Resumen Capitulo 5 Gilli

Resumen Capitulo 5 Gilli: 5.1. Elementos y características de un sistema administrativo 

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Definición de Sistema Administrativo: conjunto integrado de los  procedimientos necesarios para concretar en actividades los objetivos de una empresa y además generar información  para el control de los resultados alcanzados. Conjunto integrado: integrado: indica que no se trata de un sistema aislado. o Procedimiento: entendemos una secuencia de pasos necesarios para la o concreción de una operación. o Información: es la materia prima de la administración. Una empresa necesita sistemas administrativos que permitan: Realizar las tareas dentro de los trminos previstos! a un m"nimo costo y con o un margen aceptable de confiabilidad. Disponer de una estructura de datos que posibilite la toma de decisiones o efectivas in#erentes a las tareas. Asegurar mediante el control del resultado de las operaciones! el o cumplimiento de los objetivos objetivos fijados. $l proceso debe realizarse con un análisis de afuera #acia adentro para determinar de qu manera la empresa satisface los requisitos del cliente y el entorno.

Elementos Constitutivos: 

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Flujo de Trabajo: es la base del sistema! lo que #ay que #acer! es decir! las acciones f"sicas necesarias para ejecutar los programas de actividades y as" asegurar la concreción de los objetivos y las estrategias de la empresa. Flujo de la Informacin:  sigue al del trabajo! ya que para que la ejecución de una operación se concrete! se requiere información! y a su vez! cada operación genera datos que capturados capturados y sistematizados producirán información. información. %a información información constituye el elemento administrativo por e&celencia' sin ella resultan imposibles la toma de decisiones! la coordinación entre niveles y áreas funcionales! y el control del flujo de trabajo y d el desempe(o conjunto de la organización. !ersonas: son esenciales para que se puedan dar los flujos de trabajo e información. Deben estar ubicadas en distintos niveles y con distintas funciones para capturar! procesar y transmitir la información. Tecnolo"ía: es necesaria para procesar las tareas y la información! es decir! un conjunto de instalaciones! maquinarias! #erramientas! computadoras! medios de comunicación! etc.

%os sistemas administrativos no son concebibles sin: )rabajos enriquecidos. enriquecidos. o Acceso a la información. o *ersonas capacitadas. o )ecnolog"a apropiada. o

5.# Re$uisitos del %ise&o:

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$l dise(o de un sistema administrativo tiene que satisfacer una serie de requisitos como: la efectividad! la eficiencia! la calidad! la creación del valor y la transparencia. +ay que se(alar que no están e&entos de contradicciones. Efectividad:  es ,#acer las cosas que se deben #acer- *ara *eter Druc/er0! o sea el enfoque del logro de los objetivos. $l objetivo de la organización siempre está afuera de la misma! en los requerimientos y necesidades del cliente! lo cual debe ser satisfec#o para la subsistencia de la organización. *ara ,lograr que se #agan las cosas- los sistemas administrativos deben posibilitar la interrelación de los distintos sectores y de las diferentes operatorias de la empre de manera que las tareas se realicen en tiempo y forma. Eficiencia: es ,#acer bien las cosas- *ara *eter Druc/er0! es decir que no es suficiente con #acer lo que corresponde en ciertos trminos' además! #ay que realizarlo correctamente! en el sentido de utilizar de la mejor manera posible los recursos aplicados a la producción o a la prestación de un servicio. Su consecuencia es la  productividad ! es decir la cantidad producida por unidad de tiempo. Un sistema administrativo es más eficiente cuando el dis e(o permita la ejecución de la tarea en menor tiempo por requerir menos pasos! contar con procedimientos más simples o usar medios electrónicos! y! además! con menor costo de procesamiento electrónico! de personal! formularios y de espacio en arc#ivos! entre otros. *ara 1intzberg el problema reside en el uso que se #ace del concepto de eficiencia y no en la definición del trmino. Dice que en la práctica! y muc#as veces en la teor"a! se asocia la eficiencia e&clusivamente con los costos económicos! sin considerar los costos sociales! y as" la eficiencia gana mala reputación. Calidad: $l concepto tradicional de calidad asociado a la inspección del producto al finalizar el proceso de fabricación fue modificado drásticamente por $d2ard Deming! quien propuso la aplicación de mtodos estad"sticos al control y! además! que dic#os mtodos fueran ense(ados a quienes iban a aplicarlos y analizar los resultados de la medición. $l mejoramiento de la calidad o mejora continua supone un proceso destinado a elevar constantemente las especificaciones mediante la fijación de estándares cada vez más altos y e&tendidos a todas las áreas y a todas las actividades de la empresa! reconociendo que el v"nculo que e&iste entre calidad y satisfacción del cliente e&cede el cumplimiento de las especificaciones del producto o de la prestación del servicio. As" surgió el concepto de calidad total' asociado a la e&celencia empresarial como b3squeda de lo óptimo a travs de una espiral ascendente para lograr la calidad absoluta. $l enunciado de 4cero defecto4 como orientación para el control de calidad considerando que! cuando se establece un nivel aceptable de defectos! los empleados tienden a pensar que ese nivel es 5la norma' en co#erencia con esta idea' surgió la metodolog"a six  sigma que aspira a un nivel de funcionamiento correcto del 66!66678! es decir! con defectos prácticamente ine&istentes. *ara alcanzar la calidad total! las empresas tienen que utilizar la educación! la e&periencia y la creatividad de su personal' y favorecer condiciones para el autocontrol! la ampliación dela tarea tanto #orizontal como verticalmente0 y el fomento del trabajo en equipo. Creacin de 'alor: %a aplicación de la tcnica de mejoramiento de la calidad tiende a la obtención de un producto o servicio óptimo pero los mecanismos y acciones internos de la empresa no son suficientes para apreciar si el propósito se #a logrado. %o que en definitiva cuenta es la  percepción del  cliente sobre la calidad del producto o servicio.

$l trmino creación de valor   para indicar que lo importante es detectar primero las necesidades y deseos del cliente como base del dise(o de productos y servicios. $s decir! que crearemos valor aumentando el beneficio que percibe el cliente o disminuyendo el precio. *ara *orter la cadena de valor incluye las actividades que e&igen coordinación' y la coordinación es la adecuada cuando reduce costos! permite mejor control y sustituye actividades innecesarias o ineficientes. $sta visión se dirige a los procesos porque cran mayor valor para el cliente! crecimiento y más trabajo. A los procesos #ay que redise(arlos cuidadosamente! medirlos con precisión y #ay que lograr todos los que participan de ellos comprendan que deben #acer su trabajo pensando en el proceso total. $l cliente es quien define el proceso! y la idea central de un proceso es unir las tareas o actividades individuales entorno al logro de mayor valor. %a cadena de valor de una organización forma parte de un sistema mayor que incluye a los proveedores! que aportan los insumos! y a los distribuidores! que acercan el producto al consumidor fin al.

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Transparencia: %as empresas tratan de impulsar programas de tica a partir del establecimiento de códigos de entrenamiento. %a formalización de pautas de comportamiento puede servir de gu"a para los empleados y aclarar la posición de la empresa frente a determinadas cuestiones! pero los valores establecidos deben estar integrados a los procedimientos normales de decisión y se tienen que referir a los procesos cr"ticos! como compras! ventas! administración de personal! etc. Asimismo! los sistemas de información deben actuar como soporte y refuerzo de los valores establecidos y servir para su control efectivo por parte de todos los participantes! es decir! dar transparencia a la operatoria de la empresa. $l concepto de transparencia está basado en el libre acceso a la información sobre cuestiones sensibles. Si consideramos el ámbito del sector p3blico! donde el problema de la corrupción es com3n! la transparencia se convierte en una cuestión sustantiva. %a mayor transparencia y el más fácil acceso a la información para todos los ciudadanos y empresas permitirán una mayor competencia! mejores precios para el sector p3blico y barreras para el capric#o o la discrecionalidad del funcionario. Dic#o concepto! por supuesto! tambin es aplicable al control de las empresas privadas y de las organizaciones del tercer sector.

5.( !autas de Control Interno: 

%efinicin de Control Interno: Sistema coordinado de reglas y procedimientos que sirven como marco de referencia a las decisiones atendiendo a los objetivos y valores de la organización y procurando obtener espec"ficamente tres cosas: la eficiencia de las operaciones! la confiabilidad de la información y la protección del patrimonio. Eficiencia )perativa: no se puede desasociar de la información requerida para o

tomar la decisión y efectuar la medición de los recursos a utilizar. *or otra

parte! si no se protegen los bienes comprometidos en la operación! se #ace o

mal uso de los recursos y se pone en peligro la concreción de dic#a operación. Confiabilidad de la Informacin:   es la e&actitud y la veracidad de los datos consignados en la contabilidad. $so es cierto! pero tambin creemos necesario que la información cumpla adicionalmente con los requisitos de claridad, oportunidad ! sin olvidar que debe e&istir entre la utilidad que proporcione y el costo de obtenerla. relevancia,  pertinencia,

o

y

!roteccin del patrimonio:  en un sentido tradicional mencionar"amos los

fondos! las cuentas a cobrar! las mercader"as o los bienes de uso incluidos en las operaciones de la empresa. $n un sentido amplio tendr"amos que disponer de procedimientos e información para resguardar otros activos! como por ejemplo: la clientela! el prestigio institucional! el conocimiento y la creatividad del personal! el /no29#o2 tecnológico y otros intangibles que no necesariamente se reflejan en la contabilidad financiera. 

Elementos *+sicos: o

El comportamiento administrativo: como tcnicas tradicionales para la toma

o

de decisiones. !rocedimientos est+ndar: resulta clara la relevancia que tiene el d"selo de los sistemas administrativos al especificar las prácticas y normas de aplicación! incluyendo los soportes de información! arc#ivos y registros a utilizar. $s la eficiencia del control interno! o sea la propiedad del procedimiento establecido y su adecuada aplicación.

o

Capacidad del !ersonal: %a gente constituye un elemento indispensable para dar sentida a las estructuras y los procedimientos! y se #ace necesario que sea

calificada y capaz de desempe(arse seg3n el dise(o previsto. *or calificación entendemos tanto la educación formal precia! como el entrenamiento durante el ejercicio del cargo. 

,ormas "enerales y !articulares: o

-eparacin de funciones:

o

si"nacin de responsabilidades:

o

,iveles de autori/acin:

o

-e"uridad en el manejo de activos:

o

%ise&o de formularios0 arcivos y re"istros:

o o

Control de formularios y comprobantes: Inte"ridad de la informacin:

RE-23E,:

5.1. Elementos y características de un sistema administrativo Definición de Sistema Administrativo: conjunto integrado de los  procedimientos necesarios para concretar en actividades los objetivos de una empresa y además generar información  para el control de los resultados alcanzados. o Conjunto integrado: indica que no se trata de un sistema aislado. Procedimiento: entendemos una secuencia de pasos necesarios para la o concreción de una operación. Información: es la materia prima de la administración. o Elementos Constitutivos: 

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Flujo de Trabajo: Flujo de la Informacin !ersonas: Tecnolo"ía: %os sistemas administrativos no son concebibles sin: )rabajos enriquecidos. o Acceso a la información. o *ersonas capacitadas. o )ecnolog"a apropiada. o

5.# Re$uisitos del %ise&o: 

Efectividad

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Eficiencia

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Calidad:

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Creacin de 'alor:

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Transparencia

5.( !autas de Control Interno: 

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%efinicin de Control Interno: Eficiencia )perativa: o o

Confiabilidad de la Informacin:

o

!roteccin del patrimonio:

Elementos *+sicos: o

El comportamiento administrativo

o

!rocedimientos est+ndar

o

Capacidad del !ersonal:

,ormas "enerales y !articulares: o

-eparacin de funciones: si"nacin de responsabilidades:

o

,iveles de autori/acin:

o

-e"uridad en el manejo de activos:

o

o

%ise&o de formularios0 arcivos y re"istros: Control de formularios y comprobantes:

o

Inte"ridad de la informacin:

o