INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR DE GUASAVE
INGENIERIA INDUSTRIAL
UNIDAD 5 “ADMINISTRACION DE INVENTARIOS “
EJEMPLO MOLINO HERNANDO DE VILLAFAÑE
INTEGRANTES:
ARCE LOPEZ MARGARITA ARRAYALEZ ZAMORA KATIA ASTORGA CASTRO RAMON GONZALO GONZÁLEZ MUNDACA LUCERO GPE VALERIO ANGULO CESAR ALEJANDRO NOMBRE DEL PROFESOR
EMILIA SAUCEDA LOPEZ NOMBRE DE LA MATERIA
ADMINISTRACION DE OPERACIONES GRUPO
4-1
MAYO DE 2011
INDICE
Introducción ………………………………………………....... Pág. 3 Administración de almacene …………..……………….….... Pág. 4 Descripción de la empresa …………………………….……. Pág. 5 Funciones del almacén ……………………………….……... Pág. 6 Molino Hernando de Villafañe ……………………...……….. Pág. 7 Manejo físico de inventarios …………………...……………. Pág. 8 Recepción ……………………………………………..…….... Pág. 9 Organización ……………………………………………..…… Pág. 9 Despacho ……………………………………………..…...… Pág. 10 Mantenimiento y registro de inventarios …………………. Pág. 11 Molino Hernando de Villafañe ……………………….....…. Pág. 12 Localización y distribución de los almacenes ……………. Pág. 14 Molino Hernando de Villafañe ……………………………... Pág. 14 Selección de mobiliario y equipo de almacén …...………. Pág. 15 Molino Hernando de Villafañe ……………………………... Pág. 16 Sistemas informáticos de administración de inventarios .. Pág. 17 Molino Hernando de Villafañe ……………………………... Pág. 18 Conclusión ………….…………………… …………………. Pág. 19 Bibliografía ………………………………………………..…. Pág. 20
Anexos
…………………………… ………………………………………….… …………….……………. …………. Pág. Pág. 21
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INTRODUCCION En la presente investigación nos pudimos dar cuenta de la velocidad con que avanzan hoy en día los negocios, en sus técnicas de ventas, producción y administración, a que en la empresa MOLINO HERNANDO DE VILLAFAÑE esta aceleración ha sido un paso obligado por la creciente demanda masiva de artículos para un consumidor cada vez más exigente en la calidad y en el precio de lo que compra. Esta tecnología va a la par de la investigación científica de las necesidades y hábitos del consumidor; va al mismo paso del descubrimiento de nuevos materiales para hacer más funcional y bella la mercancía, y da a conocer la invención de nuevos artículos para usos antes desconocidos y de procedimientos más científicos para producirlos y distribuirlos en los mercados. Por este motivo para ellos los almacenes son un medio para lograr economías potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este concepto ahuyenta la idea de que un almacén es un mal necesario cuya función principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se piensa de una manera científica al integrar sus funciones a las de ventas, compras, control de inventarios, producción y distribución.
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ADMINISTRACION DE ALMACENES DEFINICIÓN DE ALMACÉN: el almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. La administración de los almacenes es una de las operaciones de mayor importancia para una compañía, ya que su resultado se refleja directamente en los estados financieros, además es una función primordial en el plan general de la operación de la empresa, donde cada actividad embona en un patrón calculado para producir una acción conjunta y dirigida a una meta. Una administración así integrada tiene como fin la unificación y coordinación de todos los esfuerzos humanos para conseguir los objetivos con una mayor efectividad y un menor costo. Es imperioso conocer los objetivos de la empresa para planear los almacenes y dirigir sus actividades. El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la información precisa y comprensible de tales objetivos para que él y su personal orienten sus esfuerzos hacia ellos, y para que puedan delinear las funciones del almacén. Normalmente una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, debe tener tres áreas en el almacén, como base de su planeación.
Recepción
Almacenamiento
Entrega
El tamaño y distribución de estas áreas depende del volumen de operaciones y de la organización de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien dentro de un solo local cerrado. Cuando se presenta este último caso, basta con señalar las áreas en el piso o levantar divisiones.
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DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA S.P.R HERNANDO DE VILLAFAÑE S.P.R DE R.L. Domicilio: KM 2.5 zona Guasave Sinaloa México
industrial;
Teléfono: 68787-20798 y 68787-20627 Correo Electrónico:
[email protected] Fax: 68787-24466 01-800-713 59 47 Giro o actividad Industrial Manufacturera Agropecuaria DISTRIBUCION DE LA PLANTA
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FUNCIONES DEL ALMACÉN: La manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende de varios factores, tales como el tamaño y plan de organización de la compañía, el grado de centralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes: 1. Recibir para su cuidado y protección todos los materiales y suministros: materias primas, materiales parcialmente trabajados, productos terminados, y suministros para la fabricación, para mantenimiento y para la oficina. 2. Proporcionar materiales y suministros, mediante solicitudes autorizadas, a los departamentos que los requieran. 3. Controlar los productos terminados para su posterior destino. 4. Hacerse cargo de los materiales en curso de fabricación o de las materias primas que se almacenen con el fin que maduren o se curen para poderlas utilizar (madera verde, cerveza, etc.) 5. Mantener el almacén limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y manteniendo cada cosa en su lugar, es decir, en los lugares destinados según los sistemas aprobados para clasificación y localización. 6. Mantener las líneas de producción ampliamente abastecidos de materias primas, materiales indirectos y de todos los elementos necesarios para y un flujo continúo de trabajo. 7. Custodiar todo lo que se le ha dado a guardar, tanto su cantidad como su buen estado. 8. Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el mínimo de tiempo y costo posible. 9. Llevar registros al día de sus existencias.
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MOLINO HERNANDO DE VILLAFAÑE El MOLINO HERNANDO DE VILLAFAÑE cuenta con 2 grandes almacenes, los cuales tienen las siguientes funciones: ALMACEN DE MATERIA PRIMA (TRIGO): Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de trigo al departamento de producción.
Proporciona almacenamiento temporal de bienes. Para alcanzar economías de escala en la producción, transportación bienes y tenerlos listos cuando la demanda ocurre.
Llevar registros al día de sus existencias.
Registro de entradas y salidas del almacén
Hacerse cargo de las materias primas que se almacenen con el fin que maduren o se curen para poderlas utilizar (trigo).
Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y de contabilidad. ALMACEN DE PRODUCTO TERMINADO El almacén de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes. Registro de entradas y salidas del almacén Para superar las diferencias de tiempo y espacio entre los productores y los consumidores. Para lograr costos logísticos menores manteniendo un nivel deseado de servicio al cliente. Llevar registros al día de sus existencias. Para consolidar las órdenes de los clientes. Mantener el almacén orden, teniendo un lugar
para cada cosa y manteniendo cada cosa en su lugar. Pág. 7
MANEJO FÍSICO DE INVENTARIOS Se da el nombre de inventario a la estadística física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre materiales. El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, en el depósito, entre otras. El inventario físico es importante por las siguientes razones: 1. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las existencias físicas (cantidad real en existencia). 2. Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en valores monetarios. 3. Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio fiscal. La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones: 1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser transcrito en el libro de inventario, conforme la legislación. 2. El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y la aproximación del consumo real. La organización del inventario El inventario se puede organizar en papel, en soporte informático o en ambos. El inventario debe conservarse en un lugar idóneo y seguro.
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RECEPCIÓN El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización. Condiciones que impiden el flujo rápido: 1. Espacio de maniobras 2. Medios de manejo de materiales deficientes 3. Demoras en la inspección y documentación de entrada El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia de la mercancía en el área de recepción sea la mínima posible. El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella. El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de de recepción debe ser lo más corto posible pues el espacio requerido y el costo de operación dependen de la fluidez con que estas se pasan del vehículo del proveedor al almacén.
ORGANIZACIÓN La planeación del área de almacenamiento, por espacios destinados a cada grupo de materiales o mercancías con características similares, requiere un conocimiento pleno del producto y de las condiciones que exige su resguardo, protección y manejo. CONDICIONES PARA LA DISPOSICIÒN DEL ÀREA DE ALMACENAMIENTO 1. análisis del artículo: a) tamaño del artículo: largo, ancho y alto b) peso del artículo
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c) número de unidades que habrá de almacenar a un mismo tiempo, por lote económico de compra o de producción. d) métodos de almacenamiento o apilamiento e) riesgos especiales de accidente f) frecuencia con que se pide el artículo g) sistema empleado para controlar la calidad 2. objetivos de la planeación: a) facilidad de localización de los materiales almacenados, cuando se necesiten b) flexibilidad de la disposición del área de almacenamiento. PRINCIPIOS BÁSICOS QUE SE DEBEN SEGUIR EN EL ÁREA DE ALMACENAMIENTO. 1. primera entrada, primera salida 2. colocar los artículos de mayor demanda más a la mano –cerca de las puertas de recepción y entrega-. La ley de Pareto o regla 80 –20 dice que el 80% de la demanda debe ser satisfecha con el 20% de los artículos. 3. reducir las distancias que recorren los artículos, así como el personal. 4. controlar las salidas de mercancía del área de almacenamiento a través de documentación autorizada. 5. reducir el desperdicio de espacio, diseñando la estantería con divisiones a la medida de lo que se almacena.
DESPACHO El despacho se inicia con una orden de venta del vendedor de la empresa por pedido del distribuidor.
El jefe de almacén se contacta con los transportistas disponibles o con transportistas para la zona para llevar la carga. El sistema emite una orden de despacho por transportista, y con este documento se despacha las cantidades. Pág. 10
Se despachan productos que estén en buen estado. En caso de detectarse productos defectuosos, se separaran de la carga. El encargado del despacho debe llevar el control de los productos defectuosos detectados en el despacho y comunicar al administrador. La estiba en los vehículos de transporte debe realizase cumpliendo las disposiciones de los instructivos de manipulación. El transportista debe verificar la cantidad y calidad que se carga, para evitar los reclamos del cliente. La carga es protegida con toldos o mantas. La documentación debe estar conforme con la Guía de Remisión, Factura o con las facturas respectivas.
MANTENIMIENTO Y REGISTRO DE INVENTARIOS Registro de Inventario Existen dos métodos o sistemas de registros de los inventarios, esto quiere decir que cuando compramos los artículos que van a componer nuestros inventarios, estos pueden ser registrados de dos maneras diferentes, que son las siguientes: 1. Sistema de registro de Inventario Periódico o Físico. 2. Sistema de registros de Inventario Perpetuo. En el sistema de inventario periódico, la mercancía que entra se registra en la cuenta de compra con el objetivo de realizar un solo asiento de ajuste para acumular el costo de venta en una cuenta separada. En el sistema de Inventario Perpetuo, la mercancía que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente. En este método de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artículos en existencia, es decir, los cargos o créditos, o más bien, las compras y las ventas de inventarios se registran según vayan ocurriendo las transacciones o movimientos.
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MOLINO HERNANDO DE VILLAFAÑE En el MOLINO HERNANDO DE VILLAFAÑE se realizan inventarios diariamente, además se hace un concentrado mensualmente y se archiva en una base de datos de la empresa. Como sabemos que un almacén requiere una recepción, organización, despacho y mantenimiento de los registros, es por esto que se realiza un inventario diario y esto también depende del giro de la empresa. En esta empresa en los dos almacenes que existen se realizan las siguientes labores para la RECEPCIÓN de almacén: ALMACEN DE MATERIA PRIMA (TRIGO): Cuando llegan los camiones con el trigo se pesan y se descargan en este almacén. El chofer del camión le presenta la nota de entrega al encargado de almacén, el cual lo tiene que firmar. ALMACEN DE PRODUCTO TERMINADO: Cuando la harina empaquetada o los costales de harina ya están terminados por medio de montacargas son enviados este almacén. En esta empresa en los dos almacenes que existen se realizan las siguientes labores para la ORGANIZACION de almacén: ALMACEN DE MATERIA PRIMA (TRIGO): Cuando el trigo llega a este almacén se coloca encima del trigo ya existente, ya que cuando se requiere trigo para procesar se toma del trigo de la parte de abajo. ALMACEN DE PRODUCTO TERMINADO: Cuando los costales o la harina empaquetada se encuentran en este almacén se colocan en filas de acuerdo al día que se elaboraron para saber que mercancía tiene más antigüedad. Pág. 12
Y se cuenta que tanto producto terminado se encuentra en este almacén. En esta empresa en los dos almacenes que existen se realizan las siguientes labores para la DESPACHO de almacén:
ALMACEN DE MATERIA PRIMA (TRIGO): Como se menciono anteriormente el despacho del trigo de este almacén se da tomando el trigo que se encuentra en la parte de abajo, ya que este es el más indicado para elaborar la harina. ALMACEN DE PRODUCTO TERMINADO: El despacho se inicia con una orden de venta que ingresa al sistema el vendedor por demanda del distribuidor local. El sistema emite una orden de despacho por transportista, y con este documento se despacha las cantidades. El transporte se encuentra ya disponible en el almacén, el distribuidor llega con su unidad. El transportista de turno estará en la obligación de presentar su unidad con todos los requisitos que exige el formato de check List vehicular el cual se realizara todos los días lunes antes del inicio de actividades. El personal de vigilancia es el encargado de verificar si se cumple este requisito, de lo contrario no podrán ingresar a las instalaciones del almacén. La documentación debe estar conforme con la Guía de Remisión, Factura o con las facturas respectivas por ser un despacho local. En esta empresa se utiliza el Sistema de registro de Inventario Periódico o Físico. Ya que la mercancía que entra se registra en la cuenta de compra con el objetivo de realizar un solo asiento de ajuste para acumular el costo de venta en una cuenta separada.
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LOCALIZACION Y DISTRIBUCION DE LOS ALMACENES La localización de los almacenes se decide analizando los costos de los diversos emplazamientos alternativos. Y teniendo como restricción fundamental el tiempo máximo de respuesta a los pedidos de los clientes. El principal recurso de los almacenes es el espacio, por lo que se busca cubrir el objetivo principal del almacén aprovechando al máximo el espacio disponible, para lograr este es indispensable una cuidadosa planeación. Factores que modifican la disposición del área de almacenamiento: 1. La distancia entre las tres áreas del almacén 2. La dificultad en el transporte. Los artículos que necesitan cuidados especiales para su transporte deben moverse lo menos posible. 3. La necesidad de emplear aparatos especiales para la entrega. 4. La frecuencia de las solicitudes. Para las partidas que se solicitan con frecuencia y en cantidades pequeñas, la distancia desde el área de entrega a la estantería en que se almacenan debe ser más corta. MOLINO HERNANDO DE VILLAFAÑE En esta empresa los almacenes están a muy corta distancia del edificio de proceso d producción, ya que ellos buscan eliminar los costos de traslado o retrasos que puedan influir en el paro de producción. Por esto buscan mover lo menos posible tanto el trigo, como la harina ya empaquetada. Con esto ellos se ahorran dinero, esfuerzo y tiempo. La distribución del almacén de trigo es bastante amplia ya que ellos buscan tener la mayor cantidad de materia prima por si la demanda crece o hay problemas ambientales, además que el trigo no se les hecha a perder guardado en el almacén. El almacén de producto terminado esta adecuado en su distribución, de acuerdo a las condiciones y necesidades del producto, además de las necesidades de demanda de la empresa. Pág. 14
SELECCIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE ALMACEN
Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a su naturaleza, aprovechamiento, origen, condiciones físicas y situación legal.
Por su Naturaleza:
Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que se realizan en la empresa, ejemplo: Escritorios, computadoras, etc. Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilización en el desarrollo de las actividades que se realizan en la empresa, tienen un desgaste parcial o total de vida y no pueden ser inventariados en forma individual. Ejemplo: Mouses, calculadoras de bolsillo, engrapadoras, papeleras, perforadoras, refacciones, etc.
Por su aprovechamiento:
Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el desarrollo de las actividades (escritorios, sillas papeleras, anaqueles, etc.) y que no requieren de algún dispositivo para su operación. Equipo: Bienes que se utilizan en forma más directa para el desarrollo de las actividades y que requieren de dispositivos para su operación (computadoras, cámaras fotográficas y de vídeo, máquinas de escribir, calculadoras, etc.)
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MOLINO HERNANDO DE VILLAFAÑE El mobiliario y equipo de almacén utilizado en el MOLINO HERNANDO DE VILLAFAÑE es el siguiente:
El montacargas eléctrico (de gasolina o diesel)
Lo usan para transportar materiales (costales de harina o el trigo) de un sitio a otro. Este tipo de montacargas, tiene dos palas con las que se puede transportar los materiales más rápidamente. La carretilla neumática Esta carretilla también la usan para transportar los costales de harina, pero lo hacen con mucha menos cantidad que en un montacargas.
Las tarimas de madera Estas las usan para colocarlas como base para los costales de harina y así por los orificios que tienen estas tarimas poder introducir las palas del montacargas y mover los costales más fácilmente.
Cascos Estos los usan en los dos almacenes como equipo de seguridad para que le cubra la cabeza por si cae algún objeto del techo o bien de otro lado.
Fajas Estas las usan en ambos almacenes para que los trabajadores al momento de tomar algo pesado no se les haga hernia y así evitar enfermedades.
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SISTEMAS INFORMATICOS INVENTARIOS
DE
ADMINISTRACION
DE
En la práctica se dispone de una gran variedad de, sistemas de información que soportan los aspectos administrativos y de control de las organizaciones. Tipos de sistemas de información. Ordinariamente la obtención y diseminación de la información es el problema más difícil de la compañía. La información es voluminosa, esparcida, y a menudo difícil de obtener. Con el transcurso del tiempo las empresas típicas han desarrollado los sistemas principales de información, para proporcionar información de planeamiento, de operación y de control para los tomadores de decisiones de toda la organización. Esos sistemas principales son los siguientes: • Sistema de gestión del almacén
Se entiende por tal el sistema que determina los criterios para seleccionar el material que ha de salir del almacén para atender una petición concreta. La importancia de este sistema radica en que incide directamente sobre el período de permanencia de los productos en el almacén. • Modelo de almacenamiento
El modelo de almacenamiento queda definido principalmente a través de los medios de almacenaje móviles y fijos utilizados. El modelo determinará la operatividad y rendimiento del almacén.
Almacenamiento convencional
El almacenamiento convencional es el más extendido en casi todos los sectores industriales y se caracteriza por la escasa utilización de mecanismos, el empleo de equipos de tecnología común y la mayor utilización de mano de obra.
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MOLINO HERNANDO DE VILLAFAÑE
En el MOLINO HERNANDO DE VILLAFAÑE se hace un registro diario del inventario, tanto en el área de procesos como en el departamento de ventas y en el área de almacén. El concentrado de los registros se envía a las oficinas administrativas donde la información es ingresada en las computadoras. La empresa utiliza el tabulador de Excel para procesar y guardar la información de los inventarios.
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CONCLUSIÓN
Años anteriores los empresarios pensaban que el tener almacenes era una gasto más hacia la empresa, pero hoy en día la realidad es otra ya que gracias a estos se ahorran tiempo, dinero, traslados, etc. Además que les sirve para tener materia prima por si ocurre algún desastre natural u otro contratiempo que puede tener su materia prima. En el MOLINO HERNANDO DE VILLAFAÑE se le da al almacén la altura que debe de tener dentro de la organización en la selección de su personal: desde el puesto ejecutivo de jefe del almacén o de control de inventarios, hasta el último puesto de mozo o cargador. Se estudia científicamente su localización, las medidas adecuadas de su área y la división de sus espacios, los medios de almacenamiento y manejo de productos y materiales, los diseños más indicados de estantería y, muy especialmente, los procedimientos y prácticas administrativas que han de normar su funcionamiento económico y eficiente. Todo esto debe partir de la definición y establecimiento de objetivos y políticas.
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BIBLIOGRAFÍA
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ANEXOS
Dentro del MOLINO HERNANDO DE VILLAFAÑE
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