MODUL VI Perencanaan kapasitas
6.1
Pentingnya perencanaan kapasitas
Setiap perusahaan baik perusahaan jasa maupun perusahaan manufaktur pasti akan dihadapkan pada beberapa kendala dalam mencapai target produksinya. Salah satu persoalan yang sering dialami oleh perusahaan adalah permasalahan kapasitas produksi. Kapasitas ( capacity ) adalah hasil produksi atau volume pemrosesan (throughput ), ), atau jumlah unit yang dapat ditangani, diterima, disimpan, atau diproduksi oleh sebuah fasilitas pada suatu periode waktu tertentu. Kapasitas sering menentukan persyaratan modal sehingga mempengaruhi sebagian besar dari biaya tetap. Kapasitas berbanding lurus dengan fasilitas. Jika fasilitas terlalu besar, maka sebagian fasilitasnya akan menganggur dan akan muncul biaya tambahan yang dibebankan pada produksi yang ada. Jika fasilitasnya terlalu kecil, akan ada risiko hilangnya pelanggan dan pasar secara keseluruhan. Hal ini berarti penentuan kapasitas mencerminkan kemampuan dalam memenuhi permintaan pelanggan. Keputusan kapasitas setidaknya mempertimbangkan beberapa hal seperti apakah permintaan dapat terpenuhi dan apakah fasilitas yang ada terlalu banyak atau terlalu sedikit sehingga berdampak pada kurang maksimalnya tingkat utilitasasi pelanggan. Dalam rangka membuat keputusan kapasitas yang optimum, maka dibutuhkan perencanaan kapasitas yang baik. Perencanaan kapasitas memberikan kontribusi bagi perusahaan untuk menentukan tingkat kapasitas yang diperlukan dalam melakukan jadwal produksi yang berguna bagi pencapaian target. Jika terjadi kekurangan kapasitas, hasilnya berupa kekurangan pencapaian target dan kehilangan kepercayaan sistem manajemen. Sebaliknya, jika kapasitas berlebihan, akan mengakibatkan operasi pabrik yang tidak efisien, tingginya ti ngginya biaya dan berkurangnya keuntungan. Perencanaan kapasitas akan sangat berpengaruh pada keputusan-keputusan manajemen operasi dan fungsi lain dalam organisasi. Hal ini dapat dimengerti mengingat kapasitas memiliki konteks yang menentukan biaya, fasilitas hingga pemenuhan permintaan pelanggan. Keberhasilan perencanaan dan pengendalian manufacturing
membutuhkan perencanaan kapsitas yang efektif agar mampu
memenuhi jadwal produksi yang ditetapkan (Gaspers, 1998). Perencanaan kapasitas produksi berkaitan dengan perkiraan biaya produksi dan estimasi keuntungan perusahaan. Sehingga kegiatan perencanaan kapasitas merupakan salah satu bagian terpenting yang harus dipertimbangakan oleh perusahaan. Perbedaan antara kapasitas perusahaan dan permintaan pelanggan akan menghasilkan inefisiensi, Modul 6 Perencanaan Kapasitas - Manajemen Produksi dan Operasi
Page 1
baik berupa sumberdaya yang menganggur atau pelanggan yang tidak puas. Sehingga, sasaran perencanaan kapasitas adalah meminimalkan perbedaan ini. 6.2
Konsep dasar kapasitas
Ketika merancang suatu unit usaha, pihak manajemen berharap kapasitas yang diramalkan akan akurat dan memadai dalam memenuhi permintaan pelanggan. Perencanaan kapasitas sangat penting untuk dilaksanakan, agar menghindari terjadinya kekurangan atau kelebihan kapasitas yang dapat menimbulkan kerugian. Kapasitas merupakan hasil produksi atau volume pemrosesan, atau jumlah unit yang dapat ditangani, diterima, disimpan atau diproduksi oleh sebuah fasilitas pada suatu periode waktu tertentu. Kapasitas juga dapat diartikan sebagai jumlah maksimum pekerjaan yang mampu diselesaikan dalam waktu yang telah ditentukan. Kapasitas mengukur kemampuan dari suatu fasilitas produksi untuk mencapai jumlah kerja tertentu dalam periode waktu tertentu dan merupakan fungsi dari banyaknya sumber-sumber daya yang tersedia, seperti : peralatan, mesin, personil, ruang dan jadwal kerja. Beberapa definisi kapasitas menurut para ahli adalah sebagai berikut: 1. Krajewski dan Ritzman (1999 : 300) “Capacity is the maximum rate of output for facility”.
2. M.S. Ma’arif dan H. Tandjung (2006 : 240) “Kapasitas sendiri diartikan sebagai output maximum dari suatu system dalam periode tertentu“.
3. Mark D. Hanna & W. Rocky Newman (2001:316) “Deciding how much to increase or decrease capacity, and when, is a strategic choice. The set of a long-term decisions a firm makes about the size of its plants and equipment is its capacity strategy “.
4. Mark M. Davis & Janelle Heineke (2005:390-391) “The objective of capacity planning is to specify which level of capaciity will meet market demands in a cost-efficient way. Capacity planning can be viewed in three time durations : long range (greater than one year), intermediate range (the next 6 to 12 months), and short range (less than six months”.
Dari definisi –definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Kapasitas merupakan kemampuan maksimal yang dimiliki suatu unit produksi ketika menghasilkan produk di waktu tertentu. Kapasitas memanifestasikan dirinya dalam banyak cara, termasuk ruang, tenaga kerja, peralatan, teknologi dan bahan. Untuk menentukan kebutuhan kapasitas masa depan, pengusaha perlu melakukan perencanaan kapasistas dengan pengamatan Modul 6 Perencanaan Kapasitas - Manajemen Produksi dan Operasi
Page 2
terhadap permintaan dari tahun-ke tahun, memahami teknologi dan peningkatan kapasitas, menemukan tingkat operasi (volume) yang optimal serta menyiapkan perubahan dalam kapasitas. Perencanaan besarnya kapasitas produksi oleh suatu perusahaan ditentukan oleh besarnya biaya tetap dan permintaan dari pelanggan. Dalam hal ini, konsumen tentu saja memegang peranan penting dalam proses pengambilan keputusan. Selain itu, jumlah ketersediaan bahan dan kemampuan industri yang meliputi kemampuan alat dan sumber daya manusia perusahaan dalam melakukan proses produksi juga menjadi hal yang harus dipertimbangkan. Perencanaan kapasitas terdapat dalam rencana jangka pendek dan menengah suatu perusahaan. Namun, untuk mengubah kapasitas menjadi jauh lebih besar merupakan bagian rencana jangka panjang perusahaan. Gaspersz (1998) mendefinisikan bahwa perencanaan kapasitas merupakan proses menentukan sumber-sumber daya (input) atau tingkat kapasitas yang dibutuhkan oleh operasi manufacturing untuk memenuhi jadwal produksi atau output yang diinginkan, membandingkan produksi dengan kapasitas yang tersedia, dan menyesuaikan tingkat kapasitas atau jadwal produksi. Perencanaan kapasitas adalah sebuah langkah yang harus di tempuh oleh seorang manajer operasi agar mampu membuat atau merancang strategi yang tepat dalam hal kapasitas produksi yang mengarah pada maksimisasi profit dan minimisasi biaya. 6.3
Jenis dan Pertimbangan Kapasitas
Di dalam perencanaan kapasitas perusahaan terdapat dua macam jenis kapasitas, yakni kapasitas desain dan kapasitas efektif. Kapasitas design merupakan output maksimum sistem teoritis pada periode tertentu. Atau dapat dikatakan sebagai jumlah output yang dihasilkan oleh suatu perusahaan setiap harinya. Kapasitas desain biasanya dinyatakan dalam suatu tingkatan tertentu, seperti jumlah produk yang dapat diproduksi setiap minggu, setiap bulan, atau setiap tahun. Bagi banyak perusahaan, pengukuran kapasitas dapat dilakukan secara langsung. Kapasitas efektif adalah kapasitas yang diharapkan dapat dicapai dengan keterbatasan operasi. Kapasitas efektif biasanya lebih rendah daripada kapasitas desain karena fasilitas yang ada mungkin telah dirancang untuk versi produk yang sebelumnya atau bauran produk yang berbeda daripada yang saat ini sedang diproduksi. Hal seperti ini umumnya terjadi pada perusahaan besar, dimana kapasitas efektifnya lebih kecil daripada kapasitas design, karena perusahaan besar lebih fokus pada produksi dengan back up fasilitas dan bahan baku yang melimpah. Namun, hal berbeda terjadi pada usaha kecil dan menengah (UKM), dimana kapasitas efektif lebih besar dari kapasitas design. Modul 6 Perencanaan Kapasitas - Manajemen Produksi dan Operasi
Page 3
Dua sistem pengukuran kinerja untuk mengukur tingkat kapasitas adalah utilisasi dan efisiensi. Utilisasi adalah persentase dari kapasitas desain yang sesungguhnya telah dicapai. Sedangkan efisiensi adalah persentase dari kapasitas efektif yang sesungguhnya telah dicapai. Penggunaan fasilitas dan pengelolaannya akan menentukan tentang sulit tidaknya mencapai efisiensi 100%. Melalui tingkat utilisasi dan efisiensi, akan diketahui seberapa jauh perencanaan kapasitas berjalan dengan semestinya. Heizer dan Render (1997) merumuskan utilisasi sebagai output actual dibagi dengan kapasitas desain, dan efisiensi diperoleh dari rasio output aktual terhadap kapasitas efektif. Menentukan kebutuhan kapasitas masa depan dapat menjadi prosedur rumit yang sebagian besar didasarkan pada permintaan di masa mendatang. Jika permintaan barang dan jasa dapat diramalkan dengan tingkat ketepatan yang cukup, maka penentuan kebutuhan kapasitasnya dapat langsung dilakukan. Selain integrasi dan investasi yang ketat, Heizer dan Render (1997) memaparkan empat pertimbangan khusus bagi terciptanya keputusan kapasitas yang baik, yaitu: 1. Ramalkan permintaannya secara akurat. Sebuah peramalan yang akurat merupakan hal yang paling pokok bagi keputusan kapasitas. Apapun produk barunya, prospeknya, dan siklus hidup produk yang ada sekarang haruslah ditentukan. Manajemen harus mengetahui produk yang sedang ditambahkan dan produk yang sedang dihentikan produksinya, begitu juga dengan volume yang diperkirakan. 2. Memahami teknologi dan peningkatan kapasitas. Jumlah alternatif yang tersedia mungkin cukup banyak, tetapi setelah volume ditentukan, keputusan teknologinya dapat dipacu dengan analisis biaya, kebutuhan sumberdaya manusia, kualitas, dan kehandalan. Kajian ulang biasanya dapat mengurangi jumlah alternatifnya menjadi beberapa saja. Teknologi mungkin juga menentukan peningkatan kapasitasnya. Manajer operasi bertanggung jawab akan teknologi dan peningkatan kapasitas yang tepat. 3. Temukan tingkat operasi (volume) yang optimal. Teknologi dan peningkatan kapasitas kerap menentukan ukuran optimal sebuah fasilitas. 4. Dibuat untuk perubahan. Dalam dunia bisnis yang dinamis, perubahan tidak dapat diabaikan. Oleh karena itu, manajer operasi harus menciptakan fleksibilitas dalam fasilitas dan peralatan. 6.4
Pengelolaan permintaan
Peramalan yang baik dan fasilitas yang dibangun terkadang masih tidak relevan dengan permintaan aktual dan kapasitas yang ada, misalnya permintaan yang melebihi kapasitas atau kapasitas yang melebihi permintaan. Apabila permintaan melebihi kapasitas, solusi yang bisa dilakukan perusahaan adalah membatasi permintaan dengan Modul 6 Perencanaan Kapasitas - Manajemen Produksi dan Operasi
Page 4
cara menaikkan harga, membuat penjadwalan dengan lead time yang panjang, subkontrak, atau mengurangi bisnis dengan keuntungan marginal. Solusi seperti ini terkadang tidak cukup dalam mengakomodasi trend permintaan yang terus meningkat melebihi kapasitas perusahaan. Sehingga, solusi jangka panjang yang umumnya dilakukan adalah dengan meningkatkan kapasitas. Berbeda dengan hal tersebut, ketika perusahaan mengalami kapasitas yang melebihi permintaan, maka perusahaan mungkin perlu merangsang permintaan melalui pengurangan harga atau pemasaran yang agresif, atau mungkin menyesuaikan diri terhadap pasar melalui perubahan produk.Saat permintaan pelanggan yang menurun digabungkan dengan proses yang kuno dan tidak fleksibel, pemutusan hubungan kerja dan penutupan pabrik mungkin harus dilakukan untuk menyesuaikan kapasitas dengan permintaan. Selain dua kecenderungan tersebut terdapat hal lain dalam pengelolaan permintaan, dimana perusahaan perlu mempertimbangkan adanya permintaan musiman. Pemintaan musiman atau siklus permintaan merupakan tantangan lain pada perencanaan kapasitas. Strategi yang bisa dilakukan adalah menawarkan produk dengan permintaan yang saling melengkapi, misalnya memberikan produk yang nilai permintaannya tinggi dan satu produk dengan nilai permintaan yang rendah. Pengelolaan permintaan merupakan suatu upaya untuk membuat permintaan lebih mudah dipenuhi oleh perusahaan. Secara lebih spesifik pengelolaan permintaan dapat diartikan sebagai upaya aktif untuk meyakinkan bahwa profil permintaan pelanggan memiliki pola yang halus sehingga mudah dan efisien untuk dipenuhi. Dengan kata lain, jika peramalan hanya melihat permintaan sebagai input, pengelolaan permintaan melihat bahwa input tersebut memiliki pola tersendiri yang dapat dipelajari terlebih dahulu sebelum masuk ke proses peramalan, perencanaan produksi, pengadaan bahan baku, produksi, ataupun pengiriman ke pelanggan.
6.5
Jenis-jenis perencanaan kapasitas
Perencanaan kapasitas adalah proses untuk menentukan kapasitas produksi yang diperlukan sebuah organisasi atau perusahaan untuk memenuhi permintaan yang terus berubah. Tujuan perencanaan kapasitas adalah pencapaian tingkat utilitas yang tinggi serta tingkat pengembalian investasi yang tinggi. Perencanaan kapasitas terbagi menjadi tiga macam, yaitu : a. Perencanaan Kapasitas Jangka Pendek Perencanaan kapasitas jangka pendek digunakan untuk menangani secara ekonomis hal-hal yang sifatnya mendadak yang akan terjadi di masa mendatang, misalnya untuk memenuhi permintaan yang bersifat mendadak atau seketika dalam Modul 6 Perencanaan Kapasitas - Manajemen Produksi dan Operasi
Page 5
jangka waktu pendek. Dalam perencapaan kapasitas jangka pendek yang umumnya kurang dari 3 bulan, perhatian utama terletak pada penggunaan kapasitas yang ada, seperti penjadwalan tugas dan karyawan, atau pengalokasian mesin yang tersedia. Secara lebih rinci, berikut adalah beberapa hal yang dapat dilakukan perusahaan dalam menghadapi kondisi perencanaan kapasitas jangka pendek, yaitu: 1) Meningkatkan jumlah sumber daya, seperti: penggunaan kerja lembur, penambahan regu kerja, memberikan kesempatan kerja secara part-time, subkontrak dan kontrak kerja. 2) Memperbaiki penggunaan sumber daya, seperti: mengatur regu kerja dan menetapkan skedul. 3) Memodifikasi produk, seperti: menentukan standar produk dan melakukan pengawasan kualitas. 4) Memperbaiki permintaan, seperti: melakukan perubahan harga dan melakukan perubahan promosi. 5) Tidak memenuhi permintaan. b. Perencanaan Kapasitas Jangka Menengah Perencanaan kapasitas jangka menengah merupakan perencanaan dengan tenggat waktu 3 hinggai 8 bulan. Berbeda dengan perencanaan kapasitas jangka pendek yang hanya berfokus pada penggunaan kapasitas yang ada, pada jangka menengah perusahaan melakukan dua pendekatan, yaitu mengoptimalkan kapasitas yang ada dan mencoba perlahan mengubah kapasitas yang ada. Dalam menggunakan kapasitas, perusahaan dapat melakukan penambahan karyawan atau pembuatan persediaan. Sedangkan pendekatan mengubah kapasitas dilakukan dengan subkontrak, menambah peralatan, atau menambah shift. c. Perencanaan Kapasitas Jangka Panjang Perencanaan kapasitas jangka panjang (lebih dari 1 tahun) merupakan strategi operasi untuk menghadapi segala kemungkinan yang akan terjadi dan sudah diperkirakan sebelumnya akan terjadi. Pendekatan yang dilakukan dalam jenis perencanaan kapasitas ini adalah fokus pada mengubah kapasitas, seperti dengan menambah fasilitas atau menambah peralatan dengan lead time panjang. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam perencanaan kapasitas jangka panjang adalah pola permintaan jangka panjang dan siklus kehidupan produk yang dihasilkan. Strategi yang dapat dilakukian oleh sebuah perusahaan untuk merencanakan perencanaan kapasitas jangka panjang adalah sebagai berikut :
Strategi melihat dan menunggu, dimana kapasitas produksi akan dinaikkan apabila perusahaan yakin permintaan konsumen sudah naik.
Modul 6 Perencanaan Kapasitas - Manajemen Produksi dan Operasi
Page 6
Strategi ekspansionis, dimana kapasitas selalu diatas permintaan sehingga tidak terjadi kekurangan produk.
6.6
Metode Perhitungan Penentuan Kebutuhan Kapasitas
Perencanaan kapasitas perlu di lakukan oleh sebuah perusahaan untuk mengetahui beberapa aspek yang menunjang produksi suatu perusahaan agar mendapatkan keuntungan yang optimum dan biaya yang minimum. Selain bertujuan untuk meningkatkan keuntungan perusahaan, perencanaan kapasitas perlu terintegrasi dengan visi, misi dan tujuan dari suatu bisnis. Berbagai metode perhitungan kapasitas diarahkan untuk menunjang perencanaan kapasitas yang efektif dan efisien. Berikut dijelaskan beberapa metode yang dapat digunakan dalam perencanaan kapasitas. 6.6.1
Analisis titik impas
Selain mengatahui kemampuan perusahaan dalam memenuhi permintaan, faktor lain yang paling penting dalam perencanaan kapasitas adalah mengetahui titik impas produksi. Titik impas merupakan titik dimana total biaya (TC atau Total Cost) sama dengan total pendapatan (TR atau Total Revenue). Titik impas bukan tujuan dari perusahaan, namun merupakan dasar acuan dalam penentuan kebijakan penjualan dan kebijakan produksi perusahaan. Untuk mendapatkan keuntungan, perusahaan harus beroperasi diatas titik impas ini.
Gambar 6-1. Analisis Titik Impas Berdasarkan jenis produk yang diproduksi, maka perhitungan analisis titik impas dibedakan menjadi dua jenis, yaitu: analisis produk tunggal dan analisis multi produk. Keduanya dijelaskan sebaga berikut:
Modul 6 Perencanaan Kapasitas - Manajemen Produksi dan Operasi
Page 7
a. Analisis BEP Produk Tunggal Analisi titik impas sering disebut juga dengan analisis BEP (Break-Even Point). Analisis ini khusus digunakan untuk perusahaan yang memiliki produk tunggal, dimana nantinya akan diketahui berapa volume penjualan perusahaan yang mencapai titik impasnya. Sehingga apabila penjualan melebihi titik tersebut maka perusahaan mulai mendapatkan untung. Estimasi biaya yang diperlukan dalam analisis BEP adalah biaya tetap dan biaya variabel. Biaya tetap adalah biaya yang dikeluarkan perusahaan dengan besaran yang tetap dan tidak tergantung pada volume penjualan. Pada biaya tetap ini biaya satuan (unit cost) akan berubah berbanding terbalik dengan perubahan volume produksi. Semakin tinggi volume produksi, semakin rendah biaya tetap satuannya. Sedangkan biaya variabel merupakan biaya yang besarnya bervariasi sesuai dengan jumlah unit yang dijual. Semakin besar volume produksi semakin besar pula jumlah total biaya variabel yang dikeluarkan, begitupun sebaliknya. Rumus dari analisis BEP pada produk tunggal adalah sebagai berikut:
() atau ()
Bila profit adalah π maka volume yang diperlukan untuk menghasilkan keun tungan
tertentu sebagai berikut:
atau
Bila unsur pajak terhadap keuntungan (t) dimasukkan dalam analisis maka rumus berubah menjadi: ()
atau
()()
Keterangan: BEP ( rp ) = titik break even point dalam rupiah BEP ( x ) = titik break even point dalam satuan unit X = jumlah unit yang dijual F = total biaya tetap V = biaya variable per unit P = harga jual netto per unit TR = total pendapatan TC = total biaya Π = laba atau keuntungan
t = pajak keuntungan
Modul 6 Perencanaan Kapasitas - Manajemen Produksi dan Operasi
Page 8
b. Analisis BEP Multiproduk Kebanyakan perusahaan membuat atau menjual lebih dari satu poduk dengan menggunakan fasilitas yang sama, misal pasar swalayan dan industri bahan bangunan. Sehingga, analisis titik impas multiproduk lebih sering diterapkan. Meskipun biaya variabel dan harga jual setiap jenis produk dapat diketahui, tidak mudah untuk menghitung titik BEP bagi setiap produk. Hal ini disebabkan sulitnya menghitung biaya tetap untuk masing-masing jenis produk. Untuk mengetahui posisi BEP, biasanya dilakukan bukan per jenis produk, melainkan untuk semua produk yang dibuat atau dijual perusahaan secara keseluruhan. Sehingga rumus BEP untuk produk tunggal tidak dapat langsung digunakan untuk multiproduk karena biaya variabel dan harga jual setiap jenis produknya berbeda. Rumus dari analisis BEP pada multiproduk adalah sebagai berikut:
() Keterangan:
∑, -
F = biaya tetap/periode Vi = biaya variable per unit Pi = harga jual per unit Wi = % penjualan produk i terhadap total rupiah penjualan
∑, -= kontribusi tertimbang TVC = total biaya variabel TR = total pendapatan 6.6.2
Pohon Keputusan
Pohon keputusan menyediakan metode grafis untuk menganalisis keputusan rumit yang meliputi tahapan alternatif. Suatu diagram pohon digunakan untuk mengaitkan beragam pilihan keputusan, pernyataan keadaan ( state of nature), nilai-nilai imbalan ( payoff values) atau dikenal juga dengan istilah EMV (estimated monetary value).
Modul 6 Perencanaan Kapasitas - Manajemen Produksi dan Operasi
Gambar 6-2. Pohon Keputusan
Page 9
6.6.3
Analisis Bayesian
Mengitung peluang marginal dan yang direvisi dari data peluang sebelumnya dan kondisional. Analisis Bayesian seringkali digunakan dalam keputusan kapasitas dimana informasi survei tentang keadaan mendatang dari ekonomi bisa dibeli.
Gambar 6-3. Analisis Bayesian
6.7
Studi Kasus 6.7.1
Gambaran Umum Hotel Duta Berlian
Hotel Duta Berlian yang berada di Jln. Dramaga Bogor km.08, Jawa Barat., merupakan tempat persinggahan yang cukup strategis bagi para pendatang Bogor. Umumnya, hotel ini disinggahi oleh kalangan keluarga, mahasiswa, pasangan muda, dst, dengan berbagai kepentingan. Hotel yang berlokasi berdekatan dengan kampus IPB darmaga, Bogor, ini, memiliki nilai tambah bagi para pengunjung karena letaknya di jalan utuma akases kampus yang gampang diketahui masyarakat umum. Adanya fasilitas pendukung seperti meeting room, kolang renang umum, ballroom, dan ruangan kamar yang menarik, semakin menambah aksen pendukung dari hotel ini. Selain itu, pelayanan yang hangat dan ramah juga menjadi prioritas untuk hotel duta berlian dalam memberikan pelayanan primanya.
6.7.2
Penerapan Perencanaan Kapasitas Hotel Duta Berlian
Perencanaan kapasitas dapat dilihat dalam tiga horizon waktu, yaitu perencanaan jangka panjang, jangka memengah, dan jangka pendek. Perencanaan jangka panjang (lebih dari 1 tahun) dapat ditunjukkan dengan menambah fasilitas, menambah peralatan yang memiliki lead time panjang. Hotel Duta Berlian mempertimbangkan perencanaan kapasitas jangka panjang dari luas tanah keseluruhan Modul 6 Perencanaan Kapasitas - Manajemen Produksi dan Operasi
Page 10
yang ada yaitu 3,8 ha, hanya 1,8 ha yang telah dibuat kamar, fasilitas ballroom, meetingroom, serta restaurant , dan sisa lahan 2 ha akan di perluas dengan menambah
fasilitas taman bermain di area belakang yang telah dilengkapi kolam renang. Perencanaan jangka menengah (3 hingga 18 bulan) dapat meliputi penambahan sub kontrak, menambah peralatan, dan menambah shift kerja. Hotel duta berlian tidak menunjukkan adanya perencanaan jangka menengah dalam beberapa kurun waktu ini, karena dari awal berdiri hingga ssat ini ditunjukkan dengan jumlah karyawan yang tetap jumlahnya yaitu 30 orang sebagai karyawan dan 6 orang lagi sebagai staff administrasi. Perencanaan jangka pendek (biasanya 3 bulan), focus utamanya terletak pada penjadwalan tugas karyawan atau pengalokasian tempat. Hotel Duta Berlian ini menerapkan system pemesanan kamar lebih awal menjelang musim wisuda pada bulan Juni 2012 ini. Via pemesanan ditentukan yaitu 1 bulan sebelum akan bermalam di hotel tersebut. Hal ini direncanakan karena manajer hotel berusaha untuk mengantisipasi ketidakteraturan dalam menentukan kamar yang akan dipakai saat terjadi peningkatan permintaan yang signifikan. Perencanaan kapasitas yang baik ditentukan atas dasar beberapa pertimbangan di antaranya pertama, ramalkan permintaannya secara akurat, kedua memahami teknologi dan peningkatan kapasitas, ketiga menemukan tingkat operasi (tingkat volume yang optimal), dan terakhir dibuat untuk perubahan. Dasar
pertimbangan yang
digunakan oleh manajemen Hotel Duta Berlian dengan cara meramalkan permintaannya secara akurat. Hal ini ditunjukkan dengan jumlah kamar yang tersedia di hotel tersebut, yang terdiri dari empat tipe kamar yaitu tipe standard, superior, suiteroom, dan family room. Tipe standard berjumlah 68 kamar, tipe superior 12 kamar, tipe suite room 8
kamar, dan tipe family 2 kamar. Penentuan jumlah kamar tersebut dipertimbangkan berdasarkan lokasi yang strategis. Lokasi pembangunan hotel ini dikarenakan oleh kedekatan dengan kampus IPB yang memiliki cashflow yang cukup lancar, dengan rutinitas kampus yang mengadakan wisuda dengan periode 4 kali dalam 1 tahun yang menjadi potensi pasar menjanjikan untuk operasional hotel. Di luar kondisi tersebut, pelanggan yang biasa bermalam di hotel hanya mencapai 50 kamar per hari yang terisi. Kapasitas merupakan hasil produksi atau volume pemrosesan, atau jumlah unit yang dapat ditangani, diterima, disimpan atau diproduksi oleh sebuah fasilitas pada suatu periode waktu tertentu. Kapasitas terdiri dari 2 jenis, yaitu kapasitas desain dan kapasitas efektif. Kapasitas desain merupakan output maksimum system secara teoritis dalam suatu periode waktu tertentu dalam kondisi ideal. Kapasitas desain yang dirancang oleh pihak manajemen hotel Duta Berlian diukur dari banyaknya tempat tidur, ukuran ruangan, jumlah kamar untuk masing-masing tipe kamar yang diharapkan akan terisi. Kapasitas efektif merupakan kapasitas yang diperkirakan dapat dicapai oleh Modul 6 Perencanaan Kapasitas - Manajemen Produksi dan Operasi
Page 11
sebuah perusahan dengan keterbatasan operasi yang ada. Kapasitas efektif biasanya lebih rendah dari kapasitas desain, karena fasilitas yang ada mungkin terjadi untuk versi permintaan yang berbeda daripada yang sekarang sedang diproduksi. Kapasitas efektif ditunjukkan dengan permintaan per hari rata-rata 50 kamar dengan 40 kamar standard, 8 kamar superior , dan 2 kamar suiteroom. Hotel Duta Berlian tidak pernah mengalami kosong, paling sedikit hanya 5 hingga 15 kamar yang terisi pada saat bulan puasa. Sebaliknya, ketika terjadi peningkatan permintaan yang signifikan dan keadaan penuh maka pihak manajemen akan menaikkan harga per unit kamar untuk masing-masing tipe kamar yang tersedia. Peningkatan harga per malam dapat mencapai Rp50.000 hinga Rp100.000 per kamar, pihak manajemen tidak memberikan rekomendasi tempat alternatif untuk bermalam melainkan hanya memberikan sambutan berupa ‘welcome drink’ .
6.7.3
Analisis BEP
Analisis titik impas merupakan alat penentu untuk menentukan kapasitas yang harus dimiliki oleh sebuah fasilitas untuk mendapatkan keuntungan. Tujuan analisis ini untuk mengetahui keadaan total biaya sama dengan keuntungannya atau disebut sebagai laba normal, berikut adalah informasi dari manajer Duta Berlian untuk dinalisis : Tabel 6-1. Data Multi Produk Hotel Duta Berlian
Produk
Harga Jual (P)
Harga Variabel (V)
volume per bulan
V/P
1-V/P
penjualan bulanan
penjuala Bobot
Sta nda r
250000
80000
1200
0,320
0,680
300000000
0,641
0,436
Supe ri or
350000
143000
240
0,409
0,591
84000000
0,179
0,106
Sui te Room
500000
183000
60
0,366
0,634
30000000
0,064
0,041
Fa mi l y
800000
326000
30
0,408
0,593
24000000
0,051
0,030
20000
10000
1500
0,500
0,500
Kol am Re na ng Tota l
BEP$ =
30000000
0,064
0,032
468000000
1,000
0,645
∑* +
BEPRp =
= Rp 149.095.607,2 per bulan
BEPitem =
Modul 6 Perencanaan Kapasitas - Manajemen Produksi dan Operasi
Page 12
Tabel 6-2. BEP item setiap produk hotel Duta Berlian produk
BEP i tem pembul atan
Standart
382,28
383
Superior
76,25
77
Suite Room
19,08
20
9,50
10
477,11
478
Family Kolam Renang
Identifikasi biaya tetap (TFC) : Pajak Rp 50.000.000,00 /thn
Rp 4.166.666,67 per bulan
Listrik
Rp 20.000.000 per bulan
Air
Rp 15.000.000 per bulan
Gaji karyawan
Rp 45.000.000
per bulan
Gaji Staff
Rp 12.000.000
per bulan
Total Fixed cost
Rp 96.166.666,67
Kamar Standard 250000000 200000000 h a i p u R
150000000 100000000 50000000 0 TC
0
100
96166666.7 104166667
200
300
400
500
600
112166667
120166667
128166667
136166667
144166667
TFC 96166666.7 96166666.7 96166666.7 96166666.7 96166666.7 96166666.7 96166666.7 TR
0
39001560.1 78003120.1 117004680
156006240
195007800
234009360
Gambar 6-4. Grafik titik impas pada kamar standard hotel Duta Berlian
Berdasarkan grafik titik impas yang ditunjukkan dari salah satu fasilitas kamar dari hotel Duta Berlian yaitu kamar standart akan berada pada keadaan impas (tidak untung dan tidak rugi) apabila mendapatkan pemasukan sebesar Rp 149.095.607,2 per bulan dengan volume untuk operasional kamar standart minimal 383 kamar dengan kombinasi 3 fasilitas lainnya dalam tiap bulannya. Begitu juga dengan hasil perhitungan BEP item dari produk atau fasilitas lainnya seperti kamar superior, suite room, family room, dan kolam renang. Untuk kamar superior minimal harus
beroperasi setiap bulannya sebanyak 77 kamar, suite room 20 kamar per bulannya, Modul 6 Perencanaan Kapasitas - Manajemen Produksi dan Operasi
Page 13
family room 10 kamar tiap bulannya, dan kolam renang sebanyak 478 orang untuk mencapai titik impas, keadaan tidak untung dan tidak rugi. Keadaan ini akan tercapai jika beroperasi dengan optimal untuk masing-masing fasilitas untuk mencapai BEP Rp sebesar Rp 149.095.607,2. 6.8
Pertanyaan dan Diskusi
1. Jelaskan keterkaitan kapasitas dengan permintaan dan fasilitas produksi. 2. Apa saja faktor yang harus dipertimbangkan untuk menghasilkan keputusan kapasitas yang efektif? 3. Mengapa kapasitas efektif umumnya lebih rendah daripada kapasitas desain?
Daftar Pustaka
Gaspersz, Vincent. 1998. Production Planning and inventory Control. PT Gramedia Pustaka Utama: Jakarta. Heizer, J. dan B. Render. 1997. Operations Management. Prentice Hall, New Jersey Krajewski, L. J and Ritzman, L.P. 1999. Operation Management, Strategy and Analysis. Addison Wesley Publishing Company, Inc., Massachustts. Ma’arif, M. syamsul & Hendri Tanjung. 2006. Manajemen Operasi. PT Grasindo : Jakarta.
Mark D. Hanna & W. Rocky Newman, 2001, Integrated Operations Managements Adding Value for Custumers 1st ed . Prentice Hall, Inc., New Jersey. Mark M. Davis & Janelle Heineke, 2005, Operations Management : Integrating Manufacturing and Services 5th edition. The McGraw-Hill Companies, Inc., New York.
Suharyadi, dkk. 2007. Kewirausahaan: Membangun Usaha Sukses Sejak Usia Muda. Salemba Empat: Jakarta.
Modul 6 Perencanaan Kapasitas - Manajemen Produksi dan Operasi
Page 14
