PERSIAPAN UNTUK MENULIS PESAN BISNIS
Dasar – dasar Penulisan Pesan Bisnis :
Mempunyai Tujuan
Anda menulis untuk penyelesaikan masalah dan menyampaikan informasi. Anda harus mempunyai tujuan jelas yang hendak dicapai dalam satiap pesan.
Hemat Ekonomis
Anda mencoba untuk mengemukakan ide secara jelas namun singkat. Tulisan yg bertele-tele tidak sesuai.
Berorientasi pada Pembaca
Anda berkonsentrasi memandang sebuah masalah dari perspektif pembaca alih-alih melihatnya dari perspektif anda sendiri.
Perbedaan ini sebenarnya mengurangi tugas penulis. Dalam menulis kebanyakan dokumen bisnis, Anda tidak perlu berimajinasi untuk mencari ide-ide topik yang kreatif. Anda tidak perlu menjabarkan ide-ide Anda untuk membuatnya tampak lebih rumit. Seorang konsultan penulisan mengeluh bahwa bahwa "kebanyakan lulusan perguruan tinggi yang memasuki dunia industri mempunyai persepsi bawah sadar bahwa dalam penulisan bisnis dan teknis,kuantitas meningkatkan kualitas". Keliru ! Buang jauh-jauh dugaan bahwa lebih panjang lebih baik. Keringkasan lebih diperhitungakan dalam bisnis. Lagipula, Anda tidak perlu mencoba mempesona pembaca dengan pengetahuan Anda yang luas, kosakata yang bagus atau ungkapan muluk-muluk. Tujuan penulisan bisnis adalah untuk mengungkapkan bukan mengesankan. Anda akan berusaha untuk membuat ide-ide Anda tersampaikan secara alami,sederhana dan jelas.
Proses Penulisan 3-x-3 untuk Pesan Bisnis dan Presentasi Lisan
Dalam proses penulisan 3-x-3 ada tiga tahap penulisan :
Prapenulisan ( Prewriting )
Misalnya Anda harus menulis sebuah surat kepada seorang pemilik pusat perbelanjaan tentang pesanan dimana Anda sebagai produsen celana jins, tak dapat memenuhi permintaan pelanggan. Tahap pertama, mempersiapkan Anda untuk menulis dan melakukan analisis,antisipasi dan adaptasi. Ketika menganalisis situasi, Anda memutuskan untuk memfokuskan surat Anda pada upaya mempertahankan pesanan. Hal itu paling baik dilakukan dengan membujuk si pembeli agar bersedia untuk menerima model celana jins yang lain. Anda mengantisipasi bahwa si pembeli mungkin akan kecewa karena model yang dipesannta tidak tersedia. Akibatnya, ia mungkin enggan untuk beralih pada jenis lain. Karena itu, Anda harus menemukan cara menyesuaikan pasan Anda untuk mengurangi keengganannya dan meyakinkannya untuk memilih model lain.
Tahap kedua (penulisan) meliputi penelitian,pengelolaan, dan kemudian penyusunan pesan. Untuk mengumpulkan fakta bagi surat ini, Anda mungkin akan menyelidiki pembelian si pembeli dimasa lampau. Anda akan memeriksa aneka jins yang masih tersedia yang mungkin dapat ia terima sebagai pengganti. Anda mungkin harus melakukan sumbang saran atau berkonsultasi dengan kolega Anda dan meminta saranya untuk mempertahankan pesanan itu. Kemudian, Anda harus mengelola informasi Anda ke dalam sebuah skema yang longgar dan memutuskan strategi atau rencana yang paling efektif untuk menyampaikan informasi tersebut. Dengan rencana itu, Anda siap untuk menyusun draf awal surat tersebut.
Tahap ketiga dari proses ini yakni adalah revisi, meliputi merevisi, mengoreksi dan mengevaluasi. Setelah menulis draf awal, Anda perlu merevisi isi pesan untuk mengecek kejelasan, keringkasan, nada dan keruntutan. Anda perlu mengoreksi dengan teliti untuk memastikan ketepatan ejaan, tata bahasa,tanda baca dan format. Akhirnya anda perlu mengevaluasi apakah pesan iu sudah sesuai dengan tujuan Anda.
Menyesuaikan dan Mengubah Proses
Meskipun penulis yang baik bergerak melalui setiap tahap proses penulisan, sejumlah langkah mungkin dapat dipadatkan untuk pesan-pesan yang pendek dan rutin. Singkatnya, berbagai dokumen harian dibuat melalui proses 3-x-3, tetapi beberapa tahap dapat dilakukan dengan cepat, tanpa pertimbangan panjang. Sebagai contoh, prapenulisan mungkin mengambil bentuk sebuah pemikiran sesaat. Tahap penulisan dapat meliputi kegiatan memeriksa arsip dengan cepat, membuat sedikit catatan di pinggir kertas dan mengetik pesan di komputer. Revisi mungkin mencakup aktivitas membaca hasil cetak, memeriksa kembali ejaan dan tata bahasa, dan membuat sedikit perubahan. Dokumen-dokumen yang lebih panjang dan sukar- seperti memo persuasiif, surat penjualan, laporan manajemen, proporsal, dan resume- memerlukan lebih banyak perhatian pada semua bagian proses.
Bekerja dengan Tim
Kapan kerjasama penulisan diperlukan? Hal itu terutama paling penting untuk tugas besar (1), banyak tugas dengan tenggat waktu pendek (2) dan proyek tim yang membutuhkan keahlian atau konsesus banyak orang. Pembisnis terkadang bekerja sama dalam pembuatan dokumen singkat, seperti memo, surat, laporan singkat informasi, prosedur dan kebijkan. Tetapi lebih sering tim bekerjasama untuk menyusun dokumen panjang dan presentasi. Manfaat terbesar adalah bahwa kerjasama biasanya menghasilkan produk yang lebih baik. Banyak kepala adalah lebih baik daripada satu. Selain itu, angota tim dan organisasi pun mendapat manfaat dari proses tim. Bekerjasama akan membantu anggota tim bersosialisasi.
Tujuh Cara Piranti Lunak Komputer Membantu Anda Membuat Pesan Tertulis, Presentasi, Lisan, dan Situs Web yang Lebih Baik
Melawan kebuntuan penulis
Karena program pengolah kata memungkinkan ide-ide mengalir hampir tanpa hambatan dari otak Anda ke sebuah monitor komputer, Anda dapat mengaharapkan lebih sedikit penundaan yang muncul dari kebuntuan penulis. Anda dapat mengarang dengan cepat, dan bereksperimen dengan struktur dan kata-kata, kemudian belakangan menyimpan dan memoles pikiran-pikiran Anda paling menjanjikan. Banyak penulis "menulis berlari" mencatat ide-ide yang belum teredit cepat-cepat, untuk memulai proses pnyusunan dan juga mengumpulkan berbagai ide untuk sebuah proyek. Kemudian, mereka manandai ide-ide yang penting dan menggunakan program komputer untuk meruntut semua ide tersebut ke dalam urutan yang logis.
Mengumpulkan informasi secara elektronis
Sebagai seorang yang dituntut melek pengetahuan dalam sebuah perekonomian berbasis informasi, Anda harus memperoleh informasi dengan cepat. Sebagian besar informasi di dunia ini sudah dapat diakses dengan komputer. Anda dapat memperoleh berbagai judul buku, seperti juga banyak artikel lengkap dari majalah, surat kabar dan publikasi pemerintah. Begitu banyak informasi tersedia di internet, CD-ROM, dan layanan online lainnya.
Mengurai dan mengelola ide
Kebanyakan program pengolah kata yang paling mutakhir memiliki fitur yang memungkinkan Anda menguraikan hierarki berikut pokok-pokok pikiran utama dan penjelas. Komputer secara otomatis akan menyimpan urutan ide-ide tersebut sehingga Anda dengan mudah dapat menambah, menghapus, atau mengatur kembali pokok-pokok pikiran dalam hierarki tadi. Fitur ini terutama berguna ketika Anda mempersiapkan sebuah laporan atau menyusun presentasi.
Mengingkatkan ketepatan dan ketelitian
Hampir semua program pengolah kata saat ini mempunyai fitur yang dapat mengenali dan membetulkan ejaan dan salah cetak. Pembicara yang buruk dan juru ketik yang tidak teliti pada umumnya mensyukuri pemerikasaan ejaan mereka karena berulang kali menyelamatkan mereka dari kesalahan.
Menambah grafik untuk penekanan
Surat, memo dan laporan Anda mungkin akan lebih sempurna dengan tambahan grafik dan gambar untuk memperjelas dan meneragkan data. Anda dapat mengambil grafik, diagram, dan ilustrasi dari program database, spreadsheet, grafis, atau program draw-and-paint. Selain itu, gambar sudah jadi yang disebut clip art, juga dapat dipergunakan untuk melambangkan atau menjelaskan ide.
Merancang dan membuat dokumen, presentasi, dan situs Web yang tampak profesional
Saat ini kebanyakan program pengolah kata yang paling mutakhir menyediakan banyak pilihan huruf yang bisa diatur ukurannya (untuk gaya dan ukuran huruf yang berbeda), kemiringannya, ketebalannya, diberi lambang, dan teknik-teknik corak untuk membantu Anda membuat dokumen yang terformat rapi dan terlihat berkualitas.
Menggunakan piranti lunak kolaboratif untuk penulisan tim
Asumsikan Anda adalah bagian dari sebuah tim yang menyusun sebuah proporsal panjang dalam rangka mendapatkan sebuah kontrak dari pemerintah. Anda diminta untuk menulis sendiri satu bagian dari proporsal itu dan membantu merevisi bagian yang ditulis oleh anggota lain.
Bekerja dengan Teknologi
Proses penyusunan- entah Anda menulis sebuah dokumen bisnis, mempersiapkan presentasi lisan, atau membuat sebuah situs web- semakin terpengaruh oleh kecanggihan peranti komputer masa kini. Keberadaan berbagai peranti lunak menolong Anda menciptakan ide, melakukan penelitian secara elektronik, dan mengelola serpihan fakta menjadi sebuah skema. Kenyataannya, banyak tahap proses penulisan- seperti pengetikan, revisi, dan kerjasama- menjadi dipermudah dan didukung oleh program pengolah kata (word processing) yang akan dibahas lebih lengkap dalam kotak Tech Talk di halaman 177.
Tetapi, meskipun peranti teknologi sangat mengagumkan, mereka tidak dapat secara otomatis menghasilkan surat yang efektif, presentasi lisan yang persuasif, atau situs Web yang bagus. Mereka juga tidak dapat mengelola data menjadi presentasi yang logis dan ringkas ataupun mempertajam ide sehingga menjadi argumen yang kokoh. Hanya penulis yang terlatih baik yang dapat melakukannya. Meskipun demikian, teknologi masa kini meningkatkan setiap aspek dari penulisan. Karena itu, keterampilan menggunakan peranti lunak adalah penting bagi mereka yang salah satu tugasnya adalah menysusun tulisan tersebut.
Mengidentifikasi Tujuan Anda
Pesan Anda bisa saja mengandung tujuan primer dan sekunder. Untuk tugas akademik tujuan primer Anda mungkin semata-mata menyelesaikan tugas, tujuan sekunder mungkin adalah agar Anda tampak baik dan untuk mendapatkan nilai yang bagus. Tujuan primer dari penyampaian pesan bisnis terutama adalah untuk memberi informasi dan membujuk. Tujuan sekundernya adalah untuk menunjukkan citra yang baik: Anda dan organisasi Anda ingin terlihat baik dimata audiensi.
Kebanyakan pesan bisnis tidak lebih dari sekedar penyampaian informasi. Pesan-pesan itu menjelaskan prosedur, mengumumkan rapat, menjawab pertanyaan dan menyampaikan temuan. Tetapi sebagian pesan bisnis dimaksudkan untuk membujuk. Pesan-pesan ini menjual produk, meyakinkan manajer, memotivasi karyawan dan memenangkan pelanggan. Pesan informatif berbeda dengan pesan persuasif.
Memilih Saluran Terbaik
Setelah mengidentifikasi tujuan pesan Anda, Anda perlu memilih saluran komunikasi yang paling tepat. Untuk menentukan saluran komunikasi ada beberapa faktor yang harus diperhatikan:
Seberapa penting pesan itu
Jumlah dan kecepatan umpan balik yang diperlukan
Seberapa perlu sebuah catatan permanen
Biaya saluran
Tingkat formalitas yang diinginkan
Memilih saluran Komunikasi
Saluran
Penggunaan Paling Tepat
Percakapan tatap muka
Ketika Anda ingin membujuk, menyampaikan berita buruk, berbagi pesan pribadi.
Telepon
Ketika Anda perlu menyampaikan atau mendapatkan informasi dengan cepat, ketika bahasa tubuh tidak penting, dan ketika Anda tidak dapat bertemu langsung.
Pesan suara (voice mail message)
Ketika Anda ingin meninggalkan informasi penting atau rutin yang dapat dijawab oleh penerima pada saat ia sempat.
Faksimili
Ketika Anda harus melintasi zona waktu atau batasan internasional, ketika catatan tertulis penting , atau ketika dibutuhkan kecepatan
Surat elektronik (e-mail)
Ketika Anda membutuhkan umpan balik tetapi tidak segera. Ketidakamanan membuatnya bermasalah jika dipergunakan untuk pesan pribadi, emosional, atau rahasia. Efektif untuk berkomunikasi dengan peserta yang banyak dan tersebar.
Rapat kelompok tatap muka
Ketika keputusan dan konsensus kelompok penting. Tidak efisien jika hanya untuk mendistribusikan informasi.
Video atau telekonferensi
Ketika interaksi dan konsesus kelompok penting, tetapi anggota kelompok tersebar secara geografis.
Memo
Ketika Anda menginginkan catatan tertulis untuk menjelaskan kebijakan, membahas prosedur, atau mengumpulkan informasi dalam sebuah organisasi.
Surat
Ketika Anda membutuhkan catatan tertulis korespondensi dengan pelanggan, pemerintah, pemasok atau pihak lain d luar organisasi Anda.
Laporan atau proposal
Ketika Anda menyampaikan data yang kompleks secara internal atau eksternal.
Mengantisipasi Audiensi
Membuat Profil Audiensi, dengan membuat profil audiensi sebelum Anda menulis, Anda dapat mengidentifikasi nada, bahasa, dan saluran yang tepat. Manfaat lain dari dari membuat profil audiensi adalah mengetahui ada tidaknya audiensi sekunder. Jika ada, Anda akan memberikan lebih banyak informasi latar belakang dan lebih spesifik dalam mengidentifikasi isi pesan daripada yang diperlukan bagi audiensi primer. Menganalisis tugas dan mengantisipasti audiensi membantu Anda dalam menyesuaikan pesan Anda sehingga pesan itu mencapai tujuan yang Anda maksudkan.
Adaptasi terhadap Tugas dan Audiensi
Setelah menganalisis tujuan dan mengantisipasi audiensi Anda, Anda harus menyampaikan tujuan Anda kepada audiensi tersebut. Adaptasi adalah proses membuat sebuah pesan yang sesuai dengan audiensi.
Salah satu aspek penting adaptasi adalah nada (tone). Diungkapkan secara luas dengan kata-kata dalam sebuah pesan, nada mencerminkan bagaimana perasaan seorang penerima setelah membaca atau mendengar sebuah pesan. Komunikator yang terampil membuat nada positif dalam pesan mereka dengan menggunakan sejumlah teknik adaptif, yang beberapa di antaranya tidak disadari. Hal ini termasuk menyoroti manfaatnya bagi penerima; mengusahakan sebuah sikap "Anda"; dan menghindari bias gender, ras, usia, dan cacat tubuh. Teknik adaptif lainnya adalah bersikap sopan, menggunakan kata-kata yang lazim, dan memilih kata-kata yang tepat.
Menyoroti Manfaat Penerima
"Agar menjadi baik, tulisan harus mempunyai kecenderungan untuk menguntungkan pembaca (Ben Franklin)". Kata-kata bijak ini telah menjadi pedoman dasar bagi komunikator bisnis dewasa ini. Seorang konsultan komunikasi kontemporer memberikan saran bagus ini kepada para klien bisnisnya: "Selalu tekankan manfaat bagi pembaca, apapun yang Anda coba agar mereka lakukan. Bila Anda dapat menunjukkan kepada mereka bagaimana Anda akan menyelamatkan mereka dari frustasi atau membantu mereka mencapai tujuannya, Anda telah membuat sebuah pesan yang sangat baik".
Mengadaptasi pesan Anda sesuai dengan kebutuhan penerima berarti menempatkan diri Anda di posisi orang tersebut. Hal ini disebut empati (empathy). Pegirim yang berempati tentang bagaimana seorang penerima akan menguraikan sebuah pesan. Mereka mencoba memberikan sesuatu kepada penerima, menyelesaikan masalah penerima, menghemat uang penerima atau sekedar memahami perasaan dan posisi orang itu.
Berfokus pada pengirim
Berfokus pada penerima
Untuk memungkinkan kami memperbarui catatan pemegang saham, kami minta agar kartu yang terlampir dikembalikan.
Agar Anda dapat segera menerima cek dividen dan informasi yang terkait dengan saham Anda, mohon mengembalikan kartu yang terlampir.
Garansi kami berlaku efektif hanya jika kami menerima tanda registrasi pemilik.
Garansi Anda mulai berlaku segera setelah Anda mengirimkan registrasi kepemilikan Anda.
Kami menawarkan sebuah kursus bahasa audio kaset yang sangat kami yakini kegunaannya.
Semakin cepat Anda memesan audio kaset program bahasa, semakin cepat manfaatnya ini menjadi milik Anda.
Departmen Sumber Daya Manusia meminta agar daftar pertanyaan terlampir segera dilengkapi sehingga kami dapat mengalokasikan sumber dana pelatihan kami.
Anda bisa menjadi salah satu karyawan pertama yang mendaftar untuk program pengembangan karier. Istilah daftar pertanyaan terlampir dan kembalikan segera.
