Fakta Pengurusan
Kepentingan pengurusan
Fungsi pengurusan
Konsep keberkesanan
Konsep kecekapan
Peranan pengurus
Penghubungan sesame manusia/Antara perorangan Komunikator / Bermaklumat
Pembuat keputusan
Pendekatan Pemikiran Pengurus
Sains pengurusan ( Kuantitatif )
Teori pengurusan [ Sains pengurusan ]
Moden ( Kontempori )
Huraian Contoh Proses perancangan , pengorganisasian ,kepimpinan & pengawalan dgn menggunakan sumber yg cekap bagi mecapai matlamat organisasi Memastikan matlamat organisasi tercapai Sumber digunakan dengan cekap Mengurangkan pembaziran Membuat keputusan scr rasional Menyelaraskan sumber dgn cekap
Perancangan : Proses menentukan matlamat & membentuk visi & m isi yg mencapai Pengorganisasian : Proses penyusunan & pengagihan sumber dlm o rganisaasi Pemimpin : Proses pengurus mempengaruhi gelagat pekerja Pengawalan : Proses memantau akt. & mencapai prestasi serta memastikan hasil hasil akhir tecapai dlm organisasi Melakukan kerja telah dirancang Melakukan kerja mampu mencapai objektif organisasi Melakukan tindakan yg betul bagi m encapai objektif organisasi Melakukan kerja dgn cara yg betul Meminimumkan kos & memaksimumkan pengeluaran Diukur dari aspek kuantiti input digunakan o organisasi Penghubungan sesame manusia/Antara perorangan Komunikator / Bermaklumat Pembuat keputusan
Pekerja efetif berupaya menyempurnakan tugas diberikan o pengurus
Organisasi (+) bilangan produk produk dgn m’gunakan kuantiti input yg sama dianggap telah ↑ kecekapannya
Ketua : org terpenting dlm organisasi Pemimpin : individu memberi motivasi kp pekerja Pengantara : Penghubug antara pihak dalaman & luaran organisasi Pemantau : Mencari maklumat drpd sumber dalaman & luaran yg mempengaruhi organisasi Penyampai : Menyampaikan maklumat kpd pihak dalaman organisasi Jurucakap : Menyampaikan maklumat kpd pihak pihak luaran luaran organisasi Penghubung : pengurus menjadi perantara antara pekerja bawahan dgn pihak pengurusan i novasi terbaru Usahawan : Menjadi nadi penggerak kpd Δ inovasi Pelerai masalah : Tindakan pembetulan apabila organisasi menghadapi masalah Pengagihan : Mengaihkan semua sumber diperoleh Perunding : Mewakili organisasi dlm perbincangan berkaitan dgn organisasi Sains pengurusan ( Kuantitatif ) Moden ( Kontempori ) Klasikal Kemanusian Maklumat berangka digunakan ↑ kecekapan & keberkesanan Meklumat berangka diperlukan diperlukan dlm proses pembuatan keputusan Penggunaan formula matematik membuat keputusan Kuantitatif : pembuat keputusan melalui penggunaan math & kaedah sains Operasi : menguruskan pengeluaran & penghantaran barang & perkhidmatan melalui kaedah analisis inventori dpt memenuhi kepuasan Kualiti menyeluruh : ↑ kualiti brg & perkhidmatan spy dpt sistem maklumat : mereka bentuk & menguruskan maklumat melalui komputer Pendekatan sistem : Sistem kompleks saling bekerjasama anata satu sama lain Pendekatan kontengensi : sebagai sistem organik
Jenis pendekatan sistem
Ciri pendekatan kontengensi
Sumbangan Lawrence and Lorch Moden ( Kontempori ) Klasikal
Frederick W . Taylor Teori pengurusan saintifik
Henry Gantt Teori pengurusan saintifik Frank & Lilian Gilberth Teori pengurusan saintifik Henry Fayol Teori pengurusan pentadbiran
Diberi gelaran sbg Bapa Pemikiran Pengurusan
Kemanusian
Abraham Maslow Sains tingkah laku
Teori pengurusan saintifik : Cara terbaik bagi pengurus melaksanakan tanggungjawab pengurusan Teori pengurusan pentadbiran : membentukkan 1 struktur organisasi membawa kpd kecekapan & keberkesanan Teori pengurusan birokrasi : system formal dlm organisasi & pentadbiran dibentuk memastikan kecekapan & keberkesanan Meningkatkan kecekapan pekerja & produktiviti Penggunaan kaedah kerja terbaik Memilih & melatih pekerja yg sesuai Kerjasama antara pekerja Pembahagian tugas scr adil Carta Gantt memudahkan penurus merancang , menjadual & mengawal perjalanan aktiviti Memperkenalkan insentif kewangan kpd pekerja mencapai standard ditetapkan
Sumbangan Max Waber Teori pengurusan birokrasi
Persekitaran dpt mempengaruhi system pengurusan Persekitaran Δ disebabkan organisasi memerlukan sistem pengurusan yg cekap Peraturan sesuai dgn persekitaran spy pekerja dpt bekerja dgn selesa Wujud sis. komunikasi cekap spy maklumat sampai dgn tepat
Kecekapan kerja melalui pembahagian kerja mengikut elemen Pekerja mengkhusus satu elemen kerja yg penting sahaja
Sumbangan Henry Fayol ( prinsip )
Sistem tertutup : Sis. tdk menukarkan maklumat dgn persekitaran Tdk mempengaruhi Δ faktor persekitaran luaran Sistem terbuka : Sis. menukarkan maklumat dgn persekitaran Mempengaruhi Δ 2factor persekitaran luaran Berorientasikan manusia Pengurus menggunakan gaya (-) menekankan hierarki kepimpinan berbeza kumpulan mempunyai pegalaman & tiada Struktur sis saling berkaitan pengalaman Melibatkan pengendalian kendali
Pembahagian tugas : pengkhususan kerja bagi ↑ produktiviti Autoriti : hak memberi arahan Disiplin : pekerja mengikut arahan ditetapkan o o rganisasi Ekuiti : memberi layanan sama rata antara pekerja Susunan : Meletakan susunan bahan & sumber manusia di tempat & masa tepat Mengutamakan kepentingan organisasi : organisasi diutamakan objektif peribadi Autoriti pengurus didapati kedudukan pengurus Individu memegang jawatan disebabkan prestasi Kedudukan jawatan , autoriti , tugas , tanggungjawab & perkaitan setiap perkara mesti jelas Perlu ada hierarki kedudukan spy setiap pekerja mengetahui siapa & kpd siapa melaporkan Pengurus membentuk peraturan utk mengawal tingkah laku pekerja Hubungan manusia Sains tingkah laku
Memperkenalkan Hierarki Maslow
keperluan pencapaian hasrat diri keperluan penghargaan keperluan sosial keperluan keselamatan keperluan fisiologi
Memperkenalkan Teori x & Teori Y berdasarkan sifat Teori X Malas bekerja Tiada cita2 Perlu kawal Perlu dipaksa
Douglas Mc Gregor Sains tingkah laku
Kepentingan kemahiran pengurusan
Teori Y Rajin bekerja Bertanggungjawab Sanggup menghadapi risiko Berusaha mencapai matlamat organisasi
Faktor pengeluaran digunakan berkesan Pengurus membuat keputusan berkesan Pengurus memberi motivasi kpd pekerja Mengelakkan sbrg konflik berlaku Menyelaraskan kerja dgn berkesan peringkat Atasan
Peringkat pengurusan
peringkat Pertengahan peringkat Bawahan
Peringkat pengurusan atasan
Peringkat pengurusan pertengahan
Peringkat pengurusan bawahan
Terdiri drpd Ketua Eksekutif & Pengurus Besar Pemilik syarikat dilantik o Lembaga Pengarah Bertanggungjawab menentukkan dasar2 organisasi & akt. pengurusan strategik Skop pembuat keputsan luas Merupakan pengurus fungsian sprit pengurus pemasaran , pengeluaran & kewangan Menyampaikan arahan dibuat o pengurus atasan Terlibat perancangan taktikal Menyelaraskanakt. Bahagian utk mencapai matlamat ditetapkan o pihak atasan Terdiri drpd penyelia , Ketua Unit , Penolong & Ketua Kumpulan Melaksanakan tugas yg diberikan o pengurus pertengahan Merancangkan kerja harian & mengarahkan pekerja bawahan melakukan kerja Terlibat perancangan operasi Skop kerja ditentukan o kemahiran
Pengurus peringkat atasan ialah Pengarah Urusan
Pengurus peringkat pertengahan ialah pengurus Pemasaran
Pengurus peringkat bawahan ialah penyelia pemasaran
Jenis kemahiran pengurusan
Kemahiran konseptual
Kemahiran teknikal
Kemahiran pembuat keputusanan
Kemahiran kemanusiaan
Kemahiran pengurus masa
Konseptual Teknikal Pembuat keputusan Kemanusiaan Pengurus masa Kebolehan melihat Δ persekitaran organisasi Berupaya berfikir scr abstark Dpt melihat jauh ke hadapan & menjangka sesuatu Menyelaras organisasi lebih sistematik Menganal pasti mslh dlm pelbagai situasi Memberi tunjuk ajar ttg perkara teknikal dlm aktiviti Mengenal pasti mslh teknikal berlaku Mnyelesaikan perkara berkatan teknikal sprt pengagihan sumber Mengendalikan peralatan yg memerlukan teknikal baik Membuat penyeliaan berkesan berkaitan aspek teknikal semasa proses pengeluaran Keputusan baik diambil dlm Δpersekitaran Dpt menyelesaikan mslh dgn cepat Membuat pilihan alternatif terbaik bagi menyelesaikan menyelesaikan mslh Tindakan diambil dgn segera terhadap isu berlaku Mempunyai kemahiran berkomunikasi dgn pelbagai pihak Perantara antara pihak pengurus dgn pekeja Mampu menyelaraskan menyelaraskan mslh mslh antara pekerja Menyampaikan arahan dgn jelas kpd pekerja Pengurus wujud suasanan harmoni Menggunakan masa melakukan akt. dgn masa ditetapkan Membuat penjadualan yg sistematik Menggunakan masa melakukan aktiviti utk mencapai kualiti pawaian ditetapkan Mempunyai kecekapan menentukan setiap tugas Menentukan jumlah masa diperlukan bagi sesuatu tugas
Atasan Kemahiran Konseptual dgn peringkat
Pertengahan
Bawahan
Atasan
Kemahiran teknikal dgn peringkat
Pertengahan
Bawahan
Membantu membentukan VMO Menentukan hala tuju organisasi Membantu membuat keputusan organisasi Membentuk objektif jangka pjg organisasi Merancang strategi ↑ daya saing organisasi Menyelesaikan mslh jangka pjg Memahami Δ persekitaran & berfikiran scr abstrak Menterjemah visi & misi Dpt menganalisis persekitaran Melihat peluang masa depan depan & menjangka ancaman ancaman
Mengetahui prosedur setiap teknikal Memahami mslh teknikal di peringkat bawahan Memahami tanggungjawab teknikal pengurus peringkat bawahan Memberi tunjuk ajar kp pekerja Menilai prestasi pekerja dgn adil Memastikan semua kerja mengikut prosedur ditetapkan Menggunakan teknologi dgn berkesan dlm menjalankan aktiviti Memberi penerangan kpd pekerja Mengenal pasti kerosakan peralatan Tanggungjawab dlm operasi harian kilang
Atasan
Kemahiran Pembuat Keputusanan dgn peringkat
Pertengahan
Bawahan
Atasan
Kemahiran kemanusiaan dgn peringkat
Pertengahan
Bawahan
Atasan
Kemahiran Pengurus Masa dgn peringkat
Perengahan
Bawahan
Sangat penting Membuat keputusan bijak Mengenal pasti kaedah terbaik melakukan sesuatu kerja Membuat pilihan terbaik Mengambil tindakan dgn segera Menyelesaikan mslh dgn cepat Memberhatikan pekerja bermasalah Menilai prestasi pekerja dgn adil Mengambil tindakan segera terhadap mslh berlaku Keputusan berkaitan agihan sumber Menyelesaikan mslh dgn cepat Memberhatikan pekerja bermasalah Menilai prestasi pekerja dgn adil Δ car pengeluaran tdk sistematik Mengawal peneluaran yg tdk mematuhi piawai
Memberi arahan dgn jelas Memberi motivasi kpd pekerja Berkomunikasi dgn jelas Memahami hubungan pekerja dlm unit Menyelesaikan mslh dlm unit pekerja Memberi arahan dgn jelas Memberi motivasi kpd pekerja Menjalin hubungan baik dgn pengurus lain Dpt bekerja dgn org lain Memahami sikap org lain Memberi arahan dgn jelas Memberi motivasi kpd pekerja Berkomunikasi dgn pekerja Memimpin pekerja menjalankan kerja dgn betul Memberi maklum balas kpd pengurus pertengahan & atasan
Penting Membuat penrancang jangka pjg Memastikan perancangan jangka pjg tercapai Mengendalikan mesyuarat scr berkesan Mengenal pasti peruntukan masa diperlukan Penting Merancang jadual peringkat jabatan Menyediakan jadual peringkat jabatan Memastikan peringkat bawahan menjalankan operasi Memastikan projek & perancangan mengikut jadual ditetapkan Penting Menyiapkan kerja dirancang Memperuntukan masa mengikut keperluan tugas Menentukan jumlah masa diperlukan bagi sesuatu tugas
Perancangan
Kepentingan perancangan
Proses menentukan matlamat & membentuk visi & misi yg mencapai Membentuk piawaian prestasi Membentuk keutamaan akt. & isu organisasi Keadaan masa lalu menyumbangkan kejayaan & kegagalan Menilai tekanan factor luaran organisasi Melaksanakan pembangunan pengurusan
Aspek
Maksud
Rancangan keseluruhan organisasi bagi mencapai matlamat
Jangka masa
Jangka masa panjang melebihi 5 tahun
Kegunaan
Mencapai VMO
Peringkat pengurusan
Atasan
Jenis perancangan
Proses perancangan
Menentukan matlamat & objektif
Menganalisis persekitaran perniagaan
Membentuk alternatif
Menilai alternatif
Memilih alternatif tindakan
Perancangan Strategik
Jangka masa pendek kurang 1 tahun Mengagihkan sumber kpd aktiviti
Perancangan Operasi Perancagan terperinci dilakukan o pengurus peringkat bawahan bagi mencapai objektif Jangka masa singkat kurang sebulan Mengawal operasi harian
Pertengahan
Bawahan
Perancangan Taktikal Pelan operasi memperincikan bagaimana , di mana & bila strategi dirancang dilaksanakan
Menentukan matlamat & objektif Menganalisis persekitaran perniagaan Membentuk alternatif Menilai alternatif Memilih alternatif tindakan Elemen terpenting dlm sesuatu perancangan Penentuan matlamat melibatkan jabatan Penetapkan matlamat mengambil kira factor persekitaran Pembentukan matlamat jangka pjg sbg panduan utk pengurus & penyelia Skop perancangan dibuat berbentuk menyeluruh kpd jabatan & unit Menjadi dasar kpd suatu rancangan tindakan Mengenal pasti keadaan persekitaran bagi membuat ramalan Δ persekitaran pd masa hadapan Analisis persekitaran dalaman menilai tahap kekuatan & kelemahan dlm perniagaan Analisis persekitaran luaran menilai tahap peluang & ancaman dlm perniagaan Membentuk alternatif tertentu utk membuat keputusan Pengurus menjana beberapa alternatif utk membantu organisasi membuat keputusan Melibat perancangan strategic, perancangan taktikal & perancangan operasi Pengurus menentukan lebih drpd 1 cara Pengurus menggunakan pelbagai teknik utk membentuk alternatif Pengurus menilai semua alternatif telah dikenal pasti dgn menggunakan kaedah kuantitatif & kualitatif Menggunakan alat perancangan utk mendptkn hasil penilaian yg tepat Dinilai dri segi kelemahan & kelebihan sblm membuat keputusan Pengurus mengambil kira nisbah faedah & jumlah kos keseluruhan scr terperinci Pengurus memilih alternatif terbaik dpt membantu organisasi Pengurus mengambil kira keputusan memilih alternatif bergantung pd factor kos,faedah & masa Pemilihan alternatif tdk melibatkan kos yg besar Dpt memberi faedah kpd organisasi
Unsur perancangan strategik
Alat perancangan
Kegunaan Analisis Pulang Modal
Kegunaan Bajet
Kegunaan Carta Gantt
Kegunaan Critical Path Method (CPM )
Pengorganisasian Kepentingan Pengorganisasian
Bentuk penjabatan
Penjabatan mengikut fungsian
Visi : matlamt ingin mencapai Misi : tujuan penubuhan organisasi Objektif : hasil akhir ingin mencapai Strategi: rancangan umum organisasi sbg panduan kpd sbrg tindakan Taktik : matlamat lebih spesifik menyatakan cara melaksanakan strategi Dasar : panduan kpd pengurus & pekerja membuat keputusan Prosedur : tatacara ditetapkan melaksanakan tugas dlm o rganisasi Standard :set piawaian sbg ukuran kpd pengurus melaksanakan tugas Analisis Pulang Modal : kualiti produk dijual menanmpung kos berubah & kos tetap utk mendapatkan keuntungan Bajet : memperuntukan sumber kewangan tujuan pelaksanaan sesuatu aktiviti Carta Gantt : memberi gambaran ttg perancangan tahap kemajuan setiap aktiviti disiapkan berdasarkan tarikh ditetapkan Critical Path Method (CPM ) :rajah menggunakan garisan bagi turutan akt.2 & jangka masa diperuntukan Memberitahu pengurus berapakah volum jualan dpt keuntungan Membantu pengurus mengetahui titik pulang modal Membantu pengurus memahami hubungan kait antara volum jualan , kos & keuntungan Menyediakan perancanh=gan aktiviti dgn cekap Menagihkan sumber dgn berkesan Mengawal penggunaan sumber dlm tempoh pelaksanaan bajet Menyakinkan pembiaya mendapatkan pinjaman Merancang kemajuan program dgn mudah Mengagihkan masa penggunaan mesin & masa penggunaan m anusia Akt. diatur mengikut turutan jadual yg telah ditetapkan Tahap kemajuan bagi setiap projek berdasarkan tarikh Melicinkan perjalanan projek Mengenalpasti jangka masa penyiapan setiap aktiviti Kepentingan aktiviti dlm projek Proses penyusunan & pengagihan sumber dlm organisaasi Menyediakan aliran kerja Menjimatkan kos tenaga kerja Menyediakan panduan melaksanakan tugas Melancarkan akt. perancanagn & pengawalan Melancarkan prose komunikasi & proses pembuatan keputusan Penjabatan mengikut fungsian : pengelompokan akt. kerja mengikut fungsi perniagaan Penjabatan mengikut divisyen : pengelompokan akt. kerja mengikut jenis produk , kumpuan pelanggan & kwsn pasaran Penjabatan mengikut matriks : menggabungkan penjabatan mengikut fungsi & divisyen Kelebihan Menggalakkan perkembangan kemahiran pekerja Penyelesaian mslh lebih cekap Mengurangkan pertindihan tugas
Kelemahan Mementingkan jabatan Koordinasi kerja sukar Konflik berlaku antara jabatan
Pengurus Besar Pengurus Kewangan pengurus pengeluaran pengurus pemasaran Kwalan mudah dilakukan Struktur diagihkan tugas & fungsi Pengasingan jabatan dilakukan bagi mencapai ekonomi Pengkhusussan berdasarkan kemahiran Kedudukan ahli organisasi mengikut persamaan dlm kemahiran kepakaran & akt kerja
Penjabatan mengikut divisyen
Kelebihan Menggalakkan perkembangan kepakaran pekerja dlm bidang Maklumat mudah dikumpul Pekerja lebih komited memajukan jabatan
Kelemahan Persaingan sumber organisasi Koordinasi kerja sukar Penyelenggaran perkhidmatan sukar
Pengurus Besar Pengurus kwasan Pengarah produk A Perucitan
pengurus kwasan Pengarah produk B Pemborong
Pengurus Pemasaran Penjabatan mengikut matriks
P. pengeluaran
Kelebihan Menggalakkan perkembangan kemahiran pekerja ↑cabaran pekerja Menggalakkan kerjasama anatara jabatan
pengurus kwasan Pengarah produk C Kerajaan
P . Kewangan
P.Sumber manusia
Kelemahan Kos pengurusan tinggi Berlaku pengcanggahan arahan Konflikberlaku antara jabatan
Pengurus Besar Pengurus projek P.Projek A P.Projek B P.Projek C
Pasukan
Projek
Tanpa sempadan
Unit perniagaan strategic (UPS)
kakitanganProjek A & kewangan kakitanganProjek B & kewangan kakitanganProjek C & kewangan
pengurus pengeluaran kakitanganProjek A & pengeluaran kakitanganProjek A & pengeluaran kakitanganProjek A & pengeluaran
Struktur campuran penjabatanan projek & fungsian Pekerja menerima arahan daripada pengurus Projek & Fungsian Pekerja melaporkan akt kpd pengurus projek & fungsian Fungsian menentukan penempatan tetap Pasukan Projek Tanpa sempadan Unit perniagaan strategic (UPS) Pasukan sbg put koordinasi Ahli memiliki kemahiran umum & khusus Pasukan mampu menyelesaikan mslh organisasi Integrasi antara kepakaran adalah efektif Penyelarasan lebih mudah Tindakan diambil segera jika belaku mslh Menghapuskan rantaian arahan Jangkaun kawalan lebih terbatas Tiaada sempadan berurusan dgn organisasi Keluaran dpt memajukan Unit perniagaan strategic tertumpu ke ar ah satu set produk Perniagaan kecil terpisah dibangunkan sbg 1 unit dlm syarikat lebih besar
Bentuk struktur organisasi berasakan
pengurus kewangan
Proses pengorganisasian
Penentuan objektif
Pengenalpastian aktiviti
Pengelasan aktiviti
Pengelompokan aktiviti
Pengagihan tugas, autoriti & tanggungjawab
Manual organisasi
Fail meja
Prosedur kualiti
Manual prosedur kerja
Konsep pengorganisasian
Autoriti
Tanggungjawab
Penentuan objektif Pengenalpastian aktiviti Pengelasan aktiviti Pengelompokan aktiviti Pengagihan tugas, autoriti & tanggungjawab Pengurus mengenal pasti objektif setiap unit Pengurus mengenal pasti sumber perlu ada & tugas Objektif menjadi panduan utk menentukan aktiviti perlu dilaksanakan Pengurus mengenl pasti aktiviti2 terlibat dlm usaha mencapai matlamat organisasi Pengurus membahagikan aktiviti kpd aktiviti utama Menyusun akt. mengikut kemahiran pekrja tertentu Memperincikan segala kerja mengikut fungsi & tujuan yg sama
Pengurus mengenal pasti objektif organisasi perlu dicapai
Kedai runcit membeli brg dlm kuantiti kecil & membungkus barang Melaksanakan akt. menghantar brg , kedai runcit memerukan pekerja berlesen memandu
Proses memngumpul akt. berkaitan dlm kumpulan tertentu Semua kerja mengkut fungsi yg sama dlm satu bidang Mengagihkan tugas kpd pekerja mengikut kepakaran masing2 Pekerja diberi anggungjawab berdasarkan tugasan dilakukan Menurunkan autoriti kpd pekerja agar mereka dpt menjalankan kerja dgn cekap Fail meja Prosedur kualiti Manual prosedur kerja Dokumen rujukan kpd pekerja Senarai tugas & tanggungjawab ssorg dlm jabatan Rangkaian prosedur & senarai semak Setiap jawatan diperuntukan satu fail Carta menunjukkan kedudukan individu dlm bahagian masing2 Rekod kualiti diwujudkan sbg bukti pematuhan piawai Tujuan mengawal , mengenal , menyimpan , menjaga , mendapatkan semula & melupuskan rekod kualiti Dokumen rujukan kpd peringkat jabatan Berasaskan fungsi & tugas jabatan Setiap jabatan mempunyai satu manual prosedur kerja Mengandungi maklumat menyeluruh ttg semua akt. jabatan Autoriti Tanggungjawab Akauntabiliti Pemusatan autoriti Pemencaran autoriti Penugasan Empowermen Autoriti lini Autoriti staf Jangkauan kawalan Rantaian arahan Hak sah memberi arahan membuat keputusan diberi kpd ssorg pekerja disebabkan kedudukan Pengurus memunyai autoriti berbeza berasakan peringkat pengurusan Kewajipan sorg pekerja meaksanakan tugas Wujud apabila ssorg enerima sesuatu kerja
Akauntabiliti Pemusatan autoriti
Pemencaran autoriti
Penugasan
Empowermen
Autoriti lini
Setiap pekerja menerima pujian bagi hasil akhir setiap tugas Merupakan kesan +ve diterima o pekerja apabila menerima tanggungjawab Keputusan dibuat seragam Pengurus atasan mempunyai kuasa penuh membuat keputusan Autoriti diberikan kpd pekerja bawahan adalah sedikit Kebaikan : Cepat membuat keputusan & tdk melibatkan byk pihak Pengurus atasan bertindak sbg 1 pasukan Memudahkan membuat keputusan krn pekerja mengikut arahan Pengurus atasan hanya membuat sebahagian keputusan Keputusan dilakukan dgn cepat Kuasa diagihkan kpd pekerja bawahan utk membuat keputusan Pihak atasan memberi hak bertindak membuat keputusan dlm bidang tertentu kpd kakitangan bawahan Kebaikan : Menjimatkan masa & beban pengurusan Dpt meningkatkan prestasi syarikat Dpt menguji tahap keupayaan pekerja utk mengurus Meningkatkan kemahiran pengurusan bagi pengurus bawahan yg mendapat autoriti
Mengaihakn kuasa kpd semua peringkat pengurusan utk membuat keputusan Kebaikan : Mengurangkan beban tugas pengurus atasan bagi membuat keputusan Menjana idea yg kreativiti & inovasi Motivasi pekerja meningkat krn idea mereka diterima dlm membuat keputusan Kuasa formal memberi arahan & mengawal pekerja bawahan Pengurus Besar
Pengurus Kewangan Autoriti staf
Jangkauan kawalan Jangkauan kawalan luas
pengurus pengeluaran
Kuasa pengurus menasihat jabatan2 lini melibatkan kemahiran bagi menyokong akt. jabatan Pengurus Besar Audit dalaman Pengurus Kewangan pengurus pengeluaran pengurus pemasaran
Bilangan staf bawahan melaporkan terus kpd pengurus Pengurus mengawal pekerja Bilang pekerja byk diletakkan di bawah sorg ketua Organisasi mempunyai struktur rendah Pengurus besar
Jangkauan kawalan sempit
pengurus pemasaran
Pengurus mengawal sedikit pekerja Bilang pekerja sedikit diletakkan di bawah sorg ketua Organisasi mempunyai struktur tinggi Pengurus besar
Jangkauan kawalan sederhana
Pengurus mengawal sedikit pekerja tetapi lebih r amai drpd kawalan sempit Ramai penyelia mengawal pekerja dlm sebuah o rganisasi tetapi kurang berbanding dgn jangkauan kawalan sederhana pengurus besar
Rantaian arahan
Rantaian jelas & tiada sekatan dlm menghubungkan setiap pekerja Autoriti & tanggungjawab tdk terputus drpd pengurus atasan sehingga bawahan Pengurus Besar
Pemimpin Kepentingan
Jenis kuasa
Kuasa Sah
Kuasa Rujukan
Kuasa Ganjaran
Kuasa Desakan
Kuasa Kepakaran
Jenis kepimpinan
pengurus Pemasaran
pengurus kewangan
penyelia pemasaran
penyelia kewangan
Proses pengurus mempengaruhi gelagat pekerja Membantu mencapai VMO Memberi motivasi kpd pekerja Wujud suasana yg harmoi Mengelakkan konflik berlaku Mengukuhkan perpaduan dlm organisasi Kuasa Sah Kuasa Rujukan Kuasa Ganjaran Kuasa Desakan Kuasa Kepakaran Kuasa drpd kedudukan & jawatan formal Kuasa dimiliki sehingga org itu meninggalkan organisasi / diberikan jawatan lain Pihak atasan memindahkan kuasa rasmi kpd org lain dlm sesuatu kedudukan Pemimpin memiliki kuasa disukai o pekerja Perasaan penerimaan peribadi pekerja terhadap pemimpin Kuasa timbul drpd ciri keperibadian dimiliki o pemimpin Kuasa memberi ganjaran sama ada bentuk wang / bukan wang bagi mempengaruhi produktiviti pekerja Semakin tinggi ganjaran diberi , samakin tinggi semangat pekerja melaksanakan kerja Kuasa mengambil tindakan negatif terhadap pekerja yg gagal memenuhi keperluan & kehendak organisasi Kuasa ugutan dpt menimbulkan ketakutan dlm hati pekerja Memaksa pekerja melakukan tugas Kuasa timbul drpd kemahiran & pengetahuan pemimpin dlm sesuatu bidang Pekerja menghormati pemimpin ingin mendapatkan kemahiran dimiliki o pemimpin Kepimpinan Transactional Kepimpinan Transformational Kepimpinan Karismatik Kepimpinan Berwawasan
Kepimpinan Transactional
Kepimpinan Transformational
Kepimpinan Karismatik
Kepimpinan Berwawasan
Gaya kepimpinan
Gaya kepimpinan Autokratik
Gaya kepimpinan Demokratik
Gaya kepimpinan Laissez – Laissez – Fair Fair
Gaya kepimpinan Kontingensi
Perbezaan Pemimpin dgn pengurus
Pemimpin menawarkan ganjaran kpd pekerja berdasrkan pencapaian masing2 Pemimpin memberi pekerja apa yg diinginkan o mereka & sbg balasan pekerja meberi apa yg diinginkan o pemimpin Pertukaran janji antara pemimpin dgn pekerja Pemimpin memberi dorongan kpd pekerj melakukan Δ Mempunyai byk idea dijanakan Cepat menyesuaikan diri dgn kedaan baharu Pemimpin memiliki sifat kendiri yg amat tinggi mampu menjadi contoh kpd org lain Mempunyai hala tju yg jelas melaksanakan tugas Berjuang mencipta kejayaan Sentiasa berkomunikasi dgn pekerja Pengurus bersifat berani mengambil risiko yg tinggi Pemimpin membentuk satu wawasan bagi mencapai organisasi pd ma sa hadapan Mempunyai kemahiran & mengenal pasti wawasan Dpt menerangkan wawasan kpd org lain Dpt menyampaikan wawasan melalui pertuturan Gaya kepimpinan Autokratik Gaya kepimpinan Demokratik Gaya kepimpinan Laissez – Laissez – Fair Fair Gaya kepimpinan Kontingensi Pengurus memberi arahan kpd pekerja dgn pekerja tanpa byk soal Pengurus mempunyai kuasa penuh membuat keputusan Pekerja tdk melibatkan dlm pembuat keputusan Sebarang pandangan pekerja tdk dihiraukan Tugas pekerja hanya menyiapkan tugasan diberikan Pembuatan keutusan melibatkan pekerja Menerima ide baharu dari pekerja Sentiasa berbincang dgn pekerja Memberi ruang kpd pekerja utk berbincang Mengembangkan bakat pekerja bawahan Memberi hak membuat keputusan kpd pekerja Tdk perlu memberi byk arahan & kawalan Pekerja menggunakan kemahiran utk menyelesaikan mslh Yakin bahawa pekerja mampu menyelesaikan mslh Pemimpin sendiri membuat keputusan sendiri Melibatkan mslh besar Melibatkan perkara menyentuhkan sensitivity pekeja Melibatkan keputusan berkaitan pengeluaran produk baharu Pemimpin berbincang berbincang dgn pekerja bagi membuat keputusan keputusan Melibatkan Δ pelan operasi Melibatkan mslh disiplin dlm operasi Pemimpin memberi kebebasan kpd pekerja bagi membuat keputusan Pembuat keputusan kpd mslh rutin Melibatkan operasi tdk perlu kawalan pengurus atasan
Aspek Tanggungjawab Kedudukan jawatan Kaedah pengarah Skop pendekatan
Pemimpin Dipikul scr sukarela Bersifat formal & tdk formal
Pengurus Dipikul scr dibayar gaji Bersifat formal
Melakukan perkara yg betul
Melakukan perkara dgn cara yg betul
Membentuk visi tertentu
Mencapai matlamat organisasi ditetapkan
Perbezaan Pemimpin formal dgn tdk formal
Motivasi
Aspek Matlamat Komunikasi Pelantik Jawatan
Kepentingan motivasi
Faktor motivasi
Teori motivasi
Teori motivasi Maslow
Teori motivasi Herzberg
Teori motivasi McGregor
Teori motivasi McClelland
Kepentingan pasukan
Tdk formal Fokus kpd kumpulan berkepentingan Tdk ada aliran tertentu Dipilih o ahli kumpulan Memegang jawatan berdasarkan persetujuan ahli
Dorongan dalaman wujud pada diri ssorg usahawan & pekerja bagi mencapai matlamat organisasi prestasi & moral pekerja ↑ usaha , prestasi ↑ kerjasama dlm kalanga ahli organisasi Mengelakkan pekerja mahir dlm organisasi (-) kadar ponteng kerja dlm organisasi Pencapaian : pekerja meletakan matlamat ingin mencapai Tanggungjawab : Pekerja diberi kuasa membuat keputusan Kemajuan kejaya : Pekerja ada peluang ↑ prestasi kerja Ganjaran kewangan : Bonus & kenaikan gaji terhadap pekerja Suasana tempat kerja selesa : Keselamatan & susun atur perabot dlm organisasi Teori motivasi Maslow Teori motivasi Herzberg Teori motivasi McGregor Teori motivasi McClelland Keperluan fisilogi : Keperluan asas manusia Keperluan keselamatan : Keperluan dilindungi drpd sbrg ancaman Keperluan sosial : Keperluan diterima o masyarakat mempunyai perasaan dimiliki & kasih syg Keperluan Penghargaan : Keperluan mendapat penghormatan & kedudukan Keperluan pencapaian hasrat diri : pencapaian terakhir diinginkan o ssorg manusia Faktor penjagaan ( Hygiene ) Berkaitan dgn faktor luaran Menimbulkan tdk puas hati sekiranya keperluan gagal dipenuhi Menimbulakan perasaan neutral sekiranya keperluan dipenuhi Faktor motivasi ( Dorongan Dorongan ) Berkaitan dgn factor motivasi Ketidakpuasan tdk timbul walaupun tanpa motivasi Teori X Malas bekerja Tiada cita2 Perlu kawal Perlu dipaksa
Pasukan
Formal Fokus kpd organisasi Mengikut aliran hierarki Dilantik o pihak pengurusan Memegang jawatan rasmi
Teori Y Rajin bekerja Bertanggungjawab Sanggup menghadapi risiko Berusaha mencapai matlamat organisasi
Keperluan terhadap kuasa : individu suka memberi tunjuk ajar kpd org lain Keperluan penggabungan : Individu suka bekerja dlm kumpulan Keperluan Pencapaian : Individu sentiasa mengingkan kejayaan & suka mengambil risiko Kumpulan manusia bekerja scr bersama Organisasi mendapatkan byk idea utk tujuan inovasi Menyempurnakan akt. kerja scr tanggungjawab bersama ‘membantu organisasi melatih pekerja Meningkatkan produktiviti pekerja Wujud semangt kerja antara ahli kumpulan
Pembentukan Peributan Penyesuain Pelaksanaan Penangguhan Peringkat pengenalan antara ahli Ahli kumpulan bertemu pertama kali Konflik timbul antara ahli kumpulan Konflik menetukan siapa layak menjadi ketua Konflik Berjaya diselesaikan Kesepaduan antara ahli terbentuk Semua ahli menerima nrma kumpulan Setiap ahli bekerjasama menjayakan projek Setiap ahli menjalankan tuga2 masing2 Tugas Berjaya disempurnakan & matlamat tercapai Pasukan dibubarkan Faktor Persekitaran luar Faktor Organisasi Faktor Pekerjaan Faktor Individu Situasi ekonomi tdk stabi : Industri berisiko menyebabkan ramai pekerja kehilangan kerja – hara huru – hara berlaku Situasi politik tdk menentu : Penduduk berasa bertekan krn keadaan huru Perubahan teknologi : Pekerja berasa semakin tertekan utk menimba seberapa byk pengetahuan tertentu Struktur organisasi kabur : Rantaian arahan tdk jelas pekerja menerima arahan yg diberikan kpd mereka Gaya pengurusan : Autokratik menyebabkan pekerja tertekan apabila pandangan tdk ambil kira dlm sebarang keputusan Pengalaman dasar , prosedur & peraturan ketat : (-) memberi penekanan terhadap aspek kemanusiaan menyebabkan pekerja terpaks bekerja keras Keperluan kerja : Kemahiran tdk cukup utk menjalankan tugas diberikan menyebabkan mereka stress Gangguan seksual : Dialami o erkerja wanita menimbulkan perasaan takut Peruntukan masa : Tempoh masa diberikan utk menyiapkan tugasan terlalu pendek / panjang Persepsi (-) individu : Tahap kemampuan ssorg pekerja kurang yakin malaksanakan sesuatu pekerjaan diberikan kepadanya Tiada motivasi : Individu (-) bermotivasi & mempunyai tahap keyakinan diri rendah lebih mudah mendapat stress (-) kemampuan : Pekerja (-) berkemampuan mudah berasa tertekan jika kerja diberikan berada di luar keupayaan pekerja Individu Organisasi Kaedah pengurusan masa : membuat jadual setiap kerja tdk melaksanakan tugas pd saat akhir menyenaraikan tugas Kaedah fisiologi : mengamlakan kaedah yoga merehatkan tubuh badan utk menghilangkan stres Kaedah sukan & rekreasi : melakukan akt. sukan sukan & akt. rekreasi rekreasi Kaedah sokongan sosial : dpt khidmat kaunseling berinteraksi dgn rakan
Proses pembentukan pasukan Pembentukan Peributan Penyesuain
Pelaksanaan Penangguhan
Punca Stres
Faktor Persekitaran luar
Faktor Organisasi
Faktor Pekerjaan
Faktor Individu
Cara / Kaedah mengurus stress Individu
Organisasi
Kesan stress Individu
Organisasi
Pengawalan
Kepentingan kawalan
Prinsip kawaln
Jenis kawlan
Ciri Kawlan dalaman
Jenis Kawalan dalaman
Jenis Kawalan luaran
Proses kawalan
Menetapkan standard
Iklim organisasi yg baik : (-) birokrasi dlm organisasi Sentiasa menjaga kebajikan pekerja Program pengurusan stress : Melaksanakan aktiviti senaman Melakukan latihan teknik meditasi Program sokongan keluarga : Wujud jadual waktu kerja fleksibel m enghantar anak ke pusat penjagaan Ibu bapa tdk perlu menghantar Individu Organisasi Fisiologi : Individu memahami stress akan mengalami mslh drpd fizikal Psiologi: Cepat rasa bersalah , murung & sedih Gelagat : Pelakuan yg (-) Produktiviti terjejas : Kemerosotan prestasi pekerja Kos organisasi meningkat : Organisasi membayar kos harta yg rosak akibat vendalisme Imej organisasi terjejas : Pekerja bergaduh , melakukan vendalisme Proses memantau akt. & mencapai prestasi serta memastikan hasil akhir tecapai dlm organisasi Memastikan maklum balas diberikan dgn tepat Memastikan hasil akhir diperoleh dlm piawaian yg tetap Memastikan setiap operasi disempurnakan mengikut piawaian ditetapkan Mengelakkan penyelewengan berlaku Memastikan akt. organisasi mengikut perancangan & piawaian ditetapkan Fleksibiliti : kelonggaran diberi drpd kawala n ditetapkan mengikut keadaan dari semasa ke semasa Ketepatan maklumat : Maklumat2 diberi haruslah benar & tepat utk mendapatkan kawalan yg berkesan Ketepatan masa : Menggunakan prinsip keberkesanan & kecekapan utk mendapat maklumat pada masa tepat Penerimaan o ahli organisasi : perkara dikawal mesti ipersetujui o ahli organisasi Fokus kpd perkara penting : Fokus kpd prestasi ingin meningkatkan kerja organisasi Kawlan dalaman : Kaedah digunakan utk menguruskan operasi dgn cekap & semua akt. kewangan & bukan kewangan berjalan dgn lancar Kawalan luaran : Kaedah menjejaskan operasi yg tdk digubal o syarikat Penentuan tanggungjawab : Individu bertanggungjawb dlm bidang kuasa mereka Kelulusan & penurunan kuasa : Dpt menghindari penyalahgunaan kuasa & penipuan Pertukaran kerja : mengelakkan individu melakukan kerja yg sama dlm masa yg pjg Rekod dokumen lengkap : Dokumen lengkap utk menggambarkan urus niaga yg betul Audit dalaman : Akauntan bekerja dlm organisasi utk menilai aktiviti penyimpanan rekod organisasi Dasar organisasi : Panduan organisas membantu pengurus membuat keputusan & mengambil tindakan Prosedur kerja : Tatacara berturutan diikuti o pengurus membat keputusan Audit luaran : Juruaudit dilantik dari luar organisasi utk menilai penyata kewangan Peraturan : Tatacara bagaimana sesuatu perkara dilakukan dgn baik Undang2 : Peraturan mentadbir tingkah laku masyarakat Menetapkan standard Mengukur pencapaian Membandingkan pencapaian dgn standard Membuat langkah pembatulan Penetapkan standard dicapai dlm organisasi Standard harudlah jelas & mudah faham serta dpt dicapai Standard diukur dlm sebutan kualiti , kuantiti & masa
Mengukur pencapaian
Membandingkan pencapaian dgn standard
Membuat langkah pembatulan
Kaedah kawalan
Kawalan awalan
Kawalan semasa
Kawalan selepas
Alat kawalan
Tujuan Analisis Pulang Modal
Tujuan Bajet
Tujuan Carta Gantt
Tujuan Analisis PERT/CPM
Tujuan mengeetahui tahap pencapaian dijalankan dlm aktiviti Pengukuran pencapaian dilakukan scr berterusan Ukuran pencapaian digunakan scr lisan / bertulis Tujuan mengukur keberkesanan proses pengawalan Pengurus mengenal pasti penyelewengan berlaku Tindakan pembetulan diambiljia berlaku sebarang penyelewengan Tindakan pembetulan dilakukan dgn segera jika terdapat perbezaan besar Pengurus mengenal pasti punca penyelewengan berlaku spy dpt l angkah pembetulan dilakukan Tindakan pembetulan dilakukan dari peringkat awal punca mslh Kawalan awalan Kawalan semasa Kawalan selepas Kawalan dibuat terhadap input yg memenuhi standard piawaian ditetapkan Memastikan mutu input dpt mengelakkan kerosakan apabila output telah dihasilkan Kawalan mengenal pasti kerosakan produk Kawaln dibuat semasa dlm proses transformasi input kpd output Dpt menilai prestasi pekerja dlm melaksanakan tugasan Mengenal pasti sebahagan proses diubahsuai diubahsuai spy tindakan pembetulan dilaksanakan dilaksanakan gn segera Kawalan dibuat ke atas output dilakukan dgn memenuhi standard ditetapkan Menilai prestasi syarikat keseluruhan Memastikan produk memenuhi standard Analisis Pulang Modal : kualiti produk dijual menanmpung kos berubah & kos tetap utk mendapatkan keuntungan Bajet : memperuntukan sumber kewangan tujuan pelaksanaan sesuatu aktiviti Carta Gantt : memberi gambaran ttg perancangan tahap kemajuan setiap aktiviti disiapkan berdasarkan tarikh ditetapkan Analisis PERT/CPM: rajah menggunakan garisan bagi turutan akt.2 & jangka masa diperuntukan Menentukn harga minimum setiap produk Menentukan masa utk mendapatkan titik pulang modal Menentukan kesan dari perubahan jumlah hasil dlm pel. peringkat aktiviti Membantu menyediakan akt. lebih efektif Membantu mengagihkan sumber dgn berkesan Peruntukan digunakan scr berkesan dpt mengelakkan pembaziran Mengawal penggunaan masa dlm proses pengeluaran Memantau akt. dijalankan dgn serentak Aktiviti disiapkan mengikut jadual masa ditetapkan Aktiviti disiap pada masa dirancang Mengawal aktiviti luar jangka dlm proses pengeluaran
