ANALISA JABATAN ( JOB ANALYSIS)
Analisis Jabatan (Job Analysis) adalah teknik untuk menghimpun, mengolah dan menyajikan informasi pekerjaan secara sistematis, tepat dan jelas dalam rangka penyusunan kegiatan bagi pengelolaan tenaga kerja. Dengan kata lain, Analisis Jabatan adalah prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu pekerjaan/jabatan tertentu tertentu dan orang macam apa yang akan dipekerjakan untuk itu.
Yang ingin dihasilkan dari kegiatan Analisis Jabatan ini adalah 3 (tiga) hal berikut : (1). Informasi Jabatan (Job Information) Yang biasanya terdapat dalam Informasi Pekerjaan meliputi hal-hal sebagai berikut : a.
Identitas Jabatan (Job Identity) : • Nama Jabatan (Name of Job). • Kode Jabatan (Job Code). • Ikhtisar Jabatan (Job Summary).
b.
Keluaran Jabatan (Job Output) : Adalah keluaran (output) yang dihasilkan oleh penjabat dari jabatan tersebut dalam melaksanakan pekerjaan / jabatannya.
c.
Masukan Jabatan (Job Input) : Adalah bahan-bahan dan atau informasi yang akan diproses oleh pemegang jabatan untuk menghasilkan keluaran jabatan (Job output). output).
d.
Peralatan Kerja (Work Equipment) : Adalah mesin-mesin, alat-alat, perkakas dan perlengkapan lainnya yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaan untuk membantu memproses input menjadi output.
e.
Pelaksanaan Kerja, antara lain : • Kegiatan (Activity). • Tugas (Task/Duty). • Kewajiban (Mandatory). • Tanggungjawab (Responsibility). • Wewenang (Authority).
f.
Hubungan Jabatan (Job Relation) : • Promosi (Promotion). (Promotion). • Mutasi (Transfer). • Kerjasama (Coordination). • Atasan Langsung (Superior). • Bawahan Langsung (Subordinate).
g.
Kondisi Kerja (Work Condition) : • Keadaan tempat kerja. • Risiko pekerjaan. • Golongan kepangkatan. • Golongan penggajian.
h.
Syarat Jabatan (Job Requirement) : • Keterampilan kerja (Skill). • Pengetahuan kerja (Knowledge). • Pendidikan formal (Related Education). • Pelatihan khusus (Training). -0-
• Pengalaman kerja (experience). • Bakat kerja (Talent). • Tempramen kerja (Temper). • Minat kerja (Interest). i.
Lain-lain (Others), antara lain : Penjelasan istilah-istilah tertentu (term) yang dipakai dalam penyajian Informasi Jabatan (Job Information) yang tidak dikenal secara umum. Pelaksanaan analisis pekerjaan, meliputi : ♦ Tanggal pelaksanaan. ♦ Nama responden. ♦ Nama analis, dsb.
Kegunaan dari Analisis Jabatan 1.
Perekrutan & Seleksi (Recruitment & Selection) Analisis jabatan menyajikan informasi tentang apa- apa yang dibawa oleh suatu jabatan dan karakteristik manusia jenis apa yang dituntut untuk melaksanakan pekerjaan/jabatan tersebut. Jadi informasi dari uraian jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification) yang dihasilkan dari analisis jabatan (Job analysis).
2.
Penilaian Kinerja (Performance Appraisal) Penilaian kinerja adalah membandingkan antara kinerja aktual dari masing-masing karyawan dengan standar kinerja yang diinginkan/diharapkan. Biasanya melalui analisis jabatan inilah ditetapkannya standar untuk dicapai dan kegiatan spesifik untuk dilaksanakan.
3.
Kompensasi (Compensation) Analisis jabatan juga merupakan informasi untuk memperkirakan kompensasi yang tepat bagi masing- masing jabatan. Hal ini dikarenakan kompensasi (misalnya : gaji, bonus dan tunjangan) biasanya tergantung pada keterampilan, tingkat pendidikan yang dipersyaratkan dari suatu jabatan, risiko keselamatan kerja, dan tingkat tanggungjawab.
4.
Pelatihan (Training) Analisis jabatan juga merupakan informasi yang digunakan untuk menrancang program pelatihan dan pengembangan karena di dalam uraian pekerjaan/jabatan dipersyaratkan adanya keterampilan tertentu, maka untuk itulah dituntut adanya suatu pelatihan yang dibutuhkan.
(2). Langkah-langkah dalam Analisis Jabatan. Untuk melakukan analisis jabatan yang baik, ada beberapa langkah yang harus dilewati, yaitu :
Langkah 1 Kumpulkan informasi dan data-data mengenai : struktur organisasi dan bagan proses. Dari Bagan Struktur Organisasi akan diperoleh informasi : • Jabatan-jabatan apa saja yang ada di dalamnya. • Bagaimana hubungan antar masing -masing jabatan yang ada tersebut. • Siapa yang harus melapor kepada siapa (hubungan atasan – bawahan). Sedangkan Bagan Proses menyajikan suatu informasi yang lebih rinci mengenai arus kerja dibandingkan yang diperoleh dari bagan struktur organisasi.
-1-
Langkah 2 Pilihlah hanya posisi yang paling representatif untuk dianalisa. Hal ini berkenaan dengan bila banyaknya posisi yang hampir serupa yang ingin dianalisis, karena akan banyak memakan waktu dan tenaga.
Langkah 3 Analisislah secara sungguh-sungguh suatu jabatan dengan mengumpulkan data-data kegiatan jabatan, perilaku yang dipersyaratkan, kondisi kerja, karakter serta kemampuan yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan/jabatan tersebut. Untuk itu mungkin diperlukan satu atau lebih teknik menganalisa jabatan.
Langkah 4 Tinjaulah informasi-informasi tersebut dengan si pemangku jabatan, verifikasi dengan pekerja yang menjalankan pekerjaan itu dan dengan supervisor terdekatnya. Hal ini akan membantu konfirmasi apakah informasi tersebut benar atau lengkap adanya.
Langkah 5 Kembangkan suatu uraian jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (Job specification), yang mana kedua hal ini merupakan produk kongkrit dari sebuah analisis jabatan. Spesifikasi jabatan dapat dijadikan satu dokumen de ngan uraian jabatan atau dapat pula dipisahkan.
(3). Metode Pengumpulan Informasi untuk Analisis Jabatan. Terdapat beberapa teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi dalam analisa jabatan (dimana teknik-teknik ini dapat dikombinasikan), yaitu diantaranya dengan cara : • Wawancara. • Kuesioner Jabatan. • Observasi. • Buku Harian (Log Book) karyawan. • Prosedur Civil Service seperti di AS.
Siapa Yang Berwenang Mengumpulkan Informasi Analisis Jabatan ? Dalam pengumpulan data analisis jabatan biasanya mencakup satu upaya gabungan (team) antara : • Karyawan yang ber sangkutan, • Supervisor SDM, • Spesialis SDM (HR Specialist) :
Manager SDM (HR Manager),
Analis Jabatan (Job Analyst),
Konsultan SDM (SDM Consultant).
-2-
Wawancara Ada 3 (tiga) jenis wawancara yang digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu :
Wawancara secara individu dengan masing-masing karyawan.
Wawancara kelompok, dengan kelompok karyawan yang memiliki jabatan yang sama.
Wawancara supervisor, dengan satu atau beberapa supervisor yang benar-benar mengetahui tentang jabatan yang sedang dianalisis.
Sebagai suatu aturan, hendaknya supervisor langsung dari karyawan yang akan dinalisis jabatan/pekerjaannya menghadiri sesi kelompok, jika tidak, maka supervisor tersebut harus diwawancarai secara terpisah untuk mendapatkan perspektif (gambaran/opini) pribadi tentang tugas dan tanggungjawab dalam jabatan tersebut. Jenis wawancara apapun yang dilakukan, peserta wawancara harus sepenuhnya memahami alasan wawancara tersebut, karena ada kecenderungan bahwa wawancara tersebut akan disalahtafsirkan sebagai suatu penilaian efisiensi. Bila demikian halnya, maka para peserta wawancara mungkin tidak akan mau menguraikan jabatan mereka ataupun pekerjaan bawahan mereka dengan yang sebenarnya karena takut akan dinilai tidak efisien. Wawancara adalah metode yang paling banyak digunakan untuk menetapkan tugas dan tanggungjawab jabatan, karena penggunaannya yang luas maka sekaligus mencerminkan keunggulannya. Dan yang paling penting dari teknik wawancara ini adalah dimungkinkannya para pekerja melaporkan aktivitas dan perilaku dalam menghadapi pekerjaan tersebut dengan lebih jelas. Sisi negatifnya, sering terjadi kesalahan informasi yang didapat dari para pekerja yang mungkin saja mereka memberikan informasi yang palsu atau memang tidak mengerti sama sekali (yang sifatnya tidak disengaja). Suatu analisis jabatan sering dipandang sebagai suatu penilaian terhadap efisiensi tertentu di dalam melaksanakan pekerjaan, sehingga para karyawan cenderung membesar-besarkan tanggungjawabnya karena dianggap akan mempengaruhi kompensasi (reward) yang akan diterima nantinya.
Kuesioner Kuesioner analisis jabatan merupakan suatu seri pertanyaan yang terperinci seperti mengenai : tinjauan umum dari suatu jabatan, tanggungjawabkepenyeliaan, tugas-tugas jabatan, pendidikan, keterampilan dan pengalaman yang dituntut. Maksud dan tujuannya adalah meminta karyawan untuk menggambarkan tugas-tugas dan tanggungjawab yang berkaitan dengan jabatan. Hal yang paling penting dalam pembuatan kuesioner ini adalah bagaimana men-strukturkan kuesioner dan pertanyaanpertanyaan apa saja yang hendaknya dimasukkan. Terlepas dari terstruktur atau tidak, kuesioner mempunyai keuntungan dan kerugian tertentu. Sebuah kuesioner merupakan satu cara yang cepat dan efisien untuk memeperoleh informasi dari sejumlah besar karyawan (karena lebih murah dari mewawancarai sejumlah besar karyawan), tetapi mengembangkan dan mengujinya (apakah para karyawan mengerti dan memahami pertanyaan tersebut) barangkali merupakan suatu proses yang mahal dan memakan waktu. Observasi Metode observasi langsung akan sangat bermanfaat bila dilakukan untuk kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik, misalnya :karyawan pembersih (cleaner), pegawai perakitan, dan staf akuntansi. Tetapi untuk kegiatan yang mengandung kegiatan mental yang tidak dapat diukur akan menjadi sulit (misalnya : ahli hukum dan perekayasa perancangan). Observasi dan wawancara sering digunakan secara bersama- sama. Buku Harian (Log Book) Metode yang lain adalah dengan meminta karyawan membuat buku harian atau daftar yang mereka lakukan sepanjang hari. Untuk setiap kegiatan pekerjaan yang dilakukan akan dicatat berikut waktunya oleh karyawan yang bersangkutan, sehingga dengan demikian urutan kronologis dari setiap pekerjaan yang dilakukan akan nampak dan tergambar dengan jelas dalam log book tersebut. -3-
Lembaran Riwayat Jabatan Komisi di Kepegawaian Negeri Amerika Serikat (US Civil Service Commission) telah mengembangkan suatu teknik analisis jabatan yang bertujuan memberikan prosedur baku sehingga jabatan-jabatan yang berbeda dapat diperbandingkan dan diklasifikasikan. Metode ini dilakukan dengan membuat suatu Lembar Riwayat Jabatan yang mesti diisi.
(4). Spesifikasi Jabatan (Job Specification). Spesifikasi Jabatan menunjukkan persyaratan- persyaratan yang harus dipenuhi oleh para pelaksana pekerjaan (job taker), sebagaimana yang diharapkan agar mampu :
Melaksanakan kewajibannya.
Bertanggung-jawab.
Bekerjasama baik dengan orang-orang yang ada di atasnya (atasan) maupun yang ada di bawahnya (bawahan).
Job Specification ini biasanya disebut juga :
Spesifikasi Pekerjaan, atau
Spesifikasi Jabatan.
(5). Uraian Jabatan (Job Description). Job Description biasanya juga disebut sebagai :
Uraian Pekerjaan, atau
Uraian Jabatan, atau
Deskripsi Pekerjaan, atau
Deskripsi Jabatan.
Bentuk Job Description ada 2 (dua) : a. Uraian Pekerjaan secara Generik (Generic Job Description). Yaitu Uraian Jabatan yang ditulis secara umum tanpa mengidentifikasikan tugas-tugas, tanggung- jawab dan wewenang secara lebih rinci atau spesifik. b. Uraian Pekerjaan secara Spesifik (Specific Job Description). Yaitu Uraian Jabatan yang ditulis / diuraikan secara lebih terperinci mengenai tugas-tugas dan tanggung-jawab serta wewenang atas pekerjaan tersebut.
-4-
CONTOH URAIAN JABATAN (Specific. Job Desccription)
Nama Jabatan : Management Representative Departemen : Management Representative A t a s a n: Direktur Utama Bawahan:
Quality Assurance Coordinator
Document Controller
Lingkup Pekerjaan : Bertanggungjawab terhadap jalannya Sistem Mutu QMS-ISO 9000:2000 di lingkup perusahaan. T u g a s:
Menyusun Quality System.
Mempersiapkan dan menyusun dokumentasi quality system.
Menyetujui dokumen Master List.
Menyetujui program audit, baik audit intern maupun audit ekstern.
Tanggung jawab :
Mengidentifikasi dan menyediakan sumber daya manusia yang memadai dan terlatih bagi pengelolaan dan pengembangan sistem.
Menjamin terlaksananya internal quality audit.
Memeriksa dan mengetahui semua permintaan corrective & preventive action.
Meninjau dan menyetujui master list record.
Wewenang: Menetapkan wewenang dan tanggungjawab b awahan. Hubungan Ke Luar :
Mewakili perusahaan terhadap pihak external auditor (certification body). Mewakili perusahaan kepada pihak-pihak ketiga di luar perusahaan, termasuk hubungan dengan instansi-instansi pemerintah.
Kualifikasi :
Berpendidikan minimal S1.
Pengalaman minimal 4 tahun di bidang yang relevan. -5-
Memiliki keterampilan dalam :
Membuat perencanaan,
pengendalian dan pengontrolan pada tingkat kegiatan op erasional dan strategis.
Mampu memimpin, mengatur dan mengkoordinir bawahan.
Pengetahuan dan pemahaman tentang ISO 9000. 44
-6-
