MEDICIÓN Y BENCHMARKING DEL DESEMPEÑO DEL ALMACEN POR: LUIS GUILLERMO PARDO FONSECA
En una economía cada vez más globalizada producto de las economías de escala y recientemente de las economías de alcance, se ha vuelto más que importante el tema de la productividad, la cual es el componente más importante para la competitividad de las compañías, las regiones y los países. En este sentido, las áreas funcionales de las compañías deben colaborar a través de fuertes interrelaciones y la compañía en sí debe interrelacionarse con otras buscando adoptar las mejores prácticas que le permitan obtener mayores productos y servicios. Dentro del contexto de la productividad, las áreas funcionales de los almacenes dentro de las compañías de productos y servicios es clave para lograr los objetivos de competitividad debido a que pueden participar de manera importante en los costos operativos y en el servicio al cliente que al final se puede traducir en la obtención de beneficios para las organizaciones. Los indicadores clave de desempeño KPI por sus siglas en Inglés o WPI (Warehouse Performance Indicators) para el caso de los almacenes, son métricas que permiten establecer la gestión del desempeño de un proceso, por lo tanto, en el presente documento se mostrarán herramientas como el Benchmarking que se utilizan para colaborar con áreas funcionales dentro de la compañía y con otras empresas para obtener métricas confiables del desempeño de los almacenes, tener un punto de partida para cerrar brechas con respecto a las operaciones de clase mundial y poder mantener una posición de privilegio en el mercado. El Benchmarking se define como la evaluación cuantitativa de algún aspecto del desempeño de una empresa1 y el proceso de recopilar y compartir dichas evaluaciones para desarrollar los planes de acción necesarios para alcanzar objetivos. El Benchmarking se enmarca en tres perspectivas fundamentales2 los cuales son la interna, la externa y la competitiva. En la perspectiva interna se trata básicamente de realizar comparativos dentro de la misma empresa, entre sucursales por ejemplo. El autor menciona el caso de un ejercicio de Benchmarking interno llevado a cabo por diferentes instalaciones de manufactura de Gillette, en la cual se compararon 12 indicadores de desempeño para ganar el
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Frazelle. Edward H. Logística de almacenamiento y Manejo de Materiales de Clase Mundial. Ed Norma IBID
premio anual referente a cada categoría y el premio global de desempeño en Logística. El marketing externo por su parte, enfatiza en el manejo de prácticas de otras industrias con el fin de intercambiar fortalezas y aumentar los niveles de productividad. El autor menciona el caso de Xerox, quien decidió organizar visita a las instalaciones de otras compañías y medir la relación entre líneas despachadas y el total de horas-hombre empleadas en un año. La compañía con puntaje más alto era investigada por Xerox para incorporar las buenas prácticas en sus instalaciones. En dicho ejercicio el referente fue la compañía L.L Bean. Esta perspectiva es clave para el éxito del benchmarking. Diversas metodologías y/o buenas prácticas son comúnmente adoptadas de otras industrias. La ventaja más importante que ofrece esta perspectiva es que permite compararse con empresas líderes en un tema específico. Por ejemplo en logística ayudando a alcanzar estándares de clase mundial. Es importante resaltar que la selección de aliados para benchmarking es fundamental para el éxito, el autor menciona siete características que debería cumplir un aliado para garantizar el buen ejercicio, los cuales son los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Fuerte en las áreas donde se es débil Sensible a requisitos de confidencialidad Dispuesto a admitir debilidades Abierto a admitir fortalezas De mente abierta Logísticamente similar Perteneciente a una industria diferente y quizás de un país diferente.
El benchmarking competitivo por su parte, apoya la idea de recolectar información de empresas competidoras para evaluar la posición en el mercado, ilustrar las fortalezas y debilidades y de las empresas en cuanto a distribución e identificar oportunidades de mejora. Entre tanto, las medidas de desempeño normalmente utilizadas en almacenamiento y distribución a través de benchmarking son los costos de almacenamiento y distribución como porcentaje de las ventas, la productividad (unidades/hora-hombre), la calidad del desempeño del almacén y el tiempo de ciclo. Básicamente se trata de controlar los costos generados por los espacios utilizados, las horas empleadas y las inversiones que se realizan para obtener un beneficio, aspectos que son claramente controlables por el personal de la administración de los almacenes y centros de distribución. Dentro de los indicadores de calidad se encuentran métricas tales como la exactitud del acomodo, la cual mide el porcentaje de artículos acomodados correctamente, la
exactitud del inventario que mide las discrepancias del inventario en cada sitio del almacén, la exactitud en la preparación que se refiere al porcentaje de pedidos preparados sin errores y la exactitud del despacho que tiene que ver con el porcentaje de pedidos despachados sin errores. En el tiempo de ciclo del almacén se tienen en cuenta dos indicadores fundamentales, el primero es el tiempo de muelle al estante que denota el tiempo transcurrido desde la recepción en las instalaciones hasta que esté listo para preparación o despacho y el segundo, es el tiempo de ciclo del pedido en el almacén que mide el tiempo transcurrido desde que un pedido se envía al almacén hasta que se completa el despacho. Con las anteriores métricas, es posible realizar un análisis de brechas en el desempeño de un almacén (WPGA por sus siglas en inglés). Para tal fin pueden emplearse diagramas radiales en el que se compara en un solo grafico el estado en que se encuentra el desempeño actual con respecto al desempeño de almacenes de compañías de clase mundial tal como se muestra en la figura 1.
ANÁLISIS DE BRECHAS Seguridad 100,0% 80,0% 60,0% Exactitud del despacho
40,0% 20,0%
Productividad Desempeño actual
0,0%
Tiempo muelleestante
Tiempo de preparación de pedido
Dentro de las decisiones para cerrar estas brechas esta la automatización, la cual no en todos los casos es apropiada puesto que su complejidad y falta de capacitación podría generar resultados no deseados. Variables como el tamaño del almacén son preponderantes a la hora de decidir por la mecanización de procesos de almacenaje y distribución, por lo tanto se debe tener tanto una estandarización en las actividades que se realizan en el almacena si como el análisis del impacto de un sinnúmero de variables para garantizar su efectividad.
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