MCP - Ing. Edilberto Edilberto Chávez Chávez Fernández
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SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO Y CONTROL
SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO Y CONTROL
Creación de la Línea Base………………..(1) •
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La línea base del de l proyecto se debe crear después que el proyecto se ha aprobado y no se hará ha rá alguna otra modificación. La línea base es una copia exacta del proyecto proyecto tal cual fue programado. Será el punto de comparación para que MS Project pueda determinar como estamos avanzando en el proyecto. Se almacena información de duración, fechas de comienzo y fin, asi como costo y trabajo. Todos esos datos se almacenan en una tabla llamada LINEA BASE.
Creación de la Línea Base………………..(2) Tabla Línea Base antes de crear la línea base del proyecto
Creación de la Línea Base………………..(3) 4 1
5
2 3
6
1. Clic en Ficha Proyecto. 2. En Grupo Propiedades, clic en Establecer Línea Base. 3. Cuando se observen las 2 opciones, de clic en Establecer Línea Base. 4. Clic en Establecer línea de base. 5. Selecciones Línea Base. 6. Clic en Proyecto Completo. 7. Clic en Aceptar para crear a línea base.
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Creación de la Línea Base………………..(4) Tabla Línea Base después de crear la línea base del proyecto
Estadísticas del Proyecto Datos de la línea base en las estadísticas del Proyecto
Vista Gantt de Seguimiento Es usada cuando deseamos hacer seguimiento y monitoreo al avance proyecto 2
1
1. Barra correspondiente a línea base. 2. Barra del proyecto, actualiza de acuerdo avance del proyecto. 3. Porcentajes de Avance de tarea y del proyecto.
3
la se al la
Ingreso de valores reales al proyecto •
Usando % Completado • • • •
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Usando los campos de comienzo y fin real: • •
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•
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En Ficha Tarea / Grupo Programación En Ficha Tarea / Grupo Programación / Actualizar Tareas Tablas: Seguimiento, Resumen. En Información de la Tarea
En tabla Seguimiento. En Actualizar Tareas
Usando campo Duración Real en Actualizar Tareas y tabla Seguimiento. Usando campo Trabajo Real en Tabla Trabajo. Usando Actualizar Según Programación (Actualiza a la fecha de estado). Usando Actualizar Proyecto en Ficha Proyecto / Grupo Estado / Actualizar Proyecto. Usando Reprogramar proyecto en Ficha Proyecto / Grupo Estado / Actualizar Proyecto.
Usando campo %Completado…………….(1) 2 3
Actualizar al 100% la tarea 2: Excavación Masiva 5
4
1
1. 2. 3. 4.
Clic en la tarea que deseamos actualizar (Excavación Masiva). Clic en Ficha Tarea. En grupo Programación de clic en 100% (Si desea actualizar al 100%). En el campo Indicadores (No se muestra en todas las tablas), el aspa indica que la tarea ha sido completada. 5. En el diagrama se visualiza en avance de la tarea.
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Cuando actualiza al 100% se asume que la tarea comienza y termina según las fechas de comienzo y fin.
Usando campo %Completado…………….(2) 4
1
3 2
1. Cambie a la tabla Seguimiento. 2. Clic en la tarea que desea actualizar. 3. En el campo % completado de la tarea seleccionada ingrese 100% y presione Enter. 4. Puede observar el avance del proyecto después de actualizar la o las tareas. 5. En el diagrama se visualiza en avance de la tarea.
5
Actualizar al 100% la tarea 2: Excavación Masiva
Usando Actualizar Tareas 2 3
4
1
1. Clic en la tarea que desea actualizar. 2. Clic en la Ficha Tarea. 3. En el Grupo Programación, clic al indicador que apunta la flecha. 4. Clic en Actualizar Tareas. 5. Ingrese el % al que desea actualizar, en esta caso 100. 6. Clic en Aceptar.
Actualizar al 100% la tarea 2: Excavación Masiva
5
6
Usando Información de la Tarea Actualizar al 70% la tarea 2: Excavación Masiva 1
1. Doble clic sobre la tarea que desea actualizar o clic derecho sobre la tarea y seleccione Información. 2. Ingrese el % que desea actualizar, en nuestro ejemplo es 70. 3. Clic en Aceptar para actualizar los datos.
3
5
Ingresando fechas reales en tabla Seguimiento 1 3
4
6
2
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Clic para cambiar a la tabla seguimiento. Seleccione la tarea. Ingrese la fecha de comienzo real. Ingrese la fecha de fin real. Project actualiza el % completado. Como la tarea con seleccionada ha empezado 1 día después de lo programado y además esta tarea fue crítica, todo el proyecto se ha reprogramado como se observa en el diagrama.
6
Ingresando fechas reales usando Actualizar Tareas 3 2
4
1. Clic en la tarea que desea actualizar. 2. Clic en la Ficha Tarea. 3. En el Grupo Programación, clic al indicador que apunta la flecha. 4. Clic en Actualizar Tareas. 5. Ingrese las fechas correspondientes. 6. Clic en Aceptar para actualizar los datos.
1
5
6
Duración Real en tabla seguimiento 1
2
3
1. Clic para cambiar a la tabla seguimiento. 2. Ingrese la duración real de la tarea, en nuestro caso 12 (lo programado era 10 días). Finalice con Enter. 3. Ingrese cuantos días faltan para culminar la tarea, en nuestro caso no hay días que falten, por eso se indica cero (0). Finalice con Enter. 4. El Gantt de seguimiento muestra la distorsión luego de actualizar los datos.
4
Este proceso se puede hacer también en la pantalla Actualizar Tareas.
¿Qué pasa con las estadísticas del proyecto? •
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Se observa que ya hay información real del proyecto. Existe variación porque una tarea crítica empezó después de lo programado. Se observa que el proyecto tiene un avance de 17.12 días, 1296 horas de trabajo y se ha gastado hasta el momento S/ 19,680 soles. El proyecto ya no durara 40 días sino 41 días por las distorsiones generadas.
Actualizar todo el proyecto a una fecha especifica •
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Se desea actualizar todo el proyecto al 06/02/2005. Lo primero que se tiene que hacer es definir la fecha de Estado. 1 2
3
4
Si desea actualizar a una fecha y hora, debe activar la visualización de las horas en las opciones de configuración de Project.
1. Clic en Ficha Proyecto. 2. En Grupo Estado, clic en Fecha de Estado (Donde se visualiza NOD, en algunos casos visualizará una fecha) 3. Ingrese la fecha a la que desea actualizar. 4. Clic en Aceptar
Mostrando la Fecha de Estado en el Gantt de Seguimiento 5
4
2
1
3
6
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Clic derecho en un espacio vacío del Diagrama. Clic en Cuadrícula. Seleccione Fecha de Estado. Seleccione el tipo de línea. Seleccione el Color. Clic en Aceptar.
La fecha de Estado en el Diagrama 2
1
1. Línea que muestra la fecha de estado. 2. Fecha que se definió.
Actualizar el proyecto a la fecha de estado 1 2
3
1. Clic en Ficha Proyecto. 2. En Grupo Estado, Clic en Actualizar Proyecto. 3. No se cambia los valores que se visualizan, solo clic en Aceptar.
Resultado de Actualizar todo el Proyecto a la fecha de estado
Reprogramar Todo el proyecto a una fecha especifica •
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Se desea reprogramar el trabajo restante para que empiece a partir del 13/02/2005 Lo primero que se tiene que hacer es definir la fecha de Estado a la fecha 12/02/2005. Luego se reprograma. Debemos tener en cuenta que cuando se reprograme para que empiece después de la fecha de estado, el trabajo restante se reprogramará para que empiece el día 13/02/2005.
Reprogramar Todo el proyecto Defina la fecha de Estado al 12/02/2005
1 2
3
4
1. Clic en Ficha Proyecto. 2. En Grupo Estado, Clic en Actualizar Proyecto. 3. Seleccione Reprogramar. 4. Clic en Aceptar
El resultado de la reprogramación
Tareas REPROGRAMDAS
¿Y las Estadísticas del proyecto?
Análisis de Valor Ganado EARNED VALUE VALOR ACUMULADO
VALOR GANADO(Earned Value) •
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El valor acumulado es una eficaz característica de seguimiento y presupuesto de Project. A pesar de la gran cantidad de acrónimos intimidantes que lo definen (como AC, CPTR, TPI, VA y similares), no resulta especialmente complicado. El valor acumulado le ayuda a responder a preguntas como “Mirando la cantidad de trabajo realizada hasta ahora en este proyecto, ¿cuánto dinero se suponía que hemos gastado?”, lo cual lleva a otras preguntas como: "¿Terminaremos a tiempo?"
Después de 30 minutos ¿Cuánto he ganado?
Se cortará el grass por 10 soles. Se hará en 1 hora
Después de 30 minutos ¿Cuánto he ganado?
No se terminará a tiempo y estará sobre el presupuesto
Se terminará antes de lo programado y gastaré menos de los presupuestado
Después de 30 minutos ¿Cuánto he ganado?
¿Qué debemos hacer para configurar Project y obtener el valor ganado?
¿Qué debemos hacer para configurar Project y obtener el valor ganado? (1)
1. Tener el Diagrama de Gantt con los recursos asignados a las tareas y mostrar la escala temporal del diagrama en semanas.
Escala Temporal mostrando el nivel intermedio en meses y el nivel inferior en semanas
¿Qué debemos hacer para configurar Project y obtener el valor ganado? (2)
2. En la vista Uso de tareas mostrar la escala temporal en Semanas, trasladar los datos a Excel y Graficar
70
500 450
60
400
50
350
40
300 250
30
200
20
150 100
10
50
0
0 1
2
3
4 Recursos
5
6 Horas
7
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¿Qué debemos hacer para configurar Project y obtener el valor ganado? (3)
3. Crear la curva S de los costos Acumulados por semana. Se usa los informes visuales de Project (Informe de flujo de caja). Curva S del Costo Acumulado Costo
Costo acumulado
7000
20000 18000
6000
16000
5000
14000
4000 o t s o C 3000
12000 10000 8000 6000
2000
4000
1000
2000
0
0
Semana 37
Semana 38
Semana 39
Semana 40
Semana 41
T3
Semana 42
Semana 43 T4
2007
Semana 44
o d a l u m u c a o t s o C
¿Qué debemos hacer para configurar Project y obtener el valor ganado? (4) 4. Establecer la línea base antes de llenar los valores reales. Esto es muy importante sino, no podríamos tener un punto de comparación
Tablas del Valor Acumulado en Project
Tabla: Valor Acumulado
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VP < 0, el proyecto terminará después de lo programado. VC < 0, el proyecto costará más de lo presupuestado.
Tabla: Indicadores de Costo del Valor Acumulado
