OpenOffice Calc

Manual de Utilizaci´ on de OpenOffice.org Calc 2.0 on Projeto Libertas-BR

http://www.libertasbr.org.br

19 de abril de 2007

Sum´ ario 1 Visi Visi´ o ń General de Op enOffice.org

4

2 Op enoffice.org Calc 2.0

5

2.1

Primeiros pasos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6

2.1.1

Iniciar el Open penOffice.org Calc 2.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6

2.1.2

La Pantal talla de Open penOffice.org Calc 2.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8

3 Traba jando con el Op enOffice.org Calc

11

3.1 Crear Crear una una nuev nueva a hoja de c´ cálculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11

3.2

Guardar documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

12

3.2.1 .2.1

Guar Guarda dan ndo un docu docume men nto por por la prim primer eraa vez . . . . . . . . . . . . . . . . .

13

3.2.2 .2.2

Guar Guarda dan ndo un docu docume men nto en un nuev uevo form formaato . . . . . . . . . . . . . . . .

15

3.2.3 .2.3

Sola Solame men nte guar guarda dand ndoo un doc documen umento to alte alterrado ado . . . . . . . . . . . . . . . . .

16

3.2.4 3.2 .4

Utiliz Utilizand andoo contra contrase˜ se˜ nas en documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

16

3.3

Documentos existentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

18

3.4

Cerrar un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

20

3.5 Trabajand rabajandoo con m´ as as que una hoja de cálculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

21

4 Entradas de datos en las ho jas de c´ alculo 4.1

22

Celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

22

4.2 Insert Insertand andoo datos datos en en una hoja de c´ alculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

24

4.2.1 4.2 .1

Entra Entrada da de textos textos y n´ umeros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5 F´ ormulas

26 28

5.1 5.1

Conc Concep epto to de f´ ormulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

28

5.2

Fórmulas ormulas y cálculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

29

5.2.1

Signo de igual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

29

5.2. 5.2.22

Adic Adici´ i´ on, on, sustracción, on, multiplicación on y división . . . . . . . . . . . . . . . . .

29

5.2.3

Fórmulas entre hoja ojas de cálculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

31

5.2.4

Trabaja ajando con por porcentaje ajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

37

Utilizando funciones lógicas ogicas y matem´ aticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

40

5.3. 5.3.11

Funci unci´ón SUMA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

40

5.3. 5.3.22

Funci unci´ón MEDIANA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Funci unci´ón on MÍN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

45

5.3

5.3. 5.3.33

2

46

5.3. 5.3.44

´X . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Funci unci´ón on MA

6 Editando do cumentos 6.1 6.2 6.3 6.4

48 49

. . . .

49 49 50 56

6.5 Encabez Encabezami amien ento to y pies pies de p´ agina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.6 Eliminar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

57 58

7 Formateando ho jas de c´ alculo 7.1 Celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.1.1 Combinar celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

60 60 68

7.2 7.3 7.4 7.4 7.5

Deshacer, restau taurar o repet petir tareas Seleccionar celdas . . . . . . . . . . Copiar, Cortar y Pegar . . . . . . . Buscar y reemplazar . . . . . . . .

Cambiando la altura de las filas . . . Cambiando el ancho de las columnas Hoja Hoja de c´ alculo . . . . . . . . . . . . Formate ormateand ando o la la P´ Página . . . . . . . .

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8.9 Insert Insertar ar Funci´ unci´ on . . . . . . . . . . . . . . 8.9.1 Utilizando el Asisten tente: Fu Funciones 8.9.2 Utilizando la ‘Lista de funciones’ . 8.10 Insertando nombres . . . . . . . . . . . . .

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82 82 83 84

8.11 N Nootas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.12 I ns nsertar imagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.13 I ns nsertar Ob je jeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

86 87 87

8.14 Insertando Diagramas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

88

9 Hierramentas 9.1 9.1 Revi Revis´ s´ on on ortogr´ ortográfica... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

91 91

10 Imprimiendo do cumentos 10.1 Definiendo Definiendo el area a´rea de impresión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.2 V is ista preliminar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

93 93 95

A Cr´ editos

96

3

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80 80 81

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Vincular con datos externos... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Insertando s´ımbolos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hiperlance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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79 79 79 79 79 80

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69 69 70 71

saltos en una hoja oja celdas . . . . . . . filas . . . . . . . . columnas . . . . . hojas hojas de c´ alculo .

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8 Insertar 8.1 Insertando 8.2 Insertando 8.3 Insertando 8.4 Insertando 8.5 Insert Insertand ando o 8.6 8.7 8.8

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Cap´ıtulo 1

Visi´ on General de OpenOffice.org on El OpenOffice.org es un conjunto de software para oficina, disponible en más de 30 idiomas. idiomas. Libre y de código odigo fuente abierto, es desarrollado por una comunidad de programadores y simpatizantes del todo mundo. El OpenOffice.org funciona en las principales plataformas disponibles en el mercado, tales como: Microsoft Windows; Mac OS X X11; Solaris; Las distribuciones corrientes GNU/Linux; entre otras. La versión on de OpenOffice.org en la lengua inglesa puede ser bajada del s´ıtio ıtio www.openoffice. org/, las versiones m´ as as ultimas u ´ ltimas en espa˜ nol nol pueden ser bajadas www.es.openoffice.org/, sin cualquieres impuestos de la licencia o del upgrade . La versión on de OpenOffice.org 2.0 (en español), nol), cuál al este manual se basa, fue instalada de los backports del Debian (disponibles en el s´ıtio www.backports.org). ´ El OpenOffice.org es muy versátil atil y trabaja, trabaja, inclus inclusiv ive, e, con document documentos os de MS Office. Office. El dispone de las siguientes herramientas: Procesador Procesador de textos; textos; Hoja de cálculo; alculo; Editor de gráficos aficos de vectores; Creador de presentación; on; Editor HTML; Editor de fórmulas ormulas matemáticas; aticas; Editor de acceso a datos (en desarrollo). Este manual trata exclusivamente de la utilización on de OpenOffice.org Calc, versión on 2.0. 4

Cap´ıtulo 2

Openoffice.org Calc 2.0 El OpenOffice.org OpenOffice.org Calc 2.0 es una hoja de cálculo alculo electrónica onica que permite el usuario cree relatórios, orios, hojas de cuentas, cálculos, alculos, gráficos, aficos, etc. Similar Similar al MS-Excel, MS-Excel, el OpenOffice.org OpenOffice.org Calc tambi´ tambi´ en en permite que el usuario usuario calcule, calcule, analice analice e comunique visualmente sus datos rápidamente apidamente y fácilment aci lmente, e, él el aún un permite la lectura de documentos hechos en otros aplicativos. El Calc puede ser considerado un aplicativo sofisticado y de gran uso, especialmente por sus funciones y decisiones avanzadas de hoja de cálculo, alculo, tales como las herramientas de gráficos aficos utilizadas para generar los gráficos aficos 2D y 3D y las herramientas para proporcionar sofisticadas análisis alisis de datos. El OpenOffice.org 2.0 permite guardar hojas de cálculo alculo en formato OpenDocument, el nuevo patr´ on on inter internac nacion ional al para para documen documentos tos de oficina oficina.. Es un formato formato basado basado en el lengua lenguage ge XML que permite al usuario abrir sus hojas de cálculo alculo en qualquier otro programa compatible con OpenDocumen OpenDocument, t, sin sujetarlos sujetarlos al Calc. ´ tambi´ El en en permite abrir hojas de c´ alculo alculo antiguas de MS-Excel o guardar nuevas ho jas de c´ alculo en formato XLS para enviar a aquellos que todavia utilizan los productos de Microsoft. alculo

5

2.1 2.1 2.1.1 2.1.1

Prim Primei eiro ross paso pasoss Inicia Iniciar r el OpenO OpenOffic ffice.o e.org rg Calc Calc 2.0 2.0

u K → Oficina → OpenOffice.org Haga clic cli c en el icono i cono de OpenOffice.org OpenO ffice.org Calc a trav´ t rav´ es es del men´ Calc (tal como demuestra la figura abajo).

Figura 2.1: Abriendo el OpenOffice.org Calc a través es del menú K

6

Figura 2.2: OpenOffice.org 2.0 Al hacerlo, el OpenOffice.org Calc será abierto: abierto:

7

2.1.2 2.1.2

La Pan Pantal talla la de OpenOffi OpenOffice. ce.org org Calc Calc 2.0 2.0

La ventana principal de OpenOffice.org Calc 2.0, visualizada en la figura abajo, es similar a la ventana de otros editor de planillas existentes en el mercado.

Figura 2.3: La Pantalla del Openoffice.org Calc 2.0

8

Componentes de la ventana principal de OpenOffice.org Calc 2.0 El area de trabajo de OpenOffice.org Calc 2.0 es configurada de la siguinte manera: Barra Barr a de T´ıtulos ıtu los:: Muestra el nombre del aplicativo y los botones para minimizar, maximizar, restaurar y cerrar el aplicativo.

Barra de Menús: us: Presenta los nombres de los menús us para acceder al ´ındice de comandos y de las funciones de OpenOffice.org Calc 2.0.

Barra de Herramientas: Presenta los botones para acceder los comandos básicos de OpenOffice.org Calc 2.0, tales como: abrir, guardar, cortar, copiar, pegar, etc.

L´ınea de entrada: entra da: Presenta las informaciones de una celda espec esp ec´´ıfica, tal t al como fórmulas, ormulas, etc.

Barras de Rolaje: Son usadas para mover y visualizar trozos de tu hoja de cálculo. alculo.

Celda: Una celda es una unidad donde puedes rellenar valores en tu hoja de cálculo. Las celdas son identificadas por n´ umeros de columnas y filas. Las celdas serán explicadas en detalles en la umeros sección on ??. ??.

Hoja activa: Es la hoja de cálculo alculo con la cual el usuario está trabajando. Cuando abres un nuevo documento en el OpenOffice.org Calc, as´ı como en el MS-Excel, aparecen tres hojas. El usuario puede, si desea, trabajar con las tres, o más, as, hojas en conjunto.

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Caja del nombre: Informa en qué celda el cursor está. a. En la figura abajo, abajo, por ejempl ejemplo, o, la caja del nombre nombre indica que la celda A1 (columna A, fila 1) está activa.

Barra de Estado: Presenta el número umero de página, agina, zoom, tipo de texto, etc.

10

Cap´ıtulo 3

Trabajando con el OpenOffice.org Calc 3.1 3.1

Crea Crear r una una nue nuev va hoja hoja de c´ c´ alculo alculo

Haga clic en el botón on en la barr barraa de de her herra rami mien enta tass par paraa cre crear ar una una hoja hoja en blan blanco co en el OpenOffice.org OpenOffice.org Calc. O seleccione seleccione la opci´ on on Archivo → Nuevo en la barra de menú. u. Despu´ Des pués, es, seleccione el tipo de documento que desea crear en el menú secundario (como muestra la figura abajo).

11

Figura 3.1: Menú Archivo → Nuevo → Hoja de cálculo alculo Despu´ es es de seleccionar una de las opciones para crear un nuevo do cumento, será abierto una nueva hoja de cálculo alculo que podrás as editar y utilizar como deseas. La sección on siguiente es sobre un aspecto importante de la edición on de documen documentos tos:: guarda guardarr alteracion alteraciones. es. Ser´ an descritos los procedimientos para guardar documentos por la primera vez, an guardar alteraciones en documentos antiguos, utilizar contraseñas, nas, etc.

3.2 3.2

Guar Guarda dar r docum documen ento toss

Despu´ es es de hacer alteraciones en un del OpenOffice.org Calc, será necesario guardarlas de modo que puedas recuperarlas posteriormente.

12

3.2.1 3.2.1

Guarda Guardando ndo un docum documen ento to por la prim primera era vez vez

Haga clic en Archivo - Guardar como... en la barra de Menú. u.

Figura 3.2: Menú Archivo - Guardar como...

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Aparecer´ a, entonces, la siguiente caja de diálogo: a, alogo:

Figura 3.3: Guardando un documento En ella, deben ser informados: informados: el nombre del nuevo nuevo documento (hoja de c´ alculo), alculo), el lugar (o carpeta) donde lo archivo debe ser guardado, y el formato (o tipo de archivo) que tendrá el nuevo archivo.

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3.2.2 3.2.2

Guarda Guardando ndo un docume document nto o en un nuevo nuevo forma formato to

Siguiendo el mismo procedimiento que fue utilizado para guardar un archivo por la primera vez, cambie la especificación on del formato en “Tipo de archivo”.

Figura 3.4: Guardando un documento en un nuevo formato El formato patrón on (en que son guardadas las hojas de cálculo alculo en el OpenOffice.org Calc 2.0) es el formato ODS o, “Hoja de cálculo alculo en OpenDocument (.ods)”, como muestra la figura arriba. El recurso de cambiar el formato en que los documentos serán an guardados es importante pues permite permite la portabi portabilid lidad ad de los archiv archivos os guarda guardados dos en el OpenOffic OpenOffice.o e.org rg Calc Calc 2.0 2.0.. Con este recurso, es posible guardar archivos en formatos utilizados por otras hojas de cálculo alculo electrónicas onicas disponibles en el mercado (como el MS-Excel, por ejemplo).

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3.2.3 3.2.3

Solament Solamente e guardand guardando o un documento documento alterado alterado

Caso quiera solamente guardar el documento, sin alterar el formato, nombre o carpeta, haga clic en el bot´ on on Guar Guardar dar , en la la barra barra de de herra herramie mient ntas, as, o haga haga clic clic en en la opci´ opci´ on on Archivo → Guardar, Guardar, como muestra la figura abajo:

Figura 3.5: Menú Archivo - Guardar Con eso, las alteraciones hechas en un documento serán an guardadas (y podrán an ser recuperadas recuperadas posteri posteriorm ormen ente). te). El nombre nombre previa previamen mente te dado dado al documen documento to (cuand (cuandoo fue utiliz utilizada ada la opci´ opcion oń “Guardar como...”) será mantenido, as´ as´ı como su localización on en el sistema de carpetas y el tipo (o formato) del archivo.

3.2.4 3.2.4

Utiliz Utilizand ando o contra contrase˜ se˜ nas nas en documentos

Un recurso importante de OpenOffice.org Calc es la opción on de guardar archivos utilizando contrase˜ na. Basta seleccionar la opción na. on “Guardar con contraseña”en na”en la caja “Guardar como”. La figura a seguir muestra esta opción on seleccionada (en la parte inferior izquierda de la ventana):

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Figura 3.6: Guardando un archivo con contraseña na En seguida, haga clic en el botón on “Guardar”. Aparecerá la ventana siguiente:

Figura 3.7: Protegiendo un documento con contraseña na Teclee una contraseña na “Aceptar”.

1

1

para el archivo, confirmas la contraseña, na, y en seguida haga clic en

No olvida la contrase˜ na na del archivo. archivo. Sin ella ser´ a imposible abrir el documento en el futuro.

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3.3 3.3

Docum Documen ento toss exis existe ten ntes tes

Abriendo un documento existente: 1. En la barra de Menú, u, haga clic en “Archivo”y seleccione la opción on “Abrir”.

Figura 3.8: Men´ u Archivo → Abrir

2. O a trav´ es es del botón on

, en la barr barraa de herr herram amie ien ntas. tas.

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3. Ejecutando cualquier una de las opciones arriba, ser´ será abierta la siguiente ventana solicitando la localización on del documento:

Figura Figura 3.9: Abriendo Abriendo documentos Si el documento no está disponible en la carpeta en uso, será necesario localizarlo en la estructura de directorios.

19

3.4 3.4

Cerr Cerrar ar un docum documen ento to

Haga clic en “Archivo”, por la barra de Menú, u, y selecciona la opción on “Cerrar”para cerrar un documento sin terminar el OpenOffice.org Calc (como muestra la figura abajo).

Figura Figura 3.10: Cerrando Cerrando documentos documentos

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Si el documento no está guardado, antes de cerrarlo será abierta una ventana con las opciones: guardar guardar el documento documento (Guardar), (Guardar), no guardar guardar (Rechazar), (Rechazar), o cancelar cancelar la acci´ on on de cerrarlo (Cancelar). Tal como muestra la figura:

Figura 3.11: Ventana de confirmación on Terminar, por la barra de Menú, Haga clic en Archivo → Terminar, u, o pulse la combinación on de teclas + para cerrar el documento y terminar el OpenOffice.org Calc. También en en esto caso será abierta abiert a la caja ca ja de confirmaci´ confirma ción on para guardar el documento, docum ento, si él no fue guardado de antemano.

3.5

Trabajando raba jando con m´ as as que una ho ja de c´ alculo alculo

Un de los recursos más as importantes del OpenOffice.org Calc es la posibilidad de se trabajar con m´ as as que una hoja de cálculo alculo simultáneamente, aneamente, permitiendo la creación on de fórmulas ormulas matem´ aticas aticas que vinculan vinculan las celdas celdas de diferente diferentess ho jas de c´ alculo alculo (el recurso rec urso de crear v´ınculos ınculo s entre celdas ce ldas ser´ se rá abordado en detalles en el cap´ cap´ıtulo 5). Cuando se abre un nuevo documento en el OpenOffice.org Op enOffice.org Calc, él el poseer´ p oseer´ a (normalmente) tres hojas de cálculo. alculo. Es posible aumentar aumentar o disminuir el número umero de hojas. La figura abajo muestra muestra las solapas de acceso a las hojas de cálculo. alculo.

Figura 3.12: Solapas de acceso a las hojas de cálculo alculo Este recurso es muy útil util cuando se hace necesario vincular traba jos, aumentando as´ as´ı la velocidad, precisión on y calidad del trabajo en ejecución. on. Como mencionado, algunos ejemplos de utilización on de hojas de c´ alculo alculo vinculadas ser´ an an provistos después es en este manual.

21

Cap´ıtulo 4

Entradas de datos en las hojas de c´ alculo 4.1

Celdas

Las celdas, como mencionado, son las unidades donde los datos serán an insertados. Es a trav´ es es del rellenamiento de las celdas que el usuario puede utilizar los textos, números, fórmulas ormulas o las funciones de sus hojas de cálculo. alculo. La figura abajo muestra un conjunto de celdas del OpenOffice.org Calc.

Figura 4.1: Celdas del OpenOffice.org Calc

Celda activa - Cualquier celda seleccionada o en edición, on, eso es, donde pueden ser tecleados nuevos datos, o donde serán an corregidos datos ya tecleados. Ella aparece en realce, como en la figura siguiente: Columnas y filas - Son las coordenadas coordenadas utilizadas utilizadas para localizar celdas. celdas. Las columnas columnas están an presentadas en la vertical y son nombradas por letras de A hasta Z, y de AA hasta IV, en un total de 256 columnas. Ya las filas están an presentadas en la horizontal y son numeradas, en un total de 32.000 filas. Entender las coordenadas es fundamental para trabajar con una hoja de cálculo, alculo, sea ella del OpenOffice.org Calc, del Lótus otus 123, o del MS-Excel, pues es con ellas que el usuario puede localizar el contenido de las celdas, bien como crear fórmulas ormulas y funciones. 22

Figura 4.2: Celda activa Haga clic, con el botón on izquierdo del ratón, on, sobre una celda para seleccionarla seleccionarla.. Al hacerlo la ??. celda estará activa, como muestra la figura ??. Percibe que, en la figura, la letra “B- que indica la columna - aparece realzada en lo referente a las otras columnas, as´ as´ı como la fila “1”que aparece en realce en lo referente a las otras filas. Las coordenadas de la celda activa también en son exhibidas en la ca ja de nombre (la figura arriba muestra las coordenadas ’B1’ de la celda activa). Moviendose entre las celdas

- Hay tres formas de moverse entre las celdas:

1. Usando el ratón: on: Haga clic en una celda con el botón on izquierdo del ratón on para seleccionarla. Utilice las barras de rolaje, que están an en la parte inferior y a la derecha de la hoja de cálculo, para moverse a otras partes de la hoja de cálculo. alculo. Haga clic en las flechas flechas de la barra de rolaje para llegar donde desea. 2. Usando el teclado: teclado: Usar el teclado puede ser más as pr´ actico actico que usar el ratón on cuando se mueve entre celdas. Utilice las siguientes teclas:

Teclas

Posicion o ń del cursor

Seta →

Mueve una celda a la derecha.

Seta ←

Mueve una celda a la izquierda.

Seta ↑

Mueve una celda a arriba.

Seta ↓

Mueve una celda a abajo.

Mueve para la celda abajo.

Mueve para la celda a derecha.

+ →

Mueve para la última ultima columna de la fila actual.

+ ←

Mueve para la primera columna de la fila actual.

+

Mueve a la celda A1.

Mueve a el fin de la fila.

Mueve a el inicio de la fila. 23

3. Usando la caja de nombre: nombre:

Haga clic en la ca ja de nombre y pulse las coordenadas de la celda a cuál al desee moverse y en seguida pulse . El cursor irá a la celda deseada autom´ aticamente. aticamente.

4.2

Insert Insertand ando o datos datos en una hoja de c´ alculo alculo

Barra de f´ ormulas ormulas Este recurso es de grande importancia al OpenOffice.org Calc, pues cada vez que se incluye un valor o un texto en una celda los datos tecleados aparecerán atom´ aticamente. aticamente. Es por esta barra que se puede visualizar y corregir los valores o textos insertados en una celda.

Figura 4.3: La barra de fórmulas ormulas exhibe el contenido de una celda La ‘L´ınea ınea de entrada’ presenta dos estados diferentes, que dependen dep enden de la celda seleccionada estar, o no, en edición. on. Cuando se teclea un texto o fórmula ormula en una celda, la ‘L´ ‘L´ınea de entrada’ se presenta de la siguiente manera:

Figura 4.4: L´ınea de entrada entr ada

L´ınea de entrada: entra da: Es donde se visualiza, y/o se edita, el contenido de una celda; Asistente: Funciones: Repres Represen entad tadoo por el bot´ on on asistente de funciones;

, que que permit permitee al usuar usuario io crea crearr fórmu o rmula lass a tra trav´ es e s de un

Rechazar: Representado por el botón on , el e´l permi permite te rech rechaz azar ar un text texto, o, o f´ ormula, ormula, que está siendo tecleado o corregido. Tambi´ en en se puede utilizar ut ilizar la tecla del teclado. Aplicar: Representado por el botón on , el él perm permit itee apl aplic icar ar un text texto, o, o f´ ormula, ormula, que está siendo . tecleado o corregido. Tambi´ en en se puede utilizar ut ilizar las teclas o 1 ,  Cuando un texto o f´ ormula ormula no está siendo tecleado aparecerá la l a siguiente si guiente l´ınea de entrada: 1

En algunos teclados esta tecla es simbolizada por dos flechas sobrepuestas que apuntan a lados opuestos

24

Figura 4.5: L´ınea de entrada entr ada Como se observa por la figura arriba, en el local donde aparece el s´ımbolo de rechazar y aplicar aparecen ahora otros dos s´ımbolos, el de Suma y el de Funci´ on. on. Suma: Es representada por el botón suma en la hoja de cálculo. alculo.

. Es Esta funcion oń facilita la utilización on de las funciones de

Funci´ on: on: Es representada por el botón on

, Este Este recu recurs rsoo faci facili lita ta la opera operaci ci´ón on de f´ ormulas. ormulas.

Estes dos recursos seran mejor explicados en el cap´ cap´ıtulo siguiente F´ ormulas y funciones .

25

4.2. 4.2.1 1

Entr Entrad ada a de de text textos os y n´ umeros umeros

En la area área de trabajo, podrán an ser tecleados caracteres, números, umeros, t´ıtulos, etc., observando algunos detalles: Antes de insertar cualquier texto o fórmula, ormula, active la celda donde desea insertar el valor; Despu´ es es de activar la celda, inserte el texto o fórmula, ormula, pero, preste atención on al tama˜ no no del texto. Caso él el excede la anchura anchura de la celda, él el parecerá ocupar el espacio de la celda a derecha (si no haber ningún un texto o valor). Ejemplo:

Figura 4.6: Insertando datos en una hoja de cálculo alculo En el ejemplo arriba, el texto “Exemplo de digita¸cão”excedi´ ao”excedi´ o el espacio de exhibici´ on on de la celda A2 y ’invadió’ o’ el espacio de la celda B2. Con todo, el texto está enteramente localizado en la celda A2, y no ocupa la celda B2. Caso la celda cel da B2 esté rellenada, rellena da, el texto te xto “Exemplo “Exem plo de digita¸ digi ta¸c˜ cao”no aõ” no será enterament enter amentee exhibid exhi bidoo en la pantalla, pero continuará ocupando ocu pando la l a celda A2 - como co mo se observa ob serva en la l´ınea de entrada.

Figura 4.7: Insertando datos en una hoja de cálculo alculo En la figura arriba, arriba, es posible p osible percibir percibir por la l´ınea de entrada entrada que el texto contenido contenido en la celda A2 contin´ ua ua siendo siendo “Exemplo “Exemplo de digita¸ digitac˜ ção”, ao”, pero es exhibido solamente como “Exemplo de dig”en la pantalla (con una peque˜ na flecha roja al lado del texto 2 ). na Aumen Aumente te la anchu anchura ra de la column columnaa A para para poder visual visualiza izarlo rlo enter enterame amente nte (consu (consulte lte el cap´ cap´ıtulo sobre formateo para saber como hacerlo). 2

Esta flecha roja indica que el texto de la celda no est´ a siendo enteramente exhibido.

26

Es importante resaltar que si hay un número, umero, en vez de lo texto “Exemplo de digita¸c˜ cão”, ao”, en la celda A2 y que si el número umero excediese los l´ımites de la celda, y si hay un texto cualquier en la celda B2, el número umero no ser´ ser´ıa exhibido exhibido en parte de la celda A2. En su lugar ser´ ser´ıan exhibidas exhibidas secuencia secuenciass de ### . . . (como muestra muestra la figura figura abajo):

Figura 4.8: Insertando datos en una hoja de cálculo alculo Este es un mecanismo del OpenOffice.org Calc que evita errores en relación a los n´ umeros umeros debido al tama˜ no no de la celda. Caso sea necesario corregir un texto o valor que tenga sido tecleado en una celda, pulse la tecla o doble clic con el bot´ b otón on izquierdo del ratón on en la celda. En seguid seguidaa el texto, texto, o valo alor, r, rellen rellenado ado ser´ a reeditado reeditado en la l´ınea ınea de entrada. entrada. Utilice Utilice la tecla , las flechas de encaminamiento o . Después es la corrección pulse para aplicar, o para rechazar, la corrección. on. Caso sea necesario excluir todo el contenido de una celda, pulse la tecla con la celda seleccionada.

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Cap´ıtulo 5

F´ ormulas ormulas 5.1 5.1

Conc Concep eptto de f´ ormulas ormulas

Una fórmula ormula permite al usuario hacer una correlación on entre las celdas, posibilitando as´ as´ı la realizaci´ on on de operaciones lógicas, ogicas, matemáticas, aticas, etc. El proceso para introducir una fórmula ormula en una celda es lo mismo utilizado en la inserción on de textos, con todo, hay una diferencia entre lo que es exhibido en la celda y lo que es exhibido en la L´ınea de entrada: entra da: mientras en la celda el usuario ver´ a lo resultado de la f´ ormula, ormula, en la L´ınea ın ea de entra ent rada da ´ el el verá la f´ ormula ormula per se. se. Toda fórmula ormula debe comenzar con el signo ‘=’ (o ‘+’ en algunos casos); si el signo fue omitido, el OpenOffice.org Calc interpretará la fórmula ormula como un texto. Vea abajo un ejemplo de fórmula: ormula: =A1+A2 En la hoja de cálculo: alculo:

Figura 5.1: Utilizando fórmulas ormulas En este caso, se puede observar que la fórmula ormula fue tecleada en la celda B1. Asi el valor contenido en la celda A1 será sumado al valor contenido en la celda A2, y el resultado será presentado en la celda celda B1. En la creaci´ creaci´ on o n de la fórmula ormula se puede utilizar letras minúsculas usculas y may´ usculas usculas para referirse a las celdas. Ventaja:

Una grande ventaja por se trabajar con fórmulas ormulas es porque existe la actualización on autom´ atica cuando se altera algún atica un valor de una celda que pertence a una fórmula, ormula, esto es, si ha alterado alterado el valor de la celda A2, el valor valor de B1 ser´ a alterado alterado automaticam automaticamente ente,, pues este posee una f´ ormula con referencia a A2. Vea abajo: ormula 28

Figura 5.2: Utilizando fórmulas ormulas

5.2 5.2. 5.2.1 1

Formul o ´rmulas as y c´ alcul alc ulos os Sign Signo o de igua iguall

Este signo (=) es de fundamenta fundamentall importancia importancia para la creaci´ on on de fórmulas. ormulas. Como fue dicho, para crear una fórmula ormula es necesario teclear el s´ımbolo ımbolo de igual antes de teclear la fórmula. ormula. El signo de igual también en posibili po sibilita ta la creaci´ cr eación on de un link entre las celdas. Si el usuario teclear, por ejemplo, =A1 en la celda A2 y clicar en él el copi co piar ar´á el valor de la celda A1 a la celda A2, como muestra la figura:

Figura 5.3: Utilizando fórmulas ormulas Perciba que el valor mostrado en la celda A2 es lo mismo de la celda A1, aunque aparece la f´ ormula ormula utilizada en la l´ınea ınea de entrada. Este recurso puede ser muy util u ´ til cuando el trabajo envolve diferentes hojas de cálculo alculo (como será mostrado adelante), o cuando ha necesidad de mostrar un valor en varios puntos de una hoja de cálculo alculo (vale decir que este recurso funciona tanto para valores numéricos ericos cuanto para p ara entradas ent radas de texto). tex to).

5.2. 5.2.2 2

Adic Adici´ i´ on, on, sustracci´ on, on, multiplicaci´ on on y divisi´ on on

El OpenOffice.org Op enOffice.org Calc posibilita la creaci´ on on de fórmulas ormulas utilizando utiliz ando varios operadores opera dores numéricos: ericos: adici´ on, on, sustracción, on, multiplicación, on, divisi´ on on y exponenciación. on. Ahora vea vea como utilizar cada cada un de los operadores: operadores: Adici´ on on Este operador posibilita la suma de valores valores entre las celdas. celdas. El s´ımbolo ımbolo que se debe utilizar en el OpenOffice.org Calc es el signo ‘+’. Por ejemplo: =B5+B9+B15 También en es posible posib le hacer hac er operacione op eracioness de suma s uma utilizan ut ilizando do varias celdas, c eldas, a través es del recurso de AutoSuma. 29

La AutoSuma AutoSuma es es caracteri caracterizada zada por el bot´ on on

. Siga los los pasos pasos para accion accionar ar la AutoSum AutoSuma: a:

1. Posicione Posicione el cursor en la celda en que desea ver el resultado resultado de la suma. 2. Haga clic en el botón on de AutoSuma. Aparecerá la ventana:

Figura 5.4: Utilizando la función on AutoSuma AutoSuma Perciba que el OpenOffice.org Calc crea la fórmula, ormula, marca la área area abarcada por la fórmula, ormula, y exhibe la fórmula ormula en la l´ınea de entrada. 3. En seguida, seguida, pulse y el resultado de la sumatoria aparecerá en la celda. 4. Tambi´ en en es posible p osible hacer sumas utilizando la fórmula ormula =SUMA() . En ella deb e ser tecleado, entre los par´ entesis, entesis, las referencias de las celdas que serán an sumadas. En esta fórmula, ormula, utilice utilice el separador separador ‘:’ (dos puntos) para indicar indicar un interv intervalo alo de suma. Como en la figura abajo: =SUMA(A1:A5) Asi ser´ıan ıan sumadas las celdas A1, A2, A3, A4 y A5. Sust Su stra racc cci´ ión on

Este operador posibilita la sustracción on de valores entre las celdas. El s´ımbolo ımbolo que

se debe utilizar en el OpenOffice.org Calc es el signo ‘-’. Ejemplo: =B5-C5

Multiplicaci´ on on

Este operador posibilita la multiplicación on de valores entre las celdas. cel das. El s´ımbolo ımbolo

que se debe utilizar en el OpenOffice.org Calc es el signo ‘*’. Ejemplo: =B5*C5

Divisi´ on on Este operador posibilita la división on de valores entre las celdas. El s´ımbolo ımbolo que se debe utilizar en el OpenOffice.org Calc es el signo ‘/’. Ejemplo: =B5/B9

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5.2.3

F´ ormulas entre hojas de c´ ormulas alculo alculo

Como dicho, es posible hacer referencia a textos, valores y fórmulas que están an en otras hojas de c´ alculo. alculo. Como ejemplo, vamos analizar una empresa que necesita calcular el valor gastado con transporte y con el personal en los tres primeros trimestres del año. no. Serán an creadas tres hojas de cálculo alculo para hacer este cálculo, alculo, donde la primera será relativa a los gastos con transporte, la segunda será relativa a los gastos con personal, y la tercera ser´ a un informe general de los gastos. La primera hoja, que se refiere a los gastos con veh´ veh´ıculos, será as´ı:

Figura 5.5: Ejemplo: Hoja 1 Perciba que la última ultima l´ l´ınea de cada columna se refere refere al total de gastos gastos con un trimestre trimestre espec´ espec´ıfico. Esta sumatoria, como es posible ver en la l´ınea de entrada, es calculada a trav´ es es de la funci´ on on =SUMA(??:? =SUMA(??:??) ?) .

31

La segunda hoja, que se refiere a los gastos con lo personal, será as´ı:

Figura 5.6: Ejemplo: Hoja 2 En esta hoja tambi´ en en ser´ an an sumado sumadoss los totale totaless de cada cada column columnaa a trav´ trav´ es es de la funci´ funci´ on on =suma(??:??) .

32

En la tercera hoja se encuentra el informe general. 1. En primer lugar debe ser creado creado un esqueleto esqueleto conteniend conteniendoo los espacios espacios para los datos que ser´ an insertados en el informe: an

Figura 5.7: Ejemplo: Hoja 3

2. En seguida, seguida, los valores valores que están an en las otras hojas deben ser insertados en la hoja 3. Siga los siguientes pasos para hacerlo: (a) En la celda B4 de la Hoja 3, haga clic en el signo de igual (=) en la ‘L´ ‘L´ınea de entrada’, o pulse la tecla < = > (igual) de su teclado. (b) En seguida, haga clic en la solapa de la Hoja 1 y seleccione la celda B8, ahora pulse .

(c) El siguiente siguiente resultado aparecer´ aparecer´ a en la Hoja 3:

33

Figura 5.8: Ejemplo: Hoja 3 (rellenando la hoja de gastos) (d) Perciba que en la L´ınea ınea de entrada aparece la fórmula ormula =Hoja1.B8 , que representa representa el nombre de la hoja de cálculo alculo (en lo caso Hoja 1) y la celda fuente de la hoja (en lo caso B8).

34

3. As´ As´ı, completando completando la hoja con las referencias referencias de las hojas 1 y 2, el informe informe de gastos gastos estará de la siguiente forma:

Figura 5.9: Ejemplo: Hoja 3 (hoja con datos rellenados)

35

4. Por fin el informe informe de gastos gastos estar´ a de la siguiente forma cuando completar las l´ıneas de suma:

Figura 5.10: Ejemplo: Hoja 3 (hoja completa)

5. Vale resaltar, resaltar, adem´ as, as, que los mismos procedimientos po dr´ dr´ıan ser aplicados en informes y fórmulas ormulas m´ as as complejos.

36

5.2.4 5.2.4

Trabajand rabajando o con con porcen porcentajes tajes

Porcent Porce ntaje aje en una tabla tabla La inserción on de porcentajes en una tabla o en un informe puede facilitar mucho la lectura de sus datos. El procedimiento esencial para calcular la porcentaje de un valor en relación a otro es la siguiente: 1. Inserte Inserte un signo de igual (=) en la celda la cual usted desea ver el resultado presentad presentado; o; 2. Haga clic en la celda que contiene contiene el valor parcial parcial (o el valor valor sobre el cual usted desea saber la porcentaje); porcentaje); 3. Divida el valor valor de la celda anterior anterior por el valor total (o valor valor de referencia referencia de la operaci´ operación); on); 4. Pulse ;

5. Haga clic en el botón on

.

En seguida, observe ejemplos de cálculo alculo de porcentaje: porcentaje:

37

En primero lugar, há una hoja de cálculo alculo donde será calculado cual porcentaje del total corresponde responde a parcial: parcial:

Figura 5.11: Calculando porcentaje - 1 Siguiendo Siguiendo los pasos arriba, haga clic en igual y en seguida seguida ser´ a efectuada efectuada la divisi´ divisi´ on o n de B1 por B2. Como es posible observar observar en la ‘L´ ‘L´ınea de entrada’ entrada’ fue pulsada pulsada la siguiente fórmula ormula para calcular el porcentaje: =B1/B2

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Figura 5.12: Calculando porcentaje - 2

En seguid seguida, a, utilic utilicee el bot´ on on (en (en la barr barraa de herr herram amie ien ntas) tas) para para asig asigna narr form format atoo de ´ altera el formato del resultado da división, porcentaje al resultado. El on, exhibiendo el valor como un porcentaj porcentaje. e. Hag Hagaa la divisi´ divisi´ on normalmente ( =B1/B2 , en lo caso arriba) y pulse este botón on on sobre la celda seleccionada para efectuar la operación.

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Figura 5.13: Calculando porcentaje - 3

5.3 5.3

Util Utiliz izan ando do funci funcion ones es l´ ogicas ogi cas y matem´ mate m´ aticas atic as

Funciones son utilizadas para hacer el proceso de creación de fórmulas ormulas que envuelven cálculos alculos complejos y con muchos valores más as fácil. acil. Existen Existen funciones funciones para cálculos alculos matemáticos, aticos, financieros, financie ros, estad esta d´ıstico ıst icos, s, lógicos, ogicos, etc. La funci´ on on =SUMA(A1:A1 =SUMA(A1:A10) 0) , por ejemplo, ejemplo, indica que ser´ an an sumados los valores del intervalo A1 incluso A10, sin que sea necesario pulsar las coordenadas de cada celda (en el caso A1, A2, A3, A4, A5, A6, A7, A8, A9 y A10) a ser sumada. Es importante recordar que toda funci´ o n debe comenzar con el signo de igual on (=).

5.3. 5.3.1 1

Funci unci´ ´ on on SUMA

Esta función on tiene por ob jetivo jetivo facilitar trabajos trabajos de sumatoria sumatoria de valores. valores. Haga clic en la celda la cual desea insertar la función on para ejecutarla (considerando que los datos que serán an sumados ya foram insertados en la hoja de cálculo alculo). ). En seguid seguida, a, haga clic en el bot´ on on del ‘Asistente: Funciones’ . Ser´ a abierta la siguiente ventana:

40

Figura 5.14: Ejemplo de uso de la función ‘SUMA’ - 1 En la ventana abierta, busque y seleccione la función ‘SUMA’. Observe que a la derecha de la ventana es exhibido el nombre de la función, on, su sintaxis esencial y una breve explicación on sobre la misma.

41

Figura 5.15: Ejemplo de uso de la función ‘SUMA’ - 2 Haga clic en el botón on ‘Siguiente’ para proseguir. El formato de la ventana será alterado y serán an exhibidos campos donde será posible definir las celdas envueltas en la fórmula. ormula.

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Figura 5.16: Ejemplo de uso de la función ‘SUMA’ - 3

Tambi´ Tamb ién en ser´ se rá posible clicar en el botón o n ‘Red ‘Reduc ucir ir’’ . Al hace hacerl rlo, o, el ‘Asi ‘Asist sten ente te:: Fun Funci cion ones es’’ ser´ a minimizado, permitiendo la selección on de las celdas a trav´ es es del ratóon, n, como muestra la figura abajo:

43


Haga clic en el botón o n ‘Aum ‘Aumen enta tar’ r’

para para volv volver er a la vent ventan ana. a. El ‘Asi ‘Asist sten ente te:: Func Funcio ione nes’ s’

ser´ a reabierto. Haga clic en ‘Aceptar’. El resultado resultado será exhibido en la celda que fue seleccionda en el primero paso.

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5.3. 5.3.2 2

Funci unci´ ´ on on MEDIANA

Esta función on tiene por objetivo calcular calcular la mediana entre valore valoress diferentes. diferentes. Teclee la fórmula ormula =MEDIANA(v =MEDIANA(valore alores) s) y pulse para accionarla, o utilice el ‘Asistente: Funciones’. Siga los mismos pasos descritos para la función on suma, cuando utilizando el ‘Asistente: Funciones’. Pero seleccione la función on ‘MEDIANA’ en vez de seleccionar la función ‘SUMA’:

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Figura 5.19: Ejemplo de uso de la función on ‘MEDIANA’ Perciba que en la celda B12 aparece la mediana de los valores contenidos entre las celdas B5 y B9, y que la L´ınea de entrada exhibirá la f´ ormula ormula con la función on ‘MEDIANA’.

5.3. 5.3.3 3

Funci unci´ ´ on on M´ IN

Esta función on tiene por objetivo informar informar el valor valor m´ınimo ınimo de un cierto cierto grupo de valores valores.. Teclee eclee =MÍN(valo IN(valores res)) y pulse pulse para accionar la función. o n. O, enton entonce ces, s, siga siga los pasos pasos por el ‘Asistente: Funciones’: 1. Seleccione Seleccione la celda donde desea exhibir el resultado; resultado; 2. Haga clic en el botón on ‘Asistente: Funciones’; 3. Busque Busque la funci´ on on ‘MÍN’ en el ´ındice ındice de funciones y haga clic en el botón on ‘Siguiente’; 4. Haga clic en el botón on ‘Reducir’ y seleccione el intervalo de celdas relacionadas a fórmula en la hoja de cálculo; alculo; 5. Haga clic en el botón on ‘Aumentar’ ‘ Aumentar’ y, después, es, en e n el botón on ‘Aceptar’ cuando en el ‘Asistente: Funciones’. Siguiendo los pasos anteriores tenemos como resultado:

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Figura 5.20: Ejemplo de uso de la función on ‘MÍN’ Perciba que los pasos descritos arriba son los mismos pasos que fueron seguidos para las funciones ‘SUMA’ y ‘MEDIANA’. Perciba, además, as, que la celda B13 fue registrada como el menor valor entre las celdas selecciondas, mientras la ‘L´ ‘L´ınea de entrada’ exhibe la sintaxis de la fórmula. ormula.

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5.3. 5.3.4 4

´ Funci unci´ ´ on on MAX

Esta función on tiene por objetiv objetivoo exhibi exhibirr el ma mayo yorr valo alorr de un cierto cierto grupo de valo alores res.. Teclee eclee ´ =MAX(valores) , o siga los pasos descritos en las fórmulas ormulas anteriores, pero seleccione la función on ´ ‘MAX’ en el ´ındice ındice de funciones f unciones::

´ Figura 5.21: Ejemplo de uso de la función on ‘MAX’

48

Cap´ıtulo 6

Editando documentos 6.1 6.1

Desh Deshac acer er,, resta restaur urar ar o repet repetir ir tare tareas as

Esta opción on permite al usuario deshacer una tarea espec´ espec´ıfica, o, entonces, restaurar una tarea que hab´ıa ıa sido sid o deshecha. desh echa. Observaci´ on: on: el ´ıtem ıtem ‘Restaurar’ ‘Restau rar’ solo será activado después es que el recurso ‘Deshacer’ fue utilizado. Para acceder a esta opción: on: haga clic en ‘Editar’ en la Barra de Menús; us; haga clic en ‘Deshacer’ para cancelar una acción, o en ‘Restaurar’ para restaurar una acción on deshecha;

o util utilic icee los los boto botone ness ‘Des ‘Desha hace cer’ r’

6.2 6.2

, y/o y/o ‘Res ‘Resta taur urar ar’’

en la Ba Barr rraa de Herr Herram amie ien ntas. tas.

Sele Selecc ccio iona nar r celd celdas as

Este recurso es muy utilizado para editar las celdas de una hoja de cálculo, alculo, una vez que p osibilita osibilita selecciona seleccionarr celdas celdas que podr´ p odrán an ser recortadas, copiadas, pegadas, o borradas en el futuro. Existen dos caminos para seleccionar celdas: Por el ratón: on: Pulse el botón on izquierdo del ratón on y arrastre el puntero sobre las celdas que desea seleccionar. Haga clic en el n´ umero umero de la l´ınea, o en la letra de la columna, columna, para seleccionar seleccionar solamente solamente una l´ınea ınea o columna. c olumna. Haga clic cli c en el b otón on que se localiza en la junta de las l´ıneas ıneas y columnas para seleccionar toda la hoja de cálculo. alculo. Por el Teclado: Con la tecla 1 pulsada, recorra, usando las flechas direccionales ( ←, →, ↑ y ↓), por 1

En algunos modelos de teclado esta tecla es marcada por una flecha apuntando para cima ⇑

49

las celdas que desea seleccionar. Pulse la combinación de teclas + , o seleccione la opción on Seleccionar Seleccionar todo en el men´ u Editar por la Barra de Menú para seleccionar toda la hoja de cálculo. alculo.

6.3 6.3

Copi Copiar ar,, Cor Corta tar r y Peg Pegar ar

Cortar El recurso ‘Cortar’ ‘Cortar’ permite mover mover el contenido contenido de una celda para otra. Cuando Cuando se corta una o m´ as as celdas su contenido va para la área area de tranferencia, posibilitando p osibilitando que este contenido sea transferido (o pegado) en otra(s) celda(s). Antes de accionar este recurso el usuario debe seleccionar las celdas que desea cortar. Existen tres formas de utilizar esta función: on: a trav´ t rav´ es es del Men´ u , por el Teclado, y por los u, botones botones de la Barra Barra de Herrami Herramien entas tas.. Selecc Seleccion ionee el trecho trecho que desea desea cortar cortar y siga siga un de los siguientes procedimientos: Por el Menú: u: Cortar. Haga clic en Editar - Cortar. Por el Teclado: Seleccione las celdas que serán an cortadas y, en seguida, pulse la combinación on de teclas +. Por la Barra de Herramientas: Haga clic en el botón ‘Cortar’

.

Cuando cortar una celda, su contenido será borrado de la área area de trabajo del OpenOffice.org Calc y irá para la area área de transferencia. Observaci´ on: on: Si, después, es, otra selección on de celdas for cortada o copiada, el OpenOffice.org Calc perderá la selección on que se encontraba en la área area de transferencia. Copiar celdas Este recurso es semejante al recurso ‘Cortar’, con la diferencia que él el no borra la(s) celda(s) celda(s) selecciona seleccionada(s), da(s), simplement simplementee copiando copiando la selecci´ selecci´ on o n para la área area de transferencia. Existen cuatro formas de utilizarlo: Por el Menú: u: Haga clic en ‘Editar’ en la barra de Menú y, en seguida, seleccione la opción on ‘Copiar’. Por el Teclado: Seleccione las celdas que desea copiar y, en seguida, utilice las teclas de atajo +. Por la barra de herramientas: Haga clic en el botón ‘Copiar’

.

Por el marcador de celdas: Un recurso muy interesante de la Hoja de cálculo es la posibilidad de usar el marcador de la celda para copiar un valor de una celda a otra. 50

El marcador de la celda es un pequeño no cuadrado exhibido en la esquina inferior derecha de la celda activa, como muestra la figura abajo:

Figura 6.1: El marcador de la celda, destacado por el c´ırculo en ro jo Haga clic con el botón on izquierdo del ratón on en el marcador de la celda y arrástrelo astrelo a las celdas en que desea desea hacer la copia. copia. Pero Pero solo es posible posible copiar copiar para las celdas celdas que están an arriba, abajo o al lado de la celda copiada. En el caso abajo el valor valor de la celda A1 fue arrastrado arrastrado para las celdas A2 y A3. El cuadro en amarillo muestra el contenido de la última ultima celda copiada. Al soltar el botón on del ratón on el contenido será copiado para las celdas se˜ naladas: naladas:

Figura 6.2: Copiar a trav´ es es del marcador Figura 6.3: Copia hecha a trav´ es es del marcador

51

Cuando se utiliza este procedimen procedimento to para copiar copiar n´ umeros el OpenOffice.org Calc cambia los umeros n´ umeros umeros copiados. copiados. Luego, Luego, si la celda inicial inicial era 5, la primera copia copia hecha por el marcador marcador ser´ a 6, la segunda 7 y as´ as´ı sucesivamente. sucesivamente. Eso ocurre porque toda vez que se copia utilizando el marcador con valores, el OpenOffice.org Calc comprende que ese valor debe ser ajustado por el número umero un - sea la copia en la vertical o en la horizontal. Para que eso no ocurra es necesario señalar un grupo de celdas con contenidos iguales, señale nale este grupo y arrástrelo astrelo hasta el lugar deseado. Exemplo:

Figura 6.4: Utilizando marcador de célula elula Figura 6.5: Copia hecha a través es del marcador

52

En el caso arriba, el número umero 12 fue tecleado en dos celdas consecutivas, las cuales fueron seleccionadas y copiadas utilizando el marcador. Como se puede ver, en ese caso el contenido copiado hasta la celda 5 no sufrió ninguna ninguna alteraci´ alteraci´ on. on. Copiar f´ ormulas ormulas La copia de fórmulas ormulas es muy interesante e importante porque optimiza una s´ erie erie de trabajos a ser executados executados.. Eso ocurre porque al crear crear relatorios relatorios y plantilla plantilla la misma f´ ormula ormula es utilizadas utilizadas muchas muchas veces en varios varios puntos. puntos. Entonces, Entonces, copiar fórmulas ormulas suelen reduzir sustancialmente el trabajo. En la hoja de cálculo alculo abajo fueron calculadas las sumatorias de las columnas B y C. En vez de construir nuevas fórmulas ormulas para calcular los valores de los otros campos es posible copiar las f´ ormulas para eses campos, utilizando el teclado, el ratón, ormulas on, la Barra de menú, u, y/o el marcador de la celda.

Figura 6.6: Copiando fórmulas ormulas

Figura Figura 6.7: Copia de fórmula ormula hecha hecha a trav´ través es del marcador

53

Cuando copiadas, las fórmulas ormulas serán an cambiadas autom´ aticamente. aticame nte. As´ As´ı, la f´ f ormula o´rmula que en B4 es representada por [ =SUMA(B1:B3) ], será alterada para [ =SUMA(C1:C3) ] al ser copiada para la celda C4, resultando en la sumatoria de la columna C. Referencias Referencias Absolutas Absolutas Pero, hay casos en que será necesario hacer copias de fórmulas ormulas de la manera exacta como ellas estaban, es decir, hacerlas sin alterar las referencias originales. Ejemplo: Se calculó el valor de la porcentaje que cada produto representa en relación on al total apurado en la hoja de cálculo. alculo. Se debe comparar comparar el valor de cada produto con el valor valor total para calcular calcular la porcentaje. El total debe ser indicado por una referencia absoluta. Al hacer una primera fórmula ormula y copiarla sin se˜ nalar la celda que indica el valor total - en el nalar caso, B10 - como referencia absoluta, el OpenOffice.org Calc actualizará los valores en las otras f´ ormulas, resultando en errores, como muestra la figura abajo. ormulas,

54

Figura 6.8: Referencia absoluta - 1 En el ejemplo arriba, la primera fórmula ormula hecha hecha fue =B4 =B4/B1 /B10 0 , ella ella divide divide el valo alorr de una parcial por el total e informa la porcentaje. Sin embargo, al copiar la fórmula ormula para las otras celdas las referencias fueron cambiadas, generando nerando un error. error. Por ejemplo, ejemplo, en la celda C6 (en realce realce en la figura) ser´ ser´ıa esperado la divisi´ división on =B5/B10 , pero como la referencia para el valor total fue cambiada, la fórmula obtenida por la copia fue =B5/B =B5/B11 11 . Resuelva este problema señalando nalando la referencia (B10) de la celda que contiene el valor total como referencia absoluta. Para hacerlo teclee el s´ımbolo “ ”antes y despu´ desp ués es de la letra let ra que qu e informa inf orma la referencia de la celda, luego pulse . As´ As´ı, al hacer la copia de la f´ ormula para una otra celda, esta mantenerá la celda que fue ormula se˜ nalada como absoluta, tal cual se ver en el ejemplo. nalada

55

Figura 6.9: Referencia absoluta - 2 Como se ver en el ejemplo, solamente el valor de B7 fue cambiado, mientras la referencia que indica el valor total ( B B10) fue mantenida. Pegar Este recurso pega el contenido de la área de transferencia para la posición on actual del cursor, podiendo pegar celdas, figuras y/o tablas. Siga estes pasos para pegar: Por el Menu Ponga el cursor donde desea pegar el texto, en seguida elige en Editar → Pegar por la Barra de Menu. Por el teclado Ponga Ponga el curso donde desea pegar el texto y, despu´ es, es, utilice utilice las teclas de atajo + . Por la Barra de Herramienta Ponga el cursor donde desea pegar el texto, después es utilice el bot´ b otón pegar

6.4 6.4

.

Busc Buscar ar y ree reemp mpla laza zar r

Un recurso muy util del OpenOffice.org Calc es la posibilidad de buscar, y reemplazar cuando quiera, palabras o trozos de texto r´ apidamente. apidamente. 56

reemplazar, si preferir, utilice Haga la busqueda del texto por el Menu Editar - Buscar y reemplazar, las teclas de atajo +).

Figura 6.10: Buscar y reemplazar

en el campo ‘Buscar’ teclee la palabra o el número que desea buscar; en el campo ‘Reemplazar por’ teclee la palabra o el número que desea reemplazar (campo no obligatorio); las ocurrencia de la palabra o del número umero serán an exhibidas individualmente clicando en el bot´ on on ‘Buscar’; las palabras o los n´ umeros umeros serán an cambiados todos al mismo tiempo clicando en el bot´ on on ‘Reemplazar todo’.

6.5

Encabezamien Encabezamiento to y pies de p´ agina agina

Este comando permite al usuario definir y formatar el encabezamiento y los pies de página del archivo en edición. on. Hag Haga a clic en Editar - Encabezamiento y pies de p´ agina... agina... por la Barra de Menu para ejecutarlo. La caja de diálogo alogo del encabezamiento y de los pies de página es dividida en 3 partes, tal como muestra la figura:

57

Figura 6.11: Encabezamientos y pies de página agina Estas 3 partes corresponden a los locales donde serán an insertados el encabezamiento y los pies de páginas aginas (a la izquierda, a la derecha o en el centro de la hoja de cálculo). alculo). La caja es igual tanto para configurar el encabezamiento como para configurar los pies de p´ agina. Haga clic en las solapas y elija ‘Encabezamiento’ o ‘Pie de página’ agina. agina’ para alternarlos.

Figura 6.12: Encabezam./Pie de página agina Los botones de personalización on que parecen en el medio de esta caja de diálogo facilitan el trabajo de inserción on y configuración on del encabezamiento o del pie de página. agina. Ellos posibilitan posibilitan el cambio cam bio del tipo de letra; letra; la inserci´ inserci´ on on de nombres, nombres, como el nombre nombre del archivo archivo,, el nombre nombre de la hoja de cálculo; alculo; el d´ıa; la fecha; etc.

6.6 6.6

Elim Elimin inar ar

Eliminar contenidos Este recurso tiene la misma función on de la tecla del teclado que permite eliminar eliminar el contenido contenido de una celda. Utilice Utilice está funci´ on on clicando en Editar - Eliminar contenidos... por la Barra de Menu. 58

Eliminar Eliminar celdas... celdas... Este recurso permite eliminar o mover una selección on de celdas, l´ıneas, y/o columnas. Las celdas que se encuentraban abajo o a la derecha de las celdas eliminadas ocuparán an sus espacios. Elija la l´ınea o columna que desea eliminar y haga clic en Editar - Eliminar celdas... por la Barra de Menu. En seguida, la l´ınea o columna eligida ser´ a eliminada. Caso no haya eligido una l´ınea o una columna, parecerá la siguiente ventana:

Figura 6.13: Eliminar celdas En este caso el OpenOffice.org Calc preguntará lo que el usuario desea hacer. hacer. Entonces, Entonces, elija la opción on que desea y haga clic en ‘Aceptar’.

59

Cap´ıtulo 7

Format ormatean eando do hojas ho jas de c´ alculo alculo 7.1

Celdas

Por la opción on Formato → Celdas... es posible configurar una o más as celdas cambiando caracter´ ter´ısticas tales como: fuente, su tama˜ no no y su estilo; alineación; on; fondo; borde; entre otros. Eligiendo está opción on será abierta la ventana de ‘Formato de celda’ en la cual hay varias solapas que permiten señalar nalar parámetros ametros distintos.

Figura 7.1: Formato celda Abajo sigue una explicación on sobre cada una de las solapas:

60

N´ umeros: umeros: En esta solapa, pueda señalar nalar el formato de los números: umeros: formato formato de moneda, moneda, porcentaje, porcentaje, hora, fecha, ciencia, etc. Tambi´ en en es posible señalar nalar el idioma que será utilizado en cada celda.

Figura 7.2: Formateando n´ umeros umeros

61

Fuente: En esta solapa, pueda señalar nalar el tama˜ no de la letra, su fuente (tipo de letra) y el idioma de no la hoja de cálculo. alculo.

Figura 7.3: Formateando fuente

62

Efectos de fuentes: En esta esta solapa solapa,, pueda pueda se˜ nalar nalar alg alguno unoss efecto efectoss en los caracter caracteres es com como: o: atribu atribuir ir tipos tipos de subrayado, cambir el color de la fuente, etc.

Figura 7.4: Formateando efectos de fuente

63

Alineación: on: En esta solapa, pueda elijir como el texto parecerá en la posición on horizontal de la celda (justificado, centrado, derecha, izquierda), en la posición on vertical de la celda (arriba, abajo, centrado), asi como la orientación on del texto.

Figura 7.5: Formateando alineación on de la fuente en las celdas

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Borde: En esta solapa, se encuentra la opción on de configurar el borde de una o más as celdas, cambiando la espesura esp esura de la l´ınea ınea del borde, la opci´ op ción on de sombra y el color de la l´ınea.

Figura 7.6: Formateando bordes

65

Fondo: En esta solapa, pueda se˜ nalar el color de fondo de la celda. nalar

Figura 7.7: Formateando Fondo

66

Protecci´ on on de celda: En esta solapa, pueda crear una protección on para la celda. Pero, esta opción on solo será activada caso el archivo archivo est´ e protegido posteriormente. Es patrón on que qu e todas to das las l as celdas cel das est´ e stén en se˜ se naladas n ˜ aladas como protegidas al crear una nueva hoja de cálculo. alculo. Tambi´ en en es posible ocultar la impresión on de las celdas que desea, de las fórmulas ormulas u ocultar todo.

Figura 7.8: Formateando protección on de celdas

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7.1.1 7.1.1

Combin Combinar ar celda celdass

Este recurso permite unir celdas seleccionadas por el usuario. Señale nale las celdas que desea combinar y haga clic en Formato - Combinar celdas → Combinar celdas por la Barra de Menu. Enseguida, las celdas se˜ naladas naladas serán an automaticamente unidas en una sola celda, como muestra la figura abajo:

Figura Figura 7.9: Combinand Combinandoo celdas celdas Fijase que, en la figura arriba, no hay división on entre las celdas A1. A2, B1, B2, C1 y C2. Una vez que las celdas fueron combinadas, ellas pasan a comportarse como una sola celda. Tambi´ en en puede combinar las celdas por medio del botón on

68

.

7.2 7.2

Cam Cambian biando do la la alt altur ura a de las las filas filas

Haga clic en una celda, para ajustar la altura de una fila, o en un agrupamiento de filas, para ajustar la altura de varias filas al mismo tiempo. Al clicar en el menú Formato - Fila - Alto... ser´ a abierta la siguiente ventana:

Figura 7.10: Altura de fila En esta ventana ventana teclee teclee la altura que desea para la(s) fila(s) en cent cent´ımetros ımetros y haga clic en ‘Aceptar’. Tambi´ en en es posible a justar la altura de la fila con el rat´ on. on. Haga clic cli c en el l´ımite ımite entre e ntre dos filas, fil as, entre los n´ umeros, y arrastre el ratón umeros, on para arriba o para abajo aba jo manteniendo el bot´ b otón on izquierdo pulsado.

7.3 7.3

Cam Cambian biando do el anc ancho ho de las las colu column mnas as

Seleccione Seleccione la columna o agrupamien agrupamiento to de columnas columnas para formatear su(s) ancho(s). ancho(s). Enseguida, Enseguida, se˜ nale nale Formato - Columna - Ancho... por la Barra Barra de Menu. Menu. Hac Hacien iendo do esto ser´ a abierta la siguiente ventana:

Figura 7.11: Ancho de columna En esta ventana teclee el ancho que desea para la(s) columna(s) en cent´ cent´ımetros y haga clic en ‘Aceptar’. Tambi´ en en es posible cambiar el ancho de la columna con el ratón. on. Haga clic en el l´ımite entre dos columnas y arrastre el ratón on para los lados manteniendo el botón on izquierdo pulsado.

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7.4

Hoja oja de c´ alculo alculo

Haga clic en Formato - Hoja, Hoja, por la Barra de Menu, para cambiar el nombre, ocultar o mostrar la hoja de cálculo alculo seleccionada. Haciendo esto parecerá el siguiente submen´ u: u:

Figura 7.12: Formatear Hoja En él, el, las l as principal pri ncipales es opciones op ciones serán an las siguientes: Cambiar nombre...: permite cambiar el nombre de la hoja señalada nalada (o en uso). Una ventana será abierta donde podrá teclear el nuevo nombre de la hoja. Ocultar: permite ocultar la hoja señalada. nalada. Haga clic en Mostrar para volver a verla. Mostrar: exhibe hojas que fueron ocultadas.

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7.5

Formateando la P´ agina agina

Se˜ nale nal e la opci´ op ción on Formato - Págin ag ina. a...., por la Barra de Menu, para formatear todas las configuraciones que corresponden a la página agina del archivo como, por p or ejemplo: marg´ enes, enes, plano de fondo, formato de papel, borde de las celdas, encabezamiento y pie de página. Ser´ a abierta la siguiente ventana:

Figura 7.13: Formateando la página agina En esta ventana, las solapas muestran:

71

Administrar: Permite Permite configurar configurar el estilo de ho ja. En la sección on Contiene es exhibido un resumen de todas las configuraciones pertecentes a la página. agina.

Figura 7.14: Formato - Página... agina... - Administrar

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Página: agina: En el OpenOffice.org Calc hay configuraciones predefinidas para los diferentes formatos de ´ permite configurar manualmente el formato de la hoja, incluso el formato del papel papel. El y sus dimensiones, bien como las dimensiones de los márgenes. argenes.

Figura 7.15: Formato - Página... agina... - Página agina Por los campos que parecen en la sección ‘Márgenes’ argenes’ (Izquierdo, Derecho, Arriba, Abajo) es posible cambiar los márgenes argenes de la hoja. Este recurso es muy útil util al elaborar trabajos que demandan una configuaración on adem´ as as de la predefinida. Por el campo ‘Formato de papel’ puede cambiar el tamaño no patr´ on on de papel. En ‘Orientaci´ ‘Orientaci´ on’ on’ puede cambiar la exhibición on de la hoja entre: ‘Vertical’ y ‘Horizontal’.

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Borde: Por el campo ‘Disposición on de l´ıneas’ puede eligir formatos predeterminados de borde o eligirlos manualmente. Por el campo ‘L´ ‘L´ınea’ puede eligir su espesura y su color. Por el campo ‘Distancia al texto’ puede definir la distancia entre el texto y el borde. Por el campo ‘Sombra’ puede eligir un formato de sombra para su hoja.

Figura 7.16: Formato - Página... agina... - Borde

74

Fondo: Permite cambiar el color de fondo de la hoja, o insertar una imagen.

Figura 7.17: Formato - Página... agina... - Fondo

75

Encabezamiento: Permite formatear el encabezamiento cuanto al espacio, altura (ajuste dinámico amico de la altura), margen izquierdo y derecho, bien como eligir contornos y fondo del encabezamiento.

Figura 7.18: Formato - Página... agina... - Encabezamien Encabezamiento to

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Pie de página: agina: Permite formatear el pie de página agina cuanto al espacio, altura (ajuste dinámico amico de la altura), margen izquierdo y derecho, bien como eligir contornos y fondo del pie de página. agina.

Figura 7.19: Formato - P´ agina... agina... - Pie de página agina

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Hoja: En esta solapa hay campos que permiten la realiazación on de distintas distintas tareas como: ‘Orden ‘Orden de páginas’, aginas’, posibilita cambiar la disposición on de las paginas de la hoja; ‘Imprimir’, posibilita eligir lo que desea imprimir; ‘Escala’, posibilita ajustar la hoja al formato del papel, aumentando o disminuyendo el factor de escala.

Figura 7.20: Formato - Página... agina... - Hoja F´ıjase que los rangos exhibidos en el monitor son distintos de los que ser´ an an imprimidos.

78

Cap´ıtulo 8

Insertar 8.1 8.1

Inse Insert rtan ando do sal salto toss en una una hoja hoja

Los l´ımites de las p´ aginas aginas serán an definidos automaticamente mientras la hoja es rellenada, pero es posible insertar divisiones y/o saltos, entre las filas y las columnas, manualmente. Señale nale Insertar - Salto manual → Salto de fila o Salto de columna por la Barra de menú para insertar una división on entre filas y/o columnas.

8.2 8.2

Inse Insert rtan ando do celd celdas as

Posibili Posibilita ta insertar celdas en la hoja. Observe Observe que si no hay referencias referencias absolutas absolutas - ver secci´ sección on 6.3 en su hoja todas las formulas serán an ajustadas automáticamente aticame nte con la inserci´ i nserción on de la(s) nueva(s) celda(s). Señale nale Insertar - Celdas... por la Barra de menú para insertar una nueva celda.

8.3 8.3

Inse Insert rtan ando do filas filas

Elija el local donde desea insertar una fila en blanco y enseguida señale Insertar - Filas por la Barra de menú. u. La nueva fila será insertada arriba de la celda activa.

8.4 8.4

Inse Insert rtan ando do colu column mnas as

Elija el local donde desea insertar una columna en blanco y enseguida señale nale Insertar - Columnas por la Barra de menú. u. La nueva columna será insertada a izquierda de la celda activa. 79

8.5 8.5

Inse Insert rtan ando do hojas hojas de de c´ c´ alculo alculo

Haga clic en Insertar - Hoja Ho ja de c´ alculo alc ulo... ... para insertar una nueva hoja de cálculo alculo en el archivo en cual está traba t rabajando. jando. En relación on al MS-Excel, este recurso posee algunos avanzos tales como: la posibidad de insertar m´ as que una hoja, eligir un nombre para la hoja, y crear una hoja a partir de un archivo existente. as

8.6 8.6

Vinc Vincul ular ar con con dat datos os ext exter erno nos. s... ..

Al acceder el Menú Insertar - Vincular Vincular con datos externos... ser´ a abierta una ventana donde el usuario podrá importar datos de otros archivos.

8.7

Insertando s´ımbolos

Al acceder el Menú Insertar - S´ ımb ımb olos ol os.. .... ser´ a abierta una ventana en la cual podrá eligir los s´ımbolos que desea insertar en su hoja.

Figura 8.1: Insertando Inserta ndo s´ımbolos ımbolos Seleccione los s´ımbolos que desea y haga clic en ‘Aceptar’.

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8.8 8.8

Hiper Hiperla lanc nce e

Un hiperlance es una referencia para un archivo de la Internet, un archivo local, o una posición espec´ıfica ıfica del archivo abierto. abierto . Elija la parte del texto que será la “clave”del hiperlance, es decir, el punto a partir de donde ser´ a hecho el hiperlance y haga clic en Insertar - Hiperlance por la Barra de menú. u.

Figura 8.2: Insertando un hiperlance Una ventana será abierta, en ella podrá eligir eligir el tipo de hiperla hiperlance nce que desea desea crear: crear: por la Internet, por correo electrónico, onico, por p or un documento existente, o por p or un nuevo documento.

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8.9 8.9 8.9.1 8.9.1

Inse Insert rtar ar Funci unci´ ´ on on Utilizan Utilizando do el Asistent Asistente: e: Funci Funciones ones

Es posible posible insert insertar ar funcio funciones nes a partir partir del ‘Asist ‘Asisten ente: te: Funcion unciones’ es’ hacien haciendo do clic clic en Insertar Funci´ on... on... por la Barra de menú. u. O puede accionar las teclas + . Haciendo esto será abierta la siguiente ventana:

Figura 8.3: Insertando funciones por el asistente En ella, las funciones que el OpenOffice.org Calc ofrece están organizad o rganizada a por p or orden o rden alfabética etica y son exhibidas en el campo ‘Función’ on’ que se encuentra abajo del campo ‘Categor´ ‘Categor´ıa’.

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8.9.2 8.9.2

Utiliz Utilizand ando o la ‘List ‘Lista a de funci funcione ones’ s’

Puede activar esta opción on clicando en Insertar - Lista de funciones por la Barra de menú, u, al hacerlo se abrirá una caja a la derecha de la hoja en la cual podrá seleccionar la función on que desea.

Figura 8.4: Lista de funciones Observ Observee por la figura figura arriba arriba que hay tres tres cam campos pos de accion acciones es en la caja de funcione funciones. s. Un campo donde es exhibida la lista de funciones del OpenOffice.org Calc, haciendo doble clic en la funci´ on on deseada ella será insertada insertada en la celda activa. activa. Tambi´ ambién en es posible insertar una funci´ función on clicando en el botón o n ‘Fx’ ‘Fx’ desea trabajar.

. En el el cam campo po rest restan ante te pued puedee eli eligi girr el el tipo tipo de func funci´ i´ on o n de la cual cual

83

8.10 8.10

Inse Insert rtan ando do nom nombres bres

Esta opción on permita p ermita nombrear nombrear celdas. As´ As´ı, por ejemplo, ejemplo, una celda que antes era nombread nombreadaa “A5”podrá ser nombreada “Total”. Esta acción on puede facilitar algunos trabajos, tales como crear formulas, funciones, etc. Haga clic en Insertar - Nombres para nombrear nombrear la celda deseada. deseada. Enseguida Enseguida parecer´ parecerá un submen´ u: u:

Figura Figura 8.5: Insertando Insertando nombres nombres

Definir... Permite incluir el nuevo nombre de la celda. Siga los pasos abajo para hacerlo: 1. Haga clic en la opción on Insertar - Nombres → Definir...; Definir...;

Figura Figura 8.6: Definindo Definindo nombres nombres

2. En la ventana ventana arriba teclee teclee el nuevo nombre nombre de la celda; celda; 84

3. Haga clic en ‘A˜ nadir’ y enseguida ‘Aceptar’. nadir’

Insertar... Permite Permite hacer referencia referencia a otra celda. Es semejante semejante a utilizar utilizar el s´ımbolo ımbolo de igual (=), dicho en la sección on 5.2.1. Elija una celda y haga clic en Insertar - Nombres → Insertar... para hacer una referencia. Enseguida será abierta la ventana ‘Insertar nombres’ donde podrá seleccionar la celda que sirvir´ a de referencia.

Figura Figura 8.7: Insertando Insertando nombres nombres F´ıjase que esta acción on s´ olo olo funcionará correctamente caso por lo menos una celda haya sido nombreada anteriormente. anteriormente.

Aplicar... Esta opción on permite nombrear celdas a partir de celdas ya nombreadas. Es necesario que la celda la cual recibirá el nombre esté junto a la celda nombreada. Esta opción on es distinta porque permite nombrear un grupo de celdas al mismo tiempo, desde que ellas pertenezcan a una misma columna o fila. Elija la(s) celda(s) que desea nombrear y haga clic en Insertar - Nombres → Aplicar.... Aplicar.... La ventana abajo será abierta, en ella podrá eligir la(s) posición( on( (fila superior o inferior, columna izquierda o derecha).

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Figura Figura 8.8: Aplicando Aplicando nombres

8.11

Notas

Esta opción on permite, por medio de una caja, insertar insertar notas explicativ explicativas as en la celda deseada. deseada. Haga clic en Insertar - Nota para activar esta función. on.

Figura 8.9: Insertando notas - 1 Cuando terminar de escribir la nota, haga clic fuera de la caja. F´ıjase que un punto rojo parecer´ a en la parte superior derecha de la celda cuando haber una nota. Puede visualiza visualizarr la nota posicionando posicionando el ratón on sobre este punto rojo, no necesita clicar en él.

Figura 8.10: Insertando nota - 2 Seleccione la celda donde se encuentra la nota para eliminarla, entonces teclee o . O haga clic con el botón on derecho del ratón on para volver la nota siempre visible y hace dos clics sobre ella para editarla.

86

8.12 8.12

Inse Insert rtar ar imag imagen en

Esta opción on permite al usuario insertar una figura en la hoja. Para eso puede buscar la figura en el archivo de imagen de OpenOffice.org Calc o en otra carpeta. Haga clic en Insertar - Imagen por la Barra de menú para insertar una imagen en la hoja. Por la ventana abajo puede eligir la imagen que desea insertar en la hoja:

Figura 8.11: Insertando imagen a partir de un archivo

8.13 8.13

Inse Insert rtar ar Objeto Objeto

Por medio desta opción on es posibl p osiblee insertar un objeto al archiv archivo. o. Hay cuatro cuatro opciones de objetos que pueden ser insertados. insertados.

Figura 8.12: Insertando objetos

87

Objeto OLE Inserta un objeto OLE a partir de un archivo del OpenOffice.org. Plug-in Inserta un objeto del tipo ‘Plug-in’ en una hoja o en un documento ‘HTML’. Miniaplicaci´ on on Inserta objetos de som y/o video en la hoja. F´ ormula ormula Esta opción on permite insertar fórmulas ormulas al texto por medio del editor de fórmulas. ormulas.

8.14 8.14

Inse Insert rtan ando do Diag Diagra rama mass

El OpenOffice.org OpenOffice.org Calc permite insertar y configurar configurar diagramas a una hoja. Es posible insertar diagramas a partir de una tabla existente. Siga los pasos abajo: 1. Elija una tabla que esté en la hoja; 2. Haga clic en Insertar - Diagrama... ser´ a la seguiente ventana:

Figura 8.13: Insertando diagramas 1

88

´ 3. La tabla eligida aparecer aparecer´á en el campo ‘Area’. Haga clic en ‘Siguiente’, entonces parecerá la ventana abajo:

Figura 8.14: Insertando diagrama 2 4. Elija el tipo de diagrama y la ordem en que los datos parecer´ parecer´ an (filas o columnas). Eligidas an las opciones, op ciones, haga clic en ‘Avanzar’ ‘Avanzar’ para ir a la próxima oxima ventana:

Figura 8.15: Insertando diagrama 3 5. En esta ventana, ventana, es posible posible añadir nadir ´ıtems tales como l´ıneas de cuadr´ıculas ıculas entre otras. Estas l´ıneas pueden juntar columnas o servir como referencia.

89

6. Haga clic en ‘Avanzar ‘Avanzar’, ’, entonces entonces parecer´ parecerá la próxima oxima ventana donde puede nombrear el diagrama, los ejes, o añadir nadir leyendas:

Figura 8.16: Insertando diagrama 4 7. Por fin, haga clic en el botón on ‘Crear’.

90

Cap´ıtulo 9

Hierramentas 9.1

Revison o ń orto ortogr´ gr´ afica.. afic a....

El recurso de revisión on ortográfica afica permite corrigir errores de tecleo o de ortografia en un texto. Haga clic en Hierramientas - Revisi´ on on ortagr ort agr´ ´ afica.. afic a.... para utilizar esta función. on. Hay dos opción: on: Revis´ on ortogr´ afica... y Revisi´ on autom´ atica...:

Figura 9.1: Menú: u: Herramientas - Ortografia

Revis´ on on ortogr´ afica afica Verifica palabra por palabra del texto, permitiendo que acepte o no las sugerencias del OpenOffice.org Calc. Es posible acceder a este recurso por la tecla de atajo . También en es posible posib le acceder ac ceder esta e sta funci´ on on por medio del botón on ‘Revisión on ortogr´ ortográfica’

.

Revisi´ on on auto au tom´ m´ atic at ica a Verifica erifica el texto mientras él el es tecleado, tecleado, subrayand subrayandoo de rojo las palabras que necesitan de corrección. on. Es posible acceder acceder esta funci´ on on por medio del botón on ‘Revisión on autom´ atica’ . Co rrecci Corre cci´ ´ on on auto au tom´ m´ atica at ica.. .... Permite corrigir automaticamente las palabras del texto. Haga clic on on autom´ atica.... atica.... en Hierramentas - Correcci´

91

Figura 9.2: Corrección on autom´ atica atica En la ventana de corrección on podrá: a: Reemplazar Permite reemplazar palabras del texto. Excepciones Permite se˜ nalar palabras que no deben ser corrigidas. nalar Opciones Permite seleccionar ´ıtems que seran corrigidos. Comillas tipográficas aficas Permite eligir comillas tipográficas. aficas.

92

Cap´ıtulo 10

Imprimiendo documentos Hay dos maneras de imprimir archivos: Por Por me medi dioo del del bot´ botón o n ‘Impr ‘Imprim imir ir’’

;

Imprimir. Es necesario O por medio de la Barra de menú clicando en Archivo - Imprimir. necesario utilizar utilizar esta opción on cuando va imprimir várias arias copias, configurar una impresora, o seleccionar las p´ aginas aginas que serán an imprimidas. Una ventana será abierta al acceder esta función on por el men´ u. u.

Figura 10.1: Imprimiendo documentos En esta ventana seleccione los ´ıtems ıtems que desea cambiar antes de imprimir su documento do cumento y clic en ‘Aceptar’. ‘Aceptar’.

10.1

Definiendo Definiendo el ´ area area de impresi´ impresi´ on on

El OpenOficce.org permite eligir cuales datos de la hoja desea imprimir. 93

Haga clic en Formato - Imprimir rangos para definir cuales celdas serán an imprimi imprimidas das.. El siguiente submen´ u será abierto: abierto:

Figura 10.2: Menú: u: Formato - Imprimir rangos

Definir Haga clic en Formato - Imprimir rangos → Definir para definir el área area a ser imprimida (utilice el ratón on o el teclado). L´ıneas verticales y horizontales se˜ nalan nalan el área area eligida. Atenci´ on: on: Caso no defina el área area de impresión on el OpenOffice.org Calc imprimirá toda la hoja. Agregar Permite agregar celdas al área area de impresión on se˜ nalada. nalada. Quitar Permite quitar el área area de impresión on que fue señalada nalada manualmente. Caso todas las quiebras de páginas aginas fueron quitadas, el área area de impresión on será definida como automática, atica, mostrando todas las hojas existentes. Editar Este recurso permite editar el área area de impresión, on, además as de repetir repet ir l´ıneas ıneas y/o columnas c olumnas.. ´ Por medio del campo ‘Area de impresión’ on’ es posible editar el área area eligida, bien como es posible aumentarla o disminuirla. El campo ‘Fila que repetir’ permite repetir filas en todas las páginas aginas del archivo a ser imprimido, por ejemplo, ejemplo , t´ıtulos. El campo ‘Columna que repetir’ permite repetir columnas en todas las páginas aginas del archivo a ser imprimido.

94

10.2 10 .2

Vist Vista a prel prelim imin inar ar

Haga clic en Archivo - Vista preliminar preliminar para ver el archivo que desea imprimir. Enseguida verá que la pantalla se modifica:

Figura 10.3: Vista preliminar En esta pantalla visualizará el archivo que desea imprimir y podrá alterar las configuraciones de la página, agina, tales como: márgenes, argenes, tama˜ no no de la hoja, etc.

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Apˆ endice A

Cr´ editos Documento Apostila de Uso do OpenOffice.org Calc 2.0 Direitos Autorais Reservados (c) Universidade Federal de Minas Gerais Departamento Departam ento de Ciência encia da Computa¸ Comput a¸c˜ cãaoo Projeto Libertas-BR Equipe do LSL (Laborat´ orio orio de Software Livre) Essa apostila foi elaborada a partir de versões oes anteriores de apostila de uso do OpenOffice.org Calc, elaboradas pela Prodabel - Empresa de Informática atica e Informa¸c˜ cão ao do Munic´ıpio ıpio de Belo Horizonte e também em de versões oes elaboradas no projeto LibertasBR. Tradu¸c˜ cão: ao: Jerônimo onimo Coelho e Roseane Mendes Vieira Revis˜ ao: Roseane Mendes Vieira ao:

Essa documenta¸c˜ cao aõ é livre; liv re; você pode po de redistr redi stribu´ ibu´ı-la ı-l a e/ou mo modifi dific´ cá-la a-la sob os termos da Licen¸ca ca P´ ublica Geral GNU conforme publicada pela Free Software Foundation; tanto na sua versão ublica ao 2, como qualquer versão ao posterior post erior (a seu critério). erio). Essa documenta¸c˜ cão ao é distribu distrib u´ıda na expectativa expec tativa de que seja util u ´t il,, por´ po rém, em , sem nenhuma garantia; rantia ; nem n em mesmo mes mo a garantia impl´ıcita ıcita de comerciabilidade ou adequa¸ c˜ c˜ ao ao a uma finalid fina lidade ade esp es pec´ıfica ıfi ca.. Consulte a Licen¸ca ca P´ ublica Geral do GNU para mais detalhes. ublica

http://creativecommons.org/licenses/GPL/2.0/ http://creativecommons.org/licen http://creativecommons.org/licenses/GPL/2.0/legal ses/GPL/2.0/legalcode.pt code.pt

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OpenOffice Calc

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