Unidad 1 Administracion Recursos Informaticos

Administración de recursos informáticos Unidad 1. Introducción a la administración de recursos en la Telemática

Ingeniería en Telemática

5° cuatrimestre

Programa desarrollado de la asignatura: Administración de recursos informáticos

Unidad 1. Introducción a la administración de recursos en Telemática

Clave 220920520 / 210920520

Universidad Abierta y a Distancia de México

Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Telemática


UNIDAD 1. Introducción a la Administración de Recursos Telemáticos

Presentación de la unidad La primera unidad es introductoria a la administración de recursos informáticos, empezando por las definiciones que sirven de recordatorio sobre los conceptos de administración, su proceso administrativo y los elementos que lo integran. En esta unidad, entra en acción la planeación como parte de la función informática y lleva al alumno hacia un enfoque de los proyectos telemáticos, mismo que dará inicio en éste punto y se administrará en el resto de las unidades.

Propósito Esta primera unidad de la asignatura persigue un propósito doble. Por un lado, es una oportunidad para recuperar algunos conceptos revisados en otras asignaturas y las experiencias de aprendizaje derivadas de estos conceptos y que están ligados a los contenidos y experiencias de esta asignatura. Por otro lado, se pretende incorporar la noción general del proyecto telemático, como una metodología que permite la integración de los conceptos de telecomunicaciones e informática. Competencia a desarrollar Analizar la relación existente entre los principios de administración y la telemática para sentar las bases en la solución de problemas telemáticos a partir del reconocimiento de los conceptos de administración y recursos informáticos. Presentación de la unidad La administración de recursos informáticos o telemáticos en su caso, es una actividad recientemente incorporada a la administración y desarrollo organizacional. Su incorporación se debe principalmente a un cambio en la planeación estratégica de una organización que considera a la información como uno de sus principales recursos para lograr una situación competitiva en su ambiente. Al igual que otros recursos de la organización, los recursos informáticos o telemáticos también son escasos y limitados. Por ello, su adecuada administración, esto es, la aplicación de la teoría administrativa, permite lograr en un corto plazo resultados muy benéficos para la empresa. Pero a diferencia de otros recursos, la adecuada administración de los recursos informáticos requiere de la introducción de ciertas metodologías y un conocimiento tecnológico muy especializado y el concurso e integración de diversos recursos de la organización. Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Telemática

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Administración de recursos informáticos Unidad 1. Introducción a la administración de recursos en la Telemática Cuando una organización decide incorporar la información, o a las tecnologías de la información y la comunicación modernas como estrategia de desarrollo, entran en juego muchos aspectos. Algunos, afortunadamente, son resueltos a través de la aplicación de los principios y teorías administrativas. Por ejemplo, aspectos relacionados con la administración de los recursos humanos, desde su selección hasta su formación, o por ejemplo, la toma de decisiones o la gestión de recursos, etc.

Competencia específica Analizar los principios de la administración de recursos para sentar las bases en el planteamiento y solución de problemas, así como la satisfacción de necesidades dentro de la Telemática considerando los procesos administrativos y sus conceptos fundamentales.

1.1.

Antecedentes

La administración es una actividad que el hombre ha utilizado para organizarse mejor y realizar las tareas usando el trabajo en equipo y así lograr objetivos en común. Desde tiempos históricos, el hombre ha conseguido subsistir gracias a la administración, logrando con ello realizar sus actividades cotidianas con mayor efectividad. Por ejemplo, en la época primitiva, el hombre organizado en tribus, trabaja en actividades importantes como la caza y la recolección de frutos. Dichas actividades no serían posibles sin cierto grado de administración; desde aquel entonces, comenzó a existir la división del trabajo, principalmente según el género y la edad de las personas que integraban una sociedad. Los egipcios por ejemplo reconocieron la actividad de planear y organizarse para realizar grandes estructuras que hoy conocemos como las pirámides egipcias. Los hebreos también lograron aplicar la organización por jerarquías, lo que les ayudó mucho en la solución de problemas dentro de su sociedad, asignando representantes y delegando autoridad en ellos. En la historia del hombre la administración ha sido y será una actividad preponderante. Como ciencia surge a principios del Siglo XX, dato histórico trascendental. Hoy en día, la administración se ocupa en cualquier actividad humana, desde una fiesta hasta para diseñar software. Es por ello que resulta importante conocer la administración y sus elementos a fin de aplicarlos en los proyectos telemáticos.


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1.1.1. Administración A. El proceso administrativo y sus elementos Sin duda, la forma más sencilla de representar el proceso administrativo es la siguiente: PLANEACIÓN

CONTROL

EMPRESA NEGOCIO ORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓN

DIRECCIÓN

El Proceso Administrativo1 Se define como Proceso Administrativo “al conjunto de fases o etapas que permiten que se lleve a cabo la práctica profesional de la administración” (ibid, pag. 49).Este proceso está conformado de etapas (como cualquier proceso) que se denominan “elementos del proceso administrativos”, “componentes del proceso administrativo” o “subprocesos del proceso administrativo”. Estos elementos, considerados como subprocesos también tienen su definición, su propósito, métodos, estrategias, enfoques, etc. A continuación se presentan algunas consideraciones entorno al proceso administrativo. B. Planeación “La Planeación es la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que hará de realizarse en un futuro”.(ibídem, pag. 53). La planeación responde fundamental a la pregunta “¿Qué se va a hacer? A partir de la planeación se determinan los objetivos a lograr, las metas a alcanzar, los recursos a adquirir o a desarrollar, las estrategias y tácticas a implementar, la programación de actividades, las alianzas estratégicas a establecer, las formas en que se dará seguimiento a las actividades, el establecimiento de los indicadores claves de desempeño de la 1

A menos de que se indique de otra manera, las definiciones, gráficas y tablas incluidas en esta sección fueron extraídas del Programa Desarrollado de la asignatura Fundamentos de la Administración de la carrera de Ingeniería en Telemática, elaborado por la ESAD.


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Administración de recursos informáticos Unidad 1. Introducción a la administración de recursos en la Telemática organización, al seguimiento de las actividades, a la configuración de los programas de capacitación y formación del personal, los diversos escenarios y posibles cursos de acción y las estrategias de acción ante resultados no esperados, por mencionar solamente algunas de las decisiones que se toman a partir de la planeación. Tipos de Planeación Según Gitman y McDaniels (1992), la planeación se puede clasificar empleando diferentes criterios, pero la clasificación más útil está relacionada con la función que desempeña en el contexto de los negocios. Para Gitman y McDaniel, la planeación se clasifica en Planeación Estratégica, Planeación Táctica y Planeación Contingente. La siguiente tabla muestra un resumen de las características de estos tres tipos de planeación. Característica Planeación Planeación Táctica Planeación Estratégica Contingente Periodo

De uno a cinco años o más Dirección General (director general, vicepresidentes, directores de división) Medio externo y toda la organización Establecer el cometido y las metas de largo plazo Amplio y general (declaraciones de objetivos y política)

Nivel de dirección Alcance Propósito y meta Contenido

Precisión y predictibilidad

Inciertas

De una semana a un año Dirección inferior o de supervisión; mandos medios

Cuando ocurre un hecho imprevisto Dirección general e intermedia

Unidades funcionales Instrumentar y activar los planes.

Medio externo y toda la organización Enfrentar los retos y oportunidades imprevistos Amplio y detallado

Detallado (calendarios, procedimientos, reglas) Razonablemente seguras

Razonablemente seguras una vez que ocurre el hecho. Fuente: Gitman, L. y McDaniel, C. (1992). El Mundo de los negocios. Ed. Harla, México.

Como se analizará más adelante, esta distinción es particularmente útil en el contexto de los sistemas informáticos, considerando que la implementación o introducción de las tecnologías de la información en una organización es una decisión de tipo estratégica y de ahí entonces que la administración de los recursos informáticos adquiere una relevancia trascendental para el éxito de una empresa. C. Organización Una vez que se ha respondido a la pregunta qué se va a hacer, entonces surge la pregunta ¿cómo se va a hacer eso que decimos que vamos a hacer? La respuesta a esta Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Telemática

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Administración de recursos informáticos Unidad 1. Introducción a la administración de recursos en la Telemática pregunta la proporciona la Organización (Ojo… no confundir con el concepto de organización entendido como empresa, negocio…). El concepto de Organización, como elemento del proceso administrativo también se ha definido de muchas formas. Sin embargo, una de las definiciones más comúnmente encontrada en las revisiones teóricas del concepto es la propuesta por García (2008). Según García, organizar es el “establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder de realizar y simplificar las funciones del grupo social”. Un aspecto relevante de esta definición es que proporciona una idea muy clara y casi metodológica para comprender los diversos aspectos implicados en el proceso de organización en una empresa. A saber (ESAD, pág. 73): 1. Estructura: Establece la disposición, correlación de las funciones, jerarquías y actividades para lograr los objetivos. 2. Sistematización: Para facilitar el trabajo y la eficiencia, es necesario que se coordinen recursos y actividades. 3. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: Es necesario que cada quien conozca sus funciones con el objeto de lograr la especialización. 4. Jerarquía: Toda estructura tiene niveles de autoridad y responsabilidad dentro del organismo. 5. Simplificación de funciones: Se busca realizar el trabajo de la mejor manera posible, con los métodos idóneos. Principios de organización Los principios de organización son (ESAD, pág. 74): a) Del objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos propuestos por la empresa. b) Especialización. El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad. c) Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y responsabilidad fluyan en línea clara e inmediata. d) Paridad autoridad-responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. e) Unidad de mando. Sólo se le debe proporcionar un jefe a los subordinados al cual únicamente se le debe reportar. f) Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubre responsabilidad y autoridad debe publicarse y ponerse por escrito a disposición de aquellas, mientras tengan relación con la misma. g) Amplitud y tramo de control. Límite del número de subordinados para poder realizar sus funciones eficientemente. Urwick menciona que son entre cinco y seis. Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Telemática

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Administración de recursos informáticos Unidad 1. Introducción a la administración de recursos en la Telemática h) Coordinación. Las unidades de la organización deben mantenerse en equilibrio, como un sistema armónico en el que todas sus partes actuarán oportuna y eficazmente, sin ninguna deficiencia. i) Continuidad. Una vez establecida la organización requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a los condiciones del medio ambiente. El Proceso de Organización Según Rodríguez Valencia (2006), el proceso de organización se puede resumir en cinco etapas básicas, según se muestra en el siguiente diagrama:

DIVISIÓN DEL TRABAJO

COORDINACIÓN DEL TRABAJO

JERARQUIZACIÓN

DEPARTAMENTALIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN División del trabajo: Es la separación de actividades con el fin de realizar una función con mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo. Jerarquización: “Jerarquización es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia”. Departamentalización: Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud. Etapas de la departamentalización 1. Listar todas las funciones de la empresa. 2. Clasificarlas. 3. Agruparlas según un orden jerárquico. 4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos. 5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las funciones y los puestos. 6. Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos. 7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa, y de las funciones involucradas. Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Telemática

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Tipos de departamentalización 1. Funcional 2. Por productos 3. Geográfica 4. Clientes 5. Por procesos o equipo 6. Secuencia Descripción de funciones: Comprende la especificación de tareas, actividades y funciones para cada uno de los cargos de la organización Coordinación del trabajo: Es integrar los objetivos y actividades de las diversas áreas funcionales, con el fin de mantener eficientes las metas organizacionales. Tipología de Organización 1. Lineal o Militar 2. Funcional 3. Staff 4. Por comités 5. Matricial D. DIRECCIÓN La dirección es la función administrativa que trata de influir en las personas de la organización, para que, de forma voluntaria y con interés, contribuyan al logro de los objetivos de la empresa y de su unidad funcional (ESAD, pág. 102). Principios de la dirección El principio de la armonía del objetivo o coordinación de intereses. Este principio emula a uno de los catorce principios de la teoría clásica que reza lo siguiente, "hay que subordinar los intereses particulares a los generales", esto significa que todos los miembros de la organización deben de dirigirse hacia el objetivo en común, haciendo a un lado sus propios intereses y subordinando sus criterios para el bien de la misión de la empresa. El principio de impersonalidad del mando. La autoridad debe ejercerse como producto de la función y responsabilidad de la persona que está al mando de las áreas de trabajo y no como resultado de la voluntad de quien manda. Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Telemática

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Administración de recursos informáticos Unidad 1. Introducción a la administración de recursos en la Telemática El principio de la supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que debe dar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal forma que se realicen con mayor facilidad. Principio de la vía jerárquica. Son los conductos previamente establecidos por las cuales debe de pasar de manera formal una orden. Esto significa que se deben de respetar, jamás saltar un conducto sin razón y nunca en forma constante. Principio de la resolución de conflictos. Los conflictos que aparezcan deben solucionarse lo más pronto posible, de tal forma que causen el menor disgusto de las partes. El principio del aprovechamiento de conflictos. El conflicto debe de verse como una oportunidad y no como amenaza. El conflicto se puede considerar como factor constructivo, ya que tiende a forzar la mente a buscar soluciones para ambas partes. Etapas de la dirección 1. Toma de decisiones 2. Integración 3. Motivación 4. Comunicación 5. Autoridad 6. Delegación 7. Liderazgo 8. Supervisión

E. Control El control es considerada la última etapa del proceso pero a su vez puede ser vista como la etapa inicial, ya que debido a su propósito puede ayudar a definir las siguientes etapas. Para García (2009), control es “la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias”. Entonces, el propósito del control es introducir las medidas preventivas y correctivas para lograr los objetivos y metas de la organización. Etapas del Control


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REALIMENTACIÓN

CORRECCIÓN

IDENTIFICACIÓN DE ESTÁNDARES

CONTROL

DETECCIÓN DE DESVIACIONES

MEDICIÓN

COMPARACIÓN

ACTIVIDAD 1: FORO – IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Propósito de la actividad: Actualizar a partir de una interacción colectiva, los principales conceptos y principios que soportan al proceso administrativo. Contexto de la actividad: La aplicación de los principios administrativos en nuevos contextos requiere, entre otras cosas, tener a la mano los aspectos teóricos y metodológicos necesarios para tal tarea. Si se toma en cuenta que estos principios fueron estudiados en el primer cuatrimestre, entonces resulta muy conveniente que antes de iniciar con el tratamiento formal del tema de la administración de recursos informáticos, se haga un repaso general de los principales conceptos administrativos vistos con anterioridad, principalmente los asociados con el proceso administrativo. Para traer al presente este conocimiento ya desarrollado partiremos de plantear una pregunta general que guíe la revisión de los conceptos y que, al mismo tiempo, nos permita construir un esquema de organización para la incorporación de los nuevos conceptos. Muchos teóricos de la administración, sostienen que el proceso administrativo tiene una aplicación universal y que una empresa, independientemente de su tamaño, de su misión y de sus objetivos, se verá beneficiada si aplica el proceso administrativo. Surge entonces la pregunta: ¿Qué tan sostenible es esta aseveración? Dicho de otra manera: ¿Es universal la aplicación del proceso administrativo? Recursos: Para responder esta pregunta, dispones de muchos recursos. Primero, lo que aprendiste en el curso de Fundamentos de Administración y en el curso de Liderazgo. Segundo, las notas incluidas en este curso. Tercero, las reflexiones que colaborativamente se realizarán y por último, y la más importante, tu experiencia. Acciones a realizar: En el foro, se responderán las siguientes preguntas: 1. ¿Qué es una organización? Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Telemática

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Administración de recursos informáticos Unidad 1. Introducción a la administración de recursos en la Telemática 2. ¿Qué es un proceso? ¿es lo mismo que un procedimiento? ¿cuáles son las diferencias? 3. ¿Qué es administración? ¿cómo es la parte estática de la administración? ¿cuál es la parte dinámica? 4. ¿Qué es el proceso administrativo? ¿cuáles son sus etapas o elementos? ¿por qué los teóricos no coinciden en el número de componentes del proceso administrativo? A nivel individual y después de tu participación en el foro: 1. Elabora un resumen de las contribuciones de los participantes en el foro 2. Elabora un mapa mental del proceso administrativo.

1.1.2. Recursos informáticos ¿Qué es la informática? Definiciones: El término fue introducido por el francés PhillipeDreyfus en 1962 como un acrónimo de automatiqued'informations (información automática o automatizada) para referirse de una manera específica al uso de sistemas computacionales para el almacenamiento y procesamiento de información. Según la Real Academia Española, informática (del francés informatique) es el “conjunto de conocimientos científicos y técnicas que hacen posible el tratamiento automático de la información por medio de ordenadores”. El uso del término se extendió rápidamente a otros países no sin ciertas dificultades, como en el caso de Estados Unidos de Ámerica en donde el término informática se empleo, originalmente, como ComputerSciences (Ciencias de la Computación) debido a dificultades legales ya que el término Informaticsfue registrado con derechos de autor por una compañía del ramo de la computación.

Entrada

Proceso

Salida

(captación de información)

(tratamiento de la información)

(transmisión de resultados)


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A través de los años se han propuesto diversas definiciones operacionales de informática, en función de su alcance, de su uso, de los elementos tecnológicos que intervienen e incluso de aspectos ideológicos. No obstante esta diversidad de definiciones, quizá la más usada (de origen desconocido por cierto) es: Informática es la ciencia que se encarga del tratamiento automático y racional de la información Los componentes mínimos asociados al tratamiento automático y racional de la información son: Componente Físico: Es el conjunto de elementos físicos (hardware) en donde se almacena, procesa, distribuye y se analiza la información y que, dependiendo de la complejidad del sistema, se comunican con otros componentes físicos. Componente Lógico: Es el conjunto de elementos intangibles (software) de procesamiento de la información. Componente Humano: Personas que de una u otra forma interactúan con los componentes físico y lógico. Se incluye al personal informático (diseñadores, programadores, administradores, controladores, supervisores, etc.) y a los usuarios finales. Evolución de la informática Sin duda alguna, la evolución de la informática ha estado asociada a la evolución de las ciencias computacionales en sus diversos campos e impulsada, también sin duda, por su incorporación a las prácticas cotidianas y al papel preponderante que juega en las organizaciones. Para Peter Dicken, esta evolución se debe a la convergencia tecnológica en tres grandes ámbitos: Tecnología de las comunicaciones: Radio en sus diversas aplicaciones, la televisión, comunicación digital, fax, teletexto, videoconferencias, telefonía portátil, banda ancha y comunicación móvil. Tecnología informática: Telefonía móvil, tecnología inalámbrica, telefonía por Internet. Tecnología computacional: computadoras, circuitos integrados, microprocesadores, computadoras personales, procesamiento paralelo y concurrente, chips, máquinas inteligentes. Sistemas Informáticos A partir de los conceptos previos se puede definir a un sistema informático como: Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Telemática

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Administración de recursos informáticos Unidad 1. Introducción a la administración de recursos en la Telemática Es el conjunto de componentes físicos, lógicos y humanos, interactuando entre sí, para el procesamiento racional y automático de la información y cuyo fin es la satisfacción de necesidades informáticas de diversos usuarios y en diferentes ámbitos organizacionales. Diagramáticamente, un sistema informático se puede representar de la siguiente forma:

Fuente: http://www.businessintelligence.info/dss.html El Ciclo de vida de da Información La definición conceptual y diagramática de un sistema informático se puede comprender mejor si se piensa en el proceso transformador central de cualquier sistema informático, a saber, el procesamiento de la información y su utilización posterior. Sin embargo, este proceso transformador tiene un principio y un fin y ocurre a través de un recorrido temporal y lógico. A este recorrido se le conoce como Ciclo de Vida de la Información. Burch y Grudnitski (1992) propusieron un esquema muy elemental de cómo es este ciclo.


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Un aspecto importante que muestra este diagrama es la relación entre datos e información. Para Burch y Grudnitski la información “la componen datos que se han colocado en un contexto significativo y útil y se ha comunicado a un receptor, quien la utiliza para tomar decisiones”. En otros contextos, se dice que la información son datos más interpretación. En cualquier sistema informático, los procesos transformadores son modelos de interpretación de datos para convertirlos en información. Estos datos son de diversa índole tales como números, voz, texto, imágenes, etc. Esta idea es medular en el diseño de los sistemas de información. Tipos de Sistemas Informáticos Existen diferentes tipologías para clasificar a los sistemas informáticos, por ejemplo, en función de los usuarios, del número de elementos, de la complejidad, de los usos, etc. Sin embargo parece ser que la clasificación más utilizada está en función de la tarea que realizan. Sistemas informáticos de soporte para la toma de decisiones En términos muy generales, son sistemas diseñados para apoyar la toma de decisiones (DecisionSupportSystem, DSS). Su uso principal descansa en su capacidad para analizar información estratégica de una manera interactiva y flexible. El cerebro de un DSS es el análisis multivariado y en línea de datos (OLAP, on-line analyticalprocessing), lo que permite tener información muy detallada, analizada desde diferentes ángulos y utilizando muy diversas técnicas estadísticas. Permite también el empleo de métodos de pronósticos y la simulación de escenarios posibles. Ventajas principales de un DSS


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Administración de recursos informáticos Unidad 1. Introducción a la administración de recursos en la Telemática •

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Permite la revisión de diferentes tipos de decisiones, estructuradas y no estructuradas, simples y complejas, interdependientes o no, jerarquizadas, secuenciales, etc. Apoya al proceso de toma de decisiones en sus diferentes etapas, desde la definición hasta la evaluación. Si bien su base es eminentemente cuantitativa se pueden emplear herramientas cualitativas, tales como análisis de contenido, métodos heurísticos, hermenéutica, etc. Facilita la respuesta a preguntas del tipo ¿qué tal si…? ¿qué pasa si…? Posibilita la construcción de bases de conocimiento y aprendizaje organizacional. Se puede implementar en diferentes plataformas tecnológicas (en línea, en equipos portátiles, etc.)

Componentes de un DSS Si bien existen modelos muy complejos de la estructura de un DSS, Sprague y Carlson (1982) propusieron una arquitectura muy simple pero muy efectiva de los componentes esenciales de un Sistema para el Soporte de Decisiones: • •

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Sistema de gestión de base de datos (DBMS): Almacenamiento, organización, recuperación y mantenimiento de datos o información. Sistema gestor de modelos: Representaciones conceptuales de las relaciones entre las variables de interés, de los esquemas de las decisiones a tomar, a partir de la inclusión de modelos de pronósticos, de simulación, de búsquedas, etc. Sistema gestor y generador de diálogos: Conjunto de interfases usuariosistema, usuario-usuario, sistema y otros sistemas.

Sistemas informáticos transaccionales (TIS) Estos sistemas informáticos, también conocidos como sistemas de procesamiento de transacción, fueron los primeros en ser utilizados en las organizaciones y reflejan el aspecto esencial del concepto de informática, la automatización del flujo y uso de la información. Toda la información que existe en una organización es el producto de un proceso que inicia con la definición de la información necesaria, la generación de la información, el almacenamiento, la recuperación y la comunicación de la información. Cualquier evento, acción o proceso que la genere o modifique se le conoce como transacción. Si bien la información que se puede utilizar para tomar decisiones, su propósito principal es la automatización del proceso descrito previamente.


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Administración de recursos informáticos Unidad 1. Introducción a la administración de recursos en la Telemática Componentes de un TIS Los componentes de un Sistema Informático Transaccional son los mismo que los de un DSS. Sin embargo, existe una diferencia fundamental en el Sistema gestor de modelos. En los sistemas de soporte para la decisiones, la información se analiza usando modelos complejos. En un TIS prácticamente la información no se analiza, simplemente se estructura y se reporta. En el mejor de los casos, se aplican técnicas estadísticas muy básicas. No obstante, se requiere la introducción de técnicas muy complejas para garantizar la validez y confiabilidad de la información. Características necesarias de un TIS 1. Rapidez: respuesta rápida en diversas circunstancias. 2. Fiabilidad: debe cumplir con los requisitos de una prueba ACID a. Consistencia: Una transacción no violará la integridad de la base de datos b. Consistencia: Una transacción no violará la integridad de la base de datos c. Consistencia: Una transacción no violará la integridad de la base de datos d. Consistencia: Una transacción no violará la integridad de la base de datos 3. Inflexibilidad: la información requerida es uniforme y estandarizada.

El Concepto de Recursos informáticos La acepción más empleada para el término recurso es todo aquello que se emplea para lograr un objetivo. La RAE dice que un recurso es un “medio de cualquier clase que, en caso de necesidad, sirve para conseguir lo que se pretende” o también “conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad o llevar a cabo una empresa”. Entonces, de una manera general, un “recurso informático” es un elemento disponible para llevar a cabo la función informática de una organización. La teoría administrativa contempla el concepto de recursos como todo aquello que se emplea para cumplir con los objetivos de la organización y enfatiza que para incrementar la productividad es necesaria una adecuada administración de los recursos, disponibles o no. Entonces, la administración de los recursos informáticos o telemáticos de una organización forman parte indispensable del proceso administrativo. Es decir, los recursos informáticos o telemáticos también deben ser planeados, organizados, dirigidos y controlados.


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Administración de recursos informáticos Unidad 1. Introducción a la administración de recursos en la Telemática En el contexto de la informática y la telemática, el proceso administrativo aplicado a la administración de los recursos informáticos se refleja en el diseño de un sistema informático y el proceso mediante el cual se elabora el sistema se conoce como Proyecto Informático.

1.1.3. Informática y telecomunicaciones ¿Qué es la telecomunicación? Para la Real Academia Española, telecomunicaciones es “Sistema de comunicación telegráfica, telefónica o radiotelegráfica y demás análogos”, mientras que para la UNESCO es “servicios de transferencia de datos via sistemas de telecomunicaciones”. Por sus raíces, telecomunicación es la comunicación a distancia (tele = distancia), de ahí entonces que la telecomunicación se puede definir, en términos muy generales, como la transmisión de un mensaje a través de un medio y la recepción remota del mensaje.

EMISOR

MENSAJE

RECEPTOR

Una definición más específica de telecomunicación es “la transmisión (emisión o recepción) de un mensaje (cuyo contenido puede ser datos, voz, imágenes, señales, …) a través de un determinado medio (vía satelital, fibra óptica, cables, …).


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¿Qué es telemática? El término telemática (telémátique en francés, telematics en inglés) fue acuñado en 1978 por Simon Nora y AlinMinc cuando presentaron el informe L'Informatisation de la société a petición hecha por el presidente francés Valéry Giscardd’Estaing, quien expresó en 1976 que “las aplicaciones de la computadora se han desarrollado a tal grado que la organización económica y social de nuestra sociedad y forma de vida se puede transformar como resultado de este desarrollo” (Nora y Minc 1978). Originalmente el término propuesto por Nora y Minc expresaba una relación entre la computadora y las telecomunicaciones. Sin embargo, en la actualidad y debido principalmente al desarrollo y evolución de la computadora y su impacto en la sociedad, expresado en el desarrollo de la informática, el término telemática (tele=telecomunicaciones y matica=informatica), se emplea como un manifestación de la interacción entre las telecomunicaciones y la informática. El término telemática conforme a esta interpretación dice muy poco la complicada interacción de ideas y conceptos que involucran. Por ello, se requiere una definición operacional que permita entender más claramente el concepto y sus diversas aplicaciones. Para Lázaro Laporta y Miralles Aguiñaga (2002, pag. 3), telemática es “el campo de estudio, en que tanto las tecnologías, sistemas, redes o servicios en los que operativamente y en la proporción que sea, están inmersos ordenadores y comunicación, en definitiva, la aplicación de la informática como soporte de las comunicaciones.” Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Telemática

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Administración de recursos informáticos Unidad 1. Introducción a la administración de recursos en la Telemática Para la Wikipedia en español, telemática es “el estudio, diseño, gestión y aplicación de las redes y servicios de comunicaciones, para el transporte, almacenamiento y procesado de cualquier tipo de información (datos, voz, vídeo, etc.), incluyendo el análisis y diseño de tecnologías y sistemas de conmutación.”

Actividad 2. Aplicación de los procesos Administrativos ala Telemática Propósito de la actividad: Explicar la relación existente entre los elementos del proceso administrativo y la administración de los recursos informáticos o telemáticos. Acciones: Redactar un ensayo, no mayor a cuatro cuartillas, tomando como idea principal la administración de los recursos informáticos o bienes telemáticos. En el ensayo deberás expresar con tus palabras, la relación entre los elementos del proceso administrativo y los recursos informáticos o telemáticos. En cuanto al contenido del ensayo, se deberán cubrir los siguientes puntos: 1. Planeación: a. ¿Qué significado tiene la planeación de los recursos informáticos o telemáticos? b. ¿Cuáles serían los pasos a seguir en esta planeación? c. ¿Se aplicaría una planeación estratégica, táctica o contingente? ¿Por qué? d. ¿Cuáles serían los objetivos a lograr con esta planeación? e. ¿Qué estrategias serían recomendables a aplicar para la planeación? 2. Organización a. ¿Cuáles serían los principios de organización de los recursos informáticos o telemáticos? b. ¿Es recomendable la creación de una unidad o departamento de informática? c. De ser así, ¿cuáles serían sus funciones y responsabilidades? 3. Dirección y control a. ¿Cuáles serían las técnicas de control más apropiadas para la administración de los recursos informáticos o telemáticos? b. Si se considera que el personal informático es un recurso clave en la administración de los recursos informáticos o telemáticos, ¿se aplicarían los mismos principios del control de los recursos humanos para el personal informático? ¿por qué?


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1.2.

Conceptos básicos

Previamente se definió a un sistema informático como “el conjunto de componentes físicos, lógicos y humanos, interactuando entre sí, para el procesamiento racional y automático de la información y cuyo fin es la satisfacción de necesidades informáticas de diversos usuarios y en diferentes ámbitos organizacionales”. Si bien está definición contempla los componentes más importantes de un sistema informático, es restringida considerando la gran diversidad de sistemas informáticos que se pueden diseñar para cumplir con el propósito de satisfacer las necesidades informáticas de una organización. Es restringida además porque parece que abarca solamente el interior de la organización. Pero qué pasa si la organización tiene relaciones con otras organizaciones o si los usuarios de la información se encuentran fuera de la misma, o si se requiere quela información necesaria para la operación de la organización sea procesada en un lugar distante; si es este el caso, entonces necesariamente una de los componentes de tal sistema tendría que ser una forma de comunicación remota. Surge así entonces la pregunta de si es lo mismo un sistema informático que un sistema telemático. Lo interesante de esta comparación es que si bien ambos sistemas tienen como esencia fundamental la información, los sistemas telemáticos plantean el reto de la transmisión de esa información. Entonces, un sistema telemático es un sistema informático en donde la información es enviada por algún medio. Se han realizado diversas aproximaciones para conjuntar ambos conceptos en una sola idea. Es de particular interés en estas propuestas, el enfoque anglo-sajón sobre el concepto de sistemas de información. Para ellos, un sistema informático incluye los aspectos telemáticos del proceso. Esta interpretación ha permitido la incorporación de metodologías y enfoques para el análisis y diseño de sistemas informáticos (SystemAnalysis and Design). En esta sección de la Unidad 1, se presenta un esquema general del enfoque para el diseño de proyectos telemáticos, a partir de una nueva definición de sistemas informáticos y de la revisión general de los métodos para su análisis y diseños. Definición ampliada de Sistemas Informáticos Para Whitten y Bentley (2008, pág. 24), un sistema informático es “un conjunto de personas, datos, procesos y tecnología de la información que interactúan para reunir, procesar, almacenar y proporcionar como resultado la información necesaria para apoyar a una organización”. En esta definición el término tecnología de la información hace referencia a la combinación de tecnología computacional con tecnología de las telecomunicaciones.


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Administración de recursos informáticos Unidad 1. Introducción a la administración de recursos en la Telemática A partir de esta definición se puede identificar cuales son los elementos que conforman un sistema informático: Constituyentes: cualquier persona que tenga un determinado interés en el desarrollo de un sistema informático. Para Whitten y Bentley, existen diferentes constituyentes (stakeholders) y que juegan diferentes roles. Identifican al menos cinco grupos de constituyentes. 1. 2. 3. 4. 5.

Propietarios o dueños (owners) Usuarios Diseñadores Desarrolladores Analista de sistemas

El Proceso En el contexto de la propuesta de Whitten y Bentley, el término proceso utiliza con diferentes acepciones y en diferentes circunstancias. Pero en una primera instancia se refieren al mecanismo general mediante el cual se administra el diseño del sistema. Este proceso está divido en cuatro subprocesos, que en conjunto son equivalentes a un proceso de solución de problemas. La siguiente muestra estos subprocesos y las etapas correspondientes a la solución de problemas. Proceso simplificado para desarrollar sistemas Iniciación Análisis

Pasos de la solución de problemas 1. 2. 3.

Diseño

4.

Implementación

5. 6. 7.

Identificación del problema Comprender y analizar el problema Identificar los requerimientos y expectativas de solución Identificar alternativas de solución y seleccionar la mejor Diseñar la alternativa seleccionada Implementar la solución Evaluar los resultados

El Producto También el concepto de producto tiene diferentes acepciones, pero de alguna forma representa el resultado de una determinada acción, que va desde el resultado final, el sistema informático, hasta el resultado de los diferentes subprocesos.


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Administración de recursos informáticos Unidad 1. Introducción a la administración de recursos en la Telemática Tendencias de Negocios y Tendencias Tecnológicas Los sistemas informáticos tienen como propósito la satisfacción de las necesidades informáticas de una organización. En la medida que el análisis y diseño de sistemas incorpora las nuevas tendencias en el desarrollo organizacional y el desarrollo de las tecnologías de la información, las respuestas que puede dar para resolver los problemas de la organización son más efectivas y eficaces. Por ello, un insumo vital y clave para el análisis y diseño del sistema es la revisión exhaustiva de estas tendencias. A continuación se presentan tres gráficas que muestran los elementos esenciales para el análisis y diseño de un sistema informático. El primero muestra los componentes del sistema, la segunda muestra los productos de los 4 principales procesos y la tercera, la incorporación de las tendencias en negocios y tecnológicas. NEGOCIO

IMPLEMENTACIÓN

DESARROLLADORES

TRANSACCIONAL ADMINISTRACIÓN SOPORTE A LAS DECISIONES EJECUTIVO EXPERTO COMUNICACIÓN Y COLABORACIÓN

DISEÑO

DISEÑADORES

USUARIOS

SISTEMA DE INFORMACIÓN

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTO Y PROCESO

EL PRODUCTO

ANÁLISIS

ANALISTA DE SISTEMAS Y ADMINISTRADOR DE PROYECTOS

EL PROCESO

INICIO

DUEÑO

LOS JUGADORES

TECNOLOGÍA


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Administración de recursos informáticos Unidad 1. Introducción a la administración de recursos en la Telemática NEGOCIO

USUARIOS

Genera una declaración de los requerimientos de los usuarios, expectaciones y prioridades de la solución del problema

ANÁLISIS

Genera un informe técnico con las especificaciones de una solución que satisface los requerimientos de la organización

DISEÑO

Genera la solución de tecnologías de la información de acuerdo con la arquitectura tecnológica y las especificaciones

IMPLEMENTACIÓN


DUEÑO

Establece los alcances del proyecto y el plan de solución técnico de las necesidades planteadas por el plan de negocios. También se establecen las metas, calendarización y presupuesto inicial.

DISEÑADORES

EL PROCESO

DESARROLLADORES

EL PRODUCTO

INICIO


LOS JUGADORES

TECNOLOGÍA


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Administración de recursos informáticos Unidad 1. Introducción a la administración de recursos en la Telemática NEGOCIO

Redes e internet Tecnologías móviles e inalámbricas Tecnologías de objetos Tecnologías colaborativas Aplicaciones empresariales ….

USUARIOS


IMPLEMENTACIÓN

DESARROLLADORES

DISEÑO

DISEÑADORES

Globalización de la economía Comercio y negocios electrónicos Seguridad y privacidad Colaboración y alianzas Administración del conocimiento Mejora continua Administración de la calidad total Reingeniería de la organización y de los procesos …….

ANÁLISIS


EL PROCESO

EL PRODUCTO

INICIO

DUEÑO

LOS JUGADORES

TECNOLOGÍA

1.2.1. Planeación de proyectos de telemática Si se analiza con cuidado la propuesta de Whitten y Bentley, se podrá observar que la ejecución de los subprocesos conlleva al planteamiento de lo que tradicionalmente se conoce como desarrollo de un proyecto y que los subprocesos corresponden con las principales áreas del desarrollo de un proyecto. Siguiendo a Whitten y Bentley, entonces el desarrollo de un sistema informático, o telemático en su caso, se plantea en cuatro etapas: 1. Iniciación: Es la etapa inicial de planeación del proyecto en donde se define las metas y necesidades de la organización, se calendarizan las actividades y se diseña el presupuesto inicial.


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Administración de recursos informáticos Unidad 1. Introducción a la administración de recursos en la Telemática En esta etapa también se efectúa los análisis de factibilidad económica, tecnológica y de impacto. Se utiliza cualquier técnica disponible, diagramas PERT, de Gannt, proyecciones económicas, análisis de riesgo. Etc. 2. Análisis Es el estudio de los requerimientos y necesidades informáticas de la organización para recomendar las mejoras y especificar los requerimientos y prioridades para la solución tecnológica. 3. Diseño Es la especificación (en caso de usar soluciones existentes) o la construcción de la solución tecnológica y computacional para los requerimientos de la organización e identificados en la etapa previa 4. Implementación Es la construcción, instalación, prueba y entrega de un sistema a la fase reproducción.

1.2.2. Diseño y estructura del proyecto de telemática Dennis, Wixom y Tegarden (2008) proponen una taxonomía de metodologías basada en la secuenciación de los subprocesos. A continuación se presentan algunas de estas metodologías. Metodologías secuenciales Cascada El desarrollo del sistema se conduce etapa por etapa, de una manera secuencial. Al término de cada etapa los resultados se revisan y hasta que son aceptados por los dueños del sistema se inicia la siguiente etapa. En la dimensión tiempo, este enfoque toma mucho tiempo entre la identificación de los requerimientos de la organización y la entrega del sistema.


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Administración de recursos informáticos Unidad 1. Introducción a la administración de recursos en la Telemática PLANEACIÓN ANÁLISIS DISEÑO IMPLEMENTACIÓN SISTEMA

Paralelo En este enfoque, se diseña un esquema general de desarrollo del sistema completo y luego el proyecto se divide en subprocesos o subproyectos que se desarrollan en paralelo y se ensamblan al final para hacer la entrega del sistema.

PLANEACIÓN ANÁLISIS DISEÑO IMPLEMENTACIÓN DISEÑO IMPLEMENTACIÓN IMPLEMENTACIÓN

SISTEMA Desarrollo Rápido De Aplicaciones (Rad) El énfasis de estas metodologías es en el desarrollo rápido y entrega a los usuarios de diferentes componentes o versiones de la aplicación, de tal manera que puedan Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Telemática

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Administración de recursos informáticos Unidad 1. Introducción a la administración de recursos en la Telemática retroalimentar las fases siguientes en el desarrollo. Existen dos metodologías comúnmente usadas en esta categoría. Desarrollo por Fases El sistema completo se divide en una serie de versiones que se desarrollan secuencialmente. En el análisis de especifican los elementos principales del sistema y los constituyentes definen los requerimientos para cada versión. En la primera versión se incluyen los aspectos más importantes del sistema. Una vez implementada la primera versión, se inicia el desarrollo de la siguiente versión, incorporando las mejoras identificadas en la primera versión. Este proceso se continúa hasta tener la versión definitiva.

PLANEACIÓN ANÁLISIS DISEÑO IMPLEMENTACIÓN SISTEMA v1 ANÁLISIS DISEÑO IMPLEMENTACIÓN

SISTEMA v2 Prototipo Las fases de análisis, diseño e implementación son efectuadas concurrentemente (simultáneamente) y se repite hasta que el sistema está completo. A la versión que se deriva de cada ciclo se le conoce como prototipo del sistema. Este enfoque tiene la ventaja de que es muy eficiente en el tiempo y se pueden incorporar las mejoras también muy rápidamente. Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Telemática

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PLANEACIÓN ANÁLISIS DISEÑO

PROTOTIPO DE SISTEMA

IMPLEMENTACIÓN

IMPLEMENTACIÓN SISTEMA

1.2.3. Control de calidad en la telemática

Al igual que cualquier área de la organización, los sistemas de TI deben estar sometidos a controles de calidad y auditoría informática porque las computadoras y los centros de procesamiento de datos son blancos apetecibles para el espionaje, la delincuencia y el terrorismo. Un programa de control de calidad deberá incluir los siguientes elementos: •

Supervisión.

•

Revisiones internas,

•

Revisiones externas.

La supervisión del trabajo de los auditores en informática deberá llevarse a cabo continuamente para asegurarse de que están trabajando de acuerdo con las normas, políticas y programas de auditoría en informática. Las revisiones internas deberán realizarse periódicamente por el persona del departamento de auditoría interna para evaluar la calidad del trabajo de auditoria realizado. Estas revisiones deberán llevarse a cabo de la misma manera que cualquier otra auditoria. Para evaluar la calidad del trabajo de auditoría en informática deberán de practicarse revisiones externas.


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1.2.4. Auditoria informática Auditoría en Informática Esta es la definición de Ron Weber en Auditing Conceptal Foundations and Practice sobre auditoria informática. Es una función que ha sido desarrollada para asegurar la salvaguarda de los activos de los sistemas de computadoras, mantener la integridad de los datos y lograr los objetivos de la organización en forma eficaz y eficiente. Mientras que la definición de Mair William es la siguiente: Auditoría en informática es la verificación de los controles en las siguientes tres aéreas de la organización (informática): • • •

Aplicaciones (programas de producción) Desarrollo de sistemas Instalación del centro del proceso

Por tanto, podemos decir que auditoría en informática es la revisión y evaluación de los controles, sistemas y procedimientos de la informática; de los equipos de computo, su utilización, eficiencia y seguridad; de la organización que participa en el procesamiento de la información, a fin de de que por medio del señalamiento de cursos alternativos se logre una utilización más eficiente, confiable y segura de la información que servirá para una adecuada toma de decisiones. La información contenida depende de la habilidad de reducir la incertidumbre alrededor de las decisiones. El valor de la reducción de la incertidumbre depende del pago asociado con la decisión que se realiza. Los factores que pueden influir en una organización a través del control y la auditoría en informática son: • • • • • • • • •

Necesidad de controlar el uso evolucionado de las computadoras. Controlar el uso de la computadora, que cada día se vuelve más importante y costosa. Los altos costos que producen los errores en una organización. Abuso en las computadoras. Posibilidad de pérdida de capacidades de procesamiento de datos. Posibilidad de decisiones incorrectas. Valor del hardware, software y personal. Necesidad de mantener la privacidad individual. Posibilidad de pérdida de información o de mal uso de la misma. Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Telemática

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Administración de recursos informáticos Unidad 1. Introducción a la administración de recursos en la Telemática • •

Toma de decisiones incorrectas. Necesidad de mantener la privacidad de la organización.

Fuentes Consultadas Básica •

Chiavenato, I. (2000). Introducción a la teoría general de la administración. Mexico: Mc Graw Hill.

•

Echenique García José Antonio. Auditoria en informática. México: Mc Graw Hill.

Complementaria • • •

García, Münch (2008). Fundamentos de Administración. México: 7° Edición. Editorial Trillas. Rodríguez, V. J. (2006). Administración I. México: Ed. Thomson. Sprague, R. H. and E. D. Carlson (1982). Building effective decision support systems. EnglewoodCliffs, N.J.: Prentice-Hall.


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Unidad 1 Administracion Recursos Informaticos

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