Técnicas de auditoria administrativa 3.2 INSTRUMENTACIÓN INSTRUMENTACIÓN Conc Conclu luid ida a la part parte e prep prepar arat ator oria ia se proc proced ede e a la instrumentacin de la auditor!a etapa en la cual se tien tienen en "ue "ue sele selecc ccio iona narr # apli aplica carr las las técn técnic icas as de recoleccin "ue se estimen m$s via%les& de acuerdo con con las las circ circun unst stanc ancias ias propi propias as de la audi auditor tor!a !a'' la medicin "ue se emplear$ el mane(o de los papeles de tra%a(o # evidencia' as! como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin e)ectiva. 3.2.1 Recopilación de información
Esta tarea de%e en)ocarse al re*lamento de todo tipo de +alla,*o # evidencias "ue +acen posi%le su e-amen o%(etivo de otra manera se puede incurrir en errores de inte interp rpre reta taci cin n "ue "ue caus causen en retr retras asos os u o%li o%li*u *uen en a recapturar la in)ormacin' repro*ramar la auditor!a o. en su caso' a suspenderla.
Asimismo es conveniente aplicar un criterio de discriminaci discriminacin n teniendo teniendo siempre presente el o%(etivo o%(etivo del estudio # proceder continuamente a su revisin # eval evalua uaci cin n'' para para mant manten ener er una una l!ne l!nea a de acci accin n uni)orme. 3.2.2 Técnicas de recolección
/ara reca%ar la in)ormacin re"uerida en )orma $*il # ordenada' se puede emplear al*una. o una com%inacin' de las si*uientes técnicas 0 Investi*acin documental 1%servacin directa 0 Acceso a redes de in)ormacin Entrevista 0 Cuestionarios 0 Cédulas Investigación documental
Consiste en la locali,acin seleccin # estudio de la documentacin "ue puede aportar elementos de (uicio a la auditor!a. as )uentes documentales %$sicas a las "ue se puede acudir son Normativa
0 Acta constitutiva 0 e# "ue ordena la creacin de la or*ani,acin 0 Re*lamento interno 0 Re*lamentacin espec!)ica
0 Tratados # convenios 0 ecretos # acuerdos 0 Normas 4nacionales e internacionales5 0 1)icios circulares Administrativa Organigramas
0 Manuales administrativos 0 Sistemas de in)ormacin 0 Sistemas de normali,acin # certi)icacin 0 Cuadros de distri%ucin del tra%a(o 0 Estad!sticas de tra%a(o 0 /lantilla de personal 0 Auditor!as administrativas previas 0 /roductos # servicios 0 7reas /o%lacin In*resos 0 8actores limitantes 0 Comportamiento de la demanda Situacin actual 0 Caracter!sticas
0 Inventarios 4le mo%iliario # e"uipo 0 Redes para el an$lisis l*ico de pro%lemas 0 Socio*ramas 0 Unidades de medida del desempe6o 0 Estudios de me(oramiento Mercado
0 Situacin )utura 4pro#ectada5 0 Comportamiento de la o)erta Situacin actual 0 An$li An$lisis sis del ré*ime ré*imen n de mercad mercado o Situaci Situacin n )utura )utura 4previsi%le5 0 eterminacin de precios
!icación geogr"fica
0 ocali,acin 0 U%icacin espacial interna 0 Caracter!sticas del terreno
0 istancias # costo de transporte 0 Alternativas de cone-in con unidades nuevas 0 9usti)icacin en relacin con el tama6o # los procesos
#studios financieros
0 Recursos )inancieros para inversin 0 An$lisis # pro#ecciones )inancieras
0 /ro*ramas de )inanciamiento 0 Evaluacin )inanciera
$ituación económica
0 Sistema econmico 0 Naturale,a # ritmo del desarrollo de la econom!a 0 Relaciones con el e-terior O!servación directa
En el acercamiento # revisin del $rea )!sica donde se desarrolla el tra%a(o de la or*ani,acin.;para conocer las condiciones de tra%a(o # el clima or*ani,acional temp temper era ante. nte. Es reco recome men nda%l da%le e "ue el audi audito tor r responsa%le presida la o%servacin directa # comente # discuta su percepcin con su e"uipo de Tra%a(o& de esta manera se ase*urar$ de "ue e-ista un consenso en torno a las condiciones de )uncionamiento del $rea # podr$ de)inir los criterios a los "ue de%er$ su(etarse en todo momento la auditor!a. Acceso a redes de información
0 Aspectos sociales 0 :aria%les demo*r$)icas El acces acceso o a redes redes'' permi permite ten n detec detectar tar in)or in)ormac maci in n operativa o normativa de clientes' socios' proveedores' empleados' or*ani,aciones del sector o ramo' entre otras' otras' v!a Intran Intranet' et' Interne Internett o E-trane E-tranet' t' adem$s adem$s de mantener una situacin interactiva con el entorno. Cons Consis iste te en reuni reunirs rse e con con una o vari varias as perso personas nas # cuestionarlas orientadamente para o%tener in)ormacin. Este medio es posi%lemente el m$s empleado' # uno de los "ue puede %rindar in)ormacin m$s completa # precisa' puesto "ue el entrevistador' al tener contacto con el entrevistado' adem$s de o%tener respuestas' puede perci%ir actitudes # reci%ir comentarios.
/ara "ue una entrevista se desarrolle positivamente' es conveniente o%servar estos aspectos Tener claro el o%(etivo. /ara lo cual se recomienda preparar previamente una *u!a de entrevista so%re la in)ormacin "ue se desea o%tener' para "ue al término de la misma se pueda compro%ar si se +an cu%ierto las necesidades predeterminadas. Esta%lecer anticipadamente la distri%ucin del tra%a(o. esarrollar un es"uema de tra%a(o' asi*nando responsa%ilidades # determinando las $reas o unidades a auditar. Concertar previamente la cita. :eri)icar "ue el entrevistado esté de%idamente preparado para proporcionar la in)ormacin' con el tiempo # tran"uilidad necesarios para disminuir el mar*en de error # evitar interrupciones. Clasi)icar la in)ormacin "ue se o%ten*a. En cuanto a la situacin real' o la relativa a su*erencias para me(orarla' procurando no con)undir am%os aspectos. %uestionarios
Se emplean para o%tener la in)ormacin deseada en )orma +omo*énea. Est$n constituidos por series de pre*untas escritas prede)inidas secuenciadas # separadas por cap!tulos o tem$tica espec!)ica. a calidad de la in)ormacin "ue se o%ten*a' depender$ de su estructura # )orma de presentacin. En términos *enerales todo cuestionario de%e e-presar el motivo de su preparacin procurando "ue las pre*untas sean claras # concisas con un orden l*ico' redaccin comprensi%le # )acilidad de respuesta evitando recar*arlo con demasiadas pre*untas. Si el caso lo amerita podr$ incluirse un instructivo de llenado' %édulas
Se utili,an para captar la in)ormacin re"uerida de acuerdo con el propsito de la auditor!a. Est$n con)ormadas por )ormularios cu#o dise6o incorpora casillas %lo"ues # columnas "ue )acilitan la a*rupacin # divisin de su contenido para su revisin # an$lisis amén de "ue a%ren la posi%ilidad de ampliar el ran*o de respuesta. Cuando el universo de estudio es de *ran ma*nitud' las prue%as para respaldar las conclusiones pueden resultar mu# costosas en relacin con el %ene)icio "ue se espera de la auditor!a' por lo tanto se puede emplear el muestreo sin necesidad de investi*ar a todas las $reas de la or*ani,acin. E-isten ta%las de muestreo "ue de acuerdo con las especi)icaciones # el volumen de la in)ormacin' esta%lecen cu$l es la m!nima cantidad de in)ormacin representativa del todo ;muestra; "ue es necesario reca%ar para dar valide, a los resultados "ue se o%ten*an a partir de ésta. No o%stante' si en el curso de la revisin se advierten situaciones de las "ue se pueda in)erir la e-istencia' de irre*ularidades' las prue%as de%er$n ampliarse +asta conse*uir evidencia su)iciente. Medición. Evaluacin de los +ec+os en )uncin 3.2.3 Medicin de los indicadores de proceso administrativo # de los elementos "ue lo complementan. /ara
consolidar la instrumentacin es necesario "ue los +ec+os se puedan evaluar relacion$ndolos con una medida la cual parte de los indicadores esta%lecidos para el proceso administrativo # de los elementos espec!)icos' as! como del propsito estraté*ico # atri%utos )undamentales asociados con uno # otro. as escalas "ue se empleen con este )in' cumplen con la )uncin de *aranti,ar la con)ia%ilidad # valide, de la in)ormacin "ue se re*istra en los papeles de tra%a(o' # "ue posteriormente' servir$n para compro%ar la veracidad de las o%servaciones' conclusiones # recomendaciones contenidas en el in)orme de la auditor!a. a eleccin # el uso de las escalas de medicin est$n vinculados con las normas # directrices acordadas para aplicar la auditor!a administrativa& aun"ue su variedad' alcance # precisin dependen tam%ién de las acciones "ue de manera particular e(er,a el auditor' por lo "ue es necesario' "ue las inte*re de manera racional # con*ruente. 3.2.& 'apeles de tra!a(o
/ara ordenar a*ili,ar e imprimir co+erencia a su tra%a(o' el auditor de%e +acerlo en lo "ue se denomina papeles de tra%a(o& son los re*istros en donde descri%e las técnicas # procedimientos aplicados' las prue%as reali,adas' la in)ormacin o%tenida # las conclusiones alcan,adas. Estos papeles proporcionan el soporte principal "ue' en su momento' el auditor +a%r$ de incorporar en su in)orme #a "ue inclu#en o%servaciones +ec+os # ar*umentos para respaldarlo& adem$s' apo#an la e(ecucin # supervisin del tra%a(o. e%en de )ormularse con claridad # e-actitud' considerando los datos re)erentes al an$lisis' compro%acin' opinin # conclusiones so%re los +ec+os transacciones o situaciones detectadas. Tam%ién se indicar$n la< desviaciones "ue presentan respecto de los criterios' normas o previsiones de presupuesto' en la medida "ue esta in)ormacin soporte la evidencia& la cual valida las o%servaciones' conclusiones # recomendaciones contenidas en el in)orme de auditor!a. El auditor de%e preparar # conservar los papeles de tra%a(o' cu#a )orma # contenido dependen de las condiciones de aplicacin de la auditor!a' #a "ue son el testimonio del tra%a(o e)ectuado # el respaldo de sus (uicios # conclusiones. os papeles de tra%a(o tienen "ue ela%orarse sin perder de vista "ue su contenido de%e incluir 0 Identi)icacin de la auditor!a 0 El pro#ecto de auditor!a 0 =ndices' cuestionarios' cédulas # res>menes del tra%a(o reali,ado 0 Indicaciones de las o%servaciones reci%idas durante la aplicacin de la auditor!a 0 1%servaciones acerca del desarrollo de su tra%a(o 0 Anotaciones so%re in)ormacin relevante 0 A(ustes reali,ados durante su e(ecucin 0 ineamientos reci%idos por $rea o )ase de la aplicacin
0 Reporte de posi%les irre*ularidades /ara +omo*en!,ar su presentacin e in)ormacin' # )acilitar el acceso a su consulta' los papeles no de%en so%recar*arse con re)erencias mu# operativas sino consi*nar los tpicos relevantes estar redactados en )orma clara # ordenada # ser lo su)icientemente slidos en sus ar*umentos para "ue cual"uier persona "ue los revise pueda se*uir la secuencia del tra%a(o. Asimismo' son un elemento pro%atorio de "ue la evidencia o%tenida' los procedimientos # técnicas empleados son su)icientes # competentes. Aun"ue los papeles de tra%a(o "ue prepara el auditor son con)idenciales podr$ proporcionarlos cuando reci%a una orden o citatorio para presentarlos por lo "ue de%e res*uardarlos por un periodo su)iciente para cual"uier aclaracin o investi*acin "ue pudiera emprenderse #. tomando en cuenta su utilidad para auditor!as su%secuentes. En caso de "ue se a%ra un proceso de investi*acin' se podr!a o%li*ar al auditor a suspender o a posponer la auditor!a para no inter)erir en tanto no se aclaren las circunstancias "ue lo ori*inaron.
'ertinente.
Cuando e-iste con*ruencia entre las o%servaciones' conclusiones # recomendaciones de la auditor!a. Es )undamental "ue el auditor documente # reporte al responsa%le de la unidad de control interno' al titular de la or*ani,acin #a l!der del pro#ecto las si*uientes situaciones /ro%lemas para o%tener una evidencia su)iciente' producto de re*istros incorrectos operaciones no re*istradas' arc+ivos incompletos # documentacin inadecuada o alterada Transacciones reali,adas )uera del curso normal imitaciones para acceder a los sistemas de in)ormacin Re*istros incon*ruentes con las operaciones reali,adas Condicionamiento de las $reas para suministrar evidencias En todas las oportunidades el auditor de%er$ proceder con prudencia preservando su inte*rida pro)esional # conservando los re*istros de su tra%a(o inclu#endo los elementos compro%atorios de las inconsistencias detectadas.
3.2.) #videncia
3.2.- $upervisión del tra!a(o
a evidencia representa la compro%acin )e+aciente de los +alla,*os durante el e(ercicio de la auditor!a' por lo "ue constitu#e un elemento relevante para )undamentar los (uicios # conclusiones "ue )ormula el auditor. /or tal motivo al reunirla se de%e prever el nivel de ries*o incertidum%re # con)licto "ue puede traer consi*o' as! como el *rado de con)ia%ilidad calidad # utilidad real "ue de%e tener& en consecuencia es indispensa%le "ue el auditor se ape*ue en todo momento a la l!nea de tra%a(o acordada' a las normas en la materia # a los criterios "ue durante el proceso de e(ecucin va#an sur*iendo. a evidencia se puede clasi)icar en los si*uientes ru%ros *+sica . Se o%tiene mediante inspeccin u o%servacin directa de las actividades' %ienes o sucesos # se presenta a través de notas )oto*ra)!as' *r$)icas' cuadros' mapas o muestras materiales. ,ocumental . Se o%tiene por medio del an$lisis de documentos # est$ contenida en cartas' contratos' re*istros' actas' minutas' )acturas' reci%os # toda clase de comunicacin producto del tra%a(o. Testimonial. Se consi*ue de toda persona "ue reali,a declaraciones durante la aplicacin de la auditor!a. Anal+tica. Comprende c$lculos comparaciones' ra,onamientos # desa*re*acin de la in)ormacin por $reas apartados o componentes. /ara "ue la evidencia sea >til # v$lida' de%e cu%rir los si*uientes re"uisitos Su)iciente. Si es la necesaria para sustentar los +alla,*os' conclusiones # recomendaciones del a uditor. %ompetente . Si cumple con ser consistente' convincente' con)ia%le' # +a sido validada. Relevante. Cuando aporta elementos de (uicio para demostrar o re)utar un +ec+o en )orma l*ica # patente.
/ara tener la se*uridad de "ue se si*ue # respeta el pro*rama apro%ado' es necesario e(ercer una estrec+a supervisin so%re el tra%a(o "ue reali,an los auditores dele*ando la autoridad so%re "uien posea e-periencia' conocimiento # capacidad. e esta manera' a medida "ue descienda el nivel de responsa%ilidad' el auditor "ue enca%ece una tarea' tendr$ siempre la certe,a de dominar el campo de tra%a(o # los elementos de decisin para vi*ilar "ue las acciones o%ede,can a una l*ica en )uncin de los o%(etives de la auditor!a. a supervisin en las di)erentes )ases de e(ecucin de la auditor!a' comprende 0 Revisin del pro*rama de tra%a(o 0 :i*ilancia constante # cercana al tra%a(o de los auditores 0 Aclaracin oportuna de dudas 0 Control del tiempo invertido en )uncin del estimado 0 Revisin oportuna # minuciosa de los papeles de tra%a(o 0 Revisin )inal del contenido de los papeles de tra%a(o para cerciorarse de "ue est$n completos # cumplen con su propsito /ara llevar él ca%o la supervisin en )orma consistente # +omo*énea' es conveniente o%servar los si*uientes criterios 0 Ase*urarse de "ue e-iste coincidencia en las l!neas )undamentales de investi*acin en todo el e"uipo de auditores 0 Monitorear constantemente el tra%a(o de los auditores para atender cual"uier duda o aclaracin 0 Revisar el tra%a(o reali,ado # e)ectuar las o%servaciones # a(ustes pertinentes 0 E)ectuar cam%ios en el e"uipo auditor cuando prevale,can actitudes ne*ativas o no se apli"uen las l!neas de investi*acin de)inidas
0 Cele%rar reuniones peridicamente para mantener actuali,ados a los auditores e instruirlos para me(orar su desempe6o 0 El e-amen consiste en dividir o separar sus elementos componentes para conocer la naturale,a' las caracter!sticas # el ori*en de su comportamiento. Asimismo' es de vital importancia "ue la supervisin del tra%a(o contemple 0 ?ue los reportes de +alla,*os cuenten con un espacio para la )irma de revisin del auditor responsa%le 0 ?ue a"uellos documentos "ue no cuenten con esta )irma sean sometidos a revisin # no se aprue%en en tanto no lo autorice el auditor responsa%le. 0 ?ue los papeles de tra%a(o inclu#an las anotaciones del auditor l!der riel e"uipo' para *aranti,ar el contenido de las conclusiones 0 levar una %it$cora en donde se descri%a el comportamiento de los auditores 0 /reparar un in)orme "ue comprenda los lo*ros # o%st$culos encontrados a lo lar*o de la auditor!a
0 Ela%orar una propuesta *eneral en la "ue se desta"uen las contri%uciones esenciales detectadas # el camino para instrumentarlas 3.3 #AM#N
El de los )actores de la auditor!a consiste en dividir o separar sus elementos componentes para conocer la naturale,a' las caracter!sticas # el ori*en de su comportamiento' sin perder de vista la relacin' interdependencia e interaccin de las partes entre s! # con el todo' # de éstas con su conte-to. 3.3.1 'ropósito
Aplicar técnicas' an$lisis procedentes para lo*rar los )ines propuestos con la oportunidad' e-tensin # pro)undidad "ue re"uiere el universo su(eto a e-amen' # las circunstancias espec!)icas del tra%a(o' a )in de reunir los elementos de decisin ptimos. 3.3.2 'rocedimiento
El e-amen provee de una clasi)icacin e interpretacin de +ec+os' dia*nstico de pro%lemas' as! uno de los elementos para evaluar # racionali,ar los e)ectos de un cam%io.
