UNIDAD 1: PROCESO ADMINISTRATIVO CARRERA: ING. CIVIL PROCESO 1.1
OBJETIVOS
DE
LA
ADMINISTRATIVO ADMINISTRACIÓN
La administración se da donde quiere que exista un organismo social, surge cuando el hombre tiene la necesidad de agruparse para poder dar soluciones a sus problemas e inquietudes. Es por eso que los seres humanos antes de desarrollar cualquier actividad, en primera instancia, deberán procurar que el objetivo sea claro para que pueda existir en el grupo el sentido de coordinación, dirección y planeación. La administración es considerada como un proceso y la dinámica de este consiste en la aplicación sistemática de reglas para el logro de un determinado fin. La administración forma parte de las ciencias sociales, debido a que aplica sus principios a situaciones o aspectos del hombre como parte de una sociedad; es por eso, que uno de sus propósitos o aspectos es dar un mayor servicio a la comunidad con la máxima eficiencia. Existen diferentes definiciones expresadas por los principales autores en administración, las cuales se definen a continuación: E. F. L. Brech: lo define como un proceso social, que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa para lograr un propósito dado. Peterson y Plowman: lo definen como una técnica, que por medio de la cual se determinan, clarifican, y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano particular. Tannenbaum: lo define como el empleo de la autoridad para organizar, dirigir y controlar a subordinados responsables, con el fin de que todos los servicios se prestan sea debidamente coordinado en el logro del fin de la empresa. Henry Fayol: dice que administrar es prever, organizar, mandar coordinar y controlar. Como resumen y tomando en cuenta las d efiniciones anteriores se puede afirmar que: “es un proceso social que lleva consigo un conjunto sistemático de regalas para logar resultados de máxima eficiencia en la coordinación de las cosas y personas, bajo la responsabilidad de planear y regular en f orma eficiente las operaciones de una empresa”. Realizando estudios relacionados con los sistemas usados en el país, se concluye que utilizaban procedimientos administrativos, definidos y sistemáticos aplicados a sus templos para su construcción, planeación, implementación y control, de su imperio, y así poder satisfacer a sus dioses. La administración es dar o delegar en otros, determinadas funciones, siempre que estas se realicen en un organismo social, dirigiendo y coordinando lo que los demás realizan. La experiencia nos enseña que el hombre se agrupa en sociedad, principalmente por su insuficiencia para logar todos su fines por sí solo. La sociedad es la unión moral de los hombres, que en forma sistemática coordinan sus medios para lograr un bien común, por lo tanto es el objeto sobre el que recae la administración.
1.2 IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA ACTIVIDAD CONSTRUCTORA. A. Características de la administración Universalidad Es un fenómeno administrativo que se da donde quiera que exista un organismo social, porque en él tiene siempre que existir una coordinación sistemática de medios. Especificación La administración va siempre acompañada de otros servicios profesionales distintos. El fenómeno administrativo es específico y distinto a los que les acompañan. Se puede ser un magnifico ingeniero de producción y un pésimo administrador. Unidad temporal Es la importancia que tenga cada capa o fase del proceso administrativo en mayor o menor grado que se están dando. Unidad jerárquica Consiste en que los distintos grados y modalidades jerárquicas forman un solo cuerpo administrativo desde el gerente general, hasta el último mayordomo. B. Importancia de la administración 1. La administración se da donde quiera que existe un organismo social. 2. El éxito de un organismo social depende directa e indirectamente de una buena administración. 3. Es indispensable la administración técnica y científica en las grandes empresas debido a su magnitud y complejidad. 4. También para pequeñas empresas es importante porque le permite competir con otras y poder lograr la superación en calidad. 5. Aumenta la productividad de la empresa y dependiendo de la importancia que se le dé al campo económico social, beneficiará la vida económica de la sociedad. 6. Beneficiará en especial a los países que están en vía de desarrollo para crear la capitalización, desarrollar la calificación en sus empleados y trabajadores. C. Elementos de la administración de personas y cosas Seleccionar el proceso administrativo de una empresa es difícil, en un principio, porque todo proceso administrativo varía en cada acto, cada etapa y en todo momento de su desarrollo. Por lo tanto es conveniente separar aquellos elementos que puedan predominar para que de esa manera se puedan fijar mejor sus reglas técnicas, etc. Las divisiones de los elementos de la administración son arbitrarias y para fines de estudio se marcan diferentes criterios, los más usados son: División tripartita Considera que en la administración existen dos elementos pero se dividen en tres, son: 1. Planeación 2. Organización 3. Supervisión División en cuatro elementos 1. Planeación
2. Organización 3. Ejecución 4. Control División en cinco elementos 1. Prever 2. Organizar 3. Mandar 4. Coordinar 5. Controlar División de Kootz en cinco elementos 1. Planeación 2. Organización 3. Integración 4. Dirección 5. Control División en seis elementos 1. Previsión 2. Planeación 3. Organización 4. Integración 5. Dirección 6. Control Recogiendo las diversas clasificaciones de los diferentes criterios y analizando la definición de cada una de ellas, se tienen los siguientes objetivos: OBJETIVO | RESPONDE A LA PREGUNTA | PREVISIÓN | ¿QUE PUEDE HACERSE? | PLANEACIÓN | ¿QUE SE VA A HACER? | ORGANIZACIÓN | ¿COMO SE VA A HACER? | INTEGRACIÓN | ¿CON QUE SE VA A HACER? | DIRECCIÓN | VER QUE SE HAGA | CONTROL | ¿COMO SE HA REALIZADO? | Consiste en la determinación, técnicamente realizada de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, la investigación y valoración de cuales serán las condiciones futuras en lo que dicho organismo habrá de encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de acción posibles, comprendiendo tres etapas: Objetivos: a esta etapa corresponde fijar los fines. Investigaciones: se refiere al descubrimiento y análisis de los medios con que pueden contarse. Cursos alternativos: trata de la adaptación genérica de los medios encontrados a los fines propuestos, para ver cuantas posibilidades de acción distintas existen. PLANEACIÓN Consiste en la determinación del curso completo de acción que se habrá de seguir, fijando los principios que lo habrán de presidir y orientar, las secuencias de operaciones necesarias para alcanzarlo y la fijación de tiempos, unidades, etc. Necesarias para su realización. Comprenden por los mismos tres etapas y una anexa: Políticas: principios para orientar la acción. Procedimientos: secuencias de operación o métodos. Programas: fijación de tiempos requeridos.
Presupuestos: son programas en que se precisan unidades, costos y diversos tipos de pronósticos. ORGANIZACIÓN Se refiere a la estructuración técnica de las relaciones que pueden darse entre las jerarquías, funciones y obligaciones individuales. Comprende tres etapas: Jerarquías: fijar la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel. Funciones: la determinación de cómo debe dividirse las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general. Obligaciones: las que son designadas por unidad de trabajo susceptibles de ser desempeñadas por una persona. INTEGRACIÓN Consiste en los procedimientos, como los necesarios para su más eficaz funcionamiento, escogiéndolos, articulándolos y buscando su mejor desarrollo. Comprende tres etapas: Selección: técnica para encontrar y escoger los elementos necesarios. Introducción: consiste en lograr que los nuevos elementos se articulen lo mejor y más rápidamente que sea posible el organismo social. Desarrollo: todo elemento en un organismo social busca y necesita progresar y mejorar. DIRECCIÓN Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo más eficaz los planes señalados. Comprende las siguientes etapas: Mando u Autoridad: es el principio del que deriva toda la administración y por lo mismo, su elemento principal que es la dirección. Comunicación: lleva al centro director todos los elementos que deben conocerse, las órdenes de acciones necesarias, debidamente coordinadas. Supervisión: la función ultima de la administración es ver si las cosas se están haciendo tal y como se habían planeado y mandado. CONTROL Consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y pasados en relación con lo esperado, con el fin de saber si se a obtenido lo que se esperaba corregir, mejorar y formular nuevos planes. Comprende tres etapas: Establecimiento de normas: por que sin ellas es imposible hacer la comparación, en base de todo el control. Operación de los controles: esta suele ser una función propia de los técnicos especialistas en cada uno de ellos. Interpretación de resultados: esta es una función administrativa, que vuelve a constituir un medio de planeación. Según la concepción de FAYOL “el padre de la administración técnica” afirma que
además de las operaciones relacionadas con la administración de personas, existen otros seis grupos de actividades de la administración de cosas en los que se manejan a través de los elementos y etapas de la administración de personas. Operaciones financieras. Son las que tienen por objeto procurar al organismo social los elementos económicos que forman la base indispensable para la adquisición, conservación y operación de todos sus
elementos materiales y humanos y enseñan la mejor manera de combinar y aprovechar esos elementos económicos. Operaciones productivas Son las que se realizan bajo las normas técnicas correspondientes, con el fin de crear los bienes o prestar los servicios que constituyen el objetivo del organismo social, Operaciones de venta o distribución Son las que tienen por objeto hacer que los bienes y servicios cuya producción constituye el fin del organismo social, lleguen en forma más efectiva a mano de los consumidores y usuarios que habrán de requerirlos, a cambio del correspondiente precio, que cubre los gastos y utilidades de la empresa. Operaciones de conservación Son las que se refieren a la mejor forma de proteger los bienes materiales y recursos que la empresa utiliza para sus fines, en forma tal que duren el mayor tiempo posible y que la erogación para su mantenimiento sea la mínima. Operaciones de registro. Tienen por objeto fijar los resultados de la operación de la empresa en forma escrita, de tal manera que, en cualquier momento pueda conocerse la situación administrativa y sea posible hacer las correcciones y mejoras necesarias. Operaciones de compras Son las que buscan adquirir los bienes que la empresa requiere para sus labores, al mejor precio posible y en la forma más apropiada. 1.3 FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO La administración moderna exige que la división del trabajo se lleve a cabo con sujeción a ciertas reglas fundamentales que favorecen su eficiencia y se enlistan de la siguiente manera; Funcionalismo o departamentación. * Las actividades de la empresa deben dividirse y agruparse en un conjunto de actividades distintas pero relacionadas entre sí por la misma finalidad. * En la separación de funciones deben evitarse su duplicidad. No debe darse a las funciones secundarias mayor valor o importancia que tos esenciales. * Cada función debe realizarse en una sola sección, departamento o unidad de la empresa. * Cada departamento de una empresa que tenga a su cargo una función principal, debe controlar las funciones auxiliares o de servicio. JERARQUIA * En la empresa no deben existir más niveles jerárquicos que los indispensables. * La delegación de autoridad debe hacerse en el grado y medidas necesarias para el cumplimiento eficaz de las responsabilidades designadas al ejecutivo delegado.
* La delegación de la autoridad debe hacerse de acuerdo con principios y normas técnicas y no arbitrariamente. * Cada persona debe tener un solo jefe. No deben haber personas que no reporten a nadie. * Al tratar con subordinados los ejecutivos deben respetar la línea de actividad establecida en la organización. * Las diferencias entre la autoridad de línea, la de asesoramiento técnico y la funcional deben ser atendidas con claridad. Definición. * Las actividades, obligaciones, responsabilidades y requerimiento de cada puesto deben precisarse con la mayor claridad posible, * Igual precisión deben tener los límites de la autoridad de cada puesto de jefatura. * Las actividades secciónales o departamentales deben igualmente definirse con toda claridad. Selección. Los hombres que ocupen los diferentes puestos de la estructura organizativa deben seleccionarse técnicamente procurando lograr que cada Individuo ocupe la posición de trabajo que mejor corresponda a sus conocimientos, experiencia, habilidad, aptitudes, inclinaciones, etc. Debe de procurarse la realización de la norma fundamental: El hombre adecuado en el puesto adecuado. La unidad dentro de la empresa. La unidad dentro de la empresa debe considerarse desde un triple punto de vista: Unidad Normativa. En esta técnica legislativa se determinan los objetivos. Estos objetivos deben estructurarse jerárquicamente en puestos, secciones departamentos, divisiones y la empresa en su totalidad. Los objetivos son los que dan "sentido" o significación al trabajo. Están además las normas que orientan el criterio de los componentes de cada grupo, de acuerdo con las actividades, responsabilidades, facultades y relaciones que a cada uno se le hubieran asignado. Llamándose a estas normas las políticas de la empresa, de los departamentos, secciones y demás unidades de trabajo. Son ellas las que forman el sistema jurídico de la institución. Representan el orden de la ley dentro de la empresa. Los procedimientos y los objetivos, apoyados por las políticas, sirven de base para la
elaboración de los programas de trabajo, en lo que se especifica lo que debe hacerse, quien lo debe hacer, como, donde, cuando y demás circunstancias más propicias para su realización. La Unidad Psicológica. Es indispensable que los integrantes de la organización conozcan y acepten:
* Las condiciones que rigen dentro de la empresa en lo que se refiere a la división de trabajo establecida. * Las reglas que constituyen el régimen normativo al que se han de sujetar las actividades.
* Lograr una autentica coordinación, reconociendo errores y aceptando Ideas, lo cual consiste en unir las voluntades y las inteligencias en mismo fin y estar de acuerdo en los propósitos que se persiguen, para después realizar la finalidad previamente establecida y aceptada y actuar con sujeción a un conjunto de normas susceptibles de formar un sistema, un plan o un programa, en el que se refleja la unidad del orden que es la esencia de la organización. A este respecto las técnicas de conducción, que auxilian a todo aquel que tiene la categoría de jefe, te permitirán despertar y desarrollar el interés de sus subordinados en la labor que tiene a su cargo, fomentando su espíritu de solidaridad dentro del grupo y su Incorporación a la comunidad dentro de la empresa. Unidad Sociológica. Indica que para realizar los propósitos y objetivos comunes los individuos deben de trabajar en conjunto, como grupo propiamente dicho. En otros términos, los hombres no trabajan aisladamente. Cada empresa es una sociedad y reclama la unidad de sus componentes aplicando técnicas que traten de lograr la unidad sociológica de la misma. Esta es la comunicación, ya que por medio de las órdenes, las Instrucciones, las sugerencias, los reportes, etc., transmitidos individual o colectivamente, vivifican el proceso de desarrollo humano y responden al dinamismo de la acción organizada. La organización de toda empresa se funda en una conveniente distribución de actividades o división del trabajo que consiste en una dispersión desarticulada de las múltiples labores que dentro de una empresa se realizan. Dichas distribuciones, deben ser acompañadas de una autoridad que coordine y establezca el orden debido, logrando con esto óptimos resultados, para el desarrollo de la empresa. La autoridad de los ejecutivos o jefes en una empresa implica la autoridad que se les otorga para tomar decisiones sobre determinados problemas y dentro de un específico radio de acción funcional. En la gran mayoría de los casos, tomar decisiones es facultad personal del jefe, cualquiera que sea su categoría. Por otra parte, tomar decisiones es la responsabilidad personal del jefe y en ello radica la importancia de su labor. Además, esta actuación personal de tomar decisiones refleja casi siempre todas las características de su propia personalidad, Inteligencia, voluntad, carácter, temperamento, experiencia, habilidades, etc. El tomar decisiones es acto generador de todas las actividades administrativas, además abarca todos los planos de organización de la empresa, a través de los distintos puestos jerárquicos, desde el consejo de administración hasta los jefes de Inferior categoría. Las Decisiones La clasificación en que pueden agruparse las decisiones de los ejecutivos es: POR SU TRANSCENDECIA
1.- Decisiones rutinarias o tácticas: son las que se toman en el trabajo ordinario y son dadas por ejecutivos que ocupan niveles inferiores. 2.- Decisiones fundamentales o estratégicas: son las que resuelven problemas más importantes y son propias de los altos ejecutivos y directores. POR FUNCIONES 1.- Planeación * Generales * Determinación de objetivos * Fijación de políticas * Elección de procedimientos * Elaboración de programas a) Organización * Distribución de actividades * delegación de la autoridad * señalamiento de responsabilidades b) Integración * Adquisición y conservación de elementos materiales * Adquisición, conservación y desarrollo de elementos humano c) Ejecución * Ordenes y todas las funciones de supervisión d) Control * Establecimiento de sistemas * Recopilación de resultados * Valuación * Medidas de corrección 2.- PRODUCCION * Volumen de la misma * Tamaño y localización de la planta * Distribución de la maquinaria y equipo * Métodos de producción * Inventario * Investigación técnica * Inspección a) Ventas * Investigación y análisis de mercado * Localización de las oficinas * Empaque * Uso de marcas * Precios * Publicidad * Promoción de ventas b) Finanzas * Estructura del capital * Crédito y capital del trabajo * Costos de operación * Pagos de dividendos c) Personal. * Fuentes de abastecimiento * Selección * Adiestramiento * Análisis y valuación de puestos
* Administración de salarios * Seguridad e higiene * Servicio social Por sus efectos 1. Las decisiones pueden ser resolutorias, de inmediata solución 2. La soluciones pueden ser preventivas: significa que el ejecutivo debe saber anticiparse a los acontecimientos e impedir que se presenten problemas Por quien la dicta 1. Decisiones individuales: significa que son tomadas por el jefe o ejecutivo. 2. Decisiones colectivas: cuando las decisiones se refieren a la empresa en conjunto i tratan de resolver problemas de excepcional importancia Factores que influyen en las decisiones Casi siempre es muy difícil para los ejecutivos decidir lo que se ha de hacer, debido a los innumerables factores que interviene en cada caso. A continuación se citan algunos factores que hacen complejas las situaciones sobre las cuales los ejecutivos tienen la obligación de tomar decisiones: 1. Los problemas pueden referir a una multitud de hecho internos o propios de la empresa; pero también debe tomarse en consideración otros hechos de carácter externos que pueden ser tan importantes o más que los primeros. 2. El ejecutivo puede encontrarse frente a elementos o circunstancias que estén dentro de su controlo tengan carácter incontrolable. En tales condiciones la decisión del jefe tiene que implicar los riesgos consiguientes 3. Casi es una regla general que las decisiones de los ejecutivos se dicten exclusivamente a la luz de un criterio económico, acertando en lo que conviene hacer, esto es, en lo más provechoso, en lo más lucrativo, en lo menos costosos, y en lo más eficiente. Debe tenerse en cuenta el contenido específico de obligaciones o deberes de carácter moral absolutamente ineludibles; puede afectar muy seriamente a las personas con las cuales se encuentran relacionados dentro de la empresa, o también pueden afectar a grupos humanos de la población dentro de la cual la empresa actúa. 4. Otro factor es el tiempo, a menudo las decisiones deben tomarse dentro de un lapso sumamente corto. Es el recomendarse el ejecutivo no pierda sus tiempo en tomar una decisión, pero debe utilizar todo el que sea necesario para asegurara el éxito o la debida justificación. Una decisión inmediata, sin el tiempo suficiente para meditarla, solo se explica cuando es mayor el riesgo de un fracaso si no se toma ninguno 5. Uno de los factores más importantes en el acto de tomar una decisión es la experiencia del ejecutivo, porque tiene a convertirse en hábito y, consiguientemente en una gran seguridad y rapidez en la acción de toma de decisiones. la experiencia del ejecutivo que posee deberá ser inducida para formar reglas o principios principales de solución de todos aquellos casos particulares en que le ha de tocar intervenir. Pero se ha hecho notar también que cuando la importancia de este factor se exagera existe en peligro de un atraso en la mentalidad del jefe y de una natural resistencia a salir de los moldes que su experiencia a formado. TECNICAS PARA TOMAR DECISIONES Encontraste con lo anterior se han establecido las bases para desarrollar el criterio analítico de dichos funcionarios e inclusive se han elaborado ciertas técnicas generales que son de gran utilidad en la práctica. Estos procedimientos analíticos son los que se mencionaran a continuación. DEFINIR EL PROBLEMA Consiste en un análisis detallado de los hechos presentes y pasados; una separación cuidadosa de las circunstancias accidentales de los aspectos medulares; una valoración de interpretación correcta de los hechos claves, son alguno de los procedimientos que
deben emplearse para tener éxito en el planteamiento del problema. BUSCAR LA SOLUCION 1. Es preciso tener en cuenta los objetivos y las políticas generales de la empresa por que la solución que se busca debe seguir determinando objetivos completos, y este debe armonizar con los objetivos generales de la compañía. 2. El ejecutivo debe plantear varias soluciones alternativas por que precisamente de ellos depende las posibilidades de elección, decidiendo cual es el mejor curso de acción que debe seguir. DECIDIR SOBRE LAS ALTERNATIVAS Este propiamente en momento en que el ejecutivo toma su decisión final. Se trata de analizar las posibilidades de acción derivadas de las diferentes alternativas que han sido propuestas, también el tomar en consideración las características del futuro inmediato dentro del cual surgirá sus efectos la decisión que se tome. PONER EN PRACTICA LA SOLUCION Ya tomada la decisión, procede ponerla en práctica. Para ello el ejecutivo debe precisar una serie de puntos concretos, entre los cuales merecen mencionarse los siguientes: quien o quienes deben intervenir como consultores o asesore técnicos, elementos materiales y humanos van a emplearse, que procedimientos deberán aplicarse, etc. CONTROLAR LOS RESULTADOS: El ejecutivo necesita conocer con el mayor detalle posible los resultados de sus decisiones y para tal efecto deberá recibir con toda la oportunidad y exactitud debida los reportes de quienes ha hecho responsables de su ejecución. Estas medidas de control servirán para controlar el valor y efectividad de las decisiones puestas en prácticas y muchas veces, es aquí donde se inicio un nuevo proceso con las planeación de nuevas y más importantes actividades administrativas. Esta es la última fase del proceso de tomar decisiones; pero no por ser la última es la menos importante. Debido a la necesidad de estructurar las áreas de trabajo de una empresa o una obra se pensó en la representación grafica de las áreas de responsabilidad y las comunicaciones formales r espectivas, llamándolas “organigrama”, haciendo notar que los organigramas son simples armazones graficas. El organigrama real deberá ser flexible para adaptarse a las personas y no caer en ser “formado” de la organización, sino usarla como una
herramienta para la obtención ordenada de un fin. En la empresa constructora pequeña y media, si en su organigrama, los hombres claves no concuerdan con él, deberemos modificar el organigrama y diseñar otro aparato administrativo, que en lo posible contemple las características de los mismo, aprovechándola para lograr un organigrama eficiente. Organigrama de la empresa El organigrama debe esquematizar todo el plan de estructuración general y parcial de la empresa y reflejar claramente la posición de cada sector en el conjunto de la organización y en sus inmediatas relaciones. Solo pueden ser trazados estos esquemas siguiendo las peculiares características de cada una de las empresas ajustándolas a sus propias necesidades, sus objetivos y sus extensiones y a los medios que realmente dispongan. Como ejemplo de estructuración funcional, se anexan el siguiente organigrama, el cual es adaptable a la empresa constructora considerada de tamaño grande. Fi.1.3.a Organigrama de obra. Lo simple o complicado de un organigrama de obra consiste de los siguientes factores: * El tamaño de la empresa * La magnitud de la obra * Tipo de obra
* Los medios con los que cuente la empresa Además de la elaboración se debe tomar en cuenta los siguientes puntos: * Objetivos de la obra * Procedimientos constructivos a desarrollar * Magnitud de la obra * Funciones a desarrollar * Distribuccion de la obra * Medios finacieros * Fluidez de los trabajos La forma usual de presentar el organigrama de obra, es en forma vertical. A continuación se presenta una posibilidad de organigrama para un obra grande, fig.1.3.b Organigrama de la empresa constructora. Gte. Control Consejo administrativo Gte. producción Asesoría legal Director general Auditoría externa Recepción Secretaria Gte. Planeación Residentes Programación Costos Proyectos Secretaria Secretaria Secretaria Mozo Ayudante 1 Secretaria Impuestos facturacion contador compras Dibujante Ayudante 1 Ayudante 2 Ayudante 1 Ayudante 2 Ayudante 1 Ayudante 2 Chofer 1 Chofer 2 Almacén o.foranea o. Local Ayudante velador
Mecánico
