PRESUPUESTO Y PUNTO DE EQUILIBRIO

2011 UNIVERSIDAD VERACRUZANA FACULTAD DE CONTADURIA POZA RICA - TUXPAN

 COBOS HERNANDEZ ARIANA  HERNÁNDEZ DEL ÁNGEL DEMETRIO  QUIRINO CRUZ CHRISTIAN ADRIAN  SALCEDO MEZA SHARENTY  ZAPATA MAR JUAN CARLOS

TUXPAN VER., A 17 DE FEBRERO DEL 2011

TEORIA DE PRESUPUESTOS

INDICE

INDICE ............................................................................................................................................... 2 INTRODUCCION .............................................................................................................................. 3 PRESUPUESTO............................................................................................................................... 4 OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 4 REQUISITOS PARA UN BUEN PRESUPUESTO. ..................................................................... 5 CARACTERÍSTICAS ....................................................................................................................... 9 CLASIFICACIÓN .............................................................................................................................. 9 RELACIÓN DEL PRESUPUESTO CON EL PROCESO ADMINISTRATIVO ...................... 13 PUNTO DE EQUILIBRIO .............................................................................................................. 17 CONCLUSION ................................................................................................................................ 22 BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................... 23

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INTRODUCCION

El objetivo del presente trabajo es un resumen detallado de los conceptos que constituyen la teoría de los presupuestos desde las perspectivas de diferentes fuentes de información que nuestra actualidad existen. Principios, conceptos, términos y temas que permitirán a quienes toma las decisiones en las empresas tener una base conceptual como guía.

La forma en que se han organizado los diferentes temas permitirá al lector ir de lo general a lo particular y dejar en claro toda la conceptualización de los presupuestos.

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PRESUPUESTO Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia. El presupuesto expresa lo que la administración tratara de realizar, toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organización, a este proceso se le conoce como presupuesto maestro formado por las diferentes áreas que lo integran.

OBJETIVOS Consideración del futuro, para que los planes trazados permitan la obtención de la utilidad máxima, de acuerdo con las condiciones que se presenten. Asegurar la liquidez financiera de la empresa. La coordinación de todas las actividades, para obtener ese fin. Establecer un control para conocer si los planes son llevados a cabo y determinar la dirección que se lleva en relación con los objetivos establecidos.

(http://www.mailxmail.com/curso-como-hacer-presupuestos-inversion/objetivospresupuesto extraído el 2 de febrero del 2011)

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REQUISITOS PARA UN BUEN PRESUPUESTO. Para que los presupuestos logren su cometido de forma satisfactoria, las personas encargadas de su elaboración deben basarse en ciertos requisitos, que explicamos a continuación:

1. Conocimiento de la Empresa. Es muy importante que tengas un conocimiento amplio de la empresa en cuanto a sus objetivos, políticas y organización, ya que si un presupuesto no se elabora de acuerdo a las características principales, no tiene razón de ser y no servirá. El contenido y forma de los presupuestos, por lo tanto, va a variar de una empresa a otra.

El conocer los objetivos y políticas de la empresa es de gran utilidad. Los primeros nos van indicar a dónde queremos llegar, van a señalamos el campo de operaciones, especificarán su tamaño y horizontes esperados y definen sus funciones; éstos deben ser establecidos cuidadosamente, y de forma que sean alcanzables. Las segundas serán las directrices a seguir para saber cómo enfrentarnos a las distintas situaciones que se nos presenten; representan actitudes o puntos de vista que la compañía procura mantener en forma consistente en todas sus operaciones.

En cuanto a lo que se refiere a la organización, es importante que exista un organigrama general y otro por cada departamento para definir claramente las áreas de responsabilidad y las líneas de autoridad, pues en la elaboración del presupuesto intervendrán los gerentes de cada área así como los subordinados. 5


2. Total apoyo de la alta gerencia. Para su buena realización y desarrollo es indispensable que te asegures de que los directivos apoyen la implantación del presupuesto. Esto hace que el presupuesto se convierta en un plan de acción operativa y un patrón de control comparando lo presupuestado contra lo real.

3. Exposición del plan o política. Una vez que se han definido claramente los criterios de los directivos respecto al plan, necesitarás difundirlos en forma clara y concreta por medio de manuales o instructivos. Esto tiene como fin informar el trabajo y coordinar las funciones de las personas que intervienen en la elaboración del presupuesto. En dichos métodos también se incluirá el período que abarcará el presupuesto, las formas que se usarán con instrucciones para saber cómo llenarlas, y toda la información necesaria.

Es muy importante que las personas que intervienen en la elaboración del presupuesto estén de acuerdo con ello y conozcan bien cuál será su labor para que sea más fácil el trabajo. En algunas empresas puede existir la necesidad de capacitar al personal de nivel gerencial para obtener mejores resultados.

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4. Coordinación para la ejecución del plan o política. Para que cada uno de los presupuestos de los diferentes departamentos de una empresa formen parte del presupuesto general y éste sea como una unidad, es necesaria la presencia de una persona que actúe como coordinador de todos los departamentos que intervienen en el plan. A esta persona se le denomina Director del Presupuesto.

Lógicamente, esta responsabilidad debe recaer en manos de un funcionario con preparación técnica y con un conocimiento amplio de la compañía en cuanto a su organización y aspecto financiero, así como del sistema contable de la entidad, tomando en cuenta el tamaño de la empresa y las necesidades de ésta, porque el Director del Presupuesto va a ver la empresa de manera global.

Para sincronizar las actividades de cada departamento debes elaborar un calendario en el cual se indiquen las fechas en las que cada departamento deberá tener lista la información necesaria para que otros puedan desarrollar las estimaciones. Toda esta información, al igual que el calendario de actividades, las debe manejar el Director del Presupuesto.

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5. Fijación del Período Presupuestal. Otro de los requisitos indispensables para poder ejercer el control presupuestal es la fijación del lapso que comprenden las estimaciones. Esto dependerá de la estabilidad o inestabilidad de las operaciones del negocio. Lo más conveniente es hacer coincidir las estimaciones con los resultados para que se puedan llevar a cabo las comparaciones y hacer las correcciones necesarias. En caso contrario, probablemente los resultados no serían significativos.

En resumen, es aconsejable establecer períodos del presupuesto por un año dividido en meses, para poder comparar mensualmente los resultados obtenidos contra lo planeado, con el fin de detectar desviaciones y así prever en lo que sea posible para el mes siguiente.

6. Dirección y Vigilancia. Una vez que el plan ya ha sido aprobado, cada departamento empezará a elaborar su presupuesto con las recomendaciones que ayudarán a poner en práctica dichos planes. El siguiente paso será revisar periódicamente las estimaciones y las actividades que se van desarrollando y, de ser necesario, modificarlas. Un buen presupuesto requiere de un trabajo continuo y minucioso, y que la persona encargada de vigilarlo posea los conocimientos necesarios para ver que se cumpla y se lleven a cabo las modificaciones cuando las circunstancias así lo requieran. De esta manera, el presupuesto podrá ser un verdadero instrumento de control para la empresa. (http://www.tudecides.com.mx/articulos-y-casos-de-estudio/finanzas/requisitos-paraelaborar-un-presupuesto.html extraído el 13 de febrero del 2011) 8


CARACTERÍSTICAS El presupuesto de diferencia de otras etapas de la planeación en que: Es un esquema, pues se elabora en un documento formal, ordenado sistemáticamente. Es un plan expresado en términos monetarios. Es general porque se establece para toda la empresa. Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas en que está dividida la organización. Es diseñado para un período determinado.

CLASIFICACIÓN A continuación se expone una clasificación de acuerdo con sus aspectos sobresalientes. 1) POR EL TIPO DE EMPRESA.- Estos pueden ser: a) Presupuesto Público o Fiscal.- Son aquellos que realizan los Gobiernos, los Municipios, las empresas descentralizadas etc. para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias P.O.A. b) Presupuesto Privado o Empresarial.- Son los realizados y utilizados por las empresas particulares como instrumento de su administración.

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2) POR SU CONTENIDO.- Estos pueden ser: a) Principales.- Estos presupuestos son una especie de resumen, en el que se presentan los elementos medulares en todos los presupuestos de la empresa. b) Auxiliares.- Son aquellos que muestran en forma analítica las operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que integran la organización de la empresa.

3) POR SU FORMA.- Según las fases alternativas que presenta, pueden ser: a) Flexibles.- Estos presupuestos consideran anticipadamente las variaciones que pudiesen ocurrir y permiten cierta elasticidad por posibles cambios o fluctuaciones propias, lógicas o necesarias. b) Fijos.- Son los presupuestos que permanecen invariables durante al vigencia del periodo presupuestario. La razonable exactitud con que se han formulado, obliga a la empresa a aplicarlos en forma inflexible a sus operaciones, tratando de apegarse lo mejor posible a su contenido.

4) POR SU DURACION.- La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos dependerá del tipo de operaciones que realice la empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a mayor tiempo corresponderá una menor precisión y análisis. Así pues, puede haber presupuestos: A) A Corto Plazo, los que abarcan un año o menos, y B) A Mediano plazo, los que se formulan para más de un año a 5 años C) A largo plazo, son los que abarcan a más de 5 años 10


5) POR LA TECNICA DE SU VALUACION.- Los presupuestos pueden ser: A) Estimados.- Son los presupuestos que se formulan sobre bases empíricas; sus cifras numéricas, por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan solo la probabilidad más o menos razonable de que efectivamente suceda lo que se ha planeado. B) Estándar.- Son aquellos que por ser formulados sobre bases científicas o casi científicas, eliminan en un porcentaje muy elevados las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a diferencia de los anteriores representan los resultados que se deben obtener.

6) POR SU REFLEJO EN LOS ESTADOS FINANCIEROS.- Por la forma como se exponen en los estados financieros son: a) De Posición Financiera o de Balance General.- Muestra la posición estática que tendría la empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo que se conoce como posición financiera o Balance General presupuestado. b) De Resultados.- Muestran las posibles utilidades a obtener en un periodo futuro. c) De Costos.- Se preparan tomando como base los principios establecidos en los pronósticos de ventas, y reflejan, a un periodo futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por concepto del costo total o cualquiera de sus partes. La experiencia obtenida dará lugar a la elaboración del: d) Presupuesto maestro o tipo.-. Con estos presupuestos se ahorra tiempo dinero y esfuerzo, ya que posteriormente, solo se hacen los que tengan variación sustancial.

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7) POR LAS FINALIDADES QUE PRETENDE EN: a) De Promoción, donde es necesario estimar ingresos y egresos que se efectuarán en el periodo presupuestado b) De Aplicación, que se elabora normalmente para solicitud de créditos. c) De Fusión, se elabora para ver resultados de una conjunción de entidades. d)

Por áreas y niveles de responsabilidad, cuando se desea cuantificar la

responsabilidad de los encargados de las áreas. e) Por Programas (preparados normalmente por entidades Gubernamentales) f) Base Cero.- no toma en cuenta las experiencias habidas, es costosa y no proporciona información muy oportuna.

8) DE TRABAJO.- Es el presupuesto común utilizado por cualquier empresa; su desarrollo ocurre normalmente en las etapas

de Previsión, Planeación. y

Formulación.

(Fundamentos de administración. Munch – García, Editorial Trillas, 2005.)

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RELACIÓN DEL PRESUPUESTO CON EL PROCESO ADMINISTRATIVO En una época de cambios en la gerencia moderna, la toma de decisiones exige presión y rapidez, y por lo tanto el factor de predicción y control de los presupuestos

es

de

vital

importancia

como

una

eficiente

herramienta

administrativa, es por este propósito que nace este trabajo de investación el cual versa en el estudio de una orientación más específica del conocimiento de la elaboración y manejo de los diferentes tipos de presupuestos dentro del entorno empresarial para enfrentar los futuros retos de la administración actual. Es evidente la íntima relación entre la planeación y el presupuesto y no es raro encontrar que utilizan indistintamente términos como presupuesto, plan anual de la empresa. Como se dijo, el presupuesto es resultado de algún tipo de plan o está basado en él, sea éste explícito o bien algo que se encuentra en las mentes de los directivos. (http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/fin/tippresu.htm Consultado el 13 de febrero del 2011)

La relación que tiene el presupuesto con el proceso administrativo es de la siguiente manera:

a) De Previsión Consiste en la determinación de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, la investigación y valoración de cuáles serán las condiciones futuras en que dicho organismo habrá de encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de acción posible. Disponer de lo conveniente para atender a tiempo las necesidades presumibles. Objetivo del Presupuesto: Tener anticipadamente todo lo necesario para la elaboración y ejecución del Presupuesto

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b) De Planeación Consiste en la determinación del curso concreto de acción que se habrá de seguir fijando los principios que lo habrán de presidir y orientar. Camino a seguir con unificación y sistematización de actividades por medio de las cuales se establecen objetivos de la empresa necesarios para alcanzarlos. Objetivo del Presupuesto: Planificación unificada y sistematizada de las posibles acciones, en concordancia con objetivos.

c) De organización. Se refiere a la estructuración técnica, de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles, y actividades de los elementos materiales y humanos de una entidad, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. La elaboración de los presupuestos particulares para cada departamento, permiten apreciar si cada uno de ellos realiza las funciones establecidas, de esta manera lograr el completo engranaje de sus funciones totales, por la interdependencia departamental que debe existir. Objetivo del presupuesto: Adecuada, precisa y funcional estructura de la Entidad, utilizando en este caso El Presupuesto como elemento para modificar la estructura de la entidad en caso necesario.

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d) De coordinación o integración. Consiste en dotar a la institución de todos los procedimientos y medios necesarios de desarrollo y mantenimiento armonioso de las actividades de la entidad, con el fin de evitar situaciones de desequilibrio entre las diferentes secciones que integran su organización. Objetivos del Presupuesto: Compaginación estrecha y coordinada de todas y cada una de las secciones para que cumplan con los objetivos de la entidad. La influencia coordinadora de los presupuestos constituye una ayuda valiosa para lograr este equilibrio.

e) De dirección. Consiste en la función ejecutiva para guiar, conducir vigilar inspeccionar y coordinar las acciones de cada miembro subordinado de la empresa, de acuerdo a lo planeado. Es una guía para la toma de decisiones programadas por los niveles ejecutivos. Objetivos del Presupuesto: Ayuda enorme en las políticas a seguir, tomas de decisiones y visión de conjunto así como auxilio correcto y con buenas bases para conducir y guiar a los subordinados. Es una valiosa herramienta puesto que por una parte permite delegar las decisiones programadas.

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f) De Control. Es la acción por medio de la cual se aprecia si los planes y objetivos se están cumpliendo. Consiste en el establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, por medio de acciones controladoras que permitan establecer las desviaciones o variaciones ocurridas. Objetivo del Presupuesto: Comparación a tiempo entre lo presupuestado y los resultados obtenidos, dando lugar a diferencias analizables y estudiables, para hacer las correcciones, mejoras y formulaciones de nuevos planes para alcanzar un eficiente manejo empresarial.

(http://www.mailxmail.com/curso-como-hacer-presupuestos-inversion/objetivospresupuesto extraído el 02 de febrero del 2011)

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PUNTO DE EQUILIBRIO Es aquel nivel de operaciones en el que los ingresos son iguales en importe a sus correspondientes en gastos y costos.

Para la determinación del punto de equilibrio debemos en primer lugar conocer los costos fijos y variables de la empresa; entendiendo por costos variables aquellos que cambian en proporción directa con los volúmenes de producción y ventas, por ejemplo: materias primas, mano de obra a destajo, comisiones, etc. Es una herramienta financiera que permite determinar el momento en el cual las ventas cubrirán exactamente los costos, expresándose en valores, porcentaje y/o unidades, además muestra la magnitud de las utilidades o pérdidas de la empresa cuando las ventas o caen por debajo de este punto de tal forma que éste viene siendo un punto de referencia a partir del cual un incremento en los volúmenes de ventas generará utilidades pero también un decremento ocasionará pérdidas. Ya que el punto de equilibrio representa la referencia de ingresos y gastos en donde no hay pérdidas

ni ganancias podremos utilizarlo como

herramienta para la elaboración del presupuesto y así determinar las ganancias que se desean obtener en el periodo, tomando en consideración que el obtener ganancias es uno de los objetivos de la empresa. La relación más directa que existe entre estas dos herramientas surge de la clasificación del presupuesto en donde encontramos al presupuesto maestro, el cual se divide en presupuesto de operación y presupuesto financiero; a su vez, dentro del presupuesto de operación encontramos que en primer lugar debemos elaborar el presupuesto de ventas, después el presupuesto de producción, el presupuesto de M.P.D., el presupuesto de M.O.D, y el presupuesto de G.I.F., para determinar el costo de producción 17


presupuestado

y

poder

determinar

el

presupuesto

de

gastos

de

administración y venta. Todo lo anterior se realiza tomando en cuenta al punto de equilibrio. Por costos fijos, aquellos que no cambian en proporción directa con las ventas y cuyo importe y recurrencia es prácticamente constante, como son la renta del local, los salarios, las depreciaciones, amortizaciones, etc. Además debemos conocer el precio de venta de él o los productos que fabrique o comercialice la empresa, así como el número de unidades producidas. Al obtener el punto de equilibrio en valor, se considera la siguiente formula:

Datos P.E= Punto de equilibrio

Costos Fijos

P.E. $=

C.F.= Costos fijos C.V.= Costos Variables VT= Ventas totales

Costos Variables 1Ventas Totales

Formula

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Consideremos el siguiente ejemplo en donde los costos fijos y variables, así como las ventas se ubican en la formula con los siguientes resultados: Datos: $ 295,000.00

P.E.

P.E=?

=$ 572,440.00

$= $ 395,000.00

C.F= $295000 1-

C.V= $395000

$ 815,000.00

VT= $815000

Sustitución

El resultado obtenido se interpreta como las ventas necesarias para que la empresa opere sin pérdidas ni ganancias, si las ventas del negocio están por debajo de esta cantidad la empresa pierde y por arriba de la cifra mencionada son utilidades para la empresa. Cuando se requiere obtener el punto de equilibrio en porcentaje, se manejan los mismos conceptos, pero el desarrollo de la formula es diferente: Costos Fijos P.E. %=

X 100 Ventas Totales - Costos Variables

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Al ser los mismos valores se ubican de acuerdo como lo pide la formula para obtener el resultado deseado: $ 295.000.00 P.E. %=

X 100 $815.000.

00

- $ 395.000.

= 70%

00

El porcentaje que resulta con los datos manejados, indica que de las ventas totales, el 70% es empleado para el pago de los costos fijos y variables y el 30% restante, es la utilidad neta que obtiene la empresa. El otro análisis del punto de equilibrio se refiere a las unidades, empleando para este análisis los costos variables, así como el Punto de Equilibrio obtenido en valores y las unidades totales producidas, empleando la siguiente formula: Costos Fijos X Unidades Producidas P.E. U= Ventas Totales - Costos Variables DATOS P.E.U=? C.F= $295000 C.V= $395000 VT= $815000 U.P=2250

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Por lo tanto el resultado indicará el monto de unidades a vender: $ 295,000.00 X 2,250 P.E. U=

= 1,580 $815.000.

00

- $ 395.000.

00

Para que la empresa esté en un punto en donde no existan perdidas ni ganancias, se deberán vender 1,580 unidades, considerando que conforme aumenten las unidades vendidas, la utilidad se incrementará. El análisis que resulta del punto de equilibrio en sus modalidades, ayuda al empresario a la toma de decisiones en las tres diferentes vertientes sobre las que cotidianamente se tiene que resolver y revisar el avance de una empresa, al vigilar que los gastos no se excedan y las ventas no bajen de acuerdo a los parámetros establecidos.

(http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/30/epe.htm extraído el 12 de febrero del 2011)

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CONCLUSION

Los presupuestos son herramientas que utilizan las instituciones como previsión de gastos e ingresos para un determinado periodo de tiempo, por lo general un año. El presupuesto es un documento que permite a las organizaciones privadas o publicas establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit o, por el contrario, ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit. Para su mayor compresión y mayor control los presupuestos clasifican las cuentas con el fin de crear un sistema de información confiable y una herramienta que le permitirá adquirir una ventaja competitiva sostenible, haciendo eficientes sus procesos y optimizando sus operaciones.

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BIBLIOGRAFÍA Fundamentos de administración. Munch – García, Editorial Trillas, 2005.

Presupuestos.

Consultado

el

2

de

febrero

de

2011

de:

http://www.mailxmail.com/curso-como-hacer-presupuestosinversion/objetivos-presupuesto

Requisitos para elaborar un presupuesto. Consultado el 13 de febrero del 2011 en: http://www.tudecides.com.mx/articulos-y-casos-deestudio/finanzas/requisitos-para-elaborar-un-presupuesto.html

Tipos de presupuesto. Víctor Manuel Lagos. Consultado el 13 de febrero de 2011 en:http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/fin/tippresu.htm

Punto de equilibrio.

Consultado el 12 de febrero de 2011 en:

http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/30/epe.htm extraído el 12 de febrero del 2011

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PRESUPUESTO Y PUNTO DE EQUILIBRIO

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