Pengertian Organisasi Perusahaan a. Organisasi perusahaan adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan perusahaan. b. Organisasi perusahaan adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima, menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi dan merawat aktiva. c. Organisasi perusahaan mencalup susunan staf dan alokasi tugas dan tanggung jawab dalam mengolah data, memasok informasi untuk pembuatan keputusan dan merawat aktiva.
Proses Pengorganisasian Perusahaan Dalam perusahaan, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi perusahaann karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
Misi Dan Tujuan Organisasi Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.
Semua gagasan pada organisasi perusahaan didasarkan pada pra-anggapan yang menghendaki pembagian proses kerja para manajer menjadi bagian-bagian yang dapat dilaksanakan. Proses-proses itu berulangkali dinyatakan sebagai "langkah-langkah dasar organisasi perusahaan", batu-batu fondasi suatu perusahaan: 1. Proses perencanaan meliputi gagasan bahwa manajemen mengantisipasi berbagai kondisi seperti peluang dan kendala di masa depan, dan berusaha menetapkan lebih dulu apa yang harus mereka lakukan dan apa yang akan mereka capai. 2. Proses pengorganisasian berarti menempatkan orang dan prasarana serta sarana dan sumberdaya dalam suatu tata-hubungan yang kondusif untuk bekerja sama menuju sasaran bersama. 3. Proses pelaksanaan meliputi pemberian arahan, perintah kerja, dorongan dan motivasi kerja, serta pemecahan masalah. Sementara itu 4. Proses pengendalian dilakukan dengan pengamatan, mencermati laporan, dan melakukan inspeksi supaya pekerjaan di semua bagian sesuai dengan persyaratan kualitas dan ketentuan rencana hasil, dan sesuai dengan anggaran biaya.
Organisasi Formal dan Informal a. Organisasi formal Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Organisasi formal memiliki ciri-ciri sebagai berikut : 1. Terstruktur 2. Kaku 3. Terumuskan 4. Tahan lama Sebuah organisasi formal memiliki strukstur yang terumuskan dengan baik. Struktur ini menerangkan hubungan-hubungan otoritasnya, kekuasaan, akuntabilitas, dan tanggung
jawabnya. Struktur yang ada juga menerangkan bagaimana bentuk saluran-saluran, dan melalui apa komunikasi berlangsung. Contoh organisasi formal adalah : Perusahaan, Badan Pemerintah, Sekolah, Negara b. Organisasi Informal Organisasi Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Organisasi Informal memiliki ciri-ciri : 1. Lepas 2. Fleksibel 3. Tidak terumuskan 4. Spontan Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar, maupun tidak sadar. Kerapkali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan-hubungan antara para anggota, bahkan tujuan-tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh Organisasi Informal : Arisan ibu-ibu, Orang-orang di kendaraan umum, sekumpulan penonton yang menyaksikan sepak bola.
Bentuk Struktur Organisasi Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama. Bagan tersebut dapat menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu : 1. Pembagian kerja 2. Rantai perintah 3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan 5. Tingkatan manajemen Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut : 1. Bentuk Piramidal 2. Bentuk Vertikal 3. Bentuk Horisontal 4. Bentuk Melingkar Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas : 1. Organisasi Garis Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi. Kebaikannya: : a. Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan. b. Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan. c. Proses pengambilan keputusan cepat. d. Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas. e. Rasa solidaritas tinggi. Kelemahannya:
:
a. Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran. b. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis. c. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.
2. Organisasi Garis dan Staf Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di
dalam organisasi. Kebaikannya: : a. Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan. b. Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf ahli. c. Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu spesiali-sasi. d. Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula. e. Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi karena pimpinan masih dalam satu tangan. f. Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci. g. Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki. Kelemahannya : a. Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal. b. Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda. c. Kesatuan komando berkurang. d. Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas.
3. Organisasi Fungsional Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas. Kebaikannya : a. Pembidangan tugas menjadi lebih jelas. b. Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan. c. Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi. d. Koordinasi berjalan lancar dan tertib. Kelemahannya :
a. Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja b. Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan. c. Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik.
4. Organisasi Panitia Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut. Kebaikannya : a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci. b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil. c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team. Kelemahannya : a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas. b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama. c. Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena factor kreatifitas lebih dipentingkan.
Prinsip Organisasi Agar suatu organisasi dapat berjalan dengan baik atau dalam rangka membentuk suatu oganisasi yang baik atau dalam usaha organisasi perlu kita perhatikan beberapa prinsip-prinsip organisasi sebagai berikut : 1.
Perumusan tujuan yang jelas
2.
Pembagian keja dan Delegasi Kekuasaan
3.
Rentang kekuasaan
4.
Tingkatan-tingkatan pengawasan
5.
Kesatuan perintah dan tanggung jawab
6.
Koordinasi
1). Perumusan tujuan yang jelas Bila akan melakukan sesuatu aktivitas, maka pertama-tama harus jelas ialah apakah tujuan akativitas tesebut. Demikian pula kita mengorganiser atau membuat suatu skema organisasi atau membentuk suatu badan, maka pertama-tama harus jelas apa yang menjadi tujuannya. Bagi suatu benda, tujuan itu akan berperan sebagai: 1.
pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa
2.
landaan bagi organisasi yang bersangkutan
3.
menetukan macam aktivitas yang akan dilakukan dan
4.
menentukan program, prosedur dan kiss me (koordinasi, integrasi, simplikasi,
sinkronisasi dan mekanisasi). 2). Pembagian kerja Di dalam sebuah organisasi, pembagian kerja atau tugas pekerjaan adalah keharusan mutlak tanpa itu kemungkinan terjadinya tumpang tindih menjadi amat besar. Pembagian tugas pekerjaan pada akhirnya akan menghasilkan departemendepartemen dan job description dari masing- masing departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi. Dengan pembahagian tugas pekerjaan, ditetapakan sekaligus susunan organisasi (struktur organisasi), tugas dan fungsi-fungsi masingmasing unit dalam organisasi, hubungan-hubungan serta wewenang masing-masing unit oganisasi. Pembagian tugas saja perlu dilihat dari manfaat yang diperoleh dari penerapan spesialisasi, tetapi pula dalam rangka mewujudkan penempatan orang yang tepat pada jabatan yang tepat dan pula dalam mempermudah pengawasan oleh atasan. 3). Delegasi kekuasaan Salah satu prinsip pokok dalam setiap organisasi adalah delegasi kekuasaan. Kepada setiap pejabat harus didelegasikan kekuasaan, atau wewenang yang perlu ahar pejabat tersebut dapat melaksanakan tugasnya sebaik-baiknya. Wewenang atau kekuasaan itu mempunyai aspek, antara lain wewenang mengambil keputusan, wewenang menggunakan peralatan, bahan dari uang, wewenang memerintah, wewenang pemakaian waktu tettentu dan lain sebagainya.
Delegasi kekuasaan merupakan keahlian pimpinan yang penting dan elementer sebab dengan delegasi kekuasaan, seorang pemimpin dapat melipat gandakan waktu, perhaitan dan pengetahuannya yang terbatas. Bahkan dapat dikatakan, delegasi kekuasaan merupakan salah satu jalan utama bagi setiap pemimpin untuk dipercaya akan diri sendiri. Kesanggupan untuk menerima tanggung jawab adalah test pertama bagi seorang pemimpin, tetapi keberanian mendelegasikan kekuasaan kepada bawahan merupakan tanda nyata seorang pimpinan yang sukses. 3). Rentang kekuasaan Mengenai prinsip rentang kekuasaan, dipergunakan berbagai istilah-istilah yang berbeda, seperti span of authority, span of control (rentan pengawasan), span of management dan span of managerial responsibilities dan dalam bahasa Indonesia dipakai istilah lain seperti jenjang pengawasan, Jenjang kekuasaan dan rentang kendali.Dengan rentang kekuasaan dimaksudkan berapa jumlah orang yang setepatnya yang menjadi bawahan seseorang pemimpin, sehingga pemimpin itu dapat memimpin, membimbing dan mengawasi dengan secara berhasil guna dan berdaya guna. 4). Tingkat-tingkat pengawasan Menurut prinsip ini, tingkat pengawasan atau tingkat pemimpin hendaknya diusahakan sedini mungkin. Di dalam suatu organisasi diusahakan agar organisasi sesederhana mungkin, selain memudahkan komunikasi pula agar ada motivasi bagi setiap orang di dalam organisasi untuk mencapai timgkat-timgkat tertnggi di dalam struktur organisasi. Sehubungan dengan prinsip-prinsip tingkat-tingkat pengawasan ini, maka suatu organisasi yang baik yaitu berbentuk pipih dan tidak menjulang tinggi. 5). Kesatuan perintah dan tanggung-jawab Menurut prinsip ini maka seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan dari siapa ia menerima perintah dan kepada siapa ia memberi pertanggungjawaban akan pelaksanaan tugasnya. Dengan kata lain prinsip tidak seorangpun dapat melayani dua atasan sekaligus
6). Koordinasi Prinsip yang tidak kalah pentingnya dalam organisasi adalah prinsip koordinasi. Adanya pemberian tugas pekerjaan dan bahagian-bahagian serta,
unit-unit
terkecil di dalam suatu organisasi, cenderung timbul kekuatan memisahkan diridari organisasi sebagai keseluruhan.
