UNIDAD 5 METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN E INNOVACIÓN DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES. 5.1 PLANEACION DEL ESTUDIO. Todo estudio organizacional se encuentra basado en un proceso que parte de la percepción y determinación de la problemática, definición de los factores de estudio, objetivos, lineamientos y campos de trabajo para su realización, la captación y el análisis de los datos necesarios para formular, implantar y evaluar las recomendaciones hasta presentar por escrito el informe a las autoridades, implantar las recomendaciones, evaluar, dar seguimiento y retroalimentar el proceso.
Consiste en precisar la naturaleza y alcance del estudio y establecer los términos de referencia para orientar su ejecución.
a) DETERMINAR EL FACTOR DE ESTUDIO:
Identificar el elemento o variables que deben ser estudiados para determinar el objetivo del estudio. Este procedimiento fija los cimientos para determinar el objetivo de estudio y llevar a cabo una exploración o investigación preliminar que proporcione la información fundamental para integrar un proyecto de estudio sólido y completo
b) FUENTES DE ESTUDIO:
FUENTES INTERNAS: Órganos de gobierno, nivel directivo, nivel medio, área afectada,
otras
unidades
administrativas,
unidades
de
mejoramiento
administrativo, comisiones o grupos de trabajo, recursos de información.
FUENTES EXTERNAS: Normativas (Organismos internacionales, Instituciones oficiales), Competidores, Proveedores, Clientes y usuarios, Organizaciones líderes en el campo de trabajo, Organizaciones de otros campos de trabajo.
c) DEFINICIÓN DEL OBJETIVO DE ESTUDIO:
Debe ser muy específico en cuanto a las condiciones que la organización espera como resultado de sus acciones.
d) INVESTIGACIÓN PRELIMINAR:
Reconocimiento para determinar la situación administrativa de la organización, esto implica revisar la literatura técnica, legal, además de establecer el primer contacto con la realidad que se va a estudiar
e) PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE ESTUDIO.
Después de recabar los elementos preliminares para llevar a cabo el estudio, se debe preparar el documento de partida a fin de ponerlo en práctica.
f) PROPUESTA TECNICA
1. Naturaleza (tipo de estudio que se pretende realizar)
2. Alcance (Área de aplicación que cubre el estudio)
3. Justificación
4. Antecedentes (Todos los estudios y esfuerzo análogo preparados con anterioridad).
5. Objetivos (Logros que se pretende alcanzar)
6. Estrategia (Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de recursos)
7. Recursos
8. Costo
9. Resultados
10. Información complementaria
5.2 AUTORIZACIÓN DEL ESTUDIO.
En esta sección se presenta una visión panorámica de la metodología del diseño organizacional. La metodología que se describirá, es de acuerdo a la secuencia ordenada y lógica de los pasos que deben darse para constituir una organización, es igualmente aplicable al conjunto de una empresa, sea cual fuere su dimensión o actividad, como en forma independiente a unas u otras de sus unidades componentes, llámense gerencias, sub-gerencias, divisiones, departamentos o secciones.
Trátese del estudio de una empresa completa o de sólo alguna de sus unidades, es de la mayor importancia preservar una perspectiva integral a lo largo del proceso del diseño organizacional. Para tal efecto, la metodología debe aplicarse en primer lugar con el propósito específico y exclusivo de definir las unidades orgánicas mayores. Culminada esta primera parte, recién procederá el estudio independiente, una a una, de las unidades de segundo nivel. A continuación podrá organizarse las del tercero y así sucesivamente.
La organización que pudiera diseñarse para cualquier empresa, siempre funcionará dentro de determinado contexto y deberá ser frente a las más diversas coyunturas. Esto demanda que ella, como totalidad y en cada una de las partes, sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a las variaciones del entorno y a las contingencias que necesariamente debe afrontar la realidad empresarial.
5.3 RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
En esta etapa se apuntan a los hechos que permiten conocer y analizar lo que sucede en la organización.
Esto para que no se obtengan impresiones de la realidad deformadas y las soluciones sean inoperables.
Herramientas para la recopilación de información cuestionario entrevistas investigación documental observación directa consulta a sistemas de información cedula. Tipos de datos
PRIMARIOS.Información recabada por primera vez utilizada solo para la investigación. Se usan comúnmente la observación y cuestionarios.
SECUNDARIOS.Información documental o datos ya existentes pude ser: internos y externos.
5.4 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS.
Una vez que ya tenemos bien delimitado nuestro objeto de estudio, la metodología y las herramientas que utilizaremos en nuestro estudio organizacional es de suma importancia obtener la mayor cantidad de información posible de todos los departamentos que constituyen a nuestra empresa, ¿Qué significa esto? Como bien sabemos la empresa es un solo sistema laboral y productivo por lo tanto es necesario conocer las afectaciones de todos y cada uno de los departamentos de la empresa, pero cabe mencionar que la obtención de información es únicamente el primer paso dentro de este proceso, ya que lo que nos asegurara buenos resultados sin duda alguna es el análisis y buena interpretación de toda la información obtenida, esta puede ser una tarea ardua si no se sabe exactamente lo que buscamos, de ahí la importancia de que se lleven a cabo y eficazmente los puntos vistos anteriormente, esto nos ayudara a poder descartar información irrelevante al objeto de estudio que pretendemos realizar. El propósito del análisis es resumir las observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcionen respuestas a los interrogantes de la investigación. El objetivo de la interpretación es buscar el significado más amplio a las respuestas mediante una trabazón con otros conocimientos disponibles, por otro lado, un abuso o sobresaturación de información estadística cuando no es necesaria, solo sirve para el regodeo del analista y además conspira contra la comprensión del fenómeno este, tal vez sea el reto más importante a vencer dentro de la realización de nuestro, por que los resultados o la localización exacta del origen de nuestra problemática puede depender del análisis correcto de dicha información,
El objetivo de traer esta problemática está dirigido al logro de los objetivos específicos que se persiguen. La primera de ellas es sumar al cálculo matemáticoestadístico a la comprensión conceptual. Nos parece interesante poder entender e interpretar lo que “hay detrás de cálculo estadístico”, esto es, cómo se relaciona los postulados teóricos con los lógicos y éstos con los paradigmas estadísticos, lo que desde el inicio queremos despejar son algunos errores conceptuales que llevan posteriormente a errores de aplicación o a mal interpretar la información como antes mencionamos.
5.5 ELABORACIÓN DEL PLANTEAMIENTO. Una vez realizado el estudio y análisis correspondiente de la información pertinente a nuestro objeto de estudio es necesario tomar acciones, de acuerdo a los resultados obtenidos posterior al estudio realizado, ¿Qué quiere decir esto? Bien esto se refiere a las estrategias y acciones propuestas por nuestro equipo de analistas es decir, estudiar las diferentes alternativas con las que contamos para poder determinar cuál es la más factible o conveniente para nuestra organización, es importante que al momento de llevar a cabo las propuestas se tomen en cuenta factores, que afecten a la empresa como por ejemplo financieros, presupuestales, o estructurales, porque si bien se busca la mejora de nuestros procesos un cambio drástico o repentino puede ser motivo de un desequilibrio organizacional, por lo que habrá en ocasiones que dividir las propuestas o estrategias dadas en varias fases, de implementación como veremos en el siguiente punto. Otro punto importante a tomar en esta parte del proceso son los planes de acción de emergencia, es decir debemos de tomar en cuenta un plan alternativo, el cual pueda llevarse a cabo en caso de negligencia o de algún posible error o afectación ya sea de carácter físico o administrativo el cual podamos emplear de manera inmediata sin causar mayor afectación en nuestra organización. La elaboración e implementación constituye el momento de transformar los planteamientos y medidas de mejoramiento en acciones específicas y está conformada por tres fases: a) Preparación del programa b) Integración de recursos c) Ejecución del programa.
El actual método de implantación parcial o por aproximaciones consiste en seleccionar partes del proyecto e implementarlas poco a poco sin causar alteraciones al sistema actual y continuar al siguiente paso hasta consolidar el anterior combinación de métodos consiste en la aplicación de mas un método integración de recursos estructurado el programa se reúnen los recursos humanos, materiales y tecnológicos, se fundamenta técnica y normativamente la implantación, se acondiciona físicamente las instalaciones y se capacita al personal que vaya a colaborar en su ejecución.
5.6 IMPLEMENTACION. Una implementación o implantación es la realización de una aplicación, o la ejecución de un plan, idea, modelo científico, diseño, especificación, estándar, algoritmo o política, ¿Qué quiere decir esto? En un enfoque mas claro podemos determinar a la implementación como el método o modo en el cual pondremos en acción
las
estrategias
tomadas
posterior
a
todos
los
procesos
vistos
anteriormente, en esta etapa podemos mencionar que las labores se vuelven un poco mas técnicas que administrativas, ¿Por qué? Bueno por que es necesario evaluar las dimensiones de las afectaciones que pueden obtenerse a consecuencia de la realización de cambios en nuestra empresa, partiendo de esto podemos determinar el modo en el que llevaremos acabo la implementación de nuestras estrategias organizacionales, como mencionamos en el punto anterior podemos seccionar nuestros planes de acción en partes o fases, si se trata de cambios drásticos en los procesos ya establecidos en nuestra empresa esto se hace para tratar de disminuir el impacto en los empleados y de este modo puedan tener una mejor aceptación a las estrategias impuestas de tal modo que no desestabilice a la empresa, esto claro si hablamos de una estrategia a nivel general, ahora bien si hablamos de cambios departamentales, pues son mucho mas fáciles de llevar a cabo y con mucho menos imprevistos; otro punto que mencionábamos con anterioridad era la opción de un planes de estrategia en casos de contingencia estos planes deben de ser de fácil implementación y con resultados inmediatos estos se usan mayormente en caso de recesiones económicas, afectaciones naturales, o fuertes campañas publicitarias de la competencia. EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA INVOLUCRA DOS PROCESOS RELEVANTES.
El primero, la formulación de la estrategia. El segundo, la implementación de la estrategia seleccionada.
Para que las organizaciones tengan éxito necesitan realizarse ambos procesos de manera adecuada, para formular la estrategia se realizará un análisis cuidadoso del medio ambiente externo y del ambiente interno llevando a cabo una adecuada implementación de dicha estrategia. La mayor parte de los fracasos de las empresas no provienen de una mala formulación de la estrategia sino de una implementación inadecuada. De ahí emana la importancia tan relevante del segundo proceso, es decir, la puesta en marcha de la estrategia. Es indispensable implementar las estrategias a través de diseñar la estructura organizacional congruente con la estrategia seleccionada, establecer los controles oportunos y de contar con una cultura organizacional adecuada, es necesario contar con tu motivación para realizar este curso, ya que puedes estar seguro que serás capaz de aplicar los diversos conceptos vistos en el curso al caso particular de tu empresa.
5.7 EVALUACIÓN PERIÓDICA.
Muchas veces, los problemas no son manifiestos y solo se detectan cuando se efectúa un análisis en profundidad. La rutina diaria impide frecuentemente pensar en la situación de la empresa y su futuro, aunque pensar para tener una visión global de la situación agregue valor. Muchas veces el día a día, lo urgente, impide a los directivos pensar en lo importante,los directivos deben dedicar tiempo a pensar, para así orientar, motivar y controlar, y evitar que las empresas pierdan la brújula del cumplimiento de su misión en el lago plazo,la evaluación periódica de la empresa se presenta como una herramienta útil para el control de gestión superior, que consiste en analizar la evolución de la empresa en los últimos años y sus perspectivas futuras, evaluar el impacto de las decisiones en sus resultados y la situación en relación con el cumplimiento de su misión. Para efectuar esta evaluación se utilizan naturalmente los mismos instrumentos que se incorporan a la carpeta de control superior, pero el análisis se refiere a períodos más prolongados (generalmente coincide con el cierre de balances) y no se efectúa para marcar tendencias de variables sino para establecer en qué medida la empresa es rentable, mantiene su patrimonio y evoluciona favorablemente. En otros términos, es una autoevaluación de la medida en que la empresa es una inversión conveniente para señalar con tiempo las deficiencias que deban ser corregidas. EVALUACIÓN PERIÓDICA A CADA MIEMBRO DE LA ORGANIZACIÓN Toda persona le gusta saber cómo está su nivel de desempeño y como es visto por su superior. Esto cabe dentro de lo que llamaríamos elemento motivante en el desempeño de cada persona. No se debe hacer una evaluación subjetiva por que causa daño a las personas y en consecuencia a la organización. El evaluador (líder de su equipo) debe hacer ver al evaluado con exactitud y sin lugar a duda como es visto el desempeño y aporte de cada trabajador hacia la empresa. Cada persona está deseosa de saber donde está ubicada para disminuir su nivel de inseguridad laboral que puede hacer mermar su nivel de desempeño. Si es una
persona con antigüedad en la organización debe buscarse su evaluación anterior y hacer la comparación de cómo estabas y como estas en este momento. Es necesario que el evaluado una vez concluya su evaluación firme (si está de acuerdo) la evaluación escrita junto a su líder. En el caso de no estar de acuerdo con su evaluación, es tarea del evaluador establecer estrategias de comunicación y persuasión con el objetivo de que el objetivo de esa evaluación radica en la mejora continua y crecimiento del trabajador en la organización y así a futuro poder ser recompensado por su aporte a la organización Allí deben establecerse compromisos de ambas partes a cumplir en el transcurso del periodo que se establezca como fecha término de cada evaluación.
