Administracion Eficaz del Tiempo.pdf

2

Administraci cióón Ef Eficaz de del Ti Tiemp mpoo

Hola, estimado amigo afiliado: La aparición del Grupo Empresarial decision en América Latina, viene a llenar el vacío que se ha creado actualmente, entre el mundo académico y el mundo laboral. Con la fusión en una misma organización de tres áreas tan distintas como son la información, la asesoría y la formación, queremos ofrecer a nuestros alumnos afiliados afiliad os la posibilidad de adquirir desde un mismo entorno los conocimientos que le van a precisar y la experiencia que le van a requerir. Hasta el momento el secreto de nuestro éxito ha consistido en combinar de forma adecuada, una formación eminentemente práctica, adaptada a las necesidades de la empresa actual, con la realización de prácticas profesionales que permiten a nuestros alumnos-afiliados aplicar los conocimientos adquiridos en su entorno laboral real. A continuación es un honor para nosotros poner en sus su s manos el curso:

Administración Eficaz del Tiempo

2

Administraci cióón Ef Eficaz de del Ti Tiemp mpoo

Hola, estimado amigo afiliado: La aparición del Grupo Empresarial decision en América Latina, viene a llenar el vacío que se ha creado actualmente, entre el mundo académico y el mundo laboral. Con la fusión en una misma organización de tres áreas tan distintas como son la información, la asesoría y la formación, queremos ofrecer a nuestros alumnos afiliados afiliad os la posibilidad de adquirir desde un mismo entorno los conocimientos que le van a precisar y la experiencia que le van a requerir. Hasta el momento el secreto de nuestro éxito ha consistido en combinar de forma adecuada, una formación eminentemente práctica, adaptada a las necesidades de la empresa actual, con la realización de prácticas profesionales que permiten a nuestros alumnos-afiliados aplicar los conocimientos adquiridos en su entorno laboral real. A continuación es un honor para nosotros poner en sus su s manos el curso:



Prologo El tiempo es uno de los recursos más importantes para el Directivo. Hay que tener en cuenta que para que podamos aprovechar y sacar el máximo partido de nuestro tiempo tiene que ser y estar organizado. Una mala organización nos hará perder mucho tiempo y esto irá ligado a perder dinero o dejar de ganarlo. La creencia general es que “el tiempo no alcanza”, pero en realidad el problema es “cómo utilizamos el tiempo” . El tiempo está ahí, en igual medida para todos. No podemos acumular tiempo o modificarlo, no lo podemos gestionar. Lo que si podemos hacer, es usarlo adecuadamente: gestionarnos a nosotros mismos, generando hábitos nuevos. ¿Alguna vez te has preguntado cuál es el verdadero valor de un día; de un año; o de un minuto? No hablamos de cuánto “cuesta” tu hora profesional, tus honorarios o tu sueldo... Hablamos de todo tu tiempo: de tu vida. Del tiempo que pasas con tu familia; con tus amigos; el tiempo de vacaciones; el tiempo de descanso; de renovación; de diversión... ¿Cuál es el verdadero valor de tu tiempo?

Difícil de responder... ¿verdad? Te invitamos a “tomarte un tiempo” y reflexionar juntos, acerca del uso que le damos al tiempo (nuestra vida).

Para comprender... comprender... el valor de un año... piensa piensa en un estudiante estudiante que debe recursar recursar.. ¿Qué valor tiene un mes? ... pregúntale pregúntale a la madre madre de un bebé prematuro. ¿Deseas saber el valor de una semana? ... pregúntale pregúntale al al editor de una una revista. ¿Cuál es el valor de un día? ... piensa piensa en un niño al al final de sus vacaciones. vacaciones. ¿Cuál será el valor de una hora... para para quien espera ser ser rescatado? rescatado? ¿Cuál es el valor de un minuto? ... pregúntale pregúntale a alguien alguien que acaba acaba de perder su vuelo. vuelo. ¿Cuánto valor tuvo un segundo... para para quien se salvó de ser atropellado? atropellado? piensa en el atleta que obtuvo obtuvo la medalla de plata. ¿Cuál es el valor de un milisegundo? ... piensa Ninguna de estas personas podría “comprar” el tiempo que no tiene. El valor del tiempo es único para

cada persona, en cada circunstancia de su vida... Más que dinero... ¡el tiempo es vida! El tiempo no se “tiene”, no se “adquiere”, no se “gana” ni se “pierde”, no es algo externo a nosotros como el dinero, sino que es una percepción interna. Y como tal, es una experiencia personal que cada quien recorre a su manera.

3

4

Admi Ad mini nist stra raci ción ón Ef Efiica cazz de dell Ti Tiem empo po Ya sabemos que no es fácil el cambio, que tienes que responder el teléfono ahora mismo, que tienes que completar esa planilla, que tienes que preparar la reunión, sacar las entradas del Cine, recibir al invitado, ayudar a tu hijo a hacer las tareas, limpiar la casa, hacer el presupuesto y pagar las cuentas... Si sientes que es demasiado, pero tienes la intención de cambiar, simplemente necesitas ayuda... y aquí estamos para dártela.

¿Cómo está tu relación con el Tiempo? ¿Respondes bien a tus obligaciones profesionales?

¿Disfrutas la vida y la compañía de tus seres queridos? ¿Cuidas tu salud?

Permítenos presentarte 9 puntos claves para mejorar tu relación con el tiempo.

1. Visualiza y define. Clarifica todo lo que realmente quieres en la vida. 2. Realiza un plan de acción. Para alcanzar aquellas cosas que quieres. actividades.. 3. Organiza las actividades Reconoce cuáles son importantes para tí.

Pero... ¿Cómo saber lo que realmente queremos? ¿Qué es lo más importante para cada uno de nosotros? ¿Qué contiene un Plan de Acción efectivo? ¿Cómo, dónde y cuándo organizar nuestras actividades? ¿Qué nos va a producir el mayor beneficio personal?

4. Asigna tiempo de de Renovación Renovación Tu planificación debe tener tiempo de Ocio. 5. Cumple tu planificación Para sentirte bien y fortalecer tu auto-confianza. 6. Delega todo lo que puedas. Aprende a hacerlo y practica hasta ser efectivo.

Pero... ¿Cómo conciliar las exigencias del trabajo, con el ocio, la familia y la tranquilidad? ¿Cómo resolver lo urgente sin descuidar lo importante?

Administración Eficaz del Tiempo 7. Aprende a decir NO. Pon tus prioridades por encima de las de los demás. 8. Agrupa tareas. Gestiona lo mejor que puedas tus actividades. Busca crear sinergia. 9. Mantente alerta. Busca y captura las oportunidades.

Pero... ¿Cómo decir “no” a un jefe, o a un amigo, sin “quedar mal”? ¿Qué hacer para crear y capturar oportunidades? ¿Cómo podemos añadir más valor a lo que hacemos?

Aprender a liderar nuestras propias vidas… La “Administración Eficaz del Tiempo” tiene más que ver con el liderazgo personal, que con un cálculo y gestión de horarios y actividades. No podemos aprender a “administrar” el tiempo, sin antes aprender a liderar nuestras propias vidas. Administrar nuestras actividades para obtene r un buen resultado es difícil, porque implica liderar nuestras vidas y encontrar el valor real de cada momento.

¿Qué elementos nos hacen perder tiempo?: Mala organización (planificación). Exceso de compromisos . Intrusiones: llamadas telefónicas, reuniones mal planificadas o a destiempo. Falta de delegación: no pueden hacerlo todo, hay que aprender a delegar.

Para aprovechar al máximo el tiempo, tengamos en cuenta los siguientes puntos: Tareas Tareas: A.- Tareas programadas, son las más importantes ya que van dirigidas a áreas claves. B.- Tareas reactivas, imprevistas, son las que no están programadas. Teniendo en cuenta que las tareas más importantes son las programadas tendremos que darle un carácter de urgencia, intentando resolverlas cuanto antes mejor, dejando tiempo para las imprevistas

5

6

Administración Eficaz del Tiempo Información: debemos informarnos sobre los distintos aspectos del negocio y su funcionamiento. Planificación y delegación de funciones : cuando mejor planificados estemos más tiempo tendremos. Principio de Pareto: según este principio los directivos utilizan la mayor parte de su tiempo en solucionar problemas, en un negocio, el 20 por 100 de los problemas afectan al 80 por 100 de resultados y, a su vez, el 80 por 100 de los problemas sólo afecta al 20 por 100 de los resultados. Hay una elevada cantidad de personas que trabajan muchas horas todos los días sentadas en una mesa. Disponen de la más moderna tecnología. Su buen uso, junto a una buena organización, dará como resultado una labor bastante más eficiente. Un ordenador, teléfono, fax, papeles... Estos elementos junto a otros muchos, suelen estar presentes en las mesas de trabajo de las oficinas. Sea cual sea el lugar, una correcta organización del entorno hará más eficaz el quehacer diario de estas personas.

Pasos para hacer que nuestro trabajo sea más eficaz… 1. Ten organizado y limpio el lugar de trabajo : Cada cosa en su sitio, y un sitio para cada cosa. Es muy fácil. Desde primera hora de la mañana todo debe estar preparado para funcionar correctamente.

2. Cuida la presentación personal : Especialmente si trabajas de cara al público. Piensa que te ven a ti como representante de la empresa y que debes corresponder a la imagen que espera de ti tu interlocutor. Tampoco se debe descuidar una buena presentación de nosotros mismos de cara a los compañeros de trabajo.

3. Haz cada cosa a su orden : O sea, lo que viene primero. Muchas veces empezamos a trabajar con lo que nos apetece más, ya que nos resulta más placentero y dejamos lo más complicado para el final. Tenemos que tener en cuenta que a primera hora estamos más ‘frescos’ para resolver las dificultades y por la tarde no rendimos con la misma eficacia.

4. Lleva una planificación adecuada en tu agenda diaria : Anota todos los temas que tengas que resolver, las anotaciones que surjan durante el día. Una buena técnica es crearte una lista de tareas a realizar y una vez que se van haciendo irlas eliminando de tu agenda.

5. Cumple la palabra dada al cliente : Siempre tenemos que dar al cliente lo que verdaderamente estamos ofreciendo. Si surge algún problema y esto no es posible es mejor que le demos una explicación aunque no nos la haya pedido.

6. Organizarnos alrededor del teléfono lo que más nos haga falta a la hora de consultar con nuestros clientes: Es muy molesto para el cliente y da impresión de desorganización el hecho de estar interrumpiendo la conversación para ir a buscar determinada información. Es recomendable tener a mano, la lista de precios, albaranes...

Administración Eficaz del Tiempo 7. Hay que escuchar al cliente para poder venderle nuestros productos : Escuchando lo que nos dice vamos a descubrir sus necesidades de compra y asesorarle sobre que artículo es el más adecuado para él. Si queda satisfecho con nuestra ayuda la próxima vez que tenga una necesidad recurrirá a nostros. 8.Estar bien informados de nuestros productos : Cuando mejor conozcamos nuestros productos, mejor podremos informar a nuestros clientes y más fácil resultará vend erlos. Un conocimiento adecuado del producto transmite confianza y credibilidad al cliente. 9.Realiza anotaciones cuando hables con un cliente, proveedor o cuando hagas alguna consulta : Es una manera de evitar olvidos y confusiones. Cuando llames para hacer una consulta, cuando hayas anotado todos los datos pregunta el nombre de la persona que está dándote la información. Será bueno adoptar el hábito de tomar notas para tenerlas adjuntadas con los temas que estamos tratando. 10.Llevar fichas de control de tus clientes o personas que te han solicitado información : Será un buen sistema de consulta. Lo podremos utilizar como base de datos, podemos segmentarlos según edad, sexo, lugar de residencia... Siempre lo podremos consultar cuando las necesitemos, es bueno anotar la última fecha en que se tuvo contacto y el motivo de la consulta.

Causas teóricas de perdida del tiempo en la empresa… ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒

Falta de información. Comunicaciones lentas y absurdas. Interrupciones constantes. Desorganización de los colaboradores. Exceso de urgencias. Llamadas telefónicas Exceso de burocracia. Errores de terceros. Visitas al exterior. Salidas para resolver problemas. Exceso de reuniones. Incompetencia de los jefes.

Causas reales de malversación del tiempo en la empresa… ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒

Falta de organización personal. Confusión de prioridades. Escasa delegación en nuestros colaboradores. Exceso de optimismo al apreciar nuestras habilidades y potencial de trabajo. Intentar abarcar un campo de actividades demasiado amplio. Poca puntualidad y control de horario. Dilación de las decisiones importantes. Precipitación en otras decisiones, sin analizar a fondo el origen de los problemas.

7

8


Los peligros de trabajar durante muchas horas… EXCUSAS

Hacer frente a la acumulación de trabajo que se amontona a lo largo del día.

CAUSA

Demasiada actividad ineficaz, no productiva, mientras los demás avanzan en sus tareas.

REMEDIO

Lista de prioridades; más disciplina personal; tratar de delegar; emplear mejor las secretarias; filtrar las llamadas telefónicas.

La administración cotidiana del tiempo… EXCUSAS

‘No puedo clasificar mi día tan fácilmente’

CAUSA

Demasiadas interrupciones; tratar los problemas a medida que van surgiendo, no por orden de importancia; no ser capaz de diferenciar entre urgente e importante.

REMEDIO

Preparar un gráfico de análisis de tiempo cada día para advertir donde se producen las fugas.

Cambie sus hábitos… El actual problema de tiempo ha surgido probablemente por culpa de una lenta e ininterrumpida adquisición de malos hábitos, por ejemplo, dejar los informes para el último momento, hacer las cosas uno mismo en vez de delegar, dar largas a las decisiones, y otros muchos. En otras palabras, trate de adquirir una serie de nuevos hábitos y dejar los viejos.

Conclusión: La planificación del tiempo ahorra tiempo… La planificación hará que se dedique tiempo a hacer las cosas importantes, las cosas que sólo usted puede hacer y que deben hacerse para una fecha tope. La planificación del tiempo ahorra tiempo. Marque objetivos y metas y mida el progreso al comparar lo que se ha logrado realmente con la meta original. Organice a su mesa de trabajo, a su secretaria y más que nada a usted mismo. Después de estas preguntas hay que tomar decisiones. Lo mejor que puede hacer en este instante es escribir los objetivos y prioridades del día siguiente. En este momento es más fácil hacer el enlace entre una jornada y otra.

Administración Eficaz del Tiempo Por último, si de verdad se quiere conseguir un éxito en la organización del tiempo, se deberá cultivar la tenacidad y la voluntad. Dicen que querer es poder, pero para llegar al objetivo último hay que empezar poco a poco, consiguiendo éxitos parciales, subiendo pequeños escalones hasta llegar a la cima.

Si quieres maximizar tu tiempo desarrolla estos hábitos que te sugerimos a continuación… Siete estrategias para ahorrar tiempo 1. Oriéntate hacia el resultado: En lugar de dedicarte una hora a realizar informes, debes determinar cuantos informes has de completar en ese tiempo. Esto centrará tu atención en completar la tarea. Asegúrate de que todo cuanto hagas está orientado a conseguir un objetivo.

2. Planifica tu tiempo: Haz una lista de prioridades con las cosas que necesitas hacer, después añade un tiempo límite realista para terminarlas. No seas demasiado rígido, puede que necesites un poco más del tiempo previsto para terminar y debes de contar con ello.

3. Sé paciente. Tómate el tiempo necesario para hacer las cosas bien a la primera. Resulta más eficiente que correr y después tener que volver a revisar para hacer correcciones.

4. Maximiza tu tiempo de lectura. Sé selectivo; comparte la información importante con otros y cuenta con que ellos hagan lo mismo. Sáltate capítulos o secciones de artículos que no sean relevantes. Evita las distracciones, las listas de distribución y cancela la suscripción a publicaciones no productivas. Escucha cintas mientras viajas o haces ejercicio.

5. Sé eficiente al teléfono. Ten notas preparadas en donde cubras todos los puntos que desees tratar y pide la información que necesites. De esta forma evitarás las charlas sociales. Deja mensajes en los buzones de voz para llamadas que no te sean agradables.

6. Evita interrupciones. Da a conocer los momentos en que las personas pueden reunirse contigo. Crea un punto de encuentro en vuestro lugar de trabajo que te dé opción a abandonarlo cuando debas hacerlo. Evita las visitas no anunciadas levantándote y haciendo un gesto educado indicando que andas mal de tiempo.

7. Crea un sistema para el trabajo rutinario. A partir de cartas y respuestas estándar.

9

10



INDICE 1.

Introducción

2.

El tiempo

3.

Tiempo de calidad

4.

Desperdiciadores de tiempo

5.

Identificación de hábitos personales Ejercicio I

6.

Causas de la morosidad

7.

El valor económico del tiempo laborable personal Ejercicio II

8.

El uso del tiempo Ejercicio III

9.

Planear las actividades

10. Organizar las actividades 11. Establecer fechas de seguimiento 12. Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos 13. El beneficio de la planeación 14. Poniendo prioridades 15. Eficiencia en la oficina 16. Como ocupar ‘’tiempo muerto’’ 17. Resumen y conclusiones prácticas 18. Evaluación periódica 19. Aprende a manejar el estrés del trabajo 20. Aprende como administran el tiempo los grandes empresarios

11

12



1. Introducción Metas generales Adquirir conciencia de que la administración del tiempo depende totalmente de la administración que se haga de los propios hábitos. Revisar y analizar diferentes metodologías de uso del tiempo Revisar conceptos de correcta aplicación del uso del tiempo. Identificar a través de un instrumento de auto evaluación, formas para mejorar el uso del tiempo que hacen actualmente los participantes. Conocer el uso de herramientas complementarias de apoyo para controlar el uso correcto del tiempo.

Objetivos Usted será capaz de: Reaccionar conscientemente en situaciones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo. Identificar con precisión sus causas particulares de desperdicio del recurso. Elaborar listas “inteligentes” de prioridades de acción. Distinguir efectivamente, y no sólo en teoría, la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes. Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias.

Competencias a desarrollar de manera indirecta Capacidad de auto crítica Organización personal Orientación a resultados

2. El tiempo ¿Qué es el tiempo? “¿Para qué es el tiempo?. ¿Quién puede explicarlo fácil y brev emente?. ¿Quién puede tanto comprenderlo mentalmente como expresarse al respecto? y sin embargo, ¿qué puede ser más familiar y más mencionado concienzudamente en nuestro discurso cotidiano que el tiempo?. Seguramente lo entendemos suficientemente bien cuando hablamos de él; igualmente lo entendemos cuando lo oímos nombrar, al hablar con otra persona. ¿Qué es entonces el tiempo?, si nadie me lo pregunta, yo lo sé; pero si quisiera explicárselo a alguien que me lo pregunte, sencillamente no lo sé”.

13

14

Administración Eficaz del Tiempo Las cosas no han cambiado mucho desde que San Agustín escribió esas palabras; todos sabemos lo que queremos expresar con el término tiempo, pero no podemos decir lo que es.

Los modernos diccionarios lo definen: “Relación que se establece entre dos o más fenómenos, sucesos, cuerpos u objetos” (Encicl. Ilustrada Cumbre); “Duración de los fenómenos. . . época, siglo” (Dicc. Larousse); “Duración de las cosas sujetas a mudanza” (Dicc. de la Real Academia);

“Aspecto mensurable de la duración” (Dicc. de Psicología). La mejor definición, si bien no la más clara para el lector moderno, sigue siendo la antiquísima definición de Aristóteles:

“El número, o la medida, del movimiento según antes y después”. Para Aristóteles, como para la mayoría de los filósofos antiguos y medievales, la palabra movimiento equivalía a cambio (decían que todo lo que cambiaba “se movía” de la potencia al acto, es decir, de la posibilidad a la realidad). El tiempo es pues, la dimensión del cambio. Si nada cambiara, no habría tiempo. Resulta entonces un corolario que sorprenderá a más de uno: El tiempo en sí no existe. No existe porque es una simple medida. No existe el tiempo como no existen ni el kilómetro ni el litro, sino únicamente las cosas que son medidas por tales patrones convencionales.

La administración del tiempo Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.

Administración Eficaz del Tiempo El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos físicamente, capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro. La administración del tiempo es una ilusión, porque nadie puede realmente administrar el tiempo. El tiempo es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de quiénes somos o qué estamos tratando de lograr, el tiempo continúa moviéndose al mismo ritmo.

Nosotros continuaremos usando la expresión “Administrar el tiempo” para identificar nuestros esfuerzos, para usar nuestros momentos disponibles con algún significado. Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que poda mos lograr resultados más eficaces. Debe tenerse en cuenta que la eficacia es más importante que la eficiencia. La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente estar ocupado. Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que tendrían tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus horas más eficientemente. El resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con más rapidez, razonando que si pudieran ser suficientemente rápidos, podrían tener tiempo sobrante. Por supuesto, esto raramente funciona y como estrategia para usar el tiempo es muy pobre. Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo presión se cometen más errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar a ntes de tomar decisiones para solucionar problemas. Como resultado, los días comienzan a parecer frenéticos. Cuando la presión no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia: trabajar más horas. Todos hacemos esto eventualmente, pero cuando se convierte en rutina, se generan otros problemas: las horas semanales se alargan a 50, 60, 70, 80 o más. El tiempo personal va desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es menos claro y problemas que podrían ser resueltos en minutos por una mente fresca, se resuelven en horas. Trabajar más rápido y trabajar más horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo, mucha gente continúa creyendo que esos enfoques les permitirán conseguir todas las cosas que necesitan ser hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan, siempre hay más por hacer, y deben tomar duras decisiones de prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones con acciones.

El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que hay. No importa cuanto hagamos, siempre hay alternativas interminables para invertir el tiempo. La solución a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas más importantes, en la seguridad de que siempre habrá tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer.

15

16

Administración Eficaz del Tiempo Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo y dejemos de actuar como tal, habremos dado un paso muy importante hacia una efectiva administración de nuestro tiempo. Identifica r las prioridades se convertirá en un problema menor. Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo usamos, desaparece de todas maneras. En consecuencia, la calidad de este recurso depende de lo bien que lo usemos. El conocimiento de que estamos desperdiciando este recurso tan personal cuando no lo usamos debidamente, debería ser suficiente para decidirnos a invertir el tiempo de mejor manera.

3. Tiempo de calidad En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la única variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu tiempo. En última instancia, usas tu tiempo como lo deseas. La forma como usas tu tiempo define quién eres, más aún que lo que dices, lo que vistes, los amigos que eliges, lo que piensas. Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo: mucha gente identifica a su familia como el aspecto más importante en su vida y sin embargo, invierte muy poco tiempo en actividades familiares

Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es importante en tu vida. Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su trabajo y su descanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que queremos hacer porque nos son más fáciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dará más tiempo para hacer las cosas. Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos gastando, somos nosotros quienes debemos dominarlo, y no dejar que él nos domine. Y nadie podrá dominar su tiempo mientras no esté primero dispuesto a dominarse a sí mismo. El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeñas y grandes elecciones cada día, cada hora y aún cada minuto.

Mitos El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte.

Administración Eficaz del Tiempo El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.

El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.

El mito del indispensable: “Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo 15 hrs. diarias”. Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.

El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal.

El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima”. El más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones. Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podría estar haciendo.

Desperdiciador de tiempo: Es cualquier cosa que impida que un ejecutivo alcance sus objetivos de la manera más efectiva posible.

Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son provocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos.

4. Desperdiciadores de tiempo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Excesivo flujo de papeles. Teléfono. Visitantes. Reuniones. Fallas de comunicación. Políticas y procedimientos. Información. (Falta / exceso)

17

18


Posibles soluciones… Agenda Citas. Proyectos. Actividades por realizar. Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.

Uso del teléfono Antes de llamar, planifica la conversación. Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo específico para llamadas. Trata de acortar la parte social de la conversación, ve directo al grano y permanece en él. Si la conversación se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla. Establece periodos de tiempo donde no recibirás llamadas sino sólo en casos de emergencia.

Correspondencia Escribe menos, usa más el teléfono. Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y enviándolas de vuelta. Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbón, elimina documentos y queda todo registrado en la misma hoja. Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios. Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar. Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos. Al escribir usa palabras sencillas. No revises una y otra vez en nombre de la perfección, cuando los beneficios son pocos o inexistentes.

Interrupciones y visitantes inesperados Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones. No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento. Recibe a los visitantes fuera de tu oficina. No contribuyas a conversaciones innecesarias. Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas. Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan ¿Tienes un minuto?

Reuniones Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias. Pregúntate si la reunión es realmente necesaria. ¿Una conversación telefónica tendría el mismo efecto? ¿Es necesaria mi presencia?. Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él. Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones, mantente en el tema. Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias.

Administración Eficaz del Tiempo Desperdiciadores de tiempo internos Falta de prioridades. Falta de planes. Objetivos no claros. Dejar cosas para después. Intentar hacer muchas cosas a la vez. Falta de autodisciplina. Falta de habilidad y conocimientos.

Soluciones… 1. 2. 3. 4.

Reflexión Decisión Disciplina No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hábitos

5. Identificación de hábitos personales Ejercicio I Problemas Haz dos listas identificando tus propios “enemigos del tiempo”, destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 máxima gravedad). Haz una de los enemigos externos y otra lista de los enemigos internos. Una vez que ya lograste identificar a tus “enemigos” enlista las posibles soluciones para cada uno de ellos.

Soluciones Ah or a, ha z dos lis ta s má s, escribiendo soluciones de cada uno de los problemas en la lista anterior.

19

20


6. Causas de la morosidad Morosidad La morosidad es la enemiga del éxito. El éxito llega cuando se hacen en el momento preciso las cosas realmente importantes que conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes las que usualmente dejamos para después. Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente, y nuestros días se ven copados de demandas y presiones. Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presión, hasta que alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo número de crisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas. Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia, nuestra tendencia a resistir el comienzo de acciones. Una vez que la acción ha comenzado, será más fácil continuarla. Lo difícil es comenzar.

La morosidad conduce en la mayoría de los casos a carreras de último minuto, resultados por debajo de la calidad esperada, fechas tope no cumplidas, ventas perd idas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental y estrés, lo cual se traduce en más tiempo improductivo. Esto disminuye nuestra efectividad. El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas eficiente y efectivamente.

Las principales causas de morosidad son: 1. 2. 3.

Trabajos no placenteros. Trabajos difíciles. Indecisión.

8. El valor económico del tiempo laborable personal Una preocupación para las empresas Todas las empresas manejan sus finanzas a través de tiempo: tiempo de organizar, tiempo de fabricar, tiempo de comprar, tiempo de vender... Hay aquí un aspecto particularmente grave de la mala administración del tiempo, y es impresionante la cantidad de personas que no se han concientizado de él: en las empresas y, en general, siempre que

Administración Eficaz del Tiempo alguien tiene empleados, se tiende a creer que se paga por “X” trabajo; pero la realidad es que se paga por “X” tiempo, y se espera que en ese tiempo se obtengan ciertos resultados: los salarios son quincenales o mensuales, y se otorgan al cumplimiento de determinadas jornadas de presencia. El tiempo de los empleados es dinero de la empresa. Si este tiempo no está bien empleado, el patrón está pagando un dinero que se va, una y otra vez, al bote de la basura. El tiempo mal usado es dinero mal gastado .

Ejercicio II 1.Anote en la siguiente tabla todas las actividades que realiza en un día (promedio), desde que inicia sus actividades hasta que se retira, incluyendo ir al baño, llamar por teléfono a la mamá, etc. Y así mismo anote el tiempo que destina para cada actividad. 2.Clasifique cada actividad con una letra “A” para las indispensables, “B” para las necesarias y “C” para las deseables. 3.Debemos de considerar que las actividades “A” son aquellas que nos llevan a resultados que la empresa espera, por ejemplo, reportar operaciones, hacer balances, hacer citas, emitir reportes, etc. Las actividades “B” son las que necesitamos para realizar algunas actividades necesarias como ir al baño, verificar mi equipo y herramientas, analizar recursos, revisar agenda, etc. Y por último las actividades “C” son aquellas que bien puedo eliminar y no afectan mi productividad, tales como: fumar un cigarro y pensar “qué ocupado estoy”, platicar la última película, hablar con la mamá, platicar con los compañeros de cualquier tema, etc. 4.Divida lo que usted gana mensualmente entre 30 para sacar el estimado de sueldo diario. 5.El sueldo diario divídalo entre 8 para sacar el sueldo por hora, así mismo puede dividir este último resultado entre 60 para sacar su sueldo por minuto. 6.Ahora bien, como la Empresa solo espera de nosotros resultados, sume el tiempo de las actividades “A” y el de las “B” y multiplíquelo por el sueldo que tiene por hora y minuto. El resultado será lo que realmente usted debería de ganar. 7.Analicemos cuanto dinero y tiempo mal gasta la Empresa en nosotros.

Sea honesto. Sólo usted verá este documento.

21

22


8.El uso del tiempo Principios prácticos Para conocer qué cosa en particular puede hacer un ejecutivo, que verdadera y rápidamente lo haga más efectivo, y que lo haga lograr más y disfrutar de lo que está haciendo, es necesario saber en qué se le va el tiempo. ¡No dependa de la memoria, pues es traicionera! Nosotros no podemos manejar el tiempo pasado, pero si podemos examinar en forma objetiva y realista cómo lo manejamos. El resultado final de nuestro análisis no será una técnica, o una serie de complicadas formas burocráticas que debamos seguir por el resto de nuestros días. El resultado de examinar cómo gastamos nuestro tiempo debe ser un paso hacia el desarrollo de un sentido personal del mismo: en qué se nos va y en qué debería írsenos.

1 Auto análisis del uso del tiempo Para quien sinceramente se propone mejorar la administración de su propio tiempo, el primer paso consistirá en averiguar cómo lo está empleando. En este punto se puede dividir la próxima semana en intervalos de quince o treinta minutos, y al final de cada hora se registra cómo se empleó esa hora. Se requiere autodisciplina para comenzar y seguir adelante, pero al hacerlo puede darse cuenta incluso de que el descanso de 15 minutos para el café, usualmente se convierte en 30.

Ejercicio III El tiempo es un recurso único. Día a día, todos gozamos de la misma cantidad y debe gastarse a razón de 60 segundos por minuto. Todos contamos con 168 horas a la semana ¿Cómo usas las tuyas?

A continuación hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un círculo la que corresponda a cada punto.

Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo. 1) Casi nunca

2) A veces

3) Frecuentemente

4) Casi siempre

Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito . 1) Casi nunca

2) A veces

3) Frecuentemente

4) Casi siempre

Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo según su importancia y trato de manejarlos en ese orden. 1) Casi nunca

2) A veces

3) Frecuentemente

4) Casi siempre

Administración Eficaz del Tiempo Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utópicas o improductivas. 1) Casi nunca

2) A veces

3) Frecuentemente

4) Casi siempre

Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, así como algo inesperado . 1) Casi nunca

2) A veces

3) Frecuentemente

4) Casi siempre

Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades. 1) Casi nunca

2) A veces

3) Frecuentemente

4) Casi siempre

Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola de inmediato y decidiendo sobre ella. 1) Casi nunca

2) A veces

3) Frecuentemente

4) Casi siempre

Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones. 1) Casi nunca

2) A veces

3) Frecuentemente

4) Casi siempre

Soy capaz de decir”NO” cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes. 1) Casi nunca

2) A veces

3) Frecuentemente

4) Casi siempre

En forma habitual practico la relajación para reducir tensiones. 1) Casi nunca

2) A veces

3) Frecuentemente 4) Casi siempre

Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana. 4) Casi nunca

3) A veces

2) Frecuentemente

1) Casi siempre

Llego a posponer las cosas difíciles, aburridas o desagradables de mi trabajo . 4) Casi nunca

3) A veces

2) Frecuentemente

1) Casi siempre

Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo . 1) Casi nunca

2) A veces

3) Frecuentemente

4) Casi siempre

Puntuación Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado será el siguiente: Entre 13 y 28: Mal, debes preocuparte. Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar. Entre 37 y 44: Muy bien. Entre 45 y 52: Excelente, sigue así.

23

24


9. Planear las actividades Diseño de Objetivos. Planes de contingencia. El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades más rutinarias. Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación. Para esto es indispensable Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo más posible el tiempo del que disponemos. Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódicamente (por ejemplo: diariamente, una vez a la semana, o tan siquiera cada mes), es fundamental para no perder la orientación y no malgastar tiempo y energías en cosas secundarias o en actividades innecesarias.

Puedo realizar una planificación eficaz si: Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas. Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea. Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré. Organizo mis tareas por orden de prioridad.

Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que: Estén en línea con mis valores. Sean de tiempo definido. Estén definidas clara y específicamente. Sean completamente mías. Sean realistas.

10. Organizar las actividades Nos servirá para establecer prioridades a las actividades planeadas, debiendo de clasificarlas en tres categorías:

Administración Eficaz del Tiempo Prioridad A “Imprescindible de hacerse”: éstas son las actividades decisivas. Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo límite significativo, u oportunidades de éxito o desarrollo.

Prioridad B “Debe hacerse”: son actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite.

Prioridad C “Deseable de hacer”: es la categoría de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presión. Dependiendo de la fecha en que elabore su lista, sus A, B y C pueden ser flexibles. Las prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy pueden convertirse en A el día de mañana, al acercarse alguna fecha importante. Asimismo, las A de hoy pueden ser las C de mañana si no se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias cambiaron. Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo valor. Por otro lado, vale la pena invertir tiempo en un proyecto de valor alto. Sólo una planeación cuidadosa le permitirá recoger los beneficios del tiempo invertido sabiamente.

En una hoja, escribe tres listas de actividades que vas a hacer en una semana:

Prioridad A. Imprescindible de hacer. Prioridad B. Debe hacerse. Prioridad C. Deseable de hacer . Para poder determinar estas prioridades necesitamos tomar en cuenta los siguientes criterios:

Juicio. Tú eres quien puede juzgar mejor lo que tienes que hacer. Permite que el remordimiento de conciencia que sientes por no realizar algo, haga tu juicio más severo.

Relatividad. Al comparar tus actividades o tareas debería quedar bien claro que algunas tienen mayor prioridad que otras. Siempre debes de guiarte con la pregunta “¿En qué puedo usar mejor mí tiempo en este momento?”.

Tiempo. Establecer un límite de tiempo es una forma de det erminar prioridades. Aunque con frecuencia no se toma en cuenta, también es importante establecer un momento para comenzar, con el objeto de concluir un proyecto en un límite previamente fijado. De esta forma podremos lograr los resultados esperados y la consecución de los objetivos de la manera más conveniente.

25

26

Administración Eficaz del Tiempo Las siguientes preguntas pueden ayudarnos a revisar como estamos organizando nuestras tareas: ¿Las asignaciones de tiempo reflejan mis prioridades? ¿Estoy empleando la mayoría de mi tiempo en las funciones claves o en las responsabilidades esenciales de mi trabajo? ¿Cuáles son las cosas que absorben porciones significativas de mi tiempo y que no contribuyen a nada? ¿Qué sucedería si definitivamente no se hicieran? ¿Puede hacerse algo de trabajo en forma más rápida o simplificada sin afectar adversamente otras funciones personales o de mis colaboradores?

11. Establecer fechas de seguimiento Toda planeación es pensar en el tiempo por venir. Lo que varía en los planes es hasta donde se extienden al futuro y qué tan precisos son. Existe siempre un límite en cuanto qué tan lejos es posible planear en cualquier momento dado. Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la acción. El imponerse a sí mismo fechas límite realistas facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y, de este modo, favorece la eficiencia personal y profesional.

Si uno no sabe para donde va, puede tomar cualquier camino.

12. Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las actividades previamente planeadas, organizadas y prioritizadas, con flexibilidad, pero sin perder nunca de vista el grado de avance hacia la consecución de los objetivos. Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los tenemos claros somos fácilmente manejables por cualquier evento que se presente, en cambio, si no los descuidamos siempre sabremos hacia donde dirigirnos.


13. El beneficio de la planeación El principio de Pareto Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del siglo XIX postuló la teoría que originó el principio 80-20 el cual dice que un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar cuál 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso más constructivo y cuál es usado en tareas menos productivas. Para hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.

Eficiencia vs. Efectividad Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho más valioso lograr efectividad que eficiencia. En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados... va derecho al objetivo. La efectividad engloba a la eficiencia. Ya que la efectividad es un equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el tiempo esos resultados.

Aspectos importantes a considerar Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más a la hora de la ejecución, aparte de que los resultados serán mejores. Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntándose” ¿Qué es lo que tengo que -y quiero- hacer hoy?”. Si se escribe una lista de “pendientes” y se jerarquiza, se manejará mejor. Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realización demasiado correcta de tareas... que no son las que se tienen que hacer. Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados. Tener presente el “principio del 80/20” o “Principio de Pareto”: Unos pocos esfuerzos críticos (20%, por poner un número redondo) producen la gran mayoría de los resultados y viceversa. Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia de las tareas. No confundir el manejo de problemas con solución de problemas. Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema.

También en la medida de lo posible, señalar en el programa diario tiempos de no interrupción para poder concentrarse. Alternar las “horas de disponibilidad” con “horas de privacía”. Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisión de los mensajes y la retroalimentación o feedback.

27

28

Administración Eficaz del Tiempo Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que “aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades”: Tener su oficina, habitación o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto para la acción. Uno puede comenzar a trabajar efectivamente. Uno tiene que tener claridad acerca del propósito, de los fines y objetivos del trabajo. Entonces, la situación le dirá cuáles son las prioridades en términos de importancia y urgencia, cosas que no son necesariamente lo mismo.

14. Poniendo prioridades Como planear el día Las agendas son herramientas esenciales. Una vez que tengas la agenda del año siguiente, descarta los días festivos, los compromisos familiares y los eventos ajenos al trabajo. Esos son tus tiempos comprometidos. Asegúrate de trasladar todos tus compromisos de trabajo a la nueva agenda. Agrega todo plazo importante en el que tengan que haberse cumplido las actividades. Súbitamente, el año en blanco empieza a verse lleno. No obstante, aún es mucho el tiempo no comprometido, y manejarlo bien debe ser tu prioridad.

La lista diaria Una disciplina esencial es elaborar un programa para el día. Elabora una lista de lo que tienes que hacer y también de lo que quieres lograr en el tiempo libre del que dispones, lo puedes hacer en la misma agenda o en hojas por separado. Establece límites de tiempo para todas las tareas. Habitúate a estimar siempre la cantidad de tiempo requerida para cada trabajo, como por ejemplo llevar a cabo una visita o realizar el informe. Verifica después si tu estimación fue realista. Luego establece tus prioridades. Una prioridad se compone de dos elementos en variadas proporciones: urgencia e importancia. Es urgente reparar una llanta ponchada, pero no es importante. Es importante empezar a pensar en la estrategia de mercado para el próximo año, pero no es urgente. Sin embargo convencer al director ejecutivo, en la reunión de las 16:00 hrs., de autorizar las nuevas campañas de ventas, sí es urgente e importante. Algunas tareas que carecen de importancia y urgencia puede convenir realizarlas primero. La razón de tiempo-beneficio puede ser aquí una buena guía. Si el beneficio es sustancial y el tiempo que se

Administración Eficaz del Tiempo requiere es corto, hazlo. Incluso podemos clasificar nuestras actividades de la siguiente manera:

A: Es indispensable hacerlo hoy. B: Debe hacerse hoy. C: Podría hacerse hoy. Probablemente no alcancemos a realizar totalmente los listados de prioridades A y B, pero no permitas que eso te desanime. Si has trabajado de acuerdo con tu sentido de las prioridades, hoy solo habrás hecho cosas importantes, que es a lo que se refiere el manejo del tiempo en el trabajo. Algunas personas gustan hacer la planeación diaria al comenzar el día. Otras prefieren planear el día la noche anterior. Esto tiene la ventaja de que uno puede consultarlo con la almohada; en ocasiones, después del descanso nocturno se te ocurrirán otros puntos que agregar a la lista, o es posible que alteres tus prioridades.

Verifica integralmente el plan para el día, para ver si hay algún vacío o algún tiempo marginal que pueda llenarse o destinarse a un buen uso. Una alerta: sí te descubres traspasando un elemento de la lista de un día para otro, puede ser señal de que lo estás postergando. Examina el punto cuidadosamente para asegurar que no sea ese el caso. Revisa cada día identificando los éxitos y analizando las razones de las fallas. Evita elaborar excusas para ti mismo: explora hasta encontrar razones reales.

Un consejo valioso Charles M. Schwab, quien transformó la compañía Bethlehem Steel en la más grande productora independiente de acero en el mundo, en una ocasión planteó un desafío durante la comida a un consultor en gerencia llamado Ivy Lee: “Muéstreme una forma en que pueda lograr hacer más cosas con mi tiempo y le pagaré los honorarios que quiera, dentro de lo razonable”. Lee le extendió una hoja de papel en blanco. “Escriba cada noche las cosas que tenga que hacer mañana”, dijo, y numérelas por orden de importancia. Por la mañana, lo primero que debe hacer es empezar a trabajar en el número 1 de su lista y continuar hasta que lo haya terminado. Luego inicie con el número 2..., el 3..., etc. Al término del día deseche su lista y elabore una nueva. No se preocupe si no logra terminar todas las actividades de su lista. Si no puede con este método, no podrá hacerlo con ningún otro. Pruébelo por unos días y luego págueme lo que crea que vale este consejo”. Poco después, Schwab le envió a Lee un cheque por $25,000 USD. Más tarde dijo que ésta era la lección más rentable que pudo aprender en su carrera empresarial. La lista diaria de prioridades debe respetarse pero no debe convertirse en un mandamiento sagrado. Es una herramienta para usar, no un ídolo para adorar. Para reflexionar un poco acerca de esto leamos un pasaje escrito por el doctor Jonathan Steinberg, historiador de Cambridge: “La persona que llama inesperadamente, agradable o desagradable, interrumpe su patrón de tiempo. Ese tiempo ya está asignado. Consecuentemente, no hay tiempo para ayudar a alguien que lo necesite, para relajarse o para disfrutar una charla.

29

30

Administración Eficaz del Tiempo El disfrute queda siempre para después de despachar todos los trabajos dentro de los plazos determinados, las cartas por contestar, las llamadas por hacer. Pero ese momento nunca llega. Siempre habrá más cartas, más vencimientos, más trabajos, y así la vida se ve pospuesta hasta un indefinido después: hasta demasiado tarde. Un hámster en su rueda de jaula tiene más o menos la misma clase de libertad”. Emplear el tiempo efectivamente debe ser siempre tu ideal pero nunca convertirse en una obsesión. Si se presenta una finalidad superior, sé flexible. Una de las finalidades del manejo del tiempo diario es precisamente ser libre en esa forma: tener tiempo para dedicárselo a lo inesperado. Eso implica hacer lo que se necesita hacer de la forma más económica. Trata siempre de disfrutar lo que estés haciendo y no desperdicies tiempo lamentándote por lo que no dejaste tiempo para hacer.

15. Eficiencia en la oficina… Efectividad del tiempo en la oficina En nuestra oficina regularmente encontramos trabajando a otras personas, las cuales es muy posible que no utilicen su propio tiempo efectivamente. Peor aún, es posible que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos de diversas maneras. Es por esto que debemos de transformar nuestra oficina en una plataforma para la acción efectiva.

Arreglo de la oficina

Administración Eficaz del Tiempo El tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si el área de trabajo no está bien organizada. Tu oficina debe estar organizada de acuerdo a las funciones que desempeñas. El equipo y los materiales que utilizas con frecuencia deben estar cerca de ti. La comodidad física y la satisfacción estética son factores importantes. Probablemente hayas caminado por tu oficina y te hayas sentido deprimido por el desorden: grandes pilas de papeles, tazas de café sin lavar, polvo y basura, mala iluminación, etc. ¡Cambia eso! Es sorprendente lo mejor que se sienten todos cuando la oficina se encuentra arreglada y en orden. La buena iluminación es especialmente importante para evitar el cansancio ocular y los dolores de cabeza. El escritorio debe encontrarse libre de papeles, excepto el del trabajo específico que tengas entre manos. Eso te invita a pensar en una sola cosa a la vez. La concentración es una gran ahorradora de tiempo.

Da una mirada objetiva a tu escritorio la próxima vez que te sientes ante él. ¿Hay encima un revuelto de papeles, cartas y carpetas? Si se deja el desorden, éste te crea un sentimiento de agobio, cuyo resultado es tensión y frustración. Como primera medida, despeja el escritorio y pon las carpetas en orden, para reducir la cantidad de tiempo necesaria para buscarlas. Una vez que tu escritorio esté despejado, verifica que esté organizado de tal manera que no gastes tiempo buscando cosas como bolígrafos, clips, regla, lápices, tijeras, hojas, etc. Recuerda una vez más la sabia regla tradicional: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Despejar tu escritorio debe convertirse en un hábito. Un escritorio bien ordenado es el cimiento para el trabajo de mañana.

Interrupciones Las interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de ellas son exigencias. No obstante uno debe planear con miras a minimizar la cantidad de interrupciones indeseables. Un a hora de trabajo concentrado brinda más resultados que cuatro horas fragmentadas debido a llamadas o visitas inesperadas. El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es coherente en los períodos que constituyen su tiempo óptimo. Algunas personas son “matutinas” y pueden pensar mejor de seis a nueve de la mañana. Otras, son “aves nocturnas” y sus cerebros no funcionan hasta la salida de la luna. No hay ninguna ventaja entre ser una cosa o la otra, lo importante es que cada uno proteja ese tiempo. Los proyectos y tareas más difíciles deben programarse de ser posible, durante el tiempo óptimo personal. En esta forma los estaremos manejando durante los periodos de máxima eficiencia. Para esto nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni recibiremos visitas, de modo que podamos contar con horas de trabajo ininterrumpidos. Estos horarios pueden ser preferentemente por la mañana, al iniciar nuestras labores, o al término de nuestra jornada, pues en esos momentos las exigencias de los demás son mínimas.

31

32

Administración Eficaz del Tiempo En el caso del teléfono, podemos realizar nuestras llamadas por tandas, a fin de dedicar ese tiempo específico a su uso, un tip que puede ayudarnos es el realizar nuestras llamadas antes del almuerzo o antes del final del día, ya que la gente suele ser menos habladora y va directo al grano. Es importante resaltar que la persona que más interrumpe en tu jornada de trabajo no es tu jefe, él es la segunda; la primera eres tú mismo. Todos en ocasiones deseamos vehementemente ser interrumpidos. Usualmente cuando estamos acometiendo un trabajo difícil o desagradable, es un place r ser interrumpido. Uno espera a que suene el teléfono, o súbitamente lo tomamos para hablarle a un colega sobre un asunto que no tiene importancia, y de paso interrumpimos a la otra persona. “No, no, nada urgente... sólo estoy llamando para charlar”. Otras formas de interrumpirse personalmente son: haciendo café, dejando un proyecto y acometiendo otro, platicando con los compañeros de oficina, etc. Es importante tomar en cuenta que el rec uperarse de una interrupción toma más tiempo que la interrupción misma.

16. Como ocupar ‘’tiempo muerto’’ Tiempo comprometido En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no está haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio cuando se está esperando o no totalmente ocupado. Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de planeación y resolución, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al médico. Podemos planear el trabajo de mañana, escribir una carta o buscar soluciones a algún problema que nos inquiete. Ross Webber nos comenta: “Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios:

Carpetas de beiges que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o informes por revisar.

Carpetas rosas que contienen proyectos en vía de elaboración, como pueden ser presupuestos, políticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc.

Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.

Administración Eficaz del Tiempo Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cual de todas las ideas se puede convertir en el próximo proyecto y así transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera es breve se dedica a procesar los aspectos más o menos rutinarios que encuentra en la carpeta beige”. Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle algún uso al tiempo que esperamos, podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de mucha atención y mucho menos de nuestro tiempo óptimo. Otra forma práctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro -delgado- o revista de nuestro interés. De esa manera aprovechamos cada “tiempo muerto” en aumentar nuestros conocimientos. Colocar una tarjeta telefónica usada a modo de separador nos ahorrará tiempo al buscar continuar nuestra lectura.

17. Resumen y conclusiones prácticas En resumen Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse de cinco a diez horas a la semana. Para hacerlo se requiere disciplina y dedicación a los principios básicos de este manual. En resumen: necesitas identificar la porción de tiempo sobre la que tienes el control. Después desarrolla procedimientos para operaciones repetitivas y/o usa la tecnología adecuada. Debes concentrarse en las actividades que más te retribuyan en términos de resultados. Asimismo, identifica y haz uso de tu tiempo óptimo. Utiliza tu mejor hora para realizar el trabajo que requiera mayor concentración. Si es posible, establece un periodo de tranquilidad para adaptar tu mejor hora cuando haya asuntos presionantes. Después, establece objetivos mensuales y desarrolla un plan para realizarlos. Mantén cierta flexibilidad para poder responder a situaciones inesperadas. Determina, en orden de importancia, los pasos por seguir que se requieran para alcanzar tus objetivos. Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. Lleva el registro de una semana típica; después examina tus actividades. Con este análisis determina las causas principales en el desperdicio de tu tiempo. Finalmente, recuerda que las ideas de este curso deben adaptarse a tu situación personal.

Conclusiones prácticas El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo perdido. Para mejorar la administración de tu tiempo, empieza descubriendo en qué y cómo lo estás gastando actualmente.

33

34

Administración Eficaz del Tiempo Desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado. Para el jefe es un activo. La sabiduría popular dice: “El tiempo es oro”. El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusión que resulta de administrarlo mal. El mejor generador de tiempo es la buena administración. Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeación, desorden, indecisión, perder de vista los objetivos y concentrarse en las actividades, confundir lo importante con lo urgente.

La persona que más interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo. La administración del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de grupo. El trabajo en equipo implica coordinación de actividades, ayuda mutua y sincronización. Administrar el tiempo es mucho más sencillo y efectivo cuando se practica en toda la organización. Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realización. Hay que preocuparse más por trabajar inteligentemente, que arduamente. El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la medida que aumenta su nivel jerárquico.

Todo ejecutivo debe planear períodos de concentración ininterrumpida . Emplea los últimos minutos laborables del día en planear por escrito la siguiente jornada. Esto te ayudará a evaluar diariamente el uso que haces del tiempo de que dispones, la consecución de logros y establecer objetivos de mejora a corto plazo.

Administración del Tiempo Reaccionar conscientemente frente a ocasiones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo. Identificar con precisión sus causas particulares de desperdicio del recurso. Elaborar listas “inteligentes” de prioridades de acción. Distinguir efectivamente, y no sólo en teoría, la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes. Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias. Invertir el tiempo en habilidades que nos ahorren tiempo. Por ejemplo: aprender mecanografía, lectura rápida, etc.


18. Evaluación periódica Evaluación periódica Dos semanas después de haber comenzado a esforzarte por mejorar la administración de tu tiempo, completa el siguiente examen. Este te indicará las áreas donde todo va bien y donde aún necesitas prestar atención. Anota los siguientes puntos: siempre 1; generalmente 2; a veces 3; rara vez 4; nunca 5; no se aplica 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25.

¿Has escrito una lista bien definida de tus objetivos? ¿Planeas y registras tu tiempo de acuerdo con una base diaria y semanal? ¿Puedes pasar largos ratos sin interrupciones cuando lo necesitas? ¿Has podido disminuir o eliminar crisis repetitivas en tu trabajo? ¿Té niegas a contestar llamadas telefónicas cuando estás ocupado en actividades o conversaciones importantes? ¿Usas en forma productiva el tiempo que esperas y cuando viajas? ¿Delegas todo lo que es posible? ¿Evitas que tus subordinados te pasen sus “changos?” ¿Te das un tiempo todos los días para pensar si estás haciendo lo correcto para lograr alcanzar tus objetivos? ¿Eliminaste alguna causa por la cual desperdiciaste tiempo la semana pasada? ¿Crees tener un pleno control de tu tiempo? ¿Tu oficina y Tu escritorio están bien organizados y libres de papales amontonados? ¿Has eliminado o reducido alguna causa de pérdida de tiempo durante las juntas? ¿Has dominado tu tendencia a los retrasos? ¿Realizas tu trabajo de acuerdo con tus prioridades? ¿Resistes la tentación de meterte demasiado en actividades improductivas? ¿Controlas tu horario para que otras personas no pierdan tiempo esperándote ¿Cumples con tus fechas límite? ¿Puedes identificar las tareas decisivas que intervinieron en la mayoría de tus resultados? ¿Estás mejor organizado y estas logrando más que hace seis semanas? ¿Has podido reducir la cantidad de tiempo que pasas atendiendo a los visitantes inesperados? ¿Controlas eficientemente las interrupciones y a los visitantes inesperados? ¿Has dominado la habilidad de decir “no” cuando así debe ser? ¿Estás al día con las lecturas que más te interesan? ¿Cuentas con suficiente tiempo para ti, diversiones, estudio, servicio comunitario, familia?

35

36

Administración Eficaz del Tiempo Suma los puntos asignados a cada pregunta. Mientras menos puntos, mejor. Observa especialmente las preguntas que hayas calificado con “4” o “5”. Estos aspectos representan áreas de mejora. Se sincero, el único que se verá beneficiado al contestar este cuestionario honestamente serás tú. Este examen puede aplicarse trimestralmente, mientras los viejos hábitos vayan presentándose, buscando reducir el total en cada aplicación.

Ejercicio sobre los malversadores de tiempo Recomendamos que cada noche, antes de regresar a casa, se inviertan unos pocos minutos en revisar los resultados conseguidos, y para ello le sugerimos que formule las siguientes preguntas: ¿En qué grado y medida se han conseguido los objetivos propuestos? ¿Cuánto tiempo ha dedicado a los trabajos programados y a los imprevistos? ¿Puede reducirse alguna de las tareas a través de mi secretaría o un subordinado? ¿He efectuado un trabajo que puede calificarse como inútil, en función de los resultados que debo conseguir? ¿Qué trabajos hubieran resultado más efectivos si hubiéramos consultado con algún jefe o colaborador? ¿El número de interrupciones del día ha sido normal?

19. ¡Aprende a manejar el estrés del trabajo! Hoy en día el estrés es parte de la vida laboral, aquí te damos unas recomendaciones para que seas más efectivo y tengas mayor calidad en tu trabajo

El estrés es una respuesta del organismo ante la presencia de situaciones que implican cambio; muchas personas pueden adaptarse a estas circunstancias, pero otras responden de manera inadecuada. Los expertos en el tema revelan que estar muy estresado de manera continua puede producir problemas serios en la salud, como dolores de cabeza, aumento de la presión arterial y enfermedades cardiovasculares. Hoy en día el estrés es parte de la vida diaria de las personas, en especial en el ámbito laboral y en los horarios de llegada al trabajo. Por tal motivo, es importante que conozcas las manifestaciones clínicas del estrés laboral para que pue das instaurar a tiempo medidas que controlen estas respuestas al cambio.


Las principales manifestaciones del estrés laboral son: Leve: · Irritabilidad y ansiedad. · Insomnio. · En algunas ocasiones problemas de concentración.

Moderado: · Aumento en las horas de ausentismo al trabajo. · Fatiga sin ninguna razón. · Indecisión e indiferencia. · Aumento en el consumo de alcohol, café y cigarros.

Severo: · Depresión. · Problemas de salud (dolores de cabeza, dolor de estomago y digestivos, cardiovasculares). · Ausencia social y presencia de pensamientos autodestructivos. A continuación te damos algunas recomendaciones para que tengas en cuenta y puedas llevar a cabo bien tu trabajo sin estresarte:

Organiza el tiempo, para que puedas realizar todas las actividades sin apresurarte. Aprende a controlar el cuerpo y la mente, por medio de ejercicios de relajación y respiración. Realiza durante tus tiempos libres actividades de recreación y descanso (trata de no llevar trabajo a la casa y mejor disfruta de estos ratos con tus familiares o amigos). Es recomendable despertarte con anticipación para evitar salir al trabajo durante las horas de mayor tráfico vehicular. Antes de realizar presentaciones en público, respira profundo y mantén la seguridad en ti mismo. La sensación de no tener control sobre lo que está pasando es una fuente común de estrés laboral.

Revisa el manual de tu puesto, de manera que tú y los otros (compañeros, jefes) tengan claras sus responsabilidades y límites. El temor a perder el empleo es una constante hoy en día, pero permitir que la tensión por ésta causa disminuya tu efectividad y calidad en el trabajo, empeora el cuadro de estrés. Dirige tus energías a

relajarte y cambia la programación mental hacia una actitud positiva. El estrés laboral hace parte de la vida y es necesario que sepas enfrentarte a los cambios continuos que ocurren día a día. No se puede, ni se debe, evitar los problemas; cuando tú decides hacerte cargo

de una situación, tienes más de la mitad del camino ganado.

37

38


20. ¿Como administran el tiempo los grandes empresarios Los grandes empresarios son comúnmente excelentes administradores del tiempo. Los mejores líderes de este siglo entienden que la administración del tiempo no se refiere a exprimirle hasta el último minuto al día. la administración del tiempo no es la habilidad de exprimirle más horas al día. Tampoco es triplicarse a uno mismo para poder hacer mas cosas. De hecho, no tiene nada que ver con hacer mas cosas; se trata de concretar lo que es más important e.

A continuación te proporciono las 10 prácticas más recomendadas por conocidos expertos administradores del tiempo. Puedo asegurarte que si las aplicas de manera regular, experimentarás un incremento notable en tu productividad.

1.- Definen claramente los objetivos y seleccionan lo más importante. Ser más efectivo con tu tiempo es totalmente irrelevante si no sabes en que invertirlo. En ocasiones, las personas gastamos mucha energía intentando ser más eficientes, sin saber a ciencia cierta que es lo que queremos conseguir. Recuerda que es primordial distinguir entre las cosas que realmente son importantes y las que no lo son. Una manera sencilla de realizar esto es determinar cuanto cuesta tu tiempo por hora, es decir, la cantidad que deseas ganar al mes divido entre las horas que trabajas (el estándar son 160: 8 horas al día, 5 días a la semana y 4 semanas por mes). Una vez determinado este valor sólo sigue la siguiente regla: no hagas nada que potencialmente te pague menos que tu valor por hora multiplicado por el tiempo que invertirás en la tarea.

2.- Analizan como gastan su tiempo. Te sorprendería saber en cuantas cosas sin importancia gastamos el tiempo. Sin embargo, para conocer con exactitud cuales son estas cosas sin importancia, necesitamos primero hacerlas concientes, y esto se logra llevando un registro. Una manera de

hacerlo es utilizar un reloj con una alarma que suene cada 30 minutos. Cada vez que suene el reloj, escribe brevemente las actividades que realizaste en la pasada media hora. Una vez que tengas los registros, examínalos. ¿Cómo se relacionan tus objetivos con las actividades en las que realmente inviertes el tiempo? ¿Estas realmente atendiendo cosas relevantes y prioritarias?


3.- Llevan una lista de tareas pendientes. Esta es una de las cosas más simples y a la vez más poderosas de cualquier sistema de administración de tiempo: la lista de tareas. No importa si utilizas el dispositivo electrónico de moda o una hoja de papel estraza, pero lleva un registro. Lo que realmente hace la diferencia es el hábito de escribir tus

tareas pendientes día tras día.

4.-Asignan prioridad a sus tareas. Una vez terminada tu lista, determina cuales son los elementos más importantes y márcalos de alguna forma que resalten sobre todos los demás. Si la lista es muy grande, haz una nueva lista con los elementos prioritarios para el día o la semana. Volviendo a la práctica de determinar tu valor por hora, otorga más prioridad a las tareas que potencialmente te paguen más.

5.- Planean su día desde el día anterior. Todos los expertos en administración del tiempo recomiendan planificar desde el día anterior las actividades del día siguiente. Toma los últimos 10 minutos de cada día para repasar tu lista de pendientes y determinar que es lo que tienes que concretar al siguiente día. Este simple ejercicio te permitirá comenzar cada jornada sabiendo exactamente que necesitas hacer y con cual tarea debes iniciar.

6.- No dejan las cosas para después. Reza el viejo dicho popular: “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”. Aplazar para el final las cosas que no te gusta hacer es una de las peores estrategias que puedes utilizar, ya que lo único que lograrás es prolongar el estrés asociado a la tarea. ¡Haz lo que no te gusta hacer primero! De esta manera, el resto del día transcurrirá de manera más placentera. Si la tarea es muy grande, divídela en tareas más pequeñas hasta que te sea fácil dar el primer paso.

7.- Delegan en los demás. Una forma de hacer más en menos tiempo es asignando tareas a terceras personas. La clave para delegar consiste en asignar alguna actividad a alguien más si este puede hacerlas más rápido, más fácil o mejor que nosotros. En caso de que no tengas a alguien directamente a tu cargo, considera delegar las tareas en un tu pareja, un proveedor o inclusive en un cliente. Recuerda que como decía Maquiavelo: “el fin justifica los medios”. Eso sí, después de delegar no se te olvide agradecerle a los demás de la manera apropiada. Probablemente estas pensando que a la gente no le gusta recibir tareas de terceros. Sin embargo, diversos estudios muestran exactamente lo contrario: a las personas nos gusta que nos asignen tareas y especialmente si somos buenos haciéndolas; así que escoge a la persona más apropiada y delega la tarea.

39

Administracion Eficaz del Tiempo.pdf

Recommend Documents