PLANEACION POR OBJETIVOS Los objetivos establecen resultados finales hacia los cuales se dirigen las actividades organizacionales organizacionales e individuales. individuales.
Jerarquía de Objetivos 1.Proposito Socio-económico Socio-económico 2.Mision 3.Objetivos globales de la organización organización (A largo Plazo, estratégicos) 4.Objetivos específicos 5.Objetivos de la División 6.Objetivos del departamento y la unidad 7.Objetivos individuales: -desempeño y de desarrollo personal La Administración por Objetivos APO a pesar de ser utilizada en todo el mundo, se tiene diferentes conceptos sobre ella, algunos la toman como una herramienta de evaluación, otros como una técnica de motivación y otros como un dispositivo de planeación y control. Se podría resumir en un definición así: La Administración por Objetivos es un sistema administrativo amplio que integra muchas actividades administrativas fundamentales en una forma sistemática y que esta conscientemente dirigido hacia el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales. El primer paso en el establecimiento de objetivos es determinar lo que se percibe como el propósito o la misión y las metas más importantes de la empresa para un determinado periodo. Ninguna persona o grupo puede esperar desempeñarse en forma efectiva y ef iciente a menos de que exista un propósito claro. Al fijar objetivos el gerente también establece mediciones del logro de las metas. Para que los objetivos sean medibles tienen que ser verificables, esto significa que al final del periodo podemos determinar si se cumplió el objetivo. Para establecer los objetivos debe seguir las siguientes normas: -La lista de objetivos no debe ser demasiado larga -Debe cubrir las principales principales características del trabajo -Deben ser verificables, exponiendo loa que se tiene que lograr y cuando -Si es posible se debe especificar la calidad deseada y el costo proyectado -Debe representar un reto -Fomentar el crecimiento y el desarrollo personal y profesional
Ventajas: *Mejoría de la administración administración *Clarificación de la organización *Estimulo al compromiso personal *Desarrollo de controles efectivos
Desventajas: *Deficiencias *Deficiencias al enseñar la filosofía de la APO *Dificulta al establecer metas *Insistencia en las metas a corto plazo *Peligro de inflexibilidad inflexibilidad
Características: -Establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior -Establecimiento de objetivos para cada departamento o posición -Interrelación de los objetivos de los departamentos -Elaboración de planes tácticos y planes operaciones, con énfasis en la medición y el control
Proceso de la administración por objetivos El proceso se inicia en la cima de la organización y tiene el respaldo activo del Director General, quien le da dirección a la organización. Sin embargo, no es esencial que la fijación de objetivos se inicie en la cima. Puede comenzar a nivel de división, al nivel del gerente de mercadotecnia o incluso más abajo. Al igual que en toda planificación, una de las necesidades críticas en la APO es el desarrollo y la difusión de premisas de planeación consistentes. No se puede esperar de ningún gerente que fije metas o que establezca planes y presupuestos sin guías de acción. Consiste en fijar metas al nivel más alto de la organización, clarificar los papeles específicos de los responsables de lograr las metas y establecer y modificar los objetivos para los subordinados. Se pueden establecer metas para los gerentes de línea así como para el personal "staff". Las metas pueden ser cualitativas o cuantitativas. Entre sus otras ventajas la APO da por resultado una mejor administración, con frecuencia obliga a los gerentes a clarificar la estructura de sus organizaciones, estimula a las personas a comprometerse con sus metas y ayuda a desarrollar controles efectivos.
1.- Fijación en la cima de objetivos preliminares: El primer paso en el establecimiento de objetivos es que el Director General determine lo que él percibe como el propósito o misión y las metas más importantes para un determinado período futuro.
2.- Clarificación de los papeles organizacionales: Idealmente cada meta y sub meta deben ser la responsabilidad clara de una persona en particular; sin embargo, al analizar la estructura de una organización con frecuencia se observa que la responsabilidad es imprecisa y que se necesita clarificación o reorganización. En ocasiones, resulta imposibles estructurar una organización en forma tal que un objetivo sea la responsabilidad personal de alguien.
3. - Establecimiento de los objetivos de los subordinados: Después de asegurarse de que los gerentes subordinados han sido informados de los objetivos generales, estrategias y premisas de planeación entonces pueden empezar a trabajar con sus subordinados para fijar sus objetivos. El superior les pregunta a los subordinados qué metas creen ellos poder cumplir, en qué período y con qué recursos, pero los superiores tienen la responsabilidad de aprobar los objetivos de los subordinados.
4. - Reciclaje de Objetivos: Es difícil establecer objetivos comenzando en la cima y dividiéndolos entre los subordinados. Tampoco se deben comenzar desde abajo- Se necesita un grado de reciclaje, por tanto la fijación de objetivos no es sólo un proceso conjunto sino recíproco. La alta dirección puede tener idea de los objetivos de los subordinados pero seguro cambiarán al conocer sus aportaciones.
¿Cómo saber si la administración por objetivos puede ser instaurada en su empresa? La APO es una forma de administrar participativa, por tanto se debe tener en cuenta que en su empresa la administración por objetivos seguramente fracasaría si: La alta gerencia no participa. Cree que la APO es una receta milagrosa para salvar cualquier problema. No se sigue el proceso adecuado para instaurar el sistema de administración por objetivos. Hacerlo de forma acelerada llevará al fracaso. Pretende aplicar la APO en un área de su empresa, y no hacerlo de forma global. Dejar que la administración por objetivos sea asunto sólo de los niveles operativos. Se olvida de controlar los resultados y se desestima la retroalimentación. Por un lado es importante que considere en su análisis las ventajas de un sistema de administración por objetivos: Asegura un compromiso del empleado. La APO obliga a los administradores a planear, organizar, controlar y retroalimentar, por lo que se consigue un proceso administrativo mejor logrado. Al existir objetivos muy desglosados, cada trabajador sabe cuál es su papel dentro de la organización. Por otro lado también tiene sus desventajas: Elaborar un programa de administración por objetivos requiere un gran compromiso y esfuerzo a todos los niveles de la empresa. El proceso puede ser muy lento, y puede llegar a ser ineficiente. Requiere la elaboración de muchos documentos, al menos, en la primera parte del proceso. No siempre es fácil que se entienda lo que es la APO, y lo que no es, tanto a nivel directivo como operativo. Se corre el riesgo de que las metas que se fijen sean a muy corto plazo para no correr riesgos.
FUNDAMENTOS DE LA PLANEACIÓN POR OBJETIVOS Los objetivos son metas. Usamos ambos términos indistintamente. ¿Qué significan estos términos? Se refieren a resultados deseados para individuos, grupos o hasta organizaciones enteras. Dan dirección a todas las decisiones gerenciales y forman el criterio contra el cual los logros reales pueden ser medidos. Por eso son el fundamento de la planeación.
NATURALEZA DE LOS OBJETIVOS Los objetivos establecen resultados finales, pero los objetivos globales necesitan ser apoyados por subjetivos. Por lo tanto, los objetivos forman tanto una jerarquía como una red. Además, las organizaciones y administradores tienen objetivos múltiples que en ocasiones son incompatibles y que pueden provocar conflictos dentro de la organización, dentro del grupo e incluso individuales. El administrador quizás tenga que elegir entre el desempeño corto y a largos plazos y tal vez se tenga que subordinar los intereses personales a los de la organización.
UNA JERARQUÍA POR OBJETIVOS Los objetivos forman una jerarquía que va desde el objetivo global hasta los objetivos individuales y específicos. La cúspide de su jerarquía es el propósito socioeconómico de la sociedad, es como exigir a la organización que contribuya al bienestar de las personas proporcionando bienes y servicios a un precio razonable. En segundo lugar
está la misión o propósito de la empresa, que podría proporcionar transporte cómodo y de bajo costo para los usuarios promedio. La misión declarada podría ser producir, comercializar y dar servicio a los automóviles. Como se observa, la distinción entre propósito y misión es muy sutil y por ello muchos autores y profesionales no establecen diferencias entre los dos términos. El siguiente nivel de la jerarquía contiene objetivos más específicos, como aquellos ubicados en las áreas clave de resultados. Estas son las áreas en las que el desempeño es esencial para el éxito de la empresa. Después los objetivos deben convertirse en los objetivos de la división, del departamento y de la unidad, descendiendo hasta el nivel más bajo de la organización.
DESARROLLO DE CONCEPTOS DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS En la actualidad, la administración por objetivos (APO) se practica en todo el mundo. Sin embargo, a pesar de sus extensas aplicaciones, no siempre resulta claro lo que significa. Algunos siguen considerándola como una herramienta de evaluación; otros la contemplan como una técnica de motivación; por último, hay quienes la consideran como un dispositivo de planeación y control. En otras palabras, las definiciones de la APO varían ampliamente y, por consiguiente, es importante destacar los conceptos desarrollados.
EL ENFOQUE DE SISTEMAS EN LA APO La administración por objetivos ha sufrido muchos cambios; se ha usado para calcular el desempeño, como un instrumento para motivar a las personas y, más recientemente, para la planeación estratégica pero aún existen otros subsistemas administrativos que se pueden integrar al proceso de la APO. Entre ellos se encuentra el diseño de estructuras organizacionales, la administración de portafolio de inversiones, el desarrollo de la administración, el desarrollo de carrera los programas de indemnizaciones y la elaboración de presupuestos.
PLANEACION ESTRATEGICA La planeación estratégica se refiere a la manera como una empresa intenta aplicar una determinada estrategia para alcanzar los objetivos propuestos. Es generalmente una planeación global y a largo plazo. Formulación de los objetivos organizacionales por alcanzar en esta primera fase, la empresa escoge los objetivos globales que pretende alcanzar a largo plazo y define el orden de importancia y de prioridad de cada uno en una jerarquía de objetivos. Análisis interno de las fortalezas y limitaciones de la empresa estudio de las condiciones internas, para permitir una evaluación de los principales puntos fuertes y puntos débiles existentes en la empresa. Análisis externo del ambiente Se trata de un análisis del ambiente externo, es decir, de las condiciones externas que rodean la empresa y que le imponen desafíos y oportunidades. Tal análisis generalmente abarca: - Los mercados atendidos por la empresa. - La competencia. - Los factores externos. Formulación de alternativas estratégicas se busca formular las diversas y posibles alternativas estratégicas o medio que la empresa puede adoptar para lograr mejor los objetivos organizacionales propuestos, teniendo en cuenta sus condiciones internas y las condiciones externas a su alrededor. La planeación estratégica de una empresa se refiere al producto, o al mercado. De allí, la matriz producto/mercado con las diferentes alternativas estratégicas. La planeación
estratégica debe contemplar decisiones sobre el futuro de la empresa. Las principales decisiones contenidas en una planeación estratégica son los siguientes: - Objetivos organizacionales globales. - Las actividades seleccionadas. - El mercado previsto por la empresa. - Alternativas estratégicas en cuanto a sus actividades. - Alternativas estratégicas en cuanto al mercado. - Integración vertical. - Nuevas inversiones en recursos para innovación o para crecimiento.
Desarrollo de los planes tácticos A partir de la planeación estratégica, la empresa puede emprender la ejecución de la planeación táctica. - Planeación organizacional de la estructura para el logro de los objetivos globales. - Planeación del desarrollo del producto/mercado. - Planeación del desarrollo de recursos para las operaciones de la empresa. - Planeación de las operaciones de la empresa relacionadas con la producción y la comercialización. Para que cada uno de estos 4 planes tácticos pueda implementarse y producir resultados, es necesario que cada uno de ellos se descomponga nuevamente en otros planes operacionales más específicos. Mientras la planeación táctica se refiere al mediano plazo, el plan operacional es más detallado y se refiere al corto plazo.
