PROSES PERENCANAAN TUGAS DASAR-DASAR MANAJEMEN
OLEH : KELOMPOK 5
TEKNOLOGI HASIL PERIKANAN FAKULTAS PERIKANAN DAN ILMU KELAUTAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2012
PROSES PERENCANAAN a. b. c. d.
Pengertian Perencanaan Empat Tahap Dasar Perencanaan Alasan-alasan Perlunya Perencanaan Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi-fungsi Manajemen Lainnya e. Pengorganisasian dan Penyusuan Personalia f. Pengarahan g. Pengawasan h. Tipe-tipe Perencanaan dan Rencana i. Rencana-rencana Strategik j. Rencana-rencana sekali pakai k. Rencana-rencana tetap l. Faktor waktu dan Perencanaan m. Perencanaan Strategik n. Proses Perencanaan Strategik o. Berbagai Kebaikan dan Kelemahan Proses Strategik p. Hambatan-hambatan Perencanaan Efektif q. Kriteria Penilaian Efektifitas Rencana
a.
Pengertian Perencanaan Proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan adalah proses penentuan apa yang harus dilakukan oleh perusahaan dan bagaimana cara terbaik untuk melakukan hal tersebut dan Pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajeme karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain; pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi.
b. Empat Tahap Dasar Perencanaan Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini. Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan Perencanaan dimulai dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya sumberdayanya secara tidak efektif. Tahap 2 : merumuskan keadaan saat ini Pemahaman akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik yang didapat melaluikomunikasi dalam organisasi. Tahap 3 : mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan. Tahap 4 : mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaiantujuan Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.
c. Alasan-alasan Perlunya Perencanaan Ada dua alasan perlunya perencanaan. Perencanaan dilakukan untuk mencapai : 1. “Protective benefits” dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan 2. “Positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi
d. Hubungan Perencanaan dengan fungsi-fungsi lainnya Dalam banyak hal, perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dan meresap keseluruh fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatanb-kegiatan manajerial lainnya adalah saling bergantung, saling berhubungan dan berinteraksi.
e. Pengorganisasian dan penyusunan personalia Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumberdayasumberdaya keuangan, fisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumberdaya-sumberdaya tersebut untuk mencapai efektifitas paling tinggi.
f. Pengarahan Fungsi pengarahan selalu berkaitan erat dengan perencanaan. Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari factor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumberdaya-sumberdaya dan hubungan-hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan.
g. Pengawasan Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan erat, sehingga sering disebut kembar siam dalam manajemen. Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif.
h. Tipe-tipe Perencanaan dan Rencana Perencanaan dan rencana dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara yang berbeda. Cara pengklasifikasian perencanaan akan menentukan isi rencana dan bagaimana rencana itu dilakukan. Ada paling sedikit lima dasar pengklasifikasian rencana-rencana, sebagai berikut: 1. Bidang fungsional , mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan dan personalia. 2. Tingkatan Organisasi, termasuk kelesuruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi. 3. Karakteristik – Karakteristik (sifat) rencana, meliputi factor-faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitas dan kulaitatif.
4. Waktu, menyangkut rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang. 5. Unsur-unsur rencana, dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan, dan sebagainya.
i. Rencana-rencana Strategik Suatu perencanaan ke depan yang ditetapkan untuk dijadikan pegangan, mulai dari tingkat korporet sampai pada tingkat unit bisnis, produk dan situasi pasar. Perencanaan strategi merupakan strategi induk dari manajemen strategi yaitu visi , misi, tujuan strategi dan kebijakan. Tujuan Perencanaan Strategik : 1.
2.
3. 4.
5.
Mengukur dan memanfaatkan kesempatan /peluang sehingga mampu mencapai keberhasilan. Membantu meringankan beban manajer dalam tugasnya menyususn dan mengimplementasikan manajemen strategi. Agar lebih terlebih terorganisasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan. Sebagai landasan untuk memonitor perubahan – perubahan yang terjadi, sehingga dapat dilakukan penyusaian . Sebagai cermin atau evaluasi perencanaan selanjutnya sehingga bisa menjadi bahan penyempurnaan.
j.Rencana-rencana Sekali Pakai Serangkaian kegiatan terperinci yang kemungkinan tidak berulang dalam bentuk yang sama di waktu mendatang. Tipe-tipe pokok rencana sekali pakai adalah program, proyek dan anggaran. a. Program: meliputi serangkaian kegiatan yang relatif luas. Program menun jukkan: 1) langkah-langkah pokok mencapai tujuan, 2) Satuan /anggota organisasi yang bertanggung jawab atas setiap langkah , 3) Urutan dan waktu setiap langkah. Program dapat disertai anggaran bagi kegiatan-kegiatan yang diperlukan b. Proyek, adalah rencana sekali pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian terpisah dari program c. Anggaran, adalah laporan sumber daya keuangan yang disusun untuk kegiatan-kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu. k. Rencana-rencana Tetap Wujud umum rencana ini adalah kebijaksanaan, prosedur dan aturan. Rencanarencana ini sekali ditetapkan akan terus diterapka n sampai perlu diubah (modifikasi) atau
dihapuskan. Sekali ditetapkan, rencana tetap memungkinkan para manajer menghemat waktu yang digunakan untuk perencanaan dan pembuatan keputusan karena situasisituasi yang sama ditangani secara konsisten. Kebijaksanaan : Pedoman umum pembuatan keputusan manajer. Alasan penetapan kebijaksanaan: 1) Kebijaksaan meningkatkan efektivitas organisasi 2) Cerminan nilai-nilai pribadi manajer pada berbagai aspek organisasi. 3) Upaya menjernihkan berbagai konflik yang terjadi pada tingkat bawah dalam organisasi. Prosedur Standar : Kebijaksanaan dilaksanakan dengan pedoman-pedoman yang lebih terperinci, disebut “prosedur standar” atau “metoda standar “ atau sering dikenal sebagai “standard operating procedure” (SOP). Suatu prosedur memberikan sejumlah intruksi yang terperinci untuk pelaksanaan serangkaian kegiatan yang terjadi secara teratur. Kegunaan prosedur : 1) Menghemat usaha manajerial 2) Memudahkan pendelegasian wewenang dan penempatan tanggung jawab 3) Menimbulkan pengembangan metoda-metoda operasi yang lebih efisien 4) Memudahkan pengawasan 5) Memungkinkan penghematan personalia 6) Membantu kegiatan-kegiatan koordinasi Aturan (rules atau regulations): adalah pernyataan (ketentuan) bahwa suatu kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Aturan digunakan untuk mengimplementasikan rencana-rencana lain dan biasanya merupakan hasil kebijaksanaan yang diikuti dalam setiap kejadian.
l. Faktor Waktu dan Perencanaan Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu : 1) Waktu diperlukan untuk melaksanakan perencanaan efektif 2) Waktu sering diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-variabel dan alternatif-alternatif
3) Jumlah (atau rentangan) waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan
m. Perencanaan Strategik Perencanaan strategic (strategic planning) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi; penentuan strategi, kebijakasanaan dan program-program strategic yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut; penetapan metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaa telah diimplementasikan. Secara lebih rin gkas perencanaan strategik merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi. Ada tiga alasan yang menunjukan perencanaan strategik. Pertama, perencanaan strategik memberikan kerangka dasar dalam mana semua bentuk-bentuk perencanaan lainnya harus diambil. Kedua, pemahaman terhadap perencanaan strategik akan mempermudah strategik akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya. Ketiga, perencanaan strategik sering merupakan titik permulaan bagi pemahaman dan penilaian kegiatan-kegiatan manajer dan organisasi. Perencanaan strategik tidak hanya merupakan kegiatan perencanaan suatu organisasi; tetapi perencanaan strategik lebih merupakan salah satu peranan manajemen yang paling kritis. Sedangkan perencanaan dilakukan pada tingkat bawah disebut perencanaan operasional (peeratinal planning), yang memusatkan perhatiannya pada operasi-operasi sekarang dan terutama berkenanan dengan efisiensi, bukan efektivitas. Perbedaan pokok antara perencanaan strategik dan operasional dapat diringkas dalam tabel 5.1. Tabel 5.1. Perencanaan Strategik Versus Perencanaan Operasional Perencanaan Operasional
Perencanaan strategik
Kelangsungan dan pengembangan jangka Pusat bahasan
Masalah-masalah pengoperasian panjang Laba di waktu yang akan
Sasaran
Batasan
Laba sekarang
datang
Lingkungan sumber daya
Lingkungan sumber daya waktu yang akan
sekarang
datang
Efisiensi dan stabilitas
Pengembanagan potensi mendatang
Hasil yangdiperoleh
Kesempatan dinwaktu yang akan Informasi
Dunia bisnis sekarang
datang
Organisasi
Birokrasi/stabil konservatif
Kewiraswastaan/fleksibel Mengilhami perubahan
Kepemimpinan
Konservati
radikal
Pemecahan
Berdasarkan pengalaman masa
Antisipasi, menemukan pendekatan-pendekatan
masalah
lalu
baru
Risiko rendah
Risiko tinggi
Perencanaan strategik menjadi semakin penting ak hir-akhir ini. Para manajer menyadari bahwa perumusan tujuan dan strategi organisasi yang baik dan jelas akan lebih dapat memberikan arah dan pedoman bagi organisasinya. Sebagai hasilnya, organisasi menjadi lebih jelas, sehingga memungkinkan manajer untuk untuk merumuskan rencanana-rencana dan kegiatan-kegiatan yang memberi arah organisasi mencapai tujuan nya. Di samping itu, perkembangan lingkungan terjadi sangat pesat yang menambah pentingnya perencanaan strategik, sperti : (1) Kenaikan tingkat perubahan tekn ologi, (2) pertumbuhan kompleksitas pekerjaan manajerial, (3) Peningkatan kompleksitas lingkungan eksternal, dan (4) Semakin panjangnya tenggang waktu tenggang waktu antara keputusan-k eputusan sekarang dan hasilhasil di waktu yang akan datang.
Proses Perencanaan Strategik (atau dapat disebut “manajemen strategik”) merupakan penetapan serangkaian keputusan dan kegiatan dalam perumusan dan implementasi strategi-strategi yang dirancang untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Proses penyusunannya meliputi tidak kurang dari 9 langkah. Sebagai model umum, langkah-langkah yang dibahas dapat diterapkan dengan berbagai modifikasi, pada proses perencanaan strategik setiap organisasi, baik organisasi besar, kecil, berorientasi laba ataupun bukan berorientasi laba. Secara ringkas langkah-langkah proses penyusunan strategik dapat diuraikan sebagai berikut : Langkah 1 : Penentuan misi dan tujuan, yang mencakup pernyatan-pernyatan umum tentang tentang misi, falsafah maksud, dan tujuan organisasi. Perumusan misi dan tujuan merupakan tanggung jawab kunci bagi manajer puncak. Perumusan ini dipengaruhi oleh nilainilai yang dibawakana manajer. NIlai-nilai ini dapat mencakup masalah-masalah sosial dan etika, atau masalah-,asalah umum sperti luas perusahaan, macam produk atau jasa yang akan diproduksi atau cara pengoperasian perusahaan.
Langkah 2 : Pengembangan profil perusahaan, yang mencerminkan kondisi internal dan kemampuan perusahaan. Langkah ini dilakukan dengan mengidentifikasi tujuan-tujuan dan strategi-strategi yang ada sekarang (existing). Suatu profil perusahaan adalah hasil analisa Internal perusahaa yang tersedia untuk mengidentifiksdi tujuan dan strategi sekarang, serta memerinci kuantitas dan kualitas sumber daya-sumber daya p erusahaan yang tersedia. Profil perusahaan menunjukan kesuksesan perusahaan diwaktu yang lalu dan kemampuann ya untuk mendukung pelaksanaan kegiatan sebagai implementasi strategi dalam pencapaian tujuan di waktu yang akan datang. Langkah 3 : Analisa lingkungan eksternal, dengan maksud untuk mengidentifikasikan cara-cara dalam mana perubahan-perubahan lingkungan ekonomi, teknologi, sosial/budaya, dan politik dapat secara tidak langsung mempengaruhi organisasi. Di samping itu perusahaan perlu mengidentifikasikan lingkungan lebih kkusus, yang terjadi dari penyedia, pasar organisasi,para pesaing, pasar tenaga kerja, dan lembaga-lembaga keuangan, di mana kekuatan -kekuatan ini akan mempengaruhi secara langsung operasi perusahaan. Identifikasi dan analisa lingkungan eksternal dapat dilakaukan dengan berbagai metode peramalan (forecasting) dan manajemen ilmiah. Kunci keberhasilan analisa lingkungan bagi perumusan strategi terletak pada kemampuan manajemen untuk mendeteksi perubahan perubahan lingkungan eksternal beserta dampaknya. Hal ini akan memungkinkan manajemen mempunyai kedudukan yang lebih baik dalam menghadapi berbagai masalah serta kesempatan pertumbuhan yang diciptakan lingkungan. Analisa lingkungan juga memungkinkan organisasi mengantisipasi dan mempengaruhi kegiatan dalam lingkungan tugasnya, terutama untuk memberikan antisipasi strategik sebagai reaksi terhadap berbagai kekuatan lingkunagan. Langkah 4 : Analisa internal perusahaan – kekuaan dan kelemahan organisasi. Analisa ini dilakukan dengan memperbandingkan profil perusahaan dan lingkungan eksternal. Tujuan proses internal di atas adalah untuk mengidentifikasikan kekuatan-kekuatan dan kelemahankelemahan strategik yang penting bagi perumusan strategi perusahaan. Secara konsepsual, tujuan ini dapat dicapai melalui identifikasi factor-faktor internal strategiik (sebagai contoh, saluran distribusi, lokasi, teknologi, dan struktur organisasi) dan penilaian factor-faktor tersebut. Dengan memahami kekuatan dan kelemahan persainagan (atau sering disebut posisi persaingan), perumusan strategi organisasi diharapkan akan lebih “tepat”.
Langkah 5 : Identifikasi kesempatan dan ancaman strategik. Identifikasi tujuan dan strategi, analisa lingkungan, serta analisa kekuatan dan kelemahan organisasi dipadukan dalam langkah ke lima : penentuan berbagai kesempatan yang tersedia bagi organisasi dan ancaman ini dapat ditimbulkan banyak faktor , antara antara lain perkembanagan teknologi, perubahan kondisi pasar , perubahan politik , atau perilaku konsumen/langganan. Langkah 6 : Pembuatan keputusan strategik. Langkah selanjutnya mencakup identifikasi, penilaian dan pemilihan berbagai alternative strategik.Prose ini disebut proses pembuatan keputusan strategik. Langkah 7 : Pengembangan strategi perusahaa. Setelah tujuan jangka panjang dan strategi dan ditetapakan.
n. Proses Perencanaan Strategik Pendekatan perencanaan strategic merupakan penetapan serangkaian keputusan dan kegiatan dalam perumusan dan implementasi strategi-strategi yang dirancang untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Proses penyusunannya meliputi tidak kurang dari 9 langkah. Secara ringkas langkah-langkah proses penyusunan strategic dapat diuraikan sebagai berikut : 1.
penentuan misi dan tujuan
2.
pengembangan profil persuahaan
3.
analisa lingkungan eksternal
4.
analisa internal perusahaan – kekuatan dan kelemahan organisasi
5.
identifikasi kesempatan dan ancaman strategik
6.
pembuatan keputusan strategik
7.
pengembangan strategi perusahaan
8.
implementasi perusahaan
9.
peninjauan kembali dan evaluasi
o. Berbagai Kebaikan dan kelemahan Perencanaan Strategik kebaikan utama perencanaan stategik adalah dapat memberikan pedoman yang
konsisten bagi kegiatan – kegiatan organisasi, mempunyai sasaran dan pengarahan yang jelas dalam mencapai tujuan, membantu manajer mengantisipasi masalah – masalah
sebelum timbul dan menanganinya sebelum menjadi lebih berat, membantu para manajer dalam pembuatan keputusan. Kebaikan lainnya, meminimumkan kemungkinan kesalahan karena telah
dirumuskan secara jelas dan cermat, serta membantu manajer membuat keputusan. Kelemahan – kelemahan perencanaan strategik adalah memerlukan investasi
dalam waktu, uang, dan orang yang cukup besar, penetapan dan pemeliharaan suatu sistem formal melibatkan banyak biaya, perencanaan strategik kadang – kadang cenderung membatasi organisasi hanya erhadap pilihan yang paling rasional dan bebas risiko.
p. Hambatan-hambatan Perencanaan Efektif 1. penolakan internal para perencanaterhadap penetapan tujuan dan p embuatan rencana untuk mencapainya 2. Keengganan umum para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana- rencana karena perubahan yang ditimbulkan. Penolakan terhadap perubahan Ada 3 alasan: 1. Bertentangan dengan kepentingannya 2. Menghilangkan atau mengurangi balas jasa atau kekuatannya seperti kekuatan karier atau gengsi. 3. Membatasi kebebasan karyawan untuk mengambil kegiatan kerja yang disukai atau menghindarkan tugas yang tidak diinginkan. Mereka kadang menolak krn adnya beban kerja baru yang timbul sebagai akibat dr rencana tersebut tanpa adnya balasan jasa tertentu. Hambatan Pembuatan rencana efektif. Karena penetapan tujuan merupakan langkah esensi pertama dalam perencanaan, para manajer yang tidak dapat menetapkan tujuan yang cukup berarti akan tidak mampu membuat rencana-rencana efektif . Ada sejumlah alas an mengapa banyak manajer ragu-ragu atau gagal menetapkan tujuan kerja mereka, yaitu: 1. Kurang pengetahuan tentang organisasi 2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan 3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif
4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang 5. Biaya 6. Takut gagal 7. Kurang percaya diri 8. Ketidak tersediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternative q. Kriteria penilaian efektifitas rencana a.
Kegunaan
agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan fungsi – fungsinya yang lain, suatu rencan harus fleksibel, stabil, berkesinambungan, dan sederhana. Fleksibilitas adalah esensi bagi kesuksesan perencanaan strategik yang memerlukan analisa, peramalan, pengembangan rencana dengan mempertimbangkan segala sesuatu dan pembuatan perencanan sebagai proses yang berkesinambungan rencana memerlukan stabilitas karena bila rencana terlalu sering berubah para manajer tidak menjadi terbiasa dengan rencana tersebut sebagai suatu peralatan peroperasian dan menjadi tidak efektif. Perencanan perlu mempunyai kontinyuitas agar perencanaan dapat berkesinambungan. Rencana yang sederhana perlu untuk memberikan cara pencapaian tujuan dengan sedikit mungkin faktor – faktor, kekuatan – kekuatan, dan pengaruh – pengaruh dalam situasi, serta hubungan – hubungan antara mereka. b.
ketepatan dan objektifitas
rencana – rencana harus diefaluasi untuk mengetahui apakah jelas, ringkas, nyata dan akurat. Berbagai keputusan dan kegiatan manajemen lainnya hanya efektif bila didasarkan atas informasi yang tepat. Perencanaan harus lebih didasarkan atas pemikiran yang realistik dan fakta – fakta yang sebenarnya tentang persyaratan – persyaratan yan gdibutuhkan untuk mencapai sasaran dibanding sasaran pribadi pembuat rencana. Agar tercapai perencanaan tersebut, proses penyusunannya haru didasarkan atas pemikiran yang objektif. c.
ruang lingkup
perencanan perlu memperhatikan prinsip – prinsip kelengkapan (komprehensiveness), kepaduan (unity) dan konsistensi.
d.
efektifitas biaya efektifitas biaya perencanaan dalam hal ini adalah menyangkut waktu, usaha, dan
aliran emosional. Pedoman penting dalam perencanaan adalah jangan lakukan perencanaan bila hasil – hasil meningkatkan penghasilan atau mengurangi biaya lebih kecil daripada biaya perencanaan dan implementasinya. e.
akuntabilitas ada dua aspek akuntabilitas perencanaan yaitu: tanggung jawab atas pelaksanaan
perencanaan dan tanggung jawab atas implementasi renccana. f.
ketepatan waktu para perencana harus membuat berbagai perencanaan. Berbagai perubahan yang
terjadi sangat cepat akan dapat mengakibatkan rencana tidaktepat atau sesuai untuk berbagai bperbedaan waktu.
