Sistemas Administrativos del Estado monografia.docx

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES VIII

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Sistemas Administrativos del Estado, se llamaba anteriormente ; hoy se habla de Sistemas Administrativos de Gestión Pública, es decir que además del conjunto de normas, procedimiento, técnicas e instrumentos que constituyen los sistemas, se le está añadiendo un valor agregado que se llama Gestión Pública. Las entidades deben, con carácter de obligatorio, diseñar Planes Estratégicos, con lineamientos de política, objetivos y metas definidas, que sirvan de parámetros para medir su desempeño y el grado de efectividad en el logro de sus objetivos y metas; obviamente con un apropiado manejo (gestión-gerencia) de los recursos del Estado, o sea del dinero de cada peruano; dicho en otras palabras, el conjunto de normas que conforman los sistemas administrativo, es la forma cómo se debe administrar los recursos y la gestión es cómo realmente los funcionarios de turno lo hacen, ya que en definitiva la gestión siempre responde a los intereses políticos del gobierno de turno. Los sistemas han sido creados, con la finalidad de regular la actuación de los funcionarios públicos encargados del manejo de los recursos del Estado; es por eso su esencia fundamental de control, que a pesar de estos mecanismos, siempre o casi siempre, no se hace un buen uso de los recursos. La doctrina, nos dice que los sistemas de administración y ahora también de gestión pública, tienen como objetivo fundamental, el uso adecuado de los recursos del Estado, en términos de eficiencia, eficacia y economía; lo cual redundará en un beneficio para todo el país. En el presente trabajo, solo se estudiará cuatro Sistemas Administrativos, que son considerados los más importantes de en razón de su naturaleza; estos sistemas son: el de Contabilidad, Tesorería (Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público), Abastecimiento y Personal (Gestión de Recursos Humanos); a pesar de existir nueva normativa relativa a esto sistemas, aún hay dispositivos de hace varios años, que siguen vigentes.

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SISTEMAS ADMINISTRATIVOS: Es un conjunto ordenado de principios, normas y procesos técnicos que se aplican en las entidades públicas a fin de asegurar la eficiente gestión del estado del estado. La administración pública aplica las técnicas más avanzadas que permiten el desarrollo integral y sostenido sostenido de las las múltiples actividades actividades que debe realizar el estado con la finalidad de administrar en forma adecuada los recursos de que dispone el Estado; estos sistemas están contenidos en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo; donde quedan claramente definidos. Los Sistemas son los conjuntos de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos mediante los cuales se organizan las actividades de la Administración Pública que requieren ser realizadas por todas o varias entidades de los Poderes del Estado, los Organismos Constitucionales y los niveles de Gobierno. Este dispositivo, establece dos tipos de sistemas, los funcionales y los administrativos; para los fines de este trabajo, el desarrollo del mismo, enfocará los sistemas administrativos; sobre los cuales la ley indica lo siguiente: s iguiente: Los Sistemas Administrativos tienen por finalidad regular la utilización de los recursos en las entidades de la administración pública, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. Es decir se aplican con la finalidad de asegurar una eficiente gestión del estado. Principales Sistemas Administrativos:          

Sistema Nacional de Planificación. Sistema Nacional de Racionalización. Sistema Nacional de Personal. Sistema Nacional de Abastecimiento. Sistema Nacional de Tesorería. Sistema Nacional de Contabilidad. Sistema Nacional de Control. Sistema Nacional de Presupuesto. Sistema Nacional de Inversión Pública. Sistema Nacional de Endeudamiento Público.


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SISTEMAS ADMINISTRATIVOS: Es un conjunto ordenado de principios, normas y procesos técnicos que se aplican en las entidades públicas a fin de asegurar la eficiente gestión del estado del estado. La administración pública aplica las técnicas más avanzadas que permiten el desarrollo integral y sostenido sostenido de las las múltiples actividades actividades que debe realizar el estado con la finalidad de administrar en forma adecuada los recursos de que dispone el Estado; estos sistemas están contenidos en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo; donde quedan claramente definidos. Los Sistemas son los conjuntos de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos mediante los cuales se organizan las actividades de la Administración Pública que requieren ser realizadas por todas o varias entidades de los Poderes del Estado, los Organismos Constitucionales y los niveles de Gobierno. Este dispositivo, establece dos tipos de sistemas, los funcionales y los administrativos; para los fines de este trabajo, el desarrollo del mismo, enfocará los sistemas administrativos; sobre los cuales la ley indica lo siguiente: s iguiente: Los Sistemas Administrativos tienen por finalidad regular la utilización de los recursos en las entidades de la administración pública, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. Es decir se aplican con la finalidad de asegurar una eficiente gestión del estado. Principales Sistemas Administrativos:          

Sistema Nacional de Planificación. Sistema Nacional de Racionalización. Sistema Nacional de Personal. Sistema Nacional de Abastecimiento. Sistema Nacional de Tesorería. Sistema Nacional de Contabilidad. Sistema Nacional de Control. Sistema Nacional de Presupuesto. Sistema Nacional de Inversión Pública. Sistema Nacional de Endeudamiento Público.


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Sistema Nacional de Bienes Estatales.

MARCO JURIDICO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS: Los sistemas administrativos del Estado, en nuestro país tienen como fundamento jurídico, jurídico, los siguientes instrumentos legales: I.

La Constitución Política del Perú, de promulgada el 29 -12 – 1993, la cual, precisa con claridad la competencia del Poder Ejecutivo, en la persona del Presidente, para mayor ilustración, transcribo la norma referida: Artículo 118°. Corresponde al Presidente de la República: Inc. 8vo. Ejercer la potestad de reglamentar las leyes sin transgredirlas ni desnaturalizarlas; y, dentro de tales límites, dictar decretos y resoluciones. B. Ley Nro.29158 Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, promulgada el 18-12-2007, se transcribe lo relevante, para precisar la competencia y alcance de la Ley.

TÍTULO PRELIMINAR ARTÍCULO I. 

PRINCIPIO DE LEGALIDAD. Las autoridades, funcionarios y servidores del Poder Ejecutivo están sometidos a la Constitución Política del Perú, a las leyes y a las demás normas del ordenamiento jurídico. Desarrollan sus funciones dentro de las facultades que les estén conferidas. ARTÍCULO IL.

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PRINCIPIO DE SERVICIO AL CIUDADANO. Las entidades del Poder Ejecutivo están al servicio de las personas y de la sociedad; actúan en función de sus necesidades, así como del interés general de la nación, asegurando que su actividad se realice con arreglo a: A. Eficacia: la gestión se organiza para el cumplimiento oportuno de los objetivos y las metas gubernamentales. B. Eficiencia: la gestión se realiza optimizando la utilización de los recursos disponibles, procurando innovación y mejoramiento continuo. C. Simplicidad: la gestión elimina todo requisito y procedimiento innecesario. Los procesos deben ser racionales y proporcionales a los fines que se persigue cumplir.


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D. Sostenibilidad ambiental: la gestión se orienta al uso racional y sostenible de los recursos naturales. E. Predictibilidad: la gestión brinda información veraz, completa, confiable y oportuna, que permita conciencia bastante certera acerca del resultado de cada procedimiento. F. Continuidad: la gestión adopta como referentes de actuación las políticas de Estado acordadas, así como los objetivos y metas de planeamiento y programación multianual establecidos. G. Rendición de cuentas: los responsables de la gestión dan cuenta periódicamente a la población, acerca de avances, logros, dificultades y perspectivas. H. Prevención: gestión para enfrentar los riesgos que afecten la vida de las personas, y para asegurar la prestación de los servicios fundamentales. I.

Celeridad: la gestión debe asegurar que todo procedimiento cumpla su trámite regular dentro de los plazos establecidos, evitando actuaciones que dificulten su desenvolvimiento, bajo responsabilidad. Del mismo modo, se transcribe la parte relativa a los sistemas.

TÍTULO V. SISTEMAS ARTÍCULO 43º. 

DEFINICIÓN. Los Sistemas son los conjuntos de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos, mediante los cuales se organizan las actividades de la Administración Pública que requieren ser realizadas por todas o varias entidades de los Poderes del Estado, los Organismos Constitucionales y los niveles de Gobierno. Son de dos tipos: 1.

Sistemas Funcionales.

2. Sistemas Administrativos. Solo por ley se crea un Sistema. Para su creación se debe contar con la opinión favorable de la Presidencia del Consejo de Ministros.

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ARTÍCULO 44º. 

ENTES RECTORES. Los Sistemas están a cargo de un Ente Rector que se constituye en su autoridad técniconormativa a nivel nacional; dicta las normas y establece los procedimientos relacionados con su ámbito; coordina su operación técnica y es responsable de su correcto funcionamiento en el marco de la presente Ley, sus leyes especiales y disposiciones complementarias. ARTÍCULO 46º.

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SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. Los Sistemas Administrativos tienen por finalidad regular la utilización de los recursos en las entidades de la administración pública, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. Los Sistemas Administrativos de aplicación nacional están referidos a las siguientes materias: 1. Gestión de Recursos Humanos 2. Abastecimiento 3. Presupuesto Público 4. Tesorería 5. Endeudamiento Público 6. Contabilidad 7. Inversión Pública 8. Planeamiento Estratégico 9. Defensa Judicial del Estado 10. Control 11. Modernización de la gestión pública El Poder Ejecutivo tiene la rectoría de los Sistemas Administrativos, con excepción del Sistema Nacional de Control. El Sistema Nacional de Planeamiento Estratégico se rige por la ley de la materia. En ejercicio de la rectoría, el Poder Ejecutivo es responsable de reglamentar y operar los Sistemas Administrativos, aplicables a todas las entidades de la Administración Pública, independientemente de su nivel de gobierno y con arreglo a la Ley de Procedimiento Administrativo General. Esta disposición no afecta la autonomía de los Organismos Constitucionales con arreglo a la Constitución Política del Perú y a sus respectivas Leyes Orgánicas.


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El Poder Ejecutivo adecúa el funcionamiento de los Sistemas Administrativos al proceso de descentralización. ARTÍCULO 47º. Atribuciones de los Entes Rectores de los Sistemas Administrativos. Los Entes Rectores tienen las siguientes competencias o funciones: 1. Programar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar la gestión del proceso; 2. Expedir las normas reglamentarias que regulan el Sistema; 3. Mantener actualizada y sistematizada la normatividad del Sistema; 4. Emitir opinión vinculante en la materia del Sistema; 5. Capacitar y difundir la normatividad del Sistema en la Administración Pública; 6. Llevar registros y producir información relevante de manera actualizada y oportuna; 7. Supervisar y dar seguimiento a la aplicación de la normatividad de los procesos técnicos de los Sistemas; 8. Promover el perfeccionamiento y simplificación permanente de los procesos técnicos del Sistema Administrativo; y 9. Las demás que señalen las leyes correspondientes. ARTÍCULO 48º. 

NORMAS SOBRE ORGANIZACIÓN. La existencia de Sistemas Funcionales o Administrativos no obliga a la creación de unidades u Oficinas dedicadas exclusivamente al cumplimiento de los requerimientos de cada uno de ellos. Comentario Del marco legal indicado, se desprende que por mandato de la Constitución, el Presidente de la República, y la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, establecen el Marco Jurídico de los Sistemas Administrativos; queda entonces precisados los fundamentos de estos, de acuerdo a los principios postulados por la Ley 29158 y que forman parte estructura orgánica y funcional del Estado, cuyo objetivo es regular el correcto uso de los recursos del Estado. Para un mejor entendimiento de lo que son los Sistemas Administrativos, a continuación estudiaremos una serie de conceptos.


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SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CONTABILIDAD. El Sistema Nacional de Contabilidad es el sistema administrativo que establece las normas y procedimientos de contabilidad que deben seguirse en el sector público. La contabilidad del sector público se configura como un sistema de información económica, financiera y presupuestaria de cada una de las entidades que lo conforman. Tiene por objeto mostrar la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera, los resultados y la ejecución del presupuesto. Un objetivo complementario de este sistema administrativo es la elaboración de las cuentas nacionales, la Cuenta General de la República y las Cuentas Fiscales. 

El marco legal, está constituido por los siguientes dispositivos vigentes:    

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La Constitución Política del Perú. Ley 29158 Ley Orgánica del Poder Ejecutivo. Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad (Ley Nº 28708) En concordancia con la Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público (Ley Nº 28112) del Sistema Nacional de Tesorería. Directivas emitidas por la Dirección Nacional de Contabilidad Pública.

Los sujetos que integran el SNT son: La Dirección Nacional de Contabilidad Pública (dependiente del Vice Ministerio de Hacienda del MEF) y las entidades de todo el sector público. El sistema administrativo de Contabilidad, tiene dos aspectos fundamentales, la actividad contable y la cuenta general de la República. 

La Actividad Contable.

En la contabilidad pública –como en la contabilidad privada – el registro contable es el acto que consiste en anotar los datos de una transacción en las cuentas correspondientes del plan contable y de acuerdo a la documentación que sustenta la transacción. Las transacciones registradas deben ser clasificadas y ordenadas para la elaboración de los estados financieros, las notas a los estados financieros, los estados presupuestarios y otros complementarios.


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Las entidades del sector público efectúan la integración y consolidación de los estados financieros y presupuestarios de su ámbito de competencia funcional, aplicando las normas y procedimientos contables emitidos por la Dirección Nacional de Contabilidad Pública. Esta Dirección Nacional integra y consolida los estados financieros de las entidades del sector público. 

La Cuenta General de la República.

La Cuenta General de la República es el instrumento de rendición de cuentas que contiene información y análisis de los resultados presupuestarios, financieros, económicos, patrimoniales y de cumplimiento de metas e indicadores de gestión financiera, en la actuación de todas las entidades del sector público durante un ejercicio fiscal. Su objetivo es presentar el análisis cuantitativo de la actuación de las entidades información para el planeamiento y la toma de decisiones en el Sector Público. La Dirección Nacional de Contabilidad Pública envía la Cuenta General a la Contraloría General de la República para ser auditada. Luego, el Ministro de Economía y Finanzas se la remite al Presidente de la República junto al Informe de Auditoría de la Contraloría, para su presentación al Congreso de la República. La aprobación de la Cuenta General de la República es un acto formal, de toma de conocimiento por parte del Congreso de la República. Dicha aprobación no implica la aprobación de la gestión ni de los actos administrativos vinculados. 4.

NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD. RESOLUCION MINISTERIAL N#801-81-EFC76, de 17SET1981. El establecimiento de las Normas Generales del Sistema de Contabilidad Gubernamental responde a la necesidad de señalar la responsabilidad que compete a los funcionarios encargados del proceso de la información contable, en relación a la aplicación de los procedimientos de registro contable, el uso de formularios pre-numerados, comprobación de la documentación sustentadora, del control previo interno, del valor monetario actualizado de los bienes que conforman el activo fijo y de asegurar mediante pruebas de comprobación la utilidad y la confiabilidad de la información financiera y presupuestaria de la entidad. El Sistema Administrativo de Contabilidad, comprende el Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada y el Sistema Uniforme de Contabilidad para Empresas. Las normas establecidas por el Sistema son las siguientes:


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METODOLOGÍA CONTABLE. 

CONCEPTO: Es el conjunto de procedimientos utilizados por las entidades usuarias de los Sistemas de Contabilidad, en la aplicación de sus normas, acorde con las peculiaridades de su funcionamiento, para producir información expresada en unidades de las operaciones financieras ejecutadas.

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OBJETIVO: Establecer por escrito procedimientos de autorización, ejecución, registro y control de las operaciones financieras, a fin de uniformar criterios en las técnicas y procedimientos contables, así como en el ordenamiento, significado y mecanismos de las cuentas.

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ACCIONES A DESARROLLAR: A. Las Direcciones Generales de Administración u Oficina que hagan sus veces en las entidades comprendidas en la presente norma, deberán adecuar sus procedimientos contables, a lo establecido por el Sistema de Contabilidad Gubernamental integrada y el Sistema Uniforme de Contabilidad para Empresas. B. Para cumplir con lo establecido, se nombrará comisiones de trabajo integradas por personal técnico especializado a fin de elaborar los respectivos manuales de contabilidad, que sirvan de modelo de organización contable, los mismos que estarán basados en principios uniformes y adaptados a su aplicación a casos particulares u operaciones propias de la entidad. C. Cada entidad asumirá la responsabilidad de redactar los manuales, en los que se detallarán los procedimientos específicos a seguir, flujo gramas, etc., teniendo en cuenta que los procedimientos, libros y formularios, cuentas, estados financieros e informes de gestión estén de acuerdo a lo establecido en las normas de los referidos sistemas, principios de contabilidad generalmente aceptados y dispositivos legales vigentes. D. Velar para que las centrales contables de los entes comprendidos dentro del alcance del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada y el Sistema de Informe de Contabilidad para Empresas, difundan a sus diferentes niveles


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contables las normas emitidas. E. Circularizar o difundir entre los usuarios o interesados la excepción de casos especiales que sirvan para aclarar o ampliar conceptos retenidos en las normas y directivas emitidas. F. Las entidades a efecto de logar la exactitud de los datos contables, la adecuada presentación de la situación financiera y el resultado de sus operaciones a una fecha determinada, deberán efectuar los asientos de ajustes pertinentes. G. Los ajustes de carácter significativo deberán ser previamente aprobados por la máxima autoridad de la entidad o por funcionario a quien ésta designe. Los de mayor cuantía podrán ser autorizados directamente por el Contador General, dando cuenta al Director o Gerente General de Administración o, quien haga sus veces. En ambos casos, se requiere conocer la documentación sustentatoria respectiva. 

ALCANCE: Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones Públicas; Instituto Peruano de Seguridad Social; Sociedades de Beneficencia Pública; Gobiernos Locales y Empresas Públicas.

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MECANISMO DE CONTROL: A. Se propiciará la actualización contable de las normas prescritas, en concordancia con nuevas disposiciones legales y necesidades propias de los sistemas. B. Las entidades del sector público dictarán las disposiciones internas que permitan la implementación y cumplimiento de las normas emitidas.

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USO DE FORMULARIOS PRE – NUMERADOS. CONCEPTO: La pre-numeración consiste en asignar al formulario una numeración correlativa en original y copias, en forma simultánea a su impresión.


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OBJETIVO: Mantener registros de operaciones específicas para evitar el uso de formularios en forma indebida, y lograr un ordenamiento en el desarrollo de las operaciones.

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ACCIONES A DESARROLAR: A. Se establecerá el uso permanente de registros y formularios pre-numerados que sustenten toda operación financiera o administrativa que incida contablemente. B. Se apertura registros especiales para operaciones que se consideren significativas, tales como subvenciones y subsidios. C. En caso de contar con sistemas mecanizados, la impresión y distribución de los formularios se coordinará con la Central de Procesamiento Automático de Datos. D. Se apertura, un Registro de Control de Datos Pre-numerados a cargo de un funcionario responsable de su uso y custodia. E. Los formularios deben elaborarse de acuerdo a las características señaladas por cada sistema administrativo. F. En caso de requerir la modificación o sustitución de un formulario, se debe coordinar previamente con el sistema administrativo respectivo.

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ALCANCE: Peruano de Seguridad Social; Sociedades de Beneficencia Pública; Gobiernos Regionales, Locales y Empresas Públicas; asimismo, esta norma alcanza a las entidades no públicas que utilizan fondos del Estado, en cuanto al registro especial por Subvenciones y Subsidios. Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones Públicas; Instituto

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MECANISMO DE CONTROL: A. Los registros y la emisión de formularios se deberán controlar mediante la implementación de los mecanismos más apropiados; siendo responsable de su deterioro o extravío, el encargado de su custodia.


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B. Las entidades efectuarán verificaciones posteriores de la numeración correlativa. III.

DOCUMENTACION SUTENTATORIA. 

CONCEPTO: Documentación sustentatoria es un elemento de evidencia que permite el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de la operación o transacción con los datos suficientes para su análisis.

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OBJETIVO: Permitir el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultado de las operaciones financieras o administrativas que tengan incidencia contable.

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ACCIONES A DESARROLLAR: A. Las Direcciones Generales de Administración u Oficinas que hagan sus veces en las entidades comprendidas dentro del alcance de la presente norma, deberán reflejar en los manuales de los procedimientos administrativos y contables, los documentos que sustentan toda operación financiera o administrativa que tenga incidencia contable, destacando su importancia como elemento de evidencia. B. Los documentos sustentatorios serán archivados y conservados adecuadamente siguiendo un orden cronológico y/o correlativo procurando su fácil acceso y explotación. La documentación sustentatoria se mantendrá archivada durante el período de tiempo que determinen las disposiciones legales vigentes. C. Se organizará y mantendrá debidamente actualizado el archivo de la documentación sustentatoria de las operaciones que efectúen las entidades con fondos públicos. D. La documentación sustentatoria de las operaciones que debe remitirse a los organismos competentes, así como la que deba permanecer en la institución se ordenará siguiendo un orden correlativo y/0cronológico, que asegure su conservación y facilite su utilización posterior. E. Se aplicará la categoría de la clasificación de seguridad, según las denominaciones que se asigne a los documentos en función de su naturaleza y las restricciones que es necesario imponer en su difusión.


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ALCANCE: Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones Públicas; Instituto Peruano de Seguridad Social; Sociedades de Beneficencia Pública, Gobiernos Regionales y Locales y Empresas Públicas. Igualmente, esta forma alcanza a las entidades no públicas, en lo referente a la documentación sustentatoria sobre los fondos públicos recibidos en calidad de subvención o subsidios.

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MECANISMO DE CONTROL: A. Los documentos fuente o sustentatorios de uso interno, deben adecuarse a los formatos establecidos por las Oficinas Centrales de los Sistemas Administrativos, en armonía con las disposiciones legales vigentes. B. La máxima autoridad ejecutiva deberá proveer de los recursos necesarios para mantener la integridad de la documentación, protegiéndola razonablemente contra todo riesgo (robo, incendio, inundaciones, etc) estando bajo responsabilidad del órgano de documentación y archivo el manejo de la referida documentación.

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VERIFICACIÓN INTERNA. CONCEPTO: Conjunto de medidas que se toman en el análisis de las operaciones antes de su autorización y que se ejerce como una función inherente al proceso de dirección y gerencia.

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OBJETIVO: Señalar las acciones a seguir a fin de practicar el control previo interno en todo el proceso de las operaciones financieras y/o administrativas que tienen incidencia contable, mediante métodos y procedimientos que garanticen la legalidad, veracidad y conformidad de dichas operaciones.


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ACCIONES A DESARROLLAR: A. Las entidades comprendidas dentro del alcance de la presente norma, orientarán sus actividades para establecer y mantener un adecuado control previo interno en todas las operaciones del proceso de contabilidad. B. Para cumplir con lo establecido, se deberá señalar en los manuales de procedimiento, las Unidades o Jefaturas encargadas de dar conformidad a cada operación. C. Se aplicará el control previo interno, considerando los lineamientos siguientes: Verificación de la correcta emisión de los documentos que sustentan cada operación contable comprobando la veracidad de los datos, su exactitud y binación de los funcionarios responsables en cada fase del procedimiento. Aplicar la normatividad vigente en el análisis del contenido o naturaleza de la operación. Constatar que los datos consignados en la operación estén debidamente respaldados con documentos sustentatorios. Verificar la autenticidad de la información mediante pruebas de corrección. Aplicar principios técnicos de acuerdo a la naturaleza de la operación.

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ALCANCE: Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones Públicas; Instituto Peruano de Seguridad Social; Sociedades de Beneficencia Pública; Gobiernos Locales y Empresas Públicas.

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MECANISMO DE CONTROL: A. Los Sistemas de Contabilidad aplicados en las entidades referidas en el alcance, guardarán armonía con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados. B. Los funcionarios responsables de las operaciones en sus diferentes fases deberán estampar sus firmas y el sello correspondiente debiendo ser dichas


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operaciones aprobadas por el funcionario competente, antes de proceder a su ejecución. C. Dejar constancia escrita del control efectuado. D. En la autorización, el responsable utilizará sellos restrictivos que impidan la duplicidad de la operación. V. 

VALUACIÓN Y DEPRECIACIÓN DEL ACTIVO FIJO. CONCEPTO: Se considera como activo fijo al conjunto de bienes duraderos que posee una entidad para su uso. La valuación, es una operación administrativa contabilidad que, referida a la determinación del valor monetario correspondiente a los bienes materiales que no cuentan con documentos sustentatorios. Se valúa para establecer una referencia monetaria que sirva para realizar, posteriormente, operaciones contables. El valor de los bienes además sirve como elemento de juicio para incluirlos o no como parte del sistema activo fijo. La depreciación, está referida a la pérdida o disminución del valor monetario del bien respectivo debido al uso, a la acción del tiempo, a la obsolescencia u otros, y su registro tiene el propósito de mantener una provisión para sustituir o reemplazar el bien.

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OBJETIVO: Tener información real, referencial y lo actualizada del valor monetario de los bienes considerados dentro del activo fijo.

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ACCIONES A DESARROLLAR: A. Se deberá considerar en relación con la valuación, control contable, métodos y porcentajes de depreciación, lo prescrito en las disposiciones vigentes o en aquellas que se emitan en el futuro.


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B. En la determinación del valor de un bien material a considerarse como activo fijo se debe tener en cuenta los cargos o desembolsos capitalizables que aumentan el valor en libros del activo fijo y los no capitalizables que afectan a la gestión del ejercicio. Los registros que por cada unidad o especie se lleva para el control físico de bienes que forman parte del patrimonio, guardarán correspondencia con los saldos registrados en los rubros correspondientes del Libro Mayor. 

ALCANCE: Comprende a los pliegos del Gobierno Central, Instituciones Públicas; Instituto Peruano de Seguridad Social; Sociedad de Beneficencia Públicas; Gobiernos Locales y Empresas Públicas.

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MECANISMO DE CONTROL: A. La valuación de los bienes deberá efectuarse con participación de personal, de contabilidad y de abastecimiento. B. El Contador General o funcionario que haga sus veces, deberá dar conformidad a la valuación de los bienes del activo fijo. C. El método y los porcentajes de depreciación que se aplique a los bienes del activo fijo, se efectuarán teniendo en cuenta la actualización de las normas que se dicten al respecto.

VI. 

CONCILIACIÓN DE SALDOS. CONCEPTO: La conciliación de saldos consiste en la realización de acciones relacionadas entre sí y dispuestas en forma permanente o en períodos determinados, para establecer la concordancia de las cifras mostradas en los registros contables con lo realmente disponible y existente.

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OBJETIVO: Asegurar a través de pruebas de comprobación y verificación de saldos, la utilidad y confiabilidad de la información financiera producida.


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ACCIONES A DESARROLLAR: A. Las Jefaturas de las Centrales Contables de los organismos comprendidos dentro del alcance de la presente norma, deberán establecer la metodología y las fichas de ejecución de las conciliaciones de saldos pertinentes, así mismo deberán disponer las prácticas de prueba de comprobación de los saldos de las cuentas del Libro Mayor que muestren los informes financieros, a fin de asegurar su exactitud y veracidad. B. Para sustentar la información que se remita al órgano correspondiente se aplicarán los procedimientos siguientes en su caso: Arqueo de fondos y valores. Conciliaciones bancarias. Conciliación de cuentas por cobrar. Inventarios físicos de todos los bienes materiales. Conciliación de las cuentas de enlace. Conciliación del marco legal del presupuesto. Una verificación de saldos facilita la localización de errores y la adopción de medidas de corrección o ajustes. C. El establecimiento de estos procedimientos de comprobación y conciliación exige la necesidad de elaborar directivas internas en cada entidad, las mismas que estarán de acuerdo por lo normado por los sistemas contables, principios de contabilidad generalmente aceptados y dispositivos legales vigentes. D. Es condición indispensable para realizar la verificación de saldos que ésta sea ejecutada por personal distinto al encargado de efectuar los registros contables. E. Las conciliaciones que se realicen respaldarán todos los saldos de las cuentas respectivas, debiendo el personal que las practique y el Contador General dejar constancia escrita de lo efectuado.

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ALCANCE: Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones Públicas, Instituto Peruano de Seguridad Social, Sociedad de Beneficencia Pública; Gobiernos Regionales y Locales y Empresas Públicas.


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MECANISMO DE CONTROL: Los funcionarios responsables supervisarán las funciones de verificación de saldos con la finalidad de evaluar su funcionamiento y mejorar las técnicas o procedimientos empleados.

5. APLICACIÓN PRÁCTICA DE LAS NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD. Norma N° 5 Valuación y Depreciación del Activo Fijo. La aplicación de esta norma está definida por: Instructivo Nro.02 CRITERIO DE VALUACION DE LOS BIENES DEL ACTIVO FIJO, METODO Y PORCENTAJES DE DEPRECIACION Y AMORTIZACION DE LOS BIENES DEL ACTIVO FIJO EINFRAESTRUCTURA PÚBLICA (Dirección Nacional de Contabilidad Pública). Que indica: OBJETIVO.- Dar a conocer al usuario del Sistema Contable Gubernamental la metodología a seguir n y depreciación de los bienes del Estado. FINALIDAD 1. Establecer las normas que deben cumplir las entidades del Gobierno Central e centralizadas para determinar los criterios de valuación de los bienes materiales adscritos a cada entidad, a efecto de ser considerados en la categoría de bienes del activo fijo e infraestructura pública. 2. Establecer el método y porcentajes de depreciación sobre el Valor de los bienes materiales que conforman el activo fijo e infraestructura pública, de acuerdo a las prácticas y principios de contabilidad generalmente aceptados. 3. Determinar el valor de un bien a ser considerado como Activo Fijo. CRITERIOS DE VALUACION, en la determinación del Valor de un bien material a ser considerado como activo fijo, y la METODOLOGIA en la aplicación.


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6. SISTEMA ADMINISTRATIVO DE TESORERIA. El Sistema Nacional de Tesorería es el sistema administrativo que regula la administración de los fondos públicos en las entidades del sector público. Esto, sin importar el origen o fuente de financiamiento de dichos fondos. El SNT está regulado en la Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público (Ley Nº 28112) y por la Ley General del Sistema Nacional de Tesorería (Ley Nº 28693) y las Directivas emitidas por la Dirección Nacional de Tesoro Público. Normativa vigente que regula el Sistema Nacional de Tesorería SNT:  

La Ley General del Sistema Nacional de Tesorería LEY Nº 28693, nos da una clara idea del SNT, por lo que se tr anscribe parte de ella.

Sus Principios Regulatorios son: Artículo I. Unidad de Caja: Administración centralizada de los fondos públicos en cada entidad u órgano, cualquiera que sea la fuente de financiamiento e independientemente de su finalidad, respetándose la titularidad y registro que corresponda ejercer a la entidad responsable de su percepción. Artículo II. Economicidad: Manejo y disposición de los fondos públicos viabilizando su óptima aplicación y seguimiento permanente, minimizando sus costos. Artículo III. Veracidad: Las autorizaciones y el procesamiento de operaciones en el nivel central se realizan presumiendo que la información registrada por la entidad se sustenta documentadamente respecto de los actos y hechos administrativos legalmente autorizados y ejecutados. Artículo IV. Oportunidad: Percepción y acreditación de los fondos públicos en los plazos señalados, de forma tal que se encuentren disponibles en el momento y lugar en que se requiera proceder a su utilización. Artículo V. Programación: Obtención, organización y presentación del estado y flujos de los ingresos y gastos públicos identificando con razonable anticipación sus probables magnitudes, de acuerdo con su origen y naturaleza, a fin de establecer su adecuada disposición y, de ser el caso, cuantificar y evaluar alternativas de financiamiento estacional. Artículo VI. Seguridad: Prevención de riesgos o contingencias en el manejo y registro de las operaciones con fondos públicos y conservar los elementos que concurren a su ejecución y de aquellos que las sustentan.


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7. NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE TESORERIA. I. UNIDAD DE CAJA. 

CONCEPTO: La Unidad de Caja consiste en centralizar la totalidad de los recursos Financieros de la entidad y ponerlos a disposición de la Tesorería.

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OBJETIVOS: A. Formar la mayor efectividad en la captación y aplicación de los recursos y facilitar el proceso de toma de decisiones financieras. B. Evitar presiones financieras debido a la dispersión de fondos. C. Evitar la existencia de ingresos destinados a fines preestablecidos.

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ACCIONES A DESARROLLAR: A. Las entidades de Gobierno Central e Instituciones Públicas, el Principio de Unidad de Caja para las fuentes de financiamiento, diferentes a tesoro Público será aplicado en las etapas de programación y de registro respectivamente, mediante información a la Dirección General del Tesoro Público de los ingresos y egresos de la entidad. B. En todas las entidades, el Tesorero conjuntamente con el Director General de Administración, o quien haga sus veces, deberán centralizar el manejo de los recursos financieros.

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ALCANCE: Comprende a las Tesorerías de las Entidades del Gobierno Central, Instituciones Públicas, Empresas Públicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pública y Seguro Social del Perú.

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MECANISMO DE CONTROL: Se verificará la no existencia de otra Oficina, distinta a la Tesorería o quien haga sus veces, encargada del manejo de los recursos financieros de la entidad.


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II. MANEJO DE FONDOS DEL TESORO PÚBLICO A TRAVÉS DE SUB – CUENTAS. 

CONCEPTO: Sub-cuenta del Tesoro Público, es aquella que se apertura en el Banco de la Nación como parte de la cuenta única N°OOO-OO456 del Tesoro, para uso de fondos del Tesoro Público.

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OBJETIVO: Evitar presiones financieras al Tesoro Público debido a la dispersión controlada de fondos y desconcentrar la función de pago hacia las entidades que mantienen relación directa con el beneficiario o acreedor del Estado.

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ACCIONES A DESARROLLAR: A. Las Sub-cuentas se denominarán con el nombre institucional, seguido de un código establecido por la Dirección General del Tesoro Público. B. Las sub-cuentas no podrán recibir abonos, sólo cargos. C. No se autorizará la apertura de cuentas corrientes para el manejo de fondos del Tesoro Público.



ALCANCE: Comprende a las Tesorerías de las entidades del Gobierno Central e Instituciones Públicas que manejan fondos del Tesoro Público.

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MECANISMOS DE CONTROL: Se constatará la utilización de recursos asignados por el Tesoro Público a través de sub-cuentas autorizadas por la Dirección General del Tesoro Público.


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III. FACULTAD PARA EL MANEJO DE CUENTAS Y SUB – CUENTAS BANCARIAS. 

CONCEPTO: La facultad para el manejo de cuentas y sub-cuentas bancarias, consiste en autorizar a uno o más funcionarios a asumir la representación de la entidad ante el Banco de la Nación.



OBJETIVO: Lograr la máxima seguridad en el retiro de fondos de la entidad.



ACCIONES A DESARROLLAR: A. En las Empresas Públicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Públicas y Seguro Social del Perú, el Director General de Administración, el Gerente General, o quienes hagan sus veces, acreditarán ante el Banco de la Nación durante la primera semana de enero a los funcionarios, titulares y/o suplentes, que mediante firma mancomunada son responsables del manejo de fondos. B. La vacancia de funcionarios autorizados será comunicada al Banco de la Nación dentro de la veinticuatro horas de producido el caso. C. El cambio de registro de firmas de funcionarios autorizados, a través de la Dirección General del Tesoro Público, será comunicada a dicha Dirección General, para su autorización al Banco de la Nación. D. Para la apertura de nuevas cuentas y sub-cuentas será requisito indispensable acreditar las firmas de los funcionarios autorizados por la entidad. E. Los Organismos del Gobierno Central e Instituciones Públicas lo efectuarán a través de la Dirección General del Tesoro Público. F. El Banco de la Nación no tramitará ninguna transacción de las entidades que no hayan comunicado su representatividad ante sus oficinas.

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ALCANCE: Comprende a las Tesorerías de las entidades del Gobierno Central,


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Instituciones Públicas, Empresas Públicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Públicas y Seguro Social del Perú. Están exceptuadas del cumplimiento de la presente Norma la Banca Estatal y Asociada. 

MECANISMOS DE CONTROL: Se verificará que la representación de la entidad ante el Banco de la Nación recae en funcionarios que no ejercen labores de: 1. Manejo de Ingresos de Caja. 2. Registros en los Libros Principales y Auxiliares de Contabilidad. 3. Proceso de control previo.

IV. APERTURA DE CUENTAS Y SUB – CUENTAS BANCARIAS. La apertura de cuentas y subcuentas bancarias se efectuará bajo la denominación o nombre oficial de la entidad y en el menor número posible de acuerdo a las normas vigentes sobre el particular y en función estricta a sus necesidades. RDNº 008-89-EF/77.15.01 Art. 1ro.- La Norma General de Tesorería 04 es aplicable para el caso de la apertura de cuentas corrientes en moneda extranjera que se obtenga por donación o endeudamiento y en concordancia con las Normas Cambiarias que emita el Banco Central de Reserva al respecto Art. 2do. Cuando se trate de recursos en moneda extranjera a favor del Tesoro Público, la Dirección General del Tesoro Público podrá aperturar en el Banco de la Nación una o varias cuentas corrientes y subcuentas bancarias en moneda extranjera de acuerdo al procedimiento establecido en el Decreto Supremo Nº 132-87-EF. 

CONCEPTO: La apertura de cuentas y subcuentas bancarias es la acción que le corresponde efectuar a cada entidad para dar inicio al manejo de fondos a través de cheques.

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OBJETIVOS: A. Permitir un mejor control del movimiento de fondos. B. Evitar la dispersión incontrolada de fondos.


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ACCIONES A DESARROLLAR: A. La apertura de cuentas y subcuentas bancarias se efectuará exclusivamente en el Banco de la Nación. B. No se procederá a la apertura de cuentas bancarias a plazo fijo, por ningún concepto, con fondos del Tesoro Público. C. Los Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pública, Empresas Públicas y Seguro Social del Perú, podrán solicitar la apertura de una cuenta corriente bancaria específica para el manejo de fondos del Tesoro Público, de la que no se podrá trasladar fondos o otras cuentas corrientes. D. Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Públicas, para la apertura de cuenta y/o subcuentas bancarias, solicitarán la autorización correspondiente a la Dirección General del Tesoro Público, únicamente por intermedio del Director General de Administración, o quien haga sus veces en la Oficina Central de la entidad. E. La Dirección General del Tesoro Público autorizará la apertura de las cuentas corrientes bancarias, solicitadas por las entidades del Gobierno Central e Instituciones Públicas, que considere pertinentes en función a la naturaleza de las mismas y de la entidad solicitante. F. Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Públicas, podrán solicitar la apertura de una cuenta corriente bancaria por cada fuente de financiamiento diferente a Tesoro Público. G. Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Públicas, podrán solicitar la apertura de una cuenta corriente bancaria para encargos que pudieran tener de otras entidades, por fondos diferentes a Tesoro Público. H. Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Públicas que recibieran préstamos y/o donaciones, podrán solicitar la apertura de cuentas corrientes bancarias específicas, si los respectivos contratos o convenios así lo establecieran. I.

Ninguna oficina del Banco de la Nación procederá a la apertura de cuentas corrientes de entidades del Gobierno Central e Instituciones Públicas, si no están autorizadas por la Dirección General del Tesoro Público.


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ALCANCE: Comprende a las Tesorerías de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Públicas, Empresas Públicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Públicas y Seguro Social del Perú. Están exceptuadas del cumplimiento de la presente norma la Banca Estatal y Asociada.

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MECANISMOS DE CONTROL: Se mantendrán debidamente archivadas las solicitudes de apertura de cuentas y subcuentas bancarias.

V. USO DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO. Se utilizará el Fondo para Pagos en Efectivo para atender el pago de gastos menudos y urgentes; y excepcionalmente viáticos no programables y jornales. 

CONCEPTO: El Fondo para Pagos en Efectivo es aquel constituido con carácter único, por dinero en efectivo con recursos del Tesoro Público de monto variable o fijo establecido de acuerdo a las necesidades de la entidad.

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OBJETIVO: Racionalizar el uso de dinero en efectivo.



ACCIONES A DESARROLLAR: A. Su manejo será centralizado en el encargado único de cada Oficina Giradora, a nombre de quien exclusivamente deberán ser girados los cheques para la constitución o reposición del Fondo. Se justifica el giro de cheques a nombre de otros funcionarios sólo cuando se trate de oficinas ubicadas en lugar distante de la Oficina Giradora y requieran efectuar pagos en efectivo. B. Las oficinas que requieran el uso de fondos en efectivo, estando ubicadas en el mismo lugar de la Oficina Giradora, lo harán como parte del Fondo para pagos en Efectivo, asignado al encargado único.


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C. Su monto será establecido o modificado, en su caso, mediante Resolución del Director General de Administración, o quien haga sus veces, teniendo en cuenta el flujo de operaciones de gastos menudos. D. Los gastos deben ser sustentados mediante los documentos de pago, debidamente autorizados, por los cuales se haya entregado dinero en efectivo. E. Se atenderán pagos en efectivo, cuando se trate de gastos menudos y urgentes, tales como refrigerios, portes, movilidad y otros gastos menudos; así como, el pago de jornales de servidores iletrados y viáticos urgentes no programables, debidamente autorizados. F. La autorización de pago corresponde en todos los niveles a la máxima autoridad, la que podrá delegar esta potestad sin desmedro de su responsabilidad. La autorización será conferida por escrito o mediante rúbrica de los documentos sustentatorios del gasto. G. Para poder recibir nuevos fondos en efectivo se rendirá cuenta documentada de la utilización, por lo menos, de la penúltima entrega, a la Dirección General de Administración u Oficina que haga sus veces, en el formato "Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo" (Directiva Nº 8-74- EF/73.15). H. La Resolución de la Dirección General de Administración aprobatoria del Fondo para Pagos en Efectivo, deberá contener:       

Nombre del funcionario encargado único de su manejo. Nombre de los funcionarios de oficinas distantes de la Oficina Giradora a cuyo nombre se giren cheques para el Fondo. Nombre de los funcionarios a quienes se encomiende el manejo de parte del Fondo asignado al encargado único. El monto máximo del Fondo, según sea variable o fijo, en cada nivel de manejo de fondos en efectivo. El monto máximo de cada pago en efectivo El tipo de gastos a efectuar, dentro de las limitaciones establecidas en las Normas para el Procedimiento de Pagos y en la presente norma. La exigencia de rendir cuenta documentada, por lo menos de la penúltima entrega, para recibir nuevos fondos en efectivo.

I. Se informará periódicamente al Tesoro Público del movimiento del Fondo, mediante el envío del Formato de Relación de Giros (T-7).


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ALCANCE: Comprende a las Tesorerías de las entidades del Gobierno Central e Instituciones Públicas que manejen fondos del Tesoro Público.

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MECANISMOS DE CONTROL: A. Se efectuarán arqueos periódicos y sorpresivos del Fondo. B. El custodio del Fondo será una persona independiente del Cajero y de aquel personal que maneje dinero o efectúe funciones contables. C. Se mantendrá debidamente archivadas las Resoluciones Directorales de aprobación o modificación del Fondo.

VI. USO DEL FONDO FIJO PARA CHICA. Se utilizará el Fondo para Caja Chica para atender el pago de gastos menudos y urgentes; y excepcionalmente viáticos no programables y jornales. 

CONCEPTO: El Fondo Fijo para Caja Chica es aquel constituido, con carácter único, por dinero en efectivo de monto fijo establecido de acuerdo a las necesidades de la entidad.



OBJETIVO: Racionalizar el uso de dinero en efectivo.

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ACCIONES A DESARROLLAR: A. Su manejo será centralizado en el encargo único de cada Tesorería, a nombre de quien exclusivamente deberán ser girados los cheques para la constitución o reposición del Fondo. Se justifica el giro de cheques a nombre de otros funcionarios sólo cuando se trate de oficinas ubicadas en lugar distante de la Tesorería y requieren efectuar pagos en efectivo.


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B. Las oficinas que requieran el uso de fondos en efectivo, estando ubicadas en el mismo lugar de la Tesorería, lo harán como parte del Fondo Fijo para Caja Chica, asignado al encargado único. C. Su monto será establecido o modificado, en su caso, mediante Resolución del Director General de Administración, o quien haga sus veces, teniendo en cuenta el flujo operacional de gastos menudos. D. Los gastos deben ser sustentados mediante los documentos de pago, debidamente autorizados, por los cuales se haya entregado dinero en efectivo. E. Se atenderán pagos en efectivo, cuando se trate de gastos menudos y urgentes, tales como refrigerio, portes, movilidad y otros gastos menudos, así como el pago de jornales de servidores iletrados y viáticos urgentes no programables, debidamente autorizados. F. La autorización de pago corresponde en todos los niveles a la máxima autoridad, la que podrá delegar esta potestad sin desmedro de su responsabilidad. La autorización será conferida por escrito o rúbrica de los documentos sustentatorios del gasto. G. Para poder recibir nuevos fondos en efectivo se rendirá cuenta documentada de la utilización, por lo menos, de la penúltima entrega a la Dirección General de Administración u Oficina que haga sus veces, en el formato que para el caso utilice la entidad. H. La Resolución aprobatoria del Fondo Fijo para Caja Chica, deberá contener:      

Nombre del funcionario encargado único de su manejo. Nombre de los funcionarios u oficinas distantes de la Tesorería, a cuyo nombre se giran cheques para el Fondo. Nombre de los funcionarios a quienes se encomiende el manejo de parte del Fondo asignado al encargado único. El monto máximo del Fondo, en cada nivel de manejo de fondos en efectivo. El monto máximo de cada pago en efectivo. El tipo de gastos a ser atendidos con el fondo. La exigencia de rendir cuenta documentada, por lo menos de la penúltima entrega, para recibir nuevos fondos en efectivo.


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ALCANCE: Comprende a las Tesorerías de los Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Públicas, Empresas Públicas y Seguro Social del Perú, y al Gobierno Central e Instituciones Públicas para fondos que no sean del Tesoro Público.

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MECANISMOS DE CONTROL: A. Se efectuarán arqueos periódicos y sorpresivos del fondo. B. El custodio del Fondo será una persona independiente del Cajero y de aquel personal que maneje dinero o efectúe funciones contables. C. Se mantendrá debidamente archivadas las Resoluciones Directorales, o similares, de aprobación o modificación del Fondo.

VII.

REPOSICIÓN OPORTUNA DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Y DEL FONDO PARA CAJA CHICA. Se repondrá oportunamente el Fondo para Pagos en Efectivo o el Fondo Fijo para Caja Chica previa documentación sustentatoria debidamente autorizada. 

CONCEPTO: La reposición oportuna consiste en reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, de acuerdo a lo determinado, en su caso, en las Normas Generales de Tesorería NGT05 y NGT-06, previa verificación de la documentación sustentatoria.

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OBJETIVO: Cumplir a cabalidad con los fines para los que fueron creados el Fondo para Pagos en Efectivo y el Fondo Fijo para Caja Chica.


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ACCIONES A DESARROLLAR: A. Su oportuna reposición se hará mediante solicitud escrita que formulará el custodio del Fondo, tan pronto el dinero en efectivo descienda a niveles que hagan necesarias nuevas habilitaciones. B. En el caso de las entidades comprendidas en el Sistema de Pagos creado por los Decretos Leyes Nos. 19350 y 19463, la solicitud de reposición estará acompañada del formato "Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo" (Directiva Nº 8-74-EF/73.15). C. La unidad correspondiente procederá, previa verificación, a reponer el Fondo dentro de las 48 horas de recibida la solicitud de reposición.



ALCANCE: Comprende a las Tesorerías de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Públicas, Empresas Públicas, Gobiernos Locales, Sociedades del Beneficencia Publicas y Seguro Social del Perú.



MECANISMOS DE CONTROL: A. Se verificará la existencia de solicitudes de reposición del Fondo. B. Se verificará el cumplimiento del plazo establecido para la reposición del Fondo.

VIII. ARQUEOS SORPRESIVOS. Se realizarán arqueos sorpresivos de todos los fondos y valores, además de los arqueos habituales de operación. 

CONCEPTO: Los arqueos sorpresivos consisten en comprobar en cualquier momento si el saldo en libros está de acuerdo con la existencia de fondos y valores.

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OBJETIVO: Determinar la corrección y oportunidad de las operaciones y registros.


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ACCIONES A DESARROLLAR: A. Se realizarán arqueos sorpresivos y simultáneos de todos los fondos y valores que maneja la entidad, incluyendo los que se encuentren en poder de los cobradores o agentes. B. Se levantarán Actas de los arqueos que se practiquen, consignando su conformidad o disconformidad, las que serán firmadas por los responsables y los funcionarios que intervengan en el arqueo. C. Se comunicará por escrito cualquier anormalidad al Titular de la entidad, con la celeridad necesaria para la acción correctiva correspondiente. D. Los arqueos sorpresivos se efectuarán por lo menos una vez al mes. E. En los manuales y otros documentos administrativos se deberá fijar los cargos que tienen responsabilidad para la realización de los arqueos.



ALCANCE: Comprende a las Tesorerías de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Públicas, Empresas Públicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pública y Seguro Social del Perú.



MECANISMOS DE CONTROL: A. El Órgano Interno de Control de la entidad, efectuará arqueos y además revisará las actas de arqueo efectuadas por la administración. B. En el caso de organismos obligados a llevar la Contabilidad Gubernamental Integrada, el saldo deberá estar de acuerdo con el que figura en el Parte Diario de Fondos y en el Formato de Relación de Giros (T-7), para el caso del Fondo para Pagos en Efectivo. C. Se verificará en los Manuales de Organización y Funciones y de Procedimientos, los cargos que tienen responsabilidad para efectuar los arqueos sorpresivos. D. Se verificará la existencia de Actas de arqueos.


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IX. TRANSFERENCIA DE FONDOS. La transferencia de fondos dentro de la misma entidad a nivel de oficina o dependencia será efectuada sin el giro de cheques. 

CONCEPTO: La transferencia de fondos consiste en el traslado de recursos financieros de una cuenta a otra mediante Cartas-Ordenes.

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OBJETIVO: Lograr un adecuado uso de las cuentas corrientes bancarias.



ACCIONES A DESARROLLAR: A. Se cursarán Cartas-Ordenes al Banco de la Nación para transferir fondos de una cuenta a otra. B. Cuando se trate de fondos de Tesoro Público podrá transferirse fondos a otras cuentas sólo cuando se trate del pago de una obligación directa de la subcuenta hacia una cuenta corriente. En este caso procede el giro de cheques.



ALCANCE: Comprende a las Tesorerías de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Públicas, Empresas Públicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Publicas y Seguro Social del Perú. Están exceptuadas del cumplimiento de la presente norma la Banca Estatal y Asociada.



MECANISMOS DE CONTROL: Se verificará que se encuentran debidamente archivadas las copias de las cartasórdenes cursadas al Banco de la Nación para la transferencia de fondos de una cuenta a otra.

X. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA EL GIRO DE CHEQUES Y TRASLADO DE FONDOS. Todo cheque girado, así como el traslado de fondos de un lugar a otro, demandará la toma de medidas de seguridad, ciñéndose a requisitos y condiciones pre-establecidas.


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CONCEPTO: Medidas de seguridad son el conjunto de procedimientos utilizados por la entidad con la finalidad de proteger sus recursos financieros contra ciertos riesgos previstos.



OBJETIVO: Salvaguardar al máximo el manejo de fondos.

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ACCIONES A DESARROLLAR: A. Los titulares y/o suplentes revisarán cuidadosamente y visarán los documentos sustentatorios de pago con cheque o transferencia de fondos que autoricen, siendo responsables de los actos en que intervengan. B. No se autorizará la firma de cheques en blanco y/o con fecha adelantada. C. Cuando se trate de giro de cheques por montos significativos es conveniente la utilización del rotulado protector de cheques. D. Cuando se trate de traslado de fondos de un lugar a otro por motivos significativos, la entidad reforzará sus medidas de seguridad.



ALCANCE: Comprende a las Tesorerías de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Públicas, Empresas Públicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Públicas y Seguro Social del Perú.



MECANISMOS DE CONTROL: A. Se verificará que el encargado de los depósitos o retiros de fondos bancarios sea una persona distinta del Cajero y no tenga acceso a los registros contables. B. Se verificará la toma de medidas de seguridad para el giro de cheques y traslado de fondos.


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XI. CHEQUES A NOMBRE DE LA ENTIDAD. Sólo se aceptarán cheques girados a nombre de la entidad por la recepción de ingresos que no sean en efectivo. 

CONCEPTO: Cheques a nombre de la entidad son aquellos que identifican nominativamente a la entidad como única beneficiaria del monto girado.



OBJETIVO: Lograr la máxima seguridad en el tratamiento de fondos recibidos.



ACCIONES A DESARROLLAR: A. La recepción y custodia de cheques para la entidad debe efectuar bajo medidas de seguridad pre-establecidas. B. Los cheques aceptados por la entidad serán inmediatamente cruzados a su reverso con el sello restrictivo de depósito: PARA SER DEPOSITADO EN LA CUENTA CORRIENTE Nº........ DEL BANCO DE LA NACION, indicando también el nombre de la entidad. C. Los cheques serán depositados en el Banco de la Nación al siguiente día útil de su recepción. D. Los cheques de montos significativos, es preferible estén previamente certificados por el Banco contra el cual se giran.



ALCANCE: Comprende a las Tesorerías de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Públicas, Empresas Públicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Públicas y Seguro Social del Perú. Están exceptuadas del cumplimiento de la presente Norma la Banca Estatal y Asociada.


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MECANISMOS DE CONTROL: El Órgano Interno de Control de la entidad, revisará los cheques recibidos por depositar, a la fecha de los arqueos sorpresivos, haciendo constar en el Acta de Arqueos los hechos que contravengan a la Norma.

XII. CAMBIO DE CHEQUES PERSONALES. Se evitará el cambio de cheques personales por cualquier concepto y circunstancia. 

CONCEPTO: Cambiar un cheque personal significa hacer efectivo el importe del mismo utilizando los recursos de la entidad.



OBJETIVO: Lograr la máxima seguridad en el tratamiento de los fondos disponibles.

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ACCIONES A DESARROLLAR: La norma incluye a cheques de personas que laboran en la entidad como de terceras personas ajenas a ésta.



ALCANCE: Comprende a las Tesorerías de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Públicas, Empresas Públicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Públicas y Seguro Social del Perú. Están exceptuadas del cumplimiento de la presente Norma la Banca Estatal y Asociada.



MECANIMOS DE CONTROL: El Órgano Interno de Control de la entidad, revisará los cheques recibidos por depositar, a la fecha de los arqueos sorpresivos, haciendo constar en el Acta de Arqueos los hechos que contravengan a la Norma.


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UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES VIII XIII.

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USO DEL SELLO FECHADOR “PAGADO” .

Todo documento original que sustente un desembolso llevará un sello que indique la palabra "PAGADO". 

CONCEPTO: El sello fechador "PAGADO" es el instrumento de control que, estampado en un documento, indica el haberse cancelado una obligación.



OBJETIVO: Prevenir la duplicidad de presentación del comprobante para un nuevo pago.



ACCIONES A DESARROLLAR: A. El sello resaltará la palabra "PAGADO" y tendrá espacios para anotar la fecha y el número del cheque girado, número de subcuenta o cuenta corriente y Banco. B. La entidad aplicará el sello restrictivo al momento de realizar el desembolso o de girar el cheque. C. Este acto será en forma simultánea a la cancelación por el acreedor. D. No se archivará como documento fuente contable de egreso ningún documento que no tenga dicho sello.



ALCANCE: Comprende a las Tesorerías de las entidades de Gobierno Central, Instituciones Públicas, Empresas Públicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pública y Seguro Social del Perú.

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MECANISMOS DE CONTROL: Se verificará que todo documento original que sustente el desembolso de dinero en cheque o en efectivo, lleve estampada la palabra "PAGADO" y la fecha de cancelación del mismo.


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XIV. CONCILIACIONES DE SUB – CUENTAS BANCARIAS DEL TESORO PÚBLICO. P ÚBLICO. Las entidades que manejan recursos asignados por el Tesoro Público a través de subcuentas de la cuenta única del Tesoro Público, elaborarán conciliaciones bancarias periódicamente. 

CONCEPTO: Conciliación bancaria consiste en determinar la concordancia de los saldos, según libros, de las subcuentas bancarias componentes de la cuenta única Nº 000-004456 del Tesoro Público a una fecha dada con los que se desprenden del estado bancario, proporcionado por el Banco de la Nación, a la misma fecha.



OBJETIVO: Salvaguardar al máximo el manejo de fondos.



ACCIONES A DESARROLLAR: DESARROLLAR: A. Las conciliaciones bancarias serán practicadas por personal de la Tesorería, distinto al Cajero y/o al que gire, registre o firme cheques. B. Las conciliaciones bancarias deberán efectuarse mensualmente, presentando a la Dirección General del Tesoro Público las correspondientes al antepenúltima mes. C. Las conciliaciones cuando mínimo deben contener los siguientes datos:  Monto neto girado, deduciendo las anulaciones de cheques.  Monto pagado, cargado a las sub-cuentas por el Banco de la Nación.  Diferencia entre lo girado y lo pagado, adjuntando relación de cheques en tránsito, cheques en cartera y cargos indebidos por regularizar. D. Mensualmente, deberá presentarse la conciliación actualizada correspondiente al antepenúltimo mes de la subcuenta de presupuestos anteriores, en tanto el Banco de la Nación continúe cargando los cheques en tránsito y termine de regularizar los cargos indebidos correspondientes a dichos ejercicios presupuestales. E. Las conciliaciones serán firmadas por el Tesorero y el Contador General y visados por el Director General de Administración, o quienes hagan sus veces.


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ALCANCE: Comprende a las Tesorerías de las entidades del Gobierno Central e Instituciones Públicas que manejan Fondos del Tesoro Público.

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MECANISMOS DE CONTROL: A. El Órgano Interno de Control de la entidad examinará las conciliaciones bancarias que se practiquen, emitiendo informe al nivel competente a los efectos de aplicar las medidas correctivas que demande el caso. B. Las conciliaciones bancarias serán archivadas siguiendo un orden correlativo y cronológico. cronológico.

XV. FIANZA DE SERVIDORES. El personal encargado de la recepción, control y custodia de recursos públicos financieros debe estar respaldado por una fianza solvente y suficiente, como requisito indispensable para efectuar la referida función. 

CONCEPTO:

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La fianza solvente y suficiente es aquella garantía que permite a la entidad resarcirse de una pérdida sin demora y cubrir razonablemente las pérdidas máximas estimadas en un período. OBJETIVO: Salvaguardar al máximo el manejo de los recursos públicos.

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ACCIONES A DESARROLLAR: DESARROLLAR: La entidad determinará los cargos específicos del personal obligado a tener fianza y los procedimientos que debe observar para el cumplimiento de la presente Norma.


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ALCANCE: Comprende a las Tesorerías de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Públicas, Empresas Públicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Públicas y Seguro Social del Perú.

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MECANISMOS DE CONTROL: Se verificará la existencia de registros internos indicando la cobertura de la fianza, respecto al personal designado, objeto, monto, modalidad y período de la misma.

8. APLICACIÓN PRÁCTICA DE LAS NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE TESORERIA. 

NGT - 2 MANEJO DE FONDOS DEL TESORO PÚBLICO A TRAVÉS DE SUBCUENTAS

Para evitar confusiones y llevar el manejo de los fondos públicos se ha creado el sistema de sub cuentas bancarias en el Banco de La Nación que dependen de la cuenta principal del tesoro Público para llevar un control específico de cada pliego presupuestario en lo que concierne a los gastos principalmente, siendo así que estas subcuentas nunca se abonan, solamente se cargan, esta medida es para evitar el retiro de fondos de las subcuentas que no hayan sido autorizados por el Tesoro Público. Ejemplo: La Entidad Estatal “A”, posee una subcuenta bancaria en el banco de la Nación

para que a esa cuenta se debiten todos los pagos que se autorizan para las diversas acciones que lleva a cabo en el cumplimiento de su labor, y los ingresos de los fondos públicos los hace directamente a la cuenta principal del Tesoro Público. 

NGT - 3FACULTAD PARA EL MANEJO DE CUENTAS Y SUBCUENTAS BANCARIAS

Mediante esta norma se estable que para la firma de los cheques y la gestión directa de los fondos públicos de cada entidad se autorice a uno o más funcionarios ante el Banco de la nación para que en forma individual o mancomunada autoricen diversas operaciones con los fondos públicos de la entidad con otras personas naturales o jurídica. * Ejemplo: En el Gobierno Regional de La Libertad, el sistema de pago con cheque se realiza de manera mancomunado, estando autorizados a firmar los cheques el tesorero de la Entidad y el administrador, para que puedan ser cobrados en el banco de la Nación por sus beneficiarios.


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9. SISTEMA ADMINISTRATIVO DE ABASTECIMIENTO. El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos orientados al racional flujo, dotación o suministro, empleo y conservación de medios materiales; así como acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administración pública. Este sistema se instituyó a través del Decreto Ley 22056, en el marco de actividad de la Dirección Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional de Administración Pública. Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene diversas instancias. FINALIDAD: Es asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la administración pública. ÁMBITO DE APLICACIÓN: El sistema de abastecimiento en la Administración Pública es de aplicación tanto a los bienes materiales, constituidos por elementos materiales individualizables mesurables, intercambiables y útiles o necesarios para el desarrollo de procesos productivos, como a los servicios en general, excepto los personales que son competencia del sistema de personal, que para el efecto, cuenta con sus propias normas. MARCO LEGAL DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO: Actualmente en nuestro país y de conformidad a la normativa vigente, el sistema de abastecimiento de las entidades del estado, es manejado en gran parte por el Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado-OSCE, a través del mecanismo implementado por el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado SEACE; si bien es cierto, cada unidad ejecutora, tiene su área de compras autónoma, el grueso de las compras del estado se realiza a mediante el OSCE; con el objetivo fundamental administrar los recursos de la forma más eficiente, económica y eficaz; en un marco de transparencia y ética.


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10. NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO. La Resolución Jefatural Nº 118-80-INAP/DNA, que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento, es el dispositivo aún vigente que define los procedimientos técnicos del Sistema de Abastecimiento; siendo estas las siguientes: Hay que tener en cuenta q las 4 primeras normas ya están derogadas y las dos últimas están vigente. I. APLICACIÓN DE CRITERIOS DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO. En toda previsión, solicitud, obtención, suministro o administración de bienes y/o servicios, se precisarán y aplicarán criterios de calidad, cantidad, oportunidad, lugar y costo; este último cuando sea pertinente. 

CONCEPTO: El Abastecimiento, como actividad de apoyo al funcionamiento interno de la organización, debe contribuir al racional empleo y combinación de bienes y servicios (eficiencia), así como conseguir los objetivos propuestos (eficacia) del mejor modo posible. Para que la contribución sea real y efectiva es necesario orientarla mediante criterios, reglas, pautas o condiciones previamente establecidas. De entre muchos, el Sistema de Abastecimiento seleccionó y priorizó, en orden de importancia, la concurrencia obligatoria de los elementos o factores siguientes: 

Cantidad: Magnitud; todo aquello capaz de aumento o disminución y, por consiguiente puede medirse o numerarse.



Calidad: Conjunto de propiedades o cualidades que definen el carácter, índole, importancia o valor de algo.



Oportunidad: Condición medida en términos de tiempo, para que los hechos ocurran en el momento más conveniente o sea puntual.



Lugar: Porción de espacio o referencia espacial donde ocurre algún evento; sitio que ocupa una cosa.


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Costo: Valor monetario que se asigna a un hecho como resultado de sumar, aritmética o algebraica mente, el precio de cada componente.

La aplicación de tales criterios en todos los procesos técnicos de Abastecimiento corresponde a todos los órganos de una entidad, en especial los de línea o ejecutivos. El órgano de Abastecimiento los aplica en ejercicio de sus funciones. 

OBJETIVO: Establecer mecanismos que garanticen la contribución del Abastecimiento a la consecución de resultados institucionales. Rodear de garantías y pautas de medición el ejercicio de la función de Abastecimiento.



ACCIONES A DESARROLLAR: A. Las funciones básicas o generales de cada dependencia (también denominada órgano o unidad orgánica) y el planeamiento que realice para desempeñarlas, constituye requisito para prever, solicitar y posteriormente administrar, en forma adecuada, sus necesidades de bienes y/o servicios. B. Al efecto, el órgano de Abastecimiento proporcionará a las dependencias usuarias los instrumentos (también denominadas documentos de gestión administrativa), e instrucciones actualizadas que sean necesarias para facilitar la aplicación de los criterios de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento. C. El órgano de Abastecimiento en forma concertada con las dependencias usuarias y los órganos competentes, periódicamente conducirá el ajuste (conciliación o compatibilización) de las previsiones y solicitudes, con:    

Disponibilidad presupuestal. Disponibilidad de bienes y servicios en el mercado. Disposiciones en materia de ausencia del Abastecimiento y, Prioridades del Plan de Actividades de la entidad.

D. Definidas y conciliadas las previsiones, prioridades y solicitudes, el órgano de Abastecimiento suministrará los bienes y/o servicios sin introducir variaciones en los criterios de eficiencia y eficacia determinados.


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E. El órgano de Abastecimiento establecerá los períodos mínimos de anticipación con que se debe prever o solicitar los bienes y/o servicios, a fin de suministrarlos oportunamente. F. Los casos que no se sujeten a dichas normas, no derivan en responsabilidades para el órgano de Abastecimiento. G. A solicitud del órgano de Abastecimiento las dependencias usuarias subsanarán las deficiencias que se les comunique. 

La falta de subsanación paraliza el trámite.

H. El órgano de Abastecimiento, en coordinación con el de Racionalización, propondrá a la Alta Dirección las medidas de simplificación de procedimientos para hacer más económicas la obtención, el suministro, administración, etc. de bienes y/o servicios. I.



El órgano de Abastecimiento, previa coordinación con los órganos de línea o ejecución, propondrá a la Alta Dirección de la respectiva entidad las normas y orientaciones de política para aplicar los criterios de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento.

ALCANCE: La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administración Pública.

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MECANISMOS DE CONTROL: A. El Director General de Administración, o quien haga sus veces, verificará periódicamente los instrumentos e instrucciones para establecer las condiciones de eficiencia y eficacia. B. El órgano de Abastecimiento informará, periódicamente a la Dirección General de Administración o quien haga sus veces y al órgano de Control Interno, los casos de imprecisión u omisión de criterios de eficiencia y eficacia. C. Al momento de realizar acciones de control y evaluación de la gestión se tomarán en cuenta los casos frecuentes de imprecisión u omisión de criterios, para establecer sus causas y adoptar medidas correctivas.


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II. INTEGRIDAD DE ADMINITRACIÓN DEL ABASTECIMIENTO. El planeamiento, organización, dirección y control del Abastecimiento abarcará tanto a los bienes como a los servicios; y se ejecuta a través de los procesos técnicos. 

CONCEPTO: El Abastecimiento es una función de apoyo al funcionamiento interno de una Organización social. Se orienta a suministrar o proporcionar los elementos materiales (denominados bienes) y actividades complementarias para la operación de dichos elementos en estado óptimo o garantizado (denominados servicios): ambos, bienes y servicios, se empleará la producción gubernativa de servicios públicos, o de bienes económicos a través de las distintas entidades que constituyen la Administración Pública. Tales actividades se realizan en campos especializados denominados procesos técnicos, relativamente autónomos e interdependientes. Son procesos técnicos, de abastecimiento: catalogación, registro de proveedores, programación, registro y control, adquisición, recuperación de bienes, almacenamiento, mantenimiento, seguridad, distribución y disposición final. Como cualquier actividad, es posible concebirla y realizarla considerando las fases del proceso administrativo. En el Abastecimiento intervienen todas las unidades orgánicas que conforman una entidad pública, de uno u otro modo; por cuanto la integridad de la función no significa necesariamente exclusividad de su ejercicio por el órgano de Abastecimiento.

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OBJETIVO: Imprimir unidad y racionalidad a la función de Abastecimiento.

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ACCIONES A DESARROLLAR: A. En todas las entidades de la Administración Pública existirá un órgano responsable, básicamente de desarrollo y conducción de los procesos técnicos para el abastecimiento, tanto de bienes como de servicios. El órgano se denominará «Abastecimiento».


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B. Por las coordinaciones que permanentemente realiza el órgano de abastecimiento, es recomendable que forma parte de la Dirección General de Administración o quien haga sus veces, tanto a nivel central como desconcentrado. C. El nivel, denominación genérica, estructuración interna y cantidad de cargos que adopte dicho órgano, de la complejidad de las operaciones, cobertura espacial, cantidad y variedad de bienes o servicios, cantidad de personal, dispersión territorial de actividad de la entidad, etc. Es conveniente que dependa directamente del Director General de Administración o funcionario equivalente. D. Con fines de racionalidad se agrupará el desempeño de los procesos técnicos que, por su naturaleza, se orientan a la captación, clasificación, conservación, actualización y divulgación de información para optimizar las decisiones del Abastecimiento; a través de:    

La Catalogación de bienes y de servicios. El Registro de Proveedores de bienes y de servicios. La Programación del Abastecimiento; y El Registro y Control en el Abastecimiento.

E. El órgano de Abastecimiento evitará duplicar esfuerzos para negociar y concretizar, en razón a los intereses del Estado, la obtención o adquisición de bienes y de servicios. La misma regla se aplicará en acciones de recuperación de bienes. F. El órgano de Abastecimiento optimizará su intervención en la movilización, utilización, conservación y custodia de bienes y de servicios a través de una de estrecha coordinación y agrupación de acciones para:     

El almacenamiento, en todas sus formas: El mantenimiento La seguridad integral La distribución racional de bienes y de servicios; y La disposición final.

G. No es necesario, obligatorio, imprescindible ni conveniente que se constituya una dependencia por cada proceso técnico en el órgano de Abastecimiento.


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H. En situaciones especiales motivadas por el volumen de acciones, necesidades de control, cercanía territorial con la colectividad usuaria, alto nivel de especialización, u otras, hubiera necesidad de desconectar algunas funciones de Abastecimiento estableciendo unidades orgánicas especializadas, estas últimas sujetarán su actuación a las normas que formule o adecúe el órgano de Abastecimiento que opere a nivel central. I.

El órgano de Abastecimiento que opere a nivel central de la respectiva entidad, adecuará las normas técnicas de carácter general y formulará las que sean necesarias a las características institucionales. También estudiará y propondrá las medidas orientadas a centralizar y/o realizar en forma exclusiva algunas acciones de abastecimiento.

J. Las normas formuladas por el órgano de Abastecimiento serán aprobadas por el Director Superior o funcionario equivalente. Se aplicarán por el propio órgano a nivel central, por órganos desconcentrados, por los órganos usuarios y otros que intervengan en acciones de Abastecimiento, cuando las situaciones así lo exijan o aplique alguno de sus procesos técnicos. 


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MECANISMOS DE CONTROL: A. Se verificará su existencia, funciones y estructura del órgano de Abastecimiento para cautelar el ejercicio integral de la función. B. Revisión constante de disposiciones administrativas e instrumentos de gestión en la respectiva entidad para detectar cualquier tendencia o interpretación que pueda romper la integridad de la función de Abastecimiento. C. Revisión constante de disposiciones administrativas e instrumentos de gestión en la respectiva entidad para detectar cualquier tendencia o interpretación que pueda romper la integridad de la función de Abastecimiento. D. Se revisarán las medidas de creación de nuevas dependencias o desdoblamiento de las existentes para evitar la atomización o proliferación de las unidades orgánicas dentro de la de abastecimiento.


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E. Revisar la creación o existencia de Comités o Comisiones que puedan estar sustituyendo o duplicando algunas labores del órgano de Abastecimiento. En todo caso se les asignará tareas de coordinación, de liberación, selección de alternativas o supervisión delegada. III. ACTUALIZACIÓN Y UTILIZACIÓN DE INFORMACIÓN PARA EL ABASTECIMIENTO. Los encargados de los usuarios de la función de abastecimiento son responsables de actualizar y emplear permanentemente la información necesaria para orientar la aplicación de los procesos técnicos. 

CONCEPTO: Información es todo dato o fenómeno que proporciona un nuevo conocimiento o incrementa el actual, sobre la realidad en que opera una entidad. El Abastecimiento se vale de la información para orientar, organizar y racionalizar el desarrollo de los procesos técnicos. Para que sea confiable la información debe ser actual, es decir, reflejar del mejor modo posible los fenómenos que ocurren en el momento presente. Además, es necesario que todos los órganos de una entidad utilicen obligatoriamente la información en toda acción de abastecimiento, siguiendo las pautas y previsiones contenidas en las normas técnicas de Sistema.

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OBJETIVO: A. Permitir que las decisiones en materia de Abastecimiento, a cualquier nivel, se sustentan en el conocimiento previo de la realidad administrativa. B. Orientar el abastecimiento de bienes y/o servicios en las entidades públicas.

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ACCIONES A DESARROLLAR: A. La información del Abastecimiento se origina y emplea en todos los procesos técnicos, tanto por el órgano responsable de esa función como de cualquier


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dependencia de una entidad pública que necesita bienes y servicios y a las cuales se denomina usuarios. B. La información de Abastecimiento se procesa, básicamente, mediante los procesos técnicos de catalogación, programación, registro de proveedores y, de registro y control. C. Es objeto de actualización y utilización o empleo, la información contenida de los instrumentos, también llamados documentos de gestión administrativa, para el abastecimiento; entre otros, los siguientes:             

Cuadro de Necesidades, de bienes o de servicios Presupuesto Valorado, de bienes o de servicios Plan de Obtención Cuadro de Adquisición Cuadro de Suministro Formularios de Estadística del Abastecimiento (en la actualidad para Programación, Adquisición y Distribución). Ficha de descripción del bien Catálogo de bienes o de servicios Listados de Proveedores idóneos Formulario de Evaluación de Proveedores. Informes estadísticos del Abastecimiento Cuadros de Orientación de Previsión y Distribución Informes de verificación periódica sobre estado y utilización.

D. El órgano de Abastecimiento adecuará, cuando sea necesario, los aspectos que sobre el particular contengan las normas técnicas emitidas por la Dirección Nacional de Abastecimiento, o las formularán cuando no existan. Dicha normatividad institucional contendrá plazos, situaciones en que procede, procedimientos y responsabilidades para actualización y utilización de la información del Abastecimiento. E. La Dirección General de Administración o la que hace sus veces coordinará para que en los campos de su respectiva competencia, provean permanentemente de información actualizada al órgano de Abastecimiento, principalmente los siguientes: 

Planificación, especialmente sobre orientaciones de políticas; prioridades, estado de objetivos, metas y I o proyectos, etc.


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UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES VIII 

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Presupuesto, especialmente respecto de la estructura organizativa, planes de acción, atribuciones, procedimientos y nuevas funciones, etc.

F. El órgano de Abastecimiento instruirá periódicamente a los órganos o personas que sea necesario, empleando los medios disponibles, acerca de la interpretación y empleo de los instrumentos que proporcionan información. 

ALCANCE: La presente norma será aplicada en todas las entidades de la Administración Pública.

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MECANISMO DE CONTROL: A. El Director de Administración, o quien hace sus veces establecerá pautas o programas para verificar el cumplimiento de las medidas de actualización y utilización de información para el Abastecimiento. B. En coordinación con el Órgano de Racionalización, cuando menos una vez al año, se evaluará la utilidad de los instrumentos del Abastecimiento para optimizar las decisiones administrativas (normadas, pautadas, programadas o repetitivas), técnicas (especializadas de apoyo o de servicio) y lo políticas (estratégicas, interpretativas, de proyección, etc.). C. El órgano de Abastecimiento analizará los problemas que se presenten en la transmisión de información nueva o actualizada yen su actualización para adecuar los instrumentos e instrucciones haciéndolos más simples, integrados y eficaces.

IV. UNIDAD EN LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS. Toda adquisición de bienes y /0 servicios será realizada por la Oficina de Abastecimiento. Cuando para casos específicos temporalmente se encargue a un órgano diferente, los hará aplicando normas que emita el de Abastecimiento. 

CONCEPTO: La adquisición es un proceso técnico de I Abastecimiento, de ahí la facultad exclusiva. Consiste en un conjunto de actividades TECNICO ADMINISTRATIVO JURIDICAS orientadas a lograr que una entidad pública en representación del


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Estado, logre la propiedad, disponibilidad o facultad de utilización de bienes y/o servicios en forma permanente o temporal, derivándose o no una obligación de pago. En cada entidad pública opera un órgano especializado a cargo de la función de Abastecimiento. Según las características de la entidad, dicha función se puede ejercer en forma centralizada o desconcentrada. Es necesario garantizar el empleo de formas uniformes de adquisición, para evitar la anarquía o desarticulación, situaciones que dificultarían el control. 

OBJETIVO: A. Evitar la multiplicidad de esfuerzos para un mismo propósito. B. Garantizar el desempleo técnico y armónico de la actividad. C. Facilitar el control.

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ACCIONES A DESARROLLAR: A. Por principio, las actividades necesarias para obtención de bienes y / o servicios debe centralizarse en la dependencia especializada de Abastecimiento, a nivel central o desconcentrado. B. La norma se aplica para cualquiera de las formas de obtención siguientes: compra, alquiler (locación, conducción, o de locación de servicios no personales), donación, transferencia, intercambio, préstamo o comodato, producción o construcción; o cualquier otra que jurídicamente exista o se establezca. C. Las adquisiciones que demandan pago con fondos públicos se sujetan a licitación o concurso público y a las modalidades o excepciones que norme la Dirección Nacional de Abastecimiento, con sujeción a las disposiciones legales. D. La adquisición se origina en necesidades programadas con anticipación. Se realiza una vez verificada la inexistencia real o posible de ellos en la entidad y en áreas de almacenamiento. E. Las adquisiciones a efectuarse en un periodo se incluyen y aprueban por el Director Superior o quien hace sus veces, en el Plan de Obtención que formula el órgano de Abastecimiento. F. El órgano de Abastecimiento propondrá al Director Superior a, cargo similar, las normas de adquisición necesarias para establecer procedimientos simples,


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breves y ágiles; determinar responsabilidades; e implementar mecanismos de información y control. G. Por excepción., para casos especiales motivados por la distancia, especialidad, escasez de personal en Abastecimiento o para imprimir mayor celebridad a la adquisición, la Alta Dirección autorizará que ciertas acciones adquisiciones las realice un órgano distinto del de Abastecimiento, previa opinión' favorable de éste último. La autorización señalará expresamente el tipo de adquisiciones y bienes o servicios que faculta, así como el periodo de vigencia; en ningún caso será permanente o renovada consecutivamente. H. Las dependencias que en forma temporal, sustitutoria y autorizada realicen adquisiciones se sujetarán a las normas genéricas o específicas en materia de Abastecimiento; asimismo, se responsabilizan de las actividades que realicen, informando al órgano de Abastecimiento en la forma y períodos que éste señale. 

ALCANCE: La presente norma será aplicada en todas las entidades de la Administración Pública.

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MECANISMOS DE CONTROL: A. El órgano de Abastecimiento, a nivel central y desconcentrado informará a la Dirección General de Administración y al órgano de control sobre cualquier trasgresión de esta norma. B. Las Oficinas de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería, no dará curso a documentos de adquisición, de bienes y I o servicios, tramitados por órganos no autorizados. C. La Dirección General de Administración llevará un registro de autorizaciones temporales para adquisición de bienes y lo servicios e informará de su vigencia a los órganos pertinentes.


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V. UNIDAD EN EL INGRESO FISICO Y CUSTODIA TEMPORAL DE BIENES. Todos los bienes adquiridos ingresarán físicamente a la entidad por el Almacén del órgano de Abastecimiento; y para su custodia temporal, esa u otras dependencias aplicarán principios y procedimientos similares.

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CONCEPTO: El Almacenamiento es un proceso técnico de Abastecimiento orientado a establecer y aplicar pautas para la ubicación y custodia temporal de bienes en cualquier área física acondicionada con ese fin. La custodia temporal se inicia con la adquisición y la recuperación de bienes, las cuales se realizan en formas y modalidades diversas. El ingreso físico es un acto de incorporación a la entidad, pasando desde fuera de ella hacia adentro a través de un lugar previamente establecido. El ingreso es acto formal que origina acciones administrativas para certificarlo, acreditar condiciones e incorporar los bienes al conjunto de la entidad. Son bienes todos los elementos materiales, individualizables, mensurables, intercambiables y útiles. Hay acciones técnicas propias al ingreso físico y custodia temporal de bienes, las cuales necesitan ser precisadas u asignadas a ciertas áreas funcionales, recogiendo las peculiaridades de cada entidad. La unidad en el ingreso físico y custodia temporal garantiza acciones racionales y facilitan el control, en congruencia con el principio contable de «Unidad de Almacén».

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OBJETIVO: A. Establecer un sólo tipo de vía o canal para el ingreso físico de bienes adquiridos a la entidad. B. Extender los principios generales de almacenamiento a todas las áreas que realizan custodia temporal de bienes. C. Realizar mejor control de los bienes durante sus periodos de custodia, mientras son movilizados hasta el lugar de utilización directa.

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ACCIONES A DESARROLLAR:


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A. El órgano de Abastecimiento a nivel central y desconcentrado contará con áreas físicas acondicionadas especialmente para custodiar temporalmente los bienes que la entidad suministra. Comúnmente se denomina almacén. B. La ubicación, capacidad, acondicionamiento, los medios de acceso, equipamiento y personal de almacén serán planificados atendiendo a las necesidades y posibilidades de la entidad. C. Sólo por el almacén del órgano de Abastecimiento, a nivel central o desconcentrado, se realiza el ingreso físico de bienes adquiridos y/o recuperados. D. Los bienes con características especiales (caso de semovientes, alimentos frescos, productos cárnicos, equipos voluminosos, combustibles, productos radiactivos químicos, valores, granos, etc.) ingresarán: 



Físicamente por el área de custodia que reúna las condiciones adecuadas aunque estuviera a cargo de otro órgano, el mismo que asume las responsabilidades. El titular del almacén de abastecimiento verificará el hecho y tramitará los documentos. Físicamente a los lugares de custodia contratados especialmente. El titular del almacén de Abastecimiento personalmente realiza o constata la entrega en custodia y tramita los documentos.

E. Aquellos bienes que no puedan ingresar físicamente por ningún almacén de la entidad, o las operaciones de ingreso resultan antieconómicas (es el caso de locales, terrenos, construcciones diversas, equipos instalados, naves, etc.) o urge utilizarlos de inmediato, por ejemplo: medicamentos, vÍveres, ropa en casos de emergencia, se asignarán directamente a los en cargados de su utilización quienes se responsabilizan del ingreso físico. El almacén de Abastecimiento canaliza los documentos previa constatación. F. Los bienes ingresan con la Guía respectiva; comprobándose los datos que contenga: cantidad, peso números de serie, estado, funcionamiento y otros si fuera pertinente; se dejará constancia del acto de ingreso y de cualquier diferencia. G. Los bienes que, en aplicación de normas del Sistema de Contabilidad, se consideran de Activo Fijo luego serán codificados por el almacén de Abastecimiento, para identificarlos individualmente. El código contendrá


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básicamente datos sobre; la entidad, código que corresponde según el Catálogo de Bienes aprobad o, número correlativo, código de la Cuenta en que se incluye y lugar al que se asigna. Será colocado en lugar visible del propio bien, de manera indeleble, los códigos serán comunicados a la Dirección General de administración, responsable de coordinar el control de todo tipo de patrimonio. H. El órgano de Abastecimiento de la respectiva entidad, formulará normas específicas de almacenamiento que tendrán aplicación en toda área destinada a la custodia temporal de bienes, tales como: cámaras frigoríficas, silos, áreas de exhibición, zonas oficiales de establecimiento, áreas de reparación, librerías, farmacias, depósitos, cajas de seguridad, establos, almacenes de venta periféricos o el convencional de dicho órgano, etc. Las normas incluirán procedimientos, responsabilidades; condiciones e informaciones que deben proporcionar al almacén del órgano de abastecimiento. 

ALCANCE: La presente norma será de aplicación en las entidades de la Administración Pública.

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MECANISMOS DE CONTROL: A. El órgano de contabilidad no registrará bienes ingresados sin intervención del Almacén del órgano de Abastecimiento. B. El órgano de Abastecimiento llevará un registro de todas las áreas de custodia temporal (almacenamiento) que operan en la entidad, sus características, ubicación y responsables. C. El órgano de Abastecimiento informará periódicamente a la Dirección General d Administración o quien haga sus veces, las irregularidades que detecte en la


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tramitación de ingreso de bienes o en el cumplimiento de disposiciones específicas. D. Verificar el cumplimiento de la Programación del Abastecimiento para permitir un flujo regular de ingreso físico de bienes. E. Contrastar si son fundadas y procedentes las situaciones que motivan formas excepcionales de ingreso y custodia temporal. VI. AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO. En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización y/o administración de bienes y servicios, se aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuesta del órgano de Abastecimiento. 

CONCEPTO: Se entiende por austeridad del Abastecimiento: la equilibrada estimación de necesidades de bienes y servicios; al empleo mesurado de los limitados recursos asignados a una entidad pública y a su adecuada combinación para obtener más y mejores resultados (productos materiales y servicios públicos), en beneficio de la colectividad en general. La austeridad es condición básica del Abastecimiento y su aplicación correspondiente a todos los órganos de una entidad. Corresponde al órgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones y funciones, estudiar, adecuar y/o proponer a la Alta Dirección de la entidad los criterios u orientaciones para aplicación de medidas de austeridad referidas tanto a bienes como a servicios. Esos criterios serán recogidos, coordinados y proporcionados, principalmente, a los órganos de línea de la entidad.

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OBJETIVO: A. Fijar criterios para hacer más racional el empleo de los medios materiales de que disponen las entidades. B. Propiciar el empleo de criterios técnicamente elaborados.

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ACCIONES A DESARROLLAR:


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A. El órgano de Abastecimiento implantará el tratamiento estadístico de la información que genera o utiliza, a efectos de tener elementos de juicio para orientar la austeridad. B. El órgano de Abastecimiento adecuará a su realidad institucional los criterios de austeridad que forman parte de Ia R.J. N° 002-79-INAP/DNA "Normas para la programación del Abastecimiento". En casos necesarios establecerá nuevos criterios. C. Las orientaciones de Política que el órgano de Abastecimiento proponga a la Alta Dirección en los respectivos planes (Plan de Acción, Plan de Obtención, etc) se orientarán a implementar las medidas de austeridad. D. Para mejor establecer las pautas institucionales de austeridad, el órgano de Abastecimiento coordinará básicamente con los de Línea, Planificación, Presupuesto, Racionalización y Estadística, la realización de estudios conjuntos y/o sincronización de esfuerzos. La medida procura, además, evitar que se presenten discrepancias. E. Para orientar la austeridad el órgano de Abastecimiento producirá y proporcionará instrumentos e instrucciones; entre otros:  Estandarización de bienes y servicios, para disminuir su excesiva variedad.  Relación de bienes y / o servicios catalogados de los cuales se pueden prescindir.  Imprimir datos de los bienes o servicios programables en Cuadros de Necesidades.  Establecer cantidades máximas que pueden programarse por cada bien o servicio seleccionado. Las cantidades se fijan de acuerdo a la función, frecuencia de uso, cantidad de personal, etc.  Divulgar los impedimentos o limitaciones así como las prioridades.  Información de bienes o servicios sin uso, de acuerdo a verificaciones realizadas, a efecto de recuperarlos.  Planeamiento para mejor uso de duplicadoras, fotografías, etc. de vehículos, imprenta. F. Todos los titulares de órganos son responsables de supervisar la aplicación de pautas de austeridad del Abastecimiento en el ámbito de su competencia. G. Las medidas de austeridad no significa interferir en la función, eficiencia y eficacia de la entidad.


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ALCANCE: Esta norma será aplicada por todas las entidades de la Administración Pública.

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MECANISMOS DE CONTROL: A. El Director General de Administración o quien haga sus veces supervisará las labores del órgano de Abastecimiento para operatividad en la entidad, los criterios de austeridad. B. El órgano de Abastecimiento informará periódicamente las situaciones de irracionalidad, despilfarro, desequilibrio u otras que revelen la inobservancia de pautas de austeridad en el Abastecimiento. C. Los titulares de órganos, en sus acciones de control y supervisión pondrán especial énfasis en detectar y corregir las situaciones que no se ajusten a pautas de austeridad. D. En casos de incumplimiento reiterado el órgano de Abastecimiento aplicará directamente las pautas de austeridad en las necesidades y solicitudes del órgano infractor; comunicando la medida al propio órgano, al de Control Interno y a la Dirección General de Administración. E. Verificar la existencia de instrucciones en materia de austeridad del Abastecimiento, aprobadas por la Alta Dirección o nivel que haya delegado.

VII. VERIFICACIÓN DEL ESTADO Y UTILIZACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. Las entidades públicas formularán y aplicarán normas para verificar la existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes y / o servicios de que dispone la entidad. 

CONCEPTO: La verificación es un acto de constatación física que realizan personas en representación de la entidad. Al Sistema de Abastecimiento le corresponde la constatación, en referencia a las unidades físicas, aplicables tanto a los bienes como a los servicios. La verificación constituye requisito para realizar, de manera racional y sobre bases reales, las acciones de Abastecimiento que resulten necesarias.


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Básicamente la verificación se refiere a los aspectos siguientes: existencia o presencia real del bien o de servicio (visto como acción o resultado); estado para apreciar el grado de conservación o deterioro del bien así como el resultado del servicio; y condiciones de utilización, para constatar en qué se emplea, lugar, habilidades del responsable, condiciones de seguridad, rendimiento y sobre todo el empleo en beneficio de la organización en su conjunto (con fines oficiales). 

OBJETIVO: A. Realizar seguimiento a los bienes y servicios con que cuenta la entidad. B. Recabar información de las existencias, en bienes y servicios para realizar un abastecimiento más eficaz. C. Evitar la acumulación improductiva de bienes o servicios innecesarios para la entidad.

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ACCIONES A DESARROLLAR: A. El órgano de Abastecimiento formulará normas específicas de aplicación institucional para efecto de verificación de bienes y servicios precisando calendarios, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades. B. El inventario físico es una forma de verificación. Básicamente hay dos tipos: general y de almacén. 

El Director General de Administración o quien haga sus veces es responsable de disponer y aprobar los inventarios físicos generales de bienes en uso, por lo menos una vez al año.

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El titular del órgano de Abastecimiento hace lo propio con inventarios de los bienes que se hallan en custodia temporal en el almacén de su responsabilidad. Estos inventarios serán más frecuentes. Los resultados serán informados al Director General de Administración o quien hace sus veces.

Además, establece pautas para inventariar bienes en todas las áreas físicas para custodia existentes en la entidad, sea cual fuere su denominación.


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C. Es principio general que en el acto de inventario no intervenga el personal encargado de la custodia de bienes. Lo que no impide su presencia para facilitar la identificación y constatar el acto por interés individual. D. Para realizar la verificación denominada inventario físico general, el responsable constituirá equipos especiales con personal de: 

Contabilidad, para proporcionar información sobre los bienes registrados (características, valor de adquisición, depreciación, etc.) y compararla posteriormente.



Abastecimiento, para verificación en unidades físicas (ubicación, conservación, unidades de medida), a fin de atender necesidades de servicios.



Control, para salvaguardar el acto y cumplimiento de disposiciones.



Representante de la Dirección General de Administración que lleva el registro de códigos identificatorios individuales de bienes, su ubicación y cargos de afectación.

E. La verificación será realizada permanentemente por todos los titulares de órgano a cualquier nivel, aplicando las disposiciones aprobadas por la entidad. F. Verificada la inexistencia del valor monetario de un bien, en el respectivo documento fuente, procede la valuación, aplicando las orientaciones del Sistema de Contabilidad. La valuación será realizada por los órganos de Contabilidad y Abastecimiento en forma conjunta. G. El órgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones, realizará verificaciones por muestreo a los bienes y servicios críticos con que cuenta la entidad. El informe de los resultados será remitido a los siguientes: 

Titular del órgano responsable del bien y/o servicio para que adopte las medidas necesarias.



El órgano de Control Interno.

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El Director General de Administración o quien hace sus veces.


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H. Tal verificación se orientará, básicamente, a constatar que los bienes y servicios sean utilizados permanentemente, para los fines que fueron adquiridos o creados, con fines oficiales, para beneficio general de la colectividad de trabajadores de la entidad; y en condiciones que no signifiquen peligro para el encargado, riesgo de deterioro o despilfarro. I.

La calificación del estado de inutilidad del bien o servicio, para el funcionamiento de la entidad es otra forma de verificación. El órgano de Abastecimiento en forma individual o integrando un equipo especializado, constituido a su iniciativa, realiza las acciones necesarias. Al efecto aplicará los criterios claros e inequívocos que haya establecido.

J. Para facilitar la verificación toda afectación de bienes o entrega de los mismos se hará constar en un documento a manera de cargo donde figurarán los datos del bien, el Código individual y nombres de quienes reciben y entregan. 


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MECANISMOS DE CONTROL: A. La Dirección General de Administración o quien hace sus veces, supervisará el cumplimiento de los calendarios de verificación. B. Las acciones de verificación que asuma el órgano de Abastecimiento se incluirán en el Plan de Actividades de la entidad. C. Verificación de la existencia y cumplimiento de norma sobre verificación. D. El titular del órgano respectivo y el servidor al que se asignó el bien son solidariamente responsables, tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida, daño, deterioro o mal uso de los bienes y lo servicios de su dependencia, especialmente si ocurrieron por negligencia en la aplicación de disposiciones sobre verificación física de bienes y lo servicios. E. Todos los vehículos de propiedad del Estado llevarán pintado, en lugar visible, un círculo con el nombre de la entidad que es afectado. Sólo por autorización


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expresa del titular de la entidad y en casos excepcionales previamente fundamentados, se liberará de esa obligación. F. Se oficiará a las autoridades de tránsito para que informen de la circulación de vehículos del Estado fuera del horario establecido o que se guarden en locales no oficiales. Excepto los casos autorizados expresamente por el Titular de la Entidad. 11. APLICACIÓN PRÁCTICA DE LAS NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO. La aplicación práctica de esta normativa, la podemos encontrar en toda su extensión y variedades, en los Procesos de adquisición convocados por las entidades públicas, mediante el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado. Podríamos resumir la aplicación práctica de la norma general 01: APLICACIÓN DE CRITERIOS DE EFICIENCIA Y EFICACIA. Se refiere al uso óptimo de los pocos recursos disponibles (eficiencia); así como lograr los objetivos y alcanzar las metas fijadas (eficacia) a través de la gestión adecuada de estos recursos. Para ello se debe aplicar criterios técnicos: Cantidad: Que el proveedor tenga en spot la cantidad requerida por la entidad. Calidad: Cualidades o propiedades de los que se va adquirir, obtener o contratar. Oportunidad: Que el proveedor seleccionado entregue en la fecha oportuna la totalidad de lo adquirido por la entidad o realice en su integridad el servicio contratado. Lugar: Los bienes adquiridos por la entidad deben ser entregados por el proveedor seleccionado en el almacén de la entidad y no al revés. Costo: Sólo en igualdad de características y condiciones de lo ofertado por el proveedor, se preferirá la oferta más baja presentada. El OSCE, emite los topes anuales para los procesos de adquisición. A continuación se muestra los topes monetarios para el tipo de proceso de selección para bienes, servicios y obras para el presente año 2012.


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12. SISTEMA ADMINISTRATIVO DE PERSONAL. El Sistema de Administración de Personal (SAP) es el conjunto de normas, procesos y procedimientos sistemáticamente ordenados, que permiten la aplicación de las disposiciones en materia de administración pública de personal. El Sistema de Administración de Personal (SAP) se estructura en base a los siguientes subsistemas: • Subsistema de Dotación de Personal • Subsistema de Evaluación del Desempeño • Subsistema de Movilidad de Personal • Subsistema de Capacitación Productiva • Subsistema de Registro

13. NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE PERSONAL. I. INGRESO DE PERSONAL. El ingreso de personal como empleado de carrera o como empleado eventual será mediante concurso; pudiendo ser éste de conocimiento. Méritos u otros, que aseguren la selección de personal idóneo para el desempeño de los cargos.

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CONCEPTO: Es el proceso por el cual el postulante, después de haber superado los requisitos del concurso de selección y según orden de mérito alcanzado, es nombrado o contratado por resolución de la autoridad competente, en el nivel y línea correspondiente. El cuadro de méritos contenido en el proceso de selección tendrá vigencia de seis meses, considerándose como candidatos aptos para ocupar cualquier otra vacante igual o similar a la cual concursaron cuando no hayan alcanzado la vacante.

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OBJETIVO: Atraer y seleccionar personal idóneo para el desempeño honesto, eficaz y eficiente de la función pública.


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ACCIONES A DESARROLLAR: A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. K. L.

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Requerimiento de personal por los órganos que necesitan cubrir. Designación de la comisión de concursos de las bases para el concurso; Elaboración y aprobación de las bases para el concurso; Convocatoria pública de los postulantes al concurso. Inscripción del postulante y recepción de documentos; Estudio y verificación de las solicitantes e información sustentatoria, para determinar quiénes reúnen los requisitos mínimos exigidos; Calificación del currículo vitae, pruebas de conocimiento, psicológicos experiencia y entrevista personal. Elaboración del cuadro de méritos Publicación de los resultados parciales y finales del concurso, Nombramiento o contrato dl postulante y/o postulantes, según orden de méritos Posesión del cargo e integración del ambiente laboral; Evaluación del periodo de prueba.

MECANISMOS DE CONTROL: Hojas de verificación sobre: A. B. C. D.

Concurso de ingreso. Nombramiento de personal. Contrato de personal. Evaluación de personal.

II. DECLARACIÓN JURADA DE BIENES Y RENTAS. Los trabajadores declararán los bienes y rentas que poseen independientemente de su haber, permitiendo evaluar y comparar su posición financiera. 

CONCEPTO: Es la acción administrativa de personal mediante la cual, el trabajador de la administración pública, que corresponda declarar notarialmente los bines que posee, y rentas que percibe.


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OBJETIVO: Determinar la situación económica del servidor público, antes, durante y después del desempeño de sus cargos.

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ACCIONES A DESARROLLAR: A. La oficina de personal distribuirá a los trabajadores, que corresponda el formato respectivo para que declaren sus bienes y rentas en los plazos determinados por la normatividad específica. B. Las oficinas de personal, en los casos que se señala analizaran los datos contenidos en dichas declaraciones. C. Las oficinas de personal organizarán el archivo correspondiente a esta información. D. El incumplimiento o la presentación dolosa de las declaraciones juradas dará lugar a la aplicación de las sanciones que pudiera corresponde.

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ALCANCE: La presente norma será de aplicación en todas las entidades de la Administración Pública, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y de los Jefes de las Oficinas o de los que hagan sus veces.

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MECANISMOS DE CONTROL: Hojas de verificación sobre declaración jurada de bienes y rentas.

III. CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIA DE PERSONAL. Las entidades regularán y controlarán la asistencia y permanencia de los trabajadores en su centro de trabajo. 

CONCEPTO: Es la acción administrativa de personal mediante la cual se regula la asistencia y permanencia de los trabajadores en su centro de trabajo, de acuerdo con la jornada y horario establecido, y el control de cumplimento correspondiente.


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OBJETIVOS: Garantizar el cumplimento de las horas efectivas de labor de cada servicio, de acuerdo a las disposiciones legales y administrativa vigentes.

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ACCIONES A DESARROLLAR: A. Las oficinas de personal elaboran la reglamentación interna sobre la asistencia y permanencia de los trabajadores. B. Las oficinas de personal mantendrán actualizados los registro de control de asistencia y permanencia. C. Los jefes de las unidades orgánicas o funcionales de las entidades participarán en el proceso de control de la asistencia y permanencia de los servidores bajo su dependencia.

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ALCANCE: La presente norma será de aplicación en todas las entidades de la administración pública, bajo responsabilidad de sus respectivas titulares, y de los jefes de las oficinas de personal o de las que hagan a sus veces.

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MECANISMOS DE CONTROL: Hoja de verificación sobre control de asistencia y permanencia.

IV. REGISTRO DE PERSONAL. Las entidades organizarán y mantendrán permanencia actualizado el registro de trabajadores.

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CONCEPTO: Es la acción administrativa de personal mediante la cual y a través e un conjunto de procedimiento se registrará datos de los trabajadores que ingresan al sector público archivando la documentación sustentatoria correspondiente.


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OBJETIVOS: Contar con la información administrativa de cada servidor y posibilitar su desarrollo, el cumplimiento de sus deberes y el goce de sus derechos en forma oportuna de las acciones a realizar.

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ACCIONES A DESARROLLAR: A. Las oficinas de personal registran los datos de los servidores de su entidad y los conservarán en forma ordenada y de fácil identificación a fin de utilizarlos adecuadamente en las diferentes acciones de personal y de proporcionar la información que se requiera. B. Las oficinas de personal elaborarán las estadísticas correspondientes y mantendrán actualizadas las fichas y lo legajos personales. C. La oficina central del sistema de personal llevará el registro general de los trabajadores de la administración pública.



ALCANCE: La presente será de aplicación en todas las entidades de la administración pública, bajo la responsabilidad de sus respectivos titulares, y de los jefes de las oficinas de personal o de las que hagan sus veces.

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MECANISMOS DE CONTROL: Hoja de verificación sobre registro de control.

V. DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL. En las entidades de la administración pública el desplazamiento de personal se efectuará con la finalidad de elevar los conocimientos y experiencias del trabajador, la que debe ser brindada en el desempeño de los cargos es responsabilidad de los jefes de la oficina de personal o de quien haga sus veces, y de los jefes y trabajadores en general según corresponda, el cumplir y hacer cumplir la presente disposición con la proyección señalada, considerando los intereses personales e institucionales.


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CONCEPTO: Es la acción administrativa de personal, mediante la cual se autoriza a un trabajador permanente de la administración pública a desempeñar otras funciones compatibles con el cargo que tenía o del cual es titulado, según sea el caso.

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OBJETIVOS: Elevar y ampliar los conocimientos y experiencias del servidor público para una administración eficiente y eficaz, en base a un mayor desarrollo personal.

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ACCIONES A DESARROLLAR: En cada entidad, se analizarán las evaluaciones del cumplimento de metas cuya realización es de responsabilidades de los trabajadores de la administración pública. A. Formalización periódica de la evaluación de comportamiento laboral de los trabajadores de la administración pública. B. Desarrollo de planes de capacitación, incentivación, desplazamiento, y otras acciones de personal que incluyen al mejor desarrollo personal en la función pública.



ALCANCE: La presente norma será de aplicación en las entidades de la administración pública, bajo responsabilidades de sus respectivos titulares y de los jefes de la oficina de personal o de las que hagan sus veces.

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MECANISMOS DE CONTROL: Hoja de verificación sobre la evaluación de comportamiento laboral.

VI. EVALUACIÓN DEL COMPORTAMIENTO LABORAL. 

CONCEPTO: Es el proceso técnico de personal a través del cual en forma integral, sistemática y continua, por parte de los jefes inmediatos, se valora el conjunto de actitudes, aptitudes, rendimiento y comportamiento social del trabajador de la Administración


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Pública en el cumplimiento de sus funciones, en términos de oportunidad, calidad y cantidad de los bienes, servicios producidos, y de armonía laboral. 

OBJETIVO: Valorar con la mayor objetividad posible en el comportamiento laboral del trabajador, para lograr un mejor desarrollo personal e institucional en la Administración Pública.



ACCIONES A DESARROLLAR: A. Elaboración de normas y métodos para efectuar la evaluación del comportamiento laboral. B. Formalización periódica de la evaluación. C. Desarrollo de planes de capacitación, de incentivos, desplazamiento y otras acciones.

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ALCANCE: La presente norma será de aplicación en las entidades de la Administración Pública, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y de los Jefes de las Oficinas de Personal o de las que hagan sus veces.

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MECANISMOS DE CONTROL: Hoja de Verificación sobre Evaluación del Comportamiento Laboral.

VII. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL. Promoverá el perfeccionamiento de los trabajadores y/o adquisición de conocimientos, habilidades y actitudes para una mayor calificación y un mejor ejercicio de la función pública. 

CONCEPTO: Es el proceso sistemático de perfeccionamiento y/o adquisición de conocimientos, habilidades y actitudes para una mayor calificación y un mejor ejercicio de la función pública.


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OBJETIVO: Incrementar y ampliar los conocimientos de los trabajadores de la administración pública para un mayor desarrollo del trabajador y un mejor ejercicio de la función pública.

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ACCIONES A DESARROLLAR: A. Establecimiento de políticas institucionales de capacitación. B. Establecimiento de normas y métodos para efectuar la capacitación de los trabajadores de la administración pública. C. Participación en la elaboración del plan institucional de acciones capacitación a corto y mediano plazo. D. Participación en la ejecución del plan institucional de capacitación previa las coordinaciones con los centros de capacitación estatales y no estatales. E. Informe final de cada una de las acciones de capacitación. F. Evaluación del cumplimiento del plan de capacitación.

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ALCANCE: La presente norma será la aplicación en todas las entidades de la Administración pública, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y de los jefes de las oficinas de personal o de las que hagan sus veces.

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MECANISMOS DE CONTROL: Hoja de verificación sobre capacitación de personal.

VIII. REGLAMENTO INTERNO DE PERSONAL. Las entidades elaborarán y difundirán su reglamento interno de trabajo el que defina y regule el comportamiento laboral de sus trabajadores, siendo obligatorio su cumplimento en todos los niveles.


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CONCEPTO: Es el conjunto de disposiciones que definen y regulan las relaciones laborales dentro de la entidad, los deberes y derechos correspondientes, así como las competencias jerárquicas organizacionales, para la normal marcha administrativa.

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OBJETIVO: Logar comportamientos laborales adecuados al cumplimiento de los objetivos de la entidad.

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ACCIONES A DESARROLLAR: A. Las oficinas de personal elaboran los reglamentos internos de personal, que serán aprobados por resolución del titular de la entidad o el funcionamiento autorizado por delegación. B. El reglamento se adecuará a la normatividad legal y administrativa vigente, de acuerdo a la naturaleza y complejidad de la organización. C. Las oficinas de personal difundirán los reglamentos internos de personal a todos los servidores de la entidad para su adecuado cumplimento. D. Las oficinas de personal evaluarán periódicamente, el grado de cumplimiento e introducirán las adecuaciones pertinentes.

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ALCANCE: La presente norma será de aplicación en todas las entidades de la administración pública, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y de los jefes de las oficinas de personal o de Las que hagan de sus veces.

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MECANISMOS DE CONTROL: Hoja de verificación sobre el reglamento interno personal.


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14. APLICACIÓN PRÁCTICA DE LAS NORMAS DEL SISTEMA DE PERSONAL. PROCESO CAS Nº 009-2012- MIDIS CONVOCATORIA DE PERSONAL BAJO ADMINISTRATIVA DE SERVICIOS – CAS

EL

REGIMEN

DE

CONTRATACIÓN

ASESOR EN GESTIÓN PÚBLICA Y CONTROL GUBERNAMENTAL A. GENERALIDADES 1. Objeto de la Convocatoria Contratar los Servicios de los siguientes cargos: Nº | CARGO | CODIGO | 1 | Asesor en Gestión Pública y Control Gubernamental | AGPCG | 2. Dependencia, unidad orgánica y/o área solicitante a. Secretaría General 3. Dependencia encargada de realizar el Proceso de Contratación Oficina de Recursos Humanos 4. Base Legal a) Ley Nº 29812, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2012. b) Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. c) Ley Nº 26771, Ley que establece la prohibición de ejercer la facultad de nombramiento y contratación de personal en el Sector Público, en casos de parentesco, y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N º 021-2000- PCM. d) Decreto Legislativo Nº1057, Decreto Legislativo que regula el Régimen Especial de Contratación Administrativa de Servicios, y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 075-2008-PCM. e) Ley Nº 27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública. f) Ley Nº 28175, Ley Marco del Empleo Público. g) Decreto Legislativo Nº 1023, que crea la Autoridad Nacional de Servicio Civil, rectora del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos. h) Decreto Legislativo Nº 1025, que aprueba Normas de Capacitación y Rendimiento para el Sector Público.


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B. PERFIL DEL PUESTO 1. Formación académica, grado académico y/o nivel de estudios • Título Profesional de Abogado • Maestría o Egresado de Maestría • Estudios de Post grado en Gerencia de Administración Pública

2. . Experiencia Laboral • Mínimo diez (10) años en el ejercicio de la profesión en materia de gestión

pública y control gubernamental • Acreditar haberse desempeñado como Asesor en temas de gestión pública

y/o control gubernamental en el Sector Público • Experiencia no menor de cinco (05) años en evaluación de Sistemas Administrativos 3.

Competencias • Capacidad de trabajo en equipo • Facilidad de interacción • Trabajo bajo presión • Iniciativa • Responsabilidad • Vocación de servicio

4. Cursos y/o estudios de especialización • Especialización en Gerencia de Administración Pública • Especialización en materias de control gubernamental • Estudios en riesgos de auditoría • Especialidad en Contrataciones Estatales • Manejo de Microsoft Offi ce

C. CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO Y/O CARGO 

Asesorar a la Secretaria General del MIDIS en temas de gestión pública e identificación de necesidades institucionales para la mejora de controles


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internos a ser desarrollados en las diferente unidades de la Secretaría General Evaluar expedientes asignados por la Secretaria General Elaborar informes a ser elevados al Despacho Ministerial Asesorar a la Secretaria General en temas de control gubernamental Realizar seguimiento de implementación de recomendaciones provenientes de informes de control realizados al MIDIS Evaluar expedientes provenientes de las diferentes Unidades Orgánicas de la Secretaría General del MIDIS y presentar propuestas de solución Coadyuvar al seguimiento de las principales tareas de las dependencias de la Secretaría General Revisar Proyectos de resoluciones, directivas y otros Participar en reuniones de trabajo de la Secretaria General Otros a solicitud de la Secretaria General

D. CONDICIONES ESENCIALES DEL CONTRATO CONDICIONES | DETALLE | Lugar de prestación del servicio | Av. Paseo de la República Nº 3101 – SanIsidro | Duración del contrato | Inicio: Junio 2012Término: 31 de agosto de 2012 | Remuneración Mensual | S/. 11,000.00 (Once mil y 00/110 Nuevos Soles)Incluyen los montos y afiliaciones de ley, así como toda deducción aplicable al trabajador |Otras condiciones esenciales del contrato | | E. CRONOGRAMA Y ETAPAS DEL PROCESO ETAPAS DEL PROCESO | CRONOGRAMA | ÁREA RESPONSABLE | | Aprobación de la Convocatoria | 08 de mayo de 2012 | Oficina General de Administración | | Publicación del proceso en el Servicio Nacional del Empleo | 09 de mayo al 22 de mayo de 2012 | Oficina de Recursos Humanos | CONVOCATORIA | 1 | Publicación de la convocatoria en el portal institucional del Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social | Del 23 de mayo al 29 de mayo de 2012 | Oficina de Recursos Humanos | 2 | Presentación de Hojas de Vida Mesa de Partes (Av. Paseo de la República 3101 San Isidro) | Del 23 de mayo al 29 de mayo de 2012 | Mesa de Partes | SELECCIÓN | 3 | Evaluación Curricular | 30 de mayo de 2012 | Comité de Evaluación ySelección |


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4 | Publicación de resultados de la Evaluación Curricular en el portal institucional del Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social | 30 de mayo de 2012 | Comité de Evaluación y Selección | 7 | Entrevista | 31 de mayo de 2012 | Comité de Evaluación ySelección | 8 | Publicación de resultado final en el portal institucional del Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social | 31 de mayo de 2012 | Comité de Evaluación y Selección | SUSCRIPCIÓN Y REGISTRO DEL CONTRATO | 9 | Suscripción del Contrato | Del 01 al 07 de junio de2012 | Oficina de Recursos Humanos | 10 | Registro del Contrato | Del 08 al 14 de junio de2012 | Oficina de Recursos Humanos | F.

DE LA ETAPA DE EVALUACIÓN EVALUACIÓN | PESO | PUNTAJE MÍNIMO | PUNTAJE MÁXIMO | EVALUACIÓN CURRICULAR | 50% | 30 | 50 | a. Experiencia Profesional 30%| b. Cursos o estudios de especialización 20% | Puntaje Total | 50% | | | ENTREVISTA PERSONAL | 50% | 40 | 50 | PUNTAJE TOTAL | 100% | 70 | 100 |

G. DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR 1. De la Presentación de la Hoja de Vida La información consignada en la hoja de vida tiene carácter de declaración jurada, por lo que el postulante será responsable de la información consignada en dicho documento y se somete al proceso de fiscalización posterior que pueda llevar a cabo la Entidad. El postulante deberá presentar su Hoja de Vida y copia simple de la documentación que sustente y/o acredite el cumplimiento de los requisitos mínimos señalados en el numeral II del presente en folder de manila, debidamente foliada y presentarla en Mesa de Partes de la Entidad (Av. Paseo de la República Nº 3101 – San Isidro) 2. Documentación Adicional a) El postulante deberá descargar la ficha resumen (Anexo Nº 1) de la plaza a la cual postula, llenarla y adjuntarla al expediente debidamente firmado.


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3. Otra información que resulte conveniente a) Se otorgará una bonificación del diez por ciento (10%) sobre el puntaje obtenido en la Etapa de Entrevista, a los postulantes que hayan acreditado ser Licenciados de las Fuerzas Armadas de conformidad con la Ley N°29248 y su reglamento. b) Se otorgará una bonificación por discapacidad del quince por ciento (15%) sobre el puntaje Total, al postulante que acredite dicha condición de acuerdo a la Ley N°27050, Ley General de la Persona con Discapacidad y su reglamento. H. DE LA DECLARATORIA DE DESIERTO O DE LA CANCELACIÓN DEL PROCESO 1. Declaratoria del Proceso como Desierto a) Cuando no se presenten postulantes al proceso de selección b) Cuando ninguno de los postulantes cumplen los requisitos mínimos c) Cuando habiendo cumplido los requisitos mínimos, ninguno de los postulantes obtiene puntaje mínimo en las etapas de de evaluación del proceso 2. Cancelación del Proceso de Selección a) Cuando desaparece la necesidad del servicio b) Por restricciones presupuestales


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Sistemas Administrativos del Estado monografia.docx

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