadas, en una transacción libre.
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DISCUSION Todos los autores arriba mencionados coinciden en decir que son los bienes que posee la empresa para el curso normal de las operaciones de venta. En cuanto a la existencia es considerado es uno de los rubros muy importantes de la empresa, los esfuerzos del auditor se orientan a probar que las cantidades presentadas son reales, y con suficiente exactitud y de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. La importancia de que un auditor esté presente en la toma de inventario a fin año para para que pueda observar la precisión con que estos se están llevando para que al momento de emitir una opinión. Desde el punto de vista de la auditoria el almacén es una partida importante por el volumen económico en cuanto al activo y es el que va repercutir en la situación financiera.
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CONCLUSION 1. De acuerdo al tema investigado llegamos a las siguientes conclusiones Son los más importantes rubros con que cuenta la empresa, y depende de ella en gran medida la rentabilidad de la empresa 2. Las existencias son aquellos bienes poseídos por la empresa para su venta en el curso ordinario de la explotación, o para su transformación o incorporación al proceso productivo. 3. El inventario es uno de los puntos más importantes de la mayoría de las empresas, es por eso que requiere de mucho cuidado en su manejo de control en todas sus fases, ya que cualquiera deficiencia por pequeña que se vea puede repercutir de una manera importante en los estados financieros de la empresa. 4. El objetivo del control interno es que se compren los bienes que se necesitan debidamente autorizados, y se han almacenados en condiciones adecuadas y que las existencias consumidas y vendidas estén autorizadas y registradas correctamente. 5. Desde el punto de vista de la auditoria, la cifra de almacén es una partida muy importante en las empresas industriales y comerciales: por su volumen económico con respecto al total de activo; por su repercusión en la cuenta de resultados, ya que el criterio de valoración afecta directamente; por su repercusión financiera en base a su importancia sobre el activo circulante 6.
Por lo que respecta a los criterios de valoración aplicables a las existencias, según la legislación vigente se debe utilizar el precio de adquisición para los bienes adquiridos, o bien el coste de producción, para los productos fabricados por la empresa, SALVO que su precio en el mercado sea inferior, en cuyo caso se tomará éste
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RECOMENDACIÓN 1. Debemos entender la importancia del rubro de la existencia y darle un tratamiento adecuado 2. Para tener un buen entendimiento de las existencias debemos tener en cuenta las Normas Internacionales de contabilidad 2 donde nos define el término de existencias, asimismo algunas excepciones que no están considerados como existencias. 3. Para un buen funcionamiento de una empresa es necesario la evaluación del control interno, donde nos va a permitir detectar las posibles ineficiencias en cuanto al movimiento de las existencias. 4. Para que el auditor realice un plan para el examen de existencias hay que tomar en conocimiento el tipo de mercadería que vende la empresa, proceso productivo, método de compras, distribución o venta, competencia y datos estadísticos. 5. El precio de adquisición o costo de producción dependerá del precio del mercado para ser valorado correctamente
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BIBLIOGRAFIA -
Norma Internacional de Contabilidad 2 “Existencias”
-
Revista Actualidad Empresarial N° 278, Primera quincena – Mayo 2013
-
CPC. Rivera Romero, David “Auditoria de Existencias”
- AT Consultores & Auditores “Auditoría de Existencias y Costes de Producción”
LIK GRAFIA -
www.ccpl.org.pe
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www.google
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www.usmp.edu.pe
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www.resumido.com
-
www.contadores&empresas.com.pe
-
www.redcontable.com
-
www.contadoresaic.org/boletín-electronico/boletines.htm
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ANEXO CICLO ECONOMICO EN LAS EMPRESAS
CAJA
Ingreso a Caja
Materias primas Mercadería Equipos Suministros Planillas
Cuenta por Cobrar
VENTAS
Auditoría
COMPRAS Cuenta por Pagar
Mercadería Productos Terminados Egreso de Caja
INVENTARIOS Proceso de Producción o distribución
CASO PRÁCTICO “DISEÑO DE UN PLAN DE AUDITORÍA FINANCIERA AL RUBRO DE INVENTARIO DE UNA EMPRESA IMPORTADORA Y EXPORTADORA
DE CACAO EN EL PERIODO 2009 EN GUAYAQUIL”
Resumen
El objetivo principal de este proyecto es analizar y evaluar la Cuenta de Inventario considerando que es uno de los rubros más importantes dentro de la empresa ya que es este es el producto principal de la misma para 33
