NRC: 3561
ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTARIA TRABAJO EN GRUPO
INTEGRANTES: ROCIO SALAZAR, EDUARDO TOAPANTA, CESAR MUÑOZ, JONATHAN CONDE DOCENTE: ING.
La administración
Proceso de fijar las metas de la entidad y realizar las actividades necesarias para lograr esas metas. Capítulo Planificar 1
Definiciones Organizar
El proceso administrativo A) establecer los objetivos de la empresa
Serie de actividades independientes de que se vale la administración para el ejercicio de las cinco funciones de
El procedo administrativo
B) desarrollar premisas acerca del medio ambiente La esencia de la administración comprende
C) tomar decisiones sobre cursos de acción D) emprender acciones que traduzcan los planes en resultados E) replanificar sobre la marcha para corregir las deficiencias o desviaciones observadas. A) la subdivisión de una organización en unidades administrativas de trabajo
Organizar implica
B) delegación de responsabilidades de dirección C) determinación del lugar en donde se toman las decisiones.
Planificar y organizar
Tienen por objeto establecer las metas y normas que sirven de base para poner en práctica el control. Es un proceso por el que se mide y evalúa el desempeño y se fundamenta la realización de la acción correctiva
El control
Mide el desempeño comparando los resultados reales con los resultados planificados y midiendo las variaciones que se determinan por encima o por debajo de los planes.
Dotar el personal
Dirigir
Controlar.
L o s fu n d a m e n t o s d e la p l a n i fi c a c i ó n y c o n t r o l d e u t ilid a d e s
Capítulo 2
Un proceso administrativo que comprende planificar, organizar, proveer el personal, dirigir y controlar
Un compromiso de la alta administración de promover la eficaz participación por todos los niveles en la entidad
Una estructura de organización que claramente especifique las asignaciones de la autoridad y la responsabilidad a todos los niveles de la organización
Un proceso de planificación por parte de la alta administración
Un proceso de control administrativo
Una continua y congruente coordinación de todas las funciones de la administración
En forma continua, alimentación adelantada, retroalimentación, seguimiento y replanificación a través de canales de comunicación definidos (tanto en sentido descendente como ascendente).
Un plan estratégico de utilidades (de largo alcance).
Un plan táctico de utilidades (de corto plazo)
Un sistema de contabilidad por áreas (o centros) de responsabilidad.
Un uso continuo del principio de excepción.
Un programa de administración del comportamiento
Capítulo 3
Se enfatiza las fases que de esta técnica que están relacionadas con las funciones de
Planificar
Dirigir
Controlar
El plan sustantivo
El proceso de planificación y control de utilidades
El plan financiero
Las partes básicas de un programa típico de PCU para un año dado son
El desarrollo y la operación administrativa de un programa de PCU son responsabilidades esencialmente de “staff”.
Los presupuestos variables de gastos,
Los datos complementarios
Los informes de desempeño
El seguimiento
Una tarea básica de la administración superior es lograr la congruencia de metas, o sea, que las principales metas tanto de la empresa como de los empleados deben estar en armonía en el mayor grado posible.
Metas de la empresa
Comprenden las utilidades, la productividad, el crecimiento y el desarrollo de los empleados.
Metas de los empleados
Satisfacción en el empleo, recompensas, oportunidades de carrera y el crédito moral.
Ejercicios PREGUNTAS CAPÍTULO 1 1. Mencione los elementos clave en la definición de la planificación y control integral de utilidades. I. El desarrollo y aplicación de objetivos generales y de largo alcance para la empresa. II. La especificación de las metas de la empresa. III. Un plan de utilidades de largo alcance desarrollado en términos generales. IV. Un plan de utilidades de corto plazo detallado responsabilidades asignadas (divisiones, productos, proyectos).
por
V. Un sistema de informes periódicos de desempeño detallados por responsabilidades asignadas. VI. Procedimientos de seguimiento. A lo largo de este capítulo resaltamos aquellos aspectos del proceso administrativo directamente relacionados con la planificación y el control integral de utilidades 2. ¿Cuáles son las dos orientaciones primordiales a las metas en una organización mercantil? 1) El rendimiento sobre la inversión. 2) La contribución a la mejoría económica y social de un medio ambiente más vasto. 3. Enumere y defina brevemente las cinco funciones de la administración. 1. Planificación.- es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro curso de acción para lograrlos. 2. Organizar.- es el proceso mediante el cual se relacionan los empleados y sus labores para cumplir los objetivos de la empresa. 3. Suministrar el personal y administrar los recursos humanos.- es el proceso de asegurar que se recluten empleados competentes, se les desarrolle y se les recompense por lograr los objetivos de la empresa. 4. Dirigir y motivar.- es el proceso para hacer que las personas ayuden voluntaria y armónicamente en el logro de los objetivos de la empresa. 5. Controlar.- es un proceso para asegurar un desempeño eficiente para lograr que los objetivos se estén cumpliendo.
4. Defina la toma de decisiones y enumere los ocho pasos en el proceso de la toma de decisiones. Definición: Es un compromiso o resolución de hacer, dejar de hacer algo, o de adoptar o rechazar una actitud. Pasos en el proceso de la toma de decisiones. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Reconocer un problema. Identificar alternativas. Especificar las fuentes de incertidumbre. Escoger un criterio. Considerar preferencias de riesgo. Evaluar alternativas. Elegir la mejor alternativa. Implantar el curso de acción seleccionado.
5. Existen dos corrientes opuestas con respecto a una visión conceptual del papel verdadero de la administración; estos dos extremos han sido designados como la teoría del mercado y la teoría de la planificación y el control. Explique la naturaleza de estas dos filosofías contrarias y establezca su importancia. La corriente primera habla de la orientación hacia las metas y se basa en que tanto empresas mercantiles como no mercantiles deben tener objetivos y metas para lograr eficacia en la guía administrativa y la corriente segunda habla sobre la orientación hacia la gente que dice que el éxito de una empresa depende de la gente relacionada con la misma, incluyendo tanto a los administradores como a los demás empleados porque todos se encuentran comprometidos para el logro de los objetivos. 6. Indique la diferencia entre variables controlables y variables no controlables. Las variables controlables son aquellas que pueden ser planificadas y controladas activamente por la administración en cambio las variables no controlables no pueden ser influidas por la administración. 7. Distinga entre la planificación estratégica y la planificación táctica. La planificación estratégica se concentra en objetivos de la empresa y sus estrategias globales que afectan a todas las funciones administrativas y son a largo plazo, en cambio las tácticas son a corto plazo y afina objetivos para desarrollar programas de desempeño que implica niveles de autoridad y responsabilidad asignadas.
8. Defina qué es organizar. Es una base fundamental del proceso de administración que depende de los planes de la empresa y consiste en la subdivisión de una empresa en unidades de trabajo manejables y la asignación o delegación de responsabilidades así como también la definición de los lugares para las decisiones respectivas. 9. ¿Qué diferencia hay entre la autoridad y las funciones de línea y las de asesoría (o “staff”)? ¿Cómo se clasificarían normalmente un “director de planificación” y un “vicepresidente de mercadeo”? 1.- Podemos decir entonces que el papel de un gerente de línea en una empresa es el de dirigir el trabajo de los subordinados y luchar porque los objetivos de la compañía se cumplan a cabalidad y de otro lado, el papel del gerente de staff es el de apoyar, asistir, ayudar, aconsejar o asesorar a los propios gerentes de línea para la consecución de los objetivos fundamentales en una compañía. 2.- Un director de planificación está dentro de funciones en línea y un vicepresidente de mercadeo dentro de las funciones de asesoría. 10. Explique la diferencia entre los tres tipos de control: a) preliminar, b) coincidente y c) por retroalimentación. El primero se ejerce previamente a la acción para asegurar que se preparen recursos y personal necesarios al contrario del coincidente que es para vigilar que se cumplan las políticas y procedimientos que a la vez se diferencia de la retroalimentación ya que esta es una acción posterior para concentrarse en resultados pasados para lograr controlar actividades futuras.
PREGUNTAS CAPÍTULO 2 1. Distinga entre: a) centro de costos, b) centro de utilidades, c) centro de ingresos y d) centro de inversión. a) Responsabilidad del gerente por controlar los costos en la unidad b) Responsabilidad de la planificación sobre las proyecciones de utilidad c) Responsabilidad por controlar solo ingresos de empresa d) Va más allá del centro de utilidades controlando a más de esta los ingresos egresos e inversión 2. Explique el principio de excepción. ¿Por qué es importante en la PCU? Este principio sostiene que la gerencia debe de estar al pendiente de todas las acciones fuera de control que sucedan en la organización para poder corregirlas 3. Defina la coordinación e indique cómo puede mejorarse mediante la PCU. Es mejorar el desempeño de la organización a través de la administración y gracias a la PCU se puede lograr una mejor relación entre el personal 4. ¿Por qué es importante la flexibilidad en la aplicación de la planificación de utilidades? Esto nos ayuda a que ninguna organización se siente sometida a una regla específica y más bien ayude a que si dicha regla es contraproducente se la pueda corregir. 5. Comente la siguiente declaración: “Las metas que se fijan para fines de la PCU deben ser alcanzables y, a la vez, presentar un reto real”. Los objetivos y metas de una organización deben de tener un control administrativo porque si esto no es así, los objetivos y metas no dejen de ser escrituras en un papel. 6. Se ha dicho que “acolchonar el presupuesto invalida el concepto de presupuestos y poco puede hacerse al respecto”. Explique cómo debe interpretarse esta aseveración.
Es una forma errónea de parte de la administración de tomar los presupuestos ya sea con gastos excesivos o solicitudes de dinero que no vienen al caso
7. ¿De qué manera un programa de PCU puede acrecentar la comunicación en una organización? Toda organización necesita de una buena comunicación, al tener los departamentos bien comunicados con mensajes claros, la organización puede crecer conjuntamente 8. ¿Por qué debe la administración dedicar su atención a las variaciones, sean favorables o desfavorables, mostradas en los informes de desempeño? El personal de la organización es un eje fundamental y los pasos o acciones que realizan pueden mejorar o empeorar a la misma, todas las acciones deben de estar bien controladas para cada vez buscar una solución productiva para la organización. 9. ¿Puede la planificación y control de utilidades aplicarse en los negocios pequeños? Los procedimientos dentro de cada organización indistintamente de su tamaño debe de ser la misma, la diferencia es que el control en una pequeña puede resultar más fácil 10. Haga sus comentarios respecto a esta declaración: “Una administración zigzagueante seguramente será una administración ineficiente”. Una administración debe de tener una base o cimiento bien estructurado, al tener cambios de ideológicas o políticas muy constantes la organización puede estar en un desequilibrio por no tener ideas, objetivos y metas claras.
PREGUNTAS CAPÍTULO 3 1. Explique a grandes rasgos el concepto del presupuesto flexible de gastos. Los presupuestos flexibles son aquellos que suministran información realista acerca de los gastos que permite calcular las cifras presupuestales para distintos volúmenes de producción o tasas de actividad en cada área de responsabilidad. 2. ¿Cuál debe ser la política de la administración acerca de los sucesos relevantes que tengan lugar y que no fueron previstos en los planes de utilidades? Los planes de utilidades no pueden manipular al negocio y, por consiguiente, no deben limitar a la administración en el aprovechamiento de las oportunidades, incluso en aquellas que no se contemplen en los planes de utilidades. La aplicación del principio de administración por excepción y del principio de la flexibilidad, ambos con respectos a los sucesos y oportunidades imprevistos y en el proceso de control, deben ser puestos en relieve. Debe hacer hincapié en la necesidad de la acción persistente y de la flexibilidad al implantar los planes y el proceso de control. Al igual que debe ponerse particular énfasis en la forma en que los sucesos y problemas previstos serán manejados en los distintos niveles de la administración. 3. Explique el concepto de informes de desempeño. ¿Qué propósito esencial se persigue con los mismos? Los informes de desempeño son preparados mensualmente o según se necesiten por el departamento de contabilidad y sus propósitos esenciales son: a) Comparar el desempeño real con el desempeño planificado b) Muestran cada diferencia como variación favorable o desfavorable de desempeño
4. Explique qué implicaciones encierra la siguiente aseveración: “Al usar los informes de desempeño, es importante que se distinga entre la causa y el efecto”. En vista de que los informes de desempeño se basan en las responsabilidades asignadas, constituyen el soporte de la actividad de seguimiento. Es importante distinguir entre la causa y el efecto. Las variaciones en desempeño son efectos (los resultados); la identificación de las causas es responsabilidad de la administración de línea, debe darse prioridad inmediata al análisis para determinar las causas que originaron las variaciones en desempeño tanto favorable como desfavorable. 5. Indique qué diferencia hay entre el enfoque de los presupuestos periódicos y el enfoque del presupuesto continuo. Presupuesto Periódico: Lo usan las empresas con criterio ya formado en cuanto al alcance de sus operaciones y suelen ser de un año. Se trata de una empresa con una trayectoria definida en el ámbito de los negocios. Presupuesto Continúo: Suele ser menor de un año lo utilizan aquellas empresas nuevas o cuyas gestiones ofrecen marcadas y notorias variaciones. Se presupuesta un trimestre, por ejemplo, subdividiendo en meses, y al terminar el primer mes digamos enero se ajustan nosotros meses hasta cubrir a abril, y así sucesivamente 6. Indique la diferencia entre las metas y las estrategias de la empresa. Metas: La “fase de las metas”, en el proceso de la PCU, tiene el propósito de definir con mayor precisión la declaración de objetivos generales y moverse de la esfera de la información general a la de información más específica de planificación. Suministra metas tanto narrativas como cuantitativas que son precisas y susceptibles de medición. Estrategias: Las estrategias de la compañía son los impulsos, las vías y las tácticas fundamentales que se usaran para cumplir los objetivos y las metas planificadas. Pueden ser de corto o largo plazo.
7. ¿Cuál debe ser el papel del comité ejecutivo con respecto al programa de planificación y control de utilidades? Básicamente, este comité debe tener la responsabilidad de desarrollar el plan sustantivo para cerciorarse de que todos los aspectos del plan de utilidades para las subunidades se muestran sólidos y en orden y, cuando se combinan con el plan integral de utilidades de la compañía, para asegurarse de que representan los mejores planes que puedan desarrollarse bajo las circunstancias dadas. Las responsabilidades directas de este comité, formado por miembros de la administración superior, son las siguientes: 1. Desarrollar el plan sustantivo. 2. Recibir y revisar los planes de utilidades de los centros de responsabilidad más importantes y hacer recomendaciones apropiadas para su mejoramiento. 3. Recomendar decisiones sobre las partidas importantes que se incorporan en los planes de utilidades y que puedan dar lugar a conflictos o a la falta de coordinación entre las subdivisiones funcionales de la empresa. 4. Recomendar cambios para mejorar los procesos de planificación y control relacionados con el programa de planificación y control de utilidades. 5. Recibir y analizar los informes periódicos de desempeño de las áreas de responsabilidad. 6. Considerar las distintas alternativas y hacer recomendaciones y tomar decisiones para la acción correctiva. 7. Hacer las recomendaciones procedentes para que se modifiquen los planes de utilidades, si las condiciones lo justifican. 8. Hacer recomendaciones para cambios en las políticas y procedimientos del programa de planificación y control de utilidades, para mayor efectividad. 8. Explique la naturaleza y el propósito de una declaración de objetivos generales en una empresa.
La declaración de los objetivos generales debe expresar la misión, la visión y el carácter ético de la empresa, además que son responsabilidad de la administración ejecutiva. Su propósito es crear la identidad, la continuidad del objetivo y la definición de la empresa. En un estudio de investigación, los propósitos de esta declaración se enumeraron básicamente en los siguientes términos: a) Definir el objetivo de la compañía (declarar exactamente por qué la compañía está en el negocio). b) Aclarar el carácter filosófico de la compañía (manifestar los principios morales y éticos que rigen sus actos). c) Crear un “clima” particular dentro del negocio (comunicar los propósitos y ética básicos de la compañía a todo su personal con el fin de que los empleados puedan, a su vez, comunicarlos a los clientes y a otras partes ajenas a la compañía a través de sus propios actos). d) Establecer una guía para los gerentes con el objetivo de que las decisiones que toman reflejan los mejores intereses del negocio, con razonabilidad y justicia, a quienes se interesan en el mismo (proporcionar una guía general a quienes ocupan puestos de toma de decisiones con el fin de que puedan actuar de manera independiente, pero dentro del marco de las metas y los principios básicos de la compañía). 9. Distinga entre elaborar pronósticos y planificación. Se puede afirmar, que los pronósticos son el primer paso dentro del proceso de planificación de la producción y estos sirven como punto de partida, no solo para la elaboración de los planes estratégicos, sino, además, para el diseño de los planes a mediano y corto plazo, lo cual permite a las organizaciones, visualizar de manera aproximada los acontecimientos futuros y eliminar en gran parte la incertidumbre y reaccionar con rapidez a las condiciones cambiantes con algún grado de precisión. De esta manera damos paso a la planificación la misma que consiste en el desarrollo de los objetivos empresariales lo cual es posible a través de la elección de un futuro curso de acción para lograrlos 10.
¿Qué significa congruencia de metas?
La congruencia es esa sensación que se genera cuando lo que estamos haciendo o pensando tiene un buen resultado dentro de la empresa que las metas que nos fijamos las estamos cumpliendo al igual que estas funcionan de acuerdo a lo que nosotros pensamos y queremos para la empresa.
CASOS CAPÍTULO 2
CASOS CAPÍTULO 3
CASO 3-2 Se Pide: a. Esta siendo elaborado el plan anual de utilidades, el cual comprende una estimación de la producción planificada de el trabajo en el centro de costos 23 ¿Qué importe debe mostrarse de cada costo en el plan del centro de costos 23, a) para la producción estimada de enero de 20000 horas-maquina, b) para la producción anual estimada de 260000 horas-maquina directas? Muestre sus cálculos.
GASTOS
PRODUCCION ESTIMADA DE ENERO: 20000 HORASMAQUINA
SUELDOS DE SUPERVISION
900
MANO DE OBRA DIRECTA
380
PARTES PARA MANETNIMIENTO
60
SUMINISTROS UTILIZADOS
120
ENERGIA CONSUMIDA
50
GASTOS VARIOS
64
DEPRECIACIÓN SOBRE MAQUINARIAS
100
TOTAL
1674
GASTOS
PRODUCCION ANUAL ESTIMADA DE: 260000 HORAS-MAQUINA
SUELDOS DE SUPERVISION
900
MANO DE OBRA DIRECTA
2540
PARTES PARA MANETNIMIENTO
180
SUMINISTROS UTILIZADOS
1560
ENERGIA CONSUMIDA
290
GASTOS VARIOS
352
DEPRECIACIÓN SOBRE MAQUINARIAS
100
TOTAL
5922
b. Se aprobado el plan de utilidades y ha terminado ya el mes de enero del nuevo año}. El departamento de contabilidad informo los siguientes datos relativos al centro de costos 23 para ese mes. Horas- maquina reales: 24000. Gastos reales: sueldos de supervisión,$900; mano de obra indirecta $415; partes para mantenimiento $65; suministros utilizados ; Energía eléctrica consumida $50; gastos diversos, $70; y gastos de depreciación, $100. Empleando estos datos y los importes planificados que se desarrollan en el punto a, prepare un informe de desempeño comparando los gastos reales con las asignaciones presupuestarias. Abra cuatro columnas de valores, importes del plan original de utilidades; variaciones-importe; variaciones-porcentaje del presupuesto.
Gastos
Reales
Importes del Variacion Plan es Utilidades importes
Var. % Presup.
Sueldos de Supervision
900
900
0
0,00%
Mano de Obra indirecta
415
380
-35
-9,21%
Partes para mantenimiento
65
60
-5
-8,33%
Suministro utilizados
140
120
-20
-16,67%
Energia consumida
50
50
0
0,00%
Gastos Varios
70
64
-6
-9,38%
Depreciacion sobre maquinaria
100
100
0
0,00%
Total
1740
1674
c. Prepare un informe de desempeño comparando los resultados reales con las asignaciones del presupuesto flexible ajustadas al trabajo real ejecutado; 240000 horas-maquina directas. Gastos
Reales
Importes del Plan Utilidades
Variacion Var. % es Presup. importes
Sueldos de Supervision
900
900
0
0,00%
Mano de Obra indirecta
415
416
1
0,24%
Partes para mantenimiento
65
600
535
89,17%
Suministro utilizados
140
144
4
2,78%
Energia consumida
50
54
4
7,41%
Gastos Varios
70
68,8
-1,2
-1,74%
Depreciacion sobre maquinaria
100
100
0
0,00%
Total
1740
2282,8
En el siguiente informe las comparaciones de los gastos reales con las metas presupuestales arrojaron una variación desfavorable de $ 1,20 en Gastos Varios, valor que no seria correcto o justo para el
supervisor del departamento. Para todas las demás cuentas tenemos una variación favorable es decir positiva. d. ¿Cuál de los informes de desempeño debe usarse para el centro de costos 23? ¿Por qué? El informe de desempeño flexible siempre trabaja con datos reales por lo tanto debería utilizarse el que corresponde a las 2400 Horasmaquinas directas para aplicar poder medir el desempeño del centro 23 de una manera eficaz y justa.
