SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Unidad 2: Estructuras y Procesos Roben Rodríguez Garay Segu Se gund nda a Par Parte te : Subsistemas funcionales básicos
El planeamiento de la organización, organización, es una respuesta respuesta técnica que se concreta con el diseño formal de las funciones que deberán cumplirse para alcanzar los objetivos. Los planes de organización que establecen, funciones, sectores, cargos, relaciones, reglas y procedimientos a los que deberán ajustarse los miembros, difieren en cuanto a su forma dependiendo del sector y de la empresa. Pero hay determinados criterios genéricos que serán analizados. La estructura funcional es diseñada por cada organización, como respuesta a los desafíos del contexto para alcanzar una posición competitiva sostenible. sostenible. 2.1
– Subsistema de comercialización comercialización
2.1.1 – El marke marketing ting estratégico estratégico Se ocupa ocupa de un análi análisis sis sistem sistemáti ático co y perm permane anente nte de las necesida necesidades des del merca mercado do y desarrollo desarrollo de conceptos de productos rentables, destinados a unos grupos de compradores compradores específicos y que presentan cualidades distintivas que les diferencien de los competidores inmediatos, asegurando asegurando así al productor una ventaja competitiva duradera y defendible. Funciones: Seguir la evolución del mercado. mercado. Identificar nuevos y diferentes diferentes ámbitos producto/mercado producto/mercado y segmentos potenciales. Evaluar el atractivo de mercados. Analizar la competitividad y la capacidad de la empresa para lograr una ventaja competitiva con potencial de crecimiento y rentabilidad. Establecer opciones estratégicas sólidas y cla ramente definidas. Desar Desarro rolla llarr sistem sistemas as de vigila vigilancia ncia del entor entorno no y de las fuerza fuerzas s compet competiti itiva vas s del sector. Reforzar la capacidad de adaptación a los cambios del entorno competitivo. Proponer a la dirección general estrategias comerciales de desarrollo. • • • •
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2.1.2
– El marketing operativo
Se ocupa ocupa de la organ organiza izació ción n de estrat estrategi egias as de venta ventas s y de comuni comunicac cación ión,, cuyo cuyo único único objetivo es hacer conocer y valorar a los compradores compradores potenciales las cualidades distintivas reivindi reivindicadas cadas por los producto productos s ofrecido ofrecidos, s, reducie reduciendo ndo los costos costos de prospecc prospección ión de los compradores. Es para las empresas empresas que buscan ganar terreno sobre sobre mercados ya existentes. Es a corto y mediano plazo. Funciones: Establecimiento de políticas de productos y políticas de marcas. Establecimiento de estrategias de distribución. Definición de políticas y objetivos de la estrategia de precios. Establecimiento de estrategias y políticas de comunicación. Creación y administración de la fuerza de ventas de la empresa. Establecimiento del presupuesto de comercialización para alcanzar los objetivos de la cuota de mercado. • • • • • •
2.1.3
– Sistemas administrativos básicos
Son a los que hace referencia Gilli cuando habla de Subsistema de Ventas. 2.2– Subsistema de operaciones Incluye a todas las funciones que se relacionan con la producción de bienes y servicios. Sus funciones están condicionadas por el tipo de decisiones: 2.2.1 • • • •
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– Decisiones estratégicas Diseño y selección del producto. Proceso y método de producción. Selección de equipos. Tecnología. Know-how Ingeniería básica Ingeniería de detalle Localización Localización y disposición de planta es instalaciones. Definición de capacidades y dimensiones. Organización interna del sistema de dirección.
2.2.2 – Decisi Decisiones ones tácticas tácticas • • • •
Planeamiento y control de la producción, inventarios y mano de obra. Programación de la producción. Lanzamiento y monitorización de la producción. Conducción de la fuerza de trabajo.
2.2.3 – Decisio Decisiones nes logís logísticas ticas • • • • • • •
Mantenimiento. Abastecimiento. Expedición de productos. Manejo de materiales. Servicios auxiliares, medio ambiente y relaciones con el ecosistema. Sistemas y procedimientos procedimientos administrativos de producción. Administración Administración de personal.
Los procedimientos procedimientos administrativos resultan de utilidad cuando el objetivo que se espera es la realización de un trabajo o tramite repetitivo en el menos tiempo posible y sin errores. 2.2.4
– Sistemas administrativos básicos
Son a los l os que hace referencia Gilli cuando habla de Subsistema de Producción. 2.3– Subsistema de abastecimiento Su func funció ión n es aseg asegur urar ar la prov provis isió ión n cont contin inua ua de insu insumo mos s reque equeri rido dos s por por el proc proces eso o productivo de bienes físicos o servicios, con la calidad exigida por las especificaciones adoptadas por la estrategia empresaria y de la forma más económica posible.
2.3.1 – Procesos Procesos y funcio funciones nes claves claves • • •
Decisión acerca de los proveedores que integran la cadena de valor de la empresa. Negociación de las relaciones comerciales. Logística de abastecimiento (transporte desde el almacén del proveedor hasta la empresa y almacenamiento en la misma)
Existen otras funciones de apoyo como la logística de movimientos internos, la iniciación de la actividad de compra, etc. Una decisión estratégica de aprovisionamiento es la integración o cuasi integración vertical hacia hacia atrás atrás,, ya sea sea adquir adquirien iendo do prove proveedo edore res s o estab establec lecien iendo do alianz alianzas as estrat estratégi égicas cas o coaliciones de proveedores. 2.3.2
– Sistemas administrativos básicos
Son a los que hace referencia referencia Gilli cuando habla de Subsistema S ubsistema de Compras. 2.4– Subsistema de Recursos Humanos (RRHH) Las organizaciones poseen un elemento en común: todas están integradas por personas. Las personas llevan a cavo los avances, logros y errores de sus organizaciones. No es exage exagera rado do afir afirmar mar que consti constituy tuyen en el activo activo más preci preciado ado.. Si alguie alguien n dispus dispusier iera a de cuantiosos capitales, equipos modernos e instalaciones impecables, pero careciera de un conjunto de personas, el éxito sería imposible. La administración de RRHH tiene dos grandes dimensiones de objetivos: Organizacionales Organizacionales y funcionales: Que contemplan las necesidades de la organización en términos de eficacia y productividad. productividad. Social Sociales es e indivi individua duales les:: En cuanto cuanto a la contr contribu ibució ción n posit positiva iva a las demand demandas as y necesidades de tipo social y su contribución c ontribución al logro de las metas personales. •
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2.4.1 – Procesos Procesos y funciones funciones claves claves •
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2.4.2
Planeamiento de RRHH: Reclutamiento Selección Entrenamiento Entrenamiento y capacitación: Desarrollo de nuevas aptitudes Administración de carrera que planifica las promociones Evaluación de desempeño. Compensaciones. Relaciones sindicales. Servicios al personal. – Sistemas administrativos básicos
Son a los que se hace referencia referencia en las páginas 73 y 74 del cuadernillo de Actividades. 2.5
– Subsistema de finanzas
Es un aspecto esencial en todas las organizaciones, tengan o no fines de lucro. Antes Antes de poder poder hacer hacer algo, algo, cualquier cualquier organizaci organización ón necesita necesita disponer de recurso recursos. s. Una buena formación en las finanzas asociadas a las operaciones es necesaria para cualquier directivo de un área funcional, pues sus decisiones siempre afectan a los recursos de la empresa.
La coord coordinac inación ión entre entre decis decision iones es opera operativ tivas as y la direcc dirección ión finan financie ciera ra debe debe estar estar muy ajustada. 2.5.1 – Procesos Procesos y funcio funciones nes clave clave Tiene como objetivo principal la obtención de los recursos necesarios y apropiados en cuan cuando do a cuan cuantí tía, a, cost costos os y plaz plazos os,, para para fina financ ncia iarr en todo todo mome moment nto o las las inve invers rsio ione nes s necesarias para cumplir con los objetivos de la empresa. Las decisiones financieras clave son: Decisiones de inversión: Cualquier colocación de dinero permanente permanente o transitoria. Decisiones de financiamiento: financiamiento: Mezcla de cap. propios y de terceros. Proporción de deudas a corto y largo plazo. Proporción de deudas en moneda nacional y extranjera. Reinversión Reinversión de utilidades y crecimiento autosostenido. autosostenido. Decisiones de dividendos: Afectan la posibilidad de obtención de nuevos capitales, ya que anulan la última y la primera opción del financiamiento. • •
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Las decis decision iones es vincul vinculada adas s con la gestió gestión n de los recur recursos sos inmov inmovili ilizad zados os y los recur recurso sos s perm perman anen ente tes s se deno denomi mina nan n fina finanz nzas as estr estruc uctu tura rale les s y se refie efiere ren n a cues cuesti tion ones es de planeamiento del negocio, generalmente a largo plazo. Las decisi decisione ones s refer referent entes es a la gestió gestión n del capita capitall de trabaj trabajo o se denom denomina inan n finanz finanzas as operativas y se refieren a cuestiones de funcionamiento en plazos más cortos. 2.5.2
– Sistemas administrativos básicos
Son a los que hace referencia Gilli cuando habla de Subsistemas de Cobros y Pagos. Agregando además todo lo relativo a presupuestos, manejo y custodia de fondos. 2.6– Subsistema de control Cada subsistema de control es diseñado de acuerdo con los objetos y necesidades de cada función. Los datos están expresados frecuentemente en términos no monetarios y las respuestas a las desviaciones están incorporadas dentro de los procesos cuando son de rutina. El control se presenta como una red de información que abarca toda la organización y que fluye en forma constante y se introduce en la rutina de los integrantes. 2.6.1 – Procesos Procesos y funcio funciones nes clave clave • • • • •
Contabilidad. Control de costos. Control presupuestario. Auditoria. Control de sistemas y procedimientos.
2.6.2 – Soport Soporte e informát informático ico 2.6.3 – Sistemas Sistemas administrat administrativos ivos básicos básicos Elabora informes comparativos para la gerencia.
