Sistemas de Información Administrativa (SIA) Un Sistema de Información es un conjunto de elementos o componentes interrelacionados para recolectar (entrada), manipular (proceso) y diseminar (salida) datos e información y para proveer un mecanismo de realimentación en pro del cumplimiento de un objetivo.
Entrada
Proceso
Salida
¿Qué es un sistema de Información Administrativa? Un conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para suministrar información rutinaria a administradores y tomadores de decisiones.
Propósito l propósito principal de un SI! es ayudar a "ue la organización logre sus objetivos al proporcionar a los gerentes conocimientos de las operaciones #abituales de la organización con el $n de "ue puedan controlar, organizar y planear con m%s efectividad y e$ciencia.
Interés Particular l inter&s particular de un SI! es la e$ciencia operativa. 'ercadotecnia, producción, $nanzas y otras %reas funcionales se apoyan en sistemas de información administrativa y se vinculan entre s por medio de una base de datos comn. *os sistemas de información administrativa suelen producir informes est%ndar generados con base en datos e información procedentes del sistema de procesamiento de transacciones.
Un SIA produce información sobre: •
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l es"uema de prestación de servicios. +or ejemplo "ue tipo de servicios presta, "uien los presta, "ue cantidad de servicios presta. -ecursos "ue se re"uieren y "ue se utilizan. +or ejemplo distribución del personal, cantidad de personal. l apoyo para el control a los administradores. +or ejemplo como se #izo la selección de personal, como se #izo la ad"uisición de recursos. atos para informes de la organización. +or ejemplo información para el Seguro Social, información sobre la demanda de atención en salud en las I+S, información sobre la cantidad de suturas utilizadas por a/o y por procedimiento. -esultados de los programas o de los servicios "ue se prestan. +or ejemplo 0ubrimiento de la población con vacuna de #epatitis 1, funcionamiento del programa de tuberculosis, utilización de los recursos disponibles para el desarrollo de los programas.
Aspectos ue debe cubrir un SIA l SI!, tiene "ue ser co#erente con las funciones, prestación de servicios, desarrollo de personal, contabilidad, recursos materiales, fuentes de $nanciación de la organización2 en igual forma "ue para la toma de decisiones se re"uiere información sobre las polticas, metas, propósitos, estrategias y programas "ue lleva a cabo la institución. *as necesidades de información varan con los niveles de la actividad administrativa de la organización, por lo tanto, los sistemas de información se deben dise/ar de tal manera "ue proporcionen diferentes tipos de información para diversos niveles. n este sentido es necesario identi$car tres niveles administrativos en las organizaciones de servicios !ivel "irectivo determinación de metas, de$nición de polticas y objetivos, identi$cación de programas y actividades. +or ejemplo polticas con relación a contratación de personal, polticas con relación
a ad"uisición de e"uipos y materiales, población bene$ciaria de los servicios "ue presta la organización. n este nivel se re"uiere mayor información e3terna, menor precisión y alto nivel de sntesis. !ivel Intermedio ad"uisición y asignación de recursos, identi$cación de nuevos servicios, re"uerimientos de personal, an%lisis de presupuesto. +or ejemplo es"uema de distribución de personal y planeación de presupuesto anual. n este nivel se re"uiere información m%s e3acta, precisa, actualizada y repetitiva. !ivel operativo o de control realización de tareas espec$cas de manera efectiva y e$ciente, aceptación o rec#azo de clientes, calidad del servicio "ue se presta, ejecución presupuestal. +or ejemplo selección de nuevos clientes, relación de programas de capacitación y entrenamiento. n este nivel se re"uiere información muc#o m%s detallada, datos espec$cos, e3actos, frecuentes y actualizados para "ue los administradores evalen la respuesta inmediata "ue se necesita para efectuar cambios a corto plazo en operaciones diarias.
#omponentes $perativos de un SIA •
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Un SI! debe incluir componentes fsicos como computadoras, programas de computación, arc#ivo2 procedimientos operativos y personal2 medidas de procesamiento y documentos "ue se utilizan para la captación y producción de datos e informes "ue demuestran el rendimiento de un sistema de información. n relación con los componentes fsicos, es necesario tener en cuenta "ue no siempre se re"uiere o se cuenta con computadoras y en este caso se puede utilizar una m%"uina de escribir, escritura manual, arc#ivadores, bibliotecas, estantes, con el mismo propósito. n relación con los procedimientos operativos, se re"uiere de manuales y folletos de instrucción tales como instrucciones al usuario, instrucciones para la preparación de entrada e instrucciones operativas para el personal "ue maneja la información. l personal de operación incluye operadores de computadoras y analistas de sistemas, si el sistema es computarizado2 adem%s personal de captación de información y administración del sistema de información.
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l procesamiento de la información se efecta de acuerdo a la actividad a "ue #ace referencia. +or ejemplo +ara la prestación de servicios se re"uiere de un documento "ue especi$"ue la orden de prestación de servicio, el registro de la ejecución y el informe del mismo. stos documentos se denominan de transacción. –
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+ara la creación de arc#ivos #istóricos, se re"uiere de un arc#ivo principal en el cual se conservan los datos acumulados y actualizados, a $n de re4ejar la información actual. +ara la producción de informes regulares o especiales, se re"uiere de un dise/o previo, "ue permita dar respuesta r%pida a interrogantes y solicitudes de información programada o especial.
