PEDOMAN PENGORGANISASIAN UNIT HRD DI RSIA PUTRI SURABAYA BAB I PENDAHULUAN HRD adalah singkatan dari Human Resources Development. Dalam ilmu terapannya, HRD biasa disebut sebagai “Personalia” atau “Kepegawaian”. HRD dalam manajemen juga biasa disebut dengan “Human Capitol” atau “Human Resources Management”. Arti lain dari Human Resources Development (Sumber Daya Manusia/SDM) adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia. Manajemen sumber daya manusia juga dapat diartikan sebagai suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya. Adapun Peran HRD dalam perusahaan antara lain : 1. HRD bertugas melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja a) Persiapan Persiapan meliputi jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen terkait, dan sebagainya. b) Rekruitmen Tenaga Kerja adalah sebuah proses untuk mencari calon pegawai atau karyawan yang dapat memenuhi kebutuhan SDM organisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini HRD perlu melakukan analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan ( job description ) dan juga spesifikasi pekerjaan ( job specification ). c) Seleksi Tenaga Kerja ( Selection )
1
adalah sebuah proses yang dilakukan untuk menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat sesuai dengan proses dan aturan yang ada. 2. Pengembangan dan Evaluasi Karyawan ( Development and Evaluation ) Proses pengembangan dan evaluasi karyawan dilakukan sebagai sebuah pembekalan agar tenaga kerja dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya, serta meningkatkan kinerja yang ada. 3. Pemberian Kompensasi dan Proteksi pada Pegawai Kompensasi adalah imbalan atau upah atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Pemberian kompensasi harus tepat dan sesuai dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal agar tidak menimbulkan masalah ketenagakerjaan atau kerugian pada organisasi atau perusahaan. Jadi dalam hal ini karyawan adalah aset utama dalam perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari setiap aktifitas organisasi. Untuk itu salah satunya dibagian HRD RS akan melakukan berbagai kegiatan untuk lebih mudah dalam melakukan perekruitan karyawan / tenaga baru namun tetap memiliki kualitas yang baik dan sesuai dengan standar rumah sakit atau yang dibutuhkan rumah sakit dalam meningkatkan produktifitas produk melalui karyawan / tenaga tersebut. . Adapun systimatika penyusunan Pedoman Pengorganisasian HRD di RSIA PUTRI : I.
Pendahuluan
II.
Gambaran Umum
III.
Visi, Misi, Moto, Nilai Dasar & Tujuan RSIA PUTRI
IV.
Bagan Struktur Organisasi Rumah Sakit
V.
Tujuan Unit HRD
VI.
Struktur Organisasi Unit HRD
VII.
Tata Hubungan Kerja
VIII.
Pola Ketenagaan dan Kualifikasi
IX.
Penilaian Kinerja SDM
X.
Program Orientasi
XI.
Rapat - Rapat
XII.
Pelaporan
XIII.
Penutup
2
BAB II GAMBARAN UMUM II.1. Sejarah Rumah Sakit Surabaya merupakan kota terbesar kedua di Indonesia setelah Jakarta. Di kota yang memiliki jumlah penduduk hamper 3 juta jiwa ini, merupakan pusat bisnis,perdagangan dan pendidikan di kawasan Indonesia timur dengan potensi yang sangat besar. Demikian juga dengan daerah Surabaya bagian timur. Dari segi tata kota, Surabaya bagian timur diperuntukkan bagi daerah pemukiman dan pendidikan. Sesuai dengan Akta Pendirian tanggal 2 Desember 1995 nomor 24, yang kemudian diubah dengan Akta Perubahan tanggal 30 Juni 1997 no. 325, sebagaimana telah diumumkan dalam Tambahan Nomor 3694 dari Berita Negara Republik Indonesia tanggal 15 April 2005 No. 30, kemudian diubah dengan Pernyataan Keputusan Rapat dengan Akta No. 110 tanggal 22 September 2004 dan diubah dengan Pernyataan Keputusan Rapat dengan Akta No. 473 tanggal 25 April 2006 yang dibuat oleh Noor Irawati, S.H., Notaris di Surabaya serta yang terakhir diubah dengan Pernyataan Keputusan Rapat dengan Akta No. 06 tanggal 11 April 2011 yang dibuat oleh Imam Sudjono Hermanto, S.H., Notaris di Surabaya. Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No. YM.
02.04.2.2. 3774S tentang Surat Penyelenggaraan Rumah Sakit Khusus Obstetri & Ginekologi PUTRI , tanggal 8 Agustus 2001, kemudian diperbaharui dengan Surat Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Pemerintah Kota Surabaya Nomor : 503.445/2930/0007/IP.RS/436.5.5/X/2006, tentang Izin Penyelenggaraan Rumah Sakit Khusus Obstetri & Ginekologi PUTRI, tanggal 06 Oktober 2006 yang berlaku sampai dengan 06 Oktober 2011, sesuai dengan PERMENKES RI No. 340/Menkes/Per/III/2010 tentang klasifikasi RS telah oleh KEMENKES RS PUTRI ditetapkan menjadi Rumah Sakit Ibu & Anak PUTRI Kelas C dengan SK No, HK.03.05/I/1286/12 serta telah dikeluarkannya Surat Izin Penyelenggaraan
3
RSIA PUTRI mulai 30 Agustus 2012 s/d 30 Agustus 2017 dari Dinas Kesehatan kota Surabaya dengan No. 503.445/51/IP/IPRS/436.6.3/VII/2012. Pedoman Pengorganisasian RSIA PUTRi ini mengacu pada : KMKRI No. 81/MENKES/SK/I/2004 tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan di Tingkat Propinsi, Kebupaten / Kota serta Rumah Sakit, PMKRI No. 971/MENKES/PER/XI/2009 tentang Standar Kompetensi Pejabat Struktural Kesehatan, PMKRI No. 56 tahun 2014 tentang Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit dan PMKRI No. 49 tahun 2013 tentang Komite Keperawatan Rumah Sakit. II.2. Permasalahan 1. Kinerja RSIA PUTRI cenderung menurun 2. Masih banyak dokter yang tidak mempunyai ijin praktek 3. Masih banyak pula tenaga Keperawatan dan Kesehatan Lain yang belum memiliki Surat Ijin Kerja. 4. Kualifikasi dan Kompetensi karyawan RSIA belum optimal
II.3. Tugas Pokok Dan Fungsi Rumah Sakit Rumah Sakit mempunyai tugas memberikan pelayanan kesehatan paripurna, pendidikan dan pelatihan, dapat juga melakukan penelitian, pengembangan serta penapisan teknologi bidang kesehatan. Dalam melaksanakan tugasnya Rumah Sakit menyelenggarakan fungsi: a. Pemeliharaan
dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan
kesehatan paripurna tingkat sekunder dan tersier; b. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan tenaga kesehatan dalam rangka meningkatkan kemampuan sumber daya manusia dalam pemberian pelayanan kesehatan; c. Melaksanakan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan; d. Melaksanakan administrasi rumah sakit; e. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh pemegang saham Rumah Sakit Ibu & Anak PUTRI
melalui Rapat Umum Pemegang Saham RSIA
PUTRI.
4
BAB III VISI, MISI, MOTO, NILAI DASAR & TUJUAN RUMAH SAKIT IBU & ANAK PUTRI VISI •
Menjadi Rumah Sakit swasta terkemuka di Surabaya melalui pemberian pelayanan paripurna khususnya di bidang Obstetri dan Ginekologi
MISI * Memberikan pelayanan yang bermutu tinggi. * Menciptakan kondisi kerja yang inovatif. * Transparan dalam perbaikan yang berkelanjutan. * Menjadi entitas usaha yang mampu meningkatkan profitabilitas. MOTTO •
“ KEPUASAN ANDA ADALAH KEBAHAGIAAN KAMI ”
•
”JIKA ANDA PUAS SAMPAIKAN PADA TEMAN ANDA ; JIKA ANDA KURANG PUAS SAMPAIKAN PADA KAMI”
FALSAFAH •
Setiap manusia sejak saat pembuahan sampai kematian, mempunyai citra dan martabat yang mulia sebagai ciptaan Tuhan Yang Maha Kuasa. Setiap orang berhak memperoleh derajat kesehatan yang optimal dan wajib ikut serta dalam usaha memelihara dan meningkatkan derajat kesehatannya. Dengan dasar dan semangat kasih sayang, pelayanan kesehatan rumah sakit terpanggil untuk berperan serta dalam upaya memberdayakan sesama melalui pendekatan pemeliharaan, peningkatan kesehatan, pencegahan penyakit, penyembuhan penyakit dan pemulihan kesehatan serta pendidikan bidang kesehatan secara menyeluruh
NILAI DASAR Rumah Sakit Ibu & Anak PUTRI Surabaya mempunyai Nilai Dasar : a. Disiplin Memahami dan melaksanakan kewajiban sebagai karyawan Rumah Sakit Ibu & Anak PUTRI Surabaya dengan penuh rasa tanggung jawab.
5
b. Keterbukaan (Tranparancy) Dalam pengelolaan institusi kesehatan yaitu Rumah Sakit Ibu & Anak PUTRI Surabaya dilaksanakan secara terbuka sehingga ada saling kontrol untuk pembenahan apabila ada penyimpangan dalam pengelolaannya. c. Tanggung Jawab (Akuntabilitas) Dapat melaksanakan tugas dengan baik dan hasil kerja dapat dipertanggung jawabkan. d. Jujur (Honesty) Niat yang tulus dan hati yang bersih dalam rangka menciptakan institusi yang bersih. e. Kebersamaan ( Sense of Togetherness) Keberhasilan dalam mencapai Visi dan Misi tidak dapat dilakukan hanya oleh satu atau beberapa orang saja, tapi harus oleh seluruh bagian dalam organisasi. Semuanya memiliki peranan dan tanggung jawab sesuai fungsi masing-masing dalam rangka mewujudkan Visi dan Misi organisasi. f. Rasa Memiliki (Sense of Belonging) Secara material dan spiritual adalah menjadi bagian dalam kehidupannya, sehingga senantiasa perlu dijaga dan dirawat. g. Prestasi Orientasi dalam bekerja adalah prestasi, sehingga dari hari ke hari organisasi akan semakin baik, hari ini lebih baik dari kemarin, besok lebih baik dari hari ini. h. Kesejahteraan (Prosperity) Untuk mencapai prestasi yang diinginkan setiap pimpinan wajib memperhatikan kesejahteraan anggotanya sesuai dengan kemampuan yang dimiliki masing-masing. TUJUAN : UMUM : Meningkatkan kinerja RSIA PUTRI secara professional, bermutu dan meningkatkan Sasaran Keselamatan Pasien
6
KHUSUS : 1.
Tercapainya professionalisme SDM sesuai dengan standar kebutuhan
2.
tenaga dan kompetensinya. Terlaksananya upaya manajemen yang baik sesuai dengan aturan aturan
3.
yang berlaku. Terselenggaranya Rumah Sakit yang bersih, nyaman, indah serta
4.
diminati oleh Pasien. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan sehingga mengurangi complain
5.
pasien (Zero Complain) Meningkatnya Kinerja Rumah Sakit Ibu & Anak PUTRI
7
BAB IV Bagan Struktur Organisasi Rumah Sakit Ibu & Anak PUTRI
8
BAB V TUJUAN UNIT HRD TUJUAN A. Umum Untuk meningkatkan profesionalisme seluruh SDM di RSIA PUTRI Surabaya sesuai dengan standar dan kompetensinya. B. Khusus 1.
Meningkatkan kepatuhan SPO
2.
Meningkatkan kinerja karyawan.
3.
Semua SDM yang bekerja di RSIA PUTRI mempunyai SIP ; SIK maupun SIKB.
4.
Terselenggaranya file SDM sesuai kredensial dan standar akreditasi Versi 2012
5.
Mempunyai SDM yang berkompeten di bidangnya.
9
BAB VI STRUKTUR ORGANISASI UNIT HRD Di RSIA PUTRI Unit HRD dipimpin oleh Kepala Seksi yang membawahi 1 Staf HRD.
Direktur Utama
Wakil Direktur Umum & Keuangan
Bagian Bagian Pelaporan Pelaporan ;; Perencanaan Perencanaan && SDM SDM
Sie Sie HRD HRD
Staf Staf Fungsional Fungsional HRD HRD
URAIAN JABATAN 1. Kepala Unit HRD
10
Nama Jabatan
: Kepala Seksi HRD
Unit Kerja
: Unit HRD
Ikhtisar Jabatan
:
Membuat dan mengevaluasi sistem, Pedoman, SPO, Juknis kegiatan pelayanan HRD, meliputi rekruitmen karyawan, pencatatan, pengelolaan data karyawan / ketenagaan, penyimpanan dan perhitungan tenaga.
Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia pelaksanaan tugas bawahan, mengatur membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Unit HRD.
Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan, mengevaluasi kebutuhan sumber daya yang dipergunakan.
Membuat laporan kinerja ketenagaan di rumah sakit,
sebagai dasar
perencanaan, mengolah data menjadi informasi sebagai penunjang pengambilan keputusan manajemen. Hasil Kerja :
SPO, Juknis kegiatan Juknis kegiatan pelayanan HRD, meliputi rekruitmen karyawan,
pencatatan,
pengelolaan
data
karyawan
/
ketenagaan,
penyimpanan dan perhitungan tenaga. 1. Uraian tugas bawahan. 2. Petunjuk kerja bawahan. 3. Supervisi pelaksanaan tugas bawahan. 4. Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak. 5. Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Unit HRD 6. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan . Sifat Jabatan : Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu : Senin – Jumat : jam 08.00 - 15.00 Sabtu
: jam 08.00 – 13.00.
Spesifikasi Jabatan : a. Pendidikan : – S1 Psikologi / Ekonomi 11
b. Pengalaman kerja : - Minimal 3 tahun dalam jabatan supervisi ; c. Keahlian & Ketrapilan -
:
Manajemen SDM
- Terampil mengoparasikan Komputer -
Mampu berkomunikasi dengan baik
Uraian Tugas : 1)
Mewakili Kepala Bagian Pelaporan ; Perencanaan & SDM apabila berhalangan hadir;
2)
Membantu Kepala Bagian Pelaporan ; Perencanaan & SDM dalam perencanaan,
koordinasi,
pembinaan,
dan
pengawasan
serta
pendidikan dan pelatihan di bidang SDM. 3)
Membantu Kepala Bagian Pelaporan ; Perencanaan & SDM dalam menghitung kebutuhan tenaga sesuai dengan strandar dan ketentuan yang berlaku.
4)
Merencanakan dan mempersiapkan SDM baik dalam rekruitment dan pengembangan di semua bagian untuk diajukan kepada Kepala Bagian Pelaporan ; Perencanaan & SDM.
5)
Mempersiapkan formulir dan segala sesuatunya yang berhubungan dengan rekruitmen pegawai baru.
6)
Menyelenggarakan arsip dan administrasi kepegawaian yang lengkap, akurat dan terarah.
7)
Bertanggung jawab atas setiap rekrutmen pegawai baru dengan persetujuan Kepala Bagian Pelaporan ; Perencanaan & SDM.
8)
Bertanggung jawab atas pengolahan data kepegawaian dan pengarsipan yang lengkap dan akurat.
9)
Menyimpan biodata pegawai di tempat yang bersih dan aman.
10) Melaksanakan pembinaan; pendidikan dan pelatihan terhadap semua karyawan. 11) Merencanakan dan membuat Standar Operasional Prosedur untuk semua karyawan khususnya yang berhubungan dengan Kebijakan SDM di rumah sakit.
12
12) Membantu Kepala Bagian Pelaporan ; Perencanaan & SDM dalam kelengkapan administrasi pegawai mencakup cuti karyawan, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan , dan kontrak kerja karyawan. 13) Membuat laporan iuran BPJS Karyawan setiap bulannya 14) Membuat laporan kecelakaan kerja karyawan serta kelengkapan berkas untuk di klaim ke BPJS Ketenagakerjaan. 15) Memeriksa absensi pegawai apakah sudah sesuai dengan jadwal dinas. 16) Membuat laporan kepatuhan karyawan terhadap SPO keterlambatan, Kedisiplinan serta cuti karyawan. 17) Bertanggung jawab dalam penghitungan lembur dan gaji karyawan setiap bulannya. 18)
Merencanakan dan mempersiapkan program pendidikan dan pelatihan pegawai.
19)
Bertanggung jawab atas setiap diklat yang diselenggarakan dengan persetujuan Direktur RS.
20)
Membuat training plan untuk karyawan rumah sakit dengan koordinasi dengan seluruh unit terkait.
21)
Membangun
dan menjaga
hubungan baik dengan institusi
pendidikan dan pelatihan di luar rumah sakit. 22) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Pelaporan ; Perencanaan & SDM. Wewenang : 1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Unit HRD. 2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan . 3. Meminta arahan dari atasan. 4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait. 5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan. 2. Staf Fungsional HRD Nama Jabatan
: Staf Fungsional HRD
Unit Kerja
: Unit HRD
Sifat Jabatan : Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu : 13
Senin – Jumat : jam 08.00 - 15.00 Sabtu
: jam 08.00 – 13.00.
Spesifikasi Jabatan : a. Pendidikan : – S1 Psikologi / Ekonomi b. Pengalaman kerja : - Minimal 2 tahun dalam bidangnya ; c. Keahlian & Ketrapilan
:
- Terampil mengoparasikan Komputer -
Mampu berkomunikasi dengan baik
Uraian Tugas : 1) Mewakili Kepala Seksi HRD apabila berhalangan hadir; 2) Membantu Kepala Seksi HRD dalam perencanaan, koordinasi, pembinaan, dan pengawasan serta pendidikan dan pelatihan di bidang SDM. 3) Membantu Kepala Seksi dalam menghitung kebutuhan tenaga sesuai dengan strandar dan ketentuan yang berlaku. 4) Membantu Kasie HRD dalam merencanakan dan mempersiapkan SDM baik dalam rekruitment dan pengembangan di semua bagian untuk diajukan kepada Kepala Bagian Pelaporan ; Perencanaan & SDM. 5) Membantu Kasie dalam mempersiapkan formulir dan segala sesuatunya yang berhubungan dengan rekruitmen pegawai baru. 6) Membantu menyelenggarakan arsip dan administrasi kepegawaian yang lengkap, akurat dan terarah. 7) Membantu menyimpan biodata pegawai di tempat yang bersih dan aman. 8) Membantu melaksanakan pembinaan; pendidikan dan pelatihan terhadap semua karyawan. 9) Membantu memeriksa absensi pegawai apakah sudah sesuai dengan jadwal dinas. 10) Membantu membuat laporan
kepatuhan karyawan terhadap SPO
keterlambatan, Kedisiplinan serta cuti karyawan. 11) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kasie HRD SDM.
14
BAB VIII TATA HUBUNGAN KERJA Skema Hubungan Kerja
INSTALASI 2
UNIT 2
DOKTER
MANAJEMEN
KEBUTUHAN TENAGA
RAPAT 2
UNIT HRD
PERSETUJUAN DIREKSI
PELATIHAN
INSTALASI
UNIT 2
DOKTER
MANAJEMEN
Hubungan tata kerja di Unit HRD bersifat garis komunikasi, koordinasi dan informasi, serta dalam pelaksanaan kegiatan dilakukan melalui pertemuan / rapat. Unit HRD bersama dengan semua Instalasi & Unit menghitung kebutuhan tenaga kemudian mengadakan pertemuan dengan Instalasi / unit terkait dalam mengambil keputusan. Antara Instalasi, Unit, dokter, manajemen dengan Direksi HRD berfungsi sebagai mediator dalam penyediaan Ketenagaan dan Pelatihan / Diklat. Unit HRD juga berkewajiban memberikan laporan kinerja individu masing2 tenaga kepada atasannya terutama tentang kepatuhan SPO.
BAB IX 15
POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI Dalam upaya mempersiapkan tenaga HRD yang handal, perlu kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi. Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan. Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi. Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Unit HRD RSIA PUTRI adalah sebagai berikut : POLA KETENAGAAN UNIT HRD RSIA PUTRI NAMA JABATAN
KUALIFIKASI FORMAL & INFORMAL
Kepala Seksi HRD
Staf Fungsional HRD
a. Pendidikan : - S1 Psikologi / Ekonomi b. Pengalaman kerja : - Minimal 5 tahun dlm jabatan supervisi c. Keahlian Sertifikasi : - Manajemen SDM - Terampil mengoparasikan Komputer - Mampu berkomunikasi dengan baik d. Berbadan sehat a. Pendidikan : - S1 Psikologi / Ekonomi b. Pengalaman kerja : - Minimal 2 tahun di bidangnya c. Keahlian Sertifikasi : - Terampil mengoparasikan Komputer - Mampu berkomunikasi dengan baik
TENAGA YANG DIBUTUHKAN 1
1
d. Berbadan sehat Jumlah
2
BAB X 16
PENILAIAN KINERJA SDM Penilaian Kinerja adalah proses yang berkelanjutan untuk menilai kualitas kerja petugas / tenaga dan usaha untuk menilai kualitas pencapaian target / sasaran sistem manajemem suatu perusahaan. Tujuan Penilaian Kinerja : 1. Mengenali SDM yang perlu dilakukan pembinaan 2. Menentukan Kriteria tingkat pemberian kompensasi 3. Memperbaiki kualitas pelaksanaan pekerjaan 4. Sebagai bahan perencanaan manajemen program SDM masa datang 5. Memperoleh umpan balik atas hasil prestasi petugas / tenaga. Untuk menilai kinerja karyawan dibutuhkan instrumen penilaian kinerja, yang selanjutnya disebut Pedoman Penilaian Prestasi Kerja Karyawan yang terdapat standart prestasi kerja yang harus dicapai oleh setiap karyawan. Penilaian prestasi kerja ini merupakan instrumen manajemen yang penting untuk menilai karyawan sebagai dasar untuk melakukan promosi, mutasi, pelatihan dan pendidikan yang dibutuhkan, kompensasi, pengakuan dan penghargaan bagi karyawan. Penilaian Kinerja dilakukan dengan 2 cara : 1. Penilain Kinerja Individu : 1.a Staf Medis ; OPPE / FPPE •
Kreteria OPPE : •
Review terhadap operasi dan prosedur klinis lainnya dan hasilnya à audit medis/klinis
•
•
Pola penggunaan darah dan obat-obatan.
•
Permintaan pemeriksaan test dan prosedur
•
Pola lamanya dirawat (length of stay)
•
Data morbiditas dan mortalitas
•
Praktek konsultasi dan spesialis
•
Kriteria relevan lainnya seperti ditentukan oleh rumah sakit.
Kreteria FPPE :
17
•
Review terhadap prosedur-prosedur operatif dan klinis lain serta hasilnya (kepatuhan SPO/ outcome misal ILO, Reoperasi, Pneumoni pasca operasi (anestesi)
•
Pola Penggunaan darah/Obat/alkes : keseuaian antara permintaan dgn kebutuhan à jumlah kantung darah yg tidak digunakan. Kepatuhan terhadap formularium. Penggunaan alkes yg tidka sesuai SPO
•
Pola Permintaan tes/prosedur/Tindakan: Kepatuhan permintaan penunjang/prosedur/tindakan sesuai SPO
•
Length of stay: berbasis dokter dan penyakit
•
Data Morbiditas dan mortalitas: kriteria morbiditas sesuai ndikator yg digunakan
•
Jumlah kasus yang dikonsulkan/dirujuk ke spesialis lain
1.b Staf Keperwatan & Kebidanan ; Kesehatan Lain & Non Kesehatan : Penilaian kinerja sesuai dengan Uraian Tugas dan hasil kerja yang ditetapkan. 2. Penilain Kinerja Unit : a. Sasaran mutu/ indikator mutu/standar pelayanan minimal b. Hasil survei kepuasan pasien c. Efisisensi & efektifitas biaya d. Hasil penilaian à Laporan. PELAKSANAAN : 1. Penilaian kinerja dilaksanakan secara periodik yaitu 1 tahun sekali, kecuali untuk karyawan masa percobaaan dilaksanakan selesai masa percobaan selama 6 (enam) bulan dan karyawan ikatan kontrak kerja selama 1 (satu) tahun sebelumnya dinilai. 2. Unsur-unsur yang dinilai secara garis besar sesuai pencapaian indicator penilaian kinerja yang berbasis pada uraian kerja masing masing SDM. 3. Penilaian konduite dilakukan oleh atasan langsung dalam form penilaian karyawan
18
4. Setiap karyawan memiliki buku catatan penilaian kinerja karyawan/buku rapor yang berisi tentang prestasi, pelanggaran-2, kesalahan dan perilaku yang positif terkait dengan kedinasan. Yang mengisi buku tersebut adalah atasan langsung dan ditanda tangani karyawan yang bersangkutan. 5. Dalam melakukan penilaian harus memperhatikan catatan yang ada dalam buku penilaian kinerja karyawan tersebut. 6. Penilaian karyawan tersebut dilaksanakan dengan menggunakan Form Penilaian Kinerja rangkap 3 masing-masing untuk unit HRD, pejabat penilai dan atasan pejabat penilai 7. Hasil penilaian asli disimpan dalam file ketenagaan yang bersangkutan di HRD Peningkatan Kompetensi SDM Pembinaan/pengembangan kompetensi tenaga HRD dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan pelaksanaan tugas sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja. Pelatihan Pelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga HRD dilaksanakan melalui: - Inhouse training, yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit Ibu & Anak PUTRI, meliputi:
Pelatihan Manajemen Umum
Pelatihan Manajemen Mutu
Pelatihan Penyusunan Indikator Kinerja.
Pelatihan Penyusunan dan Evaluasi Anggaran
Pelatihan Evaluasi Kinerja
- Eksternal course, yaitu program pelatihan diluar rumah sakit yang diikuti sesuai dengan kebutuhan dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit khususnya HRD.
19
BAB XI PROGRAM ORIENTASI Agar berkinerja baik, staf baru, apapun status kepegawaiannya, perlu mengenal keseluruhan RS dan bagaimana tanggung jawabnya yang spesifik/khusus klinis atau nonklinis berkontribusi pada misi RS. Ini dapat dicapai melalui orientasi umum tentang RS dan tugasnya di RS serta orientasi yang spesifik tentang tugas tanggung jawab dalam jabatannya. Jenis dan Meteri Orientasi adalah : 1. Materi Umum antara lain : a. Visi, Misi RS b. Struktur Organisasi RS c. Ketentuan kepegawaian RS d. Peningkatan mutu e. KPRS - SKP f. PPI 2. Materi khusus / spesifik antar lain : a. Kebijakan & prosedur b. Peralatan c. Struktur organisasi di unit kerja d.
Pola kerja yang sesuai dengan tugas & tanggung jawab
PELAKSANAAN ORIENTASI : 1. Pelaksanaan Orientasi untuk staf baru, tenaga kontrak, tenaga sukarela kalau ada dan staf yang baru di rotasi. 2. Pelaksanaan orientasi umum 1 – 2 hari, dan khusus 2 minggu.
20
BAB XII RAPAT - RAPAT 1.
Rapat Rutin Rapat Rutin diselenggarakan pada : Waktu
: Setiap Rabu ke tiga setiap bulan
Jam
: 12.00 s.d selesai
Tempat
: Ruang HRD
Peserta
: Kepala Bagian Pelaporan ; Perencanaan & SDM
dan
Kepala Seksi HRD serta Staf fungsional HRD Materi
:
1. Evaluasi kinerja di Unit HRD 2. Evaluasi SDM Unit HRD 3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan HRD 4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Unit HRD. 5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan di Unit HRD. Kelengkapan Rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi/usulan kepada pimpinan 2.
Rapat Insidentil Rapat Insidentil diselenggarakan pada : Waktu
: Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu dibahas dan diselesaikan segera.
Jam
: Sesuai undangan
Tempat
: Sesuai undangan
Peserta
: Kepala Bagian Pelaporan ; Perencanaan & SDM
dan
Kepala Seksi HRD serta Staf fungsional HRD Materi
: Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.
Kelengkapan Rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi/usulan kepada pimpinan
21
BAB XIII PELAPORAN 1. Laporan Bulanan Laporan bulanan di Unit HRD meliputi : 1. Laporan Keterlambatan karyawan 2. Laporan Kesesuaian Jam / Daftar Dinas 3. Daftar Gaji Karyawan 2. Laporan Tahunan Laporan tahunan meliputi : 1. Laporan & Evaluasi Keterlambatan Karyawan 2. Laporan / Rekapitulasi Cuti Karyawan 3. Laporan & Evaluasi kesesuaian Jam / Daftar Dinas 4. Laporan & evaluasi kepatuhan SPO 5. Laporan & Evaluasi Kinerja Karyawan (Individu) 6. Laporan & Kinerja Unit / Instalasi BAB XIV PENUTUP Pedoman Pengorganisasian HRD ini berlaku mulai hari
Senin tanggal 01
bulan
Pebruari tahun 2016, Semua peraturan RSIA PUTRI yang ditetapkan sebelum berlakunya peraturan ini, dinyatakan tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan peraturan ini.
Ditetapkan di : Surabaya Pada Tanggal : 01 Pebruari 2016 RUMAH SAKIT IBU & ANAK PUTRI
dr. Herminiati HB, MARS Direktur Utama 22
23
