SISTEM PEMESANAN DAN PEMBELIAN BAHAN MAKANAN RSUD BANYUMAS
1. PEME PEMESA SANA NAN N BAHAN BAHAN MAKA MAKANA NAN N
Pemesan Pemesanan an bahan bahan makana makanan n adalah adalah kegiat kegiatan an penyu penyusun sunan an permin permintaan taan (order (order)) bahan bahan makanan makanan berdas berdasark arkan an menu menu atau atau pedoma pedoman n menu menu dan rata-ra rata-rata ta jumlah konsumen atau pasien yang ada. Tujuan dari kegiatan ini adalah tersedianya daftar pesanan bahan makanan sesuai dengan standar atau spesifikasi yang ditetapkan (Depkes, 200). Pemesanan dapat dilakukan sesuai dengan kurun !aktu !aktu terten tertentu tu (harian (harian,, minggu mingguan, an, atau bulana bulanan). n). "dapu "dapun n persya persyarata ratan n yang yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pemesanan bahan makanan ini adalah # a. "danya "danya kebijakan kebijakan $umah $umah %akit tentang tentang pengadaa pengadaan n bahan bahan makanan makanan.. b. "danya kebijakan antar $umah %akit dengan dengan rekanan atau pemasok. &. "dany "danyaa spesif spesifika ikasi si bahan bahan makana makanan. n. d. "dany "danyaa daftar daftar pesan pesanana ana baha bahan n makan makanan. an. e. Tersedi ersediaa dana dana (Depkes (Depkes,, 200 200). ). %istem penyelenggaraanm penyelenggaraanmakanan akanan di $%'D anyumas anyumas dilakukan dilakukan se&ara s!akelola. %e&ara garis besar, pemesanan makanan bahan makanan di *nstalasi +ii $%'D anyumas dibedakan menjadi 2 ma&am yaitu # a. Peme Pemesa sanan nan aha ahan n aka akana nan n asah asah egiat egiatan an pemesan pemesanan an bahan bahan makana makanan n khusus khususny nyaa bahan bahan makana makanan n segar segar seperti lauk he!ani dan nabati nabati serta sayuran dilakukan dilakukan setiap hari dimana bahan makanan yang dipesan hari ini merupakan bahan makanan yang akan digunakan digunakan untuk untuk pengolahan pengolahan menu siang siang dan sore hari berikutnya berikutnya serta menu menu makan pagi dua hari berikutnya berikutnya.. isalnya isalnya pemesanan pemesanan yang dibuat dibuat pada tanggal 02 /ktober /ktober 201 201 digun digunaka akan n untuk untuk menu menu siang siang tangga tanggall 02 /ktober /ktober 201 201 dan sore hari hari 02 /ktober /ktober 201 serta untuk makan pagi tanggal 0 /ktober /ktober 201 kemudian kemudian bahan makanan sayur dipesan setiap hari akan tetapi digunakan untuk sore hari dan besok pagi dan siang harinya misal pemesanan sayur pada pagi tanggal 02 /ktober 201 akan diolah pada sore 02 /ktober 201 dan pagi serta siang hari pada tanggal 0 /ktober 201. erdasarkan &ontoh tersebut, te rsebut, data yang digunakan sebagai a&uan pemesanan adalah data diet pasien pada tanggal 02 /ktober 201.
Petugas monitoring pagi atau ahli gii yang bertugas merekap jenis diet seluruh pasien dari form 3Daftar Permintaan akan Pasien4 di pagi hari yang diperoleh dari pramusaji tiap-tiap ruangan
"hli gii peren&anaan menentukan jumlah kebutuhan bahan makanan pasien menggunakan standar porsi "hli gii peren&anaan menentukan jumlah bahan makanan yang dibutuhkan seluruh pasien dengan rumus # %tandar porsi 5 jumlah seluruh pasien 6 07 jumlah keseluruhan (&adangan)
"hli gii peren&anaan menghitung kebutuhan semua bahan makanan yang dibutuhkan untuk esok hari
"hli gii peren&anaan memasukkan data jumlah pemesanan bahan makanan ke dalam dua formulir 3Daftar Pemesanan ahan akanan4
"hli gii peren&anaan membuat pemesanan kepada gudang yang ditulis di kertas Daftar Pemesanan ahan akanan
enyerahkan formulir pemesanan bahan makanan kepada pihak rekanan dan menyisakan formulir pemesanan sebagai a&uan check list saat penerimaan
Gambar 1. Alur Pemesanan Bahan Makanan Basah
b. Pemesanan bahan akanan ering ahan makanan kering adalah bahan makanan yang dapat disimpan dalam !aktu yang lebih lama sehingga memungkinkan adanya &adangan dalam gudang. 8ontoh bahan makanan yang masuk dalam kelompok ini adalah teh, susu, bumbu bumbu kering, beras, dan garam. ahan makanan kering datang setiap 2- hari sekali atau rata-rata seminggu sekali tergantung kebutuhan gudang. "da sedikit perbedaan dalam proses pemesanan bahan makanan kering dan bahan makanan basah, yaitu pemesanan bahan makanan kering dilakukan dua kali dalam seminggu. Dalam melakukan pemesanan bahan makanan kering, terlebih dahulu dilihat stok gudang sebagai pertimbangan dalam pemesanan bahan makanan tersebut.Penyimpanan bahan makanan kering tidak dilakukan dalam jumlah yang besar sehingga pemesanannya dilakukan dua kali dalam satu minggu. 9al ini dikarenakan gudang tempat penyimpanan bahan makanan ke&il ruangannya ke&il.
agian pemesanan memeriksa stok digudang apakah &adangan bahan makanan sudah menipis : Petugas gudang men&atat apakah ada bahan makanan yang &adangannya sudah menipis sehingga perlu dipesan lagi : agian pemesanan menghitung jumlah bahan makanan kering yang perlu dipesan : agian pemesanan memasukkan data jumlah pemesanan bahan makanan ke dalam 2 formulir 3Daftar Pemesanan ahan akanan4 : enyerahkan formulir pemesanan bahan makanan kepada pihak rekanan dan petugas penerimaan sebagai a&uan check list saat penerimaan
Gambar . Alur Pemesanan Bahan Makanan ker!n"
Proses pemesanan yang selama ini telah dilaksanakan oleh $%'D anyumas ini sudah baik, tetapi perlu ada pengembangan dan ino;asi sehingga proses pemesanan bisa berjalan lebih efisien. Proses pemesanan yang sudah berjalan dilaksanakan se&ara manual, dimana petugas pemesanan menghitung se&ara manual seluruh kebutuhan yang akan dipesan sehingga tidak menutup kemungkinan adanya bahan makanan yang tidak ter&atat dan tidak dipesan. *no;asi yang mungkin dilakukan adalah menggunakan sistem komputerisasi. %istem ini akan memudahkan petugas pemesanan karena bila seluruh bahan makanan sudah dimasukkan kembali dalam database pemesanan maka petugas hanya tinggal memasukkan jumlah pasien dan jenis dietnya saja. %istem ini sebenarnya sudah diterapkan untuk pen&atatan stok gudang dimana melalui data pengeluaran data yang diinput rutin oleh petugas ini maka akan mudah di&ek bahan makanan apa saja yang stoknya sudah berkurang. $%'D anyumas juga melakukan pemesanan makanan matang adalah makanan yang dipesan dalam keadaan matang, misalnya bandeng goreng, ikan mujair goreng, dan snak-snak tertentu. Pembelian makanan dalam
bentuk
matang, dikarenakan se&ara teknis tidak memungkinkan . akanan ini dipesan setiap hari, sehari sebelum penggunaannya. "lur pemesanan makanan ke suplier jauh lebih singkat karena pihak pihak suplier sudah memiliki daftar siklus menu, standar porsi, serta dokumen
lain yang digunakan sebagai a&uan dalam
menyediakan makanan pesanan. %istem pemesanan ini memungkinkan adanya bahan makanan yang tidak terpakai atau justru kekurangan bahan makanan akibat adanya perubahan jenis diet atau perubahan jumlah pasien di hari berikutnya.
. PEMBELIAN BAHAN MAKANAN
Pembelian bahan makanan merupakan serangkaian kegiatan penyediaan ma&am, jumlah, spesifikasi kualitas bahan makanan sesuai ketentuan peraturan yang berlaku di institusi, rumah sakit yang bersangkutan. Pembelian bahan makanan merupakan prosedur
penting untuk memperoleh bahan makanan,
biasanya terkait dengan produk yang benar, jumlah yang tepat, !aktu yang tepat, dan harga yang benar. 'ntuk rumah sakit kelas pemerintah, berlaku ketentuan pemerintah yang mengatur dan menetapkan bah!a ppembelian bahan makanan dilakukan se&ara kontrak berdasarkan pelelangan. Dalam pembelian bahan makanan dapat diterapkan berbagai prosedur, tergantung dari peraturan, kondisi, besar atau ke&ilnya institusi serta kemampuan sumber daya institusi yang bersangkutan. Prosedur sistem yang sering dilakukan antara lain # a) Pembelian langsung ke pasar (The Open Market of Buying ) b) Pembelian dengan musya!arah (The Negotiated of Buying ) c) Pembelian yang akan datang ( Future Contract ) d) Pembelian tanpa tanda tangan (Unsigned Contract/Auction •
Fir at the opening of price (<"/P), dimana pembeli memesan bahan makanan pada saat dibutuhkan, dengan harga sesuai pada saat transaksi berlangsung.
•
!ub"ect Appro#al of $rice (%"/P), dimana pembeli memesan makanan pada saat dibutuhkan, dengan harga sesuai dengan yang ditetapkan terdahulu.
e) Pembelian melalui tender pelelangan (The Foral Copetiti#e) %istem pembelian yang diterapkan di $%'D anyumas menga&u pada aturan Pemda berdasarkan "PD ("nggaran Pendapatan elanja Daerah) dari upati. Pengadaan bahan menggunakan sistem penunjukan
makanan = $p 100.000.000,- dengan langsung melalui panitia khusus yang
diantaranya terdiri dari PP (Pejabat Pembuat omitmen), PPT (Pejabat Pelaksana Teknis egiatan), dan Pokja.
Penentuan supplier dilakukan oleh panitia dengan proses pena!aran atau lelang setiap bulan untuk bahan makanan basah dan dua bulan untuk bahan makanan kering. !upplier yang dipilih adalah supplier yang dapat memberikan harga terendah dan mempunyai profil yang paling sesuai atau memiliki track record yang bagus. Pemilihan suplier didasarkan pada pertimbangan dari tim %user)& agian penerimaan bahan makanan membuat &atatan-&atatan kekurangan supplier , misalnya jika spesifikasinya tidak sesuai atau barang yang dipesan tidak ada. 9al tersebut akan menjadi pertimbangan dalam pemilihan supplier pada periode selanjutnya. Penggunaan sistem pembelian dengan tender dan penunjukan langsung memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan. elebihan dan kelemahan dari sistem pembelian bahan makanan dengan sistem penunjukan langsung adalah sebagai berikut # Keleb!han s!s#em $enun%ukan lan"sun" a&alah seba"a! ber!ku#'
- proses pengadaan relatif lebih singkat. - saat penge&ekan bahan makanan sekalian dapat mengontrol bahan makanan sudah sesuai dengan spesifikasi atau belum. - jika bahan makanan tidak sesuai dengan spesifikasi
-
dapat
dikembalikan ke rekanan rekanan yang ditunjuk mempunyai tanggung ja!ab penuh terhadap institusi.
Kelemahan s!s#em $enun%ukan lan"sun" a&alah seba"a! ber!ku# '
-
apabila rekanan mengirim bahan yang tidak sesuai maka akan dikembalikan dan diganti oleh rekanan, hal ini dapat menghambat proses produksi karena untuk pengiriman bahan makanan basah dilakukan setiap hari.
%istem pengadaan bahan makanan yang dilakukan di $%'D anyumas menggunakan penunjukan se&ara langsung terhadap suplier yang memberikan pena!aran. Pelelangan yang dilakukan di $%'D anyumas merupakan pelelangan tertutup, yaitu masing-masing rekanan tidak mengetahui harga pena!aran yang diberikan oleh rekanan lain. %etelah melalui proses seleksi dengan berbagai pertimbangan kemudian dipilih satu suplier untuk menyuplai
kebutuhan instalasi gii $%'D anyumas. >amanya kontrak dengan suplier dibedakan berdasarkan jenis bahan makanannya. 'ntuk jenis makanan kering, kontrak dilakukan untuk jangka !aktu dua bulan, sedangkan untuk bahan makanan basah kontrak dilakukan untuk jangka !aktu satu bulan. %etelah kontrak habis, kontrak baru bisa dilakukan dengan suplier yang sama atau dengan suplier yang berbeda. erdasarkan teori, daftar pemesanan bahan makanan dibuat dalam lima rangkap yaitu asli untuk suplier dan tembusan ( rangkap untuk panitia penerimaan dan rangkap untuk bidang keuangan). Pembuatan for pemesanan bahan makanan sebaiknya disesuaikan dengan kebijakan dan kebutuhan $umah %akit. Di $%'D anyumas for dibuat rangkap dua, satu for dipegang oleh suplier sebagai panduan men&ari bahan makanan yang dipesan sedangkan satu for lagi dipegang oleh bagian penerimaan untuk pemeriksaan bahan makanan saat penerimaan. !uplier rmempunyai tanggung ja!ab sendiri untuk membuat administrasi pengiriman bahan makanan ke rumah sakit kepada bagian keuangan (panitia khusus) untuk dapat men&airkan dana. Pembuatan administrasi oleh rekanan ini harus di-cross check dengan data dari administrasi di instalasi gii. Di akhir kontrak, setelah administrasi lengkap, suplier bisa meminta pembayaran pada bagian keuangan rumah sakit.
