ELEMENTOS DEL ALMACEN 1.6 ELEMENTOS DE CONTROL DEL ALMACÉN. ALMACÉN.
Control Cuantitativo Control El objetivo cuantitativo de este unto es lantear los docu!entos "unda!entales #ue deben ser considerados en el al!ac$n de acuerdo a las re%ulaciones establecidas or los Or%anis!os rectores ara el control cuantitativo de los !edios de rotaci&n. Estos docu!entos son los si%uientes' En las entradas' ( )acturas o Conduces. ( *n"or!es de Receci&n. ( *n"or!es de Recla!aci&n or "altantes. ( Devoluciones al al!ac$n de !ateriales desac+ados anterior!ente. ( Entradas or Trans"erencias entre al!acenes. Durante el al!acena!iento' ( Tarjetas de Estibas. Durante las salidas' ( Solicitud de Materiales. ( ,ale de Entre%a de Materiales. ( Actas de Mer Mer! !as- Roturas- Deterioros o $rdidas. ( Salida or Trans"erencia entre al al!acenes. Control cualitativo Control Cualitativo El obje objeti tivo vo de este ste unto unto es de/ de/nir los los as ase ect cto os #ue #ue deben eben considerarse ara controlar la calidad con #ue se reciben 0 se entre%an los di"erentes !ateriales #ue son so!etidos al roceso de al!acena!iento. na v2a ara controlar es a trav$s del control de acetaci&n del roducto- #ue tiene co!o objetivo- co!robar #ue el roducto so!etido a control cu!la con los re#uisitos establecidos. En el control de acetaci&n deben ser considerados los lotes en los #ue recibe o env2a cada articulo o %ruo de art2culos de/niendo si la insecci&n a reali3ar ser4 or !uestreo o al 155. Esta decisi&n deende de varios "actores entre los #ue se encuentran' ( Con/abilidad en el el su! su!inistrador 0 en el tr transortista de la la !ercanc2a. ( Costo #ue #ue re re#uier ere e la in insecci&n i&n- con considerando la la nec necesidad de destrucci&n de envases 0 e!balajes del roio art2culo.
( Costo or identi/car un art2culo en !alas condiciones en el !o!ento de la receci&n o el desac+o. 7eneral!ente en los al!acenes se utili3a el control or !uestreo. Los lanes de insecci&n or !uestreo se basan en' to!ar una !uestra 8n9 de art2culos de los 8N9 art2culos recibidos o a desac+ar 0 decidir la calidad del lote sobre la base del co!orta!iento #ue +a tenido la !uestra durante la insecci&n. Las caracter2sticas de calidad de los art2culos #ue deben ser controladas durante el al!acena!iento- en %eneral- son e:resadas cualitativa!ente 0 las unidades se clasi/can en ;buenas< o ;!alas< artiendo de la resencia de al%=n de"ecto en $l art2culo. A este tio de insecci&n se le deno!ina ;or atributos<resentando las ventajas si%uientes' ( Es una insecci&n r4ida 0 oco costosa. ( No re#uiere de ersonal de alta cali/caci&n ara alicar el lan de !uestreo 0 obtener los resultados del !is!o. ( Eval=a varias caracter2sticas de un !is!o lan de !uestreo.
Control de ubicación y localización Control Este roceso de ubicaci&n contribu0e 0 locali3aci&n a identi/car 0 controlar la osici&n en #ue se ubica 0 locali3a cada lote de un !is!o art2culo durante el al!acena!iento. De "or!a tal #ue ueda ser cu!lido el rinciio ;ri!ero #ue entra ri!ero #ue sale<. Resulta necesario ara el desarrollo de este roceso 3oni/car al al!ac$n- es decirestablecer una direcci&n ara cada esacio en el #ue ueda ser ubicado un art2culo. Esta direcci&n debe establecerse de "or!a tal #ue cada esacio ten%a una =nica direcci&n 0 cada direcci&n corresonda a un =nico esacio. La "or!a !4s co!=n de identi/car dic+a direcci&n es utili3ando c&di%os #ue desi%nen a las 3onas del al!ac$n- asillos de trabajo- estibas- estantes- !edios unitari3adores o aloja!ientos de estanter2as en deendencia de la tecnolo%2a #ue se +a0a decidido 0 la con"or!aci&n esacial de las estibas 0 estantes. En este roceso deben de/nirse el !$todo a se%uir ara ubicar 0 locali3ar los art2culos 0 el !$todo ara controlar la ubicaci&n 0 la locali3aci&n.
REGISTRO DE ALMACENES REGISTROS DE ALMACÉN El conoci!iento e:acto de #u$ !ateriales est4n disonibles es esencial ara el "unciona!iento del dearta!ento de control de roducci&n- 0 en consecuencia un re%istro de e:istencias es arte o est4 !u0 relacionado con este dearta!ento. Estas tarjetas se colocan en lu%ares esec2/cos #ue re%istran los !ovi!ientos de las e:istencias del al!ac$n. En ausencia de un re%istro actuali3ado de e:istencias la tarjeta de co!arti!iento es esencial- dado #ue es la =nica constancia de e:istencias en la co!a>2a. n !$todo !ejor ara el conteo de e:istencias es or !edio de un inventario eri&dico 0 si $ste se reali3a- los al!acenes no necesitan tener las tarjetas de co!arti!iento. De esta !anera los re%istros de e:istencias se conservan en arc+ivos de co!utadora- teniendo acceso a ellos or !edio de ter!inales re!otas.
!ICACI"N DE ALMACENES La /r!a rice ?ater +ouse cooers reco!ienda #ue la locali3aci&n de los al!acenes se aborde desde un en"o#ue con doble ersectiva' na visi&n %eneral del !ercado' ara acotarse %eo%r4/ca!ente a un 4rea a!lia. na visi&n local del !ercado' @ue conte!le asectos articulares de las 3onas acotadas en la visi&n %eneral. A"ortunada!ente- e:isten di"erentes ol2ticas #ue %aranti3an la e:actitud de los re%istros de inventarios. Las rinciales ol2ticas se detallar4n a continuaci&n' Asi%nar a ersonal esec2/co las resonsabilidades de receci&n- desac+o 0 re%istro de los !ateriales. Mantener el al!ac$n bajo control. Concienti3ar al ersonal sobre la i!ortancia de su articiaci&n en la e:actitud de los re%istros. Alicar un siste!a de control 0 se%ui!iento de inventario.
En cuanto a la !edici&n de la e:actitud de re%istros de inventarios se utili3a el indicador ER* co!o !edida de la con/abilidad del al!ac$n. Este indicador cu0as si%las si%ni/can e:actitud de re%istro de inventario se uede calcular en unidades !onetarias o cantidades. a9 C4lculo en unidades !onetarias Mide el costo de las !ercanc2as re%istradas versus el inventario "2sico valori3ado con el objetivo de ase%urar #ue el re%istro en libros 0 declaraciones de i!uesto sea el !is!o. b9 C4lculo en cantidades Mide la cantidad de inventario re%istrado versus el inventario "2sico con el objetivo de ase%urar #ue la cantidad #ue /%ura en el siste!a 0 "2sica es e:acta!ente la !is!a. ara /nali3ar- la i!ortancia de la e:actitud de inventarios tiene !=ltiles ra3ones- entre las #ue destacan' a9 Ra3ones /nancieras Los i!uestos deenden a !enudo del valor del inventario- or tanto- se odr2an dar a%os en e:ceso o en de"ecto. b9 Ra3ones oerativas Entre las rinciales tene!os' ( uede ori%inar desabasteci!iento- lo cual incre!enta los costosinterru!e la roducci&n 0 retrasa las entre%as. ( Re#uisito ara los siste!as Material Re#uire!ents lannin% 8MR9 0 Enterrise Resource lannin% 8ER9. ( Reduce la necesidad de reali3ar inventarios "2sicos anuales Dise>o 0 La0out de los al!acenes' na ve3 #ue los tios de al!acenes 0 sus ubicaciones +an sido de/nidos- se debe trabajar en conse%uir el Bujo de !ateriales !4s e/ciente 0 e"ectivo dentro de los al!acenes. 7esti&n de *nventarios Manteni!iento de re%istros e:actos La %esti&n del inventario inclu0e dos cuestiones "unda!entales' c&!o se clasi/can los art2culos del inventario 0 c&!o se !antiene con recisi&n los re%istros de inventario.
Manteni#iento de re$i%tro% e&acto% de inventario Los re%istros de inventario son docu!entos i!resos en ael o en "or!ato electr&nico #ue reBejan cu4nto 0 #u$ tios de inventario osee una co!a>2a- 0a sea disonible- co!ro!etido- en roceso 0 ordenado. La e:actitud de los inventarios se re/ere al nivel de concordancia entre los re%istros de inventario 0 el conteo "2sico real. Su i!ortancia reside en el +ec+o #ue =nica!ente cuando una e!resa sabe e:acta!ente de lo #ue
disone- uede to!ar decisiones acertadas en el corto- !ediano 0 lar%o la3o. E:isten !=ltiles "actores #ue a"ectan la e:actitud de inventarios' a9 )alta de conoci!iento del ersonal b9 )alta de atenci&n del ersonal c9 roveedores d9 E!resa 0 otros dearta!entos
'ROCESOS DE LA GESTI"N DE ALMACENES El !aa de roceso de la %esti&n de al!acenes se co!one de dos ejes transversales #ue reresentan los rocesos rinciales lani/caci&n 0 Ora%ani3aci&n 0 Manejo de la in"or!aci&n 0 tres subrocesos #ue co!onen la %esti&n de actividades 0 #ue abarca la receci&n- el al!ac$n 0 el !ovi!iento. TECNOLO7*AS ARA LA 7EST*ON DE ALMACENES Las nuevas tecnolo%2as 0 los siste!as de in"or!aci&n ara la 7esti&n de Al!acenes est4n e:eri!entando una verti%inosa evoluci&n en los =lti!os a>os- siendo una de las 4reas lo%2sticas #ue !a0or inte%raci&n +an conse%uido. Las actividades #ue se desarrollan en el al!ac$n no aortan un valor a>adido al roducto co!o lo +acen otras 4reas de la e!resa 0 or ello- se +a trabajado intensa!ente en la auto!ati3aci&n de las !is!as. *MORTANC*A OET*,OS DE LA 7EST*FN DE ALMACENES Describir la i!ortancia 0 los objetivos de una %esti&n deenden directa!ente de los "unda!entos 0 rinciios #ue en!arcan la ra3&n de ser de la !is!a- el Gdebe ser al!acenadoG #uien "or!ula las cuestiones de "unda!ento 0 rinciio es la %esti&n de inventario o e:istencia- 0 en estas se basa la %esti&n de al!acenes ara tener una %ran i!ortancia 0 unos claros objetivos. Los objetivos #ue debe lantearse una %esti&n de al!acenes son'
O!(ETI)OS Raide3 de entre%as )iabilidad Reducci&n de costes Ma:i!i3aci&n del volu!en disonible Mini!i3aci&n de las oeraciones de !aniulaci&n 0 transorte
!ENE*ICIOS Reducci&n de tareas ad!inistrativas A%ilidad del desarrollo del resto de rocesos lo%2sticos Oti!i3aci&n de la %esti&n del nivel de inversi&n del circulante Mejora de la calidad del roducto Oti!i3aci&n de costes Reducci&n de tie!os de roceso Nivel de satis"acci&n del cliente Son dos las rinciales v2as de codi/caci&n auto!4tica #ue se utili3an en la e!resa' Codi/caci&n de barras. Eti#uetas electr&nicas. La %esti&n de al!acenes basada en c&di%o de barras er!ite un control e:+austivo de los roductos. El c&di%o de barras es un siste!a de codi/caci&n internacional de los roductos #ue o"rece %randes osibilidades ara !a:i!i3ar la e/ciencia en la %esti&n de las bases de datos #ue relacionan los Bujos "2sicos 0 de in"or!aci&n de las e!resas en sus oeraciones cotidianas de interca!bio.
SUNAT ALMACENES AUTORIZADOS DE ADUANA Almacenes aduaneros Para ser autorizados por la SUNAT los almacenes aduaneros deben contar con un local, instalaciones, equipos y medios que permitan satisfacer las exigencias de funcionalidad, seguridad e higiene, y cumplir con los siguientes requisitos: a Un local con !rea m"nima: #ep$sito temporal %& Para carga mar"tima: %','''&'' m(& #e requerirse adicionalmente autorizaci$n para carga a)rea y*o terrestre, no ser! exigible incrementar el !rea m"nima& (& Para carga a)rea y*o terrestre: (,'''&'' m(& +& Para carga a)rea destinada exclusiamente al r)gimen de exportaci$n: -''&'' m(& .& Para carga fluial o lacustre: /''&'' m(& #ep$sito aduanero: %& P0blico: +,'''&'' m(& (& Priado: %,'''&'' m(& b 1l piso del local debe estar asfaltado o paimentado& Asimismo, el piso del local puede ser afirmado con elementos que impidan la proliferaci$n de polo, en cuyo caso trat!ndose de dep$sitos temporales o dep$sitos aduaneros p0blicos puede estar en dicha condici$n hasta un ('2 del !rea autorizada, excepto la zona de reconocimiento f"sico, del !rea en donde se encuentra ubicada la oficina aduanera, y las "as de acceso peatonal y ehicular& 1l estado del piso debe ser permanentemente mantenido y reparado ante cualquier desgaste
c Sistema de comunicaci$n de datos y equipos de c$mputo que permitan su interconexi$n con la SUNAT, para su operatiidad aduanera3 d 1l cerco perim)trico debe tener una altura m"nima de + metros y debe ser de ladrillo o concreto acabado, u otro material de similar resistencia en cuyo caso debe contar con la conformidad preia de la Administraci$n Aduanera& Si el almac)n aduanero se encuentra ubicado en el interior de una unidad inmobiliaria, su cerco perim)trico interior podr! estar construido con materiales distintos a los referidos en el p!rrafo que antecede, siempre que tenga una altura m"nima de + metros, ofrezca seguridad a satisfacci$n de la Administraci$n Aduanera, y el cerco perim)trico exterior de la unidad inmobiliaria tenga la altura m"nima y est) construido con los materiales se4alados en el p!rrafo precedente& Trat!ndose de dep$sito temporal que colinda con un dep$sito aduanero, instalados en una misma unidad inmobiliaria, el cerco perim)trico podr! ser de malla met!lica o de estructura similar3 en caso que dichos almacenes solo reciban mercanc"as l"quidas a granel en tanques la delimitaci$n podr! efectuarse con l"nea demarcatoria en el piso& 1n caso de dep$sito temporal que se instala dentro de un terminal portuario, no es exigible el cerco perim)trico en el lado que colinda con el mar, siempre que ofrezca las debidas medidas de seguridad en sus recintos a satisfacci$n de la Administraci$n Aduanera, sobre todo en las !reas de almacenamiento& e 5ona de reconocimiento f"sico para carga suelta y*o para carga en contenedores, seg0n corresponda, que re0nan las siguientes caracter"sticas y condiciones: %& #emarcada y se4alizada3 (& 6on piso asfaltado o paimentado3 +& 7a extensi$n debe guardar proporci$n con la operatiidad del despacho aduanero y permitir a la autoridad aduanera realizar el reconocimiento f"sico de las mercanc"as en forma fluida, continua y segura& Para reducir la extensi$n inicialmente autorizada debe contarse preiamente con la conformidad de la intendencia de aduana de la circunscripci$n donde iene operando& .& Ser exclusia para el reconocimiento f"sico que realiza la autoridad aduanera, no estando permitido que se destine para actiidad distinta, tal como el reconocimiento preio3 /& Sistema de iluminaci$n 8fi9a o m$il que permita efectuar eficazmente las labores de reconocimiento f"sico o acciones de control, incluso en horario nocturno, as" como contar con luces de emergencia3 7a zona de reconocimiento f"sico para la carga en contenedores debe estar separada de la zona destinada para la carga suelta, ambas deben ser mantenidas y ampliadas conforme al incremento del olumen de la carga a reconocerse& 6uando la zona de reconocimiento f"sico se encuentre a una distancia mayor a los %'' metros desde la puerta de acceso al local, el almac)n aduanero proporcionar! los medios al especialista de aduanas para su desplazamiento a la zona&
f) "as de acceso peatonal y ehicular, asfaltadas o paimentadas, debidamente identificadas, demarcadas y se4alizadas, que re0nan las condiciones de seguridad y operatiidad necesarias3 g ;ficina para uso exclusio de la autoridad aduanera que debe reunir las siguientes caracter"sticas y condiciones: %& #ebe tener paredes y techo de ladrillo o concreto acabado& Asimismo, la oficina puede ser de otro material resistente preia conformidad de la intendencia de aduana de la circunscripci$n que corresponda3 7a oficina ubicada en los dep$sitos temporales debe estar climatizada con calefacci$n y*o aire acondicionado, seg0n corresponda3 y trat!ndose de la oficina instalada en los dep$sitos aduaneros ser! acondicionada de acuerdo al requerimiento de la intendencia de aduana de la circunscripci$n donde est) autorizado a operar3 (& Su extensi$n debe guardar proporci$n con la operatiidad del despacho aduanero y debe contar con la conformidad de la intendencia de aduana de la circunscripci$n3 +& 1star instalada cerca de la zona de reconocimiento f"sico o a una distancia prudencial cuando se almacene mercanc"as calificadas como peligrosas3 .& 6ontar con alumbrado, entilaci$n, sericios higi)nicos, puerta con cerradura de seguridad, tel)fono, escritorios y sillas en cantidad adecuada, casilleros con cerradura de seguridad, y otro mobiliario que sea necesario para las labores de l a autoridad aduanera& 7os sericios higi)nicos instalados en el exterior de la oficina deben estar en !rea adyacente y destinados para uso exclusio del personal de la SUNAT& 7os almacenes aduaneros que cuenten con un !rea no mayor a %,'''&'' m( est!n exceptuados de contar con sericios higi)nicos para uso exclusio de la autoridad aduanera, debiendo facilitarse el uso de l os sericios higi)nicos del local& /& 6ontar con equipos de c$mputo y con sistema UPS para su interconexi$n con la SUNAT, adaptados con las especificaciones t)cnicas m"nimas publicadas en el portal ar"tima, A)rea y Postal del 6allao, deben contar con un m"nimo de tres 8+ equipos de c$mputo&
& #ebe contar con un espacio exclusio destinado para los usuarios del reconocimiento f"sico que cuente con asientos y si este espacio estuiera ubicado en la parte exterior de la oficina y al aire libre debe tener protecci$n de las inclemencias del medio ambiente3 Si se instala m!s de una oficina para la autoridad aduanera, cada una de ellas debe cumplir con los requisitos antes se4alados&
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1l costo y mantenimiento de dicha oficina ser!n asumidos por el almac)n aduanero& 1l sistema de monitoreo por c!maras de teleisi$n deber! cumplir las especificaciones t)cnicas que se establecen en el Anexo %?3 @ecinto especial para animales ios, de ser el caso, con las condiciones de seguridad e higiene necesarias3 @ecinto especial para almacenar combustibles, mercanc"as inflamables y productos qu"micos que atenten contra la ida y salud de las personas, animales o egetales, cuando corresponda& 1ste recinto debe estar dotado de las condiciones de seguridad e higiene que garanticen la integridad f"sica de las personas y las mercanc"as3 =nstalaciones adecuadas para almacenar mercanc"as que por su naturaleza requieran condiciones especiales de conseraci$n3 6ontar con la autorizaci$n de la Administraci$n Aduanera, en caso el almac)n aduanero requiera acceso interno a otros locales contiguos, lo que debe estar debidamente 9ustificado3 Balanzas que cuenten con certificados de calibraci$n igente con alor oficial, emitidos por el =nstituto Nacional de #efensa de la 6ompetencia y de la Propiedad =ntelectual 8=N#16;P= o por entidades prestadoras de sericios de calibraci$n acreditadas por esta entidad p0blica, cuyo listado puede ser erificado en el directorio de laboratorios de calibraci$n que figura en la p!gina , en caso de dep$sito temporal para carga mar"tima y terrestre, y dep$sito aduanero& %' T>, en caso de dep$sito temporal para carga a)rea& %' T>, en caso de dep$sito temporal para carga fluial o lacustre& / T>, en caso de dep$sito temporal para carga a)rea destinada exclusiamente al r)gimen de exportaci$n& (& Balanza de precisi$n, en funci$n al tipo de mercanc"as a almacenar3 7os tanques contenedores para almacenamiento de l"quidos deben contar con certificados de cubicaci$n, y los cont$metros de l"quidos u otro instrumento de medici$n deben contar con certificados de calibraci$n igentes y con alor oficial emitidos por el =nstituto Nacional de #efensa de la 6ompetencia y de la Propiedad =ntelectual 8=N#16;P= o por entidades prestadoras de sericios de calibraci$n acreditadas por esta entidad p0blica3 >aquinarias y herramientas adecuadas para el manipuleo de la carga3 1quipo de lucha contra incendio, as" como detectores de incendio en !reas de almacenamiento techadas y cerradas3 Crupo electr$geno que asegure la continuidad de la operatiidad del almac)n aduanero y las labores de la autoridad aduanera, en caso de falta de energ"a el)ctrica3
r Acceso permanente en l"nea a la informaci$n que asegure la completa trazabilidad de la mercanc"a, permitiendo el adecuado control de su ingreso, permanencia, moilizaci$n y salida, a tra)s de internet3 s 7as oficinas administratias que se encuentran dentro del almac)n aduanero deben estar ubicadas en !reas diferentes a las se4aladas para el almacenamiento de mercanc"as3 y t Sistema de iluminaci$n instalado en los recintos del local, que cuente con luces de emergencia adosadas en las paredes o postes de las zonas de almacenamiento, que se enciendan autom!ticamente al detectarse el corte de fluido el)ctrico& Se except0a de la exigencia de balanzas fi9as de plataforma, adem!s de los requisitos que se indican en los incisos e, 9 y precedentes, al almac)n aduanero que s$lo almacena mercanc"as l"quidas a granel y que las mismas no se comercialicen por peso& 1n el caso de los dep$sitos temporales que se ubiquen dentro del puerto, aeropuerto, terminal terrestre o puesto de control fronterizo, la Administraci$n Aduanera puede autorizar un !rea de menor superficie y balanzas distintas a las se4aladas en el inciso m que antecede siempre que cuenten con certificados de calibraci$n igente con alor oficial, emitidos por el =N#16;P= o por entidades prestadoras de sericios de calibraci$n acreditadas por esta entidad p0blica, preia conformidad de la intendencia de aduana de la circunscripci$n en donde opera el dep$sito temporal respecto de las dimensiones del !rea del local y de la capacidad de la balanza del almac)n&D
