METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN E INNOVACIÓN DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES. INTRODUCCIÓN Se estudia a fondo la relación que existe entre las necesidades de la empresa para con la organización, en pro del alcance total de los objetivos y metas planteadas durante la planeación de la misma, ya sea iniciando la empresa o bien después de un ciclo de trabajo culminado, para esto se analiza detenidamente ciertos factores tanto internos como externos, para poder determinar cuáles son exactamente las necesidades de la empresa. Esto con el único fin de poder determinar cuál sería la estructura más adecuada para el negocio hablando específicamente de diseño organizacional, se estudia detenidamente la evaluación y diagnostico organizacional de nuestra empresa como punto de partida hacia el desarrollo de nuevas estrategias o bien innovación o busca de áreas de oportunidad dentro de nuestra estructura organizacional. La metodología que describiremos, es decir, la secuencia ordenada y lógica de los pasos que debe darse para constituir una organización, es igualmente aplicable al conjunto de una empresa, sea cual fuere su dimensión o actividad.
1 PLANEACIÓN DEL ESTUDIO Es necesario realizar la justificación necesaria del estudio a realizar; es decir fundamentar los motivos del mismo, aunque sean rutinarios, es indispensabl indispensable e sustentar dichos estudios ya que de este modo se especificaran los objetivos a evaluar ya sea para obtener un diagnóstico, áreas de oportunidad o bien buscar soluciones a problemáticas suscitadas dentro de la organización. Cualquier mejoramiento o racionalización administrativa debe comenzar con cuidados y preparación, así como:
a) Reconocimiento del problema y autorización para realizar el estudio. b) Ubicación precisa del área en que se presente el problema. c) Tipificación del problema. d) Investigar sobre las causas del problema. e) Definición del objetivo del estudio. f) Formulación del plan del trabajo.
2 PROGRAMACIÓN Y ORGANIZACIÓN La planeación de estudios organizacionales es el resultado de la buena conjugación de todos los factores cualitativos y cuantitativos ya que son las variables a medir para la determinación de resultados, es decir no podemos determinar nuestro objeto de estudio si no analizamos primero cuales sean nuestras variables a medir y el grado de afectación que estas tienen sobre nuestra organización Una vez conociendo los aspectos antes mencionados podemos empezar con la programación de nuestro estudio que no es más que organizarnos adecuadamente en cómo, y cuando
llevaremos a cabo la realización de nuestro estudio, es necesario también tomar en cuenta que nuestra labor no debe de afectar con los procesos normales de nuestra empresa, posterior a esto debemos tratar de llegar a los resultados más convenientes en el menor tiempo posible sin descuidar a la vez la eficacia de nuestros procedimientos.
Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos. Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y actividad de cada persona. Se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas. Saber cómo y dónde obtener la información necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber dónde conseguir la información y le debe ser facilitada.
Algunos conceptos que debemos tomar en cuenta dentro de la planeación organizacional son los siguientes:
La Estructura Organizacional es un instrumento administrativo en el que se definen tareas por realizar considerando las capacidades y motivaciones del personal disponible. Su propósito es contribuir a la creación de un entorno favorable para el desempeño humano.
La Planeación de la Estructura Organizacional ayuda a determinar las necesidades futuras de personal y los programas de capacitación requeridos. Puede revelar debilidades que se perciben más claramente al comparar la estructura organizacional real con la deseable.
Estructura Del Proyecto. Durante el tiempo de vida de un producto, se deben realizar varias actividades que comprenden planeación, desarrollo, servicios, publicaciones, control de calidad, apoyo y mantenimiento. La planeación identifica agentes externos y necesidades, lleva a cabo estudios de factibilidad y supervisa el desarrollo de principio a fin. El desarrollo específico, diseña, instrumenta, depura, prueba e integra el producto. Los servicios proporcionan herramientas automatizadas y recursos computacionales para todas las actividades y administra la configuración, distribución del producto y distintos apoyos administrativos.
3 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS. Una vez que ya tenemos bien delimitado nuestro objeto de estudio, la metodología y las herramientas que utilizaremos en nuestro estudio organizacional es de suma importancia obtener la mayor cantidad de información posible de todos los departamentos que constituyen a nuestra empresa, pero cabe mencionar que la obtención de información es únicamente el primer paso dentro de este proceso, ya que lo que nos asegurara buenos resultados sin duda alguna es el análisis y buena interpretación de toda la información obtenida, esta puede ser una tarea ardua si no se sabe exactamente lo que buscamos, de ahí la importancia de que se lleven a cabo y eficazmente los puntos vistos anteriormente, esto nos ayudara a poder
descartar información irrelevante al objeto de estudio que pretendemos realizar. El propósito del análisis es resumir las observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcionen respuestas a los interrogantes de la investigación. El objetivo de la interpretación es buscar el significado más amplio a las respuestas mediante un enlace con otros conocimientos disponibles, por otro lado, un abuso o sobresaturación de información estadística cuando no es necesaria, solo sirve para el regodeo del analista y además conspira contra la comprensión del fenómeno este, tal vez sea el reto más importante a vencer dentro de la realización de nuestro, porque los resultados o la localización exacta del origen de nuestra problemática puede depender del análisis correcto de dicha información, El objetivo de traer esta problemática está dirigida al logro de los objetivos específicos que se persiguen. La primera de ellas es sumar al cálculo matemático-estadístico a la comprensión conceptual. Nos parece interesante poder entender e interpretar lo que “hay detrás de cálculo estadístico”, esto es, cómo se relaciona los postulados teóricos con los lógicos y éstos con los paradigmas estadísticos, lo que desde el inicio queremos despejar son algunos errores conceptuales que llevan posteriormente a errores de aplicación o a mal interpretar la información como antes mencionamos.
4 ELABORACIÓN Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA Una vez realizado el estudio y análisis correspondiente de la información pertinente a nuestro objeto de estudio es necesario tomar acciones, de acuerdo a los resultados obtenidos posterior al estudio realizado se refiere a las estrategias y acciones propuestas por nuestro equipo de analistas es decir, estudiar las diferentes alternativas con las que contamos para poder determinar cuál es la más factible o conveniente para nuestra organización, es importante que al momento de llevar a cabo las propuestas se tomen en cuenta factores, que afecten a la empresa como por ejemplo financieros, presupuestales, o estructurales, porque si se busca la mejora de nuestros procesos y un cambio drástico o repentino puede ser motivo de un desequilibrio organizacional, por lo que habrá en ocasiones que dividir las propuestas o estrategias dadas en varias fases, de implementación. Otro punto importante a tomar en esta parte del proceso son los planes de acción de emergencia, es decir debemos de tomar en cuenta un plan alternativo, el cual pueda llevarse a cabo en caso de negligencia o de algún posible error o afectación ya sea de carácter físico o administrativo el cual podamos emplear de manera inmediata sin causar mayor afectación en nuestra organización.
La elaboración e implementación constituye el momento de transformar los planteamientos y medidas de mejoramiento en acciones específicas y está conformada por tres fases:
1. Preparación del programa 2. Integración de recursos 3. Ejecución del programa
El actual método de implantación parcial o por aproximaciones consiste en seleccionar partes
del proyecto e implementarlas poco a poco sin causar alteraciones al sistema actual y continuar al siguiente paso hasta consolidar el anterior combinación de métodos consiste en la aplicación de más un método integración de recursos estructurado el programa se reúnen los recursos humanos, materiales y tecnológicos, se fundamenta técnica y normativamente la implantación, se acondiciona físicamente las instalaciones y se capacita al personal que vaya a colaborar en su ejecución.
5 IMPLEMENTACIÓN Una implementación o implantación es la realización de una aplicación, o la ejecución de un plan, idea, modelo científico, diseño, especificación, estándar, algoritmo o política; podemos determinar a la implementación como el método o modo en el cual pondremos en acción las estrategias tomadas posterior a todos los procesos vistos anteriormente, en esta etapa podemos mencionar que las labores se vuelven un poco más técnicas que administrativas. Es necesario evaluar las dimensiones de las afectaciones que pueden obtenerse a consecuencia de la realización de cambios en la empresa, partiendo de esto podemos determinar el modo en el que llevaremos a cabo la implementación de nuestras estrategias organizacionales, podemos seccionar los planes de acción en partes o fases, si se trata de cambios drásticos en los procesos ya establecidos en la empresa esto se hace para tratar de disminuir el impacto en los empleados y de este modo puedan tener una mejor aceptación a las estrategias impuestas de tal modo que no desestabilice a la empresa, esto claro si hablamos de una estrategia a nivel general, ahora bien si hablamos de cambios departamentales, pues son más fáciles de llevar a cabo y con mucho menos imprevistos; otro punto es la opción de un planes de estrategia en casos de contingencia estos planes deben de ser de fácil implementación y con resultados inmediatos estos se usan mayormente en caso de recesiones económicas, afectaciones naturales, o fuertes campañas publicitarias de la competencia. El proceso de administración estratégica involucra dos procesos relevantes:
El primero, la formulación de la estrategia. El segundo, la implementación de la estrategia seleccionada.
Para formular la estrategia se realizará un análisis cuidadoso del medio ambiente externo y del ambiente interno llevando a cabo una adecuada implementación de dicha estrategia. La mayor parte de los fracasos de las empresas no provienen de una mala formulación de la estrategia sino de una implementación inadecuada. De ahí emana la importancia tan relevante del segundo proceso, es decir, la puesta en marcha de la estrategia. Es indispensable implementar las estrategias a través de diseñar la estructura organizacional congruente con la estrategia seleccionada, establecer los controles oportunos y de contar con una cultura organizacional adecuada.
6 EVALUACIÓN PERIÓDICA La evaluación periódica de la empresa se presenta como una herramienta útil para el control de gestión superior, que consiste en analizar la evolución de la empresa en los últimos años y sus perspectivas futuras, evaluar el impacto de las decisiones en sus resultados y la situación en relación con el cumplimiento de su misión. Para efectuar esta evaluación se utilizan naturalmente los mismos instrumentos que se incorporan a la carpeta de control superior, pero
el análisis se refiere a períodos más prolongados (generalmente coincide con el cierre de balances) y no se efectúa para marcar tendencias de variables sino para establecer en qué medida la empresa es rentable, mantiene su patrimonio y evoluciona favorablemente. En otros términos, es una autoevaluación de la medida en que la empresa es una inversión conveniente para señalar con tiempo las deficiencias que deban ser corregidas.
Evaluación periódica a cada miembro de la organización
Toda persona le gusta saber cómo está su nivel de desempeño y como es visto por su superior. Esto cabe dentro de lo que llamaríamos elemento motivante en el desempeño de cada persona. No se debe hacer una evaluación subjetiva por que causa daño a las personas y en consecuencia a la organización. El evaluador (líder de su equipo) debe hacer ver al evaluado con exactitud y sin lugar a duda como es visto el desempeño y aporte de cada trabajador hacia la empresa. Cada persona está deseosa de saber dónde está ubicada para disminuir su nivel de inseguridad laboral que puede hacer mermar su nivel de desempeño. Si es una persona con antigüedad en la organización debe buscarse su evaluación anterior y hacer la comparación de cómo estabas y como estas en este momento. Es necesario que el evaluado una vez concluya su evaluación firme (si está de acuerdo) la evaluación escrita junto a su líder. En el caso de no estar de acuerdo con su evaluación, es tarea del evaluador establecer estrategias de comunicación y persuasión con el objetivo de que el objetivo de esa evaluación radica en la mejora continua y crecimiento del trabajador en la organización y así a futuro poder ser recompensado por su aporte a la organización Allí deben establecerse compromisos de ambas partes a cumplir en el transcurso del periodo que se establezca como fecha término de cada evaluación. .
