Prosedur Tindakan Korektif

KEMENTERIAN

D I R E KT O R A T

PEKERJAAN

J EN D ER A L

B IN A

UMUM

M A R G A

PROSEDUR TINDAKAN KOREKTIF

No. Dok. : DJBM/SMM/PR/05 No. Rev. : 00

Tgl. Tgl. Diterbi Diterbitka tkan n : 21 Maret Maret 2011 Tgl. Tgl. Kaji Kaji Ulan Ulang g : 21 Mare Marett 2013 2013

Hal

:

Paraf

:

1/13

PENGESAHAN URAIAN

NAMA & JABATAN

DISUSU DISUSUN N OLEH OLEH

IR. PURNOMO KETUA TIM TEKNIS POKJA SMM

DIPER DIPERIKSA IKSA OLEH OLEH

IR. CHAERUL TAHER, M.Sc SESDITJEN BINA MARGA

TANDA TANGAN

TANGGAL

IR. DJOKO MURJANTO, M.Sc DISAHKAN OLEH

DIREKTUR JENDERAL BINA MARGA

STATUS DOKUMEN

NO. DISTRIBUSI TANGGAL

Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

KEMENTERIAN

D I R E KT OR AT

PEKERJAAN

J E N D ER A L

B IN A

UMUM

M A R G A



Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013

Hal

:

Paraf

:

2/13

SEJARAH DOKUMEN TANGGAL

21 Maret 2011

CATATAN PERUBAHAN

KETERANGAN

Prosedur Pengendalian Korektif ini diterbitkan perdana


KEMENTERIAN

D I R E KT O R A T

PEKERJAAN

J EN D ER A L

B IN A

UMUM

M A R G A




Hal

:

Paraf

:

3/13

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN DAN NOTASI NOMOR UNIT KERJA

UNIT KERJA

NOTASI

001

Sekretariat Ditjen BM

SDBM

002

Direktorat Bina Program

DITBP

003

Direktorat Bina Teknik

DITBT

004

Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah I

DITBPW-I

005

Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah II

DITBPW-II

006

Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah III

DITBPW-III

007

Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional I

BBPJN I

008

Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional II

BBPJN II

009

Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional III

BBPJN III

010

Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional IV

BBPJN IV

011

Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional V

BBPJN V

012

Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VI

BBPJN VI

013

Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VII

BBPJN VII

014

Balai Pelaksanaan Jalan Nasional VIII

BPJN VIII

015

Balai Pelaksanaan Jalan Nasional IX

BPJN IX

016

Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional X

BBPJN X

017

Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XI

BBPJN XI

Catatan : Masing masing Unit Kerja (Setditjen, Direktorat-Direktorat, Balai Besar/Balai Pelaksanaan Jalan Nasional) dapat membuat ketentuan tersendiri tentang pengaturan/penomoran distribusi pada unit unit yang berada dibawah koordinasinya.


KEMENTERIAN

D I R E KT OR AT

PEKERJAAN

J E N D ER A L

B IN A

UMUM

M A R G A



1.


Hal

:

Paraf

:

4/13

Ruang Lingkup : Prosedur ini berlaku bagi seluruh Unit Kerja dan Unit Pelaksana di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga.

2.

3.

Tujuan : 2.1

Memberikan panduan pengelolaan Pengendalian Tindakan Korektif kepada seluruh Unit Kerja dan Unit Pelaksana dilingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga.

2.2

Agar tidak terjadi kegagalan berulang pada kegiatan yang sama, yang dilaksanakan dilingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga.

Acuan: Permen No. 04/PRT/M/2009 tentang Sistem Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan Umum.

4.

Definisi : Tindakan Korektif. Tindakan menghilangkan penyebab ketidak sesuaian yang ditemukan atas situasi yang tidak dikehendaki.

5.

Ketentuan Umum : 5.1 Pelaksanaan Tindakan Korektif Kegiatan Tindakan Korektif mengacu kepada Bagan Alir Butir 7.1 dokumen ini. 5.2 Sumber Informasi untuk Tindakan Korektif . a. Sumber informasi dapat diperoleh dari hasil kegiatan pada Pengendalian HPTS, prosedur DJBM/SMM/PR/04 Rev. : 00). b. Laporan bulanan kinerja Unit Kerja dan Unit Pelaksana. 5.3 Lingkup Tindakan Korektif. 5.3.1 Penerapan Tindakan Korektif.


KEMENTERIAN

D I R E KT O R A T

PEKERJAAN

J EN D ER A L

B IN A

UMUM

M A R G A




Hal

:

Paraf

:

5/13

Penerapan Tindakan Korektif meliputi kegiatan kegiatan sebagai berikut : a. Meninjau ketidaksesuaian termasuk keluhan pelanggan b. Menentukan penyebab ketidaksesuaian. c. Mengevaluasi tindakan yang diperlukan untuk memastikan agar HPTS tidak terjadi lagi. d. Menetapkan tindakan korektif yang diperlukan dan petugas yang melaksanakan. e. Menerapkan/melaksanakan tindakan korektif. f. Meninjau/menilai keefektifan tindakan korektif yang diambil. 5.3.2 Meninjau Ketidaksesuaian. Ketidak sesuaian termasuk keluhan pelanggan harus ditinjau dengan seksama, data sebagai bahan analisis diperoleh dari hasil kegiatan pada Pengendalian HPTS, prosedur DJBM/SMM/PR/04 Rev. : 00), atau kegiatan lain yang dianggap memadai. 5.3.3 Menentukan Penyebab Ketidaksesuaian. a.

Penyebab ketidak sesuaian harus dianalisa dengan cara yang sesuai dan memadai serta ditentukan penyebabnya, faktor penyebab dapat ditetapkan satu atau lebih dari kriteria unsur penyebab yakni BOCAL (Bahan, Orang, Cara, Alat dan Lingkungan).

b. Uraikan dengan jelas atas kriteria masing masing faktor penyebab yang ditemukan. c.

Pastikan bahwa faktor penyebab yang ketidaksesuaian tidak akan terulang lagi.

ditetapkan

akan

menjamin

5.3.4 Penetapan Tindakan Korektif. Tindakan korektif dapat meliputi tindakan tindakan antara lain : a. Memperbaiki/merubah atau menambahkan Prosedur/Petunjuk Pelaksanaan/ Instruksi Kerja kegiatan bersangkutan karena adanya kekurangan dalam Prosedur/Petunjuk Pelaksanaan/Instruksi yang digunakan. b. Memperbaiki/merubah atau menambah persyaratan bahan, kompetensi pelaku kegiatan, kriteria penggunaan peralatan dan cara melaksanakan k egiatan.


KEMENTERIAN

D I R E KT OR AT

PEKERJAAN

J E N D ER A L

UMUM

B IN A

M A R G A




Hal

:

Paraf

:

6/13

Penetapan Tindakan Korektif harus termasuk menetapkan petugas yang bertanggung jawab untuk melaksanaka n dan persetujuan waktu penyelesaian. 5.3.5 Menerapkan/Melaksanakan Tindakan Korektif. Pengamatan harus dilakukan saat Tindakan Korektif diterapkan. Pelaksanaan atau penerapan harus mengacu kepada Tindakan Korektif yang telah ditetapkan. Penanggung jawab penetapan tindakan korektif harus melihat kesesuaian antara rencana dan pelaksanaannya. 5.3.6 Evaluasi dan Tinjauan Terhadap Tindakan Korektif. Hasil kegiatan yang telah dilakukan dengan tindakan korektif harus ditinjau dan dievaluasi apakah telah memenuhi kesesuaian terhadap persyaratan yang ditetapkan. Jika tidak sesuai, maka harus dilakukan evaluasi terhadap Tindakan Korektif dan bilamana perlu harus dibuat Tindakan Korektif ulang. 5.4 Ketentuan Penanggung Jawab pada Tindakan Korektif. Untuk penyelenggaraan Tindakan Korektif yang efektif dan efisien maka penanggung jawab pada Tindakan Korektif diatur sebagai berikut : PENANGGUNG JAWAB YANG MENETAPKAN, PADA

TINGKATAN

Aspek 1 & 2

Aspek 3 & 4

Sekditjen

:

Pejabat Eselon IV ybs.

Pejabat Eselon III ybs.

Direktorat

:



Balai Besar/Balai

:



Satuan Kerja

:

Asisten Teknik

Ka. SNVT

PPK

:

PPK

Ka. SNVT

Keterangan :

Aspek 1 – Uraian Ketidaksesuaian. Aspek 2 – Analisa Faktor Penyebab. Aspek 3 – Jenis Tindakan Korektif dan Petugas Pelaksana


KEMENTERIAN

D I R E KT O R A T

PEKERJAAN

J EN D ER A L

B IN A

UMUM

M A R G A




Hal

:

Paraf

:

7/13

Aspek 4 – Verifikasi Tindakan Korektif. 5.5 Pelaporan Tindakan Korektif. Tindakan korektif harus dilaporkan setiap triwulan dengan ketentuan, sebagai berikut : Tingkatan

Dilaporkan Oleh

Disampaikan melalui Wakil Manajemen kepada

6.

Setditjen

:


Sesditjen

Direktorat

:


Direktur

Balai Besar/Balai

:

Pejabat Eselon III/IV ybs.

Ka. Balai Besar/Balai

Satuan Kerja

:

Ka. SNVT


PPK

:

Ka. SNVT


Kondisi Khusus : Tidak ada.


KEMENTERIAN

D I R E KT OR AT

PEKERJAAN

J E N D ER A L

UMUM

B IN A

M A R G A



7.

Hal

:

Paraf

:

8/13

Tata cara/Bagan Alir BAGAN ALIR

7.1

PELAKSANA KEGIATAN


LAPORAN BULANAN

HPTS

WAKIL Manajemen/ Penjamin Mutu

IDENTIFIKASI Ketidaksesuaian

Ada HPTS Berulang ? Ya 2

PIMPINAN PUNCAK

PEJABAT (KETENTUAN BUTIR 5.4)

PEJABAT (KETENTUAN BUTIR 5.4)

ASPEK 3 & 4

ASPEK 1 & 2

KETERANGAN

1

UNDANGAN Rapat Koordinasi

3

USULAN PEMBAHASAN

4

RAPAT KOORDINASI + PEMBAHASAN TINDAKAN KOREKTIF

URAIAN Ketidaksesuaian

5

ANALISA Faktor Penyebab 7

PELAKSANAAN TIND..KOREKSI

PENETAPAN TINDAKAN

6

MONITORING

8

9

SESUAI ? 11

12

Ya 10

Evaluasi Efektifi tas Tind. Korektif

Catatan & Rekomendasi

CATATAN Tin dakan Korektif

LAPORAN TINDAKAN KOREKTIF


KEMENTERIAN

D I R E KT O R A T

PEKERJAAN

J EN D ER A L

UMUM

B IN A

M A R G A




Hal

:

Paraf

:

9/13

7.2 Tugas dan tanggung jawab. 7.2.1 Wakil Manajemen/Unit Penjamin Mutu, Kegiatan 1 (Identifikasi Ketidaksesuaian), Wakil Manajemen/Unit Penjamin Mutu mengidentifikasi dan mengevaluasi pengelolaan HPTS, bilamana ditemukan HPTS berulang atau bila ada informasi HPTS yang memerlukan tindakan korektif, maka : Kegiatan 2 (Usulan Pembahasan). Mengusulkan kepada Pimpinan Puncak untuk membahas Tindakan Korektif dalam agenda Rapat Koordinasi. Kegiatan 4 (Rapat Koordinasi). Mengajukan materi pembahasan kepada Pemimpin Rapat untuk pembahasan Tindakan Korektif. Kegiatan 11 (Evaluasi Efektifitas Tindakan Korektif). a. Meneriman Laporan Tindakan Korektif dari Pejabat sebagaimana ketentuan butir 5.4, membuat penggandaan dan meneruskan Laporan Bulanan Tindakan Korektif kepada Pimpinan Puncak. b. Mengakomodir tanggapan dari Pimpinan Puncak dan membahas materi Tindakan Korektif dengan Pimpinan Puncak. 7.2.2

Pimpinan Puncak, Kegiatan 3 (Undangan Rapat Koordinasi). a. Menerima dan mempelajari materi usulan Tindakan Korektif. b. Mengundang pihak pihak yang terlibat dalam substansi, untuk Rapat Koordinasi. Kegiatan 4 (Rapat Koordinasi). Memimpin Rapat Koordinasi dan pembahasan Tindakan Korektif. Kegiatan 12 (Catatan dan Rekomendasi untuk Tindak Lanjut). a. Menerima Laporan Bulanan Tindakan Korektif. b. Memberikan tanggapan dan komentar serta catatan penting atas penanganan


KEMENTERIAN

D I R E KT OR AT

PEKERJAAN

J E N D ER A L

UMUM

B IN A

M A R G A




Hal

:

Paraf

:

10/13

Tindakan Korektif, dan disampaikan kepada Wakil Manajemen. c. Mengakomodir penyelenggaraan penanganan Tindakan Korektif jika terdapat Tindakan Korektif yang memerlukan kewenangan Pimpinan Puncak untuk menyelesaikannya. 7.2.3 Pejabat Dalam Ketentuan Butir 5.4 (Aspek 1& 2), Kegiatan 4. Menghadiri rapat pembahasan Tindakan Korektif Kegiatan 5 (Identifikasi Ketidaksesuaian & Analisa Faktor Penyebab). a. Memeriksan substansi HPTS berulang. b. Mengidentifikasi dan menentukan faktor penyebab timbulnya ketidaksesuaian c. Memastikan bahwa ditetapkannya faktor penyebab menghilangkan unsur kegagalan dalam kegiatan.

untuk diatasi, akan

d. Membubuhkan tanda tangan pada aspek kegiatan 1 &2 (F : 01/DJBM/SMM/ PR/05). 7.2.4 Pejabat Dalam Ketentuan Butir 5.4 (Aspek 3 & 4), Kegiatan 4. Menghadiri rapat pembahasan Tindakan Korektif Kegiatan 6 (Penetapan Tindakan Korektif dan Petugas Pelaksana). a. Dibantu oleh pejabat sebagaimana butir 7.2.3 menetapkan Tindakan Korektif. b. Menyetujui penugasan petugas yang melaksanakan Tindakan Korektif dan waktu penyelesaiannya. c. Membubuhkan tanda tangan pada aspek kegiatan 3 (F : 01/DJBM/SMM/ PR/05). Kegiatan 8 (Monitoring). Monitoring pada saat Tindakan Koreksi diimplementasikan. Kegiatan 9 (Evaluasi) a. Mengevaluasi Hasil kegiatan Tindakan Koreksi terhadap persyaratan yang


KEMENTERIAN

D I R E KT O R A T

PEKERJAAN

J EN D ER A L

UMUM

B IN A

M A R G A




Hal

:

Paraf

:

11/13

ditetapkan. b. Jika masih belum sesuai, maka memerintahkan Pejabat sebagaimana ketentuan butir 5.4 (aspek kegiatan 1 & 2) untuk melakukan analisa ulang. c. Jika sesuai bubuhkan verifikasi pada kolom yang telah disediakan dan : Kegiatan 10 (Catatan Tindakan Korektif) a. Mencatat Tindakan Korektif dalam formulir Catatan Tindakan Korektif (F:02/ DJBM/SMM/PR/05 Rev. : 00). b. Melaporkan hasil Tindakan Korektif setiap periode 3 (tiga) bulan sekali/ triwulan kepada Pimpinan Puncak melalui Wakil Manajemen. 7.2.5

Pelaksana Kegiatan, Kegiatan 7 (Pelaksanaan Tindakan Korektif) a. Melaksanakan kegiatan penanganan Tindakan Korektif sesuai petunjuk dan ketentuan dalam formulir Tindakan Korektif yang telah ditetapkan melalui formulir (F : 01/DJBM/ SMM/PR/05 Rev. : 00). b. Melaporkan kepada pejabat yang ditunjuk sebagai verifikator, bilamana kegiatan telah selesai dilaksanakan (dengan atau tanpa verifikasi/validasi pada kegiatan yang relevan). a. Melakukan kegiatan penanganan ulang bilamana pekerjaan yang dilakukan, menurut pertimbangan pejabat yang berwenang melakukan verifikasi hasil penanganan belum memenuhi kesesuaian.

8.

Bukti Kerja : 8.1 Tindakan Korektif. 8.2 Catatan Tindakan Korektif.

9.

Lampiran : 9.1 Tindakan Korektif, F : 01/DJBM/ SMM/PR/05 Rev. : 00. 9.2 Catatan Tindakan Korektif, F : 02/DJBM/ SMM/PR/05 Rev. : 00.


KEMENTERIAN

D I R E KT OR AT

PEKERJAAN

J E N D ER A L

UMUM

B IN A

M A R G A




Hal

:

Paraf

:

12/13

Lampiran 9.1 TINDAKAN KOREKTIF (F : 01/.../SMM/PR/05 Rev. : 00) Nomor Tindakan Korektif Tanggal Unit Kerja Tanggal Kejadian HPTS Informasi/data dari

: : : (Tulis unit kerja dimana HPTS terjadi, bisa lebih dari satu) : (Tanggal bisa terjadi lebih dari satu kali) :

URAIAN KETIDAKSESUAIAN YANG TERJADI (Aspek 1) Nama : .........(Lihat ketentuan butir 5.4)

Tanda tangan :

ANALISA F AKTOR PENYEBAB (Aspek 2) Nama : .........(Lihat ketentuan butir 5.4)

Tanda tangan :

PENETAPAN TINDAKAN KOREKTIF & PETUGAS PELAKSANA (Aspek 3) Nama Petugas Pelaksana

:

Target Waktu Penyelesaian

:

Ditetapkan Oleh (Nama/Jabatan)

: (Lihat ketentuan butir 5.4)

Tanda tangan

:

VERIFIKASI TINDAK AN KOREK TIF (Aspek 4) Tanggal verifikasi :

Nama/Jabatan : Tanda Tangan :

Catatan : Jika Penjelasan tidak cukup dimuat dalam kolom yang telah disediakan, dapat digunakan lembar tambahan.


KEMENTERIAN

D I R E KT O R A T

PEKERJAAN

J EN D ER A L

B IN A

UMUM

M A R G A




Hal

:

Paraf

:

13/13

Lampiran 9.2 CATATAN TINDAKAN KOREKTIF (F : 02/.../SMM/PR/05 Rev. : 00) Periode : Bulanan TARGET WAKTU NO

NO TK

PERIHAL

PELAKSANA

STATUS

MULAI

KET.

SELESAI

..................., ..............................20...

( . . . .. . . . . . . .. . . . . .) Pejabat Eselon III/Ka SNVT


Prosedur Tindakan Korektif

Recommend Documents