Resumen Capitulo 7 Efectivo e inversiones temporales En el presente capítulo analizaremos estas dos importantes partidas del Balance general: Efectivo en caja y bancos e inversiones a corto plazo (temporales) Efectivo en caja y bancos El efectivo !ue posee un negocio normalmente se clasi"ca en dos partidas: Caja chica: fondo chica: fondo normalmente limitado con el !ue se cuenta para #acer fren frente te a erog erogac acio ione nes s cuyo cuyo mont monto o es pe!u pe!ue$ e$o o y cuya cuya natu natura rale leza za y oportunidad e%ige !ue el pago sea en efectivo Bancos: forma Bancos: forma de mantener efectivo es mediante cuentas de c#e!ues en insti instituc tucio iones nes banc bancari arias as &lgun &lgunas as de 'stas 'stas puede pueden n gener generar ar inter interese eses s en nve nvers rsio ione nes s a cort corto o plaz plazo o *os *os e%ced %ceden ente tes s temp tempor oral ales es de efec efecti tivo vo se depo deposit sitan an en cuent cuentas as de inver inversio siones nes con el objet objetivo ivo de logr lograr ar un buen buen rendimiento y aprovec#amiento *a suma del efectivo en caja y en bancos y las inversiones a corto plazo es lo !ue se conoce como Efectivo disponible Relación del efectivo e inversiones temporales con el ciclo de operación +ara !ue una inversi,n "nanciera pueda ser cali"cada como e!uivalente al efectivo- debe poder ser f.cilmente convertible en una cantidad determinada de efectivo y estar sujeta a un riesgo insigni"cante de cambios en su valor El saldo de la cuenta de efectivo !ue presenta una organizaci,n normalmente proviene o se destina a actividades de operaci,n- mismas !ue constituyen la principal fuente de ingresos ordinarios de la entidad En resumen- el criterio general utilizado para de"nir el efectivo consiste en !ue sea un medio de cambio- disponible inmediatamente para el pago de obligaciones en el corto plazo y libre de restricciones contractuales !ue podrían limitar a la administraci,n en su uso para enfrentar las obligaciones GRAFICO El efectivo aumenta seg/n las ventas efectuadas al contado o la cobranza de las ventas realizadas a cr'dito 0e la misma manera- la cuenta de efectivo disminuye debido a las compras de mercancía pagadas al contado y a los pagos de las cuentas por pagar generadas por las compras de mercancía efectuadas a cr'dito El saldo de efectivo depender. de la buena administraci,n !ue de los cobros y pagos #agan los ejecutivos "nancieros del negocio
Objetivos del control del efectivo *a administraci,n del efectivo es de principal importancia en cual!uier negocio debido a !ue es el medio para obtener mercancías y servicios 1e re!uiere una cuidadosa contabilizaci,n de las operaciones con efectivo debido a !ue este rubro puede ser mal invertido *a administraci,n del efectivo generalmente se centra alrededor de dos .reas: El prespesto de efectivo : permite identi"car los re!uisitos o sobrantes de efectivo en un periodo determinado El control contable: &segura !ue el efectivo se utiliza para prop,sitos propios de la empresa- es decir- cerciorarse de !ue no se desperdicia- se invierta mal o se robe Control interno El control interno se dise$a para reducir la oportunidad de !ue ocurran errores o fraudes *os prop,sitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes: 2 1alvaguardar los recursos contra desperdicio- fraudes e insu"ciencias 2 +romover la real y adecuada contabilizaci,n de la informaci,n relativa al efectivo 2 &lentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa 2 3uzgar la e"ciencia operativa de todas las divisiones de la empresa Efectivo en caja y bancos Fondo de caja chica: re!istro contable *a mayor parte de las compa$ías tienen disponible un fondo de efectivo para efectuar pagos menores Este fondo se conoce como caja c#ica o fondo "jo de caja c#ica "istema de fondo de caja chica y re!istros contables El sistema de caja c#ica funciona de la siguiente manera: a# Creación del fondo de caja chica 1e determina la cantidad necesaria para formar el fondo de caja c#ica- el cual debe entregarse a la persona designada como responsable de su manejo +ara registrar la creaci,n de la caja c#ica se #ace un asiento cargado a caja c#ica y acreditado a bancos
b# Ero!aciones a trav$s del fondo de caja chica El responsable de la caja c#ica debe llevar el control de los desembolsos !ue efect/e mediante recibos o comprobantes de caja- en los cuales es conveniente !ue anote el concepto del desembolso y la persona !ue lo solicit, En todo momento el responsable debe tener disponible la totalidad del fondo- ya sea en efectivocomprobantes o ambos c# Reposición del fondo de caja chica% Cuando el encargado del fondo considera !ue el mismo est. por agotarse- debe solicitar !ue se le repongan los desembolsos !ue #aya realizado +ara ello debe elaborar un reporte en el !ue especi"!ue los conceptos de cada desembolso &l generar el c#e!ue para cada reposici,n de caja c#ica- el registro se #ace cargando cada uno de los conceptos por los !ue se #aya #ec#o alg/n desembolso y acreditarse a bancos El asiento descrito se realiza de la siguiente forma:# d# Incremento o disminción del fondo de caja chica% 1i se considera !ue la cantidad !ue se dispone en el fondo de caja c#ica es e%cesiva o no satisface las necesidades para cubrir los gastos menores de la empresa- el responsable debe #acer un reporte en el !ue aclare cual!uiera de las dos circunstancias anteriores +ara modi"car la cantidad del fondo se deben realizar los siguientes asientos Es de suma importancia subrayar !ue la cuenta de caja c#ica s,lo se ver. afectada cuando se desee incrementar o disminuir la cantidad !ue se estableci, originalmente Cuando se realizan erogaciones de las !ue no se tiene comprobante alguno- se recurre a la cuenta de gastos varios 0ic#a cuenta se debe presentar en el estado de resultados al "nalizar el periodo como un gasto de operaci,n Efectivo en bancos ¢as de che'es#: 4na vez abierta la cuenta- el banco entrega c#e!ues numerados con el nombre de la empresa- su direcci,n y el n/mero de la misma Cada mes- la compa$ía debe recibir un estado de cuenta enviado por el banco El estado de cuenta muestra los saldos de efectivo- inicial y "nal- los dep,sitos- los cobros efectuados por el banco a nombre de la compa$ía- los c#e!ues pagados- las deducciones correspondientes a #onorarios por servicios y otros cargos- así como los c#e!ues de clientes !ue fueron depositados pero !ue no pudo cobrar el banco 3unto con el estado del banco se incluyen las notas de cargo de todas las deducciones !ue no sean c#e!ues y las notas de abono correspondientes a los incrementos !ue no sean dep,sitos (rocedimiento para la conciliación bancaria +or lo general- el saldo de efectivo !ue se presenta en el estado del banco no concuerda con el saldo de la cuenta Bancos en los registros contables
E%isten tres razones b.sicas por las cuales el saldo del banco no concuerda con el !ue aparece en los libros de una compa$ía: )% *epósitos en tr+nsito *os dep,sitos !ue realiz, a destiempo la empresa- para incluirlos en el estado del banco- se conocen como dep,sitos en tr.nsito Estos dep,sitos se incluyen en la cuenta de la compa$ía- pero no aparecen en el estado de cuenta actual del banco ,% Che'es pendientes de cobro% *os c#e!ues !ue no se #an presentado para su cobro se conocen como c#e!ues pendientes El saldo de la compa$ía debe incluir estos c#e!ues como deducciones- pero mientras no sean presentados al banco para su pago- no aparecer.n descontados del estado de cuenta correspondiente al mes en curso -% Errores del banco En alguna ocasi,n- el banco puede cometer un error El m.s frecuente es cargar o abonar una cuenta con un c#e!ue de otra compa$ía 1on cinco las razones fundamentales por las cuales el saldo !ue aparece en los libros no concuerda con el saldo !ue muestra el estado de cuenta del banco: )% Car!os por servicios bancarios% El banco cobra sus #onorariosconocidos como cargos por servicios por el manejo de una cuenta El monto de los cargos por servicios !ue descuenta el banco no se conoce sino #asta !ue se recibe el estado de cuenta ,% *epósito de che'es sin fondos &"F#% El banco puede devolver un c#e!ue depositado en la cuenta de un cliente debido a !ue no tenía su"cientes fondos en su banco para cubrirlo Estos c#e!ues !ue no #a logrado cobrar el banco se denominan c#e!ues 15 (sin fondos) -% Cobro de docmentos El banco puede operar como un cobrador de la compa$ía y obtener el pago de un documento !ue recibi, la empresa de un cliente El banco cobra #onorarios por este servicio Cuando se cobra- el banco a$ade a la cuenta de la compa$ía el importe del documento m.s los intereses- si los #ubiera- y descuenta de dic#a cuenta los #onorarios por las gestiones de cobro .% (a!o de docmentos% *a compa$ía puede autorizar al banco para !ue un documento pendiente de pago sea pagado a su vencimiento- junto con los intereses !ue pudieran e%istir- deduciendo el importe de la cuenta de la empresa en el banco /% Errores en los libros% *a compa$ía puede cometer un error al registrar un pago o una recepci,n de efectivo +or lo general- no se descubre el error
sino #asta !ue se recibe el estado de cuenta del banco y se concilia con el saldo !ue se detalla en los libros de la empresa Elaboración de la conciliación bancaria 6an pronto como se recibe el estado de cuenta bancario- se prepara un estado de conciliaci,n bancaria *a conciliaci,n de la cuenta bancaria se #ace para determinar la raz,n de cual!uier diferencia entre el saldo !ue aparece en los libros y el !ue muestra el estado del banco E%isten tres formas de conciliar los saldos del banco y el de los registros contables (libros): 2 & partir del saldo de los registros contables de la empresa se llega al saldo del estado de cuenta 2 Con base en el saldo del estado de cuenta se llega al saldo en libros 2 +or conciliaci,n cuadrada- en la !ue se parte de ambos saldos para llegar a un saldo conciliado E%isten dos etapas en la preparaci,n de una conciliaci,n bancaria para determinar el saldo correcto a "n de mes: 0eterminar las diferencias en el estado del banco 8 0eterminar las diferencias en el saldo en libros Re!istro contable para actali0ar el saldo en bancos 1i en la conciliaci,n bancaria se #icieron adiciones o deducciones al saldodebe #acerse un asiento para registrarlas en libros 0espu's de anotar el ajuste en el diario y pasarlo al mayor- la cuenta de bancos presentar. el saldo conciliado- !ue es el saldo correcto *a suma del total de adiciones en la secci,n del estado en !ue se concilia el saldo en libros se presenta como un cargo a la cuenta Bancos *a suma total de deducciones en la secci,n del estado en !ue se concilia el saldo en libros se acreditar. a esta cuenta Inversiones temporales *as inversiones temporales est.n representadas por valores negociables o por cual!uier otro instrumento de inversi,n- convertibles en efectivo en el corto plazo y tienen por objeto- normalmente- obtener un rendimiento #asta el momento en !ue estos instrumentos sean utilizados por la entidad En efecto- como se puede advertir del concepto enunciado anteriormente- las inversiones temporales- para considerarse como tales- deben cumplir al menos dos re!uisitos fundamentales: *as inversiones deben ser f.cilmente convertibles en efectivo 8 *a administraci,n debe tener por objetivo convertirlas en efectivo dentro del ciclo normal de operaciones de la
organizaci,n +ara estudiar las inversiones temporales- se centrar. la atenci,n en las inversiones en valores negociables Este tipo de inversiones son tan lí!uidas como el efectivo- sin embargo- las empresas pre"eren estas inversiones en lugar de efectivo debido al rendimiento !ue generan Costo de ad'isición Cuando se ad!uieren inversiones temporales se efect/a un cargo a la cuenta de nversiones temporales- y se abona a la cuenta de Bancos la cantidad !ue represente el precio total de compra- incluyendo cual!uier comisi,n !ue se #aya pagado a casas de bolsa y cual!uier impuesto a !ue #aya sido sujeta la transacci,n Instrmentos de inversión comnes 0e acuerdo con el e%cedente de efectivo !ue se posea para invertir- así como del "n !ue se persiga- e%isten varias opciones de instrumentos a corto plazo para el p/blico inversionista: a) 1ociedades de inversi,n b) nversi,n en acciones c) nversi,n en instrumentos gubernamentales "ociedades de inversión Estas instituciones son sociedades an,nimas !ue emiten valores (acciones)los cuales ad!uiere el gran p/blico inversionista (socios) El dinero !ue se obtiene por la venta de estas acciones se utiliza para la compra de acciones (u otros valores) de diferentes empresas industriales- comerciales- bancariasde servicio- etc 0e esta manera- los valores !ue ad!uiere la sociedad de inversi,n constituyen su principal activo 4na de las mayores ventajas !ue presentan las sociedades de inversi,n es !ue aceptan como socios a pe!ue$os y medianos inversionistas y- por lo tanto- no se re!uiere de un gran monto para invertir 9tra ventaja es !ue al tener una mezcla de valores de diferentes empresas se diversi"ca el riesgo Instrmentos !bernamentales *os gobiernos de los países generalmente emiten instrumentos de inversi,n para "nanciar sus operaciones 0ic#os instrumentos gubernamentales se caracterizan por ser seguros y libres de riesgo- ya !ue el pago de su valor nominal est. garantizado por el gobierno federal &simismo- la mayoría de estos instrumentos son de f.cil convertibilidad al efectivo An+lisis 1nanciero
*as partidas de efectivo e inversiones temporales est.n en estrec#a relaci,n con el an.lisis "nanciero de la li!uidez de una entidad- b.sicamente con el c.lculo de las razones de li!uidez- m.s especí"camente con la raz,n circulante y la prueba del .cido *a raz,n circulante se e%presa como: Ra0ón circlante &ctivos circulantes+asivos circulantes *a raz,n circulante consiste en la capacidad de la empresa para generar efectivo a partir de sus activos circulantes y así cubrir sus compromisosmotivo por el cual no se incluyen partidas !ue no implican una entrada o salida de efectivo- por ejemplo- los pagos anticipados y cr'ditos diferidos por amortizar Cuanto mayor sea el resultado de la raz,n circulante- mayor posibilidad e%iste de !ue los pasivos sean pagados- ya !ue #ay activos su"cientes para convertirlos en efectivo cuando así se re!uiera 2a preba del +cido &o preba de li'ide0# se e3presa como: (rebadel+cido &ctivos circulantes;nventario +asivos circulantes Esta raz,n "nanciera es similar a la raz,n circulante *a diferencia radica en !ue 'sta s,lo incluye partidas cuya conversi,n en efectivo es inmediata- por lo cual los inventarios no se consideran- ya !ue re!uieren de m.s tiempo para convertirse en efectivo
