OpenOffice / LibreOffice - Fórmulas (Calc)

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Hojas de cálculo Fórmulas

© Rupert Parsons 2011

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Autor Rupert Parsons

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Fecha de Publicación y Versión de Software Publicado Agosto de 2011 Basado en OpenOffice.org 3.3


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Fórmulas


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Introducción y objetivos de aprendizaje Recuerde que las hojas de cálculo son útiles para lo siguiente:

Cargar y Organizar datos Analizar datos desde simples sumas hasta complejos cálculos matemáticos Presentar datos Para analizar datos deberá entender cómo crear fórmulas Las fórmulas realizan operaciones matemáticas con datos que se cargaron en una hoja. Por ejemplo si una celda tiene el número 3 y otra celda tiene el número 2 se puede cargar una fórmula en una tercera celda que suma los contenidos de las otras dos celdas que tienen los números (2 + 3 = 5)

El resto del capítulo explica cómo crear y cargar fórmulas

Importante: formatee las celdas correctamente Antes de cargar una fórmula en una celda le recomiendo que verifique el formato de la misma y si es necesario cámbielo. Para celdas que tienen fórmulas normalmente tiene que usar el formato de celdas para números. Se debe a que las celdas que tienen fórmulas normalmente muestran resultados numéricos. Vaya al capítulo Formato de Celdas y especialmente a la sección Formato de celdas: Número para mayor ilustración. © Rupert Parsons 2011

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Los objetivos de aprendizaje y secciones de este capítulo son los siguientes: ✔

Introducir el uso de fórmulas y herramientas que le ayuda a crear fórmulas Sección: Sumar datos Sección: Asistente de función

✔

Cómo crear fórmulas con operaciones matemáticas Sección: Fórmulas con operaciones matemáticas

✔

Cómo copiar y pegar fórmulas Sección: Fórmulas copiar y pegar (1) Sección: Fórmulas copiar y pegar (2)

✔

Cómo crear y usar la fórmula “SI” Sección: La Fórmula SI


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Sumar datos Seleccione la celda donde desea que esté el resultado de la suma Pulse el símbolo

Automáticamente se seleccionan los datos a sumar, por ejemplo; C2:C14 Pulse el icono Aplicar


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Al término del procedimiento verá el resultado de la suma en la celda seleccionada, como en el ejemplo:


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Asistente de función Por ejemplo para calcular el promedio usando el asistente de función deberá ubicarse en la celda donde quiere que se escriba el resultado Pulse Asistente: funciones

Aparece la ventana Asistente de función En la lista de las funciones busque y seleccione PROMEDIO Pulse Siguiente


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Pulse el icono Seleccionar en el cuadrito “ número 1”

Aparecerá una ventana en la que automáticamente se van escribiendo las celdas que va seleccionando. Para seleccionar dichas celdas deberá arrastrar el cursor sobre todas las celdas necesarias, por ejemplo; Edad (B2:B14) Pulse el icono Maximizar


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Aparece de vuelta la ventana Asistente de función; con los datos correspondientes Pulse Aceptar

Al término del procedimiento, aparecerá el promedio en la celda seleccionada:


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Fórmulas con operaciones matemáticas Cómo crear y escribir una fórmula en una celda con operaciones matemáticas Por ejemplo; para calcular el porcentaje pagado del aporte para una clausura: Si el total a pagar por cada alumno es Gs. 50.000 Entonces se plantea: 50.000 40.000

 

monto a pagar monto pagado

Las operaciones matemáticas que calcula el porcentaje pagado del aporte En el caso del ejemplo arriba: porcentaje pagado del aporte = 40.000 * 100 / 50.000 (“/” es el símbolo para división) porcentaje pagado del aporte = 80% Por lo tanto para configurar una celda que calcula el porcentaje pagado del aporte tiene que escribir la fórmula matemática (p.ej. 40.000 * 100 / 50.000) en la celda

Cómo escribir una fórmula matemática en una celda Seleccione la celda donde desea que aparezca el resultado:


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Haga un clic en la línea de entrada Escriba siempre al comenzar de una fórmula: “ =”

La fórmula matemática para la primera fila en el ejemplo es: 50.000 * 100 / 50.000 En lugar de escribir el monto 50.000 escriba el nombre de la celda que contiene de cuánto se pagó, en este caso C2 (vea la imagen en la pagina anterior y vaya al primer capítulo: Introducción sección: Introducción a hojas de cálculos para mayor ilustración de nombres de celdas) . Para escribir el nombre de la celda C2 se puede hacer un clic sobre la celda en cuestión después de “=”. Se escribirá automáticamente el nombre de la celda donde corresponda:

Escriba el resto de la fórmula, es decir, en este caso: * 100 / 50000

Pulse el icono Aplicar

Aparecerá el resultado esperado, como en el ejemplo:

Antes

Después

Para entender cómo calcular el porcentaje de los demás datos vaya a la sección Fórmulas: copiar y pegar (1) de este capítulo. © Rupert Parsons 2011

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Operaciones matemáticas básicas Operaciones

Símbolo

Suma

+

Resta

-

Multiplicación

*

División

/

Le recomiendo que practique crear fórmulas en las celdas de una hoja de cálculo con las operaciones arriba.

Cómo crear una fórmula que calcula porcentajes (usando el formato de celdas para el mismo) Normalmente para celdas que tienen fórmulas tiene que formatear estas celdas como números. (Vaya a la sección: Introducción de este capítulo para mayor ilustración) Sin embargo en el caso de porcentajes hay un formato de celdas específicamente diseñado para los mismos que simplificará la fórmula que calcula porcentajes y mejorará la presentación de los resultados: Seleccione la celda donde desea que aparezca el resultado:


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Menú Formato Seleccione Celdas... Aparece la ventana Formato de celdas Seleccione la pestaña Números Seleccione Porcentaje (en la lista que se ubica debajo del título “Categoría” ) Tilde las opciones que desea para mejorar la presentación de los datos Por ejemplo; número de decimales Pulse Aceptar

Para calcular el porcentaje con este formato no tiene que multiplicar por 100. Solamente tiene que dividir los números: En el caso del ejemplo que se usó en la sección anterior solo escriba en la linea de entrada C2 / 50000 en vez de C2 * 100 / 50000 Aparecerá el resultado esperado con el símbolo “%” (100%), como en el ejemplo:

Para entender cómo calcular el porcentaje de los demás datos vaya a la sección Fórmulas: copiar y pegar (1) de este capítulo.


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Fórmulas: copiar y pegar (1) Si un rango de celdas necesita una fórmula, normalmente no tiene que escribir la fórmula para cada uno de ellos. Escriba la fórmula en la primera celda del rango y luego copie la fórmula y péguela en el resto de las celdas que corresponden al rango. Para mayor ilustración tome el ejemplo del porcentaje pagado del aporte para una clausura. Para calcular el porcentaje de los demás datos: Seleccione la celda con la fórmula Pulse el icono Copiar

Seleccione las celdas en las cuales desea pegar el formulario:


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Pulse el icono Pegar Al término del procedimiento las otras celdas del rango tendrán la fórmula y los resultados esperados aparecerán:

Importante: Deberá leer esta sección y la siguiente sección Fórmulas: copiar y pegar (2) para entenderla completamente y evitar errores.


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Fórmulas: copiar y pegar (2) Cuando copie y pegue una fórmula, todos los nombres de las celdas que se registraron en la fórmula original cambiarán en las celdas que reciben la copia de la fórmula. Esta sección explica cómo fijar un nombre de una celda y cuándo tiene que fijarlo. Para fijar un nombre de una celda escriba el símbolo $ antes y después de la parte del nombre de la celda que tiene la letra. Por ejemplo si el nombre de celda es F45 inserte el símbolo $ antes y después de la letra F:

$F$45 Tome el ejemplo del porcentaje pagado del aporte para un mayor ilustración... Recuerde que la fórmula para el porcentaje en la primera celda es:

= C2 * 100 / 50000 Si el total a pagar por cada alumno/a se ubica en la celda C17 se puede reemplazar el monto 50000 que se escribió en la fórmula con el nombre de la celda C17 que ahora tiene el mismo:

= C2 * 100 / C17


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Sin embargo, si se usa el nombre de la celda para el total a pagar hay una problema si va a copiar y pegar la fórmula: Cuando la fórmula para el porcentaje en la primera celda se inserte a la celda de abajo la fórmula cambiará a la siguiente:

= C3 * 100 / C18 Los nombres de las celdas que se registraron en la fórmula original cambiarán de C2 a C3 y de C17 a C18. Los nombres de las celdas cambian según la posición relativa de la celda que recibe la copia de la fórmula a la ubicación de la fórmula original (una fila de diferencia). El nombre de la celda C3 es correcto para el monto que se pagó en la fila de abajo pero ahora el nombre de la celda C18 es incorrecto para el total a pagar por cada alumno/a:

La celda para el total a pagar registra un error ( #DIV/0! ). Se debe a que en la fórmula, el nombre de la celda incorrecto para el monto a pagar (C18), no tiene un monto:


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Para fijar el nombre de la celda a C17 para el monto a pagar inserte el símbolo $ antes y después de la letra C en la fórmula de la primera celda:

= C2 * 100 / $C$17 Cuando la fórmula para el porcentaje en la primera celda esté pegada a la celda de abajo la fórmula cambiará a la siguiente:

= C3 * 100 / $C$17 Ahora el nombre de la celda para el total a pagar por cada alumna ( C17) no cambia:

Por lo tanto el porcentaje que aparece en la celda de abajo es correcto:


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La Fórmula: SI Introducción La fórmula “SI” es una de las más útiles que tiene Calc Esta fórmula comprueba si cumple una condición ( prueba lógica) Por ejemplo: Si el contenido de la celda “A2” es mayor que 20.000 (A2 > 20000) Si la condición se cumple ( verdadero ), la fórmula dará un valor Por ejemplo: la palabra “Dentro del Presupuesto” aparece si el contenido de la celda “A2” es mayor que 20.000 Si la condición no se cumple ( falso), la fórmula dará un otro valor Por ejemplo: la palabra “Fuera del Presupuesto” aparece si el contenido de la celda “A2” es menor o igual a 20.000 La sintaxis de la fórmula “SI”:

SI (prueba lógica;valor si verdadero;valor si falso) En el caso del ejemplo arriba la fórmula “SI” es la siguiente: =SI(A2>20000;“Dentro del Presupuesto”;“Fuera del Presupuesto”)

prueba lógica valor si verdadero

valor si falso

Observaciones: ✔

✔

Tiene que introducir el texto entre comillas Aunque en el caso del ejemplo la fórmula SI da un texto (“Dentro del Presupuesto”o “Fuera del Presupuesto”) no use el formato de celdas para texto. Use el formato de celdas para números


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Cómo usar el asistente de función para crear una fórmula “SI” Para explicar esto tome el siguiente ejemplo: Si en un examen para estudiantes hay una pregunta “¿Cuál es la capital de Paraguay?”. Los estudiantes reciben 5 puntos por la respuesta correcta (“Asunción”) y cero puntos por la respuesta incorrecta. En el ejemplo los alumnos deberán cargar la respuesta en la celda “B2” de una hoja de cálculo:

Se puede usar la fórmula SI para automáticamente dar los puntos correctos: Ubicarse en la celda donde quiere que se escriba la fórmula “SI” Pulse el icono Asistente: funciones


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Aparece la ventana Asistente de función En la lista de las funciones busque y seleccione SI Pulse Siguiente

Escriba la prueba lógica en el cuadrito Prueba_lógica En el caso del ejemplo: B2=“Asunción” (En vez de escribir el nombre de la celda en el cuadrito Prueba_lógica se puede pulsar Seleccionar a la derecha del mismo para que se escriba el nombre de la celda. el icono Seleccionar a Vaya a la sección Asistente sección Asistente de función de este capítulo para mayor ilustración)


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Escriba el valor si la condición se cumple ( verdadero ) en el cuadrito Valor_si_verdadero En el caso del ejemplo: 5 Escriba el valor si la condición no se cumple ( falso) en el cuadrito Valor_si_falso En el caso del ejemplo: 0 Pulse Aceptar

En el caso del ejemplo el asistente de función escribe: =SI(B2="Asunción";5;0) Aparecerá el resultado esperado, como en el ejemplo:


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Cómo crear una fórmula “SI” que tiene más de una prueba lógica Con la fórmula “SI” se puede evaluar hasta 7 condiciones (pruebas lógicas) Por ejemplo, en una hoja de cálculo que tiene una lista de nombres y direcciones, se puede crear una fórmula “SI” que automáticamente da el saludo correcto (p.ej. Estimado / Estimada) basado en el titulo (Sr., Sra.,Srta.): En el caso del ejemplo hay 3 pruebas lógicas: Prueba lógica 1: Si C2=“Sr.”

Si es verdadero: “Estimado”

Prueba lógica 2: Si C2=“Sra.” Si es verdadero: “Estimada” Prueba lógica 3: Si C2=“Srta.” Si es verdadero: “Estimada”

Ubicarse en la celda donde quiere que se escriba la fórmula “SI” Asegúrese que la celda tenga el formato de celdas para números Pulse el icono Asistente: funciones


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Prueba lógica 1: Si C2=“Sr.” / Si es verdadero: “Estimado” Escriba la primera prueba lógica en el cuadrito Prueba_lógica En el caso del ejemplo: C2=“Sr.” (En vez de escribir el nombre de la celda en el cuadrito Prueba_lógica se puede pulsar Seleccionar a la derecha del mismo para que se escriba el nombre de la celda. el icono Seleccionar a Vaya a la sección Asistente sección Asistente de función de este capítulo para mayor ilustración)


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Escriba el valor si la condición se cumple ( verdadero ) en el cuadrito Valor_si_verdadero En el caso del ejemplo: “Estimado”

Prueba lógica 2: Si C2=“Sra.” / Si es verdadero: “Estimada” Pulse el icono fx a la izquierda del cuadrito Valor_si_falso


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Escriba la segunda prueba lógica en el cuadrito Prueba_lógica En el caso del ejemplo: C2=“Sra.”


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Escriba el valor si la condición se cumple ( verdadero ) en el cuadrito Valor_si_verdadero En el caso del ejemplo: “Estimada”

Prueba lógica 3: Si C2=“Srta.” / Si es verdadera: “Estimada” Pulse el icono fx a la izquierda del cuadrito Valor_si_falso Aparece la ventana Asistente de función En la lista de las funciones busque y seleccione SI Pulse Siguiente Escriba la tercera prueba lógica en el cuadrito Prueba_lógica En el caso del ejemplo: C2=“Srta.” Escriba el valor si la condición se cumple ( verdadero ) en el cuadrito Valor_si_verdadero En el caso del ejemplo: “Estimada”


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Si las condiciones no se cumplen Escriba el valor si las condiciones no se cumplen ( falso) en el cuadrito Valor_si_falso En el caso del ejemplo: “Error” (si “Sr.”, “Sra.”, o “Srta.” no se registraron en la celda “B2”) Pulse Aceptar

En el caso del ejemplo el asistente de función escribe: =SI(C2="Sr.";"Estimado";SI(C2="Sra.";"Estimada";SI(C2="Srta.";"Estimada"; "Error"))) Aparecerá el resultado esperado, como en el ejemplo:


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Se puede copiar y pegar la fórmula “SI” a las otras celdas del “saludo “ (Vaya a la sección Formulas: copiar y pegar (1) para mayor ilustración)

Operadores de comparación En los ejemplos que se usaron en esta sección la operadora “=” se usó en las pruebas lógicas La siguiente tabla tiene todos los operadores de comparación que puede usar para crear una prueba lógica:

Operaciones de comparación

Símbolo

Ejemplos de Significado pruebas lógicas

Igual a

=

A1=45

A1 es igual a 45

Mayor que

>

A1>45

A1 es mayor que 45

Menor que

<

A1<45

A1 es menor que 45

Igual o mayor que

>=

A1>=45

A1 es igual o mayor que 45

Igual o menor que

<=

A1<=45

A1 es igual o menor que 45

Distinto de

<>

A1<>45

A1 es distinto de 45


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