6.0 Pengurusan
6.1 Pengenalan Kepada Pengurusan
Fungsi Pengurusan Definisi Proses – merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal – memastikan matlamat yang telah ditetapkan dapat dicapai
Kepentingan 1. 2. 3. 4. 5.
Memotivasikan modal insan Mengurangkan pembaziran Pencapaian matlamat organisasi Penyelarasan sumber Penggunaan sumber secara berkesan
fungsi 1. 2. 3. 4.
Perancangan Pengorganisasian Kepimpinan pengawalan
Konsep Keberkesanan dan Kecekapan keberkesanan 1. Melakukan kerja yang betul 2. Matlamat dapat dicapai
kecekapan 1. 2. 3. 4. 5.
Buat kerja yang betul Matlamat dicapai Minimum kos pengeluaran Maksimumkan tingkat pengeluaran No bazir
Peranan Pengurus Perorangan (interpersonal) Pengurus yang mempunyai kuasa ke atas orang lain (duh!)
1. Pemimpin 2. Tunggak (figurehead) 3. Pegawai perhubungan Bermaklumat (informational) Pengurus – pihak yang memperoleh maklumat dr pelbagai sumber
1. Penyebar 2. Jurucakap 3. pemantau
Keputusan (decision making) Pengurus – maklumat yg cukup, lengkap dan terkini (buat keputusan)
1. Perunding 2. Usahawan 3. Penyelesai masalah 4. Pengagih sumber
Pendekatan Pemikiran Pengurusan
Pendekatan klasikal 1. Pengurusan Saintifik • Frederick Taylor (4 Prinsip Pengurusan Saintifik) • Henry Gantt (Sistem Pembayaran Upah, Carta Gantt) • Frank & Lillian Gilbreth (Kajian – Pergerakan Pekerja) 2. Teori pentadbiran (henri fayol) 3. Model birokrasi (max wabermenjensen)
Pendekatan kemanusiaan/gelagat 1. • • • 2. • • • •
Pendekatan hubungan kemanusiaan Hawthorne (elton maya) Aspek sosial dan iktiraf kumpulan kerja Aspek perhubungan pengurus dgn pekerja Pendekatan gelagat Hierarki keperluan maslow (abraham maslow) Teori x dan teori y (douglas Mcgregor) Mengkaji gelagat manusia (huhu) – bidang saintifik, psikologi, ekonomi, sosiologi Faktor ganjaran dan aspek yg berkaitan – meningkatkan kepuasan dan produktiviti pekerja
Pendekatan sains pengurusan/kuantitatif 1. Teori sains pengurusan 2. Teori pengurusan operasi 3. Teori sistem pengurusan maklumat
Pendekatan moden/kotemporari 1. • • •
Teori sistem Organisasi – sebagai satu sistem yang mana setiap bahagian saling berhubung kait Setiap bahagian penting tawww Satu bahagian fail, semua operasi tergugatss
2. Teori kontigensi • Tiada satu pendekatan pun paling sesuai untuk semua situasi (duh obviously!) • Pengurus perlu fleksibel dan ambil tindakan yg sesuai dgn situasi. not a freaking pengurus yang perfectionist yg ikut cara dia je. bodo ke ape (Yass)
6.2 Kemahiran Pengurusan
Definisi Kebolehan dan kemampuan untuk bertindak dan membuat keputusan dengan cekap dan berkesan
kepentingan 1. 2. 3. 4.
Sebagai perhubungan dengan pihak lain Membuat keputusan yang berkesan Mewujudkan penyelarasan kerja Membangunkan sumber manusia yang berkesan
kepentingan 1. Peringkat atasan 2. Peringkat pertengahan 3. Peringkat bawahan
jenis kemahiran pengurusan 1. Kemahiran 2. Kemahiran 3. Kemahiran 4. Kemahiran 5. Kemahiran
konseptual (berpandangan jauh) antara perorangan/kemanusiaan (hubungan yg baik) teknikal (cekap dan berkebolehan) pengurusan masa (perfection and punctual in work) pembuatan keputusan (keputusan yg tepat dan bijak)
6.3 Perancangan
Definisi 1. Proses – matlamat dan memutuskan tindakan 2. Aktiviti menganalisis persekitaran – kenal pasti kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman 3. Proses - vmo
kepentingan 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Menyediakan hala tujujujuju Sebagai panduan membuat keputusan Mengukur prestasi organisasi Membolehkan kawalan dilakukan Menyelaras dan memperuntukkan sumber Mencapai matlamat dengan cekap dan berkesan
Jenis perancangan (jangka masa) 1. Rancangan strategik 2. Rancangan taktikal 3. Rancangan operasi
Jenis perancangan (kegunaan) 1. Rancangan sedia ada 2. Rancangan guna tunggal
Proses perancangan 1. 2. 3. 4. 5.
Menentukan matlamat dan objektif Menganalisis persekitaran perniagaan Membentuk alternatif tindakan Menilai alternatif tindakan Memilih alternatif tindakan
Alat perancangan 1. 2. 3. 4.
Carta gantt Analisis pulang modal Bajet atau belanjawan Kaedah laluan genting (critical path method, cpm)
Perancangan strategik Proses – menetapkan strategi, hala tuju & membuat keputusan
unsur 1. 2. 3. 4.
Visi Misi Objektif Strategi
5. Taktik 6. Dasar 7. Prosedur 8. standard
Bajet definisi Penyata-menganggarkan dan memperuntukkan sumber kewanganmelaksanakan aktiviti, projek atau program
Bajet tunai definisi 1 rancangan kwgn melibatkan-anggur terima @ belanja (setahun)
Tujuan 1. Memastikan keperluan tunai organisasi pada masa depan sentiasa cukup 2. Kedudukan kecairan orang bedara tahap memuaskan
Tindakan mengatasi kurangan tunai 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Cari jalan tingkatkan hasil jualan Beri tempoh kredit yang pendek Kurang perbelanjaan Tempoh bayar pinjam lebih lebih lebih panjang Sumber kewangan tambahan Rancang beli aset tetap
Penggunaan Bajet tunai dlm perancangan 1. 2. 3. 4.
Penerimaan tunai (Jumlah jualan = j,tunai dan kredit) Pembayaran tunai (bhn mentah, cukai, aset tetap, dividen) Aliran tunai bersih (aliran tunai masuk – aliran tunai keluar) Baki tunai bersih (aliran tunai bersih sstu bulan + baki tunai dari bulan sebelumnya)
Analisis SWOt Definisi Alat perancangan strategik – kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman
kegunaan 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Kenalpasti kekuatan (kukuh) Kenalpasti kelemahan (ambil tindakan) Kenalpasti peluang (rebut jerlah) Kenalpasti ancaman (prepare yo!) Membentuk strategi (capai misi) Atasi masalah dan perubahan
6.4 Pengorganisasian
Definisi Proses – menyusun dan mengagih atau menyelaras sumber – agar cekap dan berkesan
kepentingan 1. 2. 3. 4. 5.
mengagihkan sumber dengan cekap Membolehkan penyelarasan antara bahagian Menetapkan bidang tugas Mewujudkan rantaian arahan Membentuk struktur organisasi
Carta organisasi Rajah lini – struktur jabatan, unit dan bahagian utama dalam organisasi
Reka Bentuk Organisasi Definisi penjabatanan Proses – kelompok sumber manusia - aktiviti organisasi yg sama dlm satu jabatan secara sistematik
tujuan 1. 2. 3. 4.
Bantu merancang dan mengawal aktiviti Selaras aktiviti organisasi dgn baik Tingkatkan kecekapan Membolehkan pembahagian tugas di setiap jabatan
bentuk 1. Penjabatanan mengikut fungsi 2. Penjabatanan mengikut divisyen (produk, pasaran, geografi) 3. Penjabatanan mengikut matriks (fungsi dan produk)
Bentuk lain struktur organisasi 1. 2. 3. 4.
Struktur organisasi berdasarkan pasukan Struktur organisasi berdasarkan projek Unit perniagaan strategik Organisasi tanpa sempadan
Proses Pengorganisasian Proses 1. 2. 3. 4. 5.
Penentuan objektif Pengenalpastian aktiviti Pengelasan aktiviti Pengelompokan aktiviti Pengagihan tugas, autoriti dan tanggungjawab
Manual organisasi Dokumen formal yang mengandungi maklumat penting organisasi 1. Fail meja 2. Manual prosedur kerja 3. Prosedur kualiti
Konsep Pengorganisasian 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Autoriti Tanggungjawab Akauntabiliti Pemusatan (Atasan) dan Pemencaran (Semua) Autoriti Empowermen (serahkan kuasa kpd bawahan utk buat keputusan) Penugasan (agih tugasan kpd bawahan) Autoriti lini (hak pengurus buat keputusan) dan Autoriti Staf (Hak nasihat) Rantaian arahan (hubungan langsung antara kerja dan pekerja) a) Prinsip Skalar (jelas dan berterusan) B) Prinsip satu arahan (seorg pkerja boleh dpt satu arahan dan lapor ke satu ketua shj) 9. Jangkauan Kawalan A) JK Luas B) JK Sempit
6.5 Kepimpinan
definisi Proses – pengaruh perlakuan kerja sepuya melakukan tugas untuk capai matlamat organisasi
kepimpinan 1. 2. 3. 4.
Mempengaruhi pekerja Menjadi teladan untuk pekerja Membantu ketua mengurus secara berkesan Mempunyai autoriti untuk mengarah
Jenis kuasa 1. 2. 3. 4. 5.
Kuasa Kuasa Kuasa Kuasa Kuasa
kepakaran (membuat sesuatu atau beri pandangan) sah (diperoleh dari organisasi) rujukan (tempat rujukan utk pengaruh pekerja) desakan (paksa pekerja utk melakukan arahan) ganjaran (beri ganjaran kpd pekerja atau tarik balik ganjaran dr pekerja)
Jenis kepimpinan 1. 2. 3. 4.
Kepimpinan Kepimpinan Kepimpinan Kepimpinan
karismatik berwawasan transactional transformational
Gaya kepimpinan 1. 2. 3. 4.
Gaya kepimpinan Gaya kepimpinan Gaya kepimpinan Gaya kepimpinan
demokratik kontigensi laissez-faire autokratik
Pemimpin dan Pengurus Definisi pemimpin Pihak – guna kuasa formal dan informal dalam pengaruh pekerja utk capai matlamat
Definisi pengurus Pihak – guna kuasa formal utk merancang, laksana dan kawal semua aktiviti utk capai matlamat
Peranan pemimpin 1. 2. 3. 4.
Jurulatih (beri panduan) Pembimbing (beri nasihat) Sahabat (hangout) Ketua (teladan baik)
Pemimpin formal dan tidak formal Definisi pemimpin formal Pengurus dilantik secara rasmi
Definisi pemimpin formal Ketua yg dipilih berdasarkan persetujuan bersama (kumpulan)
perbezaan 1. 2. 3. 4. 5.
Peranan Sumber kuasa Jawatan Pengiktirafan kuasa
Motivasi Definisi Dorongan dalaman dlm seseorang untuk berusaha mencapai matlamat yg diinginkan
kepentingan 1. 2. 3. 4.
Menyatukan ahli dalam organisasi Mengurangkan kadar ponteng kerja Mengurangkan kadar lantik henti kerja Mengekalkan pekerja mahir
Teori motivasi 1. 2. 3. 4.
Teori Teori Teori Teori
motivasi Maslow (hierarki) Motivasi Hezberg (Dua faktor) Motivasi mcgregor (X dan Y) Mcclelland (Keperluan Pencapaian)
Pasukan Definisi 1. Gabungan yg terdiri daripada dua atau lebih ahli – boleh bekerja dlm satu kumpulan 2. Terdiri drpd pelbagai kemahiran dan memainkan peranan utk mencapai matlamat
ciri 1. Pasukan kerja tidak formal (dibentuk oleh pekerja scr tidak rasmi...duh) 2. Pasukan kerja formal (dibentuk oleh pengurus secara tidak rasmi..okay)
kepentingan 1. 2. 3. 4. 5.
Menghasilkan kerja yang berkualiti Mewujudkan konsep kerjasama Memudahkan penyelarasan Meningkatkan produktiviti Wujudnya pembangunan modal insan
Proses pembentukan pasukan 1. 2. 3. 4. 5.
Pembentukan Peributan Penyesuaian Pelaksanaan penangguhan
Kesan pembentukan pasukan 1. Kesan negatif 2. Kesan positif hahah
Pengurusan Stres Definisi 1. Tindak balas fisiologi dan psikiologi yg berlaku – individu gagal penuhi tuntutan dr faktor luar 2. Tekanan yang dihadapi – individu gagal melakukan sesuatu perkara yang penting
proses 1. 2. 3. 4.
Mengenal pasti punca stres Mengenal pasti tahap stres Memberi latihan untuk mengatasi stres Memilih teknik yang sesuai
Tahap stres 1. Tahap normal 2. Tahap sederhana 3. Tahap tinggi
Punca stres 1. 2. 3. 4.
Faktor Faktor Faktor Faktor
persekitaran luaran organisasi pekerjaan individu
Kaedah mengurus stres 1. Aspek individu 2. Aspek organisasi
Kesan stres 1. Kesan negatif kepada individu 2. Kesan negatif kepada organisasi
6.6 Pengawalan
Definisi 1. Proses menilai prestasi organisasi dan ambil tindakan pembetulan jika perlu 2. Proses pemantauan prestasi dan pengambilan tindakan
kepentingan 1. 2. 3. 4. 5.
Memastikan kelancaran aktiviti Mengelakkan penyelewengan Mengoptimumkan pengeluaran Menjadi garis panduan untuk perancangan masa hadapan Memantau pihak berkepentingan
Jenis kawalan 1. Jenis kawalan dalaman (audit dalaman, dasar organisasi, prosedur kerja) 2. Jenis kawalan luaran (audit luar, peraturan, undang-undang)
Proses kawalan 1. 2. 3. 4.
Menetapkan standard Mengukur pencapaian Membandingkan pencapaian dengan standard Membuat langkah pembetulan
Kaedah kawalan Cara kawalan – digunakan pengurus untuk memastikan aktiviti yang dirancang dpt dilaksanakan 1. Kawalan awalan 2. Kawalan semasa 3. Kawalan selepas
Kaedah kawalan 1. Analisis titik pulang modal 3. Carta gantt 2. Bajet 4. Analisis pert/cpm
