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Administrativos.
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Antecedfmtes academkos de los autores
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Juan Jose Gilli
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Tecnicas & Aplicaciones
Doctor en Ciancias Econ6micasyUcenciado an Admlnistrad6n (U8A) can especlalizaeionas de posgrado en lamas de'pedagogfa y psicologfa social. SiJbdi~ rector del Departamento de Administraci6n y Protesor Asociado a cargo de la SlI Catedra de Estructura y ProCeditnientos an la Facultad de Clandas Ec6inlcas (UBA). Profesor Titular y Coordlnador Acadamico en la maestria de Economfa y Administraci6n del ESEAOE. Presldente de la Comisl6n de Estudlos de Admlnis~ tTaci6n dalConselo ?rbtesional de Ciandes Ec6nomlcas.
JUAN Jd~E
Angel Oscar Arostegui
GILLr':
ANGEL O. AR.OSTEGUI .INEs DOVAL DE 'ANTOINE i . ANTONlOiFOVAKIS ALEJANDRA S. IESULAURO
Ucenciado an Admin'lstraci6n y C&ntador Publico (UBA); cursala carre ra de posgrado en Adm!pistraci6n Rnanelara an la mlsmaunlvarsidad y ha reallzado cursos deaspeclallzaci6n docante. Profesor Adjunto de Estructura y Procedlmienlosen la Facultad de Clanclas Econ6micas (USA) y Profesor As~
clado de Teona de la Administrae!6n en.la maestria de Derecho Empresario del ESEADE. ~-", .
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.mes Maria Doval de Antoine Ueenciada an Admin/strad6n (UNR) y Contadora Publica (UNL); agre
sada como Docenta Autonzadade la Carrera Docenta de la Facuttad de Clen
des Econ6mlcas (USA) y cursa actuaimente el Doctorado en Clendas Econ6 micas en la misma facultad. Protesora Titular de AdministraciOn en la Universi
dad Naclon~1 da Entre.RIos, Profesora Adjunta de Estructura y Procedimientos
, en l.a.USA yCoordiflado~ (j~ A~ign~ura en e!.lNADH. .
Antonio Fovakis .
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Uceneiado en Administracion y CQJ1!~dorPublico (USA):profesor Ad
junto de Estructura y Procedlmientos en la'FacuHad deClencias Economicas
(USA), Profesor As.ociado snla Carrera de Posgrado enSindicatura COl1cursal de la misma facultad y protesor Titular de Teana de la Administraci6n en la Maestria de Deracho Empresatio del ESEADEj:,Micapresidente de la Comisi6n de Estlfdios' an Mministraci6nc del Conssjo Prtifesional deCiericias Econ6micas .
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Ucenciada en Adminlstraci"!1 egresada.dela Faculti'ld de CienclasEco namicas (USA) donde ha realiiadocursosde especializaCi6n docente. Profe sora Adjurlta de Estructuray Procedimientos en la Facultad de Ciencias EcO namicas (UB.'\), colaboradora del Instituto.de Investigaciones A,!:tminlstrativas de la misma facultad y Jeta de TrebaJosPracticos de Admlnistraci60de Recur sos Humanos y de Estructura de la Organizaciones en laUnivsFSiclad Teenologiea Nacional ~ Regional Buenos Aires. . .
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Alejaridr~ Susana 'esulauro
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MOdulo!
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.TE CNICAS
Unid~d 1. EI enfoque desisteI1las ...............................
. , ). D~fefentes 'aspectos defenfoque d~ siste~ilS 1.1. Un nuevo paradigma,' J.2. Una teorla 1.3. Unametodolog(a de la administraci6n.
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ae la '. orgcmlt.ad6n" . ....'
15 15
2. El aporte ala administraci6n.".,:,... ;~ ... ~ : ...... , . , , .. , , .. , 21 2.1. Definici6n,de Umites;2;2.'Foc~lizadt5n..el{ los objetivos; 2;3. EstructuracMn de.lossubsistemas;'2A.' EvaluaCion del desempeiio; 2.5. Direcci6n y diseiiO de sistemas. . " ..;, ...... ' ,'," ••.•.•.. , i . ' i,........... ·'" . ' . 24 . "3 ". Algunaspar'ad' Ojas.••.•• ,...,.•.•••.•. ~.. Para su autoeyaluaci6n . '.' .... ~ ................. ,' . ." •..':. ',' 25
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Unidad 2. Sistemas admiru,strati"{os ••.•,.; •• '.' '_.~ ":'" .'~ •• ",•.•.•. ,; 27 ' . dm~strativ9: ,'. " . ? ... ;~ ...,.,.~... ,.~' '...;...... '.; 27 1 Qu,eesunslstema~ .,:".l,
1.1.El concepto; 1.2. Los elemintos. . . . , .<.' fu .. . I?' " '.. . , ' . ,... ..... 30 2 . l, QUc. nCIOne;s. Cll1'JlP e.,. ',' . ',' .•..• , .. ', •.. ,.;... , .'. , •..... 2.1. Hac~r l~ c~s~ q~e·s~' ckben'ha~er; 2j. lxz'relacion cos/o. ;, 'beneficio; 2.3, El control intl!mo,: 2.4. Los. requerimientos de. . fonnacioil..' . -, <,
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4.l?am suautoevaluaci6n ., , ..... , ......•............ , : ';' . 40
Sistemas Administrativos
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Sistemas Administmt.ivos 3. Normas de
Unidad 3. Metodologia de ~ruis!s , •••••••••"': ••••••••••.•••••• 43 1. E1 recurso del metodo ",.............. ................ 43
2. Una metodoiogia tradicional ........................... , 45
J: '.4 . In !or.maClon
5. Para su autoevaluaci6n. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 57 Unidad.4. Herramientas usuales ................ ~ ............. 59
1. Del uso de herramientas ............................... 2. Cuestionarios ................ _........................ 3. Diagramas ........... ; ... '.... -. ....................... fl: Dkl.gramas de programaciOn; 3.2. Diagramas de representaci6n. 4. Manuales",~· .. -~ .......................... " ............ _4.1. Pautas para La elaboraci6n de un manual de procedimientos. 5. Para su autoevaluaci6n .......................... : ..... ,
59 61 64
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para el movimiemo de especificas del subsistema .. , .. ., •......•.. " ... .
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3. La'perspectiva dela reingeniena ......................... 50 4. An8.1isis comparativo . . . . . . . . . . . . . . . .. ................ 56
i'io.71'!:lS
Pagos.
Etapa I: Definicion del plan de trabaja. Etapa II: Relevamiento. Etapa III: An(llisis. Etapc, rv Disefia. Etape v: Implementaci6n. Etapa I: MovilizaciOn. Etapa II: Antilisis. Etapa 1lI: Selecci6n. Etapa N:. Rediseiio. Etapa V: Implementaci6n.
.",.,.,. " ........ , ..... ·.... 107 de ::r;Jl!ro( inYerfio
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Unidad 5. Subsistema de Compras .••••••.••..•.••••.•.••.•.•• 83· 1. Alcance.... :.; ......................................' .- .. 83 2. Modalidad~s . ; .....•. ~ ................................ , 84 3. NQrmas especificas de control iritemo '. ;: ..... : ............ 85' 4. Informaci6n gerenciaJ ....... ; .. , ... " ................. " 88 5. Descripci6rrdelsubsistema ............ : ... ". : .......... 88 5.1. Diagrama global; 5.2. Descripci6n de los m6dulos; . 5.3. Ejemplo de 'un circuito de Compras. . 6. Para su autoevaluaci6n ............. ; ......... ., ....... 101
. Unidad 6. Subsistema de Pagos ... ~ ............. " ........... 105 1. Alcance ............................ '.' .... : ....... , ... 105 2, Modalidade_$ -........................................ 106 ,:~
111
......... ,......... :·...... 112
5.1. Diagrama 5.2. Descripci6n de los m6dulos; 5.3. Ejemplo de un circuito depagos
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'·6. Para su autoevaluaci6n ...... , ......................... 120 Unidad 7. Subsistema de Produccion ...•••.••.•••..•.•..•••.. 123
1. Aleance ............... , .•. -. ................ ~ ........ 2. Modalidades ................................. : ...... 3. Normas especfficas de control intemo .................... '4. Informacion gerencial ................................. 5. Descripci6n del subsistema ...... , ...................... .
123 124 125 127 127
5.1. Diagrama global; 5.2. Descripci6n de m6dulos; 5.3. Ejemplo de un circuito de producci6n. . .
6. Para su autoevaluacion . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 Unidad 8. SlilDsistema de Ventas .••...•.. 139 1. Alcance .......................................... '. 139 2. Modalidades ... ,' ............................ : ..... , . 140 3. Nonnas especificas de controUntemo .. '" .. , .. , .. , , .. :: . 141 4. Informacion gerencial ... , ................, ... ' ......... 143 5. Descripci6n del subsistema: , .................. , ... " ... 143 0
. M6duioU SISTEMAS APLICADOS
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.·5.1. Diagrama global; 5.2. DescripeiOn de los mOdulos; 5.3. Ejemplo de un circuito de venta a credito. .
6. Pal'a-'Sll autoevalq,aci6n .... ~. ~ ..... , . , . , ................ 152 Unidad 9. Subsistema de Cobranzas ••••••••.....•••.•• 155 1. Obj~tiv~ y :~lcance ............ , : ....................... 155' 0
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2. Modalid~des ........................................ 156 3.Nofmas de'control intemo ... '" .......... , ... " ...... , '. '158 3.1. Normas de control interno generales para el nwvimiento de Jomios; 3.2. Normas de control intemo espedficas del subsistema "'," ..' . de Cobranzas.
4. Informacion gerencial ................................. 160
10
Sistemo,s Administratlvos
5. Descripci6n del subsisterna ........................ ; .. : •. 161 5.1. Diagrama globaL 5.2. Descripci6n de los,m6dulos,' 5.3. Ejemp[ode un circuito de cobranzas 6. Para su autoevaluaci6n ......................... ; ... '., .. 170 . ! •• ,
Unidad 10. La infonnatica y los sistemas administrativos.:. •• ~ •• 173 1. La tecnologia informatica...... , ............ '. . . . . . . .. .. 174 2. El impacto de la infonmitica sabre los procediritientos' . ,
adrninistrativos .................... , ~ . ; .... : .. . . . . . . .176 3.l,C6mo se modifican los subsisternas basicos? .. '.' . ",' ... , 178 3.1. Subsistema de Compras; i2~ Subsisiema ie Pai~s: }3;Sub~ .
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Presentacion
sistema de Produccion; 3.4. Subsistema de Ventas; 3.5. Subsistema de Cobranzas. ." ,
4. Lecturas .. ': . , ............ .' " .. .' ...... ':, ......:.. '" .. '," ...... 185 5. Para su autoevaluaci6n ............... ; ........•........ 187
Ape~dice 1. Procedimien~os Administrati~Os •.
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. ,,' NormaIRAM 34501 (octubre 1984). Simbolos para la representaci6n gr8.fica ..... " . ". " .. ',' .. , .;.~ 189 O. Normas por cOnJultar; 1. Objeto; 2. Condiciones generales.
NonnaIRAM34502(setiembnd985}.:, : ". .Tecnicas para la representaci6n gnffica ........ , ............ , 192 , O. Normas por cOnJultar; 1. Objeto: 2. Condiciones g'eneraies..
Norma !RAM'34503 (mayo de 1974): .' , • Lineamientos generales para el'disefio de furmulari6spam Iii , representaci6n gnlfica.......•.........:'; . , i ••• :"" , ••• : O. Normas par consultar; 1. Objeto;
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199
Condiciones generales..
Nonna!RAM 34551 (diciembre 1986). Manual de procedimien~ tos administrativos. Contenido y presentaci6n ..... :.' ...•... : ... 201 o. Nor-mas por consultar; 1. Objeto y alcande;: 2. Dmtenido del·· manual; 3. PresentacioTi del manuaL
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Apendice 2. Regimen de facturacion y R.egistracion de ,opera~ones.~ 205 •
Apendice 3. Aplieacion
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de las berramientas a ,una sitwlci6n~~fU1ar,213 . ..
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och~nta'<:
, Julian Marias declo, a poco de cumpUr sus alios, que los proyectos son Ia vida. En esesentido, este libra es ademas un proyecto compartido por u.n equipo 'quetrata de volcar en el su experiencia projesionaly especialmente su trabajo docerl.te en 'La C6.tedra de Estructura y Procedimientos de l,a Facultadde Ciencias Econ6micas de la Universidad de Buenos Aires. . La concreci6n del prop6sito enunciado se orienta hacia tres objetivps centrales: 1) Integrarse al proyecto Hemandarias' de Educaci6n a Distan cia, como texto comun de las distintas carreras tecnicas. 2) Cubrrr un vacfo bibliografico sobre el tema de ~istemas ministrativos, especialmente sobre los aspectos tecnicos y la ejemplificaci6n de sus aplicaciones. "I'frJ. ~) Servir co,!,~ .una ~u£a de ~opractico para aquellos fj,u,e .' traMlJan en el analzsls y aZ'senq de SIstemas. No pretende ser la uit!, ma palabra, solo intenta ser un aporte tecnico. En cuanto a los contenidos del libro, podemos decir que el analisis y diseiio de sistemas administrativos constituye una activi~ dad muy difundida en nuestro medio, aunque no siempre adecuadamente comprendida y valorada en sus aspectos metodo16gicos. La irrupci6n de la computaci6n crea en mucho! la idea mtigica de que su potencialidad permite, por sf sola, resolver todos los problemas y lograr una administracion efectiva y eficiente. asegu"
12
FUNDACION UNIVERSIOAD A DISTANCrA"HERNANDARIAS·
rando ademas informacion confiable y oportuna para la toma de decisiones. La realidad, por cierto, dista mucho de esta creencia. Los resultados de los procesadores electronicos 0 humanos dependen del programa que utilizan y estos no pueden definirse apropiadamente sin un reconocimiento'metodico de la empresa y de sus problemas. En este·ultimo proposito se centra el desarrollo dellibro, que se ha organizado en tomo ados modulOs tematicos: En Modulo I, l?ajola denominacion:de Tecnicas, se intentara, partiendo· de fa perspectivadel enjoque sistemico, caracterizar a los sistemas administrativos as( como la metodologia y las herramientas disponibles para su aiuilisis. El Modulo IL Sistemas Aplicados, nos propondra la aplicacion prtictica de las tecnicas ya aprendidas a los cinco subsistemas btisicos de toda empFesa: las compras, los pagos, la produccion, las ventas y las c~branzas. . Por ultimo, creemps que la expectativa y el esjUerzo puestos . en este libro estarian iampliamente recompensadas, 'sf el.lector encuentra en el un elem,ento utiZ para s~ desarrollo profesionalyde ap/icacion al mejora~iento de lao re;alidad administrativade empre"sas e institucionesde oSu m(!.dia. .' ..' . . I
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Juan Josl Gini
MOdulo.!
·TECNICAS
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Este M6d!,1lo tiene como· objetivo lograr un acuerdo acerca del concepto de sistemas adrninistrativos· para, a partir de allf, conocer la rnetodologfa y las herrarnientas disponibles para su ammsis y diseiio. El desarrollo del modulo respondera a la siguiente estructura: La Unidad I, EI enfoque de sistemas, se inicia con e1 analisis del enfoque de sistemas desde una tripleperspectiva, como paradig- . rna cientIfico, como teorfa de la organizaci6n y como metodologia. de la adrninistraci6n. La Unidad concIuye con un resumen de los principales' aportes de este enfoque a la Administracion, que tiene el objetivo de fijar conceptos y precisar terminos que se utIlizaran en el resto del libro. En la Unidad 2, Sistemas administrativos, se da respuesta a las preguntas l.Que es un sistema administrativo y cuaJes son sus funciories? Esta ultima pregunta nos neva a tratar los conceptos de eficacia, eficiencia, control interno e infonnacion gerencial. La Unidad termina introduciendonos en la tarea del artalista administrativo. La Unidad 3, Metodologia de. analisis, tiene la intencion de proporcionar una gufa practica para el analisis de sistemas administrativos. A tal fin se presentan dos,programas de trabajo, uno planteado desdeun enfoque tradicional y otto desde una perspectiva de reingenierfa. . Con la Unidad 4, Herramientas usuales, se cierra el Modulo presentando algunas de ·las hyl!amientas mas comunes para realizar las tare as previstas en elplan de trabajo del analista; es decir: cuestionarios, gnificos, diagramas y manuales.
EI enfoq~e de sistemas
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1. Diferentes aspectos del enfoque' de sistemas Antes de adentrarnos en el tema, tomemoscomo referenda provisoria la definici6n eorriente de sistema como conjunto de elementos relacionados, donde los elementos .pueden ser objetos, per.son as 0 eonceptos y tambien distintas eombinaeiones entre los tres . eomponentes. Sobre la teorfa que se oeupa de los sistemas, dice Van Gigch (l981) "euando hablamos de Teona de Sistemas a de Enfoque de '... Sistemll$, podemos referimos a muchas casas", entre atras, a un
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aquel1~
or de' que nada mas pnktico que una buena teo,.,ria, cornenzaremosnuestro trabajo, que trata de tecnicas y aplieaciones, hablando de la teorfa de sistemas. Pretendemos preeisar su a1eane~ y ver emil es su aportea la administraeion y en particular a nuestrotema de sistemas administrativos. '. '" A partir de aquf, avanzaremosen las Unidades 2 y 3 sobre el coneepto de sistema administrativo, y en la metodologfa para su anaIiSis.,:'
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'Unidad 1
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EL ENFOQUE DE SISTEMAS 16
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FUNDACION UNIVEASIDAf)AG/STANQJkWcRI\JANDARIAS~'·
nuevo paradigmr:tdentfficr\. a una teona de la organizaci6n 0 a una metodologia de ,,,jmimstraci6n.
l.L Un nuevo paradigma O:lf£ienzaremos Ihablando de iaTeorfa de Sistemas como un .nuevo paradigma eientffico, y para ella tenerr"o::; ;·c.:rerimos, concretamente, a la teoria general de sistemas y buscar sus antecedentes en los trabajo~ de Von Bertalanffy a partir de 1920, y fundamen~i11rriei\le 11]30, C'i.:ianao pace su propuesta de un enfoque que abarque el estudio de los tern as eomplejos. Estas ideas toman forma en 1954 cuando Bertalanffy junto con Boulding, Rapoport ,y Gherad eonstituyen la Society for General Systems Theory, que tendril como objetivos fundarnentales la investigaci6n de iSOIIlorfiSJI10S entre 90nceptos y; teorias de distintos campos del conoeimiento; el desarrollo de modelos te6ricos para . aquellos campos del conocimiento que carecen de elIos (especialmente las ciencias sociales por sus problemas de cuantificaci6n) y por ultimo; la unidad de la cienda, es decir 10 que Van Gigch llama definir un "orden de 6rdenes" 0 una "ley de leyes". . Cuando Van Gigeh estuvo en la Argentina, en 1982, hablaba de una "metateona cientifica" y hacia referencia a la teona general de sistemas. ..' . . ' Veamos cuaIes son los. conceptos distintivos 0 basic os de esta . teona general de sistemas: . _ Interreldci6'le in.terdependencia ·entre· los elementos del sistema: los elementos no relacionados nofonmm parte del sistema. Siconsideramos· unsistema:.eI1.1presa, por ejemplo; es facil advertir la iriterrelaci6nque existe entre vetltas y producci6n,o enu-eproducci6n yfinanzas.· ...... . _ Totalidad: podrlamos llamar a este concepto de totalidad ;"gestaltico'\en .tanto enfoca a~ sistema complejo. como una totali· dad yno trata de inf~rir hip6tesis 9 de proponer soluciones a partir . de una parte del siste):na 0 de un problema concreto. .. . ·-·Teleologia: es decir, que· los sistemas buscan objetivos im.: plicitosy estos objetivos tienden ala supervivencia'. Todos los s!ste.. mas incluyencomponentes que iriteractUan, y la interacci6n hace . que se alcance algun~a meta, un estado final 0 una posici6n de equilibrio.. . . . . '-Existencia de ciclo:que tiene que vcr con insumos, procesbs·y productos. Esta referido· a materiai; primas;'mano:de obra,
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dinero e infomnicion.que ingresan, suffen una transformaci6n dentro de la organizaci6n.y vuelven a salir en tenninos de productos, de servicios, de pagos, remuneracices ~'1tereses, etc. Este es. el cicio 2;f::tividade. ilecesarias para c:oLsecuci6n de:las metas, - Entropia: este concepto que en los sistemasflsicos los elementos, si no se mantlenen ordenados, tienden a1 desorden. En este sentido los sistemas compleJos, los sistemasisociales, tienen Ia posibilidad de mantener elorden mediante la inoorporacion de energia. . ii , i . Cuando hablamos de incorporaci6Ii' de energia. est amos refi~ . riendonos a la incorporaci6n deinformaci6n acercaqe]os resultados de sus actividades queJe permite realizar aJustes ycorrecciones. ; i Ii .. _1. Jerarqu(a ydiferenci{lcion: elterrhino ierarq~fa impJicani. veles pe sisteinaso sub.sistemas. Por ejeipplo, ten~1ll0s un primer nivel que es el de la empresa global y despues podernos diferenciar subsistemas en un .segundo nivel; comopocirian ser ;108 de comerciali~acion, producci6n, fina.nzas, administrad6n de, personal. A su vez, pbdriamos establecer uri tercer nivel de·sribsistemas dentro de cada una de esasareaS: Sj tomamos· ventas:teruiIfrurtos irivestigaci6n~e mercado, operaciones deventas, sf)rviciqs a!diente~, publiCidad,letc. . .. . . . . . ':.' . ..... ... 1 .' ... Tambi6n tenem08 un concepto de. difereriCiaCiori para el curu sirven, los ejerriplo·s que hemosdado, d·onde los subsistemas tienen .que ver can· areas de especialidad,con· funeiones diferenciadas. .; _I Regulad6n o· control porretroacd6n:el conceptb de retracci6ti, oretroalimentaci6n tiene que vet, c0111a infQtmaci6n aeer'ca de)as salidas·que va a permitir ajustarel comportarniento de Ia . empresa. paraellogrode·los objetivos. Esto iinplica;JoqIlular obje: tivos y planes para cumplirlos; eI l::ontrol nos permitira deterrninar . desvfds en la ej~
1.2. Una teoria de la organizacion <
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. . Si pasarnos ahora a analizar el eQ.foque del sistema como una teoriaacerca deJas prganizaciones, tenemosque referirnos a: la evoIuci6n' de los .modelos sabre Ia org~izaci6n. En primer lugar, ten·driamos· elmodelo formal 0" modele mecanlco que coincide oon .el . enfoque chisico centrado· bcisicame.nte en la divlsi6n de tareas por especialidades y la estructuradon de la organizaciqn de acuerdo con ciertos principios "cientfficos", ·.i~!j~t,H{'l
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FUNDACIONUNIVERSIDAD A OISTANCIA uHERNANDARIAS'
EL ENFOQUE DE SISTEMAS
Para los clasicos, el modelo fonnal va a permitir predecir el comportamiento de los participantes. Cuando estamos hablando de este enfoque aparecen Taylor, Fayol y sus seguidores, pero tambien Weber,porque en definitiva su modelo burocratico es un modelo basado en Ia forrnalizacion para lograr el control del comportamiento. Las disfunciones del modelo Weberiano, advertidas por Merton y Zelznick, provocanla reaccion contra el modelo clllsico desde la perspectiva de la socio\ogia a partir de E. Mayo. E! segundo modelo, Hamado organicista, tiene que ver con el enfoque sociol6gico de Parsons y Homans que tratan deestudiar la organizacion a partir de una nueva analdgfa biologica. Parsons habla de un mecanismo de homeostasis, mecanismo que incorporado a las organizaciones sociales les perrnite 10grar ---como a los organismos. vivos- una estabilidad y perrnanencia a traves del tiempo. En cambio, Homans ya habla de un concepto de equilibrio pnictico tal vez mas parecido a]concepto de la teona del equilibrio de Simon donde la subsistencia de la organizacion depende del balance de compensaciones y contribuciones. . Y, por ultimo, tenemos el modele de sistemas, que nos va a proponer una vision distinta dela orgapizacion,sobre to do en cuanto aesta situacion de equilibrio ode autOlnantenirriiento. SegUn este enfoque las organizaciones son sistemas caracterizados por condiciones de: - CompZejidad: aquf debemos hacer referenda a la escala de sistemas de Boulding,donde ios tres primeros niveles de complejidad estan referidos a sistemas f1sico-mecanlcos, los tres niveles siguientes a los sistemas bioJogicos y sus tres niveles de mayor complejidad estiin:constituidos por el sistema humano, el sistema social (niveI 8, donde encontramos a las organizaciones) y los sistemas trascendentes. - Artificialidad: es decir que'la interaccion. entre los cornponentes del sistema (personas, recursos ffsicos e informaci6n) no son relaciones naturales, sino relaciones deliberadamente disefiadas par el hombre. Esto nos acerca al concepto de Simon de la administracion como ciencia de 10 artificial, como ciencia deldisefio. .- Aperiura: esta condici6n se refiere al intercambio dclico de energfa con elambiente, .<1: traves de la secuencia entradas-proce-
sos-salidas y realirnentacion que pociriamos graficar de la siguiente manera:
18
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Trabalo
. '. Materia prima Teenologla Capital
I
Mercado Productos
Empresa
Mercado Insumos
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~'--.-... ".i Entrada :_.: Pfoces. 0 ,--j Salida
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Productos Servlcios
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,,_ Aetroalimentaclon El sistema est a en .relation con su medio ambiente, pero Lque
vamos a entender par medio ambiente? No podemosutilizar una definicion simplista de ambierite como todo aqueUo que no pertenece al sistema. Schoderberk (1984) establece dos condiciones . . caracterizar al ambiente: 1) Que este constituido por variables no controladas por la Ofganizacion .. _ . 2) Que los factores que constituyen el ambiente sean relevantes para la organizaci6n. _ ~ Y curu es la linea divisoria 0 lImite entre la organizacion y su ambiente? Aqui parece apropiada Ia referencia de Katz y Kahn (1981) quienes definen ellfmite como la zona donde el intercambio de energia es mas bajo que en el resta del sistema. Si volvemos a nuestro gnifico, tenemos mano de obra, materias primas, tecnologfa y capital como insumos que la organizaci6n requiere de su amhiente y, por otro lado, un mercado constituido por la poblacion en general y. mas especfficamente, por clientes y competidores, hacia el eual se dirigen las salidas de productos 0 servicios. . Es decir que del ambiente, considero como componentes relevantes :para el analisis, aquellos que inciden sobre el funcionarniento del sistema. -lntencionalidad: significa que la organizacion funciona en torna de determinados objetivos y sus actividades tienden a laconsecucion qe los mismos. Los objetivos sirven de orientacion al comportamiento y la informacion acerca de su cumplimiento nos
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FUNDAC!ON UNlVlERSJDAD A.DfSTANCfA 'HlERNANDARIAS' .'
. peITIliteun controi po;' retroalimentaci6n . mantienti;;;;1 miento del de acuerd.ocml 10 planeado. El tema 12.retroalimentaci6n da origen bernetica como. 1m desprendimiento de la mas. Tenemos U:2 mecanismomucho mSs home6s':&Sls !,"J.dodologfa de la admiS'tistracion
el
Ahoraque significa. enfoquede sistema como una metodologfa para Aa adrninistraci6ri. Elconcepto desisterna se opone aJa ensefianza tradiciooal de la administraci6n ya' que privilegiaelconocirniento del sistema toial antes que la bUsqueda del funcionarniento de las partes. . . . Usando las palabras de Yafl. Gigch ~lrfamos que'existe una rnetodologfa de disefio ge sistemas que se. opone a la metodologfa tradicionalde mejoraIDierito de sistemas. Lasprincipales diferencias siguieritecuadro: entre a.mbos enfoque~. puedensintetizarseenel . '. .. .
EL ENFOQUE DE SISTEMAS'
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::structurales, hacemos ~eferenda a uenen ClUe ver,con la distribuci6n de (..!.Ujj,,,,,,.>O.,·., nos referimos al ci~;l
problema y
,=,.i:;;-;-(_liran su resova ahlslar, sino
emasls en
relaciones.
en el enfoque.tradjciomUI estan mal
, 'Ib" qi,pUeSltOs; un ppros o~etivos. . . .,'. En cambio, en el enfoque de sistema importan los! objetivos de los subsistemas, pero tambien su relaci6n con los objetivos del sistema mayor. . .. . En cuapto al·. resultado de ios: dos enfoques. podrilimo~ decir que eltradicionalnos permite-una mejorfadel sistemaexistel'ltej' en cainbio, elsisternico nos proporciona el disefio de un nuevo sistema..! 1.
2. EI aporte' a la administracion • Vision
• Interes . • Metodo • Objetivos .
• RtSultado
Mejorfli del sistema',' ...
. . Para,precisar elcontenido delcuadrQ, podemos/agregar 'que, en el primer enfoque,~a vision es introspectiva,: haoiael interior, ha.. . . cia elsistema que se analizara. . , . EI enfoque sisremico, en cambio, requiem una comprenSi6n en . relaci6ncon sistemas\mayores externos a este;Javisi6n,entonces, es extropectiva. ' . . '. EI int"eres drilenfoque tradicionai esta puesto en las 'causas' de los desvios'o eirores, mientras que en el'enfoque de sistemas el interes estapuesto en los aspectos estructurales y. de proc~c;>. CU3,Qdo r· . '.
Luegc;> del anruisis de los ires aspectos del enfoque desist~mas . podemos decir que;.auo cuandQ lapretenci.6n de la Teorfa de Sistemas como imetateonafcientlfica (Ley db. Leyes)' ha side a~imdonada, es innegab~e que la. misma ha s~gnificado un" cambio de iparadigilla para la Adx;mnistraci6n ..' . . . . ' . ' ., . i· 1 . Esto' se advierte.cIararnehte cuando vemos lasorganizaclones a partir del modelo. sistemico ' 1 tambien cuando utiliZamos la metodologia deidisefiode,sistemas para -definir estructuras 'Y, procedi:' mientos. . . ' ," . '., ,• • CUaJl'dohablarriosdelrnodelo.de ot~aniz",ci6n'Segdn sistemas vimos c6mo, red~napartir del mismo, se puede aprecia!r la'com.: . . . plejidadde'iloque debemos admirtistrai. . Desde la' perspectiva' metodo16gica, 'resultam litil. resenar los principaleSiaportes de'la teona de sistemas al administrador, que se '. ,. refierena las sigliientes areas:' ...
2.1.' Definici6nde l!mites El sistema que se aniiIiii riotetmina cuando se han identificado:todos los elementos de una organizac!6n. Los limitesique sepa-
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FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A D/STANCIA "HERNANDARIAS·
ran al sistema de su ambiente no siguen las lfneas estabJecidas en un organigrama; el sistema totalcomprende todos los sistemas que se considera afectan ose yen afectados por las entradas y salidas de organizaci6n. Por exclusion, el media ambient~ se estructura con todos los elementos no incluidos en el sistema total, es decir aquellos sobre los cuales el que toma las decisiones no tienecontrol. . Esta conceptuaHzacion libera al administrador de encarar. su tarea desde un estrecho punto de vista funcional y, de hecho, 10 obliga a considerar otros sistemas. que son entradas 0 salidas para su sistema. Los proveedores, los financistas, los consu]tores, distri buidores, etc. son extern os a la empresa pero afectan su funciona mien to, y serequiere su cooperaci6n. . .
2.2. F ocalizaci6n en los objetivos El establecimiento de lfmites esta unido a la necesidad de de terminar metas y objetivos.La. tarea del administrador consiste en comprender nos610 los objetivos, sino tambien la forma en que se integran en objetivos mas amplios que convierten ala organizacion -. en un sistema.· . .. ". Tratar a las organizaciones con referencia a su medio ambiente -el enfoque de sisteI11as abiertos- implica una superaci6n clara del tradicionalmente aceptado y bien defendido enfoque de la orga nizaci6n como un sistema cerrado. Desde la nueva perspectiva, el adminlstrador debe conciliar los objetivosde la organizacion con las demandas del contexte: ac ciomstas, acreedores, elientes, proveedores, sindicatos, competido res, etc. y establecer 1a contribuci6n de los distintos subsistemas para ellogro de los objetivos del sistema total. . Cuando considerarnos el problema de de~errninaci6n de objeti vos debemos tener en cuenta que: • Al ampliar nuestra vision, abarcando nuevos subsistemas los objetivos cambian, seguramente se amplian y min pueden mostrarse contradictorios con los anteriores. • La fijaci6n de objetivos esta relacionada con los diferentes criterios seg6n los cuales losparticipantes juzgan los logros de un sistema, raz6n por la cual eladministradordebe obtener consenso suficiente para hacer viable a la organizaci6n.
EL ENFOQUE DE SISTEMAS
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2.3. Estructurad6n de los subsistemas Una vez que se .han identificado los objetivos, pueden agrupar se: las actividades que buscan objetivos comunes 0 que se refieren a funciones relacionadas. A partir de alIi, se estructuraran,los subs is temas de una manera coherente, concentrando la atenci6n enla in terrelacion de las tareas que deben llevar a cabo los diferentes nive . . les y sectores dela organizacion. Mas especificamente, el enfoque de sistemas hace posible aprovechar la especializaci6n en el interior del sistema y de los sub sistemas, pero destacando a1 disefiar las subunidades que componen 'la organizacion, que su prop6sito es satisfacer los requerimientos . del sistema total. . En el mismo sentid6, Drucker nos propone tomar en cuenta los objetivos para determinar cuates son las actividades fundamentales de una empresa y tambien para clasificar las actividades' segl1n su contribucion. De est a manera, diferencia ·las actividades de direc cion, las que contribuyen a resultados, las de apoyo y las de mante nimiento interno.
2.4.·Evaluat:i6n del desempeiio A partir del concepto de entropia, el enfoque de sistemas defi ne un proceso de retroaccion 0 regulaci6n queptoporcionara al ministrador la informacion necesaria para el control. Cuando hablamos del ciclo insumos-procesos-salidas y retro alimentacion nos estamos refiriendo a la evaluaci6n de la eficacia organizativa pero, tambien, ala evaluacion de cada uno de los sub sistemas que la componen. Si bien el modelo de logro de objetivos puede ser cuestionado por partir del supuesto implfcito de que las organizaciones tienen objetivos_y que estos son identificables, 10 cierto,es que en la prac tica la fijacion de objetivos y la evaluci6n de. su cumplimiento son un hecho comente de ~~ena administraci6n.
2 ..5. Direccion y diseiio de sistemas Sj bienel termino administracion abarca tanto las funciones de planeamientocomo las de organizaci6n y control, muchas veces se estab1ece unachira separacion de la fund6n de disefio de sistemas. No se puede distinguir a1 diseftador del administrador, debido a que\as decisiones tomadas par uno afectan directamente al otro.
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FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTAt;JC/A -HERNANDARlAS·
El disenador no puede separarse de las .f~ses de plat;eamiento y operacion deJ sistema y, a Stl vez, el admlUlstrador se mvolucra en el diseiio cuando detennina los objetivos y alcances del sistema y cuando asigna los recursos, 'Obviamente, eladministrador y el diseiiador trabajan en pas del Inismo conjuntode objetiyos, aun cuando su punta de vista pue diferir enenfoque y metodo, ya que generalmente sus funciones ' se asignan adiferentes personas separadas por tiempo yespado. Con el enfoque de sistemas se busea minimizar esas diferen cias ya que se con~idera que ambos toman decisionesque deben optimizar el s!~te:.ma totaL En la pnktica, la .t~nden.cia es que todo proyeeto'de dlseno tenga como hder aladIDlnIstratiyo responsable del sistema y que el analista actile como soporte: tecnico y cataliza dor de; la tarea.
3.. Algunas ~-=a=do..=...jL:.:a=-s_ _ _ _ _ _ _-,--_ Hemos visto qtt e Ja contribuci6n delenfoque sisternico a la pnktica del administrador es significativa, especiaImente en 10' que se refiere a la tarea de disefio, que es el tema central, de estelibro. Pero no parece propio terminar esta Unidad sin mencionar dertas paradojas que algunos autores encuentran en este enfoque y que re . seiiaremos muybrev~mente a continuacion: ," - ComplejidadfversUs simplicidad:' . esta paradoja se refiere a que, aun concibiendci a la organizacion como un sistema complejo, muchas veces estamds tentados a actuarsobre el sistema desde un enfoque 'simplista pot el uso deUrecetas" administrativas, oporque debemos tomar decisiones parciales por cuesti6n de tiempoo de economia de recursos, perdiendo de vista elsistema total. . ~ Orden versus desorden: la teona de sistemas "elorden de ordenes" propone un imodelo de funCionarniento de la organizacion . en torno a determinados: objetivos, 10 que'tambien supone -como acabamos de ver- retroalimentaci6n de infonnaci6n' para el con trol del desempefio. Sin embargo, sabemos queen la realidad rnu .,' ' . ' chas veces coexisten d orden y el desorden. Tendernos a pensar que el des orden ~y aun el caos- no son administrables, pero para muchos autores son administrables, aun- " que de una manera distinta a la que estarrios acosrurnbrados. . ~ Optimizaci6n versus suboptimizaci6n: la bUsquecla del opti mo parece posibl~ en iun sistema orientado por objetivos y con in,
EL ENFOQUE DE SISTEMAS
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formaci6n para la autorregulaci6n, pero resulta util para superar la paradoja, ila propuestade Thompson de diferentes grados. de apertu " ra del sistemasegtill el nivel de la organizacion. ASl, cuando focalizamos en el nivel de direcci6n, estamos en frentando'la incertidumbre del ambiente y debemos pensar en la Of gartizacioncomo 'un sistema abiertoy en deqisiones satisfactorias. En cambio, cuando consideramos los niveles,Operativos; la incerti dumbre ha sido acotada por las decisiones de los IDvcles poHtico y gerehcial y, por 10 tanto, podnamos pensar en decisiones 6ptimas propias de tin sistema cerrado. - Adap1aci6n versus autoorganizaci6n:iel enfoque sistemico supone que la organizaci6n se adapta a loscam,bios que fIe exige e1 contexto a traves de 1a retroalimentaci6n. Etkin (1989) dice que las organizaciones no estlin adaptandose permanenternente a los crun bios que les e~tige el contexto, sino que tienen sus propios mecanis mos de regulaci6n. sus propias leyes de autoorganizaci6n. . .
4. Para sn autoevaluacion 1. De unadefinici6n del termino "sistema" eilustrela con a1 gunosejemplos provenientes de la vida diaria.' 2. Con referenda a una organiiaci6n con la que este familiari zado(por:ejemplo: unafabrica, un banco, un!hospital 0 una escue 1a) enumere sus entradas, procesos, salidas y retrQaccion. i . 3. Compare el enfoque analitico (tradicional). con el enfoque de sistemas. 4. Comente de manera breve los aportes ala administraci6n de la Teona de Sistemas. 5. l.,Existe relaci6n entre la "focalizaci6n en los objetivos" y la "evaluacionde1 desernpefio"? Fundamente su respuesta. 6. i,Que importancia tendria la "definicion de llmites" para el disefio de:sistemas en administracion? 7. l. Cu81 de las paradojas del enfoque sistemico Ie parece mas significativa tomando en cuenta 10 dicho enelpunto 2TFundamen te de manera breve. 8. C<;>mpare el texto que se acompaiia a continuaci6n, tornado de Elkin (1989), con 10 dicho en estaUnidad y enumere Ipor 10 me nos tres reflexiones que surjan de la comparaei6n:
(
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FUNDACION UNIVERSIDADA DISTANCIA "HERNANDARIAS'
En Administracion, en el niveJ de las descrlpciones, una de las conceptual/zac/ones con mayores atractlvos es la que invita a conside rar "el todo" en lugar de las partes, haciendo referencia a la presencia de un sistema. Se adjudican a este concepto propiedades de compor tamiento aut61l0mo que en realidad s610 son reconocibles en .indivi duos y organismos concretos. El enunciado de /a organ/zaci6n como sistema (no como diseno informatico), es valida como abstraccion, como distincion en el plano de las ideas, como construcciones cuyos bordes 0 limites son fijados pore! observador. Pera los sistemas soc/a les . no tienen unarespuesta, salidas 0 conductas unitarias, ni persi guen prop6sitos salvo las finalidades que surgen de la indagacion de su histor/a y de sus interacciones con el entomo.
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me
(Etkin, 1989: 13)
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t. .
Unidad2
Decir que la organizacion es como un sistema vale como abor daje 0 perspectiva. un recurso cognoscitivo cuando se trata depo ner como figura a las relaciones e interacciones en la organizacion 0 para explicar por que se difundenJos camblos locales 0 la resonimcia de las ace/ones. EI sistema es la unidad, pero este rasgo de coheslv;. dad no es productor por sf mismo, no es una causa, n/ componente f( sico, ni recurso distinguible de la organizacion. La idea del.sistema esta asociada con la intencion de mostrar un conjunto cohesionado,en un ambito determiriable. Se vihcula con fa noci6n del orden. la sincronfa, el equilibrio, la complementariedad y es tabiHdad de las relae/ones entre las partes. La idea de la existencia de. este orden (natural, necesario) ell un organismo es el tundamento te6- . rico para justificar acciones que 10 preserven. EJ resuJtado (cuando las premisas son triviales) son las practicas prescriptivas, Comunicaciones instructivas, actitudes inql,Jisitivas, programaci6n de las decisiones y cambios s610 conseNadores. .
iHmMia: AN
Sistemas administrativos
El
enfoque de sistemas; como hemosvisto -mas aHa de las limitaciones sefialadas- resulta un recurso cognitivo utH para entender las relaciones e interdependencias dentro de una organiza ci6n y nos proporciona pautas metodo16gicas a la hora de proponer sistemas administrativos concretos. . Comenzaremos esta Unidad con la presentacion del concepto y los elementos de un sistema administrativo paraluego avanzar so bre sus funciones y sobre la tarea de amilisis de sistemas.
1. ;,Que es un sistema ath'njni~trativo? Iniciamos nuestro recorrido por la Unidad 1 con una defini ci6n provisional de sistema c()moun conjunto de elementos interre· lacionados; pero esta definicion tan genericanos pemrite referinnm tanto a un sistema economico como al sistema circulatorio y tam bien aun sistema de transporte 0 aun autom6vi1. Si repasamos la Unidad anterior, veremos que fuimos preci sando el concepto para referirnos al sistema empresa, asi hemos ad vertido como 1a interrelacion t.oma sentido si se orienta a 1a conse
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FUNDACION UNIVERSfDAD A DISTANGIA "HERNANDARIAS'
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
cucion de ebjetivos, y que para Jegrarles el sistema realiza un ciele de, entradas, proceses y salidas medianteel cuall interacttia con su ambiente. Ahera, estarnes en mejores cendicienes para en tender Ia em presa ceme sistema y; sus caractedsticas de intencienaEdad, apertu ra, complejidad y artificialidad. Esta ultima caracteristica que no. se ' refiere a']a interrelacion de elementos (personas,recursos ffsico.s e infermacion) cemo. a una relaci6n natural, sine ceme al resultade de un disefie deliberado,es una bl.).ena introducci6n al co.ncepto. de ," ' .' sistemasadministratives.
,de, una empresa, pero est2 difkilmente pueda ~er exitesa .sirl ,un " .' : . bueri sistema administrativo.' . Si quisierarnes .identificar les tipos de attividades l que com , prende un Isistema administrativo tipice podrfames: distinguir con un mfnima de desagregaci6n les subsistemas de cempras,pagos, preducci6rl, ventas y cobranzas. Pero,si pensarnes en el m.,aneje co mun de lai informaci6n generada poreslos ;:;ubsisternas, debemos p~nsar en la centabilidady en los.requerimientqs informatives ' . . . . . .1 , : . gerel1cia. . : •. ". . En el siguiente grafico de cfrculos cenceritricos se representan e,n.el cfrcu,Ie. exterier, los cinco. subsistemas m~ncion,ados; en e1 si , gukinte cfr:cule, aparece e1 sist~ma centable"queconcentra lainfor m~ci6n operativa d\! todos IQs subsistemas; y.per ultimQ,icomo .cen tral tenemosel sistema deinfennaci6n gerencial con la illfonnaci6n ,resuinida y sistematizada de.acuerde cenles requerimientos de ese itiveL I '1
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1.1.EI concepto concerto. de sistemas administratives est:!. estrechamente re lacienado cen les. procesos;asf Frischknecht dice en e] pr610ge a La Gerencia, de Peter Drucker (1975), que· los sistemas administra tives deben ser interpretades come programas para prescribir tareas. Persu parte, Lardent (1976) define )es sistemas administrativos ceme una red deprocedimientes relacienades de acuerde con un esquema integrade, tendientes al ]egre de fines. Sin duda, una empresa no. puede cumplirsus fines sin merca do., producte 0. capit41, pero para que las funciepescomereiales, de
. prodticci6n y finanz~ puedan Hevarse a cabo. en fonnacoordinada
y efectiva,. sera. necesario que multiples' actividades administrativas
se desarrollen' efkazhiente y surilinistren la infehnaci6n necesana
para la teina' de decisienes. ':' . ..
El tenni~o iulrriinistrotivo es aplicable a teda actividad que re:': qui ere deinferxnaci6no que·la genera a traves.de la tennina! de una computadeta 0., mas/simple aun;medianteun formularie; una neta () un registro.Este es independiente del sector dende se realiza lei. ' actividad. es decir q~e Jermara parte del sistemal administrativo tan to el registro,de hor~ :~rabajad~ que. hace un' sllpervisqf 'de fahrica o la emision de iaNota de Venta por un vendedor, como la registra ci6n centable.efectuadaen Contaduda. . " . " Esas, multiples ~lctividades permitininque el'preducte sea ela- , borade. y este. dispenible en ·cendiciones de cantidad y caUdad para ' ser entregado. alcliente;de manera.similar se:requerininactividades . de cobianzas quepermitan con tar cen los fondos necesarios para pagar por los insum,osquedebemes utilizar eIlla prodl.lcci6n. Sin duda, el s~stema,adn;li~istratiy(). depor S1 no. puede as~gurar el exito
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Ahorflveamos el,gnifico; luege en elsegundoM,6dhle del Ii . bro preselltaremos en forma detallada el funCicinamieqtp <:Ie cada uno de losjsubsistemas basicos, .. . .,
compra$. .~Otabllid~ " ...... Informacion
..........
Gerencial
1.2. Los elementos Un pro.verbio tradicional indentificaba la.administraci6n cen "hacer que se hagan las cesas'.'. pero hoy esta obsoleto:ise ha pasa de de admiI;ustrar las. cosas a administrar persenas y de ahi a admi nistrar infennaci6n. Per est~metivo, -cuando hablames de ,les ele
SISTEMAS ADMIN/STRAT/VOS
mentos que componen un sistema administrativo nos referimos a personas, recursos fisicos e infonnaci6n. EI funcionamiento de una empresa esta encuadrado por las de cisiones estrategicas que establecen las pautas que se utilizaran en el planeamiento y, a su vez, los planes establecen Ia decisiones que se transformanin. en Ia ejecuci6n de deterrninados hechos ffsicos (recibir materiales, transportarlos, elaborarlos, entregarlos a los clientes, cobrar, pagar, contabilizar, etc.). La enumeraci6nanterior nos pennite advertir los distintos elementos que confonnanlos sis .. temas administrativos. . , . - Un conjunto de personas ubicadas en distintos niveles y con distintas atribuciones:directivos, gerentes, empleados,obreros, especialistas, etc. ·que· tendnl.n competencia -por ejemplo--,,-,- sobre temas comerciales, tecnicos, financieros 0 contablesy, que adem as de las actividades especfficas de su nivel yespecialidad, dedicaran tiempo a captar, procesat, conservar y transmitir infonnaci6n. ._. Un conjunto de recutsos ffsicos compuestopor edificios, instalaciones, maquinarias;. computadoras, materia prima, herra niientas, fondos, etc. Estos reCllrsos que la empresa podra tener dis ponibles 0 los incorporara del ambiente (proveedores, financistas, etc.) seran procesadosa traves de'Jos distintos subsistemas (com pras, producci6n, ventas, pagos y cobranzas). .- La informaci6n es eltercerelementoy, como vitnos, es el elernento administrativo por ~xce1encia 0, dichoen otras palabras, la inforrnaci6n es In materia prima de Ia aaministraci6n. Sin ella no result a posib1e latoma de decisionesqueinterrelacionan a los nive les directivos, gerenciales y operativo~, ni el control de las opera cionesffsicas de 1a ernpresa. Es el ~lemento que emplearan por . igualprocesadores hurnanos y 6Iectr6nicos;.
dad de los bienes y vaJores invoiucrados (control interno); y a las necesidades de infonnaci6n para la toma de decisiones (informa ci6n gerencial). Antes de entrar en elanfilisis de cada uno de estos propositos, creemos necesario fotmular ciertas precisiones acerca del uso de los t6rrninos eficaciaw eficiencia, porque si recorremos la literatura ad ministrativa, la sensaci6n que nos qued~l sobre el tema es que sabe mos cada vez menos. En efecto, algunos autores no.advierten ·diferencia entre un ter mino y otro. Para otros,.en cambio, esposible diferenciar ambos conceptos; Drucker en La~Gerencia expresa "Ia eficiencia se refiere a hacer bien las COSllS, la·eTicaCia consiste en hacer las cosas que corresponde hacer", Cabrlauha tercera posici6n en la cual el con cepto de eficacia incluye al de efjciencia, y nuestro analisis se com plicarfa alin mas si entniramos a considerar un concepto tan abarca tivo (por no decir ambiguo) como el de lacalidad tJtal. Para el desarrollo siguiente resulta litilla significacion que usa Drucker: eficacia, hacer las cosas quese deben hacer (enJoque logro de objetivos) y eficiencia, hacerlas cosas bien (enfoque uso de recursos). Pero acordemos queestablecerernos una diferen ciaci6n de los prop6sitos solo aJosfines del am'ilisis; en la pnictica 1a definici6n de un sistema administrativo debe atender sirriultanea mente la efectividad, la eficienciit, el control interne y losrequeri miehtos de infonnaci6n; no se los considera por sepunldo...
..2. l.Que funciones cllmple? . La idea cenIral de que un sistemaadministrativo es eI conjunto integrado de los procedimientos necesarios par~ concreqrr en activi dades lqs 6bjetivos de una empresa y ademas generar la infonna cion para el control de los resultados alcanzados, s610 nos propor ciona una visi6n parcial desus mUltiples prop6sitos. . . .. Ladefinici6n de. un sistema administrativo debe atendersimul taneanl~nte ala ejecuci6n de actividadesdn "fund6n ·de'ios objetivos (eficacia); a1 costo de tales actividades (eficiencia); a Ia seguridad ..
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FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTMJQIA "HERNANDAR/AS·
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2.L Hacer las cosas quese deben hacer Un sistema administrativo debe posibilitar que bs operaciones se ejecuten en e! tiempo y eLi.!a forma pluneadapara lograr de esa forma las rnetas establecidas. La empresa necesita aprovisionarse de la materia prima que utiliz.ara ensu proceso productivo y debenl tenerla en determinadas cantidadesy calidades, y en ciertos plazos . Asimismo, reqtielir{.de determinadas operaciones para con cretar laventa de las mercaderfas prciducidas, las que a su vez nece sitaran ciertas acciones pu\:>licitarias·· previas. Seguidamente, deb en efectuarse las cobranzas para disponer de fondoscon los cuales atender pagos por sue!dos. compras y gastos. Si.no disponeni.OS entiempo y forma de los insumos requeri , dos, no podremos cumplir el program a de producci6n; si acumula . mas .stocks de materias primas 6 deproductos terminados mas
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FUNDACION UN/VERS/DAD ADISTANCIA wHERNANDARIAS·
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de 10 razonabne --en prevenci6n del deslasaje de compras-' segu ramente f;5tarem:JS comprometiendo el presupuesto financiero. , otro case" si no concretamos las operadones de ventas pre vist!l.S en programa respectivQ, 0 si las cobra:nzas se reaHzan mal y tarde, seguramente:no contl1remos con los fondos para atender los pagos, y as! sucesivamente. Pero, mas grave que las ventas no ~oncretadas por falta de esfuerzo 0 metodo, serla que los clientes desechen nuestra oferta por falta de calidad de los produc tos,incumplimientos,en los plazas de entrega 0 fallas enel servicio. Los sistemas administrativos seran los encargados,de especifi carlos pasos porseguir; las, nOITJ;1asque deben cumplirse.para,ase gurar la caJidad,y la vinculaci6nentre los distintos procesos a fin de cumplir con las metas establecidas: En la medida que tengamos en cuenta 'el uso,cie,Josl recursos, estaremos atendiendotambien a la eficiencia, comaveremos en elpunto siguiente. Pero antes de pasar al pr6ximo tItulo, 'conviene aclarar que si queremos u~ar la metas como referente deJa eficacia administrati va, ,es bueno recordari algunos, requisitos: -Unametaes un objetivo' definido operacionalmente y como tal cuantificable.' ' -Deben,'definirse explfcitarn.ente ,en los niveles de decisi6n 'correspondientes. , , .• ne'ben corn.patibiliiarse entresi e integtarseen 'Un orden de J' " ,," ' " ", . preferencia.- .,' • Deben cOfl~en)plar la relaci6n de la empresa, consu medio (delcual recibe recursos y al cual aporta bienes y servicios).
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
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2.2. La relf!,ci6n,costo-beneficio
.' ' .Partiremos'de uri eJemplo para mar:car daramente la diferentia , 'entre ,un sistema efectivo y uno eficiente: en un ~;ectorde Cuentas a i ,i! p,agar la'cargadiaria: de tarea es' emitit 20 Ordenesde ,Pago y se asigna ados empleados. El primeroemite 10 6rdenes en 4 horas. ' mientrasqueel'segurtdo requiere toda lajornada (8 horns) para las f 10 6rdehes. Losdos nan cumplidocon el objetivo asignado de emi 1 tit lO.6fdenes{han 'sitlo efectivos).pero ef primero ha sido el doble ',f de productivo que el ~e~rido y podo tanto mas eficiente. , ", ' . ", Claro que 'e1 ejef!1plo.se refiereala efiCienCia'de .quienes eje cutan .1a tare a ' adnunlstratIva, 'vearnos 'ahara lao extensl6n del coc . cepto a un sistema adinihistrativo. Si f' ara la emisi6n de la Orden de Pago esrnn previstos 'cuatro pasos, a analizarlos encontramos que' w
'
•
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, uno de elIos es innecesario y que Otr0 ejecutarse en. forma mas simple; ,y ademas, qUe en lugar de.}ziginil y U?S capias nos es suficiente con el original, la tare a rediscfiada .!His ciente de po'r sf, independientemente h:. 'de la realice .. En sfntesis, un sistema sera mas eficiente que otro cuando pue da ser ejecutado en menor tiempo por requerir menos pasos, contar con Imetodos ' mas sir:nples 0 utilizar medios electi:6nicos, p~ro en la relaci6n insumo-producto se, debenfcQnsiderar ademasdel tiempo, el uso de otros recursos: como. el costo del proce~amiento elt:ctr6ni co, del personal, de los formularios, del espacio dearchivos, !etc. Si retomamos alguno de los ejemplos del punto .2.1., podrfa mos:establec:er. unacantidaddetequisitos para las velltas ,a .cr6dito con el fin deasegurarnos sucobro,pero seriarnos poco efiCientes si eJ cos to deltramite Superase el de unriesgo nOrdIal de- incpbrabili ~ dad y aun podriamos perder en efectividaddesalentando alos po '. . tenciales clientes. ' ., S,eguramentepodriamos encontrar otros muchos ejemplos en que los pasos, con troles, documentos, archivos' oiregisttos requeri dos hacen incompatible·su costoconel beneficioquepretetiden ge nerar; esta esiia critica mas frecuehte que,se hace ala buro:cracia y . que muchaS veces se generaliza inJustamente a todotipo de tarea 0
, normalizaci6n administrativa. " ., ' Porultimo I'una nota sobre esa mala 'palab,a: eficiencia" de Mintzberg '( 1989).El autor nos ,dice que, en la practica,: ef,iciencia esta asociada Icone] criteria de 10 medible, tangible y demoStrable, como un concepto"cornpletamente neutral", perp que en realidad emerge de una ideologfa que adora metas.econ6micas y muchas ve ces ignora aspectos menos tangibles e identificables como la res ponsabilidad social. ' , , .!
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2.3. El controlinterno En el usC> profesional corriente, el termino control interno se encuentra asoclado con laespecialidad,de.auditoria-y Como tal.se Ie asignaen carader de objetivoprincipaiia pfOteccion delos~~tivos, es decidos valores y bienes involucradosen las operaciones ~e una empresa. Desde ·la: perspectiva mas amplia dela administraci6n'pode mas qecir quel~l control interno, como su.nombre 10 indica, ~ POf naturaleza intemoal sistema que integra ytiene como finalidad pre
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SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS' lII"
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informacion empresaria. aparicion de Ia computadora ha permi tido ampIiar Ia captura y el procesamiento de datos, produciendo un profundo cambio en eI manejo y uso de Ia informacion que hoy ex~ cede en mucho el esquema de Ia contabilidad. La contabilidad, al registrar las transacciones de la empresa y • Eficacia de los procedimientos y controles. compilarlas en estados y balances al cabo de un perfodo de tiempo, • Eficiencia operativa. continua siendo un buen punto de partida para un sistema de infor macion, especialmenteen las PYMES.Pero, Ia computadara elec • Seguridad de los bienes y val ores involucrados. tr6nica no s610 hizo posible la automatizacion de operaciones y • Confiabilidad de la informacion. procesos, sino que permitio captar infinidad de datos no registrables Como vemos, el control interno dependeni de la cali dad de lOIs en la contabilidad y ampli61a base del control operacional y geren . sistemas admillistrativos y de procesamiento de la infonnacion cial. :{personal, software y hardware). Los requerimientos de un sistema El ritmo vertiginoso del cambio tecnol6gico ha permitido, con administrativo en materia de control interno tendran en cuenta as la difusi6n de las computadoras personales, que Ia captura y elpro pectos tales como: cesamiento de datos se distribuya a los propios usuarios,aumentan do su potencial de caleulo y procesamiento ademas de permitirles • Separacion de funciones. eliminar papeles y archivos ffsicos. Cuando las computadoras per • Asignacion de responsabilidades.
son ales se integran en redes permiten ademas la interconexi6n, Ia . • Nivel~s de autorizacion.
transmisi6n electronica de datos en reemplazo de soportes ffsicos y • Documentaci6n de los traslados de bienes y valores. e] accesQ a bases comunes de datos. • Recaudos deseguddad sobre bienes y valores. , ¥lmos que la inforrnacion de que sedebe disponer en un siste 'i ma administrativo'debfasatisfacer distintos requerimientos: para el • Disefio deformularios y archivos. ~. control de las operaciones, para cumplir requisitos contables, para .• Control nurherico deluso de formularios. Jr uso de Ia gerencia, etc. Ahora podriamos preguntarnos si debemos • Normas de seguridad irifonnatica. , capturar y procesar por separado los datos segun el requerimiento t • Nonnas respecto del personal interviniente. de informaci6n 0 si, porel contrario, debemos captar los datos ne ~ • Puntos especfficos de control y controles cruzados. J cesarios una sola vez y a traves de distintos tipos de procesos obte • Registros contables yestadisticos. ner las salidas para los distintos fines. La primera altemativa se parece bastante a los procedimientos Ene} segundo Modulo del libro, completaremos este punto ~ I , compartimentados, y poco integrados, donde cada sector lleva sus con ejemplos denormas especfficas de Gontrolinterno para los sub ~ pi-opios registros y archivos para obterier exclusivaniente ia infor sistemas de Compra, Pagos, Producci6n, Ventas y Cobranzas. macion que necesita; es 10 menos parecido aun sistema. Nosotros por la segundaalternativa. '. 2.4. Los requenmientos de informacion ,I· nos inclinamos As!, por ejemplo, los datos sobre las ventas efectuadas en el Una de las caractetfsticas de los sistemas administrativos es Ia dia Ie permitini al Jefe de Veritas realizar el control de Ia tarea de captura de datos sobre las operaciones -a medida que estas se rea sus vendedores, pero esa rnisrria informacion recopilada, totalizada lizan- para luego procesarlos segiln los requerimientos de infor 0 meses Ie facilitara al Gerente Comercial evaluar Ia por semanas macion de los distintos niveles deeisorios; de esta forma se va es gesti6n global de su Departamento y esta ultima informacion com tructurando la piramide informativa. parada con infonnaci6n extemapuede posibilitar un analisis estra . Hist6ricamente, y hastala decada de 1950 en Ia que aparece Ia tegico de la Direcci6n; corp.putadora:; Hi' cdtitabilidad era prticti'camenteC 'sistema de venir y evitar condiciones propicias para Ia comisi6n de errores, anomalfas 0 fraudes. En consecuencia, el control interne esta estre: chamente Jigado con los sistemas administrativos, incorporado a su disefio, y atiende simultaneamente a los siguientes objetivos:
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FUNDA_CION UN/VERSIDAD A DmrANCIA ·HERNA~f!!.!!!!',.:;;:S:-· _ _
Es importanteque a1 dis~fiar un . ad~i:ni8trati:i!O ~e teng<-'.n en: enema las saHdas de mfo~!lc16n i~~quendas y ace mas que se atienda (). li>. forma de presentaclOn d.e ·::;.]ch:"" i"rornnef !lTlpresos como pam<:aha 'l.cce:;;ibles cualgllie.ra sea sa forma tos). . En el caso~ de la informacion para eM.i:, ademas, ejemplo, po debe ser resumid:::., esquematica y significativa., drfan tomar aIguna de las siguientes foooas: -Analisis de los desv{os: se, sefialan las diferencias entre los datos reales y los estandares 0 presupuestad.os y se agrega un breve comentmo sobre las causas del desvfo. . 'Ej.: Las ventas durante enero fueron un 20% menor de 10 pre-. supuestado. La yariacion corresponde al porcentaje de recesi6n ob servado en la ventas del sector. -' Indicadores: miden elcomportarniento de ciertas variables respecto de otrasa fill de evaluar la calidad del desempefio 0 detec tar problemas. Pueden ser de distinto tipo:' • Comparativos: Indice deendeudarniento, compara el total de .., pasivos con el capital propio. • Evolutivos: evoluci6n deJa producci6n durante los ultimos doce meses. ' . • Combinados: evoluci6n del Indice de endeudarniento duran te los ultimos tres ejerciCios. En la Unidlilles 5 a9, del segundo M6dulo dellibro, sedanin ejemplos de informacion gerencial que puede obtenerse en cada uno de los subsistemas analizados. Por ultimo; si repasaI110s 10 dicho en este punto, es facil a:dver,.. tir que uri sistem,a que suministre informaci6n oportuna cumpliendo con los recaudo~ decontrol interno, al controlar la gesti6n, nos peri mite saber si las! actividades y metodos previstos en el mismo sis teL rna han side efectivos yefieientes .. "
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3. El.estudio de los sistemas administrativos -A medida que una empresa 0 institucion crece y va adoptand0 divisiones del tI;abajo mas complejas (mayor especializaci6n, mas nivelesdecisorios) surgen necesidades de coordinaci6n del trabajo conjunto que exceden las formas tradicionales de la adaptaci6n mu-
S/sn;:!'.AAS .... ADMINISTRATIVOS' -------.....;;..;..::...._-_
tua y la supervision trama de interrelacion'5s., nuevas fOnT13S puestos ycte 3.1. El
este punto se[equiere estudiar' la se ha vuelto compleja, y establecer f.nediante la estandariZ3.cion de los
d."et Mt~cy,~Z.!CIU
La tarea orgamZCi.r una.empreEil. ~s eSler:cialmente prescripti va, se preocupa de normalizar el compoftamiento asegurar el logro de sus prop6sitos. A tal fin los modelos mas usados:son dos; uno de caractermas 0 menos estable, que define lasfuqciones y responsabilidades de losparticipantes: la estructura; y otto de ca racter din3.m.ico, que nos refierec6mo se realizanJas a.ctividades necesarias para transformar los recursos queingresan en salidas: los procesos. EI especialista ~ue tendra a sucargo. esta tarea.es 10 que Mintzberg denomina 'analista de la tecnoestructura" y qv.e asume funciones antes detentadas por la direcci6n y losgerentes,: referidas principalmente a la planificacion y ala normalizacionruiministrati va.: ." .... " ".." .: . Tradicionalmente, se denominaanalistas de' organizaci6n y metodos a los responsables de estudiarla estmctura,yJoslflujos de trabajo administrativo pero, tarnbien sonusuales otnls denornina ciones como analista administrativo, analista ~e siste~ y meto dos, analista de sistemas y procedirnientos,Q simplemente analista de ·sistemas. . Con respecto a esta ultima denorninaci6n,de uso muy corrien~ te, cabe aclarar que si bien se· considera al analista. de' sistemas como un experto en temas adrninistrativos, la ~parici6n de la com putaci6n hfJ. traido confusion en. el sentido de que muchqs la rela ciCman coniia funcion ~del analista de computacion. ... : . .' A nue~tro entender, el anaJ.i~is de sistemas incluy~ tanto los sistemas donde las operaciones y el manejo derinformacion'son pu ramente manu ales 0 estan paICialmente computarizados, como aquellos. totalniente automatizados, pero los requerimientos de es pecializaci{m difierencuando enfocamos los aspectos org~izativos y adlJ).inis't!ativos y cuando estarnos estudiando la auton;latizacion de. un sistema. . ,, Como hoy es dificil pensar en organizaci6n 0 racionalizacion disociadas Ide los medios electt6nicos. de procesarniento y comuni cad6n, es· faciladvertir que se requieren las dos especialidades.
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FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS·
Como no son faciles de encontraTreunidas en una misma persona, la soluci6n es integrar equipos de trabajo. A esta altura, aIguien podrfa preguntarse LPor que necesitamos un especiaIista en sistemas administrativos, si los distintos puestos (ventas, compras, finanzas, contabilidad, etc.) ya estiill en man os es . peciaIizadas? lPor que aurnentar la n6mina con alguien que debera comenzar su tare a interiorizandose de 10 que aquellos ya conocen a 1a perfecci6n? Podemos cpntestarle que contar con perso.nal capacitado y ex perimentado para cada una de las funciones basicasde una empre sa, no evita que cada sector se conviertaen un compartirniento es tanco no integradoal restoD que utilice procedimientos poco ade cuados, que no cumplan con aspectos normativos, que no sean se guros 0 que no proporcionen infonnaci6nconfiable y oportuna. Aquf esdonde nuestro especialista, mediante adecuadas tecnicas de analisis y disefio, realizara. su aporte. . Asi concebido, el anaIista administrativo 0 analista de sistemas adrninistrativosconstituye una fund6n permanente y diferenciada como la de comprar 0 vender. A 61 se recurrira cuando aparezcan problemas de coordinaci6nen las tareas, faltas de sincronizaci6n, notorias disfunciones, demoras en la decisiones, costes administra tivos excesivos, infonnaci6n insuficiente, no oportuna o poco fia bIe, errores 0 fraudes. . . •Pero el cameter pennanente de 1a funci6n no implica que exis tint un sector especializado dentro dela misma empresa, ya que po-. demos recumr al asesorarniento externo; Para decidir· entre estas opdones debe tomarse en cuenta si disponemos de personal capaci tOOo, si el tamafio de la organizacion justifica la incorporaci6n de un analista permanente, si por e1 caricter de la !area conviene un es pecialista que sea independiente y, en todos los casos, el costo. Si sedecideencarar internamente el estudio de los sistemas adrninistrativos, pueden darse des altemativas: 10 Que 1a tarea secentralice en un sector especializado (Organi zad6n y Metodos 0 Sistemas) y. bajo la responsabilidad exclusiva . de los espeCialistas. .
• Que se encargue la tarea a un equipo de proyecto integrado por los analistas y personal de los sectores usuarios, asegurando de ese modo 1a participacion de estos ultirnos y en buena medida la utili dad y pertinencia del producto fmaL
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Cuando se recurre a consu1tores extemos y. especia1mente, cuando ademas se cuenta con especialistas propios, deben existir ra zones de peso como el grado de especializaci6n y complejidad del tenia a necesidad de independencia y objetividad. Sobre este caSo, Schlemenson(1987) dice que independencia y colaboraci6n van unidos para la comprension de los problemas y la bUsqueda de soluciones apropiadas; e1 consultor para poder operar necesita aeOf dar con el cliente objetivos y condiciones de trabajo, asf como me canismos de deCisi6n eonjunta sobre los cambios que deben intro ducirse.
3.2. El perfil requerido Las multipIesfunciones que deben cumplir los sistemas admi nistrativos, segUn vimos en e1desarrollo delpunto 2,.nos dan.idea de los conocirnientos y condiciones personalesque debe reunir e1 anaJiista. En efeeto, su trabajo requiere esfuerzo inteleetual para idear solueiones apropiadas, tenacidady perseverancia para veneer la resistencia al cambio y tambien una dosis depaciencia para ver concretadas sus propuestas.
En materia de conoCimientos,. debe poseer formacion y expe riencia sobre variados- temas y tecnieas para enfrentar con exito los desmos de su actividad. Dentro de los. temas desu incumbeneia po demos mencionar:· . - Principios y conceptosgenerales de·Administraci6n. - Procedimientos y metodosde trabajo.. · . - Metodologfa de anaIisis. - Disefio de graficos y diagramas. - Disefio de formularios y archives. - Medias electr6nicos de procesarniento. Sobre este ultimo aspecto, creemos que debeconocer los me dios disponibles y su potencialidad, pero debern recurrir a un exper to en sistemas de procesarnientocuando haya que decidir sobre e1 equiparniento 0 los programas que se utilizaran y, especialmente, para el diseiio de programas de .,aplicaci6n. . . No creemos neeesario extendemos en la explicaci6n de los . requisitosenuinerados yaque en la proxima Unidad trataremos la metodologia que debeni seguir el anaIista. y en la Unidad 4 las rramientas de que dispone para su tarea. ,
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CW:mt0 a condiciones personale::.:, P~;! ~~t"::::' a sus 'funciones, e! &l~lista debe reunir, ademfu; de :cq,uerimientos combinaci6n de cualidades personales. Destecnicos, unE. que considerarnos importantes: t",s dec1r valoraci6:n concepto sistemJco """"'...."".•.•. til. la integracion de los disti,ntQs subsis un sistema mayor. temas como p2l£!.es . - Predisposici6n para el cambio, mente abierta )'.receptiva.a nuevas propuestaS y soluciones. . - Creatividad, una condicion que esta estrechamente relacio nada con la anterior y que tiene que ver con lacapacidad de generar altemativas imaginativas e innovadoras. -. Capacidad anaHtica para la observacion y la interpretacion . de loshechos, pata verificar su validez yestablecer relaciones entre la inforinacion relevada. , . - Actitud¢aliStii, sentido comun y predisposicion para 10 pnictico Y cOQcret,O. . . . . . - ' Perseyer~cia ,en la tarea y tenacidad para sobreponerse a las dificultades ylas resistencias. - Aptitud para las relaciones human as, capacidad de comuni carse, habilidad negociadora ytacto para ~xponer ideas y lograr ad~ hesion al proyectd.· .' . . '.. .'. . Por ultimo, diremos que el analista debe re,cordar en todo mo mentoque actl1a como asesor y, que como tal, realizara preguntas y recopilarahi.form;;tcion en todos los.niveles;para luego presentar su propuesta. Como'asesorasiste, sugiere y recomienda, pero no da 6rdenes; debe explicar los moti vos y. alcances ae Sil tarea, asi como los fundamentos de los cambios que aconseja.
·4. Para ~ autoevaIuad6it . .'1. Establezca dos coincidencias y dos. cliferencias entre 10 di . cho en eLpunto 1.\1 sobre los sistemas administrativos y el conteni do del siguiente p3,rrafo de Lardent: . _ uLosprofundos eamblos experimentados en los ultimos aftosen elambiente socio-politico-econ6mlco en que se desarrolla la empresa modema, unido dsto a los avances de la tecnalogia, obligan a encarar urgentemente sujremode.laci6n y adecuaci6nal concepto de sistema. Es indudable que en la gesti6n empresarial sobreviven aquellos que
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Unidad3
Metodologia de anaIisis
En
la Unidad 2 hemos vista cmiles son leis' prop6sitos que orientan el analisis de los sistemas. administrativos y quienes son los responsables de esa tarea, Sabemos que latarea requiere re flexion,analisis y enfoque sistematico; en otras pa1abras, podemos dedr que requiere de una metodologfa. Aquf nos ocuparemos de 1a metodologfa., sin la pretension de a.gotar un tema sobre el que existe una profusa bibliograffa, s610 nos proponemos presentar una guia de acqi6n para la tarea de anaH zar sistemas administrativos.
1. EI recurso delmetodo Tomamosprestado este titulo de una novela de Alejo Carpen tier, qui en a su vez evoca la obra de Descartes. En efecto, un meto da 0 una metodologfa es una gula para el razonamiento y, como tal, un recurso para la accion. ~ En el sentido expuesto rnasarriba, unametodologfa para el es ~dio de los sistemas aclministrativos es una descripcion 16gica y se
. ",.'. .' ~;""~,,,,..~.tt'1'.Ii.11( I"
cuencial de pasos ~ara cumplir la mrea~'y
di~lposici6n de tecnicas
'-').)/0'" :~ME;T9DOLOGIA
el propos ito este Dn1ctica, relacionada con programa'J
teo Por 10 dicho, las metodologias que se ,. " .. 3 esta unidad !lO prete::-tde.rt ser
txponen en fqrrn:l
objetivos, acliVldaCle una de lao:; etapas de un prograrnade ttabajo.
Disponer una metodologfa para el esmdio de sistemas
ministrativos nos sera utiiidad para: .
- Programar!el desarrollo del proyectoen terminos de tiem pas y recursos que se emplearan y disponer de esta forma de una estimaci6n de su cos to. - Organizar y distribuir las tareas del equipo de analistas,in dicando los pasos que se seguinin (actividades y productos) y los plazos que deberanicumplirse. . - Coordinar ila participaci6n del usuario en el proyecto, ya sea como contraparte en el relevamiento, en la discusi6n del diag n6stico 0 en la aprobaci6n del disefio. - Controlar los tiempos y tareas ejecutadas. Perrnite el segui miento del. ,proyecto, tanto al responsable del equipo de analistas como al cliente 0 u~uario. Por ultimo,debe tenerse en cuenta que la metodologfa no constituye un fin en sf mismo, es ;un elemento que sera util al ana . lista en la medidaique 10 ayudeal logro del objetivo de su tarea. Disponer de una metodologfa por mas apropiada que sea,no es su ficiente, yaque latarea de analisis requiere ademas de la nonnaliza ci6n del proceso db trabajo, ciertas habilidades y destrezas propias de Ia fonnaci6n prPfesional del analista. Sin estas ultimas, la meto dologfa sirvede muy poco .. Sin duda unprofesional experimentado tendra en claro que, . mas aHa de una secuencia' de pasos para seguir, es fundamental Ia visi6n metodologica que leproporciona el enfoque sistemico y, en consecuencia, tem;lra muyen cuenta, por ejemplo, las nociones de objetivos y totalidad; de interdependencia de los elementos 0 de je rarqufa de sistem~(ver Unidad 1). En los puntos2 y 3 que siguen, presentarernos dos' metodologfas y sus respectivos prograrnas; defl niremos a una de ellas como el enfoquetrndicional y; a la otra, como el enfoque de la reingenierfa deprocesos. Par ultimo, en el punto 4, realizaremos un breve anaIisis comparativo entre arnbas.
Se trata de unii<.m::[(I:.J.ologfa en uso desde la decada de 1970 y ,1.'1 desarrollado, entre es Alberto
del
UcV"",-",!,,",
de siste
mas actuales,
esta propuesta es camidad . para ca~os en que el pro Es es'('ecia1m~nte yecto conslste en ~ustar 0 me.lorar un eXlstente ydonde los requerimientos estan predefinidos, COlIiO el. (;a50 del estudio un sistema en particular 0 de una. parte del mismo. La metodologia comprende etapas bien definidas que deben cumplirse en fonna sucesiva para el desarrollo de un proyecto. De bemos precisar que las etapas no estan separadas por fronteras pre cisas que indican donde finaliza una y se: inicia Iaotra; existe entre elIas estrecha interrelaci6n y par lo tanto es admisible cierta super posicion desde el punto de vista temporal, 10 cual no implica que sea conveniente modificar la secuencia 0 eliminar etapas .. La Jonna de estructurar el trabajo incluye las siguientes eta pas: Definici6n
del Plan de
Trnbajo
IRem,-"tos-i
>.oM'.,
rfm..oo J-tP!i:"".
Etapa I: Definicion de.l plan detrabojo Objetivo En esta etapa el responsable del proyecto debera establecer claramente el objetivo y el alcancede la tarea por realizar y a partir de alIi, el plan de acci6n que se desarrollani con indicacion de tiem pos y de recursos disponibles
Actividades 1. Estudio preliminar
A traves de contactos con el nivel ejecutivo que encarg6 el tra
bajo y con los niveles jerarquicos involucrados en el proyecto se es tablecera un acuerdo acerca de los objetivos y aIcances del mandato. \"
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2. Una metodologia tradicional
y heIT!CImienta:..; utihzables :o:::ra 1:81 fin.
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DE ANAL/SIS
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. FUNDACION UN/VERS/DAD A D/~tANG/A "HERNANDAR/AS·
2. Definicion del Plan de Trabajo EI cronograma, con indicaci6n de las distintas etapas del pro yecto, se definira atendiendo a minimizar el costa del proyecto (tiempo y recurs os requeridos). Esta, planificacion se presenta usualmente mediante diagramas de tipo Gantt 0 CPM.
.Productos a generar· - Proyecto que incluya objetivos, alcances y plan de trabajo.
Etapa 11: Relevamiento Objetivo
.
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Esta.es una etapa debusqueda e investigaci6n de la realidad existente en materia de sistemas administrativos (caracteristicas de los procedimientos, sectores involucrados,formularios y archivos en uso, soportecomputacional, etc.) a fin de detectar problemas existentes y obtener elementos para el proceso de aniilisis y disefio.
Actividades El relevamiento comprendedistintas tareas que implican dis tintas tecnicas, de uso alternativo 0 conjunto segan el caso, y quese describen a continuaeion. 1. Recopilacion de antecedentes . .. Obtener infonnacion de distintas fuentes documentales exis tentes(manuaIes de procedimierito, cursogramas, normas de control interno, informes operativos y de gestion, arGhivos, etc.) . 2. Encuestas . Permiten, mediante el uso de formularios especialmente disefia dos, recopilar gran cantidad de informacion detal1ada .a los fines de su compilaci6ny cornparaci6n y en un tiempo relativamente breve. En todos aqueHos casos en que se decida ·Ia utilization de cuestionarios se pondra especial cuidado en que sean breves, con cretos, que su disefio faciIite las respuestas, y que incluyan instruc ciones acercade c6mo·deben completarse. 3. Entrevistas La toma de contacto directo del analista con elentrevistado consti~y~ un. Inedio valioso para la obtencion de informacion cla ve, espedaIrriehte de los nNeles jen'irquicos ytie"supervision. \
METOOOLOG/A DE ANAL/SIS
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Los temas que se tratanin con los entrevistados estarlln referi dos a su opinion sobre los procedimientos en usc, asf como el plan teo de alternativas y de sus requerimientos en cuanto a informacion, seguridad y tiempo de respuesta. Las entrevistas se realizaran atendiendo a una planificacion previa acordada con el entrevistado para no interferir en su trabajo y se conducin'in de forma orden ada sobre la base de unguia de temas para tratar. . 4. Observacion directa Esta actividad es compJementaria de las anteriormente descrip tas y, a traves de la misma, el analista tDma conocimiento directo de aspectos que no pudieron ser relevados en los pasos anteriores (ca racterlsticas operativas y de control de Josprocedimientos en usa; circulaci6n y volUmenes de informacion; visualizacion de soportes y archivos; etc.) y corrobora y amplfala informacion obtenidad por otros medios.
Productos a generar - Antecedentes generales sobre normas de procedimiento y de control interno. - Sistemas administrativos vigentes, formularios y archivos en uso. - Soporte inform:hico utilizado (hardware y software) .
Etapa Ill: Analisis
objetivo Se analizani Ia informacion recopilada en Ia etapa anterior a fin de evaluar los sistemas administrativos vi gentes y elaborar un diagn6stico de Ia situacion observada yde la que se intenta superar mediante mejoras 0 un nuevo disefio.
Actividades 1. Compatibilizacion de ia informacion Los datos relevados por los distintos metodos deben compati bilizarse entre sf a fin de evitar informaci6n incompleta 0 inexacta, para ella: -- Seintegraran los datos obtenidQs de distintaspersonas que intervienen en un mismo proceso. . - Se establecen'i la consistencia de los datos entre sf.
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METODOLOGIA DE ANAL/SIS
FUNDACfON UN/VERS/Dim A DfSTANCfA 'HERNANDARfAS'
- Se confirmaron datos y secompletani la informacion fal tante. - Se sintetizani la informaci6n resultante en hojas de trabajo, en forma clara y orden ada. 2. EvaluaciOn teeniea Si bien durante 1a tar~a de relevamiento, en forma conciente 0 inconciente, se ha "efectuado alguna evaIuacion sobre la situacion observada, esta tarea se realizani en fonna metodica sobre la infor macion ordenada y completa en 10 que se refiere a aspectos como~ - Congruencia del sistema 0 procedimiento respecto de sus objetivos. "i " - Disponitlilidad de informacion operativa y gerencial. - Pertinenciade la intervencion de puestos y sectores. " - Crimplimiento de recaudos en materia de control interno. - Cantidad. y grade de capacitaci6n del personal requerido. - Adecua.ci6n de los formularios y archivos en uso.
3. Elaboradon del diagnostico El diagnostico pondni de manifiesto los problemas detectados en la etapa de anruisis y los Iineamientosde cambio sugeridos. Sera presentado a lasiautoridades como" un documento escrito y en una reunionseexplicaran sus aIcances y se escucharan las observacio nes y sugerencias quepodnin ser incorporadas a la propuesta que servini de base alnuevo disefio.
Productos
agenerar
- Diagnostico. - Presentacion ejecutiva.
Etapa IV: Diseiio
Objetivo '
" "En esta etapa se elaborara sobre la base de las conclusiones del diagnostico, Ja solucion final que se presentara al diente, esdecir los nuevos sistef;Ilas administrativos y rodos los elementos necesa~ rios para su puesta en funcionarniento.
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I.
Actividades 1. Diseno global Este primer paso del diseno consistira en deIimitar ell campo que aharcanl el sistema en consideraci6n, su propos ito es ~efinirlo sinteticamente mediante un esquema generaIde funcionamiento (Entradas, Archivos, Procesos y Salidas).· . A partir de los requerimientos generales del sistema (salidas) se definiran las necesidades de informacion con 'que debe!~ontarse en el sistema (entradas y archivos) as! como lasecuenCiade activi dades que se realizaran dentro del sistema (procesos). Para'e~te pro posito rl:?~ult~ util el diagrama de bloque(ver desarrono en ila Uni .... dad 4).;,"~':"' :Sobrela base del diseno global del sistemase definiranlos re querimientos informaticos quedebenin sedncorporados (hardware y software) y se reaIizara una estimaqion"de costas. ' ~ I
2. Presentation delproyecto 'EI proyecto sera pre"sentado a las ~utoridades para la japroba cion del disefio global yde la inversion necesaria. .' '. ',' .
3. Diseno detallado ' ' La tarea de disefio detallado se ~ealizara a partir dt?l disefio . global aprobado y comprendenila elahoraci6n! de .cursogramas 0 diagramas de flujo del nuevo sistema,I~,redacciol1 de,manuaIes de procedimiento, eldiseno de formularios y .archivos y,:ep.e,licaso"de requerirse apoyocomputacional,el d~am::lllodel sofnvarei respecti v o . ' .". " '. 'La etapa de disenoconcluye cuando todos los elementos detaHados se ponen formal mente a disposition del usuario. •; , .. •
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Produttos a generar - ManuaIes de procedimiento queinc1uyan: • Descripciones de,los procedimientos~
- Cursogramas.
-Formularios. - Software de aplicaci6n reql,1erldo para la ejecucion delqs procedirnieritos. . I ' ,
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FUNDACION UNIVERSIDA[jA DISTANCIA "HERNANDAR1AS·
Etapa V: Implementacion Objetivo Esta etapa comprende lasactividades necesarias para la puesta en funcionamiento del nuevo sistema en sustitucion del anterior.
Actividades 1. Pll."ogramar la i1tnplementacion Se coordinaran temporalmente las tare as necesarlas a fin de disponer los medios requeridos para la puesta en marcha del nuevo sistema (espacio fisico, equipamiento, personal, formularios,etc.). Se elaborani el cronograma respectivo utilizando el diagrama de tipo Gantt 0 PERT, segun la cornplejidad de la tarea que deba enca rararse.
METODOLOGIA DE ANAL/SIS
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clientes; es decir, reorgan izar las tareas de la empresa centrando la atenci6n en el negocio. Podrfamos definir la reingenierfa como repensar los funda mentos de los procesos de un negocio (que y como) y redisefiarlos radical mente para obtener una mejora drastica en el rendimiento (costa, calidad y servicio). Paraampliar este concepto, resumiIemos a continuaci6n los cuatro principios Msicos en que se apoya.
- En/Dca hacia el cliente Toda la empresa debe estar imbuida del prop6sito de agregar valor para el cliente a traves de productos de mayor calidad, meno res costos y mejor servicio. Esto supone desechar el analisis centra do en el puesto, que mide la habilidad del trabajador para realizar tareas individulales pero pierde de vista el proceso completo.
- Se centra en procesos La reingenierla propone ir mas ana de operaciones, tareas y es Sobre la base de los manuales oportunamente entregados, se truc:turas .para enfocar los procesos como una secuencia deactivida realizanila capacitaci6n del personal asignado conla finalidad de des que cruza los Hmites funcionales. Para una mejor atenci6n del expliear su contenido y fonna de uso. Esta tarea permite enearar . proeeso debe pensarse en los tipos de tareas. que se realizan en te{ preventivamente los problemas que puedan derivarse de la apliea- . minos de estados iniciales y finales; probablemente puedan agru parse todos los tTabajos y tareas en no mas de diez proc.esos claves. cion del nuevo sistema. .
2. Entrenamiento del personal
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Puesta en marcha: . La implementadon se completa cuando, dispuesto el equipa miento y software requeridos, 'se realizan las pruebas de funciona miento del nuevo sistema y Ia conversion de archivos, en su caso. A partir de allf, el sistema comenzani a operar bajo responsabilidad del usuario, pero, contando durante un lapsQ, con el apoyo del ana lista para la atencion' de consultas y para realizar los ajustes que .• fueran necesarlos. . ,
. Productos a generar - Nuevo sistema en condiciones de operar.
3. La perspectiva de la reingenieria La reingenieria de procesos 0 de negocios, como tambien se llll de nomina, es una metodologta desarrollada por Michael Hammer y • James Champy en su libro~eengineering the corporation para ar monizar los cambios internos. en una empresa con los cambios en el mercado, con el fin de ofrecer siempre un valor creciente a los
Rompe con las reglas Debe pensarse en la reingenieria como un desafIo;en lugar mejorar 10 que estamos haciendo debemos estar dispuestos a dese char las pn'icticas aetuales y a empezar de cero. Analizar.las activi dades de la empresa, no para ver sipueden modificarse sino con el objetivo de determinar 5i hay alguna razon para: que existan.
- Usa creativamente fa tecnologfQ Es un error comun pensar que podemos mejorar 10 que esta mos haciendo s610 por incorporar nueva tecnologfa; corremos el riesgo de automatizar un proceso ineficiente u obsoleto con la con siguiente perdida de tiempo y dinero. La pr6puesta es pensar induc tivamente, preguntandonos que nos ofrece la tecnologia para hacer cosas que no esuibamos haciendo. A continuaci6n se describen las etapas que comprende el cicio del proyeeto en terminos de objetivos, actividades y productos de cada una de ellas. gnifico siguiente muestra las etapas y la se cuencia en que se desarrollaran:
52
FUNDACION UNiVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS' '
METODOLOGIA DE ANALISIS ------
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Actividades
1. Identificar la estrategia Se toman'in en cuenta las instrucciones especffic.as emanadas tac!6n de la alta direcci6n y se analizanin las estrategias, y planes de nego cios definidos. Para concretar esta tarea se realizaran entrevistas con los Idirectivos y con quienes contribuyeron a la elaboraci6n de planes. Etapa I: MoviliZtlcifm Conocer Dos procesos Se identificaran los principales procesos existentes, as! Objetivos como los nuevos, requeridos por la estrategia de negodos. Esta: etapa inicial del proyecto tiene como prop6sito conocer -. Se realizanl un relevarniento global de los prqcesos identi ,quienes integraran el equipo de reingenierfa por parte del usuario, ficadoseri lenninos de flujo de trabajo, departamentos involucra· para que conjuntamente con los especialistasacuerden pautas y pla , dos, nonnas ypracticas administrativas. .: nes de trabajo. .-. Se analizara el soporte informatica de los proc1esos identifi cados. Actividades - Se evaluani el perfil de los recursos humano~ existentes y 1. A~mar d equipo de trabajo
los principales requerirnientos que deben cubrirse. Se integrara el equipo con los especialistas asignados ,al pro
-, Se realizaran los mapas de procesos. yecto y la: contraparte asignada por el sector usuario que aportani su 3. Evaluar la performance. .
, . conocirniento del negocio y de los procesos sujetos a redisefio. Se' analizara la perfonnance de los procesos actu~es en
2. Acordar la metodoiogia y el pbm de tareas nos de cantidades entradas y salidas;costo, tiempo, personal parti . ", Se acordanin las actividades que seran desarrolladas, los com- , cipantey calidad. promisos de la contraparte y el metoda de adrninistraci6n y control . dt?ltrabaj~. ' Pmductos a gellerar, Implemen
l
Productos agenerar • . - Equipos· de trabajo y plan definitivo de tareas.
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Etapa 11.' Andlisis Obj~tivo
.
_. Mapas de los principales procesos actuales. -' Sectores y niveles involucrados en los procesqs . -, Petformance de los procesos existentes.
Etapa III: SelecciOn
Realizado el amilisis de los principales procesos, corresponde La dave para esta f(!'se es confinnar la estrategia de Ul empre detenninar aqu! -atendiendo allmpacto sobre el negocio-- sobre sa, esdecir obtener una comprensi6n dara de que constituye su cmUes se centrara el esfuerzo de reingeruerfa. . ventaja cbmpetitiva. Durante. esta etapa es necesario ademas obte':' . Al;tividades ner una vIsion global de los procesos clave, de. la estructura que los' soporta y de los recursos humanos e informaticos inyolucrados. 1. Identificar las.transformaciones daves . - Se preparanl una lista de los principales;prQcesos Que debe~ ran ser disefiados 0 redisefiados, can indicaci6n de ~a pedonnance actual-;--en su caso-- y los cambios y desarrollos requeridos.
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FUNDACIONUNIVERSIDAD A DISTANCIA"HERNANDARIAS' "..
METODOLOGIADE ANAL/SIS
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-,La solucion de los problemas ~etectados en el paso anterior y el disefio de nuevas procesos alte:natlvos. . _ Simulacion de las alternattvas de operac16n a fin de deter ',' . .' minar cual es el mejor diseiio. _ Elaboracion de los mapasde los procesos defimtlvos. 3. Definir los requerirnientos de los nuevos procesos Al definir el nuevo proceso surgen nuevas necesidades en ma teria de sistemas de informacion para soportar los nuevos pr.o,cesos y suministrar la informacion requerlda para el control de gestlOn. 4. Determinar cambios en iaestructura . _ . Para llevar al maximo el beneficio del nuevo dlseno se reqUle~ ren adecuaciones ala estructura organizativa vigente,que debe~ de terminarse en esta fase junto con los requerimientosen matena de personaL., ,5. Obtener la aprobaclOn , Los diseiios definitivos de los procesos, asf como las mo~ifi caciones a la estructura organizativa y los requerimien~os defin!dos en materia de sistemas de informacion y personal, se!an so~et1dos i a la ap~obacionde la alta direcci6n como paso prevlO a su Imple " mentaclon. ' Productos a generar ' Disefio ,de los procesos, que incluye mapas y manuales de procedimientos y norm as. - Disefio actualizado de la estructura, que incluye arganigra rna y descripciones de cargos. ' - Disefio de las apHcaciones de los sistemas de computaci6n y comunicaciones.
- Se estimani la magnitud de los cambios y desarrollos que serfa cQnveniente introducir en m~~r~a desoporte inforrmitica, re cursos human os y estructura otgamzahva. 2. Seleccionar procesos y metas Sobre Ja base de la lista confeccionada y mediante un analisis de costo-benefico que considere eI impacto, sobre el neo-ocio del re disefio y la. m~gnituddel esfuerzo de r~i::genjerfa, se ~labo~<;ra un orden de pnondades para someter a decISIon de la alta dlrecclOn. ' 3. Presentaci6nejecutiva , ' , ' , Se prevo es~e pa,s,o como un punto de c;ontro] y revision por parte de la alta dlrecclOn sobre el orden d~ pnoridades elaborado y par~ o?tener aprobacion formal sohre'el alcance de la tarea de rein~ gemena.
II
'Productos a generar
I
- Lista de procesos seleccionados para el diseno 0 rediseiio.
I,
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Etapa IV: Rediseiio Objetivo
°
- de 1os procesos " 'En es t'a fase se re al"lzara e1 eli,seno reillsenD clave d~l negoc1? y se definiran los requerimientos en materia de soporte mformatIco y recursos humanos, asf como las modificacio , nes requeridas por laestructura que soportara los nuevos procesos.
I
Actividades , 1. Analisisde detalle ""'.. El anruisis realizado en la fase II se completara con una serle de pruebas adicionales a fin de determinar: - Redundancias en actividades y procesos. - Cuellos de botella existentes .en los flujos de trabajo. - Operaciones ineficaces 0 inefiCientes. -.Soluciones razonables a los problemas en operaciones de ' negoclOs y de apoyo. - Validez y consistencia de las intetfases entre procesos. - Usa pleno de Ia capacidad tecnoI6gica.
. 2. Definirprocesos altemativos Esta actividad incluye:
Etapa V: ImplementaciOn ,Objetivo ,En esta ultima fase se programanila puesta enmarcha de los cambios resultantes de la tarea de reingenieria, asf como los tiem pos y costas estimados.
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METODOLOGIA DE ANAL/SIS
FUNDACIONUNNERSIDADA QJSTANCIA "HERNANDARIAS'
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~--~--- ~,<.,-."".--
Actividades
-. La etapa de analisis en la reingenieria (induye tamlJlenre
levamientos) parte de la identificaci6n de la estrategia, es
1. Elaborar el pRan de implementacion una vision extropectiva del sistema, para luego< pasar a1 conoci
La programaci6n que se elaborani comprendera, adem as de la miento de los procesos.
estimacion de tiempos, los siguientes elementos: ' - Otro aspecto referido a la etapa de anaIisis es qlie la reinge
- Implementaci6n de la nueva estructura organizativa" nierfa evahla la performance (rendimiento) del sistema en USO" ya
- Implementaci6n del nuevo flujo de trabajo. . que su prqp6sito es lograr una mejora drastica en la misma. i Compra de hardware y software (0 desarrollo de software a' - La etapa cleselecci6n tambien marca Una dife~encia ya que
medida)~ . . en la metodologia tradicional el sistema 0 proceso sujeto a redisefio
- Cambios en la planta fisica.
estaba determinado inicialmente;aqui, decidkcurues son los prope
sos clave mediante unanruisis .de costo-beneficio ...
- Pruebas del nuevo prqceso ..
la etap~ de diserio es donde encontramos mayores sem.e....
- Planes contingentes de operaci6n.
janzas, pero sin embargo, la exigencia de creatividad es mayor en ila <
- Entrenamiento. del personal. .
reingeniena porque se deben generar soluciones altemativas y
2. Detenninar costos . diante simulaci6n decidir cual es la mejor.
La estimaci6n de los costos requeridos.para la implemantaci6n, items como: ! . Como conclusion podemos decir que la reingenieria, en tanto
metodologfa aplicable al estudio de los sistemas administrativos de.
- Costos de sist~mas computaci6n y comunicacion~s. - Adaptacion 0 6ambios en la planta fisica y los equipos. l una empresa, presenta los siguientes aspectos destacables:
- Parte de un enfoque del negocio, donde las actividades de
- Traslados e incorporaci6n de personal, as! como su capaci-l ben agregar valor.para el cliente.no s610 en terminos de costos sino
taci6n. i. tambien de calidad y servicio ..
. - Gastos generales de la implementaci6n (impresi6n de for- ~ Se basa en un enfoqrie del:procesointegral, involucrando a
mularios, manuales, etc.). los analistas y a los responsablesde los :procesos (participaci6n'de
Prod'uctos generar . I los usuarios en el equipo de trab~o).
/,
Excede el.diseiio de los sistemas administrati,:,os e itmpacta
. - Plan de implementaci6n. g sobre la estructura organizativa ya.que modifica 0 elimina sectores
- Nuevo proceso en condiciones de operar. .1' .funcionales y niveles de supervisi6n.
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a
4. AnaIisis comparativo
en
I
En 10 formal, los programasde trabajo desarrollados los puntos 2 y 3, no muestran diferencias notables, pero si profundiza- i mas podemos advertir diferencias en el enfoque de reingenieria n, que creemos conveniente destacar. . . - ' En la etapa denominada de movilizaci6n, 1a reingenierfa nos propone comopriQridad la integraci6n del equipo de trabajo en treel analista y eI usuano (0 el consultor y el personal de la empre sa), para pasar luego a ]a definici6n conjunta del plan de tareas. El enfoque tradicional se.inicia con la elaboraci6n del plan a cargo ex clusivo del analista. . ' '/
5. Para s11. autoevaluacion 1. Identifique en las.distintas etapas de las metodologfas estu diadas, ejemplos de laaplicaci6n de los conceptos que propone: el enfoque sistemico (objetlvQsy totalidad, interrelacion;de elementos y control por retroalimentacicm). .
Para La metodolog(r;t tradicionalse·pregunta:. 2. i,Los distintas tecnicas de releyamierito son excluyentes en tre sf? Fundamente su respuesta. 3. Seiiale por 10 menos tres diferencias< entre el disefio global y el diseiio detallado.
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II
I
FUNDACION UN/VERS/DAD A,l)ISTANC/A HHERNANDARIAS"
. 4. l ClUil es el principal produeto de la etapa de analisis7 Sef\a Ie por la·menos tres items que incluiria en dicho producto . . 5.l.Que. diagram a es de usocomun en laprimera y la ultima etapa del program a? l CuaIes el uso que se Ie da en eada easo? - Sobre laprdpuesta de lareingenieria se Ie pregunta: •6. l,Cu:Hes son los principlos basicos en que se apoya?Descrf balos brevemente. 7: i,Porque se debe determinar crial esla estrategia dela em presa como primer paso de la Etapa 17 8. i.,Cmil es el criterio basico que sirve para seleccionar los procesos que se intenta disefiar? i.,Se procede del mismo modo que . en la rnetodologfa tradicional? ... . . 9. lEs probable que un proyecto de reingenieria eonlleve cam bios en la estruetura organizativa vigente? Justifique su respuesta con referencias a la rnetodologfa. ·10. Compare la metodologfa tradicional y la de la reingenierfa y establezca tres semejanzas y tres diferencias sustanti vas.
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Herramientas usuales
Los temas de esta Unidad se .eneuentran estrechamente relacionados eon los de la anterior. Un analista . administrativo, como en eualquicr otra actividad teeniea.· necesita ciertos instru mentos especffieos para realizar eada una de las tareas que Ie pres cribe su metodologfa de trabajo .. N?s proJ?onem?s presentar y describir aquf las hel!amientas de uso I!l~ comente, mdlcaJ.1do en ca~a easo la 0J?o.rtum~ad y forma de utihzarlaspara el estudlo de los sistemas adnumstranvos. .
1. Del uso de herramientas .. La pnktica de la administraci6n ha permitido el q.esarrollo de un gran numero de instrumentos necesanos para coadyuvar can su finalidad. pero tarnbien ha adoptado y adaptado dispositivos tecni cos de otras disciplinas, como por ejemplo modelos graficos y ma tematicos de la Investigaci6n Operativa. Cuando las tecnicasy herramientas no se encuentran estableci das con precision, existe. una tendencia natural a que cada analista las utilice, e incluso las desarrolIe, de acuerdo con su criterio. Esto
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FUNOACION UN/VERS/DAD A OISTANCIA "HERNANDARIAS"
no esta mal, pero si las herramientas no estan adeeuadamente defi nidas 0 no se aelara debidamente su aicanee, se crean malentendi dos y dificultades de comunicaci6n con terceros (clientes 0 usua rios) 0 dentro del mismo equipo de trabajo. A este problema apunta el prop6sito del presente capitulo, donde trataremos de, definir las herramientas mas usuales y su apli cacion, para de esta forma disponer de un lenguaje comunque faci lite la comprension entre especialistas y tambien con terceros, Las herrarnientasque estudiaremos nossenln utnes para: - Programar el proyecto ycontrolar su ejecuci6n. - Recolectar informacion aeerea del sistema vigente (proce dimientos, formularips, archivos, etc.) asf como los requerimientos del usuario. - Detectar erroces y faUas en .el sistema en uso. - Fonnular la propuesta de un nuevo sistema. - Servir de ap9Yo a la implementaci6n y a la capacitaci6n del usuario. . . Cuando entremos en eJ detalle de cada una de las herramien tas veremos que, en la mayorfa de loscasos, pueden aplicarse a mas de una etapa del.programa de amilisis de sistemas administrativos. Asi por ejempl0, si tomamos como referencia la metodologia tradi donal, vecemos que: -. Los. diagramas de programaci6n de actividades pueden . usarse en laelaboraci6ndelplan, pero tambienpara una programa ci6nespedficaen elmomentode la implementaci6n. . _. Los diagrain~s de interdependenc:ia sectorial 0 los cursogra mas, pueden servir tanto para integrar la infonnaci6n relevada en el . paso inicial de la eulpa de amUisis, como para el diseno detallado . del nuevo sistema. .. . . .. . . - Los manuales que constituy~nelprincipal producto del di seiiode detalle,.son_tarnbien un elemento imprescindible para capa .. eitar a1 usuario durante la implementaci6n. . Por 10 expuesto,' el tratamien~o siguiente se organizani segun el tipode instrumento (cuestionarios,diagramas y manuales) y no por su aplicaci6n. .
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HERRAMIENTAS USUALES
.....
2. Cues~ionarios
_._--
El cuestionario es un 'formulario. integrado por preguntas irela~ cionadas con el!sistema 0 subsistema que se.investiga cuando es ne cesario relevar inforr.naci6n aeerca de la tarea especffica de emplea dos 0 supervisqres dentro de un procedimiento y se ]0 utilizalpara suplir la entrevi,sta personal (de tlpica aplicaci6n en los niveles ge .. •. renciales y de jefatura).. Cuando no se buscan opiniones sino infonnaci6n aeerca de los hechos, un cuestionario presenta como ventaja que: - no requiere la presenc:ia del analista 0 a 10 sumo requiere una presencia minima; . -. permiterecopilat grancantidad deinformaci6n en uni~em. po relat;ivamente breve. .. '. . • ., Pe,ro cuando se decidesu utiIizaci6n, tambien Ideben conside rarse sus limitaciones: - existira ,resistencia, a-contestar cuestionarios largos y tedio ; sos, que signifiquen perdidade tiempo de. trabajo; .• - es diflcil obteneren fonna exacta la infonnaci6n deseacla; -los encuestados pueden tardar en responder, comprometien do los tiempos del proyecto. . Para que los cuestionarios cumplan acabadamente con su fina lidad debe ponerse especial cui dado en su elaborac:i6n. Este cuida do tendra en cuenta: que laS preguntas sean c1aras y concretas~ que la· extensi6n no sea excesiva (no olvidemos que disponemosde. tec nicas complementarias);. que el diseno sea apropiado y que se iric1u ya un breve instructivo de c6mo debe sercompletado. Estructuralmente un fonnulario de encuesta deberfacontener, como minimo: - Un encabezamiento donde se completaran los datos refe renciales del encuestado y del puesto . - Un cuetpo central donde se especifiquen laspreguntas 0 as pectosque deberan ser completados y que estaran referidos por ejemplo a: informacion recibida, tramite 0 proceso, informacion emitida, volumenes y carga.de trabajo,archivos y registros: - Un sector de observaciones donde el encuestado pueda efectuar sus apreciaciones y co mentarios , asf como exponer sus propuestas acerca del sistema objetodel anruisis. r
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FUNDACION UNIVERSJDArfA DISTANCIA "HERNANDARIAS"
HERRAMIENTAS USUALES
Encuesta acerca del uso de un informe
Formulario para descripcion de tareas
ApelUdo y Nombre de la persona.
consultada: ... h
Cuestlonarlo Ni': ..........
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .
Cargo: ......,............................................ ..Departamento: .....................................
Seccl6n: ................................................
Fecha emlslon: ...............................
i::'.::
:!! ~ :) '13 .00
Ii
CG '0
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'0"",
I§~
..2g
.sCI"
1. Consulta, Ud.este Informe:
0
Seclor:
,- OJ''
Se sollclta II Is persona Indlcada mas arriba, se slrva responder ellnterrogatOrlo que se formula II contlnuaclOn(marque su .respuasta con una cruz; lea todas las pre guntas antes de responder la prlmera): .
Slempre
·Pmccdimiento ...,Icvado;
DeparlllJ11enlo:
Cnrgo: Noml,," cncuc!tado:
Fecha cumpllmlento: .....................
Tflulo dellnforme: ......:.......................................................
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63
AvecesO
",1'5 i.1:'::3
NuncaO
0._
2. SI . l o oon.sUlta, 10 hece a efectos de mantenense informado 00 por necesldad de contar con asa Informacl6n para Inlclar 0 contlnuar un proceso 0" ,
-13= ... ~
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3. 'LUtlliza Ud. latotalldad dela lnformacl6n Do s610 una parte de ella D? En este Illtlmo case Lque parte? ..................................................................... 4• ./,Reclbe Ud. aste Informe dentro de .1011 plazas prevlstos Do oon strasos slgnlfl catlvos .que perjudlcan su tarea O? Comentarlos: ....................................;....:................ 5. Lle results mil en 'cuanta I'll contenh:ioy fOmlade presentacl6n? Sf 0 No O. .'LSu9l!re alguns modlflcllci6n: en cuanto I'll cQntenldo 10 en cuanto a 18 prasen ' tacton 0 ? Expllque su sugerenclu.
.
a
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6; La informacion que Ud. reclbe ./,es conslstente 0 presents frecuentes fallas de be laoo8O 10 concillaclon 0 ? Comentarlos: ... ~_............._...__......._.._.................. .
~
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g.fi! as= ;~
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:§.8 <.).
§e
:§~ ,;
7. La cantldad de capias que Ud. reclbe dellnforme, Les rt!almente necesarla? Sf 0 No O. LaUe otras personas utllizan los dupllcados?
8. ./,Necesita Ud. informacion complementarla? S[ 0 No O. Indlque cual: ..........................................................................
0a, :,~s...
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I
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Sa 89r1'decera la devDlucl6n de estill cU8stlonario al Departamento de Organlzacl6n y
S""~a,
Peck..:
!'irma:
(*).En este cspacio fonnul. su, aprec:i;>ci_ Ysug<:ml
debldamente cUmplimentado, nQ despues del ......................__.;
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Firma del responsabki
Figum4.1
Figum4.2
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-
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USUALES'
FUNDACION UNIVERSIDAD A DIS1ANCIA"HERNANDARIAS·
• Gantt
Para faciE tar las respuestas, es conveniente armar el cuestiona rio con preguntas que puedan responderse por "si" 0 por "no", 0 cornpletarse con ,una "X" en ellugar correspondiente; a este modele responde la encuesta que se reproduce en la figura 4.1 (Lardent, 1976: 152). Otra fonna de simplificacion pll.lede ser disefiar un for mulario con columnas 0 casiJIeros a completar, del tipo del presen , tado como figura4.2 para relevar en detalle las tareas.
EI diagrama de Gantt tiene, segtin ei u.sc que aquf Ie daremos, el objeto de programar en el tiempo las distintas actividades 0 tareas nece sarias para Ia ct:mcrecion de un proyecto 0 de una etapa del rrllsmo y, simultaneamente. permitir el control de los plazos de ejecuc!on. Este grafieo de sencilla construccioh, se apoya en :las coorde nadas cartesianas, cuyo eje horizontal representa el tiempo yel ver tical las tareas' a actividades por realizar. En el interior del gnifico se trazan, a partir de cada actividad del eje vertical, lineas honzontaIes que indican la duraci6n de latarea, medida en el eje del tiempo. Si las Hneas representativas de cada actividad se inician!todas en el momento cero, el diagrarna s610 nos mostranl la duracion comparativa de las distintas actividades. En cambio, si. se trazan a partir delmomento en que' realmente ,se iniciari, el'diagrama nos brindani mayor informacion, ya que podremos, observar la secuen :! cia delas actividades y laduraCion total del proyecto. Ademas, si utilizamosun detenninado trazo pararepresentru: las tareas planeadas y otro distinto para indicarlos tiemposreales de ejecuci6n, el grafico permitira efectuar,elseguimiento derlo pla n~ado; visualh;ar nipidamentelos des:vfos y detenmnarenque me , dida estos afectan el desarrollo del proyecto; , .." ' " En la figp.ra siguiente,se< presenta, un ejemplo de, gr:ffi.co de Ganttaplicado a.la programacionoel estudio de un sistema,admi ,nistrativo.
3. Diagramas EI usode tecnicas de diagramaci6n se encuentra suficiente mente difundido; en el area de administraci6n ya que pennite, me diante gnlficos ysfmbolos, la programaci6n de actividades (diagra mas de Gantty CPM) y la modelizaci6n de sistemas administrati vos (diagramas de bloque, de interdependencia funcional, cursogra ' mas, etc.). Lo dicho no pone en duda la utili dad de relatar organizada mente un proceso 0 un sistema,pero un diagrama' aportani clara mente ventajas, yaque: - Proporciona una vision r~pida y global del sistema 0 de los' eventos representados., ' - Facilita la representaci6n de relaciories cornplejas. - ' Sistematiza -'mediante el uso de simbolos- Ia informa ci6n que se exhibini. -', Permiteiunafacil comparaci6n entre dos 0 mas sistemas (actual y propueSto; distintas alternativas de disefio; etc.). No obstante 10 dicho, cuando se decide su uso debep. recono'; cerse ciertas limitaciones como: ',-, La dificultad de representar gnmcarnente la multiplicidad de situaciones y relaciones posibles. - ' EI riesgo de que, al simplificar,.la informacion sea incom pIeta.
Estudio Prellmlnar '
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Relevamienlo
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Anlilisis
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.3.1. Diagramas de,programacion
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Estas tecnicas de diagramaci6n penni ten representar activida: , des y requerimi~ntos de tiempo~e incluyen el tradiCional gnifico de Gantt y las tecnicas de redes. Ambas formas son hoy facilmente realizables y actualizables mediante el uso de software especffico.
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Figura 43 !
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HERRAMIENTAS USUALES
FUNDACION UNIVERSIDADA"fJ/STANC/A #HERNANDARIAS· e
' de red es D Illgramas
" ' . ;Las tecllIcas de re~es tales como CP¥ .y PERT parten_~e las ~elaclOne?, de pr~cedencla en~e tareas 0 actlvldades y proporclo~an mformaclOn vahosa para meJo,rar eI usode ~o? recursos, espec,Ialmente cuando la tram a de relaclOnes entre actlvldades es compleJa. Un diagrama de red es un modelo grafieo que usa pequenos cfrculos (nodos) para representar momentos en el tiempo donde terminan unas actividades y deben comenzar otras, y flechas (arcos) que relacionan los nodos e indican las actividades. En la figura:4.4 serepresenta una red de actividades necesarias para construir una planta, en ella podemos advertir que la actividad diseiio de planta (1-2) debe terminarse antes de que puedan hacerse otras tareas,en cambio la instalaci6n del generador (5-7) no puede comenzar hasta que ellugar este preparado (3-5) y el generador este fabricado (4-5). Puede verse que existen cuatro caminos entre el nodo 1 y el 8. La preparaci6n del lugar y la fabricacion del genera dor estan en distintos caminos, pero convergen en el node 5 y, en consecuencia, cualquiera de elIas puede retrasar la instalaci6n del generador. AIgo similar. oenrre can las tareas precedentes ala actividad (6-7) adiestrar a operariosy luego con la obtenci6n de Ia patente (7-~).
,
67
Para ,aplicar el.metodo CPM (camino , . '1crftico) d ademas d de 1 defi I nir las actlvldades del proyecto y c~nstnl1f are:. m?~tran 0 a:e a ci6n entre ellas, se requiere: 1) reahzar una estimaclOn de los, tl,em pos de cada actividad; 2) sumar ·los tiempos de cada, actlvldad sabre sus respectivos caminos (ver figura 4.5); 3) determmar como camino crftico aque! can mayor duraci6n (en el ejemplo es B); y 4) optimizar mediante laasignacion de recurs os eJ tiempo total del proyecto. Tiemoos
Camino A: 1-2-3-5-7-8 B: 1-2-4-5-7-8 c: 1-2-4-6-7-8 0: 1-2-6-7-8
12 + 8 + 12 + 4 + 6::: 42 12+4+18+4+6=44 1 2 + 4 + 5 + 9 + 6 ::: 36 12+3+9+6=30
Figura 4.5
, EI PERT, como el CPM, es una herramienta deplaneamlento y control vinculada con el tiempo. La diferencia basica entre ambos metodos reside en que el PERT incorpor~ p.robabilid.ad~s .en la re:.d ntilizando .tres tiempos estimados (optIrmsta, peslmlsta y mas probable) para cada actividad, en lugar de uno.
3.2. Diagramas de representacion Cuando representamos un sistema 0 procedimiento adrninistra · tivo mediante un diagrama estamos haciendo unaabstraccion es quematica de Ia realidad, y el grado de·simpliftcaci6n dependera del grade del detalle del diagrama que utilicemos. Aquf nos concentra remos en describir los tres diagramas mas usuales para representar : sistemas administrativos y que sen'in los que luego aplicaremos en el desarrollo de las Unidades 5 a 9.· Para la confecci6n de este tipo de diagram as existen multiples , softwares que permiten la graficaci6n y, en el caso particular de los · cursogramas, podemos recurrir a herrarnientas como el Vicio, el · Flow, entre otras. .
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• Diagrama de bloque
Figura 4.4
Mediante el diagrama de bloque podemos tener una visi6n sin retica de un sistema. administrativo y de su funcionamiento, descri
68
FUNDACfON UNfIf£RSIDAD A.,.DISTANCIA "H£RNANDARIAS' . --_"_--, .,.....;:.....,""..
HERRAMIENTAS U5UAi..cS ,-..
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EI rectangulo procesos y en e1 st:
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£Ie es () latos aue. una vez dec:::ctadoE Y S08. Aqul
analista definira nuaci6n espeCificara los en salidas. EI cankter erninentemente, sintetico del diagrama de bloque requiere agrupar los elementos mencionados mas arriba en cuatro rectanguJos unidos entre S1 par flechas que indican el flujo del pro ceso. - En elrectangulo Izquierdo se enumeran las Entradas y en e[ derecho las Salidas; en ambos casos s6lo se mencionan los soportes de infonnacion que corresponden a esos conceptos. - EI rectangulo correspondiente a los Procesos se ubica entre los dos anteriores y en 61 se mencionan en forma sucinta las activi dades necesa~ias para trans:formar la inforrnaci6n de entrada y la disponible en ;archivo en salidas. p
E
, Tarlelas de
aslstencla.
como"
2. Actualiza ci6n legajos;
1- Tarjeta Reloj
1-
Partes de novedades "
en Uu'1-tos
' en e1bI'oque de IoS.proce sena meci1IDteel diagmma deta ,
~n;;01D.tIdJ''Ti0S
rorm"" de
1. Control asistencia
6"~emplo
,
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,-HOrariOS -PermisoS y autorizac.
data -lncorporar Legajos de ' novedades' personal ' - Cargiu' datos
1-
1-
Legajos actualizados
-Escala
I-Datos 3. Liquida asistencia y ci6n sueldos novedades
~munera. clones
~_J\~,rte!.Y__
l-UQuidar _ Emitir Ii yrecibos q.
s Figura 4.7
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. Partas de novedades
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., "'" A . Legalos . E!;cala Aemunera· clones ; Aportas y Coolribu clones
Figur~,4.6
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• Diagra111fl de interdependencia sectorial Este tipo de diagrama -que puede. utilizarse como mapa de proceso en la! reingeniena- es .de utilidad cuando se requiere una vision global del sistema, sin entrar en las particularidades de ejecu ci6n del trabajo administrativo. Si bien desde estepunto de vista es similar al diagrama de bloque, se diferencia en que nos muestra los distintos sectores que intervienen en el proceso. Los elementos necesarios para su construcci6n son: - Un cuadro con columnas, cada una de las cuales es encabe zada por el nombre de un sector de los que intervienen. '
71
HERRAMIENTAS USUALES
70
FUNDACION UNIVERSIOAD A DISTANCIA "HERNANOARIAS" ¥!'".
- Rectangulos representativos de las operaciones que se desa ITOnan en cada sector. Cuando las operaciones son heterogeneas po demos diferenciarlas usando mas de un rectangulo dentro de cada columna. Cada rectangulo podra incluir la descripcion de la opera cion 0 del soporte utilizado. - Lfneas de interconexi6n entre los rectangulos, que repre sentan el traslado de informaci6n e indican la secuencia en que se realizan las operaciones. Como ejemplo de este diagrama se representa en la figura 4.8 un subsistema de compra. .
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,. Cllrsogramas
El cursograma, tambien denominado diagrama de pro cedi- . ~ miento, cireuito 0 flujograma, es sin duda una tecnica analftiea que: ~ . permite describir sistemas administrativos en forrnaclara y logica" ~ ~~~.3 ~-g~'o facilitando una impresion visual del movimiento 0 flujo de la infor-. ; f! 1~~~ rnaci6n. Es habitualmente usado por los analistas como lenguaje, t.l U~0 /i,$U u~~ universal tanto para estudiar los sistemas vigentes, como para el di-' sefio detal1ado de los sistemas que se proponen. Su usa tambien se. fl:i ha extendido a otras profesiones, asf los auditores los utilizan para Ii! \ relevar y evaluar e1 sistema de control interno de sus clientes. ~ eui-8 :Jc Estos diagramas son dibujados mediante eonvenciones prees- . H~~ 'il~'ll ~ "••E tab1ecidas. En nuestro trabajo, adherimos a 1a norrnalizacion reali- • ~;B~8
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FUNDACIPN UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS·
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Como. ejempl0 de aplicaci6n de las normas mencionadas, pre sentaremos como figura 4.9 un cursograma del subsistema de pago a proveedores. A continuaci6n detallamos sus referencias:
. HERRAMIENTAS USUALES
7$
PAGO A PROVEEDORES . Eltterlor
Dep6slto
Contlldurla
Tasorerlil
Compras
1. Recibe, controla y finna remito. 2. Controla cantidades y verifica precios YcEtlculos. 3. Emits reclamo y retiene documentaci6n. 4. Verifica contestaci6n ("e& satisfactoria?). 5. Uquida factura y manda copia a Compras. 6. Emits orden de page. 7. Emite Recibo a fir mar por el Proveedor. B. Emite cheque y nota para enviarlo al Proveedor. 9.
Paga~
10. Contabiliza y archiva. 11. Recibe recibo del proveedor y 10 archiva.
En e1. ap6ndice 3 usted encont:rara una aplicaci6n de las· diferentes herramientas donde se puede apreciar el grado de detalle de la informa ci6n que nos proporciona cadauna de ellas, aSl mismo al final del ejem plo se mencionan aspectos de control interne e infonnaci6n gerencial . .
4. Manuales
~
. : ...•,',.:.:~
Un manual es todo cuerpo sistematico que indique las activid~ que deben ser 6umplidas por los miembros de una empresa oinstitu .d6n, asicomolla forma en que las mismas deberanser realizadas, ya sea conjunta 0 separadamente. El Manual de Procedimiento que trata: remos aqul, constituye la expresi6n analftica de las retinas administrati vas a traves de las cuales se canalizan las distintas operaciones; ·10 que . .Mintzberg denomina forma1izaci6n de la corriente de trabajo. .En algun~ empresas estos aspectos son dlifundidos mediante· circulares, memorandos 0 instrucciones intern as que, numeradas ; 'Correlativamer\teu ordenadas crono16gicamente, vat! formando un . ·cuerpo de disp~siciQnes;.este si bien cumple en parte con el prop6- . sito enunciadq mas arriba, no conforma un elemento organico y . completo que permita sustituir al manual. En realidad, ambos metodos no son exc1uyentes; se comple- ; mentan ya que, mientras las circulares y los instructivos pueden ser utiles para comunicar disppsiciones transitorias, los manuales com- .'------L----L.-----_.....L._~_ .pilan informaci6n de caracter masestable, referida a los procedi Figum4.' mientos adrninistrativos basicos. L .. ...
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74
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FUNDACION UNIV£RSIDADA DISTANCIA "HERNANDARIAS·
Los manuales de procedimiento 0 de procedimientos y nor mas, como tambien se los denomina, constituyen, en el marco de nuestra metodologia de trabajo, el producto por excelencia del dise fio detallado, pero ademas, sirven de base para la capacitaci6n y puesta en marcha durante la etapa de implementaci6n. Debe quedar claro que el uso de estos manuales no es indiscri minado,. se centrara en aquellos sistemas a sub:;istemas basicos des de el punta de vista administrativo ya que, en esos casos, se apre damn sus principales ventajas, entre las cuales se destacan: . _ Proporciona informacion permanente sabre las pnicticas administrativas. . _ Ayuda a institucionalizar y hacer efectivos los procedimien tos. Facilita la normalizaci6n y la fijaci6n de estandares. _ Asegura continuidad y coherencia a las practicas a traves del tiempo. _ Constituye un valioso elemento de consulta, de capacita cion y de resoluci6n de conflictos. . . A estas razonesque justifican la elaboraci6n podemos agregar que, actual mente, los manu ales constituyen un requisito indispensa ble para la acreditaci6n de acuerdo con las normas internacionales de calidad (ISO-serie 9000). Sin embargo, es conveniente que reco nozcamos ciertas liInitaciones a su usc, por ejemplo: _ Su confeccion· y actualizaci6n puede requerir esfuerzo y costa significativos. _. Una redacci6n defectuosa a poco cui dada, a una extension inadecuada; pueden dificultar su uso. - En caso de ser muy detallado, limitala discrecionalidad Y consecuentemente la iniciativa individuaL _ Si no selo actualiza peri6dicamente, se carre el riesgo de desactuaIizaci6n y obsolescencia.
4.1. Pautas para la elaboraciOn de un manual de procedimiento
HERRAMIENTAS USUALES
75
mos distinguir ciertos items que hacen a la introducci6n del manual como: - Objetivos y alcance. Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas 0 de la forma de actualizaci6n. El cuerpo central del manual estan'i sin duda constituido por las normas propiamente dichas, presentadas a traves de: - Cursogramas. - Descripci6n de los procedimientos. Formularios (modelos e instructivos sobre los soportes a utilizar en el procedimiento). Por ultimo, podrfamos incluir informacion adicional al manual como, par ejemplo:. - Glosario. - Indice tematico. Fechas de ernisi6n y de vigencia. 2.. PresentaciOn del manual La norma 34551, a la que ya hicimos referencia, tambien estable ce especificacrones acerca del formato (sugiere los formatos IRAM A4 y- AS) Ydel armado del manuaL Sobre este ultimo aspecto debe tenerse en cuenta que la diagramaci6n permita su encuadernaci6n y que la ti pografia y el espaciado del textofaciliten la lectura. El manual tiene que ser una herramienta dimimica, susceptible de actualizaci6n permanente, por 10 que es recomendable su anna do como carpeta de hojas movibles, 0 directarnente como un dis quete para su consulta por pantalla. 3. Redacci6n La redacci6nes s610 un medio para transmitir informacion, pero de ella depende la claridad y precision del mensaje. A tal fin, proponemos ciertas premisas surgidas de 1a experiencia.
De forma:
- Las frases deben ser cortas, elaboradas mediante el ernpleo de la menor cantidad posible de palabras. Lo ideal es la simplicidad La Norma !RAM 34551 establece can cankter enunciativa del mensaje telegrafica. eual debe ser el contenido de un manual. Dentro de 10 establecido - EI lenguaje utiiizado debe ser claro y no .dejar Iugar a du por la nonna (que se acoriIpaiia para consulta en Apendice 1) pode- das. Deben evitarse las ambigUedades. .
1. Estructura del manual
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FUNDACION UN/VER$IDAD A DISTANC/A "HERNANDARJAS·
HERRAMI£NTA$ USUAL£S
77
- El estilo debe ser fOIrnal, pero no aburridlo. Debe eyitarse el abuso de terminologfa tecnica 0 poco usuaL Operativa~:
-Las ins~cciones iridican, en todos los casos, una acci6n
0
decisi6n. Los terminos mas usuales son: emitir, completar, contro lar, archivar,etc. , - Las ae~iones haeen referenda a objetos, fonnullarios 0 ar chivos. Estos deb en identifiearse con propiedad, indicando el mIme ro de copias.
1. Recibe de:
•
Ejemplo: Distribuye liquidaciones: Ejernplar 1: at cliente; Ejem plar 2: al Sector Caja;Ejernplar 3: a Archivo.
•
- E] enunciado de la accion debe completarse con la enume racion de los datos que senin operados.
. ..
Ejemplo: Completa en sl Registro de Creditos Documentarios fe cha de apertura, corresponsal, localidad y vemcimiento.
"
- ' Cada i llstrucci6n debe indicar los soportes 0 sectores que ,. proporcionan los datosnecesarios para producir 1a acci6n. .
'
J
- Debe menci on arse la oportunidad termina el c~mp1irnientodelaacci6n.
0
0
Ejemplo: Quincenalmente recibe de Cuentas Corrientes Iistado de saldos impagos 0 Cuando recibe la factura completa el legajo.
A continuaci6n Sf.'. presenta un ejempl0 de descripci6n del pro cedimiento deLiquidaci6n y Paga, en sus pasos de. recepci6n de 1a documentaci6n, autorizaci6n del pago y pago.
.Distmtos Sedores: autorizaciones de pagos por compms y/o
servicios. Delegaciones:las, SOlidtudesde reposici6nde fondo fijo y IIi
2.
3.
Emite:
i
, - Cuando la accion que debe ser desarrollada es compleja, la instrucci6nse ~eparanl en pas os con las especificacionesnecesarias. Ejemplo: Autoriza al retiro de la doctJImentacion: - Embarque te rrastre, mediante sello al dorsa del Conacimienta de Embarque; - Em barque' aereo, mediante confe.cci6n de una autorizaci6n para el retiro de la GufaAerea.
i
doclJ!llentacion con la caninila resumen de factums apagar por ' preStaciones, honorarios y famiacin. ' ' " En los casos que corresponde (Delegaciones, PersonalY0iros sectores) ingresa los datos aI sistema; en losotrci casas controla por pantalla la doculTKintaci6n eon Ira los datos del sistema. '
Solicita a Cre
circunstancia que de ' ,
y Reintegros: documentaci6n de afiliados por
au IDrizaciones a prestadores que no olDrgan cuentas cOirientes 'y por reintegros un la mano". , Afiliados: comprobantes del colegio de concurrencias diferenciales mes'vencido. Control Factumcl6n: el "Confonne" con original factura del preslador y si corresponde copia de nota de debi ID 0 credito... Pernonal: In planiUa resumen de liquidacion de sue1dos y cargas sociales. . ,i
..
•
Ejemplo: Recibe del cliente Solicitud de Credito autorizacion '\, ..ditos ', ! '. .dela venta. '
I
i Autorizacones
4.
5.
.
'..
.
.'
,
Orden de Pago: par ailtOrizaciones de prestadores que no otorgan
cuentas corrientes por reintegrns a Ja mano, reintegros por concurrencias diferenciales porpago' de sueJdos (por delegacipn, por central y por cargllS sociaJes). .. Listado diano de deuda (vencida y a veneer) por los d~mas c9nceptos. Entrega las onlenes de pagoa afiJia<;los 0 a Jefe de Sector en caw de sueldos y cargasi spciales. de deuda aI Jefe del Sector.
78 FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A --
"HERNANDAR/AS'
HERRAM/ENTAS USUALES
79
5. Para Sll autoevaluacion Jefe de iiquidaciones I. Pasa ellistarlo de deuda vendda y a veneer y/o Orden de Pago aI lefe del
Departamen ta.
Jeie de! departamento Contabilidadl y Finanzas 2. Recibe ellistado y Ordenes de Pago y de acuerdo con la disponibilidad de
fondos determina las prioridarles y el plan de pagos y abtiene aprobacion del
Gerente.
3. Pasa listado aI emplearlo con indicaci6n de los pagos autorizados.
Empleado de iiquidaciones
4. Emite Ordenes de Paga conforme allistru:lo autarizada y obtiene firma del Jefe. 5. Pasa Ordenes de Pago a Tesorerfa.
EmpJeado de Tesoreria 1. Recibe Ordenes de Pago y verifica que esten autorizadas. Ingresa al sistema: Q Numero de orden de pago
" Orden del cheque
G Banca I Cuenla 3. Confirma datos al sistema. emile comprobantes de pago y chequeS, las adjunta aI expediente y obtiene del Jefe y Encnrgado de Tesoretia primera y segunda firma del cheque. 4. Pasa al Jefe de Departamento. Jete de departamento 5. Controla y firma cheques. Devuelve a Tesoreria. Empleado de Tesoreria . 6. Archiva trnnsitoriamente los expedientes arden ados alfaMticamente hasta que et presmdar se presenta it cobrar. . 7. AI presentarse el prestador paga, obuene firma en camprobante de pago y
recibo oficial.
8. Entrega copiade comprobante de pago firmada con constancia de retenci6n de impuestos si comisponde.. 9. lngresa datos del comprobanre de pago aI sistema. 10. AI final deJ dfa emite listado de pagos y 10 remite junto con los expedientes
para control contable.
1. Utilizando el farmulario de relevamiento presentado en la figura 4.2,. efecrue una encuesta a un empleado de una empresa 0 institucion de su conocimiento acerca de un procedimiento en el eual intervenga. Tres 0 cuatro pasos del procedimiento son suficien tes. 2. Sen ale brevemente dos similitudes y dos difereneias entre los diagramas de Gantt y de redes. 3. Imagine que debe realizar el anruisis de un sistema y que los tiempos estimados son los siguientes:
2:
Can los datos proporcionados, confeccione un grafieo de red e indique emil es el camino cntico. 4. Elabore un cuadra comparativo de la informacion que pro porcionan respectivamente el diagrama de bloque, el de interdepen dencia funcional y el cursograma. Resuma las ventajas y limitaciones del uso de diagramas como herramientas de amilisis de sistemas. 6. Con los datos del cursograma presentado como figura 4.9 elabore un diagrama de interdependencia sectorial. 7. Mencione por menos tres diferencias signjficatival) entre el uso de manuales y diagramas como herramientas para el analisis
de sistemas.
p.
80
FUNDACION UNfVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'
, 8. Realice el intento de redaetar por lamenos eineoinstruecio nes que incluitfa en la descripci6n del Procedimiento de Pagot a Proveedores a ipartir de los datos del cursograma presentado como figura 4.9. Tenga en cuenta las pautas de redacci6n eomentadas en la unidad. ' 9. Sobre el contenido del Apendice I sepregunta: • l,Cu31es son, segdn la Norma !RAM 34501, lossfmbolos representativos: de: ' ' des - activida - cursos de acci6n - uni6n 0 vinculaci6n '.' I -, soportede informacion • ;,Quees6ble'ce laNorma mAM 34502 sobre:
- direcci6n del diseno
- disposici6n de sfmbolos
, -nneas de traslado de informaci6n
- ubicaci6n de los sfmbolos
- emisi6~ de rformulario 0 soporte de informaci6n
...,- descripciones
- simboloconector.
10. Conf
la metodologia tradicional (ver Unidad 3) con lasherramientas que, ,
'
utilizaria en eada una de ellas.
ModUlo II , SISTEMAS 'APLICADOS
,
1tI".
enli!l\!lm!llI!i!im!llg!lllillfAil!!iii<:lillllll!\l.'ili\lli;!liJ'.~~,z~~~!
Este Modulo completa ellibro ytiene una finalidad nentemente practica: ver en accion los conceptos y tecnicas explici das en el Modulo [Para ello hemos subdividido el sistema adm nistrativo total en cinco subsistemas que se corresponden con op~raciones mas usuales de una empresa y que se tratan seglin el .!i
gUlente esquema:
U· d 5 ulda
h-------"""""'....,,""""'·. . . "' ' ' " ·" " " " "'. . . ."""""......,-------
Un~dad 5: Subs~stema de Compras. -Umdad 6: Subslstema de Pagos.
-. Unidad 7: Subsistema de Producci6n.
, - Unidad 8: Subsistema deVentas.
-' Unidad 9: Subsistemade Cobranzas.
- Unidad 10: La automatizaci6n y los sistemas administrativoJ
Subsistema de COD'lpras
E
.,
.,
A modo de introduccion comun a las Unidades 5 a 9, direm( que los subsistemas se pre sen tan en una version tipica y detallada,l I ~ubsisterna ~e .Compras se. encarga de la obtenc.IO~ de que en cada Unidad se precis a el objetivo y el alcance del subsistilos recurs os (blenes y servlclos) n~cesan?s l?ara el desenvolV1~en rna, los aspectos especificos de control interne que se deben tent tQ nonnal de lao empresa en los meJorest~rmmos; osto es; a1 mInImO en cuenta, los requerimientos de informacion gerencial y el desum cos to, en la cahdad adecuada y en el momenta oportuno. Hodel subsistema a traves decada uno de los Modulos que 10 COTh p~nen. S~acompaiian. ejemplos y ejercicios utilizando ~as hem 1. Alcance rmentas VIstas en la Urudad 4 de la pnmera parte. --------------- La Unidad 10, que cierra el Modulo y ellibro, analiza el iIi:' EI subsistema de Compras se pone en funcionamiento cuando pacto de la autpmatizacion sobre los si~temas administrativos en gt. se detecta]a necesidad de aprovisionamiento, pudiendosefijar la fe neral y luego trata'e.n partiC1i~ar como se 'modificari' practicamenl cepdon y contabiIizaci6li provisoria de los bienescomo lfmite su cada uno de los subslstemas VistoS. ,'.. . . peri or. " el caso de los bienes, es el sectpr de Almacenes quien de tecta la falta de un producto 0 material. mientras que el sector de , Ingenierfa establece las especificaciones tecnicascuando correspon da. Si se tratara de servicios,' el pedido puede originarseen distin tos sectores la empresa y, el requirente debe acompafi~r las espe cificaciones del serviCio .solicitado .
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84
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'
SUBSISTEMA DE COMPRAS
85
El depart
los insumos para In produccion como una de las cuatro actividade! SO!1 aquel,las compras ~ un proveedof,extnmjero, 10 que hace
principales del nucleooperativo. neces~o conslderar una s~n~ de particul~dades comosegurosde
cambIo, .tra~sporte, procediIDlentos especlales para el despacho .de ' ':;.11 ;:"led' d la rnercadena a plaz.a, derechos de hnportaci6n, etc. '. 2• M Ourul a es .. . .mter . Deb'd 1 o. a las' reg1amentaclOnes vIgentes en e1. comerclO • Compras menores na?ional; s,:~len ser nec~sat?as ,autorizaciones Qficia1e:~para realizar ,la ImportaclOn. . . . ..' " . . . servlclos de.escaso valor y cuya necesl. 'Otro asp' ct 'q' , db t'" '." t ..... -' 1" 'd'-' Se refie.rena blenes . 'al ' d ' ·d b 1 .' : e Ol uese e e enereneuenaesque,eprovee or ,es. eClr, que se etecta so re a mar · . ormalmente' eXl'ge la 'apertu'ra·d n' 'd't d' t ' " dad pue de ser Clfcunstancl ' ' d d ,,' . ' 'bl n . e u ere 1 0 ocumenano nTeVoca, cha, 10 que hace.que.este sean'prevlsl es. ' . termed'" .. t'. ,,' bancana~-' . ' -' tipo . e.a ' qmslclones " ,.no ' . . .ble . ' 10 . . que .'re'qu"ere 1 .la m laClOn de una ms ltuclon. . Estas compras generalmente son abonadas en efectlvo medIan' . '
te la utilizaci6n de un fonda fijo. .' ,'" . . '. "', .".. ' .'
Resulta practico que no secentralicen en un departamentc . 3. Nonnas especfficasde control mterno
sino 'l.ue los responsables de lossectores que necesitan un bien! ." . "
serviclOs de las mencionadas caractensticas pu.edan decidir y auto • ~eptlraclOnd,,! junctones , .
rizar Ia adquisici6n. -. ' . --:La ~uncion de, comp~~ d~~ estar sep~ada delmanejo fislco
Otras razon~s de.fndole.pnictica, como demoras en laentregtdelos blenes yo-eIa reglstraqon de los mlsmos: Compras, po~10 para la utilizaci6n· del-' ,bien y perdida de tiempo administrativa, hll tanto debe estar separada ~710s sectores de Almacenes, Recept10n, cen, que Iosbienes comprados flO pasen par Almacenes. . , ' Cuentas a Pagar y Contablbdad. " II '. • ' . ' . ' " E n empresas pequefia~, sin embargo, !pones deeconorrp:a ha~ .CQmprasd~brenes de uso . .. . cen que, a veces, las fun ClOnes de recepclon y el almacenamiento , SC? refie~n ~ bienes q~e 11:0 requieren unarep?sicion penna de los materiales dependandd departame,nto de Compras, . , , n7~te c?mo. (odados, maqumal1as, motores, herratI)len~as, l)lstrua En Ia gran empresa se observa la separaci6n de funciones arri~ , ClOnes, mmuebles, etc, .,ba menclonada, nos610 por· razones ,de control interno, sino tam~ . Debidq a lasignificp.ci6nque tienen estas inve(siones requit: bien por las ,funcion!!s especializadas que .implicahi provisl-6n de r~n l~ aU,tbriz!1-ci6n de, l()s riiveles de'decisi6Ii mas altos de las org, de~enninad.os productos para la producci6n, su inspecci6n, almace~ mzaClones. . . , . ' '. .naJe y mampulaci6n. ..
°
I 86
I
FUNDACION UN/VERS/DAD A Dl'STANCIA ffHERNANDARIAS u
. SUBSISTEMA DE COMPRAS
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!!.1!1ibjgcian.deltrii;;'t~iFiI~,'~'o,i.pra· .. Pun,o de pedido y lote de I'umpra i -,---~ La obera~t2!}:,~1~~,gQ!-pp"(~debe .inici~rse,]con el respald??e un '. E~.:f-ecomendable que .1a cantidad de productos que se soliciten ¥tPpr'pa,r!;e,;4e q'p':11mClonano responsable.AdlclOnal- sean ac.ot~'.EiOn las necesldades de consumo. Para ello, las el~pre ;y;~'fir~~f~'qripiAQmo minimo, los materiales queentran sas ~ue]enfijar puntos-defJe?i,do; esto es, la cantidad ~n eJfcistencia a e'deTproOt1tUf teririinado se adquieran en virtud de es- partIr de la cual se debesohcltar la compra de un artlcule. Se esta .' eCilfi(!~Gf&p';~:sGon:mues~as:. En,~as especificacio~es, que deben ser blece comp un ~tock minimo mas ~n margen 'de segmida(!, teniendo ~claras, conclsasficoncretas: y completas, se descnbe exactamente elen cuenta el dane que la falta podrfa causar,. .. !material y su? p~op'~~~-a~~ p_~~~yudara la persona r~sl?~nsabl~ de , . Unavez deterrninados los niveles d~ inve~tario raci()nalmente ~as~eq:rpJ?r~?!rctmqg,~r.'lp.e~rules'delo que c?mpra Y.P?slblhtar la mS"'TI1as. adecuados c,orr:esponde establecer, conslderando los costos reccJ~9t:~r~~v~ d:l,};~':t~!ldftd ~e,:!~s matenales reclbldos. ' . :asoCIados, el.lote optimo de compra, . , .. ' . .. " . . ~ Las 'espeCl:fiCacI9Q~s,j agl~19nalmente, deben ser flexlbles Y' Determ~nados fi,l.ctores como el caracterperecedero,lla mcertl ~useeB.t\kf~~-~d,e:;;"!~4f1c:aCi6ii;"estoes, deben perrnitir la consecucion 'dumbre a:erca del,a demanda futuTa, la falta de espacio para el al ~e melQtli!$.,~n:ebpr(')ducto;que se ~ornprara. ' m a c e n a m l e n t o , etcetera, pueden hacer que no 'se tenga en cnenta e] \ '!?~M~IU1~~f1te, ~as,espe~i?caciones pueden mencionar cat~og.os,lote mas economic? No, obs~ant,e, ~s convenjente sU,crueuI?, al me ~u~~§;~,~~,f1~mt.lc~s_.:fl&lCasdel producto, pIanos Y descnpclon nos J?ara las mat~nas pnmas 111 as Important~~;En dicho:cruculo se del mtl~Qi[ij(de;produGCI6n.: ; ",:, . conslderan dos tlpos de.gastos: los de gestl.On (necesanos para la !.: . SiG22&~11 . ta ~~'tiR..~.b. Ie~ o',~~rvi~io e~ el mer~a?o es necesario coJocaciop de I~ orden de~omp~a) Ylos vinculados con!'11manteni-' r,~ahz3.!'JI.!29Ji1~~G10neS,en las!.espectficaclOnes ongmales, estas de- IDIento de los blenes en eXIstenCIa. • .' . tfense.r ,autoriz:adas'PQt~FllsuariO de ese bien 0 servicio, .. Control de la mercaderia recibido. . ~. ()~t~f;:~4n d~.~;,,:~~~~ro de(erminado de ,coRza.clones . Es' i~p?rtante elcontro! ,de lacantidad;y' ,~alidad de lo~ pro~ i, Par~1o..<;t~J!:lS-G01l1Ptas,supepores a un determinado monto de_duct?,S reclbldos yla confecclOnde reportes escntos con esta mfor bF~p~arrse.,;y,cu1ia!l::~,~!t~~Q!g~es (l0ysuafes pedir porlo menos tres), ;maclo~, , '. .' " _..,...,. eVltando:\d.t:fest~ l1}~'B~!~.Jjl,-<:l~screclOnahda.d del responsabledel sec-' . .~l el. control de. calldad reqUIere de conocmuentos tecrucos, Ia tJr, · :. ,dl'!~l"(l\lL=M'" . ' f u n c l O o ' s u e l e estar separada de Almacenes, que en el momento de ~·-LOfPe'1Ta'Os'"Y"''i;;-·~~t\2i~R~?ne~ se realizan por escrito, per? i1a recepcion s610 da.conforrnidad porIa cantidad. , cuando no se llega al monto estaDleCldo, las consultas pueden reall-' • Constitui:i6n deseguros sobre mercaderfa en trtinsito zarse portelefono. En el caso_de compras menores po dna efectuar,.,' ' .. , . .' . . .... '':'''Y'''~JJ:':''''''a'~\I''\\'':':;; >"'i' . . Se recomlenda la contrataclon de seguros para cubnr el nesgo d tId d I d t .. , .- .. . d 1 se Ia comp~a. en lorm uireCLa, " i, c ~f"ff'l( ," t: -~~, ; ,:~1 ;'"i~-,~,"" . e ras a 0 e os pro ue os que vlaJan por.cuenta y pesgo e a -y,fI. .}f~~~,~$fi1.·8~~la~Wl'21[i:', ". " ..empresa.' . ,' ~J~~2l}tOOicertar;~ci~?trato se debetomar en funcio~ de l~, ., Prenunerocwn defo~larios··
ilf!},9~~! ~t~,dec~slondebe ser tomada por un funclOnano . , . , . , '.
lec-Es{:on:yellientelclafijacion de atribucion entre funcio-·. ~.?s fo~ulanos que trasclend,enat~rceros,o,bhgan~oa la orga I'::';i":ti""~t '." "·'··1 '. . . .., mzaClOn~ ~l como aquellos que, sm .sahr.de la mlsma avalan el rno narlOS ueIUIS In os TIlve es . ,. "d b' db' .d '. I" . . f ' . ' • • ~' . • • • :v~mlento e tenes, .cen ser numera os corte ativam~nte yen Of :':lD1l~~)YiY,~F~m119a:)1~;de?ls1o.~ de compra,1}men la tomo debe m- :ma preimpresa. , ,. .' ...., .' '. tery~wri5?A§:Y tirmaJaCOtIZa~10~ del proveedor 0 la orden de comEn este cireuito es conveniente,laprenumeraci6n de las soHci pra': rnoJ eD tudes de compras, ordenes de compra, informes de reeepcion y de !~:control de calidad.. !
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SUBSISTEMA DE COMPRAS
FUNDACION UN/VERSlDAD A DISTANClA -HERNANDARlAS'
Adicionalmente, es importante remarcar la necesidad de qUI exista un control sobre la correlatividad de los formularios utiliza dos y que. el mismo no sea una mera rutina burocratica.
4. Inform~ci6n gerenciai
mnlerius primus y mllterirues.
comprn.
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.Los datos referidos a las operaciones de compras y que se en LL_----ii;J.v!!!an~os!!:...---t-----t--::-:--:-:---t--:-:::---:----; - Seieccion Pedidos de \ .,. Registro de Selecci6n de \ - Solicitud de cuentran disponibles en registros y archivos (subdiario de compras 2.pr
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-lnformede
- Tiempo promedio de la gestion de comprn. , . - Solicitudes de compra de mas de ... dias. -·Ordenes de compra pendientes vencidas. - Inmovilizacion de articulos en stock. - Ingreso de materiales en stock pOT tipo de producto: - Monto decompras real vs. presq,puestado. - Monto de compras comparativo de los ultimos 12 rneses. - Cinco principales proveedores por monto de compra. -. Cuentas a pagar por mercaderfas recibidas. - Proyeccion de deuda por OC colocadas y pendientes de re cepci6n. . ,. Salvoespecific{lCio1), encontrario, estos informes se refieren ~ . ··periodos, seman ales omensuales, segun los requerimientos de h gerencia.· ,
4, Colocaci6n de -lnforme de " III Orden de Com- Adjudicncion. pm. 5. Recepcion
6. Registracion
!Registro de. Iprovedores.
- Antecedentes . deru:i\udi~acion:
- Remilodel Proveedor.
\ -·Ordenes de
I -lnforme de
\ - Ordenes de
compm 0 contrlltos pendientes,
Compra pendienles.
Recepeci6n
!Ji!! - Emision Orden deComprno contrnto.
-Qrdende Comprno contrnto.
-Informede -Control de RecePci6n. cUnlidll.d y culidnd. -" Remisi6n OJ I Aimacenes. - Vnloriz.aci6n Asienlo de bienes reClbidos., CIlentils OJ pagar.
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5.2. DescnpciOn de los modulos Modulo 1: Detection de la. neces"idad de compra
Normalmente, si se trata de la .n.ec~sidad de la compra de ma terias primas, materiales utiles de consumo repetitivo! tiene lugar . . '" d l b · t cuando el responsable de Almacenes despacha un pedl~o (vale de 5. DeScnpCIOn Ie SU SIS ems. materiales) y determinaque ha ne~ado aI pu.n~o de pedido 0 stock .51 minimo. ,. D'mgrama d e ull.loqlle , 1dEn ese momento . .confecclOna . . . . la SOhCltud . de compras y la , enVla a epartamento respectlvo . Este modulo implica una decision previa de determinacion de .' .En el siguiente diagnuna ~e bl~que detallad? se ~e~cribe un subslstema de compras de matenaspnmas 0 matenales tlPlCO. C~da punto de pedido y lote 6ptimo de compra sobre cuya base el res uno de sus modulos sera desaIrollado en el siguiente pun to. ponsable de A1macenesdecide cuando solicitar ~ sector de .Com . pras la reposici6n de Ia materia prima 0 el ~atenal y la canttdad a reponer y confecciona la Solicitudde Compras (SC) . .,. "'
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FUNDACJON UNIVERSIDAD A DJS-TANCIA uHERNANDARJAS'
Este formulario consiste en el pedido de compra de bienes 0 servicios efectuada por una persona autorizada al departamento de Compras (ver disefio eli figura 5.1).' Es recomendable emitirlo por duplicado. EI original se envfa· a Compras mientras queel duplicado es mantenido en Almacenes en un archivo de pendientes para realizar el seguimiento de la gestion de compras y efectuar los reclamos en caso de demoras.
SUBSISTEMA DE COMPRAS
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oCuando se trata de compras. muy significativas (equipos, construsciones, etc.) la compra se organiza bajo la forma de con~Jrsos privados (0 publicos) y donde existe un pliego de condi
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Modulo 2: Selecci6n de proveedores y pedido de Tiene lugar cuandoCompras, hiego de recibir la SC, veri fica las firmas autorizadasy consulta el registro de proveedores a fin de seleccionar aquellos mas aflnes al pedido y solicitarles cotizacion. Las decisiones asociadas con este modulo incluyen el estable cimiento de modalidades de compra y la seleccion de proveedores que se consultanin de acuerdo con las caracteristicas del producto solicitado, pero tambien es aconsejable tener en cuenta el compor tamiento anterior del proveedor, que debe constar en el registro 0 archivo respectivo. Es recomendable eI pedido de cotizaciones a un deterrndnado numero de proveedores,como vimos al referirnos a control interno. Pedido de cotizaci6n (PC) consiste en la solicitud por escri to (ver figura 5.2) y en fanna simultanea de cotizaci6n de precios y demas condiciones a varios proveedores potenciales. Esto evita que la eleccion del proveedoT quede librada al criterio personal del en cargado deCompras. No obstante, algunas circuhstancias, como las mencionadasa continuacion, puedenhacer que no resulte necesario la emision del PC: . G Compras de escasa significaci on. o Cu~dose tiene. informacion actualizada sobreprecios reci bida con anterioridad de proveedores. . ;. Cuando los bienes se adquieren a traves _de' una orden' de . compra global que irnplique un aprovisionamjento pennanente. Cl Cuando las adquisiciones se realicen a comparHa'i afiJiadas. e. Cuando situaCiones extrema urgencia justifiquen pedidos telef6nicos.
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ciones emitido por la empresa y las ofertas se reciben en sobre ce-: rrado.
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de Compra '(OC),', Este comprobante (ver figura 5.4) represeqtala. . demanda efectuada a JlIl proveedor para que suministre los materia- ' 'les especificados en-Ia misrna. . ., ' . '. ...' . ELnumero de copias que seemitan puedevariar deperidiendo ' de laS caractenstiCas de la organizaci6n de que se ttate,pero es aconsejablenotificar alps sectores que efectuaran Ia recepti6n y la, liquidaci6n para el pago,. Como ejemplo, en una gran empresa:pue- ; de emitjrs~ la OC por cuadripIicado con el sigllJentedestino; .. Original: Para elproveedor.- . . • Duplicado:'Para Compras. • Triplicado: Para Recepci6n: • Cuadriplicado: 'Para Cuentas a Pagar. E1 sector de Compras,tomando CQrn,o base aI dupF~ado Q.ela . ~C, efecrua su requerimiento y evalua el cumplimiento del provee " dar. .
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Para la selecci6n de la mejor oferta suele resultar conveniente . . confeccionar una pIani1Ia de anruisis de cotizaciones (ver figura. ,. 5.3). La tapulaci6n de los 'datos en una planilla perrnite tener un re,. , sumeo utilde las cotizaciones presentadas por los proveedores. AI gunas empresasoptan. por la utilizaci6n de tin ejemplar de la SC . .para efectuar el seguimi~nto en Iugar de ]a planilla filencioriada. . .. En lamisma plarulla, 0 por sep~rado, se indiGani. la adjudica ci6n, con 1a ifirma delfuncionario responsable. . ,
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SUBSISTEMA DE COMPRAS
Modulo 3.' Adjudicacion .La seleccion de ofertas no es una tarea sencilla; es aconsejable tener en cuenta no solo los precios cotizados, sino 'otra caUdad ofre; cida, financiacion,plazo de entrega, etc. Ademas, es convenienteconsiderar las referencia~del provee . dor, conocer su respon:;abiW:lad, solvencia, continuidad'de suminis": tros, calid,ad de produccion, I:espeto de la fecha de entrega, etc. Este m6dulorequiere del establecimiento de los parametros para la evaluacion de las ,ofertas, 0 designacion de la persona que cumpIini tal fund6n. ....
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SUBS/STEMA DE COMPRAS
FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCIA ·HERNANDAR/AS·
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Contratos: en ciertas circunstancias, la opemcion de compra se puede formalizar mediante la firma de un contrato. Es importante que la redacci6n de sus dausulas sea clara, especialmente aqueUas referidas al precio, la cantidad, las condiciones de pago, el plazo de entrega, las indemnizaciones 'por incumplimiento y las garantias,.
Modulo 5: Recepci6n
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En este momento Ia acci6n pasa al sector de Recepcion, dande se produce el ingreso de la mercaderfa acompafiada por el original y copia del remito'del proveedor. Lacopia se devuelve conformada. En Ia Recepcion se decide aceptar 0 rechazar los efectos reci bidos, Iuego de efectuar los controles de cantidad y calidad,y se emite e] Informe de recepcion (IR). Este formulario (ver figura 5.5) permite que el sector de Contabilidadde la empresa tenga la certezll de que la mercaderia ingres6, conozca lacantidad de unidades reci· bidas y cuente con laaprobacion de calidad. Este,documento se suele confeccionar por cuadruplicado, y se distribuye de la siguiente manera: • Original: para Almacenes. • Duplicado: para Compras. 1:1 Triplicado: para Contadurfa. , III Cuadriplicado: para Recepci6n. Al recibir Almacenes las mercaderias con el IR controla ambos elementosy devuelve a Recepci6n una copia del informe con su conforme. Compras, por su parte, con la copia del IR da por cum plida su gesti6n; y Contaduria integra la copia junto coil el remito del proveedor allegajo de compra. En el 'caso de servicios la conformidad debe prestarla por eg· crito el sector 0 departamento usuano y remitirla al sector que auto rizanl el pago. .' . .
PILANILLA DE EVALUACION .DE PRESUPUESTOS.
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Sollcitud de Compras N°: ............ Pedldo de Reaprovls. N°: ............ Pedldos dll cnllzuddn ..mIIlt:Io&
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Aprobsdo por
M6,dulo 6: Contabilizacion .. La contabilizaci6n dependeni del sistema contable que tenga 13 organizaci6n. En generClI, puede afirmarse que Contabilidad debe realizar la,registmci6n en el momenta del ingres() de la mereaderia, . reflejando el aumento del inventario en una cuenta de activo yacre· ditando una cuenta de pasivo. Obtiene los datos del IR, que valoriza segiln Ia ~C. . . .
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Fuente: Pungitore (1994: 29) Figu.ra 5.3
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FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A..Q/STANCIA "HERNANDARfAS·
Un asiento tipo podrfu ser: Materias Primas 0 Materiales
a Cuentas a Pagar por Compras
SUBS/STEMA DE COMPRAS.
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,ORDEN DE COMPRA
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· El :importi! es el de la orden de co~pra; exc1uido el IVA; luego, '1I'llOVE'IlOR' . '... al recibir 1a factura del proveedor· se cancela Cuentas a Pagar, debi-' I...TO_MO_~_L_PE_ala_o_sfL_' tando .ademas' 1a cuenta del IVA contra la cuenta Proveedores por el IIoiATl:III'>I. R!:QI.I[RIDO, monto total de la factuni...
N°
0056.
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5.3. Ejemplo de uncircuito de Compras
CODIGO
A continuaci6n presentamos Ia descripci6n de un procedi-. · miento de compra de materiales de unaempresa industrial y eI res,..: . pectivodiagrama. Como se trata de un sistema computadorizado, . en eI cursograma se utilizan, como complemento de ·los sfmbolos. del Apendice.ll, los siguientes: .'
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Ingreso de Datos
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Narrativo: En Fabrica, tomando como base laotdende producci6n, Se leoNOlClCI
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SUBSISTEMADE CQMPRAS
5) Se adjunta el pedido de cotizaci6n original a la solicitud de .compr~ original, se arma e] legajo de compra en espera de la cotizaci6n. Se archiva en forma provisoria, por mimero de SC. 6) En Compras, al recibir las cotizaciones se comparan y se anota sabre cada cotizaci6n el motivo del rechazo 0 bien el motivo de la aceptaci6n. . . Se ingresa a la terminal, se accede al archivo de compras pen dientes y se indica el proveedor asignado. Se emite orden de compra por cuadriplicado y se distribuye eloriginal para el proveedor, el dupli cado para Conladuna y el triplicaao paraRecepcion. ". '. 7) En Comprasse adjunta al legajo el' cuadripIicado de la orden de.compra 'que quecia enel s e c t o r . ' . 8) En Recepci6nse recib~ el triplicado de la orden de compra que searchiva transitori;;unente hasta la recepci6n de la mercaderfa 9) En Contaduria se recibe el duplicado dela orden de compm que se arch iva transitoriamente hasta la recepci6n del remito. . 10) En Recepci6nse tecibe Ia mercaderia, se control a y se da elconforme. . 11) Se archiva definitivamente eI triplicado de la orden de compra y se devuelve el remito original alproveedor. Tomando como base elduplicado'del remito se confecciona el parte de recep cion por triplicadQi; Eloriginal y el duplicado se envian a Almace~ nes. EI triplicad() seremite a Cornprns. . 12) En Compras, Jornando como baseel triplicado del parte de . .recepci6n, se ingresa a Ia terminal, se accede a1 arehivo de' cornptas pendientesy se da de baja' a las mismas.· .
. Se coloea el nurnerode parte de recepci6nen cada legajo y.se "
. ..' . archiva definitivamente. . .... . ' 13) En AImacenes se controla el reInito con. e1 duplicado de) parte de recepcion, el que se finna y se entrega a Recepcion como sello de cumplimiento de ese .sector. Se controla Ia mercaderia reci bida con el duplicado de Ia solicitud de ·compra y ·el original del pa,rte derecepcioll. Seenvfa a Contaduna el remito duplicado y a Recepci6n eI.parte de 'recepcion duplicado. . • 14) Tomando cOnio base el parte de recepci6n se ingresa ala tenninal, se accede alarchivo de stockyse 10 actualiza.. Se arehiva provisoriarnente" el p.edido de materiales recibido anteriormente. Se archiva definitivamente Ia soIicitud de compra junto al parte de re
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15) En Recepcion se recibe elparte de,recepci¢n duplicado y se archiva definitivamentepor nUrriero de parte. ". ,. 16) En Cont:aduria se recibe eFremito duplicadoy se ,adjurtta a }il orden de compfa duplicado, , " , CursCigrama: (Ver FIgura N° 5.6)
, 6. 'Para ~U autoevaluaci6n 1. Como jefe de costoS! de una importante empr<:;sa; i que ndce- . sidades de informacion ptovenientes del sistema de cOIIipras te'J;ldria cada mes? l. CuaIeS. sedan esas necesidades 81 fuera Ijefe de' presu puestos de unaoficina del Estadonacional?, , ... 2. En su tarea de analista de, sistemas ha releva~olasigui~nte informacion proveniente del encargado.decQmprasY,depositod,e la sede Rio Negro 4e una empfesa de.serViciospetrolerqs: ' '. ' ,"EI manufildE! proced!,mientps'E!s muy burocratlcQ' y no co~tem. pia la tealidad anla que nos deseFlvo\vemos; Hequierepediri CQtizacio~ -nes, confebcj6n de la orden de'compray deFpartede{recepci6ri.La urgenyia de 10$ pedidosen nuestra a9tiyidad hace que nO.se PtJedan ,pedir Cotizacio~es poresctitQ. Respecto alas 6rdenffs, de:comp1'8 10 que hacemos as reallzarlacuando lIega lafactura de, tal manera qye si recibimos la visita: de IS: auditorfa jntemaobssrveelcumplimientQdef . manual; adicioAalmente con la fa'Gti..iraestarri,?s segurQ~ de :que' rlQ co metemos ningunerror. Alga simil~r.hacern.os con los partes de reoep br6n. Muchas veces la urgencia a \a qu~ hies referencia anteS: hacs que losproduclcis vayaildirectamente 811 pozo 'Con,loqueaJindeimes , nos pasamos 1 0 2 dras cargando datos ,at complJtador para~ GonJ,e,ccio nar los partes de re~epci6n.· . '
la
..
'.
'"
'. 'i auaI seria· su propuesta paramejoraf. dichO proceso sin cuidar las pautas decontrol intemo?·,. ,: , : '. • 3.iContinu~do con el relevamientoen'la empresa delcaSo an . , teriorencuentrdeste otro conientario'de una erripleada de Contadu
ria:'
1'
FiglU'tll 5.,6,
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funqi6n as corn:;iliar Cu~nta$a: Pagar. En'l~ misma' ap;arecen , ,Io~ cr!f!ditos 'cl,landoen losdep6sItos cargan al sl;Ibslytema' de In~enta,
'·~i
102
SUBS/STEMA DE COMPRAS
FUNDACION UNIVERSIDADA DISTANC!A "HERNANDAR!AS' -- p. .
nado ftem. Tres anos atras t el Sr. Matras sufri6 unaccidente y fue reemplazado por otro empleado, sucedi6 que la produc,ci6n debi6 dete nerse dos veces en 131 periodo de un mes, per falta de suministro de materias primas por parte Cle Almacenes."
rios los partes de recepcion. Los debitos aparecen con motivQ de la re " " " ." gistacion de la factura del proveedor. Normalmente me lIeva 3 0 4 dras conciliar las diferencias. Es muy ditrcil que coincida 10 que se jngresapor inventario con la factum definitiva.Los errotes son variados y aparecen en las caritidades ingre sadas.en los precios, en los impuestos internos, etc. Para cuando 10 gro detectar las diferencias y explicarlas el encargado de materiales me dice que ya no puede ajustar los bienes de cambio (contrapartida de la cuenta que analizo) debido a que ya no hay stock por 10 que can celo las partidas pendientes contra resultados."
Realice un comentarib entico de1a situaci6n descript~. 8. A partir de la despripcion del proceso expuesta en el libra Reingeniena, de Michael ,Hammer y James Champy,que se trans cribe a continuaci6n, usted debeni realizar un analisis comparativo con el circuito desarrollado en el punto 5.3. de esta Unidad.
Redacte el parrafo de su infonne que se corresponderia con .' ." 4. las pautas de control intemo mencionadas a continua cion identifique aquellas relacionadas C(m el subsistema de com pras: - Arqueo sorpresivo de val ores
Inventarios fisicos
Obtenci6n de varias cotizaciones
. -. Existencia de "inventario permanente - Constituci6n de seguros sobre productos terminados - Pagos con cheques· " - Separaci6n de funciones entre quienes compran, reciben y registran . "
"EI nuevo proceso'9s mas 0 menosasf: un comprador del de partamento de Compras Ie env(a una orden a un proveedor, y al mis mo tiempa, lada entradaia esa orden a un banco de datos que esta en Ifnea. Los'proveedores, 10 mismo que antes, despachan la mercaderra al muelle de recibo, y cuando estallega. un empleado comprueba en una terminal decomputaaorsi el despacho que se acaba de recibir co rresponde a UAa orden de compra pendiente en 131 banco de datos. Solo hay dosposibilidades: 0 corresponds El no. En el primer caso, el empleado acepta 9\ despacho y oprime un bot6n del teclado de su ter que Ie dice al banbo de datos que los bienes lIegaron. EI recibo de los blenes quada, pues, registrado en el banco de datos, y el com putador automaticamente gira un cheque y, a su deb ida tiempo S8 10 remits al proveedor. Sit por 131 contrario, los bienes no corresponden a una orden de compra pendiente en el banco de datos, el empleado del . muelle de recibo 10 rechaza yse 10 de"uelve al proveedor."
problema~ica relevada (Planteo y propuesta).
Aprobaci6n de las compras por el njveladecuado. 5. l.Considera c.onveniente que Recepci6n reciba una copia de la orden de compra? Fundamente su opinilSn. 6. l,Bajo que circunstancias se puede eliminar el pedido de co tizaci6n? . . 7. Segun nuestro analista, del relevamiento del circuito de abastecirniento de la empresa "Linema S.A." surge la siguiente in
formacion:
"EI Sr. Di6genes es el jefe de Almacenes de Unema SA EI Sr. Matias, jefe de Produccion, es el mejor amigo del Sr. Di6genes. Los dos comenzaron a trabajar.en la empresa el mismo ana. Por la gran . canfianza que existe. entre ellos, Almacenesinicila la gesti6n' de reposi. cion de los distintos items cuando los saldos en las fichas de stack son flulos, ya que el Sr. Matfas Ie avisa al Sr. Di6genes con 15 dias de an , ticipaci6n lanecesidad'que prevetendni'Produccion de un determi-
103
"
9. Los autores Hammer y Champy expresan en "su Hbro.que la infonmitica"capacito a las otganizaciones para romper viejas reglas y crear nuevos modelos de proceso,"perinitiendoles hacerel trabajo en forma radicalmente diferente. Haciendo usa de la informatica, l,de que manera se podrian re plantear los m6duios 1 a 6 (inclusive) en el sistema de Compras'? 10. Ejercicio practico. _ Sobre la base del modelo de la figura 5.6 Ie pedimos que con feccione un sencillo cursograma de compras menares de acuerdo con el siguiente enunciado: n
En e\ laboratorio "Aries las compras menores, asf como aque lias que deben sar abonadas necesariamente en efectivo S8 efectlian a traVElS de un fondo Hjo que se halla bajo responsabilidad del asistente de la oficina de Compras.
··-t-' :,1
:!7
104
..... FUNDACION UN/VERSIDAD A D/STANCIA. "HERNANDAR1AS"
<~{
Con la colaboraci6n de uno de losintegrantes 'de una nueva oft
cina de Sistemas en formad6n, S9 han implementado algunas normas
a los efectos de sistematizar en cierta forma el funcionamiento del
do. ,
Para la aprobaciori de las erogacianes que deben ser abonadas
par el fondo, 9/ cajero cuanta con una lista d~ los nombres y firmas de
los responsables que se ihallan autorizados para soUaitar las aompen~
sacionesde gastcis rsspe.ctivos. . .'..'. ..
. Por ofro lada; isola! autoriza gast03 debidamente documentados .
que no supersn el importa maximo establecidq porelgerente de Com
pras, monto que es normalmente ajustado en forma mensual 0 bimes tral. ': . Sin estos requisitoselgasto esrecha:zadb y devue/to el compro bante respectivo al sector l responsable del mismo.
Par el contralto, en casp de aprobaci6n el auxiliar reintegra el
importe respectivo y Icumplimenta la planilla de fondo flja en original y
copia indicando la fepha, -concepto,importe y el sector de dandepro
viene, asentando ad~mas en el comprobants del gasto, elnumero de
hoja If el rengl6n en que tal gasto es registrado en dieha
AI registrar cit.da gastoabtiene-en una columna al margen el
saldo .existente en elifondo, archivando en forma.provisoria la planilla '
eon sus comprobantes respectivQs, enel caso de que el salda no sea
inferior al.punta de reposiqion. . Si aSI ocurrieta,. el auxiliar obtiene la suma total de los gastos
reglstrados,y envfa ~I original de la planilla con los comprobante5 de
'. gastos aJ sector de Contaduria para su.aprobacion. Contadurfaverifica .Ia_coincidencia.entre la planilla y los compro
bantes de ga5tQS V, salvo en ej caso de existir diferencias, emite la or
den de pago par dupli,cado, guardando la capia en su podery enviando
61 original a Tesorerfa junto can los comprobantes y la planilia del fon
da fijo para I.a, confecci6n del. cheque yreposici6n del fando. ,
,~.,
.
'.
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, ",.
..;; ';':." :~i: ;"~ ,.
UiIidad 6
Subsistema dePagos, .
"
subsiste~a de Pagos see~cargahl cancehici6n de las obligaciones contraidas por la eIIipresa~'Estasob-ligaciqnes tie nen su origen en una cornpra efectuada a un provee~or, ja sea de bienes 0 servicios, en los sueldos y jornales del 'persOJlal~ impues tos, obligaciones financieras, etc. '
El
1. Alcanee EI subsisterna de Pagos, que empalt;na con el de Compras, vis to en.1a Unidad anterior, comprende des-de el momento er que se controla la obligaci6n' pendiente de cancelaci6n h3.$ta q~e el. pago ,se-hace ef~ctivo mediante la'entrega de los .valores al acreedor, se recibe la constancia del, pago y se efecrua la contabilizaci6n' corres:, 'pondiente. ,: i' ' 'El sector Cuent-as a Pagar (Hamado tambien Pago a Proveedo res o. Liquidaciones) es quien reune la documentaci6tftelPTIda a compras U otras obligaciones de 1a empresa,. ~ con~la yconforma para su pago en termino. , " , " ",
....
107
FUNDACION UNIV£RSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS"
SUBSISTEMA DE PAGOS
sector Tesorerfa, que custodia y maneja los recursos finan ciews de la organizflciOn, es guion confeccion~t el instrurnento de pago y efecl:IJa la canceladon. . la clasificaci6n de las actividades que realiza Peter Drucker, los pagos son parte de la gesti6n financiera y como tal los ubica dentro de las actividades que produceD resultados.
de haber efectuado el pago. Esta modalidad es utilizada mente pOL que prestan ?ervicios ptiblicos y pororganis mas fiscales y previsiona1es. Este servicio puede ser contratado pOl' cl acreedor para zar Sil recaudaci6n, pero tambien el deudor puede contratar en un banco el servicio de pago a proveedores.,En este caso el a.creeclbr es concurre al banco para col;lrar, . Cuando. se. trata de importacibnes tambien participa una enti dad bancaria puesto que el proveedor, norrnaluiente, exige In aper tura de un cre.dito documentario irrevocable, a su favor.
106
IVlodalidades " Pago en sede del acreedor El paga se efecrua directamente en el domicilio del acreedor y en el mismo momenta se obtiene, elrecibo correspondiente. En es tos casas es convenienteque la empresa cuellte con un seguro de valores entra.nsito para la cobeitura de 'pcisibles riesgo3 pOl' el tras .ladp de fondos por parte de lo~ empleados~ .. Pago a un cobrador
En este caso Ole avlsa al acreedor cUfu'1do esta e1 cheque dispo y se 10 retiene en Tesorerfa. EI acreedor se ocupa del cobra directamente en, e1 domicilio del deudor, recibe los valor-es (dinero, cheques, pagares) y Ie extien- ' de un recibo provisorio 0 uno definitivo de acuerdo con la modali dad de Stl empresa. .. . , "Pago'a 'reparlidores
. '
Es una variante de la modalidad anterior. Cuando se redben
los productos, es el mismo repartidqr. e1 que efecrua la cobranza y
confecciona e1 recibo. Esta modalidad es comunen las empresas
qile se dedicana la venta de produttos alimentidos.
1!1
Pago por correspoluiencia
.. Pago en efectivo por fonda fijo
0
caja chiea
CuandO se trata de compras menores, los pagos podran efec tuars(') en efectivo mediante la utilizaci6n de un fondo fijo. El fijo mantiene sie.mpre un mismo monto que estaraconfonnado . comprobant6s y dinero en ~fectivo .. " Pago de sueldos JI jornales
El pago de sneldos y jomales constituye una modalidad particular del pago que requiere norrnas de control y procedimiento especfficas. El pago de sue1dos' y jomales puede efectuarse en efectivo, previa extracci6n de fondos del banco 0 a trave.s del banco, )la sea mediimte ia entrega del cheque al personal paraque 10 haza efectivo en la entidad bancaria 0 mediante la apertura de tma a cada empleado donde se Ie deposita e1 importe del sueldo.
el dinero de 1a cuenta mediante boleLas habilitadas par el a o,mediante taJjetaspara operar en cajeros automaticos. . Elpago de sueldos y jomales, ademas de las modalidadcs ex puestas mas arriba, puedeser complementado con 1a entrega de tic kets para compra de comestibles, carga de combustible, etc. que son comerciAli\0a<;ios pordistintasempresas que operan en e1 mercr,do.
. E1 deudoI" eBvla 'por correo un cheque para quese aplique a 1a cancelaci6n de su deuda y a vuelta de correa Ie envfan e1 recibo corres pondiente. Es una de las formas. mas usuales :de pago a proveedores.. , . dClldor tendci Ql1e. tomar los recaudos pertinerttes para queel Uegue ·a,~\iJ.ien reaImente es etdestinatario,debiendo atender las ltUj,U,U:..:>, de contrei .intemo que se refwren 11 Ia emisi6n de cheques. .. f:''agv a traves de
un banco
EJ. deuds.rde;posita en la cuenta del acreedor. el importe adeu y .lequeaa:ui}a, cQpia de la boleta dedep6sito como consta.\1cia '.... . ~.
.~.
"
3. --------------------------3.1. Normas de control
movimiento de jondos
el
" SeparaciOndejlmdones
El manejo de' los' fondo;; no debe estar a cargo de la misrr que realiza 1a No esconveniente que el
to£!
FUNDACfON UNIVERSfDAD A DfSTANCfA ·Ur=RNANDAAIAS·
. SUBSfST5MA DE PAGOS
realice la registraci6n contablede donde surge' el saldoporel cual es responsable, aunque es posible que para S11 control y para con feccionar las.rendiciones que elevaalarea con table tenga que efec~ tuar a:1gunas anotaciones. , " . .,' , ' , En eI.caso particular de los Pagos,la 'Jiquidacion y autorizacion debe ser reali~ada por una persona responsab1e ajena aTesoreria.
• Aqlleos sorpresivos , Se r'~alizan para verificar 5i los valores en existencia coinCiden con los que surgen dela registracioncontable. El' arqueodebe ser sorpresivl) y realizado por persona ajena a Tesorerfa.
® Conceniracion de 1a responslibiiidad . . Una solapersonasera la responsabl~ de la ,?lIstoqia ydel rna nejo de fondos (tanto delos val ores coino de las chequeras y talo narios de reCibos en blanco). EsaperSOn1.1SUeleserei tesor~ro .. EI clarificarlas respOhsabiJidades imptilsa al, e.mpl.eado a realiiarlata- . rea con mayor celo, pero se debe cO'mpiementar con otrasmedidas que ayuden al responsable a manejary conti-oIar los bienes c'onfia dos a su custodia;
.. Separacion total de los fondos . Para un control eficaz de los fondos, es recomendal:Jle que los provenientes de cobranzas esten separados de. los destinados apa gos; POl' 10 tanto, los valores que tieneh odgen en las cobranzas se depositaran en su totalidad en la cuenta corriente bancaria y l.os pa gos se efectuariin'mediante cheques e,mitidos, contra esacuenta ban caria. Para los pagos men ores que se tealizaran en efectivo se puede . , ' •. ' . crear un fondo fijo 0 c:ya chica.· Rotacwn del personal. • Es conveniente que el persona] que maneja fondosrote peri6 dicarnente"de manera que se. puedan detectar posibles errores en el sistema. Aderrias, es aconsejabJe que este personal tome sus vaea cionesanuales y que otta persona de,la organizacion este capacitada para realizar su reempiazo, como ,as! tanibien encasos de eriferme dad 0 egreso del personal. Los reemplazos serealizaran -cpreferen temente- con personal ajeno al sector y que no tenganamistad. 0 subordinaci6n directa con el re~mplazado. . , , (I)
.
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.. Contabilizacion de las operaciones Las 'operaciones relacionadaS COli e1 movimiento 'defortdos se registraran contablemente demanera que permitan el control de las mismas y la consistencia con la informaci6n
"'-:::
".'."
t09
.. Canciliaci6n bancaria Es un elemento de control muy efectiv(), tanto' para la organi zaci6n como para el 'bailco, teniendo en cuenta que las cobranzas ' . tienenqne ser,depositadas en su ,totalidad y que los pagos deben '. . efectuars(~ con cheques contra la misma cuenta. . En(~ste caso, tambien es conveniente que laconciliaci6n fa practique personal ajeno al sector.
, 3.2. Normas de control interno especificas
del,subsistema'de Pagos ' .
if)
USQ
del cheque
.
- Todos los pagos deben efe'ctuarse mediante la emisi6n de cheque, pUdiendo ser una exc.epcion el pagodegastosmenores., Esta medida per'mite, por un lado, disminuir el riesgo que im plica la tenencia de dinero en efectivo e'n la organizaci6n y, por otro lado, ejercer un mejor control sobrelospagos debido a que se dnin conciliar con elresumenbancario todas'las opetaciones . rentes hI movimientO de fondos. " .' . " " .'. . - Forma de emisi6n del cheque, Deben tomarse en cuenta distintas modalidades que permite la legislaci6ri vigente ; si bien to ' I. Ley ~,4,452 sandonada el 8 de febrero de 1995. Esta ley dislingue dos clases de che ques: los cheques comunes y los, cheques de pago diferidti.' " , .
I) Los cheques comunes puedell ser emitidoi;: , "
.II) a favor d~ una person" 0 razon social detenninada; .
b) a favor de una persona 0 razon social determinada con la clausulil ~'no a laoroen", c) al partador. '. , La emisi6n del cheque al,portador convierte en titular del misrno a,quien 10 posee, pudlcn do deposita rio, transferirlo () hacerlci e.feclivo por'Ja simple entreg'a. por Io'cualliO cheque emWdo de esta manem no siempre puede.llegar al acreedor pudiendo ~er t1sufructuadopor quien se ap.odeni de eL ' " _ En eJ caso del cheque emitido'''a filVor de.una persona 0 razon sochil detenninada",su be neficiario es aquel a cuya orden se emili6 0 quien 10 recibi6por endoso; , Cabeaclarar que la pcisibilidad de tnlnsfeiirmediante el endoso los 'cheques emitidos a favor de una person<, 0 raz6n social es una niodalidad introducida nuevamenle par la ley 24.452. ' EI eodosp.' puedeno designar el be'neiiciario, 10' que se denomlna, endoso en blanco. De esta forma. el portador puede lIenar el blanco con su nombre 0 cOn eldi: otra persona OTll. z6n social, endosar nuevamenie el cheque en biancO 0 a otta persOna 0 raz6n social 0 eo tregar el cheque a Ull tercero sin lIena. e1 blanco,lli endosar:' , '. .
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:'.• ",.,... ,.:;';;;;~~~;;:::-'7:;.-::---=,:,-" :",,:;:;.::,.~;,::,::;.- -
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FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA HHERNANDARIAS·
110 .
SUBSISTEMA DE PAGOS
das son validas, difieren en cuanto al grade de seguridad y a la oportunidad de Stl uso. _ Los cheques deb en ser firmados, por 10 menos, por dos ponsab1es de Ia organizacion. Con esta norma se persiguen dos finalidades. En primer luga~."" que exista un control redproco entre los firmantes y de esta manera·" detectar errores antes de- que el pago se haga efectivo. Esto implica que los dos responsables' que finn an el cheque efect6en una revi si6n de ladocumentaci6n respaldatoria y Ia inicialicen, puesto que· de 10 contrario esta norma no tendrfa sentido.
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111
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Como puede observarse, esta forma de emisi6n del cheque 10 convierte ell un che que al portador, con las consecuencias seiialadas mas arriba,_ Una forma de limitar elriesgo de las dos formas de emision del cheque vistas es cruzando 10 con dos barras pamlelas en el angulo superior izquierdo. Dicho cruzarniento puede.ser . geneml 0 especial. El £rruzarniento geneml solo Iimita al p'oseedor del cheque a depositarlo en una cuenta ban caria no pudiendo cobrarlo en venramlla. EI cruzamiento especial implica que entre las ba rms paralelas se coloque una leyenda que indique que el cheque es para depositar, uniea mente, en la euenta a cuya orden fue emitido. . La forma menos riesgosa de emisi6n del cheque es cuando se to hact u a favor de una persona 0 raz6n social determinada can la ch'iusula no a In orden". De esta manera el cheque solo pu~e ser cobrado pOl:la.persona 0 razon -social a cuya orden fue emitido, no pudiendo transferirse par endoso. Eli mas, para mayor garantia, tambien puede cruzarse en fonna especial. .
A~e.mas, ellibrador C?m~ el.~ortador de un chC9ue pued~n indic~ el destmo~et paga ins
cnblendo al dorso la mdicaclon concreta y preClsa de su ImputllClon. De esta forma puede
evitarse el reclarno posterior del acreedor.
2) Los cheques de pago diferido son un instrumento de creditoy constituyen:'una orden
depago libmda a dfas vista a contar desde SII presentation para el registro en una entidild
autorizada, contra la misma u otro en la cual el librador a la fecha de su vencimiento debe
tener fondos suficientes depositados a su orden en cuenta corriente 0 alltorizaci6n para'gi
rar en descubierto (ientro de los limices de registro que aurorice el girado."
Ello implica que el ejiente de una entidad bancaria (banco gimdo) debe solicitar:
- In aperture de una cuenta para operar bajo esta modalidad.
- ia provisi6n de los cheques habiIitados a tal efecto. Estas cuentas tienen un limite de registro (montos a operar)-corio sin aval de! banco. Cdri' .estos cheques pueden efectllarse pagos a un plll1.o comprendido entre los 30 y 360 El ilcreedor que recibe este ripo de cheque puede: . :-, ,' - presentarl? para su registro ante el banco girado, quienJI?, retendm y,entregara un cefft~ ficado de fegtStro con su aval, para los chequesque avaleo'(1evolvern eI cheque de ~ diferido con la constancia del registro, su fecha de vencimiento y la firma del fllncionano autorizado 0 devolveni eI cheque de pago diferido rtchazado con.laconstancia c~pondlente. . .~ , - depositarlo para su registro enel banco donde posee cuenta. quien reintegrara::a SII cliente. ~I ~ertifH;~do con llvnl bancari0.csi se trata qe cheques avaJados) 0 el ~~eque de pugo dllferldo regtstrado con la: consmncla t:orrespondlenre 0 el cheque de pago dliendo're "-. chazado co.n la constand a cOlTespondi~nte. - tronsferlrlo por endpso con In sola hrmu del endosante, antes y despues del registro. U. fecha de In present.ru.;i£n pam el registro del chequ,e fija In iniciacion del plaza de dif~~i:::;T nmmto conslgnado~,J'l~eI por el pagador (30 a 36() dIns). ····-'11 \ ,,,. 0
•
•
En segundo lugar, se evita que una sola persona pueda dispo ner del uso indiscriminado de los fondos, con el consecuente riesgo que e\Io implica. Los cheques que se anulen deben quedar adheridos a la breta de cheques 0, en 3U defecto, destruirse el angul0 inferior dere cho donde el cheque se firma 0 en la parte donde figurasu numera cion. Pago amparado CDn fa totalwad de los comproiJantes y anulaciotl de los mismos .. . En el momento de confeccionarse el cheque, la persona res ponsable tendra a Ia vista Ia documentaci6n respaldatoria que Ie da origen (factura, remito conformado,orden de compra, etc~) y se Ie colocara el sello de "Pagado" y elnumero del cheque con el que se efectuo el pago con el objeto de que no vuelva a ser present ada para justificar 0 respaldar otro pago. Quienes fiimen el cheque debe ran contro1ar que se cumpla con estos aspectos. c>
//; Existenda de fondo ftjo ocaja chica
La caja chica 0 fondo fijo tenddun monto estipulado previa mente para realizar los pagos menores en efectivo, ,estara a cargo de una persona responsable y sureposicion se efectuara peri6dicamen te mediante Ia emisi6n de un cheque previa presentaci6n de 105 comprobantes que respalden los pagos efectuados. '" Pagos df! suelilos y jornales Cuando se trate. del pago de los sueldos de la empresa es im portante que exista una separacion de tareas entre quien controla la asistencia, quien preparaJa liquidacion de los haberes y quien efec ma elpago~ . . En este caso, es de especial interes ]a seguridad del movimien to de fondos para el 'pago (seguros de dinero en transito, traslado por empresas especializadas, etc.). El pago al eropleado se realiza previa identificaci6n y contra entrega del recibo firrnado.
4. Informacion
ger~nc!?l
~.
_
~_
____~_
registros archivos utiliz ados en el subsistema de (cuentas a pagar, de bancos, 6rdenes de.cpago, etc.) contienen .los datos referidos a la operaci6n de pagos y constituyen la base
FUNDACION UNiVERSIDAD A DISTANaJA MHERNANDARIAS·,
112
la informaci6n que se preparapara uso
A timlo
,___,__ ~2UB8!§}E.f~~4 DE PAGOS
ejem
D()de:nos men(;ionar
cuentas a pagar clasificadas en vencidas y a
~"'-Resumen
veneer. -. Detal1e de 10~ diez principales acreedores.
-'.,' Broyecci6n qe pagos de la pr6xima semana.
. - Saldosdisponib1es en grulCQS.
-'Monto de cheques erfiitidos yuo entregados.
-'. Monto pagadovs. presupuestado.
- ' Totales de in~reses pagados por pago fuera de termino.
-', Totalesde descuentos obtenidos.·
- Saldo descubierto en banco no utilizado. .
- ' Indice de IiqUidez (Disponibilidades vs. deudaa corto plazo).
lUS ',:)fecios .J~"''''"'-'''''' con los cotizados prev'amente (';1 proveedoL - que in factura !);:; comprometidos porel 'H·,n;,~,.~, II H - que las condiciones pago .respondan a las preyiamente pactadas. - que, los totales . y los impuestos pertinentes estell bien calcu lados." i !
- Cuentns a Pngar. - Ordenes de . CO!llprn, Remito e Infonne de . Recepci6n. (Legajode
:5. Descripci6n del subsistema 5.1. Diagrama debloque •
'
I
2. Liquidati6n
,- FactW'll Y
del,Pngo.
Legnjo conlrolados.
3. EmlsiOn de!
Cheque:.
'" Orden de Pago;· -Documentnti6n de respalrlo. -Comprobnntes retenciones impositivas.: .
4.Pngo
-Of'
, En el diagrama de bloque detallado de la siguiente pagina se . d(;')scribe, un subsistema de Pagoa Proveedores.. eada uno de los modulos sera desarrollado a continuaci6n;. I
5~2.
DescripciOn de los m6dul(}s.
M6dulo 1: Recepci6n dela Jactura delproveedor Ti~ne lugar cmindo'el sector de Cuentas a Pagar reCibe la fac tufa del proveedor Yiprocede a su verificaci6n mediante 1a compara cion de la misma con el remito, el infonne de recepcion, orden de compra,documentaei6n esta ultim~ disponible en archivo. El control debecontemplar los siguientes'aspectos: . - . que, las mereaderfas 0 servicios factilrados respondan a los requeridos por laempresa. . . . . .. " - ' que el remito se encuentre conformado por Recepcion en cuanto a la cantidad de IpercaderiaS recibidas, y par Control de Ca 1idad en cuanto a lascaracterfsticas dedicha mercaderia. En el caso de tratarse de la prestaci6n de servicios, tambien debe, existir un re mite u otro fonnulario que de conforrnidad ala misma..· .
113
Control de In Factum. Remito, Inforrne de Recepci6n. YIII Onlende ' Compra•. ..:. Registrnci61l
-Factum y
LegnjcJ, . - NotaS credito debito, - Subdiarios
0
prove~dores.
-Cheque
- Comprobnntes
relenciones' 5. RegistnlciOn i
1- Recibos.
\ - CuentaS - Orden de Pago. Corrientes Provecdores. -Cuentas Bancarias.
.. - Actualiznci6n CuentaS :' COrrientes. " - Actuoliznci6n Cuenllis;
,. En caso de que de] controlefectuado smjandiferencias, Cuen- .
tas a Pagrui Q.ebe decidir el tnimite a seguir pudiendo requerir, por
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114
SUBSISTEMA DE PAGOS
FUNOACION UNIVERSJOAD A DISTANCIA uHERNANOARIAS·
ejemplo,la emisi6n de notas de credito y/o debito, segun corres~ panda. Unavezefectuado el control, se registra la factum (y]a nota de eredito 0 d6lJitocorrepondierite) en la cuenta del proveedor, as! como el eredito por IVA, caneelando Ia registracion provisoria efec mada a1 irigresar la mercaderia:
Cuentas a Pagar in
£.,
Credito fiscal IVA
IL
a Proveedor XX CI
M6dldo 2.; Liquidaci6n del pago .
Tiene Iugar cuando el sector Cuentas a Pagar, en oportunidad del vencimiento de las facturas de los proveedores, procede a emitir 1a orden de pago y, de corresponder, a efectuar las retenciones im positivas pertinentes. Orden de Pago (OP): es el comprobante mediante el cual se comunica a1 departamento Tesorerfa que prepare el pago.correspon diente deJa/s facturafs del proveedor (ver figura 6.1).Elnumero de copias en que se emite puede variar de acuerdo con las caracterfsti cas de cada organizacion pero, basicamente, debe contemplar el nu mero de copias que se de~la a continuacion con el objeto de satis facer con los siguientes destin os: 9 Original: para Contadurfa. Se archiva definitivamente junto con la documentaci6n respaldatoria previo paso por Tesorerfa. Duplicado: para Tesoreria. Se remite junto al origina11a do cumentaci6n respaldatoria (factura, remito confonnado, orden compra, informe de recepcion, etc.). " TripIicado: para Cuentas a Pagar. Se mantiene archivado transitoriamente a la espera de que el pago se concrete. En este modulo es importante tener en cuenta que no obstante el vencimiento que contengan las facturas, pueden estableeerse dis tintas prioridades de pagos, teniendo en euenta aspectos de indole financiero. Por 10 tanto, Ia orden de pago debe pasar a autorizacion del nivel correspondiente.
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Figura 6.1
115
116
FUNoACION UNIVERSIDAD A DISTANcrA ·HERNANDARIAS~
Modulo 3: Emisi6n del cheque Tiene lugar cuando eLdepartamento Tesoreria, en fund6n de la
orden de pago autorizilda y la documentaci6n respaldatoria, J?rocede
a ernitir el cheque correspondiente. EI cheque debe ser emil:1do res petando la,snoimas vigentes. .
___ Tesorerfa debe indicar enla orden de pago, en el espacio reser
vado a t~lefec~o, ex mirnerode cheque, el nornbre del banco: la fe';
cha enql,leeshbrado:~el chequey ellmportepor el cual se emIte.
- Tesorena colocru;a la prirnerafinna al cheque y luego 10 entre~
gars. junto conJoda 1a docurnentaci6n(previa anulaci6n de la rnis
rna con' e1. 'sello de "Pagado") y los comprobantes de retencion de
. impuestos, al funcionario responsable que controlara y fumaniel cheque en segunda instancia. Cumplido ell0, toda la documentaci6n junto cOIn el cheque vuelve a Tesoreria. .
Modulo 4: Pago Tiene Iugar cuando el departamento Tesoreda entrega 0 remite
los valoresal proveedor y, decorresponder, los comprobantes de re
tencion de impuestos.; Contra ello, el proveedor emite y entrega el
.
recibo depago pertinente. . Tesorerfa procede a archivar el dupUcado de la orden de pago
y entrega el opginal junto con la documeI;1tacion respaldatoria y el
recibo a Contaduria.
Modulo 5: Registracion Sobre.1a base dela orden de pago, Contadurfa debita el pago de la cuenta del proveedor'y acredita lacuenta de banco y retenci6n de impuestos si corresponde, seglin eI siguiente esquema contable:
P·roveedor XX a! B€;o. YY - -eta. Cte.
~ Retenciones Impnestos No~a sobre el pai,o de, sueldos y jomales: Cuande en el punto 2 se comentaron las distintas medalidades de pago; se mencionaron para el page de sueldos ciertas tareas pre , vias a la liquidacion del pago prepiarnente dicha: el control de asis- .
17
tencia y lit liquidacion brevemente a continuaci6n:
haberes.
modulos, se describen
.. Control de asistenda departamento de Personal es quien realiza esta tarea~ Para ella esnecesario que eada sector remita diaria,: quincenallo men sualmente, la informacion referidaa ausencias, pennisos especiales, 'horas extras autorizadas, .etc. Asimismo, debe ..existir algurt medio de control que permitaconfrontardiC:ha informacion tal como las tatjetas reloj 0 planillas donde elpersonal ficha su horario de ingre 5.0 y egreso a Ia organizaci6n. III LiquidaciOn de haberes . Efectuw;l.o el control anterior, las tarjetas 0 plattillasdefiIma se re miten a1 sector Liquidaciones para que"sobre la base de la infonnacion contenida en esos elementos y en los registros. y novedades que,dispbne el sector referidos a1 sueldo de cada empleado, asigmiciones familiares, descuentos, etc., se efecttiela liquidaci6n correspondiente. . I Para llevar a cabo esta tarea, nbrmalmente se cuenta. con soft ware de aplicaci6n que realizaJos calculos pertinentese iniprime la liquidacion. . . . Come producto de las operaciones desarrolladasen este m6du . 10, se obtiene: . '.- planilla de liquldaciones. -recibos. - sobres. de los haberes. -libro de sueldos y jomales.
, - planilla de cargas sociales. . ' ...... .
- estad,isticas referidas a ausentismo, horns ,extr~, etc, .' Las pl~illas de liquidacion y de cargas sociales' que! rt:sultan del proceso anterior, previe control y autorizaciondel jefe cle perso nal, pasan al sector Cuentas aPagar, para que confeccionella orden de pago. A p~r de aUf, ·los modulos liquidacionde pago, ~misi6n del cheque, pago yregistracionson basicamente similaresalos des criptos para pago a proveedores. . .
I
5.3. Ejemplo de un circuito de pagos
A centinuaci6n presentarnos ladescripci6n de un iprocedi miento de pago p. proveedores por correspondenciay el gclficores pectivo. .
11 B
FUNDACION UNIVERSIDAD A DIST>JrNCIA -HERNANOARIAS·
Narrativo:
1) Contaduri'a recibe la siguiente documentaci6n:
- del departamento de Compras, el dupJicado de la orden de
compra,correspondiente; . - de Recepcion, oi original del infonne de recepcion y el reM mito, confonnado (original). 2) El Proveedor envfa la factura a Contadurfa. 3) Contadurfa realiza el control de la factura (original), 01 re nlito (original), eI informe de recepcion (original) y la orden de compra (duplicado). 4) Confecciona la orden de pago por triplicado. Remite 11 Tesore ria los dos primeros ejemplares de la orden y archiva Ja ultima copia. Envia a. Getencia Administrativa el resta de la documentacion (legajQ: duplicado de laorden de compra y originales del infonne de recepei6n; del remito y de, 1;. factum). , , 5) Tesorerfa prepara eI cheque de pago at proveedor, coJocan dole laprimera firma y 10 envfa it Gerencia Administrativa junto . con el duplicado de la orden de pago. Archiva el original de In orden de pago. 6) Gerencia Administrativa controla la documentaCi6n (legajo) con el cheque y ei duplicade de la orden de page. InutiIiza la documentati6n con un seUo de "Pagado" para evi tar una nueva presentacion. 7) Coloca )a segunda firma al cheque y 10 pasa a Secretarfa de Gerencia. . Envin la documentacion (legajo y duplicado de In orden de pago) a Contaduria. . . 8) Secretarfa de Gerencia envia el cheque al Proveedor. 9) El Proveedor emite el recibo y envia a Contadurla el originaL . 10) Contaduria control a la documentaci6n (legajo y dupUcado y triplicado de la orden de pago) con el recibo y la archiva definiti vamenre. Registra contablemente el pago. Diagrama de Interdependencia Sectorial: (Ver figura 6.2)
ISUBSISTEMA DE PAGOS
119
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FUNDACION,tJNlVERSIDAD ADl$TANCI*~HERNANDARIAS· .
:;SUB.SIS!TEMAIIDE:.PA.GOS..
121
1;;/1, . . . ; . ;.•
I
6. Para suautoevaluaci6n .
.
1. End eapftulo se han desarrollado una serie de modalidades .• que puede adoptar e1 subsistema; de pago~~ Investigue aeerca de la existenciade algumi. modalidad nodesarrollada en esta Unidad y
descrfbala brevemente; . " ' . 2. DeJas siguientes nonnas de control interno, l,cmiles son es- , pecfficas4~lsubsisteII1a de Pagos?: '.
-' Utilizaci6n de Caja Chica
- Emision de cheque "noalaorden" ....
-. Inventarios ffsicos.
- Deposito Integro dl? las cobranzas.'
- Aprobacion de la campra por el niveI adecuado.
- Separaci6n de funciones entre quien ,autorizael pago Y el
que custodia los fondos. ..
- Constituci6n de seguro por dinero en transito.
-' Separacion de funciones entrequienliquida 10s,haberes,Y
quien efecrua el pago desUieldos. 3. Hacienda uso de la informatica, l.se modificarf:an los m6du
los descriptos queconfonrian el subsistema de pagos? Si la res:pues
ta es afirmativa, indiql;le de que manera se podrfan replantear dlChos
rn6dulos. . .' I . .. , .'.... ' ,, 4. l,Por que es necesario que Cuentas aPagar redba una. copia de la orden de compra, del! remito y delinformede recepci6n? ' 5. l,CuaIes son losformularios que tienen origen en el subs is
tema de pagos? Indique la iinformacion quegeneran.
6. Investigue en empresas 0 instituciones desu conocimiento
acerca de los departamentos 0 sectores ,que.intervienen en el subs is
tema de pagos., Compare l;a informacion obtenida con 10 visto en e1
punto 5 de esta Unidad y saque susconclusionesal respecto.
, 7. En las empresas qonsultadas para responderelpunto ante rior,observe cuantas copi~ se emiten de la Orden de Pago, con que finalidad se emitecada UJ;1a, ,en que sector se ,archiva cadacopia Y que ordenamiento tiene cadaarchlvo. ' ' , ' &. Si usted fuera gerilllte de finanzas de una empresa l,que in
formacion referente al subsistema de pagos Ie solicitarfa a1 analista
de sistemas? iDe que manera deberfa presentarsela? Fundamente su
pedido; ,
9. Copfeccione el diagrama de.bloque correspondifinte ,w sub~ . sistema delliquidaeion y pago de sueldos,y jornales, identificando la informacion de entrada. el procesamiento de dicha infOrIilacion, los .archivos y la informacion de salida.
10. Ejercicio practico: sobre 1a base delnarrativo ~orrespon~ diente al subsistema de pagosdado COmo ejemplo en ell punto 5.3, Ie solicitamos que confeccione elcUfSograina cprrespondiente.
1.1
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Unidad 7
Subsistema de Produccion
El
subsistema de Producd6n se encargadel desarrollo e implementaci6n de metodos y planes para 1a fabricaci6n de produc tos, y del canjunto de tnlbajos necesarios para concretar la elabora cion de un bien nuevo a J?artir de los in~umos. _
1. Alcance El subsistema. de Producci6n abarca desde el p1anearniento hasta laobtencion del producto terminado y su entrep a Alrnacenes y su contabilizacion. _ _ Analizar el subsistema de produccion implica hablar de un conjunto de actividades t:iiversas.Asf, para Henry Mintiberglas de fabricacion son funciones del coraz6n operativoya quetransfonnan _ los insumCis en productos. mientrasque e1. rnantenimiento y el in ventario de materiasprimas proveen apoyo directo a la funcion de - produccion. Segun este auto(lbs capatacesde planta confonnan la --linea media,rnientras que los analistas de metodos de trabajo (inge nieros industriales) y los analistas de planearniento y control (pro gramadores de la produccion) integran la tecnoestructura.
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124
Peter D~cker, por su parte; ClaSifica la manufactura como tipi ca entre lasactividadesproductorasde resultados, y TomPeters se-: . nala que lafabricaci6ndebe convertirse en la principal arma de' rnarketingde laempresa. I
.
2. Modalidades '.
.
,.·.1
• Producci6n continua
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El producto tenninado .eselresultitdo de unasueesi6n de ope· , raciones sobre un material original. yhpmogeneo. El produeto final,' noesta eonstituido. por iun conjurito de partes, sino que es la resul tante de un~o~o materi8:1 0 ~~ un conjunto de produ7tos provenien-. tes de una, umea matena pnma. Engeneral,este tipo de proceso tiende a ser muy automatizado, aproducir productos estandariza dos, y el personal que trabaja enel es poc'o calificado. .' , La distribuci6n de, los ,sectores, yequipos se realiza en forma
seeueneial en funci6n del proceso productiv~ y el manejo de los
materiales esta integrado dentro de la linea de produeci6n.
La industria continua; en general, produce para. inventario grandes volumenes de articulos altamente estandarizados. Dentro de esta clasificaci6n se encuentran, entre otros, los mo , linos harineros, las refinerfas depetr6leo, las fabricasde papel y.la industria cervecera.· I ' . . , . 'i • producciOn por mpntaje
. A diferencia del anterior, elproducto terminado esta consti tuido por unai:antidad de partes .que se ensamblanpara lograr el ar tIculo. Es laindustria del "armado" ;Cadauna de las partes que for man eL pioducto tiene un proceso productivo particular' que puede (estampado,tefiido, fresado, etce afectar a.distintos .'depa'rtarQentos f .', , tera. ' '. ' ,'. " ) El productoseen~ambla en las distintas etapas que convergen en 1a llnea,denlOnt~je~nal'i '. . . ". ,.;' , " ' Dentro deeste tip!? se encuentran la industria de eleetrodomes tie~s, autom6viles, motores,etcetera. . • ProducciOnint~rmitente 0 por 6rdenes
se
En esta clasifieaci6n incluyenaguellas industrias en las que laproducci6nse lleva cab:o cuando existe UDpedido espedfico del . cliente. Este tipo de prQducci6n es, por 10 general" llevada a cabo en
a
125
SUBSISTEMA DE PRODuce/ON
. FUNDACION UNiVERS/DADAD/STANCIA"HERNANDARIAS" .
talleres y se caracteriza por actividades de corta duraci6n; bajo vo lumen y producto a medida. El equ1pc; y la mano de obm se organi zan en centros de trabajo por tipos similaresdehabilidacies. Se uti "lizan equipos disefiados para fines generales y lamano obm es altamente calificada. Son ejemplos, la fabricacion de herrarnientas y matrices, 1a im " prenta, servicios de salud, catering, ,etcetera. • Producci6n por proyectos
Un proyecto consiste en.un conjunto de actividades que, en ge nenil, tiene una identidad propia, setrata de obras' de considerable .magnitud; confecciona una red compleja de tareas vinculadas entre sf a traves de multiples interrelaciones de precedencia y BU duraci6n suele prolongarse en el tiempo. Un problema significativo en la ad ministraci6n de proyectos se refiere a la planificaci6n,seeuencia y control de las tareas necesarias para la conclusi6n del proyecto. Son ejemplos de este tipo de producci6n las obras. de arte, un concierto,un edificio y una pelfcula.
3. Normas especmcas de control iuterno • Existencia de im'entario pe111'Ul1iente 0 registros contabks apropiados . ' , .. ..
Es reeomendable que el control de lasexistencias de bienes de cambio se realice mediante el registro pennanente de l~ mismas. Esto permite tener actualizado elvalor y volumen de las, existencias pennanentemente. • Realiwcwn de recuentos fisicos peri6dicos
Es importante que se efectlien recuentos peri6dicosde las, exis tencias con la finalidad de ajustar 0 conciliar, a un momento dado, los registros con tables y ficheros extracontables con los resultados obtenidos .en esas tomas de inventario. Para que los inventarios fisicos sean eficaces es conveniente ql,le los mismos seansorpresivos y reaHzados por personas ajenas a ,quienes registni.n los movimientos pertinentes a los stocks o'deten tan la custodia fisica de'los mismos. ' EI inventario contribuye a control
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""" 126
SUBS/STEEMA DE. PRODUCe/ON
FUNDAC/ON UNIVERSIOAD A DISTANCIA "H£RNANDARIAS"
constatar existencia f(sica y controlar Ia imputaci6n Y valuaci6n contable.... Es importante tambien considerar el casto de la tarea de inven tarios, asfcomoaquellos que se origin an porpermanecer inmovil operativamente durante el inventario. Respecto del alcance, es decir los .rubros que se deben inventa si la prganizaci6n lleya inventariopermanente es posible que r~_cuehtos sean parci"ales, esto es comprendan detenninados
items.:;' .
Si nO'se llevaran inventririos pennanentes se debera efectuar un
inventarioffsico total a fin de ano. '
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• Ajustes de inventario . Los ajustespor diferencias de inventario debenin estarvalida
mente justificados, analizados y autorizados por un funcionario res
ponsable que sea ajeno a la custodia de.bienes.
• Custodia de 'existencias
. La: responsabiliad par el control y ~a custodia de los bienes en existenciadebe recaer sobre un-a sola persona a quien se Ie deberan asegurar toclas lasfacilidades de controL Ellocaldeslinado al dep6 sitodebepermitir una protecci6n fisica adecuada de los bienes. Asiinismo, es importante que condiciones denocal. como .hu medad, t~:mperatura y ventilaci6n garanticen que no se produzcan deteriorosen los prodiIctos. .
.•,Documentacion de todD movimiento de existencias Todomovimientode los bienes enAlrnacenes debe estar am:" parado poi un comprQbante. . . " . . En ercaso de.1as entradas, Almacenes recibede Recepci6n e1 duplicadodel informe de recepcion (ver modulo 5 del subsistema . _de, Compras) si se-trata de. materia') prima') 0 materialeso e1 dupli cado 'del parte de prodiIcd6n para el caso de productos ehtborados: Las salidas; en cambio, debenin estar amparadaspor un vale de salida de almacenes 0 parte depedido de,materiales"el que debe fa 'estar finnado por un responsable con atribucionespata realizar
pedidos.
. .
I'S
127
Fijacion de stocks m'inimos y lote optimo
Se recomienda la fijaci6n de stocks nUnimos 0 punta optima de reposici6n, asf como la determinaci6n del lote optimo que se debe producir (vercomentario punto 3, Unidad 5). e
Contratacwn. deseguros ejicientes
Es aconsejableuna adecuada cobertura de posibles siniestros mediante la contrataci6n de seguros para los bienes de cambio (en . proceso y terminados)", .
4. Informacionlgerencial Los datos referidos a las operaciones de produccion que se en cuentran disponiblesen registros y archivos constituyen la base de 1a informaci6n que seprepara para uso de lagerencia. Como ejem plo de la misma, podefi1oS mencionar: - Producd6n en unidades por tipo de producto.
- Informe de calidatl (% de productos rechazados).
- Horas trabajadas por centros de·costos.
- Haras de manteniimiento reales vs. programadas.
- Costos reales vs. tostos esmndares.
. Valuaci6n a costd total hist6rico de Ia producci6n del perio do. - Rotaci6n de invedtarios. - Consumos realesde insumos VB. consumos presupuestados .
5. Descripcion del subsistema .5.1. Dillgramadeibloque En e1 siguiente diab-ama de bloquedetal1ado se describe un subsistema de producci6n tfpico. Cada tine de sus modulos sera de san-oHado en el siguiente punto.
128
SUBS/STEMA DE PRODUCC/ON
FUNDACION UNIVERSIDADA DISTAN(;.IA "HERNANDARIAS" '
I Orden de
Producci6~~""""""
Fecha deil1!cio:
129
'.........--...-
FechGl.
terminaci6n:
Cantldad
, Precio
Details del,Trabajo: _ _ _ _,
2. Fabricaci6n.
-Orden de produccion. . .,,---
3. Seguimiento. '
_ Pane dlmio de producci6n.
- Emilllpedidti de llIlIIerioles y Parte dlutio de
Producci 6n.
Proceso
..;.Control de avance de In
Articulo
Imports
proollCci6n
respecto de 10 4. COIitrol d., dad.'
caii-I-producci6.n. PMe diooo de, 1- Espetificac' lecnicllS del
-Control de clilidlld.
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pro-l-prodllcci~n. PMC
5. Entregacle ductos rermian· dos.
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I}Subtotal -"""--
Mano de Obra:
5.2. Descnpci6n de m6dulos •
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Proceso
G~nlidad de horas ' Precio
' '
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M6dulo 1: Planeamiento y programacion de ',la " produccion
La actividad de: pla~eamiento se realiza con el objetivo de op timizarla mezclaproducto-mercado.La programaci6n,en cambia, se centra en la asignaci6q de'recursos, yJasincroniZaci6n (secuencia ycronologia) de las pperaciones. Generalmente, el programa abarea de uno a tres meses y se ,suele detallarpor semana. En estaactividad se tiene en cuenta la informacion proveniente del plmi de producci6n, las especificacionesde productos,. de tiexnposy movimientos. El plan de prod1,lcci6n debe contemplar: ''' ~ _ E11l1ax~mo9':le pu~da obtenerseenese peri'odo, sin utilizar mas, que ia. cantidad 'dlspomble de recursos. . , _ ,La lista de prod,:!ctos que sehan'de fabricar para obtener la . maximacontribuci6n. : _ La cantidad de cada uno de los productos que se han de fa bricar durante ese periodo. "
...
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Importe
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'" II). SubtOtal Gastos:
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01) ,Subco't,; I) + II} +111) ,
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F~gura,7.1
130
SUBS/STEMA DE PRODUCC/ON
FUNDAGJON UNIVERSJDAOA OISTANGIA "HERNANDAAIAS'
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IVIlI1Ull., el departamento de PECIDO DE Produccion emite la Orden de pro NomblOde REAP§'lOVlSIONAMIENTO !£aempro:il& ducci6n (OP) (ver figura 7.1). Este formulario indica la discrirnina cion de la materia prima que se utilizani segun figura en el C! Cpmpra de nuevo slock o Aepetiliva puesto y en los distintos procesos par los que debecircu]ar. Los sectores productivos deben anotar las cantidades realmente utiliza o No repetitlva o Aeoosicion de slock das y las horas trabajadas. Es conveniente el annado de dispositivos de registro id6neos para lograr que a medida que una orden pasa de Aequerido para el ...... / ...... / ..... . un sectof,U otro se vayan anotando los consumos. Suele emitirse por triplicado y distribuirse de las siguiente. ma nera: Cantidad I CanUdad I. COd. d" DEseRJPCION • Original: para plld/elsa IIInlteflada /I'Ill"tW./ o Duplicado: para Planeamiento y Control de 1a Producci6n. • TripJicado: para Costas.
I
Modulo 2: Fabricaci6n Depended. del tipo de producto, del tipo de proceso y del tipo de industria que se considere (continua, intermitente 0 por montaje). Los distintos sectores productivos, ]uego de analizar las nece sidades de materias primas, solicitan los materiales necesarios a tra del Pedido de Materiales (PM) (ver figura 7.2). Suele emitirse por cuadruplicado, en cuyo caso se distribuye: ., Original: para Costos . • Duplicado: para Almacenes.
Go Triplicado: Contabilidad almacenes .
• Cuadruplicado: para el sector que realiza el pedido.
Modulo 3: Seguimiento
Comprende el control cuantitativo de la producci6n, es dedr,
el control del avance de las actividades productivas.
Se emite el Parte de producci6n (ver figura 7.3) donde
constan las caracteristicas y las cantidades de los productos termi
nados. Puede realizarse par sector, al concluir el proceso producti
va, a en ambas instancias.
Este-comprobante suele emitirsepor
buirse de la siguiehte.manera: . •... .
'" Original: para Costos.~':·
"Duplicado: para Almacen~f
~ Triplicado:12ara Cpntabi~~l:td. ·
.
'1',
<'f;,t~;',
ScVlcit»do
Aprobado par
ConJrotado
Aimacones Compru
por
Ad.... arflrmu P~ldo cumelldo
. . FU8ple:pungitore (1994:38) . . figura 7.2
-..,
SUBSISTEMA DEPROOUCCION
FUNDACJON UNlVER$IDAD A DlSTAN{;IA:HERNANDARIAS'
132 .
133
• Cuadruplicado: para Fabrica. 1
Modulo 4: Controldecalidad . C~mprende el Gontro! cualitatlvo deja produccion,esto es, el. control'del cumplimiento de.1asellp.ecificaciones de,calidadde dise: no del product() elaborado. En este. in6dulose hace referencia ala· funcionjudicial asociada con la·calidad:~aquella realizada por el de., partamcl1t0,de·ControLde. Calidad. Dicha funci6n .noinvalida Qtras . de caracter legislativ~ desempefiadaporIngenierfade Productoyde caracterejecutivo a cargode Fabricaci6n. . ... .. . Aunque enalgunas o,rganiza:c.ionesseewJte el Parte· de control de calicta.d,este comprobante puede obviarsCi? cuando el parte diana de producci6n preve uri. espaCiopara reg!strar la conf()r:rnidad de Control de Calidild.. . . .
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miento de producci6n. El mismo comprende los pasos desde la emisi61'1 de la orden .de producci6n hasta la valorizati6n de la mis rna por Costos. . 1)Plane,fl.mi~ntoyContrpl de la Produccion.emite la orden de produccion por tripli,cado,. ArChiva 'por nUUiefode articulo, el origi nal y envfa la copia 3.i:Fabrcadon y triplicadQ aCostqs;· ' 2) Ep F;'ibpca s.~ aJlalizan las necesidades de materia prima y 'se· confecciona el pedido Ide .nUtt~~al~s:.Por. c~aa~plica
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A continuaci6npresentarnos .el relato· detallado, de un procedi
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Modulo 5: ·Entrega de productos ierminadosi:z
Almacenes
Finalizado el proceso de control de. calidad, .la merc.aderia se remite a Almacenes junto conel duplicado del parte deprociuccion donde se actualiza e! stock y ·se 10 archiva enforma definitiva. Eltriplicado,con el confonne de Almacenes, se remite Con taduria para quevalorice l~ producci6n·y 10 regis tie c:ontablemente.
.5.3. EjemplQ de' un circuito de·producciOn:
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.' Ca,lIibnld.
135
cantidad efectivamente entregada. Si no hay stock suficiente, 0 lue~ go de despachado el pedido la existencia queda por debajo del pun ta de pedido, confecciona Ia solicitudcorrespondiente. '. , 4) E1' sector que recibe la mercaderfa controla que el envfo coincida can 10 indicado PC)[ el encargado de deposito, firma las dos copias, las devuelve a Almacenes y archiva el cuadruplicado. 5) Almacenes, por su parte, efecrua la registracion en sus fi chas de stocks y arch iva el duplicado. El originaIy triplicado del pedido de materiales los remitea Contabilidad Almacenes. 6) Contabilidad Alm~cenes valoriza e1ped~do de niateriales, archiva el triplicado y.envia eI origina1.a Costas. , '" '. 7) La orden de producci6ndrculapor los distintos se.ctoresde Fabrica, donde cada sector compIeta .los datos, correspondientes a esa parte del proceso productivo_Una vez concluido el proceso, Fa brica confecciona el parte (ie produccion por cuadruplicado, remite la.s tres copiasa A1macenes junto can lamercaderia. ' . 8) En A1macenes 5e cbnform'a el triplicadqy cuadnipliCado, se devuelven a Pabrica, y se archiva el duplicado en fonna:definitiva. 9) En Pabrica se archiva tambi6n el cuadruplicado y la orden de fabIicacion en forma definitiva; y envia el oIiginal y triplicado a Costas. I 10) Costos cierra la orden de producdon y valoriza las capias del parte. Archiva el original del parte de produccion con la orden y envia el triplicado a Contabilidad. ' , ". ;.
Cursograma: (ver figura 7 A)
6. Para su autoevaluaci6n ,
I FigUra 7.4
. 1. Mencione tres tip(jlsde industri~ diferentes a los ejernplos dados que se correspondan can cad a una de las rnodalidades de pro duccion.'.· " . .' , . 2. iEn qU,e se diferencia la prograrnacion de producci6n por I proyectos, de la prograrmlcion de operaciones en una empresa con un procesq. continuo? , . 3. Del relevamiento realizado par una cQnsultora surgela si~ ,guiente informacion proveniente'del encargadode Alrnacenes: .~
136
FUNDACfON UNfVERSfOAD A D/STANCf....~HERNANDARJAS·
"EI.Sr. ponald as e\ jefe de Almacenes de·D.isney SA.; hace 25 ai'\os que oeupe. slipuest~ y la experiencia que ha acumuladolo \leva a considerar ventajoso el sistema por elcual cada dos meses, al y sus empleados reaUzan un in'l(entarioHsico de las existencias en Almac{m•. Cua\quie r.difereneia f,lntre~ el'recuento Hsico y los saldosasentados en la ficha. de stock de C:ada :Uno de los !terns, es ail.lstada por elroismo y al finalliarel ejerciciq contable sa encatgade enviar fotoeopiasde las fichas. destockdeeadaul'looelo$ items para que Contabilidad GeneralprQcaoaavaluar las e'fistencias firJales. .- , ... . . EI$r; Oo('\ald:no ~e lIeva I')lUY,bien conel~r.Mic~ey Oef6 de Campra~), Ypor ella qada jVezquelos. saldoS de las flchas, de stock hart Uegadaacero,adsnras de hacer el pedldocorrespondiente en forma; telef6nica a Campras: emite par dup\icado uri Pedido de Reposici6nde ~ateriares, guedandqse 90n una:,c?pia la cual hace firmarala secreta-' na del $r.'-Mlckey;Eieland91e el onglr:lal.· ... . ' , . , , ' .. ,,' .' . . Ante laconsullaal! Sr. Donald de sisehancontralada seguras .. paraeubrir'riesgos eh el ~lmacen, su respL\esta fue quepor orden del. Gerente de Fin.anzas (Sr. Guffy),se, han reducido las p6lizas en un 20% respecto del anp !lnteri9rj y agr~gi1 quecad,B v~z que los bombe- . ros pasan par .allfse; les porhpra un;bbho. eontribuci6nde forma de te ner uri? respuesta intnedl'ata ante un siniestro."
e
.
,
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"I
...'
Considerando pautas de control intarno Y procedimientos, i., que opini6n Ie mereca ell presente comentario? . 4. Realice un conientario crlticosobre los siguientes enuncia .. .,. I . ... dos: . . _ La nueva teenolcpgia automatizada con el uso'derobotsy computadoras en a1 area de fabric a' permiten incrementar la produc tividad Y.calidad sinl necFsidad de requerir operarios rouy califica~ dos, trasladandose los problemas de recursos huroanos a la obten ci6n de especialista en aquellos campos.. ' _ Los nuevos.enfoques de Justo a Hempo e invent¢o cero han demostrado 1a poca'utilidadde losestudios detiempO, movi miefitos, metbd6s'y :e~tahdares,los cmtles han·dejado de ser tecni . cas clave para el mejoramiento cieJaproductividad y la calidad. _ Aunque, tod.os debencompartir laresponsabilidad por e1 . mejoramiento de 1ai proouctividad Y la calidad, los departamentos de Contral daCalidad e, Ingenieda Industrial' denen la mayor res pansabilidad. I: . . . 5. Analice y ej~mplifiquelos 'm6dulos explicaldos. en el punta 5.2. en la producci6n,. de una abra teatral.. ., . . . .
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SUBS/STEMA DE PRODUCC/ON
137
6. En e1 m6du10 1 del punta 5.2 se mencionaron lo~ireql1isitas de 1a ord~n de producci6n. Ejemplifique una 'orden de producci6n para las siguientes empresas: " . a. Una agencia de turismo. b. Una consultorfa en marketing. c. Una fabric a de toal1as. .. ' 7. Proceda a listar cinco ventajas asociadas con 1a i fijaci6nde stocks mfnimos. . 8. Explique la distribuci6n y utilidad de las copias del parte diano de producci6n mencionado en el m6dulo 3. Comparelo con 1a cantidad de capias del ejercicio practico cuya realizacipn se pro pone a continuaci6n. 9. Mencione y expIique las clases de funciones in'io1ucradas con la caUdad (m6dulo 4, punto 5.2.). : 10. Ejercicio practico. ., , A partir del enunciado que se exponea continuaci6nl usted de bera confeccionar un diagrama de interrelaci6n: sectorial: I ! • EI departamento de fabricaei6n emite el Parte diario de pro ducci6n par duplicado y envfa losarliculos fabricadas junto con ambas copias a Recepeion. • Reeepci6n reeibe los artrculos junto con el originally. duplicado del parteidiario depradueci6n y controla .Ios artfculos can elimismo. Si el control, es positivo, conforma el duplicado del parte diario,~ 10 devuel va a Fabrica. Posteriarmente, emlte la planilia resumen de entradas par produccion par duplieado. Archiva definitivamente el :original del parte diano de producci6n y envfa a Almacenes ,los artfculos junto con at original y copla de la planilla resumen de entradas.· " • Almacenes realizael control entre la documentaci6n que reei be y los productos. En qaso de que, de positivo, asienta la entrada en la ficha de stock, archiva definitivamente el dupiicado de la planilla resu . men y envfa 81 original de esta a Contabilidad de Costos. I . • Contabilidadde costos reclbe el ariginal.de la planUla resumen de entradas porpraduccion, realizael procesocorrespondieQte y envfa la misma,a Contabilidad Almacenes. • Contabilidad.A1macenes con la planilla que'recibi6 de Contabi lidad Costos realizael asiento en la ficha destoek valorizada, y contrala al stock. Si el stock.esta bajo el mfnimo emite .una nota enioriginal so. lamente y la envfa a Fabrica para.notificar la falta de stock: Fabrica re- cibe ta nota y realiza el proceso eorrespondiente. • SI par el cantrario, el stoekesta sobre el mfnino) Coritabilidad Almacaries archiva la planilla resumen de entradas de produccion par
~-
138
jfUNDACION UNIVERSIDADA DISTANCIA NHERNANDARIAS"
fecha,y a fin de mes emite el comprobante resumsn de entradas par prm:!ueCian par dLiplieada. Areliiva -Por. tacha el duplicado y envfa el ori ginal a Contabilidad General que reaHZb 61 proceso contable carres pondiente. .. Fcibrica arehiva definitivamente el duplicado del parte de pm ducci6n. . -;:::-.":::":::'"
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£&L2ELJJY§id&ii&&i&it&&ili&&ii_
Unidad 8
Subsisterria de Ventas
EI
subsistema de Ventas comprende una serie de opera ciones mediante las cuales la empresallega a sus compradores, con sumidores finales 0 sus canales de distribucion para colocar sus productos y servicios.
1. Alcance El s1,lbsistema de Ventasabm-ca desde la solicitud del'cliente y recepcion del pedido, qasta la entrega del bien 0 la prestacion del servicio y la registracion en los libros de la empresa, pasando pre viamente por el controll de pedidos y del credito, asf como la factu raCIOn. Peter Drucker, en d anaIisis de las actividades en una organi zacion, considera las ventas y todo el trabajo necesario para ejecu tar una labor comercial sistematica y organiza:da, como actividades que aportan directamente ingresos, entre las actividades que produ cen resultados. '';
,
I
FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCIA"/llfERNANDAA'IAS'
SUBS/STfMA Of VfNTAS
Henry Mintzberg ubica la funci6nventas en e1 nueleo operati va considerfuldolo el'centro de toda organizacion, la parte que pro duce los ingre~osnecesarios iparamantenerla viva. .,: La venta comRrend~ tanto la1\lncion como el proceso, aqui nos centr~emQ~ n€ ela,muis!is de,este ultimo, precisando los aspec tos LT1heren~sa su organizaci6n.
dem, y en algunos casas (par ejemplo las drogueri~s) integrar redes
'., . infonuaticas. . ' ",
140
,{,.,..,.
2. Modalidades
. "Las ventaS puederi.asutnirdistintasf~rmas y'en cada caso las variaciones se reflejanin eni el diseno del subsistema. A,continua Ci6n mencionaremos las-1."formas .tnascomunes. . ., ' " ' ., . .
• Segun las co:ractez:(stic~, del c.lien..te Podemos distinguirentreventas locales 'y 'ex.portaciones. Las primeras,. a vez, podran tomar alguna de .las modalidades que ve-· ' remos, peroel caso de\las exportaciones tiene caracteristicas pro pias por estarsujetas alas !reglarilentaciones especificas, intenne diaci6n bancaria. dereclJos d~ exportacion,despacho aduanero. etc. T~bien,atendiendo ala condi~i6n del cliente, podrfamos dis , tinguir ventasmayoristas del minoristas. seglin se trate deJa venta a una empresa .que actuan'i C9IDO interrnediariao distribuidora de venta al publico en generli.lEn ambos casos habra diferencias en . cuanto a las .cantidades rnfnimas quese compraian y a laS condicio-' . nes de venta ytipo de ctedito disponible.
su
°
• Segunla.recejlcwn de Iipedido ' Aqufpodemos distinguir: lkntas en salon. cuando el vendedor atiende a'los c1ientes en . su lOCal. de\r~ntas, donde generalmente eXPQIie:sus pro~uctos 0 muestras de 611os. EsUi.'fuodalidad pu~de aplicarse tanto a las' vent as . maypristas comoa las minoristas. ..,.. ..' ' . ' ' lkntas por corredores,1 aquf,vendeciores de la empresa visitan, dir.ectamenteal. cliente! () a potenciates,adquiJ:~rttes;. ofrecenel· pro ductoo s'ervicioy de cqncretarse laveQta taman e1 pedido.. ,\kntas par telefonb.o dorTeo, estecaso.el cOmPrador se cliri-. je directamente, alvend,edoIlpara solicitarle pre~ios y condiciones. y luego concretarla operyt-ci6n. Estamodalidad,~s usual entre: err~pre sasy en la actualidad puecf utilizar'medioscomo el fax y e1 mo
en
::,:.,
-.;.'
141
• Segun las condiciones de p~goc~~venidas '. I , . Tenemos ventas at contado (en efectivo, cheque! 0 tarjeta de . . ", crectito 0 compra) y ventas a credito. .' . ' En. esteultimo caso, elcredi~o puede, a,sumir.a s~(Yez distintas modalida~es, par ejemplo cuenta corriente~ cuotascon garahtia 0 sin ella, can pagares. con tarjetade credito 0 comprai(en cuotas), .debito aut6iIuitico en cuenta bancaria, etc~ • Otras modalidades . ,,' ". Seguramente pod(emos encontrar otras niod~idades; par ejernp10 encuanto a'la entrega del producto hay entrega directa del producto' a el servicio de la' organitacion .al cliente',o. can inter
mediarios ya sean transportistas; concesionarios,etc. .
. Si nos atenemos al pedido de cotizaci6n podrfaexistir no, y
asf enumerar ot1'as .c1asificaciones. La importante es,advertirla va .riedad demodalidades que existen y las que podrfan crearse y tener en cuenta, adermis;que no sonexcluyentes entre sf. ''
°
3. Normas especificas de controlinterno' . '. Separaci.oTi de funciones . . Es un recaudo basico que )a persona que vendeno tenga acce so a los, registros de stock y de cuentas de los dientt1s; pues esto evitaque quien realiz(ila operaci6nde ventas intervengatambien en el circuit6 de control. ' , : La venta debesepararse de la concesi6n delcredito, para que nO.se otorguencreditos' a clientes que puedan ser insolventeso re sultar morosos. , ',: Ventas tiene que estaf'separada de facturaci6n, para poder con trolar los precios que Ventas caleca en lanotade pedidoy .aplicar los precios oficiales al confeccionar la factura; esto es facilmente al canzable can la informatica. . " ,. Aprobaci6n'd£,la vento. , Tienen quefljar~e 'poHticas (por'escrito) referentes· a condi ciones de vent a, otorgarniento de creditos, deterrhinaci6n de pre cios. '
143
FUNDACfON UNIVERSIDAD A DISTANCIA "PTERNANDARIAS" . .
142
aprobaci6n tiene que estar a cargo de un funcionario res ponsable de creditos que conocera. el saldo de la deuda del cliente, las notas de pedido ya aprobadas pero no registradas y el importe de la nota de pedido. iI' IJo1'lijicaciones Tienen que estar autorizadas por un funcionario que tenga las atribuciones necesarias segun. Sil· nivel jenirquico. Se puede· auton zar al vendedor a aplicar directamente un porcentaje de bonifica ci6n, segun montospreestablecidos, Ysi 10 excede tendn'i que recu rrir ala autorizaci6n deljefe de ventas. III
Movimiento de bienes
La circulaci6n de las mercaderias tendra que estar resp~ldada pm comprobante finnado por el responsable del sector que recibe. decir que cuando Despacho recibe mercaderias de almace nes, debefirmar el remito correspondiente para que Ie quede como la rnisma manera, el repartidor Ie fir constancia a Almacenes. m:llli a Despacho, Yel cliente conformara el remito al repartidor. En el remito constad e1 detaBe de cantidad y .caUdad de las mercaderla5 entregadas. Otro aspecto para considerar es cobertura por el riesgo de traslado de Iii mercaderia fuera dela empresa, salvo que Ia condi ci6n de ]a operaci6n sea que esta viaja "por cuenta y riesgo comprador". . • Documentacwn .. Las notas de pedido, remitos y facturas estanin prenumeradas, se archivaran por orden nume-rico, y en caso de que se anuIen, se conservaran todos los· ejemplaresdeldocumento juntos. Se desig nani a un responsable para el control de la correlatividad de In do cumentacion. . Esta norma toma canicter obligatorio por resoluci6n de Ia DGl segun se detaUa en Apendice 2. . .
.
• Control de lajacturacion
conveniente que un s'ector. ajenoa Almacenesy a'Pactura
efectueun control. cIUzado,correlacionl;l..lldo remitos yfactuni.s y, asirnism.o, realicecomprobaciones selectivas sobre ca.lculos y Contaduria sena el sec;tormas apropiado.
Infonnadt~~~renda~ . ~ __ datos :;1. operaciones de ventas se encuentran en los registros y archivos (subdiarios de ventas, cuentas a cobrar y en las fichas de c1ientes .il otros) y son la base la informacion que se prepara para uso de la gerencia. Esta es quien establece los perfodos que abarcan"i la informa Cion (semanas, meses, trirrtestres, etc.) y 10 referido a la fonna de presentacion (diagramas de barras, estadfsticas, cuadros comparati vos, gnificos). Como ejernplos de infonnes pueden citarse: versus presupuestado.
- Monto de vent as - Manto de ventas comparativo de los ultimos 12 meses.
- Los cinco principales c1ientes por monto facturado.
- Totales de venta ddt mes pOI' tipo de producto.
-Totales vendidos )" corrnsiones pagadas· por vendedor.
- Lista los ' COlli saMos vencidos en cuenta f'n'rMp·ntp
- Listado los habituales y que no han comprado
en el ultimo meso - Listado de crecHtos importantes y condiciones en que fueron otorgados. - Tiempo promedio 'de demora entre el pedido y la entrega. - Notas de pedido pemdientes de entrega.
5. Descripci6n del subs~~..:::te=m=a_______
s.l. Diagrama de hloque En el diagrama de b10que detallado la pagina siguiente se describe un· subsistema de ventas a cr6dito tipico. Cada uno de sus modulos sera desarrollado en siguiente punto.
5.2. Descripci6n. de .los modulos lwtJ6dulo 1: Recepci6n del pedido Tiene Iugar toda vez queexiste UD. requenrniento "de los pro ductos a servicios comercializados por la organizad6n. Este reque rimiento es captado por vendedor mediante una Nota de Pedido y que luego sera valorizado en Administraci6n Ventas hizo el vendedor),can. las condiciones de venita vi gentes. ""
144'
FUNDACION UNIVERSfDAD A DIS"fANCIA "HEANANDARJAS'
SUBSISTEMA DE VENTAS .
\ Cllenta. .
'1 Co!riente' ·Clientes.
-Control
Gte., NP
eta..
nprobadas: y no faetllrlldllSY .,;. Regislro NP limite de credito•. .• aprobndns y alin . - AIllorizaci6n no futtumdllS. del Pedido. - Actualil:.
- NOla de Pedido IlUtorizadll.
. - Limite credito.
regi~ro:NP
p!:ndientes de
3. Preptll'llcion delPedido
- Nora de Pedido nIIrorizocia.
- Pi ChllS stocl:: de artlculos.
-Control de stock.
-Emision de Remito. ;... Actunliz.. -Envlode
4. Despacho
~tock.
-Il.emito.
- Nota de Pedido. - Remilo. - Parte fallantes . de mercnderfllll.
- Hoja de RuUl. '
145
Nota de pedido 0 de venta (NP): es el comprobante que ernite la parte vendedora al recibir los pedidos 0 encargos verbales de ca lidad, cantidad y precio de mercaderias 0 servicios solieitados por el cliente, con sus corresporidientes condiciones de pago (ver Figu7 ra 8.1). . Es usual que se emita par cuadruplicado: E1 original se entre ga al c1iente y el duplicado y triplicado quedan en la qrnpresa; el vendedor puede archivar el cuadruplicado para s~ control. Todo esto sujeto;a las conveniencias y necesidades de cada ernpresa. Modulo 2: Aprobaci6n del credito. . Tiene lugar cuando el departamento Ci6ditos recibt: hi Nota de pedido, con el objeto de detemtinar el otorgamiento pno;'delc,rectito alcliente.' I Las decisiones previas que deberan to-marse serm :ia det~nni naci6n del limite de crectitos a otorgar a los clientes y la, fijad6n de los panirnetrospara concederlos, par ejemplQ"infOpi1e~ panc.afios, ultimo balance, etc. EI limite fijado debe ser revisadq !periodiCa mente.;. ' . ' ':. . '; , , ..', .. Para .p.eterminar el.credito disponihle, debe compararse ellfmi te de crectito asignado contra: '. . , . ,"
-~emitQ.
Saldos impagos a la fecha
+ Pedidospendientes de facturaci6n
: - Cobranzas recibidas pendientes de regiptracion..
5. Pllcturacioo
-FlII:tura.
-Remilo.
6. R'egisUru::iou
-i'lil.cturllr -Remiloj
- SulxilariQ de Vemas.. '. - FllclUI1lS. . - Remitos.
-Contnbilizacion FIlCtunlS. . -Actuali4. Ctas. Ctes. '
;"N Dinrio. Resumen.
.., ·CIn. cie. cHenle - Descnrga . - Stocll:.
Helms Srock. - Confecci6n A·.
ESt~ ~6dlilo implica varias' deciSiones prl?vias para 'establecer' las condiciones jdeventa. 105 requisitosnecesarios para el otorga . rniento:· de Jbo~ificac~ones y descuen,tos. y la detemiinaci6n dle los . . . plazos de entrega.'
,. . _-- -'-'-"-~"-"~",.---------------
Modulo 3: Preparacion del pedido
, En el d~partamento Almacenes reciben la nota de:pedido del m6dulo anteriOI, con elobjeto de controlar'si hay existenciapara preparar las mercaderiasy los remitos'que enviaran a E~p.edici6n. Si n~ hay exis~encia, se solic!t~ a pro~ucc~~n !ai n~p?sici6n de los articulos, y S1 son. mercadenas de reventa se efectuara ei pe .. ... dido a compras. El Remito (R) (ver figura 8.2) es el comprobante-!que ernite parte vendedora para entregar lO'vendido .~n eldQmicUio indicado par el comprador. Se lo.utilizapara.detallary ~compaii
las
11'".
146
I
FUNDACJON UNJVERSJDAD A DJSTANC1A "HERNANDARJAS·
00
147
SUBSISTEMA DE VENTAS
Documenlo no yaUda soma factur'"
NOTA DE PEDIDO N°
Identificaci6n del emisor
Fecha: CUIT:
Ing. Brutot F..:hR: .......... / ...-..... 1..........
SMOrCl$: ......................................................................................................................__
DomlcIHQ: ............................................................... locaIId.bd: ..................................... .
ex-Caja Prevo Industria y Comercio N.":
lVA Responsable Inscripto
DomiciJio
Seilor(es)
PciIL! .................._ ............................................. Flllct\a do .nuega: ........ I ........ / ........
·OIC N": ......:................... CUlT N" ................................. Sltuacl6n IVA: ....................
Embalaje: ............................. Trlll'llSpOl1e: ............................_ .......................................
__.,-""""',,'''''
Enireglll' Laa
rVA
Resp. No lnscrip.
emT:
an: .........................................................:.............-...........................................
_.ta. ......- ... _
...... -..
[C:6d.1 CJlII'It ISlid. .IM.&d41
11..._
""'" . _.. pc< _ _.............,
DESeRIPCIDN
I
Pue:/:
Obu"yaclcinell: ..............................._...........
UIIla: ...._ ....................................... Condic:lonas de pego: ....., .................. .
:=:::::::::::::::::::::::::::::::::::~::=::::=:::::::::::::
BonIficacl6n: ....................................
[-1"""""1-- I
Documento no valida como fadtura
Cantidad·
Detalle
RECIBI CONFORME:
N' Habilitaciim
.. U·.~ ............H........U...... h.~_..a...... h.~"...
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En."",~•. ~ OIl ~I. "".._ do .................. ".""'110'001 _ _.
·Eoil. ~qUflld. lujelO .1. 'jllo/:IGc:i6n data ........rdtodooa. .
OIUGl-. .,~/,< . . .
lJ>I
, Fecha de impresion: .
N' )Wxxx: al yyyyyy
CI,I~
Fuente: Pungitore (1994: 79)
Figura 8.1
Figura 8.2
SUBSISTEA4A DE VENTAS
FUNDA,cION UNIVERSIDAD,A DISTANCIA >lHfERNANDARIAS'
148
mercaderi~i4~ almacen, al encargado del transporte lepermite Of ganizar yC9Iitrolar:l~ end'egasy, unavez corifonnado".es la prueba . de haber entregado 10, vendido y del derecho de cobrarIo, mediante , emisi6nde'Hdactura. ' ' EI cOtUpradorpuede~ontrolaTlorecibido con lanota de pedi , do 0 cons1J:Oiden de compra y .COIll~JaCtura que luego, recibini. . Es usu.ru'queeLr.emi~9 seaernhidoeon varias .copias. EI origi nal y el dupifc(idose:entreganalapetsc)na encargada del transporte~ Esta persomtdebe en~~gar jas mereaderias y el original del remito; " haeer firma:fel. duplicado Icomo c:onstaricia y quedarse .can 61 para ' devolverlo','en el departamento Expedici6n. Otra copia del docu .' mento permitira la factura~i6n de '10 vendido. . A partir del renUto, t~mbiel1 :se efectua 1a bajaen his fichas de . stock. .
d]
AC11J!<'A:
Identificaci6n
dlel emisor
.
X.
fe.::i1E: CUlT:
Ing._B.ru!.Ds: _ Cl{-<";"J3
rrev.· An
y Comercio N.":
lYA ResponsabJe Illl!Crlpto
. Domicillo
Sci!or(e!i)
IVA
149
I
.Rcsp. Imcrlp. ."
Rcsp. No Inscrip.
CUlT:
Condiciones de ycnLa
RBMITON! Deuillc
Cantidad
.Pn:cio uniLario' •
.Total...
I
. I
Modulo 4: Despacho
..
Tiene Jugar cuando el departamento de ,Expedici6n'recibe las mercaderfas' pendientes deentrega junto con e1 remitocorrespondiente y procede aefectuar las ent):egas de las mercaderias a losclientes. Tendni-que deeidir el recorrido y el mediode transporte que se utilizanl enlas entreg!iS. Se utiIiza un formulario denominado Haja de ruta (HR).
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DescUCIllo
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I
Modulo 5.; Facturaci6n .. Tiene Iugar cuando el sector Facturaci6n, 0 directamente Con taduria, a partir dela copiadel remito, procede a confeccionarlas factums. La Factura (Fe) (verfigura 8.3)es el comprobante de la ven ta, que emite la part~ vendedora cuando entrega las. mercaderias 0 luegode suenvfo can el correspondiente remito. Sirvecomo .detalle de 10 vendido, para notificar 0 comunicar la deuda y elplazo en que debe pagarse,segftn :10 pactadopreviamente. Cuando la venta es al contado inrnediato se purde entregarun simple "ticket" .de la caja registradora.· ., La factilra sirve de base para registrarcontabl1ementela vt:mta y, en el caso de ser a credito,-pataactualizar la ficha de cuenta co : . .' • mente del eliente. Tanto para la emisi6n del remito como de la factura es necesa.-· rio tener en cuenta la Resoluci6n 3419 del 23/10/91 de laDirecci6n
I
-j',
I
Subtotall
I
I
mpucstoj Subtotal:
IVA Insc. % IVA No Insc. % TOTAl:.
Imprcnlll: CUff:
Fecim de impmillIC
NO Habllltaci6n
N° XlODCXX aI Y'IY'fI'I.
Figura. 8.3
~ i I
I
150
FUNOAC/ON UN/VERS/DAD A DISTANCIA DHEANANoARIAS'
'"
SUBSISTEMA DE VENTAS
General Impositiva y sus modificaciones. Una sfntesis de sus princi pales aspectos se presenta en el Apendice 2.
Modulo 6: Registracion La tarea de Registracion, a cargo de Contaduna, comprende dos procesos: uno diario de pase de las operaciones al subdiario de Ventas (c,on el detalle exigido por la legislacion vigente) y de actua lizaci6n de 1a Cuenta Corriente del Cliente; y otm, mensual, consis te en el asiento resumen de ventas, segun e1 siguiente esquema: . Deudoresporven~
a Ventas a IVA-Debito Fiscal
53. Ejemplo de un circuito de Venta a creilito A continuaCion presentamos detalladamente un proeedimiento
de venta a erMito y el grafieo respectivo.
Nq;~rativo:
1) A partir del requerimientodel Cliente el vendedor confec
dona 1a nota de pedido (NP) por cuadruplicado; el original y el tri
pliCado son enviados a Administracion de Ventas, el duplicado es
entregado al Cliente, el cuadruplicado queda en poder del vendedor
adherido a1 talonario. 2) Administraci6n de Ventas control a la nota de pedido con la
lista deprecios, ficha dearticulos yen fichas de c1ientes verifiea las
condiciones de venta ycorrige si es necesario. Si no la acepta, la
envla nuevainente al vendedor para que se 10 comunique al Cliente.
Si la autonza, el original de la NP debe ser enviado a Crc5ditos y
triplicado queda archivado definitivamente.
3) En Creditos se analiza y controla la infomiaci6n recibida
del Cliente y de los baneos, se consulta en laficha del cliente e1 sal
do de la deuda y si supera el monto de crMito disponible, 0 no reli
ne los requisitos necesarios, se envia la NP a Administracion de
Ventas y luego al vendedor para que 10 comunique al Cliente. Si se
'Rutoriza se envfa la NP a Almacenes.
4) En Almacenes se controla la NP con la ficha de stock en .
existencia. .
PiguraS.4
151
152
FUNDACION UN{VERSfDAD A DISTA#C/A"HERNANOARIAS'
SUBSISTEMA DE VENTAS
153
I
5) Si hay existencias', confecciona el remito por triplicado y 10 · envfa a Expedicio,n ju~to con las mercadedas. La NP onginal queda demorada en espera del triplicado del remito conforrnado par Expe dicion, para Iuego,ser pchivados definitivaIIlente. 6) Expedicion controla la mercaderfa con el remito y envfa eI triplicado fiImado a A1macenes. 7) Emite la hpja de rota por duplicado.Prepara la rnercaderfa y la entrega al transport~ con Iosremitos (original y duplicado) yIa hoja de rota original, ~e quedacon el duplicadode la hoja de ruta frrmado por el transpotjtista. . ..' 8) EI transporte entrega la mercaderia. . ..' · 9) Vuelve cori elloriginai delreD:tito' firrnado por el Cliente, anota las observacioneS en la hoja de ruta y entrega en Expedici6n. 10) Expedicion c~ntrola Ia hoja de futa y los remitos. Destruye el duplicadode la hojade rota y archiva definitivamente el original. Finalmente,envfa aContadurfa los remitos conformados. 11) Contadurla, to~ando como base el remito conformada, con . fecciona lafactura por quadruplicado, envia el original y~duplicado al Cliente, el triplicado a Creditos. 12) Con el cuadrujplicado y el remito se procede ala registra cion contabJe y, posteriormente, al enVlO a Cobranzas. 13) Cr6ditos actu~iza la ficha de los cHentes yarchiva defi nitivamente la factura.,
Cursograma: (ver figura 8.4)
.6. Para SUI autoevaluaci6n . 1. l, Cmiles son los limi tes del subsisteina de Yen.tas? 2. Ordene las mod",lidades .de venta partiendo de las mas usua les a las menos usuales de acuerdo con sus canocirnientos. . 3. Enuna empresa:de su con6cimiento reconozca tres norrnas de control internoreferi~as a1 subsistema de ventas que se cumplan. y mencione c6mo se apl1can. . .... . · 4, En la misma orianizacion anterior entreviste al responsable de ventas y soIicite quelle expliquecmll es Ia informacion· que el necesita regularmente para la toma de decisiones y de quemanera se la presentan. 5. ['9 u6 informacion se captura en la nota de pedido y para I
I
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.
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6. Indique en que oportunidades se utiliza el remito ell el subsistema de ventas t en que sectores queda archivado 'y con que objetivo. . 7. Indique cuautas copias de factura se necesitan y! curu es el destine y usa de cada una de ellas,' . •I . 8. [, Cmil 0 curues son los soportes que dan origena la regis traci6n contable? Indique cual es el procedimiemo de registro. 9. l,CuaIes son las decisionesque se toman para laaprobacion del pedido'" ' . 10. Ejercicio pnictico. Dibujeel cursograJ.1;ta de Ventas al Con tado de acuerdo con los siguientes. datos: . 1) Clients solicita al vendedor las mercaderfas.
2) Vendedor ofrocey vende•.
3) Confecciona laboteta de venta al contado -nota die venta
. en original y tres copias. Entrega el original y el duplicado at cliente. La
ultima copia permanec8 adherida al talonario.
Una vez agrupadala mercaderfala envla a Empaque,junto con
la segunda copia. . .
4) Empaque verifioa y cotaja la marcaderia con el triplicado de la
nota de vanta que acompafia a asta y la.embala. . . : .
5) Cllante abona anla CaJa. . .
6) Caja recibe el importe de la ope~aci6n y estampa al issUo "Pa
gado· en los dos ejemplares de la nota de venta; :devuelve el'original al
cliante y retiene al dupncado~' , . ' .. . i;
.. 7) ;1 cliante toma la nota da venta sellada-original-;- y)a pre senta a Empaque. . ' .... .
.. . 8) Empaque veiifica ef original de la" nota d~ xenta qUIf recibe del
cllente con el triplicadoque estacon la rnercaderia. LaS sella "Retira
do· y pone en poder de ,este la Mercader[a con el original de la nota de
venta. ArQhiva la copia mencionada. 1 i.
EI qliente sa lIeva su mercaderfa con al original de Is notal de venta.
AI terminar el dfa: ..
9) Caja entrega a Oontadur[a.eldinero,cobrado y la documenta ci6n -las copias: duplicados--:-que habra consaryado. . I I ,
10) iEmpaque ,entrsga las capias' archivadas provisoriamemte (tn .' plicados) ~Contadr.ir[~.· " '.' .
11); Contadurfa re.cibelos triplicados dei las notas d~venta que
.. permaneqieron .en Empaque, junto cbn al d.inero y los dupljcados de
Caja. Realiza la verificaci6n de las mismas con el,dinaro. .: .
12) Contadurfa asienta ventas.8 ingmso de~ro. Archiva ~ta Vanta
13):Contadurraentraga efectivo con tnplicados aTesorerfa.
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154
FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A DISTANCIA uHERNANDARIAS"
En el apendice 3 encontrara resuelto un ejemplo similar con el agregado de la infonnaci6n. gerencial que puede generar, las nonnas de control interno que se aplican yalgunas que faltan en este caso
~'WW4ffl'f"6rre"U 'wp@
*fiNtfHW E 1!1IM'fMMM&M
.A
Unidad9
Subsis~ema
de Cobranzas
.En
el sUbsistbma de Cobranzas se integran todas las ac dones necesarias para h~ percepci6n efectiva de los derechos adqui ridos par laempresa. Estos derechos tienen su origen en la<; ventas efectuadas yestan repres6ntadospor una cuenta 0 documentoa cohrar, segUn se trate de una vent~ en' cuerita comente 0 documentada.
1. Alcance El subsistema de dobranzas comprende desde el momenta en que se detecta que un eredito esta en condiciones de ser cobrado y basta que los val ores ~ercibidos ingresan en 1a empresa, par los cuales se entrega a1 cliJent~.el comprobante respectivo. Luego se . efectiia la contabilizaci6p correspondiente. El sector Cobranzals es quien detectaqueun creditose encuen tra en condiciones de ser cobrado a partir del vencimiento de la fac tufa a del documento. , sector Tesorerfa, que custodia y maneja los recurs os finan deros de la organizaci6n, es quien recibe los valores percibidos I
p.
156
FUNDACION UN/VERS/DAD A DlSTANCIA "HERNANDARIAS·
producto de la gestion de cobro y es su responsabilidad la custodia
de los wismos v SiU de p6sito en una euenta bancaria. ..
La gesti6n de Cobranzas es, en la clasificaci6n de laS activida
des que realiza Peter Dru~ker, una actividad productora.de ingresos,
y como tal transfonna un: activo exigible (credito) en un activo 11 ·quido (disponibilidades). '
2. Modalidades Los distintos tipG>s de cobranzas son la contrapartidade las for mas de pago vistas en 1a Unidad 6. Los casos mas usriales se rese nan brevemente a continuaci6n. . . • Cobranza en C~fa .
EI eliente se tr.J,lada para realizar el pago de su deuda. Esta modalidades comun :en los comercios minoristas donde el cliente puedeeancelar sti deuda con dinero en efectivo, cheque.o bien con . I .' tarjeta de eredito.· Especialmente cuando se reciben cheques 0 efectivo, es conve niente que 1a empresa cuentecon seguros para la cobertura de posi bles riesgos sobre fos! fondos. El segura es contratado pOl' el monto de riesgo eStimado por la empresa y quepodda estar dado por 1a to- . tali dad de fondos confiad6s. a la custodia de Tesoreria.. ~ ,
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• Cobranza por cobm4ores ....
de
Un empleadQ la ~mpresaefectUael cobro dirt!Ctamente en del· cliente. Este recibe los valores (dinero, 'cheques, pagares) y extiende un re~ibo, provisorio 0 definitivo, seg6n la mo .. . . dalidad del procedimiento. En este caso, es:con~eniente la cobertura del dinero en tninsi to; elrnonto del segl,iro estara determinado por el maximo que se estirna reeaudar entre!dosipenodos de rendici6n.
et domieilio
• Cobranza por rtrparlf.dores 0 prestmloresdel servicio . De acuerdo con 'las ~aracterfsticas del producto vendido 0 del . servicio prestado, pu~de ser e1. mismo repartidor 0 prestador del ser vido quien efectua l~cobranzaen e! momento de entregar las mer cadedas 0 pres tar el servicio. Esta modalidadesuna variante de la cobranza por cobradqres.
:,,,.l ::'-"
SUBS/STEMA DE GOBRANZJ.lS
157
I. Co.branza por correspondencia . l· EI cUente envia por correo un chequepilra aplicaral saldo de sucuenta y a vuelta de correo Ie envfan el rl:?cibocorre~pondiente. Eneste caso la empresa debera tomar los reoaudos necesarios para eI control de Ia recepci6n de los valores y la confecci6n i de los com probantes respectivos.
. • Cobranza a iraves de un banco En la cuenta bancaria de la empresa se recaudael irnporte adeudado. El deudor deposita y Ie queda.una copia 0 tal6n dela bo leta como constancia de haber efectuado el pago. Esta modalidad, .que es usual para recaudar impuestos 0 para el cobra de s.ervicios publicos, ,tambien se ha extendido a otras empresas, especialmente para el cobro de cuotas 0 mensualidades . El banco, por su parte, tambien remitira a su cliente una copia o ta16n de la boleta de.dep6sito para que se pueda notificar de la co rrespondiente cobranza. .
Otra alternativa consiste en que el banco se ocupe de la co
branza depagares que su cliente puedeentregar parael cobro~ y una
vez realizado el n:llsmo se Ie acredita el importe.directarnente en
cuenta comente. En caso de-no cobrarIo, el banco se puede ocupar
del protesto del mismo. .
• Des.cuento d~ documentos Si bien esta operaci6n tiene caracterfsticas que la"diferencian
claramente de la operaci6n de eobranza, puede considenirsela como
tal ya que perrhite a la empresa transferir el credito aun tercero
(banco) y, de esta manera, disponer anticipadamentede dinero a co
brar, excepto por los intereses y gastos que debe abonar al banco
por el servicio que esta prestando.
• Cobro de exportaciones En eleaso de exportaciones tarn bien participa una entidad ban
caria donde el compradoJ efeerua la apertura de un credito docu:,:
mentarioa favor del vendedor y que oportunamente seracancelado
a traves del banco.
'Y
______
<1-~."'II.~"M'JtJ.$-l5E
l>'".
SUBSJSTEMA DE COBRANZAS
-----
FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCJA "HERNANDARIAS"
-
158
Normas de control interno generales para mientode fonaos
movi
Estas nonnas han side explicadas cuando nos referimos al
sistema de Pages y, por 10 tanto,aqul solamente se enunciaran:· de funciones. <'1l Concentraci6n de la. responsabilidad.
III Separacion total de fondos.
rC'nn
<; Contabilizaci6n las operaciones.
~ Arqueos sorpresivos.
•) bancaria.
G
Rendici6n dillrilJ de 10 cobranza ..... U.t1!1U\) las cobranza~ son realizadas mediante una gestion ex los val ores rec:auaa(10S terna, esta nonna tiene po~ objeto evitar sean utilizados para fines aJenos q los empresa y, ~~'~UL~~, mitir 1a pronta disponibilidad de los fondos. De esta forma, los coBradores deben rendir diariamente sus co d, en su defecto, dt;;;positar directamente en cuenta banca la empresa el produq.to de las mismas. Esto ultimo se utiliza, basicamf!nte, cuando cobrador debe gestionar 1a cobranza en gares muy distantes la ernpresa. II
3. N ormas de control interno
.
Nonnas de control intenw espedjicas subsistema de cobranzas . . • Control de los recibos
. ' El recibo esla constancia otorgada por los valores percibidos y es aconsejab1e tomar los siguientes recaudos: _ Los recibos, provisorios 0 definitivos, deben estar encua dernados en talonarios, prenumerados, utilizarse en fonna corre1ati va y quedar una copia adherida a1 talQnario; recibos tambien es tan sujetos a las disposiciones de Ia DGI (verresena en Apendice 2). _ Al concluirse 1a utilizaci6n de un talonario, debe verificarse correlatividad de 105 recibos 0 constatar la misma automatica mentealregistrar las cobranzas rendidas. Cabe ac1arar que, deexis tir recibos anulados, todas sus copiasdeben quedar adheridas al ta lonaTio de modo de evitar la utilizaci6n de alguna de ellas indebida mente. . '_. Tambien es importante elcontrol de los talonarios recibidos de1a iniprenta y que se encuentren bajo custodia de unresponsable, que podrfa ser elTesorero. Toda entrega de talonarios a quienes utili zan debe hacerse mediante constancia escrita can e1 objeto de responsabilidades y toda vez que se que el taIo en USQ se encuentra proximo a conc1uir.
•
de Ia correspomlencia correspondencia, seguridad de los valores e mform cion recibida, debe sel' un funcionario responsable 0 au secretaria. el caso Se dtilice esta modalidad concentra la responsabilid"ld de recepcion y distribud6n de la co-· rrespondencia confecciona{a una planilla con el detalle los vaJo res recibidos, y 1a emision del recibo quedaci a cargo Tesoreria . esta manera, recibe los valores acompafiados de una planilla de cobranza, en el caso de la cobranza efectuada por un cobrador.
.. Control sobre los valo~es recibidos - Para evitarque alguien pueda apoderarse de un cheque, es importante que, aT momentb de su recepci6n, se Ie eoloque al dorso una leyenda que restrinja st1 utilizaci6n, tal como "unicamente para depositar en la cuenta de (nbmbre de fa empresa)". . Si bien la norma adonseja no recibir valores postdatados, en ciertas actividades es una tinktica comun. En estos casos es conve niente que se organice un atleeuado registro y seguimiento sabre los mismos. Ademas, cabe ac1q.rar que la ley 24.452, sancionada el 8 de febrero de 1995, introduce leI cheque de pago diferido cuya utiliza cion s~stituye esta mOdalidfd. . . - Las transferencias· de dinero 0 valores deben respaldarse un comprobante f:lue permita deslindar responsabilidades realizarse entre 1a menor con respecto a su custodia y, adernas, cantidad de sectores Dosibles .para facilitar el seguimiento.
Wi'"
160
SUBSIST5MA DE COBRANZAS
Para t~ner un mej9I: control de las cobranzas y de los fon dos ingresados, resulta,imprescindibledepositar diariarnente los va lores recibidos., l
.. Conceswnde
'
descuen~os por pronto pago
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,
''
"
Can elobjeto de evita~posibles fraucles que pudieran cometer se mediante e1ingr~so'.alalernpresa de importes interiores a los re- , almente cobrados, JustIfical1do la diferencia con un descuento con- ' cedido, la concesion deest~ tipo de descuentos debe estar autoriza da por funcionarib ueIiueda bac,erus~ deesta atribuci6n. En caso de que la co*ranza sea reahzada fuera de la' ernpresa, se pued~ autorizar al CObr~dor aaplicar y calcular los descuentos ' corres'pondient~s, siempre ueelIo, este .debidarnent~ documentado (podra estar estlpulado en ,a factura 0 bIen establecldo en una nOT , rna de cobranzas). '
un
5. Descripci6n del subsistema S.L Diagrama de bloque
CJ:,
Los registros, de ~obrlnzas y los archivos respecti~os c~nstitu yen la base de lainformacipn de Cobranzas queseeleva a1, nive1 ge rendal. Comoejemph:fpoqemos mencioIlar: ' " ,,'. ' . _ Res'umen deltotalide cobranzas realizadas, detallando efec , . • ' tivo, cheques a 24 y 48hs. ,I documentos, etc. " _ Listadode losprintipales deudores con sus saldos.' , -:- Cuadro comparatfo de cobranzas reales vs. presupuesta ',' " . das. " Cuadro comp*rati+o entre totales de ven~as y de cobranzas. _. Listado de c~entap a. cobrar vencidas con' fundamentad6n ' l, I de las mismas. _ Totalesde deseuerJtos concedidos. _ CuadrlJ de ev~luci6n de cobranzas. _ Totales,de do6umentos encartera y descontados. , De acuerdo con ilas particuhiridades de cad a 'einpresa, esta in-, formacion puede desagregarseporlrhea de J?roductoo servieio; par cobrador~ por zona: gepgnlp,ca, par tipo de chente, ~tc.. ,. ,
~~
.'
I'
En el siguiente diagrama de bloque detallado se idescribe un subsist em a de cobtanza por cobradores. Cada uno de lqs modulos , sera desarrollado en el siguiente punta. '
2. Cobra
4. Informacipn ~erencial
". 0.. •
161
------:--
FUNDACION UN/V5AS{DADA DISTANCIA 'HERNANDARIAS'
>
J
\
- Li:itoollde cobrnnzllS. -: Factums y documenl:Ol! II. cobrar.
-;Valores y documentos. , ~Recibos
..,Uomprob.de retenciones impositiVIlS. ~Uisladode
cobrOJlzas, "';Facturas y do~mentos
3. Rendicion.de In CobrlmZll
- Vlllore.s y documentos.
- Reciboo. - Comprob. de ,fetenciooes impositivllS. -Listado de cobrnnzas. - FactUms y documentos no cobmdas. '
-: Registro,de
'j' - R.egiS!, TO de In ':
lIencimientos de: gesti6n de cobro dpeumentos no documenlos. . en ellistado de cobrndas: cobrnnzas.' ' JPncturns -Control de cobradas.. vniores; recibos y -Listado de IlstadO; de ' cobrant.nS. cobrania.s. JRecibas -Confecclon -i Flanilla de pillllill!lingresos , ingresoso o caja.'
- Dep6sitos (Ie , valores.en la cuenta. bllllcaria. -Recibos -,Comprob.Oe rewncioJles
imptisitivUs: , ..: Plnnilll1 de in~as 0
caja. - Boletlllple .
no
-Cuentas ,conientes, - Documenters n cobnil' (cuentas)
. - CUenw bllllcw::ias~
-ActUllliznci6n de etas. Qes. - ActualiZacl6n de documenloli n t;obrir (cuentas) - Actualizacion ' C1leIluls bnDl:aiias,
-',Boletas
-'------------'"-"...
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..... 162
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'
DE COBRANZAS - - - - - - - SUBS/STEMA -
5.2. Descnpcion de los m6dulos
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Tlene lugar cuanda el departamento Cobranzas realiza, diaria mente, el control de vencimientos de las facturas pendientes de co bra y de los documentos a cobrar, a recibe un detalle de los venci mientos del dia siguiente. Sabre la base de esta infonnaci6n procede a clasificar las fac turas y documentos en situaci6n de cobra por cabradar y emite eWos listado/s de cobranzas pertinentes. Listado de Cobranzas (Le): es el fonnulario en el eual el de partamento de Cobranzas detalla a los ccibradores las cobranzas que deben gestionar. Su emisi6n es diana y su contenido basico, que puede apreciarse en la figura 8.1, cornprende: III Datos cumplimentados por el departamento de Cobranzas: Datos del c1iente (nombre, domicilio, TE) - Nroo de lals facturals y/o documento/s a cobrar Importe - Descuentos concedidos -.Importe neto a cobrar. fi Datos a cumplimentar por el cobrador: - Descripcion de los val ores recibidos - Ntimero de recibo emitido. - Observaciones (en este punto el cobrador podra sefialar aquellos aspectos que considere relevantes de su gesti6n e indican!., por ejemplo, las circunstancias Dor las cuales e1 cobio no se hizo efectivo). El numero de copias en que se emite debe contemplar: - origInal: para el cobradar. Se Ie entrega junto con las factu ras y docurnentos en el detallados. -- duplicado: para el departamento de Cobranzas. Se mantiene archivado transitoriamente a la espera de la rendici6n del cobrador. Esta copia es firmada par el cobrador como constancia de haberse notificado de la gesti6n que debe realizar y de la documentacion re (facturas,documentos a cobrar). .
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Modulo 1: Organizaci6n de la cobranza
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II . Figura 8.1
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FUNDACION UNIVEF1SIDAD A DfSTA.NCIA nHERNANDARIAS'
SUBS1STEMA DE COBRANZAS
165
Modulo 2: Cobra Tiehe lugar cuando t;l ccibrador visita alos'clientes para gestio nar el cobra de las fact1lras y/o docurnehtas. En caso de que el cliente no abone, e1.cohrador debera asentar tal circunstancia en el listado de cobranzaslen el espacio reservado a tal efecto. Si el cHen te abona, eIcobrador prdiceder~ a emitir el recibo, efectuando, de corresporider, el, caleulo dpl descuen to concedido. Si se trata de la cobranza de un documento no esnecesaria la ernisi6n del recibo puest~ queelpropio documento esentregado aI" c\iente como constancia Ide Sti pago, pero tambienes l,lsual, para mayor control, entregar elrecibo y luego de acreditados los valores ' recibidosremitir el docuJTiento., Estoshechos,cobr~nza de facturas y/o documentos, tambien se consignanin en ellistado de cobranzas, indicando en cada caso los valores recibidos .. , . EI Recibo (Rbo.) el cornprobante mediante el eual se deja constancia.de la cobranzfl, realizada (ver figura 8.2). En algunas or ganizaciones' se utilizan dos tipns de reeibos, provisorios y definiti vas. El recibo pr6visorio esel que utiliza el cobrador y,' posterior mente, el departamento de Cobranzas emite el recibo definitivo. En realidad, se trata de un tr~mite innecesario puesto que el recibo pro visorio tiene la misma validez que un recibo defiriitivo. En este formulario 61 cobradorconsignara el concepto cancela do por el cliente, eI descuento efectuado, si 10 hubiera; y los valores recibidos junto can la mention de las retenciones irnpositivas reali zadas par, el cliente. Si'se trata de un pago parcial el cobrador debe ra consignar que se trata!de un pago "A cuenta". El ni.1rnerode copias en que se emite puede variar de acuerdo con lis caracteristicaS t!ecada empresa pero, Msicamente, debe contemplar el numero d~ (:opias que se detalla a continuaci6n con el objeto de satisfacer los si gui entes destinos: _' Original: para eI Cliente. _ Duplicado: par~Tesorerfa. _ Triplicado: para! Cobranzas. ". _ Cuadruplicado:1 queda adherido en el talonario del cobra dor. Una vez terminadoi el talonario sera entregado al departamento de Cobranzas. .
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Fuente: Pungitore(1994: 120) Figura 8.2
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166
PUNEJACION UNiVERSfDAD A DISTANeJA "HERNANDARfAS"
Modulo 3: Rendicion de La cobranza Comprende basicamente los pasos siguientes: 1) Finalizada su gesti6n de cobra, el cobrador asentara en el listado de cobran~~s;
- sf el cooro ,lie hizo efectivo: los valores y/o documentos re
I:'
cibidos, junto con las retenciones impositivas que pucta haber efec tuado el clientB y el numerode recibo emitido. - gi el cobro se hizo efectivo en fonna parcial: los valores y/o documentos l'~cibidos junto con las retenciones impositivas que pudo haber efectuado el cliente, los motivos por los cua]es el cobra es parciaJ y el mhnero de re.cibo emitido. - si el cobro no se hizo efectivo: los motivos por los cuales el cliente no abon6. 2) Cumplimentado el paso anterior, el cobrador entregara los valores recibldo;§ en Tesorerfa junto con el duplicado de los: redbos y ellistado de cobnmzas. En Tesorer!a,un cajero procedera.a verificar que los val ores entregado!l por el cobrador coincidan con 10 asentado en el listacto de cobranzas y qu~ el total de dichos valores concuerde con el total de los reciboj;, Si. todo esta correcto, el cajero firma y sella ellistado de co branzascomo constancia de 1a recepcion de los valores y 10 devuel ve al cobrador. En T~!wroria se confeccionara posteriormente una planilla de ingresos Q d~ caji!. dande se asentaran los ingresos habidos y sepro: ceded. a.deposit~f It)s mismos en la cuenta bancaria. Los duplicados los reeibo/) )It:: archivan en el sector como constancia de los ingre sos y una copiade la pJanilla de ingresosse remite a Contaduna. 3) Con el1istado de cabranzas firmado y sellado por Tesorerfa. el cobrador debera. rendir su gesti6n ante el departamento de Co branzas·. A talefecto, entregani eI listado de cobranzas, las facturas cobradas y no cobradas.las retenciones impositivas practicadas par los clientes y el triplicado de los recibos. . .. Can todo ella, el departamento de Cobranzas procedem a veri floar Iadocumentaci6n reQibida, debiendo contemplar los siguientes aspectos: ... . . ,. --'que ellistado decohranzas este firmado y sellado por Teso
rena. ..
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.
.
".'
- que los valones entre,gados a Tesorerfa, ma.s las fllctul'as y docUlmentos no cobratlos, mas las retenciones impQsHivas practica das Dor los cHentes cQincidan con e] total del listado de cobranzas, • .108 triplicados de los recibos tengan numeraoi6n corre lativa. En caso de que exista algun recibo anulado verlficanl en el talonario del cobrador que se encuentren todas las copias adheridas y anuladas. Adernas, i1erificani la correlatividad con el ultimo bo de la rendici6n anterior efectuada por e] cobrador. . Si todD esta corretto, entrega a1 cobrador el duplicado del listado de cobranzas firrnado pbr el y que rnantenfa archivado trlU1sitoriamente, como constancia de la rendici6n efectuada por el cobradof. EI departamento de Cobranzas procedenl a:
- archivar las fachlras cobradas junto con el Ustado ae co branzas. i I
- archivar las fa!l:turas no cobradas para seguir reclamando su pago 0 detenninar I;U ~erivaci6n al departamento legal. - remitir los tri~licados de los recibos a Contaduriapara ac tualizar las cuentas de !los clientes. (En caso cobranzas de
curnentos y que no se fhaya emitido Tecibo, debeni emitir un com
probante para que se p~edan efectuar los descargos pl.'lrtinentes).
- remitir los cOn1probantes de retenciones impositivas a I taduria.
ModulO' 4: Regis~raci6n y Control Sobre Ia base del Itriplicado del recibo, Contaduria acredita el importe de Ia cuenta cO~iente del c1iente. Asimismo, con el, cornprobante rernitido pOl' el departamento de Cobranzas por los dOCllrnentos cobrados acredita el lmporte en la euenta de documentols a cobrar del cliente. . La contabilizaci6n de las operaciones Uevadas a cabo en este subsistema dependera qeI sistema contable que posea cada ernpresa. No obstante ello, un asH~nto tipo podrfa ser: - Al actualizar las ·clientes:
de los
Cobranzas Retenciones Irupositivas (*)
a Deudores po~ V ~mtas
.n de corresponder
Al registrar las planillas de greso 0 caja
Valores a Depositar
a Cobranzas
168
FUNDACJON UNIV£RpJDAD A DISTANC4A "HERNANDARIAS· .
I
Finalmente, .ContadtMa controlan'i que el saldo de su cuenta depositos cobranzas sea cero Yi efe~tivizani el seguimiento de contra la euenta val ores a f!epositar.
.
5.3. Ejemp.lo de
u1 circuito de cobranzas
IlMico
....
. A continuation pres ntamos el relato detaIl ado de Ull pracedi 1 . miento de ~obranzas par Cjobradores y el grafico respectivo.
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Narrativo:
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. .
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,1) Enel sector!Coqranzas' se·dispone de loslegajos de los, clientes cuyas deudas ve~cen dentro de la proxima semana. Cada. legajo contiene el remitodonfonnado por el clientey la factura pen diente de cobro. . :. I .' . ' , 2) En el sector sle cortrolan diariarnente estos comprobantes y se confecciona un listadol de cobranzas por duplicado que se entre gani a1 cobrador con ~as ftcturas yremitos. correspondientes. , 3) Elcobrador ifirma el duplicado del listado de cobranzas como consta~cia de qabe~10 recibido y 10 entrega en cobranzas don .... . de.quedadernorado.•· : . . 4) El cobrador .!reci~e los valores que Ie entrega .el client(; y confecciona el r~cib,p p~r cuadruplicado y entrega eloriginal al cliente. A] final del dfa ~e presenta en Tesoreria donde entrega.los valores recibidos, las! cop~as de los recibos con las facturas y los re mitos correspondientes ~ los cobros efectuados y. ellistado de co branzas. .' . I ., .' 5) Tesorena controlill. el listado de cobranzas con los val ores, losrecibos, facturas :y.re~itos.Deyuelve a1 cobrador eI list'ado' de cobr~rizas sellado y finn~do yl se guard a el cuadruplicadode .los re cibos.·· ' I ' . . . ', . . .' .'. .,.. . ' 6) El cobrador entr~ga enel sector Cobranzas ellistado' de 60 b~an.zas sell~doy firTnadp, acomp~fia~o de los recibos duplicados. y .. . tnphcado~,;yde las ~acturas Ylos Temlto,s. EI1'.<;:obranzas sel control a el duplicado de los recibos con el listado de cobranzas: selliado por Tesorerfa y entrega al cobrador .e] recibo tripUcado vis;:ldo fpor el sector y .ellistado de cobranzas du plicado. Archiva eJ listado,de cobranzas. Envia los recibos.a, Conta duria para su poste~or registracion, junto a los legajos .con factUras . ' . ,'...,'. y remitos parasu arohivd.· 8) EI cobrador l:iesttuye ellistado de cobranzas duplicado y ar " chiva los triplicados de rtcibos por orden correlativo..
Figura 11.3
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FUflJDACfON UN1VERSfDAD A - - . - -.. "" el en Tesorerfa se confecciona una UHUJUW por duplicado tomando como los y cuadruplicados de los recibos que luego vamente como constancia de val ores recibidos. valores son depositados en el banco con una boleta de deposito. Cuanda se la copia de Ia bo]eta de deposito como constancia del deposito, se envfa a Contadurfa junto con la planilla de caja original y dupli cado. En Contadurfa serecibe Ia planilla diaria de caja y 1a bo1e ta de dep6sito y se control an can ellegajo y el recibo que estaban en espera. Se firma 1a copia de 1a planilla diaria y se devuel ve a Tesoreria donde se archiva defini tivamente. 11) Se efectUa la registraci6n con table en los subdiarios co-· rrespondientes y se archivan definitivarnente los comprobantes. ------~---
Cursograma: (ver figura 8.3)
6. Para sa autoevaluac:i6n 1. la Unidad se han desarrollado una serie de modalidades puede adoptar el subsisterna de cobranzas. Investigue acerca de existenc:ia de algunals modalidadles no desarrolladas en la mis
rna. 2. LPor que es necesario que elcobrador efectUe la rendici6n de su gesti6n de cobro primero ante Tesoreria y luego ante el depar tamento de Cobranzas? 3. Haciendo uso de la informatica l,se modificarIan los m6du descriptos que confonnan el subsistema de Cobranzas? Si la respuesta esafirmativa, indique de que manera se podrian rep1an tear dichos m6dulos. 4. l,CuaIes son los formularios que tjenen origen en elsubsis terna de Cobnmzas? Indique la informaci6n que generan. 5. Investigue en ernpresas o.instituciones de su conocimiento acerca de losdepartamentos 0 sectores que intervienen en la co branza. Compare la informaci6n obtenida can 10 vistoen esta y saque sus conclusiones. 6. En las organizaciones consultadas para responder el punto , anterior. observe cuantas copiasse emiten del recibo, can que fina
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en que sec!:or se archiva archivo.
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7. En las organizaciones consultadas las normas control interno descIlptas para el subsistema Cobranzas? eJ caso de que alguna/sno se apliquen, ~que recaudos se toman para suplirlas? 8. usted fuefa' gerente de finanzas de una empresa l,que in formacion referente al subsistema de Cobranzas Ie solicitarfa al analista de sistemas? iDe que manera deberfa presentarsela? mente su respuesta.
9. Confeccione un diagrama bloque correspondiente al sistema de cobranza<; !donde se reciben los vaIores por correspon dencia, sintetizanda: la informacion de entrada, el procesamiento de dicha informaci6n, los archivos y la informacion de salida (recordar 10 dicho en el punta 3.12. sobre este tema). 10. Ejercicio prac;tico.
Sobre la base del narrativo correspondiente al subsistema
Cobranzas dado como ejemplo en el punta 5.3, Ie solicitamos que confeccione el diagrama de interdependencia sectorial correspon diente.
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UnidadlO .i i
. La informatica y los sistemas administrativos
•·.·En la Unidad 2, dijhrios que el termind administrativo era aplicable 'a toda actividad que creao lltiliza informacion. Poste rionnente, agregarnosque la informacion era la mat~ria prima de 10 administrative; se genera a partiride datossobre.las:~peraciones (in formacion operativa) y luego se recopilaysintetiza como fuente de informacion gerencia1. '. . En cada uno de los subsistemas basicos de una! empresa, desa rrollados en este Modulo dellibro, vimos ejemplific~do ese concep to {eJ]Jisiori, de formularios y su reinisi6n ia archivos; consulta de ar chivo~, anotaciones en registros, totales o'resurrienes de la informa cion registrada,etc.). Ahora, nos proponemos ver como impacta la info~a:tizaci6n,sobre esas operatorias y los cambio~ que se produ cen en los subsistemas. . !
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FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDAR1AS·
LA INFORl'"rA TlCA Y LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS -------
1. La teclllologia informatica afirmaci6nde que nuestra epoca puede caracterizarse como Ul a era de la informacion" parece un fugar coroun; pero 10 derto es que se trata de una denominaci6n expresiva de la realidad que nos toea vivir. El exito de]as organizaciones depende -como 10 ad vierte Drucker- de la capacidad de manejar un recurso valioso: infonnacion. La aparici6n del eomputador en la dec ada de 1950, y su apJi cadon a] procesamiento de datos,. ha producido un cambia profun do en el manejo y usa de la informacion en las empresas. Perc si analizamos e1 camino recorrido. pronto advertiremos e] vertiginaso fitma con que se ha producido eil cambia. En una primera etapa, el usa de voluminosos procesadores centrales (host) se caracterizaba par el procesamiento de lotes de transaceiones (bach); los datos y transacciones se codificaban y reunfan en gropos antes de ser procesadas; agu! la importancia resi dla en los equipos (hardware). La interconexi6n de tenninales con el computador central, permitio ingresar los datos directamente des de cada puesto de trabajo (on line) y ]a interacci6n mediante el ac ceso a archivos tambien en linea.. . La difusi6n de las corriputadoras persona1es, por su parte, per mitia que el procesamiento de datos se distribuyera a los propios usuarios, aumentando su potencial de ca1culo y de procesamiento ademas de pennitirles eliniinarpapeles y,archivos ffsicos; aquf la relevancia pasa a los programas que. se utilizan'in (software). Cuan do las computadoras person ales se integran en redes, el usuario tambien accede a archivos comunes y a la transmisi6n electronica de datos. . Continuar con el detalle de los avances en materia inforrm'itica, excederfa elprop6sito de esta unidad, .pero· es interesante serialar que, paralelamentea estegesarrollo, el usode la tecno]ogla ha pa sado. por distintas etapas.Parti6 dela mera automatizaci6n de ]a ta rea administrativa (hacer10 mismomasrapido) paraluego simplifi carJa y mejorarla brindandomayorinformaci6n util; posteriormen te, la tecnologfa permiti6 laintercOflexion de las distintas activida des de la empr'esa (las ventas con los stocks 0 con los creditos) y hoy, la tecnologfa -desde la vision de la reingenieria- nos penni te transfonnar el negocio. '\'I'''.: "
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La tecnologfa inf~nnatica nos esta. permitiendo construir Siste mas cada vez mayores iy mas complejos, y segtin Benjamin y (1993) seguin! de tal n?anera involucrada en un proceso de cambio
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que, al mismo tiempo,jseni mas COffiplejo. El proceso se complica de varias maneras: sedesplaza el centro del conocimiento y, por tanto, del poder, cambia la dimension temporal de Jos procesos y de las deciSiones, y se reqtiieren nuevas estructuras organizativas. Por su parte, Hammer y Champy (1993) al hab]ar del papel ca pacitador de Ia informatica, proponen pensar inductivamente, es cirreflexionar sobre 1& tapacidad de ]a tecnologia para romper con la forma de hacer nues.tro trabajo. De las tecnologfas destructivas que mencionan estos autores, comentaremos las siguientes: - Bases de datos ~ompartidas: la informacion esta disponibJe simuJta.~eamente en tan~os lugares como es ~ecesaria. ~u.ando 1a in formaclOn era sOportada! par eI papeI y archlVada en blbllOratos, Jas tareas que requerfan esa ~nfonnaci6n tendfan a estructurarse secuen cialmente; ahara varias personas pueden usar Ja infonnaci6n en for ma simultanea. I
- Redes de telecorl:Junicaciones: las operaciones pueden obte nel' simultaneamente los Ibeneficiosde la centralizacion y de ]a des centralizacion. Cuando ~61o sedisponia del correo 0 del teJefono para interconectar a ]a a~minjstraci6n central con una oficina dis . t~ntet.la buena practi~a, ~con~:jaba desce?tralizar para ~bten~r efi CJenCla; ahora 1a admmls!tracIOncentral dIspone de la nusma mfor macion que (ienen las sUqUfsales, y vice versa. -- Sistemas de apoyo a las decisiones: las decisiones pueden trasladarse hacia ab~o fQ 1a jerarquia. Cuando la informacion y la vision necesaria solo estaban disponibles en Jo alto de Ja piramide, era aUf donde se toma~an Jas' decisiones; ]a disponibiJidad de software de modeJos que[ ayudan a decidir y el acceso a bases datos permiten transferir decisiones hacia los niveles operativos. - Identificaci6n y c'aptura automtitica de datos: los datos son capturados en forma rapid~, oportuna y segura. Antes, la captura dato era realizada por un Ioperador que debia Jeer e introducir los datos al computador; hoy se dispone de un conjunto de tecnologfas (caracteres 6pticos 0 magheticos, banda magnetica, codigo de ba rras, tarjeta inteligente, redonocimiento de imagenes 0 de 1a voz hu mana, etc.) que permiten Iia captura automatica de datos y hacen reaIidadel concepto de prdcesamiento en tiempo real. ~~'\.
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FUNDACION UN/VERS/DAD ADIS fAf'JliiA
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_ Computadoras de alta performa1'fCe: la notable patencia nuevos computadore~, que son ala vez mis accesibles, penniten manejar en tiempo real gran cantidad de informacion; por ejemp\o, un computador central alimentado can datos trnsmitidos desde ter minales en distintos puqtos deventa y mere ados de productos pri marios, y quiza has~a prqnosticos economicos, permitira revisar ins tantaneamente planes p*ra ponerlos a tono con las necesidades .en tiempo real, Y no p~r c01jl1paracion can datos historicos. Estos.ejemplos, entre otros muchos, de los avances de la tec nologia irifomHltic~,junito con la mejora de la relad6n costo-bene ficio. por el abaratamie!1lto de equipos y. prograrnas" nos penni ten apreciar la transfOfIillaci~n que se produce, nos610 en Jos procesos, sino tarnb ien , en los negpcios.
2. EI impacto pe la informatica sobre los pr,ocedimient,s administraiivos . Vimos que u~o del los propositos de los sistemas ad~inistrati I
•
vos era. lacapturade dat~s. sabre las. ~peracio~e~, para luego proce 'sarlos y transformar!os b mformaclOn para dlstmtos usos, des de el contf!;>l de 1::s operacio~es?asta l~s. decisio~es de la. direcci0r:. ~ara apreclar el Impacto de ~a mforrnatlca,anahzaremos esta actlvldad ,..,. . en cada una de sus ¢tapas. . _ Entradas: )OS 4atos que se ingresan,como dijimos, esUlln referidosa lasdisti~tas ~ransacciones que se llevan a cabo en la em~ presa (ventas, pagos, (lespac~ode productos, mantenimiento de equipos, etc.). Est6s datos pueden ser capturados manualmente en formularios, fichaS 0 rhistros~ pero a1 utilizar la computaci6n se elimina el soporte fisico ya que un empleado los introducira por el tec1ado 0 mediante un Ilector magnetico 0, mejor aun, el dato sera. capturado automaticarrjente sin iritervenci6n humanaganando en rapidez y seguridad; aqicionalmente, mediante la interconexi6n de puestos detrabajo,lcab~a la captura de datos a distancia. . _ Archivoi: los d~tos ingresados a fin de serutilizabJes poste rionnente deben identificarse. clasificarse y acumularse. Cuando el proceso es manual la tarea puede hacerse guru-dando directamente los saportes en biblioratos a carpetas por tipo a tema y con un de temiinado orden (hum~rico, cronologico, alfabetico, etc.)~ otra for ma sena registrar los datos en un.libro 0 en una ficha, 10 que permi tina adem;is de clasifica,rlos, acumularlos. ; i . I ,"
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LA INFORMATICA YLOS SISTEMAS ADMIN/STRAT/VaS
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Cuando ]a acumulacion de datos se reallza contando con la
memoria del computador, las posibilidades de c1asificaci6n y de acumulaci6n se potencian y ademas se obtienenventajas extraordi narias en cuanto al tiempo de recuperacion y a las posibilidades de interoperacion. Evidenternente, la6portunidad y caIidao de la , maci6n'mejoran notablemente. ; - Procesos: los datos ,de las operaciones que !il1gresan, mas los disponibles en archivo, son .la materia, prima que debeni ser transfonnada con el objeto de obtener Ia informacion necesaria para e] control de ]as operaciones, para decidir sobre nuevas operacio · nes, asf.como paranutrirla contabilidad y la informaqi6n gerenciaI. Las funciones tfpicas oel proceso son: incorporar,loperar mate maticarnente, comparar, clasificar, enviar a archivo, recuperar de ar
chivo, 'confeccionar soportes, producir informes, etc. Ffic;il es adver
tir la diferencia de ejecutar estas funciones manualmente (aun con
· ]a ayuda de una calculadora 0 de una maquina de escribir, segun el
caso) 0 por media de un computador, en .materia d~lpotencial de
dJcuio f'j de velocidad y de precision de procesamiento. . -iSalidas: en este punto los. datos han cobrado significado y utilidad~ convirtiendose en la informacion que· requeriamos para : distintos fines: una consuJta puntual, un informe por .e!Xcepcion, un informe' contable 0 un infomle para: la gerencia.Como In informa cion a obtener es el resultado del proceso descripto mas arriba, se ·HiD notables las mejoras en cuanto a lacalidad, confiabilidad y ;oportunidad que proporcionara la infonnatica. . A modade resumen, podnamos decirque las principales mo ·dificaciones a los sistemas adrriinistrativos por eluso ,de la tecno]o i gia infotmatica son las siguientes: - Eliminaci6n de formularios y soportes fisicos que ya no se requieren para transferir informacion entre :distiritos sectores. S610 quedan aquellos soportes imprescindibles por estar destinados a ter ceros 0 por exigencias legales (por ejemplo la Factura).: -~Reemplazo de archivos fisicos por archiv:os magneticos, uso corriun por seraccesibles desde los distintos puestos de trabajo. ,Aquf conviene diferenciar aquellos que contienen informaci6n rela ·tivamente estable y que ,se denominan maestros (por ejemplo, bases canicter transitorio ·de' clientes 0 de proveedores), de aqueHos ·(por ejetnplo de pedidos pendientes, compras del' mes, !ingresos par cobranzas, etc.).
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FUNDACION UNIVERSIOAD A DISTANCI4,."HERNANDARIAS"
Ejecucion sirnultanea de varias operaciones en un solo pro ceso, los prograrnas de cornputaci6n permiten simultaneamente to-. mar informacion de distintos' archivos, efectuar comparaciones, clasificaciones y calculos aritmeticos, todo en fracciones de segunAntes, la misma tarea requerfa varios pasos sucesivos de una () varias personas .. - Modificaci6n en la distribuci6n y carga de tareas; como consecuencia directa las modificaciones vistas mas arriba desa pareee la carga de tareas repetitivasyprograrnables y, consecuente mente, pierdensentido puestos e;jncluso, sectores completos. Por ejempl0, un sector de estadfsticas que recopilaba manualmente,o ' . min con el auxilio de planillas ded.lculo, datos de con sumo por afi en una' obra social, desapare;ce puestoque los datos se obtie- . nen como una salida mas del prograrria que procesa las facturas de los prestadores ..
3. ~ Como se modificall.los subsistemas "· ? b aSlCOS. Pensemos ahora en apoyar los subsisternas vistos en las Unida des 5 a9 mediante el uso de la computaci6n, sin variar los objetivos y alcances de los mismos. Un anaJ.i~is simplificado nos dina que las operaciones que se estan realizarido manualmente (confecci6n de un formulario, anotaci6n de transacciones en un registro, elabora cion de inforrnes, etc.) se realizaran utiIizando la computadora; pero, si queremos aprovechar al maximo las posibilidades que .nos brinda la cornputaci6n, deberemos rograr la interconexi6n de distintos subsisternas. A continuaci6n,. analizaremos -m6dulo por m6dulo-:-' las modificaciones que se producirfan en cada uno de los subsistemas vistos. .
Subsistema de Compras Los principalesarchivos a los que tendran acces~ los distihtos
sectores intervinientes y que, en algunos cas OS, tambien seran
zados por el subsistema de pagos, son: proveedores, cuentas co
rrientes de proveedores, stock de materia primas, solicitudes pen.;.
dientes de entrega, facturacion, etc.
LA INFORMA TlCA Y LOS SISTEMAS ADMIN/STRA TIVOS I
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. M6dulo 1: Detecci(~n La necesidad de compra . . Los pedidos de matehales de Fabrica y los requerimientos otressectores de la
empJesaas'f como las
solicitudes de compra 10 eual Ia informacion sobre Irequetimientos y pedidos queda archiva·· da en el computador sin ndtesidad detranscripci6n manual y con la consiguiente simplificacj6h se!!Uimiento y actualizaci6n. Podrfa mas ademas, con tar directament: en el stock Ia informacion pedidos pendientes.
.gue envfa Almacenes,' pddrf;n emitirse automaticamente,' con
Modulo 2: Selecciolf: de p;oveedores y pedido de cotizaci6n . ·i I sector Compras ve~fa simpEficada 511 tarea P?r: acceder a11tornaticarnente a1 archivo de pedldos de compra (independientemente de lO~1 formularios). - seleccionar proveedores a traves del computador, consultando elarc~vo respec.tivo, en ell eual contara con inforrnaci6nacerca operaclOnes antenores y del comportamiento del proveedor. . - ernitir ]05 pedidos Ide cornputaci6n automaticamente apro vechando los datos disponibles en los dos archivos ya menciona dos; y sin necesidad de trankcribirlos nuevamente.. !
Modulo 3: Adjudica4i6n Adernas del acceso ahtornatico a] archivo de solicitudes de compra pendient~~, con la darga de datos de las cotizacio~es recibi d~s, se puede emltlr por corhputador la planilla comparatlVa de pre ClOS y el informe de adjudic~ei6n I •
Modulo 4: Colocaci6n de la orden de compra . Sobre la base de los .dalos disponibles en la memoria, como re sultado del pr.oceso antenor1 se irnprime Ia orde~ 'de compra al pro r veedor ~elec~lOnado, No se requerira enviar cOplas d~l documento a RecepcIon nI a euentas a Piagar, ya que la dispondran por el rna.
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Modulo 5: Recepcion.
,Se cargan los datos del los productos recibidos para /ge~erar ,a traves del comp?tador el infonne de recepcion, que estara dlspom bl~ en la memona para la tninsferencia a Almacenes y fundamental mente par euentas a Pagnr 'J Contadurfa.
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caria electronica (en la actualidad, en nuestro pais se pueden zar por este medio pagos ala DGI y ala Aduana). .
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FUNDACfON UNfVI;RSfDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'
Modulo 6: Contatilizacion Al contar con losclatos delas mercaderfas recibidas, ya ingre sados en e1 m6dulq anttpriOl', s610 se requiere acceder al arcbivo de
M6dp.lo 4: Pago I
.
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En el sector Cuen~ a Pagar se I'dalizan'i el control de las can tidades y tipo' de prod~cto con la informaci6n de Recepci6n y los valores y condiciones de pago con el archivo de ordenes de compra (ambas informaciones, Forno vimos, disponib1es en el sistema). Ca bria laposihilidad :de clbntar con un programa que permitiese cargar los datos de la factura$, efectuar los cotejosautorruiticarnente y de 1a misma forma emitirlnota de debito 0 credito ent.caso de corres ponder.
Nota sobre el pago de sueldos yjomales:
de
El sistema Ie iindi¢ani alempleado Cuentas aPagar las fac turas a pagar agrupadaS por fecha de vencimiento; can 1a antelaci6n necesaria a cada vendmiento,· accedera al sistemay dispondni e1 pago can 1a consiguierite infonnacion a traves del sistema para sorerfa yla emision del formulario de orden de pago con que acom panara 1a!documentaci~n respaldatoria.
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. Modulo 3.; Emis~6n del cheque I
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. Aquf contaremos can un archivo maestro de persQ'pal, de no v:edades ep materia de cargas de familia y tambien archi~os que res pondan a Jas necesidades del registro exigi do por la Ley 20744 y de la liquidaci6n mensual de retenciones y aportes, ,' EI control de asistencia, de hacerse por tarjetasllllagneticas, permitiri~ captar y almacenar los datos sobre asistencia *1 personal para 1a posterior liquidad6n de haberes que realizani tel computa dar mediante un programa que tomeJa informaci6n de! q,sistencia y 'las novedades, y realice los ciilculos del bruto a pa,gar"asi como de 'las retenciones y aportes respectivos.· computador tambien permitira imprimir los recibos suel dos y Ia liquidacion respectiva,asi como, ellibro de ley \y las decla ~aciones de retenciones y aportes (estas t11tirnas 5e remitf:n ala l}1ediante! disquete). . .
Modulo 2: Liquidaci6n del pago·
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•.
En o,portunidad del ingreso de la' faetura al subSisterna cuentas a ,pagar, esta. informacion se mantendta en un archivo tran sitorio hasta .el momento de emitir el subdiario respectHIO, acredi tando las cuentas de los Proveedores, y luego se emitir~ el asiento resumen Ipensual que descargara las 'Cuentas a Pagar ;contra Pro . . veedores. Asi~ismo, el sistema guardanila informacio1l1 de ~os cheques emitidos y, a partir de ella, .emitinl el subdiario de bancosi y el asien to resumen mensual con debito a hi cuenta ProveedoreS y erectito a Bancos. Adicionalmente, Contaduriapodria disponer de lun progra rna que con los datos de las operaciones .de bancos (cheques y de positos) efectuase automaticamente la conciliaci6n dell extracto de cuenta rernitido por el banco.
Modulo 1: R'f!ceJci6n de'lajactura del proveedor
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Modulo 5: Registraci6n
Las tarea central de control de la Jactura delproveedor, tal como la hemQs planteado, es esenciaJmente humana y no gana de masiado con la autom~tizacion. El responsable accedera directa mente a los archivos delordenes de compra y de mercaderfas recibi das, generados en el p~oceso de compras; como archivo propio de· este subsistema se crear,a archivo de 6rdenes de pago. '
CuandQ Tesoreria recibe la Orden de Pago con Ia docrimenta ci6n respectiva, ingresara al computador, indicara el banco sobre el eual. girar y ordenr.ua 1~ irnpresion. del cheque por el mismo compu tador. Una variante mas automatizada sena 1a transferencia' directa del importe a pagar a l:a cuentadel proveedor. utilizando la red ban
.
En el caso de pagarse con cheque, no se observan ·modificacio neS respecto del sistema manual. Si el pago se efectuo par transfe renCia, s610 resta'esperar el recibo como constancia del paga.
6rdenes de compraiparaila valorizacion y el registro auto matico del ingreso dela merc?-der~a. Posterionnente, de 105 datos disponibles . en archivo, Contadl1rfa pbtendrae:l asiento contable mensual y toda ·la infonn(lci6nrequ,erldt por lagerencia. .
3.2. Subsistema de Jl'agos
reali
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FUNDAC/ON UN/VERSIDAD A DISTANCIA "HERIVANDARIAS'
LA INFORMA
'1821
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tores relacionados con el circuito de Cobranzas, son: maestro de clientes, cuenta corriente, stock de productos precios, vendedores, pendientes, etc.
Subsistema de Produccion Modulo 1: Planeamiento y programacion de la
produccion '
Aqullos prineipales arehivos para cUTIsuitar-son-1fJs,demate rias primas y materiales que se l1tilizaran en 1a producci6n y el pro grama deproducci6n; a partir de:.este ultimo se pueden obtener tomaticamente las 6rdenes de produccion, a 1a que aceederan sectoTes de,Fabricacion, Control deCalidad yCostos. .."
el de donde obtendremos sus datos identificatorios, y a los que solo habra que agregar la cantidad y especificacion del producto solicitado. Si se Jrata de un cliente nuevo, se ingresanin todos los datos necesarios a nuestro ar chivo maestro (Nombrel domieilio, situaci6n ante el IVA, N° de CDIT, etc.) y tambien la iinformaci6n necesaria para e1 otorgarnien to·de e r e d i t o . ! 'A partir de ese morrlento el programa automaticamente:
zara.el pedido (li~ta de. preci?s), ve~~cara si hay nroducto en
'tencla (stock) y Sl el chente tlenecredlto para eI pedido es rechazado, sistema indica la causa para que el ven caSo de que se haya excedido en el ere dedor informe al dito 0 de que aun no 10 acordado, el vended or puede pasar e1 pedido en consulta al ' .,
Modulo 2: Fabricaci6n .
con los requ;timientos de la o~den de produi::ci6n, el sector solicitara aAlmacenes los materiales necesarios; este pedi podrfa transmitirse a travesde1 computador y ser atendido por Almacenes previaconsulta deIarchivo de stock. Posteriormente, los materiales eonsumidos senin ineorporados a 1a orden de produc ci6n al igual que lamancide obra utilizada.
Modulo 3:, Seguirhiento '
responsable de Fabricadon disponcira en el sistema de to
dos los datos de 1a producci6n en curso; cornpletada
corporara las unidades 0 cantidades producidas y procederaa emitir
parte de produeci6n. . . ' .
Modulo 2: Aprobdcion del.credito Como vimas, en este paso, la intervenci6n del sector Creditos espor excepci6n en los s~guientes casos. .. - Cuando se trata de uncliente nuevo: recibira por separado los antecedentes requeridos y~ luego de analizarlos, aprobara 0 no la tura de una cuenta coniente con ellfmite de erectito otorgado. !ill - Cuando se truta Ide un cliente ex.istente que ha lfmite de eredito; en este! easo, luego de analizar la bani 0 rechazara el al En ambas situacionbs eI empleado interacma con el aDarecer en Dantalla la solicitud ingresada por e1 vendedor y, segun de creditoconcedido, autorizani 0 recha vendedor apareceni la decision toma zara. Luego en la pantalIa da por Creditos para dar curso al pedido 0 informar al cliente.
Modulo 4. Control productos tewrinados, y verifieada la calidad, el sector accedeni al sistema (can el debido resguardo) para dar su confonnidad 0 no al parte de produccion. .
Modulo 5. Entrega de productos terminados a Almacenes\. .
Cuando Almacenes recibe el parte de produccion con e1 con- i.'. forme de caUdad y los productos, luego del control fisico, les dara . ingreso en el archivode productos terminados. Por suparte; Costos procedera con la informacion disponible en el sistema a valorizar la producciony a registrarla contablemente.
3.4. Subsistema de Ventas principales archivos a los que accederan los sectores que en este subsistema y, en algunos casos, tmnbien los sec-
,..:
.
."."
Modulo 3: Prepanpcion del pedido
\.
En el easo en que el pedido ha sido aprobado (habla
y eI cliente tenIa creditb) automaticamente el sistema
Remitos en e1 sector Alpacenes (sin necesidad de
.
,
.
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FUNDACfON UN/VERS/DAD A D/STANC/A 'HERNANDARIAS~
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LA INFORMATICA
Y LOS S/STEMAS ADMIN/STAAT/VOS
185
A/Dduia 3: Rendicion de la cobranza Efectuado el control de los valores cobrados con el detalle del Listado de Cobranzas, Tesorerfa ingresanl al sistema los datos que Ie pennitiran emitir automaticamente los Recibos oficiaJes (en este caso los cobradores solo han entregado ~m reci.bo, p~ovis.prio~, Con esta captura de datos reemplaza la plamlla .de IcaJa y pas'a dlrecta ' , mente al siguiente paso.
A-f6duio 4: Registracion y control Con los datos capturados por Tesoreria, e] sistema!. elabora e! diarioide cobranzas y actualiza 1a cuenta cornente de los c1ientes. Posteriormente, Contaduria a1 introducir al sistema los datos de los, depositos, podnl actualizar!os saldos de las c,llentas de ban CQS, ~sf como la proyecci6n financie,a. Tambienpodni generar la infonnaci6n gerencial sobre cobranzas y disponibilidades, Como recomendaci6n final diremos que se deqe cuidar espe cialmente que el acceso a las opcionespara generar Listados de Co branzp.s, Recibos y partes de caja, solo este disponitlJle para el per sonal iautorizado de los sectoresde Cobranzas y de Tesoreria res pectiv amente.
/
'1
4. Leduras A continuacion transcribiremos fragmentos de tres articulos aparecidos en el diana La Nadon en 10 que va de 1995 y que mues tran distintos aspectos del avance de la tecnologia informatica y de su impacto sabre la organizaciondel trabajo. . . ,Los dos primeros corresponden a notas de !The Wall Street Journal Americas y el tercero, mas reciente,a Horacia C. Reggini. •
.
'
I
Computadoras e imaginaci6n AI cambiar par completo el enfoque, el impresionante desarrollo en jla ultima decada de la informatica yla comunic.acion (te/em,Wca) hace posible un cambio que revolucionara el estHo de vida de mucha gente: el trabajo a distancia. Gracias al calculo, 81 disefio, la 8scrttura, la simulacion de modelos 0 automatizaci6n a distancia,algunas perso na~ podran realizar su trabajo en la casa yenviarla desde su computa dora personal a la del empleador sin necesidad de s,alir a /a calle. La informatica puede, ser la otra via que evite los embatellamientos. Se abriran as! nuevas "autopistas" de fibra 6ptica, de coaxll. de ondas de , '
",' "
186
radio
FUNDACfON UN1VERS/DAD A DISTANCIA 'HERNANDARlAS· 0
vl,a satelite q!.l8, a diferencia de las"Oe
riCA i' LOS SISTEMAS ADMIN/STAAT/VaS - - - ' -LA-/NFORMA
noalteran la
son mucho mas rapidas. i;)osi~):emente en las ciudades del futuro habra mas que carreteras. f\lo s610 serviran para \i
81
vado costo de! transporte. En 6ste Ie; crisis deberan ser mas rriles de Ie capacidad
nuevas propuest8s ias avenldas y correr par los C2t tecrlologfa e imaginacion,
cOlas, sin hm:arios, sin problemas /..HabrallegadQ definitivamente la hora de fa computadora? Temerosos del quedarse atras, muchos bancos de los Estadas Unidos avanzan a t$do vapor hacia la realizaci6n de transacciones bancarias desde casa. EI problema es que la mayar(a de los clientes no los sigue. Los bancos s<;Iben que en los Estados Unidos el ana pasadQ se vendieron mas com~utadoras personales que teievisores de color y que el software de firianzas personales prolifera par todas partes. Ade mas, el intento de Microsoft Corp. de comprar a Intuit Inc., fabricante de los programas de ifinanzas personales mas populares, mU8stra que las compan fas de otrps sectores padrian robarse el mercado de banca desde casa 5i los bancos no S8 mueven con rapidez. "La revoluci6ridel conocimiento y de la informaci6n destruiran 0 modificaran radicalmemte las instituciones financierasque han existido durante los ultimos 100 anos", dice William Randle, jefe de marketing y planificaci6n estrategica de Huntington Bancshares Inc.fun banco de Columbus, Ohio. "Creoque los ban~os se estan dandocuenta que este esunsector,ftJe~e yque necesitan participar". ' . Las tial1sacci6nes bancatias desde casa se realizan hoy por te lefonoomediarits';i.Jqa computadora..personaL Los corisumidores pue-' den usar el telEHopp !la,ra,verificai"$aI90S, solicitar tarj!3tas de credito 0 prestamosy,e.n:algljnos. casos; . Ii;1¢I(jsopagar factu ra.s;. Muchosban horas.. ' · " / > i . '. . cos ofrecenserViciOefielei6nicoslas24 ~ Atraves de 'unaPC,los cons.4midores pueden\lerlficar suesta do de cuenta,hace.rl~(af1sferencias:ypa:garfacturas e,lectronicamente. Los bancqsdiceflqU.(,3pt,leden,·mar;r~jarlospagos electr6nk:os a cual-. quiera que tegg~ un41cu€lnta b~nc;atiai.qesdeun gnjpo Cfvico hasta la "
companla de
..' . .•. ,
·1
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te.'~!~~t~<;-~.:::'.'L;2~'·:::
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. . .,\', .. ;Atrapado$.enla red
. ,:" :;':,', :., ,,':" "~,,' ,: "+ ':~',:. ", -," ,",'. -",
EntodQs los ¢fr6ulos se
red de telecorriuriib~ci-'
la creaCion_del\i:redlif .
.' ,/l·':;'·j:>h~~·:;;'
. . ••
'"
'-
• . . ' .'
..... .
vincularfa a todas las personas del plane!a. La palabra internet pwvie ne de "networl( interconnection" (interconexi6n de. redes) y se acuf'!o ell los Estados Uni-:::DS neDra", cuando comenzaron a comunicarse entre 51 los distin~os de existenles en las universidades y (.(>::,:<;)S de E : ' ; ' i e : : \",,(;,"3 c'C h :""itli8nte a miles' de rades que cigrJPan 0 lh,uan:!E'm los parses del mundo. Cada u8~oario tier;;;; uri? cl t ecci6n eiecrronica perfectamente definida, y el sis tSi;~la se (leupp de encaminar IOf; mensajes a traves de diversos cen tro::.: que 10 \far transfiffsndo de red efl red hasta ilegar a su destino fi nal. Su servicia de correo eiectr6nico se ha convertido desde hace va rios alios en un media habitual de relaci6n dentro de la comunidad cientffica internacional. ora tras dla se incarporan nuevos servicjos y posibilidades, as! como nuevas clases de usuarios -comerciales, gu bernamentales- que Ie estan proporcionando progresivamente nue vas caracterlsticas y modalidades. Gracias a los avances tecnol6gicos, en un tiempo no muy Isjano, en esta red electr6nica podrfan converger todos los medias de comunicaci6n actuales (libras, diarios, revistas, ra. dio, television, teler-ona). Esta conjunci6n de formas de expresi6n or questadas par computadoras producirfa un supermedio de riqueza inu sitada. La super red informatica en formaci6n nos promele un sistema en el cual todos podremos participar y crear en ambientes donde esta remos comunicados con cualquier persona 0 instituci6n de! mundo. Promete nuevas formas de trabajo, de producci6n, de aprendizaje, de diversion. Pera para que estas promesas se hagan realidad siguiendo una orientaci6n deseable sera necesario algo mas que posibilidades tecnicas.
5. Para su autoevaluacion 1. Le6mo ha evolucionadoeluso la tecnolog1a infonmitica en la tarea administrativa. . 2. De las tecnologias destructivas que mencionan Hammer y Champy, l,curu considera usted'que tendni mas imp acto sobre sistemas administrativos?De Stlsrazones. 3. l,Cual es, en su opini6n:~lQtden de importancia de mo dificaciones en los sistemas aciministrativos como consecuencia informatizaci6n? Tome c-omO'~6ferencia 10 dicho en el punto 2
.' est a Unidad y justifique·suprqpil~~ta.
Con referenda ala ITkititficacion en la distribuci6n y de tare as , proponga tres ejemplqs distintos del mencionado en el «••
:::,
187
',7'>/ /~:·'<:.~:~~:t
188
FUNDACJON UN/VcRS/DAD A O:STANCfA
"HE:HNANWUiIPiO
5. Compare Jas res,puestas que oportunamente elaboropara la pregunta 9 de laUnidad 5, y para la pregunt2r3 de Unidad 6, can las modificacionesa los subsisternas respectivosque sepresentan en est a Unidad."Senale ras principales diferencias. 6. iCambia la reI~ci6n entre los subsistemas de Ventas y de Cobranza a partir de Ill. informatizaci6n? Fundamente su respuesta. , 7. iEn cuatde los~inco subsistemas las modifiCaciones por la introducci6n delcomputador son mas significativas?Fundamente su opinion. ..". I ", 8.iQue'elemento tecnologico.coIDun encuentra en innova ciones a que s"~refiereIi los, tres articulos periodfsticos que ha Ieido en el pun~o 4? Explique: brevemente. .' 9. iQue posibilidades y que dificultadesve en la aplicaci6n de las "innovaciones tecnol6gicas que se han comentado en la Unidad. a su realidad local? i " . . , 10. Reflexione a partirde loqueha"lefdo en esta Unidad; so bred futuro 'deltrabajp humano'- Sintetice su respuesta en tres as pectos que considere mas relevantes. " !
~~!\\t-""~~
~pendice 1 lIiI?I'R
f"R"""'N"""Pi"?l""l"~
'.
:Procedimierttos Administratirvos I
.
i
I ·
>
N,onna IRAM 3t501 (octub~~ !984),,1 ~ Snnbolos para l$representa~lOngrafica !
O. Normas por cons~ltar I ·
'
0.1. Para la aplicaCi6~ de. esta nonnano es necesaria la con
sulta de ninguna otra.
1.0bjeto"
I
!
"
1,1. Establecer los' sftbbolos por utilizar en la irepresentaci6n , grafiea de procedimientos ~dmii1istrativos.
2. Condiciones genrrales . >
I
::.
,..
'
Corresponde a la revision de If edici6n de noviembl-e de 1973. 1
!
190
APENDICE 1. PROCED!MIENTOS ADMINISTRATIVOS
FUNDACION UNiVERS!DAD A DISTANC'rA "HERNANOARIAS"
r.!=~!1
SIlVlBOLO
Ii
i l
\ DENOJ\iU-\ ~ACION I
Contiene Ja denominaci6n abreviada y la cantidad de ejemp lares; esto tlUllbien puede representarse mediante la superposici6n de figuras. Se utiliza cuando se representa un documento y se deben numerar los ejemplares,
][Jiocllmento
\1
SKMBOLO
N°
SIGNIFICADO Y CONTENIDO
. I
8
I
"
I2
I
\t
0
Represenm toda acci6n de elaboraci6n,
modificaci6n 0 incorporaci6n de
informacion 0 decision,
Operacion
Alternativru
:1 9
I
Proceso no representado
!
I
i
10
0 V
5
Demon!.
Archivo transitorio
Archivo defwitivo
I
I 7
I
-,
I
X
I
D""",,,16.
Representa el conjunto de acciones que se desconocen 0 que, definidas, no interesa representar.
,
Representa. toda detencj6n transitoria del proceso en espera d~ un acontecirniento determinado.
11
Represenra el almacenlUlliento sistematico en forma temporaria de elementos portadores de,informacion.
12
~
~
-
~
-
-
.
Representa eI desplazamiento de la informaci6n, sin desplazamiemo ffsico Traslado de de los elementos que intervienen en el informacion proceso.
V
Conectol"
Representa elalmacenlUlliento sistematico en forma permanente de elementos portadores de informacion:
Representa la eliminaci6n de la
I
! informacion, se destrilya 0 no el
,,~."' p'""",, do" mi,ma
Represt:llta el nexo entre procedimientos, procesos y entre paginas en un mismo procedimiento.
Indica el cruce de dos comunicaciones independientes entre sf.
--
6
Se uti liza pam indicar que en el procedimiento pueden originarse distintos cursos de accion.
',1
I
!
cOl\! .0. .R!,NiU(}
13
I
I
Trnslado
,I
Control
4
SIGNIDCADO Y
Representa el desplazamiento ffsico del elemento portador de informacion.
I
Representa teda accion de verificaci6n.
3
DENOMI NACION
i
'!9~r
---f L.
Puente
1
"
.~ I'
I;
~
~
i; f
~
. ;..... , -::1 ' .
.....
APENOICE 1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.
193
Norma IRAM 34502 (setiembre 1985),1 .Ttknicas para lalrepresentacion gr-atica .
.I
O. Normas por consultar
2.5, Uniones de lfneas de secuencia. Se efectuanin formanda un lingulo retto.
,
mAM ! tfneilS , 4502
TEMA
j
I
I
4503
letras
34501
Simbolps para In representacion gnifica l:.inearn'entos generales para el diseiio del tonnulClrio para in representacion gnUica
34503
.
1. Objeto
i
I j
,
:
1.1. Establecer las, tecniicas a u(ilizar en la representacion gr:Hi ca de procedirnientos adrnif\lstrativos. ,
2. Condiciones generales . 2.1. Direccion d~l disieno, La representaci6n gnffica del pro cedimiento se realizanl en! sentido descendente;, se podni usar el sentidohorizontal cuando ~1 desarrollo del proceso determine un . pase de unidad 0 s.ector. S~ podni usar el sentido ascendente para indicar retrocesos en el procedimient9 y tambien para otros pases cuando 10 motive la econo~fa de espacio en el diseno. 2.2. Ubicacion de siIribolos. Seppicanin dentro de ,columnas, que reptesentancada una, u~a unidad crsector. . 2:3. Linea de'tl'asladb 0 de toma de informaci6n. Se indica ni el sentido con una flech~, que no seni necesaria para llneas d;es cendentes y horizontales COin sentido de izquierda a derecha. 2.4. Cruce de lfneasJ La representacion gd.fica delprocedi miento se realizara. evita.ndp trilo posible que las Hneas de secuen cias vertic ales y horizontales se crucen. Cuando sea imprescindible un cruce de lineas, se utilizaran puentes de media circunferencia. Los puente~d.~,beran trazarse de forma que Ia concavidad tenga el mismo sentidO'de la linea a: la que corta. .
l. Corresponde a la revisi6n de
\0. edici6n de mayo de 1974.
2.6. Entrada y salida de lineas 2,6.1. La entrada de lfneas a los sfmbolos podra efectuarse par la parte superior 0 lateral y su salida por la parte interior o lateral, con excepcion del sfmbolo de altemativa, en el que la lineaentrani unicamente por el vertice superior. . 2.6.2. Los sfmbolos se c1asificaran en funcion de la entraday salida de lfneas de acuerdo con los apartados siguientes: a) Simbolo inidal. Aquel del cual parten una 0 mas! lineas, pero ninguna }lega a 61. . b) Simbolo medio. Aquel al cual Uegan y del que parten 1£ neas. . c) Simbolo final.. Aquel a1cual llegan una 0 mas Hneas de en trada pero deI,que no hay salida. 2.63. De acuerdo con los apartados indicados en 2.6.2, los sfmbolos establecidos en la norma lRAM 34 501 podrani ser em pleados en la fonna que se indica en el titulo siguiente:
-' .- ....... ~~.'"
lP<
APENOICE 1. PAOCED/{\;IfENTOS A OMINfSTRA T/VOS
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS"
194
_.
r-
lOperacion
-
12 Control
Medio
Final
X
X
X
X
X X
5 Archivo definitivo
X
X
Q
.
o
X
X
-
6 Destrucd6n
X
\\
X
8 Formulario y otro soporte de informacion
I,
!9 ProcC!so no representado
X
I< I0 Traslado
II Toma de informacion <12 Conector
mas
'I
2.9.2. Emision de P()s 0 f{Jrlnularios con recalco siron! taneo. Cuanda dos a mas formularios se emitan simultaneamente
se indicara la cantidad ~e ejemplares de cada uno de eUos.
X
I 7 Alternativa ~
1
X
X
II
•
Inicial
3 Dernoro f-!< 4 Archivo transitorio -
2.9: Representacioh de la emision del farmulario 2.9.1. Formulario kmico. Se representara can el· simbolo de operaci6n, consignandose a continuaci6n la designacion delformu lana. '
Titulo
Sfmbolo (ver norma lRAM 34501)
195
X -
X «-
X X<
<1'
I
X
I
\
I
X
,
2.7. Diseiio de ejemplares superpuestos. Se dibujaran super puestas y desplazadas tantas figuras como ejemplares intervengan en la aedan. La superposicion se realizara preferentemente hacia abajo y h~cia J~ dereeha; admitiendos~~~e?mo .exc~pci6n, el usa ,de las tres dlreCClOnes restantes, cuando !lSl. 10 JUstrflqueuna meJor representaci6n grafica.
OJ Ll D
plares a de cada grupo de elios. L------J'1
2;8. Identificacion de varios ejemplares de un mismo for l11\flario..$e.jdeptificara cada uno de los ejemplares, mediante un <
numero, una letra;·tin color u otro simbolo.
Nota: El dibujo fepresenta un conjunto de 4 ejemplares y 2 fonnularios (de 2 ejemplares cada uno de ellos). 2.1 O. Representa:cion sobre 130 distribucion de ejemplares. Se dibujaran las Hneas ide salida partiendo de eada uno de los ejem
r::l: \ 'I'; ,'J:',,:<: .'
.I f
_,
:",~;:~
l .... :} .:-'
I
.
FUNDAclON UNIVEfrSfDADA DlSTANCIJ! "HEANANDARIAS" .
·196
2.11. R~presentaci6llll la opera cion sobre un ejemplmr de UIIl formulario. Se reprefel1tara Gonsignando el sfmbolo correspon diente sabre la Hneade secuencia del ejemplar afectado, uniendose luego las lfne:as.
.
APENDICE 1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
197
2.14.1. Simbolos de operacion, proceso no representado•.Se indicara junto al SlmDOJO, en sintetica, el tipo de operaci6n, .control, demora, coneotor,·o proceso no representado"segtin se trate. '., .
I
o
2.14.2. Sfmbolo· de archivo transitorio y archlvo definiti Se indicara junto al sfmbol0, en fonna sintetica,lsu forma de ordenamiento. . . '. 2. t4.3. 8imbolode destruction. No es indispensable especifi car descripci6n. .
, 2.14.4. Simbolo de alternativa. El tipo de a1teqli~tiva se indi
cara cercano a1 borde superior izquierdo del.simbolo, ,y junto a cada
una de las llneas. de salida, la altemativa de que se trate. Las lineas
.. .' ' , de salida se indicaran: a) ,hasia tres opciones, mediante el trazado de tant~ lineas como salidas haya, desde cadauoo delos vertices haci,a los ot:f9~sfmbolos. VO.
.
2.12;R~presentaci~n del fraccionamiento de un ejemplar.
Se indicara can lfneas de secuencias divergentes, que parten del sfmbol0 de. operaci6n, ~dpresentandose a continuaci6n de estas los documentos correspondlJntes. I
. 2.13. Repre~~tacirn de la operaci6n y.contj0l. euando ~e reahce una operaclOn y un control en forma: slmultanea, se podran representar en 1a forma slguiente:
I'
b)imas de tres opciones, mediante el'trazado de~na sola desde el simbolo, la cualse reunifica en forma horizontal 0 vertical. con el mlmero de lfneas necesarias .
.$2, ~.(,
2.14. Indication de las descripdones en fonnulanos que no tienen columna de descripcion:
A
D
C
0
A
£
9
c
I _ _I)
"
:','/
198
FUNDAG/ON UN/VERS/DAD A D/STANCIA'II"HERNANDARIAS.
2.14.5. SimboJo deformulario
U
otro soporte de informa
cion. Se indicaniladenominaci6n del formulario u otro soporte de informacion JUN0 aI simholo,en forma sintetica 0 codificada. Ej~mplo: factura, nota de cn!dito, etc. La denominaci6n del tipo de 61emento pCirtadorde infonnacion se indicant dentro del siinbolo.,Ejemplo:''Cinta magnetica, taljeta perrorada, etc. Cuando . se trate un fonnullirid no esne~sario identifiCar el tipo. .
Oaud""", Moroa""
APEND/GEt. PRobEDIMIENT;S ADMINISTRATIVOS .'.
..!
"-'''Norma'IRAM ~4503(mayo'de 1914).1 Lineamientos g~nerales para eldiseiiode formularios para la representaciongrafica I,
f). Marmas por con~ultar _-u~,
8
TEMA
IRAM· 3001 34502
Clnta. perlorada
Formktos de la serie A Tecnlcas para iii'representaci6ng!1ifica
1. Objeto 2.15. Indkacion de Jadescrjpcion en formularios con co .. lumna de descripcion. Se indicant dentro de los mlmeros cardi nales, describiendose el tipo de operaci6n, control, etc., en las co lumnas correspondientes. No es indispensable en el simbolo de des . trucdon.· 2.16. Identificacion del simbolo conector. Siempre se identi ficars. el conectorcon un c6digo. 2.17. Caracteristicas c:Je laslirieas. E1 grosor delos trazos a utilizar enla diagramaci6n, seran de 0,5 mm. para los sfmbolos y de 0,8 mm. para lostraslados. 2.18. Distancia de los simbolos entre sl: y de los sfmbolos y los traslados. Seestablece comodistallcia mfnima5 rom., salvo en el caso de los simpolos deejemplares superpuestos. "0',:"'::;7.,_ ::o.,'I:':;":'~";'
""",,,,,, .. ',"
'",
i
1.1, Establecer los l~neamientos generales para el diseiio de formularios para represerHaci6n gnlfica de procedimientos admi nistrativos. '
2. Condiciones generales 2.1. Formato de forhmlarios. Los format as podran ser los si guientes: (!RAM 3001) IRAM
A4 de 210 mm x 297 mm
x 420 nun
IRAM 3 A4 de 297 :rpm x 630 min
IRAM 4 A4 de 297 mm x 840nun .
IRAM A3 de 297
mm
Las hojas podran utilizarse en forma vertical 0 apaisada, preti riendoseen el fOTI1ll;ltQ lRLAM A4 la colocacion vertical y en el for mata IRAM A3 la coloca~i6n apaisada. . 2,2. Margenes. Se ~eservara un' margen de sujecion, no me nor de 25 mm y margene~ lateraIes apropiados a las necesidades y presentacion. 2.3.PJegado de fonbularios. Setendran presentes los requisi i tos siguientes: a) que quede libre elimargen de sujecion; que. en el fonnuaariO':Plegado quede .visible el encabeza . miento quesirve para acc~der al forrnulario; .... ce)que.el fonnato de~ fonnulario plegadosea.el A4. i .
··~fw.,.!.,:i_;,:!:\';;
1. '. :';yoS'.
;
i··:',
.; i:
",,_. '. ,
;'J , ......;;,:•• .;•. ,...". . . . . . . ,.
199
"
.',·'f;."
f .. mcluye IIlOdificaciOil de
de 1978 YFe de errata de setiembre de 1980.
200
FUNDACION, UN/VERS/DAD AD/STANG!). ·HERNANDARIAS· I
,"
~
.
2.4. CO~PQnen,tes ~el formulario
2.4.1. Encabez~miepto. Se'colocanl en el angulosuperior iz quierdo 0 en,'el mruigen ~zquierd'o,y podni contenerlos datos si guientes: denomina0i6n de laentidad, denominaci6n delprocedi mien to, caracterfsticas del relevado, propuesto 0 aprobado, identifi caci6n y fecha corresponqiente a lacaracteristica deltrabajo, 2.4.2. Acdones. Lal inclusion deesta columna sera optativa, quedando a criterio de quien disefie 0 use el fonnulario. . ~.4.3, Datos co;mpl~mentaJ:'ios .. Seraconveniente resery~ un espaclO 'para los datqscomplementapos. Preferentementese utihza nm los angu]os libres.: .' . 2.5. Diseiio del forijC1ulario; El. diseiio del formulario.' seajus tara a los indicados ~n la figura L ' , Encabezamiento
UnldadflS funclonales
-....
, /'
-I
r--l
"",,-
-r
,
funclonales
Encabeza
.
;;o~
I '.-
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I
\
p--
I
I
.--,
.
~ I
' -,'
.;'
. I
WMI 3001.
Parte I
32101
TEMA Fommtos finales de papeJes de la Serie A._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _-I resentaci6n de fechas calendario
am e! inteJ:'Cambio de informacion.
34501 34502 34503
1.1. Establecer eLcontenido'Y la presentaci6n de un manual de procedimientos administrativos. . . 1.2. Elcontenido establetido tiene canicterenunciativo.
I
.
O. NOm1.as por consultar
,1. Objeto y alcance '-
1
\.
Norma !RAM 34551, (diciembre 1986),1 'Manual'de ProcedimientoslAdmimstrativos. Contenido y presentadon I
34512
I
I
201'
34504
,
~-........
APENDIGE 1. PROGEDIMIENTOS ADMINISTRAT/VOS
ru
2. Contenido del manual 2.1. Contenido. Contendra' la emmciaci6n de la codificaci6n, la depominaci6n y la cantid~d de paginas de cadanbrma de proce~ dimiento 0 parte del manual, 2.2. Objetivos. Contendra la explicaci6n de lo~ prop6sitos de la aplicaci6n del manual y. cuando fuese necesario,i de los motivos que Ie dieron origen. . 2.3. Responsabilldad. Contendn'i la indicaci6n de la unidad organic a responsable del cumplimiento. . 2.4. Mcanee de los procedimientos. Contendni la indicaci6n de los entes en los cuales se aplicanin los procedimientos y cir~ cunstancias en que deben emplearse 0, por via de excepci6n, cuales son los lfmites en quecesa la aplicabilidad de los procedimientos. 1. Corresponde a la revisi6n de la edici6n de diciembre de 1979.
111'"'
202
FUNDACION UN/VERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARlAS"
2.5. Instruccionies. Contendnln las concernientes a: 2.5 .1. Codificacion. Explicara el sistema utilizado. 2.5.2. Adi.llalizadon. Indican'ila fonna de identificar las revi siones, modificaciones 0 actua1i+aciones, quienes. pueden generar .las YpOl' que,medios, y como introducir el nuevo material 0 destruir , , el material invalidado. .3. Criterio§ de cumplimiento. Enuncianl. expHcitamente criterios que penni ten discernir el cumplimiento 0 incumpli miento de los fines para los que se estab1ecen los procedimientos del manual. 2.6. Nonnas de procedimientos. Estaran integradas y orden a das en 1a fonna siguiente: 2.6.1. Cursogramas. Representaran graficamente los procedi rnientos administrativos (IRAM 34501; !RAM 34502 e IRAM 34503) comprendidos en 1a norma. 2.6.2. NOrInas de tramite. Describirahla secuencia de los pa sos en los procediruientos administrativos. 2.6.3. ForIDuiarios. Contendnin las instrucciones y rencias para la utiLizaci6n de todos los documentos y comprobantes circulan dentro de los distintos sectores de una organizaci6n, sus disefios y especificaciones y mode10s de llenado. , 2.6.4. Anexos. Podran contener las tablas, cuadros, gr§Jicos, ejemplos de aplicaci6n nonnal de los procedimientos, anaIisis de casas Ifmites para 1a aplicaci6n de los procedimientos, y demas ele mentos que se consideren necesarios. ' 2.7. Glosario. Contendn'i 1a definicldn de los tenninos no tec nicos utilizados. " . 2.8 ..lndke tematlco, Contendni la enumeraci6n de los distin tos temas que comprende el manual,ordenados alfabeticamente. Cuando los temas esten inc1ujdos en6troSrnahLiares,~nlcontereferel1cias cruZadas. ,. 2.9. Refe:rencias cruzadas. Contendra 1a infortnaCi6n necesa ria para 1a ubicaci6n de lol'l temas que comprende el manual y que se hallan d;.§,f)lTollados en otros manua1es 0 aparecen can otras de nominacio!1§~; , , .'. .' ", " '2.1 O,:;Wiificacion y ase.soramiento. ContenQra los datos de la ·~,l1~~aq~J.&~~J.c~.facultada para verificar el cumIl.li~e~to Yas~.~?rB!' :,e;n 'easQ oedudaS, sobre el empleo de los prqcedmllentos. .
, ,.: ,,:2-~l.L Indicaci6nde'fecbas '
' ",
",:"
APENDICE 1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRA T1VOS
203
2.11.1. Fecha de ernision 2.11.1.1. Se indicani en cada pagina de las nonnas de procedi
miento y de las partes del manual, a los efectos de poder identificar las distintas ediciones 0 tmodificaciones de la nonna . 2.11.1 Expresanlla fecha en que se aprob6 manual. 2.11 Fecha de v.g:enda 2.1 j .2.1. Se indicar~ en fa nota de distribucion que acompafta ala nonna de procedirnientoslo a las correspondientes rnodificaciones. 11.2.2. Indicara l~ fechadesde la eua] es obligatorio el cum· plimiento del contenjdo del manual 0 una modificaci6n. 2. Num~raci6nide paginas. Cada nonna de procedirniento y cada parte del manual!tendra ennrneradas sus paginas correlativa mente a partir del N° 1, indicandose en cada una de elJas la cantidad total de paginas despues de una barra. Eje~nplo: 3/20 (es pagina 3 sabre un total q~
3, Presentacion
manual
3.1. Formato. ,adoptanl alguno los estahlecidos en la norma IRAM 3 001 Parte I, preferentemente los formatos (210 mm x 297 mm) e IRAlvl AS (1 mm x 210 3.2. Armario. Con el objeto facilitar la consulta la parte corresponcjliente a normas de proceclirniento se en 1a forma siguiente: ' 3.2.1. extremo derecho del anverso de los cursogramas adherido sobre el borde lateral izquierdo del reverse de 1a hoja del titu lo la no:rma (fig. 1 Y 2), manera que, al desplegarlos hacia 1a quierda, qu.eden visibles los cursogramas, facilifandose de esta fonna la consu1ta simultanea los cursogramas y del texto de la norma. 3.2.2. '7\ continuaci6n del texto de la norma detramite, se corporara. la secci6n formularios. EI diseno de los formularios la ultima estani adherido a1 borde lateral derecho del anverso hoja de instrtIcciones d~ cada uno de formularios que interven gan en la norma, facilitandose, de eita forma, la consulta simulta nea de loscursograrnas (ver 3.2.1), del texto de norma y del di sefio de los formularios. 3.2.3. Los .an~xos pueden, segU~ convenga, adherirse de .,....;_ .. ,' forma qu~ losdisenos de los formularIas. _,.,,'., '. , 3.2.4.··Para faCilitat la actualizaci6n del manual es conveniente removibles. ' ;
,~('.
'
"""qmnafnoJas'' sean
,
FUNDACION UNIVERS!fiJAD A DISTANCIA "F{ERNANDARIAS"
204
Hajasde Inslrucclcries,
reielSncias y espedflca clonas de fonnutarios A . / f l Anverso del fonnUlilriof.:.A.f !\
,
/'/"
\" if
Revarso de la hoJa del litulo .
FOlll'lUlano A
Apendice 2
Anverso del fomlUlarlo
\~ ~~;::;;:;;;;;;;;;;;;;;;;;;J;;~rmu~~o ~
. PMl!iil"LLUW4h!I'''f!Q
. . ;;:aaWtwiGLLLJ
M
iFJI'Lififii'MiifiUl1iQi
iiill
,
Hojf!l5 de lnstrucclones. lit
FIgura 1, DlsposlclOn de I~ part1s
ferenclas Vaspecilicado nas de fonnularios B.
Regimen de fa.cturaciou y
Registracion de operaeio~es ,
-
.
I I
..........
" , ..... .....
i
,,: I
,A
'.
.
,Figura. 2. Direcclon para
I el pleg~dg "
Figura 3. Plegada
Nota: Cortes ~..';.:'.. "" ...
.....
desde III .,:"
d~ R.O.
traves Ja 3419 (B.0.29/1O/9]), 3434 (B.O. 05/12191) Y 3803 (B.O. 04103/94),la D.G.I.establ~qio una serle de . disposiciones' aeerca de laemisi6n de cQmprobantes y la registra cion de operaciones. ! , Este regimen norrmltivo provocado modificaciones en los sistemas administrativos e incluso ha afectado cie~ pnicticas co merciaJes. A continuaci6n se muestra una serie de euadros (Fuente: verso, Eeon6mico - CPCE) con los aspectos' mas so~resalientes de estas resoluciones.
ha
I
.....
I
FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~:: __ .207'
2. I. Elllis"r ('1) 2.1.1. Nombre y apellido 0 razon sodn!. 2.1.2. Domicilio comercial (10) 2.U. CUIT(7) 2.1.4. No inscripci6n Imp. Ing. Bru!QS (0 cOlldidon no
- Numero de ejemplares a emitir y des!ino(Art. 50 .....::... Requisitos que deben contener los ManualeS §istem~sde
JIi'llicturadol!1l
comprobantes (Art, 6j --' Documentacion relativa al trasJado y reg a ~e productos (Art. 7°) . rr1.. ntif;~aci6n de factums (Art. 8j minimas del comprobante y de~errninados datos
y denominacioll de C.ya de Previsicn o en su defecto el numo=ro de cuenta. "l.V.A. resoonsable inscripto", "l.V.A. responsable l.V.A.", 0 "I.V.A.
tlxento".
2.1.7. Fe~lia illicio actividades (en los casos de comprobant~"
~'B·t 0
Comp~tarizados
He"»,
2,2. Cumpri,bllnre
EJectronicos
2.2.1. Pecha de emisi6n. 2.2.2. Numeracion conseclltiva y progresivll. (l} 2.2.3. N" de remitos vinculados con la operncidn. '2.3.Adijllireiue.\· . 2.3. (. Sujt!tos inscriptos. no inscriplos, no ,t!cWlzados 0
,Electromecanicos MeciOicos
2. Datos que ileben con': teller los comoroi1:mto.'s
exeotos.deIJ.\f,A•. 2.3. !. I. Nombre y. apellido 0 ruzon social. 2:3: 1.2. DomiciliI). comercia!. 2_1. !.3" i;:.U:!:T. (7) 2.3.1.4. 'camcterque reviste en ell. V.A.: -"I. V.A> Rcsponsab!e [nscii pto" . ..;"I8.A:RespOnsable no InsCl;pto". ':"'!I:Y·A:':Nun,esponsable".
»·~I:Y.A;~e.h'o':: ;
:2:3:2.:ConsiJiii!cloresfinales
; 2.3.2..l:t>p;;rnc\6n igum 0 superior n $ 1.000.
,; 2.3.2. L IU\peUidoy nombre .
. :2.3.2.1.2; Dgmicilio.
:1:3.2. q;:C:l[JT.
De 1)0 p
.::1 ca:ioqe'ettranjeros (P•• ,.....,,,... 2.3.2.1.4ii.b~y.enda "A (
'2..3;2.2:c!!peniCion inferior a $ 1.000. S610 ~'kCONSUMIDQR FINAL".
3. Objetii'4ii'I~{'iJperad(;n (R)
<3;L De~!@6n~el objeto(bien vendido, etc;). (2)
· :t2.:Canrici;jQesQe:bienes er.ajenados . .4:'itilporiii.'ge,/-11 ·iip-eracitln·.
4. L Prei:iOs:uni.l.ooios y 'orales. .
I 4.2. TodQ otfoconcepto que incida ctlantitativnmente en e! .I. ilnp~rt~t~f,~f:~r' 1~;operaci6n. .
~tt·,;:~~jii;
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J
i 208
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FUNDACION UNWEREjIDAD A DISTANCIA "HEANANDARIAS· APENDICE2. REGIMEN DE fACTURACIONY A£GISTBACION...
I
5. l y.A. cllmprenJid~enla opt1:llCirln ,
dq~.irente ·.~ci~on.snble
ll iI
: I
IIIscnpto. -,.
.
I
.
Erin' enante -Alfeuot:a I.VA
, -Impone l.V.A. -Restantestri butosque no
2.. Datos que deben con
Responsllhle no illScripto.
Idem.. Idem (adt:'IIJas
,,
'. Adq.~~iin1n1~nte-'!,-esp~nsable / ,'[ mscnpto.
SUjetos.
exenlos· 0 no a1canZlldos. Consumidores finales. Nose discrimina
acrecen
tV;A~
tamiento I.V.A.).
(4)
4. Resumen de letras y ejempiares
Sujetos
Exentos 0 no
alcttnzados.
Solamente COil:
perception
No COrresPOIlde efectunr discriminncion del
I.V.A.
Responsable Sujetos no inscripto., : Exentos 0 no a1canzados, COlJSumidores finales. A
B
(Trip\icado)
(Duplicado)
c
(Duplicado)
Responsllble
no inscripto.
-Ilripone
Resp
. Responsable .illScripro.
(3)
I.V.A.y
normn
aplicuble.
II
.' 'I
Vendedor
·Responsable :Integran base . impOIIible,
illSc~to
tener los cOlDproblllltes (cootinuacion) '.
209
t I
5•.Forma de 3eredita cion C.U~T. 0 inscrip cion en eI LV .A.
Certificado'o cOIlstancia de inscripci6n.otorgoon por In D.G.!.
Para ello el ndquirente padro optlf enlre:
1. E;o;bibir original y entregar fqtocopia de los a1udidos
comprobantes. .
2. Aponac futocopia :wtenticadade los mismos.;con III fmna
original del cOIlmbuyeme, presidente, gerenle 0 persona " I I
..debidamente DUlorimda.
6.ldeiuificacitlll dtI qllUn imprimio el cumprobante (14) (15). 6.1. 1'1 a'nbre y apellido 0 nu.6n socilll. 6.2.q.U.I.T. .
6,3. J1echll de iillpresi6n.
6.4.l'f de hllbiJiUli::i6n del estllblecimilmlo.
6.5. EI primero y el 61limo de los N" de los documenlos que comp¢nde la impJ'llSl6n. 3:1. L4rra "A (5) Resptlnsables inscriplos enel!'V.A. que realicen
H
oper:!9iones coo:
• OtIT1s responsables inscriptos.' - Responsables noinscriplos. :3.2.
L:;/TCI "8" (5)
.
i ResponsobJes inscriptos COil slljetos exentos 0 no
iresponsables \) cOnsumidores fmales.
'3.3. Utra "e"
3. IdentifiCicioD de fac· ) Cuan~o el responsable sen:
tures 0 docmnentos equi. 1· Resptlnsable 00 inscripto.
valente! (9) (13); : - Sujefo aenlo 0 no IIlcanmdo.
:3.4. ui.. Remiw,f. Nolas d~ Pedido y documentos muiltlgo.' Ideb,ml" esttlr itkntifioockl.' crill la/etm "X" y Us lqenJa i "DOCfJMENTONO VAUDO.COMO FAcruRA".
I',
i
I
i
6.1.0bligucifHuI i. '.
'1
.
!i
6; 1.1. :rodo tmsIAAo y entre&a de prodUCIOS debem efectuarse con,respnldodOC!lIDentario (f.i~remiro. gilfu, etc.) S.e ConiideranUl voIlidos los Con,iprobllllleS (gufai, etc.) que se eniitllll en cumpliroiento de otniS oormns nllCiorulles. provillcimes 0 mnnic:ip.ulesque regiamenten el trnslndo y/o emreg;t d~ bienes, s\eropreque los mismos con,~gan los • datos mdu:lldos. . . ..' . ' 6.1.2. Tal oblignci6n rige Il\ln en los cases de troSlados 0 entregas que se reWicen II un tlnilo distinlo de III ctlmJirn venti!. consignaciOIles. muestms,dep6sitos, n:misiones entre .. 6. Documentacion. tras- '. fiibricas y sucw-saieS), 6.2. Datmi conJenido.• en la ducummtacillit lado y ~trega produc- . 6.2.1. Druos mfnimos. tos primmOl"omanufac Los .mismos 'elemenlOs mendonados pam III e.mi~i6n de los turados camprtibantes. con e;o;cepci6n de In indicaci6n de;los remitos (pumo 2 de esle .cuaaro). (II) (12) .6:2.2. Empresa trlIIISportista (de.col'TeSponder. en eso de InUisporte por lerceros). {6) 6.2.2.1. Apellido y. oombres <) ramI! social.
.
6.2.2.2. C.Ul.T. .
Num importanJe: Pam quienes tmsladen In mercaderfn acompaiiadn por factum en lugar de lemilo, los requisilos y contenido son los mismos con excepcion'de debe idellrificruse ala e.mpresa transportiSlIl.
que
.;;.
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",:"': :~.
210
FUNDACIOJV UNIVERS/DAD A
"HERNANDARIAS· p.
7. I. lflilillll.:hitl ClmjllIllcl de .
Deben emitirse factums 0 documentos equivalemes
7. SitI.Jllciorne§ eSlPecillJes
idenrificados mediante llU c6digo !lSignado e infonnado a la D.O.I. (Fonn. 446JA) bajo III leyendo "Operaciones exportaci6n" . 7.3. Now.\' de debito y/o credilo. COfllpmbwIlesailerllariv(js. Podnin ser confeccionrulos en los'mismos catenaries'o listados continuos milizados respectocle In eperaci6n .
. originalia.
Notas 1. Estos datoS.deben ser preimpresos. Tnl requisito se ent~nder:ii cumplimentado,en to dos los ca'iOS, s610 cuando los datos ifldicados hubiernn side cOflsignndos en los compw bantes en oportunldad de su impresi6n par imprenta y no en el momenta de su utilizacion. La condid6n de preim . l presi6n.flo se apJica respecto de las.pal.abras.. "ORIGINA.L", "DU- : PLICADO" y "TRIPUCADO" fli de las letras "A", HE" Y"C",' . Tratafldose de sistemas computarizados, electr6flicos, electromednicos 0 Jnecii.nico~, de ben cumplir igualrequisito, con excepcion de los responsables que se encuentren en)a Di recci6n Grandes'Contribuyentes Nacionales a los que revistanel caracterde"grandes can , que pOdr'clfl requerir ala D.G.1. y estn autorizar-en forma expresa. que tales se considerencumplirncfltados a traves de los pro~ramas empleados.. · .
En dicha presen~ci?n se debe informal' si. el sistema es ~e dlseli~ pr?p'io,~?re~,cargo a un
tcrcero ("a medla.a' )o'porcompras (software comercml) y la mdlVlduallzaClOn del. res ponsable del iirea'de sistemas y de la empresa respectiva. .'.
2. El requisit'ode la ideotiticaci6n se entefldera cumplimentado .por lautllizaci6n de
sistemas de c6digos·cuando los mismos se encuentren incorporadosa Josprocesos deemi·
si6n de comprobaliks"utilizados y se pueda disponer -cunndo ~esolicit~.·de un cat:i1o
go fimmd9 por persona debidamentc autorizada, indicativo de lacoditicaci6n ernpleada en
la.operaclofl. ..".. .'. .... "':,'
3. Cuando hisoperaciones corresponden a ventas de bienes de Liso (art 60 del decreta reglamentario), se insertara la leyenda "ACONSUMIDOR FfNAL", noc;orrespcindiendo oi la discriminaci6!ldel impuesto fli el acrecentamit;nto del LV.A. .... ." ' .. 4. Cuando disposiciones legales establezcan un tratamiento especfficodel LV.A. en materia de factumci6ndeoperaciones, debera tenerse efl cuenta.. ..' .. 5. Se debernnutilizar talonarios por separado para cOOa lell'a~()ll una correl.aci6rj nu meriea indepefldiente. . . ' '.' '., . 6. Efllos cas()s eo que no se pueda precisar el des tifl at wio' delos productoslll momen to de la salida de fiibrica, dep6sito, local de venta, etc., el comprobame de salida deben't emitirse a nombre.del transporti~tl, quien 10 mantendra en su pader junto cOfllcs duplica- . dos ~ue entregue comoconstanCla de descarga ~. . ,. La iflfonnaci6n de III C.U.LT. deber.a cumplimentarse siempre que elsnjeto respec tivo se encuentre obligado a poseeria. De no existir tal obligatoriedady en.caso de no po seerla, debera consignarse expresamente la siguienteleyenda "C.U.LT.: no se p6see". 8. Cunndo una misma operaciofl r~uiera el uso
A PEND ICE 2. REGIN1EN DEFACTURACION Y REGISTRACION...
217
----
10. Sera el correspondiente al establecimiento 0 lugar fisico en donde teflga Jugar la emision del comprobante, con Iprescindencia del procedimieflto utilizado para la asigna cion de los primeros cuatro c6digos. De tramrse de operaciones efel!:tuadas a traves de viajaflte. corredores, etc., el domicilio comercial estani referido al establecimiento 0 lugar ffsico de entrega del eom~robnnte. 1I. EI domicilio comercial [l cOflsiderar es aquel en que se enCucfltra ublcado el cle expedici6n de los biefles (alnhacefl 0 deposito). 12. Los remitos 0 documentos equivalefltes deben contener la clescripci6fl, comenido y cantidad de los biefles transportados. Cuando por III modalldllu opcrativa no se.a posible detemiiflar la c"ntidad de los t'lVUU~lVO primarios (p.ej. cereales, leche, :etc.) tal requisito se entendera cumplirnentado con la des· cripci6n y contenido (estimado) Ide los bienes trnnsportados . 13. En el caso de intermediarios, III identificaci6n de las letras "A". "B" Y "C" "stura. detenninada por el cameter que, respecto del LV.A., reviste el comprador, cooperariva 0 '"",",,pdi ario. Si Ia impresiOfl la realiz:a el contribuyente en tallere..~ propi05 0 efl el extra!1jero, se debem indicar los datos del contribuyenre 0, en su caso, los de la empresa del extrafljero. 15. Cuando la impresi6n fuera eflcargada a un tercero en cameter de intermediario, )3 idcntificaci6n se refiere ala cmpresa que tuvo a su cargo la correspondiente ;mm"dnn
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Apendice 3
r .,.,
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S&
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ii2l2ii!i06CIi&
Aplieacion de las berramientas a una situacion particular,
Ventas al contado en el mostrador
.,
.
Cliel1te: Solicita al vendedor informacion s6bre las.mercade nas, precios, calidad, condiciones de P'l-go. Vendedor: Informa y vende. Confecciona la factura de venta al contado en.original y tres copias.En):rega el ottiginal y el duplica do: al cliente. La Ultima copia'pennanece adheriq.a a1 talonario por ordennumerico. Envia la mercadenaaJ empaque Junto con la segun '. .da copia de la faetura. I
Empaque: Verifiea y coteja la mercaderia q;:m el triplicado de la Jactura que acompafia a esta y la embala. . . Cliente: Abonaenla Caja.
.,'
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... :'
"-
"
215
21'4PUNDACION UNIVERSllJAD A 0/,
HHERNANDARIAS .. ····•·
--c----
~"
Caja: Recibe el impotte de labp~faci6n"'y·estamp~.elsello "pagado" en los dos ejemplares de hl::f~Ctura . .Devuelve eI: original al cliente y retiene eldupJicado en arc!i'iyotransitbrio, "':.
Diagrama de bloque global Proceso
C1iente: Torna la factum sellada ---ori~al- y la ~resentaen~mpaque.
Entrada
Empaque: Verifi~a eloriginald~:::ia factuia que recibedel cliente con el triplicado que esta conlII'fuercaderia. Las selli:J."en':' tregado" y pone en poder de.este la metcaderia con el origInal de la factura, Archiva 18. copia mencionada pororden n~merico. .
1
Pedido del cliente
Cliente: Se Ileva su mercaderia c6rielorigl~a1de Ia factura.
AI final del dis:
. ..
-u
Omtaduria: Recibe los tripllcadosde las facturas que.perrna necieron en empague, junto can losduplicados de caja. RelUiza:~l control cruzado de las mismas; Contabiliza las ventas y eI.dinero entrada. Archiva los duplicClqos de las facturas ydestruye los tripli- . cados de las facturas y elarq.ueo..
Parateneren cuenta cuan:d:oseilis~fia
.:
.
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Diagrama inter~ectorial
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.
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." ,:-: .. ,. ~,
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Vend" y amlle
lactur.
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ControlII' me,cader{a Y
Tesoreria
Caja
Empaque
Vendedor
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Contadurl!!
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P.ago. 'I: E{ltrag~ .
A,QUB]
ll',erc,S:'darfas'
SeU_ .' lactur.
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auierdo delsfmbolo, debe utilizarseunacolu-rhna adidonal a1' efeeto.
. .... . . . -. . . 3, Los· sectores exfel110s a1 subslstemaql1e .se esta diseftwo se
colocan en los extremos (a 1a derecha 0 alaizquierda).
..... 4, El disefio es deizquierda aderecha.
. Lo que circula en los diagramas es infoiEpaci6n.
'"
..,'.
II'
\
cO~~:~ividar qtl~~tf~·i~f~renci~.··~~.'~ecoj·~~;·~~~~;~j'l~d~.• ~-··. .
' "
.
Filctura original
• Arqu!'Iq original • Registros contllbles de Ingresos Y Vantas
.
",~.:.':~. ",.-.:.::~~~,\;.:;:~:; _ '.1"-, .. ':" \ .. ~-,?~~~~~;.7,~;-\,,::,_ intervieIien:paradeterininarla:cap~ri:btd.
"
•
• Cuadnlplicado Y duplicado de facturas
Cliente
riamente (triplicados) a contaduria.
'
Cobro
.
Empaque: Entrega las copias de facturas archivadas proviso
1. Vedas sectoresque
•
.'
Tesoreria: Devuelve a caja el duplicado del argueo 'firmado . previo control y arcruvaoriginal del arqueo. C-aja: archiva definitivamente el aiqueo firmado.
. '
Salida
• Venta y emisi6n de facturas contrOI de: mercaderlll con factura, empllque, sello y entrega • ContrOl. de va.lores y arqueo • Reglstracl6n contable
.
Caja: Confecciona planilJa de argueo por tiiplicado ycontrola cone! total de facturas dupJicado y cOllIns valores. Envlaarqu.eo (original y duplicado) a tesorerfa junto cOn los. vaIores. Entrega a contadurfa duphcados de facturas y triplicados de argueo.
-.
,
,
l
.
Cont,ola
1
valores
con
a'quao
l.
I
r
conlroll ' cruzado
1\ registro \
I .,
1 I I
i
APENDICE3
FUNDACION UNlVERSlDAD A DfSTANCIA :/;:/ERNANDARfAS·
216
21.7
Cursograma
Diagrama de bloque
detallado
cuam!
lIENOeDOR I
E""AQUE
CAJA
TESORERiA
r CONTAOOR'A I REFERENC'" i..
1- Raaliza la venta y emitefactura
J\rr.hivos I
Entrada!;
M6dulll dal simms L Atencion a1
Pedicla del
publico y venia 2. Cobro
cliente Factura
!
Facturas
.. i I
I
ArlJ!ifo firmado
4. .Arqueo Arqueoy
i
Faclurase1lada
!
'Pagado" y
i
"Entreg1ldu"
Salidas
2- Control .. m ....caderla ron factura y'llmpaca
!
l- Selllll "E.nb-egado·
Emisi6n factum
Facturas
-Cobra -Sella factura 'Pagado' -Control mercadeda con
Factura con sello 'Pagado" Factura selJada ·Pagaoo" y "Entregado"
4- Cobra y sella
1
I Factura I
3. Enlrega de la Facturas dsello . Transltorio de facturas "Pagado' mercaderla
5. Registraci6n
l'rocesos
FacturaJ Arqueos Regi$tro.
codles
factura
-Ernbalaje -Verilica sello "Pagaoo' en Factura -Sella factura "Enlregw" -Enlrega Mercaderias' .Arqucoy -EmisiO n pbmilla arque 0 -COlllro! faclural y Va10ces faclural -f'uma P1anilla Arqueo -Control =00 facturas ~1ica:la y Irip1icada
·contlbilira iDgreso de
5- Cmlrola factura original con eI triplieado y
e. Controla valores con sum, de facturas y emit,:, ar
8- Control cn.tZado de facturas y registra '\
dinero V venia
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DISTANC{Jl "HERNANDARIAS"
k"lOrmaS del~ont:rol interno Que se aplican: _ Separacion de funciones entre quien vende, quien cobra,
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entrega y quien registra.
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_ La mercaderHt circula con la factura.
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Bibliograna general WIll
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_ Los valores clrculan con el arqueo. .
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_ Las facturas dstan prenumeqldas. , I Que no se ap Ilean:
_ FaJ.ta el deposito en el banco de los ·valores. _ Falta actuaii21aci6n registros de stock.
Informacio:p gerencial Para gerente deli pentas: Totales de venta,s mensuales por tipo de producto Totales de ventas mensuales pOf"'lendedor '>'.
C6mparaci6n de mantos de ventas:
~ con el presupuesto
--.-·con: los des *ltimos meses
_ COb el misnio mes del ano anterior. i
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