I
• PENDAHULUAN
Deskripsi Umum
Prasyarat
Petunjuk Penggunaan Modul
Tujuan Akhir Pemelajaran
A
Deskripsi Umum
Dalam kompetensi “Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran di Tempat Kerja” peserta didik akan mempelajari tentang prosedur administrasi perkantoran di tempat kerja, seperti tata persuratan/kearsipan, administrasi kepegawaian, administrasi keuangan dan administrasi sarana dan prasarana. Kompetensi ini sangat perlu untuk dipelajari oleh peserta didik pada program keahlian Administrasi Perkantoran, bahkan kompetensi ini merupakan urat nadi dalam kegiatan administrasi kantor. Alasannya adalah karena tanpa adanya kegiatan administrasi perkantoran di tempat kerja, maka suatu kantor akan lumpuh. Setelah mempelajari kompetensi “Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran di Tempat Kerja” diharapkan peserta didik menguasai dengan baik tentang Administrasi Perkantoran di Tempat Kerja dan mampu menerapkannya atau mempraktikannya dengan baik pula dalam kegiatan di kantor yang sesungguhnya.
Prasyarat
B
Sebelum mempelajari modul ini peserta didik harus sudah menguasai kompetensi “Melakukan Prosedur Administrasi”, karena jika belum menguasai modul/buku sebelunya, peserta didik akan kesulitan mempelajari administrasi perkantoran di tempat kerja. Petunjuk Penggunaan Modul
C
1. Peserta didik a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik. b. Diskusikan dengan sesama peserta didik mengenai apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang rujukan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, maka tanyakan pada guru/instruktur sampai paham. c. Bila dalam proses memahami materi Anda mendapatkan kesulitan, diskusikan dengan teman-teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur.
2
d. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan teliti serta bertanggungjawab. e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya. f. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari, maka ajukan uji kompetensi dan sertifikasi. 2. Guru/instruktur a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pemelajaran, cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan dan waktu yang dibutuhkan. b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapati kesulitan. c. Monitor dan catatat kemajuan peserta didik dan berikan feed back atas pencapaian belajar peserta. d. Selama KBM, tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar. 3. Perlengkapan yang harus disediakan Alat: a. Kompuer b. Internet c. Printer d. Kertas dan amplop e. Stempel Bahan: a. Buku-buku yang berkaitan dengan administrasi perkantoran di tempat kerja b. Buku-buku kearsipan c. Buku-buku tentang keungan
D
Tujuan Akhir Pembelajaran
Kompetensi dasar 1: melaksanakan tata persuratan dan kearsipan 1. Dapat menangani surat masuk dan surat keluar dengan benar. 2. Dapat memahami kearsipan. 3
Kompetensi dasar 2: melaksanakan administrasi kepegawaian/ketenagaan 1. Dapat menyebutkan pengertian pegawai. 2. Dapat menjelaskan macam-macam pegawai. 3. Dapat menjelaskan tugas dan tanggung jawab pegawai. 4. Dapat menjelaskan tahapan-tahapan pengadaan pegawai. 5. Dapat mnyebutkan syarat-syarat personil kantor. 6. Dapat menjelaskan mutasi, promosi, demosi, dan pemberhentian personil kantor.
Kompetensi dasar 3: melaksanakan administrasi keuangan 1. Dapat melakukan administrasi keuangan di tempat kerja
Kompetensi dasar 4: melaksanakan administrasi sarana dan prasarana 1. Dapat
mengidentifikasi
jenis-jenis
sarana dan prasarana admoinistrasi
perkantoran. 2. Dapat menjelaskan bagaimana mengelola sarana dan prasarana perkantoran. 3. Mempraktikan bagaimana mengelola sarana dan prasarana perkantoran dengan baik dan benar.
4
II
• PEMBELAJARAN
Melaksanakan Tata Persuratan dan Kearsipan
Melaksanakan ketenagaan
administrasi
kepegawaian/
Melaksanakan Administrasi Keuangan
Melaksanakan Administrasi Sarana dan Prasarana
5
KEGIATAN BELAJAR
1
MELAKSANAKAN TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar
A
Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.
Pola Kegiatan Administrasi
B
Dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi, ada dua pola yang digunakan, yaitu: 1. Pola Sentralisasi Pola ini merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani administrasi seluruh bagian yang ada di kantor tersebut, termasuk menangani surat masuk dan surat keluar. 2. Pola Disentralisasi Pola ini mempunyai ciri, kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian dari unit yang ada pada kantor. Semua kegiatan administrasi dilakukan oleh seorang sekretaris atau dibantu oleh beberapa orang administrasi pada unit masing-masing.
6
Perlengkapan dalam Penanganan Surat
C
Dalam penanganan surat ada beberapa perlengkapan yang harus disediakan, yaitu: 1. Baki surat (tray) Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada. Selain itu, dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya, seperti baki surat keluar, baki surat masuk dan baki surat tunda. Baki surat diletakkan di meja sekretaris dan meja pimpinan yang mudah dijangkau. 2. Buku agenda surat masuk dan keluar Buku agenda ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem buku agenda. Buku ini digunakan untuk mencatat data surat yang masuk atau keluar. 3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali. Peralatan ini digunakan untuk mencatat data surat yang masuk maupun keluar. 4. Secretaries desk file Kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani.
5. Alat tulis Contoh alat tulis antara lain pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler, dan penjepit kertas.
7
6. Kertas dan amplop Kertas surat (dengan kop surat atau polos) dan amplop dengan berbagai ukuran.
7. Alat pembuka surat Dapat berupa alat manual, seperti pisau atau gunting, atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat.
8. Stempel Stempel tanggal terima dan stempel perusahaan.
9. Formulir tanda terima/Buku ekspedisi Formulir tanda terima digunakan pada pola desentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi.
10. Lembar disposisi Lembaran isi untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola desentralisasi, disposisi langsung pada suratnya. 8
Sistem Pengurusan Surat
D
Pengurusan surat (surat masuk dan surat keluar) dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu sistem buku agenda dan sistem kartu kendali. A. Pengurusan Surat Masuk 1. Sistem Buku Agenda (sistem tradisional) Prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut: 1) Penerimaan surat Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office,seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Kegiatannya mulai dari menerima sampai menyimpan arsip. Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, baik yang diantar oleh petugas maupun seorang kurir, merekalah yang seringkali menerima surat. Tugas penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketepatan alamat dan menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. 2) Penyortiran surat Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut. 3) Pencatatan surat Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah 9
dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut. 4) Pengarahan surat Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut. Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut. 5) Penyampaian surat Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar oposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern. Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu :
Buku ekspedisi intern Buku
yang
digunakan
untuk
mencatat
penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
10
Buku ekspedisi ekstern Buku
yang
digunakan
untuk
mencatat
penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan. 6) Penyimpanan surat Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad, sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.
2. Sistem kartu kendali Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut:
Sebagai alat pengendali surat masuk dan keluar.
Sebagai alat pelacak surat.
Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses.
Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi.
Adapun keuntungan menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut:
Lebih efisien
Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia) karena lembarannya berbeda.
Menghilangkan pencatatan yang berulang.
Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses.
Memudahkan penyusunan arsip.
Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip.
11
Kategori sifat-sifat surat adalah sebagai berikut: 1. Kategori surat penting
Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
Surat
tersebut
mempunyai
proses
lanjutan
yang segera harus
dilaksanakan.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.
2. Kategori surat biasa
Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.
3. Kategori surat rahasia
Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.
A. Pengurusan Surat Masuk I. Prosedur pengurusan surat masuk penting 1. Penerimaan surat Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu pintu kearsipan.
Hal
ini
akan
lebih
memudahkan
untuk
kontrol
dan
pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan. 12
Tugas penerima surat adalah sebagai berikut:
Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.
2. Pencatatan surat Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti. Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom surat tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh beberapa petugas lain yang juga telah terlatih. Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut:
Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah surat. 13
3. Pengarahan atau pengendalian surat Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sebagai berikut:
Menerima surat yang telah dilampiri tiga lembar kartu kendali.
Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
Mengambil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.
4. Penyampaian surat ke unit pengolah Unit pengolah terdiri dari bagian-bagian berikut 1)
Tata usaha unit pengolah Tugasnya adalah sebagai berikut: a. Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sebagai bukti bahwa surat sudah diterima. b. Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat surat. c. Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah. d. Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 dan 2 yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah. e. Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi. f. Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in14
aktif), maka surat berikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sebagai bukti bahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip. 2) Pimpinan unit pengolah Tugasnya adalah sebagai berikut: a. Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari tata usaha unit pengolah. b. Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk. c. Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada tata usaha unit pengolah. 3)
Pelaksana Tugasnya adalah sebagai berikut: a. Menerima surat berikut lembar disposisi satu pimpinan dari tata usaha unit pengolah. b. Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi. c. Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.
5. Penyimpanan atau penataan arsip Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut: a. Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah. b. Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3. c.
I.
Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.
Prosedur Pengurusan Surat Masuk Biasa Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat sampai ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari 15
sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu unit kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah. Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut: 1. Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2. 2. Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut di tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya. 3. Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.
II.
Prosedur Pengurusan Surat Masuk Rahasia Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalaupun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya ada pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul. Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut: 1. Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat. 2. Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat. 3. Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah. 4. Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
16
5. Pimpinan unit pengolah penyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip.
B. Pengurusan Surat Keluar 1. Sistem Buku Agenda a. Pembuatan konsep Konsep surat sering disebut dengan draft. Saat pengetikan belum menggunakan komputer, untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal ini karena jika langsung diketik terjadi banyak kesalahan. Saat ini mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah digantikan oleh komputer yang lebih canggih. Konsep yang ditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat sudah langsung diketik dengan komputer. Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang lama dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakan komputer. b. Persetujan konsep Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, maka pimpinan akan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut. c. Pencatatan surat Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut. d. Pengetikan konsep surat Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk 17
diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang akan digunakan. e. Pemeriksaan pengetikan Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apapun, walaupun hanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupa angka-angka, harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat sudah sesuai dengan konsep. f. Penandatanganan surat Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang
atau
bertanggungjawab
terhadap
surat
tersebut
dan
membubuhkan tanda tangan di atas nama terang. g. Pemberian cap dinas Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda sahnya surat. Surat yang tidak ada cap dinas/stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut. h. Melipat surat Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat. Sementara itu, tembusannya atau lembar Ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci
filling cabinet. Untuk surat yang nantinya akan
dimasukkan ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan. i. Menyampul surat Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi. Perhatikan juga hal-hal berikut. 18
1. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat. 2. Cantumkan nomor surat bila diperlukan. 3. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel pada sampul disebelah kiri. 4. Perangko secukupnya.
j. Pengiriman surat Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat, baik surat masuk/surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat. Hal yang perlu diperhatkan dalam menggunakan jasa pengiriman surat: 1. jenis surat; 2. informasi yang tercantum dalam surat; 3. tujuan/alamat surat; 4. volume/banyaknya surat. Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut. 1. Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar langsung surat kepada alamat yang dituju. Saat menyerahkan surat kepada orang yang dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si penerima bahwa surat sudah disampaikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern. 2. Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke petugas pos dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern untuk meminta cap pos setempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos. 3. Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX, dan sebagainya). 4. Melalui internet.
19
k. Penyimpanan surat Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan. Misalnya: sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah. Catatan: 1. Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat yang dituju, dan lembar kedua untuk arsip. 2. Apabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak. Misalnya: surat edaran, maka surat cukup dibuat satu lembar saja, setelah ditandatangani kemudian diperbanyak dengan mesin pengganda, misalnya mesin fotokopi atau risograph, yang asli untuk arsip, salinannya untuk alamat yang dituju.
2. Sistem Kartu Kendali a. Prosedur Pengurusan Surat Keluar Penting Seperti halnya dalam pengurusan surat masuk penting dimana pencatatan dan pengendalian menggunakan kartu kendali, maka penanganan surat keluar yang bersifat penting pun menggunakan kartu kendali. Keduanya tetap melalui satu pintu utama keluar masuknya surat yaitu unit kersipan. Langkah-langkah pengurusan surat keluar penting adalah sebagai berikut. 1. Unit pengolah Surat keluar berasal dari unit pengolah atau unit kerja yang berkepentingan terhadap surat tersebut. Pencatatan dengan kartu kendali dapat dilakukan di unit kearsipan. Dapat juga dilakukan di unit pengolah, asalkan kartu kendali 1 dan kartu kendali 2 diserahkan ke unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui apa yang telah diproses di unit pengolah. Tata usaha unit pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu surat asli beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 diteruskan ke unit kearsipan. Kartu kendali 3 disimpan di unit pengolah. Tembusan
20
yang telah diproses di pencatat surat, selanjutnya disimpan di unit pengolah. 2. Pencatatan surat Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut. a. Menerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit pengolah. b. Memberikan stempel pada surat. c. Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartu kontrol. d. Memberikan paraf pada kartu kendali 2, kemudian mengembalikan kartu kendali 3 dan tembusan kepada unit pengolah. e. Memberikan surat kepada tugas ekspedisi untuk dikirimkan kepada alamat instansi. 3. Pengarahan surat Tugas pengarah surat dalam menangani surat keluar adalah menerima kartu kendali 1 dari pencatat surat dan menyimpannya ke dalam kotak kartu kendali sebagai kontrol atau pengendali dari surat yang dikirimkan. 4. Penataan arsip Tugas penata arsip dalam hal ini adalah menerima kartu kendali 2 dari unit pengolah dan menyimpannya dalam kotak kartu kendali sebagai pengganti arsip yang ada di unit pengolah. Jika arsip yang berada di unit pengolah sudah in-aktif, kartu kendali 2 di penata arsip ditukar dengan kartu kendali 3 dan tembusan di unit pengolah. 5. Pengiriman surat Umumnya mengirim surat menggunakan ekspeditor atau kurir. Tugasnya menerima surat-surat yang akan dikirim kepada pihak lain dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan di suatu kantor.
21
b. Prosedur Pengurusan Surat Keluar Biasa Penanganan surat keluar biasa atau rutin sama seperti menangani surat masuk biasa, yaitu menggunakan lembar pengantar srat biasa. Langkah-langkah pengurusan surat keluar biasa adalah sebagai berikut. 1. Unit pengolah Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam dua lembar pengantar surat biasa, kemudian surat asli, lembar pengantar (lembar 1 dan lembar 2), tembusan diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan. Selanjutnya menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi cap stempel tanggal oleh pencatat surat dan lembar pengantar surat biasa (lembar 2) untuk disimpan. Hal ini digunakan sebagai tanda bahwa surat sudah dikirimkan ke alamat yang dituju. 2. Pencatatan surat Pencatat surat menerima surat, tembusan dan lembar pengantar surat biasa (lembar 1 dan 2), kemudian memberi cap stempel tanggal pada tembusan surat dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah. Hal ini sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan dikirimkan. Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju melalui ekspeditor.
c. Prosedur Pengurusan Surat Keluar Rahasia Seperti halnya pengurusan surat masuk rahasia, untuk pengurusan surat keluar rahasia juga menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Langkah-langkah pengurusan surat keluar rahasia adalah sebagai berikut. 1. Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dibuat oleh seseorang yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini dicatat langsung dalam lembar pengantar surat rahasia, tembusan disimpan. 2. Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia (lembar 1 dan 2) diserahkan kepada pengarah surat. Kemudian surat diserahkan kepada
22
ekspeditor untuk dikirim dan lembar pengantar 1 diserahkan kepada penata arsip dan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah.
Pengertian Arsip
E
Secara etomologi (asal usul kata), kata “arsip” berasal dari: 1. Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu, 2. Bahasa Latin, yaitu felum (bundel) yang artinya tali atau benang, 3. Bahasa Inggris, yaitu archieve, artinya kumpulan warkat; “record” artinya catatan; dan “file” artinya sekumpulan informasi/warkat, 4. Bahasa Belanda, yaitu archief artinya warkat, 5. Bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya warkat. Dari pengertian tersebut di atas, dapat disimpulkan arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah. Contohnya surat, kartu, flash disk, telegram, formulir, hasil faksimile, faktur, daftar, grafik, memo, gambar, kuitansi, laporan, peta, disket, dan sebagainya. Surat/warkat baru dapat disebut sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut. 1. Mempunyai arti. 2. Mempunyai kegunaan. 3. Disimpan dengan teratur
F
Jenis-jenis Arsip
1. Jenis-jenis Arsip Berdasarkan Bentuk Fisiknya Berdasarkan bentuk fisiknya, arsip dibagi sebagai berikut. a. Arsip yang berbentuk lembaran. Contoh: surat, kuitansi, faktur, dan foto.
23
b. Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Contoh: disket, flash disk, mikro film, dan rekaman pada pita kaset. 2. Jenis-jenis Arsip Berdasarkan Masalahnya Berdasarkan masalahnya, arsip dibagi sebagai berikut. a. Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan. Contoh: kuitansi, giro, cek, dan kartu kredit. b. Invevtori record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris. Contoh: catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, dan harga. c. Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi pegawai, dan surat keputusan. d. Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: data penjualan dan daftar nama agen dan distributor. e. Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang digunakan, dan jenis dan kualitas barang. 3. Jenis-jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya Berdasarkan pemiliknya, arsip dibagi sebagai berikut. a.
Lembaga pemerintahan 1) Arsip nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia) 2) Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah)
b.
Instansi pemerintahan/swasta 1) Arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer adalah arsip aslinya, sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan atau karbon kopi. 2) Arsip sentral dan arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya pada setiap bagian organisasi.
4. Jenis-jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya Berdasarkan sifatnya, arsip dibagi sebagai berikut.
24
a. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi. Contoh: surat undangan dan surat pemberitahuan. b. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlaku. Contoh: surat lamaran kerja dan surat tagihan. c. Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contoh: surat perjanjian dan surat kontrak. d. Arsip penting (vital), yaitu arsip yang dapat dijadikan pengingat selamalamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi dan surat keputusan hasil penelitian ilmiah. e. Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam suatu organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai dan stategi pemasaran.
5. Jenis-jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya Berdasarkan fungsinya, arsip dibagi sebagai berikut. a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dibedakan sebagai berikut. 1) Arsip aktif, arsip yang diperguakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu. 2) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tetapi kadang-kadang masih dipergunakan. 3) Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan. Arsip inaktif hanya digunakan sebagai refrensi atau pemberi keterangan semata. b. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.
25
Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah. Tujuan penyelenggaraan kearsipan, antara lain sebagai berikut. 1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman. 2. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat. 3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan. 4. Untuk menghemat tempat penyimpanan. 5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip. 6. Untuk menjaga kelestarian arsip. 7. Untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang pertanggungjawaban, perencanaan,
pelaksanaan,
dan
penyelenggaraan
kegiatan-kegiatan
kemasyarakatan. Dalam rangka menyelamatkan arsip yang berisi informasi penting dan merupakan bukti pertanggungajawaban yang otentik, baik dari fisik maupun isinya, maka arsiparsip tersebut haruslah disimpan dengan baik menggunakan suatu sistem yang memudahkan dalam menyimpan dan menemukan kembali. Kegiatan penyimpanan tersebut membutuhkan penyelenggaraan dan peralatan yang cukup dari segi jumlah dengan kualitas yang baik pula. Hal ini penting agar arsip-arsip tersebut terlindung dari bahaya yang dapat menyebabkan terjadinya kerusakan arsip, seperti bahaya banjir, kebakaran, pencurian, dan sebagainya. Di setiap kantor tertentu saja perlengkapan dan peralatan yang digunakan bermacam-macam semakin besar kantor dan arsip yang dikelola, maka semakin banyak dan beragam pula peralatan yang dipergunakan.
G
Perlengkapan Arsip Penyelenggaraan kearsipan yang baik, perlu didukung adanya perlengkapan yang
lengkap dan tepat. Secara gars besar perlengkapan kearsipan ada tiga macam, yaitu: 26
1. Map Tergolong dalam jenis map yang diperlukan dalam kearsipan adalah: a. Stofmap, terbuat dari kertas tebal berukuran folio, digunakan untuk menyimpan warkat hanya untuk sementara waktu saja. b. Snelhechter, map yang menggunakan jepitan, digunakan untuk menempatkan warkat yang masih sedang diproses. c. Brieforner, terbuat dari karton tebal dan diberi jepitan kawat besar. Biasanya digunakan untuk menyimpan warkat dalam jumlah yang cukup banyak, yang disusun per masalah. Ditaruh di rak, berdiri dan berjajar. d. Folder, seperti stopmap tetapi tidak memakai penutup. Dibuat dari kertas tebal (sejenis kertas manila), berukuran panjang 35 cm, lebar 24 cm. Pada sisi atas terdapat bagian yang menonjol berukuran 8-9 cm lebar 2 cm, yang disebut „tab‟ berguna untuk menempatkan titel file yang bersangkutan. Folder untuk menempatkan warkat yang telah diklarifikasikan hingga bagian yang terkecil dalam klasifikasi warkat. e. Guide (petunjuk), terbuat dari kertas karton tebal, berukuran panjang 33-35 cm, lebar/tinggi 23-24 cm. Bagian sisi diberi „tab‟ berukuran sama dengan folder (8-9 x 2 cm), berguna untuk menempatkan titel/kode klasifikasi permasalan. Guide merupakan petunjuk dari fungsi sebagai pemisah sebagai pemisah antara folder-folder tempat penyimpanan warkat.
2. Lembaran kertas/kartu, yang digunakan dalam kearsipan antara lain: a. Kartu kendali, terdapat kolom-kolom yang menunjukkan: index/subyek, kode klasifikasi, tanggal terima, nomor surat, kolom M/K, hal, isi ringkas, lampiran, dari, kepada, tanggal, nomor surat, nama pengolah, paraf, dan catatan. b. Lembar pengantar surat rahasia dan rutin, yaitu untuk mengantarkan surat-surat rahasia dan biasa yang prosesnya tidak memakai kartu kendali. c. Lembar disposisi, berguna untuk mencatat pendapat singkat, yang merupakan petunjuk, dari pimpinan mengenai sesuatu surat yang sedang diproses. d. Kartu pinjam arsip; sebagai bukti pinjam arsip.
27
e. Kartu tunjuk silang; berguna untuk mencatatn warkat yang ada kaitannya dengan warkat yang disimpan pada tempat lain, atau warkat yang isinya lebih dari satu masalah. f. Daftar index; daftar yang berisi klasifikasi masalah/subyek, sub masalah/sub subyek, dan perincian yang lebih kecil lagi.
3. Tempat penyimpanan, yang biasa digunakan dalam kearsipan antara lain: a. Tickler-file (berkas pengingat); terbuat dalam kotak, dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali dan pinjam arsip. b. Filing cabinet (lemari arsip); dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi warkat sesuai dengan klasifikasinya, bersama guide. Folder digunakan pada gawang yang ada di sebelah kiri dan kanan laci filing cabinet. c. Rotary (alat penyimpanan berputar); adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau basi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral. d. Rak arsip; digunakan untuk menempatkan folder secara lateral (menyamping), atau untuk menempatkan kotak-kotak karton yang berisi folder. e. Box (kotak); dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip in aktif. H
Sistem Kearsipan
Sistem kearsipan (filing system) adalah suatu sistem, metoda, atau cara yang dipergunakan dalam penyimpanan dan pengurusan warkat. Tujuan dari sistem kearsipan adalah „efisiensi‟. Berarti pengelolaan warkat dengan menggunakan metoda yang tepat sehingga dapat menghemat biaya, waktu, tempat, dan tenaga; selanjutnya bisa menentukan kembali warkat yang diperlukan dengan tepat, cepat, dan mudah.
28
Faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih sistem kearsipan yaitu: 1. Fleksibel/luas, sistem filing yang digunakan dapat diterapkan di setiap unit organisasi, dan dapat mengikuti perkembangan organisasi. 2. Mudah, sistem filing yang dipakai mudah dipahami oleh setiap pegawai sehingga mudah diterapkan di setiap unit organisasi. 3. Murah, untuk menyimpan dan menentukan kembali suatu warkat, memerlukan biaya yang serendah-rendahnya. 4. Tepat, disesuaikan dengan situasi dan kondisi organisasi yang bersangkutan. 5. Cepat, dapat dilaksanakan secara cepat, baik menyimpan maupun mengembilnya kembali, karena prosedur yang tidak berbelit-belit. Ada berbagai macam sistem kearsipan, namun yang sering dipakai lima macam sistem yaitu: 1. Sistem abjad (alphabetic filing system) 2. Sistem subyek/pokok soal/perihal (subyek filing system) 3. Sistem nomor (numeric filing system) 4. Sistem ilmu bumi/wilayah (goegraphic filing system) 5. Sistem kronologis/tanggal (chronological filing system)
TES FORMATIF a. PILIHAN GANDA 1. Berikut ini yang merupakan arsip adalah . . . . a. artifak
d. fosil
b. kayu
e. lemari besi
c. flash disk 2. Arsip yang digunakan secara terus-menerus dalam kegiatan kantor dan masih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu disebut . . . . a. arsip aktif
c. arsip inaktif
b. arsip pasif d. arsip vital
e. arsip primer 29
3. Yang merupakan tujuan kearsipan adalah . . . . a.
agar tenteram
b.
agar arsip terus bertambah
c.
untuk menjaga kelestarian kantor
d.
agar mudah mendapat kembali arsip saat dibutuhkan dengan cepat dan tepat
e.
untuk menjaga kerahasiaan Negara
4. Map yang tidak mempunyai daun penutup tetapi mempunyai penjepit di tengah disebut . . . . a.
hanging folder
d.
folder
b.
ordner
e.
snelhecte
c.
stopmap
5. Informasi yang terkandung dalam suatu surat tidak terdapat dalam surat lain. Ini merupakan satu kriteria dari …. a.
surat penting
d.
surat resmi
b.
surat biasa
e.
surat sangat rahasia
c.
surat rahasia
6. Dalam prosedur surat masuk system kartu kendali, setelah surat dicatat dengan KK rangkap tiga, Surat dan KK diserahkan kepada …. a. pengarah surat
d. sekretaris
b. penata arsip
e. pimpinan
c. pengolah surat
7. Dalam prosedur surat masuk system kartu kendali, setelah surat dicatat dengan KK rangkap tiga, Surat dan KK diserahkan kepada …. a. pengarah surat
d. sekretaris
b. penata arsip
e. pimpinan
c. pengolah surat 30
8. Prosedur pengurusan surat masuk dalam system buku agenda adalah …. a.
Penerimaan-pencatatan-pengarahan-penyortiran-penyimpanan-penyampaian
b.
Penerimaan-pencatatan-penyortiran-pengarahan-penyampaian-penyimpanan
c.
Penerimaan-pencatatan-penyortiran- pengarahan-penyampaian-penyimpanan
d.
Penerimaan-penyortiran-pencatatan-penyampaian-pengarahan-penyimpanan
e.
Penerimaan- penyortiran-pencatatan-pengarahan-penyampaian-penyimpanan
9. Lembaran untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan surat adalah lembar …. a. agenda
d. disposisi
b. ekspedisi
e. instruksi
c. kartu kendali
10. Lembaran untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan surat adalah lembar …. a. agenda b. ekspedisi c. kartu kendali d. disposisi e. instruksi
31
b. ISIAN 1. Untuk menyelamatkan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan, adalah tujuan dari .................... 2. Bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode yang terdapat di guide disebut .................. 3. Kotak arsip ditempatkan pada rak arsip, disimpan dengan cara .................. 4. Pencatatan surat rutin (biasa) menurut pola baru menggunakan ................ 5. Tanda sahnya sebuah surat yang telah dibuat adalah adanya ................ b. ESAI 1. Sebutkan pengertian dari: a. arsip b. kearsipan
2. Sebut dan jelaskan jenis-jenis arsip berdasarkan sifatnya!
3. Bagaimana prosedur pengursan surat masuk sistem buku agenda? Jelaskan secara singkat dan tepat!
32
4. Sebutkan beberapa alasan pembuatan surat!
5. Tuliskan prosedur pengurusan surat keluar system buku agenda, dan jelaskan dengan singkat dan tepat!
33
KEGIATAN BELAJAR
2
MELAKSANAKAN administrasi kepegawaian/ketenagaan
Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor
A
Untuk mendapatkan karyawan atau personil kantor yang handal, cakap, berdaya guna dan berhasil guna, diperlukan beberapa proses dan tahapan-tahapan: 1. Analisis jabatan Analisis adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa analisis jabatan (job analysis) adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus dilaksanakan. Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan tertentu. Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job spesification), dan evaluasi pekerjaan (job evalution). Selain itu, analisa jabatan juga berguna untuk : a. Perekrutan dan seleksi karyawan b. Kompensasi gaji karyawan c. Evaluasi jabatan d. Penilaian prestasi kerja karyawan e. Pelatihan (training) f. Promosi dan pemindahan karyawan g. Organisasi h. Memperkaya pekerjaan
34
i. Penyederhanaan pekerjaan j. Penempatan karyawan
2. Rekrutmen Rekrutmen adalah suatu proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah. a. Penentuan dasar rekrutmen Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan dengan jelas, sehingga pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan kerja tersebut. Misalnya tingkat pendidikan, batas usia, jenis kelamin, keterampilan dan kemampuan yang dimiliki. b. Penentuan sumber-sumber rekrutmen
Sumber Internal Yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kososng atau untuk mengisi tugas baru. Keunggulan sumber internal : Meningkatkan kinerja dan kedisplinan karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi. Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap perusahaan. Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya untuk iklan. Waktu perekrutan relatif singkat. Kelemahan sumber internal: Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan. Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan.
35
Sumber eksternal Yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja yang diambil dari luar perusahaan, antara lain : Pelamar datang sendiri. Kantor Dinas Tenaga Kerja. Lembaga-lembaga pendidikan. Pemuatan iklan/advertising. Refrensi seseorang/rekanan karyawan. Mengambil dari perusahaan lain. Nepotisme. Keunggulan sumber eksternal : Kewibawaan karyawan yang diterima relative baik. Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru. Kelemahan sumber eksternal : Kurang ada kesempatan untuk promosi bagi karyawan lama. Biaya rekrutmen relatif besar karena akan ada biaya iklan dan biaya tahapan seleksi. Waktu perekrutan akan lama. Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui.
c. Metode-metode rekrutmen
Metode tertutup Yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk karyawan atau orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak, dengan demikian akan sulit memperoleh karyawan yang baik.
Metode terbuka Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan handal menjadi lebih besar.
36
d. Kendala-kendala rekrutmen
Kebijakan perusahaan. Biasanya menyangkut besar kecilnya kompensasi gaji dan kesejahteraan yang diharapkan pelamar.
Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan yang harus dipenuhi pelamar, semakin sedikit minat pelamar. Sebaliknya bila persyaratan sedikit, minat pelamar akan banyak.
Soliditas perusahaan. Besar kecil perusahaan dan soliditasnya, akan mempengaruhi besar kecilnya minat pelamar.
Metode pelaksanaan rekrutmen. Sistem terbuka atau tertutup dalam melaksanakan rekrutmen, akan mempengaruhi besar kecilnya minat pelamar.
Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi rendahnya tingkat penawaran tenaga kerja, akan mempengaruhi besar kecilnya minat pelamar.
Kondisi lingkungan eksternal. Kondisi perekonomian baik dan pesaing banyak, maka pelamar akan sedikit. Tetapi jika tingkat pertumbuhan ekonomi rendah, maka pelamar akan banyak.
3. Seleksi Seleksi adalah pemilihan untuk mendapatkan orang-orang terbaik yang tepat pada tempatnya. Seleksi merupakan tahapan yang sangat penting yang harus dilakukan perusahaan agar mendapatkan karyawan yang berkualitas, sehingga pengembangan, pembinaan, dan pengaturan karyawan menjadi lebih baik. Dalam melaksanakan seleksi harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
Seleksi harus efisien dan efektif.
Seleksi harus memperhatikan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku.
Petugas seleksi harus cerdas dan jujur.
Pengertian “orang yang tepat pada tempat yang tepat” harus diperhatikan dan diartikan secara dinamis.
a. Proses seleksi
Penyaringan pelamar
Tes
Wawancara awal
Evaluasi latar belakang dan referensi 37
Wawancara mendalam
Tes kesehatan/fisik
Pengambilan keputusan
b. Langkah-langkah seleksi personil kantor
Seleksi administratif Yaitu seleksi persyaratan administratif sesuai dengan kebutuhan. Biasanya dilihat dari kebenaran informasi surat lamaran, biodata/daftar riwayat hidup, fotokopi ijazah/STTB, fotokopi, surat keterangan dari instansi kepolisian, fotokopi KTP/SIM, pasfoto, dan lampiran-lampiran lainnya.
Penarikan tenaga kerja Perusahaan harus mencari tenaga kerja dengan kualifikasi yang sesuai dengan keinginan perusahaan. Perusahaan harus selalu memonitor bursa tenaga kerja. Hal ini untuk mengetahui penawaran dan permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan. Sering kali terjadi perusahaan tidak memperoleh tenaga kerja yang diinginkan padahal jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan cukup besar tersedia di bursa tenaga kerja.
Klasifikasi jabatan Klasifikasi jabatan merupakan dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan untuk memegang suatu jabatan tertentu.
Tes dan wawancara Tes Tes merupakan bentuk seleksi lebih lanjut bila calon karyawan tersebut telah memenuhi persyaratan administratif. Tujuan diadakan tes adalah untuk mengetahui tingkat kepandaian, kecakapan dan kepribadian pelamar/calon karyawan. Tes dapat digolongkan menjadi beberapa macam, yaitu : Tes individu, yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara perorangan. Tes kelompok, yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara bersama. Tes intelegensi, yaitu tes untuk mengetahui tingkat kecerdasan. Tes minat, yaitu tes untuk mengetahui minat pelamar. 38
Tes kepribadian, yaitu tes untuk mengetahui kepribadian pelamar. Tes bakat, yaitu tes untuk mengukur bakat pelamar. Tes kesehatan, yaitu tes untuk mengetahui kesehatan pelamar. Wawancara Tujuan wawancara pada umumnya antara lain : Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat untuk bekerja. Memastikan kebenaran data tertulis pelamar di dalam formulir lamaran. Memastikan bahwa pelamar yang dipilih adalah orang yang tepat sesuai persyaratan yang telah ditetapkan. Memberikan informasi kepada pelamar tentang perusahaan, tentang jenis pekerjaan dan jabatan yang tersedia. Ajang promosi bagi perusahaan Umumnya ada dua jenis wawancara, yaitu : Wawancara subjektif Wawancara adalah salah satu bagian dari seleksi, tetapi terkadang dalam wawancara masih terjadi unsur subjektivitas. Walau bagaimanapun
pewawancara
juga
manusia
biasa,
kadang
pewawancara cenderung melihat hal-hal negatif pada diri pelamar, sehingga wawancara tidak berjalan dengan objektif. Wawancara objektif. Agar
wawancara
berlangsung
secara
objektif,
harus
memperhatikan hal-hal berikut : 1. Pewawancara bersikap netral. 2. Pewawancara adalah seorang ahli yang mempunyai pengetahuan luas tentang perusahaan. 3. Pewawancara sebaiknya menyimak dengan baik setiap jawaban pelamar dan tidak bersikap acuh tak acuh. 4. Pewawancara sebaiknya mencatat semua hasil wawancara secara singkat, jelas dan sistematis.
39
5. Tempat wawancara sebaiknya di ruang tertutup dan diusahakan
menciptakan
suasana
bersahabat,
sehingga
pelamar bisa bebas mengemukakan pendapatnya.
Penempatan personil kantor Apabila seluruh proses seleksi telah ditempuh dan pelamar telah diterima, maka ia memperoleh status sebagai karyawan dan kemudian ditempatkan di suatu bagian tertentu. Penempatan tidak hanya berlaku bagi karyawan baru, tetapi juga bagi karyawan lama yang mengalami mutasi.
c. Tujuan seleksi Tujan seleksi adalah untuk memperoleh karyawan yang :
Berkualitas dan profesional.
Jujur dan disiplin.
Inovatif dan bertanggung jawab.
Cakap dengan penempatan yang tepat.
Kreatif dan dinamis.
Berdedikasi tinggi.
Memenuhi syarat undang-undang perburuhan.
Dapat bekerja sama.
Dapat bekerja mandiri.
Mudah berkembang.
Mempunyai budaya dan perilaku malu.
d. Cara-cara seleksi Ada dua cara yang dikenal dalam melakukan seleksi karyawan baru, yaitu :
Non ilmiah Seleksi non ilmiah, yaitu seleksi dilakukan tidak berdasarkan kepada standar-standar criteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan atau berdasarkan pengalaman saja. Unsur-unsur yang diseleksi secara non ilmiah, yaitu sebagai berikut : Surat lamaran bermaterai atau tidak. Ijazah terakhir sekolah formal dan ijazah dari kursus-kursus. Surat keterangan pengalaman pekerjaan. 40
Surat referensi dari seseorang atau instansi sebagai bahan pertimbangan. Wawancara tatap muka. Penampilan fisik pelamar. Garis keturunan pelamar. Bentuk tulisan pelamar.
Seleksi ilmiah Yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification akan kebutuhan pekerjaan dan jabatan yang harus segera diisi berdasarkan kriteria-kriteria tertentu. Unsur-unsur seleksi ilmiah, yaitu sebagai berikut : Berorientasi kepada kebutuhan nyata karyawan baru. Berorientasi kepada prestasi kerja. Berpedoman kepada metode kerja yang jelas dan sistematis. Berdasarkan pada job analysis dan ilmu sosial lainnya. Berpedoman pada undang-undang perburuhan.
e. Kualifikasi seleksi Kualifikasi dasar seleksi biasanya meliputi : 1. Umur Kualifikasi umur dapat mempengaruhi kondisi fisik, mental, kemampuan kerja, dan tanggung jawab seseorang. 2. Keahlian Keahlian akan menentukan mampu tidaknya seseorang menyelesaikan pekerjaan yang diberikan kepadanya. 3. Pendidikan Tingkat pendidikan akan mencerminkan kemampuan seseorang untuk menyelesaikan pekerjaan. 4. Kesehatan fisik Kondisi fisik karyawan yang sehat akan melancarkan pekerjaannya. 5. Jenis kelamin Jenis kelamin sebagai dasar untuk menentukan jenis pekerjaan, sifat pekerjaan, waktu pekerjaan dan peraturan perburuhan. 41
6. Bakat Bakat akan berhubungan dengan kreativitas dalam mengembangkan diri. 7. Karakter Karakter adalah sifat seseorang yang kemungkinan dapat diubah oleh lingkungan jabatannya atau oleh pendidikan. 8. Pengalaman kerja Karyawan yang berpengalaman mempunyai nilai lebih, karena telah siap kerja. 9. Kejujuran Kejujuran adalah hal yang penting dalam rangka pemberian tugas dan wewenang kepada seseorang. 10. Kerja sama Orang yang mampu bekerja sama merupakan kunci keberhasilan perusahaan dalam menjalankan usahanya. 11. Kedisiplinan Disiplin adalah etos kerja yang baik dalam meraih keberhasilan usaha. 12. Inisiatif dan kreatif Inisiatif dan kreatif merupakan hal yang penting, karena karyawan akan percaya diri dalam menyelesaikan pekerjaannya. 4. Penentuan calon-calon utama Setelah diadakan tes dan penilaian, maka disusun daftar calon-calon berdasarkan ketinggian (rangking) nilai tes. Dari daftar rangking nilai tes, dapat diketahui caloncalon mana yang memenuhi kriteria atau standar kelulusan tes. 5. Penentuan calon yang diterima Calon utama yang diterima masih bersifat fleksibel, dalam arti mereka tidak pasti dapat diterima semua. Pimpinan instalasi atau organisasi berkewenangan untuk menentukan mana yang dapat diterima. 6. Pengusulan Setelah diputuskan nama-nama yang diterima atas dasar kebutuhan, maka dengan memperhatikan sepenuhnya daftar calon-calon utama, maka diadakan pengusulan untuk diangkatnya yang bersangkutan kepada pejabat yang berwenang untuk mengangkat. 42
7. Pengangkatan Pengangkatan
berupa
penerbitan
Surat
Keputusan
dari
pejabat
yang
berwenang.dalam surat keputusan tersebut tercantum nama yang diangkat, tempat dan tanggal lahir, golongan dan ruang gaji, pangkat, jabatan, besarnya gaji pokok, dan tanggal pengangkatan. 8. Orientasi Orientasi menyangkut dua hal : a. Pelantikan dan perkenalan kepada teman-teman sekerja. b. Pengenalan terhadap pekerjaan, yaitu mengangkat instansi, tugas, hubungan dengan bagian lain. Pegawai baru menjadi tahu tempat dan fungsi kerjanya dalam organisasi, memahami perincian pekerjaan (job description) dan daftar tugas (task list) bagi dirinya. 9. Disiplin pegawai Disiplin adalah menjalankan, mentaati, tunduk dan patuh kepada aturan, instruksi, dan perintah oleh atasannya secara sukarela. Kriteria untuk mengukur adanya disiplin pegawai adalah sebagai berikut : a. Apabila pegawai datang di kantor dengan teratur dan tepat pada waktunya. b. Apabila mereka berpakaian dengan rapi pada tempat kerjanya. c. Apabila mereka menggunakan bahan-bahan dan perlengkapan dengan hati-hati. d. Apabila mereka menghasilkan jumlah dan mutu pekerjaan yang memuaskan dan mengikuti cara-cara kerja yang ditentukan oleh kantor. e. Apabila mereka menyelesaikan pekerjaan dengan semangat yang tinggi.
Pelanggaran disiplin pegawai yang sering terjadi adalah tidak hadirnya seorang pegawai di tempat kerja (absen) dan datang terlambat. Absennya seorang pegawai akan berakibat suatu pekerjaan berhenti dan pegawai lain ditugasi tugas ekstra. Untuk menciptakan disiplin pegawai, cara yang paling tepat adalah dengan jalan selalu memenuhi kebutuhan atau keinginan pegawai, seperti : a. Kepastian pekerjaan yang tetap. b. Kesempatan untuk mengutarakan fikirannya. c. Keterangan-keterangan mengenai apa yang sedang terjadi. d. Pembayaran yang adil. 43
e. Penghargaan. f. Perlakuan yang baik. g. Supervisi yang efektif. Mutasi Pegawai
B
Mutasi adalah proses pemindahan posisi/jabatan/tempat/pekerjaan seorang karyawan, baik secara horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertikal (promosi dan demosi) dalam suatu organisasi. a. Mutasi atas keinginan perusahaan Alasan mutasi yang dilakukan atas keinginan perusahaan, antara lain sebagai berikut:
Perusahaan tengah melakukan upaya untuk menjamin kelangsungan pekerjaan karyawan tersebut.
Perusahaan ingin meyakinkan bahwa karyawan tersebut tidak akan diberhentikan apabila kurang cakap atau tidak mampu bekerja.
Mutasi dilakukan untuk penyegaran suasana tempat kerja, menghindari rasa jenuh karyawan pada pekerjaan dan jabatan yang itu-itu saja.
b. Mutasi atas keinginan karyawan sendiri Alasan mutasi atas keinginan karyawan sendiri antara lain :
Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan bidang tugas dan jabatannya.
Karyawan merasa bahwa tempat/lingkungan kerja sudah tidak sesuai dengan keinginan dan kondisi fisiknya.
Karyawan yang bersangkutan merasa tidak bisa bekerjasama lagi dengan teman sekerjanya atau bahkan atasannya.
Cara mutasi ada dua, yaitu : a. Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa) Adalah pemindahan karyawan dari satu posisi/jabatan/tempat/pekerjaan ke posisi/jabatan/tempat/pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan jabatan. Manfaat rotasi antara lain :
44
Untuk memenuhi kekurangan karyawan di bagian lain, sehingga tidak perlu mengambil tenaga kerja dari luar.
Untuk memenuhi keinginan karyawan, disesuaikan dengan minat, keahlian dan bidang tugas dan kemampuannya.
Untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap pekerjaan, jabatan dan suasana tempat kerja.
Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam mengembangkan kemampuannya.
b. Vertikal (promosi dan demosi)
Promosi Promosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar. Manfaat promosi adalah sebagai berikut : Untuk meningkatkan semangat dan gairah kerja karyawan. Untuk menciptakan persaingan yang sehat antar karyawan dalam melaksanakan tugas pekerjaan. Untuk membina jenjang karir karyawan. Untuk mengembangkan kemampuan karyawan. Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan memanfaatkan sumberdaya manusia dari dalam/internal perusahaan. Sebagai jaminan bagi karyawan, bahwa setiap karyawan akan diberi kesempatan untuk maju. Syarat-syarat promosi adalah sebagai berikut : Ada formasi/lowongan jabatan, biasanya karena ada karyawan yang mengundurkan diri, pindah, pensiun atau meninggal dunia. Karyawan yang bersangkutan sudah memenuhi syarat yang telah ditetapkan dalam analisis jabatan. Karyawan tersebut telah lulus seleksi. Karyawan
mempunyai
kemampuan/kecakapan
untuk
mengisi
posisi/jabatan tersebut.
45
Promosi harus dilakukan sesuai program yang telah disusun dan sesuai dengan kebijakan urusan kepegawaian. Promosi dilakukan berdasarkan metode penilaian objektif. Kebijakan
pelaksanaan
program
promosi
harus
terbuka
dan
disampaikan kepada seluruh karyawan.
Demosi Demosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pendapatan dan statusnyapun lebih rendah. Hal ini biasanya terjadi karena karyawan tersebut tidak mampu melaksanakan pekerjaannya. Pada dasarnya penurunan jabatan terjadi karena beberapa hal, antara lain: Karyawan melakukan tindakan yang merugikan perusahaan, sehingga perlu diberikan hukuman. Membangkang, contohnya : karyawan menolak jabatan baru, ingin tetap di jabatan yang lama. Hal ini terjadi karena jabatan baru tidak cocok (misal : secara fisik tidak sanggup, beban tanggung jawab terlalu besar, atau gaji tidak sesuai ). Perusahaan tengah mengalami krisis keuangan sehingga perusahaan melakukan
reorganisasi
atau
perampingan
karyawan,
untuk
penghematan, beberapa karyawan diberi jabatan yang rendah. Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana supply (penawaran) melebihi demand (permintaan). Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan pekerjaannya.
Mutasi dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu sebagai berikut : a. Ditinjau dari tempat kerja karyawan Mutasi antar urusan Mutasi antar seksi Mutasi antar bagian Mutasi antar biro Mutasi antar instansi 46
b. Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi Production transfer, yaitu mutasi pada jabatan yang sama, karena produksi di tempat yang lama menurun. Replacement transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang sudah lama dipegang ke jabatan yang sama di bagian lain, untuk menggantikan karyawan yang belum lama bekerja atau karyawan yang diberhentikan. Versatility transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang satu ke jabatan yang lain untuk menambah pengetahuan karyawan yang bersangkutan. Shift transfer, yaitu mutasi dalam jabatan yang sama. Misalnya, shift A (malam) pindah ke shift B (pagi). Remedial transfer, yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja untuk memupuk dan memperbaiki kerjasama antar karyawan. c. Ditinjau dari masa kerja karyawan Temporary transfer, yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk mengganti karyawan yang cuti atau berhalangan. Permanent transfer, yaitu mutasi yang bersifat tetap Pemberhentian Pegawai
C
Pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja berarti berakhirnya ikatan antara karyawan dengan organisasi/perusahaan. Artinya tidak ada hak dan kewajiban antara kedua belah pihak, kecuali kalau organisasi/perusahaan menerapkan kebijakan pensiun dan dana hari tua (pesangon) atau asuransi hari tua atas karyawannya. a.
Penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja Ada beberapa penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja (PHK), yaitu karena hal berikut. Pemberhentian atas kehendak perusahaan, karena karyawan yang bersangkutan melakukan kesalahan fatal terhadap perusahaan (misalnya: melakukan korupsi/tindak pidana penipuan). Pemberhentian dilakukan perusahaan dalam rangka melaksanakan perampingan/pengurangan karyawan, karena perusahaan mengalami kerugian secara terus-menerus. 47
Pemberhentian karena permintaan sendiri/atas inisiatif sendiri. Pemberhentian karena sudah mencapai usia pensiun. Pemberhentian karena sakit, sehingga tidak dapat melaksanakan tugas lagi. Pemberhentian karena tidak cakap jasmani dan rohani. Pemberhentian karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan. Pemberhentian karena meninggal dunia. Pemberhentian karena terkena wajib militer. Pemberhentian karena tersangkut partai terlarang. Pemberhentian dengan permintaan sendiri harus membuat permohonan tertulis yang mencantumkan alasan-alasan mengapa karyawan mengajukan berhenti. Surat permohonan mengundurkan diri tersebut ditujukan kepada organisasi melalui unit kepegawaian. Tingkatan pemberhentian dari pihak perusahaan ada dua macam, yaitu sebagai berikut : Pemberhentian dengan hormat. Misalnya karena karyawan mencapai usia pensiun. Pemberhentian tidak hormat. Misalnya karena karyawan melakukan kesalahan fatal dalam melakukan tugas. Pemberhentian ini disebut juga pemecatan. Dampak dari pemutusan hubungan kerja biasanya membawa akibat beban kewajiban pada perusahaan, karena
perusahaan diwajibkan
memberikan pesangon sesuai peraturan pemerintah, terkecuali pemutusan hubungan tersebut terjadi karena karyawan dipecat secara tidak hormat , pihak perusahaan bisa saja tidak diwajibkan memberikan pesangon kepada karyawan yang dipecat tersebut. Ini artinya tidak semua PHK memberikan beban kewajiban kepada perusahaan. b. Hak dan Kewajiban Pegawai yang Diberhentikan Pemberhentian karyawan akan menimbulkan hak bagi karyawan dan kewajiban, bagi perusahaan/ instansi. Hak dan kewajiban tersebut biasanya berupa uang pesangon, uang jasa, dan uang ganti rugi untuk karyawan swasta 48
dan uang pensiun untuk karyawan negeri. Akan tetapi ada juga pemberhentian yang dapat membatalkan hak dan kewajiban tersebut, misalnya karyawan yang diberhentikan dengan tidak hormat karena melakukan pelanggaran atau kesalahan fatal. 1. Uang pesangon Besarnya uang pesangon ditetapkan sebagai berikut :
Masa kerja kurang dari 1 tahun adalah 1 bulan upah bruto/kotor.
Masa kerja 1 tahun atau lebih tetapi kurang dari 2 tahun adalah 2 bulan upah bruto.
Masa kerja 2 tahun atau lebih tetapi kurang dari 3 tahun adalah 3 bulan upah bruto.
Masa kerja 3 tahun atau lebih tetapi kurang dari 4 tahun adalah 4 bulan upah bruto.
Masa kerja 4 tahun atau lebih adalah 5 bulan upah bruto.
Untuk pensiun pegawai negeri, ditetapkan sebagai berikut :
Apabila yang bersangkutan masih hidup, pembayarannya sebesar 75% dari gaji pokok.
Untuk istri atau suami yang ditinggal, sebesar 40% x 75% dari gaji pokok.
Untuk anak yang ditinggal, sebesar 25% x 75% dari gaji pokok.
2. Uang jasa Besarnya uang jasa ditetapkan sebagai berikut :
Masa kerja 5 tahun atau lebih tetapi kurang dari 10 tahun adalah 2 bulan upah bruto.
Masa kerja 10 tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 tahun adalah 3 bulan upah bruto.
Masa kerja 15 tahun atau lebih tetapi kurang dari 20 tahun adalah 4 bulan upah bruto.
Masa kerja 20 tahun atau lebih tetapi kurang dari 25 tahun adalah 5 bulan upah bruto.
Masa kerja 25 tahun lebih adalah 6 bulan upah bruto.
49
3. Uang ganti rugi
Menurut pasal 10 ayat 4 UU No. 24 tahu 1969, ketentuan pemberian uang ganti rugi adalah “Kepada tenaga kerja yang mendapat kecelakaan dan atau menderita penyakit akibat pekerjaan, berhak atas ganti rugi perawatan dan rehabilitasi”. Dalam hal ini seorang tenaga kerja meninggal dunia akibat kecelakaan atau penyakit akibat pekerjaan, ahli warisnya berhak menerima ganti rugi dan besar kecilnya ganti kerugian diatur oleh undand-undang.
Menurut UU Kecelakaan tahun 1951, sebagai berikut : Sementara tidak mampu bekerja, uang tunjungan besarnya sama dengan upah tiap-tiap hari, terhitung mulai pada hari buruh tidak menerima upah lagi, baik penuh maupun sebagian dibayar paling lambat 120 hari. Jikalau sudah lewat 120 hari buruh itu belum mampu bekerja, maka uang tunjangan itu menjadi 50% dari upah sehari untuk tiap-tiap hari dan dibayar selama buruh tidak mampu bekerja. Tidak mampu bekerja selama-lamanya, sebagian uang tujangan karena itu ditetapkan sekian % dari upah sehari untuk tiap-tiap hari.
Tes formatif A.PILIHAN GANDA Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar! 1. Untuk memperoleh karwayan yang cakap dan handal, diperlukan tahapan-tahapan rekrutmen sebagai berikut . . . . a. membuka lamaran dan melakukan testing b. analisa jabatan, rekrutmen, dan seleksi c. testing, wawancara, dan tes kesehatan d. iklan lowongan kerja, surat panggilan e. wawancara, tes tertulis, surat panggilan 2. Suatu proses mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan yang ada dalam perusahaan, disebut . . . . a. seleksi
c. lowongan pekerjaan
b. rekrutmen
d. bursa kerja 50
e. tenaga kerja 3. Secara umum persyaratan personil kantor adalah . . . . a. mempunyai persyaratan keterampilan b. mempunyai motivasi tinggi c. berpartisipasi aktif d. bersikap optimis e. mempunyai semangat yang tinggi 4. Suatu kegiatan untuk memberikan analisis atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjan tersebut harus dilaksanakan, disebut . . . . a. analisis pekerjaan
d. analisis karyawan
b. analisis jabatan
e. analisis pelatihan
c. analisis tugas 5. Salah satu manfaat pelatihan personil kantor adalah . . . . a. untuk promosi kenaikan pangkat b. untuk meningakatkan gairah kerja c. agar karyawan dapat berkembang lebih cepat dan lebih baik d. untuk memperoleh sertifikat e. untuk menambah jumlah relasi kerja 6. Tujuan pelatihan dan pengembangan personil kantor adalah . . . . a. untuk meningkatkan penghayatan ideologi karyawan b. untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja karyawan c. untuk meningkatkan sumber penghasilan karyawan d. untuk meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja e. untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap pekerjaan 7. Manfaat mutasi karyawan adalah . . . . a. untuk pengurangan karyawan b. untuk efisiensi biaya kantor c. untuk memenuhi keinginan karyawan yang sesuai dengan minat, keahlian, dan bidang tugas masing-masing d. untuk memenuhi keinginan pimpinan perusahaan e. untuk meningkatkan motivasi 33
8. Keunggulan perekrutan dari sumber eksternal adalah . . . . a. waktu relatif singkat b. biaya lebih murah c. kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik d. kurang ada kesempatan untuk promosi e. loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui 9. Seleksi administratif adalah kegiatan yang dilakukan untuk memeriksa kebenaran informasi yang diberikan pelamar salah satunya, yaitu . . . . a. pengetahuan b. wawancara c. fotocopi ijazah d. umur dan foto e. tes kesehatan 10. Salah satu manfaat promosi karyawan adalah . . . . a. untuk memotivasi karyawan agar lebih maju dalam berkarir b. untuk memenuhi kebutuhan karyawan di bagian yang memerlukan karyawan c. untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap pekerjaan d. untuk meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja e. untuk meningkatkan penghayatan ideologi
B. ISIAN 1. Orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, disebut ................ 2. Seleksi karyawan baru yang dilakukan tidak berdasarkan kepada standar-standar kriteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan atau berdasarkan pengalaman saja, merupakan seleksi ................. 3. Mutasi pada jabatan yang sama karena produksi di tempat yang lama menurun, disebut ................
33
4. Pelatihan yang bertujuan memberikan penyegaran atas informasitentang pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya adalah ................ 5. Kenaikan jabatan seorang karyawan yang disertai dengan kekuasaan yang lebih tinggi dan tanggung jawab yang lebih besar, disebut ….
C. ESAI 1. Jelaskan pengertian personil kantor beserta tugas dan tanggung jawabnya!
2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan rekrutmen!
3. Jelaskan pengertian seleksi dan tujuan karyawan!
4. Sebut dan uraikan proses seleksi karyawan!
5. Jelaskan kelebihan dan kekurangan apabila mengambil karyawan baru dari dalam perusahaan!
54
KEGIATAN BELAJAR
3
MELAKSANAKAN ADMINISTRASI KEUANGAN Pengertian Transaksi
A
Transaksi keuangan adalah segala kegiatan yang dapat mempengaruhi posisi keuangan perusahaan. Misalnya karena ada penjualan tunai barang atau dagangan maka harta perusahaan berupa barang dagangan akan berubah menjadi kas dan kerugian/keuntungan dari penjualan tersebut akan mempengaruhi jumlah modal. Semua kegiatan keuangan (transaksi
keuangan)
tersebut
harus
mempunyai
dokumen
yang
jelas
(terdokumenntasikan) berupa bukti transaksi. Bukti transaksi berguna sebagai bukti tertulis atas transaksi yang dilakukan sehingga apabila terjadi persengketaan di masa yang akan datang, bukti tertulis ini dapat dijadikan dasar hukum untuk menyelesaikan persengketaan tersebut. Untuk
itu, bukti transaksi yang kuat harus memuat tanda
tangan dan cap perusahaan kedua belah pihak yang bertransaksi.
B
Alat Bukti Transaksi Bukti transaksi keuangan dilihat dari asalnya dibedakan menjadi 2, yaitu Bukti
Transaksi Intern dan Bukti Transaksi Ekstern 1. Bukti Transaksi Intern Bukti trasaksi intern adalah bukti pencatatan perubahan posisi keuangan yang terjadi dalam kegiatan intern perusahaan itu sendiri, biasanya berupa memo dari pinjaman atau orang yang ditunjuk. Misalnya, memo perubahan harta kekayaan karena adanya penyusutan nilai aktiva tetap, bukti pemakaian perlengkapan toko, dan sebagainya.
55
2. Bukti Transaksi Ekstern Bukti transaksi ekstern adalah bukti pencatatan transaksi keuangan yang terjadi dengan pihak luar perusahaan, seperti penjualan, pembelian, pembayaran gaji pegawai, penerimaan invetasi dari pemilik perusahaan, dan lain-lain. Bukti ekstern ini antara lain berupa faktur, kuitansi, nota kredit, nota debet, cek, bilyet giro, rekening Koran, dan bukti setoran bank. a.
Faktur (Invoice) Faktur adalah perhitngan penjualan barang dan bukti penyerahan barang dagangan yang diperjualbelikan, dibuat oleh pihak penjualan disampaikan kepada pihak pembeli bersamaan dengan barang yang bibelinya. Faktur ini biasanya dibuat rangkap, yang asli diberikan kepada pembeli sebagai bukti perhitungan pembelian dan sebagai perhitungan berapa jumlah yang harus di bayar, sedangkan tinndakannya (tembusan/ copy) dipegang oleh penjual sebagai bukti bahwa barang telah diserahkan denan perhitungan berapa jumlah uang yang harus ditagihkan kepada pembeli. Informasi yang harus dimuat dalam faktur adalah sebagai berikut: 1) Nama dan alamat perusahaan penjualan berikut cap sebagai tanda keabsahannya; 2) Kepada siapa dia menjual barang dagangannya, dan nama pemerima barang yang dijualnya (berikut nama, cap, dan tanda tangan penerima); 3) tanggal terjadinya transaksi; 4) nomor faktur; 5) banyaknya barang yang dijual; 6) nama barang yang dijual; 7) harga satuan; 8) jumlah harga; 9) syarat penjualan (jatuh tempo pembayaran).
56
b. Kuitansi (official receive) Kuitansi adalah bukti pembayaran uang yang dibuat oleh pihak pemerimaan uang. Umumnya terdiri dari 2 (dua) bagian, bagian pertama diberikan kepada pihak pembayaran sebagai bukti pencatatn pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal (Sus/Bonggol Kuittansi) untuk sementara bisa dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang. Kuitansi sebagai bukti penerimaan, pada batas jumlah uang tertentu, harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan dalam UU Perpajakan tentang Bea Materai. Informasi yang termuat dalam kuitansi adalah sebagai berikut: 1) Nama yang menyerahkan uang; 2) Jumlah uang yang dibayarkan; 3) Tanggal penyerahan uang; 4) Nama dan tanda tangan serta cap yang menerima uang; 5) Materai. c.
Nota kredit (Credit Memo) Nota kredit adalah perhitungan atau pemberitahuan yang dikirim oleh suatu perusahaan/badan usaha (penjualan) kepada langganannya (pembeli) bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu akibat penerimaan kembali barang yang terjual karena cacat atau tidak sesuai dengan pesanan. Pelanggan yang menerima nota kredit ini akan tercatat pada akun pihak pengiriman nota pada sisi yang berlawanan, yaitu di sebelah debet. Informasi yang termuat dalam Nota Kredit adalah sebagai beikut: 1) Informasi bahwa rekening langganan telah dikredit; 2) Penjelasan penerimaan kembali barang karena sebab yang menjadikan barang tersebut dapat dikembalikan sesuai kesepakatan jual beli; 3) Nama, harga satuan, jumlah barang, dan total harga barang yang diterima kembali; 4) Nama, tanda tangan, dan cap perusahaan.
57
d. Nota Debet (Debit Memo) Nota Debet adalah perhitungan dan pemberitahuan yang dikirim oleh suatu perusahaaan (pembeli)/badan usaha kepada langganannya (penjual), bahwa akunnya telah didebetkan dengan jumlah tertentu karena barang yang dibelinya rusak atau tidak sesuai dengan pesanan. Langganan (penjual) yang menerima nota debet ini akan mencatat pada akun pihak pengiriman nota pada sisi yang berlawanan, yaitu sebelah kredit. Informasi yang termuat dalam Nota Kredit adalah sebagai berikut: 1)
Informasi bahwa rekening penjual telah di debet;
2)
Penjelasan pengiriman kembali barang karena sebab yang menjadikan
barang
tersebut
dapat
dikembalian
sesuai
kesepakatan jual beli; 3)
Nama, harga satuan, jumlah barang, dan total harga barang yang dikembalikan;
4)
Nama, tanda tangan, dan cap perusahaan.
e.
Cek (Check)
f.
Bilyet Giro
g. Rekening Koran h. Bukti Setoran Bank Mengenal dan Menghitung Uang Kertas
C
1.
Mengenal uang Uang dikenal sebagai alat tukar yang berlaku di suatu Negara. Nilai uang ditentukan oleh nilai nomonalnya. Seorang pemegang kas harus memperhatikan uang yang ia terima atau pegang, jangan sampai uang yang ada pada dia merupakan uang palsu yang dapat merugikan. Berikut ini cirri-ciri uang Rp 10.000,00 dan Rp 50.000,00.
58
Uang nominal Rp 10.000,00 keluaran tahun 2005 Apabila kita menerima uang maka ingat 3D, dilihat, diraba, dan ditrawang. Dilihat; gambar dan warna jelas dan tajam terlihat. Tinta berubah warna optical variable ink pada logo BI dalam bidang segi 8 yang akan berubah warna dari hijau menjadi biru apabila dilihat dari sudut pandang berbeda. Diraba; terasa angka nominal tulisan BANK INDONESIA dan SEPULUH RIBU RUPIAH ketika diraba, gambar utama dan gambar Burung Garuda terasa kasar. Kode tertentu berbentuk lingkaran untuk mengenali jenis pecahan bagi tunanetra. Diterawang; terlihat tanda air, water mark gambar pahlawan nasional Sultan Badarudin dan electrotype berupa logo BI dan ornammen daerah Palembang. Terlihat tulisan BI yang akan terlihat BI10000 berulang-ulang pada benang pengaman. Terlihat gambar saling isi rectoverso berupa logo BI yang akan terlihat apabila diterawang ke arah cahaya.
Uang nominal Rp 50.000,00 keluaran tahun 2005 Dilihat; gambar dan warna jelas dan tajam terlihat, benang pengaman berbentuk
anyaman tulisan BI50000 berulang-ulang serta akan berubah
warna dari magenta menjadi hijau apabila dilihat dari sudut pandang yang berbeda. Tinta berubah warna optically variable ink pada logo BI pada segi empat yang akan berubah warna dari magenta menjadi hijau apabila dilihat dari sudut pandang yang berbeda. Diraba; angka nominal tulisan BANK INDONESIA dan LIMA PULUH RIBU RUPIAH jelas terasa, gambar utama dan gambar Burung Garuda terasa kasar. Terdapat kode tertentu berbentuk segitiga untuk mengenali jenis pecahan bagi tunanetra.
59
Diterawang; terlihat tanda air, water mark gambar pahlawan nasional I Gusti Ngurah Raid an electrotypeberlogo BI dan ornamen daerah Bali. Terlihat tulisan BI yang akan terlihhat BI50000 berulang-ulang pada benang pengaman yang akan berubah warna dari magenta menjadi hijau apabila dilihat dari sudut pandang yang berbeda. Terlihat gambar saling isi rectovvrso berupa logo BI yang akan terlihat apabila diterawang ke arah cahaya.
2. Teknik Menghitung Uang Untuk menghindari kesalahan dalam menghintung uang maka perhitungan uang dilakukan secara cermat, teliti, dan
disiplin. Sebelum diadakan
perhitungan, uang dikelompokkan berdasarkan jenisnya, yaitu dikategorikan nilai nominal uang. Dengan demikian, perhitungan uang dapat dilakukan secara tepat. Adapun teknik perhitungan uang dapat secara manual atau elektrik. Secara manual, seorang kasir menghitung uang dengan menggunakan jari tangan kiri mengapit sejumlah uang kemudian tangan kanan menghitungnya satu-persatu dengan cepat dan akurat. Secara elektrik, uang dihitung dengan menggunakan alat (mesin) perhitungan uang, yaitu dengan cara memasukkan uang yang telah diikat kedalam mesin, uang tersebut akan terhitung dengan sendirinya sesuai dengan nilai sebenarnya. Perhitungan dengan mesin ini digunakan untuk mengecek keakuratan perhitungan secara manual. A. Mengoperasikan Alat Penyimpanan Uang/Berkas (Cast Box) Alat penyimpanan uang yang biasa terdapat di perusahaan digunakan untuk menyimpan uang sementara sebelum uang tersebut disetorkan ke bank karena tempat paling aman tentu saja di bank, tanpa resiko kehilangan, baik karena pencurian maupun kejadian-kejadian lain seperti bencana alam, kebakaran, dan lain-lain.
60
Ada beberapa hal penting dalam mengoperasikan alat tersebut. 1. Keamanan dari gangguan baik intern maupun ekstern Uang merupakan benda yang tidak ada tanda hak pemiliknya sehingga uang mudah utuk digelapkan. Penggelapan uang bisa timbul dari orang dalam perusahaan itu sendiri maupun dari luar perusahaan. Sebagai contoh, kasir yang tidak hati-hati menyimpan uang dalam alat penyimpanan uang yang ditentukan akan mengundang orang lain (baik intern maupun ekstern) untuk menyalagunakan kesempatan yang ada sehingga merugikan perusahaan. 2. Kunci Gunakanlah alat penyimpanan yang menggunakan kunci yang kokoh dan aman, baik kunci yang menggunakan kode ataupun kunci biasa. Kotak penyimpan uang yang baik tak akan mudah dibobol oleh orang jahat. 3. Akses yang terbatas Batasi akses ke tempat penyimpanan uang sehingga orang-orang tertentu saja (yang mempunyai kewenangan) yang mempunyai akses ke tempat tersebut. 4. Rahasia Jagalah rahasia kode atau password untuk membuka tempat penyimpanan uang.
Sementara itu, alat-alat yang biasa digunakan sebagai tempat menyimpan uang sementara antara lain adalah sebagai berikut. 1. Brankas (Cast Box) Brankas biasa digunakan untuk menyimpan uang karena mempunyai standar kekuatan dan pengaman yang bagus. Brankas selain mempunyai kunci biasa juga mempunyai kode kunci yang dapat diatur berdasarkan keinginan pemakai sehingga apabila brankas ini akan dibuka oleh seseorang ia harus mempunyai kunci fisik dan mempunyai kode akses untuk membukanya.
61
Selain mempunyai kunci yang sangat aman, brankas juga bisa ditempatkan secara permanen dengan cara menyatukan brankas tersebut dengan
tembok
(beton)
sehingga
akan
sangat
sulit
untukk
mengembalikannya. 2. Cast Register Selain berfungsi sebagai mesin pembayaran, cast register juga berfungsi sebagai alat penyimpanan uang sementara. Keunggulan cash register sebagai alat penyimpanan uang sementara adalah adanya tomboltombol kunci sebagai kode sehingga orang yang berwenang saja yang dapat membukanya. Kunci mesin ini terdiri dari beberapa dan mempunyai fungsi masingmasing sebagai berikut. -
OP (Operator), hanya dappat membuka dari OFF sampai dengan X, biasanya kunci ini dipegang oleh kasir untuk bekerja (registration).
-
SM (Semi Master), dapat dipakai dari PGM sampai dengan XI/ZI, biasanya kunci ini dipegang oleh supervisor toko.
-
MA (Master), dapat membuka dari PGM sampai dengan X2/Z2, biasanya kunci ini dipegang oleh owner.
Arti posisi kunci dapat dijelaskan sebagai berikut. -
PGM (program) dipakai untuk membuat program.
-
Off dipakai untuk mematikan mesin.
-
X dipakai untuk mengetahui total sementara.
-
XI/ZI dipakai untuk mengetahui total akhir per hari (tutup buku).
-
X2/Z2 dipakai untuk mengetahui total akhir per minggu/bulan.
3. Lemari Besi Lemari besi juga biasa dipakai untuk menyimpan uang sementara di perusahaan. Namun, pemakaian lemari ini selain memakan tempat yang lumayan besar juga biasanya belum mempunyai kunci kode sehingga keamanan dari penggunaan alat ini belum maksimal.
62
TES FORMATIF a. PILIHAN GANDA Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar! 1. Alat bukti transaksi dibedakan menjadi 2, yaitu …. a. intern dan ekstern
d. barang dan uang
b. palsu dan asli
e. uang dan jasa
c. baru dan lama
2. Jika kita menerima uang yang harus dilakukan untuk melihat keasliannya adalah …. a. dilihat, diraba, dimakan b. dilihat, diraba, disentuh c. dilihat, diraba, diterawang d. dilihat, disentuh, diterawang e. diraba, dilihat, disentuh 3. Dibawah ini yang merupakan bukti transaksi adalah …. a. uang
d. logam
b. kuitansi
e. hadiah
c. kertas 4. Teknik penghitungan uang ada dua, yaitu…. a. manual dan elektrik
d. cepat dan lambat
b. tradisional dan modern
e. susah dan mudah
c. baru dan kuno
5. Alat yang biasa digunakan untuk menyimpan uang dalam jumlah besar disebut …. a. brankas
d. lemari
b. dompet
e. buku
c. saku
63
6. Arti posisi kunci adalah sebagai berikut, kecuali …. a. PGM untuk membuat program b. X dipakai untuk mengetahui total keseluruhan c. XI/ZI dipakai untuk mengetahui total akhir per hari (tutup buku). d. X2/Z2 dipakai untuk mengetahui total akhir per minggu/bulan. e. Off dipakai untuk mematikan mesin
7. Hal yang harus diperhatikan dalam menggunakan alat penyimpanan uang adalah …. a. Kunci
d. Letak
b. Tempat
e. Posisi
c. Barang
8. Apakah ciri uang asli apabila diterawang? a. terdapat tanda air b. terdapat air c. terdapat nominal uang d. terdapat jumlah uang e. terdapat warna merah
9. Informasi yang tidak termuat dalam nota kredit adalah …. a. informasi bahwa rekening penjual telah di debet b. penjelasan pengiriman kembali barang karena sebab yang menjadikan barang tersebut dapat dikembalian sesuai kesepakatan jual beli c. nama, harga satuan, jumlah barang, dan total harga barang yang dikembalikan d. nama, tanda tangan, dan cap perusahaan. e. tanggal pembelian
64
10. Bukti pencatatan transaksi keuangan yang terjadi dengan pihak luar perusahaan disebut …. a. bukti transaksi intern
d. saldo
b. bukti transaksi ekstern
e. kas
c. kuitansi
b. ISIAN 1. Bukti transaksi intern adalah …. 2. Bukti pembayaran uang yang … 3. Teknik perhitungan uang dapat dilakukan dengan cara …. 4. Brankas sering digunakan menyimpan uang karena …. 5. Transaksi keuangan adalah ….
c. ESAI 1. Apakah keunggulan dari cast register ?
2. Sebutkan informasi yang harus dimuat dalam faktur !
3. Sebutkan informasi yang harus dimuat dalam kuitansi !
4. Jelaskan ciri-ciri uang Rp. 10.000,00 keluaran tahun 2005 bila diterawang !
65
5. Sebutkan dan jelaskan alat-alat yang biasa digunakan sebagai tempat menyimpan uang sementara !
66
KEGIATAN BELAJAR
4
MELAKSANAKAN ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA
Menurut kamus besar Bahasa Indonesia sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses ( usaha, pembangunan, proyek). Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan atau administrasi yang sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien, maka pelaksanaan atau pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus dilakukan dengan baik. Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan, yaitu pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi dan laporan sarana dan prasarana. 1. Pengadaan Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi berbeda, maka pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam mengadakan sarana dan prasarana tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Halhal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara lain : 67
1. Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana. 2. Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan. 3. Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia. 4. Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional. 5. Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana. 6. Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana. 7. Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut : a. Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja adalah faktor fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan normalisasi. b. Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk mengusahakan standarisasi ialah : Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama. Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya. Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka waktu lama dan pertimbangan efisiensi kerja. c. Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam pembelian alat-alat atau barang-barang ialah: Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari bendabenda yang dibutuhkan dari benda-benda yang merupakan kelebihan. Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan membuat spesifikasi atas benda-benda yang akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang seksama diantara produsen dengan baik. Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan pasar dan harga.
68
Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan. Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap digunakan. d. Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman yang dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.
2. Penyimpanan Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan. a. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain : Agar barang tidak cepat rusak. Agar tidak terjadi kehilangan barang. Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari. Memudahkan dalam analisis barang. b. Sebelum
penyimpanan
barang/bahan
kantor
dilakukan,
sebaiknya
memperhatikan hal-hal berikut ini : Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan. Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan. Sifat barang yang disimpan. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan. Prosedur dan tata kerja. Biaya yang disediakan. Tenaga yang diperlukan. Jangka waktu penyimpanan. c. Cara penyimpanan barang/bahan kantor antara lain : Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang). Barang disimpan dalam keadaan bersih. 69
Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi. Barang disimpan di tempat yang memadai. Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air. Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam. 3. Pemeliharaan Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain : Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca. Agar barang tidak mudah hilang. Agar barang tidak kadaluarsa. Agar barang tidak mudah susut. Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih. Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain: a. Pemeliharaan berdasarkan waktu Pemeliharaan sehari-hari Pemeliharaan sarana dan prasarana yang dilakukan setiap hari, biasanya dilakukan oleh petugas atau karyawan yang menggunakan barang dan bertanggung jawab atas barang tersebut, misalnya pemeliharaan ruang kerja, mesin tik, komputer, dan mobil. Pemeliharaan barang-barang tersebut harus dilakukan setiap hari agar kebersihannya tetap terjaga dan menghindari kerusakan yang lebih besar. Pemeliharaan berkala 70
Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka waktu tertentu, misalnya seminggu sekali, dua minggu sekali, sebulan sekali atau dua bulan sekali. Pemeliharaan berkala dapat dilakukan untuk berbagai jenis sarana dan prasarana dan biasanya dilakukan oleh petugas yang khusus menangani pemeliharaan barang.
b. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang Pemeliharaan barang bergerak Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan setiap hari maupun secara berkala. Contoh: kendaraan bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik. Pemeliharaan barang tidak bergerak Pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang tersebut masih dapat digunakan. Contoh: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat,sebaiknya dilakukan setiap hari agar alat dapat selalu terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah kerusakan. Instalasi listrik dan air dapat dilakukan secara berkala. 4. Inventaris Pengadaan semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya tinggi, termasuk semua kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu diperlukan kegiatan inventarisasi. Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana . inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama. Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana antara lain : a. Agar peralatan tidak mudah hilang. b. Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan. c. Memudahkan dalam pengecekan barang.
71
d. Memudahkan dalam pengawasan. e. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.
TES FORMATIF a. Pilihan Ganda PILIHAN GANDA 1. Perlengkapan kantor yang bentuknya lembaran adalah . . . . a.
formulir
d. letter opener
b.
stapler
e. hectmachine
c.
perforator
2. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain . . . . a. agar barang tidak mudah hilang b. agar barang tersusun rapi c. memudahkan dalam pengawasan d. memudahkan dalam analisis barang e. agar barang mudah dicari
3. Berikut ini yang termasuk mesin komunikasi kantor adalah . . . . a. laptop b. perforator c. faksimile d. ordner e. filling cabinet
72
4. Yang termasuk contoh kegiatan pemeliharaan barang tidak bergerak adalah .... a. Pemeliharaan kendaraan bermotor b. Pemeliharaan mesin kantor c. Pemeliharaan komputer d. Membersihkan debu-debu yang menempel pada alat e. Pemeliharaan mesin fotokopi
5. Cara penyimpanan barang/bahan kantor adalah . . . . a.
Disimpan di ruangan tertutup
b.
Disimpan di tempat yang memadai
c.
menghemat penggunaan penerangan
d.
mudah dalam pengawasan
e.
mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antar karyawan
6. Penggunaan cahaya yang berasal dari penggunaan lampu-lampu yang berada di langit-langit ruang kantor, disebut pencahayaan . . . . a.
ambient lighting
b.
accent lighting
c.
task lighting
d.
natural lighting
e.
direct lighting
7. Barang-barang kantor berdasarkan spesifikasinya dibagi menadi . . . . a.
barang habis pakai dan barang tak habis pakai
b.
barang bagus dan barang jelek
c.
barang mahal dan barang murah
d.
barang baru dan barang lama
e.
barang using dan barang baik
73
8. Berikut ini yang bukan termasuk tujuan inventaris adalah. . . . a.
Agar peralatan tidak mudah hilang
b.
Memudahkan dalam pengecekan barang
c.
Memudahkan dalam pengawasan
d.
Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi
e.
Menghemat barang
9. Buku yang digunakan untuk mencatat semua barang yang habis pakai adalah . . . a. buku catatan barang noninventaris b. buku golongan barang inventaris c. buku induk d. buku laporan sarana dan prasarana e. buku inventaris
10. Benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana yang menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamana dalam menyelesaikan pekerajan, disebut …. a. Perabot kantor b. Interior kantor c. Pesawat kantor d. Mesin kantor e. Perlengkapan kantor
b. ISIAN 1. Fungsi adanya laporan sarana dan prasarana adalah …. 2. Bukti atau catatan yang mendukung dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan adalah …. 3. Buku catatan barang inventaris adalah …. 4. Kegiatan yang perlu dilakukan dalam mengelola sarana prasarana adalah … 5. Inventaris adalah …..
74
c.ESAI 1. Jelaskan pengertian sarana dan prasarana kantor!
2. Sebutkan 5 tujuan adanya penyimpanan sarana dan prasarana kantor!
3. Sebutkan tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor!
4. Sebutkan dan jelaskan macam-macam buku inventaris barang!
5. Sebutkan tujuan inventaris sarana dan prasarana kantor!
75
III
• EVALUASI
Uji Kompetensi Teori
76
Uji Kompetensi Teori a. PILIHAN GANDA Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar! 1. Untuk memperoleh karwayan yang cakap dan handal, diperlukan tahapan-tahapan rekrutmen sebagai berikut . . . . a. membuka lamaran dan melakukan testing b. analisa jabatan, rekrutmen, dan seleksi c. testing, wawancara, dan tes kesehatan d. iklan lowongan kerja, surat panggilan e. wawancara, tes tertulis, surat panggilan 2. Dibawah ini yang merupakan bukti transaksi adalah …. a. uang
d. logam
b. kuitansi
e. lembaran
c. kertas 3. Berikut ini yang merupakan contoh pekerjaan kantor di bengkel adalah … a. mengganti oli
d. pasang ban
b. tune up
e. cuci mobil
c. mencatat transaksi penjualan 4. Berikut ini yang merupakan contoh pekerjaan administrasi kantor adalah …. a. mendata sensus penduduk
d. pencucian motor
b. pemasangan ban mobil
e. mengganti oli
c. memeriksa pasien menggunakan stetoskop 5. Berikut ini yang merupakan perlengkapan kantor yang tergolong barang habis pakai adalah …. a. amplop
d. desk tray
b. perforator
e. rak buku
c. stapler 6. Penyimpanan barang dapat dilakukan dengan cara …. a. barang disimpan sesuai klasifikasi b. barang disimpan bersih c. barang disimpan di ruangan yang terbuka 77
d. barang disimpan di ruangan yang sangat luas e. barang disimpan di ruangan tanpa jendela 7. Orang yang memimpin pelaksana kerja, menggerakkan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, disebut …. a. administrator
d. pembantu ahli
b. manajer
e. worker
c. staf 8. Berikut ini yang bertanggungjawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat-surat keluar adalah …. a. administrator
d. penerima tamu
b. tata usaha
e. bagian administrasi
c. sekretaris 9. Berikut ini yang bukan merupakan keuntungan dalam menggunakan kartu kendali adalah …. a. lebih efisien b. memudahkan dalam penyusunan arsip
c. membuat pencatatan yang berulang d. mudah melacak lokasi surat e. Mudah hilang
10. Alat yang berguna sebagai tempat berkas surat adalah …. a. sistem buku agenda
d. sistem lembar pengantar
b. sistem kartu kendali
e. sistem lembar disposisi
c. sistem buku ekspedisi 11. Alat yang berguna sebagai tempat berkas surat adalah …. a. stempel
d. baki surat (tray)
b. amplop
e. secretaries desk file
c. alat pembuka surat 12. Lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpangan surat sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah adalah …. a. kartu kendali
d. buku ekspedisi
b.
e. lembar pengantar
agenda
c. lembar disposisi 78
13. Menerima surat masuk, menandatangani surat pengantarnya, dan membubuhi cap tanggal pada sampul surat merupakan tugas dari …. a. penerima surat
d. satpam
b. pengarah surat
e. pelaksana
c. kurir 14. Orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar langsung surat kepada alamat yang dituju adalah … a. penerima surat
d. satpam
b. pengarah surat
e. pelaksana
c. kurir 15. Alat bukti transaksi dibedakan menjadi 2, yaitu …. a. intern dan ekstern
d. barang dan uang
b. palsu dan asli
e. uang
dan
jasa
c. baru dan lama 16. Jika kita menerima uang yang harus dilakukan untuk melihat keasliannya adalah …. a. dilihat, diraba, dimakan b. dilihat, diraba, disentuh c. dilihat, diraba, diterawang d. dilihat, disentuh, diterawang e. diraba, dilihat, disentuh 17. Dibawah ini yang merupakan bukti transaksi adalah …. a. Uang
d. Logam
b. Kuitansi
e. hadiah
c. Kertas 18. Teknik penghitungan uang ada dua, yaitu…. a. manual dan elektrik
d. cepat dan lambat
b. tradisional dan modern
e. susah dan mudah
c. baru dan kuno 19. Metode perekrutan calon karyawan baru yang dilakukan di kalangan terbatas disebut metode…. a. Terkendali
d. Netral
b. Positif
e. tertutup
c. Terbuka 79
20. Mutasi yang bersifat sementara untuk mengganti karyawan yang cuti atau berhalangan, yaitu …. a. permanent transfer
d. shift transfer
b. temporary transfer
e. remedial transfer.
c. versatility
d. ESAI 1. Sebutkan 5 contoh kegiatan penggandaan !
2. Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis arsip berdasarkan sifatnya !
3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan rekrutmen !
4. Jelaskan tentang demosi dan promosi !
5. Jelaskan penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja !
80
DAFTAR PUSTAKA
Sukoco, Munir Badri. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: ERLANGGA R, Sri Endang., Mulyani, Sri., Suyetty. 2010. Modul Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran untuk SMK dan MAK. Jakarta: ERLANGGA S, Sapir. 2004. Pengantar Studi Manajemen Perkantoran.Malang: UM R, Sri Endang., Mulyani, Sri, Suyetty. 2009. Modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (Mail Handing) untuk SMK dan MAK. Jakarta: ERLANGGA R, Sri Endang., Mulyani, Sri, Suyetty. 2009. Modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk SMK dan MAK. Jakarta: ERLANGGA Tim Administrasi Perkantoran. 2007. Modul Memproses Transaksi Keuangan dan Bisnis Manajemen. Jakarta: YUDHISTIRA
81
