Studi Kasus PR Rekayasa Perangkat Lunak Semester Ganjil 2013/2014 Universitas Cerdas Berkarya (UCB) merupakan salah satu Universitas terkenal di Ibu Kota Jakarta. Didirikan pada tahun 1995, UCB telah menghasilkan lebih dari 10.000 lulusan. Saat ini UCB memiliki 5 Fakultas yaitu, Fakultas Hukum, Fakultas Teknik, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Fakultas Ekonomi, dan Fakultas Psikologi. Setiap fakultas memiliki beberapa program studi untuk jenjang Sarjana. Untuk meningkatkan kualitas pembelajaran, UCB berniat mengembangkan berbagai Sistem Informasi untuk menunjang kegiatan akademis di Universitas secara bertahap.
Masalah Saat ini perkuliahan yang dilakukan di UCB telah menggunakan perangkat Teknologi Informasi seperti Perangkat Komputer. Di setiap fakultas tersedia jaringan intranet dan internet yang dapat dimanfaatkan oleh Civitas Akademika. Setiap ruang kelas juga telah dilengkapi dengan infocus sehingga dosen dan mahasiswa dapat memanfaatkannya untuk kegiatan belajar mengajar. Saat ini bahan ajar perkuliahan mayoritas dalam bentuk digital, seperti slide kuliah, diktat kuliah, atau ebook. Setiap selesai mengajar, biasanya dosen meninggalkan bahanbahan tersebut di komputer yang ada di ruang kuliah sehingga mahasiswa dapat mengcopy ke perangkat mereka masingmasing. Dengan kondisi ini, bahan kuliah tersebar di berbagai komputer atau tak tak jarang jarang hilang dari komputer karena tidak sengaja terhapus oleh salah satu pengguna. Seringkali mahasiswa juga lupa untuk mengcopy bahan tersebut, sehingga saat malam menjelang ujian akhir mereka kesulitan untuk mempelajari bahanbahan perkuliahan yang ada.
Sistem eLearning Berdasarkan kondisi tersebut, salah satu sistem informasi yang dibutuhkan oleh UCB adalah sistem elearning yang dapat mengoptimalkan kegiatan belajar mengajar. Sistem ini diharapkan dapat
menyimpan bahanbahan perkuliahan dengan teratur dan sistematis sehingga mudah diakses secara online oleh dosen dan mahasiswa di manapun mereka berada. Dengan demikian, setiap mata kuliah
akan memiliki halaman kuliah masingmasing di sistem elearning tersebut tanpa tercampur satu dengan yang lainnya. Dosen dan mahasiswa yang mengikuti mata kuliah tertentu diharuskan enroll (masuk) ke halaman tersebut agar dapat mengetahui informasiinformasi yang diberikan di halaman kuliah tersebut. Sistem elearning ini hanya untuk civitas akademika UCB, sehingga staff IT akan menyediakan akun untuk login ke dalam sistem. Dosen dan mahasiswa juga memiliki wewenang yang berbeda dalam menggunakan sistem yang juga diatur oleh staff IT. Sistem ini nantinya akan diberi nama Sistem Informasi Kuliah atau disingkat SiKul. Di masa awal penerapan sistem ini, dosen yang akan menggunakan sistem elearning untuk kuliahnya diminta memberitahukan kepada staf IT sebagai admin agar mata kuliah tersebut didaftarkan di sistem. Setelah mata kuliah didaftarkan di sistem, dosen dapat masuk ke dalam halaman mata kuliah tersebut mengunggah materi kuliah di tempat yang telah disediakan. Jika ada kesalahan pada materi yang diunggah, dosen tersebut juga dapat menghapus materi tersebut dan menggantinya dengan materi lain. Mahasiswa yang ingin yang masuk ke halaman mata kuliah tersebut juga tersebut juga dapat login ke dalam sistem dan memilih mata kuliah yang diinginkan. Setelah masuk, mahasiswa dapat mengunduh materimateri yang diberikan oleh dosen melalui sistem elearning ini.
Selain untuk menyimpan bahan perkuliahan, sistem elearning ini diharapkan juga dapat membantu dosen dalam memberikan tugas ke mahasiswa. Mayoritas tugas yang diberikan saat ini dikerjakan dengan bantuan Teknologi Informasi sehingga pengumpulannya pun dapat dilakukan dalam bentuk digital. Dengan adanya sistem ini, mekanisme pengumpulan tersebut dapat diintegrasikan di halaman kuliah sehingga mahasiswa dapat mengumpulkannya dari manapun dan dosen juga dapat melihat tugas tersebut dengan mudah. Secara umum prosedur dari mekanisme pengumpulan tugas tersebut adalah sebagai berikut:
Dosen mengunggah tugas di halaman kuliah
Dosen membuka slot pengumpulan tugas sekaligus menentukan batas waktu maksimal pengumpulan tugas di slot tersebut. Dosen juga dapat menentukan kebijakan apakah tugas masih dapat dikumpulkan jika batas waktu sudah lewat
Setelah slot dibuka, mahasiswa dapat mengumpulkan tugas di slot sesuai dengan rentang waktu yang ditentukan
Setelah memeriksa tugas, dosen dapat memberikan nilai untuk tugas tersebut melalui sistem
Jika ada halhal yang ingin dikomunikasikan antara dosen dan mahasiswa terkait dengan mata kuliah tersebut, sistem elearning menyedikan fasilitas forum diskusi di setiap halaman perkuliahan. Semua yang masuk ke dalam halaman perkuliahan tersebut dapat berpartisipasi dalam membuat diskusi dan melihat hasil diskusi yang telah berjalan. Untuk menjaga keteraturan dalam diskusi, dosen dapat menghapus atau mengubah diskusi yang menyimpang dari tujuan pembelajaran. Dengan adanya forum diskusi ini, dosen dan mahasiswa dapat berdiskusi kapanpun tanpa batasan jarak dan waktu. Selain itu dosen juga dapat memantau keaktifan mahasiswa dalam berdiskusi tanpa harus mencatat seluruh aktifitas mahasiswa satu per satu. Salah satu komponen penilaian yang utama dari perkuliahan adalah tes evaluasi untuk mahasiswa, baik dalam bentuk kuis ataupun ujian. Sistem elearning ini juga dapat digunakan oleh Dosen untuk mengevaluasi hasil belajar mahasiswa secara online dengan adanya fitur tes online. Dosen dapat membuat soal kuis atau ujian yang berbentuk pilihan ganda pada fitur tes online tersebut sekaligus membuat kunci jawabannya. Mahasiswa dapat mengerjakan tes online tersebut di waktu yang telah ditentukan dalam batas waktu tertentu. Setelah selesai mengerjakan tes, mahasiswa langsung dapat mengetahui nilai yang diperoleh karena sistem dengan otomatis memeriksa jawaban mahasiswa dengan membandingkan pada kunci jawaban yang telah dimasukkan oleh dosen. Hal ini dapat membantu dosen untuk dapat mengevaluasi hasil belajar mahasiswa dengan cepat. Selain dengan tes online yang dapat dievaluasi langsung oleh sistem, dosen juga dapat memantau aktivitas mahasiswa dalam halaman perkuliahan. Seluruh aktivitas mahasiswa akan terekam dalam sistem sehingga dosen dapat melihat mahasiwa yang telah mengumpulkan tugas, partisipasi dalam forum diskusi, atau partisipasi dalam tes online. Pemantauan aktivitas akademik juga dapat dilihat berdasarkan pengguna tertentu misalkan mahasiswa X atau berdasarkan aktivitas tertentu misalkan aspek pengumpulan tugas saja. Sistem akan menampilkan data statistik dari aktivitas tersebut dilengkapi dengan visulisasi berupa grafik. Sistem elearning ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas pembelajaran di UCB dengan memberi kemudahan pada dosen dan mahasiswa dalam kegiatan belajar mengajar. Sistem ini awalnya akan dikembangkan di Fakultas Teknik dan akan diuji cobakan untuk mahasiswa program Studi Teknik Informatika. Setelah stabil, sistem ini akan diterapkan untuk seluruh fakultas di UCB.
