BAB I PENDAHULUAN 1.1.
Latar b beelakang Peny Penyel elen engg ggar araa aan n
ber berasal asal
dari dari
kata kata
dasa dasarr
“sel “selen enga garra”
yang ang
art artiny inya
menyelenggarakan, mengurus, dan mengusahakan sesuatu, seperti: memelihara, merawat (Ali, (Ali, 1990:403! 1990:403! "ika dikaitkan dikaitkan dengan makanan, makanan, maka penyelenggaraan penyelenggaraan makanan makanan pada hakikatnya merupakan kegiatan mengurus dan mengusahakan masalah makanan, atau pr#ses peng#lahan makanan pada satu $enis kegiatan tertentu! %ebelum makanan dik#nsumsi melalui berbagai tahapan, mulai dari peren&anaan menu atau bahan yang akan dibeli sesuai kebutuhan, pengadaan pengadaan bahan makanan makanan melalui melalui pembelian atau menanam sendiri, peng#lahan sesuai kebutuhan ataupun selera! 'engan demikian, agar makanan yang dik#nsumsi dapat berkualitas baik dari segi pr#ses maupun hasil peng#lahannya maka perlu diselenggarakan se&ara baik! 'engan penyelenggaraan makanan yang baik diharapkan akan menghasilkan makanan yang baik kualitasnya, enak rasa rasanya nya,, pengh penghid idang angan an yang yang pr#du pr#duks ksii yang yang mura murah! h! al al ini ini bera berart rtii bahw bahwaa dala dalam m penyenggaraan makanan,selain memperhatikan aspek kualitas makanan $uga diperhatikan aspek biaya #perasi#nalnya! )ungsi mana$erial dalam persediaan sangat penting karena melibatkan in*estasi uang yang tidak sedikit! +n*estasi yang digunakan terlalu banyak akan mengakibatkan biaya penyimpanan terlalu banyak yang mungkin mempunyai #pp#rtunity &#st! Pers Persedi ediaan aan yang yang tidak tidak men& men&uku ukupi pi dapat dapat meny menyeba ebabka bkan n biay biayaa kekur kekuran anga gan n bahan bahan,, tertundanya keuntungan enurut '$uarni (199-:./3 yang dikuti #leh 'eden (.010 mengemukakan bahwa penyelenggaraan makanan sebagai pr#ses peng#lahan makanan , mulai dari peren&anaan menu, pengadaan bahan makanan dan perawatannya, persiapan dan peng#lahan serta pelayanan! !
BAB II PEMBAHASAN 2.1. .1. Pembe mbelian ba bahan han ma makanan a! Peng Penger erti tian an pemb pembel elia ian n
enurut enurut %#$an Assauri Assauri (.00-,p!..3 (.00-,p!..3 Pembelian Pembelian merupakan merupakan salah satu ungsi yang penting dalam berhasilnya #perasi suatu perusahaan! )ungsi ini dibebani tanggung $awab untuk mendapatkan kuantitas dan kualitas bahanbahan yang tersedia pada waktu dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga yang berlaku! Pengawasan perlu dilakukan terhadap pelaksanaan ungsi ini, karena pembelian menyangkut in*estasi dana dalam persediaan dan kelan&aran arus bahan ke dalam pabrik! Pada pr#ses pembelian bahan makanan termaksud semua kegiatan transaksi bahan makanan mentah sampai ke k#nsumen harus melalui semua ketetapan yang berlaku! Pembel Pembelian ian bahan bahan makanan makanan merupak merupakan an pr#sed pr#sedur ur ppenti ppenting ng untuk untuk memper memper#le #leh h bahan bahan makanan, biasanya terkait dengan pr#duk yang benar, $umlah yang tepat, waktu yang tepat, dan harga yang benar! 2ntuk rumah sakit kelas pemerintah, berlaku ketentuan pemerintah yang mengatur dan menetapkan bahwa p pembelian bahan makanan dilakukan se&ara k#ntrak berdasarkan pelelangan! b! Pr#sedur pembelian 'alam 'alam suatu suatu instit institusi usi diperl diperlukan ukan yang yang namany namanyaa pr#sed pr#sedur ur pembel pembelian ian yaitu yaitu sebagai sebagai berikut: 1! anda nda terim terimaa dan ana anali lisi siss Daftar Permintaan Pembelian (Purchase Requisition – PR) .! Pemili Pemilihan han sumbe sumberr persedi persediaan aan yang yang p#tens p#tensial ial 3! Penga nga$uan Permintaan Penawaran Harga 4! Pemi emilihan han Sumber yang Tepat Tepat ! Penet netapan Harga yang Tepat Tepat 5! Peng Pengel elua uara ran n Pesanan Pembelian ( Purchase Purchase Orer Orer – PO ) PO ) /! Analisis !aporan Penerimaan dan Penerimaan dan Persetu$uan "a#tur Persetu$uan "a#tur Pen$a$a67 P en$a$a67end#r end#r bagi pembayaran &! Prinsi Prinsip p dalam dalam pembel pembelian ian bahan bahan makan makanan an enur enurut ut +ndr +ndra$ a$it it dan dan '$#k '$#k#p #pra ran# n#t# t# (.00 (.009 9 prin prinsi sip p adala adalah h hal hal p#k# p#k#k k yang yang di$adikan ped#man dalam melakukan sesuatu, #leh karena itu, yang dimaksud dengan prinsipprinsip pembelian adalah halhal p#k#k dalam pelaksanaan ungsi pembelian yang perlu di$adikan ped#man atau a&uan! )ungsi pembelian diadakan untuk melayani atau menun$ang #rganisasi lain tersebut! 8leh karena itu, prinsipprinsip ker$anya harus
sedemi sedemikia kian n rupa rupa sehing sehingga ga $uga ber#ri ber#rienta entasi si pada akti*i akti*itas tas penun$a penun$ang ng sepert sepertii yang yang ditugaskan ditugaskan tersebut dan prinsip prinsip ker$a dari ungsi pembelian pembelian harus diatur supaya mampu memberikan k#ntribusi yang besar bagi keberhasilan perusahaan Prinsip dari pur&hasing yaitu: 1! he ight Pri&e he right pri&e merupakan nilai suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan k#ndisi pembelian dilakukan! 1! he he igh ightt uan uanti tity ty "umlah "umlah yang tepat tepat dapat dapat dikata dikatakan kan sebagai sebagai suatu suatu $umlah $umlah yang yang benar benarben benar ar diperlukan #leh suatu perusahaan atau perh#telan pada saat tertentu! .! he he igh ightt ime ime he he righ rightt time time meny menyang angkut kut penge pengert rtia ian n bahw bahwaa bara barang ng ters tersed edia ia seti setiap ap kali kali diperlukan! 'alam hal ini persediaan barang haruslah diperhitungkan karena $ika ada persediaan barang tentunya ada biaya perawatan barang tersebut! 3! he he igh ightt Pla& Pla&ee he right pla&e mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau diserahkan pada tempat yang dikehendaki #leh pembeli! 4! he he ig ight ht ual ualit ity y he right ;uality adalah mutu barang yang diperlukan diperlukan #leh suatu institusi institusi sesuai dengan ketentuan yang sudah diran&ang yang paling menguntungkan institusi! d!
Pembelian bahan makanan dengan pelelangan adalah #ntra >#ntrak k tanpa tanda tanda tangan tangan (unsi (unsign gn &#nta& &#nta& ;u&ti#n ;u&ti#n a! )irm )irm at at the the #pen #pening ing # pri&e pri&e ()8P ()8P 'imana harga bahan makanan ditetapkan menurut harga saat ini! b! %ub$e&t appr#*al # pri&e (%A8P 'imana harga bahan makanan ditetapkan pada transaksi berlangsung (ukrie, 1990!
e! ?ti ?tika Pem Pembeli belian an ?tik ?tikaa pembel pembelia ian n menu menurut rut ukr ukri! i! 'kk 'kk (199 (1990 0 adal adalah ah als alsa aah ah atau atau stand standar ar penyelenggaraan yang harus dimliki suatu #rganisasi6 intitusi penyelenggara pembelian bahan makanan! )ungsi bahan makanan dipengaruhi #leh kebi$aksanaan intitusi, syarat serta pr#sedur yang ditetapkan se&ara k#nsekuen dalam pembelian makanan! alhal yang perlu diterapkan se&ara k#nsekuen dalam pembelian bahan makanan, yaitu : Pembel Pembelia ian n bahan bahan makan makan harus harus dila dilaks ksana anakan kan dala dalam m rangk rangkaa peng pengawa awasa san n dan
pengendalian bahan makanan per#rang6 perp#rsi! Pembel Pembelian ian bahan bahan makanan makanan disele diselengga nggaraka rakan n dengan dengan pr#sed pr#sedur ur dan met#de met#de yang yang
berlaku dan dapat dipertanggung $awabkan segisegi ek#n#minya! Pembelian bahan makanan harus dilakukan #leh suatu tim atau panitia yang terdiri dari dari unsu unsur run unsu surr yang yang berk berkai aita tan n denga dengan n kegi kegiat atan an peyel peyelen engg ggar araan aan maka makanan nan,, pengawasan atau mana$emen keuangan, pemilik institusi, serta unsure lain yang dibutuhkan sebagai pengawas!
'ala 'alam m pembel pembelia ian n bahan bahan makan makanan an haru haruss dite diteta tapka pkan n syara syaratt pera peratu tura ran n sank sanksi si,,
spesiikasi bahan makanan yang dibuat se&ara tertulis, $elas dan terbuka! Pembelian bahan makanan siatnya harus terbuka dan resmi! ! %ist %istem em pem pembel belia ian n baha bahan n makan makanan an enurut enurut =y#man =y#man %uarsan %uarsanaa dalam dalam buku %iklus %iklus Pengada Pengadaan an @ahan @ahan makanan makanan,, Aplikasi di +nstitusi (.00/, p./ didalam bagian pembelian terdapat beberapa sistem atau &ara pembelian barang pada sebuah institusi yaitu: 1! %ist %istem em >#n >#nttrak rak %istem %istem atau atau pembel pembelian ian barang barang untuk untuk bahan bahan makana makanan n teruta terutama ma $enis $enis sayuran sayuran,, buahbuahan dan makanan yang musiman adalah dengan mempergunakan surat per$an$ian k#ntrak! >#ntrak dilakukan dengan satu supplier atau lebih! 'alam surat k#ntra k#ntrak k ditekan ditekankan kan dalam dalam mengena mengenaii kualit kualitas, as, kuanti kuantitas tas dan harga harga barang barang!! asa asa berlaku surat k#ntrak untuk bahan makanan bias men&apai 3 atau 5 bulan dan pembayarannya tetap dilakukuan setiap bulan! .! %ist %istem em ar aria ian n dan dan @ula @ulana nan n Pihak Pihak peru perusa sahaa haan n atau atau h#tel h#tel bias bias deng dengan an bebas bebas memb membel elii bara barang ngb bar aran ang g keperluannya dari beberapa supplier atau dari beberapa t#k# supermarket yang ada diseki disekitar tarnya nya!! 'engan 'engan &ara &ara sepert sepertii ini pihak pihak h#tel h#tel tidak tidak perlu perlu melaku melakukan kan sebuah sebuah analisa analisa yang yang terlal terlalu u ketat ketat terhada terhadap p kiner$ kiner$aa dari dari bebera beberapa pa suppli supplier er untuk untuk dipili dipilih! h! as ke&il ini ini dipergunakan dipergunakan untuk membeli barang keperluan #perasi#nal h#tel, h#tel, terutama bahan makanan keperluan dapur yang sering diminta se&ara mendadak!
Pembelian
dengan &ara k#ntan dengan menggunakan kas ke&il dilakukan untuk membeli bahan makanan atau minuman dalam $umlah yang tidak terlalu banyak! al seperti ini sering dilakukan pada saat gudang atau bagian dapur kehabisan bahan makanan yang sangat diperlukan diperlukan pada saat itu $uga! Pembelian Pembelian se&ara se&ara k#ntan tidak dapat dilakukan dilakukan setiap setiap hari, hari, tetapi tetapi hanya hanya dilaku dilakukan kan $ika $ika keadaan keadaan sangat sangat mendes mendesak ak dan disini disinilah lah
peranan
se#rang
buyer
atau
dri*er dibagian
pembelian
sangat
diperlukan
kemampuannya! 2.2. .2. Pemesa mesana nan n ba bahan ma makanan nan a! Pengert Pengertian ian pemesan pemesanan an bahan bahan makanan makanan
Pemesanan bahan makanan adalah kegiatan penyusunan permintaan (#rder bahan makanan berdasarkan menu atau ped#man menu dan ratarata $umlah k#nsumen atau pasien yang ada! u$uan dari kegiatan ini adalah tersedianya datar pesanan bahan makanan makanan sesuai sesuai dengan dengan standar standar atau atau spesi spesiika ikasi si yang yang diteta ditetapkan pkan ('epkes ('epkes,, .00/! .00/! Pemesanan Pemesanan dapat dilakukan sesuai dengan kurun waktu tertentu(hari tertentu(harian, an, mingguan, mingguan, atau bulanan! Adapun persyaratan yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pemesanan bahan makanan ini adalah : a! Adanya kebi$akan kebi$akan +nsti +nstitusi tusi tentang tentang pengadaan pengadaan bahan makanan! makanan! b! Adanya kebi$akan antar +nstitusi dengan rekanan atau pemas#k! &! Adanya Adanya spesi spesiika ikasi si bahan bahan makan makanan! an! d! Adanya Adanya dat datar ar pesa pesanana nana bahan bahan makana makanan! n! e! erse ersedia dia dana ('epke ('epkes, s, .00/! .00/! b! >etentuan &ara pemesanan bahan makanan 'alam melaksanakan pemesanan bahan makanan mempunyai ketentuan sebagai berikut :
Pemesanan harus sesuai dengan $umlah, ma&am, spesiikasi bahan makanan yang tertera dalam %P"@ (%urat Per$an$ian "ual @eli!
Pemesan bahan makanan dengan rekwensi yang ditetapkan
empertimbangkan harga dan kualitas!
Penerimaan disetu$ui setelah diadakan pemeriksaan!
'ibuat berdasarkan menu dan $umlah klien saat ini!
Pesanan dalam $umlah berat 6 butir 6 buah!
engetahui sumber, k#ndisi dan sanitasi bahan makanan!
Pada akhir pesanan akan ter&apai $umlah dana yang disepakati!
elakukan pen&atatan se&ara rin&i!
eneliti #rder sebelum dikirim
&! "enis "enis peme pemesan sanan an bahan bahan makan makanan an insti institus tusii
%istem penyelenggaraan makanan di institusi dilakukan se&ara swakel#la! %e&ara garis besar, pemesanan makanan 6 bahan makanan di +nstitusi dibedakan men$adi 3 $enis yaitu : 1! Pemes Pemesana anan n baha bahan n maka makana nan n basa basah h >egiata >egiatan n pemesan pemesanan an bahan bahan makana makanan n khususny khususnyaa bahan bahan makanan makanan segar segar dilaku dilakukan kan setiap setiap hari hari (haria (harian n dimana dimana bahan bahan makana makanan n yang yang dipesa dipesan n hari hari ini merupakan bahan makanan yang akan digunakan untuk peng#lahan menu siang dan s#re hari berikutnya serta menu makan pagi dua hari berikutnya! isalnya pemesanan yang dibuat pada tanggal 14 "anuari .01 digunakan untuk menu siang dan s#re tanggal 1 "anuari .01 serta untuk makan pagi tanggal 15 "anuari .01, ke&uali sayur! @erdasarkan @erdasarkan &#nt#h tersebut, tersebut, data yang digunakan digunakan sebagai a&uan pemesanan adalah data diet pasien pada tanggal 14 "anuari .01! Gambar 1. Alur Pemesanan Bahan Makanan Basah
Petugas pemesanan menentukan $umlah kebutuhan bahan makanan pasien menggunakan standar p#rsi Petugas pemesanan menentukan $umlah bahan makanan yang dibutuhkan seluruh pasien dengan rumus : "umlah bahan makanan per pasien $umlah seluruh pasien B 10C $umlah keseluruhan (&adangan Petugas pemesanan memasukkan data $umlah pemesanan bahan makanan ke dalam dua #rmulir “'atar Pemesanan @ahan akanan
enyerahkan #rmulir pemesanan bahan makanan kepada pihak rekanan dan menyisakan 1 #rmulir pemesanan sebagai a&uan chec# list saat penerimaan .! Pemes Pemesana anan n baha bahan n makan makanan an ker kerin ing g
@ahan makanan kering adalah bahan makanan yang dapat disimpan dalam waktu yang lebih lama sehingga memungkinkan adanya &adangan dalam gudang! <#nt#h bahan makanan yang masuk dalam kel#mp#k ini adalah teh, susu, bumbu bumbu kering, beras, dan garam! @ahan makanan kering datang setiap .3 hari sekali sekali atau ratarat ratarataa seming seminggu gu sekali! sekali!
Ada Ada sediki sedikitt perbeda perbedaan an dalam dalam pr#ses pr#ses
pemesanan bahan makanan kering dan bahan makanan basah, yaitu pemesanan bahan makanan kering dilakukan dua kali dalam seminggu! 'alam melakukan pemesanan bahan makanan kering, terlebih dahulu dilihat st#k gudang sebagai pertimbangan dalam pemesanan bahan makanan tersebut!Penyimpanan bahan maka makana nan n
ker kering ing
tidak dak
dil dilakuk akukan an
dala dalam m
$um $umlah lah
yang ang
bes besar
sehin ehingg ggaa
pemesanannya dilakukan dua kali dalam satu minggu! al ini dikarenakan gudang tempat penyimpanan bahan makanan ke&il ruangannya ke&il! Gambar 2. Alur Pemesanan Bahan Makanan kering
@agian pemesanan memeriksa st#k digudang apakah &adangan bahan makanan sudah menipis D Petugas gudang men&atat apakah ada bahan makanan yang &adangannya sudah menipis sehingga perlu dipesan lagi D @agian pemesanan menghitung $umlah bahan makanan kering yang perlu dipesan D @agian pemesanan memasukkan data $umlah pemesanan bahan makanan ke dalam . #rmulir “'atar Pemesanan @ahan akanan” D enyerahkan #rmulir pemesanan bahan makanan kepada pihak rekanan dan petugas penerimaan sebagai a&uan chec# list saat penerimaan Pemesa Pemesanan nan dan pembeli pembelian an bahan bahan makana makanan n merupa merupakan kan salah salah satu satu kewa$ib kewa$iban an pengel#la penyelenggaraan makanan! @ahan makanan yang dimaksud adalah bahan makan makanan an ment mentah ah dan dan keada keadaan an baha bahan n makan makanan an yang yang meru merupa paka kan n awal awal dari dari pr#s pr#ses es mendapatkan makanan $adi! @ahan makanan harus dipilih kualitasnya yang baik dan tidak ter&emar!
Pemesa Pemesanan nan bahan bahan makanan makanan sepert sepertii buahbu buahbuahan ahan dan sayuran sayuran dipesa dipesan n untuk untuk kebutuhan seminggu dan dagingdagingan dipesan untuk kebutuhan sebulan! al ini disebabkan buahbuahan dan sayuran termasuk kel#mp#k pangan yang mudah rusak, seda sedangk ngkan an dagi daging ngd dag agin ingan gan memi memili liki ki keaw keawet etan an yang yang lebi lebih h ting tinggi gi diban dibandi ding ng dua kel#mp#k pangan tersebut! Pen&atatan pemesanan disesuaikan dengan kebutuhan dan $adwal kedatangan bahanbahan makanan tersebut()ebrianty, .009 !
3.1.
BAB III PENUTUP esim!"lan enurut %#$an Assauri (.00-,p!..3 Pembelian merupakan salah satu ungsi
yang yang penting penting dalam dalam berhas berhasil ilnya nya #peras #perasii suatu suatu perusa perusahaan haan!! )ungsi )ungsi ini dibeba dibebani ni tanggun tanggung g $awab $awab untuk untuk mendap mendapatk atkan an kuanti kuantitas tas dan kualita kualitass bahanb bahanbaha ahan n yang tersed tersedia ia pada pada waktu waktu dibutu dibutuhka hkan n dengan dengan harga harga yang sesuai sesuai dengan dengan harga harga yang berlaku! Pr#sedur pembelian bahan makanan men&akup / langkah E langkah yaitu tanda terima dan analisis, pemilihan sumber persediaan yang p#tensial, penga$uan $ pemilihan $ penetapan, $ penetapan, pengeluaran dan analisis! Prinsip dalam pembelian bahan makanan terdiri dari yaitu the right pri&e, the right ;uantity, the right time dan the right pla&e!
makanan makanan,, dan tersed tersedia ia dana! dana! Pemesa Pemesanan nan bahan bahan makanan makanan terdir terdirii dari dari dua adalah adalah pemesanan bahan makanan basah dan pemesanan bahan makanan kering!
