3.1 PROVEEDORES Los departamentos de compras manejan una selección del proveedor – decidir a qué proveedores comprar -. El proceso tiene generalmente cuatro etapas: 1. Invest Investiga igarr a los posibl posibles es provee proveedor dores. es. 2. Evalua Evaluarr y separa separarr a los mejo mejores res cand candida idatos tos.. 3. Negoci Negociar ar térmi término noss de servic servicio io con con una elecc elección ión fina final.l. 4. Mantener Mantener una relación relación positiva positiva entre comprado compradorr y vendedor. 3.2 MERCADO DE PROVEEDORES Si es difícil y compleja la captación de proveedores locales, esta complejidad se duplica para obtener una lista de proveedores confiables. Si existen representantes en el país, a estos los conocemos únicamente si tienen interés en promocionar y vender sus artículos, y si ven que una contratación les dejaría una aceptable ganancia.
3.2.1 LOCALIZACIÓN Y SELECCIÓN DE LAS FUENTES DE PROVEEDORES El proceso de selección de proveedores se desarrolla en tres etapas, en cada una se reduce el número de proveedores a evaluar. Las etapas son: Identificación de fuentes potenciales. Preselección de las fuentes potenciales. Evaluación y selección de las fuentes de suministro. •
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3.2.2 MEDICIÓN Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE PROVEEDORES Realmente no debemos diferencial la evaluación que hacemos a un proveedor nacional de la que hacemos a uno extranjero, porque tanto perjuicio nos puede causar un producto deficiente si es de procedencia nacional como si es de las fronteras. Es más, nuestro criterio es que debe exigirse en la clasificación mayor rigor para los extranjeros en cada uno de los renglones calificados. Pongamos por ejemplo la variable precio: Debemos buscar la relación que existe entre los costos ocultos y los costos visibles.
3.2.3 DESARROLLO DE PROVEEDORES Normalmente las grandes empresas utilizan el término “desarrollo de proveedores” a las actividades de localización y selección de proveedores potenciales, sin embargo con este enfoque se desechan un gran número de empresas que podrían incorporarse a las cadenas de valor con un esfuerzo relativamente pequeño. 3.3 ALIANZAS ESTRATÉGICAS DE PROVEEDORES 3.3.1 CLÚSTER DE COMPRAS Un cluster significa un cambio radical en la cultura de negocios tradicional. Comienza por abrir la puerta a quienes tradicionalmente concebimos como nuestra competencia. 3.4 COMITÉ DE COMPRAS
Y para una empresa comercializadora, pueden formar parte del comité de compras: El director o gerente general, o gerente administrativo (el que tomará la decisión) El tesorero o gerente de contabilidad. El gerente de mercadotecnia. El gerente de ventas. •
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3.5 Ética en la función de compras: principios, control y transparencia La ética en la empresa y en especifico la ética en las compras busca determinar como debe actuar el ejecutivo de compras con el fin de lograr cierto objetivo, es decir, poner toda la actividad y meta en el orden correspondiente Principios De los principios básicos para el área de compras es preocuparse por los intereses del área, cumplir con lo acordado en tiempo y forma. Control El control dentro del área de compras dependerá básicamente del producto y/o servicio, así como de la calidad de éste. Transparencia Debe acatarse con la debida integridad que merece.
3.6 Negociación Para esto, el ejecutivo de compras debe tener la capacidad de dirigir y controlar una discusión utilizando técnicas inteligentes y planificando alternativas para negociar los mejores acuerdos.
3.6.2 Estrategias y tácticas de la negociación
3.6.1 Etapas de negociación
Planeación Preparación del proceso. Apertura Presentaciones, exposición de intereses, definir las reglas. Concesiones Formulación de oferta o petición. Acuerdos Plazos, tiempos, etc.
La estrategia de compras se define por la posición que planea alcanzar, objetivos y metas planeadas. Las tácticas, permanecen muy firmemente arraigadas en la interacción humana de la negociación en si misma, estas serán las palabras que se usen, actitud, modales, trucos y maniobras.
3.7 Acreditación y certificación
Los proveedores de los bienes que integran la presentación de sus ofertas, deben asegurarse de que estos cumplan con determinados requisitos establecidos. La certificación designa al acto mediante el cual el ejecutivo de compras recibe un comprobante de la compra solicitada al proveedor.
3.7.1 Calidad y sistemas de calidad
Se designa con el término de calidad a aquella propiedad o al conjunto de ellas que están presentes ya sea en el ejecutivo de ventas o subordinados como en los productos y/o servicios. Ésta puede regirse mediante la norma ISO 9000.
3.7.2 Certificación de la calidad y su aplicación en el área de compras La certificación de la calidad vendrá por medio de la regla ya mencionada anteriormente (ISO 9000). Inicio Elección de consultora Planificación del sistema Formación en calidad Documentar el sistema Auditoría interna Auditoría de certificación
3.8 Área de compras, almacén e inventarios. Las empresas suelen comprar tantos bienes y servicios como los que venden, por eso es necesario tener un buen control en con el departamento de compras, almacén para estar al tanto de suministros e inventarios para poder llevar un buen control de inventarios.
Tipos de Almacén Almacenes industriales • • • • • • • • •
Almacén de materias primas Almacén de materiales auxiliares Almacén de materiales en proceso. Almacén de productos terminados Almacén de herramientas y equipos. Almacén de refacciones. Almacén de material de desperdicio. Almacén de materiales obsoletos. Almacén de devoluciones.
Almacenes de distribución
Depósitos
3.8.2 Sistemas de Control de Inventario
3.8.3 Máximos y Mínimos
Método Visual: la persona que compra revisaría el stock diariamente para buscar objetos y observar si son escasos, sobrecargado, o si hay mejoras por hacer; también al colocar, ordenar cuando existe un vacío o una necesidad de artículos en inventario y cuando el nivel mínimo se cree que es alcanzado. Método de control de inventario perpetuo: registro diario del inventario que incluye la cantidad o la cantidad total de artículos en stock, retiros, ventas, y depósitos para asegurar la cantidad de proyecciones de flujo de caja y asegúrese de que no hay errores en los pedidos y recibos para evitar la retroalimentación de los clientes negativo y en espera
El ABC: se clasifica en tres grupos de acuerdo a los costes anuales de artículos usados y los rangos de uso.
Es un Sistema desarrollado especialmente para alcanzar el control de los almacenes al día y lograr el inventario óptimo.
Los NIVELES MÁXIMOS de existencias se establecen lo bastante altos como para garantizar un suministro adecuado en todo momento durante el ciclo de pedidos, pero lo bastante bajos como para prevenir el exceso y derroche de existencias.
Los NIVELES MÍNIMOS de existencias se establecen al nivel más bajo posible, pero incluyen un margen de seguridad para prevenir que se agoten.
Procedimiento de planificación para clasificar un gran número de datos (de productos o de procedimientos). Se ofrecen los datos utilizando criterios como las ventas, los beneficios , el precio de compra, el consumo anual de producción o las necesidades en las tres categorías, lo que representa un alto (clase A), medio (clase B) o baja (clase C) del valor del consumo de los productos o procesos.
Taiichi Ohno 1970
3.8.6 Tránsito y distribución Inventario en tránsito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Distribución: En los sistemas de distribución cada localización tiene un único predecesor que le suministra los artículos. •
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3.8.7 Órdenes especiales En procesos de órdenes específicas la materia prima se adquiere después de recibir el pedido o la orden y el producto terminada prácticamente se entrega inmediatamente después de terminado. OpenERP: • Viene provisto de s o l a o d a c s i l i o p r a a t e r n a e v w n t i f o S 8 . 8 . 3
EXCEL: más común, gratuito, más fácil de empleo.
ERP: los sistemas de planificación empresariales que administran aspectos de producción, distribución y otros en una compañía.
módulos estándar tales como: Gestión de compraventa, Gestión de proyectos, Sistema de gestión de almacenes, Manufactura, Contabilidad analítica y financiera, Puntos de venta. Gestión de activos, Gestión de recursos humanos, Gestión de inventario, Ayuda técnica, Campañas de marketing
Lote económico de compra
Modelo clásico de inventarios conocido como OEQ, fue desarrollado por F. W. Harris en 1915. Determinar una cantidad fija de reaprovisionamiento, en función de definir qué, cuánto y cuándo comprar. Minimizar el costos de compra y mantenimiento de inventarios.
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EOQ: Cantidad de unidades a solicitar por cada pedido de compras [unidad] D: Demanda anual del ítem [unidad/año] K: Costo de emisión de un Pedido de Compras [$] b: Costo unitario del ítem ($/unidad] t: Costo de almacenar una unidad monetaria por un años [%/año]
PP: Nivel que se debe tener en el stock para emitir el nuevo pedido de compras [unidad] ED: Valor esperado de la demanda (promedio de los consumos mensuales) [unidad/mes] PA: Valor esperado del plazo de aprovisionamiento (promedio anual) [mes] ZSC: Nivel de Servicio al Cliente. Coeficiente asociado a la probabilidad de no romper el stock durante el plazo de aprovisionamiento σd: Desvío Estándar de la demanda [unidad/mes]
Estandarización de compras Proceso de realizar actividades bajo un método pre-establecido. Los estándares se establecen para medir y comparar cuatro aspectos: 1. Cantidad: Producir la cantidad necesaria para satisfacer a los clientes. 2. Calidad: Proporcionar producto y servicios que generen valor al cliente. 3. Costo: Evitar desperdicios, productos defectuosos, el reproceso de producción, mermas, contratar personal innecesario, etc. 4. Tiempo: Evitar demoras, tiempos de espera en el proceso, pago de horas extras o cumplir con los plazos prometidos al cliente.
Manejo de muestras, diseños y modelos El departamento de compras al ser el encargado del aprovisionamiento e inventarios, tendrá a su cargo la tarea de manejar todos y cada uno de los elementos tangibles con los que cuente la empresa, esto contempla tanto los productos terminados, las materias primas, las muestras y modelos propios (para venta) o ajenos (para compra).
Análisis del valor del producto
Miles de Productos
Necesario Diferenciar
Agregar Valor
Necesidades consumidor
Ganar participación de mercado
Aumentar utilidades
Disminuir costos
Necesidades Empresa
Fabricar, comprar o arrendar • La empresa cuenta con el capital y la tecnología necesaria
Fabricar
para producir • Se trata de productos o herramientas de primera necesidad
• productos y herramientas secundarias o
Comprar
Arrendar
complementarias. • utilización media o esporádica • No elevar costos fijos, rentabilidad a largo plazo.
• Inversión que no está a su alcance por el momento • costos fijos sean menores al rentar que al comprar • bienes o servicios de uso extraordinario
Cadena de valor
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Modelo de gestión desarrollado por Porter Análisis interno Permite identificar las principales actividades que generan valor
Compras: eslabón estratégico en la cadena de suministro
Depto Compras fundamental
Insuficiencia de productos
Provee elemento necesarios
Menos ventas
incumplimiento en su tarea afectaría el ciclo de producción
Menos utilidades
TIC´S en la logística, almacén, transporte, servicio al cliente, y proveedores El apoyo proporcionado por las nuevas tecnologías permite agilizar los procesos empresariales, tener un mejor control y supervisión de las actividades cotidianas. •
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Logística: coordinación integral de las actividades de entrada y salida de mercancías. Almacén: control de existencias (productos, cantidad) posibilidad de actualizar la información en tiempo real, fechas de entrada y salida, etc. Transporte: Diseño de rutas, asignación de medios de transporte, monitoreo de horas de recepción y entrega. Servicio al cliente: Bitácora de solicitudes, seguimiento de casos, base de datos de los clientes, etc. Proveedores: Base de datos de proveedores, listas de productos y precios, contratos y condiciones de compra, ordenes de compra, etc.
