Manual Calc OpenOffice

Manual de Calc

¿Que es Calc? Calc es el componente de hoja de calculo del OpenOffice.org (OOo). Puede ingresar datos, usualmente datos numericos, en una hoja de calculo para luego manipular estos datos para producir resutlados especificos. Otra posibilidad es introducir datos y luego utilizar Calc en una manera “Y si...” al cambiar algunos de los datos y observar los resultados sin tener que volver a teclear la hoja de cálculo entera.

Hojas de Calculo, hojas y celdas Cal trababaja con elementos llamados spreadsheets. Spreadsheets consisten en un conjunto de hojas individuales, cada una conteniendo un conjunto de celdas organizadas en filas y columnas. Estas celdas agrupan elementos individuales—texto, individuales—texto, numeros, formulas etc. —las cuales contruyen los datos a ser mostrados y manupulados. Cada spreadsheet puede tenet tenet muchas hojas hojas y cada hoja puede tener muhcas celdas individuales. En la version 3.0 del OOo, cada hoja puede tener un maximo de 65,536 filas y un maximo de 1024 columnas.

Partes de la ventana principal de Cal Cuando Cal es iniciado, la ventana principal aparece como la Figura 1. 1.

Barra de Titulo y Barra de Menu La barra de Titulo en la parte superior, muestra el nombre de la hoja de calculo actual. Si la spreadsheet es nueva entonces entonces su nombre es Sin Titulo X, donde X  donde X es es una numeración. Cuando se guarda una nueva spreadsheet por primera vez sera advertido para ingresar un nombre. Bajo la barra de Titulo esta la la barra de Menu. Cuando se elige uno de los menus, un submenu aparece con otras opciones. La barra de Menu puede ser modificada como discutimos en el Apendice D (Configurar y Personalizar Cal).

 Mario Lacunza ----- Email: [email protected]

Barra de Herramientas Debajo de la barra de menu por defecto se encuentran tres barras de herramientas: La barra estandar, la barra de Formato y la barra de Formulas.

Figura 1: Partes de la ventana de Calc 

Los iconos en estas barras de herramientas proveen una gran rango de comandos y funciones comunes. Las barras b arras de herramientas pueden ser modificadas como lo discutimos en el apendice D (Setting up and Customizing Calc). Posicionando Posicionando el puntero de raton sobre cuaquiera de los iconos mostrara una caja pequeña llamada sugerencias, la cual nos da una pequeña explicacion de la funcion del icono. Para una explicacion más detallada seleccione Ayuda seleccione Ayuda > ¿Ques es esto? y pasa el puntero del raton sobre el icono. Tips y tips extendos pueden ahora ser activados o desactivados desde Herramientas > Opciones > OpenOffice.org OpenOffice.org > General. Las dos areas areas rectangulares rectangulares en la parte parte izquierda de la barra de Formato son los menus de Nombre de la Fuente y Fuente  y el Tamaño de Fuente (ver Figura (ver Figura 2) 2). Si hay algo en el contenido de esas cajas, estas mostraran la configuracion actual del area seleccionada.

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 Figura 2. Nombre de fuente y tamaño de fuente Haz click sobre el pequeño boton con un triangulo invertido en su lado derecho para abrir un menu. Desde los menus, Nombre de la Fuente y Tamaño de la fuente se puede escoger la fuente y su tamaño en las celdas seleccionadas. seleccionadas.

Barra de Formula En la parte izquierda de la Barra de Formula (ver Figura 3) 3) se encuentra una pequeña caja de texto llamada caja de Nombre con una convinacion de letra y un numero en esta, por ejemplo D7 ejemplo D7,, esto representa la letra de la columna y el numero de fila y es llamado como la referencia de la celda de la celda actual.

Asistene: Funciones Boton de Funcion

Cuadro de Nombre

Boton de suma

Figura 3: Barra de Formula 

 Al lado derecho de la caja de nombre estan los botones de funciones de  Asistente, Suma y Funcion.  Al dar click en el boton de Asistente de Asistente de funciones se abre un cuadro de dialogo en el cual usted podra buscar en la lista de funciones disponibles. Esto puede resultar muy util ya que este tambien muestra como dar formato a las mismas.  4

El boton Suma inserta la formula en la celda actual que adiciona los numeros de las celdas superiores o las del lado izquierdo si no hay numero en la parte superior de la celda actual. El boton Funcion inserta un signo igual en la celda seleccionada y en la linea de entrada, asi la l a celda esta lista para aceptar la formula. Cuando usted introduce nuevos datos en una celda, celda, el boton de Suma e Igual ca cambian a bot botones de de Re Rechazar y Aplica icar. . Los contenidos de la celda actual (datos, fórmulas o funciones) se muestran en la Línea la Línea de entrada, entrada, la cual conforma el resto de la barra de fórmulas. Usted puede editar los contenidos de la celda de la celda actual aquí o puede hacerlo directamente en la celda. Para Para editar dentro del área de la Línea de entrada, dé clic izquierdo en la parte correspondiente a la Línea de entrada, luego introduzca los cambios. Para Para editar dentro de la celda actual, sólo dé sobre clic sobre dicha celda.

Celdas Individuales La sección principal de la pantalla muestra las celdas individuales en forma de cuadrícula, con cada celda en la intersección de una columna  y fila particulares. En la parte superior de las columnas y en el extremo izquierdo de las filas hay una serie de cuadros grises que contienen letras y números. Éstos son los títulos de las columnas y las filas. Las columnas inician con la A y continúan hacia el lado derecho; las filas comienzan con el 1  y siguen hacia abajo. Los títulos de filas y columnas forman las referencias de celda que aparecen en el cuadro de Área de Área de hoja en la barra de fórmulas (vea la Figura 3). 3). Estos títulos también se pueden deshabilitar al seleccionar  Ver >  Ver > Títulos de filas/columnas filas/columnas..

Etiquetas de Hojas En la parte inferior de la cuadrícula de celdas están las etiquetas (vea la Figura 4), 4), éstas le dan acceso a cada hoja individual. La hoja visible o activa tiene una etiqueta blanca.  Al dar clic en otra etiqueta de hoja se muestra dicha hoja y su etiqueta se vuelve blanca. Usted también puede seleccionar múltiples etiquetas de hojas al mismo tiempo al mantener oprimida la tecla Control mientras da clic sobre los nombres. 5

 Figura 4. Etiquetas de Hojas

Iniciar nuevas hojas de Calculo Usted puede abrir una nueva hoja de cálculo sin importar qué componente de OOo esté utilizando. Por ejemplo, una nueva hoja de cálculo se puede abrir desde Writer o Draw. Desde la barra de menu Dé clic en Archivo en Archivo y luego seleccione Nuevo > Hoja de cálculo. cálculo. Desde la barra de herramientas Utilice el botón Nuevo ben la barra de herramientas estándar. (Este botón siempre es una página de texto del componente actual con una flecha negra del lado derecho). Dé clic en la flecha hacia abajo que abre el menú desplegable para elegir el tipo de documento que desea abrir (documento de texto, hoja de cálculo, etc.). Dé clic en el botón para crear un nuevo documento del tipo que se encuentra abierto (si una hoja de cálculo lo está, un nuevo documento de hoja de cálculo se creará). Desde el teclado Si usted tiene ya abierta una hoja de cálculo, puede presionar Control + U para U para abrir una nueva. Desde la plantilla Los documentos de Calc también pueden crearse desde las plantillas si usted tiene plantillas de hoja de cálculo disponibles. Siga el el procedimiento descrito anteriormente, pero en lugar de seleccionar la Hoja de cálculo desde el menú Archivo, seleccione Plantillas y  documentos. documentos . En esa ventana, navegue hasta la carpeta apropiada y dé doble clic en la plantilla requerida. Se abre una nueva hoja de cálculo basada en la plantilla seleccionada. 6

Abrir hojas de calculo existentes Una hoja de calculo puede tambien ser abierta desde cualquier componente de OOo. Desde la barra de menu. Dé clic en Archivo en Archivo y seleccione Abrir  seleccione Abrir . Desde la barra de Herramientas Dé clic en el botón Abrir  botón Abrir  en la barra de herramientas estándar. Desde el teclado Utilice la combinación de teclas Control + A.  A. Cada una de estas opciones despliega una ventana de dialogo donde usted puede localizar la hoja de claculo que usted desee abrir.

Tip

Usted tam tambien abri brir una hoja de cal calcul culo que ha sido reci recien ente teme ment nte e trab trabaj ajad ada a usan usando do la list lista a de Docu Docume ment ntos os Reci Recien ente tes. s. Esta Esta list lista a pued puede e ser ser acce accesa sada da desd desde e el menu menu  Archivo, que esta enseguida de  Abrir. La lista muestra los 10 archivos que fueron abiertos en cualquiera de los compones del OOo.

Guardar Hojas de Calculo Las hojas de cálculo se pueden guardar de tres formas. Desde la barra de Menu Dé clic en Archivo en Archivo y luego seleccione Guardar . Desde la barra de herramientas Dé clic en el botón Guardar  en la barra de funciones. Este botón se  volverá color gris y no podrá ser seleccionado si el archivo ya se guardó y no se han realizado cambios posteriores. Desde el teclado Utilice la combinación de teclas Control + G. Si la hoja de cálculo no se ha guardado con anterioridad, entonces cada una de estas acciones abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. 7

 Aquí usted puede especificar el nombre de la hoja de cálculo y la localización en donde se le guardará.

Nota

Si la hoja de cálculo se ha guardado con anterioridad, entonces al guardar se sobrescribirá en la copia existe sin abrir el cuadro de diálogo Guardar como. Si usted quiere guardar la hoja de cálculo en una localización diferente o con un nombre diferente, seleccione Archivo seleccione Archivo > Guardar como. como.

Nacegar por la hojas de Calculo Ir a una celda espefifica Usando el ratón Coloque el puntero del ratón sobre la celda deseada y dé clic izquierdo. Usando una celda de referencia Dé clic en el pequeño triángulo invertido que está del lado derecho del cuadro de Nombre (Figura (Figura 3). 3). La referencia de celda existente se resaltará. Teclee la referencia de celda de la celda a la que desea ir y presione Enter  presione Enter o o sólo dé clic en el cuadro de Nombre, regrese a la referencia de celda existente y teclee la referencia de celda que desea. Using the Navigator  Dé clic en el botón del Navegador sobre la barra de herramientas estandar (o presione F5 presione F5)) para desplegar el Navegador. Teclee la referencia de la celda en los l os dos campos superiores etiquetados como Columna y Fila y presione Enter  Enter . En la figura Figura 5 el navegador seleccionaria la celada G28.

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 Figura 5. Navegador Calc

Moverse de una celda a otra En la hoja de calculo, una cela o un grupo de ellas normalmente tienen un borde negro. Este borde negro indica donde se encuentra el foco el foco In the spreadsheet, one cell, or a group of cells, normally has a darker black border. This black border indicates where the focus the focus is (vea la Figura 6). 6).

 Figura 6. (Izquierda) Una Celda Celeccionada y (derecha) un grupo de celdas celeccionadas

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Usando el ratón Para mover el foco usando el ratón, simpemente mueva el puntero hasta la celda que deberia ser y haga click con el boton izquierdo del raton. Esto cambia el foco hacia la nueva celda. Este metodo es mas practico cuando las dos celdas estan muy ceparadas. Usando las teclas Tabulador y Enter  •   Al presionar Enter o  Enter o Shift + Enter el  Enter el centro se mueve hacia abajo o hacia arriba, respectivamente. respectivamente. •  Al presionar Tab o Shift + Tab el centro se mueve hacia la derecha o la izquierda, respectivamente. Personalizando el efecto de la tecla Enter  Personalizando Usted puede personalizar la direccion del movimiento del foco del a tecla Enter  tecla Enter , seleccionando Herramientas > Opciones > OpenOffice.org OpenOffice.org Calc > General. General.

 Figura 7: Personalizando Personalizando el efecto de la tecla Enter  Las cuatro opciones para la direccion de la tecla Enter  tecla Enter son son mostradas en la parte derecha de la figura Figura 7. 7. Esta se puede mover datos abajo, derecha, arriba or izquierda. Dependiendo de el archivo que se este usando o el tipo de datos que sean ingresados, diferentes direcciones pueden ser utiles. La tecla Enter  tecla Enter puede puede ser usada tambien para ingresar o salir del modo de edicion. Use las opciones debajo de la Configuración de entradas de la figura Figura 7 para cambiar las configuraciones de la tecla Enter  tecla Enter . Usando las teclas de cursor   Al presionar las teclas de cursor en el teclado el centro se mueve en la dirección de las flechas.

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Usar Inicio, Fin, Re Pág y Av. Pág •  Inicio mueve el centro hacia el principio de la fila. fila. •  Fin mueve el centro hacia la columna más alejada del lado derecho que contiene datos. •  Avpág mueve la selección una pantalla completa hacia abajo y  RePág la mueve una pantalla hacia arriba. • La combinación de las teclas Control y Alt con Inicio con Inicio,, Fin,  Fin, Re Pág  y Av  y Av Pág y las teclas de cursor mueven el centro de la celda actual de otras maneras. Tabla 1 describe todos los atajos de teclado para moverse por una hoja de cálculo. Tip

 Al mantener presionado Alt presionado  Alt + Tecla de cursor se cursor se cambia el tamaño de una celda.

Tabla 1. Moverse de una celda a otra utilizando el teclado Conbiacion de Teclas

Movimiento

→

Una celda a la derecha

←

Una celda a la izquierda

↑

Una celda hacia arriba

↓

Una celda hacia abajo

Control+→

Hacia la última columna que contiene datos en esa fila o hacia la columna IV 

Control+←

Hacia la primera columna que contiene datos en esa fila o hacia la Columna A 

Control+↑

Hacia la primera fila con datos en esa columna o hacia la Fila 1

Control+↓

Hacia la última fila que contiene datos en esa columna o hacia la Fila 32000

Control+Inicio

Hacia la celda A1

Control+Fin

Hacia la esquina inferior derecha del área del cuadro que contiene datos

 Alt+AvPág

Una pantalla hacia la derecha (si es posible)

 Alt+RePág

Una pantalla hacia la izquierda (si es posible)

Control+AvPág

Una hoja a la derecha (en las etiquetas de hoja)

Control+RePág

Una hoja a la izquierda (en las etiquetas de hoja)

Tab

Una celda a la derecha 11

Conbiacion de Teclas

Movimiento

Shift+Tab

Una celda a la izquierda

 Enter 

Una celda hacia abajo (a menos que sea cambiado por el usuario)

Shift+Enter 

Una celda arriba (a menos que sea cambiado por el usuario)

Moverse de una hoja a otra Cada hoja en una hoja de cálculo es independiente de las demás, aunque pueden ligarse con referencias de una hoja a otra. Existen tres formas de navegar entre las diferentes hojas de una hoja de cálculo. Utilizar el teclado  Al presionar Control + Avpág la vista se mueve una hoja a la derecha y al presionar Control + RePág se mueve una a la izquierda. Utilizar el ratón  Al dar clic en una de las pestañas de hojas que se encuentran en la parte inferior de la hoja de cálculo se selecciona dicha hoja. Si usted tiene muchas hojas, algunas de las etiquetas de hojas pueden estar ocultas detrás de la barra de desplazamiento en la parte inferior de la pantalla. Si este es el caso, entonces los cuatro botones del lado izquierdo de las etiquetas pueden hacer que las etiquetas ocultas estén  visibles. La Figura 8 muestra como hacerlo. Mueve a la primera hoja Mueve una a la izquierda Mueve una a la derecha Mueve a la ultima hoja hojas

Figura 8: Flechas de etiquetas de hojas 

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Observe que estas hojas no están numeradas en orden, sino que la numeración es arbitraria. Usted puede nombrar a una hoja como desee. Nota

Las flechas de la etiqueta de hoja que aparece en la Figura 8 sólo aparecen si usted tiene algunas etiquetas que no pueden  verse. De otro modo aparecerán debilitadas como lo muestra la figura Figura 4. 4.

Seleccionar elementos en una hoja u hoja de calculo Seleccionar celdas Las celdas se pueden seleccionar mediante una variedad de combinaciones y cantidades. Cells can be selected in a variety of combinations and quantities. Celda individual  Dé click izquierdo sobre la celda. El resultado sera como el que se muestra en el lado izquierdo de la Figura 6. 6. usted puede verificar su seleccion mirando el cuadro de nombre. Rango de celdas contiguas Un rango de celdas se puede seleccionar utilizando el teclado o el ratón. Para Para seleccionar un rango de celdas al arrastrar el ratón: 1) De clic click k en en una una celd celda. a. 2) Oprima Oprima y mantenga mantenga presiona presionado do el botón botón izquierdo izquierdo del del ratón. ratón. 3) Mueva el ratón ratón alrededor alrededor de la pantalla pantalla.. 4) Una vez vez que el bloque bloque de celdas celdas deseado deseado esté esté seleccion seleccionado, ado, suelte suelte el botón izquierdo del ratón. Para Para seleccionar un rango de celdas sin arrastrar el ratón: 1) Dé clic en en la celda celda que conform conformará ará una una de las esquina esquinass del rango rango de celdas. 2) Mueva el ratón ratón a la esquin esquina a opuesta opuesta del del rango rango de celdas. celdas. 3) Manten Mantenga ga pres presion ionada ada la tecla tecla Shift y dé clic.

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Para seleccionar un rango de celdas sin utilizar el ratón: 1) Seleccione Seleccione la celda celda que que conforma conformará rá una de las las esquinas esquinas en el el rango de celdas. 2) Al tiempo tiempo que mantiene mantiene presionada presionada la tecla tecla Shift utilice las flechas de cursor para seleccionar el resto del rango. El resultado de cualquiera de estos métodos se verá como el lado derecho de la Figura 6. 6.

Tip

También puede seleccionar directamente un rango de d e celdas al utilizar el cuadro de Nombre. Dé clic en dicho cuadro c uadro como se describe en “Usando “ Usando una celda de referencia” referencia” en la página 8. Para seleccionar un rango de celdas introduzca la referencia de celda para la celda superior izquierda, seguida de dos puntos (:) y luego la referencia de celda inferior derecha. Por Por ejemplo, para seleccionar el rango que irá de A3 a C6 usted introducirá A3:C6 introducirá A3:C6..

Rango de celdas no contiguas 1) Seleccione Seleccione el el rango de de celdas celdas con uno de de los métodos métodos anteriore anteriores. s. 2) Mueva el el puntero puntero del ratón ratón hacia hacia el inicio inicio del siguien siguiente te rango rango o celda individual. 3) Manten Mantenga ga pres presion ionada ada la tecl tecla a Control y dé clic o dé clic y arrastre para seleccionar el rango. 4) Repi Repita ta si si es nec neces esar ario io..

Seleccionar columnas y filas En OOo, se pueden seleccionar filas y columnas enteras de manera muy rápida. Columna o fila individual  Para seleccionar una sola columna dé clic en la letra que la identifica (vea la Figura 1). 1). Para seleccionar una sola fila dé clic en el número identificador de la fila. Columnas o filas multiples Para seleccionar columnas o filas múltiples que son contiguas: 1) Dé clic clic en la primera primera columna columna o fila del grupo grupo.. 2) Manten Mantenga ga pres presion ionada ada la tecl tecla a Shift. Shift. 14

3) Dé clic clic en la última última columna columna o fila del grupo grupo.. Para Para seleccionar columnas o filas múltiples que no son contiguas: 1) Dé clic clic en la primera primera columna columna o fila del grupo grupo.. 2) Manten Mantenga ga pres presion ionada ada la tecla tecla Control. Control. 3) Dé clic en en todas todas las columna columnass o filas subsec subsecuent uentes es mientras mientras mantiene presionada la tecla Control. Control. Toda la hoja Para Para selecciona la hoja entera, dé clic en el pequeño cuadro situado entre el título de la columna A y el título de la fila 1 (vea la Figura 9). 9).

Seleccion ar Todo

 Figura 9. Cuadro de seleccionar todo También puede utilizar el teclado para seleccionar la hoja entera al presionar Control + E.  E.

Seleccionar hojas Usted puede seleccionar una o múltiples hojas. Puede resultar  ventajoso el seleccionar varias hojas cuando desea realizar cambios en muchas de ellas a la vez. Hoja individual  Dé clic en la etiqueta de hoja para la hoja que desea seleccionar. La hoja activa se volverá blanca (vea la Figura 4). 4). Hojas contiguas multiples Para Para seleccionar varias hojas contiguas: 1) Dé clic clic en la etiquet etiqueta a de hoja hoja para para la la primera primera hoja. hoja. 2) Mueva el puntero puntero del ratón ratón sobre sobre la última última etiqueta etiqueta.. 3) Manten Mantenga ga pres presion ionada ada la tecla tecla Shift y dé clic en la etiqueta de la hoja. Todas las etiquetas entre estas dos hojas se volverán blancas. Cualquier acción que usted haga afectará a las hojas resaltadas. 15

Hokas no contiguas multiples Para seleccionar múltiples hojas no contiguas: 1) Dé clic clic en en la etiqueta etiqueta de de la primera primera hoja. hoja. 2) Mueva el el puntero puntero del ratón ratón sobre sobre la etiqueta etiqueta de la la segunda segunda hoja. hoja. 3) Mante Mantenga nga presio presiona nada da la la tecl tecla a Control y dé clic en la etiqueta de la hoja. 4) Repi Repita ta si si es nec neces esar ario io.. Las pestañas seleccionadas se volverán blancas. Cualquier acción que realice afectará ahora a las hojas resaltadas. Todas las Hojas Dé clic derecho sobre cualquiera de las etiquetas de hojas y seleccione Seleccionar todas las hojas desde el menú desplegable.

Trabajar con columnas y filas Insertar columnas y filas Las columnas y las fila se pueden insertar individualmente o en grupos.

Note

Cuando usted inserta una nueva columna simple, esta es insertada en a la izquierda de la culumna seleccionada. Cuando usted inserta una nueva fila simple esta es insertada encima de la fila seleccionada. Las nuevas columnas y filas son formateadas como las correspondientes celdas en la columna o fila anterior (o la de la izquierda) a la que la nueva columna o fila se inserto.

Columna o fila indivisual  Se puede añadir una sola columna o fila con el menú Insertar : 1) Seleccione Seleccione la columna columna o filas filas donde desea insertar insertar la nueva nueva columna o fila. 2) Selec elecci cio one Insertar > Insertar > Columnas o Insertar > Insertar > Filas. Filas. También se puede añadir una columna o fila utilizando del ratón: 1) Seleccione Seleccione la colum columna na o filas filas donde quiere quiere que que se inserte inserte la nueva nueva columna o fila. 2) Dé clic clic derech derecho o sobre sobre el el titu titulo lo.. 3) Selec elecci cio one Insertar filas o Insertar columnas. columnas. 16

Columnas o filas multiples Se pueden insertar varias columnas o filas de una sola vez en lugar de insertar una por una. 1) Presione Presione el botón botón izquierdo izquierdo del del ratón ratón en la primera primera column columna a o fila  y luego arrástrelo a lo largo del número requerido de identificadores para resaltar el número requerido de columnas o filas. 2) Proceda Proceda como como si insertara insertara una una columna columna o fila fila individua individuall en la parte de arriba.

Eliminar columnas y filas Se pueden eliminar columnas y filas de manera individual o en grupos. Columna o fila individual  Se puede eliminar una columna o fila con el ratón: 1) Seleccion Seleccione e la columna columna o fila que desea desea eliminar eliminar.. 2) Dé clic clic derecho derecho en el título título de la columna columna o fila. fila. 3) Sele Selecccione ione Eliminar columnas o Eliminar filas en el menú desplegable. Columnas o filas multiples Se pueden eliminar varias columnas o filas al mismo tiempo en lugar de eliminar una a la vez. 1) Resalte Resalte el número número requeri requerido do de columnas columnas o filas filas presiona presionando ndo el botón izquierdo del ratón en la primer. primer. Luego, arrastre el ratón a lo largo del número requerido de identificadores. 2) Proceda Proceda como como si insertara insertara una una sola sola columna columna o fila en en la parte parte de arriba. Tip

En lugar de borrar una fila o columna, usted talvez desee borrar el contenido de las celdas y mantener ka fila o la columna vacia. Vea el Capitulo 2 (Ingresar, Editar y Formatear datos) para las instrucciones.

Trabajar con hojas Como cualquier otro elemento de Calc, las hojas se pueden insertar, borrar y renombrar.

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Insertar Nuevas hojas Hay muchas formas de insertar una nueva hoja. El primer paso para todos los métodos es seleccionar la hoja junto a la que se insertará la nueva hoja. Luego, cualquiera de las siguientes opciones se puede utilizar. • Dé clic en el menú Insertar y Insertar y seleccione Hoja o • Dé clic derecho en su etiqueta y seleccione Insertar hoja o • Dé clic en un espacio vacio al final de la línea de pestañas (vea la Figure 10). 10).

Figure 10: Crear una nueva hoja 

Cada método abrirá el cuadro de diálogo Insertar hoja (Figura (Figura 11). 11).  Aquí usted puede seleccionar si la nueva hoja irá antes o después de la hoja seleccionada y cuántas hojas desea insertar. Si usted está insertando sólo una hoja, existe la posibilidad de darle un nombre a la hoja.

 Figura 11. Cuadro de dialogo de Insertar Hoja

Eliminar Hojas Las hojas se pueden borrar de manera individual o en grupos. 18

Hoja Individual  Dé clic derecho en la etiqueta de la hoja que desea eliminar y seleccione Eliminar hoja en el menú desplegable o dé clic Editar > Editar > Hoja > Borrar en Borrar en barra de menú. Hojas multiples Para Para borrar varias hojas, seleccionelas como se describió anteriormente, dé clic derecho sobre una de las etiquetas y seleccione Eliminar hoja desde el menú desplegable o dé clic en Editar > Editar > Hoja > Borrar en Borrar en la barra de menú.

Cambiar el nombre a las hojas El nombre por omisión para una nueva hoja es “ Hoja X ” donde X  donde X es es un número. Mientras esto funciona para una pequeña hoja de cálculo que contiene sólo unas pocas hojas, resulta poco práctico cuando se tienen muchas hojas. Para dar a su hoja un nombre más significativo usted puede: • Introducir el nombre en el cuadro de nombre cuando usted crea la hoja, o • Dar clic derecho en una etiqueta y seleccionar Cambiar nombre a la hoja desde el menú desplegable y reemplazar el nombre existente con uno mejor.

Nota

Los nombres de hojas deben comenzar con una letra o un número. Otros caracteres, incluyendo espacios, no están permitidos. Aparte del primer carácter del nombre de la hoja, los caracteres permitidos son letras, números, espacios y caracteres subrayados. El intentar cambiar el nombre a una hoja con un nombre inválido producirá un mensaje de error. error.

Ver Calc Usar la funcion zoom Use la funcion zoom para ver más o menos celdas en la ventana. La funcion zoom se puede activar: •  Al ir al menú Ver  menú Ver yy seleccionar Escala, o •  Al dar doble clic en la figura de porcentaje en la barra de estado, situada en la parte inferior inferior de la ventana. 19

 Ambos métodos abrirán el cuadro de diálogo de Zoom (Figura (Figura 12). 12). Este cuadro tiene las siguientes opciones listadas en el lado izquierdo.

 Figura 12. Cuadro de dialogo de Zoom Optimo Cambia el tamaño de la pantalla para acomodar el ancho de las celdas seleecionadas. Para Para usar esta opcion primero debe usted resaltar un rango de celdas. Ajustar ancho y alto Muestra la pagina entera en la pantalla. Ancho de pagina Muestra el ancho completo de la pagina del documento. El lado superior e inferior de la pagina podrian no ser visibles. 100% Muestra el documento en su tamaño actual. Variable Ingrese un porcentaje de Zoom de su preferencia.

Fijar filas y columnas La función Fijar bloquea un número de filas en el lado superior de la hoja de cálculo o de columnas en el lado izquierdo o ambos. Luego al desplazarse por la hoja, las columnas y filas fijadas permanecen  visibles. La Figura 13 muestra algunas filas y columnas fijas. La línea horizontal más pesada entre las filas 3 y 14 y la línea vertical más gruesa entre las columnas C y H denota el área fija. Las filas 4 a 13 y las columnas D  20

a G han sido desplazadas fuera de la página. Las primeras tres filas y columnas están fijas en su lugar, por eso permanecieron.

 Figura 13. Columnas y filas fijas Usted puede establecer el punto de fijación en una fila, una columna o en ambas como en la Figura 13. 13. Fijar una fila o columna 1) Dé clic clic en el título título de de la fila fila debajo debajo de la que desea desea fijar fijar o de la columna a la derecha de la cual se desea fijar. 2) Sele Selecccione ione Ventana  Ventana > Fijar . Una línea oscura aparecerá para indicar dónde está el área fijada. Fijar una fila y una columna 1) Dé clic en en la celda celda que está está justo justo debajo de de la fila que que desea fijar fijar y  justo a la derecha de la columna que desea fijar. 2) Sele Selecccione ione Ventana  Ventana > Fijar .  Aparecerán dos líneas en la pantalla, una horizontal sobre dicha celda  y una vertical a su lado izquierdo. Cuando se desplace por la pantalla todo lo que esté arriba y a la izquierda de dichas líneas permanecerá  visible. Deshacer Fijar  Para Para desbloquear las filas o columnas seleccione Ventana seleccione Ventana > Fijar . La marca de verificación en Fijar desaparecerá.

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Dividir la ventana Otra forma de cambiar la vista es dividir la ventana, conocida también como dividir la pantalla. Ésta se puede dividir horizontal o  verticalmente o ambas, lo cual le permite tener cuatro porciones de la hoja de cálculo visibles al mismo tiempo.

 Figura 14. Ejemplo de pantalla dividida ¿Por ¿Por qué querría hacer esto? Imagine que tiene una hoja de cálculo larga y una de las celdas tiene un número que es utilizado por tres fórmulas en otras celdas. Al utilizar la técnica de división de pantalla usted puede posicionar la celda que contiene dicho número en una sección y cada una de las celdas con fórmulas en las otras secciones. Entonces, puede cambiar el número en la celda y ver cómo afecta a cada una de las fórmulas. Dividir la pantalla de forma horizontal  Para dividir la pantalla de manera horizontal: 1) Mueva el puntero puntero del del ratón ratón hacia hacia la barra barra de despla desplazamie zamiento nto  vertical, del lado derecho de la pantalla, y colóquelo sobre el botón pequeño con un triángulo negro situado en la parte superior.

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Barra de pantalla dividida

 Figura 15. Barra de pantalla dividida en la barra de desplazamiento vertical 2) Justo Justo encima encima de este este botón botón verá una línea línea gruesa gruesa y negra (Figura 15). 15). Mueva el puntero del ratón sobre esta línea y se volverá una línea con dos flechas (Figura (Figura 16). 16).

 Figura 16. Barra de pantalla dividida en la barra vertical de desplazamiento con cursor  3) Mantenga Mantenga presion presionado ado el botón botón izquierdo izquierdo del del ratón y una una línea línea gris aparecerá, la cual atravesará toda la página. Arrastre el ratón hacia abajo y esta línea lo seguirá. 4) Suelte Suelte el botón botón del ratón ratón y la panta pantalla lla se dividi dividirá rá en dos dos vistas, vistas, cada una con su propia barra b arra de desplazamiento vertical. Observe en la Figura 14, 14, que los valores 'Beta' y 'A0' están en la parte superior de la ventana y que los otros cálculos están en la parte inferior. Puede desplazarse por la parte superior e inferior de manera independiente. Así, usted puede realizar cambios en los valores Beta y  A0 y observar sus efectos en los cálculos situados en la parte inferior de la ventana. También puede dividir la ventana de manera vertical, como se describe enseguida, con los mismos resultados: ser capaz de desplazarse por ambas partes de la ventana de forma independiente. Con divisiones horizontales y verticales, usted tiene cuatro ventanas independientes para desplazarse. Tip

Usted tambien puede dividir la pantalla usando un comando del menu. Dé clic en la celda que está justo debajo de la fila que desea fijar y justo a la derecha de la columna que desea fijar y escoja Ventana escoja Ventana > Dividir.  23

Dividir la pantalla de forma vertical  Para dividir la pantalla de manera vertical: 1) Mueva el puntero puntero del del ratón ratón hacia hacia la barra barra de despla desplazamie zamiento nto situada en la parte inferior de la pantalla y colóquelo sobre el botón pequeño con un triángulo negro situado del d el lado derecho.

Barra de pantalla dividida

 Figura 17: Barra de pantalla dividida en la barra de deslizamiento horizontal 2) Justo Justo a la derecha derecha de este este botón verá una una línea línea negra negra y gruesa gruesa (Figura 17). 17). Mueva el puntero del ratón sobre esta línea y se  volverá una línea con dos flechas. 3) Mantenga Mantenga presion presionado ado el botón botón izquierd izquierdo o del ratón ratón y aparec aparecerá erá una línea gris que atraviesa toda la página. Arrastre el ratón hacia la izquierda y esta línea lo seguirá. 4) Suelte Suelte el botón del del ratón ratón y la pantalla pantalla se se dividirá dividirá en dos vistas vistas,, cada una con su propia barra de desplazamiento. Nota

Dividir la pantalla de manera horizontal y vertical al mismo tiempo le dará cuatro vistas, cada una con su propia barra de desplazamiento horizontal y vertical.

Quitar Vistas Divididas To remove a split view: • De doble clic en cada linea de divicion, o • Dé clic y arrastre las líneas de regreso a su lugar al final de las barras de desplazamiento, o • Selecciones Ventana Selecciones Ventana > Dividir, esto quitará las líneas de división al mismo tiempo.

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Escribir datos en Calc Escribir datos en OpenOffice.org (OOo) Calc es un proceso simple, utilizando el teclado. Cualquiera de las celdas seleccionada en su hoja de cálculo es donde se escribirán los datos. Puede navegar por la hoja de cálculo utilizando el ratón o el teclado.

Ingreso de datos Se pueden ingresar la mayoría de lo datos en Calc por medio del teclado. Usted puede ingresar tanto texto como número utilizando el área del teclado principal o el numérico. Como se discute en el Capítulo 1 "Introducción a Calc," Calc," una hoja hoja de cálculo de de Calc se divide en varias celdas diferentes. Cada celda puede contener datos diferentes como se muestra en Figura 35

 Figura 18:Celdas independientes

Moverse entre celdas Existen tres formas de navegar entre las Celdas en Clac.

Utilizar el ratón Para cambiar la selección de una celda con el ratón, simplemente mueva el puntero del ratón a la celda que quiere seleccionar y pulse el botón izquierdo del ratón. De esta forma cambiamos la selección a una nueva celda. Este método es muy útil cuando las dos celdas se encuentran a mucha distancia.

Utilizar las flechas Las flechas en el teclado pueden mover la selección de a una celda por vez hacia la derecha, izquierda, arriba o abajo.

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Utilizar la tecla Entrar  Puede personalizar la dirección en la cual la tecla Entrar mueva la selección, seleccionando

Herramientas > Opciones> OpenOffice.org.Calc > General.(Vea General.(Vea Figura 19.) 19.)

 Figura 19Cómo personalizar los efectos de la tecla Entrar  Las cuatro opciones de la dirección de la tecla Entrar  tecla Entrar se se muestran en el lado derecho de Figura 19. 19. Pude mover los datos hacia abajo, derecha, arriba o izquierda. Las diferentes direcciones pueden ser útiles teniendo en cuenta el archivo que se utilice o el tipo de información que se ingrese.  Además, la tecla Entrar  tecla Entrar no no necesita realizar la selección. También También puede servir para cambiar al modo Editar. Editar. Utilice la lista de verificación debajo de Configuración de entradas en Figura 19 para cambiar la configuración de la tecla  Entrar .

Múltiples líneas de texto Es posible ingresar múltiples líneas de texto en una sola celda, de dos formas. Cada uno de los métodos es útil para situaciones diferentes. Ajuste de texto automática automáticamente mente

Es posible configurar las celdas para Ajustar el texto automáticamente. automáticamente. Esta opción puede ser seleccionada pulsando con el botón derecho del ratón sobre una celda y seleccionando Formato de celdas. (Vea Figura 20.)Pulsar 20.)Pulsar sobre la pestaña Alineación. En la parte inferior del cuadro de diálogo, debajo de Propiedades, está la opción Ajustar  opción Ajustar  texto automáticamente. automáticamente. Al  Al tildar esta opción, aparecerá un corte de línea cuando el texto llegue al final de la celda. Los resultados se pueden observar en Figura 21. 21.

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 Figura 20: Formatear celdas > Alineación

 Figura 21:Ajuste de texto automático Cortes de líneas

Múltiples líneas de un texto pueden insertarse también utilizando los cortes del líneas manuales. Cuando se ingresa un corte de línea manual, el ancho de la celda no varía. Para Para insertar un corte de línea manual, presiones Ctrl+Entrar mientras Ctrl+Entrar  mientras escribe. Figura 22 muestra los resultados al usar dos cortes de líneas manuales después de la primera línea del texto.

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 Figura 22:Celdas con cortes de línea manuales Reducir para ajustar al tamaño de la celda

El tamaño de la fuente de los datos en una celda pueden ajustarse automáticamente automáticamente al tamaño de la celda. Para lograr esto, tilde la opción Reducir para ajustar al tamaño de la celda en el cuadro de diálogo Formato de celdas (Figura (Figura 20). 20). En la Figura 23 se muestran los resultados.

 Figura 23:Reducir el tamaño de la fuente para ajustar  al tamaño de la celda

Modificar datos en Calc La modificación de los datos es muy similar al ingreso de datos. El primer paso para la modificación de datos es seleccionar la celda que contiene la información a modificar. Para seleccionar la celda correspondiente, utilice uno de los métodos ya mencionados. Una vez que la celda está seleccionada, el texto en ella puede ser modificado.

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Eliminar datos de una celda Los datos pueden ser eliminados (borrados) de una celda de varias maneras. Eliminar datos solamente

Pueden eliminarse los datos solamente de una celda sin quitar el formato de la celda, con solo presionar la tecla de Retroceso Eliminar datos y formato

Pueden eliminarse los datos y el formato de la celda al mismo tiempo.  Al presionar la tecla Suprimir aparece Suprimir aparece una cuadro de diálogo Eliminar  contenidos. contenidos . (Vea Figura 24.) 24.)

 Figura 24:Cuadro de diálogo  Eliminar contenidos Desde este cuadro de diálogo, diferentes aspectos de la celda pueden ser eliminados. Para eliminar todo en una celda (contenido y formato), tildar Eliminar todo. todo.

Reemplazar todos los datos en una celda Para Para eliminar datos e insertar datos nuevos, simplemente escriba sobre los datos viejos. Los datos nuevos mantendrán el formato original.

Cambiar parte de los datos en una celda  A veces es necesario cambiar el contenido de una celda sin quitar todos los contenidos, por ejemplo si la frase "Mira a Dick correr" está en una celda y hay que cambiarla a "Mira a Dick correr rápido", a menudo es útil hacer esto sin primero tener que borrar los datos de la  vieja celda.  29

El proceso es similar al descripto anteriormente, pero es necesario ubicar el cursor dentro de la celda. Esto puede hacerse de dos maneras. Atajo del teclado

Después de seleccionar la celda correcta, presiones la tecla F2 tecla F2 y el cursor se ubicará al final de la celda. Luego, utilizar las flechas para mover el cursor por el texto dentro de la celda. Ratón

Con el ratón, seleccionar la celda correcta a modificar. modificar. Una vez vez que la celda est está seleccionada, mover el puntero del ratón hasta la lí nea nea de entrada y pulsar en ella para ubicar el cursor para la modificación. Puede modificar los datos desde la lí nea nea de entrada o, una vez que el cursor está en la lí nea nea de entrada, pulsar el ratón en la celda original para la modificación.

Formatear datos en Calc En Calc se puede dar formato a al información de diferentes maneras. Puede realizarse ya sea como parte del estilo de una celda y así se aplica automáticamente, automáticamente, o se lo puede aplicar manualmente a la celda. Para acceder a las opciones de formato de una celda, selecciones la celda o celdas correspondientes, pulse con el botón derecho del ratón,  y seleccione Formatear celdas. Todas las opciones de formato se describen a continuación. Nota

Todas las configuraciones que se describirán a continuación también pueden configurarse como parte del estilo utilizando la  ventana Estilo y formato. Ver Ver el Capítulo 10 "El uso de estilos en Calc" para obtener mayor información.

Números En la pestaña N úmeros (Figura 25), 25), el comportamiento de los datos en la celda puede ser configurado: •

Cualquiera de los tipos de datos en la lista Categorí a puede aplicarse a los datos

•

Se puede configurar el número de los lugares decimales y de los ceros a la izquierda.

•

También se puede ingresar un código de formato personalizado.

Al utilizar la configuración del lenguaje en este menú, también se controla las configuraciones locales para los formatos formatos diferentes diferentes tales como el orden de la fecha y los marcadores de moneda.

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 Figura 25: Formatear celdas > Números

Fuente La fuente para una celda puede ser seleccionada en la pestaña Fuente (Figura 26). 26). La pantalla en la parte inferior muestra una previsualizaci ón de la celda. Aquí  también se puede establecer el lenguaje de una celda. La configuración del lenguaje es útil, ya que permite que diferentes lenguajes coexistan en el mismo documento y que se verifique su escritura correcta.

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 Figura 26:Formatear celdas > Fuente

Efectos de fuente La pestaña Efectos de fuente

(Figura 27) 27) ofrece más opciones de

fuentes.

 Figura 27:Formatear 27:Formatear celdas > Efectos de d e fuente

32

Subrayado

Las opciones de subrayado se resumen en la Figura 28. 28.

 Figura 28:Opciones de subrayado en Calc El color del subrayado también puede cambiarse en esta pestaña. Tachado

Las opciones de tachado se resumen en Figura 29.) 29.)

 Figura 29:Opciones de tachado en Calc Relieve

Las opciones de relieve son saliente (texto elevado), ahondado (texto hundido), contorno, y sombra como se muestra en la Figura 30. 30.

 Figura 30:Opciones de relieve en Calc

Alineación y orientación En la pestaña Alineación (Figura 31), 31), se puede establecer la alineación horizontal y vertical, y rotar el texto.

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 Figura 31: Formatear celdas > Alineación Alineació n Si tiene habilitado los lenguajes asiáticos (en Herramientas > Opciones> Configuración de idioma >Idiomas), entonces la sección Orientación del texto se habilitará una casilla extra (con el nombre Modo de diseño asiático) debajo de la opción Disposición vertical, como se muestra en Figura 32. 32.

 Figura 32:Opción Modo de diseño asiático La diferencia en los resultados al tener habilitado o no Modo de diseño asiático, se muestra en Figura 33. 33.

34

Figura 33:Dos  clases de  disposición vertical 

Bordes En la pestaña Bordes (Figura 34) 34) se pueden establecer los bordes de una celda, junto a la sombra.

 Figura 34:Formatear celdas > Bordes Nota

Las propiedades de de bordes de una celda se s e aplican a una celda, y solo podrán cambiarse si se edita esa celda. Por ejemplo, si la celda C3 tiene un borde superior (que sería  visualmente equivalente al borde inferior de C2), ese borde solo podrá ser eliminado seleccionando la celda C3. No podrá 35

eliminarse seleccionando la celda C2.

Fondo En la pestaña Fondo (Figura 18) 18) se puede elegir el color de fondo de una celda.

 Figura 35:Formatear celdas > Fondo

36

Protección de celda Las opciones de Protección de celda pueden seleccionarse aquí  (Figura 36).Estas 36).Estas opciones serán detalladas en otro capí tulo tulo más adelante.

 Figura 36Formatear celdas > Protección de celda

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Gráficos Los gráficos pueden ser formas poderosas de transmitir información al lector. lector. Calc de Open Office.org ofrece una variedad de formatos de gráficos para sus datos. Calc le permite personalizarlos en gran medida. Muchas de estas opciones le permiten presentar información clara y de la mejor manera posible. Para los lectores interesados en formas eficaces de presentar información por medio de gráficos, grá ficos, una excelente introducción al tema es Cleveland, W.S. (1985), The elements of graphing data publicado por Wadsworth Advanced Books and Software.

Crear un gráfico

Utilizaremos la pequeña tabla de datos de la Figura 1 para demostrar lo que podemos hacer con las capacidades de graficación de Calc.

Figura 1: Tabla de datos para ejemplos de graficación

Para crear un gráfico primero resalte (seleccione) los datos que se incluirán, tal y como lo muestra la Figura 2.

Figura 2: Seleccionar datos para graficar 

A continuación abra el cuadro de diálogo de Asistente de gráficos mediante cualquiera de estos dos métodos. • Haga clic sobre una celda en el área de la hoja de cálculo donde quiere que aparezca el gráfico. Seleccione Insertar> Gráfico en la barra de menú como se muestra en la Figura 3.

Figura 3: Insertar diagrama de la barra de menu. chart from menu bar 

• O, haga clic sobre el icono de Gráfico en la barra de herramientas principal (Figura (Figura 4) y dé clic sobre una celda en el área de la hoja de cálculo donde desea que  Mario Lacunza ----- Email: [email protected]

aparezca el gráfico.

Figura 4: Insertar gráfico desde el menú de la barra de herramientas.

Cualquiera de los dos métodos hará aparecer el cuadro de diálogo del Asistente de gráficos.

Usar el cuadro de diálogo del Asistente de Gráficos

Figura 5: Asistente de Gr á ficos: Pantalla 1

Rangos de datos y etiquetas

El rango de datos incluye los números que deseamos incluir en el gráfico. Las casillas de verificación indican que Calc ha reconocido que las entradas en la primera columna y la primera fila no son números y está sugiriendo que quizá querríamos utilizarlas para proporcionar proporcionar etiquetas (nombres). Aceptaremos Aceptaremos la sugerencia. Las etiquetas en la Primera columna serán utilizadas para etiquetar el eje x y las etiquetas en la primera fila serán utilizadas en la Leyenda. Si no queremos usar estas etiquetas podemos quitarle la selección a las casillas y Calc sólo ignorará la columna y la fila al momento de crear el gráfico. Para seleccionar el tipo de gráfico requerido dé clic en Siguiente.

Nota  40

Si el cuadro de diálogo de Asistente de Gráfico Gr áfico se abrió

desde el menú Insertar, la opción Resultados de gráfico en la hoja de cálculo está disponible. Desde esta lista desplegable usted puede seleccionar la hoja en la que el nuevo gráfico va a radicar. El abrir el cuadro de diálogo desde la barra de herramientas requiere requiere que usted seleccione una ubicación para el nuevo diagrama antes de que éste se abra para que esta lista desplegable no esté disponible. Debido a que los rangos de datos se especifican en Referencias absolutas sin importar en dónde se coloque el nuevo gráfico en la actual hoja de cálculo, ésta se actualizará a medida que los datos cambian en los rangos fuente .

Figura 6: Choose a chart type Seleccione un tipo de gráfico.

Calc ofrece 13 diferentes tipos principales de gráficos, una mezcla de tipos de 2 dimensiones y falsas 3 dimensiones. Sólo se muestran 8 de los 13 tipos; desplacese hacia abajo para ver otras selecciones. En la página Seleccione un tipo de gráfico (Figura (Figura 6), elija uno haciendo clic en su icono. Para Para ver la vista preliminar de un gráfico que muestra el título, las etiquetas y la leyenda, seleccione la casilla de Mostrar elementos de texto en vista preliminar que se encuentra al lado izquierdo del cuadro de diálogo. Esta vista preliminar se actualizará cada vez que usted seleccione un gráfico diferente, y le dará una buena idea de cómo lucirá su gráfico terminado. La selección actual, que se muestra con un borde alrededor, es el gráfico de columna. El nombre del gráfico seleccionado se muestra justo debajo de los iconos. Por el momento, nos apegaremos al gráfico de columnas y de nuevo daremos clic en Siguiente. Esto nos lleva a la página de Seleccione una variante (no se muestra aquí) donde tenemos que elegir de entre cinco tipos diferentes de gráficos de columnas. De nuevo, tenemos que deslizarnos hacia abajo para ver todas las opciones. Seguiremos con el formato sugerido, Normal, y otra vez daremos clic en Siguiente.

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Títulos de gráficos y ejes, y leyendas Como se muestra en la Figura 7, podemos establecer títulos para los gráficos y los ejes en esta página. Debido a que la casilla de opción para el Título de gráfico ya está seleccionada, escriba un nuevo título Rentas de equipo. Acepte la opción Leyenda. La opción por defecto para los ejes es Sin etiqueta; esto se ve por las cajas no seleccionadas y el texto en gris. Seleccione las casillas de opción y añada la etiqueta Meses para el eje x y Volúmen para el eje y.

Figura 7: Título, leyenda y etiquetas de ejes

Es inusual que esta página también nos permita cambiar la manera en como trazamos* los datos al permitirnos usar las filas como series de datos en lugar de las columnas. A continuación haga clic en Finalizar para obtener un gráfico de columnas completo con título y etiquetas de ejes y la leyenda por omisión.

Figura 8: Gráfico básico de columnas con título y ejes

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Seleccionar los rangos de datos En el ejemplo de la Figura Figura 3 seleccionamos un rango de dato contiguo al resaltarlo para luego proceder a insertar un gráfico. Para trazar cualquier columna no contigua de datos podemos seleccionar la primera serie de datos y luego la siguiente serie al tiempo que mantenemos pulsada la tecla Ctrl.  También puede teclear en las columnas. Estas deben estar separadas por un punto y coma. Así, si queremos el Gráfico B3: B11 contra el G3:G11 podemos teclear el rango de selección como B3:B11;G3:G11. Las dos series de datos que usted está seleccionando deben estar en columnas o filas separadas. De otra forma Calc asumirá que usted está añadiendo las mismas series de datos. Sin embargo, esto último puede ser práctico si usted está haciendo un gráfico de columnas o barras, pero sólo quiere incluir una parte de los datos. Por ejemplo, haríamos esto si sólo quisiéramos comparar enero con junio.

Ejemplos de diferentes tipos de gráficos Utilizaremos los mismos datos que usamos para crear el gráfico en la Figura Figura 8 para mostrar algunos de los otros gráficos que Calc puede producir. producir.

Columnas (2D y falsas 3D) Estos gráficos crean columnas verticales para representar datos. Dichas columnas pueden ser normales, de pila o porcentaje.

Figura 9: Gráfico básico de columnas

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Figura 10: Gráfico de columnas con perspectiva en 3D

A useful variation of a column chart is the Combined chart, which presents data in both line and column format, as shown in Figure Figure 11. Una variación útil de un gráfico de columna es el Gráfico combinado, c ombinado, el cual presenta datos en formato de líneas y columnas como lo muestra la Figura Figura 11.

Figura 11: Gráfico combinado de líneas y columnas

En el modo 3D los datos también pueden representarse representarse por medio de cilindros y conos. Es muy difícil ver algún uso razonable de cualquiera de los gráficos en falsos 3D si la intención es mostrar la información de manera precisa.

Barras (2D y 3D) Estos gráficos proveen las mismas características que las columnas, pero son horizontales.

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Figura 12: Gráfico de barras en 2D

Figura 13: Gráfico de barras en perspectiva 3D

Líneas (2 y 3D) Estos gráficos son otra manera de mostrar los mismos datos contra un grupo de categorías en forma de gráfico de barras. Elegir cuál utilizar, barras o líneas, depende del propósito del gráfico.

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Figura 14: Gráfico normal en 2D

Figura 15: Gráfico de líneas con profundidad

En general, los gráficos de falsos 3-D no muestran muy bien la información y se deben evitar si lo que usted necesita es transmitir la información de manera exacta.

Círculo (2 y 3D) El gráfico de círculo puede usarse para mostrar las partes de un todo. Este gráfico puede separarse o conservarse como un círculo sólido.

Figura 16: (exploded pie chart) Gráfico círcular 2D fragmentado

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Figura 17: 2D pie chart–normal Gráfico de cículo normal en 2D

Los gráficos de círculo presentan información de manera efectiva en algunos casos, particularmente cuando hay sólo 2 o 3 piezas en el círculo. Sin embargo, no suelen ser una buena opción para presentar datos si el número de piezas se incrementa. Un gráfico de barras puede ser a veces una mejor opción.

Nota

Cuando se crea un gráfico de círculo encontramos con frecuencia que queremos graficar una fila de valores en lugar de una columna. Para hacer esto, debemos seleccionar la(s) fila(s) fil a(s) relevante(s) (una para los valores y otra para las etiquetas) y seleccionar Serie de datos en filas en la página Seleccione un rango de datos (la cuarta o última página) del cuadro de diálogo de Asistente de gráficos.

Red Los gráficos de red proveen de un gráfico circular con un eje Y para cada elemento en el eje X. Los puntos dentro de una serie de datos se conectan con un polígono. Este tipo de gráfico se le conoce también como área polar o gráfico de panal.

Figura 18: Gráfico de red o panal

XY (dispersión)  47

Los gráficos XY se utilizan para mostrar la relación de una o más variables con otras. Este gráfico asume que las variables son continuas en vez de categóricas. Ésta es una diferencia importante entre el gráfico XY y el gráfico de líneas, el cual asume que la variable eje x es categórica. Un ejemplo de un gráfico XY es la Figura 20 en la página 11.

Modificar la apariencia de un gráfico Calc le brinda un gran control sobre la forma en que se presenta un gráfico. Para Para ilustrar esto trabajaremos trabajaremos con un ejemplo basado en el gráfico XY que se creó de una pequeña tabla con datos climáticos, recién inventados para este propósito y mostrados en la Figura 19.

Figura 19: Datos para para graficar un gráfico XY – datos climáticos básicos

Un simple gráfico de dispersión Para Para empezar construiremos un simple gráfico de dispersion: 1) Seleccione (resalte) los datos que aparecerán en el gráfico. 2) Insertar > Gráfico > Siguiente. 3) Seleccione el gráfico XY > Siguiente 4) Acepte la selección de sólo puntos > Siguiente 5) Agrege un título: Condiciones climáticas. 6) Seleccione la casilla al lado de la etiqueta del eje x para aceptar la etiqueta Velocidad del viento (km/hr). 7) Seleccione la casilla al lado de la etiqueta del eje y y teclee un título. Porcentaje Porcentaje de nubosidad. 8) Quite la selección de la casilla de leyenda (no necesitamos una leyenda para sólo una variable y). 9) Haga clic en Finalizar. Esto nos da como resultado el gráfico de la Figura 20. Es un gráfico básico al que se le pueden hacer mejoras.

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Figura 20: Gráfico XY - dispersión

Mover y cambiar el tamaño de un gráfico Para Para mover un gráfico haga clic, mantenga oprimido el botón izquierdo del ratón y arrastre arrastre el gráfico a través de la ventana. (Si el gráfico está en modo Editar, usted necesita hacer clic en su borde para moverlo). Para cambiar el tamaño del gráfico, mantenga oprimido el botón izquierdo del ratón sobre uno de las manillas verdes y arrastrelo. El arrastrar alguno de las manillas de las esquinas aumentará o disminuirá la altura y/o el ancho. Mantenga oprimida la tecla Shift  al tiempo que arrastra para incrementar o disminuir la altura y anchura en prop propor orci ción ón.. Arra Arrast stra rarr una una ma mani nill lla a del del lado lado der derec echo ho o izqu izquie ierd rdo o del del gráf gráfico ico aumenta su anchura y los de arriba o abajo aumentan su altura.

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Figura 21: Manillas del gráfico para cambiar el tamaño

Cambiar las escalas de los ejes Los números números en el eje y de nuestro gráfico de ejemplo se están abarrotando y tiene sentido empezar el eje y con cero por ciento de nubosidad. Para hacer esto: 1) Dé clic derecho con el cursor dentro del gráfico y seleccione Editar (Ver

Figura 22). También puede dar doble clic en el gráfico para ponerlo en modo Editar. Figura 22: Menú para editar gráfico

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2) De la barra de menú, seleccione Formato > Eje > Eje Y y seleccione la

pestaña de Escala . 3) Establezca Establezca el valor valor mínimo mínimo en 0 y el Mayor Mayor intervalo intervalo en 5. Deje las las otras opciones como están. Estos cambios producirán el gráfico que se muestra en la Figura 23. Hay algunas mejoras, pero la escala del eje x puede mejorarse. 2)

Figura 23: Gráfico XY con la escala del eje y modificada

4) Dé clic derecho otra vez en el gráfico y seleccione Editar. Luego, de la barra del menú seleccione Formato > Eje> Eje X. Deje el valor mínimo en 10 km/hr, pero cambie el máximo valor a 40 km/hr y el intervalo mayor a 5. La Figura 24 se ve mejor y está menos abarrotada.

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Figura 24: Gráfico XY con las escalas de los ejes x y y modificadas

Pudimos haber establecido establecido el valor mínimo en 0, como lo hicimos con el eje y, pero habríamos terminado con mucho espacio sin utilizar del lado izquierdo del gráfico. Inténtelo y vea qué opina. Las gráficas no necesitan comenzar desde el origen (0,0).

Modificar el área de datos del gráfico Cuadrícula y fondo

Las líneas horizontales son una distracción y el fondo gris es innecesario. Para quitarlos: 1) Dé clic derecho en el gráfico y seleccione Editar. 2) En la barra de menú seleccione Editar > Cuadrícula > Cuadrícula principal del Eje Y > Invisible para quitar la cuadrícula. 3) Seleccione Formato > Pared del diagrama > Área > Ninguna para quitar el fondo gris. Así se ve mejor. Definir el área de datos

Para terminar terminar el gráfico vamos a rodear toda la pared de datos del gráfico. Para Para hacerlo, seleccione Editar > Pared del diagrama, seleccione la pestaña Líneas y seleccione Continuo del menú Estilos. La Figura 25 muestra el resultado. resultado.

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Figura 25: Gráfico XY con el area de datos rodeada

Es posible hacer buena parte de esta edición desde el menú desplegable que se muestra en la Figura 22 cuando usted da clic derecho sobre el gráfico. También la barra de herramientas de la hoja de cálculo es sensible al contexto; cuando usted da clic en Editar en el menú desplegable, la barra de herramientas en la parte de arriba de la hoja de cálculo cambia y ofrece iconos de edición tal y como lo muestra la Figura 26.

Figura 26: Iconos sensibles al contexto para edición del gráfico en la barra de herramientas principal

Ajustar una línea de regresión para los datos Hasta ahora hemos trabajado con un simple gráfico de dispersión, pero si miramos los puntos que representan datos en la gráfica parece haber una fuerte relación entre la velocidad del viento y la cantidad de nubosidad. Añadamos una línea de regresión regresión a este gráfico y veamos qué obtenemos. 1) Dé clic derecho en el gráfico y seleccione Editar.

Nota

De ahora en adelante, omitiremos “dé clic derecho en el gráfico” en nuestras instrucciones. A menos que se especifique de otro modo, el comando Editar asume que esto se ha hecho y que estamos seleccionando Editar del menú desplegable que vimos en la Figura 22.

2) Seleccione Insertar > Estadística y luego Regresión lineal.

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La regresión lineal está ahora en el gráfico. Estos datos recién inventados muestran que la nubosidad aumenta a medida que la velocidad del viento disminuye. Sin embargo, para hacer que el gráfico se vea mejor, deberíamos haber aumentado el eje y a un máximo de 50 a 55 o incluso 60.

Figura 27: Gráfico XY con la línea de regresión lineal

Nota

Calc graficará cuatro diferentes tipos de línea de regresión: Lineal, logarítmica, exponencial y potencial. Si usted necesita coeficientes para estas líneas, debe usar las funciones estadísticas para calcular las regresiones.

Múltiples series de datos Hasta ahora sólo hemos graficado una variable contra otra, pero hay muchas circunstancias circunstancias donde deseamos graficar más de una variable y contra la misma variable x. Para nuestr nuestro o gráfico del clima tal vez queramos comparar la nubosidad de dos ciudades diferentes. Tenemos ya datos de dos ciudades. La ciudad original fue Toronto, Canada. Ahora un amigo nos ha enviado los mismos tipos de datos correspondientes correspondientes a Madrid, España. Para Para actualizar nuestra tabla insertaremos una nueva fila en la hoja de cálculo para un nuevo encabezado, agregaremos algunas nuevas etiquetas en las columnas y los datos de Madrid. La Figura Figura 28 presenta nuestra nueva tabla de datos.

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Figura 28: Gráfico XY : Tabla Tabla de datos climáticos modificada para Toronto y Madrid

Veamos cómo se comparan Toronto y Madrid. Para hacerlo agregaremos otra serie de datos en nuestra gráfica ya existente. Para hacer que las cosas sean más fáciles de ver hay que deshacernos de la línea de regresión por un momento. Seleccione Insertar > Estadística > Ninguna regresión. Para Para agregar una nueva columna de datos dé clic derecho en el gráfico, seleccione Modificar rango de datos y seleccione toda la tabla de nuevo arrastr a rrastrándola ándola con el ratón; luego dé clic en Aceptar. Aceptar. Ahora tenemos nuestras dos series de datos, pero ¿cuál es cuál? Necesitamos una leyenda. Seleccione Insertar > Leyenda. El resultado esta en la Figura 29.

Figura 29: Gráfico de dispersion XY con dos series de datos

Editar y mover elementos del gráfico

En la Figura Figura 29 la leyenda tiene un fondo gris gris y ocupa mucho espacio en el lado derecho de la figura. Podemos cambiar el fondo de la leyenda con Formato >

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Leyenda > Área y escoger un color. Escogeremos blanco. Hay dos formas en las que podemos mover una leyenda. Cuando la insertamos se nos ofrecieron cuatro diferentes posiciones para ésta, Arriba, Abajo, Izquierda, Derecha.  También  También es posible mover varios elementos de un gráfico como el área principal del gráfico, la leyenda, el título principal o las etiquetas de los ejes al hacer clic en arrastrándolos. Esto es lo que hicimos en la Editar, seleccionándolos con el ratón y arrastrándolos. Figura 30 al mover el cuerpo principal del gráfico y la etiqueta del eje x hacia arriba y a la derecha y luego al mover la leyenda y el título.

Figura 30: Gráfico de dispersión XY dispersion con elementos movidos

Gráfico de línea - XY 

Como se muestra en la Figura Figura 19, también podemos tener gráficos de líneas: Para hacerlo utilizando los datos de la tabla en la Figura 28: 1) Seleccione los datos y las etiquetas que se utilizarán como lo muestra muestra el gráfico (Figura 31). 2) Cree el gráfico de líneas al hacer clic en el icono de Gráfico en la barra de menú principal (ver Figura Figura 4), seleccione Gráfico XY y luego la variante de Líneas con puntos. 3) Agrege Agrege el Título Título y las etiquetas etiquetas de los ejes ejes como lo hemos hemos hecho hecho en el ejemplo del gráfico de dispersión. Lo ideal sería que hubiéramos cambiado simplemente el Tipo de gráfico de Gráfico de dispersión a Gráfico de Líneas con símbolo, pero, por el momento, Calc no busca series de datos que están agregados a un gráfico.

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Figura 31: Datos seleccionados para crear un Gráfico XY de línea con puntos

Esto produce el gráfico de líneas de la Figura Figura 32.

Figura 32: Gráfico de líneas XY 

Ejes y secundarios

Usted querrá tener un gráfico con más de un eje y. Esto puede resultar muy útil cuando desee comparar tendendicas de dos o más series de datos, pero donde las escalas de los ejes y son muy diferentes. Utilizaremos una tabla de datos inventados (Figura (Figura 33) mostrando el número de paseantes y la temperatura promedio (en grados Celcius) en un parque dentro de un periodo de 6 meses para demostrarlo.

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Figura 33: Tabla Tabla de datos para ilustrar el uso de un eje y secundario

 Trazar los datos en esta tabla produce un gráfico que nos da una vista de las tendencias de las temperaturas y el número de paseantes por mes, pero la escala es tal que no podemos ver los cambios en la temperatura con facilidad, ya que la línea de temperatura está hasta el fondo del gráfico.

Figura 34: Gráfico de líneas con un solo eje y 

Hemos hecho algunos cambios básicos, pero pe ro no agregamos una etiqueta porque tenemos dos series de datos diferentes (Temperatura y paseantes) con dos tipos diferentes de escalas, grados Celcius y número de paseantes. Una mejor aproximación es graficar las dos series de datos, Temperatura y Paseantes, contra dos ejes y. Para hacerlo: 1) Dé clic derecho en el gráfico y seleccione Editar. 2) Dé doble clic en la serie de datos que desea graficar contra un eje y diferente, seleccione Opción > Alinear al segundo eje y dé clic en Aceptar.

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El resultado se muestra en el gráfico de la Figura Figura 35. Figura 35: Gráfico de líneas con ejes y primarios y secundarios Este cambio en la escala de graficación para la Temperatura nos da una mejor idea

de la relación entre la temperatura y el número de paseantes en el parque. Parece Parece sugerir que la mayoría de éstos son débiluchos que no salen a caminar cuando hay clima frío.

Cambios menores Cambiar los colores de las líneas

Dé doble clic en una línea para cambiarle el formato. También También puede dar doble clic en uno de los puntos de datos para cambiarles el formato hasta cierto punto. En la Figura 32 note que la línea amarilla para Madrid es difícil de ver. ver. Para cambiar el color de esa línea, seleccione Editar, sostenga el cursor sobre la línea hasta que aparezca Series de Datos de Madrid, y entonces dé doble clic en la línea. Luego, debajo de la pestaña Línea, elija un color mejor. En la Figura Figura 36 hemos escogido azul marino. Figura 36: Cambiar el color de las líneas y símbolos del gráfico

 También podemos utilizar esta aproximación para tener series de datos como

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dispersión y otros como líneas. O podemos cambiar también los símbolos y líneas l íneas en la misma pantalla. Ver Figura 37 para algunas ideas.

Figura 37: Varias opciones de líneas y símbolos

Modificar las escalas e scalas de los ejes

Utilizamos datos en la Figura 33 y los seleccionamos como lo hicimos en la Figura Figura 2 para trazar Rentas mensuales: Canoas contra Botes como en un gráfico de dispersión XY. Hemos utilizado las opciones estándar Calc por omisión, con la excepción de que añadimos un Título al gráfico.

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Figura 38: Gráfico de dispersion XY de datos de la Figura 33

La Figura Figura 38 no funciona tan bien como gráfico. Le haremos algunos cambios para mejorar su apariencia: • Cambie los ejes x y y para que los puntos de datos que ahora se encuentran en la

derecha de los bordes del gráfico sean más fáciles de ver. ver. • Añada etiquetas a los ejes x y y un subtítulo. • Deshagace de la leyenda, pues no se necesita en esta situación.

Algunos de estos ya los hemos visto. Para Para cambiar las escalas de los ejes: 1) Dé doble clic en el gráfico o Clic derecho > Editar. 2) Seleccione Formato > Eje > Eje X o Clic Derecho > Eje > Eje X. 3) Quite la seleccion a las casillas Automático . 4) Teclee 5 para mínimo, 20 para máximo y 5 para el intervalo mayor. 5) Repita Repita los pasos 1 a 3 para el eje y y teclee 16 para el mínimo, 32 para el máximo y 4 para el intervalo mayor. mayor. Añadir subtítulos y etiquetas para los ejes

Para Para añadir un subtitulo y etiquetas de ejes: 1) Dé doble clic en el gráfico o Clic derecho > Editar. 2) Seleccione Insertar > Título. 3) Seleccione la casilla a lado de Subtítulo y entre Inicio de año a la fecha . 4) Para las etiquetas de ejes seleccione la casilla a lado del eje apropiado y entre Canoa para el eje x y Bote para el eje y. Quitar la leyenda

En este gráfico la leyenda es innecesaria. Para Para quitarla: 1) Dé doble clic en el gráfico o Clic derecho > Editar.

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2) Seleccione Insertar > Leyenda y quite la selección a Mostrar leyenda.  Todo esto produce el gráfico de la Figura 39, lo cual es una gran mejora, pero en un gráfico como este sería muy valioso el saber que cada punto de dato que está representado.

Figura 39: Gráfico XY modificado que muestra las etiquetas de eje agregadas, agregadas, los subtítulos y las escalas modificadas de los ejes

Etiquetas de datos

Aunque parece que las rentas de canoas y botes no interactúan con fácilidad, no contamos con los datos mensuales para hacer un mejor uso de la información del gráfico. Para Para ver lo que cada punto en el gráfico de la Figura 39 representa podemos agregar etiquetas para los puntos individuales, esto es, agregaremos los nombres de los meses a los puntos de datos individuales. Para hacerlo: 1) Dé Doble clic en el gráfico o Clic Derecho > Editar. 2) Seleccione Insertar > Etiqueta de datos. 3) Seleccione la casilla Mostrar categoría. Esto nos da el gráfico en la Figura Figura 40.

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Figura 40: Gráfico XY con etiquetas de datos

Etiquetas del eje

Calc ofrece diferentes maneras de ajustar las etiquetas de los ejes. La Figura 41 ha utilizado los datos de la Figura 33 para crear un gráfico de columnas y rotó las etiquetas aproximadamente aproximadamente 45 grados al ir a Formato > Eje X > Etiqueta y rotar el texto. Otras pestañas le permiten modificar fuentes y otros cambios de formato. formato.

Figura 41: Gráfico de columnas con etiquetas de eje rotadas

Barras de error

Usted puede ajustar varios tipos de barras de error a las series de datos en un

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gráfico de columnas/barras o en un gráfico XY. Para hacerlo: 1) Seleccione una serie de datos con Editar y luego seleccione una de las series de datos y dé doble clic como cuando selecciona una línea para editarla. 2) Después vaya a Insertar > Estadística y dé clic en el Margen de error e Indicador de errores deseado. El resultado se muestra en la Figura 42.

Figura 42: Gráfico de barras con una serie de barras de error 

Note que estas barras de error se calculan en toda la serie de datos, esto es, las barras de error son iguales en cada punto del gráfico.

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Imprimiendo Calc de OpenOffice.org ofrece un sistema de impresión poderoso y altamente configurable. Usted podrá seleccionar muchos detalles diferentes para imprimir o no imprimir. imprimir. Podrá elegir el orden en que se imprimirán las hojas, el tamaño de las mismas, filas o columnas en particular para ser impresas en todas las hojas y el rango de impresión.

Imprimiendo una Hoja de Cálculo Para imprimir una hoja de cálculo con una impresora o en un archivo, seleccione Archivo > Imprimir.

37) para cambiar la configuración de Utilice el cuadro de diálogo Imprimir (Figura 37) la impresora y establecer rápidamente que imprimir: el documento completo, hojas especí ficas ficas o un grupo de celdas seleccionadas. En este cuadro de diálogo también podrá establecer la cantidad de copias y dónde intercalarlas. Haga click en Aceptar  en Aceptar para para comenzar a imprimir.

  Figura 37. El cuadro de diálogo Imprimir 

Opciones de impresión

Opciones de impresión Usted puede establecer las opciones de impresión para el documento actual o para todas las hojas de cálculo. Para seleccionar las opciones para el documento actual, en el cuadro de diálogo Imprimir, haga click en el botón de opciones en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Para establecer las opciones de impresión permanentemente, permanentemente, valla a Herramientas > Opciones > OpenOffice.org Calc > Imprimir. Imprimir . Los cuadros de diálogo para ambos casos son muy similares. Ver

Figura 38. 38.

Seleccionando Selecciona ndo hojas para imprimir Puede seleccionar para imprimir una o más hojas. Esto puede ser útil si usted tiene una hoja de cálculo muy larga, con múltiples hojas, y sólo desea imprimir una en particular. Un ejemplo serí a el de un contador registrando costos en un perí odo odo de tiempo, donde una hoja corresponde a cada mes. Para imprimir la hoja del mes de noviembre, este es el procedimiento a seguir:

1)Seleccione las hojas para ser impresas. (Para hojas múltiples, mantenga apretada la tecla Control mientras hace click en la pestaña correspondiente a cada hoja.) 2)Valla a Archivo > Imprimir y seleccione Opciones. Nota

El botón de Opciones es diferente al de Propiedades. Propiedades se ocupa de la configuración de la impresora, mientras que Opciones se ocupa de la configuraci ón de OOo .

3) Marque la casilla de verificación Imprimir sólo hojas seleccionadas. 4) Haga click en Aceptar.

 Figura 38. Cuadro de diálogo Opciones de Impresión  Mario Lacunza ----- Email: [email protected]

Detalles, orden y escala Detalles

En Calc de OOo usted podrá especificar ciertos detalles para ser impresos o no. Dichos detalles incluyen: Títulos de filas y columnas. Cuadrícula. Notas. Objetos / Imágenes. Gráficos. Objetos de dibujo. Fórmulas. Para Para seleccionar los detalles a ser impresos: 1)Valla a Formato > Página. Página. 2)Seleccione la pestaña Hoja (Figura 39). 39). 3)En el área Imprimir  área Imprimir , marque los detalles a ser impresos y haga click en Aceptar. en Aceptar. •

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Nota

Recuerde que, ya que las opciones de los detalles de impresi ón son una parte de las propiedades de la página, también son parte de las propiedades del estilo de la p ágina. Por lo tanto, se pueden establecer distintos estilos de página para cambiar r ápidamente las propiedades de impresión de las hojas en la hoja de c álculo.

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 Figura 39. La pestaña Hoja del cuadro de diálogo  Estilo de Hoja. Orden de las páginas

Establezca el orden en el que las páginas se imprimen en una hoja de papel. Esto es particularmente útil en un documento grande. Po Porr ejemplo, controlar el orden de impresión puede ahorrar tiempo si usted tuviera que intercalar el documento en alguna forma en particular.  Valla a Formato > Página desde el menú principal. La selección del orden de las páginas se efectúa en la pestaña Hoja. Cuando una hoja se imprime en más de una hoja de papel, puede ser impresa ya sea por columna, donde se imprime la primera columna de páginas, luego la segunda y así sucesivamente,; o por fila, como se muestra en el el gráfico en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo Orden de páginas en la Figura 39. 39. Escala Use las funciones de escala para controlar el número de páginas en que se imprimirá la información. Esto puede resultar útil si una gran cantidad de información necesita ser impresa de forma más reducida, o si el lector no tiene buena vista puede agrandarse cuando se imprime. •

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Aumentar/Reducir copia impresa – tamaño de la información en la copia impresa, ya sea más grande o más pequeño. Por ejemplo: si una hoja normalmente se imprime como cuatro páginas (dos a lo alto y dos a lo ancho), a una escala del 50% se imprimirí a en una sola página (tanto el alto como el ancho se reducen a la mitad). Ajustar el área de impresión en número de páginas – defina exactamente cuantas páginas tendrá la copia impresa. Esta opción sólo reducirá la copia impresa, no la agrandará. Para agrandar una copia impresa deberá usar la opción aumentar/reducir copia impresa.

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Ajustar el área de impresión en ancho/altura defina que tan ancha y alta (en p áginas) será la copia impresa.

Ajustando el área de impresión Imprimiendo filas o columnas en todas las páginas Si una hoja va a ser impresa el múltiples páginas, usted podrá establecer que ciertas filas o columnas se repitan en cada página impresa. A modo de ejemplo, si la columna A y las dos primeras filas de la hoja necesitan ser impresas en todas las páginas, haga lo siguiente:

1)Valla a Formato > Imprimir rangos > Editar . 2)Aparecerá el cuadro de diálogo Editar diálogo Editar áreas de impresión (Figura 42). 42). Haga click en - ninguno - a la izquierda del área Fila que repetir , y cámbielo a - definida por el usuario -. -. 3)En el cuadro para agregar texto en el centro, escriba las filas a repetirse. Por ejemplo: para repetir las filas uno y dos, escriba $1:$2. $1:$2. 4)Las columnas también pueden repetirse; haga click en - ninguno - a la izquierda del área Columnas a repetir , y cámbielo a definida por el usuario -.. -.. 5)En el cuadro para agregar texto en el centro, escriba las columnas a repetirse. Por ejemplo: para repetir la columna A, escriba $A .

Click to shrink dialog

 Figura 40: El cuadro de diálogo Editar áreas de impresión. 6)Haga click en Aceptar  en Aceptar .

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Nota

No necesita seleccionar el rango completo de filas a repetirse. S ólo seleccione una celda en cada fila para que funcione.

Definiendo un área de impresión Utilice esta opción para modificar o establecer un área de impresión definido. Esto puede resultar útil en una hoja de cálculo grande, si necesita imprimir sólo un área especí fica fica de información. Para definir un área de impresión:

1)Resalte el rango de celdas que comprenden el área de impresión. 2)Valla a Formato > Imprimir rangos > Definir . Las líneas de salto de página se verán en la pantalla. Nota

Puede revisar el área de impresión yendo a Archivo > Vista preliminar. OOo sólo mostrará las celdas dentro del área de impresión.

Agregando celdas al área de impresión Después de definir el área de impresión usted podrá agregar más celdas en ella. Esto permitirá que se impriman múltiples áreas no contiguas de la misma hoja, sin tener que imprimir la hoja en su totalidad. Una vez que haya definida un área de impresión:

1)Resalte el rango de celdas para ser agregado al área de impresión. 2)Valla a Formato > Imprimir rangos > Agregar . Esto agregará las celdas extra seleccionadas al área de impresión. Las líneas de salto de página ya no se verán en la pantalla. p antalla. Nota

El área de impresión adicional se imprimirá en una página separada, incluso si ambos intervalo se encuentran en la misma hoja.

Removiendo un área de impresión Puede que necesite remover un área de impresión definida, por ejemplo si necesitara imprimir todas las hojas en otra oportunidad. Para remover un área de impresión, valla a Formato > Imprimir rangos > Quitar . Esto quitará todos los intervalos de impresión definidos en la hoja. Después de remover los intervalos de impresión, las líneas de salto de página predeterminadas se verán en la pantalla.

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Editando un área de impresión Podrá editar los intervalos de impresión directamente, en cualquier momento, yendo a Formato > Imprimir rangos > Editar. Si usted ya ha seleccionado un área de impresión, deberí a ver algo similar a la Figura 41. 41.

 Figura 41: Cuadro de diálogo Editar áreas de impresión. En este ejemplo, hay seleccionados tres rectángulos, cada uno separado por un punto y coma. El primero está delimitado por la celda A3 ($A$3) en la esquina superior izquierda y la celda C9 ($C$9) en la esquina inferior derecha. Al hacer click en cualquier parte del cuadro de entrada de texto, se podrá ver el área de impresión actualmente seleccionado en la pantalla, cada rectángulo de diferente color, como en la

Figura 42. 42. Después de marcar cualquier cambio haga click en el icono reducir a la derecha del cuadro de entrada de texto (ver Figura 40) 40) para volver a mostrar los rect ángulos con sus nuevos valores. Haga click en el icono de la derecha (una ventana con una flecha apuntando hacia abajo) para volver a expandir el cuadro de entrada de texto.

 Figura 42: Editar las áreas de impresión.

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Definiendo un área de impresión personalizada Además de resaltar un área de impresión para cada impresión, usted podrá definir un intervalo para ser usado repetidamente. Esto puede resultar útil, por ejemplo, si hay diferentes áreas de una hoja de cálculo grande que deban ser impresas para diferentes informes. Muchas áreas de impresión diferentes pueden ser definidas para satisfacer esta necesidad.

1)Para definir un área de impresión utilice el mismo procedimiento que para etiquetar el área da la hoja. Resalte las celdas que quiera definir como área de impresión y valla a Insertar > Nombres > Definir. (Las celdas también pueden resaltarse después de abrir el cuadro de diálogo Definir nombres.)

2)En el cuadro de diálogo Definir nombres (Figura 43), 43), dele un nombre al área  y escríbalo en el cuadro de texto. 3)Haga click en el botón Más y marque la casilla de verificación  Área de impresión. impresión . 4)Para 4)Para incluir más de un grupo de celdas en la selección, escriba las áreas adicionales. Por ejemplo, para seleccionar un rectángulo con la celda A3 como la esquina superior izquierda y la celda F20 como la esquina inferior derecha, ingrese ; $A$3:$F$20 o ;A3:F20 (son equivalentes, cualquiera de los dos funciona) después de la selección inicial. Asegúrese de que cada grupo de celdas esté separado por un punto y coma. 5)Haga click en Aceptar  en Aceptar . Nota

El nombre del área no puede contener espacios.

 Figura 43: Cuadro de diálogo Definir nombres. 72

Para imprimir esta área: 1)Valla a Formato > Imprimir rangos > Editar. El área de impresión previamente definida ahora aparece en el menú desplegable debajo de Área de impresión. 2)Selecciona el área de impresión ya definida d efinida y haga click en  Aceptar . Este método puede resultar útil para p ara cambiar rápidamente el área de impresión sin tener que resaltar un gran conjunto de celdas cada  vez.

Saltos de página Definir un área de impresión puede ser una herramienta muy útil, pero a veces puede ser necesario ajustar la impresión de Calc manualmente. Para ese propósito puede usar el salto de página manual. manual. Un salto de página manual le ayuda a asegurarse de que la información se imprima adecuadamente. adecuadamente. Puede insertar un salto de página horizontal por encima, o un salto de página vertical a la izquierda de la celda activa.

Insertando un salto de página Para insertar un salto de página: 1)Ubíquese en la celda donde comenzará el salto de página. 2)Valla a Insertar > Salto manual. manual. 3)Seleccione Salto de fila o Salto de columna dependiendo de sus necesidades. El salto ya se encuentra establecido. establecido. Salto de fila

 Al seleccionar el Salto de fila se creará un salto de página sobre la celda seleccionada. Por Por ejemplo, si la celda activa es H15, entonces el salto se creará entre las filas 14 y 15. Salto de columna

 Al seleccionar el Salto de columna se creará un salto de página a la izquierda de la celda seleccionada. Por ejemplo, si la celda activa es H15, entonces el salto se creará entre las columnas G y H.

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Borrando un salto de página Para remover un salto de página: 1)Ubíquese en una celda contigua al salto que quiera remover. 2)Valla a Editar > Eliminar salto manual. manual. 3)Seleccione Salto de fila o Salto de columna dependiendo de sus necesidades. El salto ya a sido removido. Nota

Puede haber múltiples saltos manuales de fila y columna en la misma página. Cuando quiera removerlos, deberá hacerlo con cada uno individualmente. En ocasiones esto puede resultar confuso, porque aunque pueda haber un salto de columna establecido en la página, cuando valla a Editar > Salto manual el salto de columna puede que esté deshabilitado. Para remover el salto, deberá encontrarse en la celda contigua al mismo. Entonces, por ejemplo, si estableció un salto de columna mientras se encontraba en H15, no podrá removerlo si se encuentra en la celda D15. Sin embargo, podrá removerlo desde cualquier celda en la columna H.

Encabezamientos y pies de página Los encabezamientos y pies de página son porciones predefinidas del texto que se imprimen en la cabecera o al final de una hoja fuera del área de la misma. Los encabezamientos y pies de página están asignados a una hoja o a un estilo de hoja. Los encabezamientos encabezamientos se imprimen en la cabecera de la página y los pies de página al final. Son establecidos de la misma forma.

Estableciendo Estableciend o un encabezam encabezamiento iento o un pie de página Para establecer un encabezamiento o un pie de página: 1)Ubíquese en la hoja donde quiera establecer el encabezamiento o el pie de página. 2)Valla a Formato > Página. Página. 3)Valla a la pestaña encabezamiento (o pie de página). Vea la Figura 44. 44.

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Figura 44: Cuadro de diálogo Encabezamiento. Encabeza miento.

4)Marque la casilla de verificación Activar verificación Activar encabezamiento encabezamiento.. Desde aquí también podrá establecer los márgenes, el espacio y la altura para el encabezamiento o pie de página. Puede marcar el cuadro de verificación Ajuste verificación Ajuste dinámico de la altura para hacer que la altura del encabezamiento o pie de página se ajuste automáticamente. Márgenes

Cambiar el tamaño de los márgenes izquierdo o derecho ajusta que tan lejos esté el encabezamiento o pie de página del borde de la misma. Espacio

El Espacio afecta que tan por debajo o por encima de la hoja se imprimirá el encabezamiento o pie de página. Entonces, si el espacio está establecido en 1.00”, entonces habrá 1 pulgada entre el encabezamiento o pie de página y la hoja. Altura

La altura afecta que tan grande será el encabezamiento o pie de página.

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Apariencia del encabezamiento o pie de página Puede cambiar la apariencia del encabezamiento o pie de página haciendo click en el botón Opciones. Opciones . Esto abrirá el cuadro de diálogo que se muestra en la Figura 45. 45.

 Figura 45: Encabezamiento/Pie Encabezamiento/Pie de página/Fondo página/Fondo Desde este cuadro de diálogo podrá establecer los bordes o el fondo de un encabezamiento o pie de página.

Estableciendo el contenido del encabezamiento o pie de página El encabezamiento o pie de página de una hoja de cálculo de Calc tiene tres columna spara texto. Cada columna tiene diferentes contenidos. Para establecer el contenido del encabezamiento o pie p ie de página, haga click en el botón Editar en Editar en el cuadro de diálogo de encabezamiento o pie de página que se muestra en la Figura 44. 44. Podrá ver, entonces, el cuadro de diálogo que se muestra en la Figura 46. 46.

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 Figura 46: Editar los contenidos del encabezamiento o pie de página. Áreas

Cada área es independiente y puede contener distinta información en ella. Encabezado

En la lista desplegable Encabezado hay varias opciones predeterminadas. Encabezamiento Encabezamient o personaliza personalizado do

 Aquí hay varios botones para añadir elementos personalizados al encabezamiento. Abre el cuadro de diálogo Atributos de texto. Inserta el campo Nombre de archivo. Inserta el campo Nombre de la hoja. Inserta el número de página p ágina actual. Inserta el número total de páginas. Inserta el campo Fecha. Inserta el campo Hora.

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