UNIDAD 5:
MET METODOL ODOLOG OGIA IA PARA ARA LA CREA CREACI CION ON E INNO INNOV VACIO ACION N DE
ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES. ORGANIZACIONALES. En la metodología para la creación e innovación de estructuras organizacionales se estudian a fondo la relación que existe entre las necesidades de la empresa para con la organización.
5.1 PLANEACION DEL ESTUDIO Todo estudio organizacional se encuentra basado en un proceso que parte de la percepción y determinación de la problemática, definición de los factores de estudio, objetivos, lineamientos y campos de trabajo para su realización, la captación y el análi nálissis de los los datos atos nece necessario arioss para ara form formu ular lar, impl implan anta tarr y evalu valuar ar las las recomendaciones asta presentar por escrito el informe a las autoridades, implantar las recomendaciones, evaluar, evaluar, dar seguimiento y reto alimentar el proceso.
Plan Planea eaci ción ón del del es es! !di di" "! Es el segundo paso para realizar un estudio organi organizac zacion ional, al, consis consiste te en precis precisar ar su natura naturalez leza a alcanc alcances es y requer requerimi imient entos os t"cnicos, es decir establecer los t"rminos de referencia para orientar su ejecución
Pas"s #a$a la #laneación del es!di" 1% Dee$&ina$ Dee$&ina$ el 'ac"$ 'ac"$ de es!di es!di" "! #dentificar el elemento o variable que deben ser estudiados para determinar el objetivo del estudio. Este procedimiento fija los cimientos para determinar el objetivo del estudio y llevar acabo una exploración o investigación preliminar que proporcione la información fundamental para integrar un proyecto de estudio sólido y completo.
(% )!enes de es!di"
)!enes )!enes ine$nas: ine$nas: órganos de gobiernos, nivel directivo, nivel medio, área afec afecta tada da,, otra otrass unid unidad ades es admi admini nist stra rativ tivas as,, unid unidad ades es de mejo mejora rami mien ento to
administrativo, comisiones o grupos de trabajo, recursos de información. )!en )!ene ess e* e*e e$n $nas as:: $ormativas $ormativas %organismo %organismoss internacio internacionales nales,, institucion instituciones es oficiales& oficiales&,, competido competidores, res, proveedore proveedores, s, clientes clientes y usuarios, usuarios, organizaci organizaciones ones líderes en el campo de trabajo, organizaciones de otros campos de trabajo.
+% De'inición del ",-ei" de es!di": 'ebe ser muy específico en cuanto a las condiciones que la organización espera como resultado de sus acciones.
/% Inesi0ación #$eli&ina$: (econocimiento para determinar la situación administrativa de la organización, esto implica revisar la literatura t"cnica, legal, además de establecer el primer contacto con la realidad que se va a estudiar.
5% P$e#a$ación del #$"ec" de es!di": 'espu"s de recabar los elementos preliminares para llevar acabo el estudio, se debe preparar el documento de partida a fin de ponerlo en práctica.
2% P$"#!esa 3cnica:
$aturaleza%tipo de estudio que se pretende realizar& )lcance% *rea de aplicación que cubre el estudio& +ustificación )ntecedentes% todos los estudios y esfuerzos análogo preparados con anterioridad& bjetivos% logros que se pretende alcanzar& Estrategias% (uta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de recursos& (ecursos -ostos (esultados #nformación complementaria
5.( AUTORIZACION PARA REALIZAR EL ESTUDIO 1.4En este punto se debe presentar el proyecto al titular de la empresa responsable de su ejecución para que este lo evalu" y en su caso lo apruebe.
(.4una vez autorizado deben girarse a comunicaciones, ósea convocarse a reuniones para acerse conocimientos de todos los niveles jerárquicos de la intención de realizar el estudio resaltando los beneficios que se obtendrán de este esfuerzo, a fin de que todos brinden su apoyo para llevarla a cabo.
+.4sin este requisito de autorización del estudio el trabajo podría tomar más tiempo y mayor grado de dificultad.
/.4se debe asignar la integración del equipo de estudio para repartir las responsabilidades entre estas personas por lo que debe asignarse un coordinador, 2
auxiliado por un equipo t"cnico conformado por líderes del proyecto, asistentes o analistas.
5.4una vez integrado el equipo de trabajo, debe capacitarse no solo en el manejo de los medios de investigación que se emplearan para obtener la investigación, si no en todo el proceso que se seguirá para preparar el estudio.
5.+ RECOPILACIN DE LA IN)ORMACIN. e procederá a efectuar la revisión sistematizada del área a trav"s de la observación y entrevistas de fondo a cuanto a!
a%. Es$!c!$a O$06nica +erarquías Estructura orgánica /unciones bjetivos
,%.Se de,e$6 $eisa$ la si!ación de l"s $ec!$s"s 7!&an"s. c.% En$eisas c"n el #e$s"nal de #$"ces"s elec$ónic"s +efatura )nálisis 0rogramadores peradores -apturistas 0ersonal )dministrativo
d.%Se de,e$6 c"n"ce$ la si!ación #$es!#!esal 'inancie$a en c!an" a: 0resupuesto (ecursos /inancieros (ecursos 1ateriales
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1obiliario y equipo
e%.Se 7a$6 !n leana&ien" del cens" de $ec!$s"s 7!&an"s an6lisis de si!ación en c!an" a: $2mero de personas y distribución por áreas. 'enominación de puestos alario -apacitación -onocimientos Experiencia 0rofesional )ntig3edad 4istorial de Trabajo alario y -onformación 1ovimientos saláriales 5ndice de rotación del personal 0rograma de capacitación
'%.P"$ 8li&"9 se de,e$6 $eisa$ el 0$ad" de c!&#li&ien" de l"s d"c!&en"s ad&inis$ai"s
$ormas y políticas
0lanes de trabajo
-ontroles
Estándares
0rocedimientos
La in'"$&ación n"s se$i$6 #a$a dee$&ina$:
i las responsabilidades en la organización están definidas adecuadamente.
i la estructura organizacional esta adecuada a las necesidades
i el control organizacional es el adecuado
i se tienen los objetivos y políticas adecuadas, se encuentran vigentes y están bien definidas.
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EVALUACIN DE LA ESTRUCTURA ORGNICA. 0ara lograr el objetivo de evaluación de la estructura orgánica se deberá de solicitar el manual de organización de la dirección, el cual deberá comprender como mínimo. 6 rganigrama con jerarquías 6 /unciones 6 bjetivos y políticas 6 )nálisis, descripción y evaluación de puestos 6 1anual de procedimientos 6 1anual de normas 6 #nstructivos de trabajo o guías de actividad Tambi"n se deben de solicitar! 6 bjetivos de la dirección 6 0olíticas y normas de la dirección. -7ET#$)(# 'E 8) ET(7-T7() (9*$#-) Toda esta información nos servirá para determinar! 6 i las responsabilidades de la organización están definidas adecuadamente. 6 i la estructura organizacional esta adecuada a las necesidades. 6 i el control organizacional es el adecuado. 6 i se tiene los objetivos y políticas adecuadas, se encuentran vigentes y están 6 i existe la documentación de las actividades, funciones y responsabilidades. 6 i los puestos se encuentran definidos y se:aladas sus responsabilidades.
EVALUACIN DE LOS RECURSOS ;UMANOS e deberá obtener información sobre la situación del personal del área, para lo cual se puede utilizar la tabla de recursos umanos y la tabla de proyección de recursos umanos.
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5./ ANLISIS E INTERPRETACIN DE DATOS. De'inición: Es el proceso a trav"s del cual ordenamos, clasificamos y presentamos los resultados de la investigación en cuadros estadísticos, en gráficas elaboradas y sistematizadas a base de t"cnicas estadísticas con el propósito de acerlos comprensibles. El análisis de la información documental debe estar orientado a probar la ipótesis. En cambio, la #nterpretación como proceso mental6sensorial da un significado más general a los referentes empíricos investigados, relacionándolos con los conocimientos considerados en el planteamiento del problema y en el marco teórico y conceptual de referencia.
P$"cedi&ieno! 'urante este proceso, se descomponen los elementos que forman las estructuras del problema. 8a descomposición se realiza en función de los indicadores de cada variable, ;cuyos valores son susceptibles de aumento, disminución o modificación%varían&<, luego, se realiza considerando las pautas que a continuación se indican! -onocer la estructura de la ipótesis de trabajo, si "stas son mucas, cada una es considerada como punto de referencia para el análisis e interpretación de los resultados= si es una sola y está bien formulada, la labor es específica y en consecuencia, el análisis es simple y en cierta medida mecánico, el cruzamiento de los datos son comprensibles y permiten verificarlos con más eficacia.
El an6lisis c!aliai" < c!aniai" Es más riguroso si se toma en consideración el planteamiento del problema, los m"todos, las t"cnicas y las estrategias utilizadas en la recopilación de la información. rientar el análisis y la interpretación a facilitar el cruzamiento de los datos y contribuir al logro de los objetivos generales y específicos de la investigación. Tener presente los lineamientos generales del marco teórico y conceptual de referencia, es decir, el análisis y la interpretación de los datos, deben realizarse con enfoques, esquemas y conceptos empleados en el planteamiento del problema y en la formulación de la ipótesis con la finalidad de identificar las
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concordancias o discrepancias entre las teorías existentes, los conceptos del investigador y los resultados extraídos de la realidad.
Ti#"s: 'escriptivo.
Gene$al: Es el que se vale de las t"cnicas estadísticas para analizar descriptivamente las propiedades del fenómeno investigado e interpretar los resultados de la investigación. Este análisis se realiza en dos fases. En la primera, se analiza los resultados por cada pregunta formulada con el objeto de conocer la tendencia, magnitud y características del problema a trav"s de los temas o interrogante respectiva. Esta labor, es ejecutada despu"s del procesamiento de los datos, es decir, cuando los resultados an sido contabilizados individualmente y expresados en porcentajes. En la segunda, se busca la similitud de las respuestas que tratan sobre el mismo factor con el propósito de precisar la conceptualización que se tiene sobre el objeto de estudio.
D.Gene$al: 'espu"s de aber realizado el análisis individual de preguntas, se efect2a el análisis descriptivo general, es decir, el correspondiente a todas las preguntas del cuestionario o c"dula de entrevista. El procesamiento es el siguiente! a. e agrupan las respuestas que corresponden a cada variable %x, y, z&, iniciándose por las que integran contextos más generales. 0ara el efecto, se toma en consideración el análisis individual de preguntas. b. 8as respuestas de las preguntas abiertas y cerradas se analizan por separado, destacándose las variables investigadas= asimismo, se determina los porcentajes para cada caso con el propósito de contrastar y evaluar la información por cada factor. c. 8a contrastación se realiza entre los indicadores de cada variable.
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d. 8os cuadros estadísticos, representaciones gráficas, tabulaciones cruzadas, etc. deben incluirse en el análisis descriptivo general, a fin de precisar y comprender mejor los resultados de la investigación.
Din6&ic": El análisis dinámico es un procedimiento integrador de las respuestas obtenidas por la aplicación de cuestionarios, c"dulas de entrevista u otros instrumentos que exigen respuestas directas o indirectas con la finalidad de efectuarse interpretación dinámica y determinar el grado de influencia que tiene cada uno de los factores que generan el problema o permiten la solución del mismo, para lo cual, es necesario interrelacionar respuestas de las preguntas abiertas y cerradas para detectar posibles conexiones entre la información captada y el objeto de investigación. 0autas para elaborar las sugerencias! 8as políticas, acciones y estrategias deben ser precisas y estar en condiciones de ser ejecutadas por los organismos p2blicos o privados que tienen que ver con la solución del problema. 'ise:ar modelos operacionales que incluyan soluciones o medidas correctivas concretas. 8os problemas se identifican y se jerarquizan en t"rminos generales y específicos para conocer su contexto global y determinar los que deben ser investigados. 0or cada política, debemos establecer las acciones a ejecutar, indicándose la entidad responsable y la relación que tiene con el programa, subprograma y la línea de investigación.
5.5 ELA=ORACIN > PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA 7na vez realizado el estudio y análisis correspondiente de la información pertinente a nuestro objeto de estudio es necesario tomar acciones, de acuerdo a los resultados obtenidos posterior al estudio realizado, >?u" quiere decir esto@ Aien esto se refiere a las estrategias y acciones propuestas por nuestro equipo de analistas es decir, estudiar las diferentes alternativas con las que contamos para poder determinar cuál es la más factible o conveniente para nuestra organización, es importante que al momento de llevar a cabo las propuestas se tomen en cuenta 8
factores, que afecten a la empresa como por ejemplo financieros, presupuestales, o estructurales, porque si bien se busca la mejora de nuestros procesos un cambio drástico o repentino puede ser motivo de un desequilibrio organizacional, por lo que abrá en ocasiones que dividir las propuestas o estrategias dadas en varias fases, de implementación como veremos en el siguiente punto. tro punto importante a tomar en esta parte del proceso son los planes de acción de emergencia, es decir debemos de tomar en cuenta un plan alternativo, el cual pueda llevarse a cabo en caso de negligencia o de alg2n posible error o afectación ya sea de carácter físico o administrativo el cual podamos emplear de manera inmediata sin causar mayor afectación en nuestra organización. 8a elaboración e implementación constituye el momento de transformar los planteamientos y medidas de mejoramiento en acciones específicas y está conformada por tres fases! a& 0reparación del programa b& #ntegración de recursos c& Ejecución del programa el actual m"todo de implantación parcial o por
aproximaciones
seleccionar
partes
consiste del
proyecto
en e
implementarlas poco a poco sin causar alteraciones al sistema actual y continuar al siguiente paso asta consolidar el anterior combinación de m"todos consiste en la aplicación de más un m"todo integración de recursos estructurado el programa se re2nen los recursos umanos, materiales y tecnológicos, se fundamenta t"cnica y normativamente la implantación, se acondiciona físicamente las instalaciones y se capacita al personal que vaya a colaborar en su ejecución.
5.2 IMPLEMENTACIN En esta fase las acciones de formación y motivación de los implicados en el nuevo concepto de arcivos de gestión deben completarse con una adecuada comunicación de los beneficios a obtener por el sistema. Este proceso requiere una estreca colaboración entre los directivos organizativos de la empresa, los t"cnicos
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informáticos y el personal seleccionado para llevar adelante la creación de los arcivos.
PLAN DE ACTUACIN Elaboración de los procedimientos de trabajo y asignar responsabilidades en materia de gestión arcivística. B.6Establecimiento de una política adecuada de comunicación de objetivos del proyecto y de formación. C.60eriodificar el proceso de implantación! planificar el día a día y tomar decisiones respecto a la documentación patrimonial de la empresa. 0ara la organización de los documentos de una oficina todas las partes implicadas deben estar convencidas de la necesidad y un aspecto que requiere especial atención es la organización de los documentos de apoyo informativo, los cuales se deben organizar considerando la función que cumplen, su instalación a de ser cómoda y accesible.
8a implementación de un sistema de gestión de arcivos debe ser acorde a la empresa en que se espera que act2e, debido a que debe seguir un plan o guía de acción, donde se deben establecer las políticas adecuadas del proyecto y se debe planificar lo que se va a desarrollar y registrar las decisiones tomadas que afectan a la empresa, por esto todas las partes implicadas deben estar convencidas de la necesidad que representa para la organización de acuerdo a la función que cumplen. El arcivo de gestión puede ser visualizado como un sistema simple donde se agrupa toda la documentación en trámite o empleada en consultas administrativas.
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5.? EVALUACIN PERIDICA. 8a evaluación periódica de la empresa se presenta como una erramienta 2til para el control de gestión superior, que consiste en analizar la evolución de la empresa en los 2ltimos a:os y sus perspectivas futuras, evaluar el impacto de las decisiones en sus resultados y la situación en relación con el cumplimiento de su misión. 8a evaluación se realizará sobre la base del análisis del cumplimiento de los objetivos o estándares establecidos, del alcance de los factores críticos del puesto y del grado de asimilación que el evaluado a eco de los valores corporativos. En este apartado se indican todos los factores objeto de evaluación %objetivos y competencias&. El /ormulario Evaluación de 'esempe:o 0eriódica posibilita de una manera formal el acuerdo entre upervisor y upervisado sobre los objetivos D metas importantes a lograr en la tarea, la forma de llevarla a cabo, el concepto que a merecido el empleado, los planes para su capacitación, las opiniones que el propio empleado tiene sobre su desempe:o y sus expectativas y deseos para el futuro. )demás, es una invalorable oportunidad de intercambio personal entre Evaluador y Evaluado. e evaluará! ).
Empe:o manifestado en el alcance y logro de los objetivos establecidos
B. 'esempe:o de la función específica i. (endimiento . rganización del trabajo F. )ctitud proactiva G. /lexibilidad H. 0erseverancia y resistencia a tensiones BI. )sunción de responsabilidades BB. 'isciplina BC. -onocimientos y abilidades relacionadas con el puesto de trabajo ii. Eficiencia, eficacia, efectividad 11
BJ. -alidad B. -antidad BF. portunidad iii. -omportamiento social BH. Kalores "ticos, actitudinales y de cultura corporativa BL. (elaciones interpersonales BM. -ooperación y predisposición al trabajo en equipo CB. -omportamiento frente a superiores iv. -onducción de personal
EK)87)-#N$ 'E 'EE10EO. 8os Evaluadores deben completar los apartados! /ortalezas y debilidades del Empleado y (ecomendaciones especiales, identificando en este 2ltimo, los aspectos a mejorar por el Evaluado en el próximo período de evaluación, definiendo acciones concretas para su logro. EK)87)-#N$ 'E 0TE$-#)8. En este apartado, ambos Evaluadores deben dejar constancia, tambi"n con color verde, de la evaluación de potencial del Empleado. 'eberán calcular el resultado de la evaluación promediando el puntaje con los factores evaluados. EK)87)-#N$ 'E 0TE$-#)8. En este apartado, y de acuerdo al potencial evidenciado por el Empleado, los Evaluadores enunciarán las propuestas que consideren pertinentes en relación con el 'esarrollo del mismo.
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