UNIDAD 1. INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS ¿Qué es la Administración de Proyectos?
Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo. Consiste en una operación con un principio y un fin, llevada a cabo para obtener las metas establecidas dentro de los objetivos de costo, programa y calidad fijados de antemano. La administración de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad (Baker, 1999). El concepto concepto de la administración administración de proyectos como disciplina disciplina se desarrolló en la administración del programa espacial de los Estados Unidos de Norteamérica al comenzar la década de los años sesenta; su práctica se extendió rápidamente en el campo gubernamental, gubernamental, militar e industrial. También se dice que la administración de proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una atención especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas. La administración de proyectos implica primero el proceso de establecer un plan y después implementarlo para lograr el objetivo del proyecto. Tomarse el tiempo para desarrollar un plan bien concebido es vital para la realización de cualquier proyecto con éxito. Una vez que el proyecto se inicia, el proceso de administración del mismo involucra el monitoreo del avance para asegurar que todo marcha según el plan. La clave para el control eficaz del proyecto es medir el avance real y compararlo con el avance planeado de manera oportuna y regular, y aplicar una acción correctiva de inmediato, en caso necesario. ¿En que difiere la administración de proyectos de otros principios de la administración? 1
La administración de proyectos difiere de las formas típicas de administración en dos aspectos importantes. se concentra sobre un proyecto que tiene un periodo de duración limitada, mientras que los otros departamentos o unidades organizacionales pueden existir indefinidamente. Primero,
Segundo, frecuentemente los proyectos necesitan de los recursos,
físicos y humanos, en forma parcial, mientras que las organizaciones permanentes tratan de usar los recursos en toda su extensión. Funciones de la Administración de Proyectos
La administración procura siempre el máximo aprovechamiento de los recursos, mediante su utilización eficiente. Las principales funciones de la administración se engloban en planeación, organización, dirección y control. Durante la planeación se decide anticipadamente qué, quién, cómo, cuándo y por qué se hará el proyecto. Las tareas más importantes de la planeación son determinar el status actual de la organización, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarán, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el proceso de planeación. La organización realiza actividades en grupo, de asignación y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades. Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad. El siguiente paso es la dirección, la cual sirve para conducir el comportamiento humano hacia las metas establecidas. Aquí se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se asignan estándares, se entrena y guía a los subordinados para llegar a los estándares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional. Por último se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en relación a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.
Importancia de la administración de proyectos
La administración de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en 2
bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de hidrocarburo, en la industria petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc. Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organización, provocando que los métodos administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razón la administración de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organización. Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. También ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio.
Beneficios de la Administración de Proyectos
Es tener un cliente satisfecho – ya sea que usted sea el cliente de su propio proyecto o una empresa (contratista) a la que está pagando un cliente para que realice un proyecto. Completar todo el alcance del proyecto con calidad, a tiempo y dentro del presupuesto proporciona una gran sensación de satisfacción. Si es usted el gerente del proyecto, tiene la satisfacción de saber que hizo un esfuerzo de proyecto exitoso, mejorando su reputación y situándose en una posición conveniente para aprovechar mejores oportunidades profesionales. Si es miembro de un equipo de proyecto ha realizado un proyecto con éxito y estar en uno ganador, no solo contribuyó al éxito del proyecto, sino que además amplió su conocimiento y mejoró sus habilidades a lo largo del camino y podrá contribuir en el futuro y tomar responsabilidades adicionales. Es decir: ¡Todos Ganan! ¿Qué es un Proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo para lograr un objetivo específico por medio de un conjunto de tareas interrelacionadas y de la utilización eficiente de los recursos. Tiene un objetivo bien definido, planteado en términos de alcance, programa y costo. Fig. 1. Todos los proyectos son trabajo pero no todos los trabajos son proyectos
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Los proyectos “nacen” cuando el cliente id entifica una necesidad, siendo
éste las personas o la organización dispuestas a proporcionar fondos para satisfacer la necesidad. Un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y un final limitados por el tiempo, los recursos y los resultados deseados. Esto es, el proyecto tiene un resultado deseado, una fecha límite y un presupuesto (personal, suministros y dinero).
Atributos de un proyecto
Los atributos siguientes ayudan a definirlo: • Un proyecto tiene un objetivo bien definido, un resultado o producto
esperado. El objetivo de un proyecto por lo general se define en términos de alcance, programa y costo. Por ejemplo, el objetivo del proyecto podría ser introducir al mercado, en 10 meses y dentro de un presupuesto de $500 000, un nuevo aparato de preparación de alimentos que cumple con ciertas especificaciones de rendimiento predefinidas. Además, se espera que el alcance del trabajo se logre con calidad y satisfacción del cliente. •
Un proyecto se realiza por medio de una serie de tareas interdependientes
es decir, un numero de tareas no repetitivas que deben realizarse en cierta secuencia pan lograr el objetivo del proyecto. •
Un proyecto utiliza varios recursos para realizar las tareas. Estos recursos
pueden ser diferentes personas, organizaciones, equipo, materiales e instalaciones. Por ejemplo una boda es un proyecto que puede involucrar recursos como una persona encargada del banquete, un florista, una Limusina y un salón para la recepción. •
Un proyecto tiene un marco de tiempo específico, o una duración finita.
Tiene una fecha de inicio y una fecha en la cual debe lograrse el objetivo. Por ejemplo, la renovación de una escuela primaria tendría que terminar entre el 20 de junio y el 20 de agosto. •
Un proyecto puede ser una tarea única o que se realiza una sola vez.
Algunos proyectos, como el diseño y la construcción de una estación espacial, son únicos porque nunca antes se han intentado. Otros proyectos, como el desarrollo de un producto nuevo, la construcción de una casa o la planeación de una boda, son únicos debido a la adaptación que requieren. Por ejemplo, una boda puede ser una ocasión sencilla e informal, con unos cuantos amigos en una capilla, o un evento espectacular digno de un príncipe. •
Un proyecto tiene un cliente o patrocinador . El cliente es la entidad que
proporciona los fondos necesarios para realizar el proyecto. Puede ser una persona, una organización o un grupo de dos o más personas u organizaciones. Cuando un contratista construye una casa adaptada a las necesidades de una pareja, ésta constituye el cliente que financia el proyecto. Cuando una empresa recibe fondos de gobierno con la finalidad de desarrollar 4
un dispositivo robótico para manejar material radiactivo, el cliente es el organismo gubernamental. Cuando una empresa proporciona fondos a un equipo de empleados con el fin de que actualicen el sistema de información de la administración de la empresa, el termino cliente adopta una definición más amplia, que comprende no solo a quien proporciona fondos para el proyecto (la gerencia de la empresa) sino también a otros grupos de interés, por ejemplo las personas que serán los usuarios finales del sistema de información. La persona encargada del proyecto debe cumplir en forma satisfactoria con el objetivo de éste, de modo que el cliente o los clientes queden satisfechos. •
Por último un proyecto involucra cierto grado de incertidumbre. Antes de
que se inicie un proyecto, se prepara un plan con base en ciertas suposiciones y estimaciones. Es importante documentar estas suposiciones, ya que influirán en el desarrollo del presupuesto, en el programa y en el alcance de trabajo del proyecto. Un proyecto se basa en una serie particular de tareas y estimaciones de los costos asociados a los recursos. Esta combinación de suposiciones y estimaciones provoca cierto grado de incertidumbre respecto a si se logra por completo el objetivo del proyecto. Por ejemplo, el alcance del proyecto puede concluirse en la fecha señalada, pero el costo final puede ser mucho mayor que el costo previsto, debido a que el costo de ciertos recursos se subestimó. A medida que el proyecto avanza, algunas de las suposiciones se refinarán o reemplazaran con información objetiva. Por ejemplo, una vez que concluye el diseño conceptual del informe anual de una empresa, la cantidad de tiempo y esfuerzo necesaria para completar el diseño detallado y la impresión puede estimarse mejor. A continuación se mencionan algunos ejemplos más de proyectos: El montaje de una obra de teatro. El desarrollo e introducción de un producto nuevo. La planeación de una boda. El diseño y la implementación de un sistema de cómputo. La acuñación de una nueva moneda de $1.00 La modernización de una fábrica. La consolidación de dos plantas manufactureras. La adaptación de un sótano como sala familiar. La celebración de una conferencia. El diseño y la producción de un folleto. La limpieza ambiental de un sitio contaminado. La celebración de una reunión escolar. La construcción de un centro comercial. La realización de una serie de cirugías a la víctima de un accidente. La organización de una celebración centenaria. 5
La reconstrucción de un pueblo después de un desastre natural. La realización de una cena para 20 parientes. El diseño de un programa de becarios en una empresa para estudiantes de secundaria. La construcción de una casita en un árbol. Equilibrio de las restricciones del proyecto
El logro exitoso del objetivo del proyecto está circunscrito a varios factores, que incluyen el alcance, la calidad, el programa o agenda, el presupuesto, los recursos, los riesgos y la satisfacción del cliente. El alcance del proyecto es todo el trabajo que se debe realizar con el fin de producir todos los entregables del proyecto (el producto tangible o los elementos que se entregarán), garantizar al cliente que los entregables cumplen con los requisitos o criterios de aceptación y lograr el objetivo del proyecto. Fig. 2 Factores que restringen el éxito de un proyecto.
Por ejemplo, el alcance del proyecto podría ser todo el trabajo implicado en la limpieza de un terreno y la construcción de una casa y un jardín según las especificaciones acordadas entre el contratista y el comprador. Un proyecto de instalación de un nuevo equipo industrial en una fábrica puede incluir el diseño del equipo, su construcción, instalación, las pruebas para asegurarse de que cumple con los criterios de aceptación, la capacitación de operarios para que manejen y den mantenimiento al equipo, y la entrega de toda la documentación técnica y operativa necesaria. Las expectativas de calidad deben definirse desde el inicio del proyecto. El alcance del trabajo del proyecto debe completarse cumpliendo con los criterios de calidad y las especificaciones. Por ejemplo, en un proyecto de construcción de una casa, el cliente espera que la mano de obra sea de la más alta calidad y que todos los materiales cumplan con las especificaciones. Completar el alcance del trabajo, pero dejar ventanas difíciles de abrir y cerrar, grifos que gotean o una porción de terreno lleno de escombro dejará insatisfecho al cliente y tal vez genere un conflicto con el pago o una disputa legal. Mecanismos como las normas, las inspecciones y las auditorías deben 6
ponerse en marcha para asegurar que se cumple con las expectativas de calidad a todo lo largo del proyecto, y no sólo al final, cuando podría ser costoso corregir los errores. Todos los entregables del proyecto deben tener criterios de aceptación cuantitativos. El programa o agenda del proyecto es el cronograma que especifica cuándo debe comenzar o terminar cada tarea o actividad. El objetivo del proyecto establece la fecha en que debe completarse el alcance del proyecto en función de una fecha específica acordada por el patrocinador y la organización ejecutora del proyecto. El programa del proyecto indica las fechas en que deben iniciar y terminar tareas específicas de modo que se cumpla con la fecha de terminación (por ejemplo, cuándo se abrirá al tránsito un puente nuevo, o cuándo debe lanzarse un producto nuevo en una exposición industrial). El presupuesto de un proyecto es el monto que el patrocinador o cliente ha acordado pagar por los entregables del proyecto. El presupuesto se basa en los costos estimados asociados con las cantidades de los diversos recursos que se emplearán para realizar el proyecto. Puede incluir los sueldos de las personas que trabajarán, los materiales y suministros, el equipo, el alquiler de las instalaciones y los honorarios de los subcontratistas o consultores que harán algunas de las tareas del proyecto. Por ejemplo, para el proyecto de una boda, el presupuesto puede incluir los costos estimados de las flores, el vestido, el esmoquin, el servicio de banquetes, el pastel, el alquiler de la limusina, el fotógrafo y el salón de fiestas, entre otros. Se requieren diferentes recursos para realizar las tareas del proyecto y lograr el objetivo del mismo. Los recursos incluyen personas, materiales, equipos, instalaciones, etc. Los recursos humanos son las personas con conocimientos técnicos o habilidades específicas. También se requieren ciertas cantidades de cada tipo de recurso con conocimientos específicos en determinados periodos a lo largo del proyecto. Asimismo, puede ser necesario un equipo en particular durante cierta parte del proyecto, por ejemplo, el equipo especial para excavar la tierra antes de que pueda comenzar la construcción de un nuevo edificio de oficinas. Los requerimientos de los recursos del proyecto deben estar alineados con el tipo y la cantidad de recursos disponibles en los periodos en que se les requiere. Podría haber riesgos que afecten negativamente el logro del objetivo del proyecto. Por ejemplo, el diseño de un sistema de información que utiliza la tecnología más reciente puede suponer un riesgo de que la nueva tecnología no funcione como se esperaba. O puede haber el riesgo de que un nuevo producto farmacéutico no reciba la aprobación de las autoridades de salud. Se debe desarrollar un plan de administración que identifique y evalúe los riesgos potenciales, su probabilidad de ocurrencia y el impacto potencial, y esboce las respuestas para hacerles frente si éstos ocurren. En última instancia, la responsabilidad del gerente de proyectos (o Project Manager) es asegurarse de que el cliente quede satisfecho. Esto va más allá de completar el alcance del proyecto dentro del presupuesto y a tiempo o de preguntar al cliente o patrocinador si está satisfecho al final del proyecto. Esto significa no sólo cumplir con las expectativas del cliente, sino 7
también desarrollar y mantener una relación de trabajo excelente durante todo el proyecto. Se requiere una comunicación constante con el cliente o patrocinador para mantenerlo informado y determinar si las expectativas han cambiado. Las juntas periódicas o los informes de avances, las conversaciones telefónicas y el correo electrónico son ejemplos de este tipo de comunicación. La satisfacción del cliente requiere que el patrocinador se involucre como socio en el éxito del proyecto mediante su participación activa a lo largo del mismo. El gerente del proyecto debe mantenerse al tanto del nivel de satisfacción del cliente. Al mantener una comunicación regular con el cliente o patrocinador, el gerente del proyecto demuestra que tiene un interés genuino en sus expectativas, y también evita que más adelante haya sorpresas desagradables. La terminación exitosa del proyecto requiere completar el alcance del trabajo dentro del presupuesto y en un marco de tiempo determinado, a la vez que se administra el uso de los recursos, se cumple con las especificaciones de calidad y se administran los riesgos, y todo esto debe hacerse sin sacrificar la satisfacción del cliente o patrocinador. Durante el proyecto, a veces es un reto equilibrar o compatibilizar estos factores, que a menudo se restringen entre sí y ponen en peligro el logro del objetivo. Para ayudar a asegurar que este objetivo se logre, es importante desarrollar un plan antes de iniciar el trabajo del proyecto. La ausencia de un plan reduce las posibilidades de lograr con éxito el alcance completo del proyecto dentro del presupuesto y según el programa previsto. Una vez que se inicia un proyecto es posible que circunstancias imprevistas pongan en riesgo el logro de su objetivo con respecto al alcance, presupuesto o programa. Éstas incluyen:
El costo de algunos materiales es mayor que la estimación inicial
Las inclemencias del clima provocan un retraso
Se requiere rediseñar y hacer modificaciones a un nuevo instrumento medico sofisticado para que cumpla con las especificaciones de desempeño y con las pruebas requeridas por el gobierno. La entrega de un componente fundamental para un sistema de control de aviación se retrasa varios, meses. Un miembro clave del equipo del proyecto con un conocimiento técnico único decide retirarse, lo cual crea un vacío en el expertise (conocimiento experto) imprescindible.
Cualquiera de los ejemplos anteriores podría afectar el equilibrio del alcance, calidad, programa, presupuesto, recursos, riesgos y la satisfacción del cliente (o afectar a estos por separado), poniendo en peligro el logro exitoso del objetivo del proyecto. El reto para el gerente del proyecto no es solo equilibrar continuamente estos factores a lo largo de la ejecución del proyecto, sino también prevenir, anticipar o superar tales circunstancias siempre que se produzcan. La 8
adecuada planeación y la comunicación efectiva son esenciales para evitar que surjan problemas o minimizar su impacto en el logro del objetivo del proyecto cuando ocurran. El gerente de proyectos debe ser proactivo en la planeación y la comunicación y proporcionar dirección al equipo del proyecto para mantener estos factores limitantes en equilibrio y lograr el objetivo del proyecto.
¿El administrador de proyectos y su importancia?
El administrador de proyectos puede ser definido como el individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto específico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias único en cada proyecto. El administrador de proyectos es una extensión del administrador general de una organización. Funciones del administrador de proyectos
Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales. Desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance. Debe resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo.
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Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas: * ¿Qué se va a hacer? * ¿Cuándo se va a hacer? * ¿Por qué se va a hacer? * ¿Cuánto dinero está disponible para hacerlo? * ¿Qué tan bien se está haciendo el proyecto? Importancia del Administrador de Proyectos
La posición del administrador de proyectos es importante porque las organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una administración efectiva y más específica usando estructuras y relaciones organizacionales tradicionales. Además, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional. Ciclo de Vida del Proyecto.
En general, el ciclo de vida del proyecto tiene cuatro fases: inicio, planeación, ejecución y cierre del proyecto. La Figura 3 muestra las cuatro fases y el nivel relativo de esfuerzo y tiempo dedicados a cada fase. El lapso de tiempo y el nivel correspondiente de esfuerzo que se dedican en cada fase varían en función del proyecto específico. Los ciclos de vida varían en duración desde unas cuantas semanas a varios años, dependiendo del contenido, la complejidad y la magnitud del proyecto. En la fase de inicio, los proyectos se identifican y seleccionan. Luego se autorizan mediante un documento conocido como cédula del proyecto. La fase de planeación consiste en la definición del alcance del proyecto, la identificación de recursos, el desarrollo de un programa y un presupuesto, y la identificación de riesgos, todo lo cual constituye el plan inicial para hacer el trabajo del proyecto. En la fase de ejecución se lleva a cabo el plan del proyecto y se realizan las tareas necesarias para producir todos los entregables y lograr así su objetivo. Durante esta fase, el avance del proyecto es monitoreado y controlado para asegurar que el trabajo se mantenga dentro del presupuesto y el programa previstos, el alcance se completa con base en las especificaciones y todos los entregables cumplen con los criterios de aceptación. Además,
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cualquier cambio debe ser documentado, aprobado e incorporado en un plan inicial actualizado, en caso necesario. En la fase de cierre se hacen las evaluaciones del proyecto, se identifican y documentan las lecciones aprendidas para ayudar a mejorar el rendimiento en proyectos futuros, y los documentos del proyecto se organizan y se archivan.
Fig. 3 Esfuerzo del Ciclo de Vida del Proyecto
_______________________________________ Fuentes:
1. Cleland David y King William (1983). Systems Analysis and Project Management. Estados Unidos: Mc Graw Hill 2. Gido Jack, James P. Clements (2012). Administración exitosa de proyectos. México: CENGAGE-THOMPSON Learning. 5ª. ed. 3. Haynes Marion E. (1992). Administración de Proyectos –Desde la idea hasta la implantaciónMéxico: Iberoamérica 4. Rue Leslie y Byars Lloyd (1994). Administración, teoría y aplicaciones. México: Alfa Omega
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