ORGANIZACIÓN DEL DEPART DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD La dirección de un negocio requiere adoptar normas de conducta, formular juicios y desarrollar métodos. Para que estas normas, juicios y métodos métodos sean eficaces, tienen tienen que fundamentarse en una información amplia y exacta, y esta información ha de obtenerse en gran parte de los registros registros de contabilidad contabilidad y estadística. No basta para estos estos efectos con la preparación de tales registros, sino que es preciso analiar, ordenar e interpretar la información que en ellos se contiene para formular juicios adecuados y actuar en consecue consecuencia ncia.. ! este este fin, ha de adaptarse adaptarse una organiac organiación ión capa de responde responderr del cumplimiento de este cometido. La organiación de la "ontabilidad en #ectificadora $otar %. !. depende en gran parte de un inter&entor general que adem's de ejercer el alto control sobre las materias de contabili contabilidad, dad, act(e como elemento directi&o directi&o y obra como como asesor asesor de los dem's jefes. Para nosotros el inter&entor general debe ser el )erente *inanciero. +n ciertos casos el )erente *inanciero inspecciona inspecciona el departamento de "ontabilidad por tener a su cargo cargo todo el control financiero. financiero. e acuerdo a la tendencia tendencia moderna moderna que es organiar separadamente el departamento de "ontabilidad, con un alto funcionario a cargo del mismo, que algunas &eces responde de su gestión ante el gerente financiero, en lugar de hacerlo ante el presidente o el gerente general. "-N "-N! !-#! -#! )+N+#! )+N+#!L./ L./ +s la funcio funcionar naria ia encarg encargada ada del dep depart artam ament entoo de contabilidad, responsable de que se lle&en correctamente los registros de contabilidad y sus respaldos. respaldos. e la preparación preparación de los informes financie financieros ros y estadíst estadísticos icos que sean necesarios. *0N"1-N+% + L! "-N!-#! "-N!-#! )+N+#!L./ 1ncumbe a la "ontadora )eneral, cuidar de que pueda disponerse de la información necesaria para la dirección de la empresa. ! tal fin, actuando de acuerdo acuerdo con el )erente *inanciero *inanciero y bajo la dirección del mismo, tiene que preparar lo que a continuación se expresa2 3. Los informes informes que requie requieren ren los altos funcion funcionarios arios,, cuya preparac preparación ión constituy constituyee uno de los trabajos m's importantes de la "ontadora )eneral. 4. +l +sta +stabl blec ecim imie ient ntoo de cuen cuenta tass adec adecua uada das, s, que que ser& ser&ir ir'n 'n para para la debi debida da clasificación y an'lisis de la información que haya de someterse a los altos func funcio iona nari rios os.. %in %in ello ello es impos imposib ible le obte obtene nerr los los dato datoss de una mane manera ra sistematiada y exacta. 5. 0n sistem sistemaa de registr registros os diarios diarios que sir&an sir&an de medio medio para hacer hacer los pases pases a las cuen cuenta tas. s. ich ichos os regi regist stro ross son son indi indisp spen ensa sabl bles es para para pro& pro&ee eerr y sint sintet eti iar ar eficamente la información contenida en las mismas. 6. Los diferente diferentess tipos de comprob comprobante antess de iario, que que han de obrar obrar como medio medio para resumir los detalles y transferirlos desde el registro inicial al de recopilación.
La preparación de tales informes, cuentas, registros y comprobantes constituye todo el proceso de la contabilidad, desde que se inicia cada operación hasta que se refleja en los informes y su efecto final en la situación financiera de la empresa. -#)!N17!"18N +L +P!#!9+N- + "-N!$1L1!./ La "ontadora )eneral organia su departamento en distintas secciones, a cada una de las cuales asigna una parte del trabajo que tiene encomendado. e acuerdo a los requerimientos de la #ectificadora $otar %. !. se ha di&idido en las siguientes secciones al departamento de contabilidad2 "ontabilidad )eneral "ontabilidad de "ostos "lasificación y an'lisis de &entas %ección de Nomina %ección de !creedores %ección de eudores %ección de *acturación. %ección de 1n&entarios *0N"1-N+% + L!% %+""1-N+% +L +P!#!9+N- + "-N!$1L1!2 a: %+""1-N "-N!$1L1! )+N+#!L./ La sección de "ontabilidad )eneral lle&a, para los efectos de control, un registro sumario de la información obtenida y empleada por todas las dem's secciones. "onstituye, por tanto, la sección central de control a la que afluye ordenadamente el resumen de las cifras registradas al detalle en las dem's secciones. +sta sección tiene a su cargo los siguientes particulares2 3. +l 9ayor )eneral, que contiene las cuentas de control para cada sección de la empresa. 4. +l iario )eneral como medio de pase para hacer los asientos en las cuentas de 9ayor )eneral. 5. La preparación de comprobantes relati&os a todos los cargos. +stos cargos pueden originarse en las transacciones de las distintas secciones así como en la misma sección de contabilidad general. 6. La preparación de los informes financieros que se establecen periódicamente. ;. La preparación de informes específicos que requieran la presidencia, gerencia general o gerencia financiera. <.
La preparación de informes específicos que requieren las entidades gubernamentales. =%#1, %0P+#1N+N+N"1! + "-9P!>1!%, 90N1"1P1-. +".:.
b: %+""1-N + "-N!$1L1! + "-%-%./ +sta contabilidad es complementaria a la "ontabilidad )eneral y cuyo 'mbito es el !LL+#. +sta sección tiene a su cargo el siguiente trabajo2 3. odas las cuentas relati&as a las operaciones del aller. 4. Las hojas detalladas de trabajo que determina cada obra o pedido en particular. 5. #egistro de todas las acti&idades en el taller, es decir, la mano de obra directa, las materias primas =repuestos:, los materiales y los gastos de fabricación. 6. La preparación del an'lisis periódico de los gastos que refleje cada uno de los departamentos de producción. ;. La super&isión de los &ales o requisiciones de salidas de repuestos y materiales, con objeto de hacer la clasificación necesaria para su asiento en los registros de costo. c: "L!%1*1"!"1-N ? !N!L1%1% + @+N!%./ La clasificación de las &entas es muy extensa por lo que es con&eniente que haya una sección separada del departamento de "ontabilidad para clasificar cada partida de las facturas de &entas. "omo las facturas se toman como base para los an'lisis del costo de &entas, esta sección ser' responsable de la exposición de su resultado y de la clasificación que se haga con este fin2 3. abulación de las facturas de &entas en la forma que con&enga a los efectos de control. 4. La preparación de informes con los resultados de las tabulaciones efectuadas. d: %+""1-N + N-91N!%./ La sección de Nóminas tiene a su cargo el trabajo detallado a continuación2 3. La elaboración y c'lculo de las nóminas semanales = P-# +L 9-9+N-:. 4. La preparación de sobres de pago a los empleados y trabajadores de la empresa, de manera semanal. 5. La preparación y elaboración de planillas del 1+%% en forma mensual. 6. +l registro del record de cada empleado y trabajador a tra&és de un Aardex. e: %+""1-N + !"#++-#+%2 La información que recibe esta sección se genera directamente del +P!#!9+N- + !B01%1"1-N+% el cual tiene dos flujos de ingresos de datos2 compras locales e 1mportaciones. +s de la competencia de esta sección2 3: #egistro de las facturas de compras a pagar con la distribución contable de las mismas. 4: +laboración de los comprobantes de retenciones que obliga el +stado +cuatoriano.
5: Preparación de los comprobantes de pago para todas las facturas 6: Preparación de cheques para el pago de comprobantes, que han de someterse a la firma de la gerencia financiera. ;: !rchi&o de comprobantes pagados y de los pendientes de pago. <: "ontabiliación de los desembolsos de "aja 9enor. C: Preparación de los comprobantes de diario destinados a la sección de contabilidad general, en los que se resuma la distribución de todos los asientos registrados en esta. f: %+""1-N + +0-#+% ./ ! esta sección esta encomendado2 3. +l 9ayor de las partidas a cobrar, que contienen las cuentas de los clientes. 4. La preparación de los extractos mensuales de cuenta que hayan de en&iarse a los clientes y utiliarse como información en el departamento de "réditos. 5. #ealia la gestión de cobrana &ía telefónica o personal. g: %+""1-N + *!"0#!"1-N./ La sección facturación compete lo siguiente2 3: +laboración y calculo de las facturas que se cursen a los clientes pre&ia inspección del pedido en el departamento de &entas, o la proforma elaborada en el aller. h: %+""1-N + 1N@+N!#1-%./ La sección de in&entarios realia las siguientes funciones2 3. +fect(a constataciones de in&entarios físicos en los almacenes de repuestos y materiales en forma semestral, anual o cuando se requiera. 4. #egistro del ingreso de mercaderías tanto por compras locales como por importaciones. 5. #egistro del egreso de mercaderías seg(n requisiciones de las diferentes 'reas de la empresa, tanto para &entas de almacén como para trabajos del taller. 6. +mite informes de las no&edades de los Aardex de mercaderías. ;. *ija precios de &enta seg(n política antes establecida por costumbre. <. @erifica en el sistema inform'tico los costos a tra&és del recalculo C. "rua información con contabilidad
