El BOLETÍN C-5 establece las reglas de aplicación de los principios de contabilidad relativos a los pagos anticipados de entidades económicas. (Reglas de valuación y de presentación)
REGLAS DE VALUACIÓN 1. Estas partidas se valúan a su costo histórico 2. Se aplican a resultados en el periodo durante el cual se consumen los los bienes, se reciben los servicios o se obtienen los beneficios del pago hecho por anticipado. 3. Cuando se determine que estos bienes o derechos han perdido su utilidad, el monto no aplicado deberá cargarse a los resultados del periodo en que esto suceda.
REGLAS DE PRESENTACIÓN. BOLETÍN DE PASIVO (C-9) 1. Forman parte del activo circulante, cuando el periodo de beneficios futuros es menor a un año o menor del ciclo financiero a corto plazo. 2. Sin embargo, pueden existir pagos anticipados por periodos superiores a un año o al ciclo financiero a corto plazo, en cuyo caso dicha porción se clasificara como activo no circulante. 3. Los intereses pagados por anticipado deben reclasificarse contra el pasivo correspondiente, conforme a las reglas establecidas en el BOLETÍN DE
PASIVO (C-9) REGISTROS CONTABLES Para registrar un prepagado, se hace cargando a la cuenta del mismo y acreditando a la cuenta banco o cuentas por pagar, según como se haya realizado la operación: operación: si es de contado a la cuenta “Banco” si es a crédito a “Cuentas por pagar” por ejemplo: -1-
Seguros pagados por anticipado Banco (P/r cancelación póliza de seguro) -2 -
Debe
Haber
XXXX XXX
Existencia de Artículos de oficina Crédito fiscal
XXX X XX
Cuentas por pagar
XXXX
(P/r adquisición de papelería para la oficina.)
Presentación en el balance general: Se presentan en el balance general formando parte de los activos corrientes, como el último renglón de ese grupo. Reglas de presentación Los gastos pagados por anticipado se presentarán en el activo corriente después de los inventarios, de la siguiente forma: Activos Activos corriente
Efectivo y Equivalentes Inversiones Temporales Cuentas y Documentos por cobrar IVA Crédito Fiscal Inventarios Gastos pagados por anticipado
Objetivos de auditoría de los gastos pagados por anticipado El objetivo que persigue el auditor es cerciorarse de que el importe de los gastos pagados por anticipado y de los cargos diferidos se determine de acuerdo contables aceptados y que su monto sea razonable considerándolo en función de las ganancias futuras que han de obtenerse.
Generales: • Obtener suficiente evidencia acerca de: 1. Que los gastos pagados por anticipado representan beneficios o servicios a ser recibidos o utilizados en los próximos ejercicios periodos, por los cuales se ha contraído una obligación o desembolsado fondos.
2. Todas las transacciones o saldos de los gastos diferidos están adecuada e íntegramente contabilizados en los registros correspondientes. 3. Todas las transacciones correspondientes a la cuenta de activos diferidos están registradas o atribuidas al periodo adecuado. 4. Los montos de esta cuenta están debidamente calculados de acuerdo con la naturaleza y los términos de la transacción y las normas contables. 5. Que reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuación de acuerdo a las normas contables. Específicos 1. Obtener certeza de la realidad de los valores registrados. 2. Las cuentas han sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descriptivas y se han expuesto todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensión de estos saldos y transacciones que afectan la cuenta. 3. Verificar que los plazos de amortización que se manejaron durante el periodo sean los adecuados y reflejen claramente la realidad de la empresa respecto a este rubro. Alcance
Este boletín se refiere al examen de los gastos anticipados, tanto circulante como no circulante. Los gastos o derogaciones conocidos normalmente como activos intangibles son materias de otro boletín. Objetivos del boletín Este boletín establece los procedimientos de auditoría aplicable al examen de los activos que se consideran como gastos anticipados. Objetivos Los objetivos de los procedimientos de auditoría en este reglón son los siguientes a) Comprobar que se trata de servicios pagados por anticipados, o de compras de artículos y útiles,sujeto a consumo, que afectaran los resultados de operación conforme se utilicen. Es necesario que existan bases que soporten os argumentos por las cuales se consideran que los gastos anticipados producirán beneficios futuros.
b) Comprobar que las aplicaciones a resultados en el ejercicio corresponda a las porciones devengadas por servicios, efectivamente recibidos o consumos efectuados. c) Comprobar su correcta valuación. En virtud de que se pueda conservar gastos dentro de este rubro, deberá observarse que los gastos anticipados no incluyan erogaciones que debieran cargarse a resultado, mediante el examen de la documentación original y su periodo de utilización. d) Cerciorarse que haya consistencia en a política de tratamiento de estos activos. e) Comprobar su adecuada presentación y revelación en los estados financieros.
Control interno La revisión, estudios y evaluación de la efectividad del control interno deberán dirigirse principalmente a los siguientes aspectos. a) Aprobación por parte de la administración, para efectuar erogaciones por estos conceptos. Dependiendo de la importancia de los gastos anticipados, un buen sistema de control interno deberá establecer la necesidad de que la erogación por estos conceptos sean autorizados por funcionarios de la empresa o bien por el consejo de administración. b) Adecuada custodia física de los bienes cargados a gastos anticipados. Para establecer e identificar claramente la responsabilidad del personal involucrado en el manejo físico de los bienes cargados a gastos anticipados, debe existir una custodia física de los mismos y restringir el acceso a las áreas de almacenaje. c) Existencia de políticas definidas de límites y conceptos que deban ser tratados como gastos anticipados. Dentro de las políticas contables de la empresa las que generalmente se incluyen en un manual de procedimientos, deberá existir una sección en la que se definan las características de las erogaciones que deben ser calificadas como gastos anticipados.
d) Existencia de registros que permita identificar el origen de los pagos y las bases para su aplicación a resultados. e) Revisión periódica de la vigencia de los servicios por recibir o artículos por utilizar y en consecuencia de su aplicación a periodos futuros.
Procedimientos recomendados 1. Inspección. Examen de los documentos originales que aparecen los pagos y comprobación de su autorización. El examen de la documentación original, a nombre de la empresa, proporciona al auditor la evidencia de la propiedad de estos activos, su autorización, su naturaleza y las características para clasificarlo como gastos anticipados. Cuando existan recuperaciones o cancelaciones de gastos anticipados, también será necesario examinar la documentación relativa, conocer las causas que lo originaron y comprobar su adecuado registro. 2. Evaluación de la existencia de un beneficio futuro. Para que el auditor pueda formar el juicio de un beneficio futuro, además del examen de la documentación comprobatoria, será necesario que se auxilie de platicas con funcionarios de a empresa. 3. Confirmación. En algunos casos será necesario obtener directamente de terceras personas información sobre la vigencia, importe y demás características el servicio pagado por anticipado. Este procedimiento debe aplicarse cuando se incluya en los gastos anticipados conceptos como: material publicitario en poder de terceros, seguro, renta, etc. 4. Calculo. Verificar que las aplicaciones a los resultados de los ejercicios correspondan a los servicios devengados o recibidos o a los artículos consumidos. Una vez que la empresa ha establecido el método y periodo de amortización, las aplicaciones a resultado se recude a un calculo que el auditor debe verificar. 5. Verificación de las consistencias en el tratamiento contable.
La aplicación del método debe ser consistente y, en los casos en los que las circunstancias cambien, el auditor deberá evaluar la justificación del cambio efectuado. 6. En el caso de artículos y útiles para el consumo se aplicaran los procedimientos recomendados para la auditoria de inventarios. 7. Presentación y revelación de los estados financieros. Los procedimientos de auditoría antes mencionado, permitirán al auditores cerciorarse de la adecuada presentación de este rubro de los estados financieros y en su caso, las revelaciones que juzguen necesarios.
Programa de auditoria 1. Verificar que la gerencia realiza revisión periódica del valor contable y el plazo de amortización de los gastos pagados por anticipado. 2. Verificar que los soportes de las cuentas registradas como prepagados, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. 3. Observar si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogación de los gastos pagados por anticipado, para comprobar así la valuación de este componente. 4. Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan políticas para la adecuada utilización de estos elementos, igualmente que prevengan hurtos que afecten considerablemente a la empresa. 5. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los prepagados . Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados .Norma 23. Usando pruebas documentales y examinando los libros, el auditor debe determinar que las cantidades transferidas a nuevas cuentas, como gastos pagados por anticipado o cargos diferidos, son en realidad cargables a operaciones y periodos posteriores a la fecha del balance general y que los métodos de amortización de las partidas correspondientes están de acuerdo con los principios contables aceptados.
Pruebas Sustantivas 1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluación:
• Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.
• Pr eparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones.
2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
Procedimiento de auditoría de gastos pagados por anticipado 1. Preparar un análisis de cargos diferidos y gastos pagados por anticipado, indicando la base y determinando la corrección de los costos de las acumulaciones y las cancelaciones. 2. Revisar los asientos de gastos pagados por anticipado para identificar partidas inusuales o significativas. 3. Determinar si es correcto que se difieran o amorticen cargos diferidos poco comunes. 4. Examinar los asientos del registro de seguros en el año comprobarlos contra las facturas, comprobar la exactitud de las distribuciones. 5. Examinar las pólizas de seguros en vigor al fin de año; anotar quien, qué y por cuanto está asegurado y la importancia de cualquier cláusula especial; comparar las partidas pendientes con el registro. 6. Comprobar si se han registrado loa gastos pagados por anticipado usuales dentro el desarrollo de la empresa para verificar posibles omisiones. 7. Revisar las existencias de los suministros de oficina, que estén de acuerdo al saldo registrado en libros. 8. Buscar activos de esta categoría no registrados: - Examinando documentos no anotados. - Examinando documentos posteriores a la fecha del balance. - Examinando los egresos de caja posteriores a la fecha de cierre. 9. Preparar cédula de diferidos. 10. Investigar los saldos, anormales o antiguos y obtener una explicación para ellos 11. Investigar la existencia de saldos crédito y reclasificarlos en una cuenta de pasivo.
Eli conseguí este cuestionario, no sé si sea útil GASTOS ANTICIPADOS, CARGOS DIFERIDOS Y OTROS ACTIVOS A. INTRODUCCIÓN Estos cuestionarios son una guía de las pruebas de c umplimiento, cuya extensión o alcance depende de la confianza en el sistema de control interno de la empresa. Las preguntas que figuran en el cuestionario para la Rev isión y Evaluación del Control Interno, se detallan en el mismo orden y bajo los mismos encabezamientos de los procedimientos de auditoría aplicables y que deben llevarse a cabo según las circunstancias
B.
OBJETIVOS DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
1.
Determinar sí: 1. Existen registros auxiliares para todas las cuentas y son conciliadas mensualmente con la cuenta de control del Mayor. 2. Las cuentas son revisadas periódicamente para verificar la propiedad de los cargos e importes aplicables períodos futuros. 3. Los cargos importantes y todos aquellos créditos que no se trasladan a gastos, tales como adiciones de activos fijos, son revisados y aprobados por un funcionario responsable.
Empresa:................................................................................................ Período que cubre la auditoría:.............................................................. Gastos anticipados, cargos diferidos y otros activos Cuestionario para la revisión y evaluación del sistema de control interno Anexe hojas adicionales para ampliar las respuestas cuando se requieran.
2.
La empresa mantiene registros analíticos separados para gastos se parados para gastos anticipados y otras cuentas de activos, tales como seguros, impuestos, publicidad, suministros, salarios, comisiones, arrendamientos, intereses sobre préstamos, costos de experimentación e investigación?
3. 4. 5. 6. 7. 8.
Los traspasos o amortizaciones mensuales están sistematizados y registrados en forma estandar cuando es posible y son revisados y aprobados por un funcionario responsable? Se hacen revisiones periódicas para verificar la propiedad de los cargos aplicables a períodos futuros? Todas las adiciones importantes y todos los créditos, excepto las amortizaciones mensuales recurrentes, son revisados y aprobados por un funcionario responsable? Se hace una revisión periódica sobre la propiedad de la cobertura de los seguros y de las fechas de vencimiento de los seguros e impuestos? Los inventarios de suministros, de valor significativo, son manejados bajo controles similares a los inventarios normales? Preguntas adicionales:
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Sección discutida con (nombre y puesto)........................................................................... Sección preparada por:.................................................................. Fecha:..........................
