BAB 6 PENGURUSAN Pengenalan Kepada Pengurusan Pengurusan – Fungsi, proses dan aktiviti merancang, mengorganisasi, memimpin,dan mengawal usaha semua ahli organisasi dan menggunakan sumber organisasi untuk mencapai objektif organisasi yang telah ditetapkan dengan cekap dan berkesan. Fungsi Pengurusan Perancangan Proses yg melibatkan pengurus menentukan matlamat yg ingin dicapai dan menentukan tindakan yg paling sesuai utk diambil di semua peringkat organisasi utk menepati matlamat organisasi
Pengorganisasian Proses yg melibatkan pengurus menyusun & mengagihkan sumber-sumber organisasi utk melaksanakan tugas yg telah ditetapkan agar matlamat organisasi tercapai.
Kepimpinan Proses yg melibatkan pengurus cuba mempengaruhi gelagat pekerja agar mereka dpt melaksanakan tugas yg diberikan dgn cekap & berkesan utk mencapai matlamat organisasi.
Pengawalan Proses yg melibatkan pengurus memantau prestasi kerja semasa & mengambil tindakan utk memastikan hasil akhir kerja tercapai seperti yg dijangkakan.
Konsep Keberkesanan & Kecekapan Kecekapan – Melakukan kerja dgn cara yg betul (doing thing in a right manner) Keberkesanan – Melakukan sesuatu yg betul (doing the right thing) 3 Kategori Peranan Utama Pengurus (Teori Mintzberg): Bermaklumat (Pengawas, Penyampai maklumat, Jurucakap) Antara perorangan (Lambang/simbol, Pemimpin, Penghubung) Pembuat keputusan (Usahawan, Penyelesai masalah, Pengagih sumber, Perunding) Pendekatan Pemikiran Pengurusan Pendekatan Klasikal Menekankan pencarian kaeddah utk menguruskan kerja &organisasi dgn cekap. i. Teori pengurusan saintifik -mengutamakan kaedah saintifik dlm mencari kaedah kerja yg dpt meningkatkan kecekapan pekerja. -menekankan system kerja ikut butir utk mencari cara yg paling efesien dlm melaksanakan sesuatu tugas khusus. ii. Teori organisasi klasik -menekankan usaha menetapkan garis panduan & kaedah menyeluruh utk menguruskan sesebuah organisasi yg kompleks. -Henry Fayol’ amalan pengurusan dlm sesebuah organisasi boleh dikenal pasti melalui corak-corak tertentu -Max Weber’ memperkenalkan teori birokrasi pengurusan yg menekankan hierarki pengurusan yg jelas -Chester Barnard’ menekan hubungan yg baik antara pengurus dgn pekerja dlm mengurus organisasi bagi memastikan kejayaan organisasi
Pendekatan Kemanusiaan/Gelagat Menekankan konsep kemanusiaan dlm pengurusan organisasi i. Pergerakan hubungan kemanusiaan -menekankan hubungan & interaksi yg baik antara pengurus dgn pekerja bagi mencapai matlamat organisasi -Kajian Hawthorne’ produktiviti pekerja dpt ditingkatkan jika pengurus memberikan tumpuan pd aspek social di tempat kerja ii. Teori sains gelagat -menitikberatkan penyelidikan saintifik sebagai asas utk memahami gelagat manusia dlm organisasi -Abraham Maslow’ menyarankan Teori Hierarki Keperluan -Douglas McGregor’ membangunkan Teori X & Teori Ytentang pekerja
Pendekatan Sains Pengurusan/Kuantitatif Menekankan penggunaan matematik, statistic dan alat bantu maklumat utk membantu pengurus membuat keputusan demi mencapai matlamat organisasi i. Teori sains pengurusan -meningkatkan keberkesanan pembuatan keputusan melalui penggunaan model matematik dan kaedah sains ii.
Teori pengurusan operasi -membantu pengurus mengurus pengeluaran & penghantaran barangan & perkhidmatan yg ditawarkan oleh organisasi
iii.
Teori sistem pengurusan maklumat -mereka bentuk & menguruskan maklumat melalui computer utk digunakan oleh pengurus dlm membuat keputusan
Kemahiran Pengurusan Tiga Peringkat Pengurusan dalam Organisasi a) Pengurusan peringkat bawahan b) Pengurusan peringkat pertengahan c) Pengurusan peringkat atasan Pengurusan: Peringkat atasan -bertanggungjawab terhadap keseluruhan kejayaan organisasi ii. Peringkat pertengahan -bertanggungjawab menterjemahkan wawasan, hala tuju, dan strategi jangka panjang organisasi ke dalam objektif & aktiviti yg lebih khusus iii. Peringkat bawahan -bertanggungjawab melaksanakan rancangan & aktiviti khusus yg telah ditetapkan oleh pengurus peringkat pertengahan i.
Perancangan -proses menentukan matlamat & memutuskan tindakan yg paling sesuai yg perlu diambil utk mencapai matlamat tersebut Kepentingan Perancangan i. Menyediakan halatuju
ii. iii. iv. v. vi.
Sebagai panduan utk membuat keputusan Mengukur prestasi organisasi Membolehkan kawalan dilakukan Menyelaras & memperuntukkan sumber Mencapai matlamat dgn cekap & berkesan Jenis Perancangan Jenis perancangan mengikut jangka masa: a) Rancangan jangka panjang/rancangan strategik b) Rancangan taktikal Jenis perancangan mengikut kegunaan: a) Rancangan tersedia b) Rancangan kegunaan tunggal Jenis perancangan mengikut peringkat: a) Rancangan strategik b) Rancangan taktikal c) Rancangan operasi Perbezaan antara rancangan strategic, rancangan taktikal & rancangan operasi Aspek Rancangan Strategik Rancangan Taktikal Jangka masa Jangka masa panjang Jangka masa sederhana Liputan Menyeluruh & meliputi Terperinci meliputi setiap seluruh organisasi jabatan Pengurusan Pengurusan peringkat atasan Pengurusan peringkat pertengahan
Rancangan Operasi Jangka masa pendek Terperinci meliputi setiap bahagian/unit Pengurusan peringkat bawahan
Proses Perancangan Menentukan matlamat & objektif Spesifik/jelas, Dpt diukur, Dpt dicapai, Mempunyai tempoh masa, Relevan
Menganalisis persekitaran perniagaan Analisis persekitaran dgn melihat apa yg sdg berlaku ramal apa yg akan berlaku
Menilai alternative tindakan Menilai semua alternative tindakan yg dibangunkan dr segi kebaikan/keburukan
Membentuk alternative tindakan Menetapkan lebih drpd 1 cara utk mencapai matlamat
Memilih alternative tindakan Memilih alternative yg mempunyai byk kekuatan berbanding kelemahannya Analisis Pulang Modal Teknik yg dapat membantu pengurus/pembuat keputusan memahami hubung kait antara volum jualan, kos dan keuntungan dlm organisasi Dilakukan secara grafik/matematik Pengurus boleh merancang aktiviti-aktiviti yg relevan agar dapat mencapai volum yg dapat memberi keuntungan
Carta Gantt Menunjukkan tahap kemajuan & pencapaian setiap aktiviti berdasarkan jangka masa yg diperlukan & ditetapkan Kegunaan carta Gantt dlm perancangan: i. Utk menetapkan masa mula kerja & masa tamat kerja dlm setiap kerja yg dilakukan bg setiap projek ii. Utk membolehkan perbandingan dilakukan bg mgetahui setiap kemajuan sebenar kerja yg dilakukan iii. Utk mgenal pasti pyelewengan yg berlaku spanjang proses kerja dijalankan agar pembetulan dapat dilakukan serta-merta. Bajet Suatu rancangan kegunaan tunggal yg menganggarkan & memperuntukkan sumber kewangan utk melaksanakan sesuatu aktiviti, projek/program. Membolehkan pengurus kewangan merancang pengagihan sumber utk pelbagai projek secara adil & mengikut keutamaan. Bajet operasi terdiri drpd komponen bajet yg membentuk PP Bajet kewangan terdiri drpd komponen bajet yg membentuk KKK Kaedah Laluan Genting (Critical Path Method, CPM) Suatu cara utk mengenal pasti aktiviti penting/kritikal yg telah dijadualkan bg sesuatu projek & memudahkan pihak pengurusan utk membuat pengawalan dr segi kos Laluan genting – tempoh masa yg paling lama yg boleh diambil oleh sesuatu projek utk disiapkan Laluan genting dirancang supaya sesuatu projek dpt disiapkan selewat-lewatnya pd jangka masa laluan genting/sebelum jangka masa tersebut Perancangan Strategik -satu proses di mana organisasi menetapkan strategi/hala tuju & membuat keputusan ttg cara mengagihkan sumber-sumbernya utk melaksanakan strategi tersebut Unsur Perancangan Strategik Unsur Visi Misi Objektif Strategi Taktik Dasar/polisi Prosedur Standard
Maksud Apa yg diinginkan organisasi & merupakan persepktif jangka panjang serta memberi focus pd masa hadapan Tujuan utama & matlamat penubuhan sesebuah organisasi Sasaran/ hasil akhir yg cuba dicapai oleh organisasi Rancangan menyeluruh yg menetapkan satu hala tuju yg penting bg organisasi Cara/langkah yg digunakan utk mencapai sasaran/matlamat yg ditetapkan Garis panduan umum utk membantu pengurus membuat keputusan & mengambil tindakan Tatacara/langkah khusus yg perlu diikuti secara turutan bg melaksanakan dasaryg ditetapkan Persetujuan yg telah didokumentasikan & spesifikasi teknikal/kriteria terperinci dinyatakan utk diguna pakai secara konsisten
Analisis SWOT Kaedah rancangan strategik yg digunakan utk menilai kekuatan, kelemahan, peluang & ancaman yg ada dlm sesebuah organisasi Melibatkan penentuan factor dalaman & luaran yg membantu/menghalang pencapaian objektif sesebuah organisasi Tujuan membuat analisis SWOT: i. Mengekalkan & menambah baik segala faktor kekuatan yg ada
ii. iii. iv.
Mengenal pasti kelemahan-kelemahan perniagaan & mengambil tindakan utk memperbetulkan kelemahan tersebut Meneroka segala peluang bagi melaksanakan strategi organisasi Mengenal pasti segala ancaman perniagaan serta mengambil langkah yg sesuai utk menghadapi & mengurangkannya
Pengorganisasian Proses menyusun & mengagihkan sumber manusia & sumber lain utk melaksanakan tugas agar matlamat organisasi yg telah ditetapkan tercapai secara cekap & berkesan Kepentingan pengorganisasian: i. Mengagihkan sumber secara cekap ii. Menentukan bidang tugas jabatan & tugas setiap pekerja iii. Menyelaras antara jabatan iv. Membentuk rantaian arahan
Carta Organisasi – satu gambar rajah lini yg menunjukkan struktur jabatan/unit/bahagian utama dlm organisasi seperti jabatan, pembuatan, pemasaran, kewangan, pengurusan sumber manusia & inventori Maklumat yg dapat digambarkan dlm carta organisasi: i. Pembahagian kerja ii. Jenis tugas iii. Peringkat pengurusan iv. Aliran komunikasi & rantai arahan v. Pengelompokan kerja Bentuk Struktur Organisasi Struktur Organisasi mengikut fungsi Pengelompokkan tugas berdasarkan fungsi asas organisasi seperti jabatan pengeluaran, jabatan pemasaran, jabatan kewangan & jabatan sumber manusia Struktur Organisasi mengikut Divisyen Pengelompokkan tugas berdasarkan persamaan produk, perkhidmatan & sasaran pemasaran Dibahagikan kepada 3 bentuk: a) Struktur organisasi mengikut produk -pengelompokkan aktiviti/tugas berdasarkan produk/keluarga produk yg dihasilkan b) Struktur organisasi mengikut pelanggan -pengelompokkan aktiviti/tugas utk memenuhi keperluan pelanggan tertentu c) Struktur organisasi mengikut geografi -hampir sama dgn struktur mengikut produk & pelanggan, kecuali jabatan dibentuk di setiap kawasan di mana organisasi menjalankan perniagaan Struktur Organisasi mengikut Matriks Campuran 2 jenis struktur iaitu struktur organisasi mengikut fungsi & struktur organisasi mengikut produk Bentuk Struktur Organisasi Lain Struktur Organisasi berdasarkan Pasukan Organisasi yg disusun sepenuhnya berdasarkan pasukan/kumpulan kerja Struktur Organisasi berdasarkan Projek Struktur sementara iaitu sumber diagihkan bg melaksanakan sesuatu projek jangka pendek tertentu terutamanya projek yg unik & kompleks Struktir Organisasi bagi Unit Perniagaan Strategik (SBU)
Struktur organisasi ygmelibatkan satu bahagian/unit yg menyumbangkan keuntungan kpd organisasi dgn memberikan tumpuan pd suatu produk/perkhidmatan yg ditawarkan pd degmen pasaran tertentu Struktur Organisasi bagi Organisasi Tanpa Sempadan Reka bentuk struktur organisasi tidak terhad kpd sempadan struktur biasa yg ditetapkan terlebih dahulu Proses Pengorganisasian Penentuan Objektif Pengenalpastian Aktiviti Pengelasan Aktiviti Pengelompokkan Aktiviti Pengagihan Tugas, Autoriti & Tanggungjawab
Manual Organisasi Dokumen yg berkaitan dgn dasar & tatacara yg meliputi semua aspek pengurusan Termasuk fail meja, manual prosedur kerja & prosedur kualiti Konsep Pengorganisasian Konsep Autoriti Tanggungjawab Akauntabiliti
Pemusatan autoriti Pemencaran autoriti Penugasan Enpowermen Autoriti lini Autoriti staf Jangkauan kawalan Rantaian arahan
Maksud Hak utk membuat keputusan & mengambil tindakan utk menjalankan sesuatu tugas/tanggungjawab Kewajipan & amanah yg diberikan kpd seseorang pekerja disebabkan oleh kedudukan, fungsi/kerjanya Sikap bertanggungjawab seseorang kpd pihak yg terlibat ttg sebarang tindakan yg diambil dlm proses pelaksanaan tugasnya & sedia utk memberikan jwpn terhadap tindakannya kpd pihak yg berhak utk mendapatkan penjelasan tersebut Tumpuan autoriti di peringkat atasam organisasi Pembuatan keputusan yg diagihkan ke semua peringkat organisasi Pemberian hak kpd staf bwhan utk membuat keputusan & bertindak dlm bidang tertentu Pemberian kuasa kpd pekerja utk memikirkan, bergelagat, bertindak & membuat keputusan secara bebas Hak yg ada pd seseorang pengurus utk membuat keputusan yg melibatkan aktiviti utama bg pencapaian matlamat organisasi secara langsung Hak memberikan nasihat kpd fungsi lini organisasi berdasarkan bidang kepakaran yg dimiliki Bilangan staf bawahan yg melaporkan terus kdp seseorang pengurus/penyelia Hubungan langsung antara ketua dgn pekerja dr segi system pelaporan dlm sesebuah organisasi
Kepimpinan Satu proses dgn pengurus/pemimpin cuba mempengaruhi gelagat pekerja agar mereka melaksanakan tugas & tanggungjawab yg diberi utk mencapai objektif & matlamat organisasi yg telah ditetapkan Kepentingan kepimpinan: a) Mengkomunikasikan dasar & rancangan kpd staf bawahan ttg apa yg perlu dilaksanakan b) Memotivasikan pekerja dgn menggunakan insentif kewangan & bukan kewangan c) Memberi tunjuk ajar & bimbingan kpd pekerja d) Membentuk keyakinan yg tinggi e) Menyelaras semua aktiviti di setiap jabatan/unit
Jenis Kuasa Pemimpin
Kuasa Sah – kuasa yg ada pd seseorang pemimpin disebabkan oleh jawatan yg sah yg disandangnya dlm organisasi Kuasa Ganjaran – kuasa pemimpin utk memberikan ganjaran kpd pekerja/menarik balik ganjaran yg diberikan kpd pekerja Kuasa Desakan/Ugutan – pemimpin menggunakan ugutan utk memaksa pekerja melaksanakan arahan yg diberikan Kuasa Rujukan – pemimpin menjadi tempat rujukan utk mempengaruhi pekerja melakukan sesuatu perkara & mendengar masalah pekerja serta memberikan dorongan kpd pekerja Kuasa Kepakaran – digunakan apabila pemimpin mempunyai kepakaran, ilmu & kemahiran yg tidak dipunyai oleh staf bawahan
Jenis Kepimpinan
Kepimpinan Transactional – menekankan peranan penyeliaan, pengorganisasian & prestasi kerja pasukan Kepimpinan Transformational – menyampaikan visi yg jelas ttg matlamat kumpulan, menunjukkan keghairahan utk bekerja serta mempunyai kebolehan utk menjadikan pekerja bersemangat & bertenaga utk bekerja Kepimpinan karismatik – menyediakan persekitaran yg bertenaga & pengukuhan yg positif kpd pekerja Kepimpinan berwawasan (Visionary) – mempunyai visi & bayangan masa hadapan ttg organisasi yg bakal dikecapi
Gaya Kepimpinan
Autokratik – membuat keputusan & bertindak atas keputusan yg dibuat secara berseorangan;manakala pekerja bawahan tidak terlibat langsung dlm proses membuat keputusan kerana pandangan mereka tidak diambil kira Demokratik – melibatkan staf bawahan dlm proses membuat keputusan Laissez-faire – ketua tidak campur tangan dlm urusan pekerja & membenarkan staf bawahan utk membuat keputusan sendiri Kontigensi – gaya kepimpinan yg disesuaikan mengikut keadaan/situasi dgn melihat kpd elemen-elemen persekitaran
Mempengaruhi pengikut
Memberi motivasi Peranan Pemimpin
Membina pasukan
Mempunyai wawasan
Pemimpin Formal – pemimpin yg dilantik secara rasmi oleh organisasi mengikut prosedur Pemimpin Tidak Formal – pemimpin yg dipilih melalui persetujuan ramai oleh ahli-ahli yg terlibat Motivasi – keinginan seseorang berusaha secara bersungguh-sungguh utk mencapai kehendaknya Teori Motivasi: a) Maslow – keperluan manusia boleh dikategorikan kpd 5 jenis yg boleh disusun pd 1 tingkat keperluan yg sistematik b) Herzberg – kehendak manusia di tempat kerja boleh dikategorikan kdp 2 iaitu faktor penjagaan & faktor motivasi c) McGregor – berdasarkan 2 andaian utama ttg manusia di tempat kerja iaitu andaian negative (Teori X) & andaian positif (Teori Y) d) McClelland – menjelaskan ttg 3 jenis kehendak manusia yg dpt memberikan kesan kpd tingkah laku mereka di tempat kerja
Pasukan Kerja dalam Organisasi: Pasukan Formal - dibentuk oleh pengurus utk mencapai matlamat organisasi dgn melaksanakan aktiviti/tugas tertentu Pasukan Tidak Formal - terbentuk apabila pekerja menubuhkan 1 kumpulan/pasukan di luar autoriti organisasi Kepentingan Pasukan: a) Membolehkan kerja disiapkan dlm tempoh yg ditetapkan b) Meringankan beban kerja ahli pasukan c) Menjanakan idea yg lebih baik d) Menyelesaikan masalah secara berkesan e) Memotivasikan ahli pasukan Proses Pembentukan Pasukan Pembentukan (Forming) Pembentukan (Forming)
Pembentukan (Forming) Pembentukan (Forming)
Pembentukan (Forming)
Stres Suatu tindak balas fizikal, mental/emosi terhadap kejadian/peristiwa yg menyebabkan gangguan fizikal/mental Terdapat kaitan antara tahap stress dgn prestasi kerja Jika tahap stress adalah rendah, maka prestasi kerja tidak terjejas Punca stress a) Faktor pekerjaan & tempat kerja Konflik peranan Kekaburan peranan Beban tugas Skop kerja Kekurangan sokongan social Keadaan tempat kerja Struktur organisasi Kepimpinan organisasi Kitaran hayat organisasi Ganjaran & pampasan Hubungan manusia b) Faktor individu personaliti lokus kawalan pengalaman kerja persepsi rutin harian c) Faktor persekitaran umum Ketidaktentuan ekonomi Ketidakstabilan politik Ketidaktentuan teknologi Kejadian-kejadian yg mengejutkan
Kaedah menangani stres: a) Pendekatan organisasi i. Iklim organisasi yg baik ii. Program kaunseling iii. Program sokongan keluarga iv. Program pengurusan stress v. Sistem mentor vi. Reka bentuk semula kerja vii. Penetapan matlamat yg jelas viii. Komunikasi organisasi b) Pendekatan individu i. Pengurusan masa ii. Teknik fisiologi iii. Bersukan & senaman iv. Sokongan social Kesan Stres Kpd Individu a) Keletihan yg berpanjangan b) Kurang tenaga c) Cepat marah & panas baran d) Lebih ganas e) Mengambil minuman keras berlebihan f) Banyak makan g) Terlalu bimbang h) Selalu sakit kepala i) Tekanan darah tinggi j) Sakit jantung k) Lenguh-lenguh anggota badan l) Produktiviti menurun m) Tidak hadir ke tempat kerja n) Lantik henti meningkat Kesan Stres Kpd Organisasi a) Menampung kos yg tinggi utk perubatan, insurans kesihatan & program-program latihan utk menangani stres b) Produktiviti pekerja menurun c) Kadar lantik henti yg tinggi d) Kadar keganasan dlm tmpt kerja meningkat e) Kadar ponteng kerja/ketidakhadiran kerja meningkat Pengawalan Proses pemantauan prestasi & pengambilan tindakan bg memastikan hasil tercapai seperti yg dijangkakan Kepentingan pengawalan: a) Membantu organisasi mencapai matlamat yg telah ditetapkan b) Memastikan semua projek/aktiviti yg dirancang berjalan seperti yg diinginkan c) Membantu pengurus menyelaras semua aktiviti unit/jabatan kea rah mencapai matlamat yg ditetapkan
Jenis kawalan: a) Kawalan dalaman – sistem dalaman yg digunakan oleh organisasi utk memastikan bahawa organisasi berjalan pd landasan yg betul b) Kawalan luaran – kawalan di luar organisasi yg bertindak utk mengawal tindak tanduk organisasi & pekerja
Sistem Kawalan Dalaman: a) Audit dalaman Dilakukan utk menyemak semula perjalanan organisasi dlm tempoh tertentu utk mengenal pasti sama ada fungsi perancangan, pengorganisasian, kepimpinan & pengawalan berdasarkan dasar, arahan & peraturan pengurusan telah dilaksanakan dgn berkesan selaras dgn objektif & amalan pengurusan yg baik b) Dasar organisasi Garis panduan umum utk membantu pengurus membuat keputusan & mengambil tindakan c) Prosedur kerja Tatacara/langkah khusus yg perlu diikuti secara turutan bg melaksanakan dasar yg ditetapkan
Sistem Kawalan Luaran: a) Audit luaran Sama fungsi dgn audit dalaman, ttpi fungsi ini dilakukan oleh juruaudit dr luar organisasi b) Peraturan & undang-undang Peraturan & undang-undang Negara yg digubal bg menastikan organisasi beroperasi mengikut lunas-lunas tertentu.
Proses Kawalan Menetapkan Standard
Mengukur Pencapaian
Membanding Pencapaian dgn Standard
Membuat Langkah Pembetulan
3 Kaedah Kawalan
Kawalan Awalan Kawalan Semasa Kawalan Selepas
Kawalan yg dibuat terhadap input utk memastikan input yg digunakan semasa proses transformasi memenuhi standard tertentu Kawalan terhadap aktiviti yg sdg diproses utk mengubah input kpd output agar aktiviti tersebut memenuhi standard yg ditetapkan Kawalan terhadap output yg dihasilkan
Fungsi Analisis Titik Pulang Modal Sebagai Alat Kawalan a) Mengenal pasti unit minimum ug harus dihasilkan utk mendapat pulang modal b) Mengawal kos pengeluaran agar tidak terlebih belanja c) Menentukan harga bg barang yg dikeluarkan d) Merancang pengeluaran utk mendapat untung yg disasarkan
Fungsi Bajet Sebagai Alat Kawalan a) Merancang pendapatan & perbelanjaan perniagaan b) Mengawal aliran masuk & keluar sumber kewangan mengikut keutamaan c) Memastikan sumber kewangan yg diperoleh dpt menampung perbelanjaan yg dilakukan d) Memastikan sumber kewangan digunakan secara berkesan & tidak membazir
Fungsi Carta Gantt Sebagai Alat Kawalan a) Memantau kemajuan sesuatu projek dr mula hingga tamat iaitu memastikan setiap aktiviti disiapkan mengikut tempoh masa yg telah dirancang b) Mengawal masa penggunaan sumber c) Memastikan setiap aktiviti dlm sesuatu projek dilakukan mengikut urutan supaya tidak menjejaskan perjalanan aktiviti yg lain
Fungsi Teknik Menilai & Menyemak Program (PERT) & Cara Laluan Genting (CPM) Sebagai Alat Kawalan a) Mengawal kemajuan projek dgn mengenal pasti kegiatan yg tidak berjalan dgn baik & bagaimana kegiatan tersebut mempengaruhi pelaksanaan kegiatan lain b) Mengawal projek supaya ia dpt disiapkan mengikut tempoh masa yg telah dirancang c) Memastikan aktiviti kritikal dpt disiapkan mengikut masa supaya tidak mengganggu aktiviti lain d) Mengawal aktiviti luar jangka sekiranya berlaku masalah yg tidak dpt dielakkan
BAB 7 ASPEK PERUNDANGAN PERNIAGAAN Undang-undang Kontrak Akta Kontrak 1950 Suatu undang-undang yg mengandungi elemen-elemen asas kontrak yg perlu dipatuhi oleh pihak yg terlibat dlm sesuatu kontrak di Malaysia Mengandungi peruntukan berkenaan dgn pembentukan kontrak, pelaksanaannya & peruntukan yg berkaitan dgn agensi Perkataan ‘kontrak’ didefinisikan di bawah Seksyen 2(h) dlm Akta Kontrak 1950 sebagai ‘sesuatu perjanjian yg boleh dikuatkuasakan oleh undang-undang’ Sesuatu perjanjian itu ialah kontrak yg boleh dikuatkuasakan oleh undang-undang jika dibuat oleh pihak yg layak utk berkontrak, dgn kerelaan yg diberikan secara bebas & balasan serta tujuan perjanjian mestilah sah di sisi undang-undang Elemen-elemen Kontrak Tawaran
Penerimaan
Balasan
Niat
Ketentuan
Keupayaan
Tawaran a) Aku janji oleh 1 pihak kpd 1 pihak yg lain bahawa ia akan melakukan sesuatu/menahan diri dr melakukan sesuatu jika pihak yg lain itu bersedia utk menerima/mematuhi segala syarat yg disebutkan oleh pihak pembuat tawaran b) Elemen penting dalam tawaran Tawaran mestilah jelas, lengkap & muktamad Penerima tawaran harus ditentukan Tawaran adalah berbeza drpd pelawaan tawaran c) Sebab sesuatu tawaran akan tamat Pembuat tawaran membatalkan tawarannya Penolakan tawaran oleh penerima tawaran Luputnya waktu Kematian/ketidaksiuman pembuat tawaran
Penerimaan a) Berlaku apabila seseorang menyatakan persetujuan dgn suatu cadangan & penerimaan mesti dibuat sementara tawaran masih terbuka b) 5 elemen penting dlm penerimaan Sesuatu penerimaan hendaklah jelas, mutlak & tidak bersyarat Penerimaan mestilah dibuat secara biasa & munasabah melainkan jika tawaran itu menetapkan cara penerimaannya Sesuatu penerimaan yg dibuat mestilah dikomunikasikan Penerimaan hendaklah dibuat dlm jangka masa yg munasabah Sesuatu penerimaan adalah lengkap sebaik sahaja pembuat tawaran mengetahui & menerimanya c) Jenis-jenis penerimaan yg tidak perlu dikomunikasikan Penerimaan dgn penunaian syarat Kaedah pos terpakai Jualan lelong
Balasan a) Sesuatu perjanjian itu sah dr segi balasan jika kedua-dua pihak saling berjanji b) Elemen penting dlm balasan Sesuatu balasan mestilah mempunyai unsur timbal balik Balasan tidak semestinya dating drpd penerima janji Balasan lampau adalah sah di sisi undang-undang Sesuatu balasan itu tidak semestinya berpadanan Balasan mestilah sesuatu yg sah di sisi undang-undang Perjanjian tanpa balasan
Niat a) Sesuatu kontrak dikatakan sah jika terdapat bukti utk menunjukkan bahawa wujudnya niat utk mengadakan hubungan yg mengikat di sisi undang-undang antara kedua-dua pihak b) Disebabkan Akta Kontrak 1950 tidak mempunyai sebarang peruntukan undang-undang secara nyata tentang isu ini, maka sebarang pertikaian/masalah berhubung dgn perkara ini akan dirujuk kpd common law
Ketentuan a) Sesuatu kontrak itu yg sah itu perlulah mengandungi perutukan yg nyata & tentu (tidak samar-samar) b) Keadaan yg boleh menyebabkan ketidaktentuan dlm sesuatu kontrak Bahasa yg digunakan adalah kabur & samar-samar Kegagalan utk mencapai perjanjian terhadap perkara pokok/syarat utama perjanjian
Keupayaan berkontrak a) Seseorang yg layak membuat kontrak mestilah dewasa, berakal sempurna & tidak hilang kelayakan utk berkontrak
Terma Kontrak a) Terdiri drpd syarat & waranti b) Sama ada sesuatu terma itu adalah syarat/waranti adalah bergantung pd niat pihak-pihak yg berkontrak c) Jika sesuatu kenyataan diniatkan sebagai perkara penting, maka kenyataan tersebut dikenali sebagai syarat kontrak. Pelanggaran kpd syarat kontrak boleh menyebabkan kontrak itu ditamatkan d) Apabila kenyataan diniatkan sebagai perkara kurang penting, maka kenyataan itu dikenali sebagai waranti. Pelanggarannya memboleh pihak yg teraniya menuntut ganti rugi sahaja.
Jenis-jenis Kontrak Kontrak Sah Kontrak Batal
Kontrak Boleh Batal
Kontrak yg mematuhi elemen tawaran, penerimaan, balasan, niat, ketentuan dan keupayaan Kontrak yg tidak mematuhi elemen tawaran, penerimaan, balasan, niat, ketentuan dan keupayaan Kontrak yg sah pada awalnya ehingga diketepikan oleh pihak-pihak yg terlibat dlm kontrak tersebut
Sesuatu Kontrak Batal Apabila: Perjanjian itu dilarang undang-undang Perjanjian itu bersifat mengecewakan iaitu dibuat utk mengelakkan drpd peruntukan undang-undang Perjanjian itu merupakan ford/tipuan Perjanjian itu mendatangkan bencana kpd diri & harta org lain Perjanjian itu tidak bermoral/bertentangan dgn kepentingan awam Perjanjian itu dibuat utk menjejaskan kebebasan & kestabilan sesebuah perkahwinan Perjanjian itu menghalang seseorang drpd menjalankan profesion/perdagangan/perniagaan lain yg sah
Kontrak Boleh Batal Jika Ada Unsur: Paksaan
Pengaruh X Berpatutan
Salah nyataan
Frod/Tipuan
Khilaf
Kontak Dikatakan Dilepaskan Jika Berlaku: Dengan paksaan Dengan persetujuan Dengan tiada kemungkinan Dengan kemungkiran
Apabila 1 pihak kpd kontrak memungkiri janjinya & menyebabkan kerugian kpd pihak yg 1 lagi, maka pihak yg mengalami kerugian boleh menuntut pemulihan, ganti rugi/remedy
Jenis pemulihan/remedi yg boleh dituntut:
Menamatkan Kontrak
Injunksi
Kontrak Jualan Barang-barang
Pelaksanaan Spesifik
Ganti Rugi
Quantum meruit
Akta Jualan Barang-barang 1957 – akta yg memperuntukkan segala elemen yg berkaitan dgn kontrak jualan barang Kontrak Jualan Barang – kontrak yg berkaitan dgn penjualmemindahkan/bersetuju utk memindahkan hak terhadap sesuatu barang-barang kpd pembeli dgn harga tertentu Barang-barang boleh diklasifikasikan kpd barang sedia ada & barang masa hadapan. Barang Sedia Ada – barang yg sudahpun dimiliki/disimpan oleh penjual Barang Masa Hadapan – barang yg dibuat/diperoleh oleh penjual selepas kontrak jualan
Terma Kontrak Terbahagi kepada 2 iaitu syarat & waranti. Syarat – suatu stipulasi utama kontrak. jika 1 pihak melanggar syarat dlm kontrak jualan barang-barang, maka pihak yg tidak bersalah berhak utk menolak kontrak berkenaan Waranti – suatu stipulasi sampingan kpd tujuan utama kontrak. apabila suatu pelanggaran waranti berlaku, pihak yg tidak bersalah hanya boleh menuntut ganti rugi ttpi tidak boleh membatalkan kontrak Walau bagaimanapun, pihak yg tidak bersalah akibat pelanggaran syarat boleh menganggap pelanggaran syarat itu sebagai pelanggaran waranti & hanya menuntut ganti rugi sahaja Kedua-dua pihak bebas utk menentukan sesuatu perkara itu sebagai syarat/waranti dlm perjanjian jualan barang antara mereka Syarat terbahagi kepada 2 iaitu syarat tersurat & syarat tersirat a) Syarat Tersurat – syarat yg dinyatakan secara jelas dlm perjanjian jualan barang b) Syarat Tersirat – syarat yg tidak dinyatakan/tidak ditulis dlm perjanjian jualan barang ttpi diperuntukkan dlm Akta Jualan Barang 1957 4 Jenis Syarat Tersirat: Syarat tersirat mengenai hak milik –Seksyen 14(1)(a) Penjual berhak menjual barang yg disenaraikan dlm kontrak & penjual akan mempunyai hak barang itu pada masa hak milik barang itu berpindah kpd pebeli Syarat tersirat mengenai jualan melalui perihalan –Seksyen 15 Barang hendaklah bersamaan/secocok dgn perihalan/deskripsi Syarat tersirat mengenai kualiti/kelayakan –Seksyen 16 Seseorang pembeli perlu berhati-hati menjaga kepentingannya sendiri apabila membeli barang. Prinsip ini turut dikenali sebagai ‘caveat emptor’ Syarat tersirat mengenai jualan melalui contoh/sampel –Seksyen 17 Contoh barang hendaklah secocok dgn keseluruhan barang yg dibeli 2 Jenis Waranti Tersirat: Milikan aman/bebas dr gangguan –Seksyen 14(1)(b) Pembeli berhak memiliki barang yg dibelinya dan menikmatinya dgn aman drpd gangguan oleh pihak lain Bebas drpd bebanan –Seksyen 14(1)(b) Barang yg dijual bebas drpd sebarang gadaian/bebanan bg mana-mana pihak ketiga yg tidak diberitahu kpd pembeli sebelum/semasa kontrak dibuat Pembeli boleh menuntut ganti rugi jika melanggar waranti tersirat BAB 8 KEMAHIRAN KOMUNIKASI Komunikasi Pemindahan maklumat drpd 1 pihak kpd pihak yg lain melalui media tertentu Komunikasi merupakan pertukaran maklumat (mesej) antara manusia bg tujuan pencapaian maksud yg sama –Bartol (1998)
Proses Komunikasi 6 fasa utama iaitu penghantar, enkod, saluran, dekod, penerima & maklum balas Halangan Komunikasi Fizikal Psikologikal Sosiologikal Semantik
Gangguan secara nyata & langsung seperti bunyi bising kenderaan, bunyi mesin dlm kilang & bercakap dgn org awam tanpa mikrofon Cara berfikir yg berlainan & tanggapan yg berbez antara penghantar dgn penerima mesej Wujud kerana perbezaan umur, ras, kaum, jantina, budaya, bahasa pertuturan, pangkat dlm organisasi, taraf pendidikan, taraf kehidupan & latar blkg kehidupan Halangan penggunaan perkataan yg mempunyai banyak makna
Bentuk Komunikasi Menegak Mendatar Melintang
Pertukaran maklumat antara 2/lebih pekerja pd peringkat yg berlainan dlm hierarki organisasi Pengaliran idea & maklumat secara bebas dlm kalangan staf pd peringkat yg sama dlm hierarki organisasi Pertukaran maklumat antara 2/lebih peringkat pekerja drpd bahagian yg berlainan dlm hierarki organisasi
Komunikasi Sehala Proses komunikasi yg tidak memerlukan maklum balas drpd penerima kpd penghantar Jenis komunikasi sehala: Dari atas ke bawah Dari bawah ke atas
Pengaliran maklumat drpd pengurus atasan kpd orang-orang bawahan Pengaliran maklumat dr 1 peringkat bawahan ke 1/lebih peringkat yg lebih tinggi
Tujuan komunikasi sehala dr atas ke bawah: Mendelegasikan visi, misi & objektif organisasi supaya dpt difahami oleh semua pekerja Memberi maklum balas & menilai prestasi para pekerja Memaklumkan alas an & falsafah di sebalik sebab melakukan sesuatu kerja Menerangkan polisi, prosedur, arahan, peraturan & amalan yg seharusnya diterapkan kpd pekerja Tujuan komunikasi sehala dr bawah ke atas: Membolehkan pekerja bawahan menyampaikan sesuatu maklumat kpd pengurus atasan Membolehkan pengurusan atasan memahami keadaan kerja di peringkat bawahan agar mereka dpt membuat keputusan dgn baik Membolehkan pekerja peringkat bawahan menyumbangkan idea & cadangan yg bernas kpd organisasi utk mempertingkatkan produktiviti Membuat laporan ttg kemajuan sesuatu kerja yg dilakukan kpd pengurus yg lebih tinggi Memberi peluang kpd pekerja bawahan utk meluahkan perasaan mereka mengenai kerja, rakan sekerja & organisasinya.
Komunikasi Dua Hala Suatu proses komunikasi yg melibatkan maklum balas drpd penerima kpd penghantar Memberi peluang kpd penghantar & penerima bertukar-tukar maklumat dgn lebih penuh perhatian & memahami antara 1 sama lain bg memperjelas maksud masing-masing
Komunikasi Lisan – komunikasi yg menggunakan percakapan
Jenis Komunikasi Lisan Perbincangan
Mesyuarat Ucapan Pembentangan
Komunikasi Bukan Lisan Komunikasi yg tidak menggunakan percakapan Jenis komunikasi bukan lisan: Komunikasi visual Komunikasi bertulis Bahasa badan
Kebaikan Komunikasi Lisan Mesej boleh disampaikan melalui saluran komunikasi dgn cepat Alat bantuan komunikasi boleh digunakan Maklum balas boleh diperoleh dgn cepat Kejujuran penghantar dpt dirasakan Lebih murah & lebih menyakinkan Lebih senangutk menyampaikan mesej Keburukan Komunikasi Lisan Penghantar yg tidak mahir berkomunikasi dgn baik mungkin tidak dpt menyampaikan mesej dgn baik Tidak ada rekod simpanan kekal kerana berbentuk tidak nyata seperti bercakap Maklumat yg diterima mungkin tidak dpt difahami kerana tidak dpt diterjemahkan dgn segera Maklumat yg disampaikan boleh disalahtafsirkan oleh penerima & mungkin boleh menyingung perasaan orang lain Kelebihan Komunikasi Bukan Lisan Mesej boleh dipindah sehingga mencapai persetujuan antara penghantar dgn penerima Mesej boleh disesuaikan dgn bakal penerima Dalam bentuk rekod tetap & boleh disimpan lama Mesej boleh dihantar kepada penerima di mana penghantar tidak boleh sampai Mesej masih kekal pd peringkat asalnya walaupun telah berubah tgn beberapa kali Tiada had penerima maklumat seperti surat khabar Penerina mempunyai masa yg lama utk meneliti & boleh membuat rujukan utk menganalisis mesej yg diterima Kelemahan Komunikasi Bukan Lisan Penghantar tidak mempunyai kawalan terhadap mesej yg dihantar & tidak boleh menentukan pembacanya Penerima mungkin menerima & membaca mesej pd waktu yg tidak sesuai Penerima mungkin membuang mesej & tidak membaca apa yg diterimanya Maklum balas tidak akan diterima dgn segera Kemungkinan penerima hanya memahami sebahagian drpd mesej yg diteima Mesej yg dihantar mestilah mampu menerangkan segala maksud yg hendak dihantar bg menjawab kemusykilan yg mungkin ditimbulkan oleh penerima Komunikasi Secara bersemuka
Proses pertukaran maklumat, idea & perasaan ketika pendengar & penyampai berada di tempat yg sama pd masa yg sama Kepentingan: Utk meredakan konflik Mengurangkan emosi Menyelesaikan perkara yg penting Menyempurnakan suatu perniagaan Dalam perbualan telefon, suara/kata-kata penghantar memainkan peranan penting utk menunjukkan imej organisasi berkenaan Internet – rangkaian computer yg mampu berhubung menerusi beberapa rangkaian Intranet – fungsi yg sama seperti internet ttpi penggunaan intranet hanya terhad kpd lingkungan satu-satu organisasi sahaja. Menyampaikan maklumat organisasi dalaman kpd setiap pekerja dgn cepat & mudah Memorandum – alat komunikasi bertulis antara jabatan/unit dalam sesebuah organisasi & tidak digunakan utk memberikan maklumat kpd orang lain di luar organisasi. Mengandungi maklumat penting yg hendak disampaikan kpd staf organisasi Surat Rasmi – Utk berhubung dgn organisasi/penubuhan tertentu sama ada pihak swasta/kerajaan Surat Tidak Rasmi – bersifat peribadi. Utk mengucapkan tahniah, takziah, menyatakan khabar atau menjelaskan sesuatu perkara Laporan – suatu dokumen yg menyatakan & menerangkan sesuatu perkara/isu kpd pihak tertentu Kelebihan menggunakan laporan: Sebagai bukti/rekod Memberi ruang kpd penghantar & penerima memahami maklumat itu dgn lebih mendalam Buletin – suatu dokumen yg menyatakan & menerangkan sesuatu perkara/isu kpd pihak tertentu
Kemahiran Mendengar Mendengar – suatu proses penerimaan maklumat secara mental oleh manusia utk memahami, menterjemah & berusaha utk bertindak balas terhadap mesej yg diterima dgn cara sewajarnya
Proses Mendengar Menerima Memahami Mengingati Menilai Memberi tindak balas
Pendengar akan cuba mendapatkan apa yg disampaikan oleh penyampai sama ada secara lisan/bukan lisan Pemprosesan maklumat utk mendapatkan maksud yg disampaikan Tindakan utk cuba mendapatkan semula sesuatu maklumat yg disimpan dlm ingatan Menganalisis fakta, pandangan, niat & penyataan yg disampaikan oleh penyampai Menunjukkan bahawa pendengar menerima/tidak menerima maklumat yg disampaikan
Kaedah Mendengar Secara Berkesan Mendengar secara empati & objektif Mendengar secara kritikal & non-judgemental Mendengar secara cetek & mendalam
Mendengar Secara Aktif – Teknik komunikasi yg memerlukan pendengar utk memberi maklum balas ttg apa yg mereka dengar dgn cara menyatakan semula/merumuskan apa yg mereka telah mendengar dgn kata-katanya sendiri utk mengesahkan apa yg telah didengari
Teknik Mendengar Secara Aktif: Mengulang maksud pembicara
-
Meluahkan kefahaman terhadap perasaan Menanya soalan
Kemahiran Berunding Perundingan – proses yg melibatkan komunikasi sama ada secara langsung/tidak langsung antara dua/lebih pihak yg mempunyai konflik kepentingan utk mencapai persetujuan bersama
Prinsip Berunding: Tumpuan kpd minat & bukan kedudukan Asingkan manusia drpd masalah Jana pelbagai pilihan Guna kriteria yg objektif & boleh diterima
Elemen-elemen Perundingan: Maklumat Menyampaikan tujuan serta matlamat sesuatu perundingan diadakan Masa Memastikan masa yg sesuai & mencukupi bagi sesuatu perundingan Kuasa Keupayaan utk mempengaruhi org lain dlm membuat keputusan semasa perundingan Etika Prinsip-prinsip akhlak/moral yg dipegang oleh seseorang individu/kumpulan/masyarakat Budaya Mengutamakan nilai & indentiti yg tidak bertentangan dgn nilai pihak perunding yg lain serta menghormati adat & pembawakan pihak perunding yg lain Perlaku/Personaliti Perunding yg terlibat dlm suatu rundingan mesti hadir dlm keadaan bersedia & berperwatakan menarik, kemas & bersih Sosial Aspek pergaulan antara pihak yg terlibat dlm perundingan
Jenis Kuasa Yang Terdapat Dalam Rundingan Kuasa Sah Kuasa rasmi yg diperoleh oleh seseorang drpd organisasi/pihak atasan utk menjalankan sesuatu rundingan Kuasa Anugerah Kuasa yg dimiliki oleh seseorang utk memberikan ganjaran kpd pihak yg lain setelah pihak tersebut melakukan tugas yg dikehendaki oleh individu tersebut Kuasa Paksaan Kuasa utk menghukum pihak lain yg gagal memenuhi apa yg dikehendakinya Kuasa Karismatik Kuasa yg dimiliki oleh mereka yg mempunyai ciri-ciri kepimpinan yg berwibawa Kuasa Maklumat Kuasa yg dimiliki oleh seseorang yg mempunyai maklumat yg bernilai kpd orang lain Kuasa Gabungan Kuasa yg wujud apabila sekumpulan orang berpakat utk melakukan sesuatu secara bersama
Tahap Perundingan Intrapersonal Interpersonal Intrajabatan Interjabatan Nasional Dua Hala Serantau Pelbagai Hala
Antarabangsa/Global
Perundingan yg berlaku dlm diri individu itu sendiri Perundingan antara individu dgn individu yg lain/sekumpulan individu lain Perundingan yg berlaku dlm lingkungan sesebuah jabatan itu sendiri sahaja Perundingan yg melibatkan rundingan antara jabatan dgn jabatan yg lain Perundingan dlm peringkat kebangsaan dlm sesebuah negara Perundingan berfokus terhadap perundingan antara dua pihak Perundingan antara pihak yg berdekatan yg tinggal dlm sesebuah komuniti yg sama serta berkongsi adat kebudayaan yg hampir sama Perundingan yg multi tujuan iaitu tidak hanya memfokuskan satu hala tuju & satu matlamat sahaja Melibatkan perundingan antara beberapa buah negara
Strategi dan Taktik Perundingan Good guy bad guy
-
Nibbling Trial balloon Red herring Outrageous Apparent withdrawal Limited authority
Teknologi Maklumat Peranan ICT dlm Pengurusan Perniagaan: Penyediaan laporan Sistem kawalan kewangan Pengurusan inventori Membuat keputusan Membuat ramalan Penyediaan data
Kepentingan ICT dlm Pengurusan Perniagaan: Operasi organisasi lebih efektif & efesien Memudahkan komunikasi dalaman(intranet) & luaran(internet) organisasi Menyimpan maklumat & data perniagaan Meningkatkan kualiti & produktivti
e-dagang – proses dgn peniaga menjual barang & pembeli membeli barang yg ditawarkan melalui internet
Proses Urus Niaga e-dagang: Pelanggan melayari laman web & membuat pertanyaan jika perlu Pelanggan membuat pesanan & membuat bayaran awal dgn memasukkan maklumat kad kredit Peniaga menghantar barang pesanan kpd pelanggan melalui pos/khidmat kurier
Kelebihan e-dagang: Modal yg dilaburkan oleh peniaga adalah kecil Kos operasi & pentadbiran perniagaan adalah murah Pasaran luas Tidak menanggung risiko hutang lapuk Menjimatkan kos, masa & tenaga pelanggan Pelanggan mempunyai pilihan yg luas
e-perolehan – proses pembelian barangan bekalan perniagaan secara automatic dgn menggunakan internet
Faedah Menggunakan e-perolehan: Menjimatkan kos Meningkatkan produktiviti Kawalan
e-pemasaran – proses mencipta minat pengguna terhadap produk/perkhidmatan yg ditawarkan dgn menggunakan kemudahan internet
Jenis e-pemasaran:
-
Paparan iklan melalui penggunaan media elektronik Pemasaran media social Pemasaran e-mel
Kelebihan menggunakan e-perolehan: Mudah & berkesan Tidak melibatkan kos yg tinggi Boleh beroperasi 24 jam sehari/7 hari seminggu Boleh menarik pelanggan dr seluruh dunia Dapat berkomunikasi dgn pelanggan secara terus Maklumat dpt dikemaskinikan dr semasa ke semasa
Kegunaan intranet dlm organisasi: Komunikasi dalaman yg lebih baik Perkongsian sumber Perkhidmatan pelanggan yg lebih baik Pengurangan dlm penggunaan kertas
BAB 9 PEMBUATAN KEPUTUSAN Pembuatan Keputusan Proses penyelesaian masalah dgn mengenal pasti alternative-alternatif penyelesaian & memilih alternatif yg terbaik berdasarkan nilai-nilai & keutamaan pembuat keputusan
Jenis keputusan a) Keputusan Rutin – keputusan yg dibuat utk menyelesaikan suatu masalah yg boleh dijangka & kerap berlaku dalam sesebuah organisasi b) Keeputusan Tak Rutin – keputusan yg dibuat utk menyelesaikan suatu masalah yg tidak dpt dijangka, jarang berlaku/masalah baru dlm sesebuah organisasi
Langkah-langkah dlm proses pembuatan keputusan rasional
Mengenal pasti masalah
Mengutip data
Menganalisis data
Memilih alternatif
Menilai alternatif
Menjana alternatif
Alat Keputusan Kuantitatif a) Statistik Deskriptif Maklumat dlm bentuk angka akan dikumpul, disusun & dianalisis utk mendapat suatu gambaran yg lebih jelas ttg masalah yg dihadapi/keputusan yg dibuat Statistik yg bersifat deskriptif & kerap dibincangkan dlm bidang statistik: Min – Jumlah semua nombor dibahagi dgn saiz sampel Median – Titik tengah bg nombor-nombor sampel setelah disusun dlm tertib menaik Mod – Nombor berulang paling kerap dlm suatu sampel Julat – Perbezaan antara nilai terbesar dgn nilai terkecil Sisihan piawaian – purata jarak/sisihan setiap nombor dr nilai purata b) Pokok Keputusan
-
Bentuk grafik bagi pilihan-pilihan/alternatif tindakan yg boleh diambil & turutan kejadian akibat sesuatu tindakan dilukis utk memberi gambaran menyeluruh ttg masalah yg wujud
a)
Alat Keputusan Kualitatif Analisis tulang ikan Gambar rajah yg berbentuk seperti tulang ikan utk mengenal pasti punca-punca yg menyebabkan berlakunya sesuatu masalah b) Sumbang saran Teknik penjanaan idea dgn setiap ahli dlm kumpulan dibenarkan memberi pendapat ttg sesuatu masalah/tajuk perbincangan secara bebas c) Kumpulan fokus Individu drpd pelbagai latar belakang & pengalaman dikumpul utk membincangkan suatu topic tertentu d) Teknik Delph Teknik utk menggembleng pendapat ahli-ahli panel yg pakar dlm bidang berkaitan bg mendapatkan keputusan yg baik & kreatif dgn ahli-ahli kumpulan tidak bersemuka & indentiti mereka dirashiakan e) Teknik kumpulan nominal Ahli kumpulan tidak bercakap/berbincang antara mereka pd peringkat permulaan, mereka akan berbincang & bertukar idea serta menilai setiap penyelesaian/alternatif yg dicadangkan itu kemudian sebelum mengundi utk memilih penyelesaian/alternatif yg lebih baik
Faktor Yang Mempengaruhi Pembuatan Keputusan: Faktor kedapatan maklumat ~ maklumat perlu memenuhi 4 kriteria iaitu tepat(accurate), tersedia(timely), lengkap(complete) & bersesuaian(relevan) Faktor kecekapan pembuat keputusan ~ pengalaman, pengetahuan, kreativiti & sikap terbuka si pembuat keputusan Faktor situasi ~ keadaan kepastian, risiko/ketidakpastian
Faktor Lain Yang Mempengaruhi Pembuatan Keputusan: Masa yg diperuntukkan utk membuat keputusan Polisi & prosedur Budaya organisasi Struktur organisasi Politik organisasi Tekanan luar Komitmen pekerja Kos yg terlibat Pengaruh kumpulan setara -
