ANALISIS PEMODELAN AKTIFITAS KATERING SAWARGI MENGGUNAKAN RI CH PICTURE DAN INFLUENCE PICTURE DAN
DIAGRAM Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Praktikum Pemodelan Sistem Logistik dan Rantai Pasok
Disusun Oleh : 1. Yumn Syadza Riyadh Wibowo
(16114058)
2. Salma Auliya Widayanti
(16114063)
3. Nurul Hidayah
(16114097)
4. Muhammad Rizki Ananda Lubis
(16114098)
PROGRAM STUDI MANAJEMEN LOGISTIK SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN LOGISTIK INDONESIA BANDUNG 2017
LEMBAR PENGESAHAN ANALISIS PEMODELAN AKTIFITAS KATERING SAWARGI MENGGUNAKAN RI CH PICTURE DAN INFLUENCE PICTURE DAN
DIAGRAM Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Praktikum Sistem Informasi Logistik
Disusun Oleh : 5. Yumn Bagus Rizkianto 1. Syadza Riyadh Wibowo
(16114037) (16114058)
6. 2. Salma Auliya Widayanti
(16114063)
7. Nurul DwikyHidayah Noer Rachman 3.
(16114073) (16114097)
8. 4. Muhammad Rizki Ananda Lubis
(16114098)
Program Studi Manajemen Logistik Sekolah Tinggi Manajemen Logistik Indonesia
Menyetujui, Bandung, 30 Januari 2017 Dosen Pembimbing
Ir. Afferdhy Ariffien, MT. i
LEMBAR PENGESAHAN ANALISIS PEMODELAN AKTIFITAS KATERING SAWARGI MENGGUNAKAN RI CH PICTURE DAN INFLUENCE PICTURE DAN
DIAGRAM Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Praktikum Sistem Informasi Logistik
Disusun Oleh : 5. Yumn Bagus Rizkianto 1. Syadza Riyadh Wibowo
(16114037) (16114058)
6. 2. Salma Auliya Widayanti
(16114063)
7. Nurul DwikyHidayah Noer Rachman 3.
(16114073) (16114097)
8. 4. Muhammad Rizki Ananda Lubis
(16114098)
Program Studi Manajemen Logistik Sekolah Tinggi Manajemen Logistik Indonesia
Menyetujui, Bandung, 30 Januari 2017 Dosen Pembimbing
Ir. Afferdhy Ariffien, MT. i
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penyusunan tugas besar mata kuliah praktikum Sistem Informasi Logistik ini selesai pada tepat te pat waktunya. Penyusunan tugas besar ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak, oleh karena itu dalam kesempatan ini penyusun mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak Ir. Afferdhy Ariffien, MT selaku dosen pembimbing 2. Bapak Tulus Martua Sihombing, Ir., M.T. selaku dosen penguji dan dosen mata kuliah praktikum Pemodelan Dalam laporan ini kami membahas mengenai Analisis Pemodelan Aktifitas Katering Sawargi Menggunakan Rich Menggunakan Rich Picture dan Influence dan Influence Diagram. Diagram. Penyusun menyadari bahwa tugas besar ini belum sepenuhnya sempurna, untuk itu penyusun menerima saran dan kritik yang bersifat membangun. Semoga tugas besar ini dapat memberikan manfaat.
Bandung, 21 Januari 2017
Penyusun
ii
DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN ..................................................................................... i KATA PENGANTAR.............................................................................................ii DAFTAR ISI...........................................................................................................iii DAFTAR GAMBAR...............................................................................................v DAFTAR TABEL...................................................................................................vi BAB I .................................................................................................................... I-1 1.1 Latar Belakang ............................................................................................. I-1 1.2 Identifikasi Masalah..................................................................................... I-2 1.3 Tujuan Penelitian ......................................................................................... I-2 1.4 Manfaat Penelitian ....................................................................................... I-2 1.5 Batasan Penelitian ........................................................................................ I-2 1.6 Sistematika Penulisan .................................................................................. I-3 BAB II ................................................................................................................. II-1 2.1 Pengertian Model ....................................................................................... II-1 2.2 Pengertian Pemodelan ............................................................................... II-1 2.3 Pengertian Influence Diagram ................................................................... II-2 2.4 Pengertian Rich Picture ............................................................................. II-4 2.5 Sawargi Catering ....................................................................................... II-5 BAB III .............................................................................................................. III-1 3.1 Langkah-Langkah Penyelesaian Masalah................................................. III-1 3.2 Pembahasan Flowchart Metode Penelitian ............................................... III-1 BAB IV .............................................................................................................. IV-4 4.1 Pengumpulan Data .................................................................................... IV-4 4.1.1 Profil Perusahaan Sawargi Catering .................................................. IV-4 4.1.2 Struktur Organisasi ............................................................................ IV-4 4.1.3 Ketenagakerjaan................................................................................. IV-6 4.1.4 Proses Produksi .................................................................................. IV-6 4.1.5 Data Awal Sawargi Catering ............................................................. IV-7 4.2 Pengolahan Data ....................................................................................... IV-9 iii
4.2.1 Rich Picture Keadaan Saat Ini (Existing) .......................................... IV-9 4.2.2 Influence Diagram Keadaan Saat Ini (Existing) .............................. IV-12 4.2.3 Analisis Data Keadaan Saat Ini (Existing) ...................................... IV-13 4.2.4 Rich Picture Usulan ......................................................................... IV-15 4.2.5 Influence Diagram Usulan ............................................................... IV-17 4.2.6 Analisis Data Usulan ....................................................................... IV-17 BAB V................................................................................................................. V-1 5.1 Analisis ...................................................................................................... V-1 BAB VI .............................................................................................................. VI-3 6.1 Kesimpulan ............................................................................................... VI-3 6.2 Saran ......................................................................................................... VI-3 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
iv
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Contoh Gambar Influence Diagram .................................................II-3 Gambar 2.2 Contoh Gambar Rich Picture Diagram ............................................II-4 Gambar 3.1 Flowchart Metode Penelitian ......................................................... III-1 Gambar 4.1 Struktur Organisasi Sawargi Catering ........................................... IV-5 Gambar 4.2 Denah Sawargi Catering ................................................................IV-7 Gambar 4.3 ARC Gabungan Sawargi Catering ................................................. IV-8 Gambar 4.4 ARD Sawargi Catering .................................................................. IV-9 Gambar 4.5 Rich Picture Keadaan Saat Ini (existing ) ..................................... IV-11 Gambar 4.6 Influence Diagram Keadaan Saat Ini (existing ) ........................... IV-13 Gambar 4.7 Rich Picture Usulan ..................................................................... IV-16 Gambar 4.8 Influence Diagram Usulan ........................................................... IV-17
v
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Penjelasan Influence Diagram .............................................................II-3 Tabel 4.1 Luas Departemen ............................................................................... IV-8
vi
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Penyelenggaraan sebuah pesta atau acara-acara besar tertentu tidak terlepas dari persiapan berbagai hal seperti konsep, tempat, jalannya acara, baju yang akan digunakan dan yang terpenting adalah persiapan hidangan untuk tamu undangan. Makanan merupakan salah satu dari beberapa hal penting dalam penyelenggaraan sebuah acara karena menyangkut pada melayani tamu undangan. Makanan yang disediakan pun tidak dalam jumlah sedikit melainkan menyesuaikan dengan jumlah tamu undangan. Biasanya dalam penyelenggaraan acara, pihak yang menyelenggarakan acara tidak mau repot untuk memasak sendiri hidangan bagi para tamu. Selain karena tidak terlalu yakin dengan rasa, mereka pun tak ingin repot dalam penyajiannya, sehingga kebanyakan menggunakan jasa katering. Jasa katering saat ini sangat sering menjadi andalan bagi para penyelenggara acara. Jika dahulu hanya acara besar saja yang menggunakan katering, sekarang mulai dari sekolah dengan sistem makan siang dari pihak sekolah, acara pernikahan, rapat, acara hajatan, acara keluarga yang bahkan tidak dihadiri oleh puluhan orang pun telah memakai jasa katering. Hal tersebut dilakukan sebagai langkah praktis dalam menyuguhi hidangan tamu. Selain itu, pihak katering dapat menjamin pengantaran tepat waktu sesuai dengan yang diminta. Melihat betapa dibutuhkannya jasa katering tersebut, menarik minat untuk melihat seperti apa tempat produksi dari salah satu jasa katering yang ada yaitu, Jasa Katering Sawargi. Katering ini bertempat di Pondok Gede, Jakarta Timur ini telah berdiri dari tahun 1990 hingga saat ini masih berproduksi. Katering Sawargi mempekerjakan 30 orang karyawan untuk menyelesaikan setiap pesanan yang dipesan oleh para pelanggan setianya yang dibagi ke dalam beberapa bagian pekerjaan seperti di bagian bumbu, mencincang dan memotong bahan makanan, memasak, membungkus atau mengemas makanan, mencuci piring dan supir.
I-1
I-2
Jasa Katering Sawargi ini merupakan katering usaha keluarga yang telah dijalankan secara turun temurun. Para pekerjanya kebanyakan adalah warga sekitar dan beberapa ibu rumah tangga. Dalam beberapa proses yang terjadi di Katering Sawargi, ada beberapa hal yang menjadi masalah diantaranya adalah adanya kesulitan tertentu dalam proses produksi, alur yang dianggap masih belum memiliki jalur tetap serta beberapa masalah lainnya yang dapat ditelusuri melalui model yang akan digunakan dalam penelitian ini.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis mengidentifikasi permasalahan yang ada dengan membuat model rich picture dan influence diagram dari berbagai aktifitas pada Katering Sawargi.
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan penulisan ini adalah untuk memperbaiki kekurangan yang tampak dari model yang dibuat dari berbagai aktifitas yang ada pada Katering Sawargi.
1.4 Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana model dari berbagai aktifitas yang terjadi di Katering Sawargi serta permasalahan yang terdapat pada aktifitas-aktifitas tersebut. Selain itu, melalui model tersebut, dapat pula membantu memperbaiki kekurangan yang terjadi sehingga model dapat menjadi solusi dari pemecahan masalahan yang ditemui.
1.5 Batasan Penelitian
Agar masalah dalam penelitian ini tidak meluas kepada masalah lain, maka kami membuat batasan penelitian, diantaranya: 1.
Penelitian ini dilakukan di Katering Sawargi
I-3
2.
Data yang diambil adalah bagian-bagian pekerjaan dalam Katering Sawargi, estimasi atau waktu untuk setiap bagian dan jumlah pekerja.
1.6 Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, identifikasi masalah, batasan penelitian, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penelitian
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisi mengenai teori-teori yang relevan untuk mendukung penelitian ini.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini berisi metodologi penelitian apa yang digunakan beserta flow chart penelitian dan tahapan penelitian.
BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
Bab ini berisi tentang pengumpulan data dan cara pengolahan data tersebut.
BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Bab ini menjelaskan tentang analisa dari pengolahan dan pengumpulan data yang ada.
BAB VI PENUTUP
Bab ini menjelaskan kesimpulan dari penelitian tersebut dan saran.
DAFTAR PUSTAKA
Bab ini memberikan informasi mengenai dari mana saja bahan yang didapat selama penelitian.
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Model
Model adalah representasi atau formalisasi dalam bahasa tertentu (yang disepakati) dari suatu sistem nyata. Sistem nyata adalah sistem yang sedang berlangsung dalam kehidupan dan dijadikan titik perhatian masalah. Dengan demikian, pemodelan adalah proses membangun atau membentuk sebuah model dari suatu sistem nyata dalam bahasa formal tertentu. Model adalah suatu representasi yang memadai dari suatu sistem. Model disebut memadai jika telah sesuai dengan tujuan dalam pikiran analis (pemodel).
2.2 Pengertian Pemodelan
Pemodelan sistem adalah proses membangun atau membentuk sebuah model dari suatu sistem nyata dalam bahasa formal tertentu. Untuk memodelkan suatu sistem maka kita perlu tahu gambaran permasalahan yang ada serta hubungan antar komponen variabel dan parameter-parameter sistemnya. Pemodelan
secara
umum,
dimengerti
sebagai
proses
merepresentasikan objek nyata atau realita sebagai seperangkat persamaan matematika, grafis ataupun bagan agar mudah dipahami oleh pihak yang berkepentingan. Lebih khusus lagi, istilah ini sering digunakan untuk proses menggambarkan konsep yang mewakili obyek-obyek dalam pengembangan sistem informasi. Pemodelan dalam pengembangan sistem informasi, berevolusi selaras perkembangan teknologi dan metodologi pengembangannya. Kesamaan pandang diperlukan dalam pemodelan, yang akhirnya menuntut adanya keseragaman atau standar. Teknologi obyek, membutuhkan
pemodelan yang relevan, telah
mendorong Jacobson dkk., menciptakan standar pemodelan untuk pengembangan sistem, dengan pendekatan obyek yang dikenal dengan UML ( Unified Modeling Language). UML memiliki keuntungan yang menghasilkan representasi yang dapat diverifikasi melalui penalaran logis, pengujian, ata u bahkan simulasi. Sebagai
II-1
II-2
contoh, diagram proses bisnis dapat diuji dengan mental melewati kasus imajinasi, melalui pemikiran logis yang mungkin berbeda untuk melihat apakah itu merupakan upaya menghasilkan output yang diperlukan.
2.3 Pengertian I nfluence Diagram
Influence diagram merupakan salah satu dasar dalam menggambarkan suatu sistem secara grafis yang dapat menyampaikan suatu situasi yang kompleksitas tidak tersusun lebih efektif dibanding prosa, maka berbagai penyajian diagrammatic membantu di dalam menjelaskan kedua-duanya struktur dan proses untuk banyak sistem. Suatu diagram keputusan adalah diagram utama yang bermanfaat untuk melukiskan langkah-langkah yang terperinci dari proses pengambilan keputusan, melibatkan pengulangan terbuka seperti halnya mekanisme umpan balik, dar i suatu kuantitatif seperti kualitatif. Pengertian diagram berpengaruh sekali untuk menerbitkan proses perubahan bentuk dari sistem terstruktur dan hubungan komponen sistem yang teratur. Pengaruh diagaram pada beberapa persamaan dengan sebab dan akibat diagaram yang digunakan dalam sistem dinamis, suatu metodologi yang dikembangkan oleh Forrester untuk studi perilaku sistem komplek yang dinamis dengan umpan balik yang lambat dan meneruskan pengulangan. Suatu diagram menggambarkan hubungan pengaruh antara masukan ke dalam suatu sistem dan komponennya dan hasil dari sistem, mencakup tujuan sistem diukur stasiun kuantitatif sebagai contoh, kepadatan ditentukan lapisan ozon menyaring ke luar pecahan ditentukan uv-light mencapai mesosphere itu. Bagaimanapun, mempengaruhi diagram efektif untuk penggambaran hubungan tidak kuantitatif, seperti kehadiran hutan yang belum dibuka menambah kenikmatan yang dirasakan oleh wisatawan yang mengunjungi suatu area atau rasa sakit yang diderita oleh suatu dengan sabar yang mempengaruhi pemilihan waktu dari pembebasan perawatan memerlukan. Jika proses sistem memberikan menurut banyaknya, suatu komponen sistem pada umumnya diwakili oleh perubahan keadaan sesuai atau klasifikasi lain
II-3
mengukur dalam wujud waktu yang terintegrasi rata-rata atau penjumlahan perubahan keadaan yang kumulatif dari waktu ke waktu. Dibanding yang sederhana rata-rata nilai teramati, untuk sementara waktu sistem memegang nilai itu. Kita akan mengacu pada penyajian dalam diagram pengaruh komponen sistem atau perubahan keadaan dihubungkan sebagai variabel sistem. Masing-Masing memberi kenaikan pada suatu unsur terpisah. Suatu variabel sistem selalu dipengaruh oleh masukan, kendali dan variabel sistem lain.
Gambar 2.1 Contoh gambar influence diagram
Penjelasan dari simbol influence diagram adalah sebagaimana yang ditampilkan pada tabel di bawah ini
Tabel 2.1 Penjelasan Influence Diagram Simbol/gambar
Penjelasan
Cloud /Awan
Kendala, input data yang tak terkendali.
Rectangle/Empat persegi panjang
Input yang terkendali.
Circle/lingkaran
Komponen Sistem
Oval /Lonjong
Output
Arrow/Panah
Pengaruh Hubungan
II-4
2.4 Pengertian Rich Picture
Rich Picture Diagram (RPD) adalah alat yang sangat ideal untuk mengkomunikasiakan mengenai situasi yang rumit dan bermasalah, dimana di dalamnya terangkum mengenai segala sesuatu yang diketahui pengamat mengenai sesuatu yang telah diteliti sebelumnya. RPD juga menunjukan situasi secara keseluruhan yang lengkap dalam pandangan mata, gambar-gambar yang tersaji di dalamnya memudahkan pembaca untuk memahami mengenai permasalahan yang ada pada situasi tersebut. keterkaitan elemen satu dan lainnya baik langsung maupun tidak langsung dapat dilihat dengan jelas dan tidak membingungkan.
Gambar 2.2 Contoh gambar rich picture diagram
Rich
picture dapat
diartikan
pula
sebagai
gambar
kartun
yang
menggambarkan keseluruhan sistem yang rumit sehingga mudah dibaca dari berbagai sudut pandang dengan segala aspek yang terkandung didalamnya secara instant. Rich picture memuat gambaran keseluruhan dari orang, objek, proses, struktur, dan masalah pada keseluruhan proses bisnis yang ada di perusahaan.
II-5
Kegunaan Rich picture antara lain :
Alat yang ideal untuk berkomunikasi mengenai situasi yang rumit dan bermasalah
Keterkaitan antar elemen serta hubungan yang terjalin, langsung maupun tidak lebih mudah untuk dilihat
Memudahkan identifikasi pemilik masalah dan membantu dalam mengindentifikasi potensi masalah dan konflik
Membantu dalam pembuatan batasan dan cakupan masalah
2.5 Sawargi Catering
Sawargi Catering yang terletak di daerah Kelurahan Bintara Jaya, Kota Bekasi merupakan usaha milik keluarga yang telah turun temurun di kelola oleh keluarga Kartini. Berdiri sejak 35 tahun yang lalu dengan luas tempat produksi 2002 kini usaha katering ini telah memiliki gudang produksi seluas 782,5 2 . Pada Sawargi Catering semua pekerjaan yang berhubungan dengan masak di dapur dipimpin oleh pemiliknya sendiri, untuk bagian keuangan seluruhnya diatur oleh adik kandung pemilik dan untuk pemasaran ( marketing ) dipegang oleh 2 keponakan sang pemilik. Sementara 50 karyawan yang bekerja seluruhnya bekerja di dapur, beberapa pegawai memiliki spesialisasi dalam pekerjaan, namun dominan dari pegawai bekerja di dapur sesuai perintah sang pemilik yang mengepalai seluruh kegiatan di dapur.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Langkah-Langkah Penyelesaian Masalah
Dalam upaya melaksanakan penelitian ini dibutuhkan suatu proses yang terstruktur dan sistematis. Adapun langkah-langkah penyelesaian masalah penelitian dapat dilihat pada gambar 3.1 sebagai berikut : Mulai Studi Pustaka
Wawancara Mengidentifikasi Masalah
Tujuan Penelitian
Pengumpulan Data
Pengolahan Data
Analisis dan Pembahasan
Kesimpulan dan Saran
Selesai Gambar 3.1 Flowchart Metode Penelitian
3.2 Pembahasan F lowchart Metode Penelitian
Berikut adalah pembahasan dari langkah-langkah penelitian sebagaimana flowchart yang dapat dilihat pada gambar 3.1.
III-1
III-2
Mulai
Tahap ini dilakukan dengan melakukan observasi dan wawancara terlebih dahulu ke pihak Katering Sawargi.
Studi Pustaka
Bagian ini berisi tentang teknik pengumpulan data dengan mengadakan studi penelaahan terhadap buku-buku, literatur-literatur, catatan-catatan, dan laporanlaporan yang ada dalam tugas besar ini.
Wawancara
Metode pengumpulan data dengan cara menanyakan atau mewawancarai secara langsung sumber terkait untuk mendapatkan data mengenai aktivitas, banyaknya pekerja, struktur organisasi perusahaan, serta waktu pelaksanaan aktivitas yang dilakukan.
Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah dilakukan untuk mengetahui situasi dan kondisi yang sebenarnya berdasarkan fakta-fakta maupun teori yang menyangkut dengan permasalahan tersebut.
Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk menjadikan data mengenai berbagai aktivitas di Sawargi Catering sebagai model baik menggunakan influence diagram maupun rich picture. Kemudian menganalisis model tersebut.
Pengumpulan Data
Dari studi pustaka di atas pengumpulan data diperoleh melalui hasil wawancara ke Sawargi Catering .
Pengolahan Data
Dari pengumpulan data di atas, pengolahan data menggunakan rich picture
III-3
dan influence diagram.
Analisis dan Pembahasan
Dari pengolahan data yang di lakukan analisis dan pembahasan mengenai model dari telah dibuat menggunakan influence diagram dan rich picture.
Kesimpulan dan Saran
Berdasarkan proses analisis yang dilakukan, dapat diperoleh kesimpulan dan saran dari hasil penelitian.
Selesai
IV-4
BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1 Pengumpulan Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini berasal dari hasil wawancara yang dilakukan terhadap usaha Sawargi Catering. Dengan rincian sebagai berikut :
4.1.1 Profil Perusahaan Sawargi Catering Sawargi Catering yang terletak di daerah Kel. Bintara Jaya, Kota Bekasi merupakan usaha milik keluarga yang telah turun temurun di kelola oleh keluarga Kartini. Berdiri sejak 35 tahun yang lalu dengan luas tempat produksi 200 2 kini usaha katering ini telah memiliki gudang produksi seluas 782,5 2 . Pada Sawargi Catering semua pekerjaan yang berhubungan dengan masak di dapur dipimpin oleh pemiliknya sendiri, untuk bagian keuangan seluruhnya diatur oleh adik kandung pemilik dan untuk pemasaran (marketing) dipegang oleh 2 keponakan sang pemilik. Sementara 50 karyawan yang bekerja seluruhnya bekerja di dapur, beberapa pegawai memiliki spesialisasi dalam pekerjaan, namun dominan dari pegawai bekerja di dapur sesuai perintah sang pemilik yang mengepalai seluruh kegiatan di dapur.
4.1.2 Struktur Organisasi Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-prasarana, data dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam suatu organisasi dibutuhkan personel yang tepaat dengan pekerjaannya untuk menjalankan tugas yang bisa mencapai tujuan organisasi tersebut. Sawargi Catering dipimpin oleh Pemilik/Owner yang membawahi bagian-bagian seperti yang dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
IV-5
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Sawargi Catering
Uraian tugas dari struktur organisasi Sawargi Catering dapat dijabarkan sebagai berikut : 1.
Pemilik/Owner Merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam perusahaan. Tugas pemilik
adalah menentukan kebijakan yang menyangkut kegiatan dan masa depan perusahaan,
memberhentikan
pengurus
serta
mengembangkan
atau
pun
membubarkan perusahaan. Tugas seorang pemilik perusahaan antara lain : a. Memimpin dan menjalankan roda perusahaan secara menyeluruh dan mempertanggung jawabkan kelangsungan hidup perusahaan. b. Melakukan motivasi serta menggerakkan bawahan untuk kelangsungan hidup perusahaan c. Mengontrol jalannya aktivitas perusahaan. d. Menentukan
kebijakan
teknis
dan
manajemen
dalam
operasional
perusahaan. 2.
Pemasaran a. Bertanggung jawab atas kelangsungan hidup perusahaan. b. Bertanggung jawab kepada Pemilik terhadap keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam produk penjualan. c. Mengemban tugas dari Pemilik.
IV-6
d. Menerima laporan dari bawahan. e. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengawasi sistem pemasaran yang digunakan. f. Melakukan penelitian dan pengontrolan terhadap tingkat penjualan produk perusahaan. 3.
Bendahara Mempunyai tanggung jawab kepada Direktur untuk mengatur seluruh
kegiatan keuangan perusahaan.
4.1.3 Ketenagakerjaan Sawargi Catering memiliki karyawan di dapur berjumlah 50 tenaga kerja tetap. Tenaga kerja yang direkrut umumnya masih keluarga. Sistem hari kerj a yang diterapkan pada Sawargi Catering dari hari Selasa sampai Minggu. Dengan rincian sebagai berikut yang ada pada halaman selanjutnya : 1. Selasa = Pesanan bahan baku kering diterima dari supplier 2. Rabu = Belanja bahan baku basah 3. Kamis = Peracikan bumbu dan pengolahan setengah jadi 4. Jumat = Jumat pagi masih peracikan bumbu dan pengolahan bahan setengah jadi, Jumat malam mulai pemasakan untuk acara Sabtu pagi. 5. Sabtu = Sabtu pagi pemasakan dan pengiriman untuk acara hari Sabtu, sedangkan Sabtu malam untuk pemasakan hari Minggu pagi. 6. Minggu = Pemasakan dan pengiriman untuk acara hari Minggu.
4.1.4 Proses Produksi Sawargi Catering memproduksi makanan dengan jumlah porsi perminggunya ± 40.000
porsi bergantung dari banyaknya acara yang dipesan dari dua Wedding
Organiser yang masih merupakan keluarga Kartini yaitu Sawargi Catering Services dan Puspita Sawargi Catering . Dalam proses produksinya semua bahan baku dibeli pada hari itu juga, tapi ada juga beberapa bahan yang sudah tersedia didalam gudang seperti bumbu, dan
IV-7
beras. Akan tetapi dalam penelitian ini diasumsikan seluruh bahan baku disimpan terlebih dahulu pada gudang masing-masing sesuai jenisnya.
4.1.5 Data Awal Sawargi Catering Untuk dapat mengetahui keadaan luas bangunan Sawargi Catering, maka data yang diambil berasal dari laporan praktikum mata kuliah Pergudangan dengan judul “Analisis Perancangan Ulang Tata Letak Fasilitas Pabrik Pada Sawargi Catering” tahun 2016. Dari laporan tersebut didapat luas area produksi Sawargi Catering adalah sebesar 782,52 dengan denah sebagai berikut:
Gambar 4.2 Denah Sawargi Catering
Berdasarkan gambar denah sawargi Catering pada halaman sebelumnya, maka terbagi beberapa statsiun kerja antara lain: 1. Garasi 2. Gudang Penyimpanan Bahan Siap Kirim 3. Gudang Bahan Mentah 4. Ruang Mencuci 5. Area Memasak
IV-8
6. Tempat Pengolahan Snack 7. Ruang Memotong dan Mencuci
Tabel 4.1 Luas Departemen Nama Stasiun Kerja/Departemen
Luas Area (m2)
Garasi
38
Gudang Penyimpanan Bahan Siap Kirim
30
Gudang Bahan Mentah
30
Ruang Mencuci
40
Area Memasak
141
Tempat Pengolahan Snack
8
Ruang Memotong dan Mencuci
20
TOTAL
307
Selain itu yang didapat dari laporan tersebut adalah bagan untuk Activity Relation Chart (ARC) dan Activity Relation Diagram (ARD) sebagai berikut :
Gambar 4.3 ARC Gabungan Katering Sawargi
IV-9
Gambar 4.4 ARD Katering Sawargi
4.2 Pengolahan Data
Dari data yang telah dikumpulkan, kemudian dibuatlah rich picture dan influence diagram pada keadaan saat ini (existing ) dari seluruh aktifitas Sawargi Catering mulai dari pemesanan oleh konsumen kepada Wedding Organizer atau pada pihak Sawargi Catering sendiri, hingga kembali pada konsumen. Kemudian akan ditampilkan rich picture dan influence diagram usulan dari seluruh aktifitas Sawargi Catering tersebut.
4.2.1 Rich Picture Keadaan Saat Ini ( Existing ) Aktifitas pada Sawargi Catering bermula dari pemesanan para konsumen kepada 2 Wedding Organizer , yaitu Puspita Sawargi Catering (PCS) dan Sawargi Catering Service (SCS). 2 Wedding Organizer ini berperan sebagai bagian pemasaran dari Sawargi Catering . Kemudian kedua Wedding Organiser memberi data pesanan pelanggan serta melakukan kegiatan pembayaran kepada pihak
IV-10
Sawargi Catering melalui bagian keuangan Sawargi Catering , untuk kemudian diserahkan kepada owner atau pemilik Sawargi Catering sebagai laporan pesanan. Selain memesan kepada 2 Wedding Organizer , konsumen bisa memesan langsung melalui customer service Sawargi Catering yang ditunjuk langsung oleh owner untuk kemudian menyerahkan laporan pesanan kepada owner . Setelah laporan pesanan diterima, owner membuat daftar kebutuhan apa saja yang harus dibeli dengan menunjuk supir katering untuk membelanjakannya langsung ke supplier tetap. Atau untuk beberapa bahan baku seperti halnya beras dan telur, owner sendiri akan menghubungi pihak supplier untuk mengirimkannya ke lokasi produksi Sawargi Catering . Selanjutnya, ketika kebutuhan sudah diterima, pihak Sawargi Catering akan menaruh di gudang penyimpanan bahan baku sesuai karakteristikn ya, seperti bahan baku yang harus tetap segar diletakkan di dalam kulkas, kemasan-kemasan diletakkan di gudang kemasan, botol-botol kecap, sambal dan berbagai penyedap rasa diletakkan di satu gudang tersendiri. Belanja kebutuhan dan datangnya supplier ini dijadwalkan setiap hari Selasa, untuk bahan baku jenis basah dibeli pada hari Rabu, adapun beberapa bahan baku yang dibeli di hari produksi agar tetap segar dan sehat ketika dikonsumsi oleh konsumen. Pada hari Kamis hingga Minggu dilakukan proses produksi. Segala proses produksi mulai dari peracikan bumbu, kegiatan menggoreng, memanggang, dan kegiatan memasak lainnya dikontrol oleh owner . Dimana owner harus melihat dan memandu jalannya proses produksi. Proses produksi dilakukan disatu lokasi tanpa pembatas, terkecuali lokasi memanggang yang berada dilantai 2. Setelah proses memasak selesai, bahan jadi diletakkan diwadah yang sudah disediakan. Proses ini kita sebut sebagai proses pengemasan dan proses ini dilakukan masih dilokasi produksi untuk selanjutnya diletakkan di garasi agar diangkut oleh bagian transportasi/supir untuk dikirimkan ke lokasi acara sesuai laporan pesanan konsumen. Tahap terakhir yaitu konsumen menerima pesanan dari Sawargi Catering dan dapat memberi review kepada pihak Wedding Organiser untuk pesanan melalui Wedding Organizer (WO) maupun langsung ke pihak Sawargi Catering .
IV-11
Gambar 4.5 Rich Picture saat ini (existing )
IV-12
4.2.2 Influence Diagram Keadaan Saat Ini ( Existing ) Pada influence diagram akan dijelaskan mengenai penjelasan proses dari seluruh aktifitas Sawargi Catering, yaitu sebagai berikut : 1. Sawargi Catering bekerja sama dengan WO “SCS” dan WO “PCS”. Setiap pesanan yang datang dari WO’SCS’ dan pesanan yang datang dari WO “PCS” selalu masuk kedalam laporan pesanan Sawargi Catering. 2. Laporan pesanan mencakup data dari : a. Pemesanan pada Supplier b. Laporan Keuangan c. Pembayaran Pesanan 3. Data yang dimuat dalam Pemesanan pada Supplier adalah terdiri dari: a. Ketentuan Suppl ier b. Ketentuan Waktu Belanja 4. Sedangkan laporan keuangan hanya memuat data tentang ketentuan harga makanan. 5. Dalam influence diagram ini yang terpenting adalah Ketentuan dari Owner. Yang termasuk dalam ketentuan tersebut meliputi : a. Pemesanan pada Supplier b. Laporan Keuangan c. Bahan Baku di Simpan d. Massa Produksi 6. Bahan baku datang terkait dengan pemesanan pada supplier , sedangkan bahan baku disimpan memuat tentang bahan baku yang datang. 7. Terakhir ketentuan waktu produksi dimuat dalam PRODUKSI.
IV-13
Pesanan dari
Pesanan dari
WO “SCS”
WO “PCS”
Laporan Pesanan Ketentuan Supplier (Tempat Belanja)
Ketentuan Waktu Belanja
Pembayaran Pesanan
Pemesanan pada Supplier
Ketentuan Harga Makanan Laporan Keuangan
Bahan Baku Datang
Bahan Baku Di simpan
Ketentuan dari Owner
Ketentuan Waktu Produksi
PRODUCTION & PACKAGING AREA
Gambar 4.6 Influence Diagram keadaan saat ini (existing )
4.2.3 Analisis Data Keadaan Saat Ini ( Existing ) Pada model rich picture dan influence diagram yang ada saat ini menceritakan bahwa keseluruhan kegiatan masih dapat dikatakan tidak terorganisir dengan baik. Pada diagram ini juga menjelaskan bahwa ada satu bagian yang tidak terbagi dalam bagian yang lebih spesifikasi (bagian produksi) yang artinya, terjadi double job di bagian area tersebut. Dan pada bagian diagram ini pula menjelaskan bahwa keseluruhan kegiatan masih bergantung pada satu kepala, yaitu owner -nya sendiri. Sentralisasi kewenangan perusahaan terhadap owner ini mempunyai dampak positif dan negatif. Beberapa dampak positif antara lain : 1.
Memiliki privasi, sebagai salah satu contoh yaitu terjaganya resep rahasia perusahaan jasa katering ini.
2.
Owner lebih mudah untuk menerapkan kebijakan baru secara keseluruhan sehingga tidak perlu pusing terhadap pengambilan keputusan karena seluruhnya diatur oleh owner .
IV-14
Namun, di samping dampak positif ada pula dampak negatif dari sentralisasi antara lain: 1.
Akan mengalami keterbengkalaian aktifitas katering jika suatu waktu terjadi hal yang tidak diinginkan oleh pihak perusahaan. Karena pesanan katering dipesan berbulan-bulan sebelumnya, jika terjadi hambatan secara mendadak maka dapat menurunkan nama baik perusahaan sehingga kepercayaan terhadap perusahaan berkurang.
2.
Tidak terjadinya fleksibilitas dan kecepatan dalam pengambilan keputusan, karena harus melalui owner . Berdasarkan poin-poin dampak positif dan negatif dari sentralisasi
kewenangan di atas, khususnya pada poin 1 dampak negatif, maka kami mengusulkan untuk memecahkan permasalahan sentralisasi tersebut dengan menggunakan prinsip-prinsip manajemen, agar proses aktifitas di jasa katering Sawargi ini berjalan efektif dan efisien. Adapun prinsip-prinsip umum manajemen menurut Henry Fayol yaitu : 1.
Pembagian kerja (division of work ), dimana pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif. George R. Terry dalam Prinsip-Prinsip Manajemen menyebutkan bahwa tugas atau pekerjaan dapat dibagi menjadi fungsi, tugas operasi, wilayah, langganan, proses, tim tugas, dan matriks.
2.
Wewenang dan tanggung jawab kerja ( authority and responsibility), masih menurut George R. Terry dalam Prinsip-Prinsip Manajemen disebutkan bahwa untuk melengkapi sebuah organisasi, unit-unit pegawai digabungkan bersama melalui suatu wewenang yang menetapkan hubungan antara unit-unit tersebut.
3.
Disiplin (discipline)
4.
Kesatuan perintah (unity of command )
5.
Kesatuan pengarahan (unity of direction)
6.
Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri
7.
Penggajian pegawai
8.
Pemusatan (centralization)
9.
Hierarki (tingkatan)
IV-15
10. Ketertiban (order ) 11. Keadilan dan kejujuran 12. Stabilitas kondisi karyawan 13. Prakarsa 14. Semangat kesatuan dan semangat korps. Dari ke-14 prinsip tersebut, penulis mencocokkan dengan keadaan existing di Sawargi Catering untuk membuat model usulan dalam hal aktifitas katering. Dimana sentralisasi tidak benar-benar dihilangkan, melainkan aktifitas pembagian kerja dan wewenang kerja yang dimaksimalkan. Model usulan dari aktifitas katering Sawargi digambarkan melalui model rich picture dan influence diagram.
4.2.4 Rich Picture Usulan Dari gambar rich picture usulan disarankan untuk meningkatkan kinerja customer service yang dimiliki Sawargi Catering dalam menerima pesanan dari kedua Wedding Organizer yang ada. Sehingga setiap pesanan akan melalui Customer Service pihak Sawargi Catering terlebih dahulu yang sebelumnya langsung diterima oleh pemilik Sawargi Catering. Kemudian membuat divisi berdasarkan aktifitas yang sudah dikelompokan dan memilih orang-orang tertentu yang merupakan kepercayaan dari pemilik Sawargi Catering sebagai penanggung jawab dari tiap divisi. Hal ini untuk memudahkan pemilik mengawasi dan mengontrol berbagai aktifitas produksi maupun pembelian bahan baku. Sehingga pemilik Sawargi Catering tetap bisa mengawasi walau tidak selalu secara langsung, tetapi melalui laporan dari setiap penanggung jawab. Selain itu untuk memudahkan pemilik Sawargi Catering berfokus pada hal-hal lain seperti resep baru atau pengembangan produk lainnya.
IV-16
Gambar 4.7 Rich Picture usulan
IV-17
4.2.5 Influence Diagram Usulan Pada influence diagram usulan terlihat proses aktifitas pada Sawargi Catering mulai pemesanan dari customer yang diolah menjadi laporan pemesanan hingga diterima konsumen.
Pemesanan Pembayaran
Laporan Pemesanan
Laporan Distribusi
Laporan Produksi Production Decission Rules
Laporan Keuangan
Keterangan Supplier
Penyimpanan Bahan Jadi
Pembelian
Penyimpanan Bahan Baku
Kegiatan Produksi
Pengiriman Barang Jadi
Supplier Lead Time
Konsumen Menerima
Gambar 4.8 Influence Diagram usulan
4.2.6 Analisis Data Usulan Dengan dibuatnya model usulan dari rich picture dan influence diagram, yang mana wewenang dan tanggung jawab owner dibagi menjadi 3 divisi yaitu divisi keuangan seperti yang sudah ada sekarang, dan ditambah 2 divisi baru yaitu divisi produksi dan divisi distribusi. Ketiga divisi tersebut dikepalai seorang kepala divisi yang fungsinya nanti mengontrol, mengatur, merencanakan kegiatan tiap divisi serta berkoordinasi dengan owner dalam hal pengambilan keputusan. Selain ditambahnya 2 divisi baru juga ditambah customer service yang berfungsi mengkomunikasikan laporan pesanan dari konsumen maupun dari kedua
IV-18
Wedding Organizer kepada owner untuk diteruskan kepada 3 divisi yang disebutkan sebelumnya. Dengan begitu efektifitas kinerja aktifitas katering Sawargi akan bertambah baik karena wewenang dan tanggung jawab diberikan pada karyawan yang diberikan wewenang oleh owner . Owner yang saat ini sudah hampir memasuki usia 70 tahun tetap memegang peranan penting sebagai kesatuan pengarahan dan perintah saja. Dan dapat menimimalisir terjadinya keterbengkalaian aktifitas jika terjadi sesuatu hal yang tidak diduga.
BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN 5.1 Analisis
Berdasarkan pengolahan data menggunakan rich picture dan influence diagram, dapat dianalisis bahwa permasalahan utama pada aktifitas Sawargi Catering yaitu sentralisasi aktifitas produksi oleh owner, yang mana owner harus melihat dan memandu jalannya proses produksi. Hal ini membuat ketergantungan pada owner yang mempunyai dampak baik dan buruk. Disatu sisi, jika seluruh bagian hanya diketahui oleh pihak owner saja memberikan dampak atau manfaat, bahwa seluruh proses memiliki privasi (dapat menjaga resep rahasia perusahaan). Namun, disisi lain jika seluruh kegiatan hanya bergantung pada satu pihak (owner ), berarti mungkin saja akan mengalami keterbengkalaian jika suatu waktu terjadi hal yang tidak diinginkan oleh pihak perusahaan. Selain masalah proses produksi, terdapat masalah lain yaitu baik produksi maupun pengemasan berada dilokasi yang sama. Demi kelancaran dan keefektifan aktifitas Sawargi Catering, maka dibuatlah usulan dengan menambah 2 divisi baru yaitu divisi produksi dan divisi distribusi, serta customer service. Maka beban kerja owner akan berkurang karena sudah dibentuk penanggung jawab untuk setiap aktifitas. Owner cukup melakukan kontrol lewat koordinasi dengan para kepala divisi dan customer service. Uraian singkat usulan yaitu setelah Wedding Organizer (WO) menerima pesanan dari customer , WO menghubungi customer service Sawargi Catering untuk memberi laporan pesanan. Customer service selanjutnya akan memberi informasi tentang laporan pelanggan kepada owner . Atas persetujuan owner, customer service akan memberitahukan laporan pesanan kepada kepala divisi produksi, keuangan dan distribusi. Tanggung jawab ketiga divisi tersebut adalah : 1.
Divisi produksi menangani segala kegiatan penyimpanan baik dalam bentuk bahan jadi maupun bahan baku. Di area penyimpanan ini juga terdapat area pengemasan. Selain penyimpanan, kegiatan produksi katering juga diatur oleh divisi produksi ini. V-1
V-2
2.
Divisi keuangan menangani segala hal yang berkaitan dengan kegiatan keuangan Sawargi Catering.
3.
Divisi distribusi menangani hubungan dengan supplier , kapan harus membeli kembali, dan sebagainya. Serta pengiriman bahan jadi ke lokasi acara sesuai dengan laporan yang diberikan customer service Sawargi Catering.
VI-3
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan
Dari hasil pengolahan data yang telah dilakukan maka dapat disimpulkan bahwa melalui rich picture dan influence diagram kita dapat melihat aktifitasaktifitas apa saja yang terjadi beserta masalah dan berbagai kemungkinan yang terjadi selama aktifitas-aktifitas tersebut berjalan. Pada bab 4 telah ditampilkan rich picture dan influence diagram dari Sa wargi Catering, dimana keduanya menampilkan masalah yang terjadi berupa sentralisasi komando dan terlalu banyaknya aktifitas yang dilakukan dalam satu area yang sama tanpa adanya pemisah antar aktifitas. Dari permasalahan tersebut diberikan usulan berupa menambahkan atau menunjuk orang-orang kepercayaan dari pemiliki Sawargi Catering untuk bertanggung jawab atas divisi yang yang telah dikelompokan berdasarkan aktifitasnya. Kemudian seriap orang per divisi akan memberikan laporan kepada pemilik Sawargi Catering, sehingga pemilik dari Sawargi Catering dapat berfokus pada pengembangan produk.
6.2 Saran
Saran selanjutnya untuk penelitian berikutnya, ala ngkah baiknya jika dimuat beberapa saran sebagai berikut : Jika dalam penelitian ini hanya menggunakan data area pengerjaan serta penjelasan proses produksi yang berlangsung untuk mengoptimalkan kegiatan Catering Sawargi, maka alangkah baiknya jika data area di masing-masing proses merupakan data sesungguhnya bukan hanya asumsi. Selain data area, dapat juga dilampirkan data pendukung penelitian lain seperti jumlah pekerja, biaya bahan baku, biaya pegawai, dan lain sebagainya.
VI-4
Saran terakhir untuk melanjutkan penelitian dapat dengan menggunakan metode, aplikasi lain serta untuk tujuan lainnya seperti untuk pergudangan, manajemen mutu terpadu atau lainnya.
