METODOLOGIA PARA EL DESARROLLO DE ESTUDIOS ESTUDIOS ORGANIZACIONALES ORGANIZACIÓN Y METODOS Oscar León
ETAPAS V
ISION DEL ESTUDIO PLANEACION DEL ESTUDIO RECOPILACION DE DATOS ANALISIS DE DATOS F ORMULACION DE RECOMENDACIONES IMPLANTACION EVALUACION
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ETAPAS V
ISION DEL ESTUDIO PLANEACION DEL ESTUDIO RECOPILACION DE DATOS ANALISIS DE DATOS F ORMULACION DE RECOMENDACIONES IMPLANTACION EVALUACION
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VISION DEL ESTUDIO Etapa inicial de un estudio organizacional, a partir de la cual se puede lograr una aproximación a atributos, competencias y aplicaciones esenciales p/dimensionar su naturaleza y propósito, esto es, para ver su razón de ser y el alcance de las acciones
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VISION DEL ESTUDIO EVOLUCION DE LA IDEA:
PERCEPCION DE LA IDEA: 1. Concepción 2. Examen preliminar 3. Formulación de preguntas
DEPURACION DE LA IDEA: 1. Organización 2. Extrapolación 3. Retroalimentación
CONSOLIDACION DE LA IDEA 1. Estructuración 2. Registro 3. Exposición 25/08/2011
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VISION DEL ESTUDIO APROXIMACION A CONCEPTOS: Proceso a través del cual evoluciona el pensamiento con el propósito de ordenar los conceptos para precisar ideas básicas, ideas secundarias y efectos esperados en la implantación del estudio EVOLUCION DE UNA IDEA: El desarrollo conceptual y visual del pensamiento permite captar, depurar y fortalecer las ideas.
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PLANEACION DEL ESTUDIO Consiste en precisar su naturaleza, alcance y requerimientos técnicos ,es decir establecer los ³términos de referencia´ para orientar su ejecución.
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PLANEACION DEL ESTUDIO DETERMINACION DEL FACTOR DE ESTUDIO DEFINICION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO INVESTIGACION PRELIMINAR PREPARACION DEL PROYECTO DE ESTUDIO AUTORIZACION PARA REALIZAR EL ESTUDIO INTEGRACION DEL GRUPO CAPACITACION DEL GRUPO
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FUENTES DE ESTUDIO F
UENTES INTERNAS Órganos de gobierno Nivel directivo Nivel medio Á rea afectada Unidades de mejoramiento admtvo Otras unidades Comisiones, Comités, Recursos de información
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UENTES EXTERNAS Normativas Competidores Proveedores Clientes o usuarios Organizaciones lideres en el campo de trabajo Organizaciones de otros campos de trabajo
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DEFINICION DEL ESTUDIO OBJETIVOS Objetivos: lo que se pretende lograr o alcanzar con la investigación
Una vez detectados los factores que requieren atención, es necesario determinar con claridad el objetivo del estudio, el cual debe ser muy especifico en cuanto a los resultados esperados.
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OBJETIVOS Los verbos deben redactarse en infinitivo ( ar, er, ir ) Ejemplos: conocer, describir, identificar, evaluar, analizar, determinar, etc. Los objetivos pueden ser: Generales Específicos
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INVESTIGACION PRELIMINAR Implica revisar: Génesis de la organización Literatura técnica legal Establecer el primer contacto con la realidad que se va a estudiar
La responsabilidad de reunir esta información puede recaer en un equipo piloto, el cual puede posteriormente, servir de base para conformar el equipo de trabajo que conducirá el estudio
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LINEAMIENTOS PARA ORIENTAR UNA INVESTIGACION PRELIMINAR Determinar las necesidades que existen en el área de estudio e identificar los factores que requieren atención. Jerarquización de prioridades Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión del estudio Interrelación de las unidades admtvas y su vinculo c/el entorno Conocimientos técnicos y/o habilidades requeridas Estimación de tiempo y recursos necesarios
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CONTENIDO DE LA INVESTIGACION PRELIMINAR La investigación preliminar exige que se investigue al menos lo siguiente: Información referente a leyes, acuerdos, reglamentos, tratados, decretos, circulares, etc. Información s/el campo de trabajo: organigramas, manuales, formularios, estudios anteriores, volumen de trabajo, estadísticas, condiciones de trabajo, etc. Información de otras organizaciones
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PREPARACION DEL PROYECTO DE ESTUDIO Luego de realizada la investigación preliminar para realizar el estudio, hay que preparar el documento de partida: PROPUESTA TECNICA PROGRAMA DE TRABAJO
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PROPUESTA TECNICA La propuesta técnica debe incluir: Naturaleza Alcance Justificación Antecedentes Objetivos Estrategia Acciones Recursos Costo Resultados Información complementaria 25/08/2011
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PROGRAMA DE TRABAJO Que debe considerar: Identificación Responsable (s) Á rea (s) Clave Actividades F ases Calendario Representación grafica F ormato Reportes de avance Periodicidad 25/08/2011
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AUTORIZACION PARA REALIZAR EL ESTUDIO AUTORIZACION DIVULGACION
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INTEGRACION DEL GRUPO ORMAR EQUIPO DE TRABAJO NOMBRAR COORDINADOR
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CAPACITACION DEL GRUPO Medios de investigación que se emplearan Objetivo de la investigación Unidades involucradas Calendario de actividades
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RECOPILACION DE DATOS Luego de terminar con la parte preparatoria del estudio se inicia la fase de recopilación de datos, que debe dirigirse hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente ocurre en la organización, evitando así caer en interpretaciones erróneas y en medidas de mejoramiento inoperantes
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RECOPILACION DE DATOS Requisitos básicos que deben reunir los datos Específicos Completos Correctos Pertinentes Congruentes Susceptibles de validarse 25/08/2011
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Términos utilizados Especifico: Que es propio de algo y lo caracteriza y distingue de otras cosas Completo: Lleno, cabal, acabado, perfecto. Pertinentes: Perteneciente o correspondiente a algo Congruente: Conveniente, coherente, lógico. V alidar: Dar fuerza o firmeza a algo, hacerlo válido.
RECOPILACION DE DATOS Actitud del equipo responsable Sin prejuicios ni actitudes preconcebidas Conducta amable y discreta Evitar falsas expectativas
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RECOPILACION DE DATOS Técnicas de recopilación de datos Investigación documental Observación directa Consulta a sistemas de información Entrevistas Cuestionario Cedulas 25/08/2011
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RECOPILACION DE DATOS Integración de datos Resguardo Clasificación Para facilitar su análisis, la información puede dividirse en dos grandes grupos Antecedentes Situación actual 25/08/2011
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RECOPILACION DE DATOS Antecedentes Leyes y reglamentos Evolución o desarrollo de las estructuras organizacionales anteriores
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RECOPILACION DE DATOS Situación actual
Objetivos Estructura orgánica Recursos presupuestarios asignados Normas y políticas administrativas Funciones Procedimientos 25/08/2011
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Continuación situación actual Procesos Instrumentos jurídico administrativo Infraestructura tecnológica Equipo Condiciones de trabajo Ambiente laboral Relaciones con el entorno 25/08/2011
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ANALISIS DE DATOS Una vez recopilados los datos, deben someterse a un proceso de análisis o examen critico que permita precisar las causas del estudio y valorar las diferentes opciones de actuación
Naturaleza del análisis El
análisis consiste en separar los componentes de una situación o estudio hasta conocer la naturaleza, las características y el origen de su comportamiento El propósito del análisis es establecer los fundamentos para desarrollar alternativas de solución al factor que se estudia, a fin de introducir las medidas de mejoramiento administrativo de la mejor manera posible
Procedimiento de análisis Pasos: Conocer el hecho o situación que se analiza Describirlo Descomponerlo en sus partes Examinarlo críticamente Ordenar cada elemento según criterio establecido Definir las relaciones que se dan entre esos elementos Identificar y explicar su comportamiento
Preguntas fundamentales:
Que trabajo se hace Para que se hace Quien lo hace Como se hace Con que se hace Cuando se hace
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Técnicas de análisis administrativo Administración
por objetivos Análisis de sistemas Análisis costo-beneficio Análisis FODA Autoevaluación Auditoria administrativa benchmarking
Continuación técnicas « Control
total de calidad Desarrollo organizacional Diagrama de pareto Empowerment Estudio de factibilidad Inteligencia emocional Reingenieria etc
FORMULACION DEL
DIAGNOSTICO
En su preparación debe considerarse la relación que existe entre el origen del estudio y sus consecuencias, ya que si se identifica claramente la relación causa efecto, se lograra determinar mas fácilmente los cursos de acción para darles solución
Formulación del diagnostico cont.
Información base: Marco global de análisis Antecedentes Normas Procesos fundamentales Objetivos, funciones y procedimientos Estructura orgánica Sistemas de apoyo administrativo Etc.
FORMULACION DE
RECOMENDACIONES Como resultado del análisis de los datos y de la formulación del diagnostico, es posible elaborar propuestas de acción concretas, evaluar sus ventajas y desventajas y presentarlas como propuestas o recomendaciones Se inicia así una fase constructiva del estudio la cual presupone un proceso inverso al analisis es decir la SINTESIS
Consideraciones previas No perder de vista el objetivo del estudio oTomar en cuenta las disposiciones jurídicas y administrativas oLa experiencia de trabajos anteriores oExplorar los diferentes caminos para realizar las actividades con un enfoque integral oDar preferencia a las recomendaciones practicas o viables oAprovechar toda la ayuda disponible o
Preparación de recomendaciones No es necesario presentar todas las recomendaciones cuando son muy numerosas, basta jerarquizarlas considerando su viabilidad Cada recomendación debe acompañarse de una estimación de los requerimientos humanos, materiales, financieros y tecnológicos
Tipos de recomendaciones De mantenimiento De eliminación De adición De combinación De fusión De modificación De simplificación De intercambio
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