PEMBELIAN DAN PEMESANAN BAHAN MAKANAN IHSAN FADHIELAH SEPTIA RAHMAWATI VISCHA ARUM GEULISTYAWATI
DOSEN : Irfanny Z Anwar,S.Sos, M.Kes
Ruang Lingkup
1.Pengertian
pembelian dan pemesanan bahan makanan 2.Metode pembelian dan pesanan bahan makanan 3.Pengawasan pembelian dan pemesanan bahan makanan 4.Cara pembayaran
Pengertian Pembelian dan Pemesanan Bahan Makanan PEMBELIAN
Rangkaian kegiatan dalam penyediaan bahan makanan yang meliputi macam, jumlah dan spesifikasi bahan makanan dalam jangka waktu tertentu, sesuai ketentuan yang berlaku. Proses pembelian dilakukan setelah ada perhitungan kebutuhan bahan
Pemesanan
Pemesanan adalah proses permintaan bahan makanan dan barang yang dibutuhkan pembeli dan disampaikan kepada supplier.
METODE PEMBELIAN BAHAN MAKANAN
1. CARA FORMAL
Pembelian melalui Tender. Pembelian dengan cara menyebutkan rincian kebutuhan bahan makanan secara tertulis meliputi macam, jumlah dan spesifikasi bahan makanan Keuntungan Cara Formal Spesifikasi barang yang diperlukan dapat dipelajari sebelumnya oleh pemasok sehingga order barang lebih cepat
Lanjutan...
OPEN TENDER
Pembeli akan menentukan penjual mana yang akan dipilih, dengan mempertimbangkan harga, kualitas barang yang ditawarkan, dan juga kredibilitas penjual
Kredibilitas berkaitan dengan kapasitas perusahaan dan dari catatan yang dipunyai pembeli tentang perilaku penjual pada waktu yang lalu terutama yang dialami langsung oleh pembeli
Lanjutan...
Jenis dan jumlah bahan makanan dapat dibeli secara tetap untuk bahan makanan yang tahan lama tidak mudah rusak dan fluktasi harga tidak banyak bervariasi.
Barang yang dibeli harian adalah bahan makanan yang segar dengan jumlah nya sesuai kebutuhan harian.
2. CARA informal
Cara ini dilakukan dengan cara melakukan pembelian secara langsung ke pasar.
Pada intitusi besar biasanya hal ini dilakukan karena ada barang yang mendadak dibutuhkan.
Pada intitusi kecil banyak yang menggunakan cara ini secara umum dengan resiko apabila bahan makanan yang dibutuhkan tidak ada dipasaran maka digunakan bahan makanan pengganti, berarti terjadi pergantian menu.
Lanjutan...
Transaksi dilakukan langsung kepasar atau melalui telpon
Pembelian ini tidak dapat menjamin bahan makanan yang dibeli terpenuhi semua jumlah dan spesifikasinya
Pemberian Kontrak
Kontrak harus diberikan kepada penawar yang paling responsif dan bertanggung jawab dengan harga yang paling menguntungkan untuk pembeli. Membeli atas dasar harga saja dapat mengakibatkan pengiriman produk yang berada di bawah ekspektasi jasa penyelenggara makanan. Pembelian harus atas dasar harga, kualitas, dan pelayanan.
Kontrak yang dikeluarkan merupakan penerimaan hukum dari tawaran yang dibuat oleh penawar dan itu mengikat. Semua penawar yang sukses dan berhasil harus diberitahu dan ditindak lanjuti. Ketika kontrak dibuat oleh agen pembelian, jasa makanan harus menerima kontrak yang berisikan spesifikasi dan harga. VISCH A
Hukum dan Manajemen Kontrak
Pertukaran pembelian / penjualan antara pembeli dan penjual adalah komitmen hukum dan mengikat bahkan jika dibuat dengan itikad baik. Aspek hukum pertukaran ini tercakup dalam Uniform Commercial Code (UCC). Tujuan dari UCC adalah untuk memberikan keseragaman hukum yang berkaitan dengan interaksi bisnis.
FORMAT PEMESANAN
Pesanan pembelian ada dalam berbagai format yang telah dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan operasi jasa makanan individu. Alasan utama untuk mengembangkan ini adalah bahwa pesanan pembelian adalah sebuah dokumen hukum; istilah yang disajikan di dalamnya dimaksudkan untuk melindungi kepentingan pembeli, yang berbeda dari satu operasi ke operasi yang lain.
Hampir semua form pemesanan mengandung hal-hal berikut ini : Nama
Daftar Pemesanan Pembelian Pesanan Pembelian Untuk : ________ Tanggal
No. Pesanan Pembelian : _________ : _________
No. Permintaan Bagian
: _________
: _________
Tanggal diperlukannya Ship to : ____ Satuan
Disetujui oleh :
: _________
F.B.O : Jumlah Total
Deskripsi
Via : _____
Terms : ____
Harga per Satuan
Harga Total
Daftar Permintaan Pembelian Bahan Makanan
Daftar Permintaan Pembelian Untuk Tanggal Dari
: Pengadaan makanan No. Permintaan : _________
No. Pesanan Pembelian
: _________
Satuan
Diminta oleh :
Jumlah Total
Tanggal Pemeriksaan
Deskrip Saran si Penjual
Disetujui oleh :
Harga Satuan
Tangal pesanan :
: _________
: _________ : _________ Harga Total
JUMLAH SALINAN FORM PEMESANAN YANG DIBUTUHKAN
Tiga salinan pesanan pembelian yang umum digunakan dalam pemesanan bahan makanan antara lain : Pertama, yang diberikan ke pemasok Kedua, bukti penerimaan formal yang dikembalikan pemasok kepada pembeli Ketiga, untuk catatan pembeli sendiri.
Lanjutan…
Sedangkan pemesanan bahan makanan pada operasi jasa pelayanan makanan besar membutuhkan 6 salinan form pemesanan. Tambahan tiga salinan tersebut antara lain: Pertama, diberikan untuk bagian yang menginformasikan bahwa pengiriman sudah dijadwalkan Kedua, yang dikirim ke bagian akuntansi/keuangan Ketiga, yang memberitahu pembeli bahwa pesanan telah sampai.
FAKTUR
Faktur, disiapkan oleh pemasok, berisi informasi penting sama dengan pesanan pembelian; yaitu jumlah, deskripsi bahan makanan, dan harga.
Setiap perbedaan atau penolakan pada bagian penerima harus dicatat segera. Dalam beberapa operasi, masalah ini akan ditangani oleh petugas penerima, yang mencatat perbedaan pada faktur.
Lanjutan…
Dalam operasi kecil hanya menggunakan tiga salinan dari pesanan pembelian, petugas penerima hanya memverifikasi kedatangan barang yang dikirim dan mengirimkan faktur ke kantor bagian akutansi untuk dibandingkan dengan pesanan pembelian dan pembayaran berikutnya.
TAHAPAN DALAM PEMBELIAN BAHAN MAKANAN
1.
2.
3.
Mempersiapkan perincian kebutuhan Bahan Makanan (Jumlah dan Spesifikasi setiap Bahan Makanan) Menetapkan harga Bahan Makanan (Standar Harga Bahan Makanan berdasarkan survey pasar dan perhitungan kenaikan harga) Perencanaan cara pemesanan Bahan Makanan. Bahan Makanan dapat dipesan dalam waktu berbeda sesuai kebutuhan dan kemampuan daya simpan. Periode pembelian dapat harian, 2 kali seminggu, sebulan sekali SEPT I atau sesuai kebutuhan
CARA PEMBELIAN
Penawaran umum atau terbuka ( Formal Tender ) Memberi kesempatan pada semua rekanan untuk bersaing dalam menawarkan bahan makanannya. diumumkan terbuka di media umum, surat kabar, radio atau majalah.
Penawaran terbatas ( Selective Tender ) Memberi kesempatan pada beberapa calon rekanan yang lulus prakualifikasi
Penunjukan Langsung Penunjukan rekanan sebagai pelaksana pembelian tanpa melalui pelelangan atau penawaran umum atau terbatas dan dilakukan diantara 3 penawar.
Pengadaan Langsung ( Pembelian Langsung ) Pelaksanaan pemborongan atau pembelian yang dilakukan diantara rekanan golongan ekonomi lemah tanpa melalui pelelangan atau penawaran
Proses pengadaan
1. M
4.
7. TEMPAT PESANAN
Prosedur Pembelian Bahan Makanan
Anggaran
Perkiraan bahan makanan
Menu, Jumlah pasien, Standar porsi, Frekuensi penggunaan, Spesifikasi bahan makanan
Pemesanan bahan makanan Penerimaan bahan makanan Bahan makanan diterima Bahan makanan dikirim ke gudang
Bahan makanan ditolak
Bahan makanan dikirim ke tempat persiapan bahan makanan
Bahan makanan kembali ke Pemasok
Prosedur Penolakan Bahan Makanan
bahan makanan segar
langsung diganti oleh suplier
bahan makanan kering
Bisa langsung / disesuaikan dengan pengiriman bahan makanan yang selanjutnya
Penolakan bahan makanan
METODE PENGIRIMAN
Metode pengiriman yang umum digunakan yaitu metode free on board (FOB), artinya produk yang dikirim ke lokasi tertentu sudah bebas biaya pengiriman.
FOB asli mengacu pada tempat dari mana produk tersebut awalnya diangkut; FOB tujuan mengacu pada tempat produk akan dikirim. Jika FOB asal ditetapkan, pembeli memilih perusahaan yang membiayai transportasi dan membayar biaya pengiriman, dan tidak bertanggung jawab atas kehilangan atau kerusakan bahan makanan. Jika FOB tujuan ditetapkan, pembeli membayar biaya pengiriman, tapi pemasok bertanggung jawab atas kerusakan dan kehilangan bahan makanan (Spears, 1999).
Sistem Pendistribusian BAHAN MAKANAN Reta iler
Produ sen
Pengu mpul, tempat penyim panan
Distri butor
Grosi r
Toko
Agen
Toko
Konsu men
Pengawasan pembelian dan pemesanan bahan makanan dan minuman
SUPERVISI Diadakan oleh atasan dan dilakukan secara mendadak atau terjadwal. PENCATATAN DAN PELAPORAN Pencatatan dalam pembelian bahan makanan perlu dilakukan secara rapih. Semua bon pemesanan bahan makanan harus diarsipkan dengan baik. Catatan tentang pemasok, tentang kedisplinan dalam pengiriman bahan makanan harus diperhatikan untuk pemilihan pemasok dalam kontrak berikutnya.
Cara pembayaran
Cara pembayaran terdapat di dalam kontrak perjanjian antara pembeli dan penjual. Pembayaran bisa di lakukan seminggu sekali atau sebulan sekali atau tergantung kesepakatan
IHSA N
Rika Fluktuasi harga makanan tidak bervariasi ? Kartika Pakai informal atau formal pada saat mendadak ? Evi + - cara pembelian ? Tesa Filosofi? Dinda Cara pembelian mana yang paling efektif untuk BM yang segar ?
solehatun 3 salinan, contoh dari 3 salinan ? 3 salinan itu untuk semua bahan atau tidak? daeng Ada ga perlindungan hukum untuk untuk tender, seandainya dia ga bisa ngirim atau apa? anbar Proses pengadaan, nilai-nilai apa aja yg perlu diperhatikan dalan pengadaan firda Dalam proses pengadaan, cara pembayaran ada ga syarat dan tahap atau tidak danetta Dipembelian, kalau ada kesalahan dari peramalan kebutuhan, atau ada bahan makanan yang disa jatohnya kemana, apakah dibalikin ke distributor atau tanggung jawab sendiri.
Juita +- formal informal? Irvi Jelaskan FOB? Rifda
KASUS
Deskripsi Singkat
Rumah Sakit Sakit Swasta Cepat Sembuh ditetapkan sebagai Rumah Sakit Swasta tipe C. Rumah Sakit Swasta Cepat Sembuh memiliki 129 buah tempat tidur dan 64 kamar yang terbagi menjadi 4 kelas yaitu : Kelas VIP : 7 tempat tidur ( 7 kamar) Kelas I : 12 tempat tidur (12 kamar) Kelas II : 50 tempat tidur (25 kamar) Kelas III: 60 tempat tidur (20 kamar)
Ketenagaan Instalasi Gizi 1. Ahli
Gizi 15 orang, sejumlah 13 orang berada di ruangan dan 2 orang bertugas di dapur instalasi gizi 2. Juru Pemasak ahli 4 orang untuk masakan Indonesia, 2 orang masakan Oriental dan Kontinental 3. Asisten Juru Masak sebanyak 10 orang 4. Tenaga Pembersih 6 orang 5. Pramu Saji 15 orang 6. Administrasi 5 orang. 7. Rumah sakit cepat sembuh menggunakan siklus menu 10 hari
Hit. Jumlah pasien : BOR 80% setiap kelas perawatan, shg : o Kelas VIP : 7 TT x 80% = 5.6 6 org o Kelas I : 12 TT x 80% = 9.6 10 org o Kelas II : 50 TT x 80% = 40 org o Kelas III : 60 TT x 80% = 48 org Sehingga rata rata jumlah pasien (konsumen) adalah 104 org
Prosedur Pembelian Bahan Makanan
Anggaran
Perkiraan bahan makanan
Menu, Jumlah pasien, Standar porsi, Frekuensi penggunaan, Spesifikasi bahan makanan
Pemesanan bahan makanan Penerimaan bahan makanan Bahan makanan diterima Bahan makanan dikirim di gudang
Bahan makanan ditolak
Bahan makanan dikirim ke tempat persiapan bahan makanan
Bahan makanan kembali ke Pemasok
Hal pertama yang dilakukan Rumah Sakit Cepat Sembuh adalah melakukan pengadaan bahan makanan. Selanjutnya rumah sakit cepat sembuh ingin melakukan pembelian bahan makanan. Sebelum melakukan pembelian, Rumah Sakit Cepat Sembuh melakukan pengiklanan melalui media cetak.
Setelah melakukan pengiklanan, ada beberapa suplier yang mengajukan dan berminat untuk menjadi rekanan dengan Rumah Sakit Cepat Sembuh. Setelah waktu yang ditentukan pada iklan, ada 4 Suplier yang mendaftar menjadi rekanan Rumah Sakit Cepat Sembuh dalam pengadaan bahan makanan.
Rumah sakit cepat memiliki spesifikasi bahan makanan, spesifikasi tersebut harus mencakup beberapa informasi berikut :
Nama
produk (merk dagang) atau standar
Standar
nasional, merek, atau penunjuk kualitas lainnya
Ukuran
wadah (berat, ukuran kaleng)
Ukuran
setiap kontainer atau perkiraan jumlah setiap
pound Tempat
untuk meletakkan jumlah harga
Rumah Sakit Cepat Sembuh menyampaikan Spesifikasi Bahan Makanan yang dibutuhkan oleh bagian pengadaan bahan makanan RS. Cepat Sembuh.
Bahan makanan
Spesifikasi
Beras
pulen, butir beras bulat panjang, aroma wangi beras, tidak apek
daging sapi has dalam
sapi muda, segar, warna kemerahan, daging lembut tanpa lemak, serat halus,
Ayam
umur 8-10 minggu, berat 1 kg, jantan atau betina, daging lembut, tanpa kaki dan leher dan isi perut, bebas formalin
ikan kembung
kulit utuh, tidak robek, mata jernih dan menonjol keluar, insang kemerahan, daging ikan kenyal, warna kemerahan, bau segar tidak amis, bebas formalin
Ikan tongkol
kulit utuh, tidak robek, mata jernih dan menonjol keluar, insang kemerahan, daging ikan kenyal, warna kemerahan, bau segar tidak amis, bebeas formalin
Bahan makanan
Spesifikasi
Telur ayam
Tidak busuk, putih telur masih kental, kulit tidak retak/pecah, 1kg terdiri dari 16 butir
Tahu
Segar, bersih, murni, padat, tidak berlendir, warna putih kekuningan,
Tempe
Segar, bersih, aroma khas tempe baru, butiran kedelai terlihat padat, utuh, menyatu
Kacang hijau
Kacang tidak berjamur, tidak bolong, kulit utuh, tidak berkutu, tidak berbau tengik
Kacang merah
Kacang tidak berjamur, tidak bolong, kulit utuh, tidak berkutu, tidak berbau tengik
Kangkung
Segar, muda, bersih, ada akar, bebas residu pestisida, daun berwarna hijau segar, tidak bolong
buncis
Segar, muda, bersih, bebas residu pestisida, utuh, tidak
Bahan makanan
Spesifikasi
Pisang ambon
Tua, tidak bonyok, kulit mulus, warna kuning kehijauan, satu gandeng isi dua
Jeruk manis
Daging buah keras berair, warna kulit hijau kekuningan, manis
Pepaya
Matang pohon, manis daging buah padat, warna merah kekuningan, tida lembek atau bonyok
Susu UHT
Susu sapi segar UHT. utuh, kemasan tidak menggembung, kemasan baik dan tidak penyok
Panitia pengadaan bahan makanan RS Cepat Sembuh memutuskan suplier mana yang akan dipilih. Hal yang dipertimbangkan antara lain : 1. Spesifikasi Bahan Makanan 2. Harga Bahan Makanan yang disesuaikan dengan anggaran rumah sakit 3. Jumlah bahan makanan yang dimiliki oleh suplier 4. Keunggulan bahan makanan yang ditawarkan suplier 5. Catatan tentang supplier
Rumah Sakit memilih satu yang akan menjadi suplier bahan makanan dan mentapkan sebagai pemenang tender. Setelah itu dilakukan perjanjian kontrak dengan suplier tersebut, meliputi :
1.
Apabila ada bahan makanan yang tidak sesuai dengan spesifikasi bahan makanan yang sudah ditentukan, suplier wajib mengganti saat itu juga sesuai dengan spesifikasi.
2.
Pembayaran dilakukan seminggu sekali untuk bahan makanan segar dan sebulan sekali untuk bahan makanan kering.
Jumlah Supplier yang dibutuhkan 1 Suplier untuk sayur sayuran 1 suplier untuk buah-buahan 1 Suplier untuk daging ayam dan telur 1 suplier untuk daging 1 suplier untuk ikan 1 suplier untuk kacang-kacangan 1 suplier untuk bahan kering
Daftar Permintaan Pembelian Bahan Makanan
Daftar Permintaan Pembelian Untuk Tanggal Dari
: Pengadaan makanan No. Permintaan : _________
No. Pesanan Pembelian
: _________
Satuan
Diminta oleh :
Jumlah Total
Tanggal Pemeriksaan
Deskrip Saran si Penjual
Disetujui oleh :
Harga Satuan
Tangal pesanan :
: _________
: _________ : _________ Harga Total
Della Maksud dan tujuan perhitungan BOR ? Bahan kering maksudnya kemana ? Fitri ? RS tipe C, suplier hanya 1 bisa apa ngga ? Almira
TERIMA KASIH
