Sistem Informasi Manajemen Persediaan (Studi kasus di PT ”X”)
Oleh: Victor Adijaya Kesumo 5303010004
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDALA SURABAYA 2014
1
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Industri
manufaktur
produksi serta
selalu
berkaitan dengan proses
sistem informasi,
proses produksi
yang
diharapkan adalah hasil yang paling baik, yaitu biaya yang hemat dengan pendapatan yang optimal tanpa merugikan pihak manapun,
baik
konsumen
maupun
perusahaan
sendiri,
sedangkan sistem informasi yang diharapkan bertujuan untuk mencatat dan merekap kegiatan serta perencanaan produksi. Karena sistem informasi menunjang suatu proses produksi agar berjalan lebih efisien dan membantu pihak perusahaan dalam mengambil keputusan. Sistem
manajemen
informasi
adalah
sistem
untuk
mengubah pencatatan data menjadi bentuk yang lebih mudah dipahami oleh seluruh manajer di berbagai bagian, serta membantu mengefisiensikan waktu dalam perencanaa dan pengawasan aktifitas pada bagian yang menjadi tanggung jawab mereka. (Lucey,2005) Upaya untuk menciptakan keadaan yang diinginkan perusahaan tidak mudah karena dipengaruhi beberapa faktor dan perusahaan harus mampu menangani faktor-faktor tersebut, seperti perencanaan pengendalian persediaan bahan baku, kelancaran proses produksi,
pengaturan produk, laporan
pendataan yang baik, serta kecepatan dalam mendapatkan data yang diperlukan tersebut.
2
PT. “X” adalah pabrik manufaktur termos penyimpan panas dengan merk “ELEPHANT”, bahan baku utamanya adalah biji plastik yang dikirim oleh supplier-nya di Surabaya. Dalam pemakaian biji plastik tersebut, jenis yang digunakan berbedabeda tergantung kualitas biji plastik yang diperlukan. Dalam pemesanannya pihak perusahaan mengirim order melalui faksimili dan memastikan order mereka di terima dengan menghubungi melalui telepon. Untuk melakukan perencanaan produksi, penjadwalan serta penghitungan hasil finished goods dilakukan setiap harinya oleh supervisor yang bertugas dan di rekap secara manual pada kertas-kertas yang disediakan. Jadi jika bahan baku telah mencapai titik minimum perusahaan, maka pihak perusahaan akan melakukan pemesanan ulang. Hal inipun juga dicatat dan direkap pada beberapa kertas yang menyebabkan banyak tumpukan kertas. Sistem yang sekarang dirasa kurang optimal baik dari segi perancanaan dan sistem informasi, karena dalam perancanaan pemesanan bahan baku tidak terdapat pembelian secara bersamaan sehingga menyebabkan biaya pemesanan yang seharusnya bisa di minimalisir justru terjadi seperti biaya pemesanan, bongkar muat, serta holding cost. Sedangkan jika dilihat melalui sudut pandang sistem informasi sendiri hal ini dirasa kurang efisien karena sistem pendataan dilakukan secara manual, yang menyebabkan data rekapan tidak bisa diakses langsung oleh pihak manajemen karena harus mencari-cari terlebih dahulu. Oleh karena itu, diusulkan untuk melakukan
3
perbaikan sistem informasi manajemen persediaan di PT. “X” dengan Jointly Order dan sistem pencatatan yang terkomputerisasi dan terintegrasi. Joinly Order adalah metode yang dikembangkan oleh Chopra untuk mengakomodasikan pemesanan pada supplier yang sama dengan varian produk yang berbeda. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari fixed order cost. Untuk memperbaiki sistem informasi sendiri dilakukan dengan pembuatan program sistem informasi menggunakan software XAMPP yang akan dilengkapi dengan notifikasi stok.
1.2 Rumusan Masalah Bagaimana membuat usulan perbaikan sistem informasi manajemen persediaan dalam penerapan di PT. “X”
1.3 Tujuan Penelitian 1. Perbaikan sistem manajemen persediaan dengan tujuan meminimasikan biaya total persediaan. 2. Membuat sistem informasi persediaan untuk memberikan notifikasi periode order bahan baku.
4
1.4 Batasan Masalah 1.
Penelitian dengan Jointly Order dilakukan hanya untuk bahan baku biji plastik dan pigmen.
2.
Perbaikan Sistem informasi dilakukan untuk aktifitas dilantai produksi.
1.5 Asumsi penelitian Asumsi yang digunakan dalam penelitian adalah : 1.
Biaya dan waktu yang dipergunakan tidak berubah-ubah selama penelitian.
2.
Harga bahan baku relatif konstan dalam waktu penelitian.
3.
Pengiriman barang dari supplier tidak pernah mengalami keterlambatan.
4.
Kapasitas alat angkut dari supplier ke pabrik tidak terbatas.
1.6 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan yang digunakan dalam pembuatan laporan Skripsi ini meliputi :
BAB I
: PENDAHULUAN Bab ini membahas mengenai latar belakang, tujuan penelitian, rumusan masalah, batasan masalah dan sistematika penulisan.
5
BAB II
: LANDASAN TEORI Bab ini membahas mengenai teori-teori dan ilmu database serta metode Jointly Order yang dipakai dalam penelitian.
BAB III
: METODOLOGI PENELITIAN Bab
ini
membahas
mengenai
alur
proses
perbaikan sistem informasi manajamen mulai dari tahap pengumpulan data, pengembangan dan verifikasi model, analisis sistem, desain sistem, pengembangan tampilan program, penerapan, sampai dokumentasi. BAB IV
: PENGOLAHAN DATA Pada bab ini memuat tentang tinjauan umum perusahaan,
penjabaran
company
profile
perusahaan, serta pengumpulan data dan proses pengolahan untuk penghitungan dengan Jointly Order yang dilanjutkan pembuatan database sistem informasi. BAB V
: ANALISA Bab ini memuat tentang analisis sistem yang lama dan baru, mencatat perubahan yang terjadi didalamnya.
BAB VI
: KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran bagi penulis tentang pembuatan dan penerapan sistem informasi yang baru pada perusahaan terkait.
6
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Jointly Order Metode yang dikembangkan oleh Chopra yang dipakai untuk menggabungkan pemesanan barang menjadi satu, bertujuan untuk meminimasikan biaya-biaya yang terjadi saat pemesanan berlangsung. Perhitungan dilakukan dalam beberapa tahap menggunakan rumus sebagai berikut : a. Tahap I ( mengidentifikasi pemesanan tertinggi) :
Misalkan pada perhitungan terdapat tiga barang A1, A2, dan A3. Setiap barang akan di hitung m-nya, yang mempunyai m paling besar akan dijadikan acuan untuk perhitungan di tahap II. Contoh : Item A1 A2 A3
Pi 26000 15000 23000
Hi 2600 1500 2300
C+ci 3300000 3180000 3300000
Ri 86749 51112 79558
C 3000000 3000000 3000000
2x(C+ci) 6600000 6360000 6600000
ci 300000 180000 300000
F 0.1 0.1 0.1
M bar 5.84584027 3.47199035 5.26543043
Maka A1 akan dijadikan acuan di perhitungan tahap II.
7
b. Tahap II (menghitung waktu pemesanan bersama):
Lalu
Tahap ini menghasilkan perhitungan berapa jarak tiap kali pemesanan bersama dilakukan. Contoh : Item A2 A3 Hi 1500 2300
Pi 15000 23000 2 x ci 360000 600000
Ri 51112 79558
C 3000000 3000000
ci 180000 300000
F 0.1 0.1
M bar bar 14.59337749 17.46345708
Jadi bahan baku A2 dan A3 dipesan bersama tiap 1 kali order, karena A1 pemesanan yang paling sering, maka di ikutkan tiap kali pemesanan.
8
c. Tahap III ( Menghitung ulang atau memastikan frekuensi tertinggi) :
Tahap ini untuk mengecek kembali perhitungan di tahap I. Contoh: Item A1 A2 A3
Pi 26000 15000 23000
Ri 86749 51112 79558
ni 1 1 1
C 3000000 3000000 3000000
ci / ni 300000 180000 300000
ci 300000 180000 300000
2 ( C + Σ ci/ni ) 7560000
Keterangan : Pi
: Harga item per kg
Ri
: Permintaan bahan baku per tahun
C
: Fixed Cost
Ci
: Variable Cost
F
: Inventory Cost ( % )
Hi
: F x Pi
F 0.1 0.1 0.1
Hi 2600 1500 2300 Total
M 8.01122559
Hi x Ri 225547400 76668000 182983400 485198800
9
2.2 Lead Time Waktu antara menerima pemesanan pelanggan dan pemenuhan pesanan tersebut.
2.3 Safety Stock Persediaan yang disediakan oleh perusahaan untuk mengantisipasi terjadinya kekurangan, dimana yang berfungsi ketika dalam suatu perusahaan terdapat permintaan secara mendadak atau permintaan dalam skala besar.
2.4 Reorder Point Titik minimum persediaan bahan baku, yang tentukan perusahaan sebagai acuan dalam melakukan pemesanan ulang.
2.5 Fixed Cost dan Variable Cost Biaya yang bersifat tetap yang tidak dipengaruhi seberapa banyak produk barang atau jasa yang diproduksi (fixed cost) dan biaya yang berubah-ubah (variabel) yang selalu berubah tergantung dari banyak sedikitnya barang atau jasa yang diproduksi. 2.6 Biaya Pemesanan atau Order Cost Semua biaya yang diperlukan dalam proses pemesanan, biasanya bersifat variabel. Apabila dalam satu tahun perusahaan membutuhkan bahan baku yang di beli sebanyak R unit, dan setiap kali pembelian bahan baku sebanyak Q unit, serta biaya
10
tiap pemesanan sebesar O (ordering cost) rupiah atau S (setup) rupiah, maka biaya pesan dapat dihitung dengan cara :
Biaya Pesan = (R /Q) x O atau (R/Q) x S
2.7 Inventory Cost atau Holding Cost Biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam rangka penyimpanan barang yang telah dibeli. Bersifat variabel tergantung dari banyaknya bahan baku yang di simpan.
2.8 Optimal Order Size (EOQ) Besarnya jumlah barang yang harus di pesan dengan biaya yang paling minimum. Perhitungan EOQ bisa dilakukan dengan cara :
EOQ = R / n
Dimana R adalah permintaan dalam satu tahun dan n adalah frekuensi pemesanan bersama yang dilakukan perusahaan.
2.9 Definisi Sistem Informasi Management SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi
bagi
beberapa
pemakai
yang
mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang
11
telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah. ( McLeod,1995) Sistem informasi management bertujuan untuk memenuhi informasi umum untuk para manajer di dalam suatu perusahaan, SIM menyediakan informasi berupa laporan-laporan atau output hasil simulasi model matematik (dapat dalam bentuk tabular atau grafik).(McLeod,1995)
2.10 Komponen Pembangun SIM
Hardware Perangkat keras bagi suatu sistem informasi atas komputer.
12
Software
Software Sistem: 1.
Sistem operasi
2.
Penerjemah bahasa
3.
Program utility
Software Aplikasi 1.
Software aplikasi pemrograman sendiri
2.
Software aplikasi paket jadi
Prosedur/Pedoman Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik, seperti: buku panduan dan instruksi.
Tiga jenis prosedur yang dibutuhkan:
1.
Intruksi untuk pemakai
2.
Intruksi untuk penyiapan masukan
3.
Intruksi pengoperasian untu karyawan pusat komputer
Model Manajemen Model
untuk
analisa,
perencanaan,
pengawasan,
dan
pengambilan keputusan disebut model manajemen.
Database Kumpulan informasi yang disimpan didalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu prgram komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.
2.11 Perancangan Sistem Informasi
13
Perancangan sistem informasi merupakan pengembangan sistem baru dari sistem lama yang sudah ada, dimana masalah pada sistem lama diharapkan sudah teratasi pada sistem baru. Analisis sistem adalah tahap setelah tahap perencanaan sistem (system planning) dan sebelum tahap desain sistem (system design). Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian
komponennya
dengan
mengidentifikasikan
dan
hambatan-hambatan
yang
maksud
mengevaluasi terjadi
dan
untuk
permasalahan, kebutuhan
yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Dalam mengembangkan sistem, analisis menggunakan kombinasi dari pendekatan bottom-up dan top-down. Berikut adalah penjelasan dari pendekatan tersebut: 1.
Bottom-up Method Unsur dasar dari setiap pengolahan adalah pengelohan transaksi dan peremajaan file. Unsur dasar ini terletak pada hierarki manajemen yang paling dasar yaitu pengendalian operasional Pada tingkat manajemen ini akan terdapat tanggapan nyata atas kebutuhan nyata Setelah ditambahkan dengan perencanaan, pengendalian, dll, kebutuhan nyata akan sampai pada tingkat manajemen yang lebih tinggi untuk diambil suatu proses pengambilan keputusan. Sistem informasi dianggap tumbuh
sebagai
tanggapan
atas
kebutuhan
yang
14
dinyatakan oleh manajemen dan personalia lainnya dalam organisasi. Rencana
induk
pengembangan
mencerminkan
pelaksanaan dan keterpaduan keputusan yang pernah diminta. 2.
Top-Down Method Ancangan dari atas ke bawah berusaha mengembangaka suatu model arus informasi yang berintegrasidalam organisasi dan mendesain sistem informasi yang sesuai dengan arus informasi ini. Modul atau subsistem didefinisikan dengan memakai modul sistem informasi. Untuk mendefinisikan rencana sistem menyeluruh, pendekatan
dimulai
dengan
menentukan
tujuan
organisasi, jenis usaha, kegiatan atau fungsinya dan kendalanya. Keputusan strategis dan taktis ditentukan dan keputusan untuk operasi kegiatan diperinci. 3.
Kombinasi kedua metode Metode top-down digunakan untuk mendefinisikan suatu struktur secara menyeluruh. Untuk pendekatan kebawah dan penetapan prioritasnya dapat digunakan metode bottom-up yang melaksanakan sistem dimulai dari segi operasionalnya. Pengalaman pada setiap tahap dijadikan acuan untuk pengembangan pada tahap lain atau tahap berikutnya. Diikuti dengan penyesuaian pada proses pengambilan keputusan.
15
2.12 Prinsip Dasar Desain 1. Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource mana yang bisa diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif terutama dalam cost. 2. Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang memiliki independensi rendah menjadi modul-modul (subsistem fungsional) yang terpisah
sehingga
memudahkan
kita
untuk
berkonsentrasi mendesain per modul. Sebuah sistem informasi
dapat
fungsional,
dipecah
antara
lain
menjadi : data
7
subsistem
collection,
data
processing, file update, data storage, data retrival, information report dan data processing controls.
Petunjuk umum dalam desain subsistem fungsional sebuah sistem informasi: 1.
Sumber data sebaiknya hanya dikumpulkan sekali sebagai input ke sistem informasi.
2.
Akurasi sumber data sangat tergantung pada banyaknya langkah untuk me-record, collect dan prepare data untuk prosessing. Semakin sedikit langkah semakin akurat.
3.
Data yang
dihasilkan dari sistem berbasis komputer
sebaiknya tidak dimasukkan lagi ke sistem.
16
4.
Pewaktuan yang diperlukan untuk mengumpulkan data harus lebih kecil dari pewaktuan informasi tersebut diperlukan.
5.
Perlu pemilihan cara pengumpulan data yang paling optimal
6.
Pengumpulan
data
tidak
harus
on-line,
melainkan
tergantung dari kebutuhan informasi. 7.
Semua sumber data harus dapat di validasi dan diedit segera setelah di kumpulkan.
8.
Data yang sudah divalidasi, sebaiknya tidak divalidasi pada proses selanjutnya.
9.
Total kontrol harus segera di cek lagi sebelum dan sesudah sebuah aktifitas prosesing yang besar dilakukan.
10. Data harus dapat disimpan hanya di 1 tempat dalam basis data kecuali ada kendala sistem. 11. Semua field data sebaiknya memiliki prosedur entri dan maintenance. 12. Semua data harus dapat dicetak dalam format yang berarti untuk keperluan audit. 13. File transaksi harus di maintain paling tidak dalam 1 siklus update ke basis data. 14. Prosedur backup dan security harus disediakan untuk semua field data. 15. Setiap file non sequential perlu memiliki prosedur reorganisasi secara periodik. 16. Semua field data harus memiliki tanggal update/akses penyimpanan terakhir.
17
2.13 Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) is a graphical representation of the "flow" of data through an information system, modeling itsprocess aspects. Often they are a preliminary step used to create an overview of the system which can later be elaborated. DFDs can also be used for the visualization of data processing (structured design). A DFD shows what kinds of information will be input to and output from the system, where the data will come from and go to, and where the data will be stored. It does not show information about the timing of processes, or information about whether processes will operate in sequence or in parallel (which is shown on a flowchart).( Davies,1995)
Gambar 2.1 Data Flow Diagram
18
Empat simbol dalam penggunaan DFD :
Function
Orang atau unit yang mempergunakan atau melakukan transformasi data.
File / Database
Penyimpanan data atau tempat data yang ditunjuk oleh proses.
Input / Output
Orang atau unit terkait yang berinteraksi dengan sistem tetapi diluar sistem.
Flow
Aliran data dengan arah khusus dari sumber ketujuan.
2.14 Entity Relationship Diagram
Penyajian data dengan menggunakan Entity dan relationship 1.
Entity -
Entity adalah objek yang dapat dibedakan dalam dunia nyata
-
Entity Set adalah kumpulan dari entity yang sejenis
-
Entity Set dapat berupa :
19
o
Objek secara Fisik: Rumah, kendaraan, Peralatan
o
Objek secara konsep: Pekerjaan, Perusahaan, Rencana
2.
Atribut
Karakteristik dari Entity atau relationship, yang menyediakan penjelasan detail tentang entity atau relationship tersebut. Jenis Atribut:
-
Nilai Atribut : Data actual atau informasi yang disimpan pada suatu atribut di dalam suatu entity atau relationship
-
Key : Atribut yang digunakan untuk menentukan suatu Entity secara unik
-
Contoh :
Atribut Simple : Atribut yang bernilai tunggal
20
-
Atribut Multivalue : Atribut yang memiliki sekelompok nilai untuk setiap instant Entity
Contoh Atribut : Atribut Multivalue
-
Atribut composite : Suatu atribut yang terdiri dari beberapa atribut yang lebih kecil yang mempunyai arti tertentu
Contoh :
21
-
Atribut Derivatif : Suatu atribut yang dihasilkan dari atribut yang lain.
Contoh:
3.
Relationship
-
Definisi : Hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entity.
-
Relationship Set : Kumpulan Relationship yang sejenis
-
Derajat dari Relationship : Menjelaskan jumlah Entity
Contoh :
yang berpartisipasi dalam suatu Relationship
22
4.
Unary Degree (Derajat Satu)
Binary Degree (Derajat Dua)
Ternary Degree (Derajat Tiga)
Cardinality Ratio Constraint
-
Definisi : Menjelaskan batasan Jumlah keterhubungan satu Entity dengan Entity lainnya.
23
Jenis-jenis Cardinality Ratio 1:1
Pegawai
Milik
Kendaraan
24
5.
Participation Constraint
Definisi: Menjelaskan apakah keberadaan suatu Entity bergantung pada hubungannya dengan entity lain
Jenis-Jenis Participation Constraint
1.
Total Participation
Keberadaan suatu entity tergantung pada hubungannya dengan entity lain
25
2.
Partial Participation Keberadaan
suatu
entity
tidak
tergantung
pada
hubungannya dengan Entity lain
6.
Weak Entity
Definisi: Weak Entity: suatu entity dimana keberadaan dari entity tersebut tergantung dari keberadaan entity lain
Entity yang merupakan induknya disebut Identifying Owner dan relationship-nya Disebut Identifyimg Relationship Weak Entity Selalu mempunyai Total Participation Constraint dengan Identifying Owner
26
27
28
Transformasi dari ERD ke Database Relational
1.
Setiap tipe Entity dibuat suatu relasi yang memuat semua atribut simple, sedangkan untuk atribut composite hanya dimuat komponen-komponennya saja.
2.
Setiap Relasi yang mempunyai atribut multivalue, buatlah relasi baru dimana Primary keynya merupakan gabungan dari primary key dari relasi tersebut dengan atribut multivalue
3.
Setiap Unary Relationship 1:N, pada relasi perlu ditambahkan suatu foreign key yang menunjuk ke nilai primary key-nya.
29
2.15 Normalisasi Yaitu teknik untuk mengorganisasi data ke dalam tabel-tabel untuk memenuhi kebutuhan pemakai didalam suatu organisasi.
Tujuan:
1. Menghilangkan kerangkapan data 2. Mengurangi kompleksitas 3. Mempermudah pemodifikasian data
Proses Normalisasi
Data diuraikan dalam bentuk tabel, selanjutnya dianalisis berdasarkan persyaratan tertentu ke beberapa tingkat.
Apabila tabel yang diuji belum memenuhi persyaratan tertentu maka tabel tersebut pelu dipecah menjadi beberapa tabel yang lebih sederhana sampai memenuhi bentuk yang optimal.
30
Tahapan Normalisasi :
1) Bentuk tidak normal : Menghilangkan perulangan grup. 2) Bentuk Normal pertama (1NF) : Menghilangkan ketergantugan sebagian. 3) Bentuk Normal kedua (2NF) : Menghilangkan ketergantungan transitif. 4) Bentuk Normal ketiga (3NF) : Menghilangkan anomalianomali hasil dari ketergantungan fungsional. 5) Bentuk Normal Boyce-Codd (BCNF) : Menghilangkan ketergantungan multivalue. 6) Bentuk Normal keempat (4NF) : Menghilangkan anomalyanomali yang tersisa. 7) Bentuk Normal kelima (5NF)
2.15.1 Ketergantungan Fungsional yaitu atribut Y pada relasi R dikatakan tergantung fungsional pada atribut X (R.X -> R.Y) jika dan hanya jika setiap nilai X pada relasi R mempunyai tepat satu nilai Y pada R.
2.15.2 Ketergantungan Fungsional Penuh Atribut Y pada relasi R dikatakan tergantung fungsional penuh pada atribut X pada relasi R, jika Y tidak tergantung pada subset dari X (bila X adalah key gabungan).
31
2.15.3 Ketergantungan Transitif Ketergantungan transitif adalah atribut Z pada relasi R dikatakan tergantung transitif pada atribut X, jika atribut Y tergantung pada atribut X pada relasi R dan atribut Z tergantung pada atribut Y pada relasi R. X -> Y Y -> Z Maka = X -> Z
2.15.4 Bentuk Normal Kesatu (1NF) Yaitu : suatu relasi dikatakan sudah memenuhi bentuk normal kesatu bila setiap data bersifat atomik yaitu setiap irisan baris dan kolom hanya memepunyai satu nilai data.
2.15.5 Bentuk Normal Kedua (2NF) Yaitu : suatu relasi dikatakan sudah memenuhi bentuk normal kedua bila relasi tersebut sudah memenuhi bentuk normal kesatu dan atribut yang bukan key sudah tergantung penuh terhadap key-nya.
2.15.6 Bentuk Normal Ketiga (3NF) Yaitu : suatu relasi dikatakan sudah memenuhi bentuk normal ketiga bila relasi tersebut sudah memenuhi bentuk normal kedua dan atribut yang bukan key tidak tergantung transitif terhadap key-nya.
32
Contoh Normalisasi Database Perkuliahan
Tabel MAHASISWA-1 (Unnormal) No-
Nama
Mhs
Mhs
2683
Welli
Jurusan
MI
KodeMK M1350
M1465
5432
Bakti
Ak.
M1350 Akn201
Nama-MK Manajemen DB Analisis Perc.Sistim Manajemen DB Akuntansi
Kode
Nama
Dosen
Dosen
B104
Ati
A
B317
Dita
B
B104
Ati
C
D310
Lia
B
B212
Lola
A
Nilai
Keuangan MKT300
Dasar Pemasaran
Tabel Kuliah (2NF) Kode-MK M1350 M1465
Nama-MK Manajemen DB Analisis Perc.Sistim
Kode
Nama
Dosen
Dosen
B104
Ati
B317
Dita
M1350
Manajemen DB
B104
Ati
Akn201
Akuntansi
D310
Lia
B212
Lola
Keuangan MKT300
Dasar Pemasaran
33
Tabel MAHASISWA-3 (3NF) No-
Nama
Mhs
Mhs
2683
5432
Welli
Bakti
Jurusan
MI Ak.
Contoh Normalisasi Database Perkuliahan
Tabel Kuliah (3NF) NoMhs 2683
Kode-MK
Nilai
M1350
A
2683
M1465
5432
M1350
5432
AKN201
5432
MKT300
B
C
B A
34
Tabel Dosen (3NF) Kode
Nama
Dosen
Dosen
B104
Ati
B317
Dita
D310
Lia
B212
Lola
35
BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN
START
PENGUMPULAN DATA: 1. DEMAND 2. LEAD TIME 3. ORDER COST 4. PEMAKAIAN BAHAN BAKU
PENGHITUNGAN DENGAN JOINTLY ORDER
PENGHITUNGAN TOTAL COST
ANALISIS SISTEM
DESAIN SISTEM
PENGEMBANGAN TAMPILAN PROGRAM
PENERAPAN
KESIMPULAN
END
Gambar 3.1 Flowchart Penelitian
36
3.1
Pengumpulan Data Pada tahap ini dilakukan pengumpulkan data-data yang
diperlukan
dalam
perbaikan
sistem
informasi
manajemen persediaan untuk perusahaan terkait, seperti : 1. Data demand per tahun 2. Panjang lead time untuk tiap bahan baku 3. Material order cost 4. Data pemakaian bahan baku per tahun
Setelah mengumpulkan data tersebut dilakukan perhitungan menggunakan metode Jointly Order. Kemudian dilanjutkan dengan penghitungan total biaya kondisi mulamula di bandingkan dengan total biaya metode usulan.
3.2
Penghitungan dengan Jointly Order Pada tahap ini data yang telah dihitung jumlah pemesanan yang optimal menggunakan Jointly Order.
3.3
Perhitungan Total Cost Perhitungan total cost dilakukan dan membandingkan hasil perhitungan metode mula-mula dengan metode penelitian yaitu Jointly Order.
37
3.4
Analisis sistem Mengamati
dan
mencatat
kekurangan
pada
pembukuan yang lama, membuat Entity Relationship Diagram, DFD, Flowchart, dan menentukan primary key dalam masing-masing table, lalu mengelompokkan data yang di dapat guna pembuatan sistem informasi yang baru.
3.5
Desain Sistem Membuat sistem berdasarkan data yang telah didapat dan dibutuhkan oleh perusahaan, yaitu :
1.
Pembeliaan bahan baku (purchasing) Pengadaan bahan baku pembuatan termos yaitu biji plastik polyphropylene, serta part-part yang di pesan dari pihak luar seperti botol penyimpan panas, karet botol, stiker, dan sekrup baik jumlah dan pemilihan supplier, semua di jadwalkan oleh factory manager. Data yang didapat pada tahap ini berupa nota-nota pemberlian serta kontrak pihak supplier dengan perusahaan.
2.
Pemakaian bahan baku Proses
ini
adalah
proses
produksi,
dengan
memakai bahan baku yang telah di beli dan berada di gudang bahan baku. Untuk mengawali proses
38
produksi, pada tiap harinya factory manager telah merencanakan baik jumlah, warna serta part-part apa saja yang akan di produksi oleh 16 mesin injeksi yang tersedia dalam sebuah kertas yang berisi schedule table untuk dibagikan kepada supervisor sebelum pada operator, dan juga di simpan untuk laporan pada owner pada akhir bulan.
3.
Barang setengah jadi (work in process) part-part yang telah di produksi disimpan terlebih dahulu dalam tempat penyimpanan sementara sebelum di lanjutkan ke proses selanjutnya yaitu perakitan / assembly. Pada tahap penyimpanan sementara ini perlu dilakukan pencatatan jumlah yang part yang telah diproduksi dan yang sedang diproduksi, guna menentukkan target produksi dari lantai assembly.
4.
Barang jadi (finished goods) setelah bahan baku melewati proses produksi dan berubah menjadi part-part termos, maka akan diproses lebih lanjut di lantai assembly. Pada umunya perakitan termos terdiri dari body, gantungan, cangkir (terdiri dari tutup dan karen tutup), bottom, sekrup, stiker, plastik pembungkus, kardus kecil, dan kardus besar. Dalam tahap akhir
39
ini, termos yang telah di pack akan disimpan dulu dalam gudang bahan jadi sebelum dijadwalkan untuk di pasarkan dengan jumlah yang di butuhkan pasar. Dengan cara desain basis data dilakukan menggunakan aplikasi MySQL dan di running dengan XAMPP. Dalam tahap ini dilakukan verifikasi dari Conceptual Data Model (CDM) untuk kemudian dinormalisasikan menjadi Physical Database Management (PDM).
3.6
Pengembangan Tampilan Program Pada bagian ini akan dilakukan pengembangan pada
tampilan program dan menambahkan program dan men fitur-fitur lain seperti help, search, add, remove, save, serta menghosting program supaya dapat di akses oleh bagian lain yang memiliki password dan username sendiri. Menata ulang letak tampilan program guna memudahkan pengaksesan oleh perusahaan.
3.7
Penerapan Melakukan serah terima program yang telah dirancang
kepada perusahaan supaya di terapkan dalam bagian produksi.
3.8
Kesimpulan Melakukan pencatatan dan analisa, pemantauan terhadap
sistem dan data yang telah ada, serta membuat kesimpulan dari proses awal sampai akhir serta mencatat perbaikan-perbaikan yang terjadi.
40
Bab 4 PENGOLAHAN DATA
4.1
Tinjauan Umum Perusahaan
4.1.1
Sejarah Perusahaan PT
“X”
adalah
pabrik
manufaktur
yang
memproduksi salah satu alat rumah tangga yaitu termos, pabrik ini telah berdiri selama lebih dari 15 tahun yang semula di daerah rungkut berpindah ke Jalan Mastrip, Surabaya. Pada awalnya pabrik ini membuat sendiri bagianbagian termos, yaitu bagian dalam (botol penyimpan panas, karet pengaman, dan tutup termos), bagian luarnya (body, cangkir luar, bottom, dan gantungan), tetapi karena biaya biaya untuk memproduksi sendiri semakin mahal, maka memutuskan untuk meng-subkontrakkan sebagian part-nya pada beberapa supplier, yaitu untuk botol, karet pengaman, serta sekrup untuk menyatukan komponen. Untuk perakitan dilakukan
oleh
PT
“X”
sendiri,
lalu
untuk
area
pendistribusian dilakukan didaerah lokal serta daerahdaerah di Indonesia lainnya.
41
4.1.2
Struktur Organisasi Factory Manager
Supervisor Quality Control
Quality Control
HRD
Administrator
Mekanik
Operator
Gambar 4.1.1 Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah salah satu bagian yang penting dalam tubuh perusahaan, karena hal ini adalah yang membagi tugas, tanggung jawab serta wewenang suatu perusahaan sehingga terjalinnya kinerja yang baik antar bagian. Berikut job description untuk bagian-bagian yang berada di PT “X” ini adalah :
1. Factory Manager a. Menyusun laporan dan rencana produksi setiap hari b. Menyusun kebijakan – kebijakan di lantai produksi. c. Mengawasi seluruh kegiatan di lantai produksi.
2. Supervisor Quality Control a. Memeriksa hasil jadi secara random dari operator. b. Bertanggung jawab terhadap Factory Manager
42
3. Administrator a. Membuat laporan keuangan di lantai produksi b. Membuat surat jalan dan faktur penjualan. c. Mencatat barang jadi yang masuk di gudang. d. Bertanggung jawab terhadap Factory Manager
4. Human Resource Development a. Membuat laporan kegiatan tiap karyawan b. Menyeleksi tenaga kerja baru
5. Pengawas Quality Control a. Memeriksa bagian-bagian termos yang telah di bersihkan oleh operator b. Bertanggung jawab kepada Supervisor QC
6. Mekanik a.
Memperbaiki dan melakukan pengecekan terhadap mesin
b.
Mengganti atau mengisi ulang bahan baku dalam mesin injection
43
4.2
Pengumpulan Data
4.2.1
Nama material dan harga bahan baku Dalam pembuatan termos, PT “X” melakukan pemesanan beberapa material pada beberapa supplier dengan
harga yang berbeda karena perbedaan kualitas.
Berikut material, nama supplier , jumlah pemesanan beserta harga : Tabel 4.2.1 Daftar material, supplier, jml dan harga
No 1
Nama Material Bottle
Supp* China
2
Biji Plastik
A
3
Pigmen
X
Varian none 1 2 3 Merah Hijau Biru
Jml / Pesan** 70.000-100.000 pcs 25-35 Ton 15-20 Ton 25-30 Ton 4-6 Ton 4-6 Ton 4-6 Ton
Lead Time : Bottle
: 1 month
Biji plastik & Pigmen
: 1 week
Harga Rp 42.500 / pc Rp 26.000 / kg Rp 15.000 / kg Rp 23.000 / kg Rp 17.500 / kg Rp 18.000 / kg Rp 15.000 / kg
44
Tabel 4.2.2 Data Pemakaian bahan baku tahun 2013
Pemakaian bahan baku
TahunBulan 13-Jan 13-Feb 13-Mar 13-Apr 13-Mei 13-Jun 13-Jul 13-Agus 13-Sep 13-Okt 13-Nop 13-Des Total
Biji Plastik A1 (kg) 7996 7663 6948 7418 6317 6031 7428 7608 7298 7323 7347 7372 86749
Biji Plastik A2 (kg) 4247 3634 3278 4261 5297 5191 3438 4894 4251 4229 4207 4185 51112
Biji Plastik A3 (kg) 6956 6581 6426 6134 6284 6134 7741 6710 6663 6658 6653 6648 79558
Pigmen Merah (kg) 2371 2466 2099 2423 1943 2013 2365 2120 2163 1879 2425 2412 26679
Pigmen Hijau (kg) 2382 2455 1888 2068 2015 2452 2367 1855 1944 1764 2322 2476 25988
Pigmen Biru (kg) 2487 2377 1923 2453 1924 2425 2018 2360 1895 1879 1918 2201 25860
Holding cost asumsi 10%
Data Jumlah pemesanan ( M ) masing-masing bahan baku : Tahun 2013 : Biji Plastik A1 = 11x
Pigmen Merah : 8x
Biji Plastik A2 = 7x
Pigmen Hijau : 7x
Biji Plastik A3 = 9x
Pigmen Biru
: 8x
Botol : 6x
Botol (biji) 32675 30137 35258 31187 35438 33351 33231 32093 39910 32301 30973 32387 398941
45
Daftar biaya untuk pemesanan bahan baku tahun 2013 ( per satu kali pemesanan ) : Tabel 4.2.3 Data Fixed Cost Biji Plastik dan Pigmen 2013
Biji Plastik
Fixed Cost Biaya Pengiriman Akomodasi Sopir dan Kernet Surat Jalan Dokumentasi pengiriman Asuransi ( 10% biaya kirim ) Total
Pigmen
Rp2,200,000.00
Rp500,000.00
Rp300,000.00 Rp150,000.00 Rp150,000.00
Rp100,000.00 Rp50,000.00 Rp50,000.00
Rp200,000.00 Rp3,000,000.00
Rp50,000.00 Rp750,000.00
Tabel 4.2.4 Data Fixed Cost Bottle 2013
Fixed Cost Biaya Telepon Indonesia-China durasi 5 menit Biaya Fax Indonesia-China durasi 5 menit Biaya Pengiriman (Transportasi laut, bea cukai, PPN, pph, asuransi, dokumentasi impor) Total Total dengan pembulatan
Jumlah Rp10,000.00 Rp10,000.00 Rp85,000,000.00 Rp85,020,000.00 Rp85,000,000.00
Tabel 4.2.5 Data Variable Cost atau Biaya Angkut 2013
Variable Cost (Rp 1.000,- / 25kg) Bahan baku Biji Plastik A1 Biji Plastik A2 Biji Plastik A3
Harga Rp1,000.00 Rp1,000.00 Rp1,000.00
Bahan baku Pigmen Merah Pigmen Hijau Pigmen Biru
Harga Rp1,000.00 Rp1,000.00 Rp1,000.00
46
4.2.1.1 Perhitungan menggunakan Jointly Order Tahun 2013 Step 1 : Mengidentifikasi frekuensi pemesanan tertinggi :
Tabel 4.2.6 Tabel Hasil Perhitungan
Item A1 A2 A3
Pi 26000 15000 23000
Hi C+ci 2600 3001000 1500 3001000 2300 3001000 Keterangan :
Ri 86749 51112 79558
C 3000000 3000000 3000000
2x(C+ci) 6002000 6002000 6002000
: Harga item per kg
Ri
: Permintaan bahan baku per tahun
C
: Fixed Cost
Ci
: Variable Cost
F
: Inventory Cost ( % )
Hi
: F x Pi
acuan.
F 0.1 0.1 0.1
6.1301474 3.57403723 5.52150985
Pi
Karena A1 memiliki
ci 1000 1000 1000
yang paling besar, maka akan di jadikan
47
Step 2 : Menghitung waktu pemesanan bersama :
Tabel 4.2.7 Tabel Hasil Perhitungan
Item A2 A3 F 0.1 0.1
Pi 15000 23000 Hi 1500 2300
Ri 51112 79558
C 3000000 3000000
2 x ci 2000 2000
195.7907046 302.4759495
ci 1000 1000
Jadi bahan baku A2 dan A3 dipesan bersama tiap 1 kali order, karena A1 pemesanan yang paling sering, maka di ikutkan tiap kali pemesanan.
48
Step 3 : Menghitung ulang frekuensi tertinggi dengan cara :
Tabel 4.2.8 Tabel Hasil Perhitungan M
Item A1 A2 A3
Pi 26000 15000 23000
ni 1 1 1 Total
Ri 86749 51112 79558
ci / ni 1000 1000 1000 3000
C 3000000 3000000 3000000
ci 1000 1000 1000
2 ( C + Σ ci/ni ) 6006000
F 0.1 0.1 0.1
Hi 2600 1500 2300 Total
Hi x Ri 225547400 76668000 182983400 485198800
M 8.9880855
Dapat diketahui pengendalian persediaan untuk Biji Plastik A1 yaitu : Permintaan per tahun (R) = 86.749 kg Order Frekuensi (M) = 9 Optimal Order Size (EOQ) = R/n = 86.749 / 9 = 9639 kg Cycle Inventory = Q/2 = 9.639 / 2 = 5.422 kg Reorder Point (B) = R.L / 52 = 86.749 x 1 / 52 = 1.668 kg
49
Tabel 4.2.9 Tabel Rangkuman data Biji Plastik Tahun 2013
Tahun 2013 Metode
Biji Plastik
Biji Plastik
Biji Plastik
mula-mula
A1
A2
A3
Permintaan ( R )
86749
51112
79558
Harga ( P )
26000
15000
23000
Fixed cost ( C )
3000000
3000000
3000000
Var cost ( c )
1000
1000
1000
Pemesanan bersama ( M )
11
7
9
Biaya simpan ( H )
0,1
0,1
0,1
Optimal Order Size ( Q )
7886
7302
8840
Cycle Inventory ( Q/2 )
3943
3651
4420
Reorder Point ( B )
1668
983
1530
Tahun 2013 Metode
Biji Plastik
Biji Plastik
Biji Plastik
Usulan
A1
A2
A3
Permintaan ( R )
86749
51112
79558
Harga ( P )
26000
15000
23000
Fixed cost ( C ) Var cost ( c )
3000000 1000
3000000 1000
3000000 1000
Pemesanan bersama ( M )
9
9
9
Biaya simpan ( H )
0.1
0.1
0.1
Optimal Order Size ( Q )
9639
5679
8840
Cycle Inventory ( Q/2 )
4819
2840
4420
Reorder Point ( B )
1668
983
1530
50
Dengan cara yang sama, maka dapat dihitung pula pengendalian persediaan bahan baku pigmen dan hasilnya dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
Tabel 4.2.10 Tabel Rangkuman data Pigmen Tahun 2013
Tahun 2013 Metode Mula-mula Permintaan Harga Fixed cost Var cost Pemesanan bersama Biaya simpan Optimal Order Size Cycle Inventory Reorder Point
Pigmen Merah 26679 17500 750000 1000 8 0.1 3335 1667 513
Pigmen Hijau 25988 18000 750000 1000 7 0.1 3713 1856 500
Pigmen Biru 25860 15000 750000 1000 8 0.1 3233 1616 497
Tahun 2013 Metode Usulan Permintaan Harga Fixed cost Var cost Pemesanan bersama Biaya simpan Optimal Order Size Cycle Inventory Reorder Point
Pigmen Merah 86749 26000 3000000 1000 9 0.1 9639 4819 1668
Pigmen Hijau 51112 15000 3000000 1000 9 0.1 5679 2840 983
Pigmen Biru 79558 23000 3000000 1000 9 0.1 8840 4420 1530
51
4.2.1.2 Perhitungan EOQ bahan Baku Botol Harga / satuan ( P )
= Rp 42.500
Demand / tahun ( tahun 2013 ) ( R ) = 398.941 buah Holding Cost ( H )
= 0.1
Biaya order / pesan ( C )
= Rp 85.000.000
EOQ = ( 2.R.C / P.l )0.5 = ( 2 x 398.941 x 85.000.000 / 42.500 x 0.1 )0.5 = 89.325 buah
Frekuensi pemesanan = 398.941 / 89.325 = 4.47 kali
Biaya pemesanan awal
= 6 x 85.000.000 = Rp 510.000.000,-
Biaya pemesananan EOQ = 5 x 85.000.000 = 425.000.000,-
Pengehematan
= 510.000.000 – 425.000.000 = Rp 85.000.000,-
52
4.2.1.3 Total Cost Metode mula-mula : Biji Plastik Total cost = Biaya pembelian + Biaya simpan + Biaya pesan = ∑ ( Permintaan tahunan x harga item produk / unit ) + ∑ ( biaya simpan x cycle inv x harga item produk / unit ) + ( pemesanan bersamaan x fixed cost ) + ∑ (var cost)
Tahun 2013 Total cost = [ ( 86.749 x 26.000 ) + ( 51.112 x 15.000 ) + ( 79.558 x 23.000 ) ] + [ ( 0,1 x 5422 x 26.000 ) + ( 0,1 x 3195 x 15.000 ) + ( 0,1 x 4972 x 23.000 ) ] ( 11 x 3.000.000 ) + ( 7 x 3000.000 ) + ( 9 x 3.000.000 ) + ( 300.000 + 185.000 + 300.000 ) = Rp 4.964.097.925,00
Metode Usulan Tahun 2013 Total cost = [ ( 86.749 x 26.000 ) + ( 51.112 x 15.000 ) + ( 79.558 x 23.000 ) ] + [ ( 0,1 x 3943 x 26.000 ) + ( 0,1 x 3651 x 15.000 ) + ( 0,1 x 4420 x 23.000 ) ] ( 9 x 3.000.000 ) + ( 1.000 + 1.000 + 1.000 ) = Rp 4.904.885.184,70
Penghematan
= Rp 4.916.097.925,00 - Rp 4.902.667.184,70 = Rp 57.648.741,30
53
Metode mula-mula : Pigmen Total cost = Biaya pembelian + Biaya simpan + Biaya pesan = ∑ ( Permintaan tahunan x harga item produk / unit ) + ∑ ( biaya simpan x cycle inv x harga item produk / unit ) + ( pemesanan x fixed cost ) + ∑ (var cost)
Tahun 2013 Total cost = [ ( 26.679 x 17.500 ) + ( 25.988 x 18.000 ) + ( 25.860 x 15.000 ) ] + [ ( 0,1 x 1667 x 17.500 ) + ( 0,1 x 1856 x 18.000 ) + ( 0,1 x 1616 x 15.000 ) ] ( 8 x 750.000 ) + ( 7 x 750.000 ) + ( 8 x 750.000 ) + ( 75.000 + 75.000 + 75.000 ) = Rp 1.348.725.204.91
Metode Usulan Tahun 2013 Total cost = [ ( 26.679 x 17.500 ) + ( 25.988 x 18.000 ) + ( 25.860 x 15.000 ) ] + [ ( 0,1 x 1667 x 17.500 ) + ( 0,1 x 1624 x 18.000 ) + ( 0,1 x 1616 x 15.000 ) ] ( 9 x 750.000 ) + ( 1.000 + 1.000 + 1.000 ) = Rp 1.337.585.540.63
Penghematan
= Rp 1.348.725.204.91- Rp 1.337.057.540.63 = Rp 11.139.664,29
54
4.2.1.4 Tabel Pemesanan Bersama Bahan Baku Jenis / Periode (minggu)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
Biji Plastik A1 Biji Plastik A2 Biji Plastik A3 Jenis / Periode (minggu) Biji Plastik A1 Biji Plastik A2 Biji Plastik A3 Jenis / Periode (minggu) Biji Plastik A1 Biji Plastik A2 Biji Plastik A3 Jenis / Periode (minggu) Biji Plastik A1 Biji Plastik A2 Biji Plastik A3 Gambar 4.2.11 Gambar tabel pemesanan bersama Biji plastik Tahun 2013
55
Jenis / Periode (minggu)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
Pigmen Merah Pigmen Hijau Pigmen Biru Jenis / Periode (minggu) Pigmen Merah Pigmen Hijau Pigmen Biru Jenis / Periode (minggu) Pigmen Merah Pigmen Hijau Pigmen Biru Jenis / Periode (minggu) Pigmen Merah Pigmen Hijau Pigmen Biru Gambar 4.2.12 Gambar tabel pemesanan bersama Pigmen Tahun 2013
56
4.2.2
Proses Produksi
BIJI PLASTIK DARI GUDANG BAHAN BAKU
PEWARNAAN BIJI PLASTIK
PEMBUATAN PART-PART
WIP
A
INSPEKSI
PACKAGING
STORAGE
ASSEMBLY
A
Gambar 4.2.2.1 Aliran Bahan Baku
1.
Pemakaian Bahan Baku Bahan baku yang disimpan dalam gudang, di transfer ke bagian pewarnaan, yaitu bagian dimana biji plastik Polyphropilene di campur dengan pewarna agar nanti hasil part yang produksi sesuai dengan kebutuhan.
2.
Pembuatan Part Biji plastik yang telah dicampur dengan pewarna di masukkan kedalam16 mesin injeksi, setiap mesin injeksi tersebut memiliki target produksi yang masing-masing telah di tetapkan oleh Factory Manager dalam tiap shiftnya yang dimana terdapat 3 shift per hari. Untuk melakukan pengecekan dan pengawasan terhadap kinerja operator, di tempatkan seorang Quality Control yang nanti akan bertanggung jawab pada Supervisor Quality Control dan Factory Manager.
57
3.
WIP ( Work in Process ) Setelah part dari masing-masing mesin injeksi tersebut selesai di produksi, mereka tidak langsung di rakit tetapi
masuk
masuk
kedalam
tempat
penyimpanan
sementara.
4.
Assembly Dari tempat penyimpanan sementara, part yang akan dijadikan termos dirakit dalam satu lintasan proses perakitan yang terdiri dari 12 orang. Dalam tahap ini juga terdapat proses inspeksi serta pengemasan yang nanti akan siap untuk di pasarkan.
5.
Warehouse Setelah perakitan dan packaging selesai, tahap berikutnya adalah penyimpanan akhir yang diletakkan di gudang bahan jadi. Dalam gudang ini semua kardus yang berisi 12 termos tadi di tumpuk dan dapat menampung sampai 15.000 kardus.
58
4.2.3
Data Laporan Perusahaan Adapun dari hasil pengumpulan data yang didapat pada PT “X” adalah sebagai berikut :
a. Laporan pemesanan dari supplier Laporan ini berisi barang apa, waktu pengiriman, jumlah serta harga-harga dari masing-masing harga dari masing-masing supplier.
Tabel 4.2.3.1 Form pemesanan supplier
Supplier Nama Supplier
:
No Telp
:
Alamat
:
Nama Barang
:
Jumlah
:
Harga
:
b. Laporan stok bahan baku Laporan ini mencatat stok awal bahan baku utama yaitu biji plastik, botol penyimpan panas,dan karet pengaman yang di pesan dari masing-masing supplier.
59
Tabel 4.2.3.2 Form data stok bahan baku
Gudang
Nama barang
:
Stok awal
:
Penambahan
:
Tgl Penambahan
:
Stok akhir
:
c. Laporan pemakaian bahan baku Laporan ini mencatat jumlah pemakaian bahan baku dan biji plastik yang perlu dilakukan warna yang dibutuhan oleh lantai produksi pada satu hari masa produksi tersebut.
Tabel 4.2.3.3 Form pemakaian bahan baku
Pemakaian Bahan Baku
Nama Barang
:
Pemakaian
:
Sisa Stok
:
60
d. Laporan produksi Laporan ini berisi jadwal produksi dari tiap-tiap mesin injeksi yang beroperasi. Mulai dari jumlah, warna, bagian atau part yang diperlukan sampai nama operator dan supervisor pada shift tersebut.
Tabel 4.2.3.4 Form data produksi
Produksi
Shift / Mesin
1 (Nama
2 (Nama
3(Nama
Operator)
Operator)
Operator)
16(Nama ....
Operator)
1 ( Nama Pengawas ) 2 ( Nama Pengawas ) 3 ( Nama Pengawas )
e. Laporan WIP Laporan ini mencatat hasil produksi dari tiap mesin injeksi yang beroperasi dan menambahkannya pada WIP dari shift sebelumnya.
Tabel 4.2.3.5 Form pencatatan WIP
WIP
Nama Part
:
Jumlah
:
61
f. Laporan barang jadi atau finished good Laporan ini berisi hasil dari jumlah perakitan partpart yang telah menjadi termos utuh. Jumlahnya dicatat dan ditambahkan dengan stok yang sebelumnya telah ada dalam warehouse.
Tabel 4.2.3.6 Form data stok finished goods
Barang Jadi
Nama
:
Jumlah
:
Jadwal Pengiriman
:
Jumlah Pengiriman
:
4.2.4
Gambaran Penyebab Masalah PT ”X” ini dalam menyimpan berkas laporan masih menggunakan sistem manual yang menyebabkan kesusahan dan kurang efisien dalam menyampaikan informasi pada pemilik perusahaan. Hal ini juga disebabkan tidak adanya jaringan
antar
departemen
sehingga
mengalami
keterlambatan dalam memberi dan mendapat informasi. Adapun penyebab-penyebab dalam permasalah ini adalah :
62
a. Pencatatan dan penyimpanan dokumentasi secara manual Sistem pencatatan dan perekapan data untuk laporan produksi masih di lakukan pada form-form. Hal ini menyebabkan besar resiko terhadap terselip atau bahkan hilangnya form tersebut.
b. Tidak terdapat sistem back up file Karena pencatatan masih memakai sistem manual, maka rekapan data masa lalu hanya berupa laporanlaporan yang jika hilang harus mencari yang memakan banyak waktu.
c. Tidak terdapat jaringan informasi Jaringan informasi memudahkan setiap departemen dapat mengaksesnya setiap waktu, tentu hal ini sangat menghemat waktu serta pekerjaan dalam membuat rekapan laporan.
4.2.5
Kelebihan dan Kelemahan Sistem Baru
4.2.5.1 Kelebihan Adapun kelebihan yang bisa didapatkan dari sistem yang nanti akan diterapkan tersebut adalah :
63
a. Kecepatan dalam mengakses Jika sistem yang semula digunakan dirubah menjadi komputerisasi, mengaksesnya
maka
tiap
sewaktu-waktu
departemen secara
cepat
dapat tanpa
menunggu laporan akhir.
b. Terdapat backup file Jika form atau laporan terselip, maka tidak perlu menghabiskan waktu dalam melakukan pencarian, karena data telah tersimpan rapi dalam database.
c. Adanya notif untuk periode pemesanan. Dalam sistem yang baru ini, nanti akan terdapat peringatan atau note
untuk
mengingatkan
waktu
penjadwalan pemesanan saat memasuki periode waktu tertentu.
4.2.5.2 Kelemahan Sistem Beberapa kelemahan yang akan di hadapi dalam pemakaian sistem baru : a. Budaya Perusahaan Karena terbiasa menggunakan sistem yang telah ada selama bertahun-tahun, maka dalam memakai sistem yang baru ini akan terasa lebih sulit dan tidak tidak semudah sistem yang lama.
64
b. Pengadaan jaringan antar departemen Untuk kemudahan dalam mengakses perkembangan dilantai produksi ini, maka tiap departemen harus mempunyai minimal satu unit komputer yang dapat di gunakan untuk pengecekan.
c. Kesulitan dalam pemahaman fungsi dan tombol dalam program Dalam program nantinya akan ada kemungkinan sang pemakai mengalami kebingungan tentang tujuan dan fungsi dari tiap halamannya yang dikarenakan tidak pernah menggunakan sistem baru ini.
4.2.5.3 Solusi Dengan adanya kelemahan-kelemahan pada sistem nantinya, maka akan disediakan penyelesaiannya sebagai berikut : a.
Membuat sistem yang baru dengan desain dan bahasa yang mudah dimengerti sehingga mudah untuk dioperasikan.
b.
Memberikan fitur tabel penjelasan untuk setiap button.
65
4.3
Bisnis Proses Dalam
menjalankan
proses
bisnisnya,
PT
”X”
mempunyai beberapa bagian yang menunjang kinerjanya yaitu marketing, admin,dan production, semua itu di bawah satu kepeminpinan seorang owner. Untuk meramalkan dan memasarkan produk ditangani oleh tim marketing yang nanti akan memberi laporan pada bagian produksi tentang jumlah penjualan untuk periode selanjutnya, saat dilantai produksi semua permintaan kebutuhan termos ditangani oleh factory manager yang juga bertugas untuk men-stok ulang bahan baku yang telah terpakai. Dari hasil pengiriman dan penjualan, semua pemasukkan dan pengeluaran pabrik akan di kelola oleh bagian administrasi yang akan di serahkan pada owner tiap periode tertentu.
4.4
DAD / DFD Context Diagram Data Flow Diagram untuk PT ”X” terdiri dari dua level yaitu level nol dan level satu, seperti gambar di bawah ini :
66
SUPPLIER ID PENGIRIMAN
DISTRIBUTOR
DATA DISTRIBUTOR DATA SISTEM PERMINTAAN PRODUKSI
NO ID PEMESANAN DATA SUPPLIER
NOTA TAGIHAN
DATA PESANAN LAPORAN PRODUKSI
LAPORAN PENJUALAN
DIREKTUR
Gambar 4.4.1 DFD Context Diagram
SUPPLIER ID PENGIRIMAN
NO ID PEMESANAN DATA SUPPLIER DATA PESANAN
SISTEM GUDANG BAHAN BAKU
DISTRIBUTOR
DATA SISTEM DISTRIBUTOR GUDANG DATA PERMINTAAN BARANG JADI NOTA TAGIHAN
LAPORAN PENJUALAN
LAPORAN PRODUKSI DIREKTUR
Gambar 4.4.2 DFD level satu
67
4.5
Kebutuhan Data Penunjang software and hardware a. Software Dalam mengoperasikan sistem ini dibutuhkan software yang berfungsi sebagai tempat pembuatan database dan implementasinya. Untuk itu digunakan aplikasi program XAMPP untuk pembuatan database.
b. Hardware 1. PC komputer master atau server Processor Core2Duo (minimal), RAM 1GB (minimal), HDD 100GB (minimal)
2. PC pengguna lain Processor Dual Core (minimal), RAM 512GB (minimal), HDD 80GB (minimal)
4.6
Pembentukan Database Dalam tahap ini, XAMPP adalah software yang bertugas membuat database-nya. Data yang diperlukan dalam database kali ini hanya terbatas di lantai produksi, sehingga tabel yang digunakan adalah sebagai berikut : Tabel Supplier Tabel Operator Tabel Pembelian Tabel Gudang Tabel Pemakaian mesin
68
Tabel Part Tabel Barang Jadi Setelah menentukan tabel beserta atributnya, langkah berikut nya adalah menyusun Conceptual Data Modeling (CDM). Pembuatan CDM bertujuan untuk mengetahui alur serta hubungan yang terjadi antar sesama tabel. Setelah keseluruhan CDM terbentuk akan di lakukan generate CDM menjadi Physical Data Modeling (PDM). PDM inilah yang akan digunakan dasar pembuatan database.
Gambar 4.6.1 Conceptual Data Modeling
69
Gambar 4.6.1 Physical Data Modeling
4.7
Implementasi Database Ada beberapa perubahan dalam sistem informasi pada PT “X”, antara lain : 1.
Proses
penyimpanan
menjadi
sistem
yang
terkomputerisasi dan terintegrasi. Memudahkan dalam meng-input dan mencari data.
2.
Pencatatan yang awalnya dilakukan beberapa kali, sekarang hanya cukup sekali saja.
3.
Meminimalkan jumlah rangkapan form laporan yang di gunakan.
70
4.8
Input Menu input adalah menu yang digunakan menginput dan mengedit data pada master data, seperti data di bawah ini :
Tabel 4.8 Ringkasan deskripsi Input
Tabel
Deskripsi
Nama Supplier
Tabel untuk mengetahui nama supplier
No Telp Supplier
Tabel untuk mengetahui nomor telepon supplier
Alamat Supplier
Tabel untuk mengetahui alamat supplier
Nama Barang
Tabel untuk nama bahan baku
Kualitas
Tabel untuk mengetahui kualitas bahan baku biji plastik
Warna
Tabel untuk mengedit warna dari bahan baku pigmen Tabel untuk nama operator yang bertanggung jawab pada mesin injection
Nama Operator 4.9
Proses Pada bagian proses ini meliputi pengeditan dan penambahan data sehingga dapat diproses agar mengalami perubahan maupun mengalami perhitungan otomatis. Pada bagian proses ini terdapat beberapa aturan yang telah diterapkan oleh database sehingga dapat mencegah serta meminimalkan terjadinya kesalahan. Berikut merupakan rincian beberapa proses :
71
Tabel 4.9 Ringkasan deskripsi Proses
Tabel
Deskripsi Pada bagian proses ini terdiri dari menginput data, mengedit dan menambahkan data pemesanan Pada bagian proses ini terdiri dari menginput data, mengedit dan menambahkan data bahan baku Pada bagian proses ini terdiri dari menginput data, mengedit dan menambahkan rencana produksi untuk mesin Pada bagian proses ini terdiri dari menginput data, mengedit dan menambahkan data barang setengah jadi Pada bagian proses ini terdiri dari menginput data, mengedit dan menambahkan data barang jadi Pada bagian proses ini terdapat peringatan apabila bahan baku mencapai periode pemesanan berdasarkan EOQ
Pemesanan Gudang Mesin WIP Barang Jadi Notif Periode Order
4.10
Output Menu output merupakan menu yang digunakan untuk menampilkan laporan yang akan diprint. Masing-masing laporan merupakan print out dari penginputan data. Pada bgian output ini akan dibedakan menjadi dua macam yaitu laporan yang bersifat komputerisasi dan manual. Hal ini dikarenakan terdapatnya form tambahan baru sebagai pelengkap untuk memudahkan dalam pengawasan di lantai produksi. Berikut merupakan rincian beberapa output :
72
Tabel 4.10 Ringkasan deskripsi Output
Tabel
Mesin
Deskripsi Laporan berisi nama barang, jumlah, harga dan waktu pemesanan dari supplier Laporan berisi stok dari tiap bahan baku, WIP dan barang jadi Laporan produktivitas mesin dan operator yang mengoperasikan
Barang jadi Notif Periode Order
laporan untuk mengetahui pengiriman produk Laporan untuk mengetahui bahwa bahan baku mencapai waktu pemesanan
Pemesanan Gudang
72
BAB 5 ANALISA Pada bab 5 ini didapat hasil perhitungan untuk pengendalian persediaan metode usulan yaitu menggunakan metode Jointly Order untuk tahun 2013 dan penerapan sistem informasi manajemen yang selanjutnya akan dibandingkan dengan metode mula-mula, yaitu metode yang diterapkan oleh perusahaan. Perbandingan dapat kita lihat sebagai berikut:
5. 1 Hasil perhitungan pengendalian persediaan bahan baku Biji Plastik. Tabel 5.1 Tabel Rangkuman data Biji Plastik Tahun 2013
Tahun 2013 Metode
Biji Plastik
Biji Plastik
Biji Plastik
mula-mula
A1
A2
A3
Permintaan ( R )
86749
51112
79558
Harga ( P )
26000
15000
23000
Fixed cost ( C )
3000000
3000000
3000000
Var cost ( c )
1000
1000
1000
Pemesanan bersama ( M )
11
7
9
Biaya simpan ( H )
0,1
0,1
0,1
Optimal Order Size ( Q )
7886
7302
8840
Cycle Inventory ( Q/2 )
3943
3651
4420
Reorder Point ( B )
1668
983
1530
73
Tabel 5.1(lanjutan) Tabel Rangkuman data Biji Plastik Tahun 2013
Tahun 2013 Metode
Biji Plastik
Biji Plastik
Biji Plastik
Usulan
A1
A2
A3
Permintaan ( R )
86749
51112
79558
Harga ( P )
26000
15000
23000
Fixed cost ( C )
3000000 1000
3000000 1000
3000000 1000
Var cost ( c ) Pemesanan bersama( M )
9
9
9
Biaya simpan ( H )
0.1
0.1
0.1
Optimal Order Size ( Q )
9639
5679
8840
Cycle Inventory ( Q/2 )
4819
2840
4420
Reorder Point ( B )
1668
983
1530
Dari tabel diatas didapat frekuensi pemesanan bersama yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan yaitu 9 kali / tahun dengan jumlah pemesanan tiap jumlah biji plastik sesuai dengan Optimal Order Size masing-masing, dan sesuai dengan perhitungan total cost (di bab 4), metode ini menghemat biaya sebesar Rp 57.648.741,30 / tahun (sekitar ±2%).
74
5. 2 Hasil perhitungan pengendalian persediaan bahan baku Pigmen. Tabel 5.2 Tabel Rangkuman data Pigmen Tahun 2013
Tahun 2013 Metode Mula-mula Permintaan Harga Fixed cost Var cost Pemesanan bersama Biaya simpan Optimal Order Size Cycle Inventory Reorder Point
Pigmen Merah 26679 17500 750000 1000 8 0.1 3335 1667 513
Pigmen Hijau 25988 18000 750000 1000 7 0.1 3713 1856 500
Pigmen Biru 25860 15000 750000 1000 8 0.1 3233 1616 497
Tahun 2013 Metode Usulan Permintaan Harga Fixed cost Var cost Pemesanan bersama Biaya simpan Optimal Order Size Cycle Inventory Reorder Point
Pigmen Merah 86749 26000 3000000 1000 9 0.1 9639 4819 1668
Pigmen Hijau 51112 15000 3000000 1000 9 0.1 5679 2840 983
Pigmen Biru 79558 23000 3000000 1000 9 0.1 8840 4420 1530
Dari tabel diatas didapat frekuensi pemesanan bersama yaitu 9 kali / tahun dengan jumlah pemesanan tiap jumlah pigmen sesuai dengan Optimal Order Size masing-masing, dan sesuai dengan perhitungan total cost (di bab 4), metode ini menghemat biaya sebesar Rp 11.139.664,29/ tahun (sekitar ±1.5%).
75
5. 3 Hasil perhitungan pengendalian persediaan bahan baku Bottle. Untuk bahan baku bottle ini digunakan metode EOQ ( Economic Order Quantity) karena hanya mempunyai satu jenis barang yang dikirim oleh supplier tersebut. Berikut hasil perhitungan menggunakan EOQ dan perbandingan dengan metode mula-mula : EOQ = ( 2.R.C / P.l )0.5 = ( 2 x 398.941 x 85.000.000 / 42.500 x 0.1 ) 0.5 = 89.325 buah
Frekuensi pemesanan = 398.941 / 89.325 = 4.47 kali
Didapat 89.325 buah bottle / pemesanan, dan frekuensi pemesanan yang sebaiknya dilakukan perusahaan adalah sebanyak 5 kali / tahun. Penghematan yang dihasilkan sebesar Rp 85.000.000,- / tahun ( sekitar ±17%).
5. 4 Identifikasi
Sistem
Sekarang
(
Current
System
Identification). Saat ini sistem informasi di PT “X” masih dilakukan secara manual, dimana terjadi ketidak efisien-an didalam lantai produksi. Berikut kondisi sistem sekarang :
76
a. Pencatatan dan penyimpanan dokumentasi secara manual. Sistem pencatatan dan perekapan data untuk laporan produksi masih di lakukan pada form-form. Hal ini menyebabkan besar resiko terhadap terselip atau bahkan hilangnya form tersebut.
b. Tidak terdapat sistem back up file Karena pencatatan masih memakai sistem manual, maka rekapan data masa lalu hanya berupa laporanlaporan yang jika hilang harus mencari yang memakan banyak waktu.
c. Tidak terdapat jaringan informasi Tanpa jaringan informasi, tiap departemen harus menunggu factory manager untuk merekap laporan tersebut, yang menjadikan hal ini kurang efektif secara waktu. Dengan kata lain kecepatan informasi supaya dapat diperoleh pihak lain masih kurang optimal.
5. 5 Usulan perbaikan sistem informasi (Suggested System). Setelah menganalisa sistem yang dipakai perusahaan, dapat dilakukan usulan perbaikan terhadap sistem yang baru. Berikut beberapa usulan untuk perbaikan sistem yang lama, antara lain :
77
a. Kecepatan dalam mengakses Jika sistem yang semula digunakan dirubah menjadi komputerisasi, mengaksesnya
maka
tiap
sewaktu-waktu
departemen secara
cepat
dapat tanpa
menunggu laporan akhir.
b. Terdapat backup file Jika form atau laporan terselip, maka tidak perlu menghabiskan waktu dalam melakukan pencarian, karena data telah tersimpan rapi dalam database.
c. Adanya notif untuk periode pemesanan. Dalam sistem yang baru ini, nanti akan terdapat peringatan atau note
untuk
mengingatkan
waktu
penjadwalan pemesanan saat memasuki periode waktu tertentu (sesuai dengan peridoe perhitungan metode jointly order).
