Standar Agen 3kg (Rev 2009-08-12)Final.pdf

STANDAR KEAGENAN LPG 3 KG

DAFTAR ISI I. PENDAHULUAN II. KELENGKAPAN ADMINISTRASI III. SARANA & FASILITAS UTAMA 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

PERTAMINA

Kriteria Umum Bangunan Gudang dan Showroom Papan Nama Kantor dan Showroom Single Pole Kendaraan Operasional Rambu-rambu Plastic Wrap Seragam Petugas Agen Elpiji Racun Api Alat Timbang Layanan Antar Hotline Elpiji Lain – lain

1 2 3 3 5 14 16 18 36 38 39 42 43 44 45

Halaman - i EDISI DESEMBER 2008


DAFTAR ISI IV. LAYANAN PELANGGAN 01 02 03 04

Agen ke ELPIJI Filling Plant/SPPBE/SPBE/SPPEK Agen Ke Sub Agen Agen Ke Konsumen Sub Agen Ke Pelanggan

V. LAMPIRAN

PERTAMINA

46 46 55 75 95 116

Halaman - ii EDISI DESEMBER 2008


I. PENDAHULUAN Sejak tahun 1968, PT. Pertamina (Persero) telah berkomitmen untuk melayani seluruh masyarakat Indonesia dengan menyediakan LPG sebagai bahan baku dan bahan bakar industri, rumah tangga dan komersial dengan menggunakan brand “Elpiji”. Dengan adanya program pemerintah tentang implementasi Konversi Minyak Tanah ke Elpiji, maka Elpiji semakin dikenal dan dekat dengan masyarakat karena telah terbukti lebih ekonomis, efisien dan ramah lingkungan dibandingkan dengan minyak tanah an energi lainnya. Unit Gas Domestik sangat memahami bahwa bisnis Elpiji saat ini telah mengalami peningkatan cukup pesat. Sejalan dengan itu, perlu adanya peningkatan dan perbaikan terus menerus melalui pengembangan produk, perbaikan sarana dan fasilitas pendukung kehandalan distribusi Elpiji, perluasan jaringan sistem keagenan dan peningkatan kualitas layanan pelanggan. Penyusunan buku Standar Keagenan LPG 3 kg didasarkan pada upaya untuk memberikan pelayanan terbaik dan penerapan Good Corporate Governance (GCG) yang lebih baik kepada konsumen. Selain itu, penerapan Standar Keagenan LPG 3 kg sejalan dengan semangat untuk senantiasa mendukung konsistensi mutu dalam peningkatan pelayanan penjualan Elpiji khususnya kemasan tabung 3 kg pada konsumen serta menciptakan kemitraan yang lebih baik dengan stake holder melalui standarisasi sarana fasilitas dan pelayanan yang fokus pada harapan pelanggan. Harapan kami, buku Standar Keagenan LPG 3 kg dapat menjadi acuan para Agen LPG 3 kg dan bermanfaat bagi pihak-pihak yang terkait sehingga akan lebih mempercepat tercapainya kepuasan pelanggan.

PERTAMINA

Halaman - 1 EDISI DESEMBER 2008


II. KELENGKAPAN ADMINISTRASI

•

Kelengkapan Administrasi Agen LPG 3 kg yang harus dipenuhi 1. Akte pendirian Badan Usaha (Perseroan Terbatas atau Koperasi) yang telah mendapatkan pengesahan dari instansi yang berwenang. 2. NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak). 3. Surat Referensi Bank. 4. SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan). 5. TDP (Tanda Daftar Perusahaan) bagi Badan Hukum. 6. SITU (Surat Izin Tempat Usaha). 7. Izin Gangguan. 8. Surat Ijin Mendirikan Bangunan (IMB) 9. Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) dari Kepolisian setempat yang masih berlaku untuk Direktur dan Komisaris. 10. Susunan Kepengurusan dan Jumlah Karyawan. 11. Kontrak dengan Outlet/Pangkalan Elpiji yang diketahui oleh PT. Pertamina (Persero) 12. Surat Pernyataan diatas kertas bermaterai : a. Sanggup membiayai seluruh sarana dan fasilitas Agen Elpiji b. Bersedia mematuhi semua ketentuan perundang-undangan, Pertamina dan PEMDA setempat. Kelengkapan administrasi diatas diserahkan dalam bentuk buku dan dijilid rapi sebanyak 2 (dua) rangkap dan dikirim ke Manajer Gas Domestik Region

PERTAMINA



III. SARANA DAN FASILITAS UTAMA 1. KRITERIA UMUM : luas tanah ± 320 m²

•

Kelengkapan Sarana dan Fasilitas Agen Elpiji yang harus dipenuhi a. Memiliki tanah dan bangunan berupa showroom dan gudang sendiri atau sewa (yang dibuktikan dengan bukti kepemilikan /sewa yang luasnya minimal 320 M2 yang memenuhi persyaratan baik ditinjau dari segi kegunaan, komersial, keselamatan dan lindungan lingkungan maupun keamanannya. b. Gudang dilengkapi dengan ventilasi dan sarana fasilitas lainnya sesuai ketentuan PT PERTAMINA (Persero)/HSE antara lain : Ventilasi maksimal 30 cm diatas permukaaan lantai dan 40 % dari luasan gudang - Lantai gudang setinggi bak Truck (panggung) - Lantai terbuat dari bahan yang tidak mudah menimbulkan percikan api/bunga api - Gudang terbuat dari bahan yang tidak mudah terbakar - Dilengkapi dengan Gas Detector - Dilengkapi peralatan listrik explotion proof - Jarak penyimpanan tabung terhadap pagar tembok dan Showroom minimal 3 m (Table 3.2.2.2 NFPA 58 2001 Edition) - Penumpukan tabung maximal 5 tumpuk - Tidak terdapat tanaman/rumput-rumput kering yang mudah terbakar dengan jarak minimal 3 meter dari tempat penyimpanan tabung LPG - Dikawasan tempat penyimpanan dipasang pagar tembok, dengan tinggi minimal 2,25 meter - Jika terdapat saluran/selokan, alur saluran/selokan tidak mengarah ke sumber nyala api, kepemukiman penduduk atau bangunan umum c. Memiliki kendaraan operasional minimal 1 (satu) Unit Truck dan 1 (satu) Unit Pick Up yang masih layak jalan dibuktikan dengan dokumen kendaraan. Umur kendaraan maksimal 10 tahun. d. Memiliki Alat Timbangan jenis duduk kapasitas 25 kg masing-masing 1 (satu) buah yang sudah ditera oleh Dinas Metrologi dan dikalibrasi setiap tahun. e. Memiliki Alat Pemadam Api Ringan (APAR) ditempatkan di Gudang, show room dan kendaraan sesuai keterangan hal 42 (masih dalam masa berlaku dari dinas terkait). APAR harus diletakkan ditempat yang mudah terjangkau, terutama didekat pintu/akses masuk

PERTAMINA



f. Memiliki rambu-rambu petunjuk dan larangan di gudang & show room (antara lain : Rambu-rambu peringatan Dilarang Merokok, Dilarang Mengaktifkan Handphone, Dilarang Mengadakan Percikan Bunga Api & Dilarang Membanting Tabung Elpiji. g. Melengkapi karyawannya dengan Identity Card, pakaian seragam, dengan mencantumkan secara jelas nama Agen, logo Elpiji dan nama petugas yang bersangkutan h. Menyediakan dan memasang plastic wrap yang mencantumkan identitas, alamat dan telepon Agen Elpiji pada tabung Elpiji yang dipasarkan. i. Gudang dan show room dipasang papan nama sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh Pertamina. j. Memiliki Sarana dan fasilitas layanan antar yang meliputi Hotline Agen Elpiji dan kendaraan antar (pick up). k. Harus terdapat jalan keluar alternatif/pintu darurat. Pintu-pintu ditempatkan dan dikonstruksikan sedemikian rupa sehingga memudahkan personil untuk menyelamatkan diri jika terjadai kebakaran atau keadaan bahaya. l. Jarak dengan Dispencer pengisian bahan bakar lain, minimum 50 ft (+/- 7,6 meter) sesuai NFPA 58 Ed. 2004

PERTAMINA



2. BANGUNAN GUDANG DAN SHOWROOM Spesifikasi No 1

2

Uraian

Material

Pondasi • Pondasi Batu Kali

Batu Kali

• Pondasi Telapak, slop beton

Beton Camp 1 : 2 : 3

Warna

Spesifikasi

-

Bentuk : trapesium Campuran 1 : 3 Bentuk : telapak Ukuran minimal : - Lebar bawah 80 cm - Tebal atas 25 cm - Tebal bawah 15 cm Beton K-250 Disesuaikan kondisi : - Jenis bangunan - Tanah setempat

Dinding • Lantai Kerja

1:3:5

-

Tebal = 5 cm

• Kolom


-

Ukuran 15 x 15 cm Tulangan 4 dia. 10 mm Sengkang 6-150 mm Beton K-175

• Sloof Balok


-

Ukuran minimal : 15 x 25 cm Tulangan 4 dia 10 mm Sengkang 8-200 mm Beton K-175

PERTAMINA



No

Uraian

Material

Warna

Spesifikasi

• Ring Balok


-

Ukuran minimal : 15 x 15 cm Tulangan 4 dia 10 mm Sengkang 8-200 mm Beton K-175

• Dinding

Batu Bata atau Celcon

-

Ukuran standard Campuran 1 : 3 Ukuran standard

• Plesteran

Semen, Pasir

• Cat Dinding

Cat Emulsi Cat lapis dasar

• Lantai showroom

Keramik Tile

• Lantai gudang


• Dinding Toilet

Keramik

• Dinding Gudang

Kisi/teralis besi

• Kusen

Allumunium Solid

• Kaca

Polos atau rayband

PERTAMINA

Tebal 1.5 cm Camp 1 : 4 Putih Imperial Red, Abu - abu,Krem Abu-abu , Krem -

Tebal = 3 lapis (200 µ) Ukuran 30 x 30 cm Dilapisi rubber)

karet

(reinforce

Ukuran 20 x 20 cm tinggi = 1.60 m Ukuran standard tinggi = 3 m

Abu-abu tua

Tebal : 2 mm

-

Tebal : 5 mm Halaman - 6 EDISI DESEMBER 2008


No 3

Uraian

Material

Warna

Spesifikasi

Rangka Atap • Portal Baja

A-36 / SS-41 atau setara

-

WF atau Siku atau baja ringan

• Gording


-


• Support Gording



• Ikatan Angin

Besi


• Atap

Zincallume

• Talang

Seng Pipa PVC

• Plafon

Allumunium Spandrell Gipsum (utk ruangan)

• Penggantung Lisplank


• Lisplank

Alluminium Plat

• Lampu : Ruangan

Standar

PERTAMINA

Natural Silver Putih -

Hijau: Pantone 383 C atau warna cat hijau Elpiji 3 kg atau setara Putih: Standar Pertamina atau setara -

BJLS 0.45 (SNI) BJLS 30 Dia = 4” (1 x 9.35 x 110) mm Tebal = 9 mm Hollow 50. 50. 2.3 atau L 40 x 40 x 4 mm, Tinggi = 60 cm Finish Zincromate Tinggi List Plang: 60 cm Tebal = 4 mm

Gas Proof Type HFX-Series (Fluorescent Fixtures)



DENAH AGEN LPG 3 KG ALTERNATIF 1

PERTAMINA




PERTAMINA




PERTAMINA



DENAH GUDANG TERPISAH

PERTAMINA



DENAH SHOWROOM TERPISAH

PERTAMINA



GAMBAR PERSPEKTIF

PERTAMINA



3. PAPAN NAMA KANTOR DAN SHOWROOM Spesifikasi No

Uraian

Material

Warna

Spesifikasi

1

• Rangka Utama

Besi

Putih

L : 40 x 40 x 4

2

• Papan Nama

Alluminium Plat

Hijau: Pantone 383 C atau warna cat hijau Elpiji 3 kg atau setara Biru : Pantone 2935 C atau Standar PERTAMINA /setara

Ukuran 150 x 75 Tebal = 3 mm

• Huruf dalam Papan Nama

Alluminium Plat

Hitam: Standar Sesuai gamba (terlampir)

Font Arial Narrow

PERTAMINA



Spesifikasi No

Uraian

Material

Warna

Spesifikasi

1

• Rangka Utama

Besi

Putih

L : 40 x 40 x 4

2

• Papan Nama

Alluminium Plat

Hijau: Pantone 383 C atau setara warna cat hijau Elpiji 3 kg

Ukuran 100 x 60 Tebal = 3 mm


Alluminium Plat

Hitam: standar atau setara

Font Arial Narrow dan Futura Md Bold Sesuai gambar (terlampir)

DETAIL PAPAN PANGKALAN

PERTAMINA



4. SINGLE POLE Spesifikasi No

Uraian

Material

Warna

Spesifikasi

1

• Pondasi • Base Plate • Angkur Bolt

Beton Camp 1: 2:3 A-36 / SS-41 atau setara Baja HTB A-325

-

Mutu beton K175 Tebal =8 mm 4 bh, dia. 10 mm, L = 150 mm

2

• Slab Beton


-

Ukuran 35 x 35cm, Tebal = 25 cm Tulangan dia. 8- 200

3

• Rangka Utama

Besi

Merah : Pantone 186C atau standar PERTAMINA atau setara

Pipa ø 1.5”

4

• Tiang Utama

Besi

Merah: Pantone 186C atau standar PERTAMINA atau setara

Pipa ø 4”, tinggi 363 cm

5

• Papan Nama

Alluminium Plat

• Logo ELPIJI

PERTAMINA

-

Scot Light

Hijau: Pantone 383 C atau warna cat hijau Elpiji 3 kg atau Standar PERTAMINA atau setara

Scot Light

Standar

Ukuran : Sesuai terlampir Tebal = 3 mm

gambar

Sesuai gambar (terlampir)



DETAIL SINGLE POLE

PERTAMINA



5. KENDARAAN OPERASIONAL Umur Kendaraan : maximal 10 tahun Dokumen : Surat Kelayakan Operasi di Pertamina dan dari Dinas Terkait (kelengkapan ijin mengemudi, alat safety (APAR), seragam, KIR, surat ijin masuk instalasi dll.) Jumlah Susunan Tabung, Daya Angkut dan Kelengkapan Lain-lain : • Ukuran 3 kg : maximal 5 tumpuk (bagian tabung yang boleh melebihi body truck maksimal 1/3 body tabung refer LK3) DAN TIDAK MELEBIHI DAYA ANGKUT KENDARAAN SESUAI KETENTUAN DINAS LLAJR • Melengkapi flame trap pada saat memasuki areal pengisian (Depot, LPG Filling Plant/SPPBE/SPBE/SPPEK) • Bak truk terbuat dari bahan kayu. • Bak truk dilengkapi 4 buah tutup bagian atas dan 2 buah pada bagian belakang yang terbuat dari kisi-kisi besi diameter 10 mm ukuran 15 x 15 cm dan diberi bingkai pipa besi diameter 1”

PERTAMINA



Spesifikasi Papan Nama Truk No

Uraian

Material

Warna

Spesifikasi

1

• Rangka Utama

Besi

Putih

L : 40 x 40 x 4

2

• Papan Nama

Alluminium Plat

Hijau: Pantone 383 C atau warna cat hijau Elpiji 3 kg atau setara

Ukuran 400(variabel) x 70 (samping truk 6 roda ) Ukuran 300(variabel) x 70 (samping truk 4 roda ) Ukuran 180 x 50 (belakang truk 4 dan 6 roda ) Tebal = 3 mm


Alluminium Plat

Hitam


• Logo Pertamina

Scot Light

Standar


• Logo Elpiji

Scot Light

Standar


• Kontak Layanan

Scot Light

Putih dasar merah standar PERTAMINA atau setara

Logo Pertamina dasar Putih Tulisan “CONTACT PERTAMINA 500-000 HP.021 7917 3000 sms : 021 7111 3000 Fax:021 7972 177 Email:[email protected]”

• Sign Mudah terbakar

Scot Light

Standar, Dasar sign warna merah List sign warna hitam

Sesuai gambar( terlampir) Huruf Futura Condesed bold (sesuai gambar terlampir)

PERTAMINA



DETAIL TAMPAK SAMPING PAPAN AGEN LPG 3 KG PADA KENDARAAN TRUK (6 RODA)

Catatan: Panjang Papan Nama Sepanjang Bak Truck (variable) dan di baut ke bak truck

PERTAMINA



DETAIL TAMPAK SAMPING PAPAN AGEN LPG 3 KG PADA KENDARAAN TRUK ENGKEL (4 RODA)

Catatan: Panjang Papan Nama Sepanjang Bak Truck (variable) dan di baut ke bak truck PERTAMINA



DETAIL TAMPAK BELAKANG PAPAN AGEN LPG 3 KG PADA KENDARAAN TRUK ( 6 RODA & 4 RODA )

Catatan: Panjang Papan Nama Pintu Bak Truck (variable) dan di baut ke bak truck PERTAMINA



Spesifikasi Papan Nama Pick-Up No

Uraian

Material

Warna

Spesifikasi

1

• Rangka Utama

Besi

Putih

L : 40 x 40 x 4

2

• Papan Nama

Alluminium Plat


Ukuran 180(variabel) x 42 (samping bak pick-up) Ukuran 150(variabel) x 35 (belakang pick-up) Tebal = 3 mm


Alluminium Plat

Hitam


• Logo Pertamina

Scot Light

Standar


• Logo Elpiji

Scot Light

Standar


• Kontak Layanan

Scot Light

Putih dasar merah standar PERTAMINA atau setara

Logo Pertamina dasar Putih Tulisan “CONTACT PERTAMINA 500-000 HP.021 7917 3000 sms : 021 7111 3000 Fax:021 7972 177 Email:[email protected]”

• Sign Mudah terbakar

Scot Light

Standar, Dasar sign warna merah List sign warna hitam

Sesuai gambar( terlampir) Huruf Futura Condesed bold (sesuai gambar terlampir)

PERTAMINA



DETAIL TAMPAK SAMPING PAPAN AGEN LPG 3 KG PADA KENDARAAN PICK-UP

Catatan: Panjang Papan Nama Sepanjang Bak Pick-Up (variable) dan di baut

PERTAMINA



DETAIL TAMPAK BELAKANG PAPAN AGEN LPG 3 KG PADA KENDARAAN PICK-UP

Catatan: Panjang Papan Nama Pintu Bak Pick-Up (variable) dan di baut

PERTAMINA



KETENTUAN GAMBAR LOGO ELPIJI

PERTAMINA



KETENTUAN GAMBAR LOGO PERTAMINA

PERTAMINA



DETAIL SIGN MUDAH TERBAKAR PADA KENDARAAN TRUK

PERTAMINA



DETAIL CONTACT PERTAMINA

PERTAMINA



PENEMPATAN LOGO PADA KENDARAAN TRUK (SEBELAH KIRI)

1

4

2

3

Keterangan :

5

PERTAMINA

1. 2. 3. 4. 5.

Logo Logo Logo Logo Logo

Pertamina ukuran 60 x 60 cm Contact Pertamina ukuran 10 x 29 cm BBG Mudah terbakar ukuran 20 x 20 cm Elpiji ukuran 60 x 60 cm Elpiji ukuran 25 x 25 cm



PENEMPATAN LOGO PADA KENDARAAN TRUK (SEBELAH KANAN)

1

2 3

4 Keterangan : 1. 2. 3. 4. 5.

PERTAMINA


Pertamina ukuran 60 x 60 cm Contact Pertamina ukuran 10 x 29 cm BBG Mudah terbakar ukuran 20 x 20 cm Elpiji ukuran 60 x 60 cm Pertamina ukuran 25 x 25 cm

5



PENEMPATAN LOGO PADA KENDARAAN TRUK (BAGIAN BELAKANG)

1

2

3 4

Keterangan : 1. 2. 3. 4.

PERTAMINA

Logo Logo Logo Logo

Pertamina ukuran 33,5 x 33,5 cm Contact Pertamina ukuran 8 x 23,2 cm BBG Mudah terbakar ukuran 20 x 20 cm Elpiji ukuran 33,5 x 33,5 cm



PENEMPATAN LOGO PADA KENDARAAN PICK-UP (SEBELAH KIRI)

Keterangan : 1. 2. 3. 4. 5.


Pertamina ukuran 35 x 35 cm Contact Pertamina ukuran 8 x 21 cm BBG Mudah terbakar ukuran 15 x 15 cm Elpiji ukuran 35 x 35 cm Elpiji ukuran 20 x 20 cm

1

2

3

4

5

PERTAMINA



PENEMPATAN LOGO PADA KENDARAAN PICK-UP (SEBELAH KANAN)

Keterangan :

1

1. 2. 3. 4. 5.


Pertamina ukuran 35 x 35 cm Contact Pertamina ukuran 8 x 21 cm BBG Mudah terbakar ukuran 15 x 15 cm Elpiji ukuran 35 x 35 cm Pertamina ukuran 20 x 20 cm

2 3

PERTAMINA

4

5



PENEMPATAN LOGO PADA KENDARAAN PICK-UP (BAGIAN BELAKANG) Keterangan : 1. Logo Pertamina ukuran 21 x 21 cm 2. Logo Contact Pertamina ukuran 6 x 14 cm 3. Logo BBG Mudah terbakar ukuran 15 x 15 cm 4. Logo Elpiji ukuran 21 x 21 cm

1

2

PERTAMINA

3

4



6 RAMBU-RAMBU Spesifikasi No 1

2

Uraian

Material

Warna

Spesifikasi

• Rangka Utama “Dilarang Merokok”

Besi

Hitam

Pipa ø 2” dan pipa ø 1,5”

• Rangka Utama “Tabung Isi/Tabung Kosong”

Besi

Abu-abu

Pipa ø 1” dan pipa ø 1,5”

• Papan Nama “Dilarang Merokok”

Alluminium Plat

Putih: Standar PERTAMINA atau setara

Ukuran 137 x 50 Tebal = 2 mm Sesuai gambar (terlampir)

• Papan Nama Isi/Tabung Kosong”

“Tabung

Alluminium Plat


Ukuran 66 x 30 Tebal = 2 mm Sesuai gambar (terlampir)

Nama

Alluminium Plat

Merah :Pantone 186C atau standar PERTAMINA atau setara

Font Futura Md Bold Sesuai gambar (terlampir)

• Huruf dalam Papan “Dilarang Merokok”

PERTAMINA



DETAIL RAMBU-RAMBU

PERTAMINA



7. PLASTIK WRAP Spesifikasi No

Uraian

1

• Bahan

2

• Huruf Wrap

Material

dalam

Plastik

Warna

Spesifikasi

Plastik

Disesuaikan rayonisasi yang ditetapkan region Gas Domestik

Ukuran: Tinggi : 8 cm Panjang : 6.5 cm

Plastik

Hitam

Font Futura Md Bold Terdapat tulisan “Jangan diterima jika segel rusak”pada bagian depan dan Nama PT beserta alamat lengkap Hotline pengaduan sesuai Gas Domestik Region Sesuai gambar (terlampir)

DETAIL PLASTIK WRAP

PERTAMINA



8 SERAGAM PETUGAS AGEN ELPIJI a. Ukuran S, M, L dan XL

: DETAIL BAJU SERAGAM AGEN ELPIJI

DEPAN

PERTAMINA

BELAKANG



DETAIL CELANA SERAGAM AGEN ELPIJI

DEPAN

PERTAMINA

BELAKANG



DETAIL SAFETY HELMET AGEN ELPIJI

DEPAN & SAMPING KIRI

PERTAMINA

DEPAN & SAMPING KANAN

BELAKANG



9. RACUN API a. Ukuran - Gudang : DCP 20 lbs (9 kg) jumlah 2 buah - Showroom : DCP 20 lbs (9 kg) jumlah 1 buah - Kendaraan : DCP 20 lbs (9 kg) jumlah 1 buah b. Spesifikasi Teknis No 1

Uraian Dry Chemical

PERTAMINA

Material Standar NFPA 10

Warna Merah

Spesifikasi Berat total : 13 ~ 13.7 kg Berat serbuk : 9 kg Komposisi serbuk : • P 18% Min • Ca 22% Min • F 0.18% Min • As 0.003%Max • Pb 0.003%Max • Fineness: 95% through 500um sieve Tinggi total : 600 ~ 640 mm Diameter tabung : 168 ~ 178 mm Tekanan kerja : 3 – 15 Bar Lamanya pancaran : 15 ~ 16 detik Jarak pancaran : 4 ~ 10 meter Gas pendorong : N2



10. ALAT TIMBANG a. Ukuran Kapasitas maksimal 25 kg , yang telah di uji dan di tera oleh Badan Metrologi. b. Spesifikasi Teknis No 1

Uraian Alat Timbangan

PERTAMINA

Material Standar

Warna

Spesifikasi -

Jenis : Timbangan Mekanik Kapasitas : 25 kg Penunjuk : Jarum dengan piringan kaca Landasan : Besi dilapis karet



11. LAYANAN ANTAR HOTLINE AGEN ELPIJI

Agen harus mempunyai sambungan Telp, fax dan Internet Kendaraan operasional untuk layanan antar, antara lain : Pickup

PERTAMINA



12. LAIN-LAIN RAK DISPLAY AGEN ELPIJI

TAMPAK SAMPING

TAMPAK DEPAN

PRESPEKTIF

PERTAMINA



IV. LAYANAN PELANGGAN 1. AGEN ke LPG Filling Plant/SPPBE/SPBE/SPPEK

Proses pengambilan Elpiji di LPG Filling Plant/SPPBE/SPBE/SPPEK harus memenuhi beberapa ketentuan diantaranya : KELENGKAPAN ADMINISTRASI 1. Petugas Agen menyerahkan bukti aplikasi setoran Bank yang sudah tertera nomor SO dan menunjukkan surat kuasa/surat pengantar untuk pengambilan yang dikeluarkan oleh Agen (berlaku untuk setiap pengambilan). 2. Petugas gate keeper menerima bukti aplikasi setoran Bank yang sudah tertera nomor SO sebagai dokumen tabung Elpiji kosong dari Agen 3. Petugas gate keeper memeriksa kesesuaian jumlah phisik tabung dengan dokumen yang tertera dalam aplikasi setoran Bank yang sudah tertera nomor SO. 4. Bila jumlah phisik tabung kosong yang dibawa Agen sesuai dengan jumlah yang tertera dalam bukti aplikasi setoran Bank maka Agen diijinkan untuk proses pengisian lebih lanjut. 5. Petugas Agen Menunjukkan bukti aplikasi setoran Bank kepada bagian Administrasi LPG Filling Plant/ SPPBE/SPBE/SPPEK 6. Bagian administrasi LPG Filling Plant/ SPPBE/SPBE/SPPEK mencocokkan kesesuaian nomor SO dengan LO dalam sistem aplikasi MySAP 7. Bagian administrasi LPG Filling Plant/ SPPBE/SPBE/SPPEK menerbitkan surat perintah pengisian

PERTAMINA



PEDOMAN PROSES ADMINISTRASI PEMBELIAN ISI ULANG DAN TABUNG BARU Proses administrasi Sales Order (SO), Good Issue dan Surat Jalan (dalam kondisi normal) 1. Petugas LPG Filling Plant/ SPPBE/SPBE/SPPEK mengambil Loading Order (LO) ke Depot Filling Point/Depot Sales Point (DFP/DSP) untuk pengisian hari tersebut dan atau hari berikutnya. 2. Petugas LPG Filling Plant/ SPPBE/SPBE/SPPEK melakukan pengecekan mengenai kebenaran LO sesuai dengan tempat pengambilan di tempatnya. Jika tidak sesuai, maka LO itu diserahkan kembali ke DFP/DSP. 3. Menyerahkan produk Elpiji kepada agen sesuai dokumen LO yang telah diperiksa oleh petugas Administrasi. 4. Setelah dilakukan pengisian, petugas yang berwenang melakukan proses Good Issue (GI). 5. Menerima Surat Jalan sesuai dengan jumlah tabung yang diangkut.

PERTAMINA



ATRIBUT PENTING: Dalam pengambilan ELPIJI ke LPG Filling Plant/ SPPBE/SPBE/SPPEK oleh agen, perlu diperhatikan beberapa atribut penting yang melekat di dalam proses ini, yang meliputi: Penampilan Petugas di LPG Filling Plant/SPPBE/SPBE/SPPEK: 1. Laki-laki 2. Berbadan sehat 3. Berseragam dengan identitas LPG Filling Plant /SPPBE/SPBE/SPPEK dan nama. 4. Berpenampilan bersih 5. Komunikatif

Alat bantu: 1. Kendaraan truk (milik Agen) 2. Plastic wrap 3. Alat untuk pemasangan plastik wrap 4. Sarung tangan 5. Helmet Pengaman 6. Timbangan yang sudah ditera 7. Alas karpet atau karet untuk handling tabung dari atas truk ke area LPG Filling Plant/SPPBE//SPBE/SPPEK

PERTAMINA



Kelengkapan Agen: 1. Kendaraan sesuai ketentuan PERTAMINA, berstiker lolos uji 2. Supir & kernet harus menggunakan pakaian kerja/seragam dan perlengkapan lain sesuai standard LK3 PERTAMINA (lihat check list LK3) 3. Bukti SO, LO dan Surat Jalan 4. Memiliki SIM 5. Ijin Operasional kendaraan sesuai DLLAJR 6. Mobil sudah terpasang stiker lolos uji saat masuk area LPG Filling Plant/SPPBE/SPBE/SPPEK Kemampuan dan wawasan: 1. Mengerti product knowledge 2. Memiliki pemahaman tentang LK3 3. Cekatan

PERTAMINA



Pengambilan ELPIJI oleh Petugas Agen ( PA )

Petugas Agen menyetor ke Bank persepsi PERTAMINA sejumlah pesanan

Agen ke LPG Filling Plant/SPPBE /SPBE/SPPEK PERTAMINA dengan membawa bukti setor pembayaran dan SO (Sales Order) dari bank untuk isi ELPIJI

PERTAMINA



Depot berdasarkan informasi bukti setor dan SO dari Agen akan menerbitkan LO (Loading Order)

LO akan diambil oleh petugas dari LPG Filling Plant /SPPBE/SPBE/SPPEK ke Depot setiap sore hari tersebut dan atau hari berikutnya

PERTAMINA



Petugas LPGFilling Plant/SPPBE/SPBE/SPPEK melakukan pemeriksaan kondisi tabung kosong yang dibawa PA sesuai check list

a. Bila tersedia tabung isi dilakukan penukaran tabung b. Jika tabung isi belum tersedia, petugas pengisian akan melakukan pengisian dan melakukan pengecekan secara random terhadap tabung isi sesuai check list. Penimbangan dilakukan sesuai standar berat tabung isi ELPIJI = 5,0 + 3 = 8,0kg sesuai ketentuan.

TIPS Ketika menemui petugas pengisian menjawab salam-sapa dengan ramah disertai senyum tulus sambil menyebut nama pelanggan tersebut apabila sudah pernah kenal. Tabung sample dipisahkan sebelum diangkut ke atas kendaraan

PERTAMINA



PA bersama dengan petugas pengisian dari LPG Filling Plant/SPPBE/SPBE/SPPEK melakukan pengecekan secara random dengan mengambil sampling 7,5-15 % dari jumlah tabung yang di isi

TIPS Petugas keamanan atau K3LL memastikan kondisi kendaraan berikut supir dan keneknya sesuai standar K3ll PERTAMINA

PERTAMINA



Check List LK3 untuk kendaraan yang masuk di area LPG Filling Plant/SPPBE/SPBE/SPPEK PERTAMINA–Unit Gas Domestik, sbb :

Kondisi ban dan bak kendaraan sesuai ketentuan Instalasi listrik dalam keadaan baik Kendaraan dilengkapi dengan APAR yang siap pakai Kendaraan dilengkapi dengan fasilitas pemutus arus dalam kabin Kendaraan dilengkapi dengan sticker nomor dan registrasi ditempel di kaca depan SIM dan ID Card pengemudi Nama Supir/kernet yang sudah terdaftar Kir kendaraan dari DLLAJ yang masih berlaku Umur kendaraan (maks. 10 th) Penampilan sopir/kernet (menggunakan seragam, topi dan sepatu) Pada ujung knalpot dipasang flame trap

PERTAMINA



2. AGEN KE PANGKALAN ELPIJI A. Layanan Pelanggan ELPIJI Diantar oleh Agen ke Pangkalan ELPIJI Penerima Telephone (PT) dari Agen

Menerima telepon dari Pangkalan ELPIJI yang berniat untuk membeli ELPIJI

Melakukan konfirmasi kepada Pangkalan ELPIJI untuk memastikan alamat Pangkalan ELPIJI, jam datang, jumlah order serta perkiraan waktu pengantaran.

Memeriksa status perencanaan pembelian dari Pangkalan ELPIJI dimana setiap akhir bulan membuat perencanaan bulanan pengambilan tabung ELPIJI 3 kg untuk masingmasing Agen

TIPS PT melakukan pendekatan proaktif dengan menyampaikan bahwa harga resmi Rp…. plus jaminan bahwa kuantitas dan kualitas dari PERTAMINA dengan selalu melaksanakan tera semua peralatan ukur dari Badan Metrologi

PERTAMINA



Memeriksa status jadwal dan Jenis pembayaran dari Pangkalan ELPIJI.

Penerima Telephone (PT) melakukan koordinasi dengan Service Advisor (SA), Petugas Gudang (PG) dan Petugas Pengantar (PP) untuk memastikan kesiapan pengantaran.

TIPS Perhatikan ETIKA bertelepon (Telephone Courtesy). • Ucapkan salam • Sebutkan identitas diri (nama, perusahaan) • Ucapkan terima kasih dan salam penutup • Hargai waktu

PERTAMINA



ATRIBUT PENTING

Dalam mengantar pesanan ELPIJI perlu diperhatikan beberapa atribut penting yang melekat didalam proses ini, yang meliputi: Penampilan Petugas Pengantar: 1. Laki-laki 2. Berbadan sehat 3. Berseragam dan berpenampilan bersih 4. Komunikatif Alat bantu: 1. Kendaraan (truk) sesuai standar 2. Hand truck/trolley 3. Timbangan (yang di bawa kendaraan dan di lokasi Agen) 4. Sarung tangan 5. Obeng

PERTAMINA



Kelengkapan Agen: 1. Nota bon penjualan /kwitansi 2. Check list pemeriksaan 3. Formulir Pemesanan 4. Formulir serah terima/surat Jalan 5. Formulir log book supir 6. Memiliki SIM 7. Uang receh/kembalian 8. Laporan Penjualan LPG Bulanan Kemampuan dan wawasan: 1. Mengerti product knowledge 2. Memiliki pemahaman tentang sistem keselamatan produk 3. Cekatan

PERTAMINA



Service Advisor (SA) dari Agen

SA melakukan pemesanan tabung isi ELPIJI ke PG sesuai pesanan dari petugas Pangkalan ELPIJI dan menyerahkan ke PP untuk di antarkan ke alamat.

Petugas Pengantar (PP) menempatkan tabung di atas kendaraan pengantar sesuai ketentuan PERTAMINA. PP sebelum berangkat mengisi log book supir (No.Pol, nama supir, nama kernet, hari, tanggal dan jam).

Selama dalam perjalanan supir agar hati-hati dan mengikuti rambu-rambu lalu lintas.

TIPS Ketika menemui petugas Pangkalan ELPIJI : Ucapkan salam-sapa dengan ramah disertai senyum tulus sambil menyebut Nama petugas Pangkalan ELPIJI tersebut apabila sudah pernah kenal.

PERTAMINA



a. PP mengucapkan salam begitu turun dari kendaraan pengantar kepada petugas Pangkalan ELPIJI. b. Selanjutnya PP dari agen melaksanakan kegiatan: • Menyerahkan dan menimbang seluruh tabung isi • Mengambil tabung kosong dengan memeriksa terlebih dahulu sesuai check list yang telah ditetapkan. Kedua belah pihak : PP dari Agen dan petugas Pangkalan ELPIJI menandatangani Surat Jalan dari Agen dan mencantumkan kondisi (baik, bocor, kurang isi, dan yang sesuai persyaratan): • PP menyerahkan satu lembar surat jalan ke petugas Pangkalan ELPIJI • mengucapkan salam sebelum perpisahan • Tabung yang tidak memenuhi syarat dikembalikan ke LPG Filling Plant/SPPBE/SPBE/SPPEK melalui Agen Kendaraan Agen kembali ke gudang Agen : • Agen melakukan/menerima konfirmasi ke/dari petugas Pangkalan ELPIJI bahwa pengiriman sudah sampai via fax/telepon/e-mail • Agen melakukan penagihan sesuai jenis dan jumlah yang kirim

TIPS Gunakan kesempatan berdialog dengan pelanggan ini dengan sebaik-baiknya untuk mempromosikan tingkat akurasi isi dan keamanan memakai produk ELPIJI, penanganan yang prima serta benefit lainnya yang diperoleh pelanggan, melalui pemberian stiker atau leaflet yang digantungkan (berisikan nama, alamat dan nomor telepon Agen serta tanggal pengisian ulang tabung)

PERTAMINA



Lampiran Salam

A. Salam Penerima Pesanan Agen ELPIJI PERTAMINA sebagai jalur distribusi yang menyandang atribut PERTAMINA perlu meningkatkan citra di atas dengan cara menempatkan petugas penerima Pangkalan ELPIJI. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan antara lain : a. Penerima Pesanan/PT menerima telepon dari petugas Pangkalan ELPIJI untuk pemesanan ELPIJI.. (Jika PP yang menerima telepon dari petugas Pangkalan ELPIJI ) “Elpiji PERTAMINA, dengan agen PT…, selamat pagi/siang/sore ada yang bisa kami Bantu ?” (Jika petugas Pangkalan ELPIJI mengutarakan niat pembelian) “Baik Pak, kita catat datanya terlebih dahulu, yang pertama alamat Bapak di mana?... nomor telepon?”

(Jika petugas Pangkalan ELPIJI telah menjawab) “Baiklah Pak, Kami akan antarkan pesanan Bapak dalam waktu kurang lebih…menit (sesuai perkiraan waktu dan jarak tempuh). Sebagai informasi harga yang Bapak harus bayar sesuai order adalah Rp. . ., Apakah Bapak akan membayar cash atau transfer? Kalau boleh tahu kalau membayar cash apakah Bapak membayar dengan uang pecahan berapa? Kami akan siapkan kembaliannya.”

b. Mencatat data pelanggan (nama, alamat, nomor telepon), jenis, jumlah dan tanggal pembelian. c. Melakukan kordinasi dengan SA, PG dan PP untuk memastikan ketersediaan dan kesiapan barang yang akan diantar. PERTAMINA



B. Salam Pengantar Pesanan Beberapa hal penting yang harus diperhatikan antara lain : a. Jika PP sampai ke Pangkalan ELPIJI. Selamat pagi Pak saya membawa pesanan Bapak. Apakah mau ditimbang dulu ?

b. Selanjutnya PP melakukan penimbangan

Bapak tera timbangan masih berlaku dari metrologi dan menunjukan posisi nol ya, sekarang kita timbang, berat tabung isi ELPIJI = 5,0 + 3 = 8,0 Kg, sesuai ketentuan

PERTAMINA



c. Melakukan penukaran dengan tabung kosong dengan terebih dahulu melakukan pemeriksaan terhadap tabung isi dan tabung kosong d. Petugas Agen melakukan 10 item check list penting terhadap tabung isi dan tabung kososng : Check list 10 item pemeriksaan. Pastikan Tabung kosong buatan PERTAMINA Pastikan tabung kosong bentuknya masih sesuai standar PERTAMINA Menggunakan pen-gas leak detector, untuk menguji kebocoran Pastikan Tabung isi : kondisi plastic wrap dan cap seal masih dalam keadaan baik Pastikan label tera timbangan masih berlaku dan penempatan timbangan pada posisi datar/rata ( check water pass ) Pastikan berat tabung isi sesuai persyaratan Tempatkan tabung isi pada gudang Pangkalan ELPIJI sesuai standard keselamatan. Penempatan tabung isi tidak boleh terbalik/ditidurkan Pastikan di gudang Pangkalan ELPIJI sudah memenuhi aspek K3LL ( Penempatan tabung APAR, aturan tidak boleh merokok, Standar Pakaian Seragam Petugas dll.) Pastikan sudah ada Papan Nama Keagenan ELPIJI PERTAMINA

PERTAMINA



e. Setelah mengisi Nota Penjualan kemudian satu lembar copy diserahkan kepada petugas Pangkalan ELPIJI. f. Setelah Nota Penjualan diserahkan: Terima kasih Pak, uang nya tadi Rp…… ini kembalinya Rp …. Jika ada keluhan, Bapak dapat sampaikan melalui telepon kepada kami, pada alamat yang tercantum dalam stiker/leaflet

PERTAMINA



2. AGEN KE PANGKALAN ELPIJI B. Layanan Pelanggan ELPIJI Diambil oleh Pangkalan ELPIJI ke Agen Penerima Telephone (PT) dari Agen

Menerima telepon dari Sub Agen yang berniat untuk membeli EPIJI.

Melakukan konfirmasi kepada petugas Pangkalan ELPIJI Untuk memastikan alamat Pangkalan ELPIJI, jam datang, jumlah order serta perkiraan waktu pengantaran.

Memeriksa status perencanaan pembelian dari petugas Pangkalan ELPIJI dimana setiap akhir bulan membuat perencanaan bulanan Refill dan tabung baru EPIJI untuk 3 kg ke Agen ELPIJI PERTAMINA sesuai dengan yang diantar.

TIPS PT melakukan pendekatan proaktif dengan menyampaikan bahwa Harga resmi Rp…. plus jaminan bahwa kualitas dan kuantitas dari PERTAMINA dengan selalu mengkalibrasi semua peralatan pengukuran dari authority independence

PERTAMINA



Memeriksa status jadwal dari petugas Pangkalan ELPIJI mengenai pengiriman refill dan tabung baru serta pembayarannya.

Memeriksa alokasi yang diberikan kepada petugas Pangkalan ELPIJI sesuai alokasi harian yang dihitung berdasarkan alokasi bulanan dari Gasdom. Mohon disiapkan tabung kosong dengan jumlah sesuai pesanan PT melakukan koordinasi dengan Service Advisor (SA), Petugas Gudang (PG) untuk memastikan ketersediaan dan Kasir untuk menyiapkan administrasi penjualan.

TIPS Perhatikan ETIKA bertelepon (Telephone Courtesy). • Ucapkan salam • Sebutkan identitas diri (nama, perusahaan) • Ucapkan terima kasih dan salam penutup. • Hargai waktu

PERTAMINA



ATRIBUT PENTING

Dalam melayani pesanan ELPIJI dari Pangkalan ELPIJI perlu diperhatikan beberapa atribut penting yang melekat didalam proses ini, yang meliputi: Penampilan Petugas Pengantar: 1. Penampilan menarik 2. Berseragam dan berpenampilan bersih 3. Komunikatif Alat bantu: 1. Timbangan (contoh timbangan terlampir) 2. Hand truck/trolley 3. PC 4. Sarung tangan 5. APAR (spec. Dry Chemical Powder – Catridge & CO2) 6. Tools Kit

PERTAMINA



Kelengkapan administrasi: 1. Nota bon Penjualan/kwitansi 2. Check list pemeriksaan 3. Uang receh/kembalian Kemampuan dan wawasan: 1. Mengerti product knowledge 2. Memiliki pemahaman tentang sistem ventilas 3. Cekatan

PERTAMINA



Petugas Keamanan (PK)

PK menerima petugas Pangkalan ELPIJI langsung yang berniat untuk membeli ELPIJI.

PK menyambut dan mempersilahkan petugas Pangkalan ELPIJI masuk ke kantor Agen.

a. Service Advisor (SA )mengucapkan salam-sapa dengan senyum begitu petugas Pangkalan ELPIJI turun dari kendaraan. b. Selanjutnya SA melaksanakan kegiatan: • Pengisian form bon Penjualan dengan jenis dan jumlah tabung. • Pemesanan tabung isi ELPIJI ke PG sesuai Bon Penjualan. • Pemeriksaan tabung kosong sesuai check list dan melakukan penukaran tabung. • Bersama petugas Pangkalan ELPIJI melakukan pemeriksaan tabung ELPIJI isi sesuai dengan check list yang telah ditetapkan. • Bersama petugas Pangkalan ELPIJI menimbang tabung ELPIJI isi.

TIPS Ketika menemui petugas Pangkalan ELPIJI : Ucapkan salam-sapa dengan ramah disertai senyum tulus sambil menyebut nama petugas Pangkalan ELPIJI tersebut apabila sudah pernah kenal.

PERTAMINA



Kedua belah pihak : SA dan petugas Pangkalan ELPIJI menandatangani Surat Jalan dari Agen sesuai kondisi (bocor, kurang isi, dan yang sesuai kondisi). Kemudian mengantar petugas Pangkalan ELPIJI ke Kasir untuk proses pembayaran.

Kasir melayani petugas Pangkalan ELPIJI dalam proses pembayaran sesuai jenis dan jumlah tabung ELPIJI.

Petugas Pangkalan ELPIJI menyerahkan satu lembar Bon dan mengucapkan salam sebelum perpisahan. Kendaraan petugas Pangkalan ELPIJI kembali ke gudang Pangkalan ELPIJI : • Agen menerima konfirmasi dari petugas Pangkalan ELPIJI bahwa pesanan sudah sampai via fax/telepon/e-mail. • Agen melakukan penagihan sesuai jenis dan jumlah yang dikirim.

TIPS Gunakan kesempatan berdialog dengan petugas Pangkalan ELPIJI ini dengan sebaik-baiknya untuk mempromosikan tingkat akurasi isi dan keamanan memakai produk ELPIJI, penanganan yang prima serta benefit lainnya yang diperoleh petugas Pangkalan ELPIJI, melalui pemberian stiker atau leaflet yang digantungkan (berisikan nama, alamat dan nomor telepon Agen serta tanggal pengisian ulang tabung.

PERTAMINA



Lampiran Salam

A. Salam Penerima Pesanan (PP) atau Penerima Telepon (PT) Agen ELPIJI PERTAMINA sebagai jalur distribusi yang menyandang atribut PERTAMINA perlu meningkatkan citra di atas dengan cara menempatkan petugas penerima di Pangkalan ELPIJI. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan antara lain : a. Penerima Pesanan (PP) dari Agen menerima telepon dari petugas Pangkalan ELPIJI untuk pemesanan ELPIJI. (Jika PP yang menerima telepon dari petugas Pangkalan ELPIJI ) “Elpiji PERTAMINA, dengan agen PT…, selamat pagi ada yang bisa kami Bantu ?” (Jika petugas Pangkalan ELPIJI mengutarakan niat pembelian) “Baik Pak, kita catat datanya terlebih dahulu, yang pertama alamat Bapak di mana?... nomor telepon?”

(Jika petugas Pangkalan ELPIJI telah menjawab) “Baiklah Pak, Kami akan siapkan pesanan Bapak dalam waktu kurang lebih…menit (sesuai perkiraan waktu dan jarak tempuh). Sebagai informasi harga yang Bapak harus bayar Rp. …. per tabung. Apakah Bapak akan membayar cash atau transfer? Kalau boleh tahu kalau membayar cash Bapak akan membayar dengan uang pecahan berapa? Kami akan siapkan kembaliannya.”

b. Mencatat data Pangkalan ELPIJI (nama, alamat, nomor telepon), jenis, jumlah dan tanggal pembelian. c. Melakukan koordinasi dengan bagian gudang untuk memastikan ketersediaan dan kesiapan barang yang dipesan. PERTAMINA



B. Salam Service Advisor (SA) Beberapa hal penting yang harus diperhatikan oleh SA antara lain : a. (Jika petugas Pangkalan ELPIJI sampai di pintu masuk Agen/turun dari kendaraan) Selamat siang Pak, nama saya … ada yang bisa kami bantu ?

(Jika petugas Pangkalan ELPIJI sudah menjawab dan mengutarakan niat pembelian) “Baiklah Pak, Kami akan siapkan pesanan Bapak dalam waktu kurang lebih…menit

b. Kemudian mempersilahkan masuk dan duduk di tempat yang sudah ditentukan. c. Selanjutnya SA mengisi format bon penjualan sesuai jenis dan kuantitas yang dipesan oleh pelanggan dan memesan tabung ELPIJI isi ke PG. Kemudian SA bersama dengan petugas Pangkalan ELPIJI melakukan penimbangan Bapak, tera timbangan masih valid dan menunjukan posisi nol ya, sekarang kita timbang, berat tabung + isi = 5,0 + 3 = 8,0 Kg , sesuai persyaratan

PERTAMINA



c. SA melakukan penukaran dengan tabung kosong dengan terlebih dahulu melakukan pemeriksaan terhadap tabung isi dan tabung kosong SA mengantar petugas Pangkalan ELPIJI ke kasir untuk proses pembayaran Petugas Agen melakukan 8 item check list penting: Check list 8 item pemerikasaan. Pastikan Tabung kosong buatan PERTAMINA Pastikan tabung kosong bentuknya masih sesuai standar PERTAMINA Menggunakan pen-gas leak detector, untuk menguji kebocoran Pastikan tabung isi : kondisi plastic wrap dan cap seal masih dalam keadaan baik Pastikan label tera timbangan masih berlaku dan penempatan timbangan pada posisi datar/rata ( check water pass ) Pastikan berat tabung isi sesuai persyaratan Tempatkan tabung isi pada kendaraan pengangkut dari Pangkalan ELPIJI sesuai standar keselamatan Penempatan tabung isi tidak boleh terbalik/ditidurkan

PERTAMINA



d. Setelah mengisi check list (yang dicantumkan di balik nota)kemudian satu copy diserahkan kepada petugas Pangkalan ELPIJI. e. Setelah check list diserahkan:

Terima kasih Pak, uangnya tadi Rp…… ini kembalinya Rp …., Jika ada keluhan Bapak dapat sampaikan melalui telepon kepada kami, pada alamat yang tercantum dalam stiker/leaflet

PERTAMINA



3. AGEN KE KONSUMEN A. Layanan Pelanggan ELPIJI Diantar oleh Agen ke Konsumen

Penerima Telephone (PT) di AGEN

Menerima telepon dari pelanggan yang berniat untuk membeli ELPIJI.

Melakukan konfirmasi kepada pelanggan untuk memastikan alamat pelanggan serta perkiraan waktu pengantaran.

TIPS PT melakukan pendekatan proaktif dengan menyampaikan bahwa harga resmi Rp…. plus free service pemasangan di dapur dan pemeriksaan kondisi tabung dan kompor (lihat form check list).

PERTAMINA



Mencatat data pelanggan dan perkiraan waktu pembelian berikutnya.

PT melakukan koordinasi dengan Service Advisor (SA), Petugas Gudang (PG) dan Petugas Pengantar (PP) untuk memastikan kesiapan pengantaran.

TIPS Perhatikan ETIKA bertelepon (Telephone Courtesy) • Ucapkan salam • Sebutkan identitas diri (nama, perusahaan) • Ucapkan terima kasih dan salam penutup • Hargai waktu

PERTAMINA



ATRIBUT PENTING Dalam mengantar pesanan barang perlu diperhatikan beberapa atribut penting yang melekat di dalam proses ini, yang meliputi: Penampilan Petugas Pengantar: 1. Penampilan menarik 2. Berseragam dan berpenampilan bersih 3. Komunikatif Alat bantu: 1. Pick up 2. Timbangan : portabel 3. Rubber seal 4. Tools Kit

PERTAMINA



Kelengkapan administrasi: 1. Nota bon Penjualan/kwitansi 2. Check list pemeriksaan 3. Memiliki SIM 4. Uang receh/kembalian Kemampuan dan wawasan: 1. Mengerti product knowledge 2. Memiliki pemahaman tentang sistem ventilasi 3. Cekatan

PERTAMINA



Service Advisor (SA)

SA menyampaikan pesanan Tabung isi ELPIJI ke PG sesuai pesanan dari pelanggan dan menyerahkan ke PP untuk diantarkan ke alamat.

PP menempatkan tabung pada kendaraan Pick up dengan tumpukan tabung yang telah ditentukan sesuai ketentuan PERTAMINA. PP Selama dalam perjalanan agar hati-hati dan mengikuti rambu-rambu lalu lintas.

TIPS Ketika menemui pelanggan ucapkan salam-sapa dengan ramah disertai senyum tulus sambil menyebut nama pelanggan tersebut apabila sudah pernah kenal.

PERTAMINA



a. PP mengucapkan salam sebelum memasuki rumah. b. Selanjutnya PP melaksanakan kegiatan • Menimbang terlebih dahulu dengan timbangan • Melakukan pemasangan tabung di dapur • Melakukan pemeriksaan sesuai dengan check list yang telah ditetapkan • Mengambil tabung ELPIJI kosong

PP menyerahkan bon penjualan dan mengucapkan salam sebelum perpisahan.

TIPS Gunakan kesempatan berdialog dengan pelanggan ini sebaik-baiknya untuk mempromosikan tingkat akurasi isi dan keamanan memakai produk ELPIJI, penanganan yang prima serta benefit lainnya yang diperoleh pelanggan, melalui pemberian stiker atau leaflet yang digantungkan (berisikan nama, alamat dan nomor telepon Agen serta tanggal pengisian ulang tabung)

PERTAMINA



Lampiran Salam A. Salam Penerima Pesanan (PP) / Penerima Telepon (PT) Agen ELPIJI PERTAMINA sebagai jalur distribusi yang menyandang atribut PERTAMINA perlu meningkatkan citra di atas dengan cara menempatkan petugas penerima pelanggan. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan antara lain : a. Penerima Pesanan (PP) dari Agen menerima telepon dari pelanggan untuk pemesanan ELPIJI. (Jika PP yang menerima telepon dari pelanggan) “Elpiji PERTAMINA, dengan agen PT…, selamat pagi ada yang bisa kami Bantu ?” (Jika pelanggan mengutarakan niat pembelian) “Baik bu, kita catat datanya terlebih dahulu, yang pertama alamat ibu di mana?... nomor telepon?”

(Jika pelanggan telah menjawab) “Baiklah bu, Kami akan siapkan pesanan ibu dalam waktu kurang lebih…menit (sesuai perkiraan waktu dan jarak tempuh). Sebagai informasi harga yang Bapak harus bayar Rp. …. per tabung. Apakah Bapak akan membayar cash atau transfer? Kalau boleh tahu ibu akan membayar dengan pecahan berapa? Kami akan siapkan kembaliannya.”

b. Mencatat data pelanggan (nama, alamat, nomor telepon), jenis pembelian dan tanggal pembelian. c. Melakukan koordinasi dengan bagian pengantar untuk memastikan ketersediaan dan kesiapan barang yang akan diantar.

PERTAMINA



B. Salam Pengantar Pesanan Beberapa hal penting yang harus diperhatikan antara lain : a. Jika PP sampai di depan pintu.

Selamat pagi Bu, saya membawa pesanan Ibu, apakah mau ditimbang dulu Bu?

b. Selanjautnya PP melakukan penimbangan. Ibu, tera timbangan masih valid dan menunjukan posisi nol ya, sekarang kita timbang, berat tabung + isi = 5,0 + 3 = 8,0Kg, sesuai persyaratan. Apakah mau saya pasangkan di dapur Ibu?

PERTAMINA

c. Selanjutnya PP melakukan pemasangan tabung dan menyalakan kompor hingga api keluar dengan baik, mengambil tabung ELPIJI kosong.



d. Petugas Pengantar melakukan 16 item check list penting: Check list 16 item pemerikasaan. Pastikan kondisi plastic wrap dan cap seal masih dalam keadaan baik Pastikan tabung dalam kondisi baik (tidak bocor) Pastikan label tera timbangan masih berlaku dan penempatan timbangan pada posisi datar/rata (check water pass) Pastikan berat tabung isi sesuai standar Pastikan valve dilengkapi rubber seal Pastikan regulator dalam kondisi baik Pemeriksaan dua klem selang pada kompor dan regulator Pemeriksaan pemantik kompor Uji pemasangan regulator dengan valve (kancingkan) apakah sudah bagus Pastikan ventilasi/pintu dapur dalam keadaan terbuka Tempatkan tabung pada area yang mudah dijangkau Posisi kompor rata dan lebih tinggi dari tabung Menggunakan pen-gas leak detector, untuk menguji kebocoran Nyalakan kompor Pastikan tabung kosong buatan PERTAMINA Pastikan tabung kosong bentuknya masih sesuai standard PERTAMINA PERTAMINA



e. Setelah mengisi check list dan mengisi Nota Penjualan kemudian satu lembar copy diserahkan kepada pelanggan. (Setelah Nota Penjualan diserahkan) “Terima kasih Bu sudah menggunakan produk Pertamina, uangnya tadi Rp…… ini kembalinya Rp …., Jika ada keluhan Ibu dapat sampaikan melalui telepon kepada kami,nomor telpon dan alamat tercantum dalam stiker/leaflet”

NOTE : PELANGGAN : • Pengecer • Hotel/Penginapan • Restoran/Café • Rumah tangga • Rumah Sakit • Super Market PERTAMINA

• • • • •

Bengkel Toko Warung Catering Industri Kecil



B. Layanan Pelanggan ELPIJI Diambil oleh Pelanggan ke Agen

Penerima Telephone (PT)


Melakukan konfirmasi kepada pelanggan untuk memastikan ketersediaan stok dari ELPIJI.

TIPS PT melakukan pendekatan proaktif dengan menyampaikan bahwa harga resmi Rp…. plus jaminan bahwa kuantitas dan kualitas dari PERTAMINA dengan selalu mengkalibrasi semua peralatan pengukuran dari authority independence ( Metrology )

PERTAMINA



Mencatat data pelanggan dan perkiraan waktu pembelian berikutnya.

PT melakukan koordinasi dengan Service Advisor (SA), Petugas Gudang (PG) untuk memastikan ketersediaan, Kasir untuk menyiapkan administrasi penjualan.

TIPS Perhatikan ETIKA bertelepon (Telephone Courtesy): • Ucapkan salam • Sebutkan identitas diri (nama, perusahaan) • Ucapkan terima kasih dan salam penutup • Hargai waktu

PERTAMINA



ATRIBUT PENTING Dalam melayani pesanan ELPIJI dari pelanggan yang langsung datang ke Agen, perlu diperhatikan beberapa atribut penting yang melekat di dalam proses ini, yang meliputi: Penampilan Petugas Agen: 1. Penampilan menarik 2. Berseragam dan berpenampilan bersih 3. Komunikatif Alat bantu: 1. Timbangan Duduk 2. Hand Truck/trolley 3. PC 4. Sarung Tangan 5. APAR (spec. Dry Chemical Powder – Catridge & CO2)

PERTAMINA



Kelengkapan administrasi: 1. Formulir Pemesanan 2. Nota bon Penjualan 3. Check list pemeriksaan 4. Uang receh/kembalian Kemampuan dan wawasan: 1. Mengerti product knowledge 2. Memiliki pemahaman tentang sistem keselamatan Produk ELPIJI 3. Cekatan

PERTAMINA



Service Advisor ( SA )

PK menerima pelanggan langsung yang berniat untuk membeli ELPIJI.

PK menyambut dan mempersilahkan pelanggan masuk ke kantor Agen.

a. SA mengucapkan salam-sapa dengan senyum begitu pelanggan memasuki ruangn. b. Selanjutnya SA melaksanakan kegiatan: • Pengisian form bon Penjualan dengan jenis dan jumlah tabung. • Pemesanan tabung isi ELPIJI ke PG sesuai Bon Penjualan. • Pemeriksaan tabung kosong sesuai check list dan melakukan penukaran tabung. • Bersama pelanggan melakukan pemeriksaan tabung ELPIJI isi sesuai dengan check list yang telah ditetapkan. • Bersama pelanggan menimbang tabung ELPIJI isi. • Mengantar pelangan ke kasir untuk proses pembayaran


PERTAMINA



Kasir melayani pelanggan dalam proses pembayaran sesuai jenis dan jumlah tabung ELPIJI..

SA menyerahkan satu lembar bon penjualan dan mengucapkan salam sebelum perpisahan.

TIPS Gunakan kesempatan berdialog dengan pelanggan ini dengan sebaik-baiknya untuk mempromosikan tingkat akurasi isi dan keamanan memakai produk ELPIJI. Penanganan yang prima serta benefit lainnya yang diperoleh pelanggan melalui pemberian stiker atau leaflet yang digantungkan (berisikan nama, alamat dan nomor telepon Agen serta tanggal pengisian ulang tabung).

PERTAMINA



Lampiran Salam A. Salam Penerima Pesanan (PP) / Penerima Telepon (PT) Agen ELPIJI PERTAMINA sebagai jalur distribusi yang menyandang atribut PERTAMINA perlu meningkatkan citra di atas dengan cara menempatkan petugas penerima pelanggan. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan antara lain : a. Penerima Pesanan (PP) dari Agen menerima telepon dari pelanggan untuk pemesanan ELPIJI. (Jika PP yang menerima telepon dari pelanggan) “Elpiji PERTAMINA, dengan agen PT…, selamat pagi ada yang bisa kami Bantu ?” (Jika pelanggan mengutarakan niat pembelian) “Baik Pak, kita catat datanya terlebih dahulu, yang pertama alamat Bapak di mana?... nomor telepon?”

(Jika pelanggan telah menjawab) “Baiklah Pak, Kami akan siapkan pesanan Bapak dalam waktu kurang lebih…menit, begitu Bapak sampai di tempat kami (sesuai perkiraan waktu dan jarak tempuh). Sebagai informasi harga yang Bapak harus bayar Rp. … per tabung. Kalau boleh tahu Bapak akan membayar dengan uang pecahan berapa? Kami akan siapkan kembaliannya.”

b. Mencatat data pelanggan (nama, alamat, nomor telepon), jenis pembelian dan tanggal pembelian. c. Melakukan koordinasi dengan bagian gudang untuk memastikan ketersediaan dan kesiapan barang yang akan dipesan.

PERTAMINA



B. Salam Petugas Agen/Service Advisor (SA) Beberapa hal penting yang harus diperhatikan antara lain : a. Jika Pelanggan sampai di pintu masuk Agen/turun dari kendaraan Selamat siang Ibu, nama saya …. Ada yang bisa kami bantu?

Baiklah Bu, kami akan siapkan pesanan Ibu dalam waktu kurang lebih…menit.

b. Jika Pelanggan sudah menjawab dan mengutarakan niat pembelian. c. Kemudian mempersilahkan masuk dan duduk di tempat yang sudah ditentukan.

PERTAMINA



d. Selanjutnya SA mengisi format bon penjualan sesuai jenis dan kuantitas yang di pesan oleh pelanggan dan langsung memesan ke gudang. SA bersama dengan pelanggan melakukan penukaran tabung kosong, memeriksa tabung kosong sesuai check List. e. Selanjutnya SA bersama pelanggan melakukan penimbangan terhadap tabung isi. Ibu; tera timbangan masih berlaku dan menunjukan posisi nol ya, sekarang kita timbang, berat tabung + isi = 5,0 + 3 = 8,0 Kg, sesuai persyaratan.

f. SA mengantar pelanggan ke kasir untuk proses pembayaran g. Petugas SA melakukan 8 item check list penting: Check list 8 item pemerikasaan. Menggunakan pen-gas leak detector, untuk menguji kebocoran Pastikan tabung kosong buatan PERTAMINA Pastikan tabung kosong bentuknya masih sesuai standar PERTAMINA Pastikan tabung isi: kondisi plastic wrap dan cap seal masih dalam keadaan baik

PERTAMINA



Pastikan label tera timbangan masih berlaku dan penempatan timbangan pada posisi datar/rata ( check water pass ) Pastikan berat tabung isi sesuai persyaratan Tempatkan tabung Isi pada kendaraan pengangkut sesuai standard keselamatan Penempatan tabung isi tidak boleh terbalik/ditidurkan

h. Setelah SA mengisi check list kemudian menyerahkan satu lembar bon penjualan kepada pelanggan. Terima kasih Bu, uangnya tadi Rp…. Ini kembalinya Rp …. Jika ada keluhan Ibu dapat sampaikan melalui telepon kepada kami pada alamat yang tercantum dalam stiker/leaflet

PERTAMINA



4. PANGKALAN ELPIJI KE PELANGGAN A. Layanan Pelanggan ELPIJI Diantar oleh Pangkalan ELPIJI ke Pelanggan

Penerima Telepon (PT) Di Pangkalan ELPIJI


Melakukan konfirmasi kepada pelanggan untuk memastikan alamat pelanggan serta perkiraan waktu pengantaran

TIPS PT melakukan pendekatan proaktif dengan menyampaikan bahwa harga resmi Rp…. plus free service pemasangan di dapur dan pemeriksaan kondisi tabung dan kompor

PERTAMINA



Mencatat data pelanggan an perkiraan waktu pembelian berikutnya.

Melakukan koordinasi dengan Service Advisor (SA), Petugas Gudang (PG) dan Petugas Pengantar (PP) untuk memastikan Kesiapan pengantaran.

TIPS Perhatikan ETIKA bertelepon (Telephone Courtesy) • Ucapkan salam • Sebutkan identitas diri (nama, perusahaan) • Ucapkan terima kasih dan salam penutup • Hargai waktu

PERTAMINA



ATRIBUT PENTING Dalam mengantar pesanan barang perlu diperhatikan beberapa atribut penting yang melekat di dalam proses ini, yang meliputi: Penampilan Petugas Pengantar: 1. Penampilan menarik 2. Berseragam dan berpenampilan bersih 3. Komunikatif Alat bantu: 1. Kendaraan bermotor (pick up) 2. Timbangan : portabel 3. Rubber seal 4. Tools Kit

PERTAMINA



Kelengkapan administrasi: 1. Nota bon Penjualan/kwitansi 2. Check list pemeriksaan 3. Memiliki SIM 4. Uang receh/kembalian Kemampuan dan wawasan: 1. Mengerti product knowledge 2. Memiliki pemahaman tentang sistem keselamatan Produk ELPIJI 3. Cekatan

PERTAMINA



Service Advisor ( SA ) dari Pangkalan ELPIJI

SA melakukan pemesanan Tabung isi ELPIJI ke PG sesuai pesanan dari petugas Pangkalan ELPIJI dan menyerahkan ke PP untuk diantarkan ke alamat.

PP menempatkan tabung pada kendaraan pick up dengan tumpukan tabung yang telah ditentukan sesuai ketentuan PERTAMINA.

PP Selama dalam perjalanan agar hati-hati dan mengikuti rambu-rambu lalu lintas.


PERTAMINA



PP mengucapkan salam sebelum memasuki rumah. Selanjutnya PP melaksanakan kegiatan: a.Menimbang terlebih dahulu dengan timbangan pegas/portabel b. Melakukan pemasangan tabung di dapur c. Melakukan pemeriksaan sesuai dengan check list yang telah

TIPS

PP mengucapkan salam sebelum memasuki rumah.

PERTAMINA

Gunakan kesempatan berdialog dengan pelanggan ini dengan sebaik-baiknya untuk mempromosikan tingkat akurasi isi dan keamanan memakai produk ELPIJI, penanganan yang prima serta benefit lainnya yang diperoleh pelanggan, melalui pemberian stiker atau leaflet yang digantungkan (berisikan nama,alamat dan nomor telepon Agen serta tanggal pengisian ulang tabung).



Lampiran Salam

A. Salam Penerima Pesanan (PP) atau Penerima Telepon (PT) Pangkalan ELPIJI PERTAMINA sebagai jalur distribusi yang menyandang atribut PERTAMINA perlu meningkatkan citra di atas dengan cara menempatkan petugas penerima pelanggan. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan antara lain: a. Penerima Pesanan (PP) menerima telepon dari pelanggan untuk pemesanan ELPIJI. (Jika PP yang menerima telepon dari pellanggan) “Elpiji PERTAMINA, dengan petugas Pangkalan ELPIJI PT…, selamat pagi ada yang bisa kami Bantu ?” (Jika pelanggan mengutarakan niat pembelian) “Baik Pak/Bu, kita catat datanya terlebih dahulu, yang pertama alamat Bapak/Ibu dimana?...nomor telepon?”

(Jika pelanggan telah menjawab) “Baiklah Pak/Bu, Kami akan antarkan pesanan Bapak/Ibu dalam waktu kurang lebih 15 menit atau sesuai perkiraan waktu dan jarak tempuh). Sebagai informasi harga yang Bapak/Ibu harus bayar Rp......... per tabung (sesuai harga wajar yang berlaku dan jenis tabung), kalau boleh tahu Bapak/Ibu akan membayar dengan uang pecahan berapa? Kami akan siapkan kembaliannya.”

b. Mencatat data pelanggan (nama, alamat, nomor telepon), jenis pembelian dan tanggal pembelian. c. Melakukan koordinasi dengan bagian pengantaran untuk memastikan ketersediaan dan kesiapan barang yang akan diantar. PERTAMINA



B. Salam Pengantar Pesanan (PP) Beberapa hal penting yang harus diperhatikan antara lain: a. Pengecer (Outlet/Supermarket... ) 1) Jika PP sampai di depan pintu outlet. Selamat pagi Pak, saya membawa pesanan Bapak, apakah mau ditimbang dulu Pak?

2) Selanjutnya PP melakukan penimbangan. Bapak, kalibrasi timbangan masih valid dan menunjukan posisi nol ya, sekarang kita timbang. Berat tabung + isi = 8,0 Kg, sesuai persyaratan. Oke, sudah benar, kan? Berat isinya3 kg dan berat tabung 5,0 kg (untuk tabung 3 kg)

PERTAMINA



Apakah perlu tabung ini saya pasang di dapur?

3) Selanjutnya PP melakukan pemasangan tabung dan menyalakan kompor hingga api keluar dengan baik.

4) Petugas PP melakukan 16 item check list penting: Check list 16 item pemerikasaan. Pastikan kondisi plastic wrap dan cap seal masih dalam keadaan baik Pastikan tabung dalam kondisi baik (tidak bocor) Pastikan label tera timbangan masih berlaku dan penempatan timbangan pada posisi datar/rata (check water pass) Pastikan berat tabung isi sesuai standar Pastikan valve dilengkapi rubber seal Pastikan regulator dalam kondisi baik Pemeriksaan dua klem selang pada kompor dan regulator Pemeriksaan pemantik kompor PERTAMINA



Uji pemasangan regulator dengan valve (kancingkan) apakah sudah bagus Pastikan ventilasi/pintu dapur dalam keadaan terbuka Tempatkan tabung pada area yang mudah dijangkan Posisi kompor rata dan lebih tinggi dari tabung Nyalakan kompor. Menggunakan pen-gas leak detector, untuk menguji kebocoran Pastikan tabung kosong buatan PERTAMINA. Pastikan tabung kosong bentuknya masih sesuai standar PERTAMINA Terima kasih Pak, uangnya tadi Rp…… Ini kembalinya Rp …., Jika ada keluhan Bapak dapat sampaikan melalui telepon kepada kami pada alamat yang tercantum dalam stiker/leaflet

PERTAMINA



B. Layanan Pelanggan ELPIJI Diambil oleh Pelanggan di Pangkalan ELPIJI Petugas Keamanan ( PK ) Dari Pangkalan ELPIJI Service Advisor (SA) dari Pangkalan ELPIJI PK menerima langsung pelanggan yang datang dengan sopan. Kemudian mengatur kendaraan di tempat parkir. PK mengantar pelanggan menuju ke bagian pemesanan.

Di bagian pemesanan SA mengucapkan salamsapa dengan senyum dan menerima pelanggan secara langsung yang berniat untuk membeli ELPIJI. SA menyilahkan Pelanggan mengisi Buku Pesanan. Selanjutnya SA melaksanakan kegiatan: a. Pengisian formulir bon penjualan dengan jenis dan jumlah tabung. b. Pemesanan tabung isi ELPIJI ke PG sesuai Bon Penjualan. c. Pemeriksaan tabung kosong sesuai check list dan melakukan penukaran tabung d. Bersama pelanggan melakukan pemeriksaan tabung ELPIJI isi sesuai dengan check list yang telah ditetapkan. e. Bersama pelanggan menimbang tabung ELPIJI isi. f. Mengantar pelanggan ke kasir untuk proses pembayaran.

PERTAMINA

TIPS PK melakukan pendekatan proaktif dengan menyilahkan pelanggan menuju ke bagian pemesanan /petugas pemesanan, dan dengan sopan mengatur parkir kendaraan



Kasir melayani pelanggan dalam proses pembayaran sesuai jenis dan jumlah tabung ELPIJI.

TIPS

SA menyerahkan satu lembar Bon penjualan dan mengucapkan salam sebelum perpisahan.

PERTAMINA

Perhatikan ETIKA. • Ucapkan salam • Sebutkan identitas diri (nama, perusahaan) • Sebut nama pelanggan jika sudah kenal



Lampiran Salam

A. Salam Penerima Pesanan langsung Pangkalan ELPIJI PERTAMINA sebagai jalur distribusi yang menyandang atribut PERTAMINA perlu meningkatkan citra di atas dengan cara menempatkan petugas penerima pelanggan. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan antara lain: a. Petugas Keamanan (PK) menerima pelanggan, jika pelanggan membawa kendaraan, dipersilahkan parkir dahulu. Kemudian dipersilahkan ke bagian Penerimaan Pesanan (SA). b. SA menerima pelanggan untuk pemesanan ELPIJI.

(Jika SA menerima pelanggan yang datang) “Pangkalan ELPIJI ELPIJI PERTAMINA CV/Koperasi/UD..., selamat pagi Pak ada yang bisa kami bantu ?”

PERTAMINA

(Jika pelanggan mengutarakan niat pembelian) “Baik Pak, silahkan menulis daftar pesanan di buku pesanan (Buku pesanan terdiri dari nama, alamat, nomor telepon, tanggal pembelian)



(Jika pelanggan telah menulis) Baiklah Pak, kami akan siapkan pesanan Bapak segera, silahkan menunggu.

(Jika ada antrian cukup banyak, harus diterapkan sistem First In First Out). Sebagai informasi harga yang Bapak harus bayar Rp......... per tabung (sesuai harga wajar yang berlaku dan jenis tabung).

Kalau boleh tahu Bapak akan membayar dengan uang pecahan berapa? Kami akan siapkan kembaliannya.”

c. Melakukan koordinasi dengan bagian gudang untuk memastikan ketersediaan dan kesiapan ELPIJI yang akan diambil pelanggan.

PERTAMINA



B. Salam Penerima Pesanan (PP) Beberapa hal penting yang harus diperhatikan antara lain: a. Pengecer (Outlet/Supermarket... ) 1) (Jika SA sudah bertemu pelanggan yang datang di ruang tunggu di Pangkalan ELPIJI) Selamat pagi Pak, silahkan mengisi buku pesanan sesuai pesanan Bapak secara lengkap dan jelas, jika sudah silahkan menunggu di ruang tunggu.

Apakah mau ditimbang dulu Bapak?

2) Selanjutnya SA menyiapkan pesanan Bapak dengan berkoordinasi dengan pihak Petugas Gudang (PG). 3) Selanjutnya SA menawarkan untuk ditimbang 4) Selanjutnya SA melakukan penimbangan

Bapak, kalibrasi timbangan masih valid dan menunjukan posisi nol, sekarang kita timbang, berat tabung isi = 8,0 Kg, sesuai persyaratan. Oke, Sudah benar, kan? Berat isinya 3 kg dan berat Tabung 5,0 kg. (Untuk tabung 3 kg)

PERTAMINA



5) Selanjutnya SA membantu dan mengarahkan pemindahkan ELPIJI ke kendaraan Pelanggan sehingga dalam posisi yang benar 6) SA mengantar pelanggan ke kasir untuk proses pembayaran 7) Petugas SA sebelumnya melakukan check list kondisi ELPIJI: Check list 8 item pemerikasaan. Menggunakan pen-gas leak detector, untuk menguji kebocoran Pastikan Tabung kosong buatan PERTAMINA Pastikan tabung kosong bentuknya masih sesuai standar PERTAMINA Pastikan Tabung isi : kondisi plastic wrap dan cap seal masih dalam keadaan baik

PERTAMINA



Pastikan label tera timbangan masih berlaku dan penempatan timbangan pada posisi datar/rata (check water pass). Pastikan berat tabung isi sesuai persyaratan. Tempatkan tabung Isi pada kendaraan pengangkut sesuai standar keselamatan. Penempatan tabung isi tidak boleh terbalik/ditidurkan. 8) Setelah mengisi check list (yang dicantumkan di balik nota) kemudian diserahkan kepada pelanggan. Terima kasih Pak, uangnya tadi Rp…. Ini kembalinya Rp …. Jika ada keluhan Bapak dapat sampaikan melalui telepon kepada kami pada alamat yang tercantum dalam stiker/leaflet

PERTAMINA



b. Pengguna langsung ( Rumah Tangga, Restoran, Catering..) 1) PL (Pengguna langsung) datang ke Pangkalan ELPIJI menggunakan kendaraan pribadi, seperti, mobil ataupun kendaraan lain yang memadai (pastikan bahwa ELPIJI dibawa dengan cara yang aman, tidak dibalik atau dimiringkan, jika membawa 2 atau 3 buah ELPIJI) 2) Jika PL sampai di depan pagar, PK memberikan salam ke pelanggan kemudian menyilahkan PL untuk parkir, setelah itu menyilahkannya ke Ruang Pemesanan (SA). 3) SA kemudian menyilahkan menunggu untuk proses pengambilan ELPIJI di gudang. Jika sudah, tawarkan apakah mau ditimbang dulu.

Selamat pagi bu, silahkan mengisi formulir permintaan sesuai urutan

4) Selanjutnya SA melakukan penimbangan.

Ibu, kalibrasi timbangan masih valid dan menunjukan posisi nol, sekarang kita timbang, berat tabung isi = 8,0 Kg, sesuai persyaratan. Oke, Sudah benar, kan? Berat isinya 3 kg dan berat Tabung 5,0 kg. (Untuk tabung 3 kg)

PERTAMINA



Boleh saya bantu membawa ke kendaraan Ibu?

5) Selanjutnya SA membantu mengangkat dan setting tabung ELPIJI ke kendaraan pelanggan. Dipastikan setting ELPIJI benar sesuai standar, dan menyarankan pelanggan untuk hati-hati dan tidak membawa dengan kecepatan tinggi/max 40 km/jam.

6) Petugas SA melakukan 7 item check list penting : Check list 7 item pemerikasaan. Pastikan Tabung kosong buatan PERTAMINA Pastikan tabung kosong bentuknya masih sesuai standar PERTAMINA Pastikan tabung isi : kondisi plastic wrap dan cap seal masih dalam keadaan baik Pastikan label tera timbangan masih berlaku dan penempatan timbangan pada posisi datar/rata (check water pass) Pastikan berat tabung isi sesuai persyaratan Tempatkan tabung isi pada kendaraan pengangkut sesuai standar keselamatan Penempatan tabung isi tidak boleh terbalik/ditidurkan PERTAMINA



7) Setelah SA mengisi check list kemudian menyerahkan satu lembar bon penjualan kepada pelanggan.

Terima kasih Bu, uangnya tadi Rp…. Ini kembalinya Rp …. Jika ada keluhan, Ibu dapat sampaikan melalui telepon kepada kami, pada alamat yang tercantum dalam stiker/leaflet

PERTAMINA



TIPS Membeli ELPIJI 3KG 1. 2. 3. 4. 5.

Timbang ketepatan isinya Teliti segel dan cincin karet pengamannya Teliti kadaluarsa tabungnya Teliti keaslian tabungnya Telepon agen atau CONTACT PERTAMINA jika ada keluhan

Jangan Takut Pakai ELPIJI Jika terjadi kebocoran: 9 Tercium bau khas Elpiji 9 Lepaskan regulator, bawa tabung ke tempat terbuka 9 Jangan nyalakan api atau listrik, bawa tabung yang bermasalah ke agen atau penjualan gas Elpiji Jika terjadi kebakaran: 9 Lepaskan regulator dari tabung gas Elpiji dan segera bawa tabung ke tempat terbuka yang jauh dari lokasi kebakaran 9 Padamkan api menggunakan karung goni basah atau pemadam CO2 atau Dry Chemical (APAR: Alat Pemadam Api Ringan) Hal penting yang harus diperhatikan: 9 Jangan mencolok tabung (dengan benda semacam obeng/pisau, dll, bila gas belum keluar 9 Apabila gas belum keluar, coba dengan menggoyangkan selang atau tukarkan di agen/ pangkalan LPG 3Kg terdekat.

PERTAMINA



V. LAMPIRAN LO ( LOADING ORDER )

PERTAMINA



SURAT PENGANTAR PENGIRIMAN

PERTAMINA


Standar Agen 3kg (Rev 2009-08-12)Final.pdf

Recommend Documents