SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Unidad 2: Estructuras y Procesos Roben Rodríguez Garay Primera Parte: Estrategias funcionales, estructuras funcionales y procesos básicos
1.1 – La empresa como un sistema abierto
El enfoque sistémico sistémico concibe a la empresa como un sistema sistema complejo y abierto, abierto, en el que los los dist distin into toss subs subsis iste temas mas y eleme element ntos os está están n co conv nven enie ient ntem emen ente te inte interr rrel elaci acion onad ados os y organ organiz izad ados, os, forma formand ndo o un todo todo unit unitari ario o y desar desarro roll llan ando do una una serie serie de funci funcion ones es que que pretenden la consecución de los objetivos globales de la firma. Toda esta actividad, se lleva a cabo en permanente interacción con el entorno, con el que intercambia materia, energía e información, que son utilizadas para el mantenimiento de la organización contra la degradación que ejerce el tiempo. La co conc ncep epci ción ón sist sistémi émica ca dist distin ingu gue e difer diferen ente tess subs subsis iste temas mas que que agru agrupa pan n func funcio ione ness homogéneas. Subsistema decisorio. Subsistema de dirección. Subsistemas relativos a las funciones básicas. Subsistema de RRHH. Subsistemas de información y control. Cada sistema puede ser dividido en subsistemas. La división es una creación intelectual que se establece para poder estudiar y analizar las formas más eficaces y eficientes de realización, en función del tipo de problemas uq ese presentan en cada subsistema. 1.1.1 – Las frontera fronteras s de los siste sistemas. mas.
Área crítica que determina lo que pertenece al sistema y lo que pertenece al contexto general. Al estar constituidos por relaciones e interacciones entre personas, los límites son difusos. Un individuo pertenece o no a un sistema social según el objetivo que guía su interacción. La simple presencia física de un individuo en un sistema no significa necesariamente su permanencia en él. 1.1.2 – Niveles Niveles de decis decisión ión
Cada sistema puede ser visto como un subsistema de otro de rango superior. Si se sube en la escala, se atraviesa una jerarquía de sistemas hasta llegar a un límite arbitrario, que quien percibe denomina sistema final, pues contiene a todos los demás. Si se desciende, encontraremos subsistemas de menos rango hasta llegar también a un límite fijado arbitrariamente por el analista. La administración reduce la complejidad de los problemas en subproblemas manejables y compatibles con la capacidad y racionalidad limitada de los funcionarios. En las organizaciones, existen tres niveles de decisión: a) Nivel político, político, instituciona institucionall o estratégico. estratégico. b) Nivel de dirección dirección,, gerencial gerencial o de planeamien planeamiento. to. c) Nivel técnico, técnico, de de ejecución ejecución o de supervisión. supervisión. 1.1.2.1– Nivel Político
1
Las decisiones políticas establecen objetivos, metas, estrategias y políticas generales. Los objetivos surgen de un proceso de negociación y regateo respecto al conjunto de contribuciones que la coalición política está dispuesta a aportar y las compensaciones que pretenden obtener. Las decisiones políticas, a diferencia de las de planeamiento, suelen ser competitivas y colect colectivas ivas indepe independi ndient entemen emente te de la prese presenci ncia a física física simult simultáne ánea a de los individ individuos uos que participan en ellas. Las decisiones políticas dejan entonces, amplia discrecionalidad para seleccionar las metas, recursos y procedimientos a adoptar. Del conjunto de fines, la negociación política va construyendo estrategias, políticas y metas operacionales como resultados deseados. 1.1.2.2– Nivel Directivo
Se encarga de traducir los deseos y declaraciones políticas que sirvan de guía para las acciones operativas. El planea planeamien miento to establ establece ece metas metas factib factibles les,, consis consisten tentes tes con los objeti objetivos vos genera generales les establecidos por el nivel político. En el nivel político también se sancionan planes y el los niveles directivos también se establecen políticas funcionales. Las decisiones decisiones de dirección, dirección, son declaraciones, declaraciones, que establecen establecen qué hay que alcanzar alcanzar pero no siempre cómo alcanzarlo. Para su puesta en práctica deben traducirse en directivas más precisas y claras. Las decisiones de planeamiento se refieren a problemas o situaciones nuevas, con pocos o ningún antecedente y requieren creatividad e innovación. Son decisiones no programadas. Deberían ser cooperativas y coordinadas pues se supone que previamente se habrían debatido a las diversas ideas en el nivel político. 1.1.2.3– Nivel Operativo
Se encarga de la ejecución de los planes y directivas. Es el encargado de tomar las decisi decisione oness saque saque transf transform orman an los planes planes declara declarativ tivos os en proce procesal sales; es; reduci reduciend endo o así la discrecionalidad y estableciendo criterios de decisión específicos. Incluye instrucciones precisas para los encargados directos de las actividades materiales (obreros, vendedores, etc) aceptando muchas veces determinadas alternativas aplicables, pero estableciendo todos los modos de actuar, o sea, decisiones programadas. 1.1.3 – Nivele Niveles s de control control
Cada nivel de decisión construye su propio subsistema de control. El estratégico está referido al nivel de conflicto entre los integrante de la coalición y los cambios producidos en el contexto general y específico que puedan haber modificado el número y poder de los participantes y los niveles de aspiraciones. Su objetivo es el mantenimiento de las ventajas competitivas y la supervivencia de la organización. El de gestión correspon corresponde de alas decisiones decisiones de planeamiento planeamiento y se basa en variables tanto internas como externas, indicando la necesidad de formular nuevos planes y modificar programas y procedimientos. El control sobre los procesos físicos lo tiene el nivel operativo.
1.1.4 1.1.4 – El sistem sistema a formal formal
Hay una estructura formal de relaciones y funciones en todas las organizaciones.
2
Ésta beberá adaptarse a las características particulares de cada organización y permitir que se puedan efectuar las elecciones requeridas por los niveles decisionales con el mínimo de conflictos funcionales. La división del trabajo es una de las actividades más importantes. En las organizaciones coexisten sistemas informales que reflejan relaciones que no están legalizadas oficialmente. Prohibidas por el sistema general o no consideradas. 1.2– El sistema de decisiones estratégicas 1.2.1 – Decisiones Decisiones estratégicas estratégicas corporativas corporativas y de negocios negocios
En las las em empr pres esas as gran grandes des exis existe te una una tend tenden enci cia a al ac acha hata tami mien ento to de las las estr estruc uctu tura rass piramidales piramidales empinadas y a evitar jerarquías jerarquías rígidas. En las pequeñas y medianas medianas se busca simplificar los modelos organizacionales. No es cuestión de tamaño sino de contenidos. La estrategia corporativa aborda a toda organización y el conjunto de negocios. La estrategia de negocios se ocupa de los temas de posicionamiento del negocio sin importar en dónde recae ésta responsabilidad. Las estrategias funcionales contienen otras decisiones subordinadas a las anteriores. En las pequeñas organizaciones es altamente probable que los tres tipos de decisiones estratégicas estén propietario, fundador y único directivo formal. Las decisiones corporativas y de negocios abarcan: Relaciones entre la empresa y sus grupos de interés. Objetivos generales. Difusión de políticas generales. Declaraciones de valores y formas de conducta. Posicionamiento del negocio y definición de prioridades estratégicas. Definición de programas de acción generales. Asignación de recursos. Los programas específicos de acción corresponden a las estrategias estrategia s funcionales. 1.2.2 – Decisiones Decisiones estratégi estratégicas cas funcional funcionales es
Medio para desarrollar las competencias centrales de la organización. Si bien bien exis existe ten n much muchos os co comp mpon onen ente tess en co comú mún n en el desar desarro roll llo o de una una estra estrate tegi gia a func funcio iona nal, l, tamb tambié ién n se requ requie iere re co conoc nocimi imien ento toss y co comp mpet eten enci cias as espec específi ífica cass que que son son aplicables a cada función especializada. Una estrategia funcional funcional no puede generarse generarse en forma independient independiente e de los negocios negocios que busca respaldar. 1.3– Implementación de las estrategias, estructuras y procesos.
Una vez seleccionadas las estrategias, se debe proceder a su implementación. Se necesita para ello un conjunto de procesos procesos debidamente debidamente realizados realizados que logren logren que la organizaci organización ón se mueva en la dirección elegida. Mientras que la creación de estrategias es una actividad principalmente empresarial y política, su implantación es principalmente una actividad administrativa interna. Las actividades actividades y su detalle son específicas específicas de cada situación, situación, pero deben cubrirse cubrirse ciertas funciones básicas sin importar el tipo de organización: Desarr rrol ollo lo de una una estr estruc uctu tura ra inte intern rna a que que sea sea capaz capaz de ejec ejecut utar ar co con n éxit éxito o la Desa estrategia. Instalación de sistemas operativos y administrativos. En una organización, la estructura puede ser modificada para ajustarla a cualquier proceso que se estima como el más conveniente. Los procesos organizacionales, son actividades
3
continuas a través de las cuales, el sistema organización, produce los cambios de uno a otro estado. 1.3.1 – Adaptación de la estructura estructura de la la organización organización a la estrategia. estrategia.
La estructura interna debe ser diseñada basándose en los factores clave de éxito definidos por al estrategia empresarial. a) Definir Definir las funcion funciones es y activid actividade adess clave clave para ejecutar ejecutar con éxito éxito la estrate estrategia gia de negocios. b) Hacer Hacer que las funcio funciones nes y unidad unidades es de la organ organiza izació ción n tengan tengan proced procedimie imiento ntoss administrativos que proporcionen apoyo al personal. c) Dete Determ rmin inar ar los los grad grados os de auto autori rida dad d nece necesa sari rios os para para diri dirigi girr ca cada da unid unidad ad de la organización, teniendo en cuenta tanto los beneficios como los costos de la gestión participativa. d) Selecci Selecciona onarr las personas personas para las posicio posiciones nes clave y desarr desarroll ollar ar las competen competencias cias necesarias para decidir y ejecutar eficazmente. e) Proporci Proporcionar onar coordinació coordinación n entre las diversas diversas unidades unidades de la organización. organización. Tod Todas as las las deci decisi sion ones es inhe inhere rent ntes es a la dist distri ribu buci ción ón de func funcio ione ness y asig asigna naci ción ón de responsabilidades corresponden al análisis estructural. Trad Tradici iciona onalme lmente nte,, el organi organigram grama a y el manual manual de organ organiza izació ción n han sido sido herram herramien ientas tas representativas de la factorización de actividades. 1.3.2 – Desarrollo Desarrollo de procesos, procesos, políticas políticas y procedimie procedimientos ntos administrati administrativos vos que apoyen las estrategias
La empresa todavía no ha comenzado a funcionar. Saben que hacer pero no cómo, cuándo y dónde realizar las actividades. De no haber cierta precisión en las formas y tiempos podrían existir problemas: Diferentes grados de eficiencia en las operaciones. Diferentes grados de seguridad en cuando a la preservación del patrimonio de la empresa. Diferentes políticas en cuanto a métodos entre sectores dificultando el funcionamiento orgánico conjunto. Diferentes grados de eficiencia en cuando a valores agregados. Este es el campo de los manuales de políticas, cursogramas y manuales de procedimientos para especificar en detalle las tareas de ejecución. Los procesos organizacionales abarcan todos los aspectos dinámicos de la organización. Consti Constituy tuyen en una expres expresión ión más detall detallada ada y especí específic fica a de la funció función n de planea planeamien miento to.. Incl Incluy uyen en una una co comb mbin inac ació ión n de deci decisi sion ones es,, co con n plan planes es únic únicos os o perm perman anen ente tes, s, de procedimiento o declarativos, de nivel táctico o estratégico. Tamb También ién incluy incluyen en los proce procesos sos de influen influencia cia y sus variabl variables es de poder, poder, identi identifica ficació ción n y comunicaciones para orientar el comportamiento de los miembros hacia los objetivos de la organización y limitar los criterios individuales con las políticas reconocidas. La visión de procesos no se enfoca en una persona o unidad organizativa en particular, sino en un grupo de funciones homogéneas y su ejecución. Los procesos organizacionales van variando según el nivel jerárquico ocupado por sus ejecutores. Las políticas van logrando consistencia entre la cultura organizativa y las estrategias. En los niveles niveles operati operativos vos,, la discr discreci eciona onalid lidad ad de los proce procesos sos decisor decisorios ios tiende tiende a ser limitada y una buena parte de las decisiones está programada. Muchas de ellas están referidas a problemas que se presentan cotidianamente y que deben ser resueltas de manera inmediata. Las rutinas que se encuentran en el nivel operativo pueden dividirse en: a) Operativas: Operativas: Acciones Acciones que que el personal personal debe ejecutar ejecutar para llevar llevar a cavo y alcanzar alcanzar las metas establecidas por al dirección. b) Admin dminis istr trat ativ ivas as:: Desc Descri ribe ben n el trám trámit ite e a segu seguir ir para para el proc proces esam amie ient nto o de la información. Su interés está concentrado en el procesamiento de la información.
4
Ambos procesos sirven para programar empleados y funciones de ejecución. 1.3.2.1– Sistemas y procedimientos administrativos
Son sistemas de información concebidos para capturar datos, procesarlos y producir nueva información que sustente el buen desempeño y desarrollo de los procesos operativos y decisorios, que corresponden a las distintas funciones que deben llevarse a cabo en una organización. En toda toda orga organi niza zaci ción ón soci social al,, exist xisten en nume numero roso soss proc proced edim imie ient ntos os,, algu alguna nass vece vecess cuid cuidad adosa osame ment nte e defi defini nido doss y plan planifi ifica cados dos y en otro otross ca caso soss prod product uctos os de los los usos usos y costumbres. Loss proced Lo procedimie imiento ntoss admini administr strati ativos vos establ establece ecen n rutina rutinass de activi actividad dades es que permit permiten en coordinar diferentes unidades organizativas y sus funciones internas. i nternas. Mientras más se sube en la escala jerárquica, los procedimientos son menos determinados (programado (programados) s) pues intervienen intervienen las variables variables externas externas no controlables controlables.. En los niveles más bajos, los procedimientos pueden ser rutinizados y automatizados. Sin embargo, cuando el medio es inestable, hasta los procedimientos rutinarios dejan de serlo, permitiendo a los funcionarios que intervienen, cierto poder de decisión dentro de las políticas de la organización.
5
